Auditoría de Bienes practicada al Instituto Autónomo Regional de

Auditoría de Bienes practicada al Instituto Autónomo Regional de

Auditoría de Bienes practicada al Instituto Autónomo Regional de Tecnología y Desarrollo
Agropecuario del Estado Bolívar (IRTAB), ejercicio fiscal 2011.
Origen de la actuación
De acuerdo al Plan Operativo de Auditorías, elaborado por la Dirección de Control de la
Administración Descentralizada y Otro Poder, correspondiente al año 2014 y según instrucciones
contenidas en Credencial N° DCD-DAD-001-02-2014 de fecha 05-02-2014, emanada de la Dirección
de Control de la Administración Descentralizada y Otro Poder de la Contraloría del Estado Bolívar,
donde se autoriza realizar Auditoría de Bienes relacionada con la Adquisición Registro, Control,
Ubicación y las Condiciones Físicas de los Bienes Muebles del Instituto Autónomo Regional de
Tecnología y Desarrollo Agropecuario del estado Bolívar (IRTAB), correspondiente al ejercicio fiscal
2011.
Alcance
La actuación fiscal está orientada a evaluar la adquisición, el registro, control, ubicación y condiciones
físicas del Inventario de los bienes muebles pertenecientes al IRTAB, al cierre del ejercicio fiscal 2011,
tomando una muestra valorada en Bs. 1.651.024,06 que representa el 50,98% del monto total
conformado por Bs. 3.238.387,50.
Objetivo General
Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la
adquisición, el registro, control, ubicación y estado de conservación de los bienes muebles
pertenecientes al Instituto Autónomo Regional de Tecnología y Desarrollo Agropecuario del Estado
Bolívar (IRTAB), al cierre del ejercicio fiscal 2011.
Objetivos Específicos
- Verificar la legalidad y sinceridad del proceso de adquisición, registro y control de los bienes muebles
pertenecientes al IRTAB al cierre del ejercicio fiscal 2011.
- Realizar inspección “in situ” para verificar la existencia física, uso y ubicación de los bienes muebles
pertenecientes al IRTAB al cierre del ejercicio fiscal 2011.
Características generales del objeto evaluado
El Instituto Regional de Tecnología y Desarrollo Agropecuario del Estado Bolívar, fue creado mediante
Gaceta Oficial del Estado Bolívar, Extraordinaria N° 074 de fecha 06-07-2007, con el objetivo de
promover y desarrollar de manera activa, el campo de la investigación en el ámbito agrícola y pecuario.
Observaciones mas relevantes
De acuerdo a la Ley de Presupuesto del estado Bolívar, correspondiente al ejercicio fiscal 2011, el
presupuesto inicial asignado por el Ejecutivo Regional al Instituto Autónomo Regional de Tecnología y
Desarrollo Agropecuario del Estado Bolívar (IRTAB), fue Bs.7.073.308,00. El Instituto para el
ejercicio fiscal 2011, contaba con un inventario que ascendía a un monto de Bs. 3.238.387,50.
A los fines de constatar los procedimientos efectuados para la adquisición de bienes muebles durante el
ejercicio fiscal mencionado, se solicitó el listado de las adquisiciones de observándose que fueron
emitidas treinta y cuatro (34) órdenes de pago que ascienden a un total de Bs. 914.712,04, cuyos
expedientes contienen requisiciones, análisis de precio, órdenes de compra, certificaciones
presupuestarias, facturas y actas de control perceptivo; asimismo se determinó que las órdenes de pago
se encontraban prenumeradas, existía disponibilidad presupuestaria y los pagos fueron imputados a la
correspondiente partida del presupuesto de acuerdo a la naturaleza del gasto y a lo establecido en el
Clasificador Presupuestario y están debidamente recibidos por los beneficiarios. Se verificó que el
Instituto cuenta con un manual de normas y procedimientos de Adquisición de Bienes, Materiales y
Servicios, aprobado en fecha 25-05-2011 y una descripción de procesos para la Conservación de los
Bienes Muebles, en la misma fecha.
Se verificaron libros contables (diario y mayor analítico), conciliaciones bancarias y estados de cuenta
correspondientes al ejercicio fiscal 2011, constatándose que los pagos efectuados por concepto de la
adquisición de los bienes muebles asignados al IRTAB, se encuentran debidamente registrados.
Para realizar la inspección in situ, del total de Inventario de Bienes Muebles al cierre del ejercicio fiscal
2011, cuantificado en Bs. 3.238.387,50, se tomó una muestra representativa de 50,68% del universo,
equivalente a Bs. 1.651.024,06 y a ciento setenta y cinco (175) bienes muebles, que se encuentran
ubicados en AGROBOLIVAR, Centro de Desarrollo Piscícola Orinoco y las Instalaciones del IRTAB,
en Ciudad Bolívar, municipio Heres.
Como resultado de la inspección efectuada en AGROBOLÍVAR, se verificaron catorce (14) bienes
muebles en condiciones operativas y diecisiete (17) no pudieron ser localizados.
De la inspección de los treinta y cuatro (34) bienes muebles adscritos a las instalaciones del Centro
Piscícola Orinoco, se verificaron veinticinco (25) en condiciones operativas, y nueve (09) no fueron
localizados. Se constató la falta de un (01) bien mueble, no observándose la Relación del Movimiento
de Bienes Muebles (Formulario BM-2), que indicara que el mismo fue objeto de traspaso o
desincorporación.
De la inspección realizada a los bienes muebles ubicados en las instalaciones del IRTAB, se verificaron
ciento diez (110) bienes muebles, de los cuales ciento cinco (105) se encontraban en condiciones
operativas y cinco (05) no operativos.
Cuatro (4) Bienes muebles no se encontraban al momento de la inspección, tampoco fue suministrada
la Relación del Movimiento de Bienes Muebles (Formulario BM-2), que indicara que los mismos
fueron objeto de traspaso o desincorporación, respondiendo el ente, que por tratarse de bienes que no se
encontraban en constante uso, la unidad responsable del mismo lo tenía resguardado en su depósito sin
darse cuenta de que se habían perdido, no realizándose la denuncia correspondiente.
Conclusiones
El IRTAB contaba para el ejercicio fiscal 2011, con un Manual de Normas y Procedimientos para
Adquisición de Bienes, Materiales y Servicios, faltando por aprobar el Manual relacionado con la
conservación, mantenimiento de vehículos y equipos menores, registro y control.
Del procedimiento de control perceptivo, a 175 bienes muebles, equivalentes al 50,68% del monto del
inventario al 31-12-2011, de Bs. 3.238.387,50, ubicados en Ciudad Bolívar, municipio Heres, estado
Bolívar, en las instalaciones del IRTAB, AGROBOLIVAR y CENTRO DE DESARROLLO
PISCICOLA ORINOCO, se observó lo siguiente: Bienes cuya codificación se encontraba en marcador.
El Inventario de bienes muebles no está actualizado, faltan registros de bienes correspondientes a
incorporaciones por transferencias, desincorporaciones, bienes cuya ubicación no corresponde a lo
indicado en el Inventario suministrado por la institución, así como también existen registros de bienes
sin las características correspondientes, tal como lo establece el formulario BM-1 de la Publicación N°
20. Se constató un faltante de cuatro (04) bienes muebles, de los cuales no se formalizó la denuncia
ante las autoridades competentes, así mismo se observó que no fueron registrados en el Formulario
BM-3 “Relación de Bienes Muebles Faltantes”.
Recomendaciones
La Unidad o Dependencia responsable del Inventario de Bienes Muebles debe asegurarse que cada
Bien sea marcado con el número de identificación que figura en la planilla de inventario, utilizando
etiquetas engomadas o placas metálicas.
Aprobar los manuales de normas y procedimientos relacionados con la conservación, mantenimiento de
vehículos y equipos menores, registro y control, a los fines de fortalecer el control interno.
Emprender las acciones pertinentes con respecto al registro de los bienes muebles, con el objeto de que
las incorporaciones, desincorporaciones y faltantes, se realice oportunamente, tomando en
consideración lo señalado en la Publicación Nº20 Realizar inspecciones periódicas para verificar las
existencias de los bienes del inventario pertenecientes a la institución, que permitan su adecuado
control.