PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA
PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL
RESPONSABLE: Director Financiero
CÓDIGO: PR-GF-001
VERSIÓN: 1
FECHA: Septiembre 25 de 2012
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN 1
FECHA
1
25 de septiembre de 2012
ELABORADO O MODIFICADO
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Primera versión del documento.
REVISADO
APROBADO
Vicerrector Financiero y de Tecnología
Rector
Director Financiero
Director Sistemas de Gestión de Calidad
1
La versión vigente del presente documento reposa en los archivos del Departamento de Sistemas de Gestión de la Calidad, por lo tanto las demás versiones físicas o electrónicas se consideran como COPIA NO CONTROLADA, de acuerdo
con el Procedimiento para el Control de los Documentos.
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PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL
RESPONSABLE: Director Financiero
CÓDIGO: PR-GF-001
VERSIÓN: 1
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GENERALIDADES
OBJETIVO
Planificar la estrategia financiera teniendo en consideración las políticas, directrices y objetivos definidos por la Alta Dirección, con el propósito de asegurar la
disponibilidad de los recursos que permitan mejorar continuamente la gestión académica y administrativa y desarrollar adecuadamente la misión y la visión
Institucional.
ALCANCE
El proceso inicia con la estimación de los ingresos y la proyección de los gastos por cada departamento, área y/o unidad, hasta la elaboración del informe
consolidado de ejecución presupuestal.
DEFINICIONES
(Ver MANUAL DE PRESUPUESTO)
POLITICAS DE OPERACIÓN
(Ver MANUAL DE PRESUPUESTO)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
1. Manual de Presupuesto
2. Formato de Proyecto de Presupuesto Individual (PrPI)
3. Instructivo para el diligenciamiento del Formato de Proyecto de Presupuesto Individual (PrPI)
4. Acuerdo No. 590 de Septiembre 25 de 2012, del Consejo Superior
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RESPONSABLE: Director Financiero
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONSEJO SUPERIOR
RECTOR
COMITÉ ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
DIRECTOR DE PLANEACIÓN
VICERRECTOR FINANCIERO Y DE TECNOLOGÍA
COORDINADOR DE PRESUPUESTO Y
CONTROL FINANCIERO
DIRECTOR FINANCIERO
DIRECTOR / JEFE ÁREA
REGISTROS
INICIO
Determinar y divulgar los
lineamientos para la elaboración del
presupuesto anual de ingresos,
costos y gastos
Comunicación interna
Lista asistencia a
capacitación
Solicitar a los Directores de Áreas
Académicas y Administrativas la
información proyectada de
ingresos, costos y gastos para la
siguiente vigencia, en los
formatos establecidos
Comunicación interna
Consolidar la información de los
Proyectos de Presupuesto
Individual (PrPI) presentada por
las Áreas Académicas y
Administrativas y elaborar el
Proyecto de Presupuesto
Institucional (PrPIN)
Diligenclar el Formato de Proyecto de
Presupuesto Individual (PrPI) de
acuerdo con los siguientes factores:
- Plan Estratégico de Desarrollo
- Políticas de crecimiento de
estudiantes
- Información financiera histórica
- Razonabilidad de costos y gastos en
función de los ingresos
Formato de Proyecto de
Presupuesto Individual
(PrPI)
Remitir Formato de Proyecto de
Presupuesto Individual (PrPI) a la
Coodrdinación de Presupuesto en el
plazo previamente establecido
Formato de Proyecto de
Presupuesto Individual
(PrPI) diligenciado
Proyecto de presupuesto
Analizar y/o ajustar la información
proyectada de los ingresos, costos
y gastos
Información
consistente
NO
SI
Remitir Proyecto de Presupuesto
Institucional (PrPIN)
a la Vicerrectoría Financiera y de
Tecnología
Revisar el Proyecto de Presupuesto Institucional (PrPIN)
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Proyecto de presupuesto
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RESPONSABLE: Director Financiero
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DIAGRAMA DE FLUJO
CONSEJO SUPERIOR
RECTOR
COMITÉ ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
2
DIRECTOR DE PLANEACIÓN
VICERRECTOR FINANCIERO Y DE TECNOLOGÍA
DIRECTOR FINANCIERO
COORDINADOR DE PRESUPUESTO Y
CONTROL FINANCIERO
DIRECTOR / JEFE ÁREA
REGISTROS
1
NO
Recomendación de
presentación del
(PrPIN)
al Consejo Superior
y/o Comisión
Administrativa y
Financiera C.S.
Presentar el Proyecto de Presupuesto Institucional
(PrPIN) al Comité Administrativo y Financiero
Proyecto de presupuesto
aprobado Comité
Administrativo y Financiero
SI
Presentar el Proyecto de Presupuesto Institucional
(PrPIN) ante el Consejo Superior
NO
Presupuesto
Institucional
(PIN) aprobado
Presupuesto aprobado por
Consejo Superior
SI
Remitir a las Áreas Académicas y
Administrativas el Presupuesto
Institucional (PIN) aprobado
por el Consejo Superior
Ejecutar el Presupuesto Institucional
(PIN) a través de:
- Procedimiento para la Adquisición
de Bienes y Servicios (PR-GI-001)
- Procedimiento para el
Reclutamiento de Personal (PR-GH001)
- Procedimiento para la Selección de
Personal Docente (PR-GA-007)
Comunicación interna
Presupuesto aprobado por
Consejo Superior
Necesidad de compra o
contratación no incluida dentro
del presupuesto aprobado
Solicitar TRASLADO presupuestal
a la Rectoría en su Comité
Directivo semanal, con la debida
justificación
Analizar la viabilidad financiera
de la solicitud de TRASLADO
presupuestal
Aprueba
traslado
presupuestal
Comunicación interna
solicitud Traslado
SI
NO
Solicitar ADICIÓN presupuestal a la
Rectoría en su Comité Directivo
semanal, con la debida justificación
Comunicación interna
solicitud Adición
Analizar la viabilidad de la
solicitud de ADICION
presupuestal
NO
Aprobar adición
Informar a la Coordinación de
Presupuesto la aprobación de la
solicitud de traslado/ adición
SI
Incluir traslado / adición dentro
del presupuesto del Área
solicitante
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Presupuesto aprobado
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CONSEJO SUPERIOR
RECTOR
COMITÉ ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
DIRECTOR DE PLANEACIÓN
VICERRECTOR FINANCIERO Y DE TECNOLOGÍA
DIRECTOR FINANCIERO
COORDINADOR DE PRESUPUESTO Y
CONTROL FINANCIERO
DIRECTOR / JEFE ÁREA
REGISTROS
3
4
Controlar que el aplicativo
contable se mantenga
actualizado con la información
de ingreso, costos y gastos, de
acuerdo con el Procedimiento
de Información Financiera
Generar mensualmente del
aplicativo contable los reportes
de ingresos, costos y gastos
Reportes financieros
Preparar mensualmente el
Informe de Ejecución
Presupuestal consolidado
Informe de Ejecución
Presupuestal
Revisar y realizar los ajustes del
Informe de Ejecución Presupuestal
Remitir el Informe de Ejecución
Presupuestal a las Áreas
Académicas y Administrativas
Realizar el seguimiento y evaluación de la Ejecución Presupuestal
Presentar mensualmente el Informe
de Ejecución Presupuestal al Comité
Administrativo y Financiero y al
Consejo Superior
FIN
PUNTO DE CONTROL
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Informe de Ejecución
Presupuestal
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REGISTRO
QUIEN ARCHIVA
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CONTROL DE REGISTROS
TIEMPO DE ARCHIVO EN
COMO ARCHIVA
DONDE ARCHIVA
OFICINA
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TIEMPO DE ARCHIVO EN
INACTIVO
Comunicación interna
citación a capacitación
elaboración proyecto de
presupuesto individual
(PrPI)
Asistente de
Presupuesto
Cronológicamente
Correo electrónico
[email protected]
.co, correos enviados
2 Años
N/A
Lista asistencia a
capacitación elaboración
proyecto de presupuesto
individual (PrPI)
Asistente de
Presupuesto
Cronológicamente
En archivador Oficina
Asistente de Presupuesto, en
carpeta presupuesto año X
2 Años
N/A
Comunicación interna
remisión formato de
proyecto de presupuesto
individual (PrPI) diligenciado
Asistente de
Presupuesto
Cronológicamente
Correo electrónico
[email protected]
.co, correos enviados
2 Años
N/A
Presupuesto Institucional
(PIN) aprobado por Consejo
Superior
Secretaria de
Secretaría General
Cronológicamente
En archivador Oficina
Secretaría General, en carpeta
presupuesto año X
5 Años
6 Años
Comunicación interna
remisión Presupuesto
Institucional (PIN) aprobado
por Consejo Superior
Asistente de
Presupuesto
Cronológicamente
Correo electrónico
[email protected]
.co, correos enviados
2 Años
N/A
Informe de Ejecución
Presupuestal
Asistente de
Presupuesto
Cronológicamente
En archivador Oficina
Asistente de Presupuesto, en
carpeta presupuesto año X
2 Años
N/A
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INDICADORES
NOMBRE
PROPÓSITO
FÓRMULA
Mide de manera individual el
(Valor ejecutado en el
porcentaje ejecutado de los ingresos,
Nivel de ejecución de
periodo / Valor
costos y gastos de acuerdo con el
ingresos, costos y gastos
presupuesto del
Presupuesto Institucional (PIN)
periodo) * 100
aprobado por el Consejo Superior
Adiciones y traslados
presupuestales
(Valor total adiciones
presupuestales / Valor
presupuesto
Mide el número y valor de adiciones
aprobado) * 100
y traslados presupuestales
aprobadas por el Consejo Superior
Número de adiciones y
traslados
presupuestales por
área
UNIDAD
DE
MEDIDA
META
TENDENCIA
PERIODICIDAD
FUENTE DE
INFORMACIÓN
RESPONSABLE
%
100%
ESTABLE
Mensual y
acumulado
Informe de ejecución
presupuestal
Coordinador de
Presupuesto
Mensual y
acumulado
Formato para la
solicitud de traslado
o adición
presupuestal
aprobado
Coordinador de
Presupuesto
Mensual y
acumulado
Formato para la
solicitud de traslado
o adición
presupuestal
aprobado
Coordinador de
Presupuesto
Pesos $
Unidad
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$ 0.00
0
ESTABLE
ESTABLE