Módulo III Intervención en la organización

Módulo III Intervención en la organización

CONSULTORÍA
DE NEGOCIOS
n su lt o ría
Co
de
n ego cios
Módulo III
Intervención en la organización
Tiempo destinado:
Asistencia:
Actividad de inducción:
10 mins.
Objetivos del módulo:
2 mins.
a) Fases generales de la consultoría.
Actividad 1:
45 mins.
b) Intervención diagnóstica.
Actividad 2:
38 mins.
Duración total:
Conceptos clave:
 Fases.
 Diagnóstico organizaconal.
 Instrumentos de recopilación de información.
Objetivos del módulo III
 Comprender las fases generales de la intervención.
 Aplicar un esquema general de diagnóstico organizacional.
30
5 mins.
100 mins.
MANUAL
DEL ALUMNO
a) Fases generales de la consultoría.
Actividad 1
Indudablemente, existen muchos modelos de intervención que contemplan más o
menos las mismas fases. En el presente manual consideraremos aquellas que en la práctica
hemos observado como funcionales.
1. Exploración preliminar de expectativas del cliente
Éste es el primer contacto formal en que:
• El cliente:
a) Explora si el consultor es capaz de identificar las dimensiones de la problemática
que se presenta en la organización.
b) Valora la capacidad que tiene para responder a sus expectativas.
• El consultor:
a) Recaba información general con respecto a la percepción que tiene el cliente
sobre la problemática identificada.
b) Contrasta la información que recaba de diferentes fuentes (directivos, empleados
y alguna inspección general ocular del lugar) para integrar una “radiografía”
general de la situación actual de la organización.
c) Explora el grado de participación del grupo directivo y el compromiso explícito
que está dispuesto a adquirir.
d) Identifica si las situaciones problemáticas detectadas caen en el campo de su
competencia o, si es necesario, apoyarse en consultores con otras habilidades,
o si definitivamente es más conveniente canalizarlo a otro despacho de
consultores.
e) Una vez que está identificado en su campo de competencia, y recabada la
información preliminar, acuerda con el grupo directivo el tiempo necesario
para presentarle una propuesta formal de intervención, que puede variar de
días a semanas, en función del tamaño de la empresa y de los alcances del
proyecto.
*Albarrán, R.H. Herramientas para el diagnóstico estructural y funcional empresarial. Manual de operación de la
empresa consultora: Calidad y Competitividad en Recursos Humanos S.C. México, 1992.
31
CONSULTORÍA
DE NEGOCIOS
2. Presentación del proyecto inicial de intervención (actividades, tiempos y
resultados).
Transcurrido el tiempo acordado, se reúne con el director general, el consejo
administrativo o el grupo directivo, según se haya pactado, para presentarle el plan de
intervención que generalmente deberá contener:
a)
b)
c)
d)
e)
Explicitación del propósito de la intervención del consultor.
Actividades y tiempos.
Resultados esperados (resultados medibles y observables).
Esquema de seguimiento de resultados.
Inversión que deberá realizar la empresa y fechas o tiempos en que se deberán
realizar los pagos.
f) Compromisos que deberán cumplir la empresa y el consultor para la buena
culminación del proyecto.
3. Intervención diagnóstica
Esta fase se abordará de manera amplia en el siguiente apartado.
4. Presentación de resultados
Se definen fechas de presentación de resultados, al menos en dos ocasiones.
La primera de ellas se refiere a la presentación detallada de los resultados al grupo
directivo de primer nivel, donde se valida la percepción de ellos, con los datos recabados en
toda la organización, las implicaciones que tienen los datos presentados y una lista de
sugerencias para eliminar los problemas y para desarrollar áreas específicas.
La segunda presentación se realiza ante todo el personal, esto con la finalidad, por
una parte, de retroalimentar a los participantes; por la otra, de acentuar áreas de oportunidad
para la organización.
A los miembros del grupo directivo se les entrega una carpeta que contiene la
información detallada de los resultados obtenidos y las sugerencias, mientras que al personal
intermedio (coordinadores, supervisores) se le entrega un resumen que contiene la información
general relevante del estudio.
5. Integración del programa de intervención
Posteriormente a la realización del diagnóstico, se estructura un plan de intervención
que deberá contener al menos:
a) Objetivos generales y específicos del plan de intervención.
b) Justificación de cada uno de los subproyectos.
c) Resultados esperados de cada subproyecto.
32
MANUAL
d)
e)
f)
g)
h)
DEL ALUMNO
Tiempos de inicio, desarrollo y consolidación de los cambios.
Mecanismos de verificación de los cambios.
Recursos con que se cuenta y adicionales.
Inversión durante las fases del proyecto.
Plan de pagos al consultor en función del avance del proyecto.
Revisa la siguiente situación y, junto con tus compañeros de grupo, diseña un plan
para realizar una exploración preliminar de expectativas del cliente.
“Un despacho de ingenieros civiles que tiene cuatro años de haber iniciado actividades
ha ofrecido principalmente diseño de proyectos estructurales. Durante este tiempo se han
generado utilidades bastante decorosas, que le han permitido comprar un local propio para
oficinas, equipo de cómputo, una impresora de planos y mobiliario. Siempre ha funcionado
con un líder de proyecto, tres calculistas, dos dibujantes, un auxiliar administrativo y un
asistente de ingeniería.
En los últimos seis meses el trabajo de diseño de proyectos ha disminuido a tal grado
que el grupo empieza a tener dificultades para pagarle el sueldo a sus empleados y, antes
de tomar la decisión de despedir a tres de ellos, pensó en buscarte como consultor para
explorar si existía alguna posibilidad de recuperar sus márgenes de utilidad. En la primera
charla que tienes con el dueño de este despacho te manifiesta su inquietud por iniciar una
nueva rama de servicios con la construcción de estructuras metálicas, sin embargo, se
muestra temeroso por la inversión inicial que requiere.”
Anota todos los elementos que, como consultor, consideras que sería necesario
tomar en cuenta en tu primera intervención en la fase de exploración preliminar.





b) Intervención diagnóstica.
Actividad 2
Intervención diagnóstica
El diagnóstico organizacional abarca una serie de actividades destinadas a ayudar al
grupo directivo a describir, analizar y evaluar su sistema de operar en congruencia con los
objetivos perseguidos.
33
CONSULTORÍA
DE NEGOCIOS
Propósitos del diagnóstico
a) Contrastar valores, misión y visión empresarial con los logros que se están
teniendo.
b) Proporcionar información al grupo directivo sobre su forma de operar.
c) Favorecer el diseño y la aplicación de medidas correctivas.
d) Descubrir oportunidades de desarrollo organizacional.
Herramientas para el diagnóstico
El diagnóstico en las organizaciones suele realizarse por medio de instrumentos
(estandarizados o no), que faciliten la recolección de información necesitada.
Entre las herramientas que el consultor suele utilizar están:
a) Entrevistas
Éstas se estructuran en función del tipo de información que se necesita recopilar y de
las personas relacionadas, es decir, si se requiere recabar información sobre el sistema de
producción, resulta conveniente entrevistar al superintendente o al gerente de producción,
algunos supervisores de línea y algunos operadores.
Durante la entrevista es conveniente registrar la información que se va recabando.
Ésta puede realizarse tomando notas de manera esporádica, pero sin interferir con la
fluidez de la misma. Es conveniente dedicar un tiempo posterior a la entrevista para esclarecer
las notas tomadas y complementar esta información con la información no verbal que emitió
el entrevistado, tal como la actitud, el matiz emocional y algunos indicadores que resulten
convenientes (se recomienda consultar bibliografía especializada en técnicas de entrevista
diagnóstica).
b) Observación
Otra de las fuentes de información se da por medio de una inspección ocular. Ésta se
refiere a recorrer las instalaciones físicas de la organización para identificar factores medioambientales que pudieran estar interfiriendo con la productividad (iluminación, zonas de alto
riesgo, temperaturas extremas, etcétera).
c) Inventarios
Éstos son uno de los instrumentos estandarizados que suelen utilizarse, ya que
generalmente están integrados por una serie de preguntas diseñadas y probadas para
recabar el tipo de información específica que se busca, y permiten categorizar los datos de
una manera automatizada o semiautomatizada.
d) Recolección de reportes
En casi todas las organizaciones se integran reportes periódicos sobre los resultados
obtenidos y éstos pueden ser diarios, semanales, mensuales o anuales, según la naturaleza
de la actividad.
34
MANUAL
DEL ALUMNO
Dicha información permite recopilar los datos oficiales históricos sobre la producción,
incidentes, etc., de la organización y sirve de nivel de comparación con respecto a los
resultados esperados que generalmente se relacionan con:
• Incremento de productividad.
• Eliminación de desperdicio.
• Disminución de tiempos muertos.
• Incremento de la calidad.
Una vez revisada la información precedente, y retomando el caso de la actividad
anterior, indica cuáles de las siguientes herramientas sería conveniente aplicar, justificando
tu respuesta:
Herramienta
Sí o no
Justificación para utilizarla o no utilizarla
Entrevistas
Observación
Inventarios
Recolección
de reportes
Otras:
(indica cuáles)
35
CONSULTORÍA
DE NEGOCIOS
Recapitulación
Recuerda
Procurar...
• Ser cuidadoso al trabajar con el
proceso de consultoría.
• No omitir fases que puedan ser
cruciales.
36
Evitar...
• Ser un aplicador rígido de herramientas
para la recopilación de información.