MANUAL DE USUARIO REQUISICIONES DE COMPRAS_SPD

Transcripción

Universidad Autónoma de San Luis Potosí
Captura de Requisición de Compra
Manual del Usuario para el Sistema Informático de
Captura de Requisición de
Compra
San Luis Potosí, S.L.P., Enero 2016
Requisiciones
Directorio
Arq. Manuel Fermín Villar Rubio
Rector de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí
MBA. María del Carmen Sonia Hernández Luna
Secretaria de Finanzas
MA. Ma. Magdalena Miranda Herrera
Secretaria Administrativa
Colaboraron en la formulación de este manual y del sistema:
C.P. Juan Felipe Urbina Díaz de León
Jefe del Departamento de Contabilidad
C.P.C. Y M.I. José Juan Huerta Díaz
Jefe del Departamento de Presupuestos
Ing. Alma Delia Acosta Rodríguez
Jefa del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos
L.R.I. Pedro Jurado Hernández
Jefe del Departamento de Compras
L.A. Miguel Ángel Hernández Franco
Coordinador de Fondos Extraordinarios
Ing. Ma. de la Luz Álvarez Huerta
Analista del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos
Ing. Fabiola Anguiano Huerta
Programador del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos
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Requisiciones
CONTENIDO
CONTENIDO ..................................................................................................................................... 3
P R E S E N T A C I Ó N ........................................................................................................ 4
UBICACIÓN DEL MENÚ .................................................................................................. 5
DESPLAZAMIENTOS EN EL PROGRAMA ................................................................... 5
PERMISOS ............................................................................................................................ 5
CATÁLOGOS ....................................................................................................................... 5
PROGRAMAS ...................................................................................................................... 6
CAPTURA DE REQUISICIÓN DE COMPRA......................................................................................... 6
ALTA DE REQUISICIÓN ORDINARIA ............................................................................................. 7
EDITAR ....................................................................................................................................... 31
CONSULTAR ............................................................................................................................... 33
REPORTE .................................................................................................................................... 34
SALIR .......................................................................................................................................... 35
S O P O R T E ....................................................................................................................... 36
SECRETARIA ADMINISTRATIVA...................................................................................................... 36
PRESUPUESTOS ............................................................................................................................. 36
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Requisiciones
PRESENTACIÓN
El Manual del Usuario para la Captura de Requisiciones de Compra es un documento orientador
para quienes participan en el proceso de elaborar una requisición.
Este documento muestra la funcionalidad operativa del módulo informático para registrar la
información de las requisiciones de compra efectuadas por las Sub unidades Organizacionales.
Aquí se muestran las pantallas de captura de los programas y la secuencia en que debe registrarse
una requisición. También se indican los mensajes informativos y catálogos de ayuda que pueden
presentarse durante el proceso de operación.
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Requisiciones
UBICACIÓN DEL MENÚ
Desde el menú se accede a Requisiciones y aparecerá una lista que muestra Captura de
Requisiciones.
DESPLAZAMIENTOS EN EL PROGRAMA
Es recomendable utilizar el tabulador
ya que esta tecla es muy útil ya de esa
manera podemos ir saltando entre los campos en la secuencia en la que hay que rellenarlos y de
esa forma no se quedara ninguno el blanco.
PERMISOS
Cada usuario tiene sus propios permisos asignados a las Unidades Organizacionales, Sub
Unidades Organizacionales y Fondos que le corresponden dependiendo de la entidad donde
laboren.
CATÁLOGOS
Se puede acceder a los catálogos en los campos que posean un color amarillo claro
simplemente posicionándose en uno de ellos y presionar la tecla F1 o tambien dando doble click,
estos catálogos proporcionan ayuda que corresponde a cada campo, al abrirse muestra una
ventana en la parte superior se observa un área de búsqueda y en parte inferior una tabla con los
datos, se puede realizar una consulta escribiendo algun número o con alguna palabra clave y
mostrará todos los datos que contengan el número o la palabra clave.
Para elegir algún registro del catálogo solo se le da doble click y automáticamente se selecciona.
Si se desea cerrar la ventana se preciona la tecla escape (ESC).
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Requisiciones
PROGRAMAS
CAPTURA DE REQUISICIÓN DE COMPRA
Al ingresar al programa aparecerá la siguiente pantalla inicial con todos los detalles de las
requisiciones que el usuario ha capturado. El menú contiene las siguientes opciones: Alta Req.
Ordinaria, Editar, Consultar, Reporte, Salir.
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Requisiciones
ALTA DE REQUISICIÓN ORDINARIA
Al seleccionar el botón de Alta de Requisición Ordinaria aparece la siguiente pantalla.
La información a registrar es la siguiente:
Sub Unidad Organizacional
Se registra la clave de la Sub Unidad que realiza la requisición. Esta clave debe ser numérica y
debe ser válida en el catalogo de subunidades existentes.
En caso de poner claves que no sean numéricas o con decimales mostrará el siguiente mensaje de
error.
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Requisiciones
En caso de ingresar una clave que no sea válida se muestra el siguiente mensaje de error.
Si se desea buscar las claves en el catálogo se da doble click o se presiona F1 y muestra la siguiente
pantalla.
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Requisiciones
En el área de búsqueda se puede buscar una Sub Unidad Organizacional ya sea por el número, por
su nombre o palabra clave, el resultado será todas aquellas SUO que tengan parte de la clave de
búsqueda y a las cuales se tenga acceso.
Para seleccionar alguna clave del catálogo se posiciona sobre ella y se da doble click,
automáticamente se añade al campo.
Unidad Organizacional
Este campo no puede ser modificado, al elegir alguna SUO automáticamente aquí se despliega la
Unidad Organizacional a la que pertenece.
Cantidad
En esta parte deberá de ser registrada la cantidad de unidades que se desea ordenar.
Si se pone un valor que sea menor a cero o que no sea numérico mostrará el siguiente mensaje de
error.
El campo de Cantidad no puede ser vacío, en caso de dejarse vacío y pasarse al siguiente campo
mostrará el siguiente mensaje de error.
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Requisiciones
Unidad
En este campo deberá de especificarse la unidad en que se mide el bien o servicio que se va a
solicitar.
El campo Unidad no puede ser vacío, en caso de dejarse vacío y pasar al siguiente campo mostrará
el siguiente mensaje de error.
Concepto
En este campo se especifica el bien o servicio que se desea solicitar.
El campo concepto no puede ser vacío, en caso de dejarse vacío y pasar al siguiente campo
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Requisiciones
Fecha
Este campo no puede ser modificado, aparece la fecha actual en la que se está realizando el
pedido.
Número
El campo Número corresponde al número de la requisición y aparece con asteriscos de color rojo
y no puede ser modificado. Este campo se actualiza cuando se guarda la requisición.
Fondo
Este campo es numérico y representa la clave del ssfondo. Únicamente puede indicarse una clave
de fondo válida para la que se tenga permiso y que esté contenida en el catálogo.
Si se ingresan valores que no son numéricos o valores con punto decimal aparecerá el siguiente
mensaje de error.
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Requisiciones
Si se ingresa un fondo no válido aparecerá el siguiente mensaje de error.
El campo Fondo no puede quedar vacío, en caso de dejarse vacío y pasar al siguiente campo
aparecerá el siguiente mensaje error.
Para ver el listado en el catálogo de las claves validas para el campo Fondo únicamente hay que
dar doble click o presionar F1 sobre el campo, aparecerá el catálogo como se muestra a
continuación.
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Requisiciones
El catálogo muestra una lista de ssfondos, para seleccionar alguno se posiciona sobre el renglón y
se da doble click, automáticamente se agrega la clave al campo Fondo.
Función
En este campo se especifica la función a la cual está orientada la petición y que la Subunidad tiene
permisos para ejercer.
El campo Función es numérico, antes de poder introducir alguna clave valida tuvo que haber sido
necesario capturar primero la Subunidad Organizacional, en caso contrario mostrara el siguiente
mensaje de error.
Si se ingresan valores que no sean numéricos aparecerá el siguiente mensaje de error.
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Requisiciones
Si se ingresan valores que no son válidos aparecerá el siguiente mensaje de error.
El campo Función no puede ser vacío, en caso de dejarse vacío y pasar al siguiente campo
aparecerá el siguiente mensaje de error.
Para visualizar las claves válidas y que se tienen permitidas se da doble click sobre el campo o se
presiona F1, de esta manera aparecerá el catálogo como se muestra a continuación.
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Requisiciones
Para seleccionar alguna clave únicamente hay que posicionarse sobre el renglón y dar doble clic,
automáticamente la clave se añadirá al campo Función.
Actividad
Es un campo numérico el cual indica la actividad a la cual estará orientado el pedido y está
relacionada con la función seleccionada.
Antes de poner una clave valida en el campo Actividad primero se tuvo que haber llenado el
campo de Función, en caso contrario aparecerá el siguiente mensaje de error.
Si se ingresa una clave que no es numérica o con decimal aparecerá el siguiente mensaje de error.
Si se ingresa una clave que no sea válida aparecerá el siguiente mensaje de error.
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Requisiciones
El campo actividad no puede ser vacío, en caso de dejarse vacío y pasar al siguiente campo
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Requisiciones
Para seleccionar alguna clave válida solamente hay que posicionarse sobre el renglón y dar doble
clic, automáticamente se agregará la clave al campo Actividad.
Cuenta Contable
Es un campo numérico de 16 dígitos el cual especifica a que cuenta contable se registrará el gasto
de la requisición.
Debido a que existe una relación entre el fondo y las cuentas contables antes de poner una clave
válida en el campo Cuenta Contable primero se tuvo que haber llenado el campo de Fondo, en
caso contrario aparecerá el siguiente mensaje de error.
Si se ingresa un valor que no es numérico o que no existe en el catálogo aparecerá el siguiente
mensaje de error.
El campo Cuenta Contable no puede ser vacío, en caso de dejarse vacío y pasar al siguiente campo,
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Requisiciones
Para seleccionar una clave válida solo hay que posicionarse sobre el renglón y dar doble click,
automáticamente se agregará la clave al campo de Cuenta Contable.
Proyecto
Es un campo numérico el cual especifica a qué número de proyecto se registra el gasto. Este
proyecto ya debe estar aceptado y tener programación financiera aceptada.
El proyecto se relaciona con la Subunidad por lo que antes de poner una clave válida en el campo
Proyecto primero se tuvo que haber llenado el campo Sub Unidad Organizacional, en caso
contrario aparecerá el siguiente mensaje de error.
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Requisiciones
El proyecto se relaciona también con el ssfondo por lo que se tuvo que llenar el campo Fondo
previamente, en caso contrario aparecerá el siguiente mensaje de error.
Si se ingresa un valor que no es numérico o que tenga decimales aparecerá el siguiente mensaje
de error.
En caso de ingresar un valor que no existe en el catálogo aparecerá el siguiente mensaje de error.
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Requisiciones
El campo proyecto no puede ser vacío, en caso de dejarse vacío y pasar al siguiente campo
presiona F1, de esta manera aparecerá el catalogo como se muestra a continuación.
automáticamente se agregará la clave al campo Proyecto.
Objetivo
En este campo se especifica el objetivo dependiendo del proyecto que se eligió.
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Requisiciones
Antes de poder ingresar algún valor valido, primero se tuvo que haber ingresado el proyecto, en
caso contrario aparecerá el siguiente mensaje de error.
Si se ingresa un valor que no es numérico o con punto decimal, aparecerá el siguiente mensaje de
error.
Si se ingresa un valor que no se encuentra en el catalogo aparecerá el siguiente mensaje de error.
El campo objetivo no puede ser vacío, en caso de dejarse vacío y seguir con campo siguiente,
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Requisiciones
Para visualizar las claves validas y que se tienen permitidas se da doble click sobre el campo o se
automáticamente se agregará la clave al campo Objetivo.
Meta
Es la meta a registrar en el gasto y depende del objetivo registrado.
Si se ingresa una clave que no se encuentre en el catálogo mostrará el siguiente mensaje de error.
El campo meta no puede ser vacío, en caso de dejarse vacío aparecerá el siguiente mensaje de
error.
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Requisiciones
automáticamente se agregara la clave al campo Meta.
Rubro
Este campo se llenará automáticamente si existe sólo un rubro ya definido para la Cuenta
Contable seleccionada, en caso contrario se debe registrar un rubro definido en la programación
financiera del proyecto que se capturó.
Antes de poder ingresar algún valor válido a este campo primero tuvo que haber llenado el campo
Cuenta Contable, en caso contrario aparecerá un mensaje de error como el siguiente.
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Requisiciones
También previamente tuvo que haberse llenado el campo Proyecto, en caso contrario aparecerá
un mensaje de error como el que se muestra a continuación.
El campo Rubro no puede ser vacío, en caso de dejarse vacío y pasar al siguiente campo aparecerá
el siguiente mensaje de error.
Para visualizar las claves validas y que se tienen permitidas se da doble clic sobre el campo o se
automáticamente se agregará la clave al campo Rubro.
Saldo Actual
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Requisiciones
En este campo aparecerá el saldo disponible que se tiene para las claves capturadas.
Este campo no puede ser modificado, solo es de consulta.
Otro Gasto
Aquí se especifica si el gasto del pedido será dividido entre diferentes detalles del gasto.
Si se da click en Otro Gasto aparecerá un nuevo campo llamado Monto para OC en el cual hay que
especificar qué monto aproximado debe ser considerado en cada detalle de gasto al momento de
registrar la orden de compra.
A continuación se presiona el botón Añadir Artículo.
Si no existe definida la programación financiera y se presiona Añadir Artículo aparecerá el
siguiente mensaje de error.
Si existe programación financiera se presiona Añadir Artículo, automáticamente se añadirá lo
solicitado a la lista como se muestra a continuación.
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Requisiciones
Se pueden añadir uno o varios artículos según el pedido que se vaya a realizar.
Eliminar una línea de artículo
Para eliminar una línea de artículo, se selecciona la línea y se presiona la tecla de suprimir (Supr).
A continuación se muestra una ventana de confirmación:
Si presiona el botón de Sí, la línea se borra. Si presiona el botón de No, la línea permanece.
Modificar una línea de artículo
Para modificar los datos de una línea de artículo capturada, se selecciona la línea y los datos se
muestran en los campos para poder editar.
Una vez realizadas las modificaciones a los campos se presiona el botón de Modificar Artículo.
Se muestra un mensaje de aviso de actualización.
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Requisiciones
La línea se actualiza.
Observaciones
En esta sección se ponen todas aquellas observaciones que se consideren necesarias para la
requisición.
Solicita
Es un campo numérico el cual indica el rpe de la persona que hace la solicitud de la requisición.
Si se ingresa un valor que no es numérico o un valor con punto decimal mostrara el siguiente
mensaje de error.
Si se ingresa una clave que no está en el catálogo aparecerá el siguiente mensaje de error.
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Requisiciones
El campo Solicita no puede ser vacío, en caso de que se deje vacío y se presione el botón Guardar
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Requisiciones
Para seleccionar una clave válida solo hay que posicionarse sobre el renglón y dar doble clic,
automáticamente se agregara la clave al campo Solicita.
Autoriza
Este campo es numérico, representa el rpe de la persona que autoriza la requisición.
Si se ingresa un dato que no es numérico o con punto decimal muestra el siguiente mensaje de
error.
Si se ingresa una clave que no está disponible en el catalogo muestra el siguiente mensaje.
Este dato no puede ser vacío, en caso de dejarse vacío y presionar el botón de Guardar mostrará el
siguiente mensaje.
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Requisiciones
Si se desea limpiar todos los campos de la Requisición de Compra, podemos presionar el botón
Deshacer y dejará el programa con todos los campos en blanco para volver a capturar.
Si todo está correcto y desea guardar la requisición presiona el botón de Guardar.
En este momento se asigna un número para la requisición registrada.
Automáticamente se agregará a la lista de requisiciones que se visualizan al inicio, con el estado de
CAPTURADA.
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Requisiciones
EDITAR
Primeramente en el listado de requisiciones se selecciona la requisición a modificar.
Después se presiona el botón de Editar. Sólo podrá editar las requisiciones con estado
CAPTURADA. Si la requisición que desea editar tiene otro estado se enviará el siguiente mensaje
de error:
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Requisiciones
En caso de editar una requisición capturada se muestra la siguiente pantalla:
Se muestran los datos de la requisición que se va a modificar. La Subunidad Organizacional,
Unidad Organizacional, Fecha y Número no pueden ser modificados.
Puede añadir, eliminar o modificar artículos de la misma manera que se describió en la parte de
Alta de Requisiciones.
También puede modificar las observaciones y los RPE’s que solicitan y autorizan.
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Requisiciones
Para guardar los cambios deberá presionar el botón Guardar y se mostrará un mensaje de aviso
de Actualización.
Si desea deshacer los cambios realizados para que la requisición quede como se encontraba de
manera original se presiona el botón Deshacer.
CONSULTAR
Primeramente en el listado de requisiciones se selecciona la requisición a consultar.
Después se presiona el botón de Consultar y aparecerá una pantalla como la que se muestra a
continuación:
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Requisiciones
En esta ventana no se pueden modificar los datos, únicamente despliega la información de la
requisición. Para salir solo hay que dar en Aceptar.
REPORTE
Este botón nos muestra la requisición con un formato para salida a impresora como se muestra a
continuación.
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Requisiciones
En este reporte no puede ser modificado únicamente se puede mandar a impresora o exportar el
reporte utilizando los botones que se muestran en la barra de herramientas en la parte superior
de la ventana.
SALIR
Este botón da salida del sistema.
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Requisiciones
SOPORTE
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
Para alguna duda o comentario relacionados con la captura de la requisición de compra, favor
de comunicarse:
Juan Carlos Rodríguez Rocha
Asistente Administrativo
Depto. de Adquisiciones
Tel 1027314 ext. 7403
e-mail: [email protected]
Pedro Jurado Hernández
Jefe de departamento
Depto. de Adquisiciones
Tel 1027315, 16
PRESUPUESTOS
En caso de dudas relacionadas con el presupuesto:
C.P. José Juan Huerta Díaz
Jefe de Departamento
Depto. de Presupuestos
Tel 1027226
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