5 INSCRIPCION DE ESTUDIANTES NUEVOS

Transcripción

C. GESTION DE LA COBERTURA DEL
SERVICIO EDUCATIVO
C03 SOLICITAR, RESERVAR Y ASIGNAR
CUPOS OFICIALES
C03_03 INSCRIBIR ALUMNOS NUEVOS
Código: C03_03
Versión: 03
Fecha Aprobación: 31 de
Octubre
Páginas: 1 de 15
REPÚBLICA DE COLOMBIA
GOBERNACION DE CUNDINAMARCA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE CUNDINAMARCA
MACROPROCESO
“C. GESTION DE COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO”
PROCESO
“C03 SOLICITAR, RESERVAR Y ASIGNAR CUPOS OFICIALES”
SUBPROCESO
“C03_03 INSCRIBIR ALUMNOS NUEVOS”
OCTUBRE 31 DE 2012
SERVICIO EDUCATIVO
CUPOS OFICIALES
Código: C03_03
Versión: 03
Octubre
Páginas: 2 de 15
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO
Versión
Fecha
1.0
31/10/05
2.0
08/2009
3.0
10/2012
Elaborado por:
Razón de la actualización
Diana Catalina Moreno.
Elaboración del Documento
Rosaura Díaz
Cristina Losada Sáenz
Profesional de Apoyo
Proyecto de Modernización
Maria Anyul Fonseca Nieto
Miguel Fernando. Serrano
Arturo Vargas Sanchez
Julieth Castiblanco
Actualización
Actualización del Manual de
procedimientos.
Actualización de Formatos.
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre: Jose Alvaro Rodriguez
Cargo: Representante Comité de Gestión
de Calidad
Fecha: 10/2012
Nombre: Nubia Rodriguez Moreno
Cargo: Líder del Proceso
Fecha: 10/2012
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SERVICIO EDUCATIVO
CUPOS OFICIALES
Código: C03_03
Versión: 03
Octubre
Páginas: 3 de 15
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................4
2. OBJETIVO.......................................................................................5
3. ALCANCE .......................................................................................5
4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO INSCRIBIR
ALUMNOS NUEVOS: ..........................................................................6
5. AREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCION Y ROLES DE
CADA UNA ........................................................................................12
5.1.
5.2.
ÁREA / DEPENDENCIAS INTERNAS ................................................................ 8
ENTES EXTERNOS (EN CASO QUE APLIQUE) .................................................. 9
6. REGISTROS..................................................................................11
7. DOCUMENTOS EXTERNOS ........................................................10
3
SERVICIO EDUCATIVO
CUPOS OFICIALES
1.
Código: C03_03
Versión: 03
Octubre
Páginas: 4 de 15
INTRODUCCIÓN
El presente documento describe el subproceso C03.03 Inscribir alumnos nuevos,
indicando su objetivo, alcance, explicación detallada de cada una de las
actividades que lo conforman, las áreas involucradas en el mismo, los entes
externos con los cuales tiene relación en caso de aplicar, los registros que
proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas y los documentos de
origen externo que pueden afectar o rigen dicho subproceso.
4
SERVICIO EDUCATIVO
CUPOS OFICIALES
2.
Código: C03_03
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OBJETIVO
Formalizar la solicitud de cupo para niños(as) y jóvenes que realizan los padres de
familia o acudientes de los alumnos nuevos que desean acceder al sistema de
educativo oficial.
3.
ALCANCE
El subproceso inicia con la publicación de cupos disponibles por grado en cada
una de las instituciones educativas, continúa con el trámite de la solicitud de
inscripción de alumnos nuevos en las Instituciones Educativas y la asignación del
respectivo cupo. El subproceso termina con la verificación de niños atendidos en
las Instituciones Educativas por parte de la Secretaría de Educación.
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CUPOS OFICIALES
4.
Código: C03_03
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EXPLICACIÓN DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO INSCRIBIR
ALUMNOS NUEVOS.
.
1. Publicar cupos disponibles por grado
Una vez identificados los cupos disponibles a través del subproceso
C02.01,Proyectar e identificar estrategias de ampliación, de oferta y
requerimientos básicos para atender la demanda potencial de alumnos
nuevos, el Rector de la Institución Educativa como funcionario responsable
del área de cobertura, debe publicar a nivel de Institución Educativa,
jornada y grado, para información de la comunidad educativa.
2. Divulgar a través de la página de la Secretaria de Educación los
(formatos) de inscripción de alumnos nuevos a las Instituciones
Educativas que lo requieran
El Profesional Universitario de la Dirección de cobertura de la Secretaria de
Educación, debe realizar la divulgación de los formatos de inscripción de
alumnos nuevos a través de la página Institucional de la Secretaría de
Educación y para ello debe definir la estrategia.
Es importante tener en cuenta lo siguiente en el formato. Inscripción de
Alumnos Nuevos:



.
6
Debe existir un único formato de inscripción por alumno, cuando se
verifique la existencia de más de un formulario de inscripción por
alumno, solo se tiene en cuenta la primera solicitud, para efectos de
la asignación del cupo.
No se pueden inscribir alumnos antiguos que aparezcan
matriculados.
La solicitud de cupo solo aplica para Instituciones educativas
Departamentales.
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3. Consolidar formularios de inscripción
El Rector como funcionario responsable es el encargado de realizar el
proceso de consolidación de la información de inscripción de alumnos
nuevos de forma automática en el Sistema Integrado de Matrícula “SIMAT”.
4. Verificar Inconsistencias
El Rector de la Institución Educativa es el responsable debe verificar que
se reporte correctamente la información solicitada y se diligencien los
campos solicitados en el formato. C03_04_F03 Inscripción de Alumnos
Nuevos.
5. Verificar registro de matrícula
En los casos donde se detecten inconsistencias en el formato C03_04_F03
Inscripción de Alumnos Nuevos. El Rector, deberá verificar si el aspirante
que solicita el cupo en Institución Educativa se encuentra registrado en el
Sistema Integrado de Matricula”SIMAT”.
6. Registrar inscripción en el sistema
El proceso de inscripción de alumnos nuevos en el Sistema Integrado de
Matrícula “SIMAT” es realizado desde las Instituciones Educativas.
El Rector o a quien este designe, deben registrar en el Sistema Integrado
de Matrícula “SIMAT” la información suministrada por los padres de familia
o acudientes en las fechas definidas en el acto administrativo que rige el
proceso de matrícula en el Departamento.
Para este procedimiento es conveniente tener en cuenta los siguientes
criterios.

7
El formato C03_04_F03 de inscripción permiten efectuar la solicitud de
cupo en dos opciones de instituciones educativas oficiales, sin
especificar la jornada deseada.
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
El proceso de inscripción como tal, se puede realizar en cualquier
Institución o Sede educativa del Municipio, independientemente de si allí
se está solicitando el cupo o no.

Se pueden inscribir alumnos que provengan del sistema para la
primera infancia sin importar el prestador , alumnos que nunca hayan
tenido acceso al sistema de educación oficial o alumnos retirados del
sistema de dos vigencias atrás o más
7. Consolidar la información de inscripción
Una vez ha finalizado el proceso de inscripción de alumnos nuevos, el
funcionario responsable de la Secretaria de Educación, debe generar en el
Sistema Integrado de Matrícula “SIMAT”, el reporte consolidado de
inscripción de alumnos nuevos y enviarlo al Ministerio de Educación
Nacional en el formato diseñado para tal fin, con visto bueno del líder del
proceso.
5.
ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES DE CADA UNA
5.1.
Área / dependencias internas
Área / Dependencia
Rol
Liderar y coordinar el subproceso de inscripción para
todo el Departamento de Cundinamarca
Cobertura
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Divulgar a través de la página institucional formatos
de inscripción de alumnos nuevos.
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5.2.
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Entes externos (en caso que aplique)
Nombre del ente
externo
Rol
Realizar el procedimiento de inscripción de alumnos
nuevos en cada una de las Instituciones Educativas.
Instituciones Educativas
Recibir los formatos de inscripción de alumnos nuevos
diligenciados.
Padres de
acudientes
6.
Familia
o Entregar los formatos de inscripción de alumnos
nuevos diligenciados.
REGISTROS
Registro
Reporte al
MEN Inscripción
de Alumnos
Nuevos.
Documentos
Requeridos
C03_03_F01
Control y
9
Responsable
Como
conservarlo
Donde
conservarlo
Tiempo de
conservaci
ón
Que se
hace
después
Copia
impresa
y digital
Archivo de
gestión de
gestión
administrativa
Base de
Datos
Sistema de
Matriculas
Según
Tablas de
Retención
Documental
Definidas
Según
Tablas de
Retención
Document
al
Definidas
Rector del
Establecimiento
Educativo
Impreso y
Digital
Establecimie
nto Educativo
/ Unidades
desconcentra
das
3 Años
Enviar a
Archivo
Central en
la
Secretaría
Cobertura
Copia
impresa
Archivo de
gestión de
Según
Tablas de
Según
Tablas de
Cobertura
SERVICIO EDUCATIVO
CUPOS OFICIALES
Registro
Responsable
seguimiento de
Consolidación
Acto
administrativo
Atención de
peticiones,
quejas,
reclamos y
sugerencia
(pqrs)
7.
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Como
conservarlo
Donde
conservarlo
Tiempo de
conservaci
ón
Que se
hace
después
y digital
gestión
administrativa
Base de
Datos
Sistema de
Matriculas
Retención
Documental
Definidas
Retención
Document
al
Definidas
Las disposiciones frente a este registro se definen en el documento en el
acto administrativo.
Las disposiciones frente a este registro se definen en el documento.
Atender, direccionar y hacer seguimiento a solicitudes a través de la pagina
Institucional
DOCUMENTOS EXTERNOS
Documentos externos
Resolución 5360 de 2006, por la Ministerio de
cual se organiza el proceso de Educación de
matrícula oficial de la educación Nacional
preescolar, básica y media en las
entidades territoriales certificadas.
Presidencia de la
Decreto 3011. Artículo 17. Las República
personas menores de trece (13)
años que no han ingresado a la
educación básica o habiéndolo
hecho, dejaron de asistir por dos (2)
años académicos consecutivos o
más, deberán ser atendidos en los
10
Versión o fecha de
emisión según aplique
7 de septiembre de
2006
19 de Diciembre de
1997
SERVICIO EDUCATIVO
CUPOS OFICIALES
Documentos externos
Código: C03_03
Versión: 03
Octubre
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Versión o fecha de
establecimientos educativos que
ofrecen educación formal en ciclos
regulares, mediante programas
especiales de nivelación educativa,
de acuerdo con lo establecido en
los artículos 8º y 38 del Decreto
1860 de 1994 o las normas que lo
modifiquen o sustituyan.
Artículo 36. Para el ingreso a
cualquiera de los programas de
educación de adultos regulados en
este decreto, los educandos podrán
solicitar que mediante evaluación
previa, sean reconocidos los
conocimientos,
experiencias
y
prácticas
ya
adquiridos
sin
exigencia
de
haber
cursado
determinado grado de escolaridad
formal, a través de los cuales
puedan
demostrar
que
han
alcanzado logros tales que les
permita iniciar su proceso formativo,
a partir del ciclo lectivo especial
integrado hasta el cual pueda ser
ubicado de manera anticipada.
Los comités de evaluación de las
instituciones educativas que ofrecen
este
servicio,
dispondrán
lo
pertinente, para la debida ejecución
de lo establecido en este artículo.
Resolución 2620. Por la cual se Ministerio de
1 de Septiembre de
establecen directrices, criterios y Educación Nacional 2004
procedimientos para la prestación
del servicio
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SERVICIO EDUCATIVO
CUPOS OFICIALES
Documentos externos
educativo a niños, niñas y jóvenes
desvinculados del conflicto armado
y menores de edad hijos de
Personas desmovilizadas de grupos
armados al margen de la ley
Artículo 3º. Requisitos para la
matrícula. Los establecimientos
educativos efectuarán la matrícula
sin exigir los documentos de
identidad ni las certificaciones de
los
niveles
aprobados
de
escolaridad que se requieran.
Los establecimientos educativos
exigirán a la población desvinculada
la respectiva certificación expedida
por el Defensor de Familia del ICBF
o quien haga sus veces y a los hijos
menores de edad de personas
desmovilizadas,
la certificación
expedida por el Ministerio del
Interior y Justicia a través del
programa para la reincorporación a
la vida civil de las personas y en
armas.
Cuando los estudiantes no cuenten
con los documentos que certifiquen
los niveles y grados de escolaridad
aprobados,
el
establecimiento
educativo
realizará
la
correspondiente
validación
o
nivelación y expedirá de acuerdo
con los resultados obtenidos, las
certificaciones académicas de los
grados o niveles aprobados.
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Código: C03_03
Versión: 03
Octubre
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Versión o fecha de
SERVICIO EDUCATIVO
CUPOS OFICIALES
Documentos externos
Artículo 4º. Oferta educativa. Los
estudiantes podrán acceder a la
educación formal impartida en
establecimientos
educativos
aprobados, en una secuencia
regular de ciclos lectivos, con
sujeción a pautas curriculares
progresivas y conducentes a grados
y títulos.
La entidad territorial prestará el
servicio educativo a los estudiantes
con necesidades especiales de
aprendizaje (extraedad, diferencias
en
desarrollos
educativos
comparados con otros de la misma
edad, discapacidad, competencias
básicas no desarrolladas, entre
otros) a través de modelos
educativos flexibles atendiendo los
criterios y parámetros establecidos
por el Ministerio de Educación
Nacional.
Cuando
los
estudiantes
se
trasladen a otras ciudades o
municipios sin haber culminado su
proceso académico, la institución
educativa expedirá la respectiva
certificación académica indicando
los resultados parciales obtenidos
en las áreas o asignaturas cursadas
y el nivel o grado académico
alcanzado, con el fin de darle
continuidad a su proceso escolar en
el sitio a donde es trasladado.
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Código: C03_03
Versión: 03
Octubre
Páginas: 13 de 15
Versión o fecha de
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CUPOS OFICIALES
Código: C03_03
Versión: 03
Octubre
Páginas: 14 de 15
Versión o fecha de
Documentos externos
La certificación académica será
expedida tanto para los estudiantes
que realizan su proceso a través de
la educación con secuencia regular
como para aquellos en modelos
educativos flexibles identificados y
aprobados por el Ministerio de
Educación Nacional.
La institución educativa entregará a
la regional de ICBF o al padre o
acudiente de los estudiantes, el
respectivo certificado académico
indicando los resultados obtenidos
en las áreas o asignaturas cursadas
y el nivel o grado académico
alcanzado.
Decreto 366 de 2009 por medio del
cual se reglamenta la organización
del servicio de apoyo pedagógico
para la atención de los estudiantes
con
discapacidad
y
con
capacidades excepcionales en el
marco de la educación inclusiva.
Actos Administrativos particulares
para la Organización del proceso
Promoción del Desarrollo Educativo.
Norma ISO 9001. Norma Técnica
Internacional de Gestión de Calidad
Ministerio de
9 de febrero de 2009
Educación Nacional
Secretaria de
Educación
Junio 07 de 2012
Instituto
2008
Colombiano de
Normas Técnico
Manual del Sistema de Información Ministerio de
2005
de Matrícula Versión 5.0
Educación Nacional
Resolución 166 por medio de la Ministerio de
4 de febrero de 2003
cual se establecen las condiciones Educación Nacional
para el reporte de la información
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SERVICIO EDUCATIVO
CUPOS OFICIALES
Documentos externos
para la implementación de la
primera etapa del sistema de
información del sector educativo.
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Código: C03_03
Versión: 03
Octubre
Páginas: 15 de 15
Versión o fecha de

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