SAP Cloud for Travel and Expense

SAP Cloud for Travel and Expense
Solución suministrada desde la nube para la gestión de los viajes profesionales
y los gastos asociados.
SAP Cloud for Travel and Expense permite
gestionar, desde la nube y en movilidad, los
viajes de trabajo, desde su planificación al
reembolso de los gastos que realicen los
empleados. La solución está diseñada para
ser utilizada en movilidad, acelerando los
procesos de aprobaciones y devoluciones y
garantizando que se cumplan las políticas
corporativas en todo momento.
Escenario
Dado el importante coste que suponen los viajes de
negocios, las organizaciones necesitan eliminar todos
los gastos innecesarios y optimizar la contratación de
servicios optando por proveedores de referencia que les
ofrezcan condiciones especiales. Otro aspecto clave es
la rapidez: tanto la planificación como la rendición de
cuentas y los reembolsos por los gastos anticipados
deben ser procesos automatizados y que no
entorpezcan la operativa diaria.
Finalmente, mantener la coherencia y continuidad en
las políticas corporativas -utilizando determinados
proveedores seleccionados o ajustándose a unos
calendarios y horarios específicos- es una cuestión a
tener en cuenta cuando se elige una solución de
gestión para los viajes profesionales.
¿Para quién es?
SAP Cloud for Travel and Expense ayuda a gestionar
procesos como la planificación de viajes y rutas, las
reservas de hotel y de vuelos, la captura y envío de
facturas y recibos o el reembolso de los gastos.
También permite analizar los gastos que se hayan
realizado en anteriores viajes para mejorar el control de
costes y poder variar las condiciones en futuros
desplazamientos.
Resulta especialmente útil para asegurar que no se
superan los límites de gastos fijados por la empresa,
como el importe máximo que se sufraga para los viajes
en taxi, la contratación de noches de hotel, las dietas
o el kilometraje si el desplazamiento se produce en un
automóvil del propio empleado.
Descripción
Orientada a la movilidad, la solución SAP Cloud for
Travel automatiza todos los procesos relativos a los
viajes de negocio y permite planificar, realizar reservas,
capturar recibos de gastos y aprobar y facilitar el
reembolso de los gastos. Simplifica, tanto a los
empleados como a sus superiores y a los responsables
del área contable, la presentación de informes de
gastos y el cumplimiento de las normativas fiscales.
Consigue agilizar y acelerar notablemente los tiempos
de procesamiento, a través de procesos automatizados y
estandarizados que ayudan a incrementar la
visibilidad, elevan la eficiencia y facilitan la gestión
del dinero en efectivo y los gastos realizados con tarjeta.
Funcionalidad
Las capacidades incluidas en la solución permiten:
Gestionar viajes desde los dispositivos móviles
(iPhone, iPad, Blackberry) y desde la web.
Enviar peticiones y facturas durante el viaje.
Acelerar el reembolso mediante la reconciliación de
gastos (en efectivo y con la tarjeta de crédito) y la
recepción de facturas durante el viaje.
Integración con los datos del ERP para garantizar su
actualización y fiabilidad.
Cumplimiento de las políticas corporativas relativas a
los viajes.
Cumplimiento de condiciones de reserva, límites de
gastos y contratación con los proveedores de
preferencia.
Análisis y monitorización de los gastos de viajes.
Propuesta de valor
Al analizar los gastos de cada viaje, en las distintas
unidades y geografías en las que opere la empresa, se
pueden tomar decisiones informadas para futuros
desplazamientos y eliminar todos aquellos gastos
que hayan demostrado no ser imprescindibles.
Gracias a su funcionalidad móvil, la solución permite
utilizar la cámara para capturar las facturas y recibos y
enviarlos a la empresa, evitando la frecuente pérdida
de tickets en papel y los retrasos que pueden
producirse si el empleado debe esperar a estar en la
oficina para presentar los informes. Por su parte, los
superiores también pueden utilizar sus dispositivos
móviles para expedir las aprobaciones, revisar los
informes y dar respuesta a las peticiones de viaje en
tiempo real.
Beneficios
Ahorro de tiempo y dinero gracias a la utilización de
los dispositivos móviles.
Control total sobre los viajes, desde las aprobaciones
previas a la reserva online, la captura de recibos y el
reembolso de gastos.
Guía clara y en tiempo real para los empleados, lo
que les ayudará a cumplir las políticas corporativas y a
no superar los límites de gastos.
Las facturas y recibos pueden capturarse con el móvil
y enviarse en cualquier momento a la central, para
conseguir una rápida aprobación y pago.
Obtención de descuentos y promociones especiales
por parte de los proveedores de viajes con los que se
establezcan acuerdos de contratación.
Seidor, el primer
partner español
en implantar
esta solución.
Automatización de procesos rutinarios para poder
dedicar los recursos de personal a las tareas centrales
del negocio.
¿Por qué Seidor?
Presente en el mercado desde hace más de 30 años y con
oficinas propias en Europa, Latinoamérica y Estados
Unidos, Seidor es una consultora tecnológica
multinacional española dedicada a ofrecer soluciones
integrales en el ámbito de la consultoría de software y
servicios informáticos, estrategia, desarrollo, operaciones,
infraestructura,
mantenimiento
de
aplicaciones,
on-demand y outsourcing, entre otras.
La alianza estratégica de Seidor con los principales y más
importantes desarrolladores y fabricantes de
tecnología internacionales es su principal garantía para
ofrecer la solución que mejor se ajusta a la necesidad
específica de cada cliente.
Como Gold Partner de SAP desde 1997, Seidor posee
una de las bases de clientes más amplias, y dispone de
un equipo de consultores certificados y altamente
cualificados con conocimientos avanzados de
tecnología SAP y con una profunda conciencia de las
necesidades y preocupaciones más inmediatas de la
pyme.
Infórmese sin compromiso:
Para ampliar información, envíe un mail a
[email protected].
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www.seidor.es