MANUAL DE PROCEDIMIENTO 1 Nombre del

Transcripción

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
CAJA DE PREVISIÓN DE LA POLICÍA AUXILIAR
DEL DISTRITO FEDERAL
ELABORACIÓN
05
01
Pág.:
1
De:
9
04
Nombre del Procedimiento: Mantenimiento de Instalaciones, Mobiliario y Equipo.
OBJETIVO GENERAL:
Proporcionar en su oportunidad el mantenimiento preventivo y correctivo a las
instalaciones básicas existentes en el inmueble que esta Entidad ocupa, a fin de
conservarlas en buen estado.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN:
•
Atender con oportunidad y calidad, el mantenimiento preventivo y correctivo a las
instalaciones.
•
Los trabajos de mantenimiento se programarán de acuerdo a las prioridades que se
establezcan dentro de la Entidad.
•
El responsable de Servicios Generales deberá requerir a la J.U.D. de Recursos
Materiales y Servicios Generales el material necesario para realizar las reparaciones
urgentes y deberá elaborar un diagnóstico del mantenimiento a realizar.
•
Es responsabilidad del responsable de Servicios Generales proporcionar las facturas
originales debidamente requisitadas que se hayan generado, así como los
documentos soportes necesarios para la comprobación de los gastos.
C. Eduardo A. Murillo Landeros
__________________________
J.U.D de Recursos Materiales
y Servicios Generales
ELABORACIÓN
05
01
Pág.:
2
De:
9
04
Unidad Administrativa
No.
Descripción de la Actividad
Tiempo
Áreas Solicitantes.
1
Solicitan a través de “formato” la 15 min.
reparación de instalaciones a la J.U.D.
de Recursos Materiales y Servicios
Generales en el cual se indica nombre
del solicitante, área a la que pertenece,
tipo de reparación que se va a realizar
y acusa de recibo en la copia
respectiva.
2
Recibe “formato” original de solicitud de 15 min.
reparación de instalaciones, revisa y
turna para su atención al Responsable
de Servicios Generales.
(Responsable de Servicios
Generales).
3
Recibe “formato” de solicitud de 15 min.
reparación, acude al área solicitante del
servicio y verifica el desperfecto.
¿PUEDE REALIZAR LA
REPARACIÓN?
4
y Servicios Generales.
5
NO
Informa a la J.U.D. de Recursos 15 min.
Materiales y Servicios Generales
solicitando la contratación del servicio
para que realicen los trabajos de
mantenimiento.
Recibe información y solicita la 15 min.
“cotización” a diversos proveedores
para la realización del servicio y
selecciona la opción más conveniente a
la Entidad.
ELABORACIÓN
05
01
Pág.:
3
De:
9
04
No.
Tiempo
6
Solicita a un Proveedor realice los 2 horas
trabajos
de
mantenimiento
correspondientes.
Proveedor.
7
Proporciona
el
servicio
mantenimiento correspondiente.
8
Supervisa
los
trabajos
de
mantenimiento realizados por el
Proveedor desde su inicio hasta su
culminación
Pasa a la actividad 20.
Generales).
9
de variable
SI
Determina el material necesario para 15 min.
efectuar la reparación y revisa en el
almacén la existencia del mismo.
¿SE CUENTA CON EL MATERIAL
NECESARIO?
10
NO
Notifica a la J.U.D. de Recursos 15 min.
Materiales y Servicios Generales y
solicita el material necesario para
efectuar la reparación.
11
Elabora “Requisición de Compra” en 15 min.
original y copia para solicitar el material
necesario para efectuar la reparación
de las instalaciones y la entrega a la
J.U.D. de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
12
Recibe “Requisición de Compra” e
inicia procedimiento de compra.
1 día
ELABORACIÓN
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04
No.
Generales).
13
14
Tiempo
Espera material y
Pasa a la actividad 17.
SI
Elabora “Vale de Salida” de Almacén 15 min.
en original y copia para solicitar el
material al Almacén General y recaba
autorización de la Dirección de
Administración y Finanzas.
Dirección de Administración y
Finanzas.
15
Recibe “Vale de Salida” de Almacén, 15 min.
autoriza salida del material y lo entrega
al responsable de Servicios Generales.
Generales).
16
Recibe “Vale de Salida” de Almacén 15 min.
autorizado y lo entrega al Responsable
del Almacén General.
(Responsable del Almacén
General).
17
Recibe “Vale de Salida” y entrega el 15 min.
material solicitado.
Generales).
18
Recibe el material solicitado para 15 min.
efectuar
la
reparación
de
los
desperfectos indicados por las áreas
solicitantes.
19
Acude con el material al área solicitante variable
de los servicios y efectúa las
reparaciones indicadas.
ELABORACIÓN
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Pág.:
5
De:
9
04
No.
20
21
22
Solicita a las áreas solicitantes que 15 min.
evalúen los trabajos realizados y
acusen de recibido en el “formato” de
solicitud de reparación de instalaciones.
Elabora un “reporte” de las actividades
de mantenimiento que se realizaron, 60 min.
indicando el concepto del trabajo, la
causa de la reparación, el área donde
se realizó, el número de formato de
mantenimiento, observaciones (si las
hay), fecha de inicio y conclusión del
trabajo para su control.
Archiva “formato” de solicitud de
reparación de instalaciones para su 15 min.
registro y control.
Fin de Procedimiento
__________________________
Tiempo
ELABORACIÓN
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De:
9
04
Áreas Solicitantes
J.U.D de Recursos Materiales y
Servicios Generales (Responsable
Servicios Generales
de Servicios Generales)
Inicio
1
Solicitan a través de
"formato" la reparación
de instalaciones
2
Formato
Recibe "formato", revisa
y lo turna para su
atención
3
Formato
Recibe "formato" y acude
a verificar el desperfecto
Formato
¿Puede
Realizar la
Reparación?
5
Recibe información y
solicita "cotización" para
la realización del servicio
No
4
Informa y solicita la
contratación del servicio
para que realicen el
mantenimiento
Si
6
Solicita realice los
trabajos de
mantenimiento
A
2
ELABORACIÓN
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01
Pág.:
7
De:
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04
Proveedor
Servicios Generales
A
2
7
9
Proporciona el servicio
de mantenimiento
correspondiente
Determina el material
necesario para efectuar
la reparación y revisa en
el almacén su existencia
8
Supervisa los trabajos
realizados desde su
inicio hasta su
culminación
¿Se cuenta
con el Material
necesario?
1
Si
No
B
10
Lo notifica y solicita el
material necesario para
efectuar la reparación
11
Elabora "requisición de
compra" y solicita el
material necesario para
efectuar la reparación y
la entrega
12
Requisición
Recibe "requisición de
compra" e inicia
procedimiento de compra
13
Requisición
Espera material y
3
ELABORACIÓN
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Pág.:
8
De:
9
04
Finanzas
de Almacén General)
B
14
Elabora "vale de salida"
para solicitar el material
y recaba autorización
15
Vale de salida
Recibe "vale de salida",
autoriza salida del
material y lo entrega
16
Vale de salida
Recibe "vale de salida",
autorizado y lo entrega
3
17
Vale de salida
Recibe "vale de salida" y
entrega el material
solicitado
18
Vale salida
Recibe el material
solicitado para efectuar
la reparación indicada
Requisición
19
Acude con el material y
efectúa las reparaciones
indicadas
C
ELABORACIÓN
05
01
Pág.:
9
De:
9
04
Servicios Generales
Finanzas
de Almacén General)
C
1
20
Solicita que evalúen los
trabajos realizados y
acusen de recibido en el
"formato" de solicitud
Formato
21
Elabora "reporte" de los
mantenimientos que se
realizaron para su
control
Reporte
22
Archiva "formato" de
solicitud de reparación
para su registro y control
Formato
Expediente
Fin
_________________________
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