PROCEDIMIENTO: DIGITALIZACIÓN 1. OBJETIVO Conservar y
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PROCEDIMIENTO: DIGITALIZACIÓN 1. OBJETIVO Conservar y
PROCEDIMIENTO: DIGITALIZACIÓN 1. OBJETIVO Conservar y difundir por medio de la digitalización, la información de los documentos del acervo que custodia el Archivo General de la Nación y el que solicitan los clientes externos. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a los procesos de Gestión del Acervo Documental y Servicios Archivísticos Inicia con capacitar a los contratistas seleccionados para realizar el proceso de digitalización y va hasta remisión de las unidades digitales o Elaborar back up diariamente con la información del sistema Archiges – Archidoc, de manera automática. 3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES Ley 527 de 1999 Ley 594 de 2000 NTC GP 1000:2009 4. GLOSARIO Ver VOCABULARIO en la NTC 5731 - REGISTRO ELECTRÓNICO DE IMÁGENES. 5. CONDICIONES GENERALES N/A 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1 Para la documentación que viene por Servicios archivísticos No. 1 2 3 4 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO Ver procedimiento de Gestión de proyectos Capacitar a los contratistas Técnico GSI seleccionados para realizar el proceso de digitalización, teniendo en cuenta la publicación del AGN: “Pautas para la utilización de la digitalización”. (Este paso se realiza en caso de personal nuevo) Iniciar el proceso de digitalización, Contratista DRA siguiendo el inventario suministrado por el cliente, aplicando los parámetros establecidos por el mismo en el contrato. Grabar cada imagen con Contratista DRA correspondencia a la estructura creada en la base de datos (si la hay) o por número de folio, guardando la organización original. Para el caso de las imágenes tomadas a partir de rollo de microfilm, se mantendrá la organización que tenga este soporte. Realizar el control de calidad una vez Contratista DRA terminado de digitalizar la unidad documental, teniendo en cuenta el orden documental y las características de la imagen. (Imágenes a partir de soporte papel). Para el caso de las imágenes tomadas Proceso: Servicios Archivísticos Fecha: 2011-10-10 Versión: 5 DOCUMENTO Registro asistencia PUNTOS DE CONTROL de Realización de ejercicios en la base de datos de prueba N/A Control de calidad sobre el proceso de digitalización, antes de grabar cada imagen Digitalización de Firma del rollos de operario en la microfilm planilla Control de Revisión de calidad de las unidad imágenes documental. Código: SA-330-PD-025 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO la Página 1 de 4 PROCEDIMIENTO: DIGITALIZACIÓN No. 5 6 7 DESCRIPCIÓN a partir del microfilm, el control de calidad se hace simultáneamente con la digitalización. Borrar las imágenes grabadas que no pasan el control de calidad y se devuelve al paso 2. Generar copia a CD-ROM, DVD o disco duro. Realizar el control y etiquetado de los CD-ROM, DVD o disco duro generados. Remisión de las unidades digitales (CD-ROM, DVD o disco duro) al cliente, junto con la encuesta de satisfacción, para evaluar el servicio prestado. RESPONSABLE Contratista DRA Contratista DRA Técnico DRA Jefe DRA 8 9 10 En caso que el servicio solicitado requiera una base de datos enlazada con la base de imágenes, ver paso siguiente. De lo contrario ver paso 12. Acordar con el propietario de la documentación las llaves de acceso que se usaran para la búsqueda de la información. Analizar el Sistema de Gestión Documental suministrado por el contratante, para establecer la operatividad del sistema. Digitar la información y elaboración de índices. Jefe DRA DOCUMENTO Control de Orden calidad de las reproceso imágenes Disco generado N/A de Base de Datos actualizada CDROM (si la hay) Oficio e Firma de recibido inventario Registro Satisfacción del encuesta Cliente Servicios reprográficos Acta de reunión Base de datos 11 12 Enviar las encuestas a la Oficina de Jefe DRA Planeamiento Archivístico, para su tabulación y análisis. Volver al procedimiento de Gestión de proyectos FIN DEL PROCEDIMIENTO de Etiquetado discos Jefe DRA y/o Informe coordinador del GSI Contratista DRA PUNTOS DE CONTROL Memorando Firma del acta Firma de recibido por parte del Coordinador del proyecto Revisión aleatoria de la base de datos por parte del Coordinador del proyecto Firma de recibido. 6.2 Para la documentación que viene por Gestión del Acervo Documental No. 1 2 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO Ver procedimiento Gestión del Acervo Documental Capacitar a los contratistas Técnico GSI seleccionados para realizar el proceso de digitalización, teniendo en cuenta la publicación del AGN: “Pautas para la utilización de la digitalización”. (Este paso se realiza en caso de personal nuevo) Iniciar el proceso de digitalización, Contratista DRA siguiendo la obra de referencia, sobre el cuadro de clasificación que ya se encuentra creado, y aplicando los parámetros establecidos en la capacitación. Proceso: Servicios Archivísticos Fecha: 2011-10-10 Versión: 5 DOCUMENTO Registro asistencia PUNTOS DE CONTROL de Realización de ejercicios en la base de datos de prueba N/A Control de calidad sobre el proceso de digitalización, antes de grabar cada imagen Código: SA-330-PD-025 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 2 de 4 PROCEDIMIENTO: DIGITALIZACIÓN No. 3 4 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Grabar cada imagen con Contratista DRA correspondencia a la estructura creada en la base de datos y con la obra de referencia. Para el caso de las imágenes tomadas a partir de rollo de microfilm, se mantendrá la organización que tenga este soporte. Realizar el control de calidad una vez Contratista DRA terminado de digitalizar el tomo completo, teniendo en cuenta la estructura de documentos, los objetos creados y las propiedades de cada uno. Para el caso de las imágenes tomadas a partir del microfilm, el control de calidad se hace simultáneamente con la digitalización. Generar el volumen de consulta a disco Contratista DRA magnético, teniendo en cuenta el nombre que el sistema le asigna automáticamente al volumen. 5 6 7 8 Borrar las imágenes grabadas que no Contratista DRA pasan el control de calidad y se devuelve al paso 2. Incorporar al sistema digital Archidoc Técnico GSI las unidades documentales ya digitalizadas. Elaborar back up diariamente con la Técnico GSI información del sistema Archiges – Archidoc, de manera automática. Volver al procedimiento Gestión del Acervo Documental FIN DEL PROCEDIMIENTO PUNTOS DE CONTROL Digitalización de Firma del operario rollos de en la planilla microfilm DOCUMENTO Control de Revisión del tomo calidad de las imágenes N/A Verificar las imágenes grabadas. Comprobar el estado de las imágenes grabadas con las originales. Debe tener en cuenta que el proceso termine sin errores. Control de Orden de reproceso calidad de las imágenes N/A Validación de las imágenes y volúmenes en el sistema Disco generado Verificar que el sistema lo ejecuto correctamente. 7. REGISTROS Oficio GD-302-FR-003 Memorando GD-302-FR-004 Acta GD-302-FR-005 Registro de Asistencia GD-302-FR-007 Encuesta de Satisfacción del Cliente - Servicios reprográficos Control de calidad de las imágenes SA-330-FR-264 Digitalización de rollos de microfilm SA-330-FR-265 SI-220-FR-190 8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla: VIGENCIA 14-08-08 05-11-09 VERSIÓN 1 2 Proceso: Servicios Archivísticos IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Emisión Actualización del procedimiento Fecha: 2011-10-10 Versión: 5 RESPONSABLE Coordinador GSI Jefe DRA Código: SA-330-PD-025 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 3 de 4 PROCEDIMIENTO: DIGITALIZACIÓN 2010-05-25 3 2010-11-29 4 2011-10-10 5 Proceso: Servicios Archivísticos Se cambia el formato de fecha, se incluye frase de control de documentos del SIG y se ajusta el procedimiento Se ajusto el objetivo y alcance del procedimiento y la descripción de las actividades se dividió en dos: Para la documentación que viene por Servicios archivísticos y para la documentación que viene por Gestión del Acervo Documental. Se realizaron ajustes generales de redacción al procedimiento. Fecha: 2011-10-10 Versión: 5 Jefe DRA Jefe DRA Jefe DRA Código: SA-330-PD-025 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 4 de 4