ANSALL LTDA

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PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES
Nit. 804.014.489-5
Y DE OTRA INDOLE
COD. PR-RL
FECHA: 29/01/11
VER. 04
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1. OBJETIVO:
Establecer una metodología para la identificación, acceso, actualización y comunicación
de requisitos legales de salud ocupacional, del sistema de gestión de calidad y otros que
suscriba la organización.
2. ALCANCE:
Aplica para todos las dependencias de ANSALL LTDA.
3. RESULTADOS ESPERADOS:
Listado de requisitos legales y otros que la empresa suscriba (como los contractuales), y
el conocimiento del personal sobre los requisitos.
4. DEFINICIONES:
Requisito Legal: Aquellos requisitos establecidos por la Legislación Colombiana, como
la Constitución Nacional, Leyes, Decretos, Resoluciones, Acuerdos, Ordenanzas y
Circulares emanadas del Ministerio de Trabajo subdivisión de Riesgos profesionales.
Requisito contractual: Aquellos requisitos acordados con los clientes, para
cumplimiento particular de compromisos técnicos, administrativos, de Salud, Seguridad y
Protección del Medio Ambiente.
Otros requisitos: Aquellos requisitos que surjan de sectores en donde se realicen
contratos. Ejemplo: RUC como registro único de contratistas del Sector de
Hidrocarburos, OHSAS 18001, ISO 14001, GTC 45, GTC 34, GTC 3701.
Resolución: se refiere a medidas que no se han convertido en leyes. La resolución es a
menudo usada para expresar el aprobamiento o desaprobamiento del cuerpo de algo
que no pueden votar de otra manera, debido a la materia que es dirigida por otra
jurisdicción, o protegida por una constitución.
Decreto Ley: es una norma jurídica pública competente en general y es obligatorio para
todos los ciudadanos.
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NTC: Es el documento establecido por consenso y aprobado por un organismo
reconocido, que suministra, para uso común y repetido, reglas, directrices y
características para las actividades o sus resultados, encaminadas al logro del grado óptimo
de orden en un contexto dado. Por lo tanto la Norma técnica v colombiana es aprobada o adoptada como tal, por el
organismo nacional de normalización.
5. DESCRIPCION DEL PROCESO:
Afiliación a Seguridad social.
• La afiliación en seguridad social debe realizarse en las siguientes actividades:
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Administradora de Riesgos Profesionales (A.R.P.)
Entidad Promotora de Salud (EPS.)
Sistema General de Pensiones
Caja de Compensación Familiar
Fuente para la identificación de requisitos legales y otros.
Para la identificación de los requisitos legales y de otra índole se tendrán en cuenta las
siguientes fuentes:
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www.minproteccionsocial.gov.co
www.arpsura.com.co
www.ICONTEC.org.co
www.laseguridad.ws
Compendio de normas legales sobre salud ocupacional, expedido por ARSEG
anualmente.
Términos de referencia, anexos y documentos del cliente.
Diario oficial.
Secretaría del Senado
www.belisariovelasquez.com
www.laborando.jimbo.com
Retroalimentación de la ARP
Etc.
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Identificación, acceso, actualización y evaluación de requisitos legales y otros.
Los requisitos legales aplicables a la organización se determinan según las actividades,
procesos, servicios y riesgos que la empresa desarrolle, su identificación y acceso se
realizará por medio de las fuentes descritas en el punto anterior.
Se registran en la matriz de requisitos legales (COD. MT-R.L) todos los requerimientos y
aspectos legales aplicables a la empresa en materia de Seguridad, Salud Ocupacional,
Ambiente y otros.
Cada vez que ocurra un cambio en la normatividad sobre seguridad, salud ocupacional,
medio ambiente, y otros requisitos se realizará la respectiva modificación en la matriz de
requisitos legales (COD. MT-R.L), esta revisión se hará cada dos meses para identificar
qué requisitos legales se han modificado y/o creado. Para identificar las modificaciones
realizadas a la matriz se resaltara con un color.
La evaluación se efectuará cada dos meses para revisar el grado de cumplimiento de
los mismos.
Para aquellos requisitos que involucren varios requerimientos particulares estos deben
ser analizados y evaluados individualmente para llevar un control más efectivo de su
cumplimiento.
Se mantendrá el ejemplar en medio magnético identificado con el rótulo “DOCUMENTO
ORIGINAL” y su distribución se manejará según lo estipulado en el Procedimiento para
el Control de Documentos PR-CD.
Comunicación y evaluación a partes interesadas.
Se emitirá una comunicación escrita por medio del correo electrónico de los nuevos
requisitos legales identificados y/o actualizaciones a la (s) persona (s) interesada (s).
Los requisitos legales y de otra índole correspondientes a los procesos del sistema de
gestión HSEQ, se comunicarán por parte del Coordinador HSEQ al personal que
ingresa a la organización mediante la información suministrada en el proceso de
inducción y se evaluará mediante el formato Evaluación de Requisitos Legales (F-ERL).
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Directriz de la matriz de requisitos legales y otra índole.
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Normatividad: es el nombre que se le ha dado a la norma.
Quien lo generó: es el ente que genera el requisito o norma.
Contenido: lo que trata el requisito.
Artículo que aplica: artículos específicos que aplican a la parte interesada.
Análisis: Se anunciara en este espacio en qué puntos o artículos se están
aplicando en la empresa o en los que no, referente a la normativa que se esté
describiendo.
Cumplimiento: si-no-parcial.
Parte interesada: persona que debe enterarse del requisito y que tiene alguna
responsabilidad o interés en el mismo.
Evidencia: muestra en donde se puede verificar que el requisito se cumple.
Reemplazado por: Se deberá registrar la información aplicable en el caso en que
el requisito legal haya sido reemplazado por otro.
6. RESPONSABLES:
Gerente
• Conocer y hacer cumplir las responsabilidades legales en asuntos de HSEQ
aplicables a la organización.
• Emitir las comunicaciones internas a las partes interesadas de la empresa cuando
sea necesario.
Coordinador HSEQ.
• Verificar que los Sistemas de Gestión HSEQ cumplan los requisitos legales y de
otra índole.
• Mantener actualizada la matriz de requisitos legales, cumpliendo con la frecuencia
establecida.
• Analizar, interpretar e Informar a las gerencias nuevos requisitos. (En caso de que
se requiera mayor claridad sobre el análisis de los requisitos identificados, se
contratará a un abogado para su respectiva interpretación).
• Coordinar la puesta en marcha de los cambios identificados.
• Evaluar los requisitos legales y otros que haya adoptado la empresa.
• Realizar la identificación de requisitos legales y de otra índole.
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Empleados.
•
Conocer y cumplir los requisitos relevantes en materia de HSEQ
7. REGISTROS:
•
•
Matriz de requisitos legales. DOC. MT-R.L.
Evaluación de requisitos legales COD. F-ERL
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