manual módulo de donantes individuales

manual módulo de donantes individuales

GUIA DE USUARIO
MANUAL MÓDULO DE
DONANTES INDIVIDUALES
NOVIEMBRE 2015
1. INTRODUCCIÓN
ACERCA DEL MÓDULO DE DONANTES INDIVIDUALES
El Módulo de Donantes Individuales fue creado por Wingu para que las Organizaciones que
trabajan con Salesforce puedan llevar un registro de Donantes y de las Donaciones que
recibe. Su mayor beneficio reside en que permite tener y organizar toda la información
relativa a las donaciones en un sólo lugar y de esta manera concentrar el trabajo evitando
duplicar esfuerzos. Sumado a eso, la información permanecerá actualizada y los análisis de
la información no demandarán tiempo extra.
El Módulo de Donantes Individuales permite:
!
Llevar el registro de las donaciones individuales para conocer cuáles son nuestros
Donantes actuales o históricos, el monto donado a través del tiempo, fecha de inicio
y finalización de la donación, razones de baja, emails y comunicaciones realizados.
!
Realizar informes de: cantidad de Donantes, monto promedio de donación,
ingresos esperados vs. ingresos reales, razones de baja de los Donantes, donaciones
cobradas o pendientes de cobro, medios de pago, etc.
!
Automatizar procesos de trabajo. Por ejemplo, enviar un emails al área de
administración al concretarse una nueva donación.
!
Segmentar la base de datos para realizar diferentes acciones (mailings,
newsletters, comunicaciones diarias).
!
Exportar los datos: permite exportar la información que se desee a un Excel.
!
Medir resultados: armado de reportes en base a todos los criterios disponibles, por
Donantes, cantidad donada, forma de pago, etc.
!
Ahorrar tiempo en la búsqueda de información: permite tener siempre a
disposición un espacio de búsqueda para acceder rápidamente a toda la Base de
datos.
2. ¿CÓMO LEER ESTA GUÍA?
En este Manual se incorporaron algunos íconos que llaman la atención sobre ciertos temas
que resultarán de importancia para comprender el uso de Salesforce y sus aplicaciones.
Este ícono señala información útil a tener en cuenta para optimizar los usos
Este ícono señala los Ejercicios para poner en práctica lo explicado
Este ícono señala indica la inclusión de “Consejos de experto”
3. ÍNDICE
1.
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 2
Acerca deL MÓDULO DE DONANTES INDIVIDUALES ................................................................ 2
2.
¿CÓMO LEER ESTA GUÍA? ...................................................................................................... 3
3.
ÍNDICE .................................................................................................................................... 4
4.
Aspectos técnicos .................................................................................................................. 5
Elementos del Paquete
Esquema del Paquete
............................................................................................................................. 5
............................................................................................................................... 5
cómo funciona este módulo
5.
......................................................................................................................... 6
CONTENIDOS ......................................................................................................................... 7
¿Cómo cargar un nuevO DONANTE (CONTACTO)?
Prevención contra Duplicados
.................................................................................................... 7
...................................................................................................................... 7
¿Cómo cargar una donación a un DONANTE (CONTACTO)?
¿Cómo cargar la primera donación de un DONANTE?
TIPOS DE COMPROMISOS DE DONACIÓN
Estado de los Donantes
........................................................................................... 8
............................................................................................... 12
.......................................................................................................... 13
........................................................................................................................... 17
Cómo Actualizar una Donación
.................................................................................................................... 18
Como Dar de Baja una Donación
.................................................................................................................. 21
23
Cómo pausar o reactivar un compromiso
.......................................................................................................... 23
Cómo crearle una Nueva Donación a un Ex - Donante ya Cargado
cómo Exportar los datos para las Presentaciones de las Tarjetas
Cómo Actualizar el Estado de los Registros de Cobro
cómo Categorizar a los Donantes
6.
.................................................................................. 24
................................................................................... 25
............................................................................................ 26
................................................................................................................ 29
Seguimiento y análisis de los donantes individuales ........................................................ 31
Paneles de Donantes y Donaciones
................................................................................................................ 31
fijación y seguimiento de objetivos
................................................................................................................ 34
Seguimiento de Donantes Destacados
Proyección de Ingresos
............................................................................................................. 36
........................................................................................................................... 37
Seguimiento de Altas y Bajas de Donantes
......................................................................................................... 37
7.
GLOSARIO............................................................................................................................. 40
8.
CONTACTO ........................................................................................................................... 42
4. ASPECTOS TÉCNICOS
ELEMENTOS DEL PAQUETE
! 2 Objeto Customizados
o
COMPROMISOS: Representa el Compromiso de Donación asumido por una Persona
(Donante). Permite almacenar información relacionada a : Monto, Frecuencia, Forma
de pago, etc. Este objeto permite guardar el histórico de las Donaciones de una
misma persona para conocer cómo fue evolucionando su historia como donante de
la organización.
o
REGISTROS DE COBRO: Representa a la Donación propiamente dicha. Es el ingreso
que percibe la organización por cada Compromiso de Donación y el objeto que
indica qué está pendiente de cobrar.
! Generación Automática de los Registros de Cobro de las Donaciones en función de la
frecuencia de los Compromisos
! 21 Informes descargables en Excel para gestionar la presentación en las tarjetas de
crédito, entre otras cosas.
! 14 Paneles - 88 Gráficos.
ESQUEMA DEL PAQUETE
CÓMO FUNCIONA ESTE MÓDULO
El módulo de Donantes Individuales de Wingu posee una automatización que hace que una
vez al día el sistema genere los Registros de Cobro de cada Donación Cargada. De esta
forma, el usuario podrá conocer cuáles son las donaciones que debe cobrar cada mes y
realizar un seguimiento de esos Registros de Cobro.
Los Registros de Cobro se crearán automáticamente a partir de la Fecha para realizar
primera cobranza, en función de la Frecuencia del Compromiso. Dichos Registros de Cobro
se crearan automáticamente con el Estado “Pendiente de Cobro”.
5. CONTENIDOS
¿CÓMO CARGAR UN NUEVO DONANTE (CONTACTO)?
1. Comprobar si el DONANTE ya se encuentra cargado en la Base de Datos1
a. Si el DONANTE no se encuentra cargado: Hacer click
en la Ficha
CONTACTOS > NUEVO y Completar los Datos correspondientes
b. Si el DONANTE sí se encuentra cargado, verificar los datos cargados y
actualizarlo si es necesario.
2.
Hacer click en la GUARDAR
PREVENCIÓN CONTRA DUPLICADOS
En cualquier Base de datos, la prevención de duplicados es muy importante para evitar
errores en los análisis y al momento de generar distintas acciones.
En este Módulo de Donantes Individuales, el Campo Número de Documento2 (sea o no
obligatorio) tendrá carácter exclusivo, es decir no admitirá valores Duplicados. Esto quiere
decir que no podrán existir dos CONTACTOS con el mismo valor en ese campo. En caso de
detectar un valor duplicado el Sistema no le permitirá cargar al DONANTE y le advertirá en
que otro registro de DONANTE se encuentra ese valor, como se indica en la imagen que
sigue:
Se recomienda agotar las instancias de búsqueda. Para ello se puede buscar al Donante por Nombre y Apellido,
Email, DNI, etc.
1
Para validar la existencia de los números de Documentos introducidos en el Sistema estos se validaran en
función del País de correo introducido en el registro del Donante. EJEMPLO: En el caso de completar el país de
correo con el valor “Argentina”, el número de documento introducido (DNI) deberá contener 8 caracteres.
2
¿CÓMO CARGAR UNA DONACIÓN A UN DONANTE (CONTACTO)?
1. Ingresar en el DONANTE al cual se quiera cargar la donación
2. En la Lista Relacionada COMPROMISOS, seleccionar NUEVO COMPROMISO
3. Completar la información solicitada. A continuación definiremos la utilidad de cada
campo y en la próxima sección se indicarán casos concretos del uso de los mismos
para clarificar y ejemplificar.
a. Donante: Se completa con el registro de DONANTE al que pertenece la
donación. Al ser un campo de búsqueda3, es necesario que el DONANTE ya
se encuentre cargado en la Base de Datos.
b. Tipo de compromiso4*: En este campo se puede indicar como es la relación
entre los compromisos de un mismo Donante.
i. Primer compromiso: es la primera vez que el Donante asume un
compromiso de donación con la Organización.
Los campos de búsuqeda en Slaesforce relacionan dos objetos entre sí y hacen
referencia a regitros ya existentes en el sistema.
4
Este dato será de utilidad para analizar la evolución de los Donantes
3
ii. Renovación
Compromiso:
cuando
el
Donante
renueva
un
Compromiso anterior que finalizó (por ejemplo, cuando renueva un
compromiso anual o eventual)
iii. Nuevo Compromiso por Aumento: cuando el Donante hace un
upgrade o aumento en el monto de su donación anterior.
iv. Nuevo Compromiso por Disminución: cuando el Donante hace un
downgrade o disminución en el monto de su donación anterior.
v. Nuevo Compromiso por Cambio de Datos: cuando el Donante
modifica algunos datos clave de su donación (Frecuencia, Forma de
Pago, Tipo de Tarjeta, Número de la Tarjeta con la que se realiza la
donación,…)y la organización quiere guardar un historial de ello.
vi. Eventual: Cuando el Donante hace un aporte que no tiene una
periodicidad determinada. Es decir que abona de forma eventual
esporádica o por única vez.
c. Forma de Pago: En este campo se puede indicar de qué forma efectuará el
pago de su donación cada DONANTE.
d. Estado*: En este campo se indica cuál es la situación de ese Compromiso de
donación.
i. Activo: indica que es un compromiso vigente.
ii. En Pausa: indica que si bien el Donante desea continuar con su
donación, por algún motivo debe detener los pagos por un período
determinado.
iii. De Baja: indica que hubo un corte abrupto en el compromiso de
donación. Luego se pueden indicar los motivos en otro campo.
iv. Inactivo por Aumento: indica que este compromiso se reemplazó por
otro ya que el Donante hizo un aumento en su monto de donación.
v. Inactivo por Disminución: indica que este compromiso se reemplazó
por otro ya que el Donante hizo una disminución en su monto de
donación.
vi. Inactivo por Tipo de cambio: indica que este compromiso se
reemplazó por otro ya que el Donante hizo un cambio en el tipo de
moneda que estaba utilizando para donar.
vii. Inactivo por modificación de datos claves: indica que este
compromiso se reemplazó por otro ya que el Donante hizo un
cambio en datos como Frecuencia, Forma de Pago, Tipo de Tarjeta,
Número de la Tarjeta, etc.
viii. Completo: indica que el Compromiso de donación completó el ciclo
asumido por el Donante. Fechas determinadas, cantidad de cuotas,
etc.
e. Canal de Ingreso: En este campo se indica dónde se originó la donación,
cuál fue su vía de ingreso.
f.
Compromiso Anterior: En caso de que cambie el Tipo de Compromiso de un
Donante, en este campo se reflejara el Compromiso que origino este nuevo
Compromiso. Esta Campo se autocompleta cuando se utiliza en Botón
“Actualizar Compromiso”
g. Tipo de trajeta: indica, en caso de que la Forma de pago sea Trajeta de
Crédito o Débito, cuál es la tarjeta que se utiliza para hacer el Pago.
h. Nombre en Tarjeta: Nombre del Titular de la Tarjeta de crédito con la que
se realiza la donación (muchas veces no es la del Donante) tal cual figura en
el plástico.
i.
Número de la Tarjeta: Número completo de la tarjeta de crédito. Para evitar
errores en la carga, el sistema cuenta con validaciones de cada Tarjeta de
Crédito. Algunas tarjetas tienen 16 dígitos y otras 15 por ejemplo
(CAMPO ENCRIPTADO: Sólo el Encargado de Desarrollo de Fondos tendrá
acceso a esta información)
j.
Frecuencia*: indica la Frecuencia en la que el Donante se compromete a
realizar su donación. Sus valores son:
i. Mensual
ii. Cada 2 meses
iii. Cada 6 meses
iv. Anual
v. Única vez
vi. Esporádica: aquellas que no son Recurrentes, pero que tampoco son
de una sola vez.
k. Monto en pesos: Monto de la Donación
l.
Moneda: Moneda en que se hace la donación
m. Monto en otra moneda: Indica el Monto de la Donación en otra moneda
diferente a los pesos. La Conversión a pesos se debe realizar de manera
manual. Y se debe completar el Campo “Monto en Pesos”, ya que es el
campo que el sistema utilizara para generar los Registros de Cobro
n. Fecha de Compromiso: es la fecha en que se carga la donación en el
sistema. Aquella en la que el Donante manifestó su intención de colaborar.
o. Fecha para realizar la primera cobranza: es la fecha en que el Donante
indica que se deben comenzar a realizar los cobros. En algunos casos
coincide con la fecha de carga, pero en otros no es así.
p. Fecha de fin de compromiso: es la fecha límite que el Donante fijó para
dejar de hacer la donación. Se utiliza generalmente en donaciones
esporádicas, de única vez o anuales.
q. Razón de baja: indica la razón por la cuál el Donante dio un corte repentino
a su donación sin completar su compromiso asumido.
r.
Banco: Indicar el Nombre del Banco en caso de que corresponda.
s. Tipo de Cuenta: Indicar el Tipo de Cuenta en caso de que corresponda.
t.
CBU: Indicar en caso de que corresponda
u. Titular: Indicar el Nombre del Titular de la Cuenta Bancaria
v. Tipo de Depósito:
w. N° de Cheque:
x. Fecha de Pausa de Compromiso: indica la fecha en que se pausó el
Compromiso del Donante. Se completa sola cuando el usuario indica que el
Estado del Compromiso está en Pausa.
y. Fecha de Reactivación del Compromiso: se completa solamente cuando se
quiere reactivar un compromiso pausado.
z. Compromiso en Reactivación: esta casilla se tilda solamente cuando el
Compromiso se reactiva y se completa la fecha anterior.
(*) Los valores de lista de selección de estos campos no
pueden modificarse ya que se incluyen en códigos y reglas de
validación o automatización.
En caso de modificarlos, deberá revisarse el código completo
del Módulo.
¿CÓMO CARGAR LA PRIMERA DONACIÓN DE UN DONANTE?
Si es la primera vez que una persona manifiesta su intención de colaborar con la
organización, el formulario de Compromiso debe completarse con los siguientes valores:
! Tipo de Compromiso: Primer Compromiso
! Estado: Activo
! Compromiso Anterior: Dejar en blanco
! Fecha para realizar primer cobranza: Es la Fecha a partir de la cual se generara el
Primer Registros de Cobro para dicha Donación
* En el caso de que tenga habilitada la funcionalidad de Fecha de Cierre, en dicho campo no
podrá figurar una Fecha posterior en el mes en curso a la fecha de cierre de la
correspondiente tarjeta
TIPOS DE COMPROMISOS DE DONACIÓN
A. Donaciones Recurrentes e Indefinidas:
En el caso de que las Donaciones tengan un carácter Recurrente, es decir una Frecuencia
recurrente, y no tengan fecha de finalización deberá colocar los siguientes valores:
! Frecuencia: La que corresponda a la Donación (Mensual, Bimensual, Trimestral,
Semestral o Anual)
! Fecha de Fin de Compromiso: dejar en blanco
B. Recurrentes y Restringidas:
En el caso de que las Donaciones tengan un carácter Recurrente, es decir una Frecuencia
recurrente, pero tenga una duración limitada deberá colocar los siguientes valores:
! Frecuencia: La que corresponda a la Donación (Mensual, Bimensual, Trimestral,
Semestral o Anual)
! Fecha de Fin de Compromiso: La fecha correspondiente al Fin de la donación, al
último mes en que debe cobrarse la donación.
* Una Vez creado los Registros de Cobro correspondientes el Estado del Compromiso pasa a
Completo, y se coloca la Fecha de Fin de Compromiso
C. Donaciones en Cuotas:
En el caso de que la donación tenga una serie de cuotas regulares, es decir con una
Frecuencia recurrente, se debe colocar esa frecuencia recurrente y colocar la Fecha de Fin
de Compromiso correspondiente a la última cuota:
! Frecuencia: La que corresponda a la Donación o la frecuencia de cuotas se quiera
crear (Mensual, Bimensual, Trimestral, Semestral o Anual)
! Monto en pesos: El Monto correspondiente a cada una de las cuotas (no el total de
la Donación)
! Fecha de Fin de Compromiso: Fecha Compromiso correspondiente a la última
cuota
EJEMPLO:
Si la donación total tiene un Monto de 1.000 pesos a pagar en 4 cuotas
trimestrales comenzando a pagar en noviembre de 2014, deberá colocar los
siguientes valores:
* Frecuencia: Trimestral (se crearán Registros de cobro – Cuotas- cada 3 meses)
* Monto en pesos: $250
•
Una Vez creado los Registros de Cobro correspondientes el Estado del
Compromiso pasa a Completo, y se coloca la Fecha de Fin de Compromiso
D. Puntuales
En el caso de que las Donaciones tengan un carácter Puntual, es decir solo se vaya a realizar
esa Donación en un Único Pago, deberá colocar los siguientes valores:
! Frecuencia: Única Vez
! Fecha de Fin de Compromiso: Vacía
* Una Vez creado el Registro de Cobro correspondiente el Estado del Compromiso pasa a
Completo, y se coloca la Fecha de Fin de Compromiso
E. Esporádicas
En el caso de que las Donaciones tengan un carácter Esporádico, es decir que no tengan una
Frecuencia recurrente, deberá colocar los siguientes valores:
! Tipo de Compromiso: Eventual
! Frecuencia: Esporádica
ESTADO DE LOS DONANTES
Para identificar a los Donantes actuales de la Organización, encontrará en el formulario las
siguientes indicaciones.
! Si el Donante tienen una o más donaciones en Estado Activo, el
Estado del Donante será “Activo”
! Si el Donante no tiene ninguna donación en Estado Activo, pero si
alguna en Estado En Pausa, en Estado del Donantes será “En
Pausa”
! Si el Donante no tiene una donación en Estado Activo o En Pausa, el Estado de
Donante será “Inactivo”
Los COMPROMISOS vinculados a cada Donante aparecerán en la lista relacionada
“Compromisos”, donde podrá comprobar de un vistazo la Fecha en la que se adquirió
dicho Compromiso, su Forma de Pago, Frecuencia, Monto y Estado.
CÓMO ACTUALIZAR UNA DONACIÓN
Existen distintos tipos de actualizaciones que pueden realizarse en un Compromiso.
1. Por Aumento o Disminución de una Donación
a. Ingresar ingresar al Compromiso correspondiente
b. Hacer click sobre el Botón “Actualizar Compromiso”
c. En la siguiente Pantalla seleccionar el Motivo de Actualización (Aumento o
Disminución) y hacer click en “Aceptar”
Se abrirá un nuevo formulario de Compromiso. Dicho formulario traerá los Datos
del Compromiso Anterior (Donante, Canal de Ingreso, Forma de Pago, Tarjeta,
Nombre y Número de Tarjeta), y se deben actualizar una serie de Campos:
! Tipo de Compromiso: Nuevo Compromiso por (Aumento o Disminución)
dependiendo de la opción que se seleccionó en la etapa Anterior
! Compromiso Anterior: Número del Compromiso a partir del cual se creó este
Nuevo Compromiso
! Monto: Colocar el nuevo Monto de la donación
! Fecha de Compromiso: Fecha del día en el que se realizó la actualización
!
Fecha para realizar primer cobranza: Fecha del día en el que se realizó la
actualización del Compromiso más un Mes.
* Esto se hace para que no se dupliquen los Registros de Cobro en el mismo mes para
dicho Donante, uno por el Compromiso anterior y uno por el Nuevo Compromiso
En este mismo acto, se actualizarán del Compromiso anterior los siguientes Campos:
! Estado: Inactivo por (Aumento o Disminución) según lo seleccionado en el paso
anterior
! Fecha de Fin de Compromiso: Fecha del día en el que se realizó la
actualización.
! Razón de Baja: Cambio de Compromiso
2. Por Cambio de Datos5
Para Actualizar una Donación por el Cambio de Datos (Forma de Pago, Cambio de
Tarjeta,…)
a. Ingresar al Compromiso correspondiente
b. Hacer click en “Actualizar Compromiso”
c. En la siguiente Pantalla seleccionar el Motivo de Actualización (Cambio de
Datos) y hacer click en “Aceptar”
d. Se abrirá un nuevo formulario de Compromisos. Dicho formulario traerá los
Datos del Compromiso Anterior (Donante, Canal de Ingreso, Frecuencia y
Monto), y actualizará una serie de Campos:
! Tipo de Compromiso: Nuevo Compromiso por Cambio de Datos
! Compromiso Anterior: Número del Compromiso a partir del cual se creó este
Nuevo Compromiso
! Fecha de Compromiso: Fecha del día en el que se realizó la actualización
! Fecha para realizar primer cobranza: Fecha del día en el que se realizó la
actualización del Compromiso más un Mes.
! Nuevos Datos de Forma de Pago
! Monto: Colocar el nuevo Monto de la donación
En este mismo acto, se actualizarán del Compromiso anterior los siguientes Campos:
! Estado: Inactivo por Modificación de Datos Clave
5
Solamente se podrá realizar esta acción con aquellos compromisos cuyo Estado sea Activo o
En Pausa y en caso de que la organización defina guardar el historial de alguno de estos
datos.
! Fecha de Fin de Compromiso: Fecha del día en el que se realizó la
actualización
! Razón de Baja: Cambio de Compromiso
COMO DAR DE BAJA UNA DONACIÓN
1. Ingresar al Compromiso correspondiente
2. Hacer click sobre el Botón “Dar de Baja”
3. En la siguiente Pantalla seleccionar el Motivo de Baja y hacer click en
“Aceptar”
4. En el Compromiso se actualizarán los siguientes Campos:
! Estado: De Baja
! Fecha de Fin de Compromiso: Fecha del día en el que se realizó la
actualización
! Razón de Baja: La seleccionada en la Pantalla anterior
El Historial de estos Cambios se guardara en la Lista relacionada del Donante
correspondiente
CÓMO PAUSAR O REACTIVAR UN COMPROMISO
Para Pausar un Compromiso deberá:
1. Ingresar al Compromiso correspondiente
2. Hacer click en el Botón “Pausar Compromiso”
3. En la próxima pantalla hacer click en “Aceptar”
4. El Estado del Compromiso cambiará al valor “En Pausa” y se colocara la Fecha de
Pausa del Compromiso en la del día en la que se realice esta acción
Para Reactivar un Compromiso que estaba en Pausa deberá:
1. Ingresar al Compromiso correspondiente y colocar una Fecha de Reactivación del
Compromiso. Esa será la Fecha que figurara en el siguiente Registro de Cobro, que
se creara en el Mes indicado en dicha fecha.
Al colocar esa Fecha y Guardar los Cambios, se activará automáticamente la casilla
“Compromiso en Reactivación” y el Estado del Compromiso pará a “Activo”
Una vez creado el Registro de Cobro correspondiente y actualizado su Estado, se desactivara
automáticamente la casilla “Compromiso en Reactivación”, y el Compromiso volverá a
Generar los Registros de Cobro en función a su frecuencia habitual.
COMPROBAR QUE LA FECHA DE PRÓXIMA COBRANZA PASA DE SER LA
MISMA QUE LA FECHA DE REACTIVACIÓN, A ESA FECHA MÁS LA FRECUENCIA DEL
COMPROMISO
SI VUELVE A PAUSAR EL MISMO COMPROMISO, LA FECHA DE PAUSA DEL
COMPROMISO
SE
ACTUALIZARÁ,
Y
LA
FECHA
DE
REACTIVACIÓN
DEL
COMPROMISO SE BORRARÁ.
(Una forma de guardar este historial de pausas es activar el Historial de Campo
para estos Campos Fecha de Pausa, Fecha de Reactivación y Meses Pausados)
CÓMO CREARLE UNA NUEVA DONACIÓN A UN EX - DONANTE YA CARGADO
En el caso de que una persona que solía donar a la Organización quiera volver a realizar una
Donación - y ya tiene Compromisos anteriores-, en el nuevo Compromiso deberán figurar
los siguientes valores:
! Tipo de Compromiso: Renovación Compromiso
! Estado: Activo
! Compromiso Anterior: EN BLANCO
! Fecha para realizar primer cobranza: Es la Fecha a partir de la cual se generara el
Primer Registros de Cobro para dicha Donación
CÓMO EXPORTAR LOS DATOS PARA LAS PRESENTACIONES DE LAS TARJETAS
Podrá exportar los datos para realizar las Presentaciones a las tarjetas de crédito en un
formato de Excel. Con este paso a paso podrá exportar los cobros correspondientes al mes
en curso, de cada una de las tarjetas de crédito o medios de pagos que desee.
1. Ir a la pestaña de Informes
2. Escribir “Tarjetas” en el Buscador
3. Seleccionar la Carpeta “Informes de Presentación de Tarjetas”
4. Seleccionar el Informe deseado
5. Una vez dentro del Informe, hacer click en “Exportar Detalles”
6. En la Parte Inferior podrá ver en número de cobros a realizar de esa tarjeta el
presente Mes
7. Hacer click en Exportar y abrir el archivo en su computadora.6
CÓMO ACTUALIZAR EL ESTADO DE LOS REGISTROS DE COBRO
A través de la Generación automática de los REGISTROS DE COBRO, se podrá llevar un
seguimiento de los pagos de las donaciones. Además, permitirá realizar informes sobre los
Ingresos recibidos por la Organización.
Los REGISTROS DE COBRO, se crearán automáticamente a partir de la “Fecha para realizar
primer cobranza” o la “Fecha para realizar próxima cobranza”, y en
función de la
“Frecuencia” del COMPROMISO. El Estado de los mismos será predeterminado como
“Pendiente de Cobro”.
Para actualizar los Estados de los REGISTROS DE COBRO:
1. Ir a la Ficha “Registros de Cobro”
2. Seleccionar la vista “RC pendiente de Cobro Este Mes” o la que corresponda.
6
Los números de tarjeta de crédito solamente podrán ser exportados de forma desencriptada
o completa por los usuarios cuyo perfil tenga habilitada la lectura de “Ver datos cifrados”
3. Seleccionar todos los registros de cobro que actualizará.
4. Hacer doble click sobre el campo “Pendiente de Cobro” de cualquier registro.
5. Cambiar el Estado a “Cobrado” y en “Aplicar cambios” seleccionar “todos los
registro seleccionados”
La Vista deberá quedar vacía ya que el filtro que utiliza es la condición de “Pendiente de
cobro” del Campo Estado de los REGISTROS DE COBRO.
Campos del REGISTROS DE COBRO
! Estado*: Indica si se cobró o no la contribución al donante y sus valores son:
Cobrado, Pendiente de Cobro o No Cobrado
! Monto cobrado: Automáticamente se completa con el valor del monto esperado
cuando el Estado del REGISTRO DE COBRO pasa a Cobrado pero se podría modificar
si luego del cobro el monto varía.
! Razón de no Cobro: Indica la Razón por la que no se realizo el cobro al donante.
Este campo es obligatorio siempre que el Estado del Registro de cobro sea No
Cobrado.
! Detalle: Espacio para brindar más detalles de lo ocurrido en el proceso de cobro
No Cobrado: Si el Estado del RC es no cobrado se debe introducir una Razón de no cobro
CÓMO CATEGORIZAR A LOS DONANTES
El módulo permite agrupar a los Donantes cargados en el sistema en hasta 6 categorías
diferentes. Esta categorización se puede realizar en función de 2 criterios diferentes:
! El Total Donado a la Organización.
! El Monto del Compromiso vigente.
Para poder personalizar las categorías en cada organización:
1. Ir a Configuración > Compilación > Desarrollo> Configuración Personalizada >
Ranking del Donante
2. Hacer click en MANAGE
3. Haceer click en NUEVO - si la primera vez que se realiza esta acción- o en MODIFICAR
- si ya existe un “Ranking del Donante” previo y busca modificarlo.
4. Seleccionar dónde se mostratá el Ranking
5. Tildar la casilla indicando el Criterio por el cuál se categorizará a los Donantes:
a. Total Donado: Es el Monto Total acumulado que un Donante ha aportado a
la Organización históricamente.
b. Monto del Compromiso: Es el Monto del último Compromiso activo del
Donante.
6. Seleccionar el modo de Calcular los diferentes niveles del Ranking.
a. Calcular por Intervalos: Los 6 niveles se calcularán en función del número
introducido en el “Monto del Intervalo”. En caso de colocar 50, los niveles
serian:
0 – 50
50 – 100
100 – 150
150 – en adelante
b. Calcular por Niveles: se podrán ingresar manualmente los valores que
abarca cada nivel. Se podrán definir hasta 5 niveles, si desea utilizar menos
niveles deberá colocar un 0 en los niveles superiores.
Esta información será visible en la Ficha del Contacto, en el campo de Ranking del Donante,
en función de cuántas estrellas se coloreen.
6. SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DE LOS
DONANTES INDIVIDUALES
PANELES DE DONANTES Y DONACIONES
Mediante diferentes Paneles podrá acceder a información sobre Donantes y sus Donaciones
y cómo estas evolucionan.
Para contar con la Información completamente actualizada en los
diferentes Paneles, hacer click en el Botón ACTUALIZAR que se encuentra en la
parte superior del Panel correspondiente.
Automáticamente se actualizarán todos los Gráficos de ese Panel en función a
los datos que se hayan cargado o modificado en el sistema y junto al Botón se
mostrara la Fecha en la que se realizó la última actualización.
PANEL#1- INFORMACIÓN DE LOS DONANTES: Permite analizar las características
demográficas y cuantitativas de los Donantes.
PANEL#2- TIPOS DE COMPROMISO: Permite analizar las características de las Donaciones
de los Donantes según: Estado, Tipo, Frecuencia, Canal de Ingreso, etc.
PANEL#3- SEGUIMIENTOS DE CAMBIO DE COMPROMISO: Permite visualizar cómo qué
tipo de cambios se produjeron en las Donaciones durante el año en curso , y mes a mes.
Cambios por Frecuencia, así como las características de los Donantes que realizaron dichos
cambios por Edad, Sexo, Provincia y País.
PANEL#4- ESTADO DE LOS REGISTROS DE COBRO : Permite realizar un seguimiento del
Cobro de las Donaciones visualizando el Estado de los Registros de Cobro de las Donaciones
y las Razones de no Cobro
PANEL#5- SEGUIMIENTO DE INGRESOS: Permite realizar un seguimiento de los Ingresos
obtenidos a través de Donaciones.
PANEL#6- INGRESOS POR CARACTERÍSTICAS DE LOS DONANTES AÑO EN CURSO:
Permite realizar un seguimiento de los Ingresos de la organización en función a las
características de los Donantes.
FIJACIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBJETIVOS
PANEL#7 – OBJETIVOS DE RECAUDACIÓN: A través de un Panel también se podrán
establecer objetivos anuales en diferentes ámbitos de la recaudación en donantes
individuales, y realizar un seguimiento de su cumplimiento.
¿Cómo modificar los Objetivos de Recaudación?
1. Hacer click en el Botón MODIFICAR en la parte superior del Panel
2. Ingresar al Icono para modificar los atributos del Gráfico deseado.
3. Modificar los Valores:
a. Máximo: Son los objetivos a alcanzar
b. Mínimo: poner 0
c. Puntos de Interrupción: Situar metas intermedias a alcanzar. Por ejemplo
por cuatrimestres
4. Hacer click en ACEPTAR luego en GUARDAR y posteriormente GUARDAR Y
CERRAR
SEGUIMIENTO DE DONANTES DESTACADOS
PANEL#8 - DONANTES DESTACADOS: Desde este Panel se podrá realizar un análisis de los
Donantes más destacados del Organización. El Ranking podrá leerse por: Monto Total
Donado a la Organización, Monto de su Donación Actual, Antigüedad, Número de
Compromisos adquiridos con a la organización, y Número de Compromisos Activos.
PROYECCIÓN DE INGRESOS
PANEL#9 – PREVISIÓN DE INGRESOS: Podrá visualizar rápidamente los Ingresos
previstos por Donaciones Individuales que tienen un carácter mensual, bimensual,
trimestral, semestral y anual, para poder estimar el flujo de recursos entrantes a la
organización en los siguientes meses. Este Panel permite realizar proyecciones de
ingresos por Donaciones Individuales a su organización mes a mes a un año vista.
SEGUIMIENTO DE ALTAS Y BAJAS DE DONANTES
PANEL#10 – NÚMERO DE ALTAS Y BAJAS AÑO PASADO Y ESTE AÑO: En este Panel se
visualizan las altas y bajas de los últimos dos años.
PANEL#11 – SEGUIMIENTO IMPORTE ALTAS Y BAJAS DE DONANTES: Un Panel le permitirá
realizar un seguimiento de los ingresos por Altas y Bajas
PANEL#12– CARACTERÍSTICAS NUEVOS DONANTES ESTE AÑO Y POR MES, PANEL #13CARACTERÍSTICAS DONANTES DE BAJA ESTE AÑO Y POR MES: Diferentes Paneles le
permitirán ver las características de los Nuevos y de los Antiguos Donantes (Edad, Sexo,
¿Cómo nos conocieron?, Provincia y País)
7. GLOSARIO
Compromiso: Representa el compromiso de Donación asumido por una Persona (Donante).
Permite almacenar información relacionada a : Monto, Frecuencia, Forma de pago, etc. Este
objeto permite guardar el histórico de las Doanciones de una misma persona para conocer
cómo fue evolucionando su historia como donante de la organización.
Registro de Cobro: Representa a la donación propiamente dicha. Es el ingreso que percibe
la organización por cada Compromiso de Donación y el objeto que indica qué esta
pendiente de cobrar.
Informe: Un informe devuelve un conjunto de registros que cumple determinados criterios y
lo muestra en filas y columnas organizadas. Los datos de los informes se pueden filtrar,
agrupar y mostrar como un gráfico. Los informes se guardan en carpetas, que controlan el
acceso de los usuarios. Consulte Informe tabular, Informe de resumen e Informe matricial.
Lista de selección: Lista de selección de opciones disponibles para campos concretos en un
objeto de Salesforce, por ejemplo, el campo Sector para las cuentas. Los usuarios pueden
seleccionar un solo valor de una lista en lugar de introducir una entrada directamente en el
campo. Consulte también Lista de selección principal.
Lista de selección (selección múltiple): Lista de selección de opciones disponibles para
campos concretos en un objeto de Salesforce. Las listas de selección múltiple permiten a los
usuarios seleccionar uno o varios valores. Los usuarios pueden elegir un valor haciendo
doble clic en él o seleccionar valores adicionales de una lista de desplazamiento
manteniendo pulsada la tecla CTRL mientras hacen clic en un valor y utilizando el icono de
flecha para desplazarlos al cuadro seleccionado.
Miembro de la campaña: Cualquier candidato o contacto asociado a una campaña.
Objeto: Un objeto le permite guardar información en su organización de Salesforce. El
objeto es la definición global del tipo de información que está almacenando. Por ejemplo, el
objeto de caso le permite almacenar información sobre las consultas de los clientes. Para
cada objeto, su organización tendrá varios registros que almacenan la información sobre los
ejemplos específicos de ese tipo de datos. Por ejemplo, puede tener un registro de caso para
almacenar la información sobre la consulta de formación de José Pérez y otro registro de
caso para almacenar la información sobre el problema de configuración de María Gómez.
Panel: Un panel muestra datos de informes de origen como componentes visuales, que
pueden ser gráficos, indicadores, tablas o páginas de Visualforce. Los componentes
proporcionan una instantánea de mediciones clave e indicadores de rendimiento para su
organización. Cada panel puede tener hasta 20 componentes.
Registro: Una instancia simple de un objeto de Salesforce. Por ejemplo, “Sara Jerez” puede
ser el nombre de un registro de contacto.
Tipo de registro: Un tipo de registro es un campo disponible para ciertos registros que
pueden incluir algunos o todos los valores estándar y personalizados de la lista de selección
para ese registro. Puede asociar tipos de registro con perfiles para que sólo los valores de la
lista de selección estén disponibles para los usuarios con ese perfil.
Valores de lista de selección: Selecciones mostradas en listas desplegables para
determinados campos. Algunos valores están predefinidos mientras que otros valores los
puede cambiar o definir un administrador.
Ver más
8. CONTACTO
Todas las consultas sobre esta guía, podrán realizarse en la Comunidad Power of Us de la
Fundación Salesforce. Allí los esperamos en el grupo En español.
Es muy fácil unirse a esta Comunidad. ¡De hecho, ustedes como usuarios de Salesforce ya
son miembros! Sólo tienen que ingresar a powerofus.salesforcefoundation.org con el
mismo nombre de usuario y contraseña de Salesforce.
Aquí podrán obtener más información para saber cómo empezar a formar parte de la
Comunidad.
No contestaremos preguntas por email (a no ser que estemos trabajando actualmente en un
proyecto), ya que pensamos que de esta manera generamos comunidad compartiendo el
conocimiento y todos aprendamos en conjunto. Las experiencias de todos los usuarios son
bienvenidas, los invitamos a contestar dudas y compartir experiencias.
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