Manual de Entrevistas para Candidatos

Transcripción

Manual de Entrevistas para Candidatos
Manual de Entrevistas
para Candidatos
Introducción
El comité de Recursos Humanos de American
Chamber/Mexico, desarrolló este pequeño manual,
con el objetivo de ayudar a los candidatos que han
sido invitados a una entrevista, para que estén
mejor preparados, puedan realizar entrevistas
eficientes y efectivas, y les permita comunicar sus
habilidades en forma clara y concisa.
Objetivo
El objetivo de una entrevista, es poder intercambiar
información que les permita a las partes determinar
el “fit” potencial entre el candidato y la organización.
Para poder lograr este objetivo, es fundamental que
el candidato se prepare antes de asistir a una
entrevista. Deberá hacer una reflexión exhaustiva
y documentarse, para entender mejor a la
organización y sus necesidades específicas.
para Candidatos
Tipos de entrevistas y estilos de preguntas
El candidato debe de estar consciente de que existen diversos tipos de entrevistas
y diferentes estilos de preguntas; y debe prepararse según sea el caso. Los tipos
de entrevistas más frecuentes son las de carácter informativo, y las de selección.
Tipos de entrevistas
Informativas: Entrevistas sin un perfil específico
• Presentación:
El candidato busca presentarse a la organización
• Explorativas:
Entrevistas con el fin de conocer al candidato y tener su información
actualizada y disponible
Selección: Entrevistas que buscan un perfil específico
• Individual:
Una persona realiza la entrevista
• Secuencial:
Varias personas realizan las entrevistas, es importante tratar a todos
como si fueran quienes tomarán la decisión final
• Panel:
Pueden incluir de tres a diez personas, cada persona puede haber
sido asignada a buscar ciertas características específicas. Es importante,
al contestar las preguntas, voltear a ver a todas las personas presentes,
para involucrarlas
Estilos de preguntas
Tradicionales:
Preguntas abiertas de tipo general. Preguntas como: cuéntame sobre tu desempeño
profesional, ¿cuáles son tus fuerzas o debilidades?, ¿cómo te ves en cinco años?,
¿por qué saliste de tu anterior trabajo?
Comportamiento:
Preguntas que ayuden a describir, en detalle, ciertas habilidades, en base a
comportamiento y logros realizados, como: dame un ejemplo específico donde
lograste vender un concepto o idea novedosa. Cuéntame sobre alguna ocasión
en que tomaste la decisión equivocada.
para Candidatos
Agresivas:
El entrevistador habla rápido y en forma agresiva, puede preguntar algo como:
¿por qué te deberíamos contratar?, ¿con qué tipo de personas batallas en el
trabajo?, ¿qué es lo que menos te interesa de este trabajo?, ¿cómo manejas el
rechazo?
Casos:
Preguntas de un caso teórico, para ver cómo razonaría y reaccionaría el candidato,
como: una cadena de tiendas actualmente recibe inventario de producto en forma
descentralizada, cada tienda maneja de manera independiente a sus proveedores;
el Presidente de la organización está pensando si la cadena de tiendas se
beneficiaría de un almacén centralizado, ¿cuáles serían los factores críticos a
considerar para poder tomar la decisión?
Qué hacer antes de una entrevista - Preparación
Sin duda, lo mejor que puede hacer un candidato antes de tener una
entrevista de trabajo, es prepararse adecuadamente. Primero, conocerse
a sí mismo, segundo, realizar una investigación que le permita conocer
a la industria, empresa, y puesto en cuestión y, finalmente, hacer un
análisis que le ayude a identificar las áreas donde puede aportar valor
a la organización.
Conocerse a fondo a sí mismo
• Actualiza tu CV, evita errores de ortografía, de fechas, de redacción,
y describe:
a. Responsabilidades, logros y beneficios creados
b. Intereses, habilidades y objetivos
• Preparar lista de referencias profesionales
• Estar preparado para contestar:
a. Fortalezas personales y áreas de oportunidad
b. Actitud ante la adversidad
c. Valores y principios
• Tener una idea clara de hacia dónde quieres llegar, motivos para
un cambio.
• Poder explicar, brevemente, la trayectoria de tu vida profesional.
• En caso de que tengas una discapacidad, es importante describirla
en tu CV, y anotar las posibles necesidades, materiales o mecánicas,
para tu mejor desempeño.
para Candidatos
Conocer, en términos generales:
El entorno y la industria donde participa la empresa
• Tendencias macro, y mercados que son atendidos
• Principales competidores (sus estrategias macro)
• Dinámica competitiva
• Principales retos y áreas de oportunidad
A la empresa y su organización
• Preguntar si la empresa tiene el criterio y/o iniciativa para contratar
personal con discapacidad y si es así, si cuenta con instalaciones de
acceso universal
• Clientes, proveedores, productos y servicios que ofrece
• Información pública: Internet, periódico, página web
• Estrategia aparente, planes de crecimiento, fortalezas, posicionamiento
• Información de cultura empresarial, misión, visión, valores
El puesto y las necesidades específicas
• Perfil deseado, a quién le reporta el puesto
• Objetivos y retos a resolver, qué falla, identificar necesidades específicas
• Estructura organizacional, perfil de ejecutivos, estilo de liderazgo
• Si el candidato tiene alguna discapacidad, es importante identificar que
ésta no interfiera con los requerimientos y funciones específicas del puesto.
Hay tres preguntas que cada ejecutivo debe de estar preparado para
responder: ¿por qué te interesa esta industria?, ¿esta empresa?, ¿este
puesto?
Tener claro el valor que aportas y tu rol potencial dentro de la organización
• Analiza en qué forma empatan tus habilidades con las necesidades de
la organización
• Ve dispuesto para responder las preguntas típicas en forma concisa y
enfocada
• Prepara una serie de preguntas inteligentes, por si se presenta
la oportunidad, al final de la entrevista.
Es tan importante tener la información, como saber de qué manera
usarla. El candidato debe mostrar interés y conocimiento cuando
éste le sea solicitado, sin abusar, ni mostrar demasiado. Permitir
que la persona de la empresa lleve la entrevista y haga su labor
de investigación. En otras palabras, ir bien preparado y estar listo
para dar respuestas inteligentes y con conocimientos
para Candidatos
fundamentados. Las personas que contratan, buscan responder dos
preguntas: ¿podría el candidato realizar exitosamente las funciones del
puesto en cuestión? y ¿está el candidato interesado en el puesto?
Las respuestas que se den durante la entrevista, tanto en contenido,
como en forma, deben ser claramente contestadas en forma afirmativa.
Primera Imagen
Sin duda, la primera imagen que se genera de una persona, es la que perdura.
Es aquí donde se debe tener particular cuidado, los primeros dos minutos son los
más importantes, y es imperativo cuidar:
La puntualidad:
Nunca llegues tarde, ni más de 10 minutos antes
El buen vestir:
En cualquier contacto que tengas con la empresa (entrevista, exámenes médicos
o psicométricos, entrega de información adicional, tour a planta, etc.) procura ir
bien vestido, (no ropa sucia o rota, ni playeras, tenis, jeans, etc.)
La cordialidad y el profesionalismo:
Se debe respetar y atender profesionalmente a toda persona con la que se tiene
contacto, inclusive la recepcionista, o la persona de Seguridad
Pasos importantes a tomar en cuenta
en tu primera entrevista
Difícilmente uno se puede recuperar de una mala primera imagen. Ni la arrogancia,
ni la humildad excesiva, son cualidades en una entrevista. Es mejor errar en ir
vestido elegante y conservadoramente, (como ejemplo en hombres: camisa blanca
de manga larga, corbata color vino con patrón sencillo; traje oscuro, negro, azulmarino o gris; zapatos bien boleados y cinto de cuero, ambos del mismo color,
calcetines que combinen. Esta bien ir vestido casual, si el puesto en cuestión es
operativo, de planta, o de campo. Mujeres: zapatos cerrados, bien boleados, no
minifaldas, no escotes, ni tirantes, ni blusas cortas o transparentes; no exagerar
el maquillaje ni los accesorios, no usar colores llamativos).
Normalmente en una entrevista, el entrevistador habla el 20% del tiempo
y el entrevistado habla el 80%. La entrevista inicia con preguntas
generales y/o la revisión del CV, para romper el hielo. Posteriormente,
el entrevistador continuará con preguntas más específicas, para poder
identificar las habilidades e intereses particulares del ejecutivo.
para Candidatos
• Sé siempre cortés, pero no exageres
• Lleva copias extra de tu curriculum actualizado
• Contesta exactamente lo que se te pide
• No quieras “sobrevenderte”
• No quieras ser más listo y llevar tú la entrevista
• Nunca exageres, ni mientas en tus aptitudes
• Es importante antes de la entrevista, informar a la organización, si el candidato
tiene alguna discapacidad, para que ésta no sea “sorpresa” y, por lo tanto,
las pláticas se lleven a cabo de manera normal, sin generar, adicionalmente,
cargas emocionales para ambos, que puedan distorsionar el proceso
Cierre de entrevista y seguimiento
• Es aquí cuando debes hacer las preguntas sobre las dudas que tengas, o
agregar algún comentario
• Comunicar el interés o no, de continuar con el proceso
• Pregunta si es prudente comunicarte para conocer los pasos a seguir en el
proceso y cuándo es oportuno hacerlo
• Enviar una carta o e-mail de agradecimiento
para Candidatos
Qué hacer y qué no hacer
Resumen de los puntos ya comentados y algunas otras
recomendaciones a considerar
•
•
•
•
Preguntar si es apropiado llevar copias extras de tu CV
Dejar ver que estás preparado e hiciste tu labor de investigación
Agradecer que te hayan invitado al proceso
En caso de haber trabajado antes, tener disponible tu paquete
de compensación completo y desglosado, para cuando te lo
soliciten
• Preguntar por el nivel de responsabilidad y las expectativas que
se tienen en el corto plazo
• Los chistes pueden caer bien o mal, usarlos con criterio y reserva
• Dejar que el entrevistador “lleve” la entrevista
• Ser conciso en las respuestas, no “echar rollo” o ser repetitivo
• Ser íntegro y honesto, no mentir, no exagerar responsabilidades,
ni cualidades
• Hacer preguntas interesantes
• Comunicar tu intención: estás o no estás interesado
• No ser arrogante, o prepotente, o “muy listo”
• No preguntar por el nivel de compensación, sino hasta que la
empresa esté interesada seriamente en tí
• No discutir con el entrevistador, o demostrarle que él no sabe
• No ser demasiado humilde
• No ponerse nervioso, es sólo una entrevista
IMPORTANTE
toda la información que proporciones debe / puede
ser validada por terceros
para Candidatos
Manual de Entrevistas para los
Ejeutivos de las Empresas
Manual de Entrevistas para
Ejecutivos de las Empresas
Introducción
El comité de Recursos Humanos de American Chamber/Mexico, desarrolló
este pequeño manual, como parte de una iniciativa para enfrentar un problema
común de las áreas de Recursos Humanos de las empresas. Éste tiene el
objetivo de ayudar a los ejecutivos funcionales a realizar entrevistas más
eficientes y efectivas.
Objetivo
El objetivo de una entrevista, es poder intercambiar información que les permita
a las partes determinar el “fit” potencial de un candidato para desempeñar
funciones específicas en una organización. Para poder lograr este objetivo,
es fundamental que el ejecutivo de la empresa se prepare antes de la entrevista.
El entrevistador debe desarrollar el perfil deseado, que incluya una definición
clara de funciones y responsabilidades; al igual que las habilidades requeridas
y/o deseadas, en base a las necesidades específicas de la empresa. Es
importante considerar la visión estratégica del negocio, su posicionamiento en
el ciclo de vida, y alguna otra particularidad o cambio importante como: la
implementación de un nuevo sistema ERP, un cambio de Director General, una
sucesión familiar, una adquisición, o fusión de negocio. Así mismo, se debe
definir a las áreas de Recursos Humanos o Proveedores Externos, cuáles son
las principales prioridades y las habiliadades deseadas. Conviene comentar
que hay que tener un balance entre lo perfecto y lo práctico, muchas veces
nos aferramos a encontrar al candidato idóneo, cuando lo que requerimos es
a alguien que cumpla con el 90% de los atributos deseados.
para Ejecutivos de las Empresas
Tipos de entrevistas y estilos de preguntas
Los tipos de entrevistas más frecuentes son las de carácter informativo, y las de
selección. Dependiendo del tipo de entrevista deseada, el ejecutivo en la empresa
debe preparar el estilo de preguntas y coordinarse con las personas que tomarán
la decisión final.
Tipos de entrevistas
Informativas: Entrevistas sin un perfil específico
Presentación:
El ejecutivo busca presentarse a la organización
Explorativas:
Entrevistas con el fin de conocer al candidato y tener su información
actualizada y disponible
Selección: Entrevistas que buscan un perfil específico
Individual:
Una persona realiza la entrevista. Se sugiere preparar una guía de
entrevistas, con una serie de preguntas claves y los temas principales a
cuestionar
Secuencial:
Varias personas realizan las entrevistas. Es importante coordinarse para
no repetir preguntas y/o estilos. Sin embargo, si un atributo o habilidad es
crítica, debe ser validado por todos los entrevistadores. Conviene mezclar
diferentes estilos para que la empresa refleje las posibles interacciones
futuras
Panel:
Pueden incluir de tres a diez personas, cada persona en el panel debe
haber sido asignada a buscar ciertas características específicas. Es
importante coordinarse previamente y administrar el tiempo. Este tipo de
entrevista es más intimidante, por lo que se sugiere no usarla en las
primeras interacciones con el candidato
Estilos de preguntas
Tradicionales:
Preguntas abiertas de tipo general. Preguntas como: cuéntame sobre tu desempeño
profesional, ¿cuáles son tus fuerzas o debilidades?,¿cómo te ves en cinco años?
Comportamiento Pasado:
Preguntas que ayuden a describir en detalle ciertas habilidades, en base a
comportamiento y logros realizados, como: dame un ejemplo específico donde
lograste vender un concepto o idea novedosa. Cuéntame sobre alguna ocasión
en que tomaste la decisión equivocada. ¿Cuáles han sido tus principales logros?
Agresivas:
El entrevistador habla rápido y en forma agresiva, puede preguntar algo como:
¿por qué te deberíamos contratar?, ¿con qué tipo de gente tienes problemas en
el trabajo?, ¿qué es lo que menos te interesa de este puesto?,¿ cómo manejas
el rechazo?, ¿por qué te liquidaron?. Si en esta industria el porcentaje de margen
siempre ha sido del 25%, ¿por qué piensas que debería de ser el 18%?
Casos:
Preguntas de un caso teórico, para ver cómo razonaría y reaccionaría el candidato,
como: Una cadena de tiendas, actualmente recibe inventario de producto en forma
descentralizada, cada tienda maneja de manera independiente a sus proveedores,
el Presidente de la oganización está pensando si ésta se beneficiaría de un
almacén centralizado. ¿Cuáles serían los factores críticos a considerar para poder
tomar la decisión?
Qué hacer antes de una entrevista - Preparación
Sin duda, lo mejor que puede hacer un ejecutivo de una empresa antes de tener
una entrevista de trabajo, es prepararse adecuadamente. Primero, conocer
detalladamente los atributos más importantes que busca en el candidato a
entrevistar; segundo, realizar una evaluación de la cultura de su organización.
¿Qué tipo de ejecutivos han sido los más exitosos, cuáles son las características
que los distinguen?. ¿La organización fomenta el trabajo en equipo o se fomenta
la competencia?, ¿existe un perfil idealizado? El ejecutivo debe tener claro el
posicionamiento de la empresa en el mercado y lo atractivo de la Industria.
Una entrevista sirve para evaluar a un candidato, pero también para “vender” a
la empresa. Los mejores candidatos desean que se les ofrezca un reto, un potencial
a desarrollarse, por lo que buscan trabajar en una industria creciente, en la
empresa líder de su giro, y en un puesto clave para la organización; por lo tanto,
es muy importante que el ejecutivo siempre esté preparado para proporcionar al
candidato información, en términos generales, que enfatice estos puntos.
Información sobre el entorno y la industria donde participa la empresa
• Tendencias macro y mercados que son atendidos
• Principales competidores (sus estrategias macro)
• Dinámica competitiva
• Principales retos y áreas de oportunidad
Información sobre la empresa y su organización
• Clientes, proveedores, productos y servicios que ofrece
• Información pública : Internet, periódico, pagina web
• Estrategia, planes de crecimiento, fortalezas, posicionamiento
• Información de cultura empresarial, misión, visión, valores
Políticas de Responsabilidad Social: inclusión de personal con discapacidad, e
instalaciones con acceso universal
Información detallada del puesto y las necesidades específicas
• Funciones y responsabilidades específicas
• Perfil deseado, a quién le reporta el puesto
• Determinar la apertura para considerar candidatos con alguna discapacidad,
para dar
igualdad de oportunidad
• Objetivos y retos a resolver, qué falla, identificar necesidades específicas
• Estructura organizacional, perfil de ejecutivos, estilo de liderazgo
Es tan importante tener la información, como saber de qué manera usarla. El
ejecutivo debe explorar el interés y conocimiento del candidato, además debe ser
claro y explicar si el puesto demanda requisitos extraordinarios. El entrevistador
debe mantener el control de la entrevista, especialmente el manejo del tiempo.
Idealmente el 80% del tiempo debe dejar hablar al candidato. El ejecutivo que
entrevista, debe buscar responder dos preguntas: ¿está el candidato interesado
en el puesto?, ¿podría el candidato realizar exitosamente las funciones del puesto
en cuestión?
Primera Imagen
Sin duda la primera imagen que se genera de una persona es importante.
• La puntualidad:
5 minutos de variación es aceptable
• El buen vestir:
Es cortesía informarle al candidato la política de la empresa
(ropa formal o casual)
• La cordialidad y el profesionalismo:
Validar el trato del candidato con todas las personas con quien se
establezca comunicación
Sin embargo, en ocasiones, la primera imagen no refleja las capacidades del
candidato. Es importante no crear prejuicios y evaluar en forma exhaustiva a los
candidatos. Hay que darle la oportunidad al candidato de superar una primera
mala impresión.
Pasos importantes a tomar en cuenta
durante la entrevista
Como lo comentamos, y queremos enfatizar, en una entrevista el ejecutivo no
debe hablar más de 20% del tiempo. Después de algún comentario informal (para
romper el hielo) sobre el clima o alguna noticia relevante del día, se sugiere que
la entrevista inicie con una breve charla informal donde se describa: la industria,
la empresa (5 minutos máximo) y el puesto (con detalle de funciones y
responsabilidades). Esto permite al ejecutivo asegurarse que el candidato esté
interesado en el puesto en cuestión y así mismo, le da los lineamientos para que
el candidato prepare sus respuestas de acuerdo a las necesidades requeridas.
Si el candidato tiene alguna discapacidad, el ejecutivo deberá crear un ambiente
de confianza, para disipar cualquier carga emocional adicional. Se inicia la entrevista
del candidato con preguntas generales y/o la revisión del CV. Posteriormente, el
entrevistador continuará con preguntas más enfocadas, para poder identificar las
habilidades e intereses específicos del candidato.
• Se validan las funciones y responsabilidades, al igual que los logros obtenidos
• Se validan habilidades de comunicación
• Fortalezas, áreas de oportunidad, cómo se describe a sí mismo
• Cómo lo describen sus compañeros, estilo de trabajo preferido
• Identificar posibles conflictos potenciales
• Habilidades específicas
• Muy importante: identificar su actitud y motivación
• Validar principios, valores e integridad
• Si el candidato tiene alguna discapacidad, es importante identificar cómo la ha
afrontado y qué otras habilidades le ha permitido desarrollar, así como las
posibles necesidades, materiales o mecánicas, requeridas para el desempeño
de sus funciones
Cuando varios candidatos cumplen con el perfil deseado, normalmente los
ejecutivos se basan en los atributos, actitudes y valores, para seleccionar al
finalista. Es importante NO discriminar por alguna discapacidad, sexo, edad, físico,
afiliación política o religiosa; el ejecutivo deberá enfocarse, exclusivamente, en
las capacidades y/o habilidades requeridas.
Cierre de entrevista y seguimiento
• Es aquí cuando se debe dar la oportunidad al candidato de realizar preguntas
sobre las dudas que pueda tener, o agregar algún comentario
• Comunicar el interés o no, de continuar con el proceso
• Informar si es prudente comunicarte para conocer los pasos a seguir en el
proceso y cuándo es oportuno hacerlo
• Informar con quién se debe dirigir el candidato para comunicaciones futuras
Recomendaciones de conducta ética
y observaciones finales
• Preparar una guía de entrevistas con los puntos críticos a tratar
• Evaluar la capacidad de desempeñar las funciones específicas, sin
discriminar por raza, religión, edad, estado civil, sexo, salud, discapacidad
• Incluir en el perfil, la disponibilidad de contratar a candidatos con capacidades
diferentes, enfatizando sus habilidades
• Respetar y mantener en forma confidencial, la información que haya sido
proporcionada por el candidato
• Si un candidato no cumple con el perfil, es importante describir
específicamente los motivos, para poderlo discutir con terceras personas
en un futuro
• Evitar chistes ofensivos y/o bromas de mal gusto
• Comentarios como “No hubo química”, o “No me late”, no ayudan mucho
a los departamentos de RH para identificar a mejores candidatos
• Realizar un resumen / evaluación justo al terminar la entrevista
• Validar si el candidato “hizo su tarea” y si se preparó adecuadamente
• Es normal que un candidato este nervioso o ansioso, hay que romper el
hielo, crear “rapport” y fomentar la comunicación
• Es común que el candidato requiera orientación en lo que se refiere a la
cultura específica de la organización. Ej. Hay organizaciones donde se
habla de “usted” o “Sr.”, mientras que en otras, se utiliza el nombre personal,
aún con el Director General
• No debe haber errores de fecha, o incongruencias en el CV
• Finalmente, es importante visualizar al candidato desempeñando sus
funciones: ¿se integrará bien?, ¿qué habilidades requiere reforzar?, ¿cuál
es su potencial a largo plazo?
• Se recomienda que, en el momento adecuado, y previa autorización del
candidato, el ejecutivo realice llamadas para validar referencias con los
jefes anteriores, la pregunta más indicada sería: “¿si tuvieras la oportunidad,
lo volverías a contratar?”
• El silencio es una herramienta muy útil para “hacer hablar” al candidato
• Para poder evaluar en los mismos términos a varios candidatos, se debe
mantener el mismo estilo y tipo de preguntas.
IMPORTANTE
Es altamente recomendable el uso de una tabla
de evaluación comparativa ponderada.
División Monterrey
Agradece la participación de sus empresas participantes
MEXICO
GUADALAJARA
MONTERREY
Lucerna #78
Col. Juárez 06600 México DF
Tel. (5255) 5141-3888
01 800 711 0078
Fx. (52 55) 5703-2911 / 3908
[email protected]
Av. Moctezuma 422
Col. Jardines del Sol 45050
Zapopan, Jalisco
Tel. (5233) 3634-6606
Fx. (52 33) 3634-7374
[email protected]
Río Manzanares 434 Ote.
Col. del Valle 66220
Garza García, NL
Tel. (52 81) 8114-2000
Fx. (52 81) 8114-2100
[email protected]
www.amcham.com.mx

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