El Consejo Directivo de la Fundación Instituto de Estudios

Transcripción

El Consejo Directivo de la Fundación Instituto de Estudios Avanzados (IDEA), en
uso de la atribución que le confiere el artículo 17, numeral 5 de los Estatutos de
esta Fundación, en concordancia con los artículos 4 y 10 del Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública y Artículo 30 de la
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, dicta el presente
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS PARA LOS
PROCESOS DE CONTRATACIONES DE LA FUNDACIÓN INSTITUTO DE
ESTUDIOS AVANZADOS (IDEA)
Título Primero
Capítulo Primero
Disposiciones Fundamentales
Artículo 1. El presente Manual se realiza con el propósito de establecer Normas y
Procedimientos de control interno en los procesos de contrataciones de la
Fundación Instituto de Estudios Avanzados (IDEA) con el fin de lograr las mejores
condiciones de simplificación y transparencia de los procesos de contrataciones,
de conformidad con los principios consagrados en el artículo 2 del Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, para la adquisición de
bienes, prestación de servicios distintos a los laborales y profesionales y
ejecuciones de obras.
El presente Manual es un instrumento de consulta que debe ser revisado y
actualizado periódicamente por las Unidades Administrativas creadas para tales
fines.
Artículo 2. Alcance El contenido del presente Manual comprende a las siguientes
dependencias organizativas:
- Consejo Directivo.
- Presidencia.
- Comisión de Contrataciones.
- Dirección de Administración.
- Auditoria Interna.
- Consultoría Jurídica.
- Unidades, Áreas o Direcciones Solicitantes.
Artículo 3. Glosario de Términos. A los fines de realizar una adecuada
interpretación en los Términos establecidos en el presente Manual, estos tendrán
el significado que se expone:
Acto Único de Recepción y apertura de sobres contentivo: Mecanismo
mediante el cual la Comisión de Contrataciones, recibe la documentación básica
en sobre contentivo de la oferta y documentación legal, para dar inicio al proceso
de Contrataciones.
Acto Único de entrega de Sobres Separados: Mecanismo mediante el cual se
procede a recibir en, un sobre por Oferente, las manifestaciones de voluntad de
participar con los documentos necesarios para la calificación legal, y en sobres
separados la oferta, abriéndose sólo los sobres que contienen las manifestaciones
de voluntad para participar con los documentos para la calificación legal.
Calificación: Es el resultado del examen de la capacidad legal, técnica y
financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas de un
contrato.
Concurso Abierto: Es la modalidad de selección pública de contratistas o
proveedores de bienes y servicios en la que pueden participar personas naturales
y jurídicas nacionales y extranjeras, previo cumplimiento de los requisitos
establecidos en la Ley, su Reglamento y las condiciones particulares inherentes al
Pliego de Condiciones.
Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente: Es la modalidad de
selección pública de contratistas o proveedores de bienes y servicios cuyo llamado
a participar es publicado en un diario de circulación nacional, sin perjuicio de que
pueda ser publicado adicionalmente en medios internacionales y en el que pueden
participar personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras.
Concurso Cerrado: Es la modalidad de selección de contratistas o proveedores
de bienes y servicios en la que al menos cinco (5) participantes son invitados de
manera particular por el órgano o ente contratante a presentar ofertas, con base
en su capacidad técnica, financiera y legal.
Consulta de Precio: Es la modalidad de selección de contratistas o proveedores
de bienes y servicios en la que, de manera documentada, se consultan los precios
de las ofertas requeridas a por lo menos tres (3) proveedores de bienes,
ejecutores de obras o prestadores de servicios.
Contratista: Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra, suministra
bienes o presta un servicio no profesional ni laboral para la Fundación Instituto de
Estudios Avanzados (IDEA), en virtud de la ejecución de un contrato, sin que
medie relación de dependencia.
Contratación Directa: Es la modalidad excepcional de adjudicación que realiza el
órgano o ente contratante, la cual podrá realizarse de conformidad con la Ley y su
Reglamento.
Contrato: Es el instrumento jurídico consensual que regula la ejecución de una
obra, la prestación de un servicio o el suministro de bienes, incluidas las órdenes
de compra y órdenes de servicio.
Dependencia Contratante: Es aquella dependencia organizativa de la Fundación
responsable del proceso de contratación. A saber: Gerencia de Administración,
Gerencia de Infraestructura, Unidad de Compras y cualquier otra área técnica que
solicite la contratación.
M.N.P.: Son las siglas para la abreviación de Manual de Normas y
Procedimientos.
Otorgamiento de la Buena Pro: Resolución, mediante la cual, la Máxima
Autoridad o el nivel delegado, con base en el Informe de Recomendación de la
Comisión de Contrataciones decide la selección de un oferente calificado para el
suministro de bienes muebles, prestación de servicios no profesionales ni
laborales o la ejecución de una obra.
Oferente: Es la persona natural o jurídica que ha presentado una manifestación
de voluntad de participar o una oferta en alguno de los procesos de selección de
contratistas realizados por la Fundación Instituto de Estudios Avanzados (IDEA).
Oferta: Es aquella propuesta que comprende aspectos técnicos y financieros que
ha sido presentada por una persona natural o jurídica participante en un proceso
de selección de contratista, cumpliendo con los recaudos exigidos en el Pliego de
Condiciones para suministrar un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra.
Participante: Es cualquier persona natural o jurídica que haya adquirido pliegos
para participar en un Concurso Abierto o un Concurso Abierto Anunciado
Internacionalmente, o que sea invitado a presentar oferta en un Concurso Cerrado
o Consulta de Precios.
Pliego de Condiciones: Documento mediante el cual se establece las reglas
básicas, requisitos o especificaciones que rigen un determinado proceso de
selección de contratista o proveedor de bienes o servicios, el cual debe contener,
por lo menos, los extremos mencionados en el artículo 44 del Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de le Ley de Contrataciones Públicas.
Presupuesto Base: Es una estimación de costos con base en las
especificaciones técnicas para la ejecución de obras, la adquisición de bienes
muebles y la prestación de servicios.
U.T.: Son las siglas para la abreviación de “Unidad Tributaria”.
Capítulo II
Normas Generales
Artículo 4: La Fundación Instituto de Estudios Avanzados (IDEA), como fundación
auspiciada y creada por el estado venezolano, se encuentra obligada a cumplir lo
establecido en las disposiciones del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de
Contrataciones Públicas, por lo cual:
a) Las Contrataciones deberán estar sujetas a las modalidades de selección:
Concurso Abierto, Concurso Abierto Internacionalmente, Concurso Cerrado,
Consulta de Precios y Contratación Directa, a excepción de los supuestos
presentes en los artículos 4 y 5 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de
Contrataciones Públicas.
b) Declarada desierta las Contrataciones bajo la modalidad de Concurso Abierto,
puede procederse por Concurso Cerrado y si ésta última es declarada desierta, se
procederá con la modalidad de Consulta de Precio, considerando que se podrá
realizar una modalidad similar a la fallida reiniciando el proceso desde el inicio, de
conformidad con lo establecido con el artículo 90 del Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.
c) Se procederá a la modalidad de Contratación Directa independientemente del
monto de la contratación, siempre y cuando exista Acto Motivado que justifique la
misma, a excepción de lo que contempla el artículo 77 del Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas que deben ser aprobadas por la
máxima autoridad.
d) Las invitaciones para iniciar el proceso de Contratación en la modalidades de
Concurso Cerrado y Consulta de Precios, deberán estar debidamente firmadas y
selladas en señal de recibida por parte del oferente y del ofertante, las cuales
deberán reposar en el expediente de la contratación respectiva.
e) Los plazos de preparación de Manifestaciones de voluntad y ofertas varían
según el caso y deberán regirse bajo las modalidades y lapsos siguientes:
Concurso Abierto: seis (6) días hábiles para bienes y servicios, y nueve (9) días
hábiles para obras.
Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente: veinte (20) días hábiles.
Concurso Cerrado: cuatro días (4) días hábiles para bienes y servicios, y seis (6)
días hábiles para obras.
Consulta de Precios: tres (3) días hábiles para bienes y servicios, y cuatro (4)
días hábiles para obras.
f) Los plazos mencionados en el punto anterior, podrán ampliarse en atención a la
importancia, complejidad o características de la contratación, en cuyo caso se
tendrá que realizar mediante acto motivado aprobado por el Presidente o el
Consejo Directivo donde se detallen claramente las razones de la ampliación y los
nuevos plazos, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 del Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.
g) Las Compras y contrataciones se clasificarán de las siguientes maneras:
- Contrataciones para la adquisición de bienes muebles.
- Contrataciones para ejecución de obras y servicios comerciales.
h) Es responsabilidad de las Gerencias ó Áreas Solicitantes, verificar la
disponibilidad presupuestaria a través de la Gerencia de Administración antes de
solicitar el inicio de los procesos de contratación pública. La disponibilidad
presupuestaria debe ser mencionada en el punto de cuenta respectivo, así como
la indicación de la partida correspondiente.
k) Se deberá utilizar la respectiva requisición para la adquisición de bienes y
contrataciones de servicios.
m) Las autorizaciones y firmas del Acto Motivado para dar inicio de los Procesos
de contrataciones, deberán ser aprobadas por el Presidente de la Fundación, o en
sus efectos por el Consejo Directivo de la Fundación Instituto de Estudios
Avanzados (IDEA).
Artículo 5: Para la autorización de la adjudicación en los procesos de Consulta de
Precios para la ejecución de obras, adquisición de bienes y contratación de
servicios, deberá ser autorizado y aprobado bajo el siguiente esquema:
Consejo Directivo: Para contrataciones mayores o iguales a cinco mil unidades
tributarias (>= 5.000 U. T.) para la adquisición de Bienes y Servicios, y para
contrataciones mayores o iguales de veinte mil unidades tributarias (< = 20.000
U.T.) para la Ejecución de Obras, ó iguales a veinte mil unidades tributarias (>
20.000 U. T.).
Presidencia: Para contrataciones menores o iguales a cinco mil unidades
tributarias (< = 5.000 U. T.) para la adquisición de Bienes y Servicios, y para
contrataciones menores o iguales de veinte mil unidades tributarias (< = 20.000
U.T.) para la Ejecución de Obras.
Para todos los demás procesos, estos deberán ser aprobados por el Consejo
Directivo de la Fundación.
En todos los Procesos de Contrataciones, se dará prioridad a la contratación de
ofertas que sean presentadas por Entes, Empresas o Fundaciones del Estado, así
como a las Asociaciones Cooperativas que se encuentren debidamente inscritas
por ante la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP) y demás
organismos correspondientes.
Artículo 6: Los avisos de prensa de las Contrataciones deberán elaborarse y
gestionarse por la Secretaría de la Comisión de Contrataciones, quien será la
responsable de este proceso, ante la Gerencia de Administración, previa
aprobación de la Consultoría Jurídica del respectivo aviso.
Artículo 7: Las Dependencias Solicitantes, en el plazo de los veinte (20) días
hábiles siguientes a la finalización de un contrato, deberán realizar la evaluación
de desempeño del contratista y notificarlo a la Comisión de Contrataciones.
La Comisión de Contrataciones deberá remitir al Registro Nacional de Contratistas
la información sobre la actuación o desempeño del contratista, dentro de los
treinta (30) días hábiles siguientes a la notificación de los resultados en la
ejecución de los contratos de obras, adquisición de bienes o prestación de
servicios comerciales. La secretaría de la comisión velará por el cumplimiento de
este trámite.
Artículo 8: Se activará la Comisión de Contrataciones cada vez que se inicie un
procedimiento de contratación, ya sea para la ejecución de obras, adquisición de
bienes o prestación de servicios.
En los procesos de selección de contratistas y proveedores de bienes y
prestadores de servicios declarados desiertos, deberán cumplirse todas las
disposiciones que sobre la materia se encuentran establecidas en el artículo 90
del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.
Artículo 9: El Presidente de la Fundación podrá aprobar y firmar el acto motivado
de la de Declaratoria de Desierto, suspensión y terminación del Procedimiento de
Selección de Contratistas; así como podrá aprobar y firmar el acto motivado de la
conveniencia de iniciar un nuevo procedimiento declarado desierto, conforme a lo
establecido en los artículos 82, 83, 89 y 90 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de Ley de Contrataciones Públicas.
Artículo 10: En los procesos de selección de contratistas y proveedores de bienes
y servicios comerciales y profesionales, será potestad de Auditoría Interna o de la
Contraloría General de la República la designación de representantes como
observadores sin derecho a voto, según el artículo Nº 11 del Decreto con Rango,
Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.
Artículo 11: El beneficiario de la Adjudicación suscribirá un Contrato u Orden de
Compra o servicios, según sea el caso.
Artículo 12: Es responsabilidad de la Gerencia Administración certificar la
disponibilidad presupuestaria de manera diligente, para la solicitud de inicio de los
procesos de selección con la certeza de la existencia de recursos financieros
disponibles para la contratación proyectada.
Artículo 13: La Comisión de Contrataciones será responsable de asegurar las
condiciones y garantías establecidas en los pliegos de condiciones y en la oferta
beneficiaria de la adjudicación.
Artículo 14: La Secretaría de la Comisión de Contrataciones deberá conformar un
expediente único por cada contratación, el cual contendrá todos los documentos,
informes, opiniones y demás actos que se reciban en los procesos de contratación
pública, así como también deberá colocarlo a custodia de la dependencia, unidad
ó área contratante, por lo menos durante tres (3) años contados a partir de la
finalización del contrato.
Artículo 15: Será responsabilidad de la Consultoría Jurídica la elaboración del
contrato y recolección de firmas del beneficiario que obtuvo la adjudicación. Esto
no aplica en caso de que el contrato tenga forma de orden de Compra o Servicios,
en cuyo caso será responsabilidad de las Dependencias Contratante.
Artículo 16: Las invitaciones dirigidas a los integrantes de la Comisión de
Contrataciones deberán realizarse con al menos dos días de anterioridad a la
fecha de la convocatoria.
Artículo 17: La Comisión de Contrataciones acordará, de ser el caso, el precio de
venta del pliego de contrataciones, la secretaría de la comisión gestionará y
elaborará el acta a tales fines.
Artículo 18: Toda la documentación (cada página) que conforma el Pliego de
Condiciones definitivo deberá estar firmada y sellada por la Dependencia
Contratante.
Artículo 19: La solicitud de aclaratorias a los pliegos de condiciones deberá ser
formulada y respondida por escrito a cada participante con un resumen de la
aclaratoria formulada sin indicar su origen, con al menos un (1) día hábil de
anticipación a la fecha de presentación de la manifestación de voluntad u ofertas,
según el caso. (Artículo 47 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de
Contrataciones Públicas).
Artículo 20: Los Plazos de Aclaratoria deberán ajustarse según lo estipulado en el
Art. 48 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.
Artículo 21: Sólo se podrá iniciar cualquiera de las modalidades de selección de
contratista para ejecución de obras si existe el respectivo proyecto, salvo en los
casos previstos en el artículo 51 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de
Contrataciones Públicas).
Artículo 22: Las dependencias contratantes deberán evaluar el desempeño de los
contratistas y llevar un registro de sus actuaciones con la finalidad de garantizar
las obligaciones contraídas por las partes para dar cumplimiento con el Art. 35 del
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas. Se deberá
remitir al Registro Nacional de Contratistas las evaluaciones de desempeño de los
proveedores y finiquito de los contratos a fin de dar cumplimiento a los Art. 31 y
Art. 129 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones
Públicas. La secretaría de la Comisión de Contrataciones gestionará y velará por
el cumplimiento de estos trámites.
Artículo 23: Se constituirá el Registro de Proveedores de la Fundación a los
efectos de preseleccionar eficazmente a las empresas participantes en los
procesos de Contrataciones Públicas y a estos efectos cada seis (6) meses, por
medio de avisos publicados en la prensa nacional, se invitará a proveedores,
contratistas y prestadores de servicios a inscribirse en dicho registro. Este registro
se publicará en la página web de la Fundación.
Título II
Capítulo I
Normas Específicas
Artículo 24: La Comisión de Contrataciones estará conformada por cinco (5)
miembros principales con sus respectivos suplentes, cuatro (4) con carácter
permanente y uno (1) con carácter transitorio, así como también por un (a)
Secretario (a) con derecho a voz, más no a voto en los procesos de selección de
contratistas, y estará integrada de la siguiente manera:
ÁREA
CARÁCTER
Económica
Financiera
Permanente
Jurídica
Permanente
Administrativa
Permanente
Técnica
Permanente
Técnica
Solicitante
Transitorio
Secretario o
Secretaria
Principal
MIEMBROS PRINCIPALES Y SUPLENTES
El (la) Director (a) General de la Oficina de
Podrá asistir un representante de Auditoría
Interna en calidad de observador a cualquiera
de los procesos.
Consultoría Jurídica y como suplente el
funcionario (a) que éste (a) designe.
El (la) Vice-Presidente (a) de la Fundación y
como suplente el funcionario (a) que éste (a)
designe.
Infraestructura y como suplente el funcionario
(a) que éste (a) designe.
El (la) Director (a) General de la Oficina a la
cual corresponda el requerimiento de la
Contratación y como suplente el funcionario (a)
que éste (a) designe.
El Principal y suplente serán designados por el
(la) Director (a) General de la Oficina de
Administración.
Podrá asistir un representante de Auditoría Interna en calidad de observador a
cualquiera de los procesos.
La Comisión de Contrataciones deberá constituirse válidamente con la presencia
de no menos de la mitad más uno de sus miembros con derecho a voto.
Artículo 25: El Secretario (a) de la Comisión de Contrataciones, tendrá a su cargo
además de las atribuciones que le corresponden como Miembro de la Comisión de
Contrataciones, el ejercicio de las siguientes funciones:
1. Convocar a los miembros de la Comisión a las reuniones que se programen
para tratar los asuntos relacionados con los procedimientos de contratación a
efectuarse, así como coordinar y dirigir los actos públicos a que haya lugar.
2. Levantar el acta correspondiente a cada reunión que celebre la Comisión de
Contrataciones, y de los actos públicos de recepción y apertura de sobres de
manifestación de voluntad y ofertas respectivos.
3. Llevar el registro de las personas jurídicas que retiran pliegos de condiciones
generales en los procedimientos de selección de contratistas que se lleven a
efecto, y el control de asistencia a los actos públicos.
4. Llevar el registro, control y custodia de los expedientes de contrataciones
públicas de acuerdo a lo previsto en la normativa legal vigente, así como el control
de su archivo.
5. Tramitar las solicitudes de copia simple y certificada de los documentos que
integran los expedientes de contrataciones conforme a lo establecido en el
Decreto con Rango, Valor, y Fuerza de la Ley de Contrataciones Públicas.
6. Recibir la correspondencia externa e interna dirigida a la Comisión de
Contrataciones, por cualquier medio de comunicación, sea escrito o electrónico y
comunicarla a los Miembros de la Comisión.
7. Elaborar las notificaciones de los actos que se dicten en virtud de los
procedimientos llevados a cabo por la Comisión de Contrataciones.
8. Elaborar proyectos de pliegos de condiciones generales y cronogramas de
actividades por cada proceso de contratación y presentarlos a la Comisión de
Contrataciones.
9. Convocar al Órgano de Control Interno de la Fundación de Estudios Avanzados
(IDEA), a todos los procedimientos de selección de contratistas que se lleven a
efecto.
10. Guardar estricta reserva sobre la documentación presentada por los oferentes.
11. Recibir las solicitudes de aclaratorias realizadas por las empresas
participantes y responderlas por escrito.
12. Actualizar y/o modificar los pliegos de condiciones cuando se produzcan
aclaratorias o modificaciones.
13. Preparar los Actos de recepción y apertura de sobres.
14. Preparar las Actas originadas en los procesos de contrataciones.
15. Notificar por escrito los resultados de las calificaciones a cada uno de los
oferentes.
16. Invitar a los oferentes para el acto de apertura de sobres.
17. La Recepción de los sobres sellados contentivos de las manifestaciones de
voluntad de los participantes.
18. Convocar a la Comisión de Contrataciones con por lo menos cuarenta y ocho
horas de antelación para los actos de aclaratorias.
19. Elaboración y gestión de las notificaciones de la Buena Pro.
20. Formular el mapa procedimental de cada proceso de contrataciones con su
correspondiente cronología, el cual debe ser documento anexo al punto de cuenta
que solicite la autorización de apertura de cada proceso.
21. Solicitar, por lo menos mensualmente, el informe de avance técnico y
administrativo de la obra y distribuirlo a los miembros de la comisión.
22. Suministrar al Servicio Nacional de Contrataciones toda la información
requerida por este y establecida en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley
de Contrataciones Públicas.
23. Vigilar y mantener la ejecución del Cronograma de Contrataciones
24. Las demás que sean asignadas por este reglamento y la Comisión de
Contrataciones.
Artículo 26: Son atribuciones de la Comisión de Contrataciones:
a) Examinar la documentación requerida y las garantías exigidas.
b) Evaluar y recomendar mediante los correspondientes informes razonados los
aspectos legales, técnicos, económicos y financieros, así como la oferta que
resulte ganadora, según los criterios o mecanismos establecidos en los pliegos de
condiciones.
c) La Comisión de Contrataciones indicará el sitio, día y hora fijado y anunciará el
inicio del acto público de apertura de ofertas (en los casos que aplique).
d) La Comisión de Contrataciones podrá designar un equipo evaluador
interdisciplinario, a fin de que realice el análisis de las ofertas recibidas.
e) Sustanciar los procedimientos de contrataciones, es decir, efectuar todos los
actos relacionados con los procesos licitatorios tendentes a la selección de
contratistas de forma transparente y conforme las normas legales vigentes que
rigen la materia.
f) Emitir su recomendación, respecto a las ofertas con mejores condiciones de
calidad, servicio, tiempo de ejecución o entrega, garantías y precio que ofrezca el
licitador, es decir, de las propuestas más ventajosas o conveniente para los
intereses de la Institución.
g) Opinar sobre las dudas y controversias que surjan en la aplicación del Decreto
ley sobre la reforma de la ley de licitaciones y el reglamento de la misma.
h) Responder a las aclaratorias que se soliciten sobre el contenido de los pliegos
de condiciones.
i) Recibir las manifestaciones de voluntad y, en su caso, las ofertas presentadas
en acto público que al efecto se celebre.
j) Notificar a los oferentes de los resultados de calificación e invitar a quienes
resulten preseleccionados.
k) Notificar el rechazo de aquellas ofertas que tengan omisiones o desviaciones
sustanciales a lo exigido en los pliegos de licitación.
m) Señalar, de ser el caso, si según lo previsto en los pliegos, existieran ofertas
que merezcan la segunda y tercera opción.
n) Opinar sobre la conveniencia o no de iniciar otra licitación en aquellos casos en
los que el ente licitante haya declarado desierta la licitación.
Artículo 27: La Comisión examinará las ofertas, la experiencia, capacidad técnica
y económica de los proponentes y escogerá la que ofrezca mayores ventajas y la
recomendará al Presidente en caso de delegación o la máxima autoridad de la
Fundación mediante informe razonado que presentará dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes al vencimiento del plazo fijado para la recepción de las ofertas.
El cual expresará la primera opción para el otorgamiento de la buena pro y de
igual modo señalará, si fuere posible, otras dos que a su juicio merezcan la
segunda y tercera opción.
Artículo 28: La Comisión podrá recomendar a la Fundación que declare desierta
la contratación cuando:
1) Las ofertas resulten inadmisibles por no corresponder a las condiciones
generales o particulares de la contratación.
2) Todas las ofertas resulten inconvenientes.
3) De continuar el procedimiento podría causarse perjuicio a la Fundación y,
4) Las demás que establezcan la Ley, este reglamento y toda la normativa legal
aplicable.
Capítulo II
Obligaciones de los Integrantes de la Comisión
Artículo 29: Las obligaciones de los miembros de La Comisión son:
a) Exponer con veracidad, sus puntos de vista, propuestas o alternativas de
solución, emitiendo su voto en las resoluciones de la Comisión;
b) Analizar los casos y asuntos que se sometan a la Comisión apoyando su
análisis en documentos que los fundamenten;
c) Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias cuando para ello sean
convocados por la Secretaria de la Comisión;
d) Firmar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias que se celebren; y
salvar su voto según el caso de lo cual se dejara expresa constancia en el acta
respectiva.
e) Guardar la absoluta confidencialidad con relación a la documentación e
información presentada a la Comisión, así como, de los informes, opiniones,
deliberaciones que se realicen con ocasión de los procedimientos de licitación y
cualquier otro que así lo considere la Comisión.
f) Las demás que se estipulen en otras disposiciones legales aplicables, o las que
determinen el Pleno de la Comisión con estricto apego a la normativa legal
vigente.
Capítulo III
De las Actas de las Reuniones e Informes
Artículo 30: De toda reunión se dejara constancia a través del acta respectiva la
cual deberá contener:
a) Número y fecha de la Reunión.
b) Miembros asistentes.
c) Discusión de los puntos pendientes de reunión anterior.
d) Discusión de los puntos tratados conforme el orden del día.
e) Discusión de puntos varios.
f) Mención expresa si los asistentes son miembros principales o suplentes y
justificación en caso d ausencia del principal.
g) En caso de disentimiento de algún miembro se deberá dejar expresa constancia
de ello en el acta.
h) Conclusiones y recomendaciones
Artículo 31: Al finalizar la evaluación de las propuestas, la comisión deberá emitir
un Informe en el que haga constar los aspectos que se señalan a continuación.
1) Número del expediente.
2) Fecha de recepción de la solicitud en la Comisión.
3) Miembros asistentes.
4) La reseña de los actos del procedimiento.
5) Las razones técnicas, económicas y jurídicas por las cuales se aceptan o
desechan las propuestas presentadas por los licitantes.
6) Nombre de los licitantes cuyas propuestas fueron aceptadas por haber
cumplido con los requerimientos exigidos.
7) Nombre de los licitantes cuyas propuestas económicas hayan sido
desechadas como resultado del análisis cualitativo de las mismas.
8) La fecha y lugar de elaboración; y
9) Nombre, firma y cargo de los integrantes de la comisión encargados de
su elaboración y aprobación.
En tal sentido, el informe de la Comisión deberá ser especialmente detallado en
sus motivaciones, en cuanto a los aspectos legales, técnicos, económicos y
financieros y en particular en lo relativo a los motivos de descalificación o rechazo
de ofertas presentadas.
Capítulo IV
Del Participante, Oferente y Contratista
Artículo 32: Los participantes deberán presentar, junto con las ofertas, caución o
garantía suficiente por el monto fijado en el pliego de condiciones por la Comisión
de Contrataciones, a fin de asegurar la celebración del contrato en caso de
adjudicación del contrato.
Artículo 33: La caución o garantía será constante, salvo condiciones especiales o
particulares de la contratación, para lo cual la Comisión de Contrataciones podrá
fijar el monto de la caución que aplicará para cualquier proceso.
Las garantías antes referidas podrán otorgarse mediante fianzas bancarias o
empresas aseguradoras.
En el caso de la fianza, ésta deberá ser emitida por una institución bancaria o
compañía aseguradora inscrita en la Superintendencia de Bancos o en la de
Seguros, según sea el caso, lo cual deberá indicarse a los participantes en los
pliegos de condiciones.
Artículo 34: Los oferentes deberán mantener sus ofertas durante el tiempo
estimado para la ejecución del procedimiento, es decir, desde su inicio hasta la
firma del contrato, lapso que deberá ser estimado por la Unidad Contratante y la
Comisión de Contrataciones y ser plasmado en el pliego como vigencia obligatoria
de la correspondiente fianza.
Los oferentes que hubieren merecido la segunda y tercera opción tienen, en este
mismo orden, el derecho a que les sea otorgada la adjudicación, en caso de que el
participante adjudicatario no mantenga su oferta, se niegue a firmar el contrato, no
suministre la fianza de fiel cumplimiento o le sea anulada la adjudicación, por
haber suministrado información falsa.
Artículo 35: Se notificará a todos los oferentes del acto por el cual se ponga fin al
procedimiento mediante comunicación suscrita por los miembros de la Comisión
de Contrataciones. Igualmente, deberá notificarse a los oferentes que resulten
descalificados del acto por el cual se tome tal decisión.
Título II
Capítulo I
Modalidades de Contratación
De la modalidad de Concurso Abierto
Artículo 36. Se procederá por Concurso Abierto cuando:
a) La adquisición de bienes o contratación de servicios supere las veinte mil
unidades tributarias (20.000 UT).
b) La construcción de obras, cuando el contrato es por un monto superior a las
cincuenta mil unidades tributarias (50.000 UT).
Artículo 37: Se deberá realizar llamado a Concurso Abierto en por lo menos dos
diarios de mayor circulación nacional y durante dos días continuos y en la página
WEB de la Fundación Instituto de Estudios Avanzados (IDEA), esta publicación se
deberá realizar con por lo menos diez días hábiles de antelación y a tendiendo a lo
dispuesto en el numeral 1 del artículo 45 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza
de Ley de Contrataciones Públicas.
El ente contratante podrá hacer modificaciones a los pliegos de condiciones en un
lapso no mayor de dos (2) días hábiles de antelación a la fecha de presentación
de manifestación de voluntad u oferta, según sea el caso.
Artículo 38: La solicitud de aclaratorias a los pliegos será de al menos tres (3)
días hábiles.
Dicho plazo se deberá computar desde la fecha a partir de la cual los pliegos de
condiciones están disponibles para los interesados. (Artículo 48 del Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas).
Artículo 39: El Consejo Directivo dispone de tres (3) días hábiles siguientes a la
recepción del informe presentado por la Comisión de Contrataciones para otorgar
la adjudicación, declarar desierto o dar por terminado el procedimiento. El resto de
los lapsos se computarán de conformidad con lo dispuesto en el Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.
De la modalidad de Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente
Artículo 40. Se procederá por Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente,
cuando a juicio del Consejo Directivo, y en atención a la opinión de la Comisión de
Contrataciones, sea conveniente a los intereses de la Fundación acudir a este
procedimiento debido a las características de los bienes, obras o servicios a
contratar.
Artículo 41: Para el Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente aplica el
mismo procedimiento de Concurso Abierto, salvo el mecanismo descrito en el
numeral primero del artículo 56 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de
Contrataciones Públicas.
En esta modalidad deberá observarse el lapso establecido en el numeral segundo
del artículo 45 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones
Públicas.
De la modalidad de Concurso Cerrado
Artículo 42: Se procederá por Concurso Cerrado según el artículo 61 del Decreto
con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, cuando:
A) En el caso de la adquisición de bienes o contratación de servicios, si el contrato
a ser otorgado es por un precio estimado superior a cinco mil unidades tributarias
(5.000 UT) y hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT).
B) En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un
precio estimado superior veinte mil unidades tributarias (20.000 UT) y hasta
cincuenta mil unidades tributarias (50.000 UT).
Artículo 43: Para la validez de este acto deberá invitarse a presentar ofertas al
menos cinco (5) participantes previamente seleccionados por el ente contratante
de acuerdo con sus capacidades técnicas y financieras, mediante invitación
acompañada del pliego de condiciones, en el cual se indicará el lugar, día y hora
de los actos públicos de recepción y apertura de sobres que contengan las ofertas.
(Artículo Nº 63 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones
Públicas).
La selección a que se refiere este artículo la realizará el Presidente de la
Fundación en no menos de diez opciones, de ser posible, con las características
anteriormente señaladas.
Artículo 44: El plazo para la preparación de la manifestación de voluntad de
participar o de ofertar en este proceso de contratación no deberá ser inferior a
cuatro (4) días hábiles en el caso de tratarse de bienes y servicios o de seis (6)
días hábiles en el caso de tratarse de obras. Estos plazos serán contados a partir
de la fecha de disponibilidad de los pliegos. (Artículo 45 del Decreto con Rango y
Fuerza de Ley de Contratación Pública).
Debe procurarse realizar la totalidad de las invitaciones con lapso máximo de
setenta y dos (72) horas. Para los efectos del cómputo del tiempo disponible para
la formulación de las ofertas bajo esta modalidad se apreciará cada caso
individualmente.
Artículo 45: La Secretaría de la comisión informará a la misma de la relación de
empresas invitadas, indicando fecha y hora y el cronograma de cada proceso de
contratación.
Artículo 46: El Punto de cuenta que solicite la apertura de un proceso de
contratación bajo la modalidad de Concurso Cerrado, será acompañado de la
impresión que por vía Internet se obtenga del registro o estado del contratista,
proveedor ó prestador de servicio en la página del Registro Nacional de
Contratistas, conjuntamente con el cronograma del proceso de contratación. El
Presidente de la Fundación podrá aumentar el número mínimo de invitaciones a
empresas requeridas para tal proceso.
De la modalidad de Consulta de Precios
Artículo 47: Se procederá por Consulta de Precios, según el artículo 73 del
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones cuando:
a. En el caso de adquisición de bienes o contratación de servicios, si el contrato a
ser otorgado es por un precio estimado de hasta cinco mil unidades tributarias
(5.000 UT).
b. En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un
precio estimado de hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT).
c. En el caso de tratarse de un Plan Excepcional.
Para la Consulta de Precios deberán solicitarse al menos tres (3) ofertas; sin
embargo se podrá otorgar la adjudicación si hubiere recibido al menos una de
ellas, siempre que cumpla con las condiciones del requerimiento y sea
conveniente a los intereses del órgano o ente contratante.
Artículo 48: Para la Consulta de Precios, según el artículo 75 del Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas, la unidad contratante
será la responsable de la solicitud de ofertas, análisis y preparación del informe de
recomendación, para procedimientos cuyo monto estimado sea:
1. Para bienes y servicios, hasta dos mil quinientas unidades tributarias (2.500.
U.T).
2. Para ejecución de obras, hasta diez mil unidades tributarias (10.000 U.T).
La selección de las empresas a las cuales se le solicitaran las ofertas a que se
refiere este artículo, la realizará el Presidente de la Fundación, de ser posible, en
no menos de diez opciones.
Artículo 49: El plazo para la preparación de la oferta en este proceso de
contratación deberá ser de dos (2) días hábiles para bienes y servicios, y cuatro
(4) días hábiles para obras.
Estos plazos serán contados a partir de la fecha de disponibilidad de los pliegos,
debiendo procurarse realizar la totalidad de las invitaciones con lapso máximo de
setenta y dos (72) horas.
Artículo 50: Para los efectos del cómputo del tiempo disponible para la
formulación de las ofertas bajo esta modalidad se apreciará cada caso
individualmente.
La Secretaría de la comisión informará a la misma de la relación de empresas
invitadas, indicando fecha y hora y el cronograma de cada proceso de
contratación.
Artículo 51: El Punto de cuenta que solicite la apertura de un proceso de
contratación bajo la modalidad de Consulta de Precios, será acompañado de la
impresión que por vía Internet se obtenga del registro o estado del contratista,
proveedor ó prestador de servicio en la página del Registro Nacional de
Contratistas, conjuntamente con el cronograma del proceso de contratación. El
Presidente de la Fundación podrá aumentar el número mínimo de invitaciones a
empresas requeridas para tal proceso.
De la modalidad de Contratación Directa
Artículo 52: Se procederá excepcionalmente a la Contratación Directa, según el
artículo 76 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones
Públicas, independientemente del monto de la contratación, siempre y cuando el
Consejo Directivo de la Fundación Instituto de Estudios Avanzados (IDEA),
mediante acto motivado, justifique adecuadamente su procedencia como lo
estipula en sus numerales 6 y 11.
Artículo 53: Concurso
Internacionalmente
Título III
Capítulo I
Procedimientos
Abierto o Concurso
Abierto
Anunciado
Gerencia Solicitante.
1. Recibe de la Gerencia de Planificación y Presupuesto la Certificación de
Disponibilidad
Presupuestaria.
2. Prepara “Requisición” (Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios).
3. Prepara “Hoja de Ruta”.
4. Prepara punto de cuenta solicitando la apertura del proceso Concurso Abierto.
5. Prepara expediente anexando la documentación antes señalada.
Dependencia Contratante
6. Recibe el expediente y verifica los documentos anexos.
7. De estar la documentación completa, procede de la siguiente manera:
- Solicita firma al Secretario del Comité de Contrataciones para el Punto de
Cuenta.
- Remite expediente a Consultoría Jurídica, ir al punto 9.
8. En caso contrario devuelve a la Gerencia Solicitante para su corrección.
Consultoría Jurídica
10. De estar la documentación completa, remite al Consejo Directivo para la
aprobación del inicio del proceso de Contrataciones, ir al punto 12.
11. En caso contrario devuelve a la Dependencia Contratante para su corrección.
Consejo Directivo.
12. Recibe el expediente, Punto de Cuenta mediante el cual se autoriza el inicio
del Proceso de Concurso Abierto y devuelve el expediente a la Dependencia
Contratante.
Dependencia Contratante.
13. Recibe el expediente, con el Punto de Cuenta para dar inicio al Concurso
Abierto aprobado.
Comisión de Contrataciones.
14. Recibe expediente, con la aprobación del Punto de Cuenta para dar inicio del
proceso de selección de contratista.
15. Elabora el Pliego de Condiciones correspondiente, incluyendo en él todas las
especificaciones legales, técnicas y económicas del caso en físico (impreso) como
en formato electrónico (documento Word).
16. Establece el sitio, fecha y hora mencionados en el Aviso de prensa para la
realización del acto público de recepción y/o apertura de sobres.
17. Anuncia la apertura del Concurso Abierto, mediante aviso de prensa publicado
en un periódico de circulación nacional o internacional, según corresponda.
18. Concede los plazos consagrados en la ley para la preparación de
Manifestación de Voluntad y documentos para calificar, así como para las Ofertas
Económicas. Mientras transcurren estos plazos, restringe su actividad en el
proceso.
19. Recibe la solicitud de las aclaratorias de los pliegos de condiciones, las tramita
conjuntamente con la Dependencia Contratante y luego remite las respuestas por
escrito a los participantes.
20. Elabora el Acta de la Comisión de Contrataciones / Apertura del Acto Público,
suscrita por los miembros de la Comisión de Contrataciones y los interesados que
asistieron al Acto y la archiva en el Expediente.
21. Realiza el Acto de Apertura de sobres de manifestación de voluntad de
acuerdo con los mecanismos establecidos en el artículo 56 del Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones.
22. Levanta el Acta de la Comisión de Contrataciones / Apertura de Sobres, en la
cual se dejará constancia de lo actuado y la archiva en el Expediente del proceso.
23. Establece el tipo de acto
24. Si el sistema de precalificación de empresas, se verifica por actos separados
de entrega de manifestación de voluntad de participar y de entrega de ofertas,
procede de la siguiente manera: Recibe un único sobre cerrado y sellado por
empresa, contentivo de la manifestación de voluntad de participar en la
contratación, debidamente firmada por la persona facultada para representar al
oferente y los documentos necesarios para la calificación.
25. Si el sistema de precalificación de empresas se verifica por acto único con
apertura diferida de ofertas, procede de la siguiente manera:
Recibe dos (2) sobres; un (1) sobre cerrado y sellado por empresa, contentivo de
la manifestación de voluntad de participar en el concurso abierto debidamente
firmada por la persona facultada para representar al oferente y un (1) sobre
cerrado y sellado contentivo de la oferta económica (comercial).
Asimismo, prepara el formato Listado de Verificación Sobres Únicos y Matriz
de Verificación de Sobres Únicos y lo archiva en el expediente conjuntamente
con los sobres recibidos.
26. Designa un equipo evaluador interdisciplinario a los efectos de realizar el
análisis de las manifestaciones de voluntad y documentos de las ofertas
económicas recibidas y remite al Equipo Evaluador.
Equipo Evaluador Interdisciplinario.
27. Recibe manifestaciones de voluntad y documentos de acuerdo a lo exigido en
el pliego de contratación, realiza análisis y verifica, en función de lo cual
precalifica las ofertas o rechaza y remite a la Comisión de Contrataciones.
28. Recibe el análisis del equipo evaluador y posteriormente se reúnen en el sitio,
hora y fecha de la convocatoria.
29. Precalifica a las empresas que presentan las ofertas
30. Si el sistema de precalificación de empresas se verifica por actos separados
de entrega de manifestación de voluntad de participar y de entrega de ofertas: Una
vez efectuada la precalificación, prepara la Comunicación de Resultado de
Precalificación por actos separados, en original y copia, dirigida a cada uno de
los oferentes y se los remite. En dicha comunicación se notifican los resultados de
la precalificación, el lugar, día y hora de los actos públicos de recepción y apertura
de sobres que contengan las ofertas y garantías y archiva las copias de las
comunicaciones en el expediente.
31. Si el sistema de precalificación de empresas se verifica por acto único de
entrega de manifestación de voluntad de participar y de entrega de ofertas: Una
vez efectuada la precalificación, prepara Comunicación de Resultados de
Precalificación por Acto Único en original y copia, dirigida a cada uno de los
oferentes y se los remite. En dicha comunicación se notifican los resultados de la
precalificación, el lugar, día y hora de los actos públicos de apertura de sobres que
contengan las ofertas y garantías y archiva las copias de las comunicaciones en el
expediente.
32. En el caso de las ofertas que no precalificaron, prepara comunicación (ver
modelo anexo) en original y copia y los remite a las empresas participantes
descalificadas para que pasen a retirar sus correspondientes sobres contentivos
de ofertas económicas y archiva las copias en el expediente.
33. Levanta el acta de la Comisión / Precalificación de empresas y la archiva en el
expediente.
Empresas Participantes / precalificadas y no precalificadas.
34. Recibe las comunicaciones invitándoles al Acto Público de Recepción y
Apertura de Ofertas.
35. Las no preseleccionadas retiran los sobres cerrados y sellados de las ofertas
entregadas.
36. Se reúnen en el sitio, día y hora especificados en la notificación enviada a las
empresas precalificadas.
37. Si se aplica el sistema de precalificación por actos separados, recibe las
ofertas y garantías de todas las empresas participantes.
38. Si se aplica el sistema de precalificación por acto único, presenta los sobres
contentivos de las ofertas mantenidos en custodia cerrados y sellados.
39. Procede a la apertura de los sobres y da lectura a los elementos esenciales de
las ofertas, determina si las ofertas han sido debidamente firmadas y están
acompañadas de las garantías exigidas.
40. Levanta el Acta de la Apertura de Sobres de las Empresas Calificadas y la
archiva en el expediente.
41. Analiza las ofertas que ofrezcan mayor ventaja a la Fundación Instituto de
Estudios Avanzados (IDEA), y realiza su recomendación de adjudicación del
contrato a la empresa que resulte ganadora según los criterios y mecanismos
previstos en el pliego de Concurso Abierto. Para ello, prepara el Acta de
Adjudicación del Proceso de Contrataciones y Punto de Cuenta, dentro de los
quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de las ofertas.
42. En caso de ser declarado desierto el Concurso Abierto, prepara el Acta de
Declaración de Desierto del Proceso de Concurso Abierto y Punto de Cuenta con
informe razonado, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de
recepción de las ofertas.
43. Instruye a la Dependencia Contratante para que elabore la comunicación y
remite al Consejo Directivo de la Fundación Instituto de Estudios Avanzados
(IDEA) el Acta contentiva del informe razonado y el Punto de Cuenta mediante el
cual se propone la adjudicación del contrato.
44. Recibe el Acta contentiva del informe razonado y el Punto de Cuenta mediante
el cual se propone la adjudicación del contrato y por instrucciones recibidas
elabora la comunicación en original y copia informando la recomendación de la
Comisión de Contrataciones, debidamente firmada por los integrantes de la
Comisión y le anexa la documentación señalada en el punto 8. Remite el original
al Consejo Directivo de la Fundación de Estudios Avanzados (IDEA) y archiva
copia en el Expediente.
45. Eleva a la consideración del Consejo Directivo de la Fundación Instituto de
Estudios Avanzados (IDEA), la adjudicación del contrato a la empresa calificada o
la declaración de desierto del Concurso Abierto.
Consejo Directivo.
46. Recibe original de la comunicación con las recomendaciones. En
consecuencia, aprueba, desaprueba o hace observaciones. Tomada la decisión, la
remite a la Dependencia Contratante.
47. Recibe el informe de la adjudicación del contrato, aprobado o negado.
48. Si el contrato es adjudicado, prepara la Comunicación de Adjudicación en
original y copia indicando el nombre del adjudicatario y envía original a los
oferentes. Archiva copia recibida en el Expediente.
49. En caso que el adjudicatario notificado del resultado del procedimiento, no
mantenga la vigencia de su oferta, no firme el contrato, no suministre la fianza de
fiel cumplimiento o le sea anulada la adjudicación por haber suministrado
información falsa, prepara comunicación informando a los oferentes que quedaron
seleccionados con la segunda y tercera opción, que sus ofertas serán
consideradas.
50. En caso contrario, una vez declarado desierto el Proceso de Contratación
Abierta se procede de acuerdo con lo establecido en el artículo 90 del Decreto con
Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas. Se procederá a dar
inicio a un nuevo Concurso Abierto o en su defecto, a un Concurso Cerrado.
51. Prepara comunicación en original y copia solicitando la elaboración del
contrato, remite su original a la Consultaría Jurídica anexándole el Expediente y
archiva copia.
Consultoría Jurídica.
52. Recibe original de la comunicación con el expediente anexo y procede a la
elaboración del respectivo contrato.
53. Se comunica con la persona natural o jurídica adjudicataria para la
correspondiente suscripción del contrato.
54. Una vez suscrito el contrato, remite el expediente a la Dependencia
Contratante.
55. Recibe el expediente y procede a la elaboración de la Orden de Compra o
Servicio.
56. Mantiene y controla el expediente.
Artículo 54: Procedimiento Concurso Cerrado/Declarado Desierto un
Proceso de Concurso Abierto
Gerencia Solicitante.
1. La Gerencia Solicitante prepara Requisición y Punto de Cuenta, ejecuta el
Proceso de Concurso Cerrado con el acto motivado contentivo de la
correspondiente justificación y lo remite a la Dependencia Contratante.
2. Recibe Requisición y Punto de Cuenta.
3. De estar la documentación completa, procede de la siguiente manera:
a. Prepara Hoja de Ruta.
b. Extrae del expediente anterior (Proceso Concurso Abierto) la Certificación de
Disponibilidad Presupuestaria, manteniendo copia en el expediente anterior.
c. Solicita firma al Secretario del Comité de Contrataciones para el Punto de
Cuenta.
d. Prepara el nuevo Expediente con la documentación antes señalada y remite a
e. En caso contrario, devuelve a la Dependencia Solicitante para su corrección.
Consultoría Jurídica
6. De estar la documentación completa, remite a Consejo Directivo para la
aprobación del inicio del proceso de Contrataciones. En caso contrario devuelve a
la Dependencia Contratante para su corrección.
Consejo Directivo.
7. Recibe el Expediente, aprueba el Punto de Cuenta para dar inicio al Proceso de
Concurso Cerrado y devuelve a la Dependencia Contratante.
8. Recibe el Expediente y el Punto de Cuenta aprobado para dar inicio al Proceso
de Concurso Cerrado y lo remite a la Comisión de Contrataciones.
9. Recibe el Expediente con el Punto de Cuenta para dar inicio al Concurso
Cerrado.
10. Selecciona a los oferentes calificados del Proceso de Concurso abierto
anterior, recomendando al menos cinco (5) empresas que hayan sido calificadas,
de conformidad con lo dispuesto en el artículo 63 en concordancia con el artículo
90, ambos del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones
Públicas.
11. Prepara invitaciones en original y copia, indicando el lugar, fecha y hora en
que se realizarán los Actos públicos de recepción de Ofertas y Apertura de los
sobres que contengan las ofertas.
12. En su defecto, seleccionará a los mismos oferentes calificados y los invitará
mediante comunicación enviada por fax con acuse de recibo, informando el lugar,
fecha y hora en que se realizarán los Actos públicos de recepción de Ofertas y
Apertura de los sobres que contengan las ofertas.
13. Elabora Pliego de Condiciones con todas las especificaciones legales, técnicas
y económicas, colocándolas a disposición de los invitados a participar tanto en
físico (material impreso) como en sistema electrónico (formatos Excel o Word, por
ejemplo).
14. Recibe las solicitudes de aclaratorias acerca del contenido de los pliegos de
condiciones y luego remite las respuestas por escrito (Ver modelo anexo) a los
participantes.
15. Elabora el Acta de la Comisión de Contrataciones / Apertura del Acto Público,
suscrita por los miembros de la Comisión de Contrataciones y los interesados que
asistieron al Acto y la archiva en el expediente.
16. Realiza el Acto de Apertura de sobres de manifestación de voluntad, de
conformidad con lo establecido en el artículo 54 del Decreto con Rango, Valor y
Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.
17. Levanta el Acta de la Comisión de Contrataciones / Apertura de Sobres, de lo
actuado y la archiva en el Expediente.
18. Determina el tipo de acto a realizarse.
19. Acto Único de Recepción con Apertura Diferida: Recibe en acto público dos (2)
sobres por oferente, uno con la documentación técnica (oferta técnica) y el otro
sobre con la oferta económica (comercial), abriéndose posteriormente en acto
público solamente el sobre que contiene la documentación técnica (oferta técnica)
de cada oferente.
20 Acto Único: Recibe en Acto público por cada oferente invitado un (1) sobre
contentivo de la oferta técnica y económica (comercial). Concluido el Acto público
de Recepción de los sobres, inmediatamente se procederá a la apertura de los
sobres consignados.
21. Analiza las ofertas y determina la que ofrezca mayores ventajas a la
Fundación Instituto de Estudios Avanzados (IDEA).
22. Realiza su recomendación de adjudicación del contrato a la empresa que
resulte ganadora según los criterios y mecanismos previstos en el Pliego de
Condiciones. Para ello prepara el Acta de Adjudicación del Concurso Cerrado y el
correspondiente Punto de Cuenta, dentro de los quince (15) días hábiles
siguientes a la fecha de recepción de las ofertas.
23. En el caso de las ofertas que no calificaron, prepara comunicación en original y
copia y los remite a las empresas participantes para que pasen a retirar sus
correspondientes sobres y ofertas económicas y archiva sus copias recibidas en el
expediente.
24. Levanta el Acta de la Comisión de Contrataciones respectiva y la archiva en el
Expediente.
25. En caso de ser declarado desierto el Concurso Cerrado, prepara el Acta de
Declaración de Desierto para el Concurso Cerrado y el respectivo Punto de
Cuenta con informe razonado, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a
la fecha de recepción de las ofertas.
26. Instruye a la Dependencia Contratante para que elabore la comunicación
mediante la cual informa la recomendación de la Comisión de Contrataciones y
remite el Acta contentiva del Informe razonado y el Punto de Cuenta que
recomienda al Consejo Directivo de la Fundación, la declaratoria de desierto.
27. Recibe el Acta contentiva del informe razonado y el Punto de Cuenta
señalados en el ítem anterior y acatando la instrucción recibida, elabora la
comunicación mediante la cual informa la recomendación de la Comisión de
Contrataciones, debidamente firmada por los integrantes de la Comisión.
A dicha comunicación anexa la documentación señalada en el punto 8. Remite el
original al Consejo Directivo y archiva su copia recibida en el Expediente.
28. Dependiendo del monto de la contratación, eleva a la consideración del
Presidente de la Fundación Instituto de Estudios Avanzados (IDEA), la
recomendación de la Comisión de Contrataciones, ya sea para la adjudicación del
contrato a la empresa seleccionada o para declarar desierto el Concurso Cerrado.
Presidencia.
29. Recibe el original de la comunicación con las recomendaciones de la Comisión
de Contrataciones. En consecuencia y dependiendo del monto de la contratación,
aprueba, desaprueba o hace observaciones. Tomada la decisión, la remite a la
30. Recibe el Punto de Cuenta de la adjudicación, aprobado o negado.
31. Si el contrato es adjudicado, prepara notificación de adjudicación en original y
copia indicando el nombre del adjudicatario y envía original a los oferentes.
Archiva la copia recibida en el Expediente.
32. En caso de que el adjudicatario no mantenga la oferta, no firme el contrato, no
suministre la fianza de fiel cumplimiento o le sea anulada la buena pro por haber
suministrado información falsa, prepara comunicación mediante la cual informa a
los oferentes que quedaron seleccionados con la segunda y tercera opción, que
sus ofertas serán consideradas.
33. De ser declarado desierto el Concurso Cerrado, se procede de conformidad
con lo establecido en el artículo 90 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley
de Contrataciones Públicas. Se iniciará un nuevo Concurso Cerrado o en su
defecto una Consulta de Precios.
34. Aprobada la adjudicación, prepara comunicación mediante la cual solicita la
elaboración del contrato, en original y copia, a la cual anexa el expediente y remite
el original a la Consultoría Jurídica. Archiva copia recibida en el expediente.
35. Recibe la comunicación con el expediente y procede a la elaboración del
contrato.
36. Se comunica con el adjudicatario para la suscripción del contrato.
37. Una vez suscrito el contrato, remite el expediente a la Dependencia
Contratante.
38. Recibe el expediente y procede a la elaboración de la Orden de Compra o
Servicio.
39. Mantiene y controla el expediente
Artículo 55: Consulta de Precios/Declarado Desierto un Proceso de
Concurso Cerrado
1. Prepara Punto de Cuenta que autoriza el inicio de la Consulta de Precios y
remite al Consejo Directivo.
2. Recibe el citado Punto de Cuenta, lo aprueba o desaprueba y posteriormente lo
remite a la Dependencia Contratante para dar continuidad al proceso.
3. Recibe el Punto de Cuenta aprobado o rechazado y procede de la siguiente
manera:
a. No está aprobado reinicia el proceso, en caso contrario de estar aprobado, se
inicia el proceso de Consulta de Precio, para ello desarchiva del expediente del
anterior proceso de Concurso Cerrado los documentos requeridos para dicha
adquisición:
b. Las especificaciones técnicas de la contratación.
d. Acto Motivado para iniciar la Consulta de Precios correspondiente.
e. Condiciones particulares a exigir en el Pliego de ser el caso.
f. Disponibilidad Presupuestaria.
4. Procede a solicitar ofertas (por lo menos tres 3) mediante comunicación escrita
a los Oferentes del proceso de Concurso Cerrado declarado desierto
anteriormente.
5. Remite las comunicaciones a los Oferentes con acuse de recibo.
6. Recibe y analiza las ofertas presentadas por los oferentes.
7. Prepara el informe de recomendación y el correspondiente Punto de Cuenta de
adjudicación y lo eleva a la consideración del Consejo Directivo.
Artículo 56: Procedimiento Contratación Directa
Dependencia Solicitante
1. Recibe Comprobante de Disponibilidad Presupuestaria y realiza la Requisición
de bienes, servicios u obras, según el caso, y la remite a la Dependencia
Contratante.
2. Recibe la Requisición y verifica disponibilidad presupuestaria.
3. Prepara el respectivo Punto de Cuenta con acto motivado a fin de solicitar el
inicio del Proceso de Contratación Directa si la contratación se encuentra
enmarcada dentro de uno de los supuestos de hecho previstos en el Art.76 del
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.
De poder subsumirse la contratación dentro de uno de los supuestos de hecho
previstos en el artículo 77 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de
Contrataciones Públicas, se requerirá previamente a todo lo anterior, la aprobación
de la Máxima Autoridad del Ministerio competente o de adscripción del ente
contratante.
4. Solicita no menos de tres (3) cotizaciones de empresas para participar en la
Contratación Directa, excepto que la contratación se encuentre enmarcada dentro
de uno de los supuestos de hecho previstos en los numerales 2 y 3 del Art. 76 del
Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Públicas.
5. Analiza las ofertas y selecciona la que ofrezca mayores beneficios técnicos y
económicos a la Fundación Instituto de Estudios Avanzados (IDEA).
6. Prepara el Expediente contentivo del Proceso de Contratación Directa con la
documentación de la Requisición y el Punto de Cuenta con acto motivado.
7. En el caso de las ofertas que sean rechazadas, prepara comunicación en
original y, remite el original a las empresas cotizantes y archiva copia recibida en
el expediente.
8. Elabora el respectivo Punto de Cuenta y solicita firma al Secretario del Comité
de Contrataciones.
9. Eleva a la consideración del Consejo Directivo, la adjudicación del contrato a la
empresa seleccionada.
Consejo Directivo
10. Recibe el original de la comunicación con las recomendaciones y el Punto de
Cuenta mediante el cual se propone la adjudicación del contrato y lo aprueba,
desaprueba o hace observaciones. Tomada la decisión, lo remite a la
11. Recibe el Punto de Cuenta mediante el cual se adjudica el contrato, aprobado
o negado.
12. Si el Punto de Cuenta es aprobado y el contrato es adjudicado, prepara la
Comunicación de Calificación en original y copia, indicando el nombre del
adjudicatario y envía original a todos los oferentes. Archiva copias recibidas en el
expediente.
Capítulo II
De las Sanciones
Artículo 57: Las faltas cometidas por los miembros o personas que intervengan
en cualquier etapa del procedimiento de licitación, darán lugar a la aplicación de
las medidas disciplinarias que correspondan sin perjuicio de las acciones para
determinar su responsabilidad administrativa, civil y penal.
Artículo 58. A los fines del presente Reglamento se entienden por faltas absolutas
y faltas temporales de cualquiera de los miembros de la Comisión las que a
continuación se señalan:
Faltas Absolutas:
• La muerte o incapacidad absoluta y permanente.
• La destitución o despido.
• El retiro, renuncia o jubilación
Faltas Temporales:
• El disfrute del periodo (s) vacacional (es)
• El disfrute de permisos o licencias cuya duración excede de dos (2) meses.
Artículo 59: En todo lo no previsto en el presente Reglamento, se aplicará lo
dispuesto en el Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, su
Reglamento y Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.
Artículo 60: Base legal o administrativa:
Para proceder a la elaboración del presente Reglamento se tomaron las bases
legales siguientes:
1. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial N° 5.453
del 24 de Marzo del 2.000
2. Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Publicas
publicada en Gaceta Oficial Nº 38.895 de fecha 25 de Marzo del 2.008
3. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N°
37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.
4. Ley de Reforma de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 38.661 de
fecha 11 de abril de 2007.
5. Ley Contra la Corrupción, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela N° 5.637 (Extraordinaria) de fecha 07 de abril del 2003.
6. Decreto Nº 4.998, Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N°
38.567 de fecha 20 de noviembre de 2006 contentivo de las medidas temporales
para la promoción y desarrollo de la pequeña y mediana industria, cooperativas y
otras formas asociativas, productoras de bienes, prestadoras de servicios y
ejecutoras de obras, ubicadas en el país.
7. Reglamento sobre la organización de control interno de la Administración
Pública Nacional, publicado en Gaceta Oficial Nº 37.783 de Septiembre de 2003.
8. Ley sobre simplificación de trámites administrativos, publicada en Gaceta Oficial
Nº 36.845 del 07 de Diciembre de 1.999.
Disposiciones Derogatorias
El presente Reglamento deroga el Reglamento de la Comisión de Licitaciones
Permanente de la Fundación Instituto de estudios Avanzados (IDEA) aprobado en
la reunión de Consejo Directivo Nº 04-005 de fecha 27 de julio de 2005
Disposiciones Finales
El presente Reglamento entrará en vigencia una vez sea aprobada por el Consejo
Directivo de la Fundación Instituto de Estudios Avanzados (IDEA).

El Consejo Directivo de la Fundación Instituto de Estudios

Transcripción

Documentos relacionados

CONVOCATORIA

Disposición Nº 652