DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PATRIMONIAL
BITÁCORA
De conformidad con lo dispuesto por la Ley General de Contabilidad
Gubernamental, con el propósito de transparentar el gasto público y justificar las
erogaciones presupuestales, se ha implementado el uso de bitácoras en la
medición del consumo de combustible de los vehículos oficiales del Poder Judicial
del Estado, documento que debe ser llenado en su totalidad y entregarlo
mensualmente a la Oficina de Control Patrimonial para su análisis, que permitirá
hacer valoraciones diversas en el consumo de combustible que impactarán en el
monto de las asignaciones futuras. Dicho llenado se hace por todos los usuarios en cada
ocasión que el vehículo se traslade asentando los datos que correspondientes en la bitácora.
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE VEHÍCULO
Documento previsto por el artículo 49 del Reglamento para la Administración, Uso, Resguardo,
Conservación, Baja y Destino Final de Bienes del Poder Judicial del Estado de Colima, necesario
para acreditar la transferencia de los vehículos del Poder Judicial a una persona diversa a su
resguardante. En dicho documento deberán asentarse la descripción del vehículo y el nombre,
cargo y adscripción del usuario, así como los datos relativos a la fecha y hora en que se hace la
transferencia y la fecha y hora en que se entrega el vehículo, con la finalidad de determinar con
precisión el usuario responsable en caso de algún daño, deterioro o pérdida. En supuesto de que la
transferencia sea por más de 30 días se informará a la Oficina de Control Patrimonial para que sea
formulado el nuevo resguardo.
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES
Documento previsto por el artículo 43 del Reglamento para la Administración, Uso, Resguardo,
Conservación, Baja y Destino Final de Bienes del Poder Judicial del Estado de Colima, necesario
para acreditar la transferencia de los bienes muebles del Poder Judicial a una persona diversa a su
resguardante. En dicho documento deberán asentarse la descripción del bien y el nombre, cargo y
adscripción del usuario, así como los datos relativos a la fecha y hora en que se hace la
transferencia y la fecha y hora en que se entrega el bien, con la finalidad de determinar con
precisión el usuario responsable en caso de algún daño, deterioro o pérdida. En caso de que la
transferencia sea por más de 30 días se informará a la Oficina de Control Patrimonial para que sea
formulado el nuevo resguardo.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PATRIMONIAL
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES
En términos de lo dispuesto por los artículos 3, 68 y 69 del Reglamento para la Administración,
Uso, Resguardo, Conservación, Baja y Destino Final de Bienes del Poder Judicial del Estado de
Colima la baja de bienes muebles consiste en un proceso mediante el cual un bien inventariado
deja de tener utilidad para el funcionario al cual fue asignado, para el efecto el usuario realiza una
solicitud de baja del bien dirigida a la Oficina de Control Patrimonial, que verificará las condiciones
en las que se entrega el bien y el uso que se le dio al mismo para calificar la procedencia de la baja
con o sin responsabilidad para el usuario; o bien la baja por causa de robo o extravío. Para
posteriormente proceder a registrar en el Sistema de Control Patrimonial (SICOP) del Poder
Judicial del Estado de Colima, todo cambio de asignación, ubicación o desincorporación de
los bienes. De esta manera se interrumpen las obligaciones y concluye la responsabilidad
del usuario.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE BAJA
Responsable
Secuencia de fases/Descripción de actividades
USUARIO
1. Llena formato de solicitud de baja y
lo remite a la Oficina de Control
Patrimonial.
2. Remite el bien al Almacen General
con copia de la solicitud de baja o
bien solicita apoyo a la Oficina de
Control Patrimonial para su remisión.
3.
USUARIO
2.- BAJA POR ROBO,
DESTRUCCIÓN DEL BIEN.
EXTRAVÍO
O
2.1. El usuario debe dar aviso inmediato al
titular de la Unidad de Apoyo sobre el robo,
extravío o destrucción del bien.
2.2. No obstante lo anterior, el usuario debe
solicitar la baja a la Oficina de Control
Patrimonial.
2.3. La Oficina de Control debe informar al
Titular de la Unidad sobre el robo, extravío o
destrucción del bien.
2.4. Es obligación del usuario presentar
denuncia ante la Autoridad competente en caso
de robo.
2.5. El Usuario al requerir la baja por robo,
acompañará la solicitud con la original o copia
de la denuncia. Entregará ambos en la Oficina
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PATRIMONIAL
de Control Patrimonial.
4.- RECIBE Y REVISA LA SOLICITUD DE
BAJA
OFICINA
DE
CONTROL
PATRIMONIAL
4.1. Recibe
solicitud de baja, además de
original o copia de la denuncia o dictamen, si es
el caso.
4.2. La solicitud de baja procederá sólo si está
debidamente llenada, si el bien cuenta con
número de inventario y se encuentre el bien en
el Almacen General, autorizando para el efecto
la Solicitud la Titular de la Oficina de Control
Patrimonial,
y procediendo a efectuar los
asientos correspondientes en el Sistema de
Control Patrimonial (SICOP).
Posteriormente clasificará el bien de acuerdo al
estado que presenta, para efectos de
reasignación o desincorporación.
4.3. Si derivado de la solicitud de baja se
determina que el mal estado del bien se debe al
uso irresponsable del usuario, la Oficina de
Control Patrimonial reportará de manera
inmediata los hechos a la Unidad de Apoyo,
procediendo en términos de la Ley y
normatividad
aplicable,
iniciando
el
Procedimiento de Responsabilidad.
A petición del usuario la Oficina de Control
Patrimonial podrá expedir carta de liberación de
responsabilidad respecto del bien cuya baja se
haya autorizado.