Perdida de documento Se puede presentar en dos situaciones

Perdida de documento Se puede presentar en dos situaciones

MATRIZ DE RIESGOS
MATRI
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
PROCESO GE
ANALIS
(1)
CÓDIGO
1
2
(2)
RIESGO
(3)
DESCRIPCIÓN
(4)
CAUSAS
Perdida de documento
Se puede presentar en dos situaciones:
-Una vez recibido y radicado el documento y
que éste no llegue al destinario.
-que una vez el documento se encuentre en
el Archivo central éste se extravíe.
1. Ausencia o falla de las herramientas
tecnológicas.
2. Aplicación inadecuada de la Ley General de
Archivo.
3. Ausencia de controles.
4. Ausencia de recurso humano capacitado.
Entrega tardía de la
correspondencia.
Se puede presentar en dos situaciones:
-que en la oficina correspondiente no la
reciban.
-que se atrase la entrega de la
documentación por parte de Gestión
Documental
3
Entrega inadecauda de la Que la correspondencia se entrega a un
destinatario erróneo.
correspondencia.
4
Deterioro
daño del documento
(5)
CONSECUENCIAS
1. Ausencia de controles
2. Aplicación inadecuada de la Ley General de
Archivo.
3. Ausencia de recurso humano.
4. Falta de Compromiso.
1. Ausencia de controles.
2. Ausencia de recurso humano capacitado.
3. Falta de Compromiso.
De forma natural y de forma accidental
(6)
VALOR
(7)
PROBABILIDAD
5
BAJA
10
MEDIA
20
ALTA
10
MEDIA
sanciones disciplinarias, penales
y fiscales. Acciones judiciales en
contra de la universidad. Perdida
de la memoria institucional
(1)
CÓDIGO
1
2
3
4
MATRIZ DE RIESGOS
MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
ANALISIS DE RIESGOS
EVALUACIÓN DE RIESGOS
(2)
RIESGO
Perdida de documento
Entrega tardía de la
correspondencia.
Entrega inadecauda de la
correspondencia.
Deterioro
(8)
VALOR
3
2
2
3
(9)
IMPACTO
ALTO
MEDIO
MEDIO
ALTO
(10)
SEVERIDAD
(Riego Inherente)
15
20
(11)
CONTROL
Libros auxiliares
bases de datos
Cronograma actividades para
entrega de comunicaciones
oficiales y digitación de la
informacion
(14) ESTA
(12)
(13)
DOCUMENTADO
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL TIPO DE CONTROL
?
Se radica en libros auxiliares el
remitente, fecha, asunto,
destinatario y quien recibe la
comunicación oficial. En un libro
de excel, se registra la
información de remitente, fecha,
asunto y destinatario.
Preventivo
SI
Establecer un cronograma
actividades para entrega de
comunicaciones oficiales
estableciendo tiempos.
Digitalizar la informacion para
direccionarla a las diferentes
dependencias
Preventivo
NO
Preventivo
SI
Preventivo
SI
40
Radicacion fisica y digital
(base de datos)
Se radica en libros auxiliares el
remitente, fecha, asunto,
destinatario y quien recibe la
comunicación oficial. En un libro
de excel, se registra la
información de remitente, fecha,
asunto y destinatario.
30
Tablas de retención
documental
Recolectar información de cada
oficina productora y se establece
la tipología del documento y se
establecen los tiempos de
acuerdo al cronograma
MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
EVALUACIÓN DE RIESGOS
(1)
CÓDIGO
(2)
RIESGO
(15) DONDE ESTA
DOCUMENTADO
(16)
APLICACIÓN
(17)
EFICACIA DEL
CONTROL
(18)
FRECUENCIA DEL
CONTROL
(19)
VALOR
(20)
PROBABILIDAD
(21)
VALOR
(22)
IMPACTO
(23)
SEVERIDAD
Procedimiento para la
recepción, clasificación y
entrega de la
correspondencia
SI
Media
Diario
5
BAJA
2
MODERADO
10
N/A
SI
Baja
Diario
5
BAJA
2
MODERADO
10
SI
Baja
Diario
10
MEDIA
2
MODERADO
20
SI
Alta
Anual
5
BAJA
2
MODERADO
10
1
Perdida de documento
2
Entrega tardía de la
correspondencia.
3
Entrega inadecauda de la recepción, clasificación y
entrega de la
correspondencia.
Procedimiento para la
correspondencia
4
Deterioro
Procedimiento de
transferencia documental
MATRIZ DE RIESGOS
VERSION: 0
CODIGO: DOC-GD-004
PROCESO GESTION DOCUMENTAL
PAGINA: 1 DE 3
TRATAMIENTO
(1)
CÓDIGO
1
(2)
RIESGO
(24)
ACCIÓN DE TRATAMIENTO
(25)
TIEMPO DE
IMPLEMENTACIÓN
Perdida de documento
2
Entrega tardía de la
correspondencia.
3
Entrega inadecauda de la
correspondencia.
4
Deterioro
(26)
COSTO
(27)
RESPONSABLE
Alto
Adquisición de un software que registra,
radica, direcciona y archiva de manera
sistemáticas las comunicaciones oficiales
que ingresan a la Universidad. Capacitación
de personal y acompañamiento de asesores
externos.
6 meses
Alto
Secretaria General y
Oficina de Informática
Alto
Fumigación y mantenimiento de condiciones
ambientales del espacio destinado a la
conservación de la documentación
Según cronograma
Medio
Secretaria General