11 Anticipos de Caja Fija

Transcripción

ANTICIPOS DE CAJA FIJA
1. ANTICIPOS DE CAJA FIJA ...............................................................................................................................3
2. OPERACIONES PREVIAS .................................................................................................................................4
2.1. Habilitado de caja fija ...................................................................................................................................4
2.2. Permiso usuario-habilitado ...........................................................................................................................5
2.3. Aplicaciones de gastos .................................................................................................................................6
2.4. Creación de los ordinales para anticipos de caja fija ...................................................................................6
2.5. Alta del anticipo de caja fija ..........................................................................................................................7
3. PROVISIÓN DE FONDOS ..................................................................................................................................9
4. PAGO A LOS ACREEDORES FINALES .........................................................................................................10
4.1. Registro de justificantes .............................................................................................................................10
4.2. Contabilización de la cuenta justificativa ....................................................................................................10
5. JUSTIFICACIÓN, REPOSICIÓN DE FONDOS ...............................................................................................12
6. SITUACIÓN A 31 DE DICIEMBRE...................................................................................................................12
7. CANCELACIÓN DEL ANTICIPO .....................................................................................................................13
8. CONSULTA ANTICIPOS DE CAJA FIJA ........................................................................................................13
1. ANTICIPOS DE CAJA FIJA
Tendrán la consideración de anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carácter no presupuestario y
permanente para las atenciones corrientes de carácter periódico o repetitivo, tales como dietas, gastos de
locomoción, material de oficina no inventariable, conservación y otros de similares características. Estas
provisiones de fondos se realizarán a pagadurías, cajas o habilitados para la atención inmediata del pago y
posterior aplicación del gasto al Presupuesto del año en que se realicen.
Las entidades locales podrán establecer en las bases de ejecución del Presupuesto, previo informe de
Intervención, las normas que regulen los anticipos de caja fija, que determinarán, en todo caso, los
siguientes aspectos:
•
•
•
•
•
Aplicaciones presupuestarias cuyos gastos se podrán atender mediante anticipos de caja fija.
Límites cuantitativos.
Régimen de reposiciones.
Situación y disposición de fondos.
Contabilidad y control.
Esta regulación se podrá incluir también en los reglamentos o normas generales de ejecución del
Presupuesto.
En el siguiente esquema se representa el circuito de los anticipos de caja fija:
Justificación
(imputación a gastos)
(imputación a Presupuesto)
CENTRO
CENTRO
DE
DEGASTOS
GASTOS
Factura
CAJA
CAJA
RESTRINGIDA
RESTRINGIDA
Provisión inicial de fondos
Reposición por justificación
ACREEDOR
ACREEDOR
Pago
La provisión inicial se realizará mediante un traspaso de fondos desde una cuenta operativa a la Cuenta o
Caja restringida. Esta Caja Restringida tendremos que darla de alta como un ordinal de la propia entidad
local, ya que los fondos provisionados, en la medida en que no estén justificados, formarán parte de la
Tesorería de la entidad. Se autorizará al tercero habilitado a retirar fondos de esa Caja para realizar pagos a
los acreedores finales. En el momento de la justificación, el habilitado presentará las facturas o justificantes
de gastos correspondientes a los pagos efectuados. La contabilización final de la cuenta justificativa
supondrá un pago presupuestario que repondrá fondos en la Cuenta o Caja Restringida. También, mediante
este pago, se imputará financieramente el gasto.
Veremos en los siguientes puntos el modelo centralizado de anticipos de caja fija. Este modelo supone que
no se activará el módulo contable para que el habilitado pueda controlar y contabilizar el pago a los
acreedores finales. Estos pagos se registrarán en el sistema a la presentación de la cuenta justificativa. Las
operaciones a realizar en SicalWin están esquematizadas en la imagen de la página siguiente.
Anticipos de Caja Fija ►
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2. OPERACIONES PREVIAS
2.1. Habilitado de caja fija
En primer lugar, tendremos que definir un tercero habilitado para recibir anticipos de caja fija. Para ello
acudiremos a Terceros  Mantenimiento de Terceros.
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Para habilitar un tercero lo cargaremos o daremos de alta, indicando el valor “9” en el campo Tipo Tercero.
Para más datos sobre el alta de terceros se puede consultar el Capítulo 7 de este Manual.
Si el habilitado no tiene definidos ordinales los introduciremos en este momento. Es necesario que al tercero
le asociemos uno de los ordinales o cajas restringidas de anticipo de caja fija de los que definiremos en los
pasos siguientes.
2.2. Permiso usuario-habilitado
Una vez definido el habilitado, desde Presupuesto de Gastos  Justificantes de Gastos  Anticipos de
Caja Fija  Permisos Usuario-Habilitado daremos permisos a los usuarios de SicalWin para que puedan
trabajar con ellos.
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Seleccionaremos al habilitado y al usuario de SicalWin y tras pulsar el botón
autorizado a realizar anticipos de caja fija sobre aquél.
éste quedará
En el campo M.I.T. introduciremos el valor “1”, que permitirá que el usuario pueda hacer cualquier tipo de
movimiento interno de tesorería para la provisión de fondos del anticipo de caja fija.
Si no introducimos el valor “1” en el campo M.I.T., el usuario no podrá
realizar movimientos internos de tesorería sobre ordinales que no sean
restringidos de anticipos de caja fija.
2.3. Aplicaciones de gastos
En segundo lugar, tendremos que indicar en Procesos de Apertura  Carga Aplicaciones Presupuesto
de Gastos qué aplicaciones permitirán operaciones de este tipo.
Para ello introduciremos el valor “2” ó “3” en el campo Pagos a Justificar. El valor “2” permitirá realizar
operaciones de anticipos de caja fija sobre la aplicación. El valor “3” permitirá realizar operaciones de
anticipos de caja fija y pagos a justificar.
2.4. Creación de los ordinales para anticipos de caja fija
Será necesario también dar de alta, al menos, un ordinal de caja y otra cuenta restringida para anticipos de
caja fija desde Administración del Sistema  Tablas Básicas  Ordinales de Tesorería.
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Utilizaremos ordinales codificados como 8XX en el campo Número de Ordinal. En el campo Tipo de Cuenta
Restringida indicaremos el valor “1” para las cuentas restringidas de anticipo de caja fija y “3” para la caja
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fija . Es necesario que definamos un ordinal cuenta restringida que esté asociado previamente al tercero
habilitado. Sobre estos ordinales se realizarán las provisiones de fondos a los habilitados.
En el campo Habilitado, mediante la tecla de función F5, indicaremos uno de los definidos como tales en los
puntos anteriores.
Para los casos en que se utilicen cuentas restringidas cuyo titular sea el propio Ayuntamiento, es
conveniente que demos de alta la cuenta también como un ordinal operativo (2XX) para contabilizar sobre él
los posibles ingresos por intereses que se generen.
2.5. Alta del anticipo de caja fija
Una vez hemos definido el habilitado, introduciremos los parámetros necesarios para trabajar con anticipos
de caja fija desde Presupuesto de Gastos  Justificantes de Gastos  Anticipos de Caja Fija 
Mantenimiento de Anticipos de Caja Fija.
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No es obligatorio definir caja para un anticipo, pero sí cuenta bancaria.
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Como Habilitado introduciremos uno de los así definidos en módulo de Mantenimiento de Terceros.
El campo Anticipo es un contador. El primer anticipo que definamos para un habilitado será el número 1, el
segundo el 2, y así sucesivamente.
En Descripción introduciremos el texto con el que queramos identificar el anticipo.
A continuación indicaremos los datos del acuerdo sobre la constitución del anticipo de caja fija. Se aconseja
que el campo Resolución tenga el formato N/AAAA.BBB, donde BBB se referirá al número de resolución,
AAAA al año de la resolución y N al órgano que autoriza la constitución, y que podrá tomar uno de los
siguientes valores:
El Importe Máximo Anual se refiere al máximo que el habilitado podrá gastar en un año: pago inicial más
reposiciones periódicas.
Introduciremos también el Ordinal y el Ordinal de Caja que en los pasos anteriores hemos dado de alta. La
introducción del ordinal de caja será sólo obligatorio cuando la reposición de fondos se realice en efectivo o
cheque.
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Será necesario dar de alta los conceptos no presupuestarios 42000 Provisiones de fondos para anticipos de
caja fija pendientes de justificación y 45000 Libramientos para provisiones de fondos desde Procesos de
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Apertura  Carga de Conceptos No Presupuestarios .
En la rejilla Aplicaciones del Anticipo indicaremos las aplicaciones asociadas a este anticipo, así como el
importe anual y el carácter de este importe anual: Estimativo o Limitativo. En el caso de que el importe sea
estimativo el sistema permitirá constituir anticipos de caja fija sobre esa aplicación por encima de este límite
(hasta el límite del importe máximo anual). Si el importe es limitativo el sistema no permitirá sobrepasar este
límite.
3. PROVISIÓN DE FONDOS
Las provisiones en concepto de anticipos de caja fija se realizarán en base a una resolución dictada por la
Autoridad competente para autorizar los pagos y se aplicarán inicialmente al concepto no presupuestario
que se determine. En ningún caso la cuantía global de los anticipos de caja fija podrá exceder de la cantidad
que, a tal efecto, fije el Pleno de la entidad.
En SicalWin, para constituir la provisión de fondos inicial ejecutaremos Tesorería  Movimientos Internos
de Tesorería.
Aquí marcaremos la opción Anticipo de Caja Fija. Para que se active esta opción es necesario que hayamos
definido permisos al usuario de SicalWin correspondiente desde Presupuesto de Gastos  Justificantes
de Gastos  Anticipos de Caja Fija  Permisos Usuario-Habilitado.
Indicaremos al habilitado y el número de anticipo de caja fija de ese habilitado.
El ordinal origen será aquél desde el que emitimos el pago. El ordinal destino será uno de los definidos al
habilitado en los pasos anteriores: cuenta restringida o caja si la provisión de fondos se realiza en efectivo o
talón.
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El concepto 42000 Provisiones de fondos para anticipos de caja fija pendientes de justificación recogerá el saldo de los pagos
realizados a proveedores finales pendientes de justificación. El concepto 45000 Libramientos para provisiones de fondos recogerá el
saldo de las ordenes de reposición de fondos pendientes de pago al habilitado.
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4. PAGO A LOS ACREEDORES FINALES
En SicalWin, el pago a los acreedores finales se realizará en dos pasos:
1º Registro de justificantes de anticipos de caja fija.
2º Cuenta justificativa del anticipo de caja fija.
4.1. Registro de justificantes
A la presentación de la cuenta justificativa se registrarán los justificantes desde Presupuesto de Gastos 
Justificantes de Gastos  Anticipos de Caja Fija  Registro de Justificantes de Anticipos de Caja
Fija.
Este registro funciona de forma similar al registro de facturas. Se diferencia de aquél en que hemos de
indicar el Habilitado y el número del anticipo de caja fija (campo N.A.C.F.). Como aplicaciones
presupuestarias sólo podremos seleccionar aquellas que hallamos definido desde Mantenimiento de
Anticipos de Caja Fija.
La Forma de Pago y el Ordinal Tercero se refieren a cómo se pago al proveedor final el justificante. Son
datos meramente informativos no obligatorios.
El Ordinal de Pago se refiere a la cuenta del habilitado donde, cuando se contabilice la cuenta justificativa,
se repondrán fondos. Si no se introduce ahora se podrá hacer más tarde, en la contabilización de la cuenta
justificativa.
4.2. Contabilización de la cuenta justificativa
Para contabilizar la cuenta justificativa, una vez registrados todos los justificantes, ejecutaremos
Presupuesto de Gastos  Justificantes de Gastos  Anticipos de Caja Fija  Cuenta Justificativa
de Anticipos de Caja Fija. En la primera pestaña Indicar Criterios de Selección será necesario filtrar, como
mínimo, por habilitado y número de anticipo.
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Este módulo funciona de forma análoga al monitor de contabilización de justificantes.
Si no lo hemos indicado en el registro de justificantes de anticipos de caja fija, será necesario completar
ahora los datos de pago. Para ello podemos utilizar el punto de menú Emisión Cuenta Justificativa /
Modificar Masivamente las Facturas Marcadas, o el botón
de la barra de herramientas:
Aquí, evidentemente, sólo podremos elegir como Ordinal Pagador uno de los dados de alta como tales en
los puntos anteriores.
Una vez completados los datos de pago, desde la opción del menú Emisión Cuenta Justificativa /
de la barra de herramientas, podremos
Contabilizar Pagos a Acreedor Final, o desde el botón
contabilizar los justificantes de anticipos de caja fija registrados. En este punto, el sistema nos pedirá unos
datos meramente informativos:
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Tras esto, SicalWin nos informará sobre las operaciones generadas y nos dará la posibilidad de imprimir la
cuenta justificativa. Esta operación ha supuesto el registro de un pago en el concepto 42000 Provisiones de
fondos para anticipos de caja fija pendientes de justificación asociado al anticipo.
5. JUSTIFICACIÓN, REPOSICIÓN DE FONDOS
La aprobación de la cuenta justificativa por la autoridad competente supondrá la reposición de fondos al
cajero o habilitado mediante pagos aplicados a los conceptos presupuestarios a que correspondan las
cantidades que han sido invertidas y justificadas.
En SicalWin ejecutaremos Presupuesto de Gastos  Justificantes de Gastos  Monitor de
Contabilización de Justificantes. Aquí, en la pestaña Indicar Criterios de Selección, introduciremos el
valor “1” (justificantes de anticipos de caja fija) en el campo Tipo, además del resto de criterios de filtro que
deseemos. Tras filtrar sólo aparecerán los justificantes incluidos en la cuenta justificativa, no todos los
registrados.
El ordinal pagador será aquel desde el que saldrán los fondos para la reposición. El Ordinal Tercero será el
del habilitado, donde se ingresarán los fondos.
Desde el punto de menú Monitor de Contabilización de Facturas/Contabilizar las Facturas sin Agrupar
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de la barra de herramientas , contabilizaremos los justificantes. El módulo
Marcadas, o desde el botón
de contabilización de facturas permite generar desde aquí todas las fases del gasto. No obstante, si
hacemos sólo la fase ADO, el pago y su registro lo realizaremos desde las opciones correspondientes de
Tesorería.
6. SITUACIÓN A 31 DE DICIEMBRE
Los fondos no invertidos que, en fin de ejercicio, se hallen en poder de los respectivos cajeros, pagadores o
habilitados, se utilizarán en el nuevo ejercicio para las atenciones para las que el anticipo se concedió.
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Aquí parece interesante utilizar la opción de agrupar facturas por habilitado para que el sistema genere un solo ADO y no tantos
como justificantes de anticipo de caja fija se estén contabilizando.
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Tal como especifica el artículo 74.4 del RD 500/1990, los preceptores de los anticipos de caja fija, al menos
en el mes de diciembre de cada año, habrán de rendir cuentas por los gastos atendidos. No obstante, las
actuales instrucciones de contabilidad prevén el hecho de que, a 31 de diciembre, existan gastos realizados
pendientes de justificar. En este caso, se registrará el siguiente asiento en el sistema contable:
(XXX)
Cuenta de imputación (según la
naturaleza económica del gasto)
a Acreedores por operaciones
pendientes de aplicar a
presupuesto
(413)
Este asiento supone la aplicación a resultados del ejercicio (mediante su imputación a cuentas de gastos)
de los pagos realizados por el habilitado pendientes de justificar.
Cuando se apruebe la cuenta justificativa, previamente a los asientos de reposición de fondos e imputación
presupuestaria, se practicará el mismo asiento pero con signo negativo.
7. CANCELACIÓN DEL ANTICIPO
En SicalWin, por la parte que se cancela en efectivo se realizará un movimiento interno de tesorería, con
salida del ordinal de tesorería de cuenta restringida del habilitado y entrada en la tesorería de la entidad.
Por la parte que se cancela con justificantes se actuará según los pasos vistos en los puntos anteriores, si
bien el reconocimiento de la obligación y pago posterior se hará con descuento al concepto 45000
Libramientos para provisiones de fondos.
8. CONSULTA ANTICIPOS DE CAJA FIJA
Desde Presupuesto de Gastos  Justificantes de Gastos  Anticipos de Caja Fija  Consulta de
Anticipos de Caja Fija podremos consultar los distintos anticipos de caja fija constituidos. Una vez
definidos los criterios de filtro, el sistema nos mostrará una rejilla con todos los anticipos de caja fija.
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El botón Reposiciones nos listará un informe con todas las operaciones de justificación que han repuesto
fondos al anticipo.
El botón Aplicaciones Presupuestarias imprimirá un informe con información del anticipo por aplicación
(gasto máximo, importe justificado, reposiciones, etc.)
El botón Ficha ACF nos listará un resumen del anticipo de caja fija con importes globales.
El botón Relación de ACF nos listará información sobre los habilitados y proveedores de los anticipos de
caja fija (por anticipo o agrupados).
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