Lineamientos éticos y legales - Barnes Group Inc.
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Lineamientos éticos y legales - Barnes Group Inc.
Nuestro recurso más valioso es nuestra reputación de integridad y justicia, la cual define la manera en que conducimos nuestras actividades profesionales con clientes, proveedores, competidores y empleados. El Código de ética y conducta profesional establece los lineamientos Lineamientos éticos y legales éticos y legales que deben observar todos los directores, funcionarios, empleados y representantes independientes que se desempeñen a nombre de Barnes Group. Este Código y la capacitación en el cumplimiento tienen como objetivo dirigir la atención sobre la conducta profesional o las circunstancias que pueden afectar o comprometer nuestra reputación. Thomas O. Barnes Presidente del Consejo de Administración Barnes Group Inc. Aprobado el 12 de febrero de 2004 Vigente a partir del 1 de marzo de 2004 ÍNDICE Código de ética y conducta profesional............................................................................ i Política corporativa de Barnes Group Inc...................................................................... 1 Conflictos de interés.......................................................................................................... 1 Intereses personales..................................................................................................................... 1 Regalos, comidas y entretenimiento ........................................................................................... 2 Regalos ................................................................................................................................... 2 Comidas y entretenimiento ..................................................................................................... 3 Sobornos, comisiones revertidas y descuentos ....................................................................... 3 Transacciones internas ................................................................................................................ 3 Oportunidades dentro de la Compañía .......................................................................... 4 Protección y uso apropiado de los activos de la Compañía........................................... 4 Registros de la Compañía............................................................................................................ 5 Conservación de registros ........................................................................................................... 6 Acceso a Internet y a la Intranet de Barnes Group...................................................................... 6 Correo electrónico....................................................................................................................... 7 Integridad de los sistemas ........................................................................................................... 8 Información confidencial y exclusiva.............................................................................. 8 Relaciones con terceros .................................................................................................... 9 Competencia justa ....................................................................................................................... 9 Proveedores de bienes y servicios............................................................................................. 10 Clientes...................................................................................................................................... 10 Gobiernos .................................................................................................................................. 11 La competencia ......................................................................................................................... 12 Competencia de mercado...................................................................................................... 12 Conversaciones con la competencia ..................................................................................... 13 Asociaciones del ramo .......................................................................................................... 13 Boicots .................................................................................................................................. 14 Transacciones internacionales ....................................................................................... 14 Ley contra la corrupción en países extranjeros ......................................................................... 14 Reglamentos anti boicot............................................................................................................ 15 Cumplimiento de las disposiciones ambientales, sanitarias y de seguridad.............. 15 Prácticas de contratación ............................................................................................... 15 Acoso ilícito .............................................................................................................................. 16 Protección de los quejosos ........................................................................................................ 17 Abuso de sustancias tóxicas ...................................................................................................... 17 Actividades políticas ................................................................................................................. 17 Aprobado el 12 de febrero de 2004 Vigente a partir del 1 de marzo de 2004 ÍNDICE Cumplimiento del Código .............................................................................................. 18 Cumplimiento............................................................................................................................ 18 Reporte de infracciones............................................................................................................. 18 Modificaciones y renuncia de derechos ........................................................................ 19 Acuse de recibo................................................................................................................ 21 Manual de cumplimiento corporativo Código de ética y conducta profesional Barnes Group Inc. y sus subsidiarias y filiales (en lo sucesivo aquí citadas colectivamente como “Barnes Group” o la “Compañía”) tienen el compromiso de cumplir con todas las leyes y códigos federales, estatales, locales y extranjeros. Como parte de este compromiso, la Compañía redactó el presente Código de ética y conducta profesional (en lo sucesivo aquí citado como el “Código”) a manera de guía para los directores, funcionarios, gerentes, empleados y representantes independientes de Barnes Group (en ocasiones citados colectivamente en el Código como los “empleados”) para favorecer un sólido clima ético dentro de la Compañía. Asimismo, con el fin de asegurar la observación del Código y las leyes y reglamentos aplicables, la Compañía también ha establecido un extenso programa de cumplimiento corporativo que incluye el Código. Sin embargo, ni el Código ni el programa de cumplimiento contemplan todas las situaciones cuestionables posibles que pueden surgir. Conforme a esto, cada uno de nosotros tiene la obligación de familiarizarse con las leyes y políticas y prácticas específicas de la Compañía aplicables a nuestro puesto. Además, todos los directores, funcionarios y empleados deben tomar medidas positivas que tiendan a reportar infracciones potenciales o aparentes de la ley o del presente Código a su gerente o bien al Jefe de Cumplimiento Corporativo o al Comité de Auditoría del Consejo de Administración por cualquiera de los siguientes medios: Por vía telefónica: 1-800-300-1560* Por correo electrónico: https://www.compliance-helpline.com/welcomepagebarnesgroup.jsp Por correo regular: Barnes Group Corporate Compliance Hotline P.O. Box PMB 3767 13590 Ballantyne Corporate Place, Ste. 300 Charlotte, NC 28277-2712 Estos medios están a disposición tanto de los empleados como de personas ajenas a la empresa. Los interesados que deseen presentar sus denuncias y cualquier otro problema a los directores no administrativos de la Compañía también podrán aprovechar los * Las personas que llamen desde fuera de Estados Unidos o Canadá primero deben marcar el número de teléfono de acceso gratuito del país pertinente. Las personas que marquen el número gratuito serán desviadas a la empresa de telecomunicaciones AT&T, desde la cual accederán al número gratuito que aparece anteriormente. Los números de acceso de los diferentes países están disponibles en http://www.usa.att.com/traveler/index.jsp. Cuando visite ese enlace, verá un menú desplegable en el centro de la página. Simplemente seleccione el país desde el que está llamando y haga clic en el botón “GO”. La página que se cargará a continuación le indicará el código numérico que debe usar para llamar a Estados Unidos desde ese país. Se le exigirá que marque ese número antes de marcar el número de la línea. (i) Manual de cumplimiento corporativo siguientes mecanismos para tal efecto manifestando explícitamente que la denuncia o el problema está dirigido a dichos directores. Tanto los empleados como las personas ajenas a la Compañía podrán manifestar sus quejas de manera confidencial o anónima por la línea telefónica directa o correo regular. Al presentar su denuncia, puede conservar su anonimato, aunque le sugerimos a identificarse. En caso de que decida identificarse, su identidad tendrá carácter confidencial hasta donde sea factible o permitido por la ley. Todos los directores, funcionarios y empleados de la Compañía gozan del compromiso de ésta y del Comité de Auditoría del Consejo de Administración de que serán protegidos de represalias. Todas las quejas expresadas por vía telefónica o remitidas al domicilio listado anteriormente serán recibidas por un proveedor de servicios ajeno a la Compañía, quien las remitirá al Abogado General, conservando así el carácter anónimo de quienes lo soliciten. El Abogado General u otro abogado del Departamento Legal de la Compañía nombrado como Jefe de Cumplimiento Corporativo será el responsable de revisar todas las quejas provenientes de todos los medios. Todas las quejas se tramitarán conforme a la política sobre quejas y denuncias de Barnes Group Inc. En el curso de las actividades normales de la Compañía, inevitablemente surgirán dudas sobre ética. Es responsabilidad de cada quien hablar con su gerente, el Abogado General o el Jefe de Cumplimiento Corporativo antes de tomar medidas que puedan tener consecuencias legales para la Compañía. Si tiene alguna duda, PREGUNTE ANTES DE ACTUAR. Comuníquese con el Jefe de Cumplimiento Corporativo o su representante. Este Código tiene como objetivo servir de lineamiento general sobre la conducta que la Compañía espera por parte de sus directores, funcionarios, empleados y otros afiliados y no revocar ni sustituir las políticas corporativas o divisionales específicas ni los reglamentos laborales vigentes que usted debe conocer a fondo. Más aún, el presente Código no confiere de hecho ni tiene como objetivo conferir derechos o prestaciones ni constituye un contrato laboral, una promesa de empleo permanente ni ningún otro tipo de empleo que no sea a plazo indeterminado. Barnes Group se reserva el derecho de cambiar cualquier política, procedimiento, término o condición laboral cuando lo considere oportuno y de la manera que juzgue conveniente a su entera discreción hasta donde lo permita la ley. (ii) Manual de cumplimiento corporativo Política corporativa de Barnes Group Inc. Barnes Group insiste en que todos sus directores, funcionarios, empleados, agentes y representantes observen elevadas normas de ética profesional y se conduzcan de manera lícita en el ámbito profesional. Esta es una obligación fundamental de todos los directores, funcionarios y empleados de Barnes Group y representa la responsabilidad personal de cada persona de ayudar a conservar y proteger los bienes de la Compañía, así como su reputación en el mundo de los negocios. Las prácticas profesionales lícitas y éticas son elementos esenciales de la filosofía profesional general de la Compañía y deben observarse en todas las relaciones y los tratos profesionales. La presente política y el Código se aplican a todos los directores, funcionarios, empleados y agentes de Barnes Group, incluyendo vendedores independientes y representantes en funciones a nombre de la Compañía de todas sus empresas y en todos los países. Barnes Group goza de una reputación excelente forjada a lo largo del tiempo. Esta reputación refleja las elevadas normas de conducta y ética profesional a las que se sujetan los directores, funcionarios, empleados y agentes independientes de la Compañía en su trato con clientes, proveedores de bienes o servicios, autoridades gubernamentales, comunidades locales, público en general y compañeros de trabajo. Las normas de conducta descritas en el presente Código establecen la posición de Barnes Group sobre la responsabilidad individual de todos de colaborar en la conservación de la reputación de la Compañía y continuar acatando las leyes y los reglamentos aplicables. El Código no contempla todas las prácticas profesionales y de conducta posibles; sin embargo, ha sido redactado con el fin de comunicar de manera clara las expectativas mínimas aplicables a todas las personas afiliadas a Barnes Group. Conflictos de interés Los “conflictos de interés” ocurren cuando los intereses privados de una persona interfieren de alguna manera o parecen interferir con los intereses generales de Barnes Group. La posibilidad de conflictos de interés se presenta cuando el puesto de alguien dentro de la Compañía ofrece la oportunidad de obtener ganancias personales al titular del puesto (o a un miembro de su familia) además de las prestaciones normales del empleo y la compensación ofrecida por Barnes Group. Estos conflictos también se pueden presentar cuando la persona emprende acciones o tiene intereses que dificultan el desempeño objetivo y eficaz de sus responsabilidades laborales. Los préstamos o las obligaciones garantizadas a estas personas representan un área especial de preocupación. Intereses personales 1 Manual de cumplimiento corporativo Los directores, funcionarios y empleados de la Compañía deben evitar toda circunstancia en la que sus propios intereses puedan entrar en conflicto con los de Barnes Group. Ejemplo: • Ningún director, funcionario o empleado debe tener intereses ni relaciones comerciales independientes con proveedores de bienes o servicios, corredores de bolsa, agentes, consultores, clientes o competidores de Barnes Group ni con personas con poder para influir en las decisiones de dichos terceros. Esta política incluye trabajar para dichos terceros, el ofrecimiento de servicios de consultoría a los mismos y el ejercer como director de estas compañías. • Ningún director, funcionario o empleado puede realizar una inversión personal o familiar considerable en empresas que mantengan relaciones comerciales con Barnes Group como proveedores de bienes o servicios, corredores de bolsa, agentes, consultores, clientes o competidores (excepto cuando se trate de fondos mutuos o valores en cartera por menos de 0.5% de las acciones emitidas y suscritas de valores cotizados públicamente), a menos que soliciten con anticipación permiso por escrito al Jefe de Cumplimiento Corporativo. • Ningún director, funcionario o empleado debe desempeñar un empleo externo ni tener intereses comerciales que lo coloquen en posición de: (i) representar en apariencia a Barnes Group sin que así sea en efecto; (ii) ofrecer bienes o servicios considerablemente semejantes a los que ofrece o considere ofrecer Barnes Group; o (iii) mermar su eficiencia laboral. Toda actividad personal o profesional emprendida por algún director, funcionario o empleado que despierte suspicacias a este respecto debe reportarse y ser aprobada con anticipación por parte del Jefe de Cumplimiento Corporativo. También es necesario solicitar la aprobación de su gerente o del Jefe de Cumplimiento Corporativo antes de aceptar un puesto en el Consejo de Administración de alguna institución no lucrativa, siempre que exista la posibilidad de algún tipo de relación comercial entre Barnes Group y la institución o la expectativa de apoyo financiero u otro tipo de apoyo por parte de Barnes Group. Regalos, comidas y entretenimiento Hasta un inocente intercambio de regalos o algún entretenimiento puede ser mal interpretado. Por ejemplo, dependiendo del tipo de relación personal, estos detalles pueden ser percibidos como intentos para influir en una persona con el fin de hacer negocio con un proveedor de bienes o servicios, un cliente o un competidor en particular. Con el fin de evitar conflictos de interés reales o percibidos, las siguientes normas se aplicarán a los regalos y entretenimiento por parte de los directores, funcionarios y empleados de Barnes Group. Regalos 2 Manual de cumplimiento corporativo Queda prohibido solicitar a título personal o a nombre de los miembros de su familia o amigos cualquier tipo de regalo, propina u otros obsequios o favores personales de cualquier índole de proveedores de bienes o servicios, corredores de bolsa, representantes, asesores o competidores de Barnes Group actuales o potenciales. Se consideran como regalo las dádivas de dinero en efectivo, mercancías y productos, así como los descuentos para la compra de bienes y servicios personales. La Compañía desalienta la aceptación de regalos espontáneos y prohibe estrictamente a sus directores, funcionarios y empleados la aceptación o el ofrecimiento de regalos de dinero en efectivo. Sin embargo, se permite aceptar regalos espontáneos que no sean en dinero en efectivo, siempre y cuando su valor sea nominal y tan sólo represente una cortesía y una práctica comercial aceptada. El valor de cualquier regalo no debe despertar suspicacias sobre obligaciones por parte de la persona que lo recibe. Comidas y entretenimiento Queda prohibido exhortar o solicitar a título personal o a nombre de miembros de su familia o amigos entretenimiento a cualquier persona o Compañía que mantenga relaciones o trate de establecer relaciones comerciales con Barnes Group. A manera de ejemplo, esta política incluye boletos o pases para asistir a eventos deportivos u otros eventos culturales, viajes o alojamiento y comida gratuitos. No obstante, en ocasiones se permite aceptar regalos espontáneos de entretenimiento, como una comida o evento social ocasional, pero sólo con las siguientes condiciones: • • • El evento no debe ser periódico. El evento ocurre en el curso regular de las actividades comerciales. El evento es razonable (es decir, los gastos son semejantes a lo que el beneficiario está acostumbrado a gastar en entretenimiento personal) y ocurre en un ambiente apropiado y apto conforme a sus objetivos comerciales. Sobornos, comisiones revertidas y descuentos Queda prohibido aceptar cualquier forma de pago “por abajo del agua”, “comisiones revertidas”, sobornos, descuentos u otros pagos inapropiados en relación con alguna compra o venta de bienes o servicios de la Compañía. Transacciones internas Ningún director, funcionario o empleado podrá participar en transacciones (ya sean de compra o venta) de valores de Barnes Group ni de acciones de otras compañías que se coticen públicamente en la bolsa, si dicha persona posee información sustancial ajena al dominio público y que ha adquirido en el curso de sus actividades para Barnes Group. Para fines del presente Código, los términos “valores” o “acciones” comprenderán tanto las acciones ordinarias y preferentes y las opciones de compraventa de valores. Asimismo, queda prohibida la compra o venta de valores por parte de terceros sobre la 3 Manual de cumplimiento corporativo base de dicha información a beneficio o a solicitud de directores, funcionarios o empleados. Esta restricción se aplica hasta el momento en que la información sea divulgada públicamente y difundida de manera apropiada por un tiempo suficiente, de manera que el mercado haya tenido tiempo de reaccionar. El carácter “sustancial” de la información depende de si resultase importante para un inversionista al decidir sobre la venta de los valores o si tendría algún impacto sobre el precio de los valores en el mercado. Cierta información, como la relativa a las proyecciones de ingresos, adquisiciones importantes y cesiones de activos, firma de contratos importantes o nuevos negocios, resultados financieros y procesos nuevos o descubrimientos de productos importantes, cambios considerables de personal y avance de litigios de gran magnitud, por lo general se considera información sustancial. Dependiendo de su carácter, existen otros tipos de información que también podrían considerarse sustanciales. Los directores, funcionarios y empleados de Barnes Group también tienen prohibido asesorar a terceros sobre la conveniencia de comprar o vender valores sobre la base de información sustancial que no sea del dominio público. Conforme a la ley federal de valores, es ilícito divulgar o filtrar información sustancial que no sea del dominio público a terceros que en consecuencia aprovechen la información en su beneficio. Todos los directores, funcionarios o empleados que posean lo que a su parecer represente información interna y deseen hablar sobre la naturaleza de la información, deben comunicarse con el Jefe de Cumplimiento Corporativo antes de ejecutar la transacción (o filtrar la información a alguien para que la ejecute) de los valores de cualquier compañía. Oportunidades dentro de la Compañía Los directores, funcionarios y empleados tienen prohibido: (a) aprovechar en su propio beneficio las oportunidades que descubran debido al uso de propiedades, información o al desempeño de su puesto dentro de la Compañía; (b) hacer uso de propiedades, información o de su puesto en la Compañía para obtener beneficios personales; y (c) competir con la Compañía. Los directores, funcionarios o empleados de la Compañía tienen la obligación de anteponer los intereses legítimos de la Compañía cuando se presente la oportunidad. Protección y uso apropiado de los activos de la Compañía Barnes Group posee diversos tipos de propiedad con el fin de poder conducir sus actividades. Todos los directores, funcionarios y empleados tienen la obligación de proteger los activos de la Compañía y vigilar su uso eficiente. Los activos de la Compañía deben usarse sólo con fines legítimos. Queda prohibido el robo o el uso personal no autorizado, el traslado de lugar o la destrucción de propiedades, equipo o materiales de la Compañía. 4 Manual de cumplimiento corporativo Los activos de Barnes Group podrán trasladarse de las instalaciones de la Compañía exclusivamente para conducir las actividades comerciales propias de Barnes Group y sólo con la debida autorización. Por ejemplo, queda prohibido el traslado de herramientas, equipo de cómputo o software, máquinas de escribir u otros activos de la Compañía sin fines comerciales. Sin embargo, está permitido el traslado temporal de objetos de las instalaciones de la Compañía con fines laborales en casa o al viajar. Registros de la Compañía La integridad de los registros y sistemas de reporte de información de Barnes Group debe respetarse en todo momento. Todos los registros corporativos de los que sea responsable deben ser fidedignos, exactos y completos y usted está obligado a contar con la documentación de apoyo correspondiente. Los registros de Barnes Group deben reflejar con exactitud y presentar de manera justa las actividades que representan, de conformidad con las políticas de la Compañía y de manera que reflejen la naturaleza y el objetivo de las actividades. Por ningún motivo se permitirá la anotación de información falsa o inexacta en los registros de Barnes Group. Los registros mencionados aquí comprenden, entre otros: tarjetas para registrar las horas de trabajo u otros documentos para registrar el tiempo, reportes de viáticos y gastos de juntas de negocios y registros de contabilidad u otros registros financieros. Toda persona autorizada a efectuar gastos a nombre de Barnes Group tiene la obligación de asegurarse de que las cuentas cumplan con las políticas de contabilidad y compras de la Compañía y que todas las transacciones se registren minuciosamente. Por ningún motivo se permite efectuar registros “extraoficiales” ni indebidos. Es importante que todos estén conscientes de que prácticamente todos los registros de la Compañía pueden quedar sujetos al escrutinio público en el curso de litigios o investigaciones conducidas por el gobierno. Muchas veces, terceros ajenos a la Compañía o los medios de comunicación pueden obtener los registros. Por consiguiente, los empleados deben procurar ser lo más claros, concisos, veraces y precisos que sea posible al registrar cualquier tipo de información y evitar llegar a conclusiones legales o comentar sobre las posturas legales adoptadas por la Compañía u otros. Asimismo, deben evitar exageraciones, usar un lenguaje florido y expresiones peyorativas de las personas y sus motivos. Barnes Group no tolerará ningún tipo de conducta que dé una impresión inexacta de sus operaciones comerciales. La integridad de los reportes financieros de Barnes Group reviste la mayor importancia. Las prácticas de expedición de reportes contables y financieros deben ser justas y apropiadas, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y aprovechar el mejor juicio de la gerencia cuando sea necesario. Ningún empleado podrá, ya sea directa o indirectamente, emprender ninguna acción para influir de manera fraudulenta, sobornar, manipular o engañar a los auditores públicos independientes con el fin de generar estados financieros engañosos de Barnes Group. 5 Manual de cumplimiento corporativo Barnes Group prohíbe las prácticas que podrían generar reportes financieros fraudulentos. Si bien es difícil ofrecer una definición completa sobre reportes financieros fraudulentos, en general se refiere a toda conducta intencional o irresponsable, ya sea por comisión u omisión que resulte en la producción sustancial de estados financieros engañosos o incompletos. La comunicación clara, abierta y continua entre todos los niveles gerenciales y el personal sobre todos los asuntos financieros y operativos más importantes disminuirá considerablemente el riesgo de problemas en los reportes contables y financieros y ayudará a alcanzar las metas operativas. Los empleados de la gerencia deben estar conscientes de estos riesgos y comunicarse según corresponda. Todos los empleados deben asegurarse de que se hayan tomado todas las medidas razonables y necesarias dentro de su esfera de responsabilidad con el fin de ofrecer información completa, fidedigna, exacta, oportuna y comprensible en los reportes y documentos que Barnes Group entrega o remite a la Comisión de Bolsa y Valores (Securities and Exchange Commission) o a los organismos estatales reguladores y demás normativas reglamentarias. Además, los empleados autorizados para comunicarse con los accionistas de Barnes Group o el público en general deben ofrecer siempre información completa, fidedigna, exacta y comprensible. Conservación de registros Barnes Group ha adoptado políticas específicas sobre conservación de documentos que todos los directores, funcionarios y empleados de Barnes Group deben cumplir. La definición de los tipos de documentos o registros que cubre esta política es muy amplia, y comprende no sólo las copias impresas de los documentos y registros, sino también todos los registros mecánicos, electrónicos o magnéticos, la correspondencia, los memorandos, el correo electrónico, las facturas, los contratos, los acuerdos, los pedidos, las notas y los borradores. Antes de proceder a destruir registros corporativos, los empleados responsables deben consultar a su gerente con el fin de verificar el cumplimiento del programa de conservación de registros de la Compañía. Los documentos relevantes de litigios, investigaciones o auditorías pendientes, anunciadas o previstas no deben destruirse por ningún motivo hasta que haya sido explícitamente autorizado por el representante responsable de la Oficina del Abogado General. Acceso a Internet y a la Intranet de Barnes Group Barnes Group ofrece a algunos empleados, empleados eventuales y contratistas el acceso a la red pública de Internet y a la Intranet de Barnes Group con el fin de auxiliar y facilitar la transmisión y comunicación de información de interés comercial. Este acceso se ofrece exclusivamente con fines comerciales legítimos y propios de la Compañía. El acceso a los recursos electrónicos en red de la Compañía se permite sólo con la autorización de la gerencia de Barnes Group y siempre y cuando su uso sea de acuerdo con los lineamientos de la Compañía sobre seguridad electrónica. El uso de la Internet y 6 Manual de cumplimiento corporativo la Intranet de la Compañía debe apegarse a las políticas y prácticas de Barnes Group, así como al presente Código. Barnes Group considera como usos inapropiados, entre otros, los siguientes: • El acceso no autorizado o los intentos de acceso al sistema de cómputo o correo electrónico de otra persona. • La transmisión de información confidencial o exclusiva de Barnes Group a personas u organizaciones no autorizadas. • La transmisión de textos íntegros no cifrados sobre información comercial exclusiva o confidencial de Barnes Group a personas u organizaciones autorizadas ajenas a la Compañía. • Todo uso que infrinja las políticas o prácticas de Barnes Group o el presente Código, incluyendo, entre otros, las políticas específicas de la Compañía sobre el uso de correo electrónico, el acceso a Internet, las solicitudes, la igualdad de oportunidades laborales y el acoso racial, sexual o de cualquier otra índole. • El uso intencional que restrinja o evite dolosamente el uso de Internet por parte de otros usuarios. • La exhibición o transmisión dolosa de información ilícita, ilegal, intimidatoria, abusiva, difamatoria, sexualmente explícita o cualquier otro tipo de información o material objetable. • La exhibición o transmisión dolosa de software que contenga virus u otros elementos dañinos. • La carga, descarga, exhibición, publicación, transmisión, reproducción o distribución dolosa sin la debida autorización de cualquier tipo de información, software u otros materiales protegidos por la ley de derechos de autor sin la autorización previa del titular de los derechos. Barnes Group específicamente se reserva el derecho de permitir a los supervisores o a la gerencia el acceso a la historia de uso de Internet y cualquier otro tipo de comunicación electrónica con fines comerciales o conforme lo exija la ley. Correo electrónico El correo electrónico se está convirtiendo en un medio cada vez más importante de comunicación tanto dentro de Barnes Group como con ciertos usuarios autorizados ajenos a la Compañía. El correo electrónico dirigido o recibido por directores, funcionarios o empleados, empleados eventuales y contratistas de Barnes Group se considera igual que cualquier otro registro o correspondencia comercial. Todos los tipos de registros comerciales están sujetos a la inspección o divulgación sin previo aviso. Existen diversas consideraciones que debe tener en mente al usar el correo electrónico de la Compañía o entrar en Internet. • El correo electrónico puede reenviarse a terceros y destinatarios imprevistos sin el conocimiento del remitente original. Además, esta 7 Manual de cumplimiento corporativo • • correspondencia puede alterarse fácilmente y reenviarse a otros ya modificada. La correspondencia electrónica, el acceso a Internet y la información descargada de la red puede constituir un registro permanente; borrar un mensaje determinado de su bandeja de entrada no es garantía de que el mensaje haya sido eliminado ni de que la información que contenía no pueda ser recuperada por otros medios. A pesar de su formato, los correos electrónicos deben considerarse como “documentos” para fines prácticos, por lo que están sujetos a citación judicial en litigios civiles e investigaciones penales; además, una vez que han sido creados, por lo general están sujetos a la política de conservación de documentos de la Compañía. Como regla general, nunca transmita por correo electrónico mensajes que no desee que vean otras personas además del destinatario. Si tiene alguna pregunta o duda sobre el correo electrónico o el acceso a Internet incluyendo presuntas infracciones, diríjase a su gerente, al Departamento de Sistemas de Información de la Administración del Grupo o al Jefe de Cumplimiento Corporativo. Integridad de los sistemas Ningún director, funcionario o empleado de Barnes Group con derecho de acceso a cualquiera de las redes de cómputo o bases de datos de la Compañía podrá difundir o compartir las contraseñas personales de acceso a las redes o bases de datos a ninguna persona no autorizada. Además, ninguna persona podrá usar o distribuir software que pueda dañar o alterar el ambiente de trabajo. Los empleados tienen explícitamente prohibido el acceso sin autorización expresa a cualquier sistema o base de datos que contenga información confidencial, como los expedientes del personal; formación relativa a la titularidad de acciones o la participación en la opción para la compra de acciones u otros programas de incentivos; y correo electrónico personal, radiolocalizadores personales y mensajes de correo de voz de otros empleados. El acceso a esta información sin la debida autorización constituye una infracción importante de los derechos de privacidad de otros empleados y puede alterar en grado extremo la misión de Barnes Group. Las infracciones de esta política se resolverán según el caso. Información confidencial y exclusiva La información confidencial y exclusiva representa uno de los recursos más valiosos de la Compañía y debe tratarse como tal. Conforme a la obligación actual y permanente de confidencialidad de todos los directores, funcionarios y empleados, queda prohibido (ya sea durante o después de terminada la relación de trabajo) suministrar o divulgar información confidencial o privada sin la autoridad debida a cualquier persona ajena a 8 Manual de cumplimiento corporativo Barnes Group adquirida en el curso del empleo o debido a su relación con la Compañía. La divulgación de información confidencial puede ser lesiva para Barnes Group y servir de fundamento para emprender acciones legales contra la empresa o la persona responsable de la divulgación. La conservación y seguridad de esta información deben ajustarse a las políticas de la Compañía y a los reglamentos federales aplicables. Los secretos industriales y la información confidencial corporativa incluyen, entre otros: • Expedientes del personal • Listas y directorios telefónicos internos • Contraseñas • Organigramas • Datos de ingeniería • Datos financieros • Informes de ventas • Planes de servicios, procesos o productos nuevos • Programas publicitarios o de mercadotecnia o promociones • Listas de clientes actuales o prospectos y proveedores • Tarifas y salarios u otro tipo de información personal • Programas de inversión de capital • Proyección de ingresos • Propuestas de cambios en la administración o las políticas • Datos de pruebas • Precios de proveedores • Términos contractuales Usted está obligado a proteger la información confidencial y exclusiva que Barnes Group le ha confiado mediante la observación de las normas y políticas aprobadas de la Compañía contenidas en el Manual de Políticas de la Compañía. Además, tiene expresamente prohibido divulgar información sobre los clientes a toda persona ajena a Barnes Group sin el previo consentimiento del cliente, a menos que sea necesario para cumplir con una citación judicial, orden judicial u otros procesos legales. Para efectos del presente Código, dicha información incluye, entre otra: los nombres de los clientes, números de cuenta, direcciones y datos de facturación. Todas las solicitudes de este tipo de información se remitirán de inmediato a su gerente y al Jefe de Cumplimiento Corporativo antes de suministrar la información. Relaciones con terceros Competencia justa Los principios de la competencia justa son fundamentales para todas nuestras operaciones y representan el punto central de las relaciones de la Compañía con sus proveedores, clientes, competidores y funcionarios públicos. Los directores, funcionarios 9 Manual de cumplimiento corporativo y empleados de la Compañía deben evitar aprovecharse injustamente de cualquier persona mediante la manipulación, la ocultación, el abuso de información privilegiada, las declaraciones falsas u otras prácticas injustas. Proveedores de bienes y servicios Todas las compras de bienes y servicios por parte de Barnes Group deben efectuarse sobre la base de la calidad, el servicio, el precio y la aptitud del bien o servicio. Barnes Group procura establecer relaciones comerciales mutuamente provechosas y a largo plazo con sus proveedores de bienes y servicios sobre la base de estos factores. La reciprocidad es una práctica lesiva y un impedimento para asegurar la compra de los mejores materiales o servicios disponibles a precios competitivos. Cuando la Compañía efectúa una compra, no favorece a las empresas que cuenta entre sus clientes tan sólo por su condición de clientes. Clientes Todas las transacciones con los clientes actuales y potenciales deben ser justas y transparentes. Barnes Group consigue y conserva nuevos clientes gracias a la alta calidad de sus productos y servicios y a sus precios competitivos. Barnes Group compra y ofrece bienes y servicios teniendo en cuenta exclusivamente la calidad y los términos de venta. Bajo ninguna circunstancia Barnes Group aprobará el ofrecimiento o pago de comisiones revertidas por compras, pagos “por abajo del agua” descuentos ilícitos u otros pagos semejantes indebidos o inapropiados a clientes actuales o potenciales o a sus representantes a cambio de su preferencia. Todas las ventas deben basarse en el precio, los términos de compra, el tipo de servicio, la atención al cliente prevista para la cuenta y otros factores importantes semejantes y legales. No trate de “amarrar” la compra de bienes o servicios a una compra por parte de Barnes Group al mismo cliente. Usted tiene prohibido expresar afirmaciones falsas o engañosas al cliente en un intento por promocionar los productos y servicios que ofrece Barnes Group. El cliente debe recibir información exacta y clara sobre el precio, la capacidad, el programa e información relacionada. Las siguientes normas servirán de lineamiento para la promoción de bienes y servicios por parte de los empleados de la Compañía: • Si por lo general trata directamente con los clientes, debe conocer a fondo y observar al pie de la letra todas las leyes que rigen las relaciones con los clientes y competidores, incluyendo la ley antimonopolio, la Ley contra la corrupción en países extranjeros, las afirmaciones falsas, los reglamentos de exportación, los sobornos comerciales, el fraude y otras disposiciones relacionadas. Todas las dudas sobre la aplicación de estas leyes a casos particulares deben dirigirse al Jefe de Cumplimiento Corporativo. • Queda prohibido ofrecer regalos, propinas u otros beneficios o favores a proveedores de bienes o servicios, corredores de bolsa, agentes, asesores, clientes o competidores actuales o potenciales de Barnes Group en 10 Manual de cumplimiento corporativo relación con la compra o venta de bienes o servicios. Sin embargo, puede ofrecer regalos que no sean dinero en efectivo a organizaciones no gubernamentales o sus representantes y cuyo valor sea nominal, como almohadillas, plumas, imanes, cachuchas, playeras u otros artículos promocionales. • También puede ofrecer ocasionalmente en horas hábiles algún tipo razonable de entretenimiento por negocios a los representantes o empleados de organizaciones no gubernamentales con las que Barnes Group mantenga relaciones comerciales. Esto incluye por ejemplo una comida ocasional, algún evento social o una invitación a algún evento promocional patrocinado por Barnes Group. • El lugar y tipo de entretenimiento ofrecido o provisto a las organizaciones que mantengan relaciones comerciales con la Compañía o sus representantes, así como la cantidad de dinero invertida deben ser razonables y apropiados y en cualquier caso deben documentarse de manera apropiada en el formulario de reembolso de gastos de Barnes Group. • La información sobre otras compañías, incluyendo las compañías competidoras, adquirida en el curso de la realización de un negocio debe tratarse con cautela. Toda información negativa relativa a otras compañías que no tenga un objetivo comercial legítimo debe desecharse. Siempre que trabaje con información delicada sobre otras compañías, debe usarla sólo con fines comerciales legítimos y ponerla a disposición exclusivamente de los empleados de Barnes Group que tengan una necesidad legítima de conocerla. Al presentar dicha información, la identidad de la organización o las personas debe divulgarse sólo si es necesario por motivos comerciales. Tenga siempre en cuenta el hecho de que algunas compañías pueden tener diversas relaciones con Barnes Group, como en el caso de proveedores que también son clientes de la Compañía. Por esto es importante comprender el tipo preciso de relación que tenemos delante en cada transacción. Gobiernos En ocasiones, Barnes Group tiene contacto con dependencias federales, estatales, locales y de gobiernos extranjeros por motivos comerciales o regulatorios. Barnes Group valora sus buenas relaciones con los gobiernos locales, estatales, federales y extranjeros. Estamos comprometidos a ser un “buen ciudadano corporativo” y nos sentimos orgullosos de las aportaciones que hemos hecho con el fin de ayudar a las comunidades en donde nos hemos establecido. Es política de la Compañía tratar de manera honesta y justa con los representantes y agentes de gobierno y cumplir con las solicitudes y los procedimientos válidos y 11 Manual de cumplimiento corporativo razonables. Lo exhortamos a ser honesto y claro en su trato con los representantes de gobierno y a no solicitar o animar a otros empleados de Barnes Group u otros a suministrar información falsa o engañosa a dependencias o representantes gubernamentales. Si participa en algún trabajo contractual con el gobierno, debe conocer a fondo y observar al pie de la letra los reglamentos y las normas que rigen las relaciones con dependencias públicas en lo general y la provisión de bienes y servicios al gobierno en lo particular. Tenga cuidado en particular con el ofrecimiento de cualquier cosa de valor a los empleados, agentes o representantes de las dependencias gubernamentales. Los directores, funcionarios y empleados no pueden ofrecer, regalar o traspasar ni aceptar artículos de valor en su trato con funcionarios, agentes o empleados de ninguna dependencia gubernamental con la que la Compañía mantenga relaciones comerciales o trate de establecerlas, o donde esté sujeta a una relación regulatoria. Para este fin, los artículos de valor deben incluir beneficios tangibles e intangibles, como dinero en efectivo, bienes, servicios, entretenimiento o promesas de beneficio a futuro ofrecidas o planteadas como estímulo para celebrar el contrato u obtener un resultado en particular. Las políticas de Barnes relativas específicamente al trato con funcionarios de gobiernos extranjeros se describen a detalle más adelante en la sección de “Transacciones internacionales”. La competencia Las personas afiliadas a Barnes Group tienen terminantemente prohibido tratar de apoderarse por medios inapropiados de los secretos comerciales de un competidor o cualquier otro tipo de información confidencial o exclusiva; asimismo, los directores funcionarios y empleados de Barnes Group tienen terminantemente prohibido hacer uso de cualquier forma de la información así adquirida. Prácticas como el espionaje industrial, el allanamiento, la intervención telefónica y el robo son ilícitos y evidentemente equivocadas. Entre otras prácticas inapropiadas se encuentran la contratación de empleados de la competencia con el fin de obtener información confidencial. La solicitud indebida de datos confidenciales de cualquier manera planteada a un competidor o a sus clientes atenta contra las políticas de Barnes Group. Competencia de mercado Barnes Group tiene el compromiso de cumplir con todas las leyes antimonopolio aplicables en cada una de las jurisdicciones donde realiza sus actividades. Las leyes antimonopolio se basan en la suposición fundamental de que la competencia aumenta la oferta y por consiguiente disminuye el precio de los bienes y servicios. Dicho de manera general, estas leyes prohíben toda conducta que pueda: (1) intimidar a la competencia; o (2) fomentar la competencia por medios injustos al grado que tan sólo un competidor sea capaz de sobrevivir. 12 Manual de cumplimiento corporativo Si bien las leyes antimonopolio prohíben claramente la mayoría de los acuerdos de fijación de precios, la división de mercados y el boicot (según se describe a continuación), también proscriben la conducta que limita irracionalmente la competencia. Dependiendo de los hechos y las circunstancias del caso, este tipo de conducta incluye ciertos intentos por ofrecer paquetes de servicios, ciertas actividades de exclusión y ciertos acuerdos lesivos para la competencia o el alza ilícita de precios. Todas las dudas que surjan en esta área deben dirigirse al Jefe de Cumplimiento Corporativo. Conversaciones con la competencia La política de Barnes Group exige que todas las decisiones relativas a los productos y servicios que ofrecemos, incluyendo precios, disponibilidad, etc., deben hacerse independientemente y sin el previo conocimiento o aprobación de la competencia. Al establecer de manera independiente sus precios y términos comerciales, Barnes Group podrá considerar todos los factores importantes, incluyendo costos, condiciones del mercado, programas de reembolso de uso generalizado y precios competitivos prevalentes hasta donde el mismo mercado los determine. No habrá arreglos verbales o escritos con ningún competidor en relación con los precios, políticas de precios, fórmulas para la determinación de precios, licitaciones o fórmulas de licitación, descuentos, acuerdos de crédito o términos de venta o servicio relacionados. Con el fin de evitar la posibilidad de malentendidos o malas interpretaciones, las políticas de Barnes Group prohíben la consulta o divulgación a la competencia de las tarifas o los términos que Barnes Group u otro competidor aplica o piensa aplicar. Las operaciones de coinversión y afiliación que requieran hablar sobre precios deben estudiarse individualmente junto con un abogado del Departamento Legal con el fin de verificar el cumplimiento de las leyes antimonopolio. Las conversaciones con la competencia sobre la racionalización de los mercados, la reducción de personal o la eliminación de la duplicación por lo general implican la división del mercado y deben evitarse. La Compañía puede participar y recibir resultados de encuestas generales, aunque estos resultados deben ajustarse a las normas de participación en encuestas descritas en la sección de “Asociaciones del ramo” más adelante. Asimismo, la política de Barnes Group prohíbe la consulta o divulgación a la competencia de sus servicios, selección de mercados, territorios, licitaciones o clientes. Quedan prohibidos los arreglos con la competencia tendentes a dividir los mercados. Esto incluye los acuerdos para asignar las acciones de un mercado entre los competidores, dividir los territorios o dividir las líneas de productos o los clientes. Asociaciones del ramo Barnes Group es miembro de diversas asociaciones del ramo y asociaciones profesionales. Las asociaciones del ramo son lícitas y pueden ser útiles para fomentar la competitividad de nuestros productos y servicios. Sin embargo, es importante tener cuidado especial durante las juntas de las asociaciones, debido a que son por definición juntas de competidores. Debido a que los representantes de la competencia muchas veces asisten con regularidad a estas juntas, llegan a conocerse bien entre ellos, por lo que existe el riesgo de intercambios sociales normales que pueden derivar en temas peligrosos. El intercambio de información es apropiado si se aprovecha para informar 13 Manual de cumplimiento corporativo mejor al consumidor o promover la eficiencia y la competencia. Barnes Group puede participar en encuestas de precios, costos y salarios, siempre y cuando la encuesta la realicen terceros e involucre a un número apropiado de compañías de tamaño similar. Toda información sobre precios, costos o salarios provista por la Compañía debe ser congruente con la divulgación pública más reciente de dicha información conforme a los informes de la Compañía entregados a la Comisión de Valores y Bolsa. Si se le solicita suministrar a alguna asociación del ramo información sobre los cargos, costos, salarios u otros asuntos comerciales de la Compañía, no podrá hacerlo sin la autorización previa del Presidente de su grupo. La compra mancomunada a través de las asociaciones del ramo probablemente es aceptable, pero todo plan de compra mancomunada debe ser estudiado con anticipación por el Jefe de Cumplimiento Corporativo. Si tiene alguna pregunta o duda sobre las actividades de una asociación del ramo, consulte al Jefe de Cumplimiento Corporativo. Boicots La política de Barnes Group prohíbe todo acuerdo con la competencia para boicotear o rehusarse a tratar con una persona o grupo de personas en particular, como proveedores de servicios, clientes o empresas. Estos acuerdos no tienen que ser necesariamente por escrito con el fin de considerarlos ilícitos; todo arreglo (directo o indirecto) establecido con un competidor en estos asuntos queda prohibido. Los arreglos exclusivos con proveedores de servicios, clientes y otras compañías deben ser autorizados por un funcionario de la Compañía o por el Jefe de Cumplimiento Corporativo sobre la base de un análisis del mercado relevante. Transacciones internacionales Las transacciones internacionales están sujetas a leyes y reglamentos federales específicos. Las personas que participan en transacciones comerciales internacionales deben estar bien familiarizadas y observar al pie de la letra sus disposiciones. Si bien de ninguna manera se exige que las conozcan a fondo, los empleados de Barnes Group o los representantes independientes que participen en transacciones comerciales internacionales deben al menos estar conscientes de los reglamentos de exportación aplicables, las disposiciones anti boicot y los embargos comerciales vigentes en su momento. Ley contra la corrupción en países extranjeros Los directores, funcionarios y empleados tienen terminantemente prohibido ofrecer, autorizar, dar o prometer cualquier artículo de valor a funcionarios de gobiernos extranjeros de manera que pueda percibirse como estímulo o soborno para facilitar las actividades comerciales de Barnes Group. La Ley contra la corrupción en países extranjeros prohíbe a las compañías de Estados Unidos y sus directores, funcionarios, empleados y representantes efectuar pagos o autorizar el pago de dinero en efectivo u otros artículos de valor, ya sea directa o 14 Manual de cumplimiento corporativo indirectamente, a funcionarios extranjeros con el fin de influir en sus acciones en su calidad de funcionario o para estimularlo para auxiliar a la empresa en la consecución de transacciones. Además de infringir la Ley contra la corrupción en países extranjeros, estas transacciones también pueden incurrir en infracciones de las leyes penales del fuero federal, como las leyes contra el soborno, el fraude postal y la intervención telefónica, así como otras leyes estatales o las leyes de los países con los que Barnes Group mantiene relaciones comerciales. Debido al carácter complicado y dinámico de los negocios internacionales, los empleados deben dirigir sus dudas en esta área al Jefe de Cumplimiento Corporativo. Reglamentos anti boicot Los reglamentos anti boicot del Departamento de Comercio y el Servicio de Administración Tributaria de Estados Unidos de Norteamérica prohíben a las compañías estadounidenses y empresas extranjeras controladas por empresas estadounidenses la participación en boicots no avalados con respecto a los productos o servicios. A pesar de que los reglamentos anti boicot son complicados y sumamente amplios en términos de las actividades prohibidas, en general prohíben a las compañías y a las personas participar en acciones de apoyo de un boicot de países extranjeros cuando dicho boicot no está reconocido por Estados Unidos. La conducta prohibida contempla las solicitudes por parte de los clientes con el fin de abstenerse de efectuar transacciones con el gobierno, las empresas o los ciudadanos de un determinado país; las solicitudes de información relacionada con los negocios de la Compañía en dicho país; y las solicitudes para emprender otras acciones en apoyo de un boicot no reconocido por Estados Unidos. La ley anti boicot impone sanciones, incluyendo castigos civiles y penales, y la pérdida de beneficios fiscales en determinados casos considerados como de apoyo al boicot. Cumplimiento de las disposiciones ambientales, sanitarias y de seguridad Barnes Group tiene el compromiso de conservar y proteger nuestro entorno natural, así como promover y mantener un ambiente de trabajo seguro. En este sentido, todos los aspectos de sus operaciones se conducirán estrictamente de conformidad con las leyes y los reglamentos estatales y federales aplicables, así como con las políticas y prácticas corporativas óptimas de Barnes Group relativas a la seguridad en el lugar de trabajo y la protección del ambiente. La posible presencia de desechos u otras condiciones laborales inseguras debe reportarse de inmediato a su supervisor, al Director de la Compañía, al Departamento de Asuntos de Salud, Seguridad y Medio Ambiente o al Jefe de Cumplimiento Corporativo. Prácticas de contratación 15 Manual de cumplimiento corporativo Barnes Group practica la igualdad de oportunidades laborales y no discrimina por motivos de raza, color de piel, religión, género, edad, nacionalidad, preferencias sexuales, discapacidad, calidad de veterano de guerra o cualquier otro factor prohibido por las leyes federales, estatales o locales. Esta política se aplica a todas las actividades del personal y a la participación en las actividades administradas por la Compañía. Barnes Group se compromete a realizar los ajustes laborales razonables para cualquier empleado calificado que tenga alguna discapacidad, siempre que el empleado informe que requiere de dichos ajustes. Además, como contratista del gobierno, Barnes Group participa en acciones positivas. Para fines prácticos, la ley prohíbe la discriminación en todas las decisiones laborales. Por consiguiente, la Compañía prohíbe la discriminación en las siguientes actividades: • • • • • • • • • • • • • • Reclutamiento Entrevista Selección Contratación Ascenso Capacitación Cambios de plaza Actualización de puestos Supervisión Terminación Despido Compensación Prestaciones Oportunidades educativas Es importante estar consciente no sólo de lo que prohíbe la ley, sino de lo que permite. Por ejemplo, Barnes Group puede: • • • • Seleccionar exclusivamente a los candidatos calificados para un determinado puesto independientemente de su raza, credo, color de piel, etc. Sin embargo, debemos documentar debidamente los motivos de nuestra decisión. Fijar los salarios y ascensos de acuerdo con los méritos laborales. Fijar diferentes salarios de acuerdo con la antigüedad. Fijar diferentes salarios para trabajos distintos. El hecho es que el tratamiento diferencial está permitido, pero no por motivo de cualquiera de las características prohibidas, como raza, color de piel, credo, género, nacionalidad, edad, etc. Además de someter a la Compañía a la posibilidad de responsabilidad civil, todo aquel que participe en acoso sexual o en algún otro tipo de discriminación o acoso y los que lo condonen o lo permitan, pueden también quedar sujetos a responsabilidad civil. Acoso ilícito Barnes Group tiene el compromiso de ofrecer a sus empleados un ambiente de trabajo libre de acoso por motivos de raza, color de piel, credo, género, edad, nacionalidad, preferencias sexuales, discapacidad, calidad de veterano de guerra u otras características prohibidas por las leyes federales, estatales o locales. 16 Manual de cumplimiento corporativo Queda terminantemente prohibido el acoso sexual en cualquiera de sus formas. El acoso sexual contempla el coqueteo sexual; las propuestas o insinuaciones; el uso de lenguaje verbal abusivo de índole sexual; la presión sutil o la solicitud de favores sexuales; el contacto personal innecesario; expresiones gráficas o comentarios verbales acerca del cuerpo de una persona; uso de palabras sexualmente degradantes para describir a una persona; exhibición en el lugar de trabajo de artículos o ilustraciones sexualmente sugerentes; chistes o bromas sexualmente explícitos u ofensivos y agresión física. Asimismo, no se tolerará el acoso racial u otras formas de acoso, como el empleo de lenguaje o conducta racial peyorativos o la creación de un ambiente de trabajo hostil u ofensivo. Aparte de su carácter ilícito, el acoso y la discriminación son sumamente molestos y van en contra de la misión de Barnes Group. La Compañía observa medidas positivas con el fin de evitar que ocurran el acoso y la discriminación. Las infracciones de esta política causarán la aplicación de medidas disciplinarias, incluyendo el despido cuando así lo requiera la situación. Protección de quien presenta la queja La ley protege a aquellos que se quejan de prácticas discriminatorias. Es ilícito discriminar a alguien por oponerse a prácticas discriminatorias ilícitas o por haber presentado cargos, haber testificado o participado en una investigación, proceso o audiencia en donde se haya ventilado un cargo por discriminación. Por ejemplo, si un candidato menciona que es parte de un litigio contra un empleador anterior debido a una presunta discriminación, no debe hablar más sobre el asunto ni fundamentar la evaluación del candidato en esta información. Obviamente, es ilícito tomar represalias contra el empleado que se haya quejado de prácticas discriminatorias o contra el empleado que haya secundado la queja. Abuso de sustancias tóxicas Barnes Group tiene el compromiso de ofrecer un ambiente laboral seguro y libre de las consecuencias del abuso del alcohol y las drogas. Queda terminantemente prohibida la posesión, la distribución o el uso de drogas ilícitas en las instalaciones de Barnes Group. El abuso del alcohol o de medicamentos en el lugar de trabajo también representa una infracción del presente Código. Asimismo, el consumo de sustancias controladas y el uso indebido o abuso del alcohol o de medicamentos fuera de las instalaciones de la Compañía de manera que afecte la capacidad del empleado para desempeñar las tareas asignadas, su seguridad o la seguridad de otros o bien las actividades comerciales de la Compañía, es rechazado por la Compañía y representa una infracción del presente Código. Actividades políticas 17 Manual de cumplimiento corporativo Exhortamos a los directores, funcionarios y empleados a participar en actividades políticas y civiles, siempre y cuando dichas actividades se realicen en su tiempo libre y por su cuenta y riesgo sin interferir con las actividades de Barnes Group. Los directores, funcionarios y empleados de Barnes Group tienen prohibido efectuar aportaciones políticas a nombre o con fondos de la Compañía. Los directores, funcionarios y empleados de la Compañía podrán efectuar aportaciones políticas para el candidato o el comité de acción política de su elección exclusivamente con fondos personales no reembolsables. Excepto en los casos específicamente aprobados con anticipación por la Oficina del Abogado General, los directores, funcionarios y empleados de la Compañía tienen prohibido hacer uso de las propiedades o instalaciones de Barnes Group o del horario de trabajo de cualquier empleado de Barnes Group para conducir actividades políticas. Cumplimiento del Código Toda persona que infrinja las disposiciones del presente Código quedará sujeta a la aplicación de medidas disciplinarias, incluyendo el cese del empleo o de la relación con Barnes Group. Las infracciones del Código que incluyan infracciones de las leyes y reglamentos aplicables también podrán remitirse al tribunal del fuero penal y pueden causar la ejecución de acciones civiles para reembolsar a Barnes Group por las pérdidas o daños incurridos. Cumplimiento Los directores, gerentes y supervisores tienen la obligación de vigilar el cumplimiento del presente Código de manera uniforme mediante la aplicación de las medidas disciplinarias pertinentes, incluyendo el despido de los infractores. Las infracciones incluyen no sólo el incumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables, sino también el incumplimiento de la gerencia responsable para detectar, reportar o corregir la infracción. Reporte de infracciones Todo empleado de Barnes Group que tenga conocimiento de problemas o prácticas que representen infracciones potenciales de leyes federales, estatales, locales o extranjeras o de cualquiera de las disposiciones del presente Código es responsable de reportar el asunto inmediatamente a su gerente o al Jefe de Cumplimiento Corporativo. Tanto los empleados como el público en general que tengan dudas sobre infracciones del presente Código pueden reportar sus dudas como sigue: Los interesados que deseen presentar sus inquietudes y cualquier otro problema a los directores no administrativos de la Compañía también podrán aprovechar los siguientes mecanismos para tal efecto manifestando explícitamente que la inquietud o el problema está dirigido a dichos directores. 18 Manual de cumplimiento corporativo Por vía telefónica: 1-800-300-1560† Por correo electrónico: https://www.compliance-helpline.com/welcomepagebarnesgroup.jsp Por correo regular: Barnes Group Corporate Compliance Hotline P.O. Box PMB 3767 13590 Ballantyne Corporate Place, Ste. 300 Charlotte, NC 28277-2712 Tanto los empleados como las personas ajenas a la Compañía podrán manifestar sus quejas de manera confidencial o anónima por la línea telefónica directa o el correo regular. Todas las quejas expresadas por vía telefónica o remitidas al domicilio listado anteriormente serán recibidas por un proveedor de servicios ajeno a la Compañía, quien las remitirá al Abogado General, conservando así el carácter anónimo de quienes lo soliciten. El Abogado General u otro abogado del Departamento Legal de la Compañía nombrado como Jefe de Cumplimiento Corporativo será el responsable de revisar todas las quejas provenientes de todos los medios. Todo empleado de la Compañía goza del derecho de manifestar de buena fe sus quejas relativas a infracciones de este Código de la Compañía a la gerencia sin temor al despido o represalias de ningún tipo. Todas las quejas se tramitarán conforme a las disposiciones de la Política sobre quejas e inquietudes de Barnes Group Inc. Los empleados deben cooperar totalmente con el Jefe de Cumplimiento Corporativo, los representantes de la Oficina del Abogado General o cualquier otro representante de Barnes Group encargado de realizar la investigación, la auditoría, el sondeo u otras acciones a nombre de la Compañía. Sobra decir que usted es responsable de ofrecer respuestas completas y fidedignas a las preguntas que puedan plantearle los representantes de Barnes Group en el curso de la revisión o investigación de la presunta infracción del Código. Modificaciones y renuncia de derechos † Las personas que llamen desde fuera de Estados Unidos o Canadá primero deben marcar el número de teléfono de acceso gratuito del país pertinente. Las personas que marquen el número gratuito serán desviadas a la empresa de telecomunicaciones AT&T, desde la cual accederán al número gratuito que aparece anteriormente. Los números de acceso de los diferentes países están disponibles en http://www.usa.att.com/traveler/index.jsp. Cuando visite ese enlace, verá un menú desplegable en el centro de la página. Simplemente seleccione el país desde el que está llamando y haga clic en el botón “GO”. La página que se cargará a continuación le indicará el código numérico que debe usar para llamar a Estados Unidos desde ese país. Se le exigirá que marque ese número antes de marcar el número de la línea. 19 Manual de cumplimiento corporativo El presente Código se aplica a todos los directores, funcionarios y empleados de Barnes Group. El Consejo de Administración o el comité correspondiente será el responsable de determinar si es necesario modificar considerablemente o anular el Código. La Compañía no podrá efectuar modificaciones considerables ni anular ninguna parte del Código que afecte a sus directores o ejecutivos, excepto mediante el voto afirmativo del Consejo de Administración o del comité correspondiente. El Consejo de Administración o el comité correspondiente debe asegurarse de que las anulaciones incluyan los controles apropiados con el fin de proteger los intereses de Barnes Group. En caso de realizar alguna modificación considerable o de anular alguna parte aplicable a algún ejecutivo o director de Barnes Group, se informará a los accionistas a la brevedad posible. 20 Manual de cumplimiento corporativo Acuse de recibo He recibido por parte de Barnes Group Inc. el Código de ética y conducta profesional (aquí citado como el “Código”). Reconozco que es mi responsabilidad leer detenidamente el Código y familiarizarme con las políticas de la Compañía. Reconozco además que ni el Código ni las políticas de la Compañía descritas en él constituyen un contrato laboral ni una garantía de empleo permanente con Barnes Group Inc., sus subsidiarias y filiales, y que la Compañía se reserva el derecho de modificar sus políticas y el presente Código cuando lo considere pertinente. ________________________ Firma ________________________ Nombre con letra de imprenta ________________________ Puesto, grupo o unidad ________________________ Fecha 21