Laura González Flores Manual de base de datos para investigación

 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 p. 1 MENÚS PRINCIPALES DE LA BASE DE DATOS El menú principal (superior) de la base de datos nos permite acceder a sus principales funciones. Si bien todas las acciones pueden activarse mediante menús desplegables, las principales funciones pueden realizarse mediante los íconos de la barra superior. Entre los más importantes son aquellos que controlan: 1. El modo en que se ven los datos en esa plantilla: como diseño, como tabla o como lista. 2. La cantidad de registros y el número del registro visualizado 3. El tipo de plantilla que se está viendo También se ve otro menú que muestra: 1. Todos los registros 2. Hace un nuevo registro 3. Borra un registro 4. Busca un registro 5. Ordena los registros . . MODOS DE LA BASE DE DATOS Se accede a los distintos modos desde el menú inferior de la pantalla. 1.
BROWSE – VER Y RELLENAR Modo estándar para ver y rellenar la base de datos 2.
LAYOUT – DISEÑAR LAS PANTALLAS Modo en blanco para diseñar la base según campos y formatos requeridos. 3.
FIND – FORMATO DE BÚSQUEDA Modo en que los campos quedan en blanco para solicitar la información. 4.
PREVIEW – PREVISUALIZACIÓN Modo en que se previsualiza la información para impresión Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 p. 2 CREACIÓN DE CAMPOS Se accede al menú con File / Manage / Database ( ctrl + shift + d): Ahí se Ingresar el nombre y tipo del campo. Tipos de campos: 






Texto Número Fecha Sello de tiempo Contenedor (imagen, video) Cálculo (suma, resta, etc.) SumaOPCIONES DE AUTOLLENADO Una vez creado el campo (botón create‐
CREAR) se pueden determinar OPCIO
de autollenado para éste en la prime
pestaña (AUTOENTER – autollenado)
 Fecha de creación o modificación  Número de serie  Valor del registro anterior  Datos (el texto que se quiera repetir automáticamente)  Valor calculado (por fórmula aritmét
lógica)  Valor buscado (en otro campo) En este menú también se determina si se
prohíbe la modificación de los datos ingresados automáticamente o si se pueden sobre‐escribir. Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 p. 3 OPCIONES DE REPETICIÓN DE CAMPO Además de opciones de validación de datos,
tercer pestaña (STORAGE) se pueden determ
las opciones para el despliegue de campos repetidos (muchos valores para un campo)
En este menú también se determina si se cre
índices automáticos de palabras en ese cam
DISEÑO DE PANTALLAS . Para el diseño de pantallas se ha de ir a
modo LAYOUT, o bien, crear una nueva
pantalla de diseño desde el menú super
LAYOUT / NEW LAYOUT: Ahí se determina 1. El nombre de la pantalla 2. El tipo de pantalla: a. Estándar b. Tabla c. Lista d. Reporte e. En blanco Al oprimir el botón CONTINUAR la base pregunta qué campos queremos en nue
pantalla…. Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 p. 4 Y, al CONTINUAR otra vez, qué tema queremos para el despliegue de la información. Conviene, antes de empezar a diseñar nuestra forma, hacer visibles los menús y las herramientas de diseño, entre ellos,  Los márgenes de página  Las reglas gráficas  La barra de texto  Las reglas T (para alinear) . INGRESO DE CAMPOS . Una vez está la pantalla deseada, se ingresan los campos arrastrándolos desde el menú superior. También se puede determinar si se quiere ingresar una etiqueta para ese campo. Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 p. 5 . . Al mismo tiempo, se puede determinar qué tipo d
campo será: a. Campo de relleno b. Lista desplegable c. Menú desplegable d. Botones de radio e. Cuadros de tache f. Calendario . Al activar el menú VIEW / INSPECTOR (ctrl + i) se vuele visible otro menú que será útil para controlar todas las opciones de formato de los campos como son: PESTAÑA 1: 1. posición del campo en la plantilla 2. alineación con respecto a otros campos PESTAÑA 2: apariencia del campo 1. Fuentes 2. Bordes 3. Relleno 4. Alineación del texto (izquierda, derecha, centrado) En esta pestaña también se determina cómo estará alineado el campo, así como sus tabuladores interiores. Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 p. 6 PESTAÑA 3: configuración y comportamiento de los datos del campo 1. La tabla 2. Estilo (campo de edición, menú desplegable) 3. Repeticiones 4. Comportamiento (en qué menú aparece) 5. Formato de datos . El DISEÑO de la base de datos se realiza como en todos los programas: colocando los elementos gráficos fijos (rectángulos, colores, textos) en relación con los campos (elementos cambiantes) en un fondo determinado. Como en otros programas, puede utilizarse la brocha de formato para copiar los atributos de fuente y gráficos de un elemento al otro. Las reglas gráficas y las reglas T sirven para colocar exactamente los elementos donde se van a ver en pantalla y/o el papel de impresión. . Una de las herramientas más poderosas de las bases son los BOTONES, que permiten la automatización de tareas, ya sea las programadas por el programa (en el menú de programación de botones) o las que programemos por diseño de scripts. En este caso, al operar el icono del botón y trazar el recuadro del botón en la plantilla, se abre automáticamente un menú que nos pide que programemos la función del botón. Podemos escoger de la lista que tiene el programa o hacer un guión (script) nosotros. También nos pide que determinemos si el botón será cuadrado o redondo, y si el cursor cambia al ícono de una mano al activarlo. Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 p. 7 OPCIONES DE BÚSQUEDA OPCIONES DE IMPRESIÓN Una vez diseñada nuestra base, para realizar búsquedas se ha de entrar en el modo FIND, accediendo a éste en el botón inferior. Todos los campos se despliegan el blanco para que nosotros llenemos aquel que necesitamos, con la información que buscamos. Pueden llenarse dos campos (i.e., autor + título) o puede llenarse un campo (autor), volverse a solicitar la búsqueda mediante la función CTRL + n y llenarse otro campo (título): la base nos buscará los registros que llenen una u otra condición de búsqueda Al oprimir otra vez el botón FIND se completa la búsqueda. Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 EMPEZAR A UTILIZAR LA BASE DE DATOS (archivo “fichero” en Filemaker Pro
9)
Al abrir el archivo nos encontaremos con la siguiente pantalla inicial. En ella se
encuentran las instrucciones para inicializar nuestra base de datos.
1. Hacer click en Apellido y nombre y sustituirlos por los propios, conservando coma y
punto. Esto servirá para que la base de datos pueda formatear fichas de notas con
nuestro nombre posteriormente.
2. Para empezar a ingresar los datos del primer libro, oprimir el botón "Empezar listado
bibliográfico" y llenar la primera ficha bibliográfica. Las fichas bibliográficas están en el
menú “biblio” al que puede accederse a través del botón “ir a biblio” o del menú
deplegable encima de nuestro ícono de fichero.
3. Para personalizar el menú desplegable “tema general” (o cualquier otro menú),
ingresar al modo LAYOUT a través del menú superior view / layout mode, o utilizando
el macro CTRL + L, o con el menú inferior de modo. El menú LAYOUT nos servirá
para dar formato a nuestra base de datos.
p. 8 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 4. En el formato LAYOUT, seleccionar el campo de tema general (mediante un click),
oprimir el botón derecho del ratón para ir a “field format”. Se abrirá una ventana en la
que escogeremos la segunda opción (“pop up list”) y de ésta, el menú desplegable
“define value lists”.
5. Al oprimir esta opción se abrirá otra ventana que nos permitirá personalizar la lista o
hacer otras listas para diferentes campos. En el caso siguiente, hay listas
desplegables para los campos “temas”, “tipo”, “uso” y “biblioteca”, que también pueden
personalizarse.
Al oprimir el botón “edit” podremos personalizar nuestra lista con las opciones
deseadas. Después de editar la lista, deberemos oprimir el botón “OK”, luego el botón
“done” en las otras ventanas.
6. Para salir del modo LAYOUT al modo de llenado BROWSE lo haremos a través del
menú superior view / browse mode, o utilizando el macro CTRL + B, o con el menú
inferior de modo.
Nos aparecerá la primera ficha de notas (con la clave y el número notas 003) que
podemos comenzar a llenar. El tabulador normalmente estará colocado en el campo
de texto, para después llevarnos al “encabezado” y luego al de “no. de página” (que
normalmente serán los campos que deberemos llenar.
p. 9 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 7. Si queremos ver los datos bibliográficos de esta ficha de notas, deberemos oprimir
el botón inferior “ver datos bibliográficos”. Se abrirá una extensión de la ficha con estos
datos, que puede ocultarse nuevamente oprimiendo el mismo botón.
8. Para continuar fichando el mismo libro, oprimiremos el boton [+]. Se nos abrirá una
nueva ficha de notas con un número subsecuente (004, 005, etc.). Si queremos
cambiar de libro, oprimiremos el botón superior [nueva ficha biblio].
9. Para hacer la primera ficha de IMAGEN, deberemos regresar al formato BIBLIO
oprimiendo el botón superior [ir a biblio]. Allí oprimiremos el botón lateral "hacer ficha
imagen". Nos llevará a una ficha que contiene los datos bibliográficos de nuestro libro,
pero con espacio para ingresar una imagen relacionada o contenida en éste. Las
fichas de imagen SIEMPRE deben de estar ligadas a alguna ficha bibliográfica que
deberá llenarse antes (o empezar con una ficha bibliográfica vacía).
Para ingresar la imagen, se oprime el botón verde [+] que nos abrirá un menú para
elegir el archivo de nuestra imagen. Este campo está diseñado para contener
imágenes índice de tamaño 150 x 150 pixels máximo.
p. 10 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 7. Para agregar otra ficha de imagen, oprimir el botón superior anaranjado [+]. Si
queremos continuar haciendo nuevas fichas de notas usaremos el botón lateral [nueva
ficha notas]. Si queremos cambiar de libro, oprimiremos en cambio el botón lateral
[nueva ficha biblio].
IMPRESIÓN DE LAS FICHAS
8. En todos los formatos de fichas, para ir a menú de impresión, se deberá oprimir el
botón [impresión]. Se abrirá un menú que nos permitirá elegir impresora y dar formato
correcto a nuestra impresión.
Para regresar al modo BROWSE (llenado de fichas) en cualquiera de sus formatos
primero deberemos elegir el modo BROWSE en el menú inferior (u oprimir CTRL + B)
y luego escoger en el menú superior, el formato de biblio, notas o imagen deseado.
Previsualización e impresión
El último modo, PREVIEW, nos permitirá previsualizar la información tal y cómo se
imprimirá en cada formato.
Esa forma, en modo PREVIEW se verá de la siguiente manera:
p. 11 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 Ahora sólo queda oprimir el botón de IMPRIMIR (ctrl. + P) o usar el menú superior
FILE / PRINT para imprimir nuestra base de datos.
BORRADO DE LAS FICHAS
9. En todos los formatos , para borrar las fichas se deberá oprimir el botón [-].
BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
10. La función más importante de nuestra base de datos, la BÚSQUEDA, se activa
desde modo FIND o apretando nuestro botón [?], que dejará los campos en blanco. En
ese modo escribiremos nuestra palabra clave de búsqueda en el campo deseado (Ej.
El nombre Ferraris en el campo autor). Para obtener el resultado, se oprime
nuevamente el botón [?].
p. 12 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 Puede integrarse información en uno o más campos (evidentemente se reduce la
búsqueda al llenarse más de un campo). Una búsqueda y/o se realiza llenando un
campo, apretando MODO / NUEVA BÚSQUEDA y llenando en la ficha vacía el
segundo campo de búsqueda opcional.
12. Nuestra base sólo nos mostrará las fichas que encontró con nuestra información.
En el siguiente ejemplo, sólo encontró 2 fichas de 3 con la información “ferraris” en el
campo de autor.
13. Para ver nuevamente todas las fichas, deberá oprimirse el ícono superior “show all
records” o escoger éste del menú RECORDS:
Para imprimir: p. 13 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 1. Se busca y revisa que estén los registros que se quieren imprimir. 2. Se entra en menú PREVIEW y, en su caso, en la plantilla que se haya diseñado para impresión de registros. En este caso, se trata de cuatro fichas bibliográficas que caben en un papel carta formato horizontal. 3. Se determina el formato horizontal o vertical del papel (ícono Page setup) 4. Se oprime una de tres opciones: 4.1 Guardar como Excel 4.2 Guardar como PDF 4.3 Imprimir p. 14 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 EMPEZAR A UTILIZAR LA BASE DE DATOS (archivo “fichero” en Filemaker Pro
9)
Al abrir el archivo nos encontaremos con la siguiente pantalla inicial. En ella se
encuentran las instrucciones para inicializar nuestra base de datos.
1. Hacer click en Apellido y nombre y sustituirlos por los propios, conservando coma y
punto. Esto servirá para que la base de datos pueda formatear fichas de notas con
nuestro nombre posteriormente.
2. Para empezar a ingresar los datos del primer libro, oprimir el botón "Empezar listado
bibliográfico" y llenar la primera ficha bibliográfica. Las fichas bibliográficas están en el
menú “biblio” al que puede accederse a través del botón “ir a biblio” o del menú
deplegable encima de nuestro ícono de fichero.
3. Para personalizar el menú desplegable “tema general” (o cualquier otro menú),
ingresar al modo LAYOUT a través del menú superior view / layout mode, o utilizando
el macro CTRL + L, o con el menú inferior de modo. El menú LAYOUT nos servirá
para dar formato a nuestra base de datos.
4. En el formato LAYOUT, seleccionar el campo de tema general (mediante un click),
oprimir el botón derecho del ratón para ir a “field format”. Se abrirá una ventana en la
que escogeremos la segunda opción (“pop up list”) y de ésta, el menú desplegable
“define value lists”.
p. 15 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 5. Al oprimir esta opción se abrirá otra ventana que nos permitirá personalizar la lista o
hacer otras listas para diferentes campos. En el caso siguiente, hay listas
desplegables para los campos “temas”, “tipo”, “uso” y “biblioteca”, que también pueden
personalizarse.
Al oprimir el botón “edit” podremos personalizar nuestra lista con las opciones
deseadas. Después de editar la lista, deberemos oprimir el botón “OK”, luego el botón
“done” en las otras ventanas.
6. Para salir del modo LAYOUT al modo de llenado BROWSE lo haremos a través del
menú superior view / browse mode, o utilizando el macro CTRL + B, o con el menú
inferior de modo.
Nos aparecerá la primera ficha de notas (con la clave y el número notas 003) que
podemos comenzar a llenar. El tabulador normalmente estará colocado en el campo
de texto, para después llevarnos al “encabezado” y luego al de “no. de página” (que
normalmente serán los campos que deberemos llenar.
p. 16 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 7. Si queremos ver los datos bibliográficos de esta ficha de notas, deberemos oprimir
el botón inferior “ver datos bibliográficos”. Se abrirá una extensión de la ficha con estos
datos, que puede ocultarse nuevamente oprimiendo el mismo botón.
8. Para continuar fichando el mismo libro, oprimiremos el boton [+]. Se nos abrirá una
nueva ficha de notas con un número subsecuente (004, 005, etc.). Si queremos
cambiar de libro, oprimiremos el botón superior [nueva ficha biblio].
9. Para hacer la primera ficha de IMAGEN, deberemos regresar al formato BIBLIO
oprimiendo el botón superior [ir a biblio]. Allí oprimiremos el botón lateral "hacer ficha
imagen". Nos llevará a una ficha que contiene los datos bibliográficos de nuestro libro,
pero con espacio para ingresar una imagen relacionada o contenida en éste. Las
fichas de imagen SIEMPRE deben de estar ligadas a alguna ficha bibliográfica que
deberá llenarse antes (o empezar con una ficha bibliográfica vacía).
Para ingresar la imagen, se oprime el botón verde [+] que nos abrirá un menú para
elegir el archivo de nuestra imagen. Este campo está diseñado para contener
imágenes índice de tamaño 150 x 150 pixels máximo.
p. 17 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 7. Para agregar otra ficha de imagen, oprimir el botón superior anaranjado [+]. Si
queremos continuar haciendo nuevas fichas de notas usaremos el botón lateral [nueva
ficha notas]. Si queremos cambiar de libro, oprimiremos en cambio el botón lateral
[nueva ficha biblio].
IMPRESIÓN DE LAS FICHAS
8. En todos los formatos de fichas, para ir a menú de impresión, se deberá oprimir el
botón [impresión]. Se abrirá un menú que nos permitirá elegir impresora y dar formato
correcto a nuestra impresión.
Para regresar al modo BROWSE (llenado de fichas) en cualquiera de sus formatos
primero deberemos elegir el modo BROWSE en el menú inferior (u oprimir CTRL + B)
y luego escoger en el menú superior, el formato de biblio, notas o imagen deseado.
Previsualización e impresión
El último modo, PREVIEW, nos permitirá previsualizar la información tal y cómo se
imprimirá en cada formato.
Esa forma, en modo PREVIEW se verá de la siguiente manera:
p. 18 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 Ahora sólo queda oprimir el botón de IMPRIMIR (ctrl. + P) o usar el menú superior
FILE / PRINT para imprimir nuestra base de datos.
BORRADO DE LAS FICHAS
9. En todos los formatos , para borrar las fichas se deberá oprimir el botón [-].
BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
10. La función más importante de nuestra base de datos, la BÚSQUEDA, se activa
desde modo FIND o apretando nuestro botón [?], que dejará los campos en blanco. En
ese modo escribiremos nuestra palabra clave de búsqueda en el campo deseado (Ej.
El nombre Ferraris en el campo autor). Para obtener el resultado, se oprime
nuevamente el botón [?].
p. 19 Laura González Flores Manual de base de datos para investigación 2011‐2 Puede integrarse información en uno o más campos (evidentemente se reduce la
búsqueda al llenarse más de un campo). Una búsqueda y/o se realiza llenando un
campo, apretando MODO / NUEVA BÚSQUEDA y llenando en la ficha vacía el
segundo campo de búsqueda opcional.
12. Nuestra base sólo nos mostrará las fichas que encontró con nuestra información.
En el siguiente ejemplo, sólo encontró 2 fichas de 3 con la información “ferraris” en el
campo de autor.
13. Para ver nuevamente todas las fichas, deberá oprimirse el ícono superior “show all
records” o escoger éste del menú RECORDS:
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