GA-CP-01 Carac Gestion Doc y Arch v2

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO
Código: GA-CP-01
Versión: 2
Fecha: 26/03/2014
OBJETIVO DEL PROCESO
Desarrollar actividades específicas mediante la coordinación y el control de la recepción, organización, descripción, indexación, almacenamiento, para la preservación y acceso de los
documentos de manera ágil y segura, ya sean de origen interno y/o externo de la Corporación.
RESPONSABLE DEL PROCESO
Secretario General
EQUIPO QUE EJECUTA Y/O
APOYA
Comité de archivo, Tecnico administrativo de archivo y correspondencia, Unidad de archivo y correspondencia
INDICADOR DE GESTIÓN
GA-OT-01 Cuadro de Mando de Indicadores de Gestión - Gestión Documental y de Archivo
QUE RECIBO
ENTRADAS
DE QUIEN (PROCESO)
Politicas y normas de archivo
Correspondencia
en
solicitudes internas
general
y
ACTIVIDADES
IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Archivo general de la Nación
Establecimiento de las polìticas y directrices de operación del Sistema
Documental y de Archivo
Usuarios externos e internos
Elaboración de las tablas de retención documental
Políticas y directrices de Archivo
A QUIÉN (PROCESO)
Procesos de Sistema de Gesión
P
Elaboración o modificacion de los documentos y formatos ya existentes del Documentos o formatos de control
Control de gestión
proceso de “Gestión documental y de archivo”
Nuevos y/o Modificados
Divulgación del nuevo documento o
Socialización del Nuevo Documento o Formato
Gestión documental y de archivo
formato
Recepción de oficios
Solicitud de Cambios o Actualizaciones Todos los procesos
Documento y/o Formato Aprobado
SALIDAS
QUE ENTREGO
Control de Gestión
Radicación y digitalización de los oficios recibidos
Distribución de los oficios externos
Organización del archivo de gestión
Documentación en general
Todas las dependencias
H
Archivo de la documentación, de acuerdo con la vigencia, en el archivo de Información y servicios
gestión, central
Envio de documentación, de acuerdo a la vigencia (TRD)
Disposición final de la documentación de acuerdo con la normatividad
Prestamos de documentación y seguimiento de la misma
Procesos del Sistema de Gestión
de la Calidad y Usuarios
externos e internos
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO
Código: GA-CP-01
Documentacion inventariada
Versión: 2
V
Procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad
Encuestas de las oficinas productoras
A
Fecha: 26/03/2014
Verificar TRD, expedientes, libro de radicación, control de préstamo de Transferencia al archivo central de la
Archivo central
documentos
documentación
Analiza la información para la Actualización de las tablas de retención
Tablas actualizadas
documental y acciones para el mejoramiento del proceso
Procesos de Sistema de Gesión
Definir y adoptar acciones correctiva y preventiva sobre el proceso de
Gestión Documental y de archivo
Gestión del Mejoramiento
Hallazgos como resultado del informe
de la auditoría
Auditoría de gestión
DOCUMENTOS DE CONTROL
Documento de Políticas archivísticas
Procedimiento de Control de Registros
Tabla de retención documental
Procedimiento de recepción de documentos
Instructivo de tranferencia de documentos
POLÍTICA DE OPERACIÓN
La gestión documental esta enmarcada en el cumplimiento de la Ley general de
Archivo y en la tabla de Retención Documental, desde la recepción y generación
del documento hasta su conservación temporal o permanente, a traves del
manejo oportuno y eficiente del documento y de su información. Capacitar al
personal sobre las normas archivísticas y la Tabla de Retención Documental para
lograr mejor manejo documental, seguridad en el uso de la información y
REQUISITO LEGAL
REGISTRO DE CALIDAD
ARTS. 8, 15, 20, 23, 72, 74 de la Constitución Nacional,Ley 527 de 1999
, Ley 594 de 2000, Acuerdo 060 de 2001, Acuerdo 037, 039, 042 de
2002 TRD, TVD, Norma ISAD(G) ,Norma ISO 15489, Norma NTC 5029,
Ley 1409 de 2010, Resolución 128 de 2010, circular 004 de 2003.
Formato único de inventario documental, Formato de préstamo de
documentos, Formato de Tablas de Retención Documental, hoja de
control historias laborales, Formato de correspondencia Recibida, Libro
de Oficio, Libro de Memorando y Libro de correspondencia recibida
Fisicos: Computadores (2), Escritorio (2), Estantería Cerrada con
seguridad, Fax, Escáner, Fotocopiadora, deshumificadores
Software: Para la ubicación de documentos DOCUNET
Humanos: Personal capacitado, Técnico administrativo archivo y técnico
administrativo recepción, 3 personas de apoyo
NTC GP 1000:
ELEMENTOS DE LA NORMA
Acciones correctivas
RECURSOS
4,1 - 4,2,3 - 4,2,4 - 5,3 - 6,3 - 8,2,1 - 8,2,3 - 8,2,4 - 8,3 - 8,4 - 8,5
CONTROL DE CAMBIOS
ELABORO
REVISÓ
APROBÓ
Version
1
Fecha
13/07/2012
Descripción del Cambio
Creación del Documento
2
26/03/2014
Se elimina de la caracterización la actividad Plan de Trabajo Anual y de Mejora, además en indicadores de Gestión, se
hace referencia al cuadro de mando de indicadores el proceso de Gestión Documental y de Archivo.
Fabiola Duque
Jesus Leon Insignares
Comité de Calidad, Mejoramiento y
Meci
CARGO
CARGO
Profesional Universitaria
Secretario General
FECHA
FECHA
04/12/2014
18/02/2014
CARGO
Comité
FECHA
26/03/2014