procedimiento para la programación de visitas de tutores

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PROCEDIMIENTO PARA LA
PROGRAMACIÓN DE VISITAS
DE TUTORES
FECHA: Octubre 2012
CÓDIGO:
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TUTORES -PROGRAMACIÓN
1. Objetivos
1. Planear las visitas a realizar por el tutor.
2. Aprobar la programación de visitas de los tutores.
3. Garantizar el cubrimiento de los Establecimientos Educativos de acuerdo a la
asignación de los tutores, adicionalmente como una herramienta de planeación y
control por parte del Formador y del Programa.
2. Responsable
El tutor es el responsable de realizar la programación en la plataforma SIAFT (Sistema de
Información de Apoyo a Tutores y Formadores) y el formador aprueba la agenda
programada por el tutor en la plataforma SIAFT.
3. Programación de Visitas por parte del Tutor
La programación de visitas se debe realizar por medio de la plataforma SIAFT. El tutor
debe ingresa al link www.ceinte.com.co/siaft.
Una vez ha ingresado a la plataforma, se le solicita al tutor el usuario y contraseña, los
cuales están ubicados en la parte izquierda, como lo indica la flecha de color rojo. Cuando
el usuario entra por primera vez, la clave y contraseña es el número de cédula.
Posteriormente el sistema solicitará el cambio de contraseña.
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REVISÓ
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Ruth Miryam Wagner Aguilar-CEINTE
Javier Caballero - MEN
Julio Salvador Alandete-MEN
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3.1.
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Menú Usuario
Cuando el usuario ha ingresado a la plataforma, encontrará en la parte izquierda el
siguiente menú:
1. Programación de visitas,
2. Materiales educativos,
3. Reportar Visita y
4. Agendas Tutor.
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3.1.1. Programación de Visitas
En el link de Programación de visitas el Tutor programa la visita y debe diligenciar todos
los campos requeridos que a continuación se mencionan:
1. Número de visita: Despliega y selecciona la visita al Establecimiento Educativo,
es necesario conservar el consecutivo de las visitas realizadas en el período
anterior
Al hacer click en la flecha del cuadrado azul se le despliega el siguiente menú:
2. Nombre del Establecimiento Educativo: Despliega los EE asignados al tutor, una
vez seleccionado el EE.
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Al seleccionar el nombre del EE se despliega un nuevo menú en el cual encontrará las
diferentes sedes, solo debe escoger la sede ó sedes objeto de la visita. Esto se lleva a
cabo haciendo un click en el cuadrado vacío ubicado al lado derecha de la opción
deseada (ver flecha roja)
Opción 1. EE con varias sedes
Opción 2. EE sin sedes
3.
Fecha de inicio:
El tutor da click en el rectángulo ubicado al lado derecho donde se despliega un
calendario, en el cual se debe seleccionar la fecha (ver flecha roja). Esta corresponde a la
fecha en la que el tutor inicia el proceso de visita a un Establecimiento Educativo, en caso
de ser un desplazamiento mayor a dos horas, se reporta como fecha de inicio, el día en
que inicia el desplazamiento el tutor.
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El sistema liquidará los días hábiles de la visita, si el tutor tiene que desplazarse en días
no hábiles debe reportar esa novedad ante el formador para que este lo direccione ante el
Administrador
del
Sistema
a
través
del
correo
electrónico
[email protected]
4.
Fecha Fin:
Indica el día en que finaliza la visita. Se debe hacer un click en el rectángulo ubicado al
lado derecho donde se despliega un calendario en el cual se debe seleccionar la fecha
(ver flecha roja).
Después de seleccionar las fechas de inicio y fin, se debe hacer click en el cuadro Total
días visita y él sistema automáticamente calcula el número de días correspondiente a la
visita.
Nota: La plataforma no le permite programar visitas con fechas anteriores a la
ejecución, para que esta visita pueda ser reconocida, el Formador debe solicitar a
la Gerencia del PTA la autorización de la visita que no fue programada
previamente. Sin esta autorización no se reconocen los gastos de desplazamineto
y alojamiento en los que haya incurrido el tutor.
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5. Definición de Objetivo (s) previsto (s) para la visita
El tutor debe escribir el ó los objetivos previstos para la visita, uno a uno (al terminar de
redactar el objetivo debe dar click en la opción agregar y nuevamente escribir el otro
objetivo y dar click nuevamente en agregar y así sucesivamente) hasta que haya
terminado de redactar con los objetivos propuestos. Al lado derecho de cada objetivo
encuentra una X dentro de un recuadro rojo, dando click sobre este el tutor puede hacer
las modificaciones que sean necesarias al momento de haber agregado el objetivo.
1
2
3
6. Definición de Agenda de trabajo PTA
La agenda de trabajo es el orden del día (lo que se va a realizar en la visita), el
seguimiento de las visitas estará registrado como el primer numeral dentro de la agenda
de trabajo “Seguimiento a Compromisos” al igual que en el numeral 5 se hace uno a
uno y se le da click en la opción agregar.
7. Definición de Tema (s) Plan Nacional de Lectura y Escritura- (PNLE)
El tutor debe detallar el tema dentro de la celda y al finalizar dar click en agregar, se
repite este mismo paso con cada uno de los temas a cumplirse (Igual que en los
numerales 5 y 6). En caso de no aplicar, escribir NA
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8. Tarea Plan Nacional de Lectura Y Escritura- (PNLE)
El tutor debe detallar la tarea dentro de la celda y al finalizar dar click en agregar, se
repite este mismo paso con cada uno de las tareas a cumplirse (igual que en los
numerales 5,6 y 7).
Una vez diligenciada toda la información en la parte inferior derecha debe hacer click en la
opción Programar. Después aparecerá un recuadro en el que se solicita confirmar la
programación, el tutor debe dar click en aceptar (flecha roja).
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Al hacer click en aceptar, se despliega un formato de resumen con los datos ingresados y
tiene la opción de imprimirlo.
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3.1.2. Materiales Educativos
Una vez el tutor ha iniciado el proceso de visitas, este link le permite cargar el soporte
mensual del reconocimiento a materiales educativos.
Previamente el tutor debe descargar y firmar el certificado materiales soporte
correspondiente al mes reportado.
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3.1.3. Reportar Visita
Este link hace parte del Procedimiento para la Legalización de Visitas.
3.1.4. Agendas del Tutor
En el link Agendas Tutor se encuentra el estado de las agendas programadas y
registradas por el tutor (ver flecha roja):
 Agendas Pendientes: Agenda Programada por el Tutor y que esta pendiente por
ser revisada y aprobada por el formador.

Agendas Aprobadas: Agenda programada, revisada y aprobada por el formador o
devuelta por la supervisión.

Agendas Rechazadas: Agenda Cancelada por el Tutor o el formador
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
Visita en Proceso de Legalización: Visita ejecutada pendiente para ser revisada,
validada y aprobada por el formador.

Visita Legalizada: Es la visita ejecutada y reportada por el Tutor, que al ser
revisada, validada y aprobada por el formador queda en estado de legalización
para que posteriormente sea verificada por CEINTE.

Habilitada para Pago: Es la visita verificada por el personal de CEINTE en cuanto
a la completitud de los soportes e información reportada en el SIAFT. Esta
verificación se realiza semanalmente.
 Visita Reportada para Pago: Es la visita con el valor reportado y consolidado para
pago del operador logístico.
4. Descargas
En este campo el tutor encuentra los siguientes soportes oficiales para la Legalización de
Visitas:
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Certificado de Cumplimiento
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Certificado Participantes
5. Salir de la Plataforma
Para finalizar, el tutor debe dar click en la opción salir en la parte inferior izquierda.
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6. Aprobación de Visitas por parte del Formador
6.1.
Ingreso a la Plataforma
La programación de visitas se debe realizar por medio de la plataforma SIAFT. El
Formador debe ingresa al link www.ceinte.com.co/siaft .
Una vez ha ingresado a la plataforma, se le solicita al formador el usuario y contraseña,
los cuales están ubicados en la parte izquierda, como lo indica la flecha de color rojo.
Cuando el usuario entra por primera vez, la clave y contraseña es el número de cédula.
Posteriormente el sistema solicitará el cambio de contraseña. Una vez digitado el usuario
y la contraseña da click en la opción INGRESAR.
Cuando el Formador ha ingresado a la plataforma, encontrará en la parte izquierda el
siguiente menú: (ver flecha roja).
1. Tutores Asignados.
2. Agendas Formador.
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1. Tutores Asignados
Al ingresar a este link encontrará los Tutores asignados registrados en el SIAFT.
2. Agendas Formador
En este link encontrará los tutores que ya iniciaron proceso de visita; si el Formador
realizó el proceso de Reasignación y a su vez tiene visitas pendientes por verificar y
aprobar, el sistema aún le visualizará dichos tutores.
6.2.
Aprobación Agendas
El Formador tiene dos rutas de acceso para seleccionar y conocer el detalle de la agenda:
las notificaciones en rojo y Agendas Formador.
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El formador revisa, valida y aprueba o rechaza la información registrada por el tutor, de
acuerdo a los parámetros establecidos por el programa, teniendo en cuenta la completitud
de los archivos adjuntos y la calidad de las agendas. Si la agenda es rechazada, el
formador en la opción “Observaciones” debe registrar el detalle y/o motivos del rechazo.
Si la agenda es aprobada y el formador tiene alguna observación o claridad sobre el
desplazamiento o alojamiento también puede escribir sobre la opción “ Observaciones”
Al momento de aprobar o rechazar una agenda, ésta se irá eliminando del link de
notificaciones y cambiará el estado de la misma. En este momento el sistema le envía la
notificación al tutor informando el estado de la agenda. Si fue rechazada el sistema no le
permite hacer cambios, el tutor debe generar una nueva agenda y queda en estado de
rechazada.
6.3.
Salir de la Plataforma
Para salir el usuario debe hacer click en la opción salir ubicada en la parte inferior
izquierda de la página.
NOTA: El Tutor puede cancelar una visita una vez se ha aprobado la programación
por parte Formador, haciendo la anotación en el campo de observaciones donde
confirme el motivo de la cancelación de esta visita.
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