procedimiento para el control de documentos

Transcripción

I.E.T.C. LAS AMÉRICAS
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO: NORMA FUNDAMENTAL
1.
CÓDIGO: GCA-PRO 01
FECHA:
20-09-2014
VERSIÓN 02
PAG1 de 11
OBJETIVO
Establecer los criterios para la estructuración, identificación, presentación y redacción de los
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA
COMERCIAL LAS AMÉRICAS.
2.
ALCANCE
Esta Norma Fundamental aplica para toda la documentación del Sistema de Gestión de
Calidad, de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS
3.
DEFINICIONES:
Términos necesarios para la comprensión de los documentos. Estas definiciones se deben
presentar en orden alfabético.
Se deben definir los términos que no son conocidos o que pueden tener varias interpretaciones
dependiendo del contexto en que se encuentren.
Se debe evitar definir términos que se encuentren en el Diccionario de la Real Academia de la
Lengua o en Diccionarios Técnicos a menos que tengan un significado particular y específico en
el procedimiento.
Para elegir un término para un concepto es necesario asegurarse de que no se ha utilizado otro
término para el mismo concepto en el documento.
En las definiciones, si aplica, se puede presentar una lista con los símbolos y abreviaturas
empleados en el documento con su respectiva explicación.
3.1
DOCUMENTO
Información y su medio de soporte.
EJEMPLO Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.
Nota. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, o una combinación
de los anteriores. (Fuente: NTCGP 1000:2009).
3.2
FORMATO
Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el Sistema de Gestión de la calidad.
Nota: Un formato se transforma en un registro cuando se le incorporan datos.
(Fuente: GTC-ISO/TR 10013).
3.3
INSTRUCTIVOS
También denominados “Instrucciones de Trabajo”; corresponden a descripciones detalladas de
cómo realizar y registrar las tareas. (Fuente: GTC-ISO/TR 10013).
3.4
MANUAL DE CALIDAD
Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad.
Nota. Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al
tamaño y complejidad de cada entidad en particular. (Fuente: NTCGP 1000:2009).
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
CÓDIGO: GCA-PRO 01
FECHA:
20-09-2014
VERSIÓN 02
PAG2 de 11
3.5
PROCEDIMIENTO
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. (Fuente: NTCGP
1000:2009).
3.6
PROCESO
Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
3.7
REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia del desarrollo de las
actividades desempeñadas. (Fuente: NTCGP 1000:2009).
3.8
PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI)
Es la propuesta concreta, factible y evaluable de la Institución con la que se responde a las
situaciones y necesidades de los educandos de la comunidad local, de la región y del país.
3.9
MANUAL DE CONVIVENCIA
Es un documento en el cual se definen los derechos y obligaciones de cada uno de los
miembros que conforman la comunidad educativa
3.10 PLAN DE ESTUDIO
Documento que contiene la intención e identificación de los contenidos, temas y problemas de
cada área, señalando las correspondientes actividades pedagógicas y la metodología aplicable
a cada una de las áreas, señalando el uso del material didáctico, textos escolares, laboratorios,
ayudas audiovisuales, informática educativa o cualquier otro medio que oriente o soporte la
acción pedagógica.
3.11 PLANES DE MEJORAMIENTO
Es una herramienta de desarrollo institucional que hace viable el PEI con la cual es posible
orientar el rumbo de la Institución Educativa (IE), a partir de su caracterización, y que esta
conduzca hacia unos resultados previamente acordados y liderados por el equipo de gestión
institucional.
3.12 GUÍA PEDAGOGICA
Herramienta pedagógica diseñada por los docentes de un área especifica que contiene
aspectos didácticos, que desarrollan uno o varios ejes temáticos.
3.13 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA ENTIDADES
Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño
institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a
cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales
entidades. (Fuente: NTCGP 1000:2009).
4.
CLASES DE DOCUMENTOS

Caracterización

Procedimiento
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
5.

Instructivos

Manual

Formatos

Proyecto

Plan

Guía Pedagógica

Documento
CÓDIGO: GCA-PRO 01
FECHA:
20-09-2014
VERSIÓN 02
PAG3 de 11
ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN
Corresponde al contenido que deberán tener los documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad en la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS:
5.1 Encabezado del documento
5.2 Estructura del documento
5.3 Codificación de documentos
5.4 Redacción de documentos
Para cada uno de las clases de documentos, la información es organizada y presentada
considerando los criterios establecidos a continuación, con excepción de los documentos
reglamentados por la Secretaría de Educación Municipal como resoluciones, acuerdos, oficios,
entre otros.
5.1 Encabezado del Documento y pie de página
- Nombre: Escribir el nombre del documento, de forma que de una idea clara de su
contenido. Este va en la tercera fila de la segunda columna del encabezado. Ver gráfico de
encabezamiento letra (d).
- Código: La codificación de los documentos se utiliza para facilitar su identificación,
agrupación y control. El código es asignado de acuerdo a lo establecido en el numeral de
esta norma. Este va en la primera fila de la tercera columna. Ver gráfico de encabezamiento
letra (e).
- Versión: Anotar la versión que corresponde al número de revisión del documento, iniciando
con la versión 1, que corresponde a la primera emisión aprobada. Cuando el documento se
modifique, se asignarán números enteros, en forma consecutiva, es decir, se continúa con la
2. Esta va en la tercera fila de la tercera columna. Ver gráfico de encabezamiento letra (g).
- Fecha: Día, mes, año de aprobación del documento. DD/MM/AAAA
Está en la segunda fila de la tercera columna. Ver gráfico de encabezamiento letra (f).
Página: Muestra el número de la página frente al total de páginas. Está en la tercera fila de
la tercera columna. Ver gráfico de encabezamiento letra (h).
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
CÓDIGO: GCA-PRO 01
FECHA:
20-09-2014
VERSIÓN 02
PAG4 de 11
Escudos: El de la Alcaldía va en la primera columna: (lado izquierdo). Ver gráfico de
encabezamiento letra (a).
El de la Institución va en la cuarta columna (lado derecho) Ver gráfico de encabezamiento
letra (i).
Pie de página: Para un mejor control de la documentación, aparecerá en la parte inferior,
quien elaboró, revisó y aprobó con las respectivas firmas. Para los procedimientos y
caracterizaciones del cada proceso se agregará fecha de aprobación.
5.1.1 GRÁFICO DE ENCABEZAMIENTO
Este encabezado aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, a
partir del 20 de enero de 2011, con la siguiente excepción:
o
o
Formatos existentes pre-impresos
Documentos reglamentados por la Secretaría de Educación Municipal.
5.2 Estructura del Documento
Corresponde al contenido que deberán tener los documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad en la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS.
5.2.1 Caracterización de Procesos
Para la documentación de la caracterización de los procesos, se utilizará la plantilla que se
ilustra en el anexo 8.
5.2.2
Procedimientos
La estructura acordada para la documentación de los procedimientos es la siguiente:
1. Objetivos.
2. Alcance.
3. Definiciones
4. Responsabilidades
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
CÓDIGO: GCA-PRO 01
FECHA:
20-09-2014
VERSIÓN 02
PAG5 de 11
5. Descripción de Actividades
6. Anexos
5.2.3 Instructivos
La estructura acordada para la documentación de los instructivos es la siguiente:
1. Objetivos.
2. Alcance.
3. Definiciones
4. Responsabilidades
5. Descripción de Actividades
6. Anexos
5.2.4
Manuales
Para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA
TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS se han considerado los Manuales siguientes:
a. Manual de Calidad
El Manual de Calidad es un documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la
Calidad de la Institución Educativa.
De acuerdo con el numeral 4.2.2 de la NTCGP 1000:2009, se establece que la entidad debe
establecer y mantener un manual de la calidad que incluya:
1. El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluidos los detalles y la justificación de
cualquier exclusión.
2. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad,
o referencia a los mismos.
3. Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la
calidad.
El contenido del Manual de Calidad, se establece de acuerdo con el anexo 4.
b. Manual de Convivencia
En la Institución Educativa TÉCNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS, el Manual de convivencia
incluye los siguientes títulos
Título PRELIMINAR: Ámbito de aplicación y principios generales.
Título I. LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
CÓDIGO: GCA-PRO 01
FECHA:
20-09-2014
VERSIÓN 02
PAG6 de 11
Título II. Órganos de gobierno, de coordinación docente y de participación de la comunidad
educativa
Título III. Personal de la institución
Título IV. De los padres y acudientes
Título V. Los estudiantes
Título VI. Normas de convivencia
Título VII. Criterios de evaluación y promoción.
Título VIII. Actividades del servicio social obligatorio en la institución
Título IX. Disposiciones finales
c.
Manual Norma Fundamental
La norma fundamental incluye:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Tipos de documentos
5. Estructura general de la documentación
6. Responsabilidad y autoridad
7. Anexos
d. Manual de funciones
El Manual de Funciones hace referencia a los perfiles de la Comunidad Educativa y clarifica
las tareas específicas en la construcción y formación de nuevas generaciones en beneficio
de la sociedad y en la búsqueda de la calidad y la excelencia.
5.2.5
FORMATOS
Para la documentación de todo tipo de formatos del Sistema de Gestión de la Calidad, se debe
siempre utilizar el encabezado definido en el numeral 4.1 de la presente norma.
Para la codificación de todo tipo de formatos del Sistema de Gestión de la Calidad, se deben
seguir las directrices del apartado 4.3 de la presente norma.
Una vez los formatos hayan sido diligenciados se controlarán a través del procedimiento Control
de Registros de la institución.
5.2.6
PROYECTOS
a. P.E.I
Para la documentación del P.E.I se tiene en cuenta la siguiente estructura:
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
CÓDIGO: GCA-PRO 01
FECHA:
20-09-2014
VERSIÓN 02
PAG7 de 11
CAPÍTULO 1:
INFORMACION GENERAL
CAPÍTULO 2:
COMPONENTE CONCEPTUAL
CAPÍTULO 3:
COMPONENTE PEDAGÓGICO
CAPÍTULO 4:
COMPONENTE COMUNIDAD EDUCATIVA
CAPÍTULO 5:
COMPONENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
CAPÍTULO 6:
COMPONENTE DE CALIDAD
b.
PROYECTOS TRANSVERSALES:
Para la elaboración de los proyectos en la Institución Educativa TÉCNICA COMERCIAL LAS
AMERICAS se tienen en cuenta los siguientes elementos:
1. Formato de proyectos diligenciado
2. Impacto del proyecto
3. Presupuesto del proyecto
5.2.7
a.
PLANES
PLAN DE ESTUDIO:
En la elaboración del plan de estudios de la Institución Educativa Técnica Comercial LAS
AMÉRICAS, se tiene en cuenta la reglamentación educativa vigente, específicamente lo
dispuesto en la Ley 115 de 1994 y su Decreto reglamentario 1860 de 1994.
El Plan de Estudios de la Institución Educativa Técnica Comercial LAS AMÉRICAS, contiene los
siguientes elementos:
1. Áreas fundamentales y optativas
2. Propósito, metodología
3. Distribución de áreas
4. Plan de apoyo y recursos
b.
PLANES DE ÁREA:
Para la elaboración de los planes de área se tiene en cuenta los siguientes criterios:
1. Justificación del área
2. Objetivos generales y específicos
3. Aspectos Curriculares básicos (asignaturas, intensidad horaria semanal)
4. Estructura conceptual del área
5. Metodología y actividades
6. Materiales y recursos
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
CÓDIGO: GCA-PRO 01
FECHA:
20-09-2014
VERSIÓN 02
PAG8 de 11
7. Evaluación, criterios de evaluación, estrategias de evaluación.
8. Planes de mejoramiento para estudiantes con dificultades
9. Actividades para estudiantes con necesidades educativas especiales (discapacidad
cognitiva, dificultades socioemocionales, estudiantes con talento)
10. Metas de calidad
11. Formación investigativa
12. Proyección social
13. Estándares competencias y desempeños
14. Coherencia entre las metodologías planteadas y la evaluación propuesta para la misma.
15. Establecer claridad sobre el pre – requisitos que deben cumplirse desde cada grado
Para pasar al siguiente, es decir, cuales son los mínimos conocimientos y destrezas
Que debe cumplir un estudiante en determinada área para poder pasar al grado
Siguiente.
16. Revisar la coherencia entre los contenidos temáticos desarrollados y los descriptores
Establecidos para cada grado
17. Revisar y unificar descriptores por área y/o asignatura y grado, que para cada grado en
determinada área se manejen los mismos descriptores, esto obliga a los maestros a leer,
estudiar y aplicar los planes de área.
18. Establecer los proyectos que va a trabajar el área, cronograma de actividades y salidas
del área para elaborar el cronograma general
19. Bibliografía, webgrafía.
c. PLANES DE AULA
Los planes de aula de la I.E.T.C. Las Américas deberán contener la siguiente estructura básica:
1. Justificación
2. Objetivos
3. Aspectos curriculares Básicos
Asignaturas que conforman el área
Intensidad horaria de cada asignatura
4. Estructura conceptual
5. Metodología
6. Materiales y medios educativos
7. Evaluación
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
CÓDIGO: GCA-PRO 01
FECHA:
20-09-2014
VERSIÓN 02
PAG9 de 11
8. Planes de mejoramiento
9. Actividades para estudiantes con necesidades educativas especiales
10. Metas de calidad
11. Formación investigativa
12. Proyección Social
13. Estándares, competencias y desempeños
14. Pre requisitos de cada asignatura
15. Ejes temáticos de cada asignatura y estándares
5.3 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.
Para la identificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la
INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA COMERCIAL LAS AMÉRICAS, se utiliza una notación
alfanumérica, compuesta por número máximo de 10 caracteres, la cual variará de acuerdo al
tipo de documento a codificar.
a. Los tres primeros caracteres corresponden a la sigla asignada al proceso como sigue:
-
GDI: Gestión Direccionamiento Estratégico
-
GAD: Gestión Administrativa y Financiera
-
GCO: Gestión de la Comunidad
-
GMA: Gestión de Matrículas
-
GTH: Gestión de Talento Humano
-
GAC: Gestión Académica
-
GCA: Gestión de Calidad
b. El cuarto carácter corresponde a un guión , el quinto, sexto y séptimo corresponden a las
tres primeras letras del tipo de documento a codificar en mayúscula el cual se asignará
como sigue:
-
FOR: Formato
-
PRO: Procedimiento
-
MAN: Manual
-
PRY: Proyecto
-
GUI: Guía Pedagógica
-
CAR: Caracterización
-
PLA: Plan
-
INS: Instructivo
CÓDIGO: GCA-PRO 01
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
-
FECHA:
20-09-2014
VERSIÓN 02
PAG10 de 11
DOC: Documento
Los dos caracteres siguientes corresponden al consecutivo del tipo de documento
anteriormente definido.
Ejemplo1: Código Procedimiento de Auditorías Internas: GCA-PRO 01
GCA - PRO 01
Proceso
Consecutivo Tipo
documento
Clase documento
5.4. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS
La redacción de los documentos del SGC en la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA
COMERCIAL LAS AMÉRICAS, se debe hacer utilizando tiempo presente y en tercera persona,
se deben incluir las explicaciones estrictamente necesarias buscando brevedad en el contenido
del documento. Se deben evitar términos en idiomas extranjeros, si se trata de palabras
especializadas o técnicas debe definirse su expresión foránea en el numeral referente a las
definiciones de la plantilla del documento.
Todos los documentos tienen como destino final un usuario, de manera que su redacción debe
ser de fácil comprensión a todo nivel, la redacción debe hacerse en un lenguaje sencillo y sin
enmendaduras pensando siempre en el usuario.
Nota:
 A partir del año 2014 todos los documentos, que se les realice algún cambio, se les
anexará el control de cambios dentro del mismo documento como una tabla anexa, al
igual que su respectiva difusión y distribución del mismo.
 El original de los documentos, en físico y debidamente firmados, estarán a cargo del
coordinador de calidad; copia de estos estarán en forma digital, los cuales se podrán
presentar ante una auditoría.
6 . RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Esta norma determina y unifica las directrices para la presentación de los documentos del
Sistema de Gestión de la Calidad de la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA COMERCIAL
LAS AMÉRICAS.
A continuación se presenta una matriz donde se relacionan los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad con los responsables de la elaboración, revisión y aprobación de cada
documento.
Documento
MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE
CONVIVENCIA
Elaboración
LÍDER DEL
PROCESO
COMISIÓN DE
CONVIVENCIA
Revisión
Aprobación
LÍDER DE CALIDAD
RECTORA
CONSEJO
ACADÉMICO
CONSEJO DIRECTIVO
CÓDIGO: GCA-PRO 01
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
NORMA FUNDAMENTAL
MANUAL DE FUNCIONES
PEI
PROYECTOS
PLANES DE AREA
INSTRUCTIVOS
CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
FORMATOS
LÍDER DEL
PROCESO
COMITÉ DE
CALIDAD
COMISIONES DEL
GOBIERNO
ESCOLAR
FUNCIONARIO
ASIGNADO
FUNCIONARIO
ASIGNADO
LÍDER DEL
PROCESO
LÍDER DEL
PROCESO
LÍDER DEL
PROCESO
LÍDER DEL
PROCESO
FECHA:
20-09-2014
VERSIÓN 02
PAG11 de 11
LÍDER DE CALIDAD
RECTORA
CONSEJO
DIRECTIVO
CONSEJO DIRECTIVO
CONSEJO
ACADEMICO
CONSEJO DIRECTIVO
LÍDER DEL
PROCESO
LÍDER DEL
PROCESO
CONSEJO DIRECTIVO
CONSEJO ACADÉMICO
LÍDER DE CALIDAD
RECTORA
LÍDER DE CALIDAD
RECTORA
LÍDER DE CALIDAD
RECTORA
LÍDER DE CALIDAD
RECTORA
Tabla No. 4. Matriz de responsables frente a los documentos del SGC.
7 . ANEXOS
NO HAY
CONTROL DE CAMBIOS Y DISTRIBUCIÓN
Nueva
Creación/Modif Versión
Modificación
2
ELABORÓ: GLORIA ARCILA
Fecha
20-09-2014
Distribución
Líderes de
proceso
REVISÓ: JOSE LUIS PEREZ
Medio de
distribución
Correo
electrónico
Justificación del cambio o
creación
Se anexó la tabla de control de cambios y
distribución, para hacer más eficiente el
trabajo.
Los documentos originales se
centralizarán y se presentarán en medios
virtuales.
APROBÓ: RECTORA ELIZABETH PALOMINO

procedimiento para el control de documentos

Transcripción

Documentos relacionados

av. miguel alemán y av. las américas