depreciaciones - Software contable

 Fecha: 31/07/2015 ­ Rev.2 Responsables: JP ­ AS Revisó: PG TUTORIAL
DEPRECIACIONES Ver.6 Objetivo Aprender a ejecutar automáticamente las Depreciaciones cada mes, no sólo para la normatividad nacional sino también internacional. Ruta de Acceso Menú «​
Contable​
» , Opción «​
Depreciaciones​
» DESCRIPCIÓN La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. El ingreso generado por el activo usado, se le debe incorporar el gasto, correspondiente al desgaste que ese activo ha sufrido para poder generar el ingreso, puesto que como según señala un elemental principio económico, no puede haber ingreso sin haber incurrido en un gasto, y el desgaste de un activo por su uso, es uno de los gastos que al final permiten generar un determinado ingreso. El sistema ​
Mekano​
, le ofrece a los usuarios una rutina de fácil uso, donde de manera automática permite crear los comprobantes mensuales Depreciación, con grandes ventajas para su manejo bajo las normas internacionales como lo es el deterioro de activos. Basta con cumplir correctamente los pasos previos y con sólo hacer clic, obtener cada mes el respectivo comprobante, bajo la norma Colgaap y bajo las NIIF. Es importante cumplir con los requisitos, en tal caso el usuario debe configurar adecuadamente tres opciones: 1.
2.
3.
Plan de Cuentas colocando a las respectivas cuentas el atributo ‘​
Activo​
’, para ampliar los conceptos ver «​
Plan de Cuentas​
»​
. Los ‘Activos Fijos’ deben estar creados y configurados en su totalidad, este tema lo puede visualizar en el tutorial ​
«​
Activos​
»​
, finalmente y antes de ejecutar la rutina Desde Movimiento Contable digitar los saldos iniciales de la depreciación acomulada en el documento «​
DP​
» en forma individual​
. AMBIENTE DE TRABAJO Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece ​
Mekano​
, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú ​
«​
Contable​
» y la opción ​
«​
Depreciaciones​
»​
, asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos de Insertar, Editar, Eliminar y Ejecutar, atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver ​
«​
Perfiles​
»​
). Pág.1/7 Gracias a que ​
Mekano es un software amigable y de fácil uso, sus ventanas tienen el mismo método para adicionar, grabar, editar o borrar registros. Para mayor ilustración, observe en el siguiente recuadro los botones más usados de la Barra de Opciones, de la parte superior y su tecla rápida para los que apliquen: Nuevo ↓​
] [​
Ejecutar Explorar Vista Previa [F6] Exportar Excel A pesar que en esta ventana no se visualiza la Barra de funciones, siguen funcionando las teclas de manejo dentro de la aplicación como [​
F3​
] para Guardar y [​
F2​
] para Editar. EJECUTAR UNA DEPRECIACIÓN Para garantizar el resultado del proceso, es indispensable que los saldos de los activos estén registrados correctamente desde el módulo Contable, al igual y solo si es del caso, las notas respectivas que afecten su saldo. Antes de ejecutar la Rutina de Depreciaciones debe correr el proceso de actualizar, ingresando por el Menú «​
Consultas​
» y haciendo clic en la opción «​
Actualizar​
» (ver ​
«​
Actualizar Consultas BI​
»​
). Para iniciar la depreciación ingrese Menú «​
Contable​
», Opción «​
Depreciaciones​
» e inserte un nuevo registro oprima la tecla [​
Insert​
] o con el botón ​
Nuevo​
de la parte superior e inserte los siguientes campos: CAMPO DESCRIPCIÓN Tipo Seleccione el tipo, oprima el combo o [​
F4​
] e identifique proceso que va a realizar, si es la depreciación bajo la norma contable seleccione ‘​
DI​
’ en caso contrario para las NIIF elija ‘​
DI­NI​
’. Recuerde que el sistema asigna por defecto DP para la depreciación bajo norma COLGAAP. Prefijo El sistema automáticamente inserta el código del prefijo asociado a la transacción, por defecto el prefijo (_) guión bajo, el cual no se puede modificar y con este quedará la transacción. Número Número que identifica el comprobante de Depreciación. El sistema asigna automáticamente este número consecutivo y así quedará la transacción en movimiento Contable. Fecha En este campo se asigna la fecha en la que se insertará la transacción en movimiento Contable de la depreciación mensual; por lo general siempre es el último día del mes. Nota Espacio para describir con exactitud el concepto del comprobante de Depreciación mensual, el cual hará parte integral del documento que se crea automáticamente. Este detalle será asignado a cada uno de los registros que componen dicho comprobante y lógicamente aparecerá en los reportes correspondientes. Pág.2/7 Procesado Campo asignado automáticamente por el sistema, cuando se genera con éxito la depreciación, es decir, luego de oprimir el botón Ejecutar Usuario Campo que también es asignado por el sistema, indicando el código del usuario que está realizando la depreciación, con el fin de llevar la respectiva trazabilidad de la información. Diligenciados los campos anteriores, dé clic en la opción «​
Ejecutar​
» de la barra superior. Al finalizar, el sistema genera el siguiente mensaje: “El procedimiento terminó!’. Haga clic en «​
OK​
»”. NOTA​
: Recuerde que la depreciación NO puede aparecer ya ejecutada, sino saldrá el mensaje: “No se puede repetir este procedimiento”; si en algún momento necesita re­procesar, deberá eliminarlo y volverlo a crear. Puede realizar el proceso en Modo Ficha, presionando las teclas [​
Ctrl​
]+[​
Espacio​
], luego, dé clic en el botón Adicionar de la barra de funciones de Mekano, complete los campos y guarde con ​
[​
F3​
] ​
o con el botón Grabar de la barra de funciones. Recuerde para salir del Modo Ficha, dé clic en la equis ​
(X)​
de la parte inferior. EXPLORADOR El Explorador representa otra de las grandes funcionalidades incorporadas al ​
Mekano​
, es útil para observar todos los detalles relacionados con un documento, e incluso podrá hacer auditoría a todos los cambios ocasionados, si se modifica, elimina o inserta un nuevo registro en el documento de Depreciación, quedará la respectiva huella o log de auditoría. Pág.3/7 Para ingresar al Explorador de Comprobantes basta con ubicar el cursor sobre alguna de las depreciaciones realizadas y oprimir el botón Explorador. Para regresar a la ventana puede usar el mouse o las teclas rápidas [​
Ctrl​
]+[​
Tab​
]. (ver «​
Explorador​
»). NOTA​
: La opción «​
Explorador de Comprobantes​
» sólo permite visualizar los registros. No es posible realizar desde allí modificaciones. Para hacer algún cambio, debe ingresar al «​
Movimiento Contable​
». EXPORTAR Si necesita enviar a hoja electrónica un listado con todas las depreciaciones que se han realizado basta con utilizar el botón Exportar de la parte superior, el sistema enviará, archivo que podrá ubicar desde el explorador de Windows en la ruta \MEKANO_REMOTO\INFORMES; en la carpeta «​
Informes​
» encontrará el archivo: Depreciaciones_Comprobantes.xls. Por Ejemplo: Pág.4/7 VISTA PREVIA Si requiere visualizar e imprimir las depreciaciones que se han realizado, de clic en el botón ​
vista previa de la parte superior. Presione la tecla ​
[F6] o la opción «​
Vista Previa​
» en esta ventana se pueden realizar configuraciones de impresión, para personalizar la presentación de los reportes antes de imprimirlos. (ver «​
Motor de Impresión y Vista Previa​
»). TRUCOS DE MANEJO ●
●
Acceso Rápido​
: ​
También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas: [​
Alt​
]+[​
A​
]+[​
Y​
]+[​
0​
]+[​
7​
]. Combinación que puede variar según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo. Eliminar Depreciación​
: Puede eliminar una Depreciación Automática desde la opción ​
«Depreciaciones»​
, suprimiendo cada fila ejecutada, debe tener en cuenta que solo se puede eliminar la última depreciación realizada, si necesita eliminar un registro que no es el último, debe eliminar uno por uno hasta llegar al que desea suprimir. Ubíquese en la última Depreciación y presione la tecla [Supr]​
. Luego, elimine cada fila. Para confirmar, dé clic en «OK»​
. Con realizar este proceso se borran todos los movimientos, no es necesario borrar los registros desde la ventana ​
«Movimiento Contable»​
. ●
Ventana Modo Ficha: Para visualizar o editar esta información desde la ​
Ventana Modo Ficha y que sólo muestra los campos preseleccionados desde el Selector de Columnas, use las teclas [​
Ctrl​
]+[​
Espacio​
] y el sistema abrirá una nueva ventana, por ende si desea regresar o salir, bastará con oprimir las teclas [​
Ctrl​
]+[​
F4​
] o dando clic en la (​
X​
)​
​
de la parte inferior de la ventana, donde dice Ficha. ●
Ayuda en Línea​
: Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [​
F1​
] ​
o en su defecto, sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú ​
«​
Conexión​
» ​
y hacer clic en «​
Ayuda​
». Recuerde que para su ejecución se requiere señal de internet. ●
Selector de Columnas​
: Si requiere personalizar esta ventana ocultando algunos campos, despliegue el selector utilizando el botón asterisco [​
*​
], ​
ubicado en el punto donde inician las columnas. Basta con usar el mouse para marcar o desmarcar, también puede usar las teclas [​
Flecha Arriba​
] o [​
Flecha Abajo​
] para desplazarse y rápidamente con la tecla [​
Espacio​
] activar e inactivar cada campo. Pág.5/7 TUTORIALES RELACIONADOS A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces: ●
Plan de Cuentas www.apolosoft.com/documentos/mekano/T001.pdf ●
Activos www.apolosoft.com/documentos/mekano/T108.pdf ●
Movimiento Contable www.apolosoft.com/documentos/mekano/T065.pdf ●
Reportes Contables www.apolosoft.com/documentos/mekano/T080.pdf ●
Informes Contables www.apolosoft.com/documentos/mekano/T081.pdf ●
Actualizar www.apolosoft.com/documentos/mekano/T208.pdf ●
Explorador www.apolosoft.com/documentos/mekano/T084.pdf TECLAS DE FUNCIÓN EN MEKANO A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación: [​
F1​
] Menú de ayuda en Línea [F6] Vista Previa [​
F2​
] Editar registro actual [​
Supr​
] Eliminar depreciación [​
F3​
] Guardar registro [​
Ctrl​
]+[​
Espacio​
] Modo ficha PASO PARA REALIZAR UNA DEPRECIACIÓN Los pasos para realizar un depreciación en Mekano son: 1. Ingrese por la Menú «​
Contable​
», opción «​
Depreciación​
». 2. Inserte un nuevo registro, dando clic en el botón ​
Nuevo ​
e ingrese la siguiente información: a. Elija el documento ‘DP’ (norma nacional) o modifique con el tipo con [​
F2​
] a ‘DP­NI’ (norma NIIF). b. Indique la fecha del proceso a realizar, generalmente es el último día del mes. c. Ingrese la descripción clara de la depreciación en el campo nota. 3. Guarde con [​
F3​
] y dé clic en el botón​
​
«​
Ejecutar​
». 4. Una vez procesada la rutina, el sistema asigna automáticamente el campo procesado y el usuario, luego usted puede: a. Realizar consultas contables para visualizar la depreciación. b. Ingresar a Movimiento Contable, en el documento ‘DP’ o el seleccionado visualizar la información que la rutina inserta automáticamente y de ser del caso ajustar. c. Abrir el Explorador para visualizar la contabilización (opcional). De esta forma, realizará fácilmente la depreciación de sus activos fijos cada mes, no solo bajo la norma COLGAP, sino bajo norma NIIF, recuerde que de ser necesario borrar un cierre con solo [​
Supr​
]. Pág.6/7 GLOSARIO ●
DEPRECIACIÓN​
: Se refiere a una disminución periódica, generalmente mensual, del valor de un bien material, llamado Activo Fijo. Se utiliza para dar a entender que las inversiones permanentes de la planta han disminuido en potencial de servicio. CUESTIONARIO ●
¿Cómo se elimina una Depreciación? a.
b.
c.
d.
●
En la primera fila presiona la tecla ​
[Supr]​
. En la última fila presiona la tecla ​
[Supr]​
. No se pueden eliminar. Se ubica en la fila que requiere eliminar y presiona la tecla ​
[Supr]​
. ¿Qué tipo de documento debe utilizar para elaborar las Depreciaciones con las NIIF? a.
b.
c.
d.
DP­NI DP­NIIF NIIF DP Pág.7/7