P5 REALIZACION DE LAS COMPRAS ADMINISTRATIVAS, OPERA

Transcripción

PROCEDIMIENTO DEL SGC
REALIZACION DE LAS COMPRAS ADMINISTRATIVAS,
OPERATIVAS Y DE MERCADEO
ELABORÓ
Arnulfo Caviedes Cardoso
Coordinador de Gestión
Organizacional
REVISÓ
Maribel Echeverry
Cecilia Vargas Méndez
Alejandro Yepes B.
Coordinador de Operaciones
Gerente de Gestión Organizacional
Gerente Financiero
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VERSIÓN: (3)
CÓDIGO: P5
F. ACTUALIZACIÓN:
25/11/2013
APROBÓ
Deiby Rojas
Gerente General
1. OBJETIVO
Establecer las directrices, describir las actividades y responsabilidades para la realización
de compras de bienes y servicios en Casamotor S.A.S con excepción de las compras
vitales.
2. ALCANCE
Aplica a todas las compras de bienes y servicios de tipo administrativo, de mercadeo y
operativo en toda la Organización a nivel nacional.
No aplica para compras vitales o de negocio, gastos de viaje y gastos de representación.
3. DEFINICIONES
-
Compras vitales: Son las compras de productos, o elementos constitutivos del mismo,
que se comercializan.
-
Compras operativas: Son compras que se realizan para poder dar cumplimiento al
objeto principal del negocio en los procesos de producción, abastecimiento,
mantenimiento, distribución; tales como: vehículos, maquinaria y equipos, entre otros.
-
Compras de mercadeo: Son compras de bienes y servicios propios de la gestión de
marketing, tales como: estudios de mercados, elementos promocionales, publicidad,
eventos, etc.
-
Compras administrativas: Son compras relacionadas con el apoyo que dan las
diferentes áreas de la organización a la actividad comercial y operativa de cada
negocio. Abarca principalmente las actividades legales financieras, administrativas y
de recursos humanos.
-
Cotización: Documento en el cual un proveedor informa precios, características y
condiciones de un producto o servicio solicitado.
-
Concurso: Sistema por medio del cual la Organización mediante comunicación escrita
y unos términos de referencia, invita a tres o más proveedores a cotizar los productos
requeridos por ésta.
-
Contrato: Documento por medio del cual el proveedor se compromete a entregar a la
empresa en las condiciones pactadas y aceptadas por las partes, el producto o
servicio requerido.
-
Orden de compra (ODC): mandato que se da para la adquisición de bienes y
servicios. Es un documento a través del cual se formaliza la gestión del proceso de
Compra de un bien o la contratación de un servicio a un Proveedor y se especifican
Toda copia impresa o electrónica de este documento, diferente a la que se encuentra en la web se
considera NO CONTROLADA y por lo tanto no está sujeta a actualización.
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las condiciones: calidad, cantidad, garantía, tiempo de entrega, embalaje,
transporte, sitio de entrega, precio, plazo de pago, interventor y demás condiciones
inherentes a la negociación y/o aceptación del servicio.
-
Requisición: Requerimiento o solicitud de bienes o servicios a nivel interno en la
empresa.
4. CONDICIONES GENERALES
A. Planeación de las necesidades de compras para el año
En Noviembre de cada año el comité de compras en pleno se reunirá para:
1. Solicitar a las áreas las necesidades de compras para el año siguiente y definir
cuáles se realizarán junto con el respectivo presupuesto.
2. Revisar y actualizar las políticas de compras de los diferentes bienes y servicios,
y de acuerdo a ello definir estrategias para su cumplimiento. Por ejemplo, para
reducir el costo de inventarios, podrían definir que algunas compras
representativas en costos se deben negociar por Consignación, Pipeline o
Contratos de suministro.
3. En Noviembre de cada año realizar la evaluación de proveedores, verificar
nuevas oportunidades de negociación con base en las compras de los 12
meses anteriores.
B. Solicitud de pedido o requisición
1.
Toda necesidad de un bien o servicio debe ser tramitada a través de una requisición
realizada mediante la transacción SAP ME51N por el funcionario que identifica la
necesidad. Luego de creada la requisición en SAP, debe enviar un mail a la persona
responsable de autorizarla (E6 Ver matriz de autorizadores), indicando el número de la
misma, y él posteriormente realizará la solicitud de compras a operaciones a través
del help desk.
Sólo se exceptúan las compras de caja menor que no necesitan requisición (Ver. E3
Política de Caja Menor), los contratos de compras y servicios con ejecuciones
parciales programadas, los servicios públicos y los gastos de viaje.
2. La requisición deberá realizarse como mínimo con 5 días hábiles de anticipación a la
fecha esperada de recibo del bien o servicio, con el fin de dar tiempo al cumplimiento
del siguiente ciclo de proceso:
Actividad
Petición, recibo de ofertas
y elaboración ODC
Elaboración de contrato,
si aplica
Elaboración de términos
de referencia
Aprobación de ODC y
Tiempos en días hábiles máximos esperados para el
proceso de compras
Menos de 3
SMMLV
Entre 3 y 40
SMMLV
Más de 40 SMMLV
(aprobación comité)
Más de 100 SMMLV
(concurso)
3
5
7
10
3
3
3
10
1
1
Hasta 30 días
Hasta 30 días
(reunión de comité)
envío a proveedor
Despacho del proveedor
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(reunión de
comité)
Según condiciones y negociaciones
3. Todo bien o servicio que haya sido adquirido o contratado por un usuario, sin haber
elaborado previamente una requisición y sin contar con la gestión del área de
Operaciones, lo hará bajo su única responsabilidad, incurriendo en una práctica que
es sancionada por la Gerencia General, quien será la única que podrá autorizar su
legalización en el sistema SAP.
4. En una emergencia, el usuario debe informar por escrito a su jefe inmediato y al
Gerente de Operaciones y/o Gerencia responsable del control del gasto según
corresponda para que autorice el trámite por excepción y elaborar la requisición al
día hábil siguiente.
C. Negociación (Petición y recibo de ofertas)
1. Las condiciones de pago a negociar con los proveedores deben ser mínimo a 30 días
o superior, contados a partir de la fecha de radicación de facturación.
Excepcionalmente se podrán negociar condiciones inferiores a 30 días para el
aprovechamiento de descuentos financieros, avalados por la gerencia financiera.
Anticipos. No se debe hacer anticipos a Proveedores o acreedores. Las excepciones
serán autorizadas únicamente por la Gerencia General, con firma en el anticipo o
correo electrónico. Cuando superen los 10 SMMLV deben tener como respaldo póliza
de buen manejo del anticipo por el 100% de su valor.
Anticipo a trabajadores para realizar compras
 No se debe hacer anticipos a trabajadores para realizar compras. En caso de
compras urgentes se podrá hacer una excepción, siempre y cuando no supere
los tres (3) SMMLV y sea autorizado previamente por el autorizador de la orden
de compra según matriz de autorizadores, en el formato F19 Solicitud de
anticipo y autorización de descuento. En caso que el anticipo no se legalice
dentro del mismo mes de realizado el gasto o antes de treinta (30) días de
entregado el anticipo, éste será descontado de la nómina del trabajador,
previa notificación por parte del área contable a gestión humana con copia al
trabajador afectado.
2. Según el monto de la compra, se deberá utilizar un tipo de negociación diferente, así:
MONTO DE LA COMPRA
Mayor a 3 y hasta 100 SMMLV
Mayor a 200 SMMLV
(o compras recurrentes que alcancen
este monto al año)
TIPO DE NEGOCIACION QUE APLICA
Mínimo 3 cotizaciones
Concurso
La Gerencia General tendrá la facultad de decidir si no se utiliza cualquiera de estos
tipos de negociación para una compra en particular. Su determinación deberá
quedar por escrito, anexa a la orden de compra.
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3. Elaboración y trámite de concursos:
a) Borrador de los términos. Funcionario o área solicitante elaboran el borrador de los
términos de referencia del concurso, registrando todos los requisitos y las
especificaciones técnicas necesarias y lo pasa al Coordinador de compras.
b) Revisión y pólizas. El Coordinador de compras revisa el borrador y lo completa con
todas las condiciones faltantes según la necesidad, tales como pólizas de seguro a
solicitar, logística de entrega, etc. y lo somete a revisión del Director Legal, Gestión
del riesgo y demás áreas involucradas.
c) Proveedores a invitar. El Coordinador de compras escoge a cuáles invitará a
concursar, de acuerdo al historial de proveedores y a sugerencias del solicitante.
d) Convocatoria. El Coordinador de compras, una vez elaborado y aprobado los
términos del concurso (con visto bueno de las áreas que revisaron), los entrega
físicamente citando a los proveedores y explicando los términos o simplemente
entregando en medio magnético y publicando la información en la página web.
e) Recibo de ofertas y selección. El pliego de condiciones deberá indicar la fecha y
hora en la que se a realizar la selección. Para este proceso los proponentes deben
haber enviado dentro de los términos establecidos las propuestas en sobres
cerrados, las cuales serán abiertas en la fecha anteriormente señalada y en
presencia de los proveedores convocados. La selección se realizará con base en
los criterios prestablecidos en los términos.
4. Tiempo para la negociación y recibo de ofertas. Compras tendrá 5 días hábiles para
conseguir las 3 cotizaciones y mandar la orden de compra para aprobación. Para el
caso de concursos los plazos se definirán en los términos de referencia y pliegos.
5. Excepciones de las tres cotizaciones. El coordinador de compras deberá realizar
mínimo 3 cotizaciones por escrito, excepto en los siguientes casos:
a) Cuando las condiciones del mercado no lo permitan porque no exista fuentes de
abastecimiento que aseguren el suministro. Este evento puede darse por
restricciones legales, estándar de calidad exigido, representación limitada de
proveedores en el país, entre otros.
b) Cuando ciertos servicios profesionales o técnicos en los que se conozca el grado
de competencia posible y cuando la comparación no proporcione una ventaja
en cuanto al precio o desempeño.
c) Cuando el costo de las adquisiciones sea inferior a 3 SMMLV
d) Cuando la adquisición se haga ante una emergencia.
e) Cuando exista un cuadro comparativo de cotizaciones que no exceda de un mes
y cuyo precio negociado este vigente.
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En todo caso, las compras que superen los 3 SMMLV y no completen las tres
cotizaciones, deberán indicar por parte del autorizador de la orden de compra, por
escrito en forma expresa, que autoriza el trámite de la misma sin las tres cotizaciones
requeridas, para que sea pagada.
6. Materiales equivalentes. El coordinador de compras puede aceptar equivalencias en
marcas o tipo de material, pero cuando se trate de equipos o materiales que puedan
afectar las operaciones, deberá contar previamente con el aval del usuario
solicitante.
7. Obsequios de proveedores. Cualquier obsequio en dinero, viajes, comisiones, cursos,
seminarios, u otros, de parte de los proveedores, no podrá ser recibido por los
trabajadores a título personal, sino que deberá consultarse con el Gerente General
para ser aceptado y utilizado en beneficio de la empresa o como él disponga.
D. Selección del proveedor
1. Para escoger a los proveedores a los cuales se les pedirá cotización o se les invitará a
concurso se seleccionarán dentro del maestro de proveedores.
2. Selección. Entre los proveedores que presentaron cotizaciones u ofertas, se debe
realizar una comparación con el fin de elegir la mejor opción. Esta comparación
deberá realizarse con base en la tabla 1 Criterios para calificar proveedores, los
cuales se encuentran en el en el sistema SAP.
Tabla 1 Criterios para calificar proveedores
Tipo de compras
Criterio
Precios competitivos (descuento,
fletes)
Plazo de pago
Tiempo de entrega
Calidad de los productos o servicios
Garantía, atención de quejas, soporte
técnico
Adtivas
Peso
50%
Operativas
Peso
40%
Servicios
Peso
20%
15%
15%
10%
10%
10%
15%
20%
15%
10%
15%
15%
40%
Cuando se evalúe el criterio precio, no solo deberá tenerse en cuenta el valor del
desembolso inicial, sino todos aquellos gastos adicionales en que deba incurrirse,
siempre teniendo en cuenta de comparar las cotizaciones o propuestas bajo las
mismas condiciones.
Como resultado de esta evaluación se genera una calificación que permite ubicar a
cada proveedor en una escala, de acuerdo con la siguiente tabla:
CALIFICACIÓN DEL
PROVEEDOR
PUNTOS
Proveedor
seleccionado
Confiable
Condicionado
Proveedor con el
puntaje más alto*
100-80
79-60
No confiable
Menos de 60
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Nota (*): Aunque la metodología sugiere el proveedor a seleccionar, de acuerdo a las
fórmulas preestablecidas, es importante analizar las circunstancias y escoger la opción
más conveniente para la organización. Por tanto, el coordinador de compras podrá
escoger un proveedor diferente al sugerido por las fórmulas, pero deberá argumentar
las razones para ello y el autorizador de la orden de compra deberá autorizar el
cambio con su firma.
En el maestro de proveedores de la Organización se incluye el proveedor
seleccionado y se invita a los proveedores con calificación “confiable y
condicionado” a presentar documentos requeridos para incluirlos en el maestro de
proveedores.
Los proveedores condicionados deberán presentar el plan de acción antes de ser
tenidos en cuenta para una siguiente compra, decisión que tomará en su momento la
Coordinación de operaciones.
3. Registro. Para ser incluido en el maestro de proveedores de la compañía, el proveedor
deberá diligenciar el Formato de Creación de Proveedor (F11) y adjuntar los
siguientes documentos:
a. RUT
b. Autorización de pago por transferencia
c. Certificación bancaria
d. Certificado de cámara de comercio con fecha de expedición no mayor a 30
días.
e. Constancias o certificaciones de la experiencia y demás atributos (para
compras de servicios, montajes o trabajos que la requieran y el proveedor no
sea conocido por parte de nosotros.)
f.
Certificados o constancias del cumplimiento de los requisitos legales para la
operación o funcionamiento, cuando se trate de servicios que puedan afectar
a Casamotor legalmente.
La Coordinación de operaciones debe crear y mantener actualizado el maestro de
proveedores a nivel nacional de la Organización.
E. Creación y liberación de la Orden de compra (o Pedido)
1. Toda compra debe ser solicitada al proveedor a través de una Orden de Compra
elaborada por el coordinador de compras y aprobada por el autorizador según la
matriz de autorizadores.
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2. Para la realización de compras con entregas parciales, solo se hará la orden de
compra general.
3. El nivel de autorización no podrá ser utilizado para fraccionar compras de una misma
categoría que deberían pasar al siguiente nivel de autorización.
4. Para aprobar las compras que requieran Comité de Compra. Éste se reunirá una vez al
mes. El comité estará integrado por:






Gerente general,
Gerentes o Directores de las áreas solicitantes,
Gerente financiero y administrativo
Coordinador de operaciones
Coordinador de compras,
Gerente de Gestión Organizacional (participa con voz pero sin voto)
El comité sesionará cuando menos con la mitad más uno de sus miembros
permanentes con derecho a voto.
De cada reunión de comité quedará un acta en la que se relacionan las órdenes de
compra aprobadas y las rechazadas, junto con las recomendaciones que hubiere
para la re negociación de los bienes o servicios a comprar. Su aprobación en el SAP
será asignada por el comité a uno de los integrantes del mismo.
Además de la aprobación de las compras, este comité realizará mensualmente el
seguimiento al cumplimiento del presupuesto de compras y en noviembre se reunirá
con el fin de realizar la planeación anual de las compras, según se indica en el
numeral 4.A de este procedimiento.
5. Las compras urgentes, tales como reparaciones u otros imprevistos que afecten las
operaciones misionales y que no den espera al siguiente comité de compras, deberán
ser aprobadas con firma o correo electrónico por el Gerente General.
6. Una vez aprobada la orden de compra, el coordinador de compras tendrá un (1) día
para enviarla al proveedor.
9. Condiciones para determinar si, además de la ODC, hay que hacer contrato:
a) Si se requiere de una supervisión o auditoria especial.
b) Cuando se realiza una negociación especial de la forma de pago (pago con
productos).
c) Si son servicios especializados (telecomunicaciones, servicios técnicos, honorarios,
consultorías, construcciones importantes, etc.).
d) Si son equipos o materiales con especificaciones técnicas especiales donde la
orden de compra no sea suficiente para adelantar un proceso judicial.
e) Cuando el proveedor exige contrato.
f) Si se da permanencia en la prestación del servicio o en el suministro de productos
cuyo monto mensual supere los 10 SMMLV.
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g) En los casos de servicios especiales que involucren suministro de personal
(mensajería, vigilancia, aseo y cafetería).
h) Cuando las normas tributarias exijan la celebración del contrato.
i) Si el contratista utiliza equipos de la organización.
j) Para la toma/ entrega de bienes en arrendamiento o comodato.
F. Entrada de los bienes y servicios comprados
1. Condiciones para el recibo:
a) Al entregar el material, el proveedor deberá indicar en la remisión, nota o acta de
entrega el número de la orden de compra emitida por la organización.
b) La entrega del bien o servicio deberá realizarse en el sitio indicado en la ODC.
c) No se aceptan entregas parciales sino se han acordado y especificado en la
orden de compra. No obstante la facturación se aceptará solo hasta que se haya
recibido la totalidad de la orden de compra.
d) El proveedor deberá notificar al Coordinador de compras la fecha de despacho,
con anticipación, con el fin de coordinar las operaciones de descarga y recibo de
la mercancía y evitar pérdidas o contratiempos.
e) En las agencias, estaciones de servicio, proyectos especiales y demás oficinas, el
administrador, o quien haga sus veces, será el responsable del recibo de los bienes
y servicios.
2. Responsabilidades de quien recibe. El encargado de recibir el bien o servicio deberá:
a) Verificar que lo relacionado en la nota de entrega o remisión coincida con la
orden de compra.
b) Informar a Operaciones la no recepción del material por diferencias en cuanto a
oportunidad, cantidad, calidad o especificación técnica.
c) Solicitar mediante help desk al área de operaciones gestionar la respectiva
reclamación al proveedor.
d) Firmar y colocar sello de recibido a la nota de entrega o remisión del proveedor.
e) Dar ingreso al bien o servicio en el sistema por la transacción MIGO a aquellos
materiales que se controla su stock de inventario.
G. Verificación de la facturas
1. La factura deberá realizarse a nombre de CASAMOTOR S.A.S NIT. 813.000.898-6,
contener el número de la orden de compra y los precios y cantidades deben ser
exactamente los mismos indicados en la orden de compra.
2. Para ser radicada la factura deberá ser enviada a la oficina principal de Casamotor
en Ibagué anexando la nota de entrega o remisión firmada por el funcionario de
Casamotor que recibió el bien o servicio, o en su defecto por la guía de despacho
firmada. El plazo de pago se cuenta a partir de la radicación de la factura.
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3. La fecha límite para recepción de facturas en Casamotor es el 25 de cada mes. En
consecuencia las facturas emitidas con posterioridad a esta fecha deberán realizarse
con fecha del mes siguiente.
H. Control de activos y de inventario de bienes comprados
El área de contabilidad emitirá mediante circular las instrucciones para controlar la
gestión de activos y el inventario de los bienes comprados para consumo.
5. FLUJO DE ACTIVIDADES PARA LA REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS
Ver flujo en Excel.
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS



Política administración de caja menor y fondos de vehículos (E3)
Matriz de Autorizadores de compras (E6)
Formato Creación de Proveedor (F11)

Formato Selección de proveedor (F20)

Matriz de Contratos (E7)
7. CAMIBIOS CON RESPECTO A LA VERSION ANTERIOR
Se incluyó ponderaciones para los criterios de selección del proveedor dependiendo
del tipo de compra.
Se incluye la responsabilidad del área contable de notificar mensualmente a gestión
humana los anticipos a descontar de la nómina del trabajador responsable de
legalizar y que no lo hizo dentro del tiempo establecido

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