INSTRUCTIVO FONDO PARA ACTIVIDADES DE PROTOCOLO Y

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INSTRUCTIVO
Fondo para Actividades de Protocolo y
Suministro de Refrigerio, por Montos
Menores a 20 Unidades Tributarias
CÓDIGO:
MINDEPORTE/OAF/CCH/I-PSR
FECHA
VIGENCIA:
ACTUALIZACIÓN:
N°
01-10
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN:
FINANZAS
INSTRUCTIVO
FONDO PARA ACTIVIDADES DE PROTOCOLO Y SUMINISTRO
DE REFRIGERIO, POR MONTOS MENORES A 20 UNIDADES
TRIBUTARIAS
ELABORADO POR:
CONFORMADO POR:
REVISADO POR:
OSTI-DOS/ZCh-mg
Directora General OAF/TM
Director General OSTI/CP
APROBADO POR:
Ministro (a):
VICTORIA MATA
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CÓDIGO:
FECHA
VIGENCIA:
ACTUALIZACIÓN:
N°
01-10
DIRECCIÓN:
FINANZAS
1.
OBJETO DEL INSTRUCTIVO:
Establecer un instrumento que oriente en forma clara y precisa a la Oficina de
Administración y Finanzas, a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales y a
las Unidades solicitantes del Ministerio del Poder Popular para el Deporte, en
cuanto a las acciones que se deben realizar cuando deban llevar a cabo
trámites administrativos con incidencia presupuestaria, asociados a actividades
protocolares y de suministro de refrigerio, cuando su monto sea menor a 20
Unidades Tributarias (UT).
Con la puesta en vigencia del Instructivo y en función de la simplificación de
trámites administrativos, se busca darle celeridad a las actividades de protocolo
y suministro de refrigerio, cuyos montos se encuentren dentro de los límites del
monto indicado; definiendo claramente las responsabilidades y competencias;
en el marco de la legalidad y con un procedimiento expedito.
2.
ÁMBITO DE APLICACIÓN:
El Instructivo normativo del "Fondo para Actividades de Protocolo y Suministro
de Refrigerio, por Montos Menores a 20 Unidades Tributarias", es de
observancia general para todas las Unidades del Ministerio del Poder Popular
para el Deporte, siendo sus titulares los responsables de su debido
cumplimiento, conforme a lo dispuesto por la norma legal que regula la materia;
y en los términos de las normas contenidas en el presente documento.
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3.
ABREVIATURAS Y DEFINICIONES:
IVA: Impuesto al Valor Agregado.
SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.
Unidad Tributaria (U.T.): Es el valor del bolívar a los efectos tributarios,
presupuestarios y administrativos, vigente al 1º de enero del ejercicio
económico financiero.
4.
BASE LEGAL O ADMINISTRATIVA:

Providencia Administrativa Nº 0056 de fecha 27 de enero de 2005,
emanada del SENIAT mediante la cual se designa a los Entes Públicos
como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado, publicada
en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.136
de fecha 28 de febrero de 2005.

Providencia Administrativa Nº 0257 de fecha 19 de agosto de 2008,
emanada del SENIAT, mediante la cual se establecen las Normas
Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos, publicada en
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.997 de
fecha 19 de agosto de 2008.

Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica del
Ministerio del Poder Popular para el Deporte, aprobado según Punto de
Cuenta Nº OSTI -04 de fecha 14 de diciembre de 2009.
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5.
NORMAS GENERALES:
5.1. En función de lo dispuesto en el Manual de Normas y Procedimientos
de Fondos de Caja Chica, podrán constituirse Fondos para atender
conceptos de gastos específicos, cuyo proceso de constitución,
manejo y finiquito, se ajustará a las normas contenidas en el referido
Manual.
5.2. La Oficina de Relaciones Interinstitucionales solicitará anualmente
autorización para la constitución de un Fondo de Caja Chica que
permita atender gastos asociados a las actividades protocolares y
suministro de refrigerio, formulados por las diferentes Unidades del
Ministerio; el cual estará bajo la responsabilidad del (la) Director (a)
General de la referida Oficina.
5.3. El (La) Funcionario (a) designado (a) para la custodia y manejo del
referido Fondo, será responsable de cancelar los gastos causados en
las Unidades que conformen el ámbito de aplicación del Instructivo; y
que se ajusten a lo establecido en las presentes normas.
5.4. Los gastos a realizarse con cargo al Fondo para Actividades de
Protocolo y Suministro de Refrigerio, deben corresponderse
estrictamente con alguna de las siguientes imputaciones
presupuestarias y sus respectivos conceptos de gasto:
Partida 402.01.01.00 Alimentos y Bebidas para Personas
“Alimentos y bebidas, ya sean productos estrictamente agrícolas y
pecuarios, manufacturados o no, así como todo tipo de bebidas,
alcohólicas o no, tales como: vinos, cervezas, licores; refrescos y
agua embotellada. Se incluye la adquisición de comidas, debidamente
justificadas, que efectúan los órganos o entes para los trabajadores.
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Partida: 403.07.03.00 Relaciones Sociales
"Servicios prestados por particulares relacionados con actividades
sociales, tales como: servicios de restaurantes, agencias de festejos
y el suministro de comidas y bebidas para recepciones, homenajes,
agasajos y similares.
En el caso en que los alimentos y bebidas sean adquiridos
directamente por el organismo se imputa por la específica
4.02.01.01.00 “Alimentos y bebidas para personas”."
Partida: 403.10.11.00 Servicios para la Elaboración y Suministro
de Comida
"Asignación para atender gastos por servicios prestados por personas
jurídicas para la elaboración y suministro de servicios alimentarios, los
cuales se ofrecen en lugares como: escuelas, comedores
universitarios, centros de acción social, residencias geriátricas,
hospitales y clínicas, prisiones, ejército, y en otros lugares.
Igualmente, incluye las comidas y refrigerios servidos en viajes de las
líneas aéreas."
Partida: 403.99.01.00 Otros
servicios de transporte)
Servicios No Personales
(por
“Comprende la asignación para atender los gastos por concepto de
otros servicios no personales que se estimen contratar, no incluidos
en las específicas anteriores.”
5.5. Los gastos causados a ser cancelados con cargo al Fondo para
Actividades Protocolares y Suministro de Refrigerio, no podrán
exceder de veinte (20) Unidades Tributarias (U.T.) por factura.
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5.6. El Fondo para Actividades de Protocolo y Suministro de Refrigerio, no
podrá utilizarse para pagos fraccionados de servicios por montos
mayores, que excedan los límites establecidos en las presentes
normas.
5.7. El proceso de contratación para atender gastos asociados a
actividades de protocolo y suministro de refrigerio que vayan a ser
financiados con cargo al Fondo de Caja Chica, sólo podrá ser
realizado con Personas Jurídicas.
5.8. De conformidad con lo indicado en el artículo 5 de la “Providencia
Administrativa, mediante la cual se designan a los Entes Públicos
como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado”
(SENIAT), publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana
de Venezuela Nº 38.136 de fecha 28 de febrero de 2005, no se
practicará la retención del IVA cuando se trate de la adquisición de
materiales, suministros o servicios no personales a ser pagados con
cargo al Fondo de Caja Chica, siempre que el monto de cada
operación no exceda de veinte unidades tributarias (20 UT).
5.9. En función de lo señalado en el punto anterior, el monto especificado
en la Factura por concepto de IVA, se cargará al gasto general
indicado en la misma.
5.10. Las solicitudes formuladas por las Unidades asociadas a actividades
protocolares y suministro de refrigerio, cuyos montos estimados
superen las 20 U.T., deberán tramitarse ante la Dirección de Servicios
Básicos, atendiendo a lo dispuesto en la normativa y procedimientos
internos vigentes.
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6.
DE LA CONSTITUCIÓN DEL FONDO PARA ACTIVIDADES DE
PROTOCOLO Y SUMINISTRO DE REFRIGERIO:
6.1. El Fondo para Actividades de Protocolo y Suministro de Refrigerio,
tendrá una asignación máxima de hasta DOSCIENTAS UNIDADES
TRIBUTARIAS (200 U.T.), cuya constitución debe ser solicitada por la
Oficina de Relaciones Interinstitucionales; y debidamente justificada
ante la (el) Ciudadana (o) Ministra (o), mediante Punto de Cuenta.
6.2. Una vez autorizada la creación, monto y alcance del Fondo por parte
de la (el) Ciudadana (o) Ministra (o), el (la) Responsable de su
manejo, continuará con los trámites establecidos en el Manual de
Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica para la
constitución del mismo.
7.
DE LA SOLICITUD DE SERVICIOS PARA
PROTOCOLARES Y SUMINISTRO DE REFRIGERIO:
ACTIVIDADES
7.1. La Unidad que requiera realizar actividades protocolares y/o de
suministro de refrigerio deberá cerciorarse de los siguientes aspectos
antes de iniciar el trámite administrativo con cargo al respectivo
Fondo:
a) Que el servicio se corresponda con una actividad institucional
específica.
b) Que el monto total del servicio no exceda de 20 U.T.
c) Que se cuente con disponibilidad presupuestaria para cubrir el
compromiso a adquirir.
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7.2. En caso que la Unidad requiera apoyo de la Oficina de Relaciones
Interinstitucionales para que realicen los trámites de contratación de la
empresa y la cancelación respectiva, deberá formular el requerimiento
respectivo llenando el Formulario "Solicitud de Servicios de Protocolo y
Suministro de Refrigerio por montos menores a 20 U.T."
7.3. En caso que, la Unidad decida efectuar los trámites de contratación de
la empresa prestadora del servicio de modo directo, deberá realizar la
cancelación del servicio al Proveedor y solicitar posteriormente, al
Responsable del Fondo de la Oficina de Relaciones Interinstitucionales,
el reintegro del gasto causado.
8.
DE LA CANCELACIÓN DEL GASTO CAUSADO:
8.1. A efectos del pago del servicio prestado o refrigerio suministrado, los
documentos deberán estar amparados por los originales que soportan
los correspondientes gastos, a objeto de su trámite, a saber:
a) Formulario: "Solicitud de Servicio de Actividades de Protocolo y
suministro de Refrigerio, por montos menores a 20 U.T.",
debidamente llenado y suscrito por los (las) Funcionarios (as)
respectivos (as). (Cuando aplique).
b) Nota de entrega (Cuando aplique).
c) Factura original (Obligatorio).
8.2. No se deberán aceptar facturas o recibos cuyo concepto sea “Varios” o
alguna palabra genérica que impida identificar el concepto específico
del gasto. Asimismo, el proveedor del material o servicio debe estar
plenamente identificado.
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8.3. La Factura emitida por el Proveedor, debe cumplir con las disposiciones
establecidas en la Providencia Administrativa Nº 0257 de fecha 19 de
agosto de 2008, emanada del SENIAT.
8.4. A efectos de lo dispuesto en el numeral 7.3, para que sea autorizado el
reintegro de dinero con cargo al Fondo de Caja Chica, el gasto causado
debe ajustarse a las normas establecidas en el presente Instructivo; así
como a las dispuestas en el Manual de Normas y Procedimientos de
Fondos de Caja Chica.
8.5. La Unidad enviará al Funcionario (a) Responsable del Manejo del
Fondo para Actividades de Protocolo y Suministro de Refrigerio, los
documentos señalados en el Numeral 8.1; a los efectos del reintegro del
gasto causado; y los mismos deben cumplir con lo dispuesto en los
numerales "10.2.9 al 10.2.11" del Manual de Normas y Procedimientos
de Fondos de Caja Chica.
8.6. El (La) Funcionario (a) Responsable del Manejo del Fondo para
Actividades de Protocolo y Suministro de Refrigerio, procederá a la
cancelación del gasto causado, después de recibir, revisar y habiendo
conformidad, con respecto al trámite seguido y los documentos que
conforman las piezas justificativas del gasto.
9.
DEL MANEJO Y REPOSICIÓN DEL FONDO PARA ACTIVIDADES DE
PROTOCOLO Y SUMINISTRO DE REFRIGERIO:
9.1. La custodia de los recursos, manejo y reposición del Fondo para
Actividades de Protocolo y Refrigerio, se llevarán a cabo atendiendo a
lo dispuesto para tales efectos, en el Manual de Normas y
Procedimientos para el Fondo de Caja Chica.
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10. DEL CIERRE DEL FONDO:
10.1. El cierre y finiquito del Fondo para Actividades de Protocolo y
Suministro de Refrigerio, se llevará a cabo atendiendo a lo dispuesto
para tales efectos, en el Manual de Normas y Procedimientos para el
Fondo de Caja Chica.
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FORMULARIO: SOLICITUD DE SERVICIOS DE PROTOCOLO
SUMINISTROS DE REFRIGERIO (Por Montos Menores a 20 U.T.)
Y
Formulario/MINDEPORTE/OAF/CCH/I-PSR01/12-09
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INSTRUCTIVO PARA EL USO DEL FORMULARIO: SOLICITUD DE
SERVICIOS DE PROTOCOLO Y SUMINISTRO DE REFRIGERIO (Por
Montos Menores a 20 U.T.)
OBJETIVO:
Servir de instrumento para que las Dependencias del Ministerio del Poder
Popular para el Deporte tramiten las solicitudes de servicios de protocolo y
suministro de refrigerio ante la Oficina de Relaciones Interinstitucionales,
cuando el monto del gasto asociado no exceda de 20 Unidades Tributarias.
GENERALIDADES:
Cómo se llena: En computadora.
DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO:
Original: Oficina de Relaciones Interinstitucionales
Copia: Dependencia Solicitante
INSTRUCCIONES DE LLENADO (Numeración según Formulario):
1. NÚMERO: Coloque el Número correlativo y consecutivo asignado por la
Dependencia o Unidad.
2. FECHA: Indique el día, mes y año de elaboración de la Solicitud.
3. DEPENDENCIA: Identifique la denominación
Dependencia o Unidad que formula la solicitud.
funcional
de
la
4. FUNCIONARIO: Indique el Nombre y Apellido del Funcionario (a),
Director (a) de la Dependencia o Unidad que formula la solicitud.
5. ACTIVIDAD O EVENTO: Identifique el nombre de la Actividad o Evento
para el cual se requiere el servicio o suministro de refrigerio.
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6. SERVICIO PARA: Indique la cantidad de personas a las cuales se les
deberá suministrar el servicio o refrigerio.
7. FECHA DEL SERVICIO: Especifique la fecha en la cual se deberá
prestar el servicio solicitado.
8. TIEMPO ESTIMADO DEL SERVICIO: Especifique el tiempo estimado
que durará la prestación del servicio y/o que los equipos propiedad del
Proveedor, serán utilizados en la prestación del mismo.
9. DETALLE DE LA SOLICITUD: Indique en detalle, los datos que se
corresponden con la solicitud o requerimiento que formula la
10. LUGAR DONDE SE PRESTARÁ EL SERVICIO: Especifique el lugar
exacto en el cual se prestará el servicio solicitado.
11. PERSONA CONTACTO: Indique el nombre de la persona a la cual se
deberá contactar para canalizar la prestación del servicio.
12. TELÉFONO: Indique el número de teléfono de la persona a la cual se
deberá contactar para canalizar la prestación del servicio.
13. RECOMENDACIONES U OBSERVACIONES :
Agregue
cualquier
información adicional y/o recomendación que contribuya a aclarar los
términos de la prestación del servicio.
14. AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD: Coloque los datos y firmas de los
Niveles de Autorización de la Solicitud formulada, fecha y sello de la
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15. PARA
USO
DE
LA
OFICINA
DE
RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES: Firma Autógrafa del (la) Responsable del
Fondo, fecha y sello de la Dependencia o Unidad; así como datos
solicitados del analista al cual se le asigna el trámite administrativo que
se deriva de la Solicitud.
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