Presentación Mutuas STEP

Una aparente contradicción: Invertir
más en tiempos de crisis
Por August Mabilon, Socio-Director de SDG
© 2012 SAP AG. All rights reserved.
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SDG es una firma de consultoría de dirección, especializada en el soporte a los procesos
de análisis de negocio, toma de decisión, y mejora del gobierno organizativo
“Es una firma global de consultoría con especiales cualidades de
liderazgo en reingeniería de procesos, planificación y análisis de
información de negocio”
“SDG es una buena opción para clientes que necesitan
experiencia en consultoría de negocio, especialmente en
proyectos de corporate performance management”
“Estos proyectos requieren con frecuencia una mezcla de
capacidades en gestión de negocio, verticalización sectorial,
tecnología, gestión de programas y proyectos que deben ser
aplicados a los objetivos organizativos, negocio, cultura y
empleados”
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Una aparente contradicción: Invertir
más en tiempos de crisis
Por August Mabilon, Socio-Director de SDG
© 2012 SAP AG. All rights reserved.
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En 2008, los sistemas de información de Mutua Universal
funcionaban correctamente:
Prestaciones Sanitarias
Podíamos consultar en la cinta si un paciente era afiliado
de Mutua Universal
Podíamos imprimir y tramitar los partes de accidentes
Disponíamos de una historia clínica informatizada
Ya existía una extranet para los asociados
Mutua Universal llevaba años invirtiendo en una informática que daba
plena cobertura al negocio
Gestión Administrativa
Podíamos realizar el pago a los trabajadores
protegidos
Podíamos gestionar las diferentes casuísticas de
expedientes de IMS
Reconocíamos el derecho a la prestación
Podíamos contabilizar en SICOMAT
No obstante, en 2008 Mutua Universal emprendió con SDG un
trabajo de análisis estratégico de sus sistemas de información
Altos Costes de mantenimiento
Compras
Prestaciones
Asociados
Contabilidad
Problemas de orientación a negocio
Existía un alto número de procesos manuales que
derivaba en falta de coherencia de la
información suplida por procedimientos internos
que generaba mucha actividad manual de cuadre
Era muy costoso evolucionar los sistemas
existentes y ofrecer más valor al negocio
El presupuesto de tecnología era cautivo en un
80% debido al sobe esfuerzo que conllevaba su
mantenimiento causado por:
− Gran dispersión tecnológica
− Duplicidad de la información
− Tecnología antigua
Uno de los principales objetivos que marcamos fue la integración
de las aplicaciones para favorecer la transversalidad de los
procesos
Visión
departamental de
los procesos
Compras
Prestaciones
Compras
Visión
transversal de
los procesos
Asociados
Contabilidad
Asociados
Contabilidad
Prestaciones
Analizamos procesos y sistemas y definimos un grupo de
procesos con alto impacto de negocio y con mayor grado de
obsolescencia tecnológica
Historia Clínica
Compras avanzadas
(proveedores sanitarios)
Prestaciones
económicas
Criticidad para el negocio
Organización
territorial
Soporte a la toma de
decisión
Contabilidad
Colaboradores
AfiliaciónRecaudación
Compras
Estadísticas
prestaciones
Recursos
Humanos
-
Grado de obsolescencia
¿Y qué opciones se consideraron?
Opción 1: Tecnología BPM-SOA
Opción 2: Tecnología ERP
Descripción
Descripción
• Desarrollo desde cero de la totalidad de los
servicios que dan soporte a los procesos de
negocio
• Implantación de soluciones parametrizables
SAP existentes en el mercado y desarrollo a
medida de funcionalidades en las que no
proporcionen cobertura
Pros y Contras
Pros y Contras
+ Mejor adaptación a cambios en las reglas de
negocio (imperativos legales, etc.)
+ Mayor flexibilidad en la implementación de lógica
de negocio compleja (excepciones, etc.)
- Mayor coste global de mantenimiento y evolución
- Nueva arquitectura sin experiencia previa en
Mutua Universal
El desarrollo a medida es una buena opción
para aplicaciones con lógica compleja y
sujeta a modificaciones habituales
+ Gran robustez lograda a través de la
parametrización de módulos estándar
+ Arquitectura testeada ya de forma satisfactoria en
Mutua Universal
- Mayor coste de adaptación a requerimientos
complejos
La tecnología SAP es una buena opción siempre y
cuando los módulos estándar den una cobertura
de al menos 70% en su ámbito funcional.
Donde no existan módulos estándares, se
desarrollaría aplicaciones a medida que ofrecen
mejor integración con el entorno SAP ya existente
¿Y por qué finalmente se eligió SAP en el 2008 ?
De 2000 a 2007
Para responder a esa pregunta debíamos contestar primero a otra cuestión,
¿Que tipo de empresas es Mutua?
Más del 60% de los procesos son
semejantes al de las empresas de
ámbito sanitario
Implantaciones SAP-ISH-Med
Aproximadamente el 30% de los
procesos son parecidos al de las
compañías de seguros
Sólo el 15% de los procesos
son asimilables a los típicos
del sector público
Adicionalmente, existían primeras
experiencias de desarrollo de verticales
sobre la gestión no sanitaria del sector
de Mutuas sobre tecnología SAP
¿Y qué definimos finalmente como solución?
Apoyo toma de decisiones
Cuadros de Mando
Gestión Afiliados y
Colaboradores
Prestación del servicio
Prestaciones económicas
Análisis
Prestaciones sanitarias
Desarrollo (CRM)
Gestión de la IT
Historia Clínica
Extranet
Gestión de la IMS
Asistencia, Pruebas, Rehab.
Afiliación-Recaudación
Gestión Contenciosos
Facturación
Colaboradores
Gestión de Partes
Compras sanitarias
Funciones de soporte a la operativa
Eco. / Financiera
Cobros
Módulos no estándar de SAP
Implantados con STEP
Compras
RR.HH.
Solución de SAP para
el sector Sanitario
Otros
Módulos estándar de SAP
antes de STEP
¿Y que impacto económico suponía dicha decisión?
STEP suponía un importante esfuerzo económico, y decidimos:
Utilizar el ahorro en mantenimiento para invertir en
proyectos de mejora tecnológica durante 4 años
Esto fue posible gracias a un esfuerzo de toda la organización:
La renuncia a algunos servicios
Costes operativos mecanización:
La renegociación del resto
Un 40% de reducción de los
gastos operativos gracias a:
- 5%
25%
100%
2007
25%
25%
La racionalización de costes al
desprenderse de tecnología con
alto coste de mantenimiento
(HOST)
•
La facilidad del mantenimiento,
más ágil gracias a un único
entorno tecnológico
25%
100%
2008
•
75%
75%
75%
75%
2009
2010
2011
2012
60%
2013
Más allá del impacto económico, el proyecto STEP suponía un
gran reto para todos:
Impacto en el negocio
90% de la
operativa
implicada
Equipo del proyecto
Impacta a la mayoría de los procesos
“core”
de
Mutua
Universal,
migrándolos
a
una
tecnología
radicalmente diferente basada en
módulos estándares
Más de 100
personas
Impacto en los empleados
1.740
usuarios
afectados
Más del 95% de los trabajadores de
la Mutua afectados por el proyecto, no
sólo en una nueva tecnología sino
también en una nueva forma de trabajar
Un importante equipo de trabajo, que
incluye tanto consultores externos de
diferentes empresas como usuarios de
negocio de diferentes departamentos
involucrados desde el primer momento.
Reingeniería de procesos
234
procesos
Una modelización de los procesos
mediante
al
herramienta
ARIS
mapeando procesos de negocio con
transacciones de SAP para facilitar la
gestión del cambio
Duración del proyecto
3 años de
proyectos
Una ejecución del proyecto de tres
años, con un año de trabajo
preparatorio con tareas de definición,
planificación y licitaciones.
La definición, gestión y seguimiento del
proyecto son cruciales para su consecución
Una buena planificación permite afrontar los retos
2008
2009
2010
Definición estrategia y tecnología
Definición de un modelo de
gobierno:
Definición de la estrategia de
sistemas de información
•
Selección de tecnología
Planificación y enfoque del
proyecto:
• Despliegue Big Bang
• Involucración de Mutua
• Plan de formación
Licitación
•
Oficina de proyecto
Comités de seguimiento
Ejecución Proyecto
Estudio de los requerimientos
Reuniones con proveedores
Definición de una estrategia de lotes:
• Separación del proyecto en dos
lotes
• Selección de proveedores
Enero 2010
Kick-Off del STEP
Gracias por vuestra atención