INTERNET SOLUTIONS FOR QUALITY

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INTERNET SOLUTIONS FOR QUALITY MANAGEMENT
AYUDA
A continuación mostramos las funcionalidades de las diferentes opciones de la parte de usuarios de la
intranet
- Login y Password
Cada usuario de la empresa tiene un login y password asignado por el Responsable que le permitió
entrar a revisar el sistema con unos u otros derechos y privilegios, sólo lectura, lectura y escritura, etc...
- Principal
Buscador: En este apartado hay dos o tres buscadores para facilitar el trabajo al usuario de la
aplicación, dependiendo de su perfil. Puede buscar por:
- apellido: el buscador por apellido sólo le aparecerá al Responsable del Departamento para que
pueda visualizar todo su personal. Al poner el apellido de una persona de la empresa le
aparecerán todas las funciones o cargos que tiene dentro de la empresa. A partir del momento
que escoja uno, podrá revisar los documentos asociados a aquel cargo. Evidentemente este
buscador tiene utilidad tanto en relación al propio apellido como en relación al apellido de otras
personas de la empresa de las cuales se desconoce la función que realizan.
- por perfil: aparece un listado de todos los cargos del usuario para que pueda escoger uno y
ver qué documentos hay asociados a aquel cargo.
- de documentos / procesos: al introducir un término aparecerán todos los documentos
asociados a él.
Selección Departamento: Este apartado permitirá a las personas que pertenecen a diferentes
departamentos acceder a las opciones de cada departamento. Sólo aparecerán en el supuesto de que
haya más de un departamento.
Aprobación borradores: En este apartado podrá acceder el usuario externo para firmar los documentos
o procesos que tenga que revisar o aprobar. Si tiene documentos que validar sí que le saldrá esta opción
si no, no.
Al acceder a un documento en específico la aprobación se hace digitalmente y tras realizarla se
visualizará el día y hora de la aprobación.
Al firmar un documento el sistema pregunta nuevamente si está seguro de la validación que se da,
puesto que el proceso es irreversible.
Tras firmar la aprobación (último paso) se envía notificación al correo de la aplicación.
También hay la opción de rechazar la revisión y la aprobación final y nos aparecerá una pantalla dónde
tendremos que explicar el motivo de no revisar o no aprobar el documento.
Se enviará la notificación de rechazo al responsable para que proceda a su revisión.
Aprobación Plan Formación o Aprobación Plan de Auditorias: estas opciones sólo saldrán al usuario
que tenga autorización para firmar los Planes. Cuando el Plan esté pendiente de firmar, se procederá a
la firma y a la distribución. Una vez aprobado el Plan ya desaparecerá esta opción.
Tareas pendientes: esta opción le dará al propio usuario un informe de las tareas que tiene pendientes,
como por ejemplo, número de no conformidades abiertas, número de acciones correctivas abiertas,
número de acciones de mejora, documentos pendientes de elaborar, revisar y aprobar
Rosselló 255, 2n 4a 08008 Barcelona (Spain)
Telf: +34 93 415 31 15 / Fax: +34 93 415 38 18
www.qualiteasy.com / [email protected]
C.I.F.: B-61626875
QUAL-AYUDA-3.21-cast-R0/09-05
Normativa
Normativa: Contiene el texto íntegro de todas las normas o leyes que la empresa quiera anexar o copiar
Principios gestión calidad: Desde aquí el usuario externo podrá ver listados todos los principios que
son importantes a la hora de implementar un sistema de estas características. Los textos son
personalizados, así que puedan aparecer las directrices u objetivos que la dirección de la organización
busca.
Documentos
Todo este grupo de opciones permite revisar los diferentes documentos relacionados con el sistema de
calidad.
Aparecerán todos los nombres de los documentos del sistema. Habrá tantos documentos como el
Responsable haya asignado a este departamento.
Como modo de ejemplo explicaremos un caso de un departamento con varios documentos del sistema.
Aparecen los diferentes documentos que hay de la categoría que hemos seleccionado. Es decir puede
que dentro de la categoría de “Manual de Calidad” haya diferentes tipos de manuales y cada uno tendrá
una descripción, un código diferente, etc. Por lo tanto los documentos que aparecen en la categoría
serán clicables para poder acceder directamente.
La información que sale en la parte superior es “una Ficha”. Tiene los datos de elaboración, revisión y
aprobación del documento (nombre, cargo), también contiene los datos correspondientes al histórico de
revisiones.
Bajo la ficha aparece la descripción del documento. En caso de que el usuario haga copias impresas
éstas aparecerán marcadas con el mensaje de "copia no controlada".
En la parte superior derecha aparece el nombre de la categoría del documento en el cual hemos entrado
y accediendo a la opción, el Responsable podrá poner la explicación descriptiva de la utilidad de este
documento.
Cuando el usuario está dentro de un documento determinado, en la parte superior derecha, aparece
también “volver a listado”. Esta opción permite volver al listado de documentos de la categoría que
haya escogido, para facilitarle la elección y consulta de otro documento.
Documentos borrador: Al escoger la opción Documentos borrador, al usuario le aparecen una lista de
aquellos documentos que se están preparando (nuevos o nuevas versiones de los cuales ya existen) y
en los cuales está directamente implicado, porque participa en su elaboración.
Cada usuario ve una lista diferente de documentos borradores, puesto que cada usuario sólo ve los
documentos que le afectan directamente para los cuales tiene permitido el acceso. Si un usuario no está
implicado en ningún documento borrador, no le aparecerá cabeza.
Es una pantalla similar a la cual aparece cuando se consulta un documento vigente. Está la ficha de
elaboración, revisión, y aprobación, con datos, nombre y cargos implicados, también están los
documentos con los cuales se relacionará una vez se dé por valido, etc.
También en la parte superior derecha hay una explicación descriptiva que el Responsable puede
introducir para facilitar la comprensión del usuario.
La diferencia fundamental es que en el contenido del documento, el texto, puede ser modificado por la
persona que la está viendo. El objetivo que sea modificable es que las personas que la están elaborando
puedan hacer las modificaciones que consideren oportunas y que estas sean visibles y modificables para
el resto de las personas implicadas.
Telf: +34 93 415 31 15 / Fax: +34 93 415 38 18
C.I.F.: B-61626875
En resumen es una manera de hacer posible el trabajo en equipo de personas relacionadas en la puesta
de un documento.
Los usuarios que disponen de navegador Explorer 5.5 o superior, podrán clicar sobre el icono de lápiz
que aparece por pantalla junto a la frase “modificar el texto del documento”, e irán a la pantalla (tipo
tratamiento de textos) dónde podrán introducir el texto que quieran, o si ya está introducido modificarlo.
Cuando se está dentro de un documento concreto en formato borrador, siempre aparece en la parte
superior derecha la opción de volver al listado de documentos en borrador
Otros documentos: son aquellos documentos que la organización quiera anidar y poder hacer
búsqueda de los mismos. Es decir, podremos ver niveles y subniveles de cada documento.
Acciones Mejora
Comunicar Incidencias: Opción que permite a los usuarios transmitir incidencias al responsable. El
responsable al recibirla decidirá si lo son o no y en caso afirmativo las publicará en el apartado de
Consulta de Incidencias del apartado consulta.
Consulta Incidencias: En esta opción el usuario puede consultar todas las no conformidades que le han
asignado las diferentes personas de la empresa, así como su estado abiertas, cerradas, desestimadas y
por lo tanto resueltas.
Podrá consultar, las que ha generado el mismo usuario, utilizando los buscadores que aparecen en la
parte superior-derecha. Al escoger esta opción, podrá consultar cuales han generado otros (muy útil para
los responsables de departamento), podrá consultar las que siguen abiertas y cerradas y podrá
consultar, mediante una ficha de seguimiento, en qué estado se encuentran las que todavía están
abiertas.
Un usuario implicado en la resolución de una incidencia, es informado por correo electrónico mediante un
mensaje enviado por el Responsable. Después, a través de esta opción podrá ver los detalles de su
implicación e introducir en el seguimiento una relación de tareas que le han estado asignadas.
Si hay varias personas implicadas en la resolución, o varias acciones a realizar, los usuarios utilizan la
opción de seguimiento para introducir sus comentarios y permitir que el resto de usuarios puedan ver si
se están llevando a cabo o no.
Tanto si se está en el listado de incidencias (abiertas o cerradas), como si se está dentro de una
incidencia concreta, en la parte superior derecha aparece la explicación descriptiva de la utilidad de este
tipo de documentos.
Entrar Acciones Correctivas / preventivas: Esta opción sólo le aparecerá al usuario que tenga
derecho para entrar acciones correctivas y preventivas. En el supuesto de que acceda podrá transmitir
las acciones de igual manera que las incidencias.
Consulta Acciones Correctivas / preventivas: A través de esta opción del menú de consulta, un
usuario podrá acceder al listado de acciones correctivas y preventivas que hay en marcha, ver su
implicación (que previamente se le habrá comunicado por correo electrónico) y anotar las acciones de
seguimiento a medida que se van realizando.
Sin embargo es importante destacar, que aunque a través de esta opción el usuario puede consultar
estas acciones y su implicación, en el momento que el Responsable las publica en la Intranet, cada
usuario implicado recibe también una notificación por mail que le indica que ha de ir a la Intranet para ver
una acción que requiere que haga alguna actividad.
Entrar Acciones Mejora: Esta opción sólo le aparecerá al usuario que tenga derecho para entrar
acciones mejora. En el supuesto de que acceda podrá transmitir las acciones de igual manera que las
incidencias.
Telf: +34 93 415 31 15 / Fax: +34 93 415 38 18
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Consulta Acciones Mejora: A través de esta opción del menú de consulta, un usuario podrá acceder al
listado de acciones de mejora que hay en marcha, ver su implicación (que previamente se le habrá
comunicado por correo electrónico) y anotar las acciones de seguimiento a medida que se van
realizando.
Sin embargo es importante destacar, que aun cuando a través de esta opción el usuario puede consultar
estas acciones y su implicación, en el momento que el Responsable las publica en la Intranet, cada
usuario implicado recibe también una notificación por mail que le indica que ha de ir a la Intranet para ver
una acción que requiere que haga alguna actividad.
- Comunicación
Correo electrónico al RC: Se trata de una opción que permite enviar mensajes de correo al RC para
comunicar cualquiera tema que se considere de interés.
Correo electrónico al responsable de departamento: Se trata de una opción que permite mensajes de
correo al responsable del departamento para comunicar cualquier tema que se considere de interés.
Actas o Informes: Opción que permite a los usuarios transmitir actas de reuniones o informes varios.
Según el departamento en el cual nos encontramos aparecerán un tipo de actas u otras.
Comunicados: Esta opción permite visualizar todos los comunicados que el departamento en concreto
ha emitido sobre diferentes temas. Dependerá de si, el Administrador ha activado o no la opción “nuevo
comunicado”, se podrían hacer desde aquí.
- Informes
Actas por tipos: Opción que permite al usuario consultar en la intranet sobre el número de actas que se
han realizado según el tipo de acta, imprimirlas, etc...
Actas por autor: opción que permite al usuario consultar en la intranet sobre el número de actas que ha
realizado un usuario concreto durante un periodo determinado.
- Gestión
Gestión Qualiteasy: Esta opción aparecerá solamente a aquellos usuarios que sean gestores de
departamentos o administrador del sistema. Se abrirá una ventana que nos llevará a la parte interna
Cambio de clave: esta opción nos permite cambiar nuestra clave de acceso directa a la Intranet.
Tendremos que introducir la nueva clave y automáticamente ya quedará grabada.
Cambio de firma: es igual que la anterior opción, pero aquí podemos cambiar nuestra firma, en el
supuesto de que tengamos, para la validación de documentos. También se hace de forma automática.
- Ayuda
Manual usuario: Opción que contiene todas las explicaciones respeto al uso de la intranet.
Telf: +34 93 415 31 15 / Fax: +34 93 415 38 18
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ANNEXO – MÓDULOS
En el caso de las aplicaciones que disponen del módulo de Formación y de Auditorias aparecerán los
siguientes menús:
- Formación
Plan de Formación: Desde esta opción el usuario podrá visualizar el Plan de formación que se ha
aprobado y que se lleva a cabo en el periodo seleccionado. También se puede entrar en una actividad en
concreto para ver más información de la misma con
El Responsable de Formación y el Responsable de Departamento también podrán valorar y añadir
actividades formativas.
Actividades previstas: Si un usuario quiere saber las actividades que tiene previstas podrá ver sus
actividades desde esta opción. También podrá hacer una búsqueda por años.
Perfil profesional: Nos mostrará según el login y password con el que se haya accedido poder ver las
funciones por cargos y el perfil profesional. Si el usuario tiene diversos cargos seleccionaremos lo que
queramos consultar y podremos ver las funciones y el perfil
Ficha personal: Nos mostrará la ficha personal del usuario, su CV, la formación que ha recibido, etc.
Ficha personal usuarios: Solamente podrán acceder a esta opción los responsables de los diferentes
departamentos, para poder visualizar todas las fichas personales del personal que está a su cargo
Solicitud formación: cualquier usuario podrá solicitar aquella actividad formativa que se desee realizar.
- Auditorias
En el caso que exista un plan de auditorias activado nos aparecerá automáticamente un mensaje, donde
podremos “ver documentos” que tiene el usuario según el login y password con el cual hemos entrado y
según el perfil entraremos a los documentos. Podremos ver el “Plan de Auditorias”. Y podremos “cerrar
ventana”
Esta opción de ver el plan de auditorias también se podrá consultar desde el menú de Auditorias “Plan
auditorias”.
Informes: Otra opción que hay en este menú es la de ver el Informe de auditoría que se haya generado
desde la parte de gestión.
Son opciones de consulta, no podemos editar nada, excepto el responsable de auditorías que sí que
podrá editar el plan y hacer el informe sin necesidad de darle accesos a la parte de gestión
- Satisfacción cliente
Esta opción le aparecerá a aquellos usuarios que tengan derechos para poder realizar encuestas de
satisfacción de clientes.
Listado cuestionarios: Desde esta opción podemos listar todos los cuestionarios que tengamos activos
o desactivos. Estos cuestionarios servirán para poder medir la satisfacción del cliente tanto interno como
externo.
Lo primero que vemos es la dirección de Internet donde el cliente se tendrá que conectar para poder
responder el cuestionario.
Introduciremos el nombre del cuestionario que deseamos, el mail donde llegarán las respuestas del
cuestionario, la fecha ya saldrá por defecto, si se quiere activar o no, se puede poner alguna cabecera en
Telf: +34 93 415 31 15 / Fax: +34 93 415 38 18
C.I.F.: B-61626875
el cuestionario y seleccionaremos las preguntas. En el caso que no haya preguntas hechas, primero
tendría que elaborarlas. Se podrán poner también observaciones
Listar preguntas: Serán aquellas preguntas que queramos tener dentro de los cuestionarios. Es decir
cada vez que queramos crear un cuestionario tendremos que crear sus preguntas o puede ser que ya
tengamos preguntas estándares para ciertos cuestionarios.
Al hacer una nueva pregunta introduciremos el Título de la pregunta, el tipo (si queremos que el cliente
seleccione por botones, o tenga desplegable o sean preguntas abiertas y tenga que introducir texto), si
queremos activar la pregunta y introduciremos las opciones o respuestas de la pregunta. Una vez hecho
esto clicaremos sobre “modificar pregunta” y de esta manera quedará la pregunta guardada.
Una vez el cuestionario ha sido introducido tenemos 2 opciones. Podemos copiar la dirección web del
cuestionario y hacer un hipervínculo para enviarla desde nuestro correo electrónico a nuestro cliente o
podemos utilizar la opción “envia cuestionario”
Si optamos por la opción de “Envia Cuestionario” al seleccionar podremos anexar más destinatarios
mediante
y configurar el mensaje donde se enviará el cuestionario.
Es muy importante que en el “Cuerpo del mensaje” se haga la siguiente operación.
-
se abrirá el editor html
se podrá poner el texto del mensaje que se desee
-
se abrirá la opción de hipervínculo
-
y se pondrá :
-
se aceptará el editor y se enviará
Estadísticas: Las respuestas de los cuestionarios llegarán al mail de la persona que nosotros hayamos
indicado, pero desde esta opción podremos extraer listados de las diferentes preguntas por periodos.
Telf: +34 93 415 31 15 / Fax: +34 93 415 38 18
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