CODIGO: PAGINA: EDICION: RIGE: DGAC-DG-OF-06446

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DGAC- UFRA- PDA-11
Procedimiento el pago de avance de Obra
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I Edición
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RIGE:
DGAC-DG-OF-06446-2013
03/04/13
1. OBJETIVO:
Establecer un procedimiento para el pago de avance de obra.
2.1 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
CCSS:
CP:
DGAC:
EDA:
EC:
DI:
IEO:
INS:
JP:
MDPI:
PDA
UFRA:
UPLA:
Caja Costarricense del Seguro Social.
Encargado del Control Presupuestario.
Dirección General de Aviación Civil.
Encargado del Proceso de Desarrollo Aeroportuario.
Empresa contratista.
Diseñador(es)/Inspector(es)
Ingeniero encargado de la obra.
Instituto Nacional de Seguros.
Jefe de Proyecto/Director de Proyecto
Manual de Desarrollo de Proyectos de Inversión.
Proceso de Desarrollo Aeroportuario.
Unidad de Infraestructura Aeroportuaria.
Unidad de Planificación Institucional.
2.2 SIMBOLOGIA UTILIZADA:
Inspección
Entrada de bienes
Operación
Decisión
Operación e inspección
Conector
Traslado o transporte
Inicio/Fin
Almacenamiento
Conector fuera de
página
3. ALCANCES Y LIMITACIONES:
Únicamente tiene aplicación en la Unidad de Infraestructura Aeronáutica.
4. RESPONSABILIDAD:
Proceso Desarrollo Aeroportuario del Área Infraestructura Aeronáutica
Proceso de Planificación Aeroportuaria
Elaborado por: UFRA
Fecha: Abril 2013
Revisado por: UPLA
Fecha: Abril 2013
Aprobado por: DGAC
Fecha: Abril 2013
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5. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS:
Nombre del documento
Manual de Desarrollo de Proyectos de Inversión (Elaborado por Infraestructura
Aeronáutica)
Oferta del Contratista
Contrato de obra
Orden de compra
6. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES:
6.1 EVALUACIÓN DE SOLICITUD DE AVANCE INICIAL
6.1.1
Secretaría de IA: recibe y sella la solicitud de pago de obra por parte del Contratista.
Posteriormente lo remite al Jefe de Proyecto.
6.1.2
Jefe de Proyecto: recibe la solicitud y revisa que se presente el oficio con el cuadro de
estimación de avance. En caso que la información esté incompleta comunicará al
Contratista, mediante oficio, para que complete la solicitud.
6.1.3
Jefe de Proyecto: Una vez aprobada la solicitud coordinará, en conjunto con los
Diseñadores/Inspectores, una visita al sitio para la verificación del avance estimado por el
Contratista. En caso que la gira no estuviese planificada se deberá hacer la solicitud de
transporte a la Unidad de Abastecimiento de la DGAC. Se estima que la visita y verificación
se debe realizar en tres días hábiles.
6.1.4
Jefe de Proyecto y Diseñador(es)/Inspector(es): en campo generarán un cuadro de
estimación de avance el cual deberá ser firmado por todos, dando fe que los datos están
acorde a lo observado en sitio y al Contrato. Para esto utilizarán el formato de documento
indicado en el Anexo 11-1 y 11-2.
6.1.5
Jefe de Proyecto: remite el cuadro de estimación de avance firmado al Encargado de
Desarrollo Aeroportuario, esto para que se revise en conjunto con el Encargado de
Planificación aeroportuaria y se apruebe la estimación, firmando también el documento de
tabla de pagos generada. Una vez aprobada, comunicará al Contratista, mediante oficio, con
el fin de que se presente la factura y demás documentos indicados en la reunión de preconstrucción y en el contrato.
Elaborado por: UFRA
Fecha: Abril 2013
Revisado por: UPLA
Fecha: Abril 2013
Aprobado por: DGAC
Fecha: Abril 2013
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6.2 APROBACIÓN DE FACTURA PARA PAGO DE AVANCE DE OBRA
6.2.1
Jefe de Proyecto: recibe por parte del Contratista la factura y demás documentos
solicitados. Realiza una verificación “en ventanilla” utilizando la lista de chequeo CL-PDA-09.
En caso que la información estuviera preliminarmente incompleta, devolverá la
documentación de manera inmediata y lo comunicará al Ingeniero Encargado de la Obra por
parte del Contratista, esto mediante correo electrónico, el cual deberá imprimirse con el fin
de tener respaldo del hecho.
6.2.2
Jefe de Proyecto: coordina una reunión con los diseñadores/inspectores para el análisis de
la documentación. Previa a esta reunión, los diseñadores/inspectores presentarán un
informe con la memoria de cálculo, conclusiones y recomendaciones sobre el análisis del
cuadro de estimación de avance. El jefe de proyecto reunirá toda la información y realizará
un informe final de estimación de avance (ver Anexo 11-3). Este último deberá ser remitido
al Encargado de Desarrollo Aeroportuario.
6.2.3
Encargado de Desarrollo Aeroportuario: revisa en conjunto con el Encargado de
Planificación Aeroportuaria. Si no se aprueba remite al Jefe de Proyecto, mediante oficio, las
observaciones para su corrección. En caso de aprobación ambos firman el informe final y se
remite el mismo al Jefe de Proyecto.
6.2.4
Jefe de Proyecto y Diseñador(es)/Inspector(es): llevan a cabo la reunión para la revisión
de la documentación presentada por el Contratista. La analizan mediante las listas de
chequeo CL-PDA-10 y CL-PDA-11. Si existiese alguna incoherencia, el Jefe de Proyecto
comunicará al Contratista por oficio para su corrección con el fin de continuar con el
proceso. En caso de aprobación emitirá la autorización de pago (ver Anexo 11-4), la cual
deberá ser firmada por el Jefe de Proyecto y el(los) Diseñador(es)/Inspector(es) y se remitirá
al Encargado del Control Presupuestario para su revisión.
6.2.5
Encargado del Control Presupuestario: revisa la documentación entregada por el Jefe de
Proyecto mediante la lista de chequeo CL-PDA-12. Si no se aprueba remite al Jefe de
Proyecto, mediante oficio, las observaciones para su corrección. En caso de aprobación
firma la autorización de pago y remite al Jefe de Proyecto toda la documentación quien a su
vez lo remitirá al Encargado de Desarrollo Aeroportuario.
6.2.6
Encargado de Desarrollo Aeroportuario: recibe documentación y, en conjunto con el
Encargado de Planificación Aeroportuaria, revisan mediante la lista de chequeo CL-PDA-13.
Si no se aprueba remite al Jefe de Proyecto, mediante oficio, las observaciones para su
corrección. En caso de aprobación firma la autorización de pago y remite al Jefe de
Proyecto toda la documentación quien a su vez lo remitirá al Coordinador de Infraestructura
Aeronáutica (la remisión serán dos juegos de documentos, uno que iría dirigido a
Proveeduría Institucional y la otra para archivo del proyecto).
Elaborado por: UFRA
Fecha: Abril 2013
Revisado por: UPLA
Fecha: Abril 2013
Aprobado por: DGAC
Fecha: Abril 2013
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03/04/13
6.2.7
Coordinador de Infraestructura Aeronáutica: recibe documentación y, en conjunto con el
Encargado de Planificación Aeroportuaria, revisan mediante la lista de chequeo CL-PDA-14.
Si no se aprueba remite al Jefe de Proyecto, mediante oficio, las observaciones para su
corrección. En caso de aprobación firma la autorización de pago y remite al Jefe de
Proyecto toda la documentación quien a su vez lo remitirá al Proveeduría Institucional.
6.2.8
Jefe de Proyecto: una vez recibida y sellada la documentación por Proveeduría
Institucional, archivará la documentación en la sección de Avances de Obra.
7. ANEXOS:
Diagrama de flujo del Proceso
Formato Estimación de avance aprobada
Formato Declaratoria de NO cambios en renglones de pagos
Formato de informe de estimación de avance y pago de obra
Lista de chequeo CL-PDA-09
Lista de chequeo CL-PDA-10
Lista de chequeo CL-PDA-11
Lista de chequeo CL-PDA-12
Lista de chequeo CL-PDA-13
Lista de chequeo CL-PDA-14
Formato a Autorización de pago
8. APROBACION DEL PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO
__________________________
Dirección General
________________________
Unidad de Planificación
Elaborado por: UFRA
Fecha: Abril 2013
Revisado por: UPLA
Fecha: Abril 2013
Aprobado por: DGAC
Fecha: Abril 2013