Registro y control de personal

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UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
CENTRO DE EXTENSIÓN CEUJAP
PROGRAMA DE APOYO A LA COMUNIDAD CURSO DE
“ASISTENTE TÉCNICO”
RELACIONES INDUSTRIALES
RELACIONES INDUSTRIALES
San Diego, noviembre de 2009
Elaborado por Emilia Rodríguez
REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
SUBSISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS HUMANOS
BASE DE DATOS
CONTROL
El control se considera la última etapa del proceso administrativo, aunque
normalmente la planeación y el control están relacionados; incluso, algunos autores
consideran que el control es parte de la planeación.
Existe cierta controversia en cuanto al control ó supervisión, pero hay que tomar
en consideración que la supervisión es simultánea a la ejecución y el control es
posteriormente a ésta.
El control implica la comparación de lo obtenido con lo esperado, lo anterior,
normalmente se realiza al final de un periodo previamente establecido, esto se hace para
determinar si se alcanzaron, se igualaron ó fueron superados de acuerdo a lo esperado.
Analizaremos algunas definiciones de control:
BURT K. SCANLAN.- El control tiene como objeto cerciorarse de que los
hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
GEORGE R. TERRY.- El proceso para determinar lo que se está llevando a
cabo, valorizándolo y, si en necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
HENRY FAYOL.- Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el
plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
HAROLD KOONTZ Y CYRIL O’DONNELL. - Implica la medición de lo
logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la
obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
MADDOCK.- Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación
con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular
nuevos planes.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO
Congruencia con los planes establecidos.- El control estará encaminado a
verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
Medición.- Para llevar un control es indispensable la medición y cuantificación
de los resultados.
Detectar desviaciones.- Aquí analizaremos las diferencias que pudieran
presentarse entre lo planeado y ejecutado.
Establecimiento de medidas correctivas.- Si detectamos errores en la aplicación
del control, es conveniente hacer las correcciones y ajustes necesarios.
En base a las interpretaciones de los autores respecto a la definición del control y
a los elementos analizados anteriormente, LUIS ALBERTO VELÁZQUEZ CRUZ
emite el siguiente un concepto:
Proceso mediante el cual, determinaremos si los resultados obtenidos son
acordes a los planes establecidos, y en caso contrario establecer las medidas correctivas
pertinentes.
IMPORTANCIA
Su importancia radica en la injerencia que tiene en todas las actividades de la
empresa, con el fin de vigilar el estricto cumplimiento a los planes formulados, y así
contribuir a la consecución de los objetivos de la organización.
Por medio del control:
• Se establecen medidas correctivas encaminadas al logro de los
objetivos.
• Se da en todas las demás funciones administrativas.
• Determinamos y analizamos las causas que en un futuro pueden
originar desviaciones.
• Obtenemos información respecto de la situación de los planes,
sirviendo como base al reiniciarse el ciclo administrativo.
• Reducimos costos y tiempos al contrarrestar los errores presentados.
• Al aplicarlo se hace conciencia sobre el proceso administrativo en la
empresa, y consecuentemente en alcanzar los niveles máximos de
productividad de los recursos de la empresa en general.
PRINCIPIOS
Equilibrio.- consiste en verificar que las responsabilidades conferidas se
cumplan, y por lo tanto la autoridad se esté ejerciendo debidamente.
De los objetivos.- El control es posible si existen estándares de alguna manera
prefijados y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
El control no es un fin, sino un medio para alcanzarlos.
De la oportunidad.- aplicar los controles antes de que se produzca el error,
adelantarnos al hecho, tomar medidas correctivas anticipadamente
De las desviaciones.- Cualquier anormalidad que se presente en la ejecución de
los planes, deberá ser investigada para conocer las causas que la generaron, y así poder
establecer las medidas necesarias para evitarlas en un futuro.
Costeabilidad.- Los beneficios que se obtengan con la implantación de los
controles deben ser mucho mayores que los del costo de operación de estos.
De excepción.- Es necesario aplicar el control en las áreas o actividades que
representan mayores beneficios a la empresa, sin descuidar las áreas donde no se
lograron los planes establecidos.
De la función controlada.- Este principio se refiere a la determinación de quienes
han de realizar las funciones de controlar. No se debe ser juez y parte.
ETAPAS DE CONTROL
a) Establecimiento de estándares.
b) Medición de resultados.
c) Corrección.
d) Retroalimentación.
ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
Un estándar es una unidad de medida que sirve como modelo ó patrón sobre el
cual se efectúa el control. Los estándares son el parámetro sobre el que fijamos los
objetivos de la empresa.
Ralph C. Davis menciona que los estándares no deben limitarse a establecer
niveles operativos de los trabajadores, sino que, además, deben abarcar las funciones
básicas y áreas clave de resultados:
Rendimiento de beneficios.- Es la utilidad que obtenemos de comparar ésta con
la inversión de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo.
Posición en el mercado.- Estándares que se utilizan para determinar la
aceptación de algún producto lanzado al mercado, en base al proceso de
comercialización para tal efecto.
Productividad.- Se aplica tanto en el área de producción como en todas las áreas
que conforman la empresa, se obtiene en base al estándar horas-máquina, horas-hombre.
Calidad del producto.- Se establece para verificar la superioridad referente a la
calidad de nuestro producto en comparación con la competencia.
Desarrollo del personal.- Estándar enfocado al elemento humano, concerniente a
su desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo.
Evaluación de la actuación.- Determina los límites de productividad del
elemento humano en la empresa.
TIPOS DE ESTÁNDARES
Generalmente, son utilizados varios estándares en la evaluación y control del
sistema de Administración de Recursos Humanos.
Los tipos de estándares pueden ser:
Estándares en Cantidad: Número de empleados, porcentaje de rotación de los
mismos, número de admisiones, índice de accidentes, etc.
Estándares de Calidad: Método de selección utilizado y resultados de
entrenamiento, funcionamiento de la evaluación del desempeño, etc.
Estándares de Tiempo: Rapidez en la integración del personal recién admitido;
promedio de permanencia del empleado dentro de la empresa, tiempo de proceso en las
solicitudes de personal, etc.
Estándares de Costo: Costo directo o indirecto de la rotación del personal, costo
directo e indirecto de los accidentes de trabajo, costos de los beneficios sociales, costos
de los encargos sociales, relación costo-beneficio de entrenamiento, etc.
De modo general, los estándares permiten la evaluación y el control mediante la
comparación con:
Resultados: Cuando la comparación entre el estándar y la variable, es hecha
después de terminada la operación; presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y
los errores de una operación ya terminada, una especie de certificado de defunción de
algo que ya ocurrió.
Desempeño: Cuando la comparación entre el estándar y la variable se hace
paralelamente a la operación, o sea, cuando la comparación acompaña la ejecución de la
operación. Aunque se hace paralelamente y por lo tanto actual, la medida se hace sobre
una operación en proceso y aún no terminada.
La comparación es la función para verificar el grado de concordancia entre una
variable y su estándar.
MEDICIÓN DE RESULTADOS
Como su nombre lo indica, en ésta etapa se van a medir los resultados contra lo
ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los
estándares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos de los sistemas de
información de la empresa, y para que el proceso de control resulte efectivo la
información que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna, y que fluya por
los canales idóneos de la comunicación.
CORRECCIÓN
Los controles tienden a conducir a la acción correctiva, cuando detectamos
fallas, debemos verificar donde está el mal, cómo sucedió, quien es el responsable y así
tomar las medidas de corrección pertinentes.
Cuando en la medición de resultados encontramos desviaciones en relación con
los estándares, es conveniente hacer el ajuste ó corrección correspondiente.
Normalmente las tendencias correctivas a los controles las asume el ejecutivo de la
empresa, sin embargo, antes de llevar a cabo el proceso conviene conocer si la
desviación es un síntoma ó una causa. Podemos ejemplificar lo anterior cuando un
producto en el mercado disminuye su venta, lo cual, es un indicio de que algo se ha
ejecutado mal en base a lo planeado, la primer actitud para contrarrestar la poca
demanda del producto no es precisamente elevar el número vendedores o someterlos a
capacitación, sino analizar detalladamente si esa baja no se debe a mala calidad del
producto o si el proceso de comercialización ha sido muy raquítico.
Cuando se lleva el establecimiento de medidas correctivas, se origina la
retroalimentación, de acuerdo a lo anterior, es en éste proceso donde se entrelaza la
planeación y el control.
RETROALIMENTACIÓN
Es el proceso mediante el cual, la información que se obtiene en el control se
ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Dependerá mucho de la calidad
de la información que se obtenga para que la retroalimentación fluya de manera rápida.
CONTROL DE RECURSOS HUMANOS
Es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos los
programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de éste departamento.
Auditoria de recursos humanos.- En cualquier función que se desarrolla en una
empresa existen ciertas deficiencias, es por ello que mediante la auditoria de recursos
humanos se evalúan y analizan tales deficiencias, para recabar ésta información es
necesario realizar entrevistas y cuestionarios.
También en éste punto se realiza el inventario de recursos humanos, del que
obtenemos la cuantificación y registro de habilidades, experiencias, características y
conocimientos de cada uno de los integrantes de la empresa.
Evaluación de la actuación.- Mediante ésta, evaluaremos la efectividad de los
trabajadores de la organización, se lleva a cabo mediante estándares de evaluación en
los que intervienen factores como rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas
de consumidores, reclamación de los clientes, entre otros. Los factores antes
mencionados sirven para llevar a cabo acciones correctivas y recompensas.
Evaluación de reclutamiento y selección.- Se concentra en evaluar lo efectivo
que son los programas y procedimientos concernientes al área de personal, analizando
ciertos aspectos como efectividad en el proceso de selección, eficiencia del personal
contratado, así como su rápida integración a los objetivos de la empresa, las causas que
provocan las renuncias y despidos de los trabajadores.
Evaluación de capacitación y desarrollo.- Para llevar a cabo dicha evaluación es
conveniente apoyarnos del estudio de ciertos índices como productividad y desarrollo
del personal.
Evaluación de la motivación.- Es uno de los aspectos más difíciles de evaluar,
porque como ya sabemos, la motivación no podemos medirla, sin embrago, existen
algunas técnicas para obtener resultados de los cuales podemos analizar la conducta del
trabajador en la empresa:
- Encuestas de actitud.
- Estudios sobre ausentismo, retardos.
- Frecuencia de conflictos.
- Buzón de quejas y sugerencias.
- Productividad.
Evaluación de sueldos y salarios.- Esta, es una situación un tanto delicada y
riesgosa, debido a que el personal de la empresa siempre estará inconforme con su pago.
Algunas medidas que se adoptan para efectuar éste tipo de control son las siguientes:
• Investigación de salarios con empresas de la región que tengan
características similares.
• Estudios de incentivos en relación con la productividad.
• Presupuestos de salarios.
• Evaluación de puestos.
Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.- Para medir la
efectividad de éstos programas, se lleva a cabo a través de análisis y registros:
• Índices de accidentes.
• Participación del personal en los programas de servicios y
prestaciones.
• Estudios de ausentismo, de fatiga.
• Sugerencias y quejas.
Como pudimos observar, la finalidad de la aplicación de los controles
analizados, se centra en la corrección de errores en base a los planes de la empresa para
la toma de decisiones.
BASE DE DATOS.
Son elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la
formación del juicio. Un dato es solo un índice, una manifestación objetiva posible de
ser analizada subjetivamente, es decir exige la interpretación del individuo para poder
ser manejada.
Procesamiento de Datos:
Es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para
transformarlos en información, o para tener otra información (las mismas
informaciones) bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.
• Manual: Es cuando se efectúa de una manera manual, utilizando
fichas, talonarios, mapas, etc. Con o sin ayuda de maquinas de escribir, de
computadoras o de cualquier otro aparato recolector de información.
• Semiautomático:
Es
cuando
presenta
características
del
procesamiento manual unidas a las características del proceso automático, es
decir, cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales el operador
introduce fichas, talonarios o información uno tras otro (lo que constituye el
procesamiento manual) y, después de recibir la ficha y los datos iniciales, la
maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la
intervención del operador (lo que constituye el procesamiento automático).
• Automático: Es cuando la maquina esta programada para que
realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que
haya la necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Por
lo general este ciclo es realizado por medio de las computadoras.
Base de datos en recursos humanos.
Es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente
clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información.
(Conjunto de archivos relacionados lógicamente). La eficiencia de la información es
mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la memoria para
archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la
actualización y los procesamientos integrados y simultáneos. Es muy común que las
bases de datos estén relacionadas entre si por un software que ejecuta las funciones de
crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.
En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos de
diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:
• Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de
personal.
• Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de
cargos.
• Datos de los empleados de cada sección, departamento o división,
que constituye un registro de secciones.
• Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un
registro de remuneración.
• Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un
registro de beneficios.
• Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades
de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.
Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente
empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de
recolección, procesamiento y utilización. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza
de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, análisis y
seguimiento para fines de caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados
después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.
La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de
ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite
identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la
empresa) que se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez especificados, se
evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para un aparte de los flujos
de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio esta perfectamente
definida.
Los antiguos sistemas
tradicionales de información constituyen sistemas
cerrados que abarcan casi todos los flujos importantes de información dentro de una
empresa, en tanto que la administración por sistemas busca establecer un conjunto
programado de reglas de decisión que sean aplicadas a un gran volumen de
transacciones de tipo repetitivo. Al ser estas reglas determinadas, los subordinados
podrán administrarlas en sus actividades diarias, para que así la administración sea
capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no
programado de transacciones. La administración por sistemas se basa en la plantación e
implantación de un sistema de información, el cual puede recolectar información interna
o externa a la empresa, siendo esta dirigida al nivel institucional o estratégico para que
sea referido a decisiones con seguimiento y control. De cualquier manera, un sistema
integrado de información de recursos humanos debe agrupar una variedad de
información obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.
El punto de partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final es
suministrar a las jefaturas información acerca del personal. Este sistema recibe entradas
(inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de
informes, documentos, índices, listados medidas estadísticas de posición o de tendencia,
etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en
tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la
combinación de datos comporta una significación más amplia y definida, reduciendo así
las condiciones de incertidumbre.
PROCESO E INSTRUNEBTOS DEL REGISTRO
Y CONTROL DE PERSONAL
Es el procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en práctica de
una serie de Instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal que
labora en una determinada empresa o institución.
Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario
que haya un adecuado registro y control del capital intelectual. Con el control y
registro del personal, se trata de asegurar que las diversas unidades de la
organización marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta
técnica es controlar las entradas y salida del personal, cumplimiento del horario de
trabajo, controlar horas extras, permisos, vacaciones tardanzas, licencias, etc.
Este proceso técnico se aplica desde el momento en que el colaborador
ingresa a laborar a la institución, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha
personal pre-elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos,
complementándose inmediatamente con su tarjeta de asistencia diaria.
Los instrumentos técnicos de registro y control del desarrollo del recurso
humano, serán establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de
la empresa o institución, siendo dentro de los más utilizados los siguientes:
a.
la Ficha Personal.
b.
Ficha Social
c.
Tarjeta de Control Diario de Asistencia.
d.
Parte Diario de Asistencia.
e.
Papeletas de Autorización de Salidas.
f.
Tarjetas de Control de Récord laboral.
g.
File Personal
h.
Rol Vacacional
i.
Rol de Cambio de Vigilancia
j.
Cuadro de Asignación de Personal
k.
Reglamento Interno de Trabajo
Los Instrumentos técnicos citados, sirven para controlar, registrar y manejar
las ocurrencias laborales de los colaboradores, sean estos funcionarios, ejecutivos,
administrativos, técnicos, auxiliares y obreros.
REGISTRO DE PERSONAL
El registro de personal es una función técnica importante para llevar a cabo
la política de los recursos humanos, se lleva específicamente en el file o carpeta
personal y, ficha familiar; Este proceso técnico comienza en forma sucesiva, apenas
el colaborador ingresa a laborar, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o
tarjeta pre – elaborada por el área de desarrollo de recursos humanos.
El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta
sobre datos personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad,
vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo
tiene que ser actualizada permanentemente.
Su finalidad de esta técnica, es servir de fuente de información necesaria
para determinar la situación actual del colaborador, y para la toma de decisiones en
cuanto a:
Promoción o Ascensos
Conceder Becas
Otorgar Derechos
Compensación por Tiempo de Servicios
Movimientos de Rotación, o Reubicación
La información registrada puede clasificarse como:
a.
DATOS INDIVIDUALES RELATIVOS A:
■
Nombre y dirección de cada colaborador y su código o número de
identificación laboral.
■
Edad, fecha de nacimiento, etc.
■
Titulo o grado académico. Especialidad obtenida.
■
Empleo: características de los puestos desempeñados, indicando fechas
y motivos de cambio.
■
Evaluaciones de méritos
■
Ascensos
■
Puntualidad
■
Capacitación y Formación: datos académicos del colegio, instituto o
Universidad.
■
Sueldos o Salarios: Fecha de incrementos.
■
Aptitudes e intereses especiales.
b.
DATOS COLECTIVOS (Cifras Totales)
■
Solicitudes de empleos
■
Asistencias
■
Movimientos de personal
■
Sueldos y salarios: semanal, mensual, anual
■
Atención médica
■
Número de horas extraordinarias laboradas
■
Contratos de Personal
■
Listado de Colaboradores: Hombres, mujeres, estables, eventuales
■
Bienestar de Personal: Participación de empleados en actos deportivos
CONTROL DE ENTRA Y SALIDA
El control tanto del ingreso y salida al centro laboral de los colaboradores, se
hace a través de registro de hora y firma en libros acondicionados, en el parte diario,
o en marcado de tarjetas, ubicadas generalmente en la puerta de ingreso y/o en la
oficina principal de la institución. En la actualidad por ser un medio más efectivo
para el control, se utiliza la tarjeta de asistencia y reloj marcador; o en todo caso,
conforme al avance del sistema automatizado, en muchas empresas en la actualidad
la entrada y salida del personal se hace a través del registro en la tarjeta electrónica.
INSTRUMENTOS DE CONTROL DE PERSONAL
Son los distintos instrumentos y formatos, para el control oportuno y eficiente
del recurso humano dentro de las organizaciones, dentro de estos podemos
mencionar: Reloj Tarjetero, parte diario de asistencia, tarjeta de control de asistencia,
papeleta de salida, tarjeta de récord laboral, etc.
TARJETA PERSONAL DE RECORD LABORAL
Todo colaborador debe tener una ficha personal de récord laboral anualizada,
anotándose en ella las ocurrencias tales como inasistencias, permisos, licencias,
vacaciones, etc. Este control es mensual.
BIBLIOGRAFIA
CHIAVENATO, I.: Administración de Recursos Humanos. Mc Graw - Hill
ROCK, M.: Manual de Administración de Sueldos y Salarios. Tomo IV.
Mc Graw – Hill. Bogotá. 1989.
GARCÍA, M.: Fundamentos de Administración. Editorial Trillas, 1998
REYES, P.: Administración Moderna. Editorial Limusa, México, D. F., 1999

Registro y control de personal

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