PG-AD-741 Compras y Evaluación de Proveedores

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AGUILAR DE DIOS
PG-AD-741 Compras y
Evaluación de
Proveedores
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ÍNDICE
1.
OBJETO...................................................................................................................... 3
2.
ALCANCE ................................................................................................................... 3
3.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ...................................................................................... 3
4.
DOCUMENTOS ASOCIADOS ...................................................................................... 3
5.
DESCRIPCIÓN ............................................................................................................ 4
5.1
Proveedores ....................................................................................................... 4
5.2
Compras ............................................................................................................. 5
5.2.1
Compra de materias primas ....................................................................... 5
5.2.2
Compra de equipos/servicios ..................................................................... 6
5.3
Recepción de compras ....................................................................................... 7
6.
INDICADORES............................................................................................................ 7
7.
FORMATOS APLICABLES ........................................................................................... 8
ANEXO………………………………………………………………………………………………………………………….9
F-AD-14: Lista de proveedores aceptados
F-AD-15: Ficha de Proveedor
F-AD-16: Seguimiento de proveedores
F-AD-17: Hoja de pedido de compra
Valido desde: dd/mm/aaaa
Manual de Procedimientos
Revisión: X
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Compras y Evaluación de
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1. OBJETO
Definir la metodología utilizada por AGUILAR DE DIOS para llevar a cabo la formalización
de las solicitudes de necesidades de material, equipos o servicios, así como de la
posterior tramitación de los pedidos.
También se establecerán las pautas a seguir para la selección y evaluación de
proveedores de productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestión de la
Calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en el proceso completo
de compras dentro de AGUILAR DE DIOS. Además, es aplicable a los proveedores de
productos, servicios y/o materiales que afecten a la calidad de los productos y servicios.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Proveedor habitual: Proveedor del que existe un conocimiento justificado derivado de
un histórico de compras.
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Manual de Gestión de la Calidad.

Todos los procedimientos.

Todos los formatos.
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5. DESCRIPCIÓN
5.1 Proveedores
La compra se realiza a los proveedores que forman parte del formato F-AD-14: Lista de
proveedores aceptados y la lleva a cabo el Departamento de Administración y Finanzas.
El proceso de evaluación de proveedores es realizado por la Dirección y el Responsable
de Calidad quienes realizan un seguimiento continuo. Se desarrolla una comprobación
efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y
servicios solicitados.
Cada proveedor aceptado poseerá una ficha, formato F-AD-15: Ficha de Proveedor
donde vendrán indicados:

Datos del proveedor.

Producto/servicio suministrado.

Observaciones.

Requisitos exigibles.
Cada año, el Responsable de Calidad y la Dirección analizarán las incidencias detectadas
a través del seguimiento realizado a los proveedores (F-AD-16: Seguimiento de
Proveedores).
El criterio a seguir para rechazar a un proveedor temporalmente, será que se hayan
abierto 5 partes de no conformidad en caso de incidencias graves o 1 parte de no
conformidad, en caso de incidencias inaceptables, habiendo determinado previamente
qué se considera incidencia grave y qué inaceptable, según el procedimiento.
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Cuando el resultado de esta evaluación será rechazado, el Responsable de Calidad
informará al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar ciertos aspectos del
servicio o, en casos extremos, de la suspensión de sus servicios en un futuro próximo
sino actúa correctamente (Plan de acciones correctivas, etc.).
5.2 Compras
5.2.1 Compra de materias primas
AGUILAR DE DIOS establece una sistemática a la hora de realizar las compras de materias
primas.
a. Detección de necesidades
Tras la detección de necesidades de material, el personal demandante del mismo
comprobará si dispone de stock en almacén. En el caso del oro, dado que su valor
fluctúa mucho, sólo se realiza una compra cuando se va a utilizar, para no
especular, por lo que no se dispondrá de stock en el almacén.
b. Comunicación al responsable de administración
El personal que detecte la necesidad de compra comunicará, a través de la vía
estipulada al Responsable de Compras las necesidades de material,
especificando la cantidad y referencia a pedir.
c. Elaboración del pedido
El responsable de Compra genera la hoja de Pedido de compra, según el formato
F-AD-17: Hoja de pedido de compra.
d. Aprobación del pedido
Es la Dirección la encargada de la aprobación del pedido.
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e. Envío del pedido
Dependiendo del producto y del proveedor, el envío se realiza por email, por
teléfono o en persona.
5.2.2 Compra de equipos/servicios
a. Detección de necesidades
El personal demandante de un equipo/servicio comunicará al Responsable
de Compras todas las características del mismo.
b. Solicitud de presupuesto
Se requerirá la solicitud de ofertas a los proveedores habituales, previo
conocimiento de las especificaciones del equipo/servicio requerido.
c. Aprobación del presupuesto
Una vez recibidos los presupuestos, serán analizados desde dos puntos de
vista:

Por parte del demandante, quien revisará el cumplimiento de los
requisitos técnicos.

Por parte del responsable de administración, quién revisará los
requisitos económicos.
En función del análisis realizado por ambas partes, el responsable de
compras junto con la Dirección, decidirá la aprobación o rechazo del
presupuesto.
d. Comunicación al proveedor
La aceptación del presupuesto se llevará a cabo remitiendo el presupuesto
firmado por parte del Responsable de Compras.
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5.3 Recepción de compras
En el momento de entrega se procederá a revisar la coincidencia de los requisitos
del pedido con el producto/servicio recibido:

Material: el personal de almacén comprueba la coincidencia de cantidad,
referencias, plazos y estado del producto.

Servicios: el usuario comprueba que la ejecución del servicio se realiza según
las condiciones pactadas.
El albarán de entrega indicará la fecha de recepción y deberá estar firmado.
En el caso de existir algún tipo de incidencia, ésta será registrada en el albarán,
que se remitirá al Responsable de Administración, quien procederá a tramitarlos
como no conformidad y a resolverlos con el proveedor.
6. INDICADORES
Para reflejar la calidad del servicio de proveedores, teniendo en cuenta el porcentaje
de productos que son rechazados por AGUILAR DE DIOS, se utilizan el siguiente
marcador:
𝑀1 =
𝑁º 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐ℎ𝑎𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠
𝑁º 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑎𝑟𝑡í𝑐𝑢𝑙𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑒𝑝𝑐𝑖𝑜𝑛𝑎𝑑𝑜𝑠
Cuyo valor óptimo tiende a cero.
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7. FORMATOS APLICABLES
Véase anexo adjunto a este procedimiento.
F-AD-14: Lista de proveedores aceptados
F-AD-15: Ficha de Proveedor
F-AD-16: Seguimiento de proveedores
F-AD-17: Hoja de pedido de compra
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