manual de procedimientos del instituto para la cultura y
Transcripción
manual de procedimientos del instituto para la cultura y
MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO Código: MP ICACA Hoja: Página 1 de 56 Revisión: 00 Fecha de actualización: 03/11/2010 INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES ÍNDICE Pág. 1. Introducción 3 2. Marco Jurídico 4 3. Políticas y Lineamientos Generales 5 4. Lista Maestra de Documentos 6 5. Descripción de Procedimientos 7… MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 2 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1. INTRODUCCIÓN De acuerdo a los “ Lineamientos para la elaboración de Manuales de Organización y de Procedimientos, con fundamento en los Artículos 129, fracción III, de la Ley de los Municipio del Estado de Quintana Roo, articulo 12 párrafo segundo del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Descentralizada del Municipio Benito Juárez y considerando los avances tecnológicos y de modernidad, plasmamos en el presente Manual los Procedimientos a seguir para proporcionar a los Benitojuarenses que lo requieran los servicios que presta el Instituto para la Cultura y las Artes y personal que la integra; El Manual permite realizar con precisión las actividades de la Instituto, siguiendo los procedimientos para cada actividad, basados en una metodología, cuyo objetivo es de facilitar al personal la operación de los programas, a fin de aprovechar el tiempo y energía para obtener mas y mejores resultados. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 3 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 2. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Articulo 115, Fracción IV, inciso a). Periódico Oficial de la Federación: 5 de Febrero de 1917. Ultima Reforma 12 de Febrero del 2007. 2. Constitución Política del Estado de Quintana Roo, Artículos 145, 146 y 160 Fracciones II, III, IV, V, VII y VIII. Periódico Oficial del Estado: 12 de Enero de 1975. Ultima Reforma: 11 de Septiembre del 2006. 3. Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo, Artículo 66, Fracción I, inciso I y p, Articulo 115. Periódico Oficial del Estado: 20 de Diciembre del 2004. 4. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado, Artículo 47, Fracciones IXXIX. Periódico Oficial del Estado: 15 de Marzo de 1990. Última Reforma: 4 de Junio del 2004. 5. Ley sobre el Escudo, la Bandera y el Himno Nacionales. Periódico Oficial de la Federación: 8 de Febrero de 1984. Ultima Reforma: 2 de Junio del 2006. 6. Reglamento del Gobierno Interior del Ayuntamiento del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo. Articulo 147. Periódico Oficial del Estado: 17 de Marzo del 2006. 7. Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio Benito Juárez, Artículos 14 y 69. Periódico Oficial del Estado: 29 de Diciembre de 2008. 8. Decreto Estatal Sobre el Uso del Escudo e Himno de Quintana Roo. Periódico Oficial del Estado: 17 de Marzo de 1978. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 4 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES 1. Para la realización de los EVENTOS CIVICOS. a). Los eventos o ceremonias cívicas estarán sujetas al Calendario Cívico Oficial, basados en la Ley sobre el Uso del Escudo, Bandera e Himno Nacionales, emitido por la Secretaria de Gobernación. b). El programa a realizar en cada evento cívico, estará regido por el “Decreto sobre el Uso del Escudo e Himno a Quintana Roo” y la Ley sobre el Uso del Escudo, Bandera e Himno Nacionales. c). Para la ejecución de una ceremonia esta deberá ser organizada con un minino de 10 días de anticipación. d). Como marca el reglamento en las fechas oficiales que rige la Ley Sobre el Uso del Escudo, Bandera e Himno Nacionales, deberá rendirse como mínimo Honores a la Bandera Nacional. 2. La solicitud de participación de la Banda de Música: a). Entregar la solicitud con un mínimo de 5 días naturales anteriores a la fecha del evento, para coordinar los detalles de la participación. b). La Participación podrá ser de lunes a sábado en un horario de 07:00 a 17:30 hrs., salvo eventos ya estipulados en el Calendario Anual de Actividades, (20, de Abril “Fundación de Cancún”, Toma de Protesta de la Administración Pública Municipal, Ceremonia del Grito de Independencia, Informes de Gobierno Municipal, y/o Visitas del Presidente de la República). MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 5 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES c). En caso que la participación se realice fuera de la ciudad (Delegaciones Municipales, Municipio de Q. Roo, Zona Hotelera, etc.), se solicitara al interesado la posibilidad de proporcionar gasolina para el transporte de la Banda. d). En caso de la solicitud por una Asociación Religiosa, se valorara el servicio. e). Cuando en la fecha que solicitan la participación, este programada una ceremonia cívica oficial, no se aprobará la solicitud y/o se sugerirá cambiar de fecha. 3. .La solicitud de participación del Trió “ Voces del Caribe” : a). Entregar la solicitud con un mínimo de 5 días naturales anteriores a la fecha del evento, para coordinar los detalles de la participación. b).La Participación podrá ser de lunes a sábado en un horario de 08:00 a 18:00 hrs. c). Se requiere Equipo de sonido con 3 micrófonos de pedestal. d).Cuando la participación sea fuera de la ciudad (Delegaciones Municipales, Municipios de Q. Roo, etc.), se solicitara al interesado la posibilidad de proporcionar gasolina para el transporte de los músicos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 6 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO 4. CÓDIGO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LA ÚLTIMA EMISIÓN FOMENTO Y DESARROLLO CULTURAL PICAFD01 00 PICAFD02 00 PICAFD03 00 PICAFD04 00 Procedimiento para la Creación de Programas Culturales Procedimiento para la Realización de Eventos Especiales Procedimiento para la Creación de la Cartelera Cultural Mensual Procedimiento para Diseño Grafico 03/11/10 03/11/10 03/11/10 03/11/10 UNIDAD DE EVENTOS CÍVICOS Procedimiento para las Presentaciones de la Banda de Música Procedimiento para la Solicitud de Participación del Trío “Voces del Caribe”. Procedimiento para la Solicitud de Participación de Maestro de Ceremonias PICAEC01 00 03/11/10 PICAEC02 00 PICAEC03 00 PICAEC04 00 Procedimiento para Solicitar Asesoría 03/11/10 PICAEC05 00 Procedimiento para la Realización de Eventos Cívicos 03/11/10 03/11/10 03/11/10 UNIDAD DE CENTROS CULTURALES PICACC01 00 Procedimiento de Talleres Culturales 03/11/10 OPERACIÓN Y LOGÍSTICA PICAOL01 00 PICAOL02 00 Procedimiento para apoyo logístico para Eventos Artísticos y Culturales Procedimiento para Presentaciones Artísticas 03/11/10 03/11/10 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 7 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA LA CREACION DE PROGRAMAS CULTURALES. Código: PICAFD01 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Fomento y Desarrollo Cultural INSTITUTO DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Crear programas enfocados a la difusión y atención de públicos específicos atendiendo la promoción eficiente dirigida a la creación de público, en especial a grupos vulnerables. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la población del municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director del Instituto de la Cultura y las Artes del Municipio de Benito Juárez 3.1.1 Aprueba programas culturales. 3.2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural 3.2.1 Propone la creación de programas 3.2.2 Provee información de los programas culturales 3.2.3 Establece mecanismos de operación de los programas 3.3 Coordinador de Operaciones y Logística. 3.3.1 Evalúa la viabilidad del programa cultural 3.3.2 Seguimiento a los programas establecidos 3.3.3 Establece responsabilidades 3.4 Coordinador administrativo 3.4.1 realiza gestiones correspondientes para la implementación del programa 3.5 Responsable del Área de divulgación y difusión cultural 3.5.1 establece estrategias de difusión para el programa 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Programa Cultural MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 8 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES Es una serie de acciones que se desarrollan atendiendo una expresión cultural previamente diagnosticada y evaluada de tal forma que se integra con una serie de objetivos, justificación, descripción y contenidos asi como con su cronograma correspondiente. 4.2 Fomento Cultural Es el área encargada de crear programas culturales en el municipio benito Juárez así como de darle continuidad a los programas preestablecidos. 4.3 Operaciones y Logística Es el área responsable de coordinar el uso, manejo y disposición de los equipos necesarios para la realización de los programas culturales asi como de atender las cuestiones logísticas para su realización. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Interesado Lanza propuesta de creación de un programa cultural al instituto para cultura y las artes a través del área de fomento cultural 2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural Recibe propuesta, la evalúa y la viabilidad de la implementación del programa. 3 4 5 6 7 8 Si es viable implementarlo continua a paso 4, si no lo es se archiva para posterior implementación Coordinador de operaciones y logística Director del instituto para la cultura y las artes Coordinador administrativo Evalúa la viabilidad operativa del programa, si es viable, continua paso 5, si no lo es se buscan alternativas para implementación Recibe propuesta y aprueba implementación. Realiza las gestiones pertinentes para la correcta implantación del programa cultural Coordinador de Canaliza al área de divulgación y difusión para dar a conocer a la Fomento y población el programa por implementar. Desarrollo Cultural Responsable del Implementa estrategias de divulgación. Área de divulgación y difusión cultural MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 9 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO Paso 9 Responsable INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES Descripción de la Actividad Fin del procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 FICAFD01 7.2 DICAFD01 programas. No Aplica Diagrama de Flujo del procedimiento para la creación de 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 10 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 11 de 56 INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EVENTOS ESPECIALES Código: PICAFD02 Revisión: 00 Emisión: 03/11/10 Departamento: Fomento y Desarrollo Cultural INSTITUTO DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Ofrecer a los diversos públicos del municipio Benito Juárez, eventos de carácter único o secuencial que permitan generar en la población una oferta que responda a la diversidad cultural del municipio. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director del Instituto de la Cultura y las Artes del Municipio de Benito Juárez 3.1.1 Establece y autoriza los eventos especiales que se desarrollarán a lo largo del año. 3.2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural 3.2.1 Calendariza los eventos especiales 3.2.2 Establece mecanismos de operación de los eventos especiales 3.2.3 Provee información de los eventos especiales 3.3 Coordinador de Operaciones y Logística. 3.3.1 Evalúa la viabilidad de los eventos especiales 3.3.2 Da seguimiento a los eventos especiales programados 3.3.3 Establece responsabilidades 4.0 3.4 Coordinador administrativo 3.4.1 Realiza las gestiones correspondientes para la realización de los eventos especiales 3.5 Responsable del Área de divulgación y difusión cultural 3.5.1 Establece estrategias de difusión para los eventos especiales DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 12 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO 4.1. INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES Eventos especiales únicos y secuenciales 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1 2 3 4 5 6 7 8 6.0 Responsable Descripción de la Actividad Director del Instituto de la Cultura y las Artes Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural Establece y autoriza los eventos especiales que se desarrollarán a lo largo del año. Coordinador de operaciones y logística Director del instituto para la cultura y las artes Coordinador administrativo Evalúa la viabilidad operativa de los eventos especial, si es viable, continua paso 4, si no lo es se buscan alternativas para implementación Recibe propuesta operativa y aprueba su implementación Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural Responsable del Área de divulgación y difusión cultural Fin del procedimiento Canaliza al área de divulgación y difusión para dar a conocer a la población los eventos especiales por implementar. Calendariza los eventos especiales Realiza las gestiones pertinentes para la correcta implantación de los eventos culturales. Implementa estrategias de divulgación. . REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 FICAFD01 7.2 DICAFD01 programas. Diagrama de Flujo del procedimiento para la creación de MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 13 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 14 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 15 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE LA CARTELERA CULTURAL MENSUAL Código: PICAFD03 Revisión: 00 1.0 INSTITUTO DE Emisión: 03/11/10 LA CULTURA Y Divulgación y Difusión LAS ARTES Cultural OBJETIVO Divulgar y difundir las actividades que organiza mensualmente el Instituto para la Cultura y las Artes del municipio Benito Juárez a través de la creación, diseño y distribución de una Cartelera Cultural que incluye la programación de los espacios culturales que atiende. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la población del municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Responsable del Área de Divulgación y Difusión Cultural 3.1.1. Solicita la información detallada de las actividades programadas por las áreas de Fomento y Desarrollo Cultural, la Coordinación de Operaciones y Logística, la Unidad de Centros Culturales y la Unidad de Eventos Cívicos. 3.1.2Recibe y diseña el contenido de la Cartelera Cultural. 3.1.3 Solicita al encargado del Área de Diseño e Imagen la creación de aplicaciones de la Cartelera para carteles, envíos masivos vía Internet y página web. 3.1.4Aprueba aplicaciones para Carteles, envíos masivos vía Internet y Página Web. 3.1.5Difunde la cartelera cultural por medios electrónicos y virtuales. 3.2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural 3.2.1 Provee de información detalla de los eventos especiales del mes. 3.2.2 Revisa y Aprueba la Cartelera Cultural mensual 3.3 Coordinador de Operaciones y Logística 3.3.1 Provee de información detalla de los eventos especiales del mes. 3.3.2 Distribución de carteles impresos. 3.4 Titular de la Unidad de Centros Culturales 3.4.1 Provee de información detalla de los eventos especiales del mes. 3.5 Titular de la Unidad de Eventos Cívicos 3.5.1 Provee de información detalla de los eventos especiales del mes. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 16 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 3.6 Encargado del Área de Diseño e Imagen 3.6.1 Diseña aplicaciones de la Cartelera Cultural mensual para carteles, envíos masivos vía Internet y página web. 3.6.2 Envía materiales para aprobación al responsable de Divulgación y Difusión Cultural 3.7 Coordinación Administrativa 3.7.1 Recibe los diseños aprobados de la Cartelera Cultural y gestiona su impresión. 3.7.2 Entrega los carteles impresos de la Cartelera Cultural a la Coordinación de Operaciones y Logística para su distribución 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: NO APLICA 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1 2 3 4 5 6 7 Responsable Descripción de la Actividad Responsable del Solicita la información detallada de las actividades programadas por Área de Divulgación las áreas de Fomento y Desarrollo Cultural, la Coordinación de y Difusión Cultural Operaciones y Logística, la Unidad de Centros Culturales y la Unidad de Eventos Cívicos. Coordinador de Provee de información detalla de los eventos especiales del mes Fomento y Desarrollo Cultural Coordinador de Provee de información detalla de los eventos especiales del mes operaciones y logística Titular de Unidad Provee de información detalla de los eventos especiales del mes de Centros Culturales Titular de la Unidad Provee de información detalla de los eventos especiales del mes de Eventos Cívicos Responsable del Recibe y diseña el contenido de la Cartelera Cultural. Área de Divulgación y Difusión Cultural Coordinador de Fomento y Revisa y Aprueba la Cartelera Cultural mensual, si no se aprueba regresa al paso 1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 17 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO Paso Responsable INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES Descripción de la Actividad Desarrollo Cultural 8 9 Responsable del Área de Divulgación y Difusión Cultural Encargado del Área de Diseño e Imagen Solicita al encargado del Área de Diseño e Imagen la creación de aplicaciones de la Cartelera para carteles, envíos masivos vía Internet y página web. Diseña aplicaciones de la Cartelera Cultural mensual para carteles, envíos masivos vía Internet y página web. 10 Envía materiales para aprobación al responsable de Divulgación y Difusión Cultural. 11 Responsable del Aprueba aplicaciones para Carteles, envíos masivos vía Internet y Área de Página Web. divulgación y difusión cultural Envía los diseños aprobados a la Coordinación Administrativa 12 13 Coordinación Administrativa 14 15 16 17 Recibe los diseños y gestiona la impresión de la Cartelera Cultural Entrega los carteles impresos de la Cartelera Cultural a la Coordinación de Operaciones y Logística para su distribución. Coordinación de Operaciones y Logística Responsable de Divulgación y Difusión Fin del procedimiento Distribución de carteles impresos de la Cartelera Cultural. Difunde la cartelera cultural por medios electrónicos y virtuales. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 FICAFD01 7.2 DICAFD01 programas Diagrama de Flujo del procedimiento para la creación de MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 18 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 19 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 20 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO GRAFICO. Código: PICAFD04 Revisión: 00 1.0 Emisión: 03/11/10 Fomento y Desarrollo Cultural INSTITUTO DE LA CULTURA Y LAS ARTES OBJETIVO Crear material grafico para difundir y promover todas las acciones que realiza el Instituto 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a la población del municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural 3.1.1 Recibe solicitud para realización de diseño 3.1.2 Integra el material escrito e imágenes para diseño. 3.2 Responsable del Área de divulgación y difusión cultural 3.2.1 Recibe la información escrita e imágenes para diseño. 3.3 Encargado del Área de Diseño e Imagen 3.3.1 Procesa la información en material grafico para difusión 3.4 Coordinador Administrativo 3.4.1 Realiza gestiones para la producción de material grafico para difusión 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones 4.1 Definición de Diseño Gráfico. El diseño gráfico, es la acción de concebir, programar, proyectar y realizar comunicaciones visuales, producidas en general por medios industriales y destinadas a transmitir mensajes específicos a grupos sociales determinados. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 21 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 5.0DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Entidad solicitante Envía a Fomento y Desarrollo el material escrito e imagen para diseño 2 Coordinador de Fomento y Desarrollo Cultural Recibe solicitud para realización de diseño 3 4 Integra el material escrito e imágenes para diseño Responsable del Área de divulgación y difusión cultural 5 6 Recibe la información escrita e imágenes para diseño. Envía al encargado de diseño, la información escrita e imágenes para di seño para su procesamiento Encargado del Área de Diseño e Imagen 7 Procesa la información en material grafico para difusión Envía los diseños para revisión y producción al área administrativa 8 Coordinador Administrativo 9 Fin del procedimiento Revisa, aprueba y realiza gestiones para la producción de material grafico para difusión 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 No Aplica MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 22 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 23 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 24 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 25 de 56 INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIONES DE LA BANDA DE MUSICA Código: PICAEC01 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 1.0 Unidad de Eventos Cívicos INSTITUTO DE LA CULTURA Y LAS ARTES OBJETIVO Proporcionar a la ciudadanía los servicios de la Banda de Música para fomentar la cultura musical y el conocimiento de nuestros Himno Nacional y del Estado entre los Benitojuarenses. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 4.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Titular de la Unidad de Eventos Cívicos 3.1.1 Autorizar la solicitud 3.1.2 Supervisar que se proporcione el apoyo 3.2 Director de la Banda de Música 3.2.1 Coordinar la ejecución del evento 3.2.2 Informar a la Unidad los resultados del apoyo proporcionado 3.3 Asistente de Dirección 3.3.1 Recepcionar, agendar y canalizar 3.3.2 Avisar la respuesta al solicitante 3.4 Banda de Música 3.4.1 Proporciona el apoyo DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 26 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 4.1. Banda de Música Grupo de personas que ejecutan un instrumento musical guiados por un Director Musical basados en partituras y acordes musicales, que participan en Conciertos Didácticos, Conciertos Populares, Eventos Protocolarios 4.2 Concierto Didáctico Participación musical de la Banda de Música en la que interpretan diferentes melodías y dan explicación a los asistentes de la función de cada instrumento musical que integra la Banda. 4.3 Concierto Popular 3. Participación musical de la Banda de Música en la que interpretan diferentes melodías, con duración de 1.20 min. Dividido en 2 bloques. 4.4 Eventos Protocolarios 4. Participación musical de la Banda de Música en las ceremonias y eventos en los que por su solemnidad interpretan el Himno a Quintana Roo e Himno Nacional. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Interesado Solicita participación de la Banda de Música, a través de un oficio donde se especifica (Tipo de evento, horario, fecha y lugar). 2 Asistente de Dirección Recibe y revisa el documento 4 Director de Área Si, la fecha esta disponible, agenda la actividad No, esta disponible la fecha o esta incorrecta la solicitud, solicita modifique el oficio. Autoriza participación 5 Asistente de Dirección Canaliza la solicitud al Director de la Banda de Música, para agendar el evento. 6 Notifica vía telefónica al solicitante la autorización y se le proporcionan los datos del Director de la Banda para coordinar detalles del evento. Interesado Recibe notificación y contacta al Director de la Banda, para acordar detalles del evento Director de la Banda Coordina la presentación de la Banda. de Música 3 7 8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 27 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO Paso Responsable INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES Descripción de la Actividad 9 Banda de Música 10 Director de la Banda Realiza informe a la Dirección de Eventos Cívicos. de Música 11 Asistente de Dirección 12 6.0 Ejecuta el evento Archiva el informe de la actividad Fin de Procedimiento REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 PICAEC01 Para realizar Eventos Cívicos 7.0 REGISTROS 7.1 FICAEC01 7.1 FICAEC02 7.2 DICAEC02 Solicitud de participación de la Banda de Música Informe mensual de Actividades de la Banda de Música Diagrama de Flujo de Participación de la Banda de Música 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 28 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁ REZ So licitu d de Particip ac ió n de Band a de Mú sica Có dig o: FICAEC01 Emisión : 31/08/2010 Revisión : 00 Unidad de Evento s Civicos Asist ente de Dirección Interesado Director de Área Director de Banda de Música INSTITUTO DE LA CUL TURA Y LA S ARTES Banda de Música INICIO Solicita con oficio participación de Banda de Música Recibe oficio y revisa datos ¿¡fecha disponible? no QUINTANA ROO si Programa actividad Reprogra ma fecha Programa actividad y notifica al interesado Autoriza evento Ajusta especificaciones Coordina la presentación Ejecuta la participación Elabora reporte Archivar FIN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 29 de 56 INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIONES DEL TRIO “ VOCES DEL CARIBE” Código: PICAEC02 Revisión: 00 1.0 Emisión: 03/11/10 Unidad de Eventos Cívicos INSTITUTO DE LA CULTURA Y LAS ARTES OBJETIVO Proporcionar a la ciudadanía los servicios del Trío “Voces del Caribe” para fomentar la cultura musical y el conocimiento de nuestras tradiciones. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 4.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Titular de la Unidad de Eventos Cívicos 3.1.1 Autorizar la solicitud 3.1.2 Supervisar que se proporcione el apoyo 3.2 Trío “ Voces del Caribe” 3.2.1 Coordinar la ejecución del evento 3.2.2 Informar a la Unidad los resultados del apoyo proporcionado 3.3 Asistente de Dirección 3.3.1 Recepcionar, agendar y canalizar la solicitud 3.3.2 Avisar la respuesta al solicitante DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Trío “ Voces del Caribe” Grupo de 3 personas que interpretan acordes musicales, y que participan en Conciertos Populares y Eventos Protocolarios y Especiales. 4.2 Concierto Popular Participación musical en la que interpretan diferentes melodías, con duración de 1.20 min. Dividido en 2 bloques. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 30 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 4.3 Eventos Protocolarios Participación musical en las ceremonias y eventos en los que por su solemnidad interpretan el Himno a Quintana Roo e Himno Nacional. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Interesado Solicita participación del Trío “Voces del Caribe”, a través de un oficio donde se especifica (Tipo de evento, horario, fecha y lugar). 2 Asistente de Dirección Recibe y revisa el documento 4 Director de Área Si, la fecha esta disponible, agenda la actividad No, esta disponible la fecha o esta incorrecta la solicitud, solicita modifique el oficio. Autoriza participación 5 Asistente de Dirección Canaliza la solicitud a los integrantes del Trío, para agendar el evento. 3 6 Notifica vía telefónica al solicitante la autorización y se le proporcionan los datos del Trío para coordinar detalles del evento. 7 Interesado Recibe notificación y contacta al Trío para acordar detalles del evento 8 Trío “Voces del Caribe” Coordina y ejecuta la presentación 9 10 Informa del resultado del apoyo Asistente de Dirección 11 6.0 Archiva el informe de la actividad Fin de Procedimiento REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 PICAEC01 Para realizar Eventos Cívicos 7.0 REGISTROS 7.1 FICAEC01 7.1 FICAEC02 7.2 DICAEC01 Solicitud de participación del Trío “voces del Caribe” Informe mensual de Actividades del Trío “Voces del Caribe” Diagrama de Flujo de Participación del Trío “Voces del Caribe” MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 31 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 32 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 33 de 56 INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE MAESTRO DE CEREMONIAS Código: PICAEC03 Revisión: 00 1.0 Emisión: 03/11/10 Unidad de Eventos Cívicos INSTITUTO DE LA CULTURA Y LAS ARTES OBJETIVO Proporcionar apoyo en la conducción de los programas que realizan las Dependencias Municipales, así como a Asociaciones y Escuelas, 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 4.0 Titular de la Unidad de Eventos Cívicos 3.1.1 Autorizar la solicitud 3.1.2 Supervisar y/o proporcionar el apoyo 3.2 Maestro de Ceremonias 3.2.1 Coordinar y proporcionar el evento 3.2.2 Informar a la Unidad los resultados del apoyo proporcionado 3.3 Asistente de Dirección 3.3.1 Recepcionar, agendar y canalizar la solicitud 3.3.2 Avisar la respuesta al solicitante DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Maestro de Ceremonias Persona que lleva a cabo la conducción de un evento o ceremonia, bajo un programa establecido. 4.2 Ceremonia o Evento: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 34 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES Tipo de acto en el que intervienen varias personas, en el cual se hace referencia a un motivo en especial, que puede ser: Ceremonia Cívica, Clausura de Cursos, Festival Cultural, Convenciones, Giras de Trabajo, entre otra. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Interesado Solicita participación del Maestro de Ceremonias, a través de un oficio donde se especifica (Tipo de evento, horario, fecha y lugar). 2 Asistente de Dirección Recibe y revisa el documento 3 4 Director de Área 5 6 Proporciona el apoyo Asistente de Dirección 7 8 Interesado 9 Maestro de Ceremonias 10 11 Canaliza la solicitud al Maestro de Ceremonias Notifica vía telefónica al solicitante la autorización y se le proporcionan los datos del Maestro de Ceremonias para coordinar detalles del evento. Recibe notificación y contacta al Maestro de Ceremonias para acordar detalles del evento Coordina y ejecuta la presentación Informa del resultado del apoyo Asistente de Dirección 12 6.0 Si, la fecha esta disponible, agenda la actividad No, esta disponible la fecha o esta incorrecta la solicitud, solicita modifique el oficio. Autoriza participación Archiva el informe de la actividad Fin de Procedimiento REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 PICAEC01 Para realizar Eventos Cívicos 7.0 REGISTROS 7.1 FICAEC01 7.2 DICAEC02 Solicitud de Maestro de Ceremonias Diagrama de Flujo de Participación del Maestro de Ceremonias MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 35 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 36 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 37 de 56 INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE ASESORIA Código: PICAEC04 Revisión: 00 Emisión: 03/11/10 Unidad de Eventos Cívicos INSTITUTO DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Proporcionar a la ciudadanía información que fomente la cultura Cívica, Protocolaria, Histórica y Musical, así como el Amor y Conocimiento de nuestra Historia y Símbolos Patrios, también la joven historia de nuestro Estado y Municipio. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Titular de la Unidad de Eventos Cívicos 3.1.1 Autorizar la solicitud 3.1.2 Proporcionar y/o supervisar que se proporcione el apoyo 3.2 Jefe de Organización de Eventos 3.2.1 Proporcionar la asesoría que se solicita 3.2.2 Informar a la Unidad los resultados del apoyo proporcionado 3.3 Asistente de Dirección 3.3.1 Recepcionar, agendar y canalizar la solicitud 3.3.2 Avisar la respuesta al solicitante 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Protocolo Cívico Información precisa sobre reglamentación para realizar ceremonias en los que se realicen Honores a la Bandera Nacional. 4.2 Reglamentación Cívica: Documentación en la cual se rige la ejecución de los eventos y ceremonias cívicas, como marca el protocolo MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 38 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 4.3 Historia: X. Datos sobre el Estado y Municipio, como lo es: Su Fundación, Escudo, Bailables y Música, etc… 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Interesado Oficio en cual se solicita el apoyo, especificando que tipo de información requiere. 2 Asistente de Dirección Recibe y revisa el documento Si, la fecha esta disponible, agenda la actividad No, esta disponible la fecha o esta incorrecta la solicitud, solicita modifique el oficio. Autoriza, proporciona apoyo Autoriza, canaliza el apoyo 3 4 Director de Área 5 Asistente de Dirección 6 Jefe de O. Eventos 7 Fin de procedimiento 6.0 Notifica vía telefónica al solicitante la autorización y se le proporcionan los datos de la persona que proporcionara el apoyo para coordinar detalles. Proporciona el apoyo REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 PICAEC01 Para realizar Eventos Cívicos 7.0 REGISTROS 7.1 FICAEC01 7.2 DICAEC02 Oficio de solicitud de asesoría protocolaria Diagrama de Flujo de Proporcionar Asesoría de Protocolo 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 39 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 40 de 56 INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EVENTOS CIVICOS Código: PICAEC05 Emisión: 03/11/10 Revisión: 00 Departamento : INSTITUTO DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Establecer los mecanismos y plasmarlos en formatos de fácil comprensión, a efecto de que el o la que lo requiera tenga el material adecuado para la correcta ejecución de un evento o ceremonia cívica. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Titular de la Unidad de Eventos Cívicos 3.1.1 Verificar el correcto cumplimiento de los procedimientos establecidos 3.1.2 Supervisar que se cumpla con el reglamento que rige el protocolo cívico. 3.2 Jefe de Organización de Eventos: 3.2.1 Coordinar la ejecución del evento 3.2.2 Informar a la Unidad los resultados del apoyo proporcionado 3.3 Asistente de Dirección 3.3.1 Elaborar la documentación necesaria para la ejecución del evento o ceremonia 3.3.2 Confirmar la participación de los invitados al evento 3.3.3 Apoyar en la ejecución del evento 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1. Ceremonia Cívica Evento realizado para rendir homenaje a los Próceres de la Patria, Símbolos Patrios, Historia de Nuestro Estado y Municipio, regido por la Ley sobre el “Uso MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 41 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES del Escudo, Bandera e Himno Nacionales”, así como el Decreto sobre el “Uso Escudo e Himno a Quintana Roo”. 4.2. Guardia de Honor u Ofrenda Floral Acto en el que se coloca una Ofrenda Floral en homenaje a los Próceres de la Patria y de Nuestro Estado, Según el calendario cívico contemplado en la Ley sobre el “Uso del Escudo, Bandera e Himno Nacionales”, así como el Decreto sobre el “Uso Escudo e Himno a Quintana 4.3 Programa Documento que contiene el orden de participación de todas y cada una de las intervenciones que se presentan en la Ceremonia Cívica o Guardia de Honor. 4.4 Presidium Lista de Autoridades que presiden el evento 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 J.O.E, Programación del Evento o Ceremonia 2 Director de Área Autoriza la organización del evento o ceremonia 3 Asistente de Dirección Elabora la documentación del evento (Invitaciones, solicitudes de apoyo, programa, etc) 4 Director de Área Autoriza la documentación 5 Asistente de Dirección 6 Auxiliar de la Dirección Envía documentación a las áreas involucradas Servicios Generales, Secretaria de Seguridad Pública, Escuelas, Funcionarios de los Tres Niveles de Gobierno, etc… Entrega la documentación del evento 7 Áreas Involucradas Proporcionar los apoyos requeridos 8 Eventos Cívicos Ejecuta el evento MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 42 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO Paso Responsable 9 Asistente de Dirección 10 Fin del procedimiento INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES Descripción de la Actividad Realiza una minuta del evento y archiva 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 PICAEC01 Procedimiento de solicitud de Participación de la Banda de Música 7.0 REGISTROS 7.1 FICAEC01 7.2 FICAEC02 7.3 DICAEC01 Cívicos Ley sobre el Uso del Escudo, Bandera e Himno Nacionales. Decreto sobre el Uso del Escudo e Himno a Q. Roo Diagrama de Flujo del Procedimiento para realizar Eventos 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 43 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 44 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE TALLERES CULTURALES. Código: PICACC01 Revisión: 00 1.0 Emisión: 03/11/10 Unidad de Centros Culturales INSTITUTO DE LA CULTURA Y LAS ARTES OBJETIVO Integrar, coordinar y difundir los talleres culturales que se imparte en el Instituto de la Cultura y las Artes de Benito Juárez 2.0 ALCANCE Talleristas de las diversas disciplinas artísticas. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Titular de la Unidad de Centros Culturales 3.1.1 Evalúa las propuestas de talleres en términos de viabilidad 3.1.2 Asigna espacios y horarios. 3.1.3 Integra la información escrita e imágenes para diseño y difusión 3.2 Responsable de área de divulgación y difusión cultural. 3.2.1 Recibe material escrito e imágenes de los talleres 3.2.2 Envía la información al área de diseño e imagen 3.3 Encargado del área de diseño e imagen. 3.3.1 Procesa el material escrito e imágenes de los talleres 3.4 Tallerista 3.4.1 Realización de taller 3.4.2 Cierre de taller 4.0 DEFINICIONES Tallerista: Instructor que imparte un taller o clase en este caso relacionado con las artes MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 45 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Tallerista 2 Titular de la Unidad Evalúa las propuestas de talleres en términos de viabilidad de Centros Culturales Lanza propuesta para la implementación de un taller artístico 3 Asigna espacios y horarios. 4 Integra la información escrita e imágenes para diseño y difusión 5 Responsable de área de divulgación y difusión cultural 6 Recibe material escrito e imágenes de los talleres Envía la información al área de diseño e imagen 7 Encargado del área Procesa el material escrito e imágenes de los talleres de diseño e imagen. 8 Tallerista Realización de taller 9 Fin del procedimiento Cierre de taller 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Recibo de pagos para alumnos 7.0 REGISTROS 7.1 PICAFD01 Registro de Inscripción MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 46 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 47 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 48 de 56 INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA APOYO LOGÍSTICO PARA EVENTOS ARTÍSTICOS Y CULTURALES Código: : PICAOL01 Revisión: 00 Emisión: 03/11/10 Coordinación de Operaciones y Logística INSTITUTO DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Proporcionar apoyo logístico en el desarrollo de eventos a artistas, grupos culturales y creadores del Municipio de Benito Juárez. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los artistas, grupos culturales, escuelas, asociaciones y creadores del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director del Instituto para la Cultura y las Artes del Municipio de Benito Juárez 3.1.1 Aprueba la solicitud de apoyo logístico 3.1.2 Autoriza la documentación de apoyo 3.2 Coordinador de Operaciones y Logística: 3.2.1 Evalúa la viabilidad de la solicitud de apoyo 3.2.2 Da seguimiento a la solicitud 3.2.3 Establece responsabilidades 3.3 Unidad de Centros Culturales 3.3.1 Recibe y evalúa la solicitud de apoyo logístico 3.3.2 Orienta al interesado en caso de cualquier error en la solicitud 3.3.3 Agenda el evento y lo turna a Operaciones y Logística 3.4 Coordinador Administrativo 3.4.1 Realiza las gestiones pertinentes 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1. Logística MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 49 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES Toda infraestructura necesaria para llevar a cabo un evento artístico cultural tal como sonido, iluminación, tarimas, mamparas etc. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso 1 2 Responsable Descripción de la Actividad Interesado Unidad de Centros Culturales Presenta solicitud de apoyo por escrito Recibe solicitud y la valida, en caso de que proceda la registra y la turna a la Coordinación de Operaciones y Logística En caso de que sea viable la registra y continúa al paso 4, en caso contrario orienta al interesado y lo canaliza a la institución que proceda. 3 4 Coordinador de Operaciones y Logística Evalúa la viabilidad logística del evento, de ser posible, continua paso 5, si no lo es se buscan alternativas para llevarlo a cabo 5 Coordinador Administrativo Elabora los oficios necesarios en base a la solicitud y la calendarización. 6 7 Director del Instituto para la Cultura y Las Artes Coordinador de Operaciones y Logística 8 Coordinador Administrativo 9 Fin del procedimiento Autoriza los oficios correspondientes Supervisa que el evento se lleve a cabo con el apoyo requerido Integra expediente y archiva 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 No Aplica 7.0 REGISTROS 7.1 FICAFD01 7.2 DICAFD01 No Aplica Diagrama de Flujo del procedimiento para apoyo logístico 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 50 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 51 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 52 de 56 INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIONES ARTÍSTICAS Código: : PICAOL02 Revisión: 00 Emisión: 03/11/10 Coordinación de Operaciones y Logística INSTITUTO DE LA CULTURA Y LAS ARTES 1.0 OBJETIVO Dotar a la población del Municipio de Benito Juárez de eventos artísticos que fomenten el gusto por nuestras raíces culturales y contribuyan a la integración familiar y poblacional. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los habitantes del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director del Instituto par la Cultura y las Artes del Municipio de Benito Juárez 3.1.1 Autoriza los oficios correspondientes 3.2 Coordinador de Operaciones y Logística: 3.2.1 Evalúa la viabilidad del evento artístico 3.2.2 Solicita la logística necesaria 3.2.3 Da seguimiento a todas las necesidades 3.2.4 Establece responsabilidades 3.3 Unidad de Centros Culturales 3.3.1 Calendariza y planea evento artístico 3.3.2 Agenda el evento y lo turna a Operaciones y Logística 3.4 Coordinador Administrativo 3.4.1 Elabora los oficios pertinentes 3.5 Encargado de Organización de eventos 3.5.1 Elabora programa artístico y convoca a los artistas 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 53 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO 4.1. INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES Presentaciones artísticas Eventos donde se llevan a cabo espectáculos tanto musicales como de artes escénicas de todo tipo. 5.0DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Unidad de Centros Culturales Recibe solicitud de presentación artística 2 3 Calendariza y planea el evento Coordinador de Operaciones y Logística 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Evalúa la viabilidad logística del evento, de ser posible, continua paso 3, si no lo es se buscan alternativas para llevarlo a cabo Elabora listado con la logística necesaria Encargado de Organización de Eventos Coordinador Administrativo Director del Instituto de la Cultura y Las Artes Elabora los oficios necesarios en base a la lista y a la calendarización. Coordinador Administrativo Canaliza al área de divulgación y difusión para dar a conocer a la población el programa por implementar. Elabora programa y convoca a los artistas Autoriza los oficios correspondientes Responsable del Área de divulgación y difusión cultural Coordinador de Operaciones y Logística Encargado de Organización de Eventos Supervisa que el evento se lleve a cabo con todo lo necesario Coordinador Administrativo Integra expediente y archiva Implementa estrategias de divulgación. 13 Ejecuta el evento Fin de Procedimiento MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 54 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica 7.0 REGISTROS No Aplica 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual N/A Original Razón de la última modificación Fecha de Actualización Documento elaborado por primera vez 00 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 55 de 56 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ,QUINTANA ROO INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA Y LAS ARTES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL INSTITUTO PARA LA CULTURA Y LAS ARTES Página 56 de 56