SIT: TeleGEST/TeleGEST+

 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ SIT TeleGEST 2 2
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Edición: enero 2013. MANUALES SIT SIT TeleGEST 3 3
Contenido SIT 2012: TeleGEST _____________________________________________________________ 7 Capítulo 1. Introducción ____________________________________________________________ 8 Cómo utilizar este Manual ___________________________________________________ 8 Capítulo 2. Entidades y Cuentas _____________________________________________________ 9 ¿Qué son las Entidades y Cuentas? _____________________________________________ 9 Entidades ________________________________________________________________ 10 Tipo de Sociedad ________________________________________________________ 10 Tipo de Documento de Identificación ________________________________________ 10 Actividades de Entidades __________________________________________________ 10 Varios _________________________________________________________________ 11 Administrando Entidades ___________________________________________________ 11 Fusión de Entidades ______________________________________________________ 11 Entidades sin Cuentas vinculadas ___________________________________________ 12 Cuentas _________________________________________________________________ 12 Términos utilizados ______________________________________________________ 14 Plan General ____________________________________________________________ 15 Definir Cuentas __________________________________________________________ 15 Cuentas anotables _______________________________________________________ 15 Asociar una Cuenta a una Entidad ___________________________________________ 16 Cuentas “por defecto” ____________________________________________________ 17 Administrando Cuentas _____________________________________________________ 17 Duplicados _____________________________________________________________ 17 Riesgos (Clientes y Proveedores) ____________________________________________ 17 Pestaña gestión _________________________________________________________ 18 Cliente o Proveedor extranjero (empresas en España) ___________________________ 18 Traspasar expedientes ____________________________________________________ 19 Contactos Personales y Contactos de una Cuenta ________________________________ 19 Transformar un Contacto Comercial en una Cuenta de Cliente ____________________ 19 Contactos de una Cuenta __________________________________________________ 20 Búsqueda rápida de Contactos _______________________________________________ 21 Funcionamiento _________________________________________________________ 21 Operaciones admitidas desde “Búsqueda rápida de Contactos” ___________________ 22 Crear un nuevo Contacto o Empresa _________________________________________ 22 Capítulo 3. Artículos ______________________________________________________________ 23 La importancia de los Artículos _______________________________________________ 23 Cómo definir Artículos ______________________________________________________ 23 Agregar Artículos __________________________________________________________ 23 Pasos previos a la introducción de Artículos ___________________________________ 24 Pestaña “Generales” _______________________________________________________ 26 Alta y Baja de Artículos ___________________________________________________ 27 Código EAN 13 __________________________________________________________ 27 MANUALES SIT SIT TeleGEST 4 4
Envases y embalajes en la ficha del artículo ___________________________________ 28 Tipo de artículo _________________________________________________________ 30 Próximo costo, Margen comercial y Factor multiplicador ________________________ 31 Descuentos _____________________________________________________________ 31 Comisión: ______________________________________________________________ 32 Pestaña “Gestión” _________________________________________________________ 33 Pestaña “Observaciones” ___________________________________________________ 33 Modificar Artículos en Bloque ________________________________________________ 34 Cambios de IVA _________________________________________________________ 35 Cambiar el porcentaje del IVA en los Artículos _________________________________ 35 Composición de Artículos ___________________________________________________ 42 Artículos accesorios ________________________________________________________ 43 Impresión de Tarifas _______________________________________________________ 44 Impresión de Etiquetas _____________________________________________________ 44 Imagen del Artículo ________________________________________________________ 47 Capítulo 4. Documentos de Gestión (I) _______________________________________________ 48 Introducción _____________________________________________________________ 48 Tipos de documentos _____________________________________________________ 48 Datos de Cabecera _________________________________________________________ 49 Nuevo Documento _______________________________________________________ 49 Modificar Documento ____________________________________________________ 51 Añadir, modificar y eliminar Artículos __________________________________________ 51 Procesar un nuevo Documento de Gestión _____________________________________ 52 Procesar un Pedido de Ventas ______________________________________________ 52 Procesar un Pedido de Compras ____________________________________________ 54 Procesar un Albarán (de compras o ventas) ___________________________________ 56 Procesar una Factura (de compras o ventas) __________________________________ 57 Trazabilidad de los documentos ______________________________________________ 58 Modelos de Impresión de Documentos de Gestión _______________________________ 58 Capítulo 5. Documentos de Gestión (II) ______________________________________________ 60 Presupuesto ______________________________________________________________ 60 Opciones en presupuestos _________________________________________________ 60 Líneas de comentario _____________________________________________________ 61 Impresión y Exportación __________________________________________________ 62 Precios de Coste (Presupuestos de Ventas) ___________________________________ 62 Proveedores (Presupuestos de Ventas) _______________________________________ 63 Pedido __________________________________________________________________ 64 Proveedores por Artículos (Pedido de Ventas) _________________________________ 65 Generar Pedidos a Proveedores ____________________________________________ 66 Número de Pedido _______________________________________________________ 67 Fusionar Pedidos a un Proveedor ___________________________________________ 67 Procesar un Pedido para crear un Albarán ____________________________________ 67 Artículos en Depósito _____________________________________________________ 68 MANUALES SIT SIT TeleGEST 5 5
Imprimir Pedidos ________________________________________________________ 68 Impresión con la Dirección de Entrega _______________________________________ 69 Albarán _________________________________________________________________ 69 El Albarán como herramienta de gestión del almacén ___________________________ 70 Movimiento de Almacén __________________________________________________ 70 Agrupación (fusión) de Albaranes ___________________________________________ 70 Agrupación de Albaranes en una Factura _____________________________________ 71 Clave de Albarán / Factura _________________________________________________ 71 Clave de Facturación _____________________________________________________ 71 Albarán no facturable ____________________________________________________ 72 Portes _________________________________________________________________ 72 Hoja de Contenido (Packing-­‐List) ____________________________________________ 74 Impresión de Etiqueta “Expediente del Porte” _________________________________ 74 Importes Accesorios (Importaciones) ________________________________________ 75 Factura __________________________________________________________________ 75 Generación automática de Facturas _________________________________________ 76 Series de Facturas _______________________________________________________ 76 Pagos por Transferencia ___________________________________________________ 76 Impresión de Facturas ____________________________________________________ 76 Dirección Fiscal y Dirección de la Factura _____________________________________ 77 Abono de Facturas _______________________________________________________ 78 Comisiones Comerciales ____________________________________________________ 78 Alta de Comerciales o Agentes _____________________________________________ 78 Comercial por defecto ____________________________________________________ 78 Comisiones Orgánicas – Relación de Mandos __________________________________ 79 Comisiones por Descuentos en Artículos _____________________________________ 80 Gestión de Comisiones ____________________________________________________ 82 Capítulo 6. Documentos de gestión (III) ______________________________________________ 84 Procesos Automáticos ______________________________________________________ 84 Ver Documentos de Gestión _________________________________________________ 85 Utilización de colores en Documentos de Gestión ________________________________ 85 Impresión de Documentos de Gestión _________________________________________ 86 Capítulo 7. Movimientos de Almacén ________________________________________________ 88 Términos utilizados ________________________________________________________ 88 Movimientos de Almacén ___________________________________________________ 88 Entradas en Almacén _____________________________________________________ 88 Salidas de Almacén ______________________________________________________ 88 Importación de Movimientos ______________________________________________ 89 Etiquetas por Movimientos ________________________________________________ 89 Traspasos entre Almacenes __________________________________________________ 89 Regularización de Existencias ________________________________________________ 90 Cierre y Apertura de Almacén ________________________________________________ 91 Anulación del Cierre ______________________________________________________ 91 MANUALES SIT SIT TeleGEST 6 6
Capítulo 8. Existencias ____________________________________________________________ 93 Artículos con Control de Existencias ___________________________________________ 93 Extracto de un Artículo _____________________________________________________ 94 Ventana de Información de Existencias ________________________________________ 95 Informe sobre las Existencias ________________________________________________ 96 Stock mínimo y máximo: previsión de compras __________________________________ 96 Existencias por debajo de cero _______________________________________________ 97 Etiquetas por Existencias ____________________________________________________ 98 Capítulo 9. Precios de Venta y Compra _______________________________________________ 99 Precios __________________________________________________________________ 99 Precios por Cuenta (Cliente o Proveedor) _____________________________________ 99 Precios por Volumen ____________________________________________________ 100 Precios por Tarifa _______________________________________________________ 100 Capítulo 10. Número de Serie / Lote y Fecha de Caducidad ______________________________ 102 Definir Artículos con Nº de Serie _____________________________________________ 102 Entrada en Almacén ______________________________________________________ 103 Salida de Almacén ________________________________________________________ 103 Buscar un artículo por su Número de Serie ____________________________________ 104 Listado de Artículos por su Número de Serie ___________________________________ 104 Capítulo 11. Campo “Su código” ____________________________________________________ 106 Objetivo del campo “Su código” _____________________________________________ 106 Imprimir “Su código” en documentos de venta _________________________________ 106 Referencia del Fabricante o Proveedor ________________________________________ 106 Capítulo 12. Informes de Gestión Comercial ___________________________________________ 107 Introducción ____________________________________________________________ 107 Objetivo ______________________________________________________________ 107 Tipos de Informe de Gestión ______________________________________________ 107 Selección de documentos ________________________________________________ 110 Estadísticas y Resúmenes de Gestión _________________________________________ 110 Características _________________________________________________________ 110 La ventana "Selección de Documentos" _______________________________________ 111 Ejemplos prácticos de selección ___________________________________________ 112 Cuentas y Contratos ______________________________________________________ 113 Selección de Cuentas ____________________________________________________ 114 Selección para su Impresión ______________________________________________ 114 Informes sobre Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas ______________________ 115 Características _________________________________________________________ 115 Selección de Documentos ________________________________________________ 117 Opciones de Listado _____________________________________________________ 117 Gestión de Tesorería (Cobros y Pagos) ________________________________________ 118 Características _________________________________________________________ 118 Selección de Vencimientos _______________________________________________ 118 Ejemplos de selección de Vencimientos _____________________________________ 119 MANUALES SIT SIT TeleGEST 7 7
Impresión del Informe ___________________________________________________ 119 Artículos bajo mínimos y Existencias por Especificaciones ________________________ 120 Características _________________________________________________________ 120 Selección ______________________________________________________________ 120 Otros Informes ___________________________________________________________ 121 Entrega y Recepción de Mercancías ________________________________________ 121 Seguimiento de Números de Serie _________________________________________ 121 Capítulo 13. análisis de ventas ______________________________________________________ 122 Introducción ____________________________________________________________ 122 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ MANUALES SIT SIT: TeleGEST/TeleGEST+ Introducción 8 CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN Cómo utilizar este Manual Tanto en la Base de Conocimientos (www.telegestion.com), como en los distintos manuales SIT, se menciona la Ruta como el camino o pasos que debe seguir el usuario para poder utilizar una determinada utilidad del programa. Partiendo de la ventana principal, el usuario se desplaza por el programa haciendo clic sobre los distintos botones. La “Ruta” se representa de la siguiente forma: [OPCIÓN PRINCIPAL (perteneciente a la Paleta Principal) : OPCIÓN SECUNDARIA: etc.]. De esta forma, haciendo clic en las opciones indicadas, le llevaremos hasta la ventana objeto de la explicación. Cuando llegue a una lista de registros podrá: 1.

Crear un nuevo registro. 
Modificar el registro. 
Cambiar la selección de registros (ver botones de selección). 
Utilizar cualquier otro botón para realizar una determinada acción (imprimir, borrar, exportar, etc.). SIT es una aplicación multiproceso. Es decir, sin necesidad de salir de un determinado registro, puede acceder a otras ventanas. SÓLO E STARÁ A CTIVA L A Ú LTIMA V ENTANA A BIERTA E N C ADA P ROCESO. 2.
Si el cursor se convierte en un icono con forma de caja, significa que el usuario ha hecho clic en una ventana inactiva, ocultando la ventana activa. Basta con pulsar cualquier tecla para que la ventana activa proceso se sitúe en primer término. 3.
Es muy recomendable leer primero el Manual “INICIACIÓN”” para conocer las principales características de SIT, así como las normas para facilitar la navegabilidad por la aplicación. ANTES D E E MPEZAR C ON E STE M ANUAL, R ECOMENDAMOS L A L ECTURA D EL MANUAL D E “ INICIACIÓN” MANUALES SIT SIT 2012 8
SIT: TeleGEST/TeleGEST+ Entidades y Cuentas 9 CAPÍTULO 2. ENTIDADES Y CUENTAS [GENERALES : AUXILIARES: ENTIDADES] [GENERALES : CUENTAS: PROVEEDORES/CLIENTES/PERSONAL/BANCOS] [ADMINISTRACIÓN: CONTABILIDAD: CUENTAS VARIOS] ¿Qué son las Entidades y Cuentas? El SIT permite la gestión de una o varias empresas. Cada empresa trata a su vez con otras empresas o personas, a las cuales SIT identifica como ENTIDADES. Por ello, podemos definir como ENTIDAD a toda persona física o jurídica que no es mi EMPRESA y con la que ésta juega uno o varios “papeles”. Cada papel o rol entre mi empresa y una entidad se denomina CUENTA. Por tanto, la Entidad hace referencia a los datos de la Persona Física o Jurídica (nombre legal y comercial, dirección fiscal, tipo de sociedad, CIF, teléfono, contactos, etc.) y puede asociarse a una o varias Cuentas (cliente, proveedor, etc.), a las cuales identificamos por el campo Descripción. Cada Cuenta, a su vez, incorpora otra información (tipo de cuenta, dirección comercial, datos contables y de gestión, así como los contactos asociados a la cuenta). Ventana de una Cuenta de Cliente. Por eso es importante: 1.
Asegurarnos que cada nueva Entidad vaya a jugar un papel o rol con mi empresa. MANUALES SIT SIT 2012 9
SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 10 Entidades y Cuentas 1
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2.
Si una Entidad deja de tener relación con su Empresa, podrá darla de baja (se recomienda no borrar registros). 3.
Para editar una Entidad desde la ventana de una Cuenta, hacer clic en el icono Prismáticos próximo al campo “código entidad”. 4.
Una Entidad puede tener varias Cuentas (o roles entre esa Entidad y la Empresa). 5.
En cualquier momento puede dar de alta en la pestaña “contactos personales”, aquellas personas, departamentos, etc. que le interesen para una determinada Entidad. 6.
Un contacto en “negrita” significa que está asignado a la Cuenta que está modificando. 7.
Podemos agrupar varios contactos por Cuentas u otras formas de agrupación que nosotros designemos. Entidades GENERALES : AUXILIARES: ENTIDADES: NUEVO Tipo de Sociedad A cada Entidad es necesario asociar un “Tipo de Sociedad” (salvo en personas físicas, que por defecto se introduce “P.F.”). Puede agregar o modificar tipos de sociedades en [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: LISTAS SUPERVISOR: hacer clic en "Tipos Sociedades"]: 1.
En código introducir las siglas que se mostrarán con la cuenta (opcional) en sus Documentos de Gestión (por ejemplo: “S.L.”). 2.
En descripción, introduzca el texto que vea más conveniente (en el ejemplo: “Sociedad Limitada”). 3.
Por último, marque o desmarque la casilla "Imprimir junto al nombre" para que el código aparezca o no junto al nombre legal en los Documentos de Gestión. Tipo de Documento de Identificación En este campo debe seleccionar el tipo de documento de identificación para el nombre legal introducido. Es obligatorio para aquellas cuentas a las que se asocien facturas. Es muy importante seleccionar el tipo adecuado, ya que SIT realizará una comprobación algorítmica sobre la veracidad del documento introducido. No olvide seleccionar correctamente el país en [GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS] para poder acceder a los distintos tipos de documentos de identificación válidos para dicho país. En el caso de España, y si crea cuentas de empresas extranjeras extracomunitarias, seleccione “Nº de identificación extranjeros”. De esta forma, no tendrá limitación a la hora de introducir el documento que le faciliten. Actividades de Entidades Las Actividades son un campo obligatorio, junto al “origen comercial”. Le permitirá clasificar sus cuentas para así facilitar su gestión. Descripción del tipo de negocio o actividad al que se dedica nuestro cliente o proveedor. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 11 Entidades y Cuentas 1
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Previamente deberá crear las “Actividades” en: [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: LISTAS SUPERVISOR: entrar en : “Actividades de Entidades”]. Datos Varios Confidencial : En caso de marcar este check, el SIT le pedirá que indique el usuario propietario de dicha entidad y de todas sus cuenta. Logo : Pinchando sobre el cuadrado de logotipo podemos pegar el logo del cliente/proveedor. C.N.A.E.: Introducir el código correspondiente, en caso de no conocerlo podemos acceder al listado que dispone el SIT escribiendo en este apartado “?” + Tabulador, y nos muestra el listado correspondiente. Origen Comercial : Método por el cual el cliente ha contactado con la empresa ( Internet, periódicos, etc). Botones Llamó : Funcionalidad que nos permite dejar un mensaje de un determinado contacto a uno de los usuarios del SIT. Aviso : Utilizando este botón podemos dejar un aviso referente a una cuenta, de esta manera cada vez que algún usuario entre en dicha cuenta nos aparecerá el aviso el cual solo puede ser anulado por el usuario creador. Comentario : Como su nombre lo indica, en esta ventana podemos comentar asuntos varios relacionados con la cuenta o un determinado contacto de la misma. Todos estos comentarios estarán visibles para los diferentes usuarios del SIT. Dispone de más información sobre botones, en el manual de Iniciación. Administrando Entidades Fusión de Entidades Puede darse la situación de que en el día a día esté creando varias Entidades que en realidad son la misma, pues tienen todas ellas el mismo documento de identificación (CIF, NIF, etc.) y/o el mismo nombre, asignándose a cada una distintas cuentas. SIT permite eliminar las duplicidades, para ello: Ir a [GENERALES: AUXILIARES: ENTIDADES]. Hacer clic en Procesos, opción "Buscar Duplicados" (SIT busca duplicados por su documento de identificación). A continuación, tiene dos opciones: 1.
Seleccionar las dos Entidades que quiere unificar y hacer clic en Procesos, opción "Fusionar Entidades". SIT le preguntará cuál de las anteriores Entidades quiere que permanezca. Para el resto (cuentas y contactos incluidos), se asignarán a la Entidad aquí seleccionada. 2.
También puede hacer clic en Procesos, opción “Fusionar en bloque”. En este caso, fusionará todas las Entidades duplicadas. Esta potente herramienta combina la búsqueda de duplicados con la Fusión de Entidades. SIT selecciona automáticamente la Entidad a mantener. En las observaciones de la Entidad que permanece en SIT, podrá ver el resultado de las operaciones realizadas. IMPORTANTE: La fusión de Entidades se realiza para todas las empresas dadas de alta en SIT, ya que las Entidades no tienen una vinculación directa con dichas empresas (esta vinculación se establece a través de la Cuenta, no de la Entidad). MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 12 Entidades y Cuentas 1
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De esta forma, todas las cuentas que antes de la fusión dependían de 2 ó más entidades con el mismo Nº de Identificación o nombre, tras la fusión quedarán vinculadas a una única Entidad, lo que simplificará mucho su trabajo con SIT. En ningún caso se pierden datos ni registros (documentos comerciales, asientos, etc.), ya que toda esta información depende directamente de sus Cuentas (que no se fusionan ni desaparecen), y no de las Entidades. Entidades sin Cuentas vinculadas Cuando las Entidades han sido importadas o tecleadas directamente desde Entidades, no desde Cuentas, es posible que carezcan de Cuentas asociadas. Para localizar Entidades sin Cuentas asociadas: Ir a [GENERALES: AUXILIARES: ENTIDADES]. Clic en la casilla "Cuentas Contables" para dejarla seleccionada (parte SUPERIOR derecha de la ventana). Se muestran las Entidades que al menos tienen una cuenta contable. Clic en Invertir selección. Ahora se muestran todas las Entidades sin cuenta. Estas Entidades pueden permanecer sólo como contactos o ser eliminadas. Cuentas [GENERALES : CUENTAS] Como hemos visto en la introducción, una Cuenta es un registro, perteneciente al archivo de Cuentas, que contiene todos los datos identificativos de cualquier persona física o jurídica que se relaciona con una empresa de trabajo de SIT. Ese tipo de relación no tiene por qué ser exclusivamente contable o comercial. Particularmente, SIT trata también como cuentas aquellas personas o empresas que no siendo clientes, proveedores, personal en nómina o bancos, se las considera Contactos Comerciales. La única diferencia entre una Cuenta Contable y un Contacto Comercial es que éste último carece de Código Contable. Por lo tanto, se les puede asignar tan sólo documentos comerciales de tipo Presupuestos de Ventas y en un futuro pueden convertirse en cuentas de clientes. Cada Cuenta podrá tener ilimitados Contactos Personales o Departamentos para ser usados por el programa de muy distinta manera. Para crear nuevas Cuentas Ir a [GENERALES : CUENTAS], CLICK el tipo de Cuenta que quiere crear: PROVEEDOR/CLIENTE/PERSONAL/BANCO A continuación, haga doble clic en una cuenta para modificarla o clic en el botón nuevo. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 13 Entidades y Cuentas 1
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Seleccione en el segundo desplegable que encontrará en la parte superior de la derecha, el subtipo de cuenta. Seleccione el campo "Descripción" y escriba el nombre de la empresa. Después, pulse la tecla tabulador. Si el SIT no ha encontrado una Entidad a la que asociar su nueva Cuenta, se abrirá la ventana de Entidades: A continuación, seleccione el campo "Tipo de Sociedad" y teclee un signo "?". Tabule. El SIT le mostrará las opciones disponibles. Elija una y acepte: Por defecto, el SIT muestra en tipo de sociedad "P.F.", que significa "persona física". Si introduce otro tipo de sociedad, la ventana cambia su apariencia. Cumplimente el resto de datos, especialmente: dirección, CIF y teléfono. No olvide introducir el "origen comercial" y la "actividad": Confirme esta ventana. De esta manera, volverá a la ventana de Cuenta. Para modificar estos datos, deberá hacer clic en el botón "Acceso" (segundo icono que se muestra en la esquina superior izquierda de la ventana): Entidad. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 14 Entidades y Cuentas 1
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Por último, puede introducir otros datos en la parte derecha e inferior de la ventana, como por ejemplo, una dirección comercial para esta empresa (distinta de la dirección "fiscal" que aparece en la "Entidad"). Para introducir contactos, clic en el signo "+" que se muestra en la parte inferior derecha. Términos utilizados 1.
Descripción: nombre descriptivo de la empresa. Para empresas recomendamos utilizar el nombre legal, incluyendo el tipo de sociedad (SL, SA, etc.). Para personas, el nombre y al menos el primer apellido. En 1
"Descripción" introduciremos el Nombre de la Cuenta que queremos crear . El SIT buscará entre las ENTIDADES existentes para comprobar que no exista ya esta entidad. Pueden darse dos circunstancias: a.
La ENTIDAD ya existe: El SIT introducirá los datos de esta Entidad en esta nueva Cuenta y faltará completar otros datos complementarios. Los datos se mostrarán en la pestaña "Entidad". b.
La ENTIDAD no existe: El SIT abrirá la ventana de ENTIDADES, dónde podremos completar los datos de la misma para, después de confirmar esta ventana, completar el resto de datos correspondientes a la cuenta. 2.
Nombre Legal: nombre legal de la empresa. Por defecto, el SIT incluirá el introducido en la Descripción. 3.
Nombre Comercial: nombre o denominación comercial, si existe. 4.
Entidad: datos básicos de una persona física o jurídica, como la información fiscal (la necesaria para poder realizar, por ejemplo, una factura). 5.
Cuenta: introducir los datos de la actividad. Si la dirección es distinta a la dirección de la fiscal, puede introducirla en la parte derecha de la ventana Cuenta. Una Entidad puede tener varias Cuentas (por ejemplo: cliente y proveedor). 6.
Contacto: personas de contacto o Departamentos de una Entidad. Los contactos se agrupan por el Departamento al que pertenecen y serán visibles en todas las Cuentas de esta Entidad. Si existe una dirección del contacto distinta de la fiscal y de la actividad, puede incorporarla en este apartado. Si buscamos una cuenta desde [Búsqueda rápida de contactos/Operaciones] o desde [CUENTAS], nos mostrará los datos de la Entidad, independientemente del tipo de cuenta en el que nos encontremos. Es necesario pulsar el botón Accesos: Entidad para modificar los datos de la Entidad. 1
Puede introducir los primeros caracteres, o un grupo de caracteres, y el SIT presentará las Cuentas que más se le aproximan. También puede introducir el símbolo “?” y el SIT presentará una lista de todas las Cuentas. Esta herramienta funciona desde todas las ventanas de la aplicación. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 15 Entidades y Cuentas 1
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Cada cuenta podrá tener ilimitados Contactos Personales o Departamentos que podrán ser usados por el programa de muy distinta manera. Por ejemplo, la Entidad/Cuenta BANCO X, puede tener varios contactos o departamentos, que son las sucursales con las que trabajamos. Generales: cuentas: proveedores/clientes... disponemos del botón €: rápida de entidades no europeas. , permite realizar una búsqueda Plan General [ADMINISTRACIÓN : CONTABILIDAD: PLAN DE CUENTAS] Podrá ver el PGC establecido por las normas del país seleccionado en [GENERALES : CONFIGURACIÓN: EMPRESAS: PESTAÑA CONTABILIDAD: Plan de cuentas]. Recomendamos que NO sea modificado por el usuario y que en caso de que considere imprescindible, tal modificación sea comunicada a nuestro soporte ([email protected]), para que sea tenida en cuenta por posibles cambios que en la programación pudiera conllevar. Definir Cuentas SIT dispone de una entrada específica para los siguientes grupos: 
PROVEEDORES: Ir a [GENERALES : CUENTAS : PROVEEDORES]. Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de compras. Pueden ser de los subtipos proveedor, acreedor, proveedor extranjero, etc. 
CLIENTES: Ir a [GENERALES : CUENTAS : CLIENTES]. Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de ventas. Pueden ser de los subtipos cliente, cliente extranjero, empresa del grupo, etc. 
PERSONAL: Ir a [GENERALES : CUENTAS : PERSONAL]. Son las cuentas a las que se pueden asignar nóminas. 
BANCOS: Ir a [GENERALES : CUENTAS : BANCOS]. Son las cuentas correspondientes a las entidades financieras. Pueden ser de los subtipos Cuenta Corriente o Cuenta de Crédito. 
CUENTAS VARIOS: Ir a [ADMINISTRACIÓN: CONTABILIDAD : CUENTAS VARIOS]. Puede definir las cuentas no encuadradas en los grupos anteriores y su plan de cuentas anotables. Cuentas anotables El plan de cuentas anotables se compone de todas las cuentas de su plan y cada cuenta se compone de 10 dígitos. Los cinco primeros hacen referencia a los grupos, cuentas y subcuentas definidas en el Plan General de Contabilidad. Los cinco últimos dígitos designan las diferentes cuentas anotables, es decir, sobre las que el usuario puede hacer imputaciones contables. Al crear una cuenta, deberá introducir los 10 dígitos correspondientes y SIT, según sean los 5 primeros dígitos, sabrá asignarla al grupo y cuenta correspondiente del PGC. Podrá ver dicha asignación en la parte inferior de la ventana. Si tal grupo o cuenta del PGC no existe, SIT le mostrará, en el mismo lugar, tal circunstancia. Tenga en cuenta que si crea cuentas cuyos cinco primeros dígitos no se contemplan en el PGC, es muy posible que a la hora de realizar informes establecidos por la norma vigente (Balance de situación y Cuenta de Pérdidas y Ganancias) no sean tenidas en cuenta. ES MUY IMPORTANTE introducir todos los datos que se solicitan en las distintas pestañas de cada Cuenta, sobre todo de proveedores y clientes, ya que, aunque a priori no son datos relevantes a efectos de contabilidad (país de residencia, tipo de documento identificativos origen comercial, tipo de sociedad, forma de pago, CCC e IBAN, plazos de pago, tipo de IVA, tipo de IRPF, etc.), posteriormente pueden afectar MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 16 Entidades y Cuentas 1
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a los procesos automáticos que se generen en otros módulos (laboral, gestión, C.R.M., declaraciones, remesas bancarias, etc.). Recomendamos, por tanto, ir recorriendo las pestañas Entidad, Contables y Gestión, e introducir el mayor número de datos: Es igualmente importante calificar en estas ventanas el tipo de IVA al que estará sujeto el proveedor/cliente, en lo que a su relación con nuestra empresa se refiere: 
OI Operaciones Interiores. 
AI Adquisiciones Intracomunitarias. En PROVEEDORES/ACREEDORES, debemos calificar aquellos cuyas rentas están sujetas a IRPF, según los distintos tipos que admite SIT (profesionales, arrendadores, actividades económicas, etc.). Esta información es clave a la hora de realizar los informes y declaraciones relativos a los impuestos correspondientes. Asociar una Cuenta a una Entidad Para dar de alta una nueva Cuenta, ejecute los siguientes pasos: 1.
Ir a [GENERALES: CUENTAS: Proveedores/Clientes/Personal/Bancos]. Clic en Nuevo. O bien en [ADMINISTRACIÓN: CONTABILIDAD : CUENTAS VARIOS] Clic en Nuevo 2
2.
En la casilla "Descripción", escriba el Nombre de la Cuenta que quiere crear . SIT buscará entre las ENTIDADES existentes para comprobar si ya existe alguna con el nombre introducido. 3.
Si quiere crear una nueva Cuenta con la Entidad que SIT le sugiere por defecto: 4.
−
Después de introducir la "descripción" (le recomendamos usar la tecla "tabulador" para pasar al siguiente campo), SIT mostrará un mensaje informando que la Entidad ha sido asociada a esta cuenta. −
Puede continuar introduciendo los datos de la Cuenta y Contactos. También puede añadir una dirección para esta Cuenta distinta de la dirección de la Entidad, debajo de "Datos de la Cuenta, si son distintos de la Entidad" (recuerde que si modifica la dirección en la Entidad, el cambio también afectará a otras cuentas con la misma Entidad en SIT). Si quiere crear una nueva Cuenta con una Entidad que no es la que SIT le sugiere por defecto: −
Primero debe haber creado la nueva Entidad, bien a través de otra cuenta o en [GENERALES : AUXILIARES: ENTIDADES], botón Nuevo. −
En descripción introduzca el nombre de la Cuenta. 2
Puede introducir los primeros caracteres, o un grupo de caracteres, y SIT presentará las Cuentas que más se le aproximan. También puede introducir el símbolo “?” y SIT presentará una lista de todas las Cuentas. Esta herramienta funciona desde todas las ventanas de la aplicación. Por defecto, SIT pondrá la primera letra de cada palabra en mayúsculas y el resto en minúsculas (independientemente de cómo se hayan tecleado). Si quiere que se registre tal y como lo haya escrito, debe introducir un asterisco antes de la palabra (por ejemplo: si escribe "fundación juan *XXIII" realmente se guarda como "Fundación Juan XXIII" y no como “Fundación Juan Xxiii”). MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 17 Entidades y Cuentas 1
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−
Se mostrará un mensaje informando que la Entidad ha sido asociada a esta cuenta. −
Acepte (puede seleccionar cualquiera de ellas) y vuelva a escribir en el campo "descripción" el nombre de la Cuenta. −
Ahora SIT le pregunta si desea realizar una nueva asociación. Responda SÍ. −
Seleccione la nueva Entidad y confirme. SI M ODIFICA D ATOS E N U NA E NTIDAD, E STOS C AMBIOS A FECTARÁN A T ODAS LAS C UENTAS C ON D ICHA E NTIDAD. Cuentas “por defecto” El usuario puede decidir qué datos o características por defecto debe utilizar SIT al dar de alta una nueva cuenta. Las condiciones que se fijan son las referentes a régimen de impuestos y forma de pago. A MODO DE EJEMPLO, para fijar las condiciones generales de los clientes de su empresa, proceda como sigue: 1.
Modifique un cliente, o cree un cliente nuevo, con las condiciones que se desea establecer como condiciones por defecto. 2.
Clic en Procesos, opción “por defecto”. A partir de ese momento, cualquier cliente nuevo tendrá asignadas dichas condiciones. CLIC E N P ROCESOS, O PCIÓN “ POR DEFECTO” A L A V EZ Q UE M ANTIENE P ULSADA LA T ECLA “ MAYÚSCULAS”: A SIGNARÁ C ONDICIONES P OR D EFECTO A U N CLIENTE Y A E XISTENTE. Administrando Cuentas Duplicados Puede darse la situación de por algún motivo se han creado cuentas con la cuenta contable duplicada. Pueden ser localizadas: GENERALES:CUENTAS:CLIENTES/PROVEEDORES…: BOTÓN PROCESOS: DUPLICADOS. Riesgos (Clientes y Proveedores) Para el control automático del riesgo de clientes y proveedores, acceda a la cuenta deseada [GENERALES : CUENTAS : CLIENTES / PROVEEDORES]. En la pestaña "Contables", introduzca la cantidad máxima de crédito a soportar con dicha cuenta en “Riesgos Permitidos / Consumidos”: Si en el campo “Riesgo” ha escrito una cantidad, puede hacer clic en el botón "Consumido". De esta forma, el programa recalcula el crédito consumido y muestra su composición: Vencimientos no pagados, Albaranes no facturados, Pedidos no servidos, etc. Si actualiza el riesgo del cliente, y éste es superado por la suma de pedidos, albaranes y vencimientos pendientes (los estados que en [GENERALES : CONFIGURACIÓN: EMPRESAS : pestaña CONTA] están seleccionados se consideran como pendientes), SIT impedirá crear nuevos pedidos, albaranes o facturas. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 18 Entidades y Cuentas 1
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Para buscar clientes con Riesgo: [GENERALES : CUENTAS : CLIENTES]. Clic en el Buscar. Introduzca una cantidad y SIT buscará por el riesgo aceptado en cada uno de sus clientes: Pestaña gestión En este apartado concretamos el medio de pago (efectivo, cheque, etc) Días de pago, nº de pagos… Cliente o Proveedor extranjero (empresas en España) [GENERALES: CUENTAS : CLIENTES/PROVEEDORES : Pestaña ENTIDAD] En el campo ¨Residencia¨, introduzca el país (por ejemplo: ¨Francia¨). Cumplimente el campo Tipo de documento y seleccione éste según se trate de un país comunitario (7. NIF Operador comunitario) o no (6. Número Identificación extranjeros). Igualmente deberá seleccionar el tipo de Operación IVA en la Pestaña Contables y, en su caso, el tipo de IRPF. Confirme la Entidad. En la ventana ¨Cuentas de clientes / proveedores¨, en la parte superior derecha tiene dos desplegables: en el primero aparece ¨Cliente¨ (o ¨Proveedor¨) que indica la raíz de la cuenta contable (43 ó 40 ó 41). En el segundo desplegable debe seleccionar el tipo de cliente o proveedor/acreedor: ¨Extranjero¨: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 19 Entidades y Cuentas 1
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Traspasar expedientes [GENERALES : CUENTAS : CUALQUIER TIPO]. Clic en Procesos, opción “Traspasar Expedientes” Esta función sólo se aplica entre dos cuentas, de tal forma que todos los contactos, procesos comerciales y ofertas de la cuenta origen se mueven a la cuenta destino. No moverá albaranes, facturas, vencimientos ni apuntes contables pendientes en la cuenta origen. Contactos Personales y Contactos de una Cuenta SIT diferencia entre Contactos de una Cuenta y Contactos Personales. Hasta ahora hemos visto que una CUENTA es un registro, perteneciente al archivo de CUENTAS, que hace referencia a una determinada persona o empresa (ENTIDAD) y que tiene algún tipo de relación con su EMPRESA. Ese tipo de relación no tiene por qué ser exclusivamente contable o comercial. Particularmente, SIT también trata como cuentas a aquellas personas que la empresa considera CONTACTOS PERSONALES. La única diferencia entre una CUENTA CONTABLE y un CONTACTO PERSONAL es que éste último carece de CÓDIGO CONTABLE. Se les puede asignar tan sólo documentos comerciales de tipo PRESUPUESTOS DE VENTAS y en un futuro se les puede convertir en cuentas de clientes. Por otra parte están los CONTACTOS: una CUENTA puede tener múltiples CONTACTOS, que siempre son personas físicas o Departamentos (a los que podemos asociar una persona). Los CONTACTOS son las personas pertenecientes a una CUENTA, a quienes nos dirigimos en nuestras gestiones con dicha CUENTA, del tipo que sea (cliente, proveedor, banco, etc.). Un ejemplo de una Cuenta con varios Contactos podría ser el siguiente: 1.
Tenemos una Entidad, que es un Ayuntamiento, y 3 Contactos, que son 3 Concejalías. 2.
Por lo tanto, el camino ideal es crear 3 Contactos a partir de 1 Cuenta que es el Ayuntamiento. Los contactos se crean desde [GENERALES : CUENTAS : CLIENTE/PROVEEDOR : Nuevo/Modificar]. Añadir contacto (clic en signo "+"). 3.
Para cada contacto, escriba el nombre de la persona de contacto (si dispone de él, sino lo puede dejar en blanco) y en el campo “Departamento” la Concejalía correspondiente. Escriba los datos de la dirección, si son distintos a los que figura en la Entidad. Cuando emita un documento a este “Departamento”, SIT tomará la dirección del Contacto y no de la Entidad. 4.
No olvide marcar en “Clasificar para la Gestión” aquellos documentos de gestión en los que este Contacto puede aparecer: Transformar un Contacto Comercial en una Cuenta de Cliente Para convertir un Contacto Comercial en una Cuenta de Cliente, ir a [PROMOCIÓN CRM : BASES: CUENTAS CRM]. Seleccionar el contacto o contactos y clic en Procesos, opción "Transformar". Elija el tipo y subtipo de cuenta. También puede convertir su Contacto en Cuenta en aquellos casos donde dicho contacto tiene ya una propuesta (presupuesto). Al crear su Pedido, el programa preguntará: "desea transformar la cuenta en cliente". Responda afirmativamente para realizar la transformación. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 20 Entidades y Cuentas 2
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Contactos de una Cuenta Las cuentas que SIT guarda en [GENERALES : CUENTAS : PROVEEDORES / CLIENTES / PERSONAL / BANCOS] pueden llevar asociados Contactos a los que dirigirnos, o a cuyo nombre personalizar los documentos de gestión (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas) de sus respectivas cuentas. Cada vez que creamos un nuevo Contacto, éste se asocia a la Entidad de la Cuenta de la que depende. Por lo tanto, los contactos siempre están guardados con su Entidad correspondiente. Para asociar un Contacto a una Cuenta, modificar la Cuenta y en la parte inferior se mostrarán los Contactos de la Entidad asociada. Para distinguir qué Contactos además están asociados a la Cuenta, fijarse en la tipografía: 
Texto normal: Contacto NO asociado a esta Cuenta. 
Texto negrita: Contacto SÍ asociado a esta Cuenta. 
Texto cursiva: Contacto asociado a otra Cuenta de la misma Entidad. En el siguiente ejemplo nos encontramos dos Cuentas (una como Proveedor y otra como Cliente) de la Entidad "Surcando el Mar", donde se aprecian como los Contactos de la Entidad están asociados a la Cuenta de Cliente: Cuenta de cliente de la Entidad "Surcando el Mar". Cuenta de proveedor de la Entidad "Surcando el Mar". MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 21 Entidades y Cuentas 2
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SIEMPRE D EBE E XISTIR A L M ENOS U N C ONTACTO A SOCIADO A C ADA C UENTA. POR E STE M OTIVO, S IT C REA P OR D EFECTO E L C ONTACTO “ ADMINISTRACIÓN” CON C ADA N UEVA C UENTA. Acciones más habituales: 
Para añadir nuevos Contactos, clic en "+" (parte inferior derecha de los contactos). 
Para eliminar Contactos, (resaltar previamente con un clic el contacto) clic en "-­‐" (recomendamos no eliminar sino dar de baja). 
Para dar de baja Contactos, modificar el Contacto (con doble clic) y desmarcar la casilla "Alta". 
Para asociar un Contacto a la Cuenta actual, (resaltar previamente con un clic el contacto) clic en "Asociar Cuenta" (un clic para asociar, un nuevo clic para eliminar asociación). 
Para copiar y pegar un Contacto, (resaltar previamente con un clic el contacto) clic en "C" (copiar) y clic en "P" (pegar). 
Para mostrar todos los Contactos, incluidos los dados previamente de baja, desmarcar la casilla "Sólo Alta". Dispone de varias alternativas para localizar sus contactos: 1.
Desde [GENERALES : AUXILIARES: ENTIDADES]. 2.
Desde la barra de "Búsqueda rápida de Contactos". o correo electrónico y SIT nos mostrará las Cuentas con este contacto activo. 3.
Desde [GENERALES: CUENTAS : PROVEEDORES / CLIENTES / BANCOS]. Escribir el nombre Búsqueda rápida de Contactos Al entrar en SIT, el usuario dispondrá de una pequeña ventana situada en la parte inferior de la paleta principal, desde la que podrá hacer rápidas consultas en el archivo de CUENTAS/CONTACTOS…. Este es un "Proceso" independiente del "principal", es decir, podremos acceder a esta ventana cada vez que lo necesitemos: Ventana “Búsqueda rápida de Contactos” Funcionamiento Desde la ventana “Búsqueda rápida de Contactos” podrá buscar cuentas de cualquier empresa a la que el usuario tenga acceso, introduciendo cualquiera de los siguientes datos: 1.
Nombre de la cuenta: Descripción y Nombre Comercial. 2.
Nombre de Contacto: Nombre de alguna de las personas que pertenecen a la cuenta. 3.
NIF, CIF u otro documento de identificación. 4.
Teléfono de la cuenta o de alguno de sus contactos. 5.
Código numérico del cliente: Busca la cuenta de cliente con dicho número en la Empresa Principal. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 22 Entidades y Cuentas 2
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Operaciones admitidas desde “Búsqueda rápida de Contactos” 1.
*NP: nueva solicitud de Presupuesto: Crea un nuevo presupuesto, en la Empresa Principal (esta se indica en Panel de Mando: supervisor: preferencias: generales). Permite la introducción de "Cuenta de cliente" y Observaciones. Este presupuesto quedará sin valoración en [VENTAS: ARCHIVOS: PRESUPUESTOS]. 2.
*NSAT: igual que la anterior, pero en este caso, genera una nueva Solicitud de Reparación SAT. 3.
*NOR: igual que la anterior, pero en este caso, genera una nueva Orden de Reparación SAT. 4.
*NC: nuevo Contrato Laboral. Propuesta de contrato laboral. 3
Crear un nuevo Contacto o Empresa Para crear un nuevo contacto desde la ventana de “Búsqueda rápida de Contactos”, introduzca la descripción (nombre del contacto o empresa). Al no existir en SIT, le preguntará sí desea crearlo y podrá introducir todos los datos del contacto y de la empresa (en el campo descripción). Si SIT le pregunta si desea asociar a una nueva Entidad, responder afirmativamente, salvo que la empresa ofrecida por defecto coincida con la que en estos momentos está introduciendo. Desde esta ventana también podrá introducir las condiciones de pago para este contacto, así como un comentario que podrá ver el usuario designado en [GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS : TAREAS], en el campo "Endosar proceso a" (sólo a clientes con el módulo de Tareas). Recuerde que con este procedimiento sólo se da de alta "contactos personales" que después puede transformar en "clientes" o "proveedores". 3
Esta opción sólo está disponible en las versiones “plus” de SIT. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 23 Artículos 2
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CAPÍTULO 3. ARTÍCULOS [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVO: ARTÍCULOS] La importancia de los Artículos SIT define artículo como el concepto por el cual la empresa se relaciona con el cliente. Un artículo puede provocar un ingreso o un coste, aunque puede ser cero desde el punto de vista contable. Sobre un artículo podemos tener un coste en tiempo o recursos de la empresa. Esta información, correctamente reflejada en SIT, nos será muy útil en el futuro para poder establecer un coste económico que podamos repercutir en el precio. Así, puede interesar dar de alta un artículo aunque no se cobre por ello, con coste cero. El sistema refleja la existencia de una relación empresa-­‐cliente, mientras que el cliente percibe que lo que le hemos “regalado” sí tiene un valor. En cambio, no interesa crear artículos en SIT que sean irrelevantes para el futuro de la empresa (desde el punto de vista financiero, contable, comercial, logístico, etc.). Cómo definir Artículos Frecuentemente, el usuario confunde el aspecto estético que quiere darle a sus documentos comerciales con sus objetivos de información. Aconsejamos, desde el primer momento, no incluir la apariencia de dichos documentos como factor decisivo a la hora de describir nuestro fichero de artículos. Igualmente, determinados usuarios dan poca importancia a este fichero porque la empresa vende "servicios". Creemos que es un error: las empresas de servicios tienen las mismas necesidades informativas que cualquier otra empresa que se dedique a la compra / venta. El usuario debe plantearse el "nivel" de descripción al que su archivo de artículos debe llegar. Habrá usuarios que, por necesidades de controlar las existencias de cada uno de los artículos, tendrá que describir cada uno de ellos como artículos independientes. En cambio, habrá determinados artículos que no será necesario que sean descritos independientemente: bastará con dar de alta un "artículo" genérico que se usará en todas las operaciones, aunque en cada una de ellas el usuario cambie la descripción del artículo. Por ejemplo: es diferente un negocio de venta de ordenadores que trabaja con stock (es decir: compra y almacena) que otro que vende bajo demanda: el primero necesitará dar de alta cada modelo de ordenador porque debe estar informado de los distintos modelos de los que dispone en almacén. En cambio, en el segundo caso, basta con dar de alta un artículo que se llame "Ordenador", especificando en cada proceso (pedido a proveedor, albarán de venta) de qué modelo se trata. Por principio, un artículo genérico siempre tiene un stock virtual "0": todo lo que se compra tiene una venta inmediata. Agregar Artículos Para añadir artículos, ir a [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVO: ARTÍCULOS] y clic en Nuevo. SIT permite la introducción continua de registros, de tal forma que podemos agregar una serie de artículos simplemente confirmando tras cada nuevo registro. Cuando alcanzamos el último registro que deseamos MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 24 Artículos 2
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agregar, tenemos dos opciones: pulsar la tecla “mayúsculas” a la vez que confirmamos, o bien “confirmar” y a continuación “salir”. Pasos previos a la introducción de Artículos Como paso previo, deberá definir en [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS: LISTAS GESTIÓN ] la Unidad de Venta (unidad, litro, metro, etc.), Envases (lo que contiene a nuestros distintos artículos y sirve para protegerlo, manipularlo, distribuirlo o presentarlo como cajas, blíster, bote…) y Embalajes (aquellos recipientes o envolturas que contiene a nuestros productos de manera temporal principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulación, transporte y almacenaje (cajas, palés, etc.)). . En [LOGÍSTICA: BASES : ALMACENES: nuevo] deberá crear el almacén o los almacenes. Descripción: Nombre del almacén. Cuenta: Cuenta contable (por ejemplo la de la empresa). Contacto: Contacto en el almacén. País, Provincia, Cod/Localidad y dirección: según se indica. Plazo Reposición (días): Opciones que podemos marcar: •
•
•
•
Imprimir dirección en Pedidos: aparecerá esta en los pedidos de proveedor si esta marcada. Incluir Traspasos en Cálculo de consumos: Almacén de Fabricación: Identifica el almacén como en el que se fabrica. Necesario para usuarios con módulo de Fabricación. Forzar Salida de Almacén al Procesar: Si esta marcado se realiza la entrada en almacén de la mercancía al procesar de albarán a factura de compras. En [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS: FAMILIAS] deberá crear las principales familias por las que se agruparán sus artículos. Los artículos se reúnen en Familias para hacer más comprensible cualquier listado que se genere sobre las compras / ventas de la empresa. Existen determinados factores que todos los artículos de una misma familia deben compartir: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 25 Artículos 2
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* La forma en que se controlan las existencias * La forma en que se gestionan las especificaciones. Un artículo puede ser cambiado de familia en cuanto el usuario lo desee. Este cambio no afectará a la integridad de la información ya introducida. Las familias son un sistema de clasificación de artículos o comportamientos de esos artículos. Además de por familias podemos realizar una agrupación por subfamilias. En esta ventana introduciremos la etiqueta para la gestión de números de serie o lite y los Plazos de Análisis Consumo. Un ejemplo de comportamiento es si los artículos llevan o no control de existencias.
A L A H ORA D E E SCRIBIR L A D ESCRIPCIÓN D E L OS A RTÍCULOS, E S RECOMENDABLE H ACERLO C ON E L F ORMATO D E “ NOMBRE P ROPIO” ( PRIMER CARÁCTER E N M AYÚSCULA), M IENTRAS Q UE L AS F AMILIAS S E E SCRIBEN T ODOS LOS C ARACTERES E N M AYÚSCULAS. Si tiene varias empresas, puede ver todas las familias que se hayan dado de alta para cada una de las empresas. Para ello tiene que marcar la casilla “Grupo de empresas”. Gestión comercial: archivos: familias: Esto vale para que en un botón de artículos analice los artículos cuyo consumo este entre esa cifra. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 26 Artículos 2
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Pestaña “Generales” Vendedor: Si crea o modifica un artículo, puede incorporar su comercial en el campo "Vendedor" de la pestaña Generales. En el campo "comisión", introduzca el porcentaje situado en la pestaña Gestión. Es el comercial que puede llevar el artículo. Fabricante: cualquier cuenta tipo Proveedor subtipo Proveedor y que en la pestaña gestión tenga marcado el check de FABRICANTE. Es el fabricante o proveedor. No es la marca. Descuento: es el descuento que le aplicaría a ud., el fabricante o proveedor. Los artículos y todas las especificaciones en ellos incluidos sirven tanto para compras como para ventas. Por lo tanto, si en sugerir unidades ha introducido 5, esa es la cantidad mínima que le permitirá incorporar SIT en un documento comercial de compra (o de venta). Únicamente tenga en cuenta que si en el campo "Cantidad por (Unidad de Agrupación)" ha introducido 5, en el campo "Sugerir unidades" como mínimo podrá escribir 5 o múltiplos de 5 (10, 15, etc.). Peso: El del artículo. El peso se muestra en el albarán si cumple la siguiente condición: 1. En el artículo además del peso, tiene que tener unidades de porte y unidades de caja. 2. En la ficha del cliente en la pestaña Gestión, que no tenga marcado "Mostrar Artículos Empaquetados". SIT permite incluir en la ficha del artículo una foto o imagen del mismo para ello procederemos a utilizar los comandos copiar y pegar, o simplemente CTRL/CMD +C en la imagen, clic en el recuadro “Imagen Artículo” y a continuación CTRL/CMD +V, utilizar una definición inferior a 300 kb. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 27 Artículos 2
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Alta y Baja de Artículos Si un artículo tiene bandera roja (se selecciona haciendo clic en el icono bandera a la derecha de la “descripción”), el artículo estará dado de baja y no se puede incorporar a ningún documento de gestión. Cuando SIT informa de que los artículos están en uso, es porque se están utilizando en documentos comerciales (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas, tanto de clientes como de proveedores). Por esta razón, si ya tiene documentos con estos artículos, no debe suprimirlos (haciendo clic en el “borrar”) pues alteraría toda la información. Lo que recomendamos es abrir este artículo y seleccionar una bandera roja (la encontrará en [GESTION COMERCIAL : ARCHIVOS : ARTICULOS : Pestaña GENERALES], en la esquina superior derecha. De esta forma el artículo queda automáticamente dado de baja, y no se podrá añadir a más documentos comerciales. También puede ir a [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTICULOS], seleccionar varios artículos, pulsar la tecla mayúsculas del teclado y sin soltarla, hacer clic en "Estado" (parte inferior derecha de la ventana). Seleccione la bandera roja. De esta forma, todos los artículos seleccionados quedan en estado "baja". Código EAN 13 European Article Number es un sistema de código de barras adoptado por más de 100 países y cerca de un millón de empresas (2003). El código EAN más usual es EAN13, constituido por 13 dígitos y con una estructura dividida en cuatro partes: ▪
Código de empresa. Es un número compuesto por 5 dígitos, que identifica al propietario de la marca, otorgado por la Asociación de Fabricantes de España. Se introduce en GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS. ▪
Código EAN del país que otorgó el código, por ejemplo, en España 84. Se introduce en: PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: LISTAS SUPERVISOR: PAISES/PROVINCIAS MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 28 Artículos 2
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▪
Código de producto (5 dígitos). ▪
Código Validación: Se obtiene mediante una formula matemática en función de los 12 dígitos anteriores. Finalmente el código EAN se obtendría escribiendo todos los códigos anteriores pero de derecha a izquierda, desde la ficha del artículo pestaña Generales: Otros códigos marcamos EAN 13 y pinchamos en el +, el SIT nos preguntará si queremos generar el código EAN13 y en caso de faltar algún datos nos indicará donde. Envases y embalajes en la ficha del artículo [GESTION : ARCHIVOS : ARTICULOS : Pestaña GENERALES] MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 29 Artículos 2
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Envase: continente o soporte que contiene o guarda el producto. Cualquier recipiente, lata, caja o envoltura propia para contener alguna materia o artículo. Embalaje: todos los materiales que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar una mercancía. Pinchamos sobre el botón Envases/embalajes (carpetilla situada a la derecha de cantidad por embalaje) y se abre la ventana siguiente: En donde podemos incluir las medidas, volumen y peso, tanto del envase como del embalaje. Bien podemos crear tanto los envases como embalajes desde: GESTION COMERCIAL: MÁS: LISTAS GESTION: Envases y Embalajes, MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 30 Artículos 3
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Como desde la ficha del artículo, donde nos indicará que no existe y nos preguntará si queremos crearlo. Tipo de artículo [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTICULOS : Pestaña GENERALES] Opciones: Otros, Seguro, Venta por Bonos y Control de Acceso. Venta: Es el genérico. Seguro: es para especificar que un artículo es el Seguro, este tipo de artículos no obedecen a las condiciones de "lleva IVA" de la ficha del cliente pues no llevan IVA en ninguna circunstancia y en consecuencia genera un desglose de IVA por ser este tipo de artículo. Este tipo de artículo tiene una línea adicional en el desglose de iva que se llama "Operaciones interiores exentas de IVA por art. 20". Cuando un artículo es "Suplido" no lleva ninguna línea de Desglose de IVA. Por tanto si en un documento, incluimos un Artículo Normal con 21%, un Artículo con Seguro (la casilla de iva estará en blanco) y un Artículo con Suplido en el documento aparecerá dos líneas de desglose de IVA, una por el artículo del 21% y otra por el seguro, pero el suplido no lleva desglose de IVA. Así en el 347 se identificarán las "operaciones de seguro" de manera independiente al resto de operaciones. Venta por Bonos: Caso de uso: Servicio Técnico: vende un bono de 10 horas de atención técnica aplicando un descuento del 20%. Se facturan y cobran al cliente. Luego, cada vez que se atiende al cliente en una solicitud de reparación o pedido, el programa abona automáticamente las líneas hasta que se cumple la cantidad de bonos. Realización del proceso: Marcar el artículo como Tipo Venta por Bonos. Crear un pedido de ventas con una línea con cantidades positivas (p.e. 10 ) y otra línea con las mismas cantidades negativas (p.e. -­‐10 ). Procesar el pedido a albarán sólo de las cantidades positivas, quedando las negativas pendientes de servir. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 31 Artículos 3
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Tiempo después al ejecutar las horas crearemos nuevos pedidos por las cantidades correspondientes en cada momento. Al generar el albarán, se abonan las cantidades que queden pendientes en negativo del primer pedido. Control de Acceso: Estos artículos son identificados por el TPV como tipo entrada, generando un número de serie el cual es encriptado y convertido en code 128 e impreso este en el ticket. Alquileres: precisa módulo de Alquileres. Próximo costo, Margen comercial y Factor multiplicador [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTICULOS : Pestaña GENERALES] Habiendo seleccionado la divisa de compra: "Próximo Costo" refleja el precio de coste. Este valor monetario, se utiliza sólo si para un mismo artículo quiere establecer un precio de coste y un precio de venta, con el margen correspondiente. Los Márgenes para artículos se aplican de la siguiente manera: En "Próximo Costo" escriba el precio de coste. Para la Tarifa 1 (es posible definir hasta 3 tarifas para 3 tipos de clientes), podemos indicar bien un "Factor multiplicador" respecto del próximo costo (si escribe 110, estará multiplicando por 1,10, es decir; el precio de venta será un 110% del próximo costo), o bien un margen comercial "M%", en cuyo caso establecerá el porcentaje del margen comercial, aplicado en este caso al precio de venta, no al de costo. La fórmula que SIT utiliza en este último caso es la siguiente: "Precio Venta" = "Próximo costo" multiplicado por 1,XX (donde XX es el porcentaje a aplicar al próximo costo). Como podrá observar, SIT también puede hacer el cálculo a la inversa, es decir, escriba primero el "Precio Venta" o el precio de venta "IVA Incluido", y la aplicación calcula el margen aplicado. Los campos de "Próximo Costo", "Precio Venta" y "IVA Incluido" admiten la entrada directa de fórmulas. Por último, existe la posibilidad de modificar o aplicar el margen directamente en las líneas de un presupuesto de [VENTAS: ARCHIVOS: PRESUPUESTOS]. Aplicar la fórmula directamente en el campo que está debajo del botón "Precio Unitario". Puede escribir, por ejemplo, para un margen sobre el precio de coste de un 20%: Precio coste*100/80 (estas fórmulas no admiten paréntesis y no guardan la fórmula sino su contenido). Descuentos [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTICULOS : Pestaña GENERALES] SIT permite aplicar un Descuento para un artículo determinado. El descuento se introduce en el campo del mismo nombre, mediante la cantidad: si queremos aplicar un 10% a este artículo, se introduce “10”. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 32 Artículos 3
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SIT también permite incorporar descuentos desde la ficha de la Cuenta del Cliente o Proveedor (pestañas GESTIÓN o PRECIOS), e incluso de forma independiente en cada Artículo de un Documento Comercial. En estos casos, es necesario incluir en el campo Descuento la cantidad precedida del signo “+”, “;” o “.”. Ejemplos: 1.
“10+10”: al descuento del artículo se suma otro 10%, resultando un 20%. 2.
“10;10”: al artículo con el primer descuento ya aplicado (10% en el ejemplo), le aplicamos otro 10%. De esta forma, si un artículo tiene un precio de 100, al aplicar "10;10" su precio se queda en 81 (100 – 10% = 90 – 10% = 81). 3.
“.10”: anula cualquier descuento que pueda incorporar previamente el artículo. SI A PLICA N UEVOS D ESCUENTOS E N L A P ESTAÑA G ESTIÓN D E U NA C UENTA D E CLIENTE O P ROVEEDOR U TILIZANDO E STA S INTAXIS, N O A FECTARÁ A L OS DOCUMENTOS D E G ESTIÓN C READOS C ON A NTERIORIDAD. Comisión: Debemos saber: Fabricante: cualquier cuenta tipo Proveedor subtipo Proveedor y que en la pestaña gestión tenga marcado el check de FABRICANTE. Vendedor: cualquier cuenta que en su pestaña "Gestión" tiene alguna línea (aunque sea vacía) en Comisiones por Mandos. El SIT gestiona comisiones por ventas de la siguiente manera: * En cada línea de un documento comercial se puede introducir un comisionista y un porcentaje diferente. * Cualquier cuenta del Plan Contable puede actuar como comisionista. Por ejemplo, se puede introducir un cliente como comisionista de ese mismo cliente con la finalidad de, al final de un periodo, calcular descuentos globales. * Para que una cuenta reciba el tratamiento de "Vendedor" o "Comisionista", ésta debe tener asignada alguna comisión o descuento. Esta comisión o descuento podría ser 0. En Generales > Cuentas > Elegir el tipo de cuenta > Modificar Cuenta > Solapa Gestión > Comisiones por Mando., pulsar + para añadir una línea de comisión. Se debe indicar un porcentaje, si procede, si no, los valores pueden ser 0. * Se puede introducir en una cuenta de cliente la cuenta que hará de comisionista por defecto para todas las ventas. También se puede introducir un comisionista en cada uno de los Departamentos / Contactos Personales del Cliente. Este posible comisionista prevalece sobre el que puede aparecer en la ficha del cliente. * También se puede introducir un comisionista en determinado artículo para que sea introducido siempre que se utilice ese artículo. * El porcentaje por defecto de la comisión debe estar introducido en la cuenta del comisionista. También puede introducirse en la propia ficha del artículo. En este caso el porcentaje del artículo prevalece sobre el que pudiera tener el comisionista en su propia cuenta. * La comisión puede calcularse sobre el importe de la venta o sobre el margen. Para el cálculo del margen de la venta, en cada una de las líneas de la misma debe aparecer el costo. * En la ficha del artículo se marcará si la comisión de ese artículo debe calcularse sobre el importe de la venta o sobre el margen. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 33 Artículos 3
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* Aunque el SIT ayuda al control de las comisiones desde el Presupuesto del Cliente, es en el ALBARÁN de venta el documento donde se fija, de forma definitiva, el comisionista, el importe y las condiciones de la comisión. Una vez introducida, línea a línea, la información del comisionista y la comisión, el SIT dispone de un sistema de liquidación. El objetivo de este sistema es: * Recalculo de las comisiones si fuera necesario * Control de las comisiones ya liquidadas al vendedor Para controlar / liquidar comisiones, proceda así: [VENTAS: COMISIONES: GESTION COMISIONES] * Realice la búsqueda de líneas a liquidar por los criterios deseados * Clic en el botón "Procesos" y seleccione la opción "Generar Liquidación" * Imprima el informe con las opciones que le convengan. Los informes también están disponibles en: [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS: UTILIDADES GESTIÓN: COMPROBAR COMISIONES] IMPORTANTE: Es importante el conocimiento total del funcionamiento de la ventana de búsqueda de compras / ventas para lograr seleccionar las comisiones oportunas. Pestaña “Gestión” En la solapa gestión existe un campo para poner el código de intrastat, meses de garantía, si tiene o no número de serie o lote…. Pestaña “Observaciones” Posibilidad de introducir hasta tres tipos de observaciones diferentes dentro de la ficha del artículo. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 34 Artículos 3
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Modificar Artículos en Bloque Otra opción nos permite modificar en bloque varios artículos. Es muy útil para modificar datos previamente introducidos en todos o parte de los artículos a la vez (por ejemplo, modificar el porcentaje de IVA aplicado). Para ello deberá seleccionar los artículos que quiera modificar (utilizando la tecla “mayúsculas” o “comando”) y hacer clic en el “modificar en bloque”. SIT abrirá la siguiente ventana, en la que introducirá el nuevo dato o seleccionará otra opción que será común en todos los artículos seleccionados: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 35 Artículos 3
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Cambios de IVA Cuando por ley sufrimos un cambio en el porcentaje del IVA. El cambio debe efectuarse a partir de la fecha indicada en la nueva ley. Actualmente, todas las versiones de SIT en vigor (a partir de 13,322 V.C. 4,9) están preparadas para asumir el cambio Las únicas condiciones que se requieren son: 1.
Tener su aplicación SIT actualizada como mínimo, a la versión comentada más arriba 2.
Seguir unos sencillos pasos que le describimos en esta Nota Técnica. Los usuarios de TeleGest y TeleGest+ deben realizar los cambios en los Artículos en la siguiente ruta: ([GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS : ARTÍCULOS]) Los usuarios de TeleConta y TeleConta + deben realizar los cambios en los Conceptos Contables, en la siguiente ruta: ([ADMINISTRACIÓN: …MÁS: LISTAS CONTABILIDAD: Botón CONCEPTOS CONTABLES]) Además, en la versión V12 hemos incorporado un nuevo campo en la ficha de la empresa, de modo que sea el propio usuario el que configure el porcentaje de IVA que, por regla general debe aplicar a sus artículos en el momento de crear éstos. ([GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS: PESTAÑA GESTIÓN]) Cambiar el porcentaje del IVA en los Artículos ([GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS : ARTÍCULOS]) SELECCIONE LOS ARTÍCULOS CON EL TIPO DE IVA A MODIFICAR MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 36 Artículos 3
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Puede efectuar selecciones combinadas de artículos realizando una de las siguientes acciones: 1.
Seleccione con un clic el primer artículo. A continuación, pulsar mayúsculas y sin soltarla, seleccione el último artículo de la lista. 2.
Pulse la tecla "Comando" (Mac) o "CTRL" (PC) y sin soltarla, haga clic en cada uno de los artículos a seleccionar. 3.
Si quiere seleccionar todos los artículos de una lista (en aquellos casos en que previamente la haya filtrado por "Familias", "Fabricante", etcétera; pulse las teclas "Comando" (Mac) o "CTRL" (PC) y "A" a la vez. 4.
También puede seleccionar los artículos cuyo IVA no va a cambiar, si estos son una minoría. Selecciónelos por uno de los métodos anteriores y a continuación haga clic en el botón "Selección inversa": Ahora, el SIT mostrará todos los artículos a los que sí debe modificar su IVA. Selecciónelos pulsando las teclas "Comando" (Mac) o "CTRL" (PC) y "A" a la vez. MODIFICAR EN BLOQUE El siguiente paso consiste en hacer clic en el botón "Procesos" de la parte superior izquierda: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 37 Artículos 3
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A continuación, seleccionar la opción "Modificar en bloque". El SIT le mostrará la siguiente ventana: Haga clic en la opción "Impuestos", "IVA" e introduzca el nuevo porcentaje (21 ó 10, según corresponda). No teclee el signo "%". Por último, clic en "Aceptar". El SIT le mostrará un ventana de confirmación: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 38 Artículos 3
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Pulse “Continuar”. SIT cambiará el porcentaje del IVA en todos los artículos seleccionados. Recuerde que, si es su caso, también debe modificar el porcentaje del recargo de equivalencia. Debe repetir el proceso marcando “R.E.” e introduciendo el porcentaje correspondiente: •
•
•
Se mantiene el 0,5% para el tipo superreducido. Del 1% se pasa al 1,4% para el tipo reducido. Del 4% se pasa al 5,2% para el tipo general. En caso de que le afecte también el cambio del porcentaje de retención a cuenta del IRPF, realice el mismo proceso pero en vez de marcar “IVA” marque “Retención IRPF” e introduzca el porcentaje que corresponda. CÓMO ACTUALIZAR EL PORCENTAJE DE IVA RESPETANDO LOS PVP ORIGINALES A pesar de que cambie el IVA, ¿cómo puedo mantener el PVP de mis artículos? Si utilizamos el sistema de “cambio en bloque” del IVA en los artículos, el PVP de nuestros artículos subirá también. Para que esto no suceda recomendamos el proceso de “Exportación de artículos” que consiste en hacer los cambios en la composición del precio (PVP) de nuestros artículos en un fichero previamente exportado de SIT y, posteriormente, volver a incorporarlos a nuestra herramienta de gestión. Es algo un poco más complejo que una simple subida del IVA por lo que recomendamos la máxima atención y cuidado en la elaboración del proceso en cuestión. *** IMPORTANTE*** CUALQUIER PROCEDIMIENTO DE INCORPORACIÓN DE DATOS AL PROGRAMA DE FICHEROS MANIPULADOS POR EL USUARIO ES POTENCIALMENTE PELIGROSO YA QUE PODRÍAMOS DESTRUIR O MODIFICAR DE FORMA ERRÓNEA LOS DATOS CONTENIDOS EN EL PROGRAMA. LAS OPERACIONES DE IMPORTACIÓN DE DATOS ES NECESARIO QUE SE REALICEN POR PERSONAS CON CIERTA COMPETENCIA TÉCNICA Y EXPERIENCIA EN LA MANIPULACIÓN DE FICHEROS Y CONOCIMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS QUE SE UTILIZAN (EXCEL, PRINCIPALMENTE). SIEMPRE ES RECOMENDABLE REALIZAR PRUEBAS DE IMPORTACIÓN EN UNA COPIA DEL FICHERO DE DATOS DEL SIT, QUE PODAMOS SUSTITUIR EN CASO DE FALLO O ERROR EN LA IMPORTACIÓN. ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 39 Artículos 3
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[GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTÍCULOS] seleccionar los artículos cuyo PVP queremos que se mantenga pero cuyo IVA se incremente del 18 al 21%. Pulsamos el botón “Procesos” de la parte superior izquierda y seleccionamos “Exportación Genérica”: A continuación se abrirá la herramienta de “Informes Rápidos”: En la columna "Tabla actual", hacer doble clic en los campos a exportar: se irán situando, por orden, en la parte superior de dicha ventana. Los campos de la tabla [ARTÍCULOS] que debe seleccionar son: Código, Descripción y PrecioU1 o PrecioIVA1. Hecho esto, ir al menú "Archivo -­‐> Destino -­‐> Archivo en Disco". Y, nuevamente, en el menú Archivo, seleccionar “Generar…”: Introduzca el nombre que quiera darle al archivo generado (p.ej., Artículos18.txt) con extensión .txt y seleccione el lugar donde desee guardarlo. Acepte y cierre la herramienta de “Informes Rápidos”. Abra el fichero generado con una aplicación compatible (por ejemplo: Excel). *** PRECAUCIONES A OBSERVAR CON LA APLICACIÓN EXCEL*** En campos alfanuméricos, con ceros a la izquierda, excel omite, por defecto, los ceros, por lo que puede desvirtuar la información, al tomar siempre, estos campos como numéricos. En la hoja de cálculo debemos realizar los cálculos: Añada una nueva columna a la que denominaremos “Nueva Base”: Tomando como un valor FIJO el Precio de venta IVA Incluido (PrecioIVA1), calcularemos el Precio de Venta (sin IVA), habiendo aplicado el nuevo porcentaje de IVA que corresponda, 21 ó 10%. . En el caso que nos ocupa, al subir el IVA, necesariamente, bajará el importe de la base. La fórmula, para un IVA del 21%, sería: REDONDEAR((PrecioIVA1)/1,21;2) Para comprobar, a continuación, añadimos una nueva columna en la que introduciremos el nuevo tipo de IVA (21) y otra más donde calcularemos el nuevo PVP con la nueva base y el nuevo tipo de IVA. El PVP que obtengamos debe ser exactamente el mismo. Hecha esta comprobación, seleccionamos la columna “Nueva base” y copiamos el contenido y hacemos un “pegado especial” (sin movernos de la columna). De este modo la “nueva base” ya no estará en función del PVP anterior. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 40 Artículos 4
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Eliminamos, ahora, las columnas “nuevo PVP” y las columnas originales PrecioU1 o PrecioIVA1. De este modo ya sólo tendremos: Colocamos la columnas según el siguiente orden: 1.-­‐ Código del Artículo 2.-­‐ Vacío 3.-­‐ Vacío 4.-­‐ Vacío 5.-­‐ Vacío 6.-­‐ Vacío 7.-­‐ Vacío 8.-­‐ Vacío 9.-­‐ Precio de Venta (Sin IVA), que corresponde a “Nueva Base” 10.-­‐ Porcentaje de IVA (21) que corresponde a “nuevo Tipo IVA” Eliminar ahora la fila de cabecera y salvar el fichero como “texto delimitado por tabulaciones”. Cerrar el fichero. Regresamos a SIT: GESTIÓN COMERCIAL: …MÁS: UTILIDADES DE GESTIÓN: IMPORTAR ARTÍCULOS y ejecutar la importación del último fichero generado. En el SIT, se actualizarán los precios de los artículos, que coincidan con los que se incluyen en el fichero, recalculando el PVP con los nuevos Precio de Venta y Porcentaje de IVA. CAMBIO DE IVA EN DOCUMENTOS DE GESTIÓN SIT dispone de una prestación de cambio de IVA de forma individual en cada documento de gestión, de todos los artículos incluidos en el documento de gestión seleccionado. Es aplicable a: Ventas: Presupuestos/pedidos/albaranes/facturas Compras: Sólo a albaranes y facturas Desde un presupuesto/pedido/albarán/factura de venta o bien en un albarán/factura de compras: pinchando sobre el icono de operaciones sobre líneas: Seleccionamos la opción: CAMBIAR IVA. SIT mostrará la ventana de solicitud de nuevo IVA para todos los artículos del documento en cuestión: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 41 Artículos 4
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Indicamos el IVA a aplicar y ACEPTAR. CAMBIO DE IVA EN BLOQUE EN PEDIDOS DE CLIENTES En pedidos de clientes, además de la prestación anterior, SIT nos permite cambiar el IVA en bloque de cada línea de los pedidos seleccionados, al NUEVO IVA que tenga el artículo en su ficha. Sólo se hace si la cuenta del cliente tiene asignación de IVA. Ventas: archivos: Pedidos de clientes (ventas): selección de los pedidos: pinchamos en el botón Procesos: procesos automáticos: Opción Cambiar IVA SIT nos preguntara: Elegir Cambiar. MINIMOS POR ALMACEN Dentro de la ficha de un artículo en el botón procesos: introducir mínimos por almacén. Está opción en función de la selección de artículos y mirando en cada familia de ese artículo el campo "Plazo Análisis de Consumo". 1. Buscará en todas las ventas de el almacén seleccionado el artículo marcado y calculará la fecha de búsqueda. 2. Con esa fecha de búsqueda buscara todos los albaranes de venta que estén en ese periodo y con el "Margen de Seguridad" que se encuentra en artículos, calculara los mínimos de almacén. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 42 Artículos 4
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Composición de Artículos Un artículo puede componerse a su vez de otros artículos. En este caso, cada vez que utilice el nuevo artículo que encabeza una composición (en un documento de gestión, movimiento de almacén, etc.), SIT introducirá también los artículos que pertenecen a dicha composición. El artículo contenedor de otros artículos en una composición puede llamarse “Producto terminado”. Como paso previo, deberá crear en [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS:ARTÍCULOS] tanto el artículo que encabezará la composición como los artículos que formarán parte de ella. Pueden pertenecer a familias diferentes. Para crear una nueva composición, acceda a: [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS :COMPOSICIONES] 1.
Clic en "Nuevo". 2.
Introduzca el código y descripción del artículo principal, así como la cantidad. 3.
Añada uno a uno los artículos necesarios para la composición, indicando su cantidad, coste e imputación (porcentaje del artículo que se incorporará a la composición. Será 100% en la mayoría de los casos). a.
Seleccione la casilla FM (factor multiplicador) si desea que este artículo sea multiplicado por el mismo número de unidades del producto terminado cada vez que se fabrique o incluya en un documento la composición. SIT tiene un sistema para conocer si algún artículo está compuesto de otros y en qué proporción. El fundamento principal de funcionamiento es que cualquier artículo puede ser, a su vez, un componente de cualquier otro. Es decir, no hay distinción técnica entre artículos y subartículos o materias primas. (Por supuesto, el usuario puede distinguir unos y otros mediante su inclusión en familias diferentes). SIT puede utilizar las composiciones de artículos en los siguientes casos: 1.
En Gestión Comercial, al realizar un presupuesto de venta, si existen frecuentes operaciones de venta que responden a un modelo, se puede introducir ese modelo como composición. Al crear el presupuesto, basta con introducir el artículo compuesto haciendo clic en "Integrar Composición", para que el programa incluya en el presupuesto todos los artículos sencillos contenidos en la composición del lote. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 43 Artículos 4
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2.
En Gestión Comercial, al generar una orden de fabricación, haciendo clic en "Producto Terminado" se introduce éste como artículo a producir y su composición como artículos a consumir. El usuario puede programar tantas composiciones de los artículos como desee. Introduciendo la composición de un artículo (o Producto Terminado), el usuario determina qué factores productivos son necesarios para la producción del Producto Terminado, en qué cantidad son necesarios y cuál es el coste de cada uno de los factores y, en consecuencia, cuál es el coste del Producto Terminado. En Procesos, opción “Actualizar Precio Coste Factores”, SIT actualiza los posibles cambios en los costos de los factores productivos que, necesariamente, deben repercutir en el cálculo de un nuevo costo del Producto Terminado. Una vez calculado el coste de un Producto Terminado, el usuario puede guardarlo en la ficha del artículo haciendo clic en Procesos “Actualizar Precios de Venta”. El programa introduce el nuevo costo en la ficha del artículo y, opcionalmente, actualiza también los precios de venta. Artículos accesorios SIT tiene la capacidad para introducir de forma automática los artículos que son accesorios de otro artículo y que deben ser Presupuestados, servidos y/o facturados conjuntamente. Por ejemplo, se puede conseguir que, en un Documento Comercial: A. Al añadir un artículo de un equipo reproductor multimedia, SIT introduzca automáticamente el artículo Canon Digital que le corresponde. B.
Al introducir una venta de artículo carne, SIT introduzca automáticamente el artículo impuesto sobre Deshechos Cárnicos. C.
Al introducir un artículo impresora, SIT introduzca automáticamente los artículos cable y cartuchos de tinta. Para conseguir la introducción automática de Accesorios, dirigirse a: [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTÍCULOS]. 1.
Crear primero el artículo accesorio en [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTÍCULOS]. 2.
Ir a [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTÍCULOS : modificar el artículo principal : pestaña PRECIOS]. 3.
Clic en el espacio debajo de ACCESORIOS, CÓDIGOS. 4.
Hacer clic en el signo "+" que hay a la derecha de "Accesorios". 5.
El cursor se sitúa a la izquierda. Teclear el código del Artículo Accesorio. 6.
Introducir la cantidad. Al añadir Artículos accesorios, deberá indicar la cantidad por unidad del artículo principal. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 44 Artículos 4
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A partir de ese momento, cada vez que se introduzca el Artículo principal en un Documento de Gestión, SIT invitara a introducir cada uno de los Accesorios, siendo las cantidades las siguientes: -
Si en cantidad (punto 6) no ha introducido ningún valor (o cero), entonces siempre introduce 1 accesorio independientemente del número de unidades del artículo principal. -
Si escribe 1 u otra cantidad (punto 6), cada vez que en un Documento de Gestión introduzca el artículo principal, se generarán artículos accesorios cuya cantidad será el producto de la cantidad del artículo accesorio por la cantidad del artículo principal. Impresión de Tarifas Ir a [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTÍCULOS], seleccionar los artículos (Cmd/Ctrl+A, para seleccionar todos) y hacer clic en Imprimir. Se abre una ventana donde podrá seleccionar la opción “Imprimir Tarifa de Precios”. Incluir IVA. Impresión de Etiquetas SIT permite la impresión de etiquetas para los artículos, incluyendo la impresión del código de barras. Como primer paso, ir a [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS : ARTÍCULOS], o a los documentos comerciales [VENTAS: ARCHIVOS: ALBARÁN] y seleccionar el/los artículos. A continuación, clic en Imprimir y seleccionar la opción Etiquetas: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 45 Artículos 4
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Confirmar para que SIT abra el módulo estándar de impresión de etiquetas. Una vez generadas, SIT presenta el editor de etiquetas. De los campos del fichero "Informes" que se muestran, debe usar los siguientes (ver Lista de Campos): 
[Código] Contiene el Código del artículo. Es el campo al que se debe asignar el tipo de letra 4
5
Code39 para su impresión en forma de código de barras . 
[Texto] Contiene la descripción del artículo. Este campo puede imprimir varias líneas, por lo que es necesario darle una altura suficiente. 
[Importe01] Contiene el PVP 1 (I.V.A. incluido). Deberá hacer clic en dichos campos y sin soltar el botón del ratón, arrastrarlos a la ventana que se encuentra a la derecha: Ajuste el tamaño (clic en esquinas del campo) o posición (clic en el propio campo y arrastrar). Puede modificar, para el campo seleccionado, su texto y estilo (ver parte inferior de la ventana de Etiquetas). El aspecto final de la etiqueta podría ser como el siguiente: Además, es posible presentar otra información en sus etiquetas (seleccionando en Lista de Campos alguna de las siguientes opciones): 
[Importe02] Contiene el PVP 2 (I.V.A. incluido) 
[Importe03] Contiene el PVP 3 (I.V.A. incluido) 
[Importe04] Contiene el porcentaje de Descuento del artículo 
[Importe05] Cantidad de artículos 4
Si su ordenador no dispone de esta tipografía, en el paquete de instalación de SIT puede encontrar un fichero con este tipo de letra (Code39Barcode) en la carpeta “contents/extras/accesorios”. 5
La referencia para el código de barras del artículo es el "Código del Artículo" y ese código es el que se representará en el código de barras al imprimirlo, con el formato que se elija. Simplemente seleccione la tipografía adecuada cuando imprima las etiquetas de los artículos. En [ GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS: GESTIÓN : ENTRADA DIRECTA ESPECIFICACIONES ] puedes decidir qué caracteres compondrán el código de barras entre código de artículo y especificación, pero esta nomenclatura no se acoge al código EAN -­‐ 13, por lo que simplemente podrás introducir en este apartado el nº de caracteres para el código del artículo". MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 46 Artículos 4
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
[Importe06] Número de la etiqueta 
[Importe07] Número total de etiquetas impresas 
[Fecha] Fecha del movimiento de almacén 
[DocumentoComercial] Nº del documento (albarán, factura, etc...) desde el que se imprimen las etiquetas. 
[NumeroSerie] Número de serie (cada etiqueta muestra uno de los números de serie introducidos en el documento comercial) 
Imagen o logotipo: primero copie la imagen y a continuación “péguela” (Comando/CTRL + V) en la propia etiqueta. Puede establecer atributos de texto para los campos tales como fuente, tamaño, alineación y estilo. Haga clic en el campo[s] y seleccione los atributos apropiados. Los textos y objetos estáticos también pueden ser ubicados en la etiqueta. Podría usarlos para definir por ejemplo, una dirección de devolución. Si desea concatenar campos para que no haya espacios entre ellos cuando se impriman, arrastre y deje caer el segundo campo directamente en el primer campo. SIT ubica un carácter “+” entre los campos para indicar que los campos están concatenados en una misma línea. Generalmente usted hace esto con campos como nombre y apellido o CP y provincia. Después de haber creado los contenidos de la etiqueta (campos, posición, atributos de texto, etc.) deberá definir el número de etiquetas por hoja, su posición en el papel, los márgenes, etc. en la pestaña Disposición: Tras hacer clic en tamaño de la etiqueta, podrá definir los tamaños de etiqueta, y puede hacerse lo mismo para el tamaño del papel. Si selecciona Redimensión automática, los valores de Ancho y Alto de la etiqueta se definen automáticamente. Puede definir el número de etiquetas por fila y columna, el espacio entre ellas, y si son impresas desde la primera página, hacia abajo, o viceversa. Puede imprimir cualquier número de etiquetas por registro. Si va a imprimir en una hoja incompleta de etiquetas, puede hacer clic en la primera etiqueta en la cual desea empezar a imprimir. Las etiquetas anteriores serán ignoradas (sólo en la primera página). MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 47 Artículos 4
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Puede especificar el diseño del papel de la etiqueta utilizando las áreas de entrada en la página Disposición o elegir un diseño estándar del listado Código estándar. Esta lista desplegable contiene especificaciones para una variedad de hojas de etiquetas comerciales estándar. Recuerde que puede guardar su modelo de impresión para su uso posterior haciendo clic en Guardar. Imagen del Artículo En primer lugar, seleccione la imagen que desea incorporar al artículo. A continuación, ejecute el comando copiar (Comanda/ CTRL + C). A continuación, ir a [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTICULOS], seleccione el artículo, pestaña Generales y haga clic en el recuadro para su imagen (parte inferior derecha). Por último ejecute el comando pegar (Comando/CTRL + V). Tendrá que confirmar (guardar el registro) para que la imagen quede almacenada en SIT. Al abrir nuevamente el artículo, lo verá con su imagen. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 48 Documentos de Gestión (I) 4
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CAPÍTULO 4. DOCUMENTOS DE GESTIÓN (I) Introducción El sistema de gestión SIT debe permitir el "reflejo" inmediato de cualquier incidencia que se produzca en el período en el que una operación está abierta: desde que se emite un presupuesto o se publica una tarifa de precios, hasta que se efectúa un cobro o pago. Por ello, es aconsejable que se utilicen todas las fases del proceso que se consideran en este módulo. SIT basa su trabajo de gestión en: 1.
Planificación de un presupuesto, basado en precios de coste actualizados o en una tarifa de precios fija. 2.
Aprobación del presupuesto mediante la generación de un Pedido de Cliente. 3.
Prestación de servicios, producción y/o entregas de materiales mediante la generación de uno o múltiples albaranes desde el pedido del cliente. 4.
Facturación del albarán o albaranes según las normas de facturación de la empresa. 5.
Ejecución del cobro de las facturas. El proceso de compras funciona exactamente de la misma manera, siempre y cuando la empresa tenga un sistema de compras que no está relacionado directamente con el de ventas; es decir, cuando la empresa compra para mantener un stock de artículos. En el caso en el que la empresa compre o subcontrate servicios para cada una de las operaciones de venta, el proceso de venta anteriormente descrito puede tener la siguiente derivación: 1.
Desde el pedido del cliente se generan los pedidos a los proveedores. 2.
Recepción de servicios y materiales mediante la generación de uno o múltiples albaranes desde el pedido al proveedor. 3.
Facturación del albarán o albaranes de compras según las normas de facturación del proveedor (el usuario reproduce con SIT lo que el proveedor ha hecho en su sistema de gestión). 4.
Ejecución del pago de los vencimientos. La generación de un documento a partir del anterior produce un efecto general: 
El documento anterior cambia su estatus de "Pendiente" a "Procesado" o una terminología adaptada a cada caso, pero similar a la anterior. Si el procesamiento del documento es parcial, éste puede tomar el estatus "Parcialmente procesado" o similar. 
El documento generado adquiere un estatus de "Pendiente". Tipos de documentos [COMPRAS O VENTAS] 1.
Presupuesto de venta/compra: documento que refleja una intención de compra / venta. Puede aceptarse en su totalidad o parcialmente, lo que quiere decir que a partir de un presupuesto o propuesta podemos generar uno o más pedidos. 2.
Pedido: es un presupuesto aprobado. Justifica la aceptación del presupuesto y es el punto de partida para la realización de cualquier trabajo, servicio, preparación de material, preparación de compras, etc. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 49 Documentos de Gestión (I) 4
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Un Pedido puede ser terminado totalmente o en partes, lo que quiere decir que podremos generar entregas parciales de cada uno de los pedidos, convirtiéndose en Albaranes. 3.
Albarán: refleja el momento de la recepción / entrega de una mercancía o producto, su producción o la prestación de un servicio. En el albarán se podrá ejecutar movimientos de entrada o salida en almacén. El Albarán justifica y registra que el servicio se ha cumplido o el material se ha entregado. De un sólo pedido podremos obtener múltiples entregas en distintos periodos. Además, realizaremos los movimientos de almacén en el momento justo en que se producen. Cada uno de los albaranes podrá ser convertido en Facturas de forma individual, o bien puede acumular entregas de un pedido para facturar en bloque todos los albaranes procedentes del mismo pedido. 4.
Factura: documento que se debe cotejar con el albarán, con el fin de hacerla efectiva. Se persigue el objetivo de que los responsables de cada departamento (comercial, compras, almacén o técnico, y contable) generen los respectivos documentos en SIT. Al contable, por ejemplo, le será fácil cotejar una factura con un albarán creado a través de la misma aplicación. Cuando tenemos un determinado documento de gestión abierto, se puede convertir en otro documento haciendo clic en “Procesos”, opción con el nombre del documento al que se puede convertir (en la parte inferior izquierda de la ventana). De esta forma, pasamos de un presupuesto a pedido (una vez aceptado el presupuesto), de un pedido a albarán (cuando el pedido sale o entra en almacén) y de un albarán a factura (cuando se pasa al cobro o se efectúa el pago). Opciones de “Procesos” en un Pedido de Cliente, con la opción para crear el Albarán. Para los servicios ofrecidos desde el S.A.T., SIT genera los siguientes documentos: 1.
Solicitud de reparación (equivale al Presupuesto de Venta). 2.
Orden de reparación (equivale al Pedido). Datos de Cabecera Nuevo Documento COMPRAS / VENTAS : PRESUPUESTO / PEDIDO / ALBARÁN / FACTURA]. Clic en “Nuevo” Cuando va a crear un nuevo documento de gestión cumplimentará, en primer lugar, los datos de la parte superior o cabecera. Para moverse de un campo a otro, le recomendamos utilizar la tecla "Tabulador". MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 50 Documentos de Gestión (I) 5
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Ejemplo de la cabecera de un presupuesto de ventas. Los principales datos que deberá cumplimentar son: 
Número de registro: este número es correlativo y SIT le irá proponiendo uno nuevo por cada documento. No obstante, si introduce una cifra superior, SIT continuará la numeración de nuevos documentos a partir del último número introducido. 
Cliente / Proveedor: está formado por dos campos. El primero corresponde al número de cuenta del cliente o proveedor mientras que el segundo corresponde con su descripción. Si conoce todo o parte del nombre, escríbalo en el segundo campo y a continuación pulse la tecla "tabulador". Si quiere que SIT le muestre un listado con todas las cuentas, escriba en cualquiera de los dos campos un signo "?". SI U NA V EZ I NTRODUCIDA U NA C UENTA Q UIERE C AMBIARLA, D EBE P ULSAR L A TECLA " MAYÚSCULAS" Y S IN S OLTARLA, C LIC E N E L B OTÓN " CLIENTE" O "PROVEEDOR" I MAGEN D EL P RISMATICO. S I S ÓLO P ULSA U NO D E E STOS BOTONES, S E A BRE L A V ENTANA D E M ODIFICACIÓN D E L A C UENTA INTRODUCIDA. 
Contacto: es la persona o departamento a la que va a dirigir este documento. Si el contacto tiene una dirección distinta de la dirección de la Entidad o Cuenta, la dirección de envío corresponderá a la dirección del contacto. 
Proyecto: sólo si quiere asignar su documento a un Proyecto Analítico. Previamente deberá dar de alta sus proyectos en [CONTABILIDAD : ANALÍTICA : PLAN DE CUENTAS : NUEVO]. También se puede usar proyectos sin contabilidad analítica: ir a LISTAS: CONTABILIDAD: PROYECTOS/CAMPAÑAS BOTON PROCESOS: AJUSTAR NIVELES, se abre una pantalla incluir Dígitos que se quieran utilizar en cada proyecto y nombre genérico, así en un documento de gestión p.e. albaranes permite incluir proyectos. 
Estado: se modifica automáticamente por SIT. No obstante, el usuario puede seleccionar determinados estados del documento. 
Medio de Pago: puede seleccionar uno de la lista. Por defecto, SIT selecciona el medio de pago de la cuenta de cliente o proveedor introducido previamente. 
Actividad: por defecto, SIT selecciona la actividad de la Entidad de la cuenta de cliente o proveedor introducida previamente. 
Tipo IRPF: puede seleccionar uno de la lista. Por defecto, SIT muestra la opción que previamente haya seleccionado en la cuenta de cliente o proveedor. 
Tarifa: para modificar este dato, debe hacer clic en "Cliente" o "Proveedor" para que se abra la ventana de modificar cuenta. A continuación ir a la pestaña "Gestión". MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 51 Documentos de Gestión (I) 5
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Modificar Documento [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS / VENTAS : PRESUPUESTO / PEDIDO / ALBARÁN / FACTURA]. Modificar documento (doble clic en la línea del documento a modificar). Para modificar la cabecera de un documento ya introducido en SIT, debe tener en cuenta lo siguiente: 
Cambie su tipo de usuario en [GENERALES : USUARIOS : modificar su usuario]. 
Seleccione en "Tipo de usuario" una de las siguientes opciones: "Supervisor", "Contable" o "Vendedor". 
Por último, ir al documento de gestión cuya cabecera quiere modificar, y haga clic en "Procesos", opción "Modificar Cabecera": “Modificar Cabecera” permite modificar los datos en la Cabecera de un Documento. 
Seleccione o modifique los datos en la cabecera del documento. RECUERDE Q UE C ON L A O PCIÓN “ MODIFICAR C ABECERA” S E E VITAN C AMBIOS INESPERADOS P OR U SUARIOS N O A UTORIZADOS. Añadir, modificar y eliminar Artículos [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS / VENTAS : PRESUPUESTO / PEDIDO / ALBARÁN / FACTURA]. NUEVO o MODIFICAR. Una vez ha cumplimentado los datos de la cabecera del documento de gestión, el siguiente paso consiste en incorporar artículos a su documento. Una vez ha incluido los artículos, puede modificarlos o eliminarlos del documento. Preste atención a los botones que se encuentran en la parte derecha: 
Para añadir artículos a un documento de gestión deberá hacer clic en "+". 
Para eliminar artículos previamente añadidos, hacer clic en "-­‐". 
Para modificar un artículo, deberá hacer doble clic en la línea del artículo. 
Para copiar un artículo, selecciónelo, haga clic en “C” y a continuación, clic en “P”. 
Puede modificar el orden de sus artículos dentro del documento seleccionando con un clic la línea del artículo. Hacer clic en la flecha “arriba” o “abajo” para desplazar el artículo. 
En un documento comercial con muchas líneas puede encontrar la línea de un artículo: tecla Control + clic sobre las líneas e introducir el código o descripción: si se hace sobre la zona blanca, empieza desde el principio a buscar. Si se hace sobre un registro, busca a partir de ese registro.
MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 52 Documentos de Gestión (I) 5
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
Por último, dispone de un botón “operaciones sobre líneas” que le permiten, previa selección con un clic de un artículo, realizar diversas operaciones como: ajustar bruto y líquido, imprimir etiquetas, ver el extracto, introducir composición de artículos o números de serie, etc. Artículos de un Documento de Gestión, con los botones para permitir su edición. Botones para añadir, eliminar, modificar, copiar, pegar y efectuar otras operaciones en los Artículos. Debajo de esta ventana, encontrará el botón “Trazabilidad”. Seleccione un artículo y clic en este botón para conocer documentos de origen o documentos posteriores relacionados con dicho artículo. Además, si tiene abierta la ventana de “Existencias”, dispondrá de una amplia información actualizada sobre dicho artículo. Botón de “Trazabilidad”. Procesar un nuevo Documento de Gestión Como hemos visto en "Tipos de Documentos", cada documento tiene una función muy específica dentro de la gestión de la empresa. La creación y supervisión de los distintos documentos puede ser realizada por personas diferentes, o bien por la misma, pero dentro de fases claramente diferenciadas (comercial, producción-­‐logística, administrativa y contable). Lo ideal es que un proceso de compra o venta comience siempre por un "Presupuesto". Una vez se han introducido todos los datos que lo conforman, quedará a la espera de que el cliente o la propia empresa –si son compras– decidan aceptar dicho presupuesto y crear su "Pedido". Por lo tanto, un usuario procesa un nuevo documento de gestión cada vez que decide crear un nuevo documento partiendo del anterior. Procesar un Pedido de Ventas Esta labor la realizará preferiblemente un usuario del departamento comercial. El objetivo es informar, a producción o logística, que un presupuesto ha sido aceptado. Para crear un Pedido a partir de un presupuesto, ejecute estos pasos: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 53 Documentos de Gestión (I) 5
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1.
Ir a [GESTIÓN : DOCS DE GESTIÓN : VENTAS : PRESUPUESTOS] y modificar el Presupuesto sobre el que se quiere crear el Pedido (doble clic en la línea del presupuesto). Recuerde que sólo puede modificar presupuestos cuyo estado sean "Pendiente" o "Parcialmente aceptado". 2.
A continuación, clic en el “Procesos”, opción "Pedido Cliente", que se encuentra en la parte inferior del Presupuesto: 3.
SIT le muestra la ventana "Datos de la operación": 
Puede modificar la fecha o bien poner la del día de hoy (haciendo clic en el botón "Hoy" a la derecha del campo fecha). MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 54 Documentos de Gestión (I) 5
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
En "Identificación del Cliente / Proveedor", puede escribir información sobre este documento que le facilite su cliente o proveedor. 
Por último, tiene la opción de imprimir el Pedido que se va a crear, generar un Plan de Trabajo (sólo usuarios con el módulo de Fabricación) o heredar "Observaciones" que haya escrito en su presupuesto. 4.
Confirme. SIT le mostrará la ventana de "Entrada Parcial": 
Esta ventana le permitirá especificar qué cantidad de cada artículo va a incorporar en el nuevo pedido. Si confirma, se incluirán todos los artículos con sus cantidades especificados en el Presupuesto. No obstante, puede pulsar la tecla "Tabulador" y modificar las cantidades a "Procesar" (es decir, a introducir en el Pedido que se va a crear). 5.
Confirme para generar el nuevo Pedido. Para poder visualizarlo, sólo tiene que ir a [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS : PEDIDOS]. Procesar un Pedido de Compras Puede crear un pedido de compras desde un presupuesto de compras o desde un pedido de ventas. En ambos casos, modificar el documento y hacer clic en “Procesos”, opción "Pedido Proveedor". Si procesa el pedido de compras desde un pedido de ventas, se mostrará en primer lugar la siguiente ventana: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 55 Documentos de Gestión (I) 5
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Ventana "Datos de la operación". En el campo "Proveedor" debe indicar la cuenta del proveedor. Recuerde que en el primer campo se introduce el código y en el segundo la descripción. Puede teclear un "?" si quiere buscar en la lista de proveedores. Siga los pasos 3 a 5 indicados en el apartado "Procesar un Pedido de Ventas". También puede procesar un pedido de compras seleccionando en [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS : PEDIDOS] varios pedidos a la vez (pulsando las teclas CMD/CTRL o Mayúsculas y clic en los pedidos de ventas a procesar), cuyas compras se realizarán al mismo proveedor (en un único pedido). A continuación, haga clic en "Procesos", opción "Procesos automáticos". SIT le mostrará la siguiente ventana: La opción "Generar Pedidos a Proveedores en Exclusiva" se utiliza cuando ha seleccionado un único proveedor en un único artículo de su lista de artículos [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : modificar Artículo : pestaña PRECIOS/CUENTA]. Si selecciona "Generar Pedidos a Proveedores consignados en pedidos de clientes", deberá haber indicado en los pedidos (dentro de cada artículo) cuál va a ser su proveedor. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 56 Documentos de Gestión (I) 5
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Procesar un Albarán (de compras o ventas) Esta labor la realizará preferiblemente un usuario de producción o logística. El objetivo es informar de que un bien o servicio ha sido producido o entregado y se puede facturar. Para crear un albarán, deberá ir a [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS / VENTAS : PEDIDO : Modificar Pedido (compras o ventas)]. A continuación, clic en “Procesos", opción “Albarán". SIT le mostrará una de las siguientes ventanas: Ventana para procesar un albarán de compras. Ventana para procesar un albarán de ventas. Elija las opciones que le interesen y confirme. Siga los pasos 3 a 5 indicados en el apartado "Procesar un Pedido de Ventas". MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 57 Documentos de Gestión (I) 5
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Procesar una Factura (de compras o ventas) Esta labor la realizará preferiblemente un usuario de administración o contabilidad. El objetivo es generar la factura de ventas y sus vencimientos, o realizar el pago de una factura de compras. Para crear un albarán, deberá ir a [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS / VENTAS : ALBARÁN : Modificar Albarán (compras o ventas)]. A continuación, clic en el botón "Procesos", opción “Factura”. SIT le mostrará una de estas ventanas: Ventana para procesar una factura de compras. Ventana para procesar una factura de ventas. Seleccione la serie y marque las opciones que correspondan. Confirme. Otro método consiste en seleccionar varios albaranes a la vez en [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS / VENTAS : ALBARÁN]. A continuación, haga clic en "Procesos", opción "Procesos automáticos". SIT le mostrará la siguiente ventana: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 58 Documentos de Gestión (I) 5
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Las facturas se procesan de forma automática. Trazabilidad de los documentos SIT le permite conocer la trazabilidad de todos los documentos que ha ido procesando. De esta manera, es fácil saber, por ejemplo, qué presupuesto, pedido o albarán (de compras o ventas), corresponde a un determinado artículo de una factura de ventas. Además le permitirá abrir la ventana de Existencias, que le ofrecerá información muy útil sobre las existencias del artículo seleccionado, así como otros datos de gran utilidad (deberá tener previamente activada la preferencia "ventana de información de existencias" en [GENERALES : USUARIOS : pestaña PREFERENCIAS]). Para conocer la trazabilidad, modificar un documento de gestión, seleccionar un artículo y clic en el botón "trazabilidad" que se encuentra en la parte inferior derecha de esta ventana. Botón de trazabilidad. Modelos de Impresión de Documentos de Gestión [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PRESUPUESTO/ PEDIDO/ ALBARÁN/ FACTURA: Seleccionar Documento (un clic)]. Clic en “Imprimir”. Seleccione el modelo que más le interese, así como las opciones para el nuevo documento que va a imprimir: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 59 Documentos de Gestión (I) 5
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Al principio, le recomendamos imprimir o visualizar un documento con cada uno de los modelos, con el fin de elegir el que más se ajusta a la imagen de su empresa. UNA V EZ E LEGIDO E L M ODELO Y L AS O PCIONES Q UE U SARÁ C ON M ÁS ASIDUIDAD, P UEDE I R A [ GENERALES : EMPRESAS : PESTAÑA GENERALES] Y C ON U N DOBLE C LIC P ONER E N V ERDE O R OJO L AS P REFERENCIAS D E I MPRESIÓN DESEADAS. E N [ GENERALES : EMPRESAS : PESTAÑA GESTIÓN] P ODRÁ S ELECCIONAR S U MODELO D E I MPRESIÓN P OR D EFECTO ( DESPLEGABLE “ MODELO F ACTURA”). Los usuarios deben tener en cuenta que SIT es un programa universal, donde cualquier modificación o mejora que se publica en cada nueva versión está siempre a disposición de todas aquellas empresas o personas que cuenten con un Contrato de Mantenimiento. Por esta razón, SIT dispone de un modelo de Documento Comercial, el modelo TG, además de otros modelos que durante estos años han sido solicitados por nuestros clientes y que se pueden seleccionar desde la ventana de diálogo de impresión de cada uno de los documentos, o predefinir en [GENERALES : EMPRESAS : GESTIÓN : Modelo de Factura]. → SIT pone a disposición de sus clientes un servicio de personalización del modelo de Documento Comercial (presupuesto, pedido, albarán y factura). → Nuestros clientes pueden solicitar, bajo presupuesto, nuevos modelos de documentos así como cualquier mejora de la aplicación. Una vez publicada la mejora en cada nueva versión SIT, sólo el usuario que en su momento contrató la mejora puede solicitar cambios sobre su modelo o mejora. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 60 Documentos de Gestión (II) 6
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CAPÍTULO 5. DOCUMENTOS DE GESTIÓN (II) Presupuesto [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PRESUPUESTO] Si introduce los datos de los artículos en el Presupuesto, evitamos tener que hacerlo en el resto de documentos de gestión (ver "Procesar un nuevo Documento de Gestión"). Al abrir un nuevo presupuesto, la aplicación le solicita una serie de datos entre los que se incluyen los artículos objeto del presupuesto. Estos artículos se añaden, quitan o modifican con los botones “+”, “-­‐“, o Ctrl/Cmd + + , Ctrl/Cmd + -­‐ modificar que se encuentran a la derecha de la ventana. Opciones en presupuestos Podemos introducir varias opciones dentro de un presupuesto. Cuando introducimos los artículos a presupuestar, en la línea del artículo podemos ir introduciendo las distintas opciones: Cuando terminemos de introducir las distintas opciones: 1.
2.
Un presupuesto que tiene artículos con distintas opciones, es necesario que se incluya una línea de comentario para subtotalizar cada una de las opciones. Dentro del presupuesto podemos elegir o no una de las opciones presupuestadas: Si no ponemos nada en el campo "Opción Preferida", muestra el presupuesto con el total de las dos opciones y sin totalizar al final. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 61 Documentos de Gestión (II) 6
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Si elegimos una opción dentro del presupuesto en el campo "Opción Preferida, muestra el presupuesto con el total de la opción elegida.
Líneas de comentario En la creación de Documentos Comerciales, es posible incluir "líneas de comentarios". Estas líneas de comentario tienen las siguientes características:  Son libres: pueden introducirse cuantas se necesiten y no afectan al importe del documento.  Funcionan como subtotal: una línea de comentario subtotaliza todas las líneas de artículos que le siguen hasta el próximo comentario o hasta el final del documento 
Al imprimir el documento, puede elegirse si se imprimen los comentarios o no. Igualmente, pueden imprimirse únicamente los comentarios. Utilidad de las líneas de comentarios:  Una línea de comentario puede mostrar subtotalizado un producto o lote que está compuesto de distintos artículos.  Una línea de comentario puede servir para mostrar, en un presupuesto, distintas opciones de una misma oferta.  Al imprimir, el comentario sirve para no mostrar al cliente la "descomposición" del lote/servicio ofertado. Gestión Opcional de la Cantidad en Comentarios: Existe una opción más refinada del uso de los comentarios. Esta opción permite mostrar la cantidad y el precio unitario en un comentario, además del subtotal. Para utilizar esta prestación, active en la ficha de la Empresa la preferencia "1305 Gestión de Cantidad en Comentarios". A partir de ese momento, en una línea de comentario:  El total del comentario es la suma de las líneas que están inmediatamente por debajo del mismo  La cantidad será la cantidad de la línea inmediatamente posterior al comentario  El precio unitario será el resultado de dividir el total por la cantidad. Esta prestación permite que, en caso de productos compuestos, se le muestre al cliente sólo las líneas de comentario y éstas sean suficientes para explicar la operación ofertada. Es aplicable en el caso en que un artículo debe ser acompañado de otros (accesorios o manipulados), pero se desea ofertarlo sin mostrar esos otros. Tenga en cuenta que: -­‐ La totalización es sobre los artículos que se encuentren por debajo de la línea de comentario, hasta la siguiente línea de comentario. -­‐ Se puede subir o bajar una línea de comentario o de artículo con las fechas arriba o abajo. Para introducir una línea de comentario: Escribir un asterisco "*" en el campo de código del artículo. De esta forma, lo que introduzcamos en esta ventana se convierte en comentario, no permitiendo otros datos como stock, costes, precios, etc. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 62 Documentos de Gestión (II) 6
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Puede elegir si quiere imprimir o no las líneas de comentario, así como si desea imprimir o no las líneas de artículos (puede, por ejemplo, imprimir líneas de comentario a modo de resumen, y ocultar las de artículos). Para ello, seleccione el documento y a continuación haga clic en el botón imprimir. En la siguiente ventana, marque o desmarque las casillas de imprimir líneas de artículos y comentarios. Impresión y Exportación Desde [VENTAS: ARCHIVOS : PRESUPUESTOS] existen varias posibilidades de impresión de documentos relacionados con los Presupuestos. Para ello sólo hay que seleccionar el presupuesto y hacer clic en “Impresora” (Comando/Ctrl + P): 1.
Impresión de Presupuesto Completo: elegir el modelo. 2.
Rentabilidad de Proyecto: si el presupuesto está asignado a un Proyecto, se imprime un informe completo sobre su rentabilidad. 3.
Seguimiento: imprime un informe con las ventas, compras y margen, relacionadas con este presupuesto. 4.
Resumen: imprime un presupuesto abreviado, sin los datos de las empresas (sólo la descripción). Si el Presupuesto es demasiado complejo (con mucho texto en las observaciones), es posible que SIT no imprima correctamente el documento utilizando su modelo habitual. En este caso, dispone de la posibilidad de exportar toda la información del presupuesto a un procesador de texto donde podrá darle un formato adecuado. Para ello, seleccione el presupuesto y clic en “Procesos”, opción "Exportar Propuesta", se genera un .txt. Precios de Coste (Presupuestos de Ventas) SIT permite ver, elegir y efectuar simulaciones sobre los costes de un determinado artículo introducido en un presupuesto. Esto es de gran utilidad para ajustar al máximo el precio ofrecido, controlando el margen. Para ello previamente, en la ficha del artículo tenemos que el proveedor/es asignados y sus precios para el artículo. ¿Donde se introduce el costo de un artículo y su proveedor? Existen varios "Costos" y es imprescindible entender el origen de cada uno de ellos: -­‐ Próximo Costo: Es el costo que se muestra en la ficha del artículo <ALMACENES/ARTÍCULOS : ARTÍCULOS> -­‐ Costo Consignado en el proveedor: < CUENTAS : PROVEEDORES : PRECIOS > y < ALMACENES/ARTÍCULOS : ARTÍCULOS : Precios/Cuenta > -­‐ Último costo: El costo de la última compra -­‐ Mejor Costo: El Mejor costo de todas las compras -­‐ Más frecuente -­‐ Costo Consignado en el Documento Comercial, es decir, en la propia línea de presupuesto o pedido consignamos proveedor, costo y margen para ese artículo en ese caso. 1.
Introduzca los artículos en [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PRESUPUESTOS : Modificar / Nuevo Presupuesto : pestaña “Presupuesto Cliente”]. 2.
Clic en la pestaña “Costes”. Se mostrará la siguiente ventana: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 63 Documentos de Gestión (II) 6
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3.
Seleccione un artículo (con un clic), y a continuación clic en una “lupa”. Podrá modificar el precio unitario de venta, el proveedor, el coste unitario e incluso el coste total (en aquellos casos en que éste no sea proporcional al número de artículos). Proveedores (Presupuestos de Ventas) La introducción de líneas de artículos en Presupuestos y Pedidos difiere en bastantes aspectos de la introducción de líneas en todo el resto de documentos. El motivo de esta diferencia es la capacidad que tiene SIT para entender una gestión de venta como un proceso completo que parte de un PRESUPUESTO AL CLIENTE, del cual deriva todo el resto de documentos hasta completar la venta. Por esta razón, SIT permite que el usuario decida o analice qué proveedor o proveedores servirán las mercancías o servicios necesarios para atender la petición del cliente. En el formulario de entrada de datos para cada línea de artículo (haciendo doble clic en la línea de artículo de un presupuesto, o haciendo clic en “+” dentro de un presupuesto para crear un nuevo artículo), y con el candado que aparece al lado de la casilla Bruto cerrado, el usuario puede introducir hasta tres proveedores y/o tres precios diferentes (apartado “Compras” en la parte inferior de la ventana). También puede marcar qué proveedor prefiere para, en caso de ejecutar el procedimiento de “GENERAR PEDIDOS A PROVEEDORES”, el programa sepa de antemano a cuál de los tres proveedores debe hacer el pedido: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 64 Documentos de Gestión (II) 6
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Ventana de modificar artículo en un Presupuesto. Además, el usuario puede forzar que en cada nueva línea de artículo se introduzca automáticamente la misma combinación de proveedores que tecleó en la línea anterior, así como las condiciones de descuento y comisión. Para ello, mantenga pulsada la tecla “CONTROL” después de confirmar la línea en que introdujo estos datos, o bien pulse la tecla “CONTROL” a la vez que añade una nueva línea: en ambos casos SIT sugerirá la combinación de proveedores de la última línea existente, o bien la que el usuario haya seleccionado previamente. El % de rentabilidad es el resultado de una fórmula: Margen de la operación/Precio de venta. Margen de la operación= Precio de Venta -­‐ Coste. Para pasar de presupuesto de cliente a pedido de cliente, entramos en el presupuesto botón procesos: Pedido cliente. Pedido [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PEDIDO] Puede hacer clic en el signo "+" de un pedido nuevo o modificado, con el fin de añadir un nuevo artículo. Haciendo doble clic en un artículo existente, le ofrece la posibilidad de modificarlo. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 65 Documentos de Gestión (II) 6
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Proveedores por Artículos (Pedido de Ventas) En cada línea de artículo de un pedido de cliente puede indicar un proveedor para ese artículo y para ese pedido. Tiene también la opción de introducir proveedores de manera automática en el botón "Introducir costos: último, mejor y más frecuente". Este proceso rellenará los espacios de cada proveedor con el costo último, mejor y más frecuente, siempre que se hayan producido anteriormente pedidos de este artículo. Si desea fusionar dos o más pedidos a un mismo proveedor, sin romper la trazabilidad de sus operaciones, vaya a Pedidos, selecciónelos y haga clic el botón “Procesos”, opción "Fusionar". Se podrá indicar un proveedor para todos los artículos del Pedido Proveedor sin necesidad de indicarlo en cada una de las líneas. Esta opción ejecuta el pedido para todos los artículos presentes en el pedido, independientemente de que tengan o no proveedor. Para ello ir a: [DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PEDIDOS (VENTAS ) : Modificar]. Clic en “Procesos“, opción “Pedido Proveedor”. También puede introducir el Proveedor y el costo para cada nuevo artículo de un Pedido de Ventas. Dentro del artículo, en cada línea "Compras", podrá indicar hasta 3 proveedores con distintos precios y seleccionar uno de ellos y calcular el margen a la hora de generar el Pedido a proveedor. Previamente debe añadir un nuevo artículo o modificar uno de los existentes en el presupuesto o pedido de ventas. Haga clic en “Operaciones sobre líneas”, opción "Introducir Compras", y a continuación doble clic en el precio que quiere seleccionar. Puede repetir este proceso hasta tres veces: Tiene las siguientes opciones: 
Coste futuro en Ficha del artículo: es el dato introducido en el campo "próximo costo" en la ficha del artículo. 
Precios de Costo por Ofertas: son los precios introducidos en Cuentas de Proveedores, pestaña "Precios". 
Últimos precios en Compras: son los precios introducidos en Albaranes de Proveedores. 
Últimos precios en Presupuestos: son los precios introducidos en Presupuestos de Proveedores. Cierre esta ventana haciendo clic en el botón con la cruz roja. Los precios seleccionados se muestran en la ventana "Modificando Línea", del artículo que está creando o modificando en el pedido. Si no quiere que el nuevo precio de compra modifique a su vez el precio de venta, debe cerrar el candado que se encuentra a la derecha del campo "Bruto" (mediante un clic en ese candado): MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 66 Documentos de Gestión (II) 6
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A continuación, haga clic en el botón de selección que se encuentra a la izquierda del precio de compras elegido. Si hace clic en "Sin Coste" se establecerá como coste igual a cero. En “Operaciones sobre las líneas” también tiene la opción "Introducir costos". Se introducirán los proveedores y costes de pedidos anteriores. Generar Pedidos a Proveedores El sistema de creación de pedidos a proveedores desde uno u otro lugar son diferentes y todos garantizan la trazabilidad de la operación: 1.
[GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PEDIDOS (VENTAS) : Modificar], clic en “Procesos”, opción "Pedido Proveedor". 2.
[GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PEDIDOS (VENTAS)], clic en “Procesos”, opción “Procesos Automáticos”. Con Procesos Automáticos tendrá dos posibilidades, que podrá elegir en la siguiente ventana: 1.
Generar Pedidos a Proveedores en Exclusiva. 2.
Generar Pedidos a Proveedores consignados en pedidos de los clientes. Generar Pedido a Proveedores en Exclusiva: Previamente deberá tener activada en [EMPRESAS : PREFERENCIAS] la opción “1303 : Forzar costes en Presupuestos” (debe estar en verde). El programa generará pedidos a proveedores cuando encuentre artículos que están en [CUENTAS : PROVEEDORES : MODIFICAR : Pestaña PRECIOS] o en [GESTIÓN : ALMACENES : ARTICULOS : MODIFICAR/AÑADIR : Pestaña PRECIOS/CUENTA] con un sólo proveedor. Eso significa que el artículo tiene MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 67 Documentos de Gestión (II) 6
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solamente un proveedor en exclusiva y el programa ya conoce a quién debe enviar el pedido. En este último caso, no es necesario indicar el proveedor en el pedido de cliente. No es un articulo con proveedor en exclusiva cuando éste está incluido en la pestaña "precios" de más de un proveedor, o en la pestaña “precios/cuenta” de un artículo hay más de un proveedor. Generar Pedido a Proveedores consignados en pedidos de clientes: En cada línea de artículo de un pedido de cliente puede indicar un proveedor para ese artículo y para ese pedido. Tiene también la opción de introducir proveedores de manera automática haciendo clic en “Operaciones sobre las líneas”, opción "Introducir costos". Solamente es posible realizar esta operación con pedidos de forma individualizada. Hacerlo de otra forma conllevaría romper la trazabilidad de las operaciones. Si desea fusionar dos o más pedidos de compras a un mismo proveedor, sin romper la trazabilidad de sus operaciones, vaya a Pedidos, selecciónelos y haga clic en el botón "Fusionar". Número de Pedido El número de pedido facilitado por el cliente es un dato importante que puede figurar en albaranes y facturas. A continuación, introducir dicho número en el campo “SU Nº DE PEDIDO” en el Pedido de Cliente: PARA Q UE E STE N ÚMERO A DEMÁS Q UEDE R EFLEJADO E N L OS D OCUMENTOS COMERCIALES, D EBE A CTIVAR ( COLOR V ERDE) L A P REFERENCIA 0 314 "IMPRIMIR O RIGEN E N DOCUMENTOS C OMERCIALES" E N [ GENERALES : EMPRESAS : MODIFICAR EMPRESA : PESTAÑA GENERALES] . Fusionar Pedidos a un Proveedor Cada vez que crea o modifica Pedidos al Proveedor [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS : PEDIDO], tiene la opción de fusionar varios documentos en un único documento (de varios Pedidos a un único Pedido). De esta forma, puede seleccionar todos los pedidos de un proveedor, procesarlos y obtener un único pedido resultante. Esto se consigue con la opción "Fusionar" del botón "Procesos". Procesar un Pedido para crear un Albarán Si está modificando un pedido, haga clic en “Procesos”, opción “Albarán” para generar automáticamente el Albarán (excepto si NO es facturable). El estado del Pedido cambia a “servido”. Desde la ventana de introducción de datos, le ofrece varias posibilidades: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 68 Documentos de Gestión (II) 6
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1.
Facturable: se crea un Albarán con estado de “Facturable”. Posteriormente, se puede generar la factura desde el albarán. 2.
Facturación inmediata: se genera un Albarán con estado “Facturación inmediata” Posteriormente, se puede generar la factura desde el albarán. SIT crea un aviso al usuario que tenga activada la preferencia “Recibir avisos de gestión” ([GENERALES : USUARIOS : PREFERENCIAS]), para que emita la Factura. 3.
No facturable: no se genera Albarán ni Factura. Se conoce que el Pedido está servido por su “Estado”. A continuación deberá indicar para cada artículo cuantas unidades debe procesar. Hay que tener en cuenta que pueden existir artículos cuyas unidades ya se encuentren procesadas (lo que significa que ya se ha generado un pedido al proveedor con anterioridad), total o parcialmente. Para desplazarse por cada artículo (cantidades), le recomendamos utilizar la tecla “tabulador”. Artículos en Depósito Si el artículo de un pedido de ventas lo va a tener el cliente en depósito, deberá indicárselo a SIT de la siguiente manera: [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS : PEDIDO] 1.
Clic en Nuevo. Cumplimente la cabecera del Pedido. 2.
Añada artículos (clic en “+”). 3.
Clic en “Procesos”, opción “Albarán”. 4.
Clic en opción “Depósito”: 5.
Confirme y seleccione las cantidades que van a estar en depósito. 6.
Confirmar. PARA Q UE L A A PLICACIÓN L E A DVIERTA D E Q UE E XISTEN A RTÍCULOS E N DEPÓSITO, I R A [ GENERALES : EMPRESAS : PREFERENCIAS] Y H AGA D OBLE C LIC E N L A OPCIÓN 1 306 : A DVERTIR D E A RTÍCULOS E N D EPÓSITO, P ARA Q UE E STA OPCIÓN E STÉ E N V ERDE. Imprimir Pedidos Desde [Ventas: archivos: PEDIDOS] existen varias posibilidades de impresión de documentos relacionados con los Pedidos. Para ello sólo hay que seleccionar el pedido y hacer clic en “Impresora” (Comando/Ctrl + P): 
Impresión de Pedido Completo: elegir el modelo para su pedido. 
Estado del Pedido: informe que reproduce la información de la ventana “entrada parcial”, donde se reflejan las unidades pedidas, servidas y pendientes. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 69 Documentos de Gestión (II) 6
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
Orden de Trabajo (sólo con Módulo de Fabricación Externa): nos ofrece la información contenida 6
en la pestaña “Orden de Trabajo” , que se puede ver cuando se abre un pedido. 
Rentabilidad de Proyecto: si el Pedido está asignado a un Proyecto, se imprime un informe completo sobre su rentabilidad. 
Seguimiento: imprime un informe con las ventas, compras, existencias y margen, relacionadas con este pedido. 
Por especificaciones (si los artículos del Pedido dispone de especificaciones). 
Etiquetas. Impresión con la Dirección de Entrega Para imprimir la dirección de entrega en un Pedido o Albarán (a un cliente), seguir estos pasos: 1.
Ir a [GESTIÓN : ALMACENES : ALMACENES] 2.
Clic en Nuevo. 3.
Introducir datos de la dirección de entrega. 4.
En los campos de Cuenta, introducir la persona en nómina encargada de este almacén (campo optativo). 5.
Clic en "Imprimir dirección en pedidos" (marcar la casilla). 6.
Realizar el Pedido de Ventas [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : CLIENTE : PEDIDO (Nuevo o Modificar)]. 7.
Clic en botón “Procesos”, opción "Albarán". 8.
Se abre la ventana "Datos de la operación": Seleccionar almacén de entrega. Confirmar. Para imprimir la dirección de entrega en un Pedido al Proveedor, seguir estos pasos: 1.
Ir a [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : PROVEEDOR : PEDIDO] 2.
Seleccionar Pedido. 3.
Imprimir. Albarán [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : ALBARÁN] El albarán es el documento que, en cualquier tipo de negocio, informa del momento en que el material solicitado por el cliente está efectivamente entregado por la empresa, o bien que el servicio solicitado ha sido prestado. Utilizando albaranes, incluso en las empresas de servicios, se consigue aislar la fase de entrega de producto o de prestación de un servicio de la fase de facturación. Esto es imprescindible, dado que el proceso de facturación obedece a otros condicionantes que no tienen nada que ver con la realización efectiva de la venta o prestación. 6
Activar previamente en [EMPRESAS : GENERALES : PREFERENCIAS EMPRESAS], opción 18: Activar producción externa. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 70 Documentos de Gestión (II) 7
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El Albarán como herramienta de gestión del almacén Además, este documento mantiene una estrecha relación con los movimientos de almacén. Al introducir un nuevo albarán, SIT ejecuta dos acciones: 1.
Entrada / Salida de Almacén (no es automático, es necesario efectuar manualmente este paso). 2.
Factura. Existen dos tipos de albaranes: 
Compra (genera entradas en Almacén). 
Venta (genera salidas en Almacén). Movimiento de Almacén El movimiento de salida de almacén se realiza desde: [DOCUMENTOS DE GESTIÓN : ALBARANES (Venta) : Nuevo / Modificar], botón “Procesos”, opción “Salida de Almacén”, o en bloque desde [ UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : “SALIDA DE ALMACÉN” ]. El movimiento de entrada de almacén se realiza desde [DOCUMENTOS DE GESTIÓN : ALBARANES (Venta) : Nuevo / Modificar], botón “Procesos”, opción “Entrada de Almacén”, o en bloque desde [ UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : “ENTRADA DE ALMACÉN” ]. IMPORTANTE: Si realiza Albaranes pero no efectúa las salidas o entradas de almacén correspondientes, se reducen las existencias virtuales (ver “Movimientos de Almacén”; Terminología). Este dato, que puede ver desde la Ventana de Existencias, si resulta negativo puede llegar a impedir la realización de nuevos albaranes. En [GENERALES : USUARIOS : modificar Usuario : PRIVILEGIOS : “Evitar control de existencias”] puede impedir, advertir o permitir a un determinado usuario realizar nuevos albaranes de venta pese a no disponer de existencias reales para ello. Si realiza la Entrada / Salida de Almacén en bloque, SIT le ofrece varias opciones para seleccionar aquellos albaranes a los que quiere dar entrada o salida de almacén, entre otras: 
Cuentas (de cliente o proveedor). 
Fecha contable o fecha de emisión del Albarán. 
Número de Registro del Albarán. 
Importe Base del Albarán. 
Estado del Albarán. 
Documento relacionado. 
Clave de Albarán o de Facturación. 
Artículo. 
Documentos con determinadas descripciones. Agrupación (fusión) de Albaranes Es una opción de SIT para agrupar albaranes en un único Albarán. 1.
Ir a [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTION : ALBARANES]. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 71 Documentos de Gestión (II) 7
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2.
Seleccionar los albaranes, clic en "Procesos automáticos", opción "Fusionar". Tras confirmar, seleccionar el albarán a mantener y al cual se añade el contenido de los otros albaranes. Agrupación de Albaranes en una Factura [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTION : ALBARANES]. Seleccione los albaranes y clic en el "Procesos automáticos", opción "Facturar". Siempre que se ejecute el Proceso Automático de Facturación de Albaranes, SIT tenderá a generar una sola factura por cada grupo de albaranes que coincidan en determinados criterios. Por ejemplo, todos los albaranes pertenecientes al mismo cliente tenderán a ser facturados en la misma factura. No obstante, aún coincidiendo la cuenta es necesario que no existan divergencias en el contenido de los siguientes campos entre cada albarán: 1.
Forma de Pago. 2.
Días de Pago y Plazos de Pago. 3.
Número de Vencimientos. 4.
Plazo para los vencimientos. 5.
Proyecto (sólo si en la ficha del cliente se ha marcado la opción correspondiente). 6.
Las Cuentas del Recargo financiero y Descuento Financiero. 7.
Si [EMPRESAS : GENERALES : Campo "Modalidad SIT"] tiene seleccionado "Transportes": En la Pestaña "Portes" de los distintos albaranes deben tener el mismo transportista, además de compartir otros datos relacionados con los portes. 8.
Clave de Albarán. Clave de Albarán / Factura Este campo lo encontrará en [GESTIÓN : ALBARANES : Modificar un Albarán] y en [CUENTAS : CONTRATOS : Modificar un Contrato]. La clave de albarán se utiliza cuando se procesan varios albaranes del mismo cliente, forzando a que SIT genera varias facturas, una por cada clave de albarán. Su objetivo es forzar al SIT para que genere tantas facturas como diferentes claves de albarán existan. Para agrupar albaranes en una única factura con la misma "clave de albarán / factura", además deben cumplirse los criterios de agrupación de albaranes en una factura vistos en el apartado anterior. Clave de Facturación No confundir el campo "Clave de Albarán / Factura" del documento "Albarán" y el campo "Clave de Facturación" incluido en la pestaña "Gestión" de las ventanas de Clientes y Proveedores ([GENERALES : CUENTAS : CLIENTE / PROVEEDOR : Modificar : Pestaña GESTIÓN]). La "Clave de Facturación" es un campo que se encuentra en la ficha de los clientes o proveedores, y es un criterio de búsqueda. Su utilidad es poder localizar, entre todos los albaranes pendientes de facturar, aquellos que pertenecen a todas las Cuentas que contengan una determinada clave de facturación (la búsqueda se realiza desde [GESTIÓN : DOCS. DE GESTIÓN : COMPRAS/ VENTAS : ALBARANES], clic en "Lupa"). MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 72 Documentos de Gestión (II) 7
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Por ejemplo: si ha creado una clave de facturación "M" que significa "mensual", el usuario podrá buscar mensualmente los albaranes de aquellas cuentas que contengan dicha clave, para así facturarlos en un único proceso (destacándolos y haciendo clic en el botón "Procesos Automáticos"). Las claves de facturación son libres. Cada usuario elige qué claves utilizar y con qué sentido. Puede utilizar claves de facturación como las siguientes: I (Inmediata), V (Viernes), M (Mensual), TR (Trimestral), etc. Albarán no facturable Si quiere cambiar el estado de un albarán desde facturable a facturado, pero sin que se genera la correspondiente factura (factura contabilizable), hacer lo siguiente: 1.
Modificar el albarán (mediante doble clic). 2.
Clic en botón “Facturar”. 3.
En la ventana “datos de la operación”, clic en “Factura no contabilizable”. 4.
Confirmar. Portes En cada albarán puede introducir la información de los portes. Como paso previo, deberá crear las unidades de portes en [GENERALES : LISTAS : GESTIÓN : “Unidades de Portes”]. Modifique o cree un albarán y haga clic en la pestaña Portes. Una vez que se introduce una cuenta de transportista (que puede ser cualquiera de las cuentas SIT), el parte de porte queda grabado junto al albarán. En "Bultos que contienen" debe introducir la distribución de la mercancía. 
Contenido: es la unidad de envío (Palé, Camión, Furgoneta, etc.). 
"Que contienen" es la unidad de empaquetado: "Caja, Cajón, paquete, etc.). Una composición de distribución de mercancía puede ser: 2 PG (Palé Grande) que contienen 25 CJ (Cajas) Posteriormente, los partes de portes pueden ser gestionados desde [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : G. RUTAS]. Desde ese lugar, puede distribuirse la mercancía en las distintas unidades de empaquetado. Siempre que modifique la cantidad de una línea, puede hacer clic en el botón "Generar" para completar las unidades adicionales. El peso se muestra en el albarán si cumple la siguiente condición: 1. En el artículo además del peso, tiene que tener unidades de porte y unidades de caja. 2. En la ficha del cliente en la pestaña Gestión, que no tenga marcado "Mostrar Artículos Empaquetados". PORTES DE IMPORTACIÓN Todos los artículos de importación tienen embalaje y envase, dentro del envase y embalaje se encuentran las medidas, pesos y volumen (ver apartado: Envases y embalajes en la ficha del artículo de este manual). El SIT permite que una vez introducidos los artículos en el presupuesto y situarnos en la pestaña "Portes", donde podemos observar que el programa agrupa por proveedor, mostrando una lista con : Proveedor, Volumen y Peso Bruto, está agrupación se hace porque normalmente si se fabrica en un mismo país, pero MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 73 Documentos de Gestión (II) 7
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en distintos proveedores, y las recogidas de mercancía se comienzan en el proveedor que tiene más volumen y después este va recogiendo la carga a los proveedores con menor volumen. En el apartado "Portes", el programa calcula cuantos contenedores necesita y de que tipo, calculando el volumen cmb o m3. Mundialmente existen tres tipos de contenedores: 1. Standard 20' Capacidad = 29 m3 Peso Bruto máximo = 21.000 Kg 2. Standard 40' Capacidad = 60 m3 Peso Bruto máximo = 26.000 Kg 3. High Cube 40' Capacidad = 68 m3 Peso Bruto máximo = 26.000 Kg El SIT trocea el volumen total de la mercancía y decide cuantos contenedores necesita y de que tipo, es decir, la mercancía es agrupada por proveedor teniendo en cuenta el volumen y peso de la carga, determinando el tipo de contenedor necesario en función del peso y el volumen. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 74 Documentos de Gestión (II) 7
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Hoja de Contenido (Packing-­‐List) Para imprimir una hoja de Contenido (Packing-­‐List), debe proceder así: Cumplimentar el parte de Porte en cada albarán, en [GESTIÓN : PEDIDO O ALBARÁN : Pestaña Portes] cumplimentar la distribución en cajas/paquetes de la mercancía. Si lo quiere repercutir ese coste en el cliente, entonces debe añadir esa línea como un artículo más en el documento de gestión, en lugar de utilizar la herramienta de "Portes". Impresión de Etiqueta “Expediente del Porte” Adjunto al albarán es posible generar un "Expediente del Porte". Este expediente contiene toda la información necesaria para el registro de todos los datos del transporte y su posterior seguimiento. Es posible imprimir etiquetas de envío para todos los bultos que componen el albarán. Para ello: 1.
Cumplimente el Expediente de Portes, en la pestaña PORTES: como mínimo se deberán introducir el Nº de Bultos y el contenido por "Bulto". 2.
En la lista de albaranes, seleccione los albaranes de ventas deseados. 3.
Clic en el botón Imprimir. Elija la opción "Etiquetas de Envío". 4.
Se abre la ventana de diseño de etiquetas. 5.
De los campos del fichero "Informes" que se muestran, debe usar los siguientes: 
[Código-­‐] Contiene el nº de Albarán. 
[Descripción-­‐] Nº de caja y el total de cajas ("Cj. 1 / 12") (Caja 1 de un total de 12). La unidad "Caja" puede ser cualquier otra elegida por el usuario. 
[Texto] Contiene la dirección de entrega del cliente. 
[Texto2] Contiene la identificación del transportista. 
[Cabecera01] Nº de Expedición. 
[Cabecera02] Portes Pagados / Debidos. 
[Cabecera03] Nº y tipo de bultos (Palés, Containers, etc.). 
[Cabecera04] Nº y tipo de cajas (Cajas, Paquetes, Estuches, etc.). 
[Fecha] Fecha en Origen. 
[Importe01] Peso Bruto. 
[Importe02] Peso Neto. 
[Importe03] Volumen. 
[Importe04] Número de la Etiqueta. Algunos campos contienen varias líneas, por lo que es necesario ajustar su tamaño para que se muestre el contenido completo. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 75 Documentos de Gestión (II) 7
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Importes Accesorios (Importaciones) Modifique o haga nuevo Albarán de Compra y seleccione la pestaña ALMACÉN. Podrá incorporar los importes accesorios, que consisten en informar de aquellos gastos que conlleva la importación de una determinada mercancía. Estos gastos podrán ser incrementados en el “próximo coste” del artículo ([GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS]). Con esta utilidad, podrá repercutir en el próximo coste y el precio de venta de un artículo los gastos que conlleva la compra de dicho artículo. Los importes accesorios se distribuyen en los siguientes gastos: 
Flete. 
Cambio de moneda. 
Transporte interior. 
Impuestos. 
Aduana. 
Otros. Cada coste de los anteriormente citados, puede distribuirlos de forma proporcional entre todos los artículos o sólo en parte de ellos. Tiene que hacer clic en las casillas que hay debajo de la columna “distribución”. Cada casilla corresponde, de izquierda a derecha, a los gastos de la columna de la derecha, de arriba abajo: Estos costes se aplicarán al próximo coste del artículo seleccionado, y si lo desea, al precio de venta, Haga clic en el “Operaciones sobre las Líneas”, opción "Actualizar Precios". LOS I MPORTES A CCESORIOS N O M ODIFICAN L OS P RECIOS D EL A LBARÁN N I D E LA F ACTURA D E C OMPRA. D EBERÁN S ER C ONTABILIZADOS A PARTE. Factura [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : FACTURA EXPEDIDA O RECIBIDA] MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 76 Documentos de Gestión (II) 7
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Generación automática de Facturas Ir a [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS : ALBARANES]. SIT permite generar facturas a partir de un albarán previo. Desde la ventana de Albaranes, hacer clic en el “Procesos Automáticos” para emitir las facturas a partir de los albaranes existentes. Naturalmente, el usuario deseará emitir las facturas correspondientes a cierta selección de albaranes. Si se prevé que el número de facturas resultantes del proceso van a ser muchas, recomendamos no marcar la opción "Imprimir documentos generados". De esta manera, mientras el programa genera las facturas, el usuario podrá trabajar en otros procesos diferentes. Una vez terminado el proceso de facturación, proceda a imprimir los documentos. La "CLAVE DE FACTURACIÓN" es un campo que se encuentra en la ficha de los clientes y no es más que un criterio de búsqueda. Su utilidad principal es seleccionar, entre todos los albaranes pendientes de facturar, todos aquellos que pertenecen a determinada clave de facturación. Por ejemplo: si la clave de facturación "M" significa "mensual", el usuario buscará cada mes todos los albaranes de esa clave para facturarlos en un sólo proceso. Las claves de facturación son libres. Cada usuario elige qué claves utilizar y con que sentido. De esta manera, al facturar albaranes bastará con determinar qué clave de facturación se quiere ejecutar. Series de Facturas SIT permite registrar las facturas, tanto Expedidas como Recibidas en distintas series. Para dar de alta las distintas series, acceda a [GENERALES : EMPRESA : modificar empresa : Pestaña Gestión] y dé de alta las series necesarias. Ya que no es habitual que se precisen distintas series en las facturas recibidas, puede seleccionar su serie por defecto para dichas facturas. De esa manera, SIT evitará preguntarle la serie cuando maneje facturas recibidas. Marca FR (factura recibida) para la serie que se quiera utilizar para las mismas. En su ficha de Usuario puede, además, determinar qué serie de facturas emitidas debe proponer SIT por defecto [GENERALES : USUARIOS : modificar usuario : Preferencias]. Pagos por Transferencia En aquellos casos en que quiera imprimir una factura con forma de pago TRANSFERENCIA, le interesará reflejar su cuenta bancaria para facilitar dicho pago. Previamente tiene que tener dada de alta esta Cuenta, en [GENERALES : CUENTAS : BANCOS]. En la ficha de esta Cuenta, ir a la pestaña CONTABLES, e introducir los 20 dígitos de dicha cuenta bancaria. Teclee su Cuenta de Pagos en [GENERALES : EMPRESAS : Pestaña CUENTAS]. En la parte inferior tiene una casilla con el nombre "Banco Pagos". Impresión de Facturas El usuario puede imprimir las facturas de una en una o en bloque. Dispone de distintos modelos de impresión para que pueda elegir el que mejor se adapta a sus necesidades. Es posible que el usuario pretenda imprimir documentos comerciales y SIT se lo impida mostrando un mensaje que dice "No se han encontrado documentos". MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 77 Documentos de Gestión (II) 7
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La razón es SIT sólo imprime documentos que, según la normativa vigente, tengan el nombre de "Factura". Entre otras cosas, esta circunstancia obliga a que los artículos o servicios facturados se detallen en dicho documento. Lógicamente, en las facturas que se introducen tan sólo como registro de I.V.A. en contabilidad o bien las facturas que han sido importadas a ese registro desde otras aplicaciones, no llevan el citado detalle de artículos y, por lo tanto, no son susceptibles de ser impresas. No obstante, el usuario puede optar por imprimir el modelo "FACTURA DE SERVICIOS". Este modelo no pretende imprimir el desglose o composición de la factura sino únicamente el campo OBSERVACIONES. Se puede configurar la impresión de información adicional para que figure en todas las facturas. Ir a: [GENERALES : EMPRESAS : Pestaña GESTION], poner en verde la Preferencia “CONDICIONES GRALES. PARA FACTURAS EXPEDIDAS”. Cuando la fecha de la factura y la FECHA DE ENTREGA del albarán NO coinciden, la factura imprimirá los 7
datos del albarán del que procede. Esto es obligatorio por Ley (en toda factura debe figurar la fecha de entrega de un bien o prestación de un servicio, cuando se haya producido en fecha distinta a la de la factura). Para aquellos casos en que la fecha de entrega y la de la factura coincidan, existe la opción de NO imprimir los datos del albarán de procedencia de cada artículo en la factura. Ir a [EMPRESAS : PREFERENCIAS] y ponga en rojo (mediante un doble clic) la opción 0314 : Imprimir Origen en D. Comerciales. NO E S P OSIBLE I MPRIMIR F ACTURAS O FICIALES S I N O C ONTIENEN A L M ENOS UN A RTÍCULO. Dirección Fiscal y Dirección de la Factura En las facturas impresas se mostrará el nombre legal y el nombre comercial (ambos datos de la Entidad). También aparecerán el nombre o departamento del contacto y su dirección, siempre que el contacto tenga marcada la casilla "Facturas" en "clasificación para la gestión" y en la factura esté seleccionado en el campo "Contacto". En este último caso, no se tendrá en cuenta la dirección del Contacto si se ha seleccionado la siguiente casilla: "No utilizar esta dirección en Facturas Expedidas". Cuando no coincide la dirección de la Entidad con la de la Factura, en el documento impreso se mostrará un aviso debajo del número de factura indicando cuál es la Dirección Fiscal (corresponde con la que figura en la Entidad). 7
El artículo 6 del REGLAMENTO POR EL QUE SE REGULAN LAS OBLIGACIONES DE FACTURACIÓN y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido en relación al Domicilio que debe constar en las facturas expedidas, aprobado por REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, establece que: Artículo 6. Contenido de la factura: 1. Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones: a) Número y, en su caso, serie. (...) i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 78 Documentos de Gestión (II) 7
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Abono de Facturas Recomendamos realizar el abono sobre el albarán y no en la factura. De esta manera, desde el albarán negativo (de abono) podrá generar la factura negativa (de abono) correspondiente. Tanto si realiza el proceso vía abono de albarán o vía abono de factura, debe seguir los siguiente pasos: Abono desde el Albarán: [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS : ALBARANES]. Desmarque la casilla "Año actual". Busque y seleccione el albarán (sólo se puede abonar de uno en uno) que desea abonar y clic en "Procesos", opción "Abonar". Modifique, si es preciso, la fecha en el albarán generado y confirme. Si lo desea, puede abonar varios albaranes y después generar una única factura de abono. Abono desde la Factura: [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS : FACTURAS]. Desmarque la casilla "Año actual". Busque y seleccione la factura (sólo se puede abonar de uno en uno) que desea abonar y clic en "Procesos", opción "Abonar". Modifique, si es preciso, la fecha en la factura de abono. Confirme. OJO si es abonada la factura y no el albarán no entrará de nuevo la mercancía en el almacén. Comisiones Comerciales Alta de Comerciales o Agentes Este es el sistema de comisiones habitual en el SIT, donde las comisiones normales se aplican en función del comisionista. El primer paso consiste en dar de alta el comercial o agente en el SIT: [GENERALES : CUENTAS : PERSONAL (para personal laboral)]. [GENERALES : CUENTAS : PROVEEDORES (para distribuidores, agentes, etc.)]. Comercial por defecto De forma genérica, puede relacionar sus comerciales con determinados artículos, clientes o contactos (sólo si tienen exclusividad en la venta artículos o en su relación con sus clientes): Comisión por ventas a clientes en exclusividad. Ir a [GENERALES: CUENTAS : CLIENTES : modificar cliente] y clic en pestaña GESTIÓN. Introducir comercial en el campo del mismo nombre. En "Comisiones por Mandos" pinchamos en el interior del cuadro, se activa el + de la derecha y podemos incluir un porcentaje en la columna porcentaje comisión. Comisión por ventas a contactos de un cliente en exclusividad. Ir a [GENERALES: CUENTAS : CLIENTES : modificar cliente] y doble clic en CONTACTO. Introducir comercial en el campo del mismo nombre. El porcentaje se introduce como en el caso anterior. Tanto en este caso, como en el anterior cuando generas un albarán e introduces el artículo en el apartado desglose de comisiones aparece la base pero no el % ni la comisión Comisión por venta de artículos en exclusividad. Ir a [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS : ARTÍCULOS]. Si crea o modifica un artículo, puede incorporar su comercial en el campo "Vendedor" de la pestaña Generales. En el campo "comisión", introduzca el porcentaje situado en la pestaña Gestión. En todos estos casos, la comisión se genera sólo cuando se realiza el albarán de ventas que incorpora las cuentas, contactos o artículos a los que da derecho la comisión. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 79 Documentos de Gestión (II) 7
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En cambio, si las comisiones se imputan a agentes, distribuidores o comerciales que cobran comisiones directamente por lo que ellos venden, independientemente del cliente o artículo vendido: Comisión directa en documento de gestión. Ir a [VENTAS: ARCHIVOS: PRESUPUESTOS / PEDIDOS / ALBARANES / FACTURAS]. Doble clic en el artículo e introducir el comercial y porcentaje. Si quiere que el SIT le solicite siempre un comercial en sus documentos de gestión, ir a [GENERALES : CONFIGURACIÓN: EMPRESAS : GENERALES: ACCESO EMPRESAS: PREFERENCIAS] y doble clic en opción "1301: Forzar comercial en documentos de gestión". IMPORTANTE: la aplicación introducirá por defecto la cuenta del usuario que en ese momento haya accedido al SIT. Cuando ha introducido más de un comercial en alguna de las rutas mencionadas anteriormente, el SIT SÓLO considerará el primer comercial que encuentre según el siguiente orden: a)
b)
c)
d)
Comercial de la Cuenta Contacto, Comercial en la Cuenta del Cliente, Vendedor del Artículo, Y si todos los campos anteriores están vacíos y tiene en verde la opción de [GENERALES : CONFIGURACIÓN: EMPRESAS : GENERALES: ACCESO EMPRESAS: PREFERENCIAS]: "0304: Forzar Comercial en Documentos", el SIT introducirá la cuenta del Usuario. Comisiones Orgánicas – Relación de Mandos El sistema de comisiones orgánicas genera las comisiones considerando las relaciones entre cuentas (por ejemplo: Jefe de Ventas, Delegado y Vendedor), por lo que puede tener comisionistas de distintos niveles relacionados entre si. Con este sistema, cada uno de los comisionistas participa en un determinado porcentaje de la comisión de la venta. Debe tener instalada la última versión del SIT. Para la última versión disponible, consultar nuestra página web: www.telegestion.com A continuación, ir a [GENERALES: CONFIGURACIÓN: : EMPRESAS : GENERALES: ACCESO EMPRESAS: PREFERENCIAS] y doble clic en la opción "0321 : Comisiones Orgánicas", de forma que se muestre en color verde. Tener marcada está preferencia implica que cuando un usuario crea una línea de artículo en cualquier documento de venta, el SIT seguirá el orden mencionado en el apartado "Comercial por defecto" para localizar el comisionista. Es decir: 1-­‐
2-­‐
3-­‐
Contacto Cuentas, si no hay comercial asignado al Contacto Artículos, si no hay comercial asignado en los casos anteriores. En función de la cuenta del comercial o agente introducido, el SIT buscará la relación de esa cuenta con otras cuentas de comerciales. Relaciones de Mandos La relación entre cuentas se establece en la opción [GESTIÓN COMERCIAL : MÁS: LISTAS DE GESTIÓN: BOTÓN "Relaciones Mandos"]: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 80 Documentos de Gestión (II) 8
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Ventana Gestor de Relaciones entre Cuentas El sistema de relación de mandos será útil para tener una escala de niveles entre cuentas y poder aplicar comisiones por niveles o autorizaciones entre ellas. Se crea de la siguiente manera: a) En "Responsable Mandos" seleccione la cuenta del responsable de ventas. b) En "Cuentas a su cargo", introduzca la cuenta de una persona que dependa del responsable. A continuación, elija un nivel (1, 2 ó 3) y clic en el botón "+". c) Repita el paso "2" para añadir más cuentas de comisionistas que dependerán del Responsable de Mandos. d) Para eliminar relaciones, clic en "-­‐". e) Repita los pasos 1 a 3 para crear nuevas relaciones de mando. Comisiones por Descuentos en Artículos El SIT permite variar la comisión que perciben sus comerciales, dependiendo de los descuentos aplicados en sus artículos (reduciéndose la comisión en la medida que aumenta el descuento aplicado). Recuerde que en [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTÍCULOS : pestaña PRECIOS] puede establecer un descuento por volumen para cada artículo: Ir a [GENERALES : CUENTAS : PROVEEDORES / PERSONAL : Pestaña GESTIÓN] y cumplimentar las distintas comisiones por descuento en el apartado "Comisiones por Mando" (para su comodidad, utilice la tecla "tabulador"): MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 81 Documentos de Gestión (II) 8
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Repetir este proceso con cada una de las personas implicadas en la venta (responsables, delegados, etc.). Caso Práctico Cada vez que va a crear un nuevo documento [VENTAS : PRESUPUESTO, ETC. : NUEVO], y después de cumplimentar los datos de la cabecera, el siguiente paso consiste en añadir artículos a su documento. Al hacer clic en el botón "+", el SIT le muestra la ventana "Nueva Línea": Si observa el apartado "Desglose de Comisiones", se muestran cada una de las cuentas (comisionistas) que recibirán comisión por la posible venta de este artículo y/o a este cliente: De forma automática, si introduce una cantidad para el artículo y éste lleva descuentos y comisiones por cantidades (previamente introducidas en [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVO: ARTÍCULOS : pestaña PRECIOS]), el SIT asignará un porcentaje de la comisión y su importe en "Desglose de comisiones": MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 82 Documentos de Gestión (II) 8
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Gestión de Comisiones Ventana de Comisiones Ir a [VENTAS: COMISIONES: GESTIÓN COMISIONES]. En esta ventana podrá consultar todas las comisiones devengadas. Cada línea corresponde a un artículo de un albarán o venta de TPV. La información que el SIT le ofrece es la siguiente: •
•
•
•
•
Nº de Factura y fecha (sólo si existe factura que corresponda con esta comisión), Cuenta del Agente o Comercial, Cuenta de Cliente, Importe del Artículo y Margen comercial, Comisión, Porcentaje y Fecha de liquidación de la comisión. Utilice los desplegables que encontrará en la parte inferior para poder seleccionar las líneas a mostrar según su: •
•
•
•
•
•
Agente, Familia de Artículos, Estado del Albarán o venta TPV (facturable, no facturable, facturado, etc.), Estado de la Factura (pendiente, contabilizada, etc.), Origen de la Venta (albarán, TPV o factura), Fecha de las Liquidaciones ya realizadas ("pendiente" para aquellas comisiones no liquidadas). Modificar Comisiones Si efectúa doble clic en una línea, se abre la ventana "Modificando Línea" para poder modificar de forma manual los siguientes datos: •
•
•
Coste (del artículo), Comisión (porcentaje de la comisión, no escribir el signo "%"), Sobre Margen (casilla de verificación que si está activada aplica la comisión sobre el margen comercial, no sobre el precio de venta). Liquidación de Comisiones Puede realizar una selección en bloque de las líneas que le interese modificar (utilizando los desplegables y seleccionando las líneas a modificar). A continuación, ejecutar una de las siguientes acciones permitidas en el botón "Procesos": 1-­‐ Introducir el Porcentaje de la Comisión: si no estaba introducido previamente o si quiere modificarlo. Tiene varias opciones: a)
b)
c)
d)
Tomar el tipo de los artículos. Aplicar un porcentaje de forma manual. Aplicar la comisión sobre el margen comercial. Aplicar la comisión sobre el PVP. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 83 Documentos de Gestión (II) 8
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2-­‐ Modificar el Costo del Artículo (para aplicar un coste en aquellos artículos que carezcan de él o sea erróneo). 3-­‐ Generar Liquidación: realiza la liquidación de las comisiones seleccionadas que estén pendientes de liquidar. Puede ver un informe de las liquidaciones haciendo clic en el botón "Impresora" y seleccionando la opción "Por Liquidación". 4-­‐ Tomar Comisionista desde la Cuenta del Cliente: si existe un comisionista para un contacto y otro para el cliente, el SIT tomará, por defecto, el comisionista del contacto. Utilice esta opción para que se tenga en cuenta el agente asociado a la cuenta del cliente y no al contacto. Informes Para realizar un seguimiento de las comisiones, el SIT le ofrece las siguientes alternativas: [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS: INFORMES DE GESTIÓN : ESTADÍSTICA DE VENTAS (solicitar informe "subtotalizado por comisionista")]. [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS: INFORMES DE GESTIÓN: Botón "Resúmenes"]. Ejemplo de Informe: Ir a [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS: INFORMES DE GESTIÓN: Botón "Resúmenes"]. En la ventana "Selección de documentos", introducir las fechas para las que quiere obtener las comisiones, bien para "Albaranes", "Facturas" y/o "TPV". Para ello tenga en cuenta si la empresa liquida las comisiones por las ventas realizadas (albaranes) en el período, o bien sobre las "ventas facturadas" en dicho periodo. La diferencia es muy importante, porque la selección de la información es totalmente diferente. En el primer caso, el usuario tan sólo modificará los campos de fecha de albaranes. En cambio, en el segundo caso, sólo modificará las fechas correspondientes a facturas. En ambos casos se omiten registros (albaranes o facturas, respectivamente) que no serán mostrados en el Informe. En la ventana opciones del Informe, seleccione la opción "Comisiones a Vendedores". Confirme. Cuando vaya a imprimir el informe, le recomendamos utilizar una orientación "horizontal" o apaisada. Si lo desea, puede conocer el montante de las comisiones generadas en un periodo dado, pero aún pendientes de liquidar. Para ello, en la primera ventana determinaremos el período deseado en las fechas de albaranes y además introduciremos para el número de factura desde la "0" a la "0". El informe mostrará las comisiones devengadas en el período que aún no se han liquidado, porque las ventas implicadas no han sido facturadas. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 84 Documentos de gestión (III) 8
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CAPÍTULO 6. DOCUMENTOS DE GESTIÓN (III) Procesos Automáticos En [GESTIÓN : DOCUMENTOS COMERCIALES : PRESUPUESTO/PEDIDO/ALBARÁN/FACTURA] tiene la posibilidad de elegir entre varias opciones, dependiendo del tipo de documento en el que se encuentra. Esto se consigue seleccionando el o los documentos y a continuación clic en “Procesos Automáticos”. Por ejemplo, si tiene varios Albaranes, con la opción "Procesos automáticos" generará una única Factura por cliente o proveedor y también por "Medio de Pago". De esta forma, si un cliente o proveedor tiene varios albaranes con distinto "Medio de Pago", generará tantas facturas como "Medios de Pago" existan. Los “Procesos Automáticos” aplicados a las Facturas le permitirán contabilizarlas, generando sus Asientos Contables. A continuación le mostramos las posibilidades que ofrecen “Procesos Automáticos” dependiendo del tipo de documento en el que se encuentre: [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : COMPRAS] PRESUPUESTOS No aplica. PEDIDOS Fusionar en un único Pedido varios Pedidos seleccionados. ALBARANES Facturar Albaranes (genera una factura desde los albaranes seleccionados). Si se seleccionan varios albaranes, podría generarse una única factura (ver “agrupación de albaranes en una factura”). FACTURAS Contabilizar facturas (cada factura generará un asiento por vencimiento, con la fecha correspondiente). [GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN : VENTAS] Opción A Opción B PRESUPUESTOS Introducir Precios de Costo. PEDIDOS Generar Pedidos a Proveedores en exclusiva (un único proveedor con un determinado artículo en pestaña Precios). Generar Pedidos a Proveedores asignados en Artículos. ALBARANES Facturar Albaranes (genera una factura desde los albaranes seleccionados). Si se seleccionan varios albaranes, podría generarse una única factura (ver “agrupación de albaranes en una factura”). Fusionar en un único Albarán varios Albaranes seleccionados. Existe la posibilidad de facturar todos los albaranes que estén pendientes de facturar para este cliente. FACTURAS MANUALES SIT Contabilizar facturas (cada factura generará un asiento por vencimiento, con la fecha correspondiente). SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 85 Documentos de gestión (III) 8
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Ver Documentos de Gestión Para ver y gestionar los distintos documentos (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas), ir a [GENERALES : DOCUMENTOS DE GESTIÓN] y seleccionar, para compras o ventas, el tipo de documentos a visualizar. Además, existe la posibilidad de acceder a estos documentos manteniendo pulsada la tecla mayúscula de su teclado, con el siguiente resultado: Acceso con tecla “mayúsculas” pulsada a: Se muestran los registros: PRESUPUESTOS Estado: Pendiente. PEDIDOS Estado: Pendiente. ALBARANES Estado: Facturable (no muestra los ya facturados o en deposito). FACTURAS Estado: Pendiente (no muestra las contabilizadas o no contabilizables). Utilización de colores en Documentos de Gestión Como norma existe un código de colores que refleja el estatus de cada documento y, dentro de estos, de cada una de las líneas que lo componen. 
Rojo: Documento de procesamiento urgente 
Naranja: Documento pendiente de procesar 
Azul: Procesado parcialmente 
Verde: Documento procesado 
Violeta: Documento cancelado 
Gris: Documento especial, no procesable De manera concreta en cada Tipo de Documento: Presupuesto: 
VIOLETA: Rechazado o Rechazado Parcialmente 
ROJO: Pendiente o Pendiente de Valoración (Este estado lo toma el presupuesto cuando proviene desde la Barra de Búsqueda rápida de Contactos/Operaciones mediante "*NP", dónde se crea un presupuesto "Sin líneas"). 
NARANJA: Pendiente 
AZUL: Parcialmente aceptado 
VERDE: Aceptado MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 86 Documentos de gestión (III) 8
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Pedido: 
VIOLETA: Rechazado 
NARANJA: Pendiente 
AZUL: En curso (parcialmente servido o cancelado Parcialmente) 
VERDE: Servido Albarán: 
VIOLETA: No Facturable 
ROJO: de Facturación Inmediata (en este estado el programa envía avisos a usuario que en sus preferencias tiene activa "Recibir Avisos de Gestión") 
NARANJA: Facturable 
GRIS: Depósito (no facturable) 
VERDE: Facturado Factura: 
NARANJA: Pendiente de Contabilizar 
GRIS: No contabilizable 
VERDE: Contabilizada Líneas de cada uno de los documentos (artículos): 
NARANJA: Pendiente de procesar 
AZUL: Parcialmente procesada 
VERDE: Totalmente procesada Impresión de Documentos de Gestión Para que el usuario, una vez realizada una operación según los criterios de funcionamiento de la empresa, consiga imprimir un documento comercial al gusto de la propia empresa, debe decidir, entre los modelos de impresión propuestos, el que más se ajusta a sus necesidades estéticas. Las herramientas de las que dispone el usuario para ajustar al máximo el resultado de la impresión con sus requerimientos son: 
Selección del modelo de impresión. 
Inclusión o no de la imagen corporativa. 
Inclusión o no del rayado del documento. 
Impresión de imagen corporativa por "sede". Se puede configurar en [GENERALES : EMPRESAS : Misceláneas]: 
Tipo de letra corporativo. 
Tamaño Genérico (el de la Cabecera). 
Tamaño Factura (el del desglose de líneas). MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 87 Documentos de gestión (III) 8
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El logotipo se incorpora desde el menú [GENERALES : EMPRESAS : Pestaña Generales] o en [GENERALES : EMPRESAS : Pestaña Laboral : “Sedes”]. Esta segunda opción permite configurar más imágenes de empresa utilizando distintos datos para el membrete y distintos logotipos, seleccionables cada vez que se imprime un documento Comercial. El "membrete" principal de la empresa se añade en [GENERALES : EMPRESAS : Pestaña Gestión : Preferencia “Membrete para d. Comerciales”]. Para los presupuestos, algunas empresas desean que en vez de la palabra "Presupuesto" aparezca "Factura proforma". En [GENERALES : EMPRESAS : Pestaña Gestión], en el campo "Nombre del Presupuesto" escribir "Factura proforma". MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 88 Movimientos de Almacén 8
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CAPÍTULO 7. MOVIMIENTOS DE ALMACÉN Términos utilizados •
Existencias Reales: cantidad exacta de artículos existentes en un determinado almacén. •
Existencias Virtuales: Existencias Reales + Albaranes de Compras pendientes de anotar en almacén -­‐ Albaranes de Ventas pendientes de anotar en almacén. •
Situación Futura: nos indica la cantidad de un artículo que se encuentran en presupuestos y pedidos (proveedor/cliente) y cual sería la existencia futura. •
Previsión: Representa el stock máximo y mínimo para un artículo en un determinado almacén. Sus valores se fijan en [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTÍCULOS : Pestaña Estadística : Almacenes]. •
Movimiento Directo: es un movimiento de almacén que NO proviene de un proceso comercial (apertura almacén, traspaso, cierre almacén, etc.), realizado a través de [LOGÍSTICA: MOVIMIENTOS]. •
Movimiento Indirecto: Es un movimiento de almacén que SI proviene de un documento comercial. •
Cierre de Almacén: es la generación automática de movimientos de almacén con el único objetivo de poner las existencias reales a cero. Contablemente no es necesario realizar un cierre de almacén para realizar el cierre del ejercicio contable. Movimientos de Almacén RECOMENDAMOS R EALIZAR C UALQUIER M OVIMIENTO D E A LMACÉN D ESDE L OS DOCUMENTOS D E G ESTIÓN “ ALBARANES” ( VENTA O C OMPRA). Entradas en Almacén [LOGÍSTICA: MOVIMIENTO: MOVIMIENTOS] Desde esta opción es posible añadir cualquier movimiento de entrada de cada almacén, bien para dar de alta un stock de apertura, por recepción de un albarán, etc. Cuando no existe el artículo objeto del movimiento, es posible crearlo por primera vez en esta ventana. Los movimientos de almacén procedentes de Albaranes es recomendable realizarlos, de uno en uno desde [VENTAS : ALBARANES: BOTÓN PROCESOS: ENTRADA EN ALMACÉN] o en bloque desde [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS: UTILIDADES DE GESTIÓN:], Entrada de Almacén. Salidas de Almacén [LOGÍSTICA: MOVIMIENTO: MOVIMIENTOS] Desde esta opción es posible añadir cualquier movimiento de salida de cada almacén, bien para dar de baja un artículo (por rotura, caducidad, etc.) o por otros motivos. Los movimientos de almacén procedentes de Albaranes de ventas, es recomendable realizarlos, de uno en uno desde [COMPRAS : ALBARANES: BOTÓN PROCESOS: SALIDA EN ALMACÉN] o en bloque desde [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS: UTILIDADES DE GESTIÓN:], Salida de Almacén. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 89 Movimientos de Almacén 8
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Si desea contabilizar la baja, debe ir a [ADMINISTRACIÓN : CONTABILIDAD: ASIENTOS] y crear un nuevo asiento (botón “PC”). Esta opción sólo está disponible con el módulo de TeleConta y TeleConta+. UTILICE L OS A LBARANES O L OS T RASPASOS E NTRE A LMACENES P ARA G ENERAR MOVIMIENTOS D E E NTRADA Y S ALIDA. P OR E JEMPLO: P ARA R EFLEJAR U NA SALIDA D E A LMACÉN P OR R OTURA O P ÉRDIDA, S E R ECOMIENDA C REAR U N ALBARÁN N O F ACTURABLE A N OMBRE D E S U E MPRESA, D ONDE S E R EFLEJE ESTA C IRCUNSTANCIA. Importación de Movimientos Si dispone de un inventario en una hoja de cálculo, puede realizar un movimiento de entrada en almacén desde [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS: UTILIDADES GESTIÓN], clic en “Importar movimientos”. SIT le indicará el orden y formato con el que debe importar las líneas del movimiento. Para realizar un movimiento de entrada bastará con que indique para todas las líneas el mismo número de movimiento, fecha y concepto del movimiento ("Movimiento de apertura", por ejemplo) e indique artículo, importe y cantidad de entrada para cada línea. IMPORTANTE: una importación incorrecta puede invalidar totalmente el FICHERO DE DATOS sobre el que se ha practicado, por lo que ANTES D E C UALQUIER I MPORTACIÓN E S N ECESARIO R EALIZAR U NA C OPIA D E SEGURIDAD D EL F ICHERO D E D ATOS y otra copia por cada una de las importaciones que se realicen para poder recuperar, en un momento dado, los datos tal y como estaban en cualquier parte del proceso. Para ello se deberán mantener perfectamente identificadas cada una de las copias que pertenece a cada parte de proceso. Después de la importación de cada uno de los ficheros se debe comprobar minuciosamente el resultado y decidir continuar o recuperar el fichero anterior, corregir y repetir el proceso. Etiquetas por Movimientos Ir a [LOGÍSTICA :MOVIMIENTOS: MOVIMIENTOS], seleccionar movimiento y clic en “Etiquetas”. Se imprimirán etiquetas correspondientes a los artículos incluidos en este movimiento. Si previamente ha creado un movimiento de apertura de Almacén, esta opción le permitirá imprimir etiquetas correspondientes al estado de un determinado almacén. Traspasos entre Almacenes [LOGÍSTICA:MOVIMIENTOS:TRASPASOS]. 1.
Clic en Nuevo. 2.
SIT abre una nueva ventana donde tendrá que seleccionar (en la parte inferior) el almacén de salida y el de entrada: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 90 Movimientos de Almacén 9
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3.
En la parte superior, indique la cuenta del cliente (puede ser la propia empresa, en caso de que el traspaso no se deba a una venta). 4.
En la parte central, debe incluir todos los artículos que van a ser traspasados, indicando referencia y cantidad. Haga clic en el signo “+” para añadir un nuevo artículo o en el signo “-­‐“ para eliminar un artículo previamente seleccionado. 5.
Por último, hacer clic en Procesos, opción “Ejecutar traspaso” para generar el movimiento de almacén. Regularización de Existencias Permitir la máxima celeridad en el proceso de conteo y ajuste de existencias de un almacén, teniendo en cuenta cantidades, valores y números de Serie/Lote. La planificación del conteo debe ser tal que se reduzca al máximo el tiempo de introducción. Los pasos para la Regularización serían los siguientes: 1.
Comprobación de Movimientos pendientes: Dado que el procedimiento de Regularización ajustará las existencias reales a las realmente contadas, es preciso asegurarse de que las operaciones pendientes de ejecución son ciertas. Dispone de un listado de todos los movimientos pendientes de ejecución de un almacén en: GESTION COMERCIAL: MÁS: UTILIDADES: ENTRADAS/SALIDAS DE ALMACÉN 2.
Actualización de Existencias: Aunque el sistema tiene una opción para calcular las existencias de los artículos de forma continua (Preferencia de la empresa “Actualización de existencias en vivo”), es prudente actualizar existencias del almacén que se va a regularizar: GESTION COMERCIAL: MÁS: UTILIDADES: ACTUALIZAR EXISTENCIAS. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 91 Movimientos de Almacén 9
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Si no se elige un almacén concreto, el sistema actualizará existencias en todos los almacenes. 3.
Creación de un inventario: Acceder al fichero de Inventarios: LOGÍSTICA: MOVIMIENTO: INVENTARIOS generar un nuevo inventario y seleccionar el almacén. 4.
Introducción del conteo: Acceder a la Pestaña “Conteo” e introducir cada uno de los artículos existentes en el almacén. 5.
Generación de Inventario (a partir de conteo): Acceder a la pestaña “Inventario” y en el botón “Procesos” ejecutar “Generar inventario Real”. Esto genera un archivo de Inventario con las existencias reales conocidas por el programa y las existencias reales resultantes del conteo. La columna Diferencia es la diferencia entre ambas. 6.
Generación de Inventario (Sin Conteo): En caso de no existir ninguna línea en conteo, el SIT sugiere un inventario idéntico a las existencias reales según su información disponible. En todo caso, las cantidades en negativo se igualan a 0. 7.
Generación del Movimiento de Regularización: A partir de la columna de diferencias, el SIT genera un movimiento de almacén dando las entradas y salidas necesarias para ajustar la existencias reales de cada artículos resultado del conteo. 8.
Control de la ejecución: Se recomienda solicitar un estado de existencias antes y después de realizar la regularización. Cierre y Apertura de Almacén El proceso de cierre de Almacén genera, para el almacén seleccionado, un movimiento de ajuste de tal manera que las existencias reales de los artículos quedan a "0". La utilidad de este procedimiento consiste en facilitar al usuario la introducción posterior de un movimiento con las existencias reales en ese momento. Antes de realizar un cierre/apertura de almacén, se debe verificar que los albaranes de compras y de ventas pendientes de anotar en el almacén son ciertos. Si no se hace así, la salida posterior de mercancía de un albarán que erróneamente figuraba como pendiente de entrega desvirtuará las existencias reales. Una vez cerrado el almacén, el usuario deberá introducir un movimiento de entrada con las existencias reales de cada artículo. Los pasos para el Cierre y Apertura de Almacén se resumen en los siguientes: 9.
Cerrar almacén para a continuación dar de alta manualmente su apertura, modificando aquellos apuntes del movimiento que no se ajusten a las existencias reales. 10. SIT calculará existencias reales a partir del último cierre de almacén, de tal forma que la aplicación tardará menos tiempo en realizar este cálculo. Siga estos pasos: 1.
En primer lugar, ir a [GESTION COMERCIAL: MÁS: UTILIDADES.] y clic en Actualizar Existencias. 2.
A continuación, ir a [GESTION COMERCIAL: MÁS: UTILIDADES:] y clic en “Cierre Almacén”: MANUALES SIT a.
Se genera un movimiento de cierre de almacén, "saldando" las existencias pendientes de cada artículo. b.
Se refleja la fecha de cierre en cada uno de los movimientos comprendidos en dicho cierre. SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 92 Movimientos de Almacén 9
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3.
Por último, ir a [LOGÍSTICA: MOVIMIENTOS: MOVIMIENTOS], seleccionar el movimiento de cierre (utilizando los botones Primero, Anterior, Siguiente o Último) y clic en Procesos, opción “Apertura”. Se crea un nuevo movimiento de apertura. Anulación del Cierre Si necesita anular el "Cierre", utilice la opción de [GESTION COMERCIAL: MÁS: UTILIDADES], clic en "Anular Cierre de Almacén". la fecha de cierre será eliminada de los movimientos que se habían cerrado previamente. Se elimina el movimiento de cierre si el usuario lo desea, en el momento de anular un cierre. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 93 Existencias 9
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CAPÍTULO 8. EXISTENCIAS Artículos con Control de Existencias En SIT, las entradas y salidas "Pendientes" nos indican que hay Albaranes con salidas o entradas de almacén pendientes. Como ya hemos visto en capítulos anteriores, las "Existencias Virtuales" tienen en cuenta, además de lo anterior, las existencias reales de un determinado artículo. Como paso previo, deberá especificar las familias de artículos que llevarán Control de Existencias en: [GESTIÓN : ALMACENES : FAMILIAS : modificar Familia] En esta ventana deberá especificar si va a existir un Control de Existencias para los artículos pertenecientes a una determinada familia. En caso de existir Control de Existencias, es posible generar todos los movimientos de Entrada y Salida de Almacén. Para dar salida de Almacén a las cantidades que están pendientes en los Albaranes, puede hacerlo manualmente desde el documento "Albarán" o en bloque desde [GENERALES : UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : Botón Salida de Almacén]: 
En la ventana "Selección de documentos", tenga en cuenta las fechas (por defecto sólo se realizan para el año actual. Para seleccionar otro año modificar fechas. 
Si tiene más de un Almacén, deberá repetir este proceso para cada uno de ellos. A continuación, y con el fin de ajustar existencias ante la posibilidad de que se hayan eliminado Albaranes de forma manual, ir a [GENERALES : UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : Botón Actualizar Existencias]. Para visualizar toda la información de sus Existencias, tiene las siguientes opciones en SIT: 1.
[GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Modificar Artículo : Pestaña Estadística]. Clic en icono “lapiz”, opción "Actualizar Estadísticas" para poder obtener datos actualizados: 2.
[GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Seleccionar un Artículo] clic en Procesos, opción “Extracto Artículos”. Se abrirá una nueva ventana y deberá hacer clic en la pestaña “Almacén”. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 94 Existencias 9
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3.
[AUXILIARES : Ventana de EXISTENCIAS] (Esta ventana sólo se abre cuando tiene activada esta preferencia en su USUARIO). 4.
[GENERALES : INFORMES : GESTIÓN COMERCIAL], clic en "Estado de las Existencias". Extracto de un Artículo Es una ventana que se puede abrir desde cualquiera de las siguientes rutas: 
[GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Seleccionar un Artículo] clic en Procesos, opción “Extracto Artículos”. 
[GESTIÓN : DOCUMENTOS DE GESTIÓN (cualquiera) : modificar documento]. En la ventana del documento, seleccionar una línea de artículo y clic en icono “lápiz” Extracto. 
[GENERALES : CUENTAS (Cliente o Proveedor) : modificar Cuenta]. Clic en Procesos, opción “Extracto Comercial”. El extracto es la lista de movimientos generados para cierto artículo. Un movimiento de un artículo es una línea de entrada/salida directa de almacén, línea de un albarán, orden de producción, orden de traspaso entre almacenes, movimiento TPV, etc. Los movimientos siempre están asociados a un artículo y un almacén. Si el artículo pertenece a una familia que no lleva control de existencias, entonces el movimiento del artículo no produce movimientos en el almacén. Los extractos tienen en su parte superior tres pestañas: 
Facturación: informa de los documentos que han originado un determinado movimiento de almacén. Para comprobar a cuál corresponde, localizar su número (debe ser superior a "0") en las columnas "Fabricación / Traspaso de Almacén / Nómina", "Albarán" o "Factura". A continuación se muestra la fecha del documento (debe tener en cuenta ambos datos, ya que hay una numeración distinta para cada año). 
Almacén: informa de los movimientos de entrada o salida de almacén que se han producido para un determinado artículo. Se relacionan con las líneas de documentos de la pestaña anterior. Si en la pestaña "Facturación" resalta una línea, verá también resaltado el movimiento que le corresponde en la pestaña "Almacén", pudiendo comprobar si se ha realizado ya su entrada o salida de almacén. 
TPV: informa únicamente de los movimientos de entrada o salida de almacén con origen en una venta desde el módulo TPV (recuerde que son movimientos TPV aquellos que tienen una fecha distinta de 00/00/00 en la columna "TPV"). Dependiendo el lugar desde el que se pide el extracto, éste mostrará una selección diferente de los movimientos (en la ventana “extracto” seleccionar la pestaña “almacén”): 1.
Si el extracto se solicita desde la ficha de un Artículo o desde la ventana Artículos (seleccionando previamente el artículo), entonces se muestran los movimientos de ese artículo para todas las cuentas. 2.
Si el extracto se solicita desde la ficha de una Cuenta, por ejemplo un cliente o proveedor, se mostrarán todos los artículos con movimientos para dicha Cuenta. Si a continuación selecciona un artículo y mientras se pulsa la tecla mayúsculas se hace clic en el icono de aislar, se mostrarán todos los movimientos de ese Artículo para dicha Cuenta. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 95 Existencias 9
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3.
Si el extracto se solicita desde un lugar dónde están relacionados un Artículo y una Cuenta, entonces se muestran los movimientos del artículo para esa cuenta. Por ejemplo, al solicitar el extracto desde un albarán o cualquier otro documento de gestión. En este último caso (Documento de Gestión), existen varias formas para solicitar el extracto. Estando en un documento de gestión o cualquier otro lugar donde exista una relación entre una cuenta y un artículo, al hacer clic sobre el botón "Extracto": 1.
Si no se selecciona ninguna línea del documento, se muestra el extracto comercial de la cuenta del documento (cliente o proveedor). 2.
Si se selecciona una línea del documento, se muestra el extracto para esa cuenta y el artículo seleccionado. 3.
Si pulsa la tecla mayúsculas (shift) y a la vez clic sobre el botón extracto, se muestra el extracto del artículo seleccionado para todas las cuentas, y no exclusivamente para la cuenta del documento. Debe tener en cuenta para el dato de las Existencias: 1.
Para "conciliar" sus existencias, debe oprimirse el botón "No cerrados", puesto que las existencias se calculan siempre sólo sobre los movimientos no cerrados. 2.
En el extracto, hay que hacer clic en "Sólo movimientos" para que se muestren únicamente los registros con movimiento de almacén. En este caso, hay que considerar si se han hecho cierres de almacén, produciéndose dos posibles situaciones: 3.
a.
Si hace clic en "No cerrados": se muestran sólo los registros que posteriores al último cierre de almacén. Esta opción debe estar activa por defecto. b.
Si hace clic en "Omitir cierres": no se tiene en cuenta los movimientos de cierre / apertura de almacén. Al hacer clic en “Omitir Cierres”, SIT sólo tendrá en cuenta los movimientos de entrada y salida de almacén (no los movimientos de cierre y apertura). Si además selecciona un Almacén, podrá ver el extracto de existencias para ese almacén en concreto. Cualquier duda sobre el estado de existencias o estadística de un artículo pasará por el análisis exhaustivo del extracto. Recuerde: 
El estado de las Existencias se calcula siempre y cuando se confirme definitivamente el Documento con el que se está trabajando. 
Mientras no se confirme, no se realiza el cálculo de la nueva situación. 
Existe la posibilidad, dentro de cada documento, de guardarlo con Comando/ CTRL + S sin necesidad de cerrarlo. De esta forma se actualizan las existencias. Ventana de Información de Existencias [EXTRAS : Botón “EXISTENCIAS”]. La ventana de "INFORMACIÓN DE EXISTENCIAS EN VIVO" (activarla en [USUARIOS : doble clic en usuario : pestaña Preferencias 11 “Información general en vivo”]) mostrará la información del artículo en cualquier almacén. Si no existen movimientos, existencias (reales o virtuales), pedidos pendientes, etc., dicha ventana no mostrará ningún dato. IMPORTANTE: en [EMPRESAS : Preferencias : 1306 Actualizar Existencias en Vivo] es posible desactivar el control de existencias "en vivo". Esta preferencia evita Bloqueo de registros cuando se utiliza de forma MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 96 Existencias 9
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intensiva un número muy limitado de artículos por varios usuarios simultáneamente. Una vez desactivada, si se desea conocer el estado de las existencias, es necesario actualizarlas en la ficha del artículo, en la Ventana de Información de Existencias o en [UTILIDADES : GESTIÓN : Actualizar Existencias]. Informe sobre las Existencias SIEMPRE Q UE N ECESITE U N I NFORME D E E XISTENCIAS D EBERÁ R EALIZAR U NA ACTUALIZACIÓN D E D ICHAS E XISTENCIAS E N [GENERALES : UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : ACTUALIZAR EXISTENCIAS] . Para obtener un informe de existencias, seleccione: [GENERALES : INFORMES : GESTIÓN COMERCIAL]. Clic en “Estado de las Existencias”. Al ejecutar este informe, puede optar por las siguientes opciones: 1.
Selección por Artículos y/o Familias. 2.
Selección por Almacenes. 3.
Limitar el informe a (una o varias de las siguientes opciones): a.
Artículos pertenecientes a familias con control de existencias. b.
Artículos con existencias. c.
Artículos dados de alta. d.
Artículos pertenecientes a un determinado Fabricante. Además, podrá subtotalizar y organizar el informe por: 1.
Código de Artículo. 2.
Descripción del Artículo. Finalmente deberá elegir la forma en que quiere valorar económicamente sus existencias: por precio de costo, último costo, de venta, etc. Este informe se puede exportar a una hoja de cálculo. Stock mínimo y máximo: previsión de compras ESTA O PCIÓN S ÓLO F UNCIONA C ON A RTÍCULOS P ERTENECIENTES A F AMILIAS CON C ONTROL D E E XISTENCIAS. En [ALMACENES : ARTÍCULOS : Modificar Artículo : Pestaña "Estadística"], clic en el icono “Operaciones sobre las líneas” que se encuentra a la derecha de “Estadísticas por Almacén”, y podrá indicar un Stock mínimo y máximo para este artículo en cada almacén: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 97 Existencias 9
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Este dato queda reflejado en la ventana de Información de existencias “en vivo”, en las columnas de “Previsión”. Debe tener en cuenta que superar la cantidad mínima o máxima no impide la venta del artículo. El mínimo o máximo de la columna “Previsión” se mostrará en rojo cuando las existencias rebasen dichos límites. Las personas que gestionan stocks y compras, disponen de un informe para detectar aquellas existencias que se encuentren por debajo del mínimo marcado. Ir a [GENERAL : INFORMES : GESTIÓN COMERCIAL]. Clic en “Artículos bajo Mínimos”. Este informe, nos muestra las existencias y lo que hay que pedir de cada artículo, según los mínimos y máximos. Si la cantidad en Pedir fuera negativa en este informe, es porque las existencias superan al máximo indicado en la ficha del artículo. El informe muestra la cantidad que hay que pedir: En función del máximo, si este esta incluido en la ficha del artículo. En función del mínimo, si no hay máximo incluido en la ficha del artículo. Otra opción disponible para realizar pedidos de Proveedor, en función de los mínimos en el almacén sería: Desde Compras: pedidos de PV: Nuevo: introducimos el proveedor y seleccionamos el almacén, botón PROCESOS: introducir "Artículos bajo mínimo. Existencias por debajo de cero ESTA O PCIÓN S ÓLO F UNCIONA C ON A RTÍCULOS P ERTENECIENTES A F AMILIAS CON C ONTROL D E E XISTENCIAS. Los usuarios recibirán avisos de “ruptura de stock”, o impedirá un proceso comercial, cuando se generen albaranes o realicen movimientos de almacén que provoquen que las existencias queden por debajo de cero. Se bloqueará las operaciones a los usuarios que no tengan permiso para "Evitar el control de existencias" en [USUARIOS : Modificar : Privilegios de acceso : 2107 Evitar Control de Existencias]. Existen dos opciones: una para impedir sobrepasar estos límites y otra únicamente para advertir (Si está en verde, MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 98 Existencias 9
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el sistema impedirá cualquier movimiento que sobrepase los límites fijados. Si está en naranja, sólo advertirá). Etiquetas por Existencias Puede generar etiquetas desde el propio fichero de artículos [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS], o desde los documentos de gestión [GESTIÓN : DOCS. DE GESTIÓN : ALBARÁN]. En ambos casos, seleccione uno o varios registros en bloque y clic en Impresora. Marque la opción “Etiquetas”. Marque la opción “Según existencias” para imprimir el mismo número de etiquetas que existencias. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 99 Precios de Venta y Compra 9
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CAPÍTULO 9. PRECIOS DE VENTA Y COMPRA Precios SIT desarrolla una completa gestión de precios que se adapta a cualquier necesidad. Podrá establecer distintos precios u ofertas para un mismo artículo dependiendo del cliente o proveedor. Es importante que el usuario conozca el orden con el que SIT busca e introduce los precios. La prioridad que sigue el programa a la hora de considerar un precio es el siguiente: 1.
Precios por Cuenta: [CUENTAS: CLIENTES/PROVEEDOR : Pestaña Precios] o [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS: Pestaña Precios/Cuenta]. Para empezar, SIT buscará si existe un precio del artículo en la tarifa que tiene asignada la cuenta. Para ello, no olvide introducir en cada cliente o proveedor el precio que le corresponda. Esto es útil incluso cuando esté previsto generar una tarifa de precios propia para esta cuenta. 2.
Precios por Volumen: [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Pestaña Precios]. En segundo lugar, SIT buscará si existe una tabla de Precios por Volumen. Si es así, SIT aplicará el precio que corresponda al volumen de la venta. Se debe tener en cuenta que este sistema implica que si posteriormente se cambia la cantidad, el precio de venta vuelve a ser calculado. Si no introduce una cantidad mínima (CM), SIT tendrá en cuenta este precio salvo que exista otro en “Precio por Tarifa” (1). 3.
Precios por Tarifa: SIT busca si existen precios por tarifas en la pestaña Generales del Artículo. Cada tarifa corresponde a una calificación que puede hacer de sus cuentas de clientes, en [GENERALES : CUENTAS : CLIENTES : Pestaña Gestión], en el campo “Tarifa Ventas” (deberá introducir “1”, “2” o “3” dependiendo de la tarifa que aplique). 4.
Precio por Artículo: si no existe un precio en ninguna de las opciones anteriores, lo buscará en [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS: Pestaña Generales]. Precios por Cuenta (Cliente o Proveedor) Esta pestaña la encontrará en: [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Pestaña Precios] [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Pestaña Precios/Cuenta] [CUENTAS : CLIENTES: Pestaña Precios] [CUENTAS : PROVEEDORES : Pestaña Precios] En esta pestaña puede especificar un precio o descuento para una venta o compra de este artículo y para un determinado cliente o proveedor, respectivamente. 
Puede añadir tantos precios desee por cliente o proveedor. Para ello, hacer clic en el signo “+” que encontrará a la derecha. 
Para eliminar precios: seleccionar una fila de precios y a continuación clic en el signo “-­‐“. 
Para eliminar todos los precios: clic en “Papelera”. Los datos que puede introducir son los siguientes: 
Código del artículo: el artículo previamente dado de alta. Si no lo conoce, puede introducir un signo "?". MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 100 Precios de Venta y Compra 1
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
Su código: código del proveedor. Este campo es opcional. 
Descripción: por defecto, la del artículo. 
Especificaciones: si el precio sólo es válido para la especificación introducida. 
C.M.: cantidad mínima. Puede establecer una condición de "Cantidad mínima" a partir de la cual se aplicaría el precio por cliente o proveedor. 
C.S.: cantidad sugerida. 
Importe: el precio PVP. 
Desc.: descuento aplicado. Ejemplo de la pestaña Precios en una Cuenta de Cliente. Actualizar Ofertas: desde [GENERALES : UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : "Exportar Ofertas"], puede exportar a un documento compatible con una Hoja de Cálculo, todos los datos correspondientes a la ventana PRECIOS / CUENTA agrupados por sus clientes y proveedores. Puede modificar este fichero (con nuevas ofertas o modificando las existentes) para después volver a introducirlas nuevamente en SIT desde [GENERALES : UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : "Actualizar Ofertas"]. Importar Ofertas: ir a [GENERALES : UTILIDADES : GESTIÓN COMERCIAL : "Actualizar Ofertas"] y SIT le mostrará la estructura que debe tener su hoja de cálculo, donde podrá reunir todas las ofertas por cliente o proveedor. Recuerde que no debe tener formatos ni encabezados de columna, y que el documento hoja de cálculo debe haberse guardado previamente en formato "Texto delimitado por tabuladores", con una extensión ".TXT". Precios por Volumen [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Pestaña PRECIOS]. Puede especificar un precio distinto y/o un descuento para este artículo si cumple una o varias de las siguientes condiciones (si están en la misma línea, deben aplicarse todas las condiciones): 1.
Código distinto del introducido en la pestaña Generales. 2.
Especificación. 3.
Cantidad mínima. Precios por Tarifa Puede seleccionar hasta 3 tarifas distintas para cada cliente, numeradas como 1, 2 ó 3 en el campo "Tarifa Ventas" en [GENERALES : CUENTAS : CLIENTES : Modificar cliente : pestaña GESTIÓN]. La tarifa 1 es la que se aplica por defecto a todos los clientes. De esta forma, en cada artículo puede especificar un precio especial que se aplicará a aquellos clientes con tarifa 2 ó 3. Para ello, deberá ir a la ficha del artículo [GESTIÓN : ALMACENES : ARTÍCULOS : Modificar MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 101 Precios de Venta y Compra 1
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Artículo] y especificar un margen comercial y un precio de venta en los campos correspondientes a dichas tarifas: Cuando se crea un documento de gestión para un determinado cliente con alguna de estas tarifas, se aplicará el precio del artículo para dicha tarifa. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 102 Número de Serie / Lote y Fecha de Caducidad 1
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CAPÍTULO 10. NÚMERO DE SERIE / LOTE Y FECHA DE CADUCIDAD Definir Artículos con Nº de Serie Es importante que todos los artículos que deben llevar número de serie, deben tener marcada esta característica en su ficha. Para aquellos artículos que requieran una identificación del tipo “Número de Serie” o “Lote y Fecha de Caducidad”, realizar los siguientes pasos: 1.
En [GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS: PREFERENCIAS: Activar la 0323 Control crítico de Series/Lotes], Si se activa, obliga a introducir Serie/lote en lugares críticos del programa (entradas y salidas de almacén, confirmación de albaranes de ventas y facturación de albaranes. 2.
En [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS : FAMILIAS], seleccionar la familia y escribir la descripción que debe mostrar este apartado. Hágalo en el campo “Etiqueta Nº de Serie…”. 3.
En [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTÍCULOS : pestaña GESTIÓN], seleccionar la casilla “Lleva nº de serie” o la casilla “Lote/Caducidad”. Cada vez que en un contrato o documento de gestión de tipo albarán, realice una entrada o salida de almacén, SIT le pedirá cumplimentar este dato: 
Para introducir un número o fecha en concreto, es necesario hacerlo bien desde el albarán de compra o venta (al hacer clic en “entrada” o “salida” de almacén. Ver apartado ALBARÁN en este manual) o bien desde [LOGÍSTICA: MOVIMIENTO : MOVIMIENTOS]. 
En todos los casos, al introducir el código del artículo, SIT pregunta por el número de serie o la fecha de caducidad de cada una de las unidades introducidas. 
Si está en una Albarán de Ventas y hace clic en el botón "Disponibilidad", SIT le muestra los números de serie disponibles (siempre que se hayan introducido desde los Albaranes de Compras). Seleccione uno para permitir la salida de almacén. Por tanto, el SIT facilita la introducción de los números de serie en todos los procedimientos oportunos y los muestra en los documentos en que sea necesario: * Cada vez que se realiza un movimiento del artículo en un almacén * Cada vez que se introduce el artículo en cualquier documento comercial * Cada vez que se imprime un documento comercial El SIT permite introducir un número de serie diferente por cada unidad del artículo. Cuando sea necesario, el SIT mostrará una ventana con la lista de números de serie a introducir o visualizar. La introducción del número de serie implica, además, otras prestaciones: * Se puede buscar en cualquier fichero de documentos comerciales, el documento en el que aparece el número de serie buscado * Se dispone del informe "Seguimiento de Números de Serie" en [ INFORMES: GESTIÓN COMERCIAL ] Existen distintas técnicas que permiten utilizar el número de serie para disponer de mucha información. Por ejemplo, si marcamos como que "lleva número de serie" al artículo "Mano de Obra", dispondremos en el informe anterior de un histórico de movimientos del artículo así como el histórico de horas de mantenimiento dedicado a dicho artículo. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 103 Número de Serie / Lote y Fecha de Caducidad 1
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Entrada en Almacén La forma más común de realizar una entrada de almacén es a través del albarán de compra. Le recordamos que el albarán de compra es el documento que, en cualquier tipo de negocio, informa del momento en que el material solicitado a un proveedor está efectivamente entregado, o bien que el servicio solicitado ha sido recibido. Si está en un albarán de compra, al hacer clic en Procesos, opción "Entrada de Almacén" y si los artículos llevan números de serie, SIT le mostrará la siguiente ventana: Si pulsa la tecla "tabulador", seleccionará el campo "Nº de Serie" de la primera unidad del artículo correspondiente (parte superior de esa ventana). Si pulsa nuevamente la tecla tabulador, podrá introducir la fecha de caducidad. Cada nueva pulsación de la tecla tabulador le permitirá ir avanzando por todas las unidades de ese artículo, hasta completar todos los números de serie o lotes requeridos en los artículos del albarán. Si hace clic en el botón "-­‐" podrá eliminar un número de serie, pero en este caso deberá volver a añadirlo más adelante para completar el albarán. Haciendo clic en el botón Aceptar se confirma la información introducida y se cierra la ventana. Salida de Almacén Por el contrario, la salida de almacén se procesa usualmente desde un albarán de ventas. Este documento nos informa que un artículo con un determinado número de serie ha sido entregado a un cliente. Si está en un albarán de ventas, al hacer clic en Procesos, opción "Salida de Almacén" y si los artículos llevan números de serie, SIT le mostrará la siguiente ventana: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 104 Número de Serie / Lote y Fecha de Caducidad 1
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En primer lugar, le podrá interesar conocer la disponibilidad que hay para el artículo seleccionado. Para ello haga clic en "Buscar Disponibilidad". A continuación, seleccione el número de serie o lote en la columna de la derecha y haga clic en Flecha izquierda. El número de serie o lote elegido se moverá a la columna de la izquierda, quedando asociado a la unidad del artículo con salida de almacén en este albarán. Repetir este proceso para cada una de las unidades de este artículo. También puede introducir manualmente este número, haciendo clic en la columna de la izquierda o pulsando la tecla "tabulador". Lotes: 
La columna "Cantidad" ofrece información de interés en aquellos casos en que se asigna más de una unidad para un mismo número de lote. 
Al seleccionar un valor de la columna "fecha de garantía", podrá introducir la fecha de fin de garantía. Buscar un artículo por su Número de Serie Si conoce el número de serie pero no recuerda el documento de gestión o contrato al que pertenece, puede buscarlo en las siguientes rutas: 
Buscar en Contratos: [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS : CONTRATOS]. Botón Buscar (introducir dato en casilla “Nº de Serie”). 
Buscar en otros documentos: [VENTAS O COMPRAS: PRESUPUESTO/PEDIDO/ALBARAN/FACTURA]. Botón Buscar (introducir dato en casilla “Nº de Serie”). Listado de Artículos por su Número de Serie Puede obtener un informe de todos los números de serie, donde se detallan los artículos a que corresponden y los documentos (albarán, factura, venta TPV o movimiento directo de almacén) en los que figuran. Puede imprimirlo o guardar como PDF. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 105 Número de Serie / Lote y Fecha de Caducidad 1
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Para generar el informe, ir a [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS: INFORMES GESTIÓN], clic en "Seguimiento Nº Serie". A continuación, introducir aquellos datos por los que desea realizar un filtrado de documentos que se relacionarán en el informe. Recuerde que si no cumplimenta ninguna casilla o caja de texto, SIT mostrará todos los documentos que contengan Nº de Serie o Lote. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 106 Campo “Su código” 1
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CAPÍTULO 11. CAMPO “SU CÓDIGO” Objetivo del campo “Su código” El contenido de este campo aparecerá en Documentos Comerciales cuando se dan las siguientes circunstancias: 1.
Cuando realizamos un pedido a un proveedor, y tenemos que detallar “Su código”. 2.
Cuando gestionamos una venta y el cliente nos pide un determinado código para un artículo. (SIT prevé que más de un cliente pueda necesitar “Su código” específico. Por este motivo, será necesario especificar “Su código” para cada cliente que lo necesite). 3.
Cuando un artículo tiene condiciones especiales por volumen, en cuyo caso y si se cumple, también figurará “Su código” para estas condiciones (ver [GESTIÓN : ARTÍCULOS : Pestaña PRECIOS]). En todos estos casos, cuando vamos a imprimir un Documento de Gestión a un proveedor o cliente, siempre aparecerá “su código” en el artículo de dicho documento, en lugar del código propio de SIT. Cada vez que se necesite incorporar nuevos artículos, tendrá que darlos de alta con “Su código” en [GESTIÓN : ARTÍCULOS : Pestaña PRECIOS/CUENTA], AÑADIENDO UNA LÍNEA POR CADA CÓDIGO DE CLIENTE o PROVEEDOR (introducir sólo el código de la cuenta y “Su código”. Este último puede hacerse con el comando “copiar” y “pegar”). Otra opción recomendable es exportar las ofertas existentes, mediante [GENERAL : UTILIDADES : GESTION : EXPORTAR OFERTAS] y a continuación incorporar, modificar o eliminar registros utilizando los procedimientos para actualización de ofertas, que se describen más abajo. Imprimir “Su código” en documentos de venta Incluir en [CUENTAS : Seleccionar CLIENTE : Pestaña PRECIOS], aquellos artículos con “Su código”. En estos artículos se imprimirá “Su código” siempre que el Documento de Gestión de venta se realice a este cliente. Los otros datos (precio vta., descuento, etc.), si están en blanco, reflejarán el dato de la ficha de [GESTIÓN : ARTÍCULOS : GENERALES]. En caso contrario, el que hayamos escrito en [CUENTAS : CLIENTES : Pestaña PRECIOS] o en [ARTÍCULOS : Pestaña PRECIOS/CUENTA o Pestaña PRECIOS]. Referencia del Fabricante o Proveedor Si lo desea, puede imprimir en la columna “código” de sus documentos de gestión el código del artículo y debajo de la descripción del artículo, imprimir el código del fabricante o proveedor (“su código”). Para ello sólo debe tener activada la siguiente preferencia en [GENERALES : EMPRESAS : PREFERENCIAS]: “Imprimir Referencia del Fabricante”. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 107 Informes de Gestión Comercial 1
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CAPÍTULO 12. INFORMES DE GESTIÓN COMERCIAL Introducción SIT pone a su disposición determinados informes que, por su naturaleza, no se asocian directamente con una empresa o módulo determinados. Cuando accede a cualquier módulo (Empresas, Personal, Nóminas, Gestión, etc.), dispone de informes propios de dicho módulo. En cambio, los informes a los que accede desde: [GESTION COMERCIAL: MÁS : INFORMES] van dirigidos al control de la gestión desde un enfoque general, o bien a la obtención de información cuya naturaleza no está ligada a uno de los módulos en particular. Objetivo SIT es un Sistema de Información orientado a la toma de decisiones en la gestión de su empresa. En este sentido, los informes son una herramienta clave de la aplicación, permitiéndole optimizar sus recursos y ser mucho más competitivo. Le recordamos que SIT guarda la información de su empresa en "Registros". Cada "Registro" representa un nuevo cambio (contable, administrativo, almacén, etcétera) para un determinado artículo. Por lo tanto, los Informes le mostrará información de dichos "Registros" que podrán estar o no agrupados por criterios previamente seleccionados por el usuario. La calidad de la información que se obtiene de un determinado Informe dependerá de la forma en que el usuario ha realizado la selección inicial. A lo largo de los siguientes capítulos le mostraremos cómo efectuar una buena selección de criterios para, en pocos minutos, obtener un Informe que recoja la información que necesita para poder tomar sus decisiones. Tipos de Informe de Gestión SIT dispone de varios tipos de informes de Gestión Comercial [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS : INFORMES], que se resumen en los siguientes: 1.
Estadísticas y Resúmenes para la Gestión. 2.
Cuentas y Contratos. 3.
Informes administrativos (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas). 4.
Gestión de Tesorería (Cobros y Pagos). 5.
Mercancías (entradas y salidas). 6.
Artículos y Existencias. 7.
Otros (transacciones internacionales y movimientos TPV). Cada Tipo tiene en común la forma en que se seleccionan los Registros. Dentro de cada Tipo puede encontrar distintos Informes, que puede seleccionar dependiendo de sus necesidades, haciendo clic en alguna de las opciones de [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS : INFORMES] MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 108 Informes de Gestión Comercial 1
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Botones de Informes disponibles para "Gestión Comercial". Una vez decidido el tipo de informe que se requiere, hay que tener en cuenta: 1.
La selección de los criterios de búsqueda de la información, a través de la ventana de Selección de Documentos. 2.
La presentación de la información, que dependerá de las opciones seleccionadas en la ventana de Opciones del Informe. Por lo tanto: −
La selección es la capacidad que le da SIT para mostrar en un informe exclusivamente la información que el usuario necesita. −
La presentación es la forma en la que SIT muestra dicha información. Puede configurar la presentación de un Informe a través de la ventana "Opciones Informes", seleccionando la opción que más se ajuste a sus necesidades: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 109 Informes de Gestión Comercial 1
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Ventana "Opciones de Informes" para el Informe "Estadística sobre Ventas". Además, entre la selección y la presentación, SIT puede mostrar las siguientes ventanas: 1.
2.
Selección de Cuentas: si confirma esta ventana, SIT buscará en todas las cuentas que se muestran en dicha ventana. No obstante, puede: a.
Seleccionar una o varias cuentas: realice una selección múltiple de cuentas si sólo quiere realizar la búsqueda de Registros que contengan dichas cuentas. Recuerde que la selección múltiple se efectúa mediante un clic en la cuenta o cuentas (pulsando a la vez las teclas Comando/CTRL o Mayúsculas). Confirmar. b.
Omitir una o varias cuentas: realice la selección de cuentas a omitir en el proceso de búsqueda de Registros para el nuevo Informe, siguiendo los pasos del punto anterior para selecciones múltiples. Una vez seleccionadas las cuentas a omitir, clic en dicho botón. Confirmar. c.
Seleccionar por tipo de cuenta: sólo se mostrarán las cuentas que coincidan con el valor seleccionado en el desplegable "tipo". Confirmar. Selección de Artículos: el funcionamiento es muy similar al de "Selección de Cuentas". El objetivo es seleccionar u omitir aquellos Registros que contengan estos artículos. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 110 Informes de Gestión Comercial 1
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Selección de documentos Para entender cómo funciona el sistema de generación de Informes en SIT, debe saber que para buscar información, la aplicación: 1.
Busca siempre por todos los criterios simultáneamente. 2.
Sugiere siempre el primer y último valor existente. Esto quiere decir que cuando se solicita un Informe, los valores que se muestran por defecto son siempre el menor y mayor que realmente existen en la base de datos de SIT. Si el usuario no modifica ninguno de los datos sugeridos, SIT generará el informe en base a toda la información contenida en su fichero de datos. Una vez entendido esto, el usuario debe saber que en la generalidad de los casos, basta con acotar uno sólo de los datos presentes en la ventana de selección para conseguir el efecto deseado. Lo importante es siempre conocer cuál de los datos ofrecidos es el que realmente queremos acotar. Posteriormente, el usuario será capaz de plantearse búsquedas más complejas que perfeccionen la calidad de la información suministrada por SIT. Estadísticas y Resúmenes de Gestión Características Estos informes permiten obtener información sobre compras, ventas y movimientos de almacén. Para un mismo informe, es posible mostrar aquellos Registros que están incluidos en un determinado documento de gestión y/o sólo para un artículo, familia, comisionista, nº de serie, etcétera. A continuación se muestra un listado de los Informes posibles (ver botones de [GENERALES : INFORMES : Gestión Comercial] para Estadísticas), con los contenidos que se podrán ver: 
Estadística de Movimientos (de almacén con valoración económica): artículo, entradas (cantidad, importe y costo medio), salidas (cantidad, importe, venta medio, beneficio bruto y margen bruto) y existencias. 
Estadística no Valorada (de movimientos de almacén sin valoración): artículo, entradas, salidas y existencias (cantidades). 
Estadística sobre Ventas: artículo, unidades, importe, importe medio, último costo, coste, beneficio neto y margen neto. 
Estadística sobre Compras: artículos, unidades, importe, importe medio, último costo, coste, beneficio neto y margen neto. 
Estadística por Especificaciones (ventas según especificaciones): artículo, ventas (unidades) clasificadas por especificaciones. Valor porcentual de cada especificación por artículo. Informes en [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS : INFORMES] para Otros: 
Resúmenes (de operaciones con albarán, con o sin movimiento de almacén): fecha, artículo y albarán relacionado, cantidad, importe, precio medio, coste y comisión. Es posible exportar este informe a una aplicación hoja de cálculo. 
Extracto (de movimientos de almacén y documento comercial que lo origina): artículo, número y fecha del albarán; orden de fabricación y/o factura relacionados con un determinado movimiento de almacén. Fecha del movimiento, cuenta, cantidad (entrada o salida), precio unitario neto e importe. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 111 Informes de Gestión Comercial 1
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Seguimiento Números de Serie (para cada número de serie): artículo; número y fecha de albarán, TPV o movimiento directo; número de SAT; cuenta; importe; cantidad (entrada o salida). La ventana "Selección de Documentos" Una vez elegido un Informe, SIT le muestra la siguiente ventana de selección de documentos: Ventana "Selección de Documentos" para los informes de Estadísticas y Resúmenes. Dependiendo de cómo se realiza la selección de documentos, es posible incluir o excluir de los informes aquellos Registros contenidos en albaranes, facturas, etc. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 112 Informes de Gestión Comercial 1
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CUANDO S OLICITA U N I NFORME, S IT A BRE L A V ENTANA " SELECCIÓN D E DOCUMENTOS". S I C ONFIRMA E STA V ENTANA S IN M ODIFICAR N INGÚN D ATO, SIT P RESENTARÁ U N I NFORME Q UE T ENDRÁ E N C UENTA T ODOS L OS REGISTROS A CTUALMENTE G UARDADOS E N S U F ICHERO D E D ATOS. A la hora de seleccionar sus criterios, tenga en cuenta lo siguiente: 1.
SIT no diferencia por Ejercicios al realizar un Informe. Por lo tanto, debe introducir siempre la fecha de inicio y la de fin para acotar su Informe por fechas. 2.
Si un campo no contiene ningún valor (por ejemplo: "Cuentas Desde" o "Fabricante"), SIT incluirá en el Informe todos los valores y además aquellos documentos que no tengan ningún valor en dichos campos (en el ejemplo anterior, documentos sin Cuenta asignada o sin Fabricante). 3.
Si un campo contiene un valor "0" (por ejemplo: "Número" o "Fecha"), SIT no tendrá en cuenta si existen documentos del tipo al que pertenece dicho campo. Es decir; si ha seleccionado Facturas con Fecha o Número desde "0", el Informe podrá incorporar Artículos de pedidos, albaranes, etcétera, aunque no tengan Factura. Si los campos desde y hasta de un documento son igual a "0", entonces la aplicación tendrá en cuenta sólo aquellos Registros que no tengan dicho documento. 4.
En cambio, si para un documento (albarán, factura, TPV, movimientos de almacén, etc.) escribe desde "1"; SIT presentará un Informe que tendrá en cuenta sólo los Registros que tengan asociado un documento del tipo seleccionado. Una vez ha cumplimentado y confirmado la ventana de "Selección de Documentos", SIT muestra dos nuevas ventanas donde podrá, a su vez, seleccionar o aislar Cuentas y Artículos. Ejemplos prácticos de selección Caso 1: desea crear un Informe donde se muestren todos los artículos que dispone en almacén, que ya están vendidos, pero a la espera de ser entregados al cliente: 
[[GESTIÓN COMERCIAL: MÁS : INFORMES]: Botón "Resúmenes"]. 
Al seleccionar los criterios de selección, tenga en cuenta que estos artículos ya deben tener un albarán al que todavía no se le ha dado salida de almacén. 
En este caso, introducimos un "1" en el campo "Documento Desde" de Albarán. En cambio, en Movimientos de Almacén, escribimos "0" en los campos "Número Desde" y "Número Hasta", ya que sólo queremos conocer los Registros de artículos que contienen albarán pero no tienen registrado ningún movimiento de almacén. 
Marcar la opción "Salidas" y desmarcar "Entradas". 
Para perfeccionar más la información anterior, puede conocer su saldo "virtual" de mercancía marcando las opciones "Salidas" y "Entradas": el informe le mostrará la diferencia entre los artículos pendientes de introducir en almacén y los pendientes de entregar. En Gestión:más:Informes:Mercancía;Entregas de mercancía, se nos muestra un informe según el estado de los pedidos de los clientes. Caso 2: quiere conocer el importe de las comisiones a liquidar en un período dado. 
[[GESTIÓN COMERCIAL: MÁS : INFORMES]: Botón "Resúmenes"] 
Lo primero es saber si la empresa liquida las comisiones por las ventas realizadas (albaranes) en el período, o bien sobre las "ventas facturadas" en dicho periodo. La diferencia es muy importante, porque la selección de la información es totalmente diferente; en el primer caso, el usuario tan sólo modificará los campos de fecha de albaranes. En cambio, en el segundo caso, sólo modificará MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 113 Informes de Gestión Comercial 1
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las fechas correspondientes a facturas. En ambos casos se omiten registros (albaranes o facturas, respectivamente) que no serán mostrados en el Informe. En el siguiente ejemplo, se han seleccionado las ventas del comercial "Federico" durante el mes de Julio de 2009, y se han omitido los albaranes no facturables (no se ha modificado ningún otro dato de la ventana "Selección de documentos"). 
Ahondando en el caso anterior, se puede conocer el montante de las comisiones generadas en un periodo dado, pero aún pendientes de liquidar. Para ello, determinaremos el período deseado en las fechas de albaranes y además introduciremos para el número de factura desde la "0" a la "0". El informe mostrará las comisiones devengadas en el período que aún no se han liquidado, porque las ventas implicadas no han sido facturadas. Caso 3: compras a un proveedor. Quiere comparar a través de un informe la mercancía que ha adquirido a un mismo proveedor en el año 2007 y en el año 2008, para saber si hemos dejado de comprar alguna referencia o ha descendido en algún producto. ¿Cómo podría hacerlo? 
[[GESTIÓN COMERCIAL: MÁS : INFORMES]: Botón "Resúmenes"] 
Realizar la selección para el primer período. En la ventana de Opciones, marcar la opción: Exportar. 
Repetir la operación para el segundo período. 
Abrir ambos ficheros con un programa de Hoja de Calculo y manipular la información dentro de la hoja de cálculo para realizar las comprobaciones necesarias. Caso 4: Facturación de un determinado Artículo. 
[[GESTIÓN COMERCIAL: MÁS : INFORMES]: Botón "Resúmenes"] 
Seleccione en "Documentos que contengan el artículo", el código del artículo que le interese. 
Confirmar. Como puede comprobar en estos ejemplos, la búsqueda puede llegar a cualquier grado de complejidad: basta con que el usuario conozca las consecuencias que produce en dicha búsqueda la modificación de tan sólo uno de los parámetros de la ventana de selección. Cuentas y Contratos [[GESTIÓN COMERCIAL: MÁS : INFORMES]: Botón “Clientes / Contratos”]. Este informe le permite obtener un listado ordenado de Cuentas o de Contratos. También puede obtener la(s) ficha(s) de una determinada cuenta para su impresión. En la opción de Contratos, SIT le permite realizar un seguimiento de los documentos de gestión relacionados con sus Contratos Comerciales. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 114 Informes de Gestión Comercial 1
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Selección de Cuentas En esta ventana tiene la opción de seleccionar Cuentas o Contratos con o sin movimientos desde una determinada fecha. Si se deja seleccionadas ambas opciones, se muestran todas las cuentas o contratos. También puede filtrar los registros mostrados por la Forma de pago de la Cuenta (según el dato introducido en [GENERALES : CUENTAS : pestaña GESTIÓN]). Por último, puede seleccionar aquellas Cuentas a las que se aplica o no IVA y por su Riesgo admitido (datos introducidos previamente en [GENERALES : CUENTAS : pestaña CONTABLES]). Selección para su Impresión Una vez elegidas sus Cuentas o Contratos, SIT le ofrece la posibilidad de realizar una selección previa a la impresión, que realizará en la siguiente ventana: MANUALES SIT SIT 2012 Ventana de “Selección Impresión” SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 115 Informes de Gestión Comercial 1
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Como puede observar, dispone de tres formas de mostrar la información de sus Cuentas guardadas en [GENERALES : CUENTAS]. 1.
Fichas: muestra la ficha del cliente o proveedor (datos de Entidad y Cuenta, forma de pago, tipo de IVA, clave de factura, tarifa, observaciones y contactos). Es un informe de una página por Cuenta. 2.
Listado: de números de cuenta contable y su descripción. 3.
Contactos personales: listado de contactos con nombre, departamento, dirección, teléfono y observaciones. Es posible ordenar estos tres primeros Informes por Código contable, Nombre o NIF. Por otra parte, SIT puede generar hasta cuatro tipos de Informes de Contratos [GENERALES : CUENTAS : CONTRATOS]: 1.
Listado de Contratos: imprime un listado de Contratos. 2.
Detalle de Contratos: imprime el detalle de cada Contrato. Es posible listar estos dos informes ordenados por Cuentas, Artículos o Clave de Facturación. 3.
Seguimiento de Contratos: le ofrece información del número y fecha del Albarán, Factura y Movimiento de Almacén de los Contratos que seleccione según: 
correspondan a un determinado Artículo. 
correspondan a una determinada Clave de Facturación. Informes sobre Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas Características Engloba nueve botones que hacen referencia a los Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas tanto recibidas como expedidas que se han registrado en SIT: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 116 Informes de Gestión Comercial 1
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Estos Informes no muestran información contable (no indica qué registros han sido o no contabilizados), pero sí es posible mostrar únicamente aquellos que se han contabilizado o los que están pendientes de contabilizar. Los informes presentan la siguiente información (siempre que el registro disponga de ella): 
Número de documento. 
Número externo (para los documentos de gestión de compras, el número facilitado por el proveedor). 
Fecha del registro del documento. 
Fecha del documento. 
Cuenta (número y descripción). 
Base imponible. 
I.V.A. 
R.E. (Recargo de Equivalencia). 
Importe no sujeto a IVA. 
IRPF (retención). 
Importe líquido. Todos los informes ofrecen como resumen los siguientes datos: 
Total Base. 
Total I.V.A. 
Total R.E. 
Total facturas. MANUALES SIT SIT 2012 
Total Base I.R.P.F. 
Total Retención I.R.P.F. 
Total Líquido. SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 117 Informes de Gestión Comercial 1
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Selección de Documentos Para poder seleccionar los Documentos de Gestión, debe cumplimentar los datos de la siguiente ventana. Recuerde que SIT sólo filtrará por aquellos campos en los que haya escrito o seleccionado algún tipo de información: Además, dispone de la opción de seleccionar los registros de una determinada serie de facturas, cuenta o cuentas. También puede visualizar sólo determinados documentos de gestión. Opciones de Listado Una vez ha confirmado en la ventana de “Selección”, podrá realizar una nueva selección de Cuentas y Documentos (si confirma estas ventanas sin efectuar ninguna selección, SIT recopilará todas las cuentas y todos los documentos mostrados). También deberá seleccionar la serie o series de Factura que se recogerán en su nuevo informe. Por último, SIT mostrará la ventana “Opciones de Listado”. Las opciones de Listado permiten al usuario ordenar los registros previamente seleccionados por Número de documento, Fecha del documento (Fecha contable o Fecha factura en caso de facturas) o por el Número externo (caso de documentos de gestión de compras, el número facilitado por el proveedor). También existen varias opciones de totalización, que debe indicar en la siguiente ventana: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 118 Informes de Gestión Comercial 1
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No olvide marcar la casilla "Incluir Concepto" si quiere que el Informe muestre el Concepto Contable (para registros de facturas contabilizadas). Gestión de Tesorería (Cobros y Pagos) Características Son Informes que ayudan a una mejor gestión de la tesorería de la empresa. Dispone de dos botones que imprimen los siguientes Informes: −
Previsión Cobros / Pagos: le permite conocer qué cobros o pagos tiene pendientes entre determinadas fechas. −
Demora Cobros / Pagos: es un informe estadístico para conocer, por cuenta, la "puntualidad" de los pagos. Se muestra información de los días de demora entre la fecha del vencimiento, la fecha prevista de cobro o pago y la fecha en la que se ejecutó dicho cobro o pago. Selección de Vencimientos Por su interés y extensión, a continuación le explicamos cómo obtener un Informe de Previsión de cobros y pagos. El primer paso consiste en seleccionar los vencimientos que se incluirán en el Informe. Recuerde que los vencimientos son registros de SIT con los cobros y pagos pendientes de realizar o realizados. Estos vencimientos pueden estar o no contabilizados. Tras hacer clic en el botón Previsión Cobros / Pagos, SIT le muestra la siguiente ventana: MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 119 Informes de Gestión Comercial 1
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Ejemplos de selección de Vencimientos 1.
Vencimientos sólo de Clientes: introduzca en "Cuentas Desde" el valor "43", y en "Cuentas Hasta" el valor "43Z", o desmarque todas las casillas de la derecha. 2.
Vencimientos con facturas: cumplimente los campos "Fechas de Facturas". 3.
Vencimientos correspondientes a una factura de proveedor: introduzca el número de dicha factura en el campo "Su nº de pedido de cliente / proveedor". 4.
Vencimientos que están pendiente de cobro a través de TPV: marcar la casilla "Pendiente Movimiento de Caja". Impresión del Informe A continuación, SIT le pedirá el saldo de tesorería actual. De esta forma, el Informe ofrecerá un saldo estimado al finalizar el periodo seleccionado. La aplicación le mostrará la siguiente información: 
Cuenta. 
Fecha. 
Origen (factura, contrato o nómina). 
Forma de pago 
Importe. 
Saldo. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 120 Informes de Gestión Comercial 1
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Impresión vencimientos ADMINISTRACION / TESORERIA / PAGOS / IMPRESIÓN Los listados salen todos en la divisa de la empresa, excepto el primero, que es por divisas. Artículos bajo mínimos y Existencias por Especificaciones Características Artículos bajo mínimos le ofrece información de aquellos artículos que deben tener existencias mínimas y/o máximas. Previamente, establecer el mínimo y máximo para un artículo por almacén en [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVO: ARTÍCULOS : modificar artículo : pestaña ESTADÍSTICA]. Con esta información, puede obtener el Informe de Artículos en depósito. Por su parte, Existencias por Especificaciones le ofrece información de entradas, salidas, existencias reales 8
y existencias virtuales por artículo. Selección En la ventana de selección de artículos, puede realizar un primer filtro de los artículos que se mostrarán en el Informe. Debe tener en cuenta las siguientes casillas de selección: 
Extender búsqueda a movimientos: si marca esta casilla, cuando confirme, SIT mostrará la ventana de "Selección de documentos". De esta forma, el Informe mostrará únicamente los registros que tengan alguna relación con las cuentas, artículos, familia, comercial, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas o movimientos seleccionados en esta ventana (ver "Ventana de Selección de documentos" en Informes de Gestión Comercial). 8
Existencias virtuales son las existencias reales más albaranes de compras pendientes de anotar en almacén menos albaranes de ventas pendientes de anotar en almacén. MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 121 Informes de Gestión Comercial 1
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Invertir la selección por movimientos: SIT mostrará en el Informe aquellos registros No seleccionados en la ventana de "Selección de documentos". Otros Informes [[GESTIÓN COMERCIAL: MÁS : INFORMES]] Entrega y Recepción de Mercancías Estos Informes nos ofrecen, por artículos, las cantidades pendientes de entregar o servir. Está relacionado con aquellos albaranes de compras o ventas con o sin movimientos de almacén. Seguimiento de Números de Serie Si tiene artículos con números de serie o lote / caducidad, podrá obtener un listado (de tipo resumen o con desglose) de dichos artículos con su número correspondiente. Al hacer clic en este Informe, se abre la ventana de "Selección de documentos" que le permite obtener sus números para los artículos que tengan alguna relación con las cuentas, artículos, familia, comercial, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas o movimientos seleccionados en dicha ventana (ver "Ventana de Selección de documentos" en Informes de Gestión Comercial). MANUALES SIT SIT 2012 SIT: TeleGEST/TeleGEST+ 122 análisis de ventas 1
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CAPÍTULO 13. ANÁLISIS DE VENTAS Introducción Apartado donde se pueden crear análisis con distintas condiciones, creando diferentes comparativas entre clientes, artículos, fechas, zonas…. El Análisis de ventas trabaja sobre los artículos, y si los artículos son de varias empresas, el programa trabaja con varias empresas (Empresas de grupo) Un ejemplo, sería hacer un ranking con las ventas por clientes, ordenado de manera descendente/ascendente por importe: Gestión comercial: más: análisis de ventas: La acotación sería: Podemos marcar un periodo de tiempo (desde-­‐hasta). En Artículos analizados pincha en la lupa para seleccionar sobre los que quieres realizar la búsqueda. Marcamos sólo ventas. Una vez realizadas las acotaciones vamos a la pestaña Informes. En esta ventana, en la parte inferior derecha disponemos de: Importe mínimo (para evitar incluir clientes poco importantes). Además pincharemos en la columna Total, así la lista se ordenará por esta columna “Total" Pinchamos en opción: Generar-­‐calcular informe. MANUALES SIT SIT 2012