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Órgano oficial de S.E.S.O. – Sociedad Ecuatoriana de Seguridad, Salud Ocupacional y Gestión Ambiental
Miembro de
REVISTA
AÑO 2014, Nº 005
GUAYAQUIL - ECUADOR
EDICION: GESTION DEL TIEMPO
JULIO - AGOSTO
“Cumplimos 26 Años al Servicio de la Prevención de Riesgos Laborales y Ambientales“
1988 - 2014
“Entidad dedicada a Prestar un servicio integral y eficiente TRIPLE A: Asesorías, Auditorías y Adiestramiento en Salud
Ocupacional y Seguridad industrial”
EN ESTA EDICIÓN
Editorial……….………………….
1
Gestión del tiempo en el trabajo. 2
Gestión del tiempo: claves para
optimizar el tiempo de trabajo… 3
La matriz de gestión del tiempo.. 5
Cómo mejorar la gestión del
tiempo en el trabajo: consejos y
trucos para la optimización de
recursos…………………………… 6
Las diez herramientas prácticas
para la gestión del tiempo……… 9
Gestión del tiempo: hacer
balance y poner soluciones…… 12
Actividades & eventos……….. 13
Próximos eventos……………..
20
Descargas……………………….
20
Sugerencias o comentarios a
[email protected]
DIRECTORIO EJECUTIVO
PERIODO 2013 – 2017
DR. MOISES EDUARDO CASTRO CARRASCO
PRESIDENTE EJECUTIVO
DR. JORGE CAMACHO VACA
VICEPRESIDENTE
LIC. KARINA REYES PEREZ
SECRETARIA GENERAL
ING. MERLE IGLESIAS
TESORERO
ING. JULIO VACAS SALAZAR
COORDINADOR GENERAL
EDITORIAL
¿QUÉ ES LA GESTION DE TIEMPO?
Dr. Moisés Castro Carrasco
Presidente Ejecutivo – S.E.S.O.
L
a gestión del tiempo crece cada vez más en
interés en nuestros tiempos por la vida
bulliciosa que tenemos. Cada vez tenemos
más obligaciones y complicaciones en
nuestra vida diaria que nos obligan a gestionar mejor
nuestro tiempo.
Aunque en realidad el tiempo no podemos gestionarlo
como lo hacemos con el dinero, porque el tiempo fluye
sin parar. Lo que si podemos hacer es gestionar lo que
hacemos nosotros con el tiempo que tenemos, es decir,
gestionarnos a nosotros mismos.
Con la gestión del tiempo lo que hacemos en planificar
las tareas, priorizando unas sobre otras (se suele decir
que hay que hacer primero lo urgente y después lo
importante). También se incluye el análisis y la
definición de objetivos que deben alcanzarse en un
tiempo determinado.
Existen multitud de métodos de gestión del tiempo.
Normalmente están separados por un lado los de
gestión de un equipo (gestión de proyectos, dirección,
planificación estratégica, etc.) relevantes al ámbito
empresarial de los de gestión del tiempo personal de
cada uno.
En general, los métodos de gestión del tiempo suelen
estar enfocados a ordenar las tareas por prioridad y por
impacto. También muchas veces están enfocados a
evitar tareas que se pueden automatizar o a decir no a
algunas pericones y compromisos que no aportan
demasiado pero que consumen tiempo. Es decir, no se
trata sólo de hacer lo que hay que hacer eficientemente,
sino también de elegir lo que se hace con el tiempo.
Una buena gestión de nuestro tiempo nos puede ayudar
a que nuestra vida personal y profesional sea mejor.
SOCIEDAD ECUATORIANA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y GESTION AMBIENTAL – S.E.S.O.
Dolores Sucre #606 y Francisco Segura, (Barrio del Centenario) - Casilla (P.O. Box) 7015
Teléfono (593-4) 2330 706 / 2345 548 / 2448676 - Fax (593-4) 2580 189 - Celular 09-8554 8242
E-mails: [email protected] / [email protected] / [email protected] / [email protected] / [email protected]
Website: www.seso.org.ec
Guayaquil – Ecuador
REVISTA PREVENCION DE RIESGOS
LABORALES - PRL
JULIO – AGOSTO 2014
GESTIÓN DEL
TIEMPO EN EL
TRABAJO
E
l tiempo es inflexible, pasa y no se
detiene, aunque a veces tengamos
la sensación de todo lo contrario
(¿quién no ha ido en alguna
ocasión al dentista?). Es, en apariencia, una
variable que no podemos modificar. No
podemos alargarlo, estirarlo, comprarlo o
detenerlo. Sin embargo, podemos controlarlo.
Seguro que cualquiera de nosotros conoce a
personas excesivamente atareadas, cargadas
de trabajo que exclaman una y otra vez "no
tengo tiempo", "me faltan horas" y expresiones
parecidas.
– EDICION: GESTION DEL
TIEMPO
 Exceso de información para analizar. O
información desordenada, imprecisa o
tardía.
Evidentemente se hace imprescindible que
para organizar nuestro tiempo deberemos, en
primer lugar, determinar qué acciones o tareas
son las más importantes. Por importantes
entendemos aquellas tareas que inciden de
alguna forma en las áreas estratégicas de la
empresa, a los objetivos, a los costes o a los
ingresos.
¿Es el tiempo el que nos controla o podemos
controlarlo nosotros a él? Ésa es la cuestión
que cualquier directivo debería plantearse.
FACTORES IMPORTANTES
Son muchos los autores y expertos que han
escrito sobre este tema. Y la mayoría suelen
coincidir en destacar que la incorrecta gestión
del tiempo se debe entre otros factores a:
 La falta de objetivos previamente
definidos. O teoría a salto de mata.
 No distinguir entre lo que es importante
y lo que es urgente.
 La incorrecta gestión de la propia
agenda de trabajo.
 Negación de la propia evidencia. No
aceptar que nosotros no podemos
hacerlo todo.
 La insuficiente delegación de tareas.
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Una
vez
establecidos
los
objetivos,
comenzaremos por dar un orden de prioridad a
cada una de las actividades diarias. A veces
se suele asignar un tiempo máximo para cada
actividad con la finalidad de que no estemos
demasiado tiempo ocupados en una tarea que
no es demasiado importante, restando tiempo
a otras que sí lo son.
Aprender a decir no a tareas que no son
importantes o que pueden realizar otras
personas. Eliminar la posibilidad de que nos
puedan importunar con visitas no previstas o
reuniones mal planificadas, con hora de inicio
pero sin hora de salida.
Destinar unos minutos al día a la planificación
de nuestra propia agenda. De esta forma
podremos tener siempre preparado un
programa de trabajo antes de iniciar la jornada.
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Ser nosotros mismos los gestores de nuestro
tiempo. No dejar que sean otros los que lo
hagan. Evidentemente siempre y cuando
nuestro puesto y cargo nos lo permita.
Aprender a utilizar correctamente el uso del
teléfono. Tanto cuando efectuamos llamadas
como cuando las recibimos. Establecer filtros
de llamadas y visitas mediante nuestra/o
secretaria/o.
TIEMPO
GESTIÓN DEL TIEMPO:
CLAVES PARA
OPTIMIZAR EL TIEMPO
DE TRABAJO
L
a capacidad de gestionar bien el
tiempo es una habilidad que las
empresas valoran cada vez más en
sus trabajadores, ya que este factor
mejora la productividad y la competitividad de
la organización.
Un profesional polivalente que ejecute muchas
tareas en poco tiempo siempre es rentable.
Pero alcanzar ese nivel no es fácil. El primer
paso para lograrlo consiste en reflexionar
sobre cuál es nuestra misión en la empresa y
qué objetivos debemos cumplir en ella.
Agrupar acciones o asuntos que puedan tener
cierta relación entre sí. Podemos de esta
forma aumentar nuestra concentración en
ciertas tareas y evitar, por tanto, la dispersión
(recordar, al respecto, la Ley de Carlson:
"Toda actividad interrumpida es menos eficaz
y consume más tiempo que si se realiza de
manera continua").
Por lo tanto, el tiempo es relativo, como
también lo es el uso que hacemos de él en
nuestro
trabajo.
Algunas
tareas
que
consideramos muy urgentes o importantes a
veces no lo son tanto (de nuevo la
"relatividad")
y
debemos
aprender
a
identificarlas.
Se dice que generalmente tan sólo el 20% de
nuestro tiempo contribuye al 80% de
resultados. El resto, suelen ser imprevistos,
urgencias, interrupciones, correcciones, en
definitiva, desorden.
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El siguiente es analizar las tareas concretas
que habremos de llevar a cabo para lograr
esos objetivos y decidir cuáles nos
corresponde ejecutar directamente y cuáles
podemos delegar o debemos traspasar a otros
departamentos pues no son de nuestra
competencia, aunque por algún motivo alguien
nos las ha asignado.
'Retornar' trabajos es uno de los puntos más
delicados, pero también uno de los más
importantes si realmente queremos centrarnos
en el core business de nuestra actividad.
Una vez delimitada ésta, convendrá que
reflexionemos sobre el tiempo que requiere
cada una de las tareas que hemos de ejecutar,
y si la suma supera el total de horas de
nuestra jornada estudiaremos la posibilidad de
reducir el tiempo asignado a cada tarea
mediante un nuevo sistema de trabajo.
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En ocasiones, la pérdida de tiempo está
causada por hábitos obsoletos que sin
embargo seguimos utilizando pues hemos
fijado en nuestra mente un patrón de trabajo
muy rígido. Casi siempre es posible hacer una
misma labor de otra forma y obtener un buen
resultado o al menos un resultado aceptable.
Pero si realmente el volumen nos supera y no
es posible realizar todo el trabajo ni con la
mejor de las planificaciones convendrá que
nos planteemos hablar con
nuestros
superiores y exponerles la situación.
PLANIFICAR CON CRITERIO
TIEMPO
crear, innovar y, en definitiva, ser más
eficientes.
Al final de la jornada destinaremos unos
minutos a revisar qué tareas hemos
completado y cuáles no y ajustaremos la
agenda del día siguiente. Aplicar toda esta
estrategia requiere tiempo, pues para cambiar
un hábito se necesita constancia y voluntad.
El tipo de personalidad también influye en ello.
Los profesionales controladores y paternalistas
son los que lo tienen peor. Los primeros
siempre salen tarde pues no se fían de su
equipo y lo quieren revisar todo, y los
segundos porque absorben más trabajo del
que pueden realizar.
La agenda es una herramienta básica a la hora
de organizar la jornada laboral, la semana e
incluso la previsión de tareas a medio y largo
plazo. La utilizaremos para anotar el listado de
tareas diario ordenándolas de forma lógica.
Primero las más urgentes, aunque sean las
que menos nos gustan (eso no va a hacerlas
desaparecer) y luego las menos relevantes.
Ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas
por afinidad y franja horaria. Las llamadas y
visitas, mejor a primera hora, cuando el
personal llega a las empresas. Si no es posible
agrupar las tareas debemos ir revisando la
agenda periódicamente para no dejar trabajos
pendientes.
A cada tarea debemos asignarle un tiempo y
ceñirnos a él en la medida de lo posible, si no
corremos el peligro de caer en la Ley de
Parkinson, que dice: Se tarda tanto en terminar
un trabajo como tiempo se tenga para ello.
Pero hay que ser flexibles, no podemos prever
cómo irá el día: si surgirán imprevistos, si
recibiremos muchas llamadas, si tendremos
problemas informáticos, etc.
También hay que reservar momentos para
descansar y otros para pensar, algo que no
siempre hacemos, abrumados por el día a día.
Pensar es indispensable para evaluar el
trabajo realizado, planificar el que ha de venir,
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LADRONES DE TIEMPO
Los ladrones de tiempo son esa suma de
imprevistos que nos resta minutos e incluso
horas de trabajo efectivo. Detectarlos nos
ayudará a combatirlos. Estos son los más
destacados:
Visitas inesperadas. Si las hace una persona
con la que se tiene confianza se le puede
emplazar a solucionar el tema a tratar en otro
momento.
Reuniones. Hay que entrar en ellas con un
orden del día y procurar ceñirse a él para
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evitar divagaciones que alarguen el encuentro
innecesariamente.
Si algunos de los temas no nos incumben
podemos pedir permiso para salir de la reunión
cuando se llegue a ellos.
Papeleo y lectura. Mejor redactar sólo lo
imprescindible y tener preparado un mismo
texto para contestar a peticiones similares. La
lectura, sólo para los documentos necesarios y
haciéndola con cierta rapidez.
Desorden. Si destinamos unos pocos minutos
cada día a archivar nos evitaremos perder
horas buscando un papel por la mesa. Cuesta,
pero vale la pena.
Comunicación ineficaz. Si no transmitimos
mensajes claros es muy posible que los demás
realicen mal el trabajo y tengan que volver a
repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida
de tiempo. Debemos comunicar con claridad y
comprobar que la otra persona ha
comprendido lo que intentamos transmitirle. De
la misma forma, hay que escuchar con
atención y preguntar si algo no nos queda
claro.
TIEMPO
LA MATRIZ DE GESTIÓN
DEL TIEMPO
D
wight D. Eisenhower, trigésimo
cuarto presidente de los EE.UU.,
pensaba que debemos dedicar
atención y tiempo a nuestras
actividades en función de su importancia y
urgencia. Decía, con razón, que tendemos
demasiado a centrarnos en las cosas que son
importantes y urgentes a la vez, lo que genera
un comportamiento reactivo ante lo que se
tiene que hacer ahora mismo, en vez de
centrarnos en las cosas que son importantes,
aunque poco urgentes, lo que sería la base de
un comportamiento más estratégico, orientado
a objetivos a largo plazo.
Stephen R. Covey popularizó la Matriz de
Gestión del Tiempo de Eisenhower en su libro
Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva,
afirmando que nos encontramos ante una
cuarta generación de gestión del tiempo,
mucho más efectiva, en la que ya no se trata
de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar
dónde debemos poner nuestra atención en
cada momento.
Escasa disciplina personal. Es uno de los
peores ladrones de tiempo y uno de los más
difíciles de corregir. No hay recetas mágicas.
La única forma de cambiar es con voluntad.
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Algo es urgente cuando requiere una atención
inmediata. Las cosas urgentes atrapan tu
atención, te presionan constantemente. La
trampa está en que muchas de ellas son
fáciles, o son divertidas, o son populares, pero
son poco importantes.
Algo es Importante cuando contribuye a tus
objetivos a medio y largo plazo, a tu propósito
de vida. Para no desatender las actividades
que son importantes, pero no son urgentes,
necesitas ser proactivo, ya que éstas no
demandan tu atención. Si las dejas de lado,
llegará un momento en que se convertirán en
urgentes, y este comportamiento te llevará al
circulo vicioso que implica vivir siempre en
modo reactivo, en una situación de crisis
continua.
Si prestas demasiada atención al Cuadrante I
(cosas urgentes e importantes), éste se irá
haciendo cada vez más grande y te llegará a
dominar por completo. Los Cuadrantes III y IV
incluyen cosas que, urgentes o no, no son
importantes. La gente efectiva pasa más
tiempo en el Cuadrante II, reduce en lo posible
el tiempo que está en el Cuadrante I, y no se
preocupa demasiado de los Cuadrantes III y
IV.
En el Cuadrante II (cosas importantes, aunque
no urgentes) reside el núcleo de una gestión
personal eficaz. Aquí están las cosas que te
permiten vivir aprovechando oportunidades y
actuando preventivamente, en vez de
resolviendo problemas. Cosas como crear y
reforzar relaciones personales, hacer ejercicio,
planificar tu futuro, aprender, etc. Para moverte
hacia este cuadrante, primero debes tener
claras cuáles son tus prioridades, y después
debes aprender a decir no a otras actividades,
algunas
urgentes
y
aparentemente
importantes.
SESO realizará el Curso Seguridad en Trabajo de
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Guayaquil, 29 al 30 de Septiembre del 2014
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TIEMPO
CÓMO MEJORAR LA
GESTIÓN DEL TIEMPO EN
EL TRABAJO: CONSEJOS Y
TRUCOS PARA LA
OPTIMIZACIÓN DE
RECURSOS
N
o tengo tiempo. Todos hemos
oído esta recurrente expresión.
Sin embargo no deberíamos
hablar de escasez de tiempo sino
de una mala planificación del mismo. Todos
disponemos de los mismos 7 días de la
semana con sus 24 horas cada uno y su
adecuada administración depende únicamente
de nosotros.
La gestión del tiempo es fundamental en una
sociedad en la que vivimos sobrecargados de
tareas
y
distracciones,
informalmente
conocidos como “ladrones de tiempo”. Con la
gestión del tiempo nuestra productividad se
dispara mejorando la calidad del trabajo y, en
última instancia, los beneficios generados para
la empresa. A nivel personal, una adecuada
gestión del tiempo es esencial para mantener
una adecuada calidad de vida: la mala gestión
del tiempo puede llegar a provocar estrés,
ansiedad y caos.
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En primer lugar, debemos trabajar en un
entorno ordenado y organizado. No podemos
comenzar a hablar de la gestión y
administración del tiempo si nuestra mesa de
trabajo
está
totalmente
desordenada.
Deberemos
dedicar
unos
minutos,
preferiblemente al final de la jornada laboral,
para recoger y clasificar documentos, folios y
herramientas de trabajo con el propósito de
contar con un entorno organizado.
La agenda es nuestra mejor herramienta en la
gestión del tiempo. Algo tan simple como una
libreta y un bolígrafo nos permite planificar,
organizar y priorizar todas nuestras tareas
además de nuestras citas y nuestros
compromisos. Debemos tenerla siempre
disponible para apuntar nuestros nuevos
compromisos y poder revisarla regularmente
para recordarlos.
TIEMPO
Con la agenda en la mano podremos priorizar.
Al otorgar una jerarquía a las tareas podremos
reservar el tiempo suficiente para realizar las
importantes. Es fundamental definir cuáles son
las tareas prioritarias para asegurarnos de su
ejecución.
Cuando ya tengamos tiempo asignado para
realizar cada tarea prioritaria podremos
planificar la realización de las tareas no
prioritarias. Siempre tenemos que contar con
un margen para afrontar posibles imprevistos.
Debemos conocer cuáles son nuestras horas
de mejor rendimiento, en las que estamos más
concentrados. Intentaremos realizar las tareas
prioritarias en estos tiempos para realizarlas
del modo más eficiente posible. Las tareas no
prioritarias las realizaremos siempre en
nuestras
franjas
horarias
de
menor
rendimiento (que aunque dependen de cada
persona por lo general suele ser después de
comer o al final de la jornada laboral).
Si contamos con tareas complejas lo ideal es
descomponerlas en tareas más pequeñas. Por
ejemplo, la metodología Scrum permite
abordar proyectos complejos descomponiendo
el proyecto en pequeñas tareas y optimizando
recursos de tiempo, económicos y de
organización de equipo.
Paso previo a la planificación de las tareas es
el establecimiento de los objetivos. Estos
deben ser ambiciosos pero también realistas y
alcanzables para ser capaces de motivarnos y
estimularnos.
En función de los objetivos marcados
planificaremos nuestras tareas y funciones. Es
recomendable identificar por adelantado las
tareas a realizar cada semana (o cada mes, en
función de la magnitud del proyecto).
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Tenemos
que
aprender
a
delegar
responsabilidades. No todos ejecutamos con la
misma eficiencia. Tenemos que centrarnos en
aquellas tareas que realizamos especialmente
bien delegando el resto en personas de
confianza con competencias para realizarlas
mejor que nosotros: realizarán la tarea en un
tiempo menor, a un coste inferior y con una
calidad superior.
Al finalizar el plazo que habíamos reservado
para la ejecución de las tareas tenemos que
realizar un ejercicio de control: ver qué tareas
de las que nos habíamos comprometido
hemos realizado, cuáles no hemos acometido
y por qué no lo hemos hecho.
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El descanso es elemental en la gestión del
tiempo. Para aprovechar al máximo nuestro
tiempo no hace falta estar trabajando toda la
jornada laboral sino que el tiempo que lo
hagamos
saquemos
toda
nuestra
productividad. Los descansos nos permiten
recobrar energías, desconectar de tareas poco
agradables y llenarnos de optimismo.
Muchas veces la mala gestión del tiempo tiene
su origen en malos hábitos. Nunca dejes de
cuestionarte tu mecánica de trabajo para
implementar mejoras.
TIEMPO
Si no tienes más remedio que coger la llamada
se breve y directo. No des rodeos y ve
directamente al grano para concluir la
conversación en el menor tiempo posible.
Mantén tu Smartphone bien alejado y, al ser
posible, desconectado. Las distracciones de
este dispositivo son múltiples y muy dañinas
para nuestra productividad:
mensajería
instantánea, redes sociales, Internet, etcétera.
Y, por último, identifica tus principales vías de
pérdida de tiempo (los famosos ladrones de
tiempo) y prepara un plan para combatirlos.
Los principales ladrones de tiempo: cómo
identificarlos y propuestas de solución.
Los ladrones de tiempo son aquellos factores
que consumen tiempo indiscriminadamente. Si
los identificamos podremos preparar una
estrategia para minimizarlos todo lo posible.
Las interrupciones son las peores enemigas de
la organización y la gestión del tiempo. Cada
vez que se produce una interrupción tardamos
unos
cuantos
minutos
en
recuperar
completamente
la
concentración.
Concentración baja implica productividad baja
y un aumento en la probabilidad de cometer un
error
(que
posteriormente
deberemos
subsanar consumiendo tiempo).
El teléfono es uno de los mayores ladrones de
tiempo. Interrumpir una tarea prioritaria por
atender el teléfono nos hará perder nuestra
concentración y
nuestro tiempo. Todos
tenemos la necesidad imperiosa de coger el
teléfono tan pronto como lo oímos pero no nos
engañemos, una llamada telefónica en sí no es
prioritaria aunque puede que lo sea el
mensaje. Si recibes una llamada y estás
realizando una tarea prioritaria no te
preocupes, el interlocutor te dejará un mensaje
en el buzón de voz al que podrás acceder una
vez finalizada la tarea.
PAG. 8
Las visitas no deseadas son totalmente
inaceptables. Salvo que el motivo de la visita
sea urgente o el visitante sea alguien al que
tengamos que dar prioridad (nuestro principal
cliente por ejemplo) no deberemos aceptar
visitas no planificadas.
El correo electrónico es uno de los males de la
era digital ¿Cuántas veces al día, a la hora,
somos capaces de revisar el correo?
Seguramente demasiadas. Bien usado es una
herramienta muy útil pero por lo general está
muy mal gestionada. Las cuentas de correo
electrónico están invadidas de spam, cadenas
de mails y tareas importantes sin catalogar.
Gestionar el correo electrónico es una tarea
que puede prolongarse mucho más de lo
recomendable. Por ello, deberías usar un buen
filtro antispam, fijar un intervalo de tiempo fijo
para revisar correos y contestarlos, poner
filtros, etiquetar correctamente, fragmentar la
bandeja de entrada son algunas opciones
básicas que todos deberíamos tener.
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Respecto
a las reuniones, si queremos
gestionar adecuadamente nuestro tiempo
deberemos asistir sólo a aquellas que tengan
un objetivo definido. Las reuniones no tienen
por qué ser improductivas, es más, una
reunión con los objetivos bien definidos
ayudará a planificar las tareas ahorrándonos
mucho tiempo.
Aplazar tareas desagradables o complejas es
contraproducente a la hora de gestionar el
tiempo: se pierde demasiado tiempo buscando
excusas para aplazar la tarea. Afróntalas
cuanto antes y en tus momentos más
productivos para quitártelas de encima en el
menor tiempo posible.
TIEMPO
LAS DIEZ
HERRAMIENTAS
PRÁCTICAS PARA LA
GESTIÓN DEL TIEMPO
E
n este articulo tratamos sobre la
mejor gestión y aprovechamiento
del tiempo a través de una serie de
consejos. Dichos consejos se
planteaban a modo de principios generales.
Con una finalidad eminentemente práctica,
vamos a profundizar en la materia, ofreciendo,
a modo de decálogo, las herramientas que se
puede emplear para la gestión del tiempo.
No comiences nunca las tareas sin haberlas
planificado. La planificación tiene que preceder
siempre a la acción o perderemos mucho
tiempo bloqueados y sin saber qué dirección
tomar.
La falta de comunicación es otro de los
grandes problemas a nivel de la organización.
Si la comunicación de los nuevos objetivos y
tareas no se hace del modo adecuado
posiblemente
se
tendrá
que
repetir
consumiendo tiempo innecesariamente.
Y, por último, la multitarea es otro de los
grandes ladrones de tiempo. ¿Cuántas veces
estamos terminando un informe pero antes de
terminar recordamos que tenemos que
contestar un correo? Si estás realizando una
tarea lo mejor es que anotes la nueva tarea
para realizarla posteriormente y prosigas hasta
terminarla.
S.E.S.O. se complace en poner a su
disposición nuestros Kit de
entrenamiento de Seguridad y Salud
Ocupacional
PAG. 9
1°.- Ordenar la mesa de trabajo: Si bien la
organización tiene múltiples aspectos, quizás
el mas relacionado con el aprovechamiento del
tiempo es disponer la mesa de trabajo lo mas
despejada y organizada posible. Para ello, al
final de la jornada de trabajo dejamos la mesa
completamente libre de documentos y objetos
y, de esta forma, al comienzo de la jornada no
tenemos que ocuparnos de realizar la limpieza,
pudiendo comenzar nuestro trabajo de forma
inmediata y con mayor productividad.
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De hecho, una mesa ordenada es reflejo de
una mente ordenada. Por otro lado, no
olvidemos que cuando se empieza la tarea,
debemos disponer de toda la información
necesaria para trabajar evitando con ello
seguras interrupciones.
2º.- Usar Agendas: Para una eficaz gestión
del tiempo de un abogado, es fundamental
disponer de un registro preciso de
señalamientos, vencimientos y citas. En el
despacho solemos usar tanto agendas
manuales como agendas de programas
informáticos. Lo importante de su gestión es
mantenerlas siempre a la vista; tomarse el
tiempo de apuntar los compromisos en el
momento en que se produzcan, y examinarla
regularmente
para
recordar
nuestros
compromisos, a ser posible cada x tiempo (una
vez a la semana).
3º.- Hacer Listas de Tareas: La planificación
anticipada de las tareas a realizar a corto,
medio o largo plazo es fundamental para
disponer de un itinerario de actividades para el
aprovechamiento del tiempo. En tal sentido, y
centrados en el corto plazo, utilizamos
diariamente una Lista de Tareas en las que se
recogen los trabajos a realizar durante la
jornada. Esta Lista, cuyo formato hemos
confeccionado para todos los compañeros, nos
permite apuntar todas las tareas que vamos a
realizar durante la jornada, tachar las que
vayamos haciendo y, en su caso, agregar las
tareas que vayan generándose y aquellas que
nos conviene recordar para listar en días
siguientes.
PAG. 10
TIEMPO
La elaboración de la lista de tareas es
conveniente realizarla al concluir la jornada o
como primera acción de la mañana.
4º.- Establecer prioridades: Una vez
conocidas las tareas a realizar, es fundamental
proceder a priorizar entre las mismas
estableciendo un orden o jerarquía en su
ejecución y asignando un tiempo aproximado
para cada una de ellas, sin olvidar, que el
tiempo que dediquemos a priorizar las tareas
nunca se malgasta, ya que a la larga será un
ahorro. En el despacho consideramos que, a
modo de principio fundamental en la
priorización, debemos comenzar siempre por
las tareas de más alta prioridad, si bien es
conveniente intercalar estos bloques de
concentración intensa con periodos dedicados
a tareas más sencillas,
5º.- Ajustarse a los ritmos de trabajo: Todos
disponemos de una energía para realizar
nuestro trabajo que fluctúa hasta alcanzar un
nivel máximo y que después desciende. No
obstante, cada persona tiene su ritmo
personal. Para el mejor aprovechamiento del
tiempo, todos debemos conocer nuestros
ritmos físicos y mentales con el fin de sacar el
mejor partido de los periodos de tiempo en los
que nuestros rendimientos son más elevados
o, por el contrario, menores. En el primer caso
se realizarán las tareas más complejas y en el
segundo las más sencillas.
6º.- Saber asignar tiempos: A la hora de
asignar espacios de tiempo a las tareas,
partimos de la base de los siguientes
principios:
a) Las primeras horas de la jornada suelen ser
las horas en las que se dispone de mayor
concentración
b) Un periodo de tiempo de entre 25 y 35
minutos es el ideal para trabajar con máxima
concentración en la tarea
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c) A las tareas secundarias y auxiliares
(organización de documentos, examen de la
bandeja de entrada, etc...) conviene asignar
espacios de tiempo en los que la
concentración es menor (últimas horas de la
jornada, bien sea de mañana como de tarde)
d) Contar siempre con un plan de
contingencias o plan B para el caso de que se
produzcan imprevistos que pueden alterar
nuestra organización.
7º.- Dividir las tareas: Las tareas se
consiguen mejor progresando desde un nivel
de logros hasta el siguiente, mediante
pequeños pasos que contienen un elemento
concreto del trabajo al que hay que asignar un
tiempo de ejecución. Por lo tanto, frente a una
tarea compleja, es conveniente dividir la
misma en varias fases de trabajo asignándole
a cada una de ellas un periodo de tiempo
determinado, bien durante la misma jornada o
en jornadas sucesivas. Esto es muy práctico a
la hora de preparar un juicio o una audiencia
previa.
8º.- Interrupciones: Las interrupciones son
incompatibles con una eficaz gestión del
tiempo. Si estamos decididos a gestionarlo,
debemos adoptar medidas para evitarlas, tanto
en lo que atañe a nuestra conducta
(distracciones, dedicarse momentáneamente a
otras tareas, etc...) como a las de terceros
(compañeros, llamadas telefónicas, visitas
inesperadas, etc...). En el despacho, cerramos
el correo electrónico, filtramos las llamadas a
través de las Secretarias o avisamos a
nuestros compañeros al respecto (en
ocasiones, alguno coloca un cartel en la puerta
de su oficina bastante ilustrativo...).
9º.- Descasar: Es obvio que aprovechar el
tiempo al máximo no significa que pasemos
toda la jornada trabajando sin solución de
continuidad sino todo lo contrario. Por ello, es
conveniente
establecer
una
serie
de
descansos entre tareas con actividades que
nos sean agradables y nos gratifiquen: tomar
un café; pasear durante unos minutos; charlar
con algún compañero, ojo, que también esté
PAG. 11
TIEMPO
descansando; estirar las piernas, etc... Se
recomiendan 5 minutos de descanso cada 25
a 35 minutos y entre 15 y 30 minutos cada 2
horas.
10º.- Respeto a los demás: Al hablar de
gestión del tiempo siempre pensamos en
nuestro tiempo, pero ¿Qué pasa con el tiempo
de los demás? Debemos de aprender a
respetar las necesidades de los demás y
procurar no interrumpirlos ya que si tú no
respetas
el
tiempo
de
los
demás,
probablemente los demás no respetarán el
tuyo. Una buena comunicación interna y un
conocimiento general de estas prácticas en el
despacho facilitan el bienestar de todos.
Si bien hemos empleado en este post la forma
de
decálogo,
existen
muchas
otras
herramientas para la gestión del tiempo, tan
interesantes como las anteriores. Saber
delegar; cómo actuar en las reuniones;
organizar el flujo de documentos; tratar las
llamadas; la programación del tiempo libre y un
largo etc... No obstante, pensamos que con el
contenido del presente post y el anterior,
hemos ayudado un poco a sintetizar esta
importante materia que todos hemos tenido
que aprender en la universidad del día a día.
SESO realizará el Curso Seguridad en Procesos
y Analisis de Riesgos
Guayaquil, 24 al 25 de Septiembre del 2014
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GESTIÓN DEL TIEMPO:
HACER BALANCE Y
PONER SOLUCIONES
P
TIEMPO
de los niveles de satisfacción laboral,
descenso de la competitividad y disminución
también de la productividad.
Por ello, podría decirse que los principales
problemas de la gestión del tiempo en las
empresas proceden de:
artiendo de que el tiempo es un
recurso limitado, es la autogestión
donde se marca el rumbo que
tomarán las cosas y por eso, al
final de la jornada el balance puede ser:
 Falta de consciencia.
Negativo: cuando no se han alcanzado los
objetivos planteados aunque se tenga la
sensación de no haber perdido ni un minuto.
 Abuso o mal uso de herramientas como
el correo electrónico.
O positivo: si se ha aprovechado cada
momento para llevar a cabo una tarea o para
descansar, en términos de calidad en ambos
casos.
 Falta de objetivos.
 “Reunionitis”.
 Interrupciones excesivas.
 Incapacidad para distinguir entre lo
importante y lo urgente.
 Insuficiente delegación de tareas.
Sin embargo, darse cuenta de que éste es el
caso, de que se cae en alguno o varios de
estos errores (más comunes de lo que pudiera
parecer) y que además la gestión de tiempo
ineficiente se está convirtiendo en un problema
generalizado no es el fin, sino el principio.
Si la realidad se asemeja a la primera opción,
a la mala gestión como causa de origen, hay
que añadir los ladrones del tiempo, que
consiguen aumentar las proporciones del
problema dificultando su solución.
Reconocer el conflicto es el primer paso para
ponerle solución. Y esta solución pasa por
medir cómo trabajamos y optimizar nuestro
tiempo. De esta forma es posible reconocer
más fácilmente a las actividades que más valor
aportan para poner todo nuestro foco y
atención en ellas, renunciando a recurrir a la
falta de tiempo como excusa..
¿Cómo gestionas los riesgos en tu empresa?
Un time management ineficiente agravado por
el mal uso de los emails, reuniones mal
programadas,
constantes
interrupciones,
llamadas y multitarea dan como resultado:
estrés,
tareas
inacabadas,
actividades
pospuestas, necesidad de dedicación en horas
extra, desmotivación en la plantilla, reducción
PAG. 12
Curso de Auditorias de Riesgos del
Trabajo – SART
Guayaquil, 13 al 22 de Octubre del 2014
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TIEMPO
ACTIVIDADES & EVENTOS DE S.E.S.O.
Curso de Auditorias de Riesgos del
Trabajo - SART
SESO dicto dicho curso en las
instalaciones de CIFOS - SESO en la
ciudad de Guayaquil del 21 al 30 de Julio.
VIII CONGRESO ECUATORIANO DE
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Hotel Ramada de la ciudad de Guayaquil
del 4 al 6 de Agosto, asistencia de 120
participantes de diversas empresas
públicas y privadas.
Recuerde: " La Seguridad empieza con la Planificación y termina con
Buenos Resultados "
PAG. 13
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TIEMPO
del 4 al 6 de Agosto, cuerpo docente del
evento consta Ing. Luis Sarmiento,
Dr. Jonh Astete, Ing. Norman Mejía, Dr.
Moisés Castro, Ing. Ricardo Pérez, Ing.
Luis Romero, Psic. Miguel Banchon, Dr.
Jorge Camacho, Psic. Victoria Ospina y Dr.
Jens Juhling.
del 4 al 6 de Agosto, participantes
durante las conferencias.
Recuerde: "Trabajos saludables = cero estrés"
PAG. 14
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TIEMPO
del 4 al 6 de Agosto, participantes y
docentes.
del 4 al 6 de Agosto, consta Ing. Norman
Mejía; Psic. Victoria Ospina; e Ing.
Ricardo Pérez (Colombia).
Recuerde: "Trabajando juntos hacemos Prevención"
PAG. 15
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TIEMPO
Mesa Directiva de la Inauguración del
evento.
Palabras de bienvenida por parte del Dr.
Jonh Astete, Presidente de la ALSO –
Asociación Latinoamericana de Salud
Ocupacional.
Recuerde: "Mi Trabajo Seguro Lo Hago Con Una Actitud Positiva"
PAG. 16
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TIEMPO
Palabras de bienvenida del Dr. Jens
Juhling, Director del Instituto de
Prevención de Riesgos Eléctricos de la
AISS.
Participantes de la Empresa Eléctrica de
Guayaquil, con su maqueta de
exposición.
Recuerde: "El minimizar las pérdidas es tan provechoso como
maximizar las utilidades"
PAG. 17
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TIEMPO
Vista completa del salón con los
participantes del evento.
del 4 al 6 de Agosto, consta
participantes de Perú.
Recuerde: "La salud es la unidad que da valor a todos los ceros de la
vida"
PAG. 18
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TIEMPO
PROXIMOS EVENTOS DE S.E.S.O.
CURSO DE SEGURIDAD EN PROCESOS Y ANALISIS DE RIESGOS
Duración: 16 horas
Guayaquil, Cifos, 24 al 25 de Septiembre
CURSO SEGURIDAD EN TRABAJOS DE ALTURAS
Duración: 16 horas
Guayaquil, Cifos, 29 al 30 de Septiembre.
CURSO AUDITORIAS DE RIESGOS DEL TRABAJO - SART
Duración: 80 horas
Guayaquil, Cifos, 13 al 23 de Octubre
I ENCUENTRO NACIONAL DE COMITES DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL - COPASO
Duración: 10 horas
Guayaquil, Hotel Ramada, 7 de Noviembre.
Visite nuestra Website y conozca sobre nuestros cursos In Company
DESCARGAS
S.E.S.O. pone a su disposición una serie de material, que pueden descargar en estos link:
AFICHE:
“Evite Interrupciones”
NOTA TECNICA DE PREVENCION: Gestión Eficaz del Tiempo y Técnicas de Delegación
Pautar en nuestra Revista PRL representa entre muchos otros…
Llegar a uno de los segmentos más exclusivos de directivos de alto nivel del
país… Mayor información: [email protected] / [email protected]
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TIEMPO
“ Rol de los Miembros del Comité Paritario de Seguridad y Salud Ocupacional
(COPASO) para fomentar la Cultura Preventiva y evitar accidentes y enfermedades
profesionales en las empresas “
PAG. 20
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