Manual de Usuario de OpenSIAC 1.2

Transcripción

Proyecto cofinanciado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio
dentro del Plan Nacional de Investigación Científica, Desarrollo e Innovación
Tecnológica 2004-2007 en el Programa Nacional de Tecnologías de Servicios
de la Sociedad de la Información y Convocatoria Software de Código Abierto y
Publicaciones en Internet.
Proyecto cofinanciado por el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER)
Proyecto cofinanciado por el Gobierno del
Principado de Asturias a través del IDEPA
en su Programa de Innovación Empresarial
IN+NOVA del año 2006.
Proyecto cofinanciado por GADD-Grupo Meana, S.A.
PROYECTO
Op e n CERT I A C
Software Abierto de Certificación Electrónica, Registro Telemático e Información y Atención Ciudadana
MANUAL DE USUARIO
DE OPENSIAC
Versión 1.2
01-06-2007
Proyecto Open CERTIAC
Manual de Usuario de OpenSIAC
c/ Villaverde, nº 3
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión
1.1
1.2
Fecha
27-04-2007
01-06-2007
Autor
GADD
GADD
Cambios realizados
Versión inicial del documento
Cambios de aspecto de la página y pantalla de notificaciones
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1. OBJETIVO .......................................................................................................................................................... 4
2. IDENTIFICACIÓN ELECTRÓNICA .............................................................................................................. 4
3. USO DE LA APLICACIÓN ............................................................................................................................... 6
3.1. TRÁMITES MUNICIPALES: ............................................................................................................................... 6
3.1.1. Información del procedimiento .............................................................................................................. 7
3.1.2. Tramitar solicitud .................................................................................................................................. 9
3.2. INFORMACIÓN PÚBLICA ................................................................................................................................ 15
3.3. CONSULTA DE SOLICITUDES.......................................................................................................................... 16
3.4. CONSULTA DE EXPEDIENTES ......................................................................................................................... 17
3.5. BUZÓN DE NOTIFICACIONES .......................................................................................................................... 19
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1. Objetivo
En este manual se explicará paso a paso el proceso utilización del Sistema de
Información y Atención al Ciudadano.
2. Identificación electrónica
Para poder realizar cualquier operación que implique la identificación del usuario en el
sistema, es necesario la validación del mismo a través de un certificado digital. Para llevar a
cabo tal tarea, se deben seguir los siguientes pasos:
Acceder a una zona restringida de la aplicación
enlace de conexión:
, o bien ir directamente al
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Una vez en la pantalla donde se muestra la Advertencia Legal y se da la
conformidad de almacenar los datos del certificado digital, se debe hacer clic en
el enlace que inicia el proceso de identificación:
A continuación se abrirá ante el usuario una ventana donde se deberá indicar
donde se encuentra el certificado digital. Las diferentes opciones pueden ser: Una
tarjeta criptográfica, el almacén de certificados del explorador, o bien un almacén
de certificados.
Una vez seleccionado el origen, puede ser que se pida una contraseña
dependiendo del certificado y del propio origen seleccionado. Después de
introducirla y si ésta es correcta, el usuario quedará correctamente identificado en
el sistema.
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3. Uso de la aplicación
3.1. Trámites Municipales:
La pantalla de trámites municipales nos divide los diferentes procedimientos que tiene
disponibles la entidad en diferentes grupos. Cada procedimiento puede tramitarse de forma
telemática, de forma presencial o de ambas formas. Los que solamente se pueden tramitar de
forma presencial, tendrán disponible toda la información del mismo, pero no podrán enviarse
instancias al registro de entrada de forma telemática.
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Al inicio de la pantalla se pueden observar los diferentes grupos en los que están
clasificados los procedimientos. A continuación se mostrará el contenido de cada grupo.
3.1.1. Información del procedimiento
Cuando cualquier usuario acceda a la información de un procedimiento, se encontrará
con una pantalla con el siguiente aspecto:
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En la parte superior de la pantalla se podrán observar los detalles del procedimiento
seleccionado. Dependiendo del contenido de dicho procedimiento, los campos pueden variar en
función del objetivo de cada uno.
A continuación se mostrará la documentación a aportar del mismo. Existen
documentos cuya presentación en el registro es de carácter obligatorio
y otros que son de
tipo opcional . Además, algunos pueden ser enviados a través del registro telemático
o
bien su presentación debe ser de manera presencial . Si los documentos comparten ambos
iconos, queda a elección del usuario la manera de presentarlos.
Después se mostrará la legislación y normativa que tiene asociado el procedimiento.
Por último, tendremos disponible el enlace a la instancia de solicitud si es posible su
tramitación presencial en el registro, o bien también aparecerá el enlace que desencadena la
tramitación telemática que se describirá en el siguiente apartado.
3.1.2. Tramitar solicitud
Cuando el ciudadano accede a la tramitación de una solicitud, será necesario que éste se
identifique mediante un certificado electrónico. Una vez identificado, con lo primero que se
encuentra será con el formulario de solicitud:
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Se rellenarán al menos todos los campos que sean obligatorios. Una vez cubiertos, se
deberán enviar los datos y GUARDAR EL FICHERO QUE NOS DEVUELVA EL
PROGRAMA. Este fichero lo firmaremos en pasos posteriores para que nadie pueda
modificar el contenido del mismo. Podremos enviar y descargar el formulario tantas veces
como creamos. El último envío será el que el programa tendrá en cuenta. Una vez con el
fichero en nuestro equipo, se procederá a adjuntar la documentación a aportar propia de cada
procedimiento pulsando el botón que está bajo el PASO 2 . Para ello se nos desplegará en
nuestro navegador un applet destinado a realizar tales funciones:
Se tendrán disponibles las siguientes acciones:
Seleccionar origen: Se nos mostrará una ventana donde deberemos seleccionar
dónde tenemos el certificado que nos identifique ante la aplicación. Una vez
seleccionado, si en el almacén tenemos varios certificados, utilizaremos la lista
desplegable para seleccionar el correcto.
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Ver certificado: En este botón se nos abrirá otra ventana para mostrarnos todos
los datos que contiene el certificado seleccionado.
Adjuntar: En el desplegable que precede a este botón, se nos mostrarán todos los
documentos del usuario que ya están en manos de la administración. Se
utilizará para no reenviar una y otra vez los mismos documentos. Previamente a
pulsarlo, se debe seleccionar un documento del árbol de directorios que contiene
la documentación a aportar. Luego se seleccionará uno del desplegable y por
último se pulsará el botón.
Seleccionar Archivo: Si queremos adjuntar archivos desde nuestro ordenador se
seleccionará primeramente en el árbol de directorios de la documentación a
aportar el documento que corresponde. A continuación pulsaremos el botón
Seleccionar archivo y seleccionaremos el fichero que queremos subir.
NOTA: Es necesario que el fichero que se adjunte como instancia de solicitud
sea exactamente el mismo que el programa nos proporcionó cuando enviamos el
formulario.
Borrar Archivo: Si nos hemos confundido o queremos cambiar el documento
que se quiere adjuntar, podemos borrarlo seleccionándolo y pulsando acto seguido
este botón.
Firmar documentación: Una vez que se han adjuntado todos los documentos, se
deben firmar para tener la seguridad de que nadie toque su contenido. Para ello se
debe seleccionar el documento a firmar (se puede utilizar la tecla ctrl. para
seleccionar varios de una vez). Una vez seleccionados se pulsa el botón Firmar.
Los documentos que ya están en manos de la administración no se deben firmar.
Si obtenemos un error de certificado no válido, existe un botón llamado Recargar
tarjeta que recobrará de nuevo los datos del certificado.
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NOTA: La información solo se firmará si se seleccionan los documentos, no los archivos
que se acaban de adjuntar.
Enviar documentación: Cuando todos los documentos estén firmados, se puede
proceder a enviar toda la documentación. Basta con pulsar el botón destinado a tal
tarea para realizar la acción. El programa nos validará la veracidad de las firmas y
tras la confirmación de envío, se enviarán los datos a la administración.
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NOTA: La instancia de solicitud debe ser firmada en último lugar debido a que
tiene que tener referencias a las firmas del resto de documentos. Por ello, cada
vez que se toque la firma de un documento, se eliminará la firma de la solicitud
en caso de que ésta ya estuviese creada.
El siguiente paso en la tramitación sería la de confirmación del envío. Llegado a este
punto aparecerán los datos adjuntos en un listado (no se muestra la instancia de solicitud) y
tras verificar que los datos son correctos, confirmaremos el envío en el botón destinado a ello.
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El proceso de la solicitud telemática culmina con la descarga del justificante que
contiene todos los datos que hemos introducido en los pasos previos. Pulsando el botón
Descarga justificante tendremos disponible un documento firmado por nosotros y por la
administración que demuestra tal hecho.
Todos los justificantes los tendremos disponibles en la opción de menú SIAC Consulta
de Solicitudes .
3.2. Información pública
La información pública se muestra también clasificada en varios grupos. Las
publicaciones aparecen en la parte inferior de la pantalla y todas ellas tienen una fecha de inicio
y de fin de publicación. Para acceder al fichero que contiene la información de las diferentes
publicaciones, basta con hacer clic en el enlace Mostrar que se ofrece para ello.
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3.3. Consulta de solicitudes
Cualquier usuario con conexión a Internet puede consultar las solicitudes telemáticas que
ha realizado. Para ello, el programa OpenSiac ofrece una opción donde se muestran tales
resultados. Para realizar esta acción, es necesario conectarse mediante un certificado
electrónico que identifique la veracidad de la identidad del usuario.
En este listado, el usuario tendrá disponible el justificante de presentación de cada
solicitud en la columna detalle.
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3.4. Consulta de expedientes
Todos los ciudadanos pueden consultar los expedientes de la entidad a la que
corresponden cuyo rol en el mismo sea de interesado principal. Para ello, el programa
OpenSiac ofrece una opción donde se muestran tales resultados. Para realizar esta acción, es
necesario conectarse mediante un certificado electrónico que identifique la veracidad de la
identidad del usuario.
El ciudadano tendrá accesibles todos los detalles del expediente mediante el botón
Estos detalles estarán formados por:
.
Datos Generales: Se mostrarán los datos del expediente correspondientes al tipo
de procedimiento que se está llevando a cabo y otros datos referentes a su estado
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Documentación aportada: Aparecerá en los detalles del expediente toda la
documentación que el funcionario vio conveniente adjuntar al mismo. Entre esta
documentación pueden aparecer documentos subidos por el usuario o bien por el
funcionario.
Interesados: En la pestaña interesados se mostrarán todos los interesados del
expediente y el rol que representa cada uno en el mismo
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Datos Adicionales: En esta última pantalla se mostrarán todos los datos
referentes al procedimiento que han sido rellenados a lo largo de la vida del
expediente:
3.5. Buzón de notificaciones
En esta sección de la aplicación aparecerán las distintas notificaciones que los
funcionarios hayan creído conveniente enviar a los interesados de un expediente. Para tener
acceso a esa pantalla tras pulsar el enlace que aparece, es necesario registrarse en la aplicación
mediante un certificado digital para verificar la autenticidad del usuario.
Ante nosotros aparecerá un motor de búsqueda que nos puede filtrar las notificaciones en
Confirmadas , Pendientes de confirmar o ambos tipos.
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Antes de visualizar una notificación telemática, es preciso firmarlas digitalmente para
tener así la entidad un comprobante de que esa notificación ha sido leída realmente en la fecha
indicada. Mientras no se firme, no tendremos acceso a ver su contenido. Cuando se accede
al detalle de alguna de ellas, veremos la siguiente información.
Al confirmar la lectura de una notificación, aparecerán ante nosotros los mismos diálogos
que se muestran al hacer el login en la aplicación; es decir, la selección de un certificado digital
con el que debamos realizar la firma. El usuario del certificado con el que se firme, debe ser
el mismo que aparece como destinatario en la notificación telemática, si no, la aplicación
mostrará un mensaje de error.
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Si el proceso finaliza sin detectar anomalías se indicará que la firma de la notificación
por parte del usuario ha sido realizada de manera correcta. Como se dijo anteriormente, la
entidad guardará para sí un comprobante firmado por el interesado donde podrá demostrar en
futuras reclamaciones que ésa notificación si fue leída en la fecha indicada.
Tras confirmar la lectura, el usuario tendrá disponible la notificación telemática.
Generalmente la notificación vendrá en un fichero .zip compuesta por los documentos adjuntos
por la persona que ha realizado la notificación y el propio texto de la notificación en formato
.pdf
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En el ejemplo de la imagen superior se muestra el contenido del fichero .zip: El nombre
del fichero será el asunto de la notificación (En este caso Error en fichero adjunto ) y solo
contendrá un fichero .pdf con el contenido de la notificación telemática. El contenido del
mismo se muestra a continuación:
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