propuesta de aplicación de reingeniería en la biblioteca académica

Transcripción

CAPÍTULO IV
PROPUESTA DE APLICACIÓN DE REINGENIERÍA EN LA BIBLIOTECA
ACADÉMICA DEL CENTRO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS NO.2
“MIGUEL BERNARD”
En este capítulo se desarrollaran las alternativas de mejora en los procesos, que a través
del diagnóstico, abordado en el capítulo anterior, se desprendieron.
El ambiente o escenario en que se desarrollan las actividades de la biblioteca del
CECyT 2, así como la forma en que se mueve el personal de la misma, se ha caracterizado por
actitudes tradicionales, con una estructura rígida. La biblioteca ha estado realizando labores
rutinarias sin el seguimiento de un objetivo que dirija su quehacer y fundamente la importancia
de su existencia dentro de la institución educativa a la que pertenece. Describir la situación
existente y el entorno en el que se encuentra enmarcada, fue indispensable, para valorar que su
organización requiere de una normatividad y políticas bien definidas de manera formal o bien
plasmadas en documentos que lo manifiesten. También encontramos que en diversos procesos
existe “desperdicio” de tiempo y recursos que impactan en la prestación de los servicios, lo que
impide otorgarle un valor satisfactorio a nuestros usuarios.
Debido a está problemática, se consideró que una opción para solucionarlos, es la
reingeniería. Se propone la reingeniería porque es una técnica gerencial que no trata de mejorar
lo que ya está hecho, sino que permite innovar a través de nuevos enfoques logrando avances
decisivos. Esta propuesta se realiza porque es factible y beneficiaría no sólo a la biblioteca del
CECyT 2 sino que serviría de modelo para todas las bibliotecas de la Red interbibliotecaria del
IPN, pues todas llevan acabo procesos con un fin. A través del uso de está técnica se lograría un
examen minucioso de cómo se esta trabajando y cómo se pretende cambiar, se podrían observar
qué procesos son susceptibles de rediseñar para lograr insumos a la biblioteca y a sus clientes
(usuarios).
Otra ventaja que se lograría es la eliminación de la duplicidad de funciones, colecciones y
procesos, que se han presentado de manera constante; además los tiempos de ejecución y
recursos invertidos serían más aprovechados y a un menor costo. También se lograría establecer
un perfil para cada área así como el establecimiento de funciones.
El uso de la reingeniería nos daría pauta a la formación de una nueva mentalidad, dirigida
siempre al cambio, porque ese es el primer paso; se debe dejar atrás, las viejas formas de hacer
las cosas para ir en busca siempre, de otras que satisfagan las cambiantes necesidades de
nuestros usuarios y de la misma sociedad.
Para que la biblioteca del CECyT 2 responda realmente a las necesidades de
informativas de su comunidad, debe estar bien articulada, pues no puede seguir funcionando de
manera aislada, ya que a lo largo de capítulo uno, se vio la importancia del trabajo sistémico.
109
Por ello se sugiere:
1. La separación del área de Servicios Bibliotecarios del Departamento de Difusión
Cultural, en virtud de las actividades que a cada una le son conferidas, ya que, como
su nombre lo indica, la difusión de la cultura implica un universo de actividades
encaminadas a la formación integral del alumno y los Servicios Bibliotecarios, son
una tarea muy independiente del área cultural, puesto que su objetivo principal es
proporcionar a su comunidad la información contenida en diversos formatos de
manera oportuna por medio de servicios articulados.
2. Creación del Departamento de Servicios Bibliotecarios que dependerá de la
Subdirección de Extensión y apoyo Académico del CECyT.
3. Que los procesos y recursos, se normalicen, que se definan políticas, así como la
creación de perfiles y funciones para cada puesto.
4. Aprovechar al máximo los recursos de que se disponen para dar un real soporte a la
acción educativa.
5. Dotar a la biblioteca, de una administración más ágil que le permita articularse como
un subsistema sin crear más burocracia, facilitándole así, la toma de decisiones de
manera oportuna a través de la comunicación entre cada área así como el intercambio
de información y la toma de decisiones compartida.
6. Llevar a cabo un plan consistente de capacitación del personal a través de la
Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información para garantizar un mejoramiento
continuo del personal.
En este documento se han plasmado diversos aspectos que giran en torno a la utilización de
reingeniería en los procesos de la Biblioteca del CECyT, durante el capítulo tres se
vislumbraron cada uno de ellos y en el punto siguiente expondremos el rediseño propuesto.
110
4.1
PROCESOS BIBLIOTECARIOS (REDISEÑO)
Con la reingeniería se propone una revisión completa de los procesos y servicios para
cambiar radicalmente lo que se hace y como se hace. Para ello en el capítulo tres se revisaron los
procesos de la biblioteca y se observó que se carecía de políticas, criterios y diagramas que
representaran dichos procesos así como la duplicidad de funciones y tiempo invertido en cada
uno de ellos. Con esta percepción se decidió realizar una propuesta de rediseño y la creación de
otros procesos que tienen como característica una mayor simplicidad y eficiencia así como el
ahorro de recursos. Para tal efecto dividiremos los procesos de la siguiente manera:
a) Procesos de integración de los materiales:
1.
2.
3.
4.
5.
Selección de materiales
Adquisición de materiales
Registro y Control
Evaluación de las Colecciones
Descarte
b) Organización técnica
1.
2.
3.
4.
Catalogación
Clasificación
Proceso Físico
Indización
c) Servicios
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Préstamos
Elaboración de Bibliografías
Internet
Consulta
Base de datos
Actualización de Credencial *
Adeudos
*
Ordenación de la Estantería *
Elaboración de Estadísticas *
Nota: Todos los procesos que llevan un asterisco (*) al frente son de nueva creación ya que
actualmente no se llevan a cabo de manera homogénea.
Enseguida abordaremos los procesos que pertenecen al inciso “a” donde se van a señalar el
objetivo, alcance, definición, marco legal y personal a quien se dirige. Empezaremos con el
proceso para la selección de materiales y continuaremos en el orden enumerado en párrafos
anteriores. Cabe mencionar que en cada uno de ellos se colocará el proceso actual y
posteriormente el rediseño con la finalidad de observar diferencias y ventajas del nuevo proceso.
111
4.2 PROCESO PARA LA SELECCIÓN DE MATERIALES
En la siguiente figura 4.1 se muestra el proceso actual de Selección de materiales en donde existe
un excesivo intercambio de documentos para la toma de decisiones entre los bibliotecarios y el
Jefe del Departamento de Difusión Cultural y servicios bibliotecarios. Además es un proceso
que requiere de dos bibliotecarios de proceso técnico para ser realizado y de la aprobación
únicamente del Jefe del Departamento, la participación de la comunidad es poca y las fuentes
para la selección reducida. Al ser ejercida la actividad por dos personas en diversos turnos se
genera la duplicidad de trabajo por falta de comunicación y aumenta la inversión de tiempo en el
proceso.
Diagrama 4.1 Procedimiento Actual de Selección de Material Bibliográfico
JEFE DEL DEPTO. DE DIFUSIÓN CULTURAL Y SERVICIOS
BIBLIOTECARIOS
BIBLIOTECARIOS
Verifica lista de precios
en
editoriales
por
Internet
INICIO
Revisa
2
SI
Reciben y revisan
monto
presupuestal
Realiza selección
títulos
y
no.
ejemplares
¿Hubo
modificaciones?
de
de
NO
Consulta formatos de
solicitud de material
bibliográfico
Revisa que no sean
títulos existentes
1
Turna lista al Depto. de
Compras del CECyT y/o
DBySI
Regresa
a
encargado
de
Proceso
Técnico
1
SI
¿Existen peticiones?
Elabora
listado
en
formato de solicitud
NO
Realiza
selección
de
materiales bajo su criterio
2
FIN
Envía copia al Jefe de
Biblioteca
A continuación se presenta la propuesta para el rediseño de este proceso que tiene como
objetivo; el minimizar los tiempos y agilizar el proceso a través de la eliminación de tareas
dando paso a la toma de decisiones de manera conjunta donde el bibliotecario responsable este
más involucrado y la plantilla laboral utilizada disminuya. También el rediseño contempla la
participación de la comunidad por medio captación de sugerencias bibliográficas y la
formulación de políticas de selección bien definidas que logren obtener duna selección en
función de la relevancia y pertinencia que requiere la comunidad a la cual servimos.
112
Diagrama 4.2 Rediseño del Proceso de Selección de Materiales
OBJETIVO: Conformar y desarrollar una colección equilibrada de utilidad para su comunidad.
ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la selección de las colecciones.
DEFINICIÓN: Es una actividad meramente intelectual que consiste en elegir de entre varios soportes de
información los que mejor respondan a las necesidades de la comunidad y satisfaga los objetivos institucionales.
MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción II.
RESPONSABLE: COORDINACIÓN DE PROCESO TÉCNICO
INICIO
Realiza examen de la
colección (uso,
obsolescencia, etc.)
Revisa políticas de
selección
institucionales
Verifica presupuesto
asignado
Genera listado de
material
seleccionado
Listado
FIN
Documento de
Políticas
Analiza los programas
y planes de estudio
por asignatura
Planes y
programas
Revisa la captación de
sugerencias
de
alumnos, maestros y
comunidad en general
Determina
instrumentos para la
selección de nuevo
material (catálogos,
material a vistas,
etc.
Evalúa el contenido
de los libros y
materiales
Formato de
sugerencias
Confronta estadísticas
de existencia y uso de
materiales por área
temática
Analiza criterios
para determinar la
cantidad y tipo de
formato del material
(libro, revista, Cd,
etc.
113
CONECTA CON
PROCEDIMIENTO
DE ADQUISICIÓN
Como complemento de este rediseño, se propone que este proceso se guíe bajo las siguientes
criterios:
Idioma: Se adquirirán en un 95% material en idioma español, el 5% restante se utilizará para
temas que sólo existan en otra lengua y sea de prioridad adquirirlos.
Formato.- La biblioteca deberá seleccionar material impreso y en diversos formatos, con la
finalidad de potenciar el uso de las nuevas tecnologías.
Vigencia.- La selección de material para el caso del áreas básicas (tronco común) y materias
técnicas (informática y de cada especialidad) será de diez de antigüedad.
Costo.- Verificación de diferentes fuentes que permitan adaptarse al presupuesto otorgado.
En el siguiente cuadro se exponen las diferencias que hay entre el proceso de selección actual y
el rediseñado.
Cuadro. 4.1 Diferencias entre el proceso actual y el rediseñado del Proceso de Selección de Materiales
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
•
•
•
•
Se ocupan 3 personas para su ejecución
No presentaba un orden lógico de las
actividades
Duplicidad del trabajo
Poca participación del bibliotecario en la toma
de decisiones
Mayor intercambio de documentos
Falta de seguimiento de recomendaciones
realizadas por la comunidad
Mayor inversión de tiempo en el proceso
Inexistencia de un documento que describiera el
proceso
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Actividad claramente delegada
Reducción del número de personas en realizarla
Mayor participación del bibliotecario
Orden más controlado de las actividades
Comunicación entre la comunidad y el
bibliotecario por dos vías: a través de formatos
impresos y formatos electrónicos, agilizando la
captación de sugerencias
Colaboración de la comunidad en la selección
Claridad en el objetivo del proceso
Establecimiento de un marco normativo para la
ejecución del proceso
Definición de criterios para realizar la actividad
Realización de un procedimiento bien definido
Con el rediseño de este procedimiento se pretende mejorarlo en cuanto a los tiempos de su
ejecución, lograr la participación activa de todos elementos que colaboran en la selección
(alumnos, maestros y bibliotecarios), asimismo efectuar una selección que:
1. Apoye los planes y programas de estudio del CECyT y la demanda realizada conforme a
los patrones de necesidades planteadas por los usuarios.
2. Mantenga un equilibrio entre la bibliografía básica y la bibliografía técnica y/o
complementaria conforme a las carreras que la escuela ofrece y,
3. Logre la participación efectiva de la comunidad (Jefes de Academia, alumnos y Jefatura
de biblioteca, etc).
114
4.3 PROCESO DE ADQUISICIÓN
El proceso de adquisición es un actividad que merece atención pues a través de ella se podrán
actualizar las colecciones de tal manera que satisfagan las demandas informativas de la
comunidad. La biblioteca del CECyT 2 la realiza a través de la compra y donación de
materiales, cada uno de ellos con ciertos problemas que han generado un crecimiento inadecuado
de acervos.
Para poder visualizar este proceso daremos inicio con la adquisición por compra directamente
del CECyT MBP, posteriormente la adquisición por compra por parte de la DBySI y finalmente
por donación.
Iniciaremos colocando el proceso que actualmente se realiza en cada uno de estos tipos de
adquisición, después expondremos el rediseño propuesto señalando sus diferencias. El diagrama
siguiente nos describe la adquisición por vía del CECyT MBP.
Diagrama 4.3Procedimiento de Adquisición de Material Bibliográfico por parte del CECyT 2
ENCARGADO DE PROCESO TÉCNICO
DEPTO. DE COMPRAS
ENCARGADO DE PROCESO TÉCNICO
ALMACÉN DEL CECyT
INICIO
Recibe Material
Recibe
listado
Envía listado al
Depto de Compras
y
3
Verifica que sea
correcto
NO
revisa
¿Es correcto?
2
2
¿Es correcto?
¿Se ajusta a lo
presupuestado?
1
1
SI
SI
NO
SI
4
Firma y sella de
recibido
Realiza vale
salida
almacén
Realiza
cotizaciones
Informa
bibliotecarios
Autoriza compra
Firma y sella de
recibido
a
FIN
1
1
Regresa
bibliotecarios
a
Corrige y reenvía
2
4
Avisa a compras
Compras
realiza
reclamación
En la siguiente página encontraremos el proceso rediseñado.
115
de
de
3
Diagrama 4.4 Rediseño Del Proceso de Adquisición por Compra (CECyT)
OBJETIVO: Establecer las políticas y criterios que se seguirán para llevar a cabo dicha actividad.
ALCANCE: Dirigido al personal que trabaja en la adquisición de las colecciones.
DEFINICIÓN: Es una actividad que permite actualizar las colecciones optimizando el presupuesto.
INICIO
NO
¿Es
correcto?
Solicita cotizaciones
del material
previamente
seleccionado
Listado
SI
Envía original de
factura a
Departamento de
Compras
Facturas
Elige la más adecuada
para el presupuesto
Archiva copia de
facturas
Formaliza el pedido
FIN
Recibe y verifica
material contra factura
116
Notifica, devuelve y
retiene factura al
proveedor hasta que el
material sea repuesto
A continuación marcaremos la diferencias del proceso actual y la propuesta para su rediseño:
Cuadro 4.2 Diferencias entre el Proceso Actual y Rediseñado de la Adquisición por Compra
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
•
•
•
•
Limitada
participación
del
personal
bibliotecario
Arbitrariedad en el ejercicio presupuestal
Empleo del Departamento de Compras y
Almacén para el desarrollo del proceso
Desequilibrio en colecciones
Objetivo del proceso sesgado
Captura de información más de una vez
Prolongación en los tiempos de entrega
Recepción de material no acorde con lo
solicitado
•
•
•
•
•
•
•
•
Planeación presupuestal
Toma de decisiones del bibliotecario
Seguimiento de la selección de material
realizada con anterioridad
Concentración de las actividades en solo un
Departamento
Reducción en los tiempos de entrega
Mayor control y registro de entrada de material
Reducción de inversión de tiempo en el proceso
Delimitación de responsabilidades
Como se puede apreciar el rediseño de este proceso pretende actualizar las colecciones a través
de la adquisición de material que responda a las necesidades propias del CECyT y la
optimización del presupuesto. Enseguida abordaremos el proceso actual de adquisición por
compra por parte de la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información (DBySI).
Diagrama 4.5 Procedimiento de Adquisición de Material Bibliográfico por parte de la DbySI
DEPTO DE ADQUISICIONES DE LA
DBySI
ALMACÉN DE LA DBYSI
BIBLIOTECA CECyT 2
DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES
Recibe Material
INICIO
Acude a recoger
material
Realiza pedido
Recibe requisición
del CECyT 2
Verifica que cumpla
requerimientos
Recibe material
4
¿Cubre
requerimientos?
Verifica cotizaciones
en disco magnético e
impresas
3
Informa
al
Depto.
de
Adquisiciones
Revisa que todos los
campos estén llenos
(autor, título, etc.).
el
presupuesto?
¿Es adecuado
SI
Avisa
telefónica
CECyT
Informa al
Almacén de la
DBySI
NO
¿Corresponde a
lo solicitado?
NO
1
SI
Turna a la Dirección de
Recursos Materiales de
la DBySI
117
vía
al
Firma De recibido
FIN
5
En el diagrama anterior se muestra el procedimiento de adquisición por compra que se realiza a
través de la (DBySI) esta caracterizado por su extensión e intercambio de documentos de una
unidad a otra. En respuesta a esta problemática se propone el rediseño del proceso como sigue:
Al igual que en diagrama de adquisición por compra por parte del CECyT se tienen las
siguientes características:
Cuadro 4.3 Diferencias entre el Proceso Actual y Rediseñado de la Adquisición de Material Bibliográfico por
parte de la DBySI
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
•
•
•
•
Limitada
participación
del
personal
bibliotecario
Arbitrariedad en el ejercicio presupuestal
Empleo de personal de la Biblioteca del CECyT
2 MBP, el Departamento de Compras y
Almacén de la DBySI, para el desarrollo del
proceso
Captura de información más de una vez
Prolongación en los tiempos de entrega
Recepción de material no acorde con lo
solicitado
118
•
•
•
•
•
•
•
Participación más directa del bibliotecario
Toma de decisiones con respecto a la elección
de proveedores de mayor ventaja para ejercer
presupuesto
Seguimiento de la selección de material
realizada con anterioridad
4.6 Rediseño del Proceso de Adquisición por Compra (DBySI)
COORDINADOR DE PROCESO TÉCNICO
DEPARTAMENTO DE COMPRAS DBYSI
Formaliza la compra
de material
INICIO
Solicita cotizaciones
del material
previamente
seleccionado
Recibe material
Listado
NO
¿Es
correcto?
Elige la más adecuada
para el presupuesto
Realiza
reclamación
SI
Envía cotizaciones
aprobadas al
Departamento de
Compras de la DBySI
Entrega material y
copia de facturas a la
Biblioteca del CECyT
MBP
Facturas
Cotizaciones
1/2
119
1
COORDINACIÓN DE PROCESO TÉCNICO
DEPARTAMENTO DE COMPRAS DBYSI
2
NO
¿Es
correcto?
No firma de
recibido hasta
corregir
SI
Firma de recibido
1
Facturas
FIN
Finalmente señalaremos el proceso actual de adquisición por donación que no fue la excepción
en presentar problemáticas.
Diagrama 4.7 Procedimiento Actual de Adquisición de Material Bibliográfico
por Donación
120
Diagrama 4.8 Rediseño del Proceso de Adquisición por Donación
RESPONSABLE: COORDINADOR DE PROCESO TÉCNICO
NO
INICIO
¿Reúne
criterios?
Rechaza
donación
SI
Recibe solicitud del
posible donante
Informa aceptación
al donante
Informa
motivo al
donante
Solicitud
FIN
Recibe donación
Realiza carta de
agradecimiento
FIN
Carta
A continuación marcaremos la diferencias del proceso actual y la propuesta para su rediseño:
Cuadro 4.4 Diferencias entre el Proceso de Adquisición de Material Bibliográfico por Donación
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
•
•
•
Toma de decisión delimitada por el personal
bibliotecario
Falta de políticas de donación bien definidas
Incremento de colecciones obsoletas
Reducción de espacios por acceso de material
no utilizable
Insatisfacción de información requerida de la
comunidad
121
•
•
•
•
•
•
Participación directa del bibliotecario
Toma de decisiones del bibliotecario con
respecto a la elección de posibles donadores
Exclusión de donaciones que no cubran criterios
de selección
4.4 REGISTRO Y CONTROL
En el aspecto de registro y control actualmente no se tiene una homogeneidad en su ejecución,
generalmente el control es realizado a través de la ordenación de facturas en forma cronológica y
un listado de materiales recibidos. El único formato estadístico que se maneja es el generado por
la Dirección de Bibliotecas y Servicios de Información (DBySI).
Diagrama 4.9 Rediseño del Registro y Control
OBJETIVO: Realizar el tratamiento de los nuevos materiales adquiridos por compra y donación recibidos por la
Coordinación de Proceso Técnico
DEFINICIÓN: Es un proceso que tiene como finalidad mantener de manera ordenada el control de cada obra que
ingresa a la biblioteca
INICIO
Efectúa reportes de
material adquirido
Boletín
Recibe material con
copias de facturas
Realiza estadística de
adquisiciones de
manera mensual
Facturas
Archiva facturas por
proveedor, mes y
fecha de recepción
Realiza informe de
adquisiciones de
manera mensual y
anual
Anotará el monto de
presupuesto ejercido
por dicha compra
FIN
Revisa que toda
factura posea número
de adquisición
asignado
122
Difícilmente se puede mantener un orden de registro y control de entrada de materiales, sí no se
lleva a cabo un proceso bien definido, es así que el rediseñar las actividades que se realizan bajo
un nuevo procedimiento nos lleva a valorar las siguientes ventajas.
Cuadro 4.5 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado de Registro y Control de Adquisiciones
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
Insuficientes controles de recepción y control de
materiales
• Función realizada por dos personas en dos
turnos
• Duplicidad de trabajo
• Mayor tiempo empleado en su ejecución
• Dificultad en la recuperación de la información
• Reportes estadísticos incompletos
• Información aislada
• Inexistencia de informes de material adquirido
confiables
•
•
•
•
•
•
•
Circuito lógico de actividades
Reducción de una persona para ejecutarlo
Establecimiento de responsabilidad y funciones
Control de los materiales que ingresan a la
biblioteca
Ejecución de formatos estadísticos internos que
reflejen los niveles de adquisición por concepto
Conocimiento exacto de montos presupuéstales
otorgados y ejercidos en un período
Agiliza la recuperación de la información
El proceso rediseñado se enfoca a mantener un orden que facilite la recuperación de la
información para la toma de decisiones de la Biblioteca.
123
4.5 PROCESO DE EVALUACIÓN Y DESCARTE DE COLECCIONES
La Biblioteca carece de programas y procesos que permitan evaluar la pertinencia de las
colecciones lo que ha generado un desequilibrio en el acervo impidiendo resolver las necesidades
informativas de la comunidad. Bajo esta circunstancia en el cuadro siguiente se muestra la
propuesta del procedimiento rediseño de Evaluación y descarte de las colecciones.
410 Diagrama del Rediseño De Proceso Evaluación y Descarte De Colecciones
OBJETIVO GENERAL: Medir el acierto de la selección y verificar si las colecciones responden a las necesidades de
los usuarios; además de sistematizar el control de la colección por medio del descarte.
ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la Coordinación de Procesos Técnicos.
DEFINICIÓN: Es el proceso que permite detectar si el acervo de la biblioteca cumple con las metas establecidas y
separar aquel material que ya no sea de utilidad.
MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción. V.
DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO DEL
CECYT 2MBP
INICIO
Elige un método para
evaluar las
colecciones
Libros
Evalúa utilidad de
los materiales
Determina el material
a descartar
Define tipo de partida
al que corresponde
1/1
124
DEPARTAMENTO DE ACTIVO FIJO DEL
CECYT 2MBP
2/2
Envía Copia al Depto.
de Activo Fijo del
CECyT 2MBP
Autoriza descarte
Efectúa controles
e informes
necesarios
Envía copias
autorizadas de
descarte a la DBySI
FIN
Copias
Promueve el material
reutilizable
a
las
ECUS
FIN
En el capítulo tres se describieron los procedimientos de evaluación y descarte de las
colecciones y de detectó que presentan deficiencias que han orillado al desequilibrio del acervo,
en el cuadro siguiente observaremos las ventajas de los procedimientos actual en contraste con la
propuesta del proceso rediseñado.
Cuadro 4.6 Diferencias entre el procedimiento Actual y Rediseñado de Evaluación de las Colecciones
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
• Procesos demasiado largos
• Creación de un proceso bien definido
• Falta de mecanismos de evaluación de las
• Establecimiento de responsabilidades
colecciones
• Reducción del ciclo de intercambio de
• Participación de tres áreas para descartar
documentos entre diversas áreas
material (Biblioteca, DBySI, y Depto. de
• Mayor autonomía de la Biblioteca en la
Control Patrimonial
ejecución del descarte
• Mayor tiempo empleado en su ejecución
• Evaluaciones y revisiones constantes del acervo
• Dispersión en la asignación de funciones y
responsabilidades
125
4.6
PROCESO FÍSICO
A continuación nos enfocaremos a los procesos que enmarcan la organización técnica,
empezando con el de Proceso Físico; este proceso se ha caracterizado por la falta de uniformidad
para su ejecución, motivo por el cual no se diagramó y en consecuencia se propone el siguiente
rediseño del proceso.
Diagrama 4.11 Proceso Físico del Material de Reciente Adquisición (Rediseño)
OBJETIVO.- Garantizar la propiedad de los materiales, así como aquellas marcas para su identificación y
ordenación en la estantería y mantener un control de todos los materiales que ingresan a la biblioteca.
ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en el análisis documental.
DEFINICIÓN: Es la actividad encaminada a colocar al libro marcas de propiedad e identificación, así como
elementos que coadyuven a controlar el préstamo y ordenación de los materiales.
MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción. II
RESPONSABLE: AUXILIAR DE PROCESO TÉCNICO
Coloca código de
barras
INICIO
Sella material
en los tres
cantos
Cubre etiqueta y
código de barras
con cinta Scotch
845
Coloca sellos
interiores (reverso
de portada y
página clave
Entrega los
materiales al área
de servicios para
su acomodo en
estantería
Coloca papeleta
de préstamo
Archiva copia
de lo entregado
Pega etiquetas
con signatura
topográfica
FIN
126
El rediseño de este proceso en comparación con el actual presenta las siguientes particularidades:
Cuadro 4.7 Diferencias entre el Procedimiento Actual y Rediseñado de Proceso Físico de Material
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
Falta de uniformidad en la actividad
2 personas se ocupan de realizarla
Poco cuidado en conservar una estética del
material
Omisión de controles en la entrega de material
al área de servicio
•
•
•
•
•
A continuación abordaremos el proceso de catalogación.
127
Implantación de un procedimiento
Delimitación de funciones y responsabilidades
Unificación de criterios en la ejecución del
proceso
Mayor estética en la presentación de marcas de
propiedad en el material
Implantar el uso de código de barras que
agilicen el préstamo y recepción de los
materiales
4.7 PROCESO DE CATALOGACIÓN
El proceso de catalogación es realizado por dos personas. Es una tarea que se efectúa en
reducidas ocasiones de manera original, ya que la mayoría de las veces el material ya existe en
alguna de las bibliotecas de la Red Interbibliotecaria del IPN y por lo tanto se omite dicho
proceso para solo anexar el material a la ficha localizada; cuando el material no se encuentra en
el catálogo de manera local o en la Red Interbibliotecaria del IPN se tiene que ejecutar la
catalogación de manera completa. En el siguiente diagrama observaremos el proceso actual y
más adelante encontraremos el proceso rediseñado así como la comparación entre ambos
señalando las ventajas de su rediseño.
Diagrama 4.12 Proceso de Catalogación ( Actual)
CATALOGADOR
NO
INICIO
¿Corresponde?
Recibe material
1
Envía a
catalogación
SI
Organiza material
Realiza búsqueda
de material de
manera local
Realiza listado de
material de
reciente
adquisición
¿Se encontró
en catálogo?
FIN
¿Tiene
clasificación
L.C?
NO
Efectúa sellado de
material
Ingresa material a
estantería
2
1
SI
Realiza búsqueda
en Catálogo
General
Realiza y captura
registro original
Da de alta el
registro
SI
Verifica que el
registro encontrado
corresponda al que
se tiene
físicamente
Introduce
clasificación y no.
de adquisición
Captura
clasificación y
números de
adquisición
3
4
Realiza etiquetas
con signatura
topográfica
Coloca etiquetas
Coloca no. de
adquisición
en
sellos y página
clave
3
2
Realiza búsqueda
en otras bibliotecas
en Internet
Ingresa
material
con clasificación
encontrada
4
128
4.13 Rediseño del Proceso de Catalogación
OBJETIVO: Describir los materiales que ingresan a la biblioteca siguiendo un código normalizados (RCA2) de tal
forma que permita al usuario identificar cada obra de manera exacta sin ambigüedad con el fin de poder recuperar la
información con precisión y rapidez.
ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en el análisis bibliográfico de la colecciones.
DEFINICIÓN: Es un conjunto de tareas encaminadas a facilitar el almacenamiento y recuperación de la
información en el menor tiempo posible.
MARCO LEGAL.- Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción IV.
Cataloga en hojas
captura de acuerdo a
RCA2, 2ª edición en
segundo
nivel
descripción y MARC 21
INICIO
de
las
el
de
Recibir el
material
Verifica y normaliza
catalogación de
acuerdo a políticas
establecidas
Investiga sí el
material ya esta
catalogado
Establece y supervisa
control de autoridades
SI
¿Es material
original?
NO
2
Captura material
en el Sistema
Administrador de
Bibliotecas
3
Genera listado de
material
catalogado
1/2
1
129
1
1/2
NO
Se da de alta
FIN
¿Hay
errores?
SI
Se agrega No.
de adquisición
Corrige errores
2
3
FIN
130
Enseguida enunciaremos un cuadro comparativo con respecto al proceso actual y al rediseño del
mismo.
•
•
•
•
•
Cuadro 4. 8 Diferencias entre el Proceso Actual y Rediseñado del Proceso de Catalogación
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
Se ocupan 2 personas del proceso
• Normalización para la ejecución del proceso
Hay mezcla de otros procesos
• Delimitación de personal responsable para
ejecutar el proceso
Se carece de la supervisión y corrección de
errores
• Se reduce a 1 persona para su ejecución
Se carece de una estructura bien definida del
• Implantación de controles
proceso
• Supervisión y corrección de errores
Carencia de informes de material catalogado
• Realización de reportes de materiales
catalogados
Como complemento y con la finalidad de mantener un marco normativo atendiendo así lo
estipulado por la DBySI se sugiere que se haga uso de las siguientes herramientas dentro del
proceso de catalogación.
1. Reglas de Catalogación Angloamericanas en su 2ª ed. (RCAA2)
2. Tabla de Cutter editada por la Biblioteca del Congreso de Washington
3. Lista de Encabezamientos de Materia para bibliotecas, editada en Colombia por Rojas
Eberthard, editores, 1988.
4. Formato Marc (Machine Readable Cataloging)
Y como complemento se utilizarán los Manuales que la misma DBySI ha generado para
lograr la uniformidad en el sistema bibliotecario, tales como:
•
Políticas y criterios para el proceso técnico y captura de material bibliográfico en
Unicornio.
•
Manual de incorporación del Material Bibliográfico al Catálogo General, y
•
Manual para el Proceso Técnico de tesis
Posterior a este procedimiento, toca el turno a la clasificación de material documental.
131
4.8 PROCESO PARA LA CLASIFICACIÓN DEL MATERIAL
Este procedimiento presenta una problemática muy aguda referente a la carencia de Esquemas de
Clasificación de la Biblioteca del Congreso (L.C) provocando el rezago del material. En
consecuencia se propone que sean adquiridos los esquemas de clasificación para poder agilizar
dicho proceso. En el siguiente diagrama se describe como se realiza este proceso actualmente.
Diagrama 4.13 Proceso de Clasificación (Actual)
BIBLIOTECARIO
Realiza búsqueda del item
OPCA´S de otras bibliotecas
en Intenet
Realiza búsqueda del item
de manera local en
el Sistema Unicornio
¿Se encontró?
El libro permanece
rezagado
¿Se encontró?
Revisa que el item
encontrado corresponda
al que se tiene físicamente
Verifica que el item correponda
al que se tiene físicamente
¿Sí corresponde?
¿Sí corresponde al que
se tiene físicamente?
¿Sí correponde?
Asigna número de clasificación
localizado
Asigna la clasificación
encontrada
En el siguiente cuadro mostraremos el plateo del proceso rediseñado y posteriormente un
cuadro donde se plasmaran sus diferencias.
132
Diagrama 4.14 Rediseño del Proceso de Clasificación
OBJETIVO: Agrupar y ordenar bajo un Sistema de Clasificación normalizado (L.C), los materiales a fin de que les
sean asignados un lugar en la estantería agilizando su recuperación de manera temática
ALCANCE: Dirigido al responsable de proceso técnico
DEFINICIÓN: Es el arte de asignar a los libros un lugar exacto, en el cual los distintos asuntos del saber o la
descripción de la vida human en sus varios aspectos, están agrupadas de acuerdo a sus semejanzas y relacionados
unos con otros.
INICIO
Estructura clasificación
de acuerdo a los
Esquemas L.C.
NO
¿Se encuentra título
en Unicornio?
SI
Agrega clasificación
Se copia la
signatura
topográfica
Genera e imprime
listados
NO
¿Hay errores?
FIN
SI
Corrige
FIN
De acuerdo al proceso actual y rediseñado de clasificación de material encontramos las
siguientes ventajas:
133
•
•
•
•
Cuadro 4.9 Diferencias entre el proceso Actual y rediseñado de Clasificación
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
Se carece de la supervisión y corrección de
errores
ejecutar el proceso
Carencia de informes de material catalogado
• Se reduce a una persona para su ejecución
Rezago de material por falta de Esquemas de
• Implantación de controles
Clasificación L.C.
• Supervisión y corrección de errores
• Se evita el rezago de material
4.9 PROCESO PARA LA INDIZACIÓN DEL MATERIAL
En la biblioteca del CECyT 2 no se tiene un procedimiento definido para la indización de los
materiales. En el siguiente diagrama observaremos cómo se realiza el proceso actual en este
aspecto.
Diagrama 4.14 Proceso de Indización (Actual)
Cataloga
Recepción de Material
Bibliográfico
Clasifica
Búsqueda del material
en el catálogo general
Indiza
no
si
no
si
134
El cuadro siguiente mostrará el proceso rediseñado de la indización.
Diagrama 4.15 Rediseño del Proceso de Indización
OBJETIVO: Permitir el almacenamiento y recuperación rápida y específica de la información.
ALCANCE: Dirigido al auxiliar de proceso técnico
DEFINICIÓN: Describir el contenido de documentos o demandas documentales para posibilitar la elaboración de
estrategias de recuperación mediante concepto o materias.
INICIO
Recibe
documentos
indizar
Analiza
documento
Extrae
conceptos
temáticos
Convierte conceptos
seleccionados a un
lenguaje controlado
Utiliza
herramientas de
conversión
Encabezamientos de
materia, y tesauros.
FIN
135
Sin duda la indización al igual que todos los proceso que se realizan dentro de una biblioteca
es de gran relevancia porque a través de ella se puede almacenar y recuperar la información
basándose principalmente en la premisa de “cómo solicitaría el usuario alguna información
de su interés” es por ello que al rediseñar este proceso se obtienen las ventajas siguientes.
•
•
•
•
Cuadro 4.10 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado de Indización
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
Se carece de un verdadero análisis de los
documentos
ejecutar el proceso
La asignación de temática se realiza sin
• Se reduce a una persona para su ejecución
visualizar cómo solicita el usuario la
• Ejecución de un análisis documental para
información
asignar temas
La asignación temática se limita al uso de
• Mayor cobertura en las solicitudes de los
Lista de Encabezamientos de materia.
usuarios
• Mayos satisfacción y atención a la demanda de
información
El siguiente punto es abordar los procesos relativos a los servicios al público que la
biblioteca del CECyT 2 ofrece.
136
4.10
SERVICIOS
En páginas anteriores describimos cada uno de los procesos de integración y organización
técnica de los materiales, a continuación corresponde describir todos aquellos procesos que se
realizan en los servicios al público.
El análisis diagnóstico determina que esta biblioteca sigue desarrollando servicios
tradicionales, con poca utilización de tecnologías para agilizar la búsqueda de información y
control sobre el acervo.
Por esta circunstancia se propone que al Sistema para bibliotecas denominado Unicornio, en
el módulo de circulación, le sean instalados lectores de código de barras para facilitar las
actividades bibliotecarias, entre ellas los préstamos. Para ello, es necesario la generación de
códigos de barras en las credenciales de biblioteca, para agilizar este trámite y reducir el proceso;
lo cual no solo reduciría tiempos en la ejecución del servicio, sino también costos porque
desaparecería el llenado de papeletas de préstamo.
Se considera necesario, cambiar de estantería cerrada a la abierta, ya que la segunda
representa el libre acceso a las colecciones y elegir las unidades documentales que más se ajusten
a sus necesidades de información.
La modalidad de estantería abierta representa la posibilidad de apoyar en mejor medida las
actividades de docencia, investigación y difusión de la información al poner al alcance los
usuarios la riqueza contenida en los acervos documentales de una manera más personalizada.
Para abordar cada uno de los servicios destacando su proceso actual y el rediseñado seguiremos
este orden:
Servicios
•
•
•
•
•
•
•
•
Préstamos
Interno: Sala, fotocopias y aulas
Domicilio
Interbibliotecario
Elaboración de Bibliografías
Internet
Consulta
Base de datos
Actualización de Credencial *
Adeudos
*
Ordenación de la Estantería *
Los procesos con (*) son de nueva creación ya que actualmente no se tiene un proceso
homogéneo para realizarlos.
137
4.10.1 PRESTAMO INTERNO
Iniciaremos con el proceso actual de préstamo interno en donde el proceso es realizado de
manera manual, por medio del llenado de papeleta de préstamo lo que implica mayor inversión
de tiempo tanto del usuario como del personal al realizarlo. Por dicha razón es conveniente
cambiar el uso de estantería cerrada a la abierta ya que esta opción permitiría eliminar el proceso
de préstamo interno, quedando solamente dos procesos: el de préstamo a domicilio e
interbibliotecario como a continuación se muestra
El siguiente diagrama nos muestra el proceso actual.
Diagrama 4.16 Proceso Préstamo Interno ( Actual )
LECTOR
BIBLIOTECARIO
Recibe solicitud y credencial
y revisa
Lena la solicitud
de préstamo y
entrega credencial
LECTOR
BIBLIOTECARIO
Recibe libro, conulta
y devuelve
No
si
Regresa credencial
Para mejorar el proceso se proceso sustituirlo por el siguiente:
138
Diagrama 4.17 Proceso Rediseñado de Préstamo a Domicilio
OBJETIVO : Coordinar, apoyar y normar la prestación de servicios.
ALCANCE: Dirigido a el personal que trabaja en la prestación de servicios al público.
DEFINICIÓN: Consiste en facultar al usuario a trasladar el material fuera de la biblioteca.
MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI.
RESPONSABLE: AUXILIAR DE SERVICIOS AL PÚBLICO
NO
INICIO
¿Tiene
credencial?
Rechaza
préstamo
Otorga
solicitud
de
credencial
SI
Recibe solicitud
de préstamo
FIN
Lee código de
barras
Solicita
credencial
biblioteca
de
Entrega material
Archiva
credencial
Ejerce
controles
FIN
En el siguiente cuadro colocaremos las ventajas del procedimiento rediseño en comparación al
actual.
Cuadro 4.11 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado de Préstamo a Domicilio
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
Mayor inversión de tiempo en la ejecución
del proceso
Se utiliza mayor número de recursos
humanos, y materiales (papeletas de
préstamo)
No se hace uso de tecnologías para agilizar
el proceso
Se utilizaban tres procesos por tipo de
préstamo (en sala, fotocopias y aulas)
139
•
•
•
•
•
•
•
Disminución de tiempo en la ejecución del
proceso
Compactación de varios procesos en uno
Delegación de tareas
Uso de tecnologías que agilicen el proceso
tales como: lectores de código de barras
Implantación de código de barras en los
materiales
Eliminación del llenado de papeletas
Establecimiento de controles estadísticos de
préstamos
4.10.2 PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
El siguiente proceso será el de préstamo interbibliotecario que al igual que el anterior emplea
mayor inversión de tiempo debido al papeleo que implica y sobre todo que el usuario debe
trasladarse por el material a la biblioteca prestataria.
Diagrama 4.18.Procedimiento Servicio de Préstamo Interbibliotecario (Actual)
LECTOR
LECTOR
BIBLIOTECARIO
BIBLIOTECA PRESTATARIA
Verifica en que biblioteca
de la Red del IPN esta el material
Realiza su búsqueda
en catálgo
Entrega al usuario
NO
¿Se encontró?
Archiva formato
Solicita Préstamo
Interbibliotecario
Llama a la biblioteca
correpondiente y solicita
el préstamo
Llena el formato de préstamo
Interbiblitoecario
Informa al usuario
condiciones de uso
Archiva copia de formato
Verifica que el
usuario entregue
oportunamente
material
No
si
Coloca sello de entregado
en formato
Avisa a biblitoeca
prestataria
140
Diagrama 4.19 Proceso Rediseñado de Préstamo Interbibliotecario
OBJETIVO GENERAL: Realizar el trámite de préstamo interbibliotecario a los usuarios.
DEFINICIÓN: Es el proceso por el que una biblioteca obtiene de otra un material bibliográfico específico,
solicitado por sus usuarios y que no está disponible en su propio fondo.
MARCO LEGAL: Reglamento Interno del I.P.N Art. 47 fracción VI
141
El siguiente cuadro muestra las ventajas y desventajas del proceso actual y el rediseñado:
Cuadro 4.12 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado de Préstamo Interbibliotecario
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
• No existe una persona bien definida que
• Existencia de una persona responsable del
realice este servicio
servicio de Préstamo Interbibliotecario
• Los trámites van desde llamadas vía
• Se otorga mayor comodidad al usuario ya
telefónica hasta el envío de documentos
que el gestor (mensajero) del CECyT
recogería el material en calidad de
• Mayor tiempo invertido en la ejecución del
préstamo
proceso
• Marca la posibilidad de generar convenios
• Se limita al establecimiento de convenios
con otras instituciones ajenas al IPN
entre bibliotecas del IPN
4.10.3 ELABORACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS
A continuación describiremos el servicio de elaboración de bibliografías que actualmente es
realizado por 2 bibliotecarios uno por turno, esta actividad no se realiza de manera organizada
ya que al usuario se le da una fecha tentativa de entrega que a su llegada no es cumplida
satisfactoriamente porque aun no se realizaba dicho trabajo. El siguiente diagrama nos mostrará
el proceso actual.
Diagrama 4.20 Procedimiento de Servicio de Elaboración de Bibliografías (Actual)
USUARIO
BIBLIOTECARIO
Entrega al usuario
142
El proceso rediseñado propuesto para esta actividad es el siguiente:
Diagrama 4.21 Rediseño del Proceso de Elaboración de Bibliografías
OBJETIVO : Dar a conocer al solicitante el tipo y cantidad de material que la biblioteca tiene sobre algún tópico de
su interés.
DEFINICIÓN: Consiste en la realización gratuita de investigaciones bibliográficas por parte de a
biblioteca, sobre un tema específico para alumnos, docentes y comunidad en general
El siguiente cuadro nos remitirá a valorar las cosas positivas y negativas del proceso rediseñado
y del proceso actual.
Cuadro 4.13 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado de Elaboración de Bibliografías
•
•
•
PROCESO ACTUAL
Asignación de 2 personas para realizar el
proceso
Mayor tiempo invertido en la ejecución de las
actividades
Escasez de controles para la entrega oportuna
del material
143
•
•
•
•
PROCESO REDISEÑADO
Reducción de 2 a 1 persona para la realización
del proceso
Establecimiento de controles
Entrega oportuna
Rapidez en el servicio
4.10.4 INTERNET
Otro servicio que presenta una serie de actividades para ser otorgado es el de Internet debido a
que el usuario debe trasladarse al Departamento de Recursos Financieros para efectuar el pago y
posteriormente regresar a la biblioteca. Por parte del personal no hay controles de uso y
orientación del servicio. En el siguiente diagrama los valoraremos.
Diagrama 4.22 Proceso de Internet (Actual)
USUARIO
BIBLIOTECARIO
USUARIO
Entrega coprobante
de pago
Solicita servicio
de internet
Informa condiciones
de uso
En la página siguiente encontraremos el proceso rediseñado.
144
BIBLIOTECARIO
Asigna equipo
Archiva comprobante
Diagrama 4.23 Proceso Rediseñado de Internet
OBJETIVO GENERAL: Proporcionar acceso a la red a fin de apoyar las actividades académicas
DEFINICIÓN: Es un sistema mundial de redes de computadoras, un conjunto integrado por las diferentes redes de
cada país del mundo, por medio del cual un usuario en cualquier computadora puede, acceder a diversa información.
Orienta al
usuario
INICIO
Recibe pago
del servicio
Registra tiempo de uso y
cobra servicio
1
Solicita
al
usuario que se
registre
Entrega mensualmente el
registro de uso y monto
de dinero recabado al
Depto.
de
Recursos
Financieros
Asigna
equipo
Ejecuta estadísticas del
servicio
NO
¿Necesita
instrucción?
1
FIN
SI
Las diferencias entre un y otro proceso son las siguientes:
•
•
•
•
•
Cuadro 4.14 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado del Servicio de Internet
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
2 Personas se ocupan para la ejecución del
• Designación de una persona como responsable
proceso
del proceso
Intervención del Departamento de Recursos
• Participación solo de la Biblioteca
financieros y Biblioteca
• Asesoría a los usuarios sobre el servicio
Falta de asesoría a los usuarios
• Implantación de controles de uso del servicio
Escasez de controles de uso del servicio
• Disminución en la ejecución del servicio
Inversión de mayor tiempo en su ejecución
• Control de la asignación de equipo
145
4.10.5 BASE DE DATOS
Ahora toca el turno al proceso de servicio de Bases de Datos que no es un recurso propio, la
Biblioteca Nacional de Ciencia y Tecnología del IPN proporciona claves de acceso a sus bases,
lamentablemente no existe un programa que difunda el uso y mucho menos una asesoría a los
usuarios. El procedimiento actual es el siguiente:
Diagrama 4.24 Proceso del Servicio de Base de Datos (Actual)
USUARIO
BIBLIOTECARIO
Informa condiciones
de uso
Solicita servicio
de Base de Datos
en línea
En el cuadro siguiente observaremos el proceso rediseñado.
146
Diagrama 4.25 Proceso Rediseñado del Servicio de Base De Datos
OBJETIVO GENERAL: Ofrecer un recurso complementario a los materiales impresos en la búsqueda de
información.
DEFINICIÓN: Una base de datos es un conjunto de información estructurada en registros y almacenada en un
soporte electrónico legible desde un ordenador.
El siguiente cuadro ofrece las posibilidades de mejora entre el proceso actual y el rediseñado.
Cuadro 4.15 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado del Servicio de Base de Datos
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
Se carece de una persona como responsable
para dar el servicio
Se omite la asesoría a los usuarios
Falta de comunicación entre el usuario y
bibliotecario
La información encontrada a través de las Bases
de Datos solo puede ser guardada en disquette.
147
•
•
•
•
Asignación de una persona como responsable
del proceso
Se logra impartir asesoría sobre las ventajas de
utilizar base de datos.
Orientación e instrucción sobre el uso de base
de datos
Posibilidad de imprimir los resultados
encontrados
En la biblioteca del CECyT 2 básicamente lleva a cabo los procesos anteriores; sin embargo
existen actividades que se realizan sin uniformidad, con diversidad de criterios, no hay
delimitación de funciones y se carece de un documento donde se plasme los pasos a seguir para
su ejecución. Debido a ello se consideró necesario diagramar los procesos de: Servicio de
consulta, Servicio, de actualización de credencial, ordenación de la estantería, adeudos y
elaboración de estadísticas. Es importante resaltar que el diseño de estos procesos están
encaminados a generar lineamientos y asignación de funciones para su mejor desarrollo. En los
cuadros siguientes mostraremos cada uno de ellos.
4.10.6 SERVICIO DE CONSULTA
Este servicio es muy importante dentro de una biblioteca porque a través de él se ayuda a los
usuarios sirviéndoles de guía brindándoles métodos efectivos para el mayor aprovechamiento de
los recursos. Es por esta razón que se consideró necesario diseñar un esquema del proceso para
este servicio.
Diagrama 4.26 Proceso de Servicio de Consulta
OBJETIVO GENERAL: Orientar al usuario en el manejo y búsqueda de la información.
DEFINICIÓN: Consiste en proporcionar ayuda directa y personal del bibliotecario a los usuarios que buscan
información con cualquier finalidad.
RESPONSABLE COORDINADOR DE SERVICIOS AL PÚBLICO
148
Con el diseño de estos procesos en comparación con la forma de trabajo actual se obtendrá lo
siguiente:
Cuadro 4.15 Diferencias entre el proceso actual y rediseñado del Servicio de Consulta
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
Se omite la asesoría a los usuarios
Falta de comunicación entre el usuario y
bibliotecario
Desconocimiento por la comunidad sobre el uso
de recursos
•
•
•
•
del proceso
Se logra impartir asesoría sobre las ventajas de
utilizar los recursos de la biblioteca
Orientación e instrucción sobre el uso de los
recursos
Fomento al usuario sobre el uso de otros
bibliotecas
4.10.7 ACTUALIZACIÓN DE CREDENCIAL
Efectuar acciones periódicas que garanticen al vigencia de derecho de los servicios a los usuarios
a través de la credencial es trascendental para evitar pérdidas de material, retrazo en la entrega y
mantener datos reales de usuarios en la base de usuarios del módulo de circulación. Por lo tanto
debido a que no se cuenta actualmente con este proceso, se ha realizado la propuesta del proceso
siguiente:
Diagrama 4.27 Proceso de Servicio de Actualización de Credencial
OBJETIVO Mantener actualiza la credencial de la comunidad.
DEFINICIÓN: Señala la acción de estar al servicio de otro.
149
Con el diseño de este proceso al biblioteca obtendrá:
Cuadro 4.16 Diferencias entre el proceso actual y Rediseñado del Servicio de Actualización de Credencial
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
Desorganización en el control de vigencia de
credenciales
Desactualización de la base de datos de usuarios
•
•
•
del proceso
Control sobre vigencia de credenciales
expedidas
Actualización de la Base de datos de usuarios
4.10.8 ADEUDOS
Mantener controles internos sobre las sanciones que los usuarios se han hecho acreedores es
necesario como medida coercitiva en la violación de las normas estipuladas por la biblioteca; por
tal motivo fue imprescindible efectuar el proceso que avale los adeudos de material. Ver el
diagrama del proceso rediseñado.
Diagrama 4.28 Proceso de Adeudos
OBJETIVO: Mantener un control sobre los materiales en calidad de préstamo.
150
Esta es una actividad que no se realiza de manera constante y por lo tanto hay descontrol en la oportuna entrega del
material.
Cuadro 4.17 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado del Servicio de Adeudos
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
•
Pérdida de material
Numerosa cantidad de usuarios morosos
Carencia de controles estadísticos de préstamos
Omisión de reportes de usuarios morosos.
•
•
•
•
•
del proceso
Mayor control sobre los préstamos
Implantación de controles estadísticos
Uso de tecnologías para reportar que el usuario
es moroso
Aplicación de sanciones a usuarios morosos
4.10.9 RENOVACIONES
Hay ocasiones en que el tiempo de préstamo de material bibliográfico para el usuario es
insuficiente en respuesta, la biblioteca ha ofrecido la posibilidad de renovar el préstamo por dos
ocasiones, sin embargo esta actividad ha resultado incomoda por el llenado de papeletas de
préstamo que implica mayor inversión de préstamo por parte del usuario. En respuesta a esta
problemática se ha propuesto un nuevo procedimiento que implica el uso de lector de código de
barras para agilizar el trámite. Ver el diagrama siguiente.
151
Diagrama 4.29 Proceso de Renovaciones
OBJETIVO GENERAL: Otorgar derecho al usuario de extender el préstamo de materiales .
DEFINICIÓN: Señala la acción de extender el lapso de préstamo a domicilio de un material.
Con el rediseño de este proceso de tendrá el siguiente beneficio:
Cuadro 4.18 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado del Servicio de Renovaciones
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
Renovaciones de manera manual
Utilización del llenado de papeletas de préstamo
para poder renovar
Mayor inversión de tiempo
152
•
•
•
•
del proceso
Uso de la tecnología para agilizar tareas
Disminución de tiempo invertido en el proceso
Se utilizaran código de barras para agilizar el
servicio
4.10.10
ORDENACIÓN DE LA ESTANTERÍA
Diagrama 4.30 Proceso de Ordenación de la Estantería
OBJETIVO GENERAL: Mantener organizadas la colecciones para facilitar la localización de los materiales.
DEFINICIÓN: Consiste en mantener ordenadas las colecciones de acuerdo a un sistema de clasificación dentro de
la estantería.
Con el diseño del proceso de un proceso uniforme de la ordenación de la estantería se pueden obtener los siguientes
beneficios
Cuadro 4. 19 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado del servicio de Ordenación de la Estantería
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
•
Se carece de una persona como responsable del
proceso
Diversidad de formas empleadas para la
ordenación del material en estantería
Mayor inversión de tiempo en la ordenación de
material
Se carece de bitácoras de material consultado en
sala
Desorganización del acervo
153
•
•
•
•
•
del proceso
Uniformar el criterio de ordenación del acervo
Reducción de tiempo empleado a dicho proceso
Control estadístico de material consultado en
sala
Mayor organización del acervo
4.10.11
ELABORACIÓN DE ESTADÍSTICAS
Diagrama 4.31 Proceso de Elaboración de Estadísticas
OBJETIVO Mantener una interpretación del funcionamiento de la biblioteca a través de datos numéricos
generados e interpretados por medio de estadísticas.
Los informes numéricos de manera mensual y anual son muy importantes para observar el
comportamiento de una organización, la biblioteca al elaborar estadísticas presentará los
siguientes beneficios.
154
Cuadro 4. 20 Diferencias entre el proceso Actual y Rediseñado de Elaboración de Estadísticas
PROCESO ACTUAL
PROCESO REDISEÑADO
•
•
•
•
•
desarrollar el proceso
Se omite la generación de datos numéricos que
plasmen cuantos usuarios hicieron uso de cada
uno de los servicios
Se carece de una interpretación de datos
estadísticos
No se realizan indicadores
Se omite la entrega de informes sobre las
actividades
•
•
•
•
•
del proceso
Recolección de datos numéricos por servicio
Elaboración e interpretación de estadísticas
Ejercicio de informes
Generación de indicadores
A través de está propuesta se pudo analizar cómo y porqué se está trabajando, qué
podríamos mejorar, qué ventajas obtendríamos y que oportunidades tenemos de llevar a cabo una
mejora continúa de nuestro quehacer bibliotecario.
Al realizar el rediseño de cada uno de los procesos pudimos observar que era necesario
redefinir los, roles, perfiles, misión, visión; tratando de que la biblioteca pueda por medio de
estas acciones, mantener una vinculación mayor, con el proceso de enseñanza aprendizaje dentro
del IPN; de otra manera su existencia se tornará carente de importancia para las autoridades y su
comunidad. Sin duda, como en las grandes cadenas comerciales, el cliente que no encuentra lo
que busca se aísla buscando lo que logre satisfacer sus necesidades; esta es una característica
que se pretende edificar, la cual consiste en que el cliente ante todo es lo más importante, pues
ellos son la razón de ser de los servicios bibliotecarios. Por ello el siguiente punto abordará un
propuesta de rediseño de la estructura orgánica de la biblioteca, se plasmará un nuevo
organigrama y perfiles para cada puesto así como las funciones propias para cada uno. Asimismo
se propondrá la utilización de indicadores que enmarquen una visión futura de la actividad
bibliotecaria.
155
4.11
PROPUESTA DE UN NUEVO ORGANIGRAMA
A través del diagnóstico y del rediseño de los procesos, se consideró necesario realizar la
propuesta del rediseño de la estructura actual porqué actualmente se carece de una organización
formal en donde se establezcan niveles jerárquicos y líneas de autoridad oficiales representados
de manera gráfica.
Se considera que es fundamental la administración del talento humano para que haya un
óptimo desempeño de las tareas, a través de la delimitación de cada área garantizando la equidad
en los procesos y un adecuado equipo de trabajo.
La “organización” podría designarse como piramidal, donde el Jefe del departamento es
quién esta a la cabeza, y el personal que realiza las operaciones en distintos niveles, por debajo
de él, siendo este último quién tome las decisiones. Es entonces que se propone la formación de
un Organigrama Matricial esquematizado de manera vertical (de arriba hacia abajo) que ya en su
funcionamiento refleje menor rigidez y facilite la comunicación entre los diferentes niveles de la
organización. Con la organización matricial se pretende evitar la existencia de una unidad de
mando rígida y fomentar la toma de decisiones de manera múltiple y en común acuerdo así
como las responsabilidades que de ello resulte.
Esta estructura es justificada en la medida que todos los recursos sean aprovechados
óptimamente, que la información generada por cada área sea compartida y sirva de manera
colectiva para la toma de decisiones; también se pretende que las rutinas de trabajo se
disminuyan reduciendo así costos y otorgando beneficios a nuestra comunidad.
El siguiente organigrama, tiene la finalidad de identificar cuáles son los elementos que
estarán interrelacionados en la biblioteca para el logro de los objetivos. ver. Fig. 4.1
Fig. 4.1 Propuesta de nueva estructura orgánica
JEFATURA DE SERVICIOS
BIBLIOTECARIOS
SECRETARIA
COORDINACION DE SERVICIOS TÉCNICOS
COORDINACIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
AUXILIAR DE ANÁLISIS
BIBLIOGRÁFICO
AUXILIARES DE SERVICIOS AL
PÚBLICO
156
La nueva organización pretende que la biblioteca tenga una Jefatura, una secretaria y dos
Coordinaciones que estarán apoyadas por personal auxiliar.
Como se puede apreciar, las dos coordinaciones serán quiénes desprendan otras áreas de
vital importancia para la ejecución de los procesos.
La modificación del organigrama se propuso para :
1.
2.
3.
Establecer una organización controlada a través de una jefatura que
tendrá a su mando dos coordinaciones que estarán relacionados entre sí
y con una mayor participación del personal.
Incrementar un mayor control de la información generada
Reducir los tiempos en cuanto a procedimientos tales como: selección y
adquisición de materiales, proceso físico, catalogación, clasificación y
captura del material; también para agilizar el tiempo de respuesta en la
prestación de servicios.
Se propone crear dos coordinaciones, ya que en toda biblioteca debe hacer un control
exacto de la operaciones que se manejan por área. Lo anterior permite a la Jefatura conocer la
situación que la biblioteca lleva de manera más ordenada; a través de las dos Coordinaciones se
mantendrá un control y organización más específico de los procesos ya que una estará a cargo de
aquellos procesos encaminados al tratamiento de los materiales para ponerlos a disposición de
los usuarios y la otra se encargará de generar acciones para ofrecer mejores servicios.
Para poder establecer esta propuesta, es necesario poner en claro las funciones que
desempeñará cada uno de sus elementos, así como plasmar el perfil idóneo para cada puesto,
para ello se tomó como base las Recomendaciones sobre capacitación del personal bibliotecario
no profesional y Lista de Actividades Profesionales y no Profesionales del Colegio Nacional de
Bibliotecarios y la obra titulada Una visión del Quehacer Bibliotecario Profesional en el Marco
del Proceso de Revisión Curricular de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
ya que ambos documentos señalan y analizan el quehacer bibliotecario enmarcando las funciones
del quehacer bibliotecario.
4.11.1 JEFATURA
Lo ideal es tener al frente a un bibliotecario profesional; Alberto Arellano Rodríguez en
su escrito “Modelo para la evaluación integral de las Bibliotecas de Educación Superior de
México”, marca como primer nivel de calidad de los recursos humanos en bibliotecas, las
siguientes medidas:
1.
“Primer Nivel: Responsable: Licenciatura en bibliotecología o en el área de
especialización de la biblioteca y experiencia de tres años.
157
Auxiliares: Bachillerato y experiencia de tres años.”52
Aunado a las medidas anteriores, la experiencia ha dejado ver, que la jefatura debe estar
ocupada por un profesional en Bibliotecología o bien que presente una especialización en dicha
disciplina debido a que esto permitirá que la persona en el cargo presente conocimientos sobre
la teoría bibliotecológica y con base en ello se obtenga un mejor desempeño de sus funciones.
El perfil del Jefe de Servicios Bibliotecarios deberá poseer el siguiente perfil:
PERFIL DEL PUESTO DE JEFATURA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Grado de Licenciatura en Bibliotecología o Biblioteconomía
Innovador
Experiencia de tres años en las actividades a realizar
Capacidad de gestión, dirección y toma de decisiones
Aptitudes para establecer relaciones públicas
Actualización constante en el área
Ética profesional
Capacidad para aceptar observaciones por parte de su equipo de trabajo
Conocimiento sobre tecnologías de la información
Dominio de idiomas
Espíritu de servicio
Capacidad de generación de visión
•
Constituir objetivos, misión y visión de la biblioteca y velar por su
cumplimiento
Planear, organizar, dirigir y evaluar el desarrollo de las actividades en
cumplimiento de los objetivos bibliotecarios e institucionales
Seleccionar el personal que estará a su cargo
Planeación del presupuesto anual
Promover y vigilar la constante capacitación y superación de su personal
Cumplir con los acuerdos que enmarque la Dirección de Bibliotecas y
Servicios de Información del IPN
Figurar como representante de la Biblioteca ante las autoridades del plantel así
como ante la Red de bibliotecas del IPN.
Ejecutará acciones que favorezcan la cooperación bibliotecaria con
instituciones con fines similares al CECyT – IPN
Participar en congresos, conferencias y reuniones de carácter profesional
Mantener comunicación con autoridades del plantel así como de la Dirección
de Bibliotecas y Servicios de Información a fin de informar las necesidades y
avances que se susciten.
FUNCIONES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
52
ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto. Modelo para evaluación integral de las bibliotecas de Educación
Superior en México. México : SEP, 2000. p. 53.
158
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Delegar autoridad en las personas que asigne para realizar trabajos específicos
relacionados con las actividades bibliotecarias.
Verificar que los procesos se cumplan de acuerdo a las normas establecidas
por la biblioteca
Realizar informes a partir de estadísticas internas que permitan evaluar los
servicios
Vigilará la constante actualización y capacitación del personal a su cargo
Ejecutará la formación de una estructura organizacional sólida acorde a las
necesidades de su comunidad
Mantendrá comunicación con su comunidad a fin de conocer su sentir hacia la
biblioteca
Analizará con su personal la factibilidad de hacer uso de las nuevas
tecnologías a fin de mejorar los procesos de la biblioteca.
Analizará los resultados obtenidos con la automatización de los procesos y
propondrá estrategias de solución
Diseñará de manera conjunta con su personal procedimientos, normas y
políticas y criterios que garanticen los objetivos institucionales
Participar con el personal correspondiente en la actualización o elaboración de
manuales de observancia interna
Controlar y vigilar el manejo y uso de los materiales, así como del equipo,
mobiliario e instalaciones
Debe prever el planeamiento sobre la adquisición de equipo, servicios y
edificios
Aplicará la normatividad bibliotecaria e institucional en las actividades
Realizará la supervisión y evaluación de los recursos humanos, materiales y
financieros
Realizará las gestiones necesarias a fin de establecer programas de
cooperación entre instituciones
4.11.2 SECRETARIA
Actualmente es necesario que una secretaria desarrolle mayores habilidades, no vasta ser
capturista o atender las llamadas telefónicas, sino que ahora es muy importante que su
desempeño sea de mayor alcance.
PERFIL
•
•
•
•
•
•
Carrera de Secretaria ejecutiva
Experiencia de tres años en el puesto
Conocimientos de computación
Capacidad para el manejo de relaciones públicas
Capacidad para controlar y organizar
Amable
159
FUNCIONES DE LA SECRETARIA
•
•
•
•
•
•
Mantener el control de agenda
Efectuar la correspondencia
Administrar los documentos
Recepción
Control del calendario de eventos
Apoyar las áreas que lo requieran
4.11.3 COORDINADOR DE PROCESOS TÉCNICOS
Es un área muy importante ya que de ella, dependerán los proceso vitales para poner en
circulación un material y van desde el: desarrollo de las colecciones hasta el análisis
bibliográfico. Por las características descritas en el diagnóstico podemos ver que el Coordinador
de Proceso Técnicos, puede realizar también las labores competentes al Desarrollo de
colecciones y tener a su cargo a un auxiliar que desempeñe tareas competente al análisis
bibliográfico.
PERFIL
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Licenciatura en Biblioteconomía o Bibliotecología
Experiencia de tres años en proceso técnicos
Familiarizado con las tecnología de la información
Cultura general amplia
Criterio amplio
Capacidad de organización y control
Actualización constante del área
Conocimientos de Formato Marc, Sistemas de Clasificación, Reglas de
Catalogación Angloamericanas y Encabezamientos de Materia
Capacidad de trabajar en equipo
Organizado y minucioso
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Planeación de las actividades del personal
Promover periódicamente reuniones con su personal
Realizar informes de actividades a la Jefatura
Control y organización de la información que su Coordinación genere
Velar el cumplimiento de políticas internas para la ejecución de las actividades
Indagará las necesidades de información de su comunidad
Establecerá criterios de selección de materiales
Investigará las fuentes de selección más adecuadas
FUNCIONES
160
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Procurar el incremento de acervos equilibrados representativos de los diversos
contenidos del saber humano acorde a los planes y programas de estudio de
investigación y difusión de la cultura
Efectuara programas de trabajo que garanticen la evaluación de las
colecciones
Efectuará el seguimiento racional del presupuesto para adquisición
Establecerá los periodos de compra de material
Mantendrá una comunicación con editores y distribuidores
Formalizará compras de material eligiendo la de mayor beneficio del CECyT
Verificará que la adquisición de materiales por cualquier vía sea correcta
Efectuará las acciones necesarias para corregir errores dentro del proceso de
adquisición de material
Controlará el ingreso de material por donación y/o canje de manera que
cumpla con las políticas de la Biblioteca
Agilizar el procesamiento de los materiales
Establecerá registros de entrada y salida de material
Procurar la creación de estrategias que mejoren el funcionamiento de su
Coordinación
4.11.4 AUXILIAR DE ANÁLISIS BIBLIOGRÁFICO
Está área se encargará de los procesos que se requieren para poner al alance del usuario el
material que ingresa a la biblioteca como son: catalogación analítica y asignación de
encabezamientos de materia, clasificación y captura el Sistema para bibliotecas Unicornio.
PERFIL
•
•
•
•
•
•
•
•
•
FUNCIONES
•
•
•
•
Experiencia de tres años en proceso técnicos
Criterio amplio
Conocimientos de Formato Marc, Sistemas de Clasificación, Reglas de
Catalogación Angloamericanas y Encabezamientos de Materia
Creará normas de catalogación y clasificación
Mantener un control de ingreso de material
Catalogación del material en todo tipo de soporte
Asignación de encabezamientos de materia y mantener actualizados la
terminología
161
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Clasificación del material
Efectuará la reclasificación del material, si la biblioteca lo requiere
Realizará mecanismos de control que sirvan para detectar y corregir errores de
catalogación y clasificación.
Realizará la capturará del material en el Sistema administrador de Bibliotecas
Unicornio y/o el que la Biblioteca posea
Mantener actualizada el Sistema Administrador de Bibliotecas (Unicornio)
Verificar y corregir los registros que se detecten con errores
Elaborar estadísticas de avance del procesamiento de los materiales
Efectuará el proceso físico de los materiales
Determinará los procedimientos necesarios para la puesta a servicio del
material
Realizará políticas para la conservación física del material
Participará en programas de capacitación referentes a su labor
Contribuir en la generación de programas o estrategias que mejoren
continuamente sus actividades
4.11.5 COORDINACIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
Esta sección estará encargada de los productos que se dan a través de la Coordinación de
Servicios Técnicos; como son los servicios de préstamo del material en sus diferentes
modalidades, consulta y planeación de eventos de carácter cultural. Esta como la anterior, va a
requerir de personal de apoyo para sus actividades.
PERFIL
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Experiencia de tres años en las actividades a realizar
Vocación de servicio
Criterio amplio
Ser una persona amable con los usuarios y compañeros de trabajo
Capacidad para resolver problemas
Capacidad para toma de decisiones
Ética profesional
•
•
Planear las actividades del personal de la Coordinación de Servicios al Público
Supervisará que los servicios se presten conforme al cumplimiento de la
normatividad establecida por la Biblioteca
FUNCIONES
162
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Desarrollar programas de difusión que promuevan el conocimiento de
normatividad de los servicios bibliotecarios
Dar solución a reclamos de los usuarios
Elevar la calidad de desempeño del personal que presta los servicios
Orientar e informar a la comunidad sobre el uso adecuado de los servicios
bibliotecarios
Formar a su comunidad en el uso de los recursos documentales
Programación y coordinación de visitas guiadas
Planeación de eventos que muestren la variedad de recursos documentales con
que cuenta la biblioteca
Planear la ordenación de estantes
Supervisar inventario de libros
Ejecutará reporte de inventarios
Compilación de bibliografías
Procurar reuniones periódicas con su personal
Generar estadísticas de los servicios
Informar constantemente a la Jefatura sobre avances o necesidades de su
Coordinación
Mantener canales de evaluación de los servicios
4.11.6 AUXILIARES DE SERVICIOS AL PÚBLICO
Dentro del planteamiento de la nueva organización el personal encargado de esta sección
deberá responder oportunamente a las dudas que tengan los usuarios con respecto al uso y
exploración de los recursos documentales y de servicios.
PERFIL
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Técnico Bibliotecario
Vocación de servicio
Capacidad para las relaciones públicas
Amable y tolerante
Capacidad para trabajar en equipo
Familiarizado con las tecnologías de la información
Actualización constante
163
FUNCIONES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Colaborará con su Coordinador en la formación de usuarios de manera
constante
Difundir el uso de los servicios bibliotecarios
Orientar a la comunidad sobre el uso y reglamentación de los servicios
Aplicar la normatividad bibliotecaria en los servicios
Expedición de credenciales
Control y actualización de la base de datos de usuarios
Préstamo, recepción y renovación de materiales
Control de los préstamos interbibliotecarios
Carga y descarga de prestamos en el Módulo de Circulación del Sistema
Administrador para bibliotecas Unicornio
Programar en el Módulo de Circulación del Sistema Administrador para
bibliotecas Unicornio recordatorios de vencimiento de préstamo
Supervisar el ordenamiento de la estantería de acuerdo al Sistema de
Clasificación utilizado
Atender, instruir y supervisar el uso de Internet
Atender, instruir y supervisar el uso de Base de Datos
Control sobre sanciones de usuarios
Mantener el control de actualización y reposición de credenciales
Seguimiento de adeudos de material documental
Informar sobre avances y necesidades de su actividad
Elaborar guías de uso de los servicios
Crear formatos de registro para la prestación de servicios bibliotecarios
Llevar controles estadísticos diarios, mensuales y anuales
Reunir e interpretar datos estadísticos
Apoyar el ejercicio de inventarios
El diagnóstico realizado en el capítulo anterior y el conocer la opinión de nuestros
clientes (usuarios), nos permitió situar cómo se estaba trabajando y ver que se necesitaba
efectuar un cambio en los procesos a partir de la creación de una nueva organización bien
delimitada, con un perfil definido para cada área y funciones bien enmarcadas con el propósito
de aprovechar al máximo los recursos; estos reajustes pretenden generar un cambio de actitud y
trabajo para satisfacer las demandas de información de nuestros usuarios.
A partir de la propuesta de una nueva organización, podemos continuar con la creación de
un elementos que direccionen y den sentido al trabajo que se realiza cotidianamente en la
biblioteca y es precisamente la formulación de una misión, visión y objetivo.
164
4.11.7 PERSONAL
En este aspecto, se observó mediante el diagnóstico, que los procesos ejecutados son
realizados por una nómina de 7 personas resultando insuficientes para el desarrollo óptimo de los
mismos.
Se considera que para desarrollar las actividades referentes a cada área propuesta es
suficiente tener una plantilla de 11 personas distribuidas de la siguiente manera:
ÁREA
CANTIDAD
MATUTINO
VESPERTINO
JEFATURA
SECRETARIA
COORDINACIÓN DE
PROCESO TÉCNICO
AUXILIAR / C.
PROCESO TÉCNICO
COORDINACIÓN DE
SERVICIOS AL
PÚBLICO
AUXILIARES / C. DE
SERVICIOS AL
PÚBLICO
1
1
1
1
-
1
1
-
1
-
-
6
3
3
TOTAL
11
Cuadro 4.21 Cuadro informativo sobre el personal por área
El esquema anterior se efectúa con esa distribución ya por lo regular la Jefatura debe
permanecer con un horario que abarque ambos turnos, lo mismo que la secretaria. Con respecto a
la Coordinación de Proceso Técnico y su auxiliar basta con su desempeño durante un turno, ya
que se tomo en cuenta que la biblioteca adquiere en promedio 1000 volúmenes anualmente y
Gastón Litton sugiere que “un catalogador procesa en promedio 2,500 títulos anuales”53 lo que
indica que estamos por debajo de este indicador, lo que presenta una posibilidad de que esta área
requiera de un solo turno para desempeñar sus funciones.
En cuanto a los auxiliares de la Coordinación de Servicios al Público se consideró
necesario que hubiera mayor número de personas, ya que sus funciones están destinadas al
usuario, y por lo tanto, cuando se habla de servicios generalmente estos son más amplios y
requieren mayor número de personal, ya que ha y indicadores que citan que: “la biblioteca o
sistema bibliotecario debe contar con un profesional de la información por cada 1000 alumnos,
un técnico de la información por cada 2000 y uno de apoyo por cada 500.” 54
En este aspecto hay que valorar que la biblioteca presenta una población total de 3760
individuos. En este momento cuenta con una plantilla de 7 elementos, de los cuales 3 presentan
estudios profesionales en biblioteconomía, y se ajustan a lo que marca el indicador 1 profesional
por cada 1000 alumnos; con respecto al personal técnico se propuso la contratación de uno,
respetando el indicador que estipula que por cada 2000 alumnos haya un técnico y finalmente se
propuso que hubiera personal de apoyo (secretaria).
53
54
LITTON, Gastón. Clasificación y catálogos. México : Broker, 1971. p. 131.
Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior. Consejo Regional Centro Oriente. Grupo de
Trabajo de Bibliotecas. Guía Metodológica para evaluar las bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior de la Región
Centro Occidente de ANUIES. México : ANUIES, 2000. p. 19.
165
4.11.8 ACTUALIZACIÓN
La división de Operación de Bibliotecas de la Dirección de Bibliotecas y Servicios de
Información (DBySI), es quien organiza actividades de actualización y capacitación de personal
a toda la Red Interbibliotecaria del IPN, en materia de servicios, proceso técnico y temas
relacionados con el quehacer bibliotecario.
Por esta razón se considera que le corresponde a esta instancia proporcionar la
capacitación al personal de la biblioteca. Se propone que la capacitación sea por lo menos
semestralmente y en forma periódica; deberá estar estructurada e impartida por especialistas en
los temas que se impartan. Asimismo se propone que la DBySI, atienda peticiones de
capacitación, que las bibliotecas del Red, demanden.
4.11.9 HERRAMIENTAS Y EQUIPO
Debido al análisis registrado en el capítulo tres, se pudo observar que para realizar el
cambio en procesos como el análisis bibliográfico y algunos servicios, es indispensable tener
herramientas y equipo con ciertas características, si lo que pretendemos es dinamizar e innovar,
ya que muchos de nuestras actividades necesitan aprovechar la tecnología para hacer cosas que
no se realizan y otras requieren de herramientas básicas como a continuación se enumeran.
Cuadro 4.22 Cuadro informativo sobre el equipo
ÁREA
JEFATURA
SECRETARIA
COMPUTADORAS
PENTIUM IV
CANTIDAD
IMPRESORAS
LASER
1
1
LECTORES
ÓPTICOS
1
1
AUXILIAR / C.
PROCESO
TÉCNICO
1
NO BREAKE
1
1
COORDINACIÓN
DE PROCESO
TÉCNICO
COORDINACIÓN
DE SERVICIOS
AL
PÚBLICO
LINEA
TELEFÓNICA
EXTERNA
1
1
1
1
1
1
1
2
4
3
3
6
1
AUXILIARES / C.
DE SERVICIOS
AL PÚBLICO
2
CONSULTA
DE OPAC
3
SERVICIOS EN
GENERAL
4
1
TOTAL
14
5
166
Cuadro 4.22 Cuadro informativo sobre herramientas requeridas
AREA
Coordinación y
Auxiliar de Proceso
Técnico y
HERRAMIENTAS
Reglas de Catalogación Angloamericanas en su 2ª ed. (RCAA2)
Tabla de Cutter editada por la Biblioteca del Congreso de Washington
Lista de Encabezamiento de Materia para bibliotecas, editada en Colombia por Rojas Eberthard, editores,
1998
Formato Marc (Machine Readable Catalogin
Esquemas de Clasificación L.C. y tesauros
4.11.10 CREACIÓN DEL OBJETIVO, MISIÓN Y VISIÓN
Una vez estructurada la nueva organización es necesario formular una imagen a través de la
manifestación de una misión, visión y objetivo bien definidos, que como observamos en el
diagnóstico no se tiene claro. Se propone que el objetivo que se persiga sea el siguiente:
OBJETIVO:
Establecer mecanismos que apoyen y estimulen el desarrollo de servicios bibliotecarios de
calidad, con la finalidad de apoyar los planes y programas del CECyT, así como las funciones
de docencia, investigación y difusión de la cultura dentro de la Red Interbibliotecaria del
Instituto Politécnico Nacional.
MISIÓN:
Somos un subsistema del CECyT Miguel Bernard Perales que fomenta y provee servicios
bibliotecarios a fin de apoyar los objetivos institucionales y satisfacer las demandas
informativas de nuestra comunidad a través del desarrollo y administración de la información
de manera eficiente.
VISIÓN:
Nuestra perspectiva es ser una de las mejores bibliotecas del Nivel Medio Superior (NMS) en el
área Físico Matemáticas en el D.F y área metropolitana que permita crear condiciones
necesarias para la generación del conocimiento en las aulas contribuyendo así al
fortalecimiento de un sistema bibliotecario comprometido con la educación a través de
liderazgo, calidad, responsabilidad y eficiencia.
Para lograr nuestra meta contamos con personal profesional formado en el ámbito bibliotecario
comprometido con las perspectivas institucionales; además de su sentido de ética y compromiso
social y la gestión de un modelo educativo flexible a nuevas propuestas.
167
4.12
USO DE INDICADORES EN LOS PROCESOS
Al utilizar la Reingeniería no debemos olvidar que uno de los aspectos que contempla, es que la
organización sea capaz de modificarse así misma para adaptarse a las necesidades del cliente
(usuario) y de su entorno. Por esta razón el medir el desempeño e impacto de la biblioteca es
importante, ya que permite revalorar los objetivos definiendo prioridades y planificando
estrategias de mejora. En este sentido se propone realizar la medición de los procesos a través de
uso de indicadores.
Un indicador se define como un “sistema formal o gráfica usadas para demostrar cambios
significativos que ocurren conforme a diversos factores pertinentes que cambian de magnitud,
naturaleza o dirección”55; además los indicadores según Guy Serrat, “permiten observar y
analizar las variaciones del estado del fenómeno al que se desea estudiar, dependiendo de la
sensibilidad del indicador, se logra un seguimiento matizado y detección de las evoluciones.”56
Es decir, que los indicadores nos ayudarían a visualizar las variaciones positivas y negativas que
se generan dentro la organización bibliotecaria, para poder establecer soluciones pertinentes y un
desarrollo de manera más controlada.
Se considera necesario utilizar indicadores en los procesos operativos ya que estos ayudaran a
interpretar las áreas problemáticas y entender el porqué de rendimientos bajos, asimismo elimina
la subjetividad en las interpretaciones y favorece la toma de decisiones.
Para determinar los indicadores de evaluación, de la biblioteca, objeto de esta investigación, se
tomaron como marco de referencia los modelos para evaluar bibliotecas: Guía Metodológica
para evaluar las bibliotecas de las instituciones de educación superior de la región Centro
Occidente de ANUIES y el Modelo para evaluación integral de las Bibliotecas de Educación
Superior de México. Se utilizaron porque ambas son propuestas recientes, son en idioma
español, una de ellas se enfoca a la realidad mexicana, y además contemplan factores
cuantitativos y cualitativos en bibliotecas.
Es importante señalar que el siguiente punto abordará a todos aquello indicadores que se
desarrollaron con el propósito de observar y analizar el comportamiento de la Biblioteca del
CECyT esto fue posible ya que se contó con la información necesaria para desarrollarlos, estos
presentan la situación actual de la biblioteca CECyT 2. Para la realización de los indicadores se
tomaron como referencia datos estadísticos de ciclo 2001-2003 de tal forma que se puedan
visualizar los cambios suscitados durante el periodo de referencia.
Posteriormente encontraremos una serie de indicadores que se recomiendan como elementos de
evaluación en un futuro y que se consideró importante señalarlos porque actualmente la
biblioteca carece de su empleo.
55
CROSS, Wilburg. Diccionario enciclopédico bilingüe de términos de negocios. México : Prentice-Hall
Hispanoamericana, 1997. p. 157.
56
SERRAT, Guy. Diccionario metodológico de mercadotecnia. México : Trillas, 1988. p. 153.
168
4.12.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Toda biblioteca debe tener claro y definido su quehacer , sus acciones a corto y largo plazo, los
planes de acción que la organización a la que esta adscrita necesita para conseguir los objetivos,
puntualizar su función dentro del proceso de enseñanza aprendizaje de tal manera que es
importante señalar que la biblioteca hasta ahora carece de los indicadores señalados en el cuadro
siguiente, siendo estos una base para desarrollar sus actividades y encausar sus metas.
NOMBRE
Elaboración de plan de desarrollo
bibliotecario
Evaluación bibliotecaria
Planes e informes de trabajo
Manual de organización
Control de los procesos
INDICADOR
BIBLIOTECA DEL CECyT 2
Existencia del plan La biblioteca no realiza planes de
desarrollo bibliotecario
Periodicidad
Se carece de todo tipo de prácticas
evaluativas
indiquen
el
funcionamiento de la biblioteca
Existencia /
Los planes e informes de trabajo son
Actualizado
de manera trimestral y anual
Existencia /
Actualizado
Identificar su
utilización
No se tiene un manual de
organización (biblioteca)
Los procesos se han realizado de
manera rutinaria no hay un
documento que los describa.
Cuadro 4. 23 Indicadores organizacionales
Los indicadores presentan una tendencia a la desorganización y ejecución del trabajo sin
objetivos establecidos, esto significa que se deben emprender acciones que cubran los rezagos
planteados en el cuadro anterior.
Sí las condiciones de la organización no varían se prevé que la biblioteca permanecerá
careciendo de la evaluación de su rendimiento y por lo tanto no culminará con el cumplimiento
de lo programado institucionalmente y su impacto con el entorno se verá afectado.
Ante la situación que presenta la biblioteca del CECyT 2 con respecto a los indicadores de
organización se plantean las siguientes metas:
•
Contar para el año 2005 con plan de desarrollo bibliotecario que contemple el
papel de la biblioteca dentro del Plan de Desarrollo Institucional del CECyT 2
•
Contar para finales del 2005 con mecanismos de medición de los procesos
bibliotecarios involucrando al personal.
•
Efectuar para el 2006 de manera conjunta con el personal un manual de
organización que contemple objetivos, políticas generales, estructura orgánica,
procedimientos, responsabilidades, funciones y descripción de puestos de la
biblioteca, que permitan esquematizar de manera interna y externa los detalles de
información de la biblioteca.
169
4.12.2
RECURSOS HUMANOS
La evolución tecnológica ha puesto al alcance de las bibliotecas el desarrollo de servicios y
procesos nuevos y mejorados, provocado un cambio profundo en los modos de trabajo, donde los
recursos humanos son punta de lanza para efectuar las actividades bibliotecarias y culminar con
los objetivos perseguidos.
Los trabajadores de una biblioteca ejecutan diversas funciones que van desde; organizar,
capturar el conocimiento, registrarlo, organizarlo, analizarlo y tornarlo disponible para uso
común de una comunidad, en este contexto es necesario dinamizar los procesos bibliotecarios
por medio de talento humano adecuado para responder a las necesidades informativas. Es por
esta razón que un indicador importante que la biblioteca debe considerar es el humano.
La biblioteca actualmente presenta las siguientes características con respecto al recurso
humano:
RECURSOS HUMANOS
TIPO DE RECURSO
INDICADOR
TOTAL DE PERSONAL
HUMANO
Personal en Jefatura / Tiempo completo
Personal en Proceso Técnico
Personal en Servicios
Personal administrativo
Personal técnico auxiliar
1*
2
4
0
0
TOTAL
7 PERSONAS
Cuadro 4.24 Indicadores sobre Recursos Humanos
El indicador tiende a aumentar el número de personal de biblioteca, ya que si
consideramos que mensualmente se atiende a un promedio de 14,651 usuarios, lo que representa
a 3,662 usuarios por persona dificultando la eficiencia en las actividades ya que se tiene la carga
de otras actividades totalmente ajenas a las bibliotecarias.
La tendencia para los próximos dos años es la falta de vinculación del recurso humano
por su movilidad constante y la falta de un nivel académico optimo, lo cual, generará un
funcionamiento no eficaz y desconocimiento de las necesidades de los usuarios.
Es por esto que se plantea la necesidad de establecer funciones y procesos bien definidos
para obtener un mejor desempeño de las actividades. Dadas estas circunstancias se propone las
siguientes metas:
1. Incrementar durante el 2005 el nivel de formación profesional de los bibliotecarios
2. Realizar durante el 2006 contrataciones de personal de bibliotecario bajo el perfil
establecido en el punto 4.1.1
170
4.12.3 COLECCIÓN DOCUMENTAL
Los fondos bibliográficos constituyen uno de los ejes de los servicios, este debe ser, relevante y
contar con un equilibrio apropiado entre las colecciones y las áreas o subáreas que atiende la
biblioteca a fin de alcanzar las metas de calidad y cantidad previstas como indicadores, que
aunque no se han definido deben empezar a plantearse como se sugiere a continuación.
MATERIAL ADQUIRIDO
Compra
INDICADOR
Total de material
mensualmente
BIBLIOTECA DEL BIBLIOTECA
DEL CECyT 2
adquirido En promedio se adquieren 33
títulos y 69 volúmenes mensuales.
Cuadro 4.25 de Indicadores de Adquisición mensual por Compra
Los datos que se tomaron como referencia fue el total de adquisiciones de enero del 2001 a
diciembre del 2003. El siguiente gráfico ilustra la cantidad de material adquirido por periodo y
se observa que la adquisición por este concepto es inestable en cuanto al número de volúmenes,
en lo correspondiente a los títulos se ha dado un crecimiento continúo.
Gráfica de la Adquisición por compra
Cantidad
TOTAL DE AQUISICIONES
1600
1400
1200
1000
800
600
400
200
0
VOLUMENES
TITULOS
2001
2002
2003
Año
De continuar con este crecimiento las adquisiciones por compra seguirán faltas de una buena
planeación y ejercicio presupuestal ya que su crecimiento no presenta una continuidad tanto en
volúmenes como en títulos.
En el aspecto de la adquisición de materiales por donación se presenta lo siguiente:
MATERIAL ADQUIRIDO POR
DONACIÓN
Donación
INDICADOR
Total de material
mensualmente
DEL CECyT 2
adquirido En promedio se adquieren 20
títulos mensuales y 30 volúmenes.
Cuadro 4.26 de Indicadores de Adquisición mensual por Donación
171
El comportamiento del periodo representa una tendencia a incrementar el índice de adquisiciones
por este concepto, la gráfica muestra estabilidad en la recepción de títulos durante el período
2002-2003, por otro lado el número de volúmenes va en aumento. Esto significa que el índice de
donaciones durante los últimos dos años ha ido en aumento en comparación con la adquisición
por compra.
Gráfica de la adquisición por donación
MATERIAL ADQUIRIDO POR DONACIÓN
1200
Cantidad
1000
800
VOLUMENES
TITULOS
600
400
200
0
2001
2002
2003
Año
La tendencia ante este comportamiento es que la donación al ser un factor que va en aumento y
al carecer de políticas bien definidas para su ejecución, provocará el crecimiento de acervos
carentes de equilibrio que no respondan a las necesidades informativas de la comunidad.
El análisis muestra que el fondo bibliográfico está compuesto en su mayoría en formato impreso,
el formato digital o electrónico es nulo lo que indica que no han tomado en cuenta los nuevos
modelos educativos donde el acceso y recuperación de información es a través nuevas
tecnologías.
Ahora bien si consideramos el número de volúmenes y títulos adquiridos mensualmente, así
como las políticas de selección y adquisición se tiene lo siguiente:
Cuadro 4.27 de Indicadores de Adquisiciones mensuales totales
MATERIAL ADQUIRIDO
Volúmenes adquiridos
Títulos adquiridos
Políticas de selección
Políticas de Adquisición
INDICADOR
DEL CECyT 2
No. de volúmenes adquiridos al En promedio la biblioteca adquiere
mes
en 100 volúmenes mensuales.
No. de títulos adquiridos al mes
En promedio la biblioteca adquiere
53 títulos mensuales
Existencia y vigencia
No existen políticas bien definidas
por escrito
Existencia y vigencia
No existen políticas bien definidas
por escrito
172
El indicador anterior presenta declives principalmente en la adquisición mensual de volúmenes
durante el 2003, sin embargo entre 2001 y 2002 hay un ligero crecimiento, los títulos registran
crecimiento bajo en comparación con el nivel de volúmenes adquiridos esto significa la falta de
planeación en las adquisiciones. El gráfico siguiente lo muestra de manera más ilustrativa.
Gráfica de Material adquirido anualmente
MATERIAL ADQUIRIDO MENSUALMENTE
2500
CANTIDAD
2000
1500
VOLUMENES
TITULOS
1000
500
0
2001
2002
2003
AÑO
Este análisis de las diferentes formas de adquisición y el crecimiento mensual de las mismas
prevé que de continuar con este crecimiento las colecciones no cumplirán con la línea estratégica
del IPN, referente a la atención a la demanda de la comunidad, ya que sin una planificación
definida en este rubro, difícilmente se tendrá una colección de calidad que satisfaga las
necesidades de los usuarios y coadyuve a los objetivos institucionales.
La situación que prevalece en esta biblioteca en cuanto al acervo documental, sugiere las metas
siguientes:
•
Formular para el 2005 una política para el desarrollo de colecciones, bien definida y
acorde a los objetivos institucionales,
•
Dar seguimiento a la meta establecida en el Programa de Mejora del CECyT 2 que
consiste en dotar a la biblioteca durante el periodo 2004-2006 con 250 textos acordes al
avance del Nuevo Modelo Educativo.
•
Delimitar responsabilidades y funciones para el ejercicio de este proceso durante el
ciclo escolar 2005,
•
Ejecutar durante el segundo trimestre del 2006 un programa de evaluación de la
correspondencia temática de los acervos y los planes y programa de estudio
173
4.12.4 PROCESO TÉCNICO
El objetivo principal de los procesos técnicos es llevar a cabo una serie de actividades
encaminadas a poner a disposición de los usuarios la información que ellos requieren. Conocer
en que medida se realizan estas actividades nos indicará el comportamiento de este sector. En el
cuadro siguiente asentaremos los indicadores que presenta la biblioteca del CECyT 2.
PROCESAMIENTO DE LOS
MATERIALES
INDICADOR
Catalogación de la colección
No. de material catalogados
mensualmente
Ingreso de registros a la Base de Datos No. de registro ingresados
mensualmente
Herramientas para catalogación
Tipo de herramientas
Sistema de Clasificación
Tipo de Sistema de
clasificación
DEL CECyT 2
Mensualmente se catalogan 75
materiales.
Mensualmente se registran 103
materiales en el Módulo de
Catalogación del Sistema
Administrador de Bibliotecas
Unicornio.
Reglas de Catalogación
Angloamericanas 2ª ed.
L.C.
Cuadro 28 de Indicadores de Proceso Técnico
Los indicadores anteriores presentan una tendencia hacia una baja productividad, ya que esta
actividad se realiza por dos personas. En el siguiente gráfico se observa el material catalogado
anualmente en donde es preocupante que este proceso va diminuyendo cada año lo que significa
un rezago en el procesamiento de los materiales.
Grafica de Material catalogado anualmente
TOTAL DE MATERIAL CATALOGADOS ANUALMENTE
Cantidad
2000
1500
1000
VOLUMENES
500
0
2001
2002
2003
Año
Si las condiciones de trabajo persisten como hasta ahora se prevé que existirá un desperdicio de
recurso humano para este proceso, insatisfacción de la comunidad en la búsqueda de
información, rezago de material procesado y poca colaboración el objetivo principal apoyar los
planes y programas de estudio del CECyT.
174
En este aspecto se recomienda las siguientes metas:
•
•
•
•
•
Incrementar durante el 2005 la productividad de libros procesados diariamente
Ejecutar durante el 2005 un Programa de Mejora continúa que garantice la calidad del
suministro de todo tipo de material de manera rápida, evitando rezagos.
Establecer durante el 2005 el uso de indicadores que proporcionen información sobre el
desempeño de las actividades relativas a Proceso Técnico
Desarrollar un medio de difusión de Nuevas Adquisiciones para el 2005
Para el 2006 no presentar rezago de material por procesar.
175
4.12.5 SERVICIOS
Toda biblioteca orienta sus acciones a la producción de servicios que posibiliten la búsqueda,
recuperación y suministro de información de manea rápida a fin de atender las necesidades de la
comunidad a la cual sirve. La biblioteca del CECyT 2 ha otorgado servicios tradicionales
acompañados el uso de equipo de cómputo deteriorado y subutilizado por el personal; lo que ha
provocado inestabilidad a la hora de ofrecer los servicios. En la siguiente tabla observaremos la
situación actual que se guarda en este aspecto.
Cuadro 4. 29 de Indicadores de Servicios
SERVICIOS
Acceso a los materiales
INDICADOR
El acceso a los materiales es a través de estantería
cerrada
El catálogo utilizado es en línea y no se tienen
reportes numéricos del total de consultas
mensuales.
En promedio se tienen registrados 7707
préstamos al mes
Catálogo
Préstamos en sala
Al realizar el cálculo mensual considerando el período 2001-2003 se observó que los préstamos
han ido disminuyendo abriendo una brecha entre uno y otro año. En la gráfica siguiente
observaremos el comportamiento de este servicio.
Gráfica de Prestamos en Sala
PRESTAMOS EN SALA
Cantidad
100000
95000
90000
PRESTAMOS EN SALA
85000
80000
2001
2002
2003
Años
La tendencia es que los préstamos disminuirán lo que significa, que un menor número de
usuarios harán uso de esta servicio. Se sugiere revisar este servicio a fin de identificar una
probable subutilización del mismo. Ante esta situación se proponen las siguientes metas:
•
•
•
•
Contará para el 2005 con un Reglamento de Biblioteca aprobado por el H. Consejo
Consultivo Escolar del CECyT.
Cambiar durante el 2005 la modalidad de estantería cerrada a la abierta
Capacitar durante 2004-2006 a los empleados de biblioteca que tienen relación directa
con este servicio a fin de lograr mayor calidad en el ejercicio del mismo
Incrementar para el 2005 el número de solicitudes para este servicio.
176
En cuanto al servicio de prestamos a domicilio se tiene el siguiente indicador:
SERVICIOS
INDICADOR
Préstamos domiciliarios
En promedio se realizan mensualmente 1079 préstamos
a domicilio.
Cuadro 4. 30 de Indicadores de Servicio Domiciliario
Al igual que el indicador anterior se presenta una tendencia a disminuir este servicio, esto se nota
en la relación que guarda cada período del 2001 al 2003. Sí las condiciones continúan así se
prevé que la brecha para los siguientes años ira en disminución. Estos atributos los podemos
valorar en el siguiente gráfico.
Gráfica de Préstamos a Domicilio
PRESTAMOS A DOMICILIO
25000
Cantidad
20000
15000
PRESTAMOS A DOMICILIO
10000
5000
0
2001
2002
2003
Años
Si persiste esta situación la tendencia indica que durante los próximos años la brecha entre el
parámetro obtenido se incremente la desviación de manera negativa.
Se recomienda que se analice este servicio a fin de identificar la problemática de la disminución
en el uso del servicio. Ante esta situación las metas a seguir serán las siguientes:
•
•
•
•
Implantar para el 2004-2006 el uso de código de barras y lectores a fin de agilizar el
servicio
Realizar durante el 2004 se una revisión de los períodos y requisitos para el préstamo a
domicilio
Realizar para el 2005 se un Programa de mejora del servicio
Incrementar durante el periodo 2004-2006 el número de solicitudes de este servicio
177
En cuanto al préstamo interbibliotecario, se registra el siguiente comportamiento.
SERVICIOS
Prestamos Interbibliotecario
INDICADOR
El promedio de préstamos interbibliotecarios por
mes de 0.1 al mes
Cuadro 4. 31 de Indicadores de Servicio de Préstamo Interbiblitoecario
El indicador presenta una muy baja utilización de este servicio, según el período, lo cual
podremos constatar en el gráfico siguiente:
Gráfica de Préstamos Interbiblliotecarios
Cantidad
PRESTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS
7
6
5
4
3
2
1
0
PRESTAMOS
INTERBIBLIOTECARIOS
2001
2002
2003
Años
Si el servicio de préstamo interbibliotecario continúa con este indicador, lo más probable es que
la explotación de dicho servicio se vea seriamente afectada y cada período sea mayor su
subutilización.
Las metas que se proponen para mejorar este servicio son las siguientes:
•
•
•
•
Establecer para el 2004 un directorio de bibliotecas con las que se pueda establecer
convenios interbibliotecarios
Durante el 2005 se formalizaran los convenios de préstamo interbibliotecario con
diversas instituciones
Realizar durante el 2005 un folleto que proporcione información sobre este servicio
Realizar para el 2005 un programa de difusión del servicio de préstamo
interbibliotecario.
178
Otro de los servicios que se analizó bajo un indicador de uso fue el de Internet los datos
obtenidos fueron los siguientes:
SERVICIOS
INDICADOR
En promedio 16 al mes utilizan internet.
Internet
Cuadro 4. 32 de Indicadores de Servicio de Internet
El servicio de Internet que ha sido un servicio que registra un uso de 16 personas mensualmente
lo que significa que hay poca demanda. El promedio mensual se observó que durante cada año el
servicio ha ido decreciendo. Ver gráfico.
Gráfica de Servicio de Internet
SERVICIO DE INTERNET
250
Cantidad
200
150
SERVICIO DE INTERNET
100
50
0
2001
2002
2003
Año
Las condiciones del indicador demuestran la baja explotación del servicio de Internet, lo que
sugiere el análisis de estos resultados a fin de consolidar programas de recuperación y captación
de usuarios. Ante este panorama las metas serán las siguientes:
•
•
•
•
Gestionar durante el 2005 el suministro de equipo de cómputo actualizado y servicio de
impresión.
Implantar durante el 2005 un servicio que proporcione asesoría a los usuarios que
carezcan de conocimientos acerca del manejo de Internet
Efectuar en la biblioteca a partir del 2005 el cobro por este servicio y remitir el informe al
Departamento de Recursos Financieros.
Durante el 2005 se realizará un mecanismo de control para el ejercicio de este servicio.
179
En el servicio de bibliografías se obtuvieron las siguientes características:
SERVICIOS
Elaboración de bibliografías
INDICADOR
2 solicitudes mensuales de elaboración de
bibliografías.
Cuadro 4. 33 de Indicadores de Servicio de Elaboración de Bibliografías
El comportamiento del indicador presenta una tendencia a incrementar su índice por ejemplo
durante el último período se ha manifestado mayor demanda. Ver gráfico siguiente:
Gráfica del Servicio de Elaboración de Bibliografías
SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS
50
Cantidad
40
SOLICITUD DE
ELABORACIÓN DE
BIBLIOGRAFÍAS
30
20
10
0
2001
2002
2003
Año
Como se puede observar este servicio ha sufrido en los últimos dos años una demanda lo que
representa que se deberán considerar las siguientes metas:
•
•
•
Durante el 2005 se realizará un folleto que proporcione información sobre las ventajas y
requisitos de este servicio
Responder para el 2005 de manera oportuna cada una de las solicitudes de este servicio
Mantener durante el periodo 2004-2006 la demanda del servicio
En el servicio de Base de Datos se obtuvieron las siguientes características:
SERVICIOS
Base de Datos
INDICADOR
2 solicitudes mensuales del servicio de base de
datos.
Cuadro 4. 34 de Indicadores de Servicio de Base de Datos
El comportamiento del indicador presenta una tendencia a incrementar su índice por ejemplo
durante el último período se ha manifestado mayor demanda lo que representa la necesidad de
ejecutar acciones que mejoren dicho servicio. Ver gráfico siguiente:
180
Gráfica de Solicitudes del Servicio de Base de Datos
SOLICITUD DEL SERVICIO DE BASE DE DATOS
Cantidad
50
40
30
20
BASE DE DATOS
10
0
2001
2002
2003
Año
Este indicador muestra que este servicio durante el año 2002 aumento considerablemente sin
embargo durante el 2003 esta disminuyendo, esto hace reflexionar que pueden existir anomalías
que han provocado la disminución de solicitudes, ante esta circunstancia se proponen las
siguientes metas:
•
•
•
•
Durante el 2005 desarrollar un folleto informativo sobre este servicio
Desarrollar durante el 2005 un Programa de Difusión de este servicio
Diseñar para el 2005 un curso de capacitación a usuarios interesados en el uso de Base de
Datos.
Incrementar durante finales del 2005 las solicitudes del servicio de Base de Datos.
El cálculo y desarrollo de los indicadores anteriores fueron posibles ya que se tenía información
registrada de los períodos contemplados (2001-2003). Sin embargo la biblioteca carece de
muchos otros indicadores en varios aspectos que puedan representar sus avances y retrocesos,
por esta razón se considera necesario recomendar como elementos de evaluación en un futuro los
indicadores descritos en el siguiente punto.
181
4.13
ELEMENTOS DE EVALUACIÓN FUTUROS
Para la ejecución de todo proceso es importante que la Biblioteca valore el estado de los recursos
que apoyaran el desarrollo de las actividades, por esto es indispensable que se generen
indicadores sobre los recursos financiero y de espacio físico y mobiliario debido a que
actualmente no se manejan en la Biblioteca del CECyT 2. En los siguientes cuadros
expondremos qué tipo de indicador se propone para ser utilizados en un futuro.
4.13.1 INDICADORES FINANCIEROS
FINANCIEROS
Monto asignado
Ejecución del presupuesto
INDICADOR
PRESUPUESTO
% asignado a biblioteca
Periodo Anual
4.13.2 EQUIPO
EQUIPO
Equipo de cómputo
Impresoras
Equipos en red
Otro tipo de equipo
Mobiliario
INDICADOR
No. de equipos por área y especificaciones de acuerdo al
total de usuarios y trabajadores
No. por área y especificaciones por trabajador
No. por área por usuario y trabajadores
No. por área y especificaciones por total de usuarios
No. de muebles por área y especificaciones por trabajador
4.13.3 ESPACIO FÍSICO
ESPACIO FÍSICO
Oficinas
Servicios
Colecciones
Sala de lectura
INDICADOR
Espacio total designado en m2 por total de personal y áreas
Espacio total designado en m2 por total de personal
Espacio total designado en m2 por total de acervo
Espacio total designado en m2 por total de mobiliario y
usuarios
182
4.13.4 PROCESO TÉCNICO
Verificar periódicamente el procesamiento del material de reciente adquisición mantendrá un
indicador de tiempos y movimientos invertidos en la ejecución de los procesos. Por esta causa es
que se consideró necesario plantear el uso de indicadores en este aspecto, ya que actualmente no
se realizan y por lo tanto se carece de dichos datos. En el siguiente cuadro colocaremos el tipo de
indicador recomendado.
PROCESO TÉCNICO
Preparación física del material
Clasificación de los materiales
Tiempo del proceso técnico
INDICADOR
No. de materiales procesados mensualmente por trabajador
No. de material clasificado mensualmente por trabajador
Tiempo en realizar el proceso técnico de un material por
trabajador
4.13.5 ADQUISICIÓN DE MATERIAL
La biblioteca debe revisar, que las colecciones en verdad están siendo un apoyo al quehacer
educativo de tal manera que satisfagan los planes de estudio de su institución. Con el uso de
estos indicadores se pretende que toda la información recabada, sea considerada para la toma de
decisiones futuras, con la visión de ser siempre mejores y lograr la efectividad de los acervos.
Por esta razón se han recomendado se lleven a cabo los siguientes indicadores de adquisición y
evaluación de las colecciones.
ACERVOS
Solicitudes expedidas
Respuesta a solicitudes
Material por tipo de soporte adquiridos
Material institucional adquirido
INDICADOR
No. de solicitudes mensual por usuario
Porcentaje de respuesta a solicitudes de acuerdo al
presupuesto
No. de material por tipo al mes
No. de material institucional adquirido al mes
183
4.13.6 EVALUACIÓN DE LAS COLECCIONES
EVALUACIÓN DE LAS
COLECCIONES
Evaluación con métodos
Títulos
INDICADOR
Descripción de tipo de métodos
No. de títulos por materia impartida
No. de títulos por alumno
4.13.7 SERVICIOS
Medir el desempeño de una organización en cuanto a sus servicios es trascendental, ya que estos
son el reflejo de varios procesos para ofrecer un producto, con el establecimiento de indicadores
se tiene la posibilidad de codificar la información recabada y conocer el grado de desempeño y
productividad de los servicios. Debido a que en la Biblioteca no se tienen datos que nos indiquen
de manera profunda su desempeño es que se propone que se lleven en un futuro la aplicación de
los siguientes indicadores:
RUBRO SERVICIOS
Capacitación de usuarios
Servicio de consulta
Servicio de extensión
Difusión
Base de datos
Atención a alumnos
Atención a profesores
Atención personal de apoyo
Atención usuarios externos
Satisfacción de usuarios
Estadísticas
Registro de usuarios
INDICADOR
Número de usuarios capacitados al mes
Número de usuarios atendidos al mes
Número de eventos realizados al mes
Existencia de mecanismos
Número de consultas
Número de alumnos atendidos
Número de profesores atendidos
Número de personal de apoyo atendido
Número de personas externas atendidas
Existencia de estudios
Existencia de estadísticas de uso de servicios
Número de usuarios registrados mensualmente
A través de la obtención de estos indicadores se podrá saber la eficiencia y eficacia que se tiene
en el procesamiento de los materiales, identificar sí se esta cumpliendo con lo planificado, sí hay
desviaciones y así emprender soluciones.
Medir el desempeño de una organización en cuanto a sus servicios es trascendental, ya que estos
son el reflejo de varios procesos para ofrecer un producto, con el establecimiento de indicadores,
se tiene la posibilidad de codificar la información recabada para saber el grado de desempeño y
productividad de los servicios. Disponer de indicadores permitirá interpretar las fortalezas, las
debilidades y las oportunidades; las condiciones en que se da respuesta a los requerimientos de
los usuarios y lograr de esta manera la efectividad y eficacia de la biblioteca en sus productos
(servicios).
184

propuesta de aplicación de reingeniería en la biblioteca académica

Transcripción

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