Manual Expedientes Administrativos

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EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS
EXPEDIENTES
ADMINISTRATIVOS
ASESOWEB PROFESIONAL
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información presentada en esta documentación está sujeta a cambios sin
previo aviso. @sesoweb se reserva el derecho a modificar sin previo aviso
la presente aplicación y todos los textos y documentación relacionada con
ésta. Las pantallas presentadas en la documentación de este manual son
orientativas y pueden no coincidir con la apariencia mostrada en su
monitor. La información incluida en este manual pertenece a @sesoweb
íntegramente.
Queda totalmente prohibida cualquier reproducción o copia sea total o
parcial de este manual en cualquier tipo de soporte, sin la previa
autorización por escrito de @sesoweb.
Todas las marcas y logotipos citados en este manual pertenecen a su
fabricante.
Estos manuales están sujetos a las variaciones que sufran por la evolución
de los programas, por lo que es necesario que se visualicen cada .vez que
las aplicaciones sean modificadas.
Cualquier modificación de
datos, obliga a borrar los modelos de cualquier
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tipo generados y a grabar los nuevos para que tenga validez. Siendo
responsabilidad del usuario el actuar de cualquier otro modo.
CONCEPTOS BÁSICOS
TECLAS DE CONTROL
PARÁMETROS GENERALES
CLIENTES
Alta / Selección
Introducción
Enlace con otras aplicaciones
Observaciones
GESTION DOCUMENTAL
Clases de documentación
Documentación de los clientes
Introducción
Listados
ADMINISTRACIONES
Organismos
Administraciones
Secciones
IMPRESOS
FORMULARIOS
EXPEDIENTES
Tipos de expedientes
Tipos
Introducción
Documentos
Impresos
Formularios
Tramites
Movimientos económicos
Listados
Introducción
General
Otros datos
Documentos
Impresos
Formularios
Tramites
Provisiones
Suplidos
AGENDA
COMUNICACIONES
CONCEPTOS BÁSICOS
La aplicación “GESTIÓN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS”, es la herramienta que
ASESOWEB PROFESIONAL, S.L. propone para el seguimiento, control, mantenimiento,
facturación y archivo de los diversos expedientes que se llevan en un despecho.
Su integración con los productos, “GESTIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES” y
“FACTURACIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES”, la hacen una gran auxiliar para el despacho,
todo ello sin embargo no impide que la aplicación por sí misma, sea el complemento ideal para
cualquier despacho que trate con expedientes, administraciones, plazos administrativos, etc..
Mediante la creación de expedientes tipo, conseguimos mantener una unidad de criterio que
hará que sea quien sea la persona del despacho que tome un tema, este sea tratado siempre de
la misma manera; automatizándolo y evitando errores.
Mediante la integración con un editor de e-mail, se logra poder generar tanto individualmente
como colectivamente, correos electrónicos para cualquier tipo de aviso o información: Así mismo
si se tiene contratada la opción de SMS estos avisos e informaciones se pueden enviar
directamente al teléfono móvil de sus clientes.
La aplicación permite, además, la obtención de listados de clientes y expedientes, para su
seguimiento
Por último el programa permite llevar una agenda de tiempos, realizada con el fin de controlar
cuanto se ha dedicado a cada cliente, permitiendo varios tipos de anotaciones, listados acotados
por cliente, tipo de anotación, etc.
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TECLAS DE CONTROL
Las teclas de control tienen la misma función independientemente en la pantalla donde se
encuentren:
EN GENERAL:
F1. Graba el registro.
F2. Borra el registro.
F3. Nuevo registro.
F4. Enlaza con DESPACHOS / Gestión de listados.
F5. Enviar correos/SMS.
F12. Acceso a búsqueda.
EN GESTION DOCUMENTAL:
F6.
F7.
F8.
F9.
Abre cualquier documento en el visor apropiado.
Introduce los documentos mediante escáner.
Selecciona cualquier documento guardado en el PC.
En gestión documental importa documentos desde DESPACHOS
EN IMPRESOS:
F7. Abre cualquier documento en el visor apropiado.
F8. Abre la página WEB original del documento
F9. Actualiza los modelos, evitando que se queden obsoletos F10.
Actualiza el listado de modelos, incluyendo los nuevos y desechando los
antiguos.
EN LISTADOS:
F1.Listado por pantalla
F2.Listado por impresora
F3. Emisión de etiquetas.
Las tablas de registro están ordenadas por la columna de “Código” y esta aparece en un color
resaltado, esto significa que los datos están ordenados en función de los datos existentes en
dicho campo. Se pueden ordenar los datos por cualquiera de las columnas que aparezcan en la
tabla con tan sólo pulsar con el ratón sobre el titulo correspondiente. De esta forma si
quisiésemos ordenar los datos tan sólo deberíamos pulsar sobre el título de la tabla, para que
dicho título adquiriese el color resaltado, y los datos de la columna quedasen ordenados por su
contenido. Mediante un doble “clic” en cualquier indicador de campo se abrirá un buscador
avanzado.
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PARÁMETROS GENERALES
El formato para los correos electrónicos se define en la pestaña siguiente
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CLIENTES
Alta / Selección
Al pulsar en el apartado “Clientes” aparece la ventana que va a servir para las altas, bajas y
modificaciones de los clientes del despacho. El cliente, es el elemento básico de los
expedientes administrativos, que se hayan de gestionar desde la aplicación, ya que todo
expediente ha de tener indicado un cliente para poder ser grabado
La primera pantalla que aparece es una tabla de registros, donde se pueden ver todos los
clientes que se encuentran de alta en la aplicación.
La aplicación sitúa el cursor en el primer campo para dar un alta nueva, y además le asigna el
número siguiente al último introducido; dicho campo es modificable con tan solo pulsar sobre
el mismo.
En este apartado, en el caso de alta, tan solo se debe introducir el nombre o razón social y el
nombre comercial. En caso de baja, bastará con situarse sobre el registro y pulsar F2.
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Introducción
Los datos de la dirección reúnen campos autocompletables, como son el tipo de vía o la
población y provincia desde el código postal, y datos normales como son el resto de los que
aparecen.
En los datos fiscales, en primer lugar se ha de determinar el tipo de empresa, que depende de
la personalidad de la misma, y que en base a la misma determinados datos pueden
desaparecer, tales como la fecha de constitución, en caso de tratarse de personas físicas; de
estos datos, solo es obligatorio el NIF/CIF.
A la hora de efectuar la introducción del NIF/CIF la aplicación realiza una comprobación de los
datos introducidos, proponiendo la introducción de los dígitos de control previstos por la
Administración en caso de que existiese error. El campo de Delegación y Administración es
autocompletable.
En los datos de la actividad principal (que no son obligatorios), en primer lugar, se debe
seleccionar el tipo de actividad de la que se trate, entre las opciones de empresarial,
profesional, artistas o agrícola por medio de un campo de listado extensible.
La determinación del tipo de actividad, abre la posibilidad de seleccionar o introducir
directamente el epígrafe de dicha actividad a través la tabla de registros. La introducción de
este dato nos autocompletará el nombre de la actividad y el CNAE.
Posteriormente se introducirán los datos de la cuenta bancaria principal. La introducción
comienza con la entidad bancaria y posteriormente se introducirán el resto de los datos, tras lo
cual la aplicación efectuará una comprobación de los datos, emitiendo un mensaje de
advertencia en caso de que los datos fuesen incorrectos.
Se pueden insertar, posteriormente, los datos del representante si existiese.
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Enlace con otras aplicaciones
Si la aplicación está integrada con los productos, “GESTIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES”
y “FACTURACIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES”, mediante la indicación del código en
estas, quedará enlazado y permitirá importar directamente los datos de los clientes dados de
alta en el despacho, así como facturar los expedientes.
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Observaciones
Queda por analizar la pantalla correspondiente a la introducción de observaciones del cliente,
cuyo funcionamiento es igual que un procesador de textos normal, y cuyos datos pueden ser
copiados y pegados en otras aplicaciones, donde además está permitido el uso de fuentes, con
tan solo pulsar en el botón F12.
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GESTION DOCUMENTAL
Nuestros clientes nos aportan cada día mayor cantidad de documento5, cuya gestión y
salvaguarda en ocasiones puede acarrear problemas, además de tener que hacerla compatible
con las obligaciones que impone la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su
desarrollo reglamentario.
Por otra parte es habitual que nos entreguen temporalmente en el despacho determinados
documentos originales, por ejemplo el DNI que deberemos usar en varios expedientes,
debiendo guardar fotocopia del mismo, o solicitarlo en varias ocasiones al cliente.
Para poner solución a este problema, la aplicación de Gestión de Expedientes pone a su
disposición el sistema de Gestión Documental con el que va a poder guardar en su ordenador
copia de estos documentos, además de escritos, modelos y formularios completados desde la
aplicación, o desde aplicaciones externas.
Clases de documentación
Crearemos los tipos de documentos más habituales.
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Documentación de los clientes
-
Introducción
Seleccionamos al cliente al que se le va a asociar el documento y usando el escáner ó utilizando
cualquier documento recogido de Internet o remitido de algún modo, adheriremos la
documentación al cliente; pudiendo en cualquier momento acceder a ella.
-
Listados
Listados de la documentación por tipo y por cliente, ordenados y agrupados.
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ADMINISTRACIONES
Todo expediente exige un trato con alguna administración ya sea pública o privada, el
conocimiento exhaustivo de los organismos, administraciones y secciones de las mismas, de los
funcionarios, las direcciones y los teléfonos, nos harán efectivos en la resolución de los
expedientes.
-
Organismos
Crearemos los Ministerios y Agencias, definiendo su ámbito de actuación
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-
Administraciones
Actuaremos como siempre con las administraciones a nivel general; las daremos de alta o la
seleccionaremos en la pantalla de relación:
Introduciremos en este apartado todo lo relativo a las Administraciones, Delegaciones u
oficinas descentralizadas de los organismos introducidos en el apartado anterior
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-
Secciones
A continuación, tenemos la oportunidad de continuar añadiendo datos a nuestros contactos
con la administración, personalizándolos en la figura del funcionario que atiende la sección
determinada.
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IMPRESOS
El sistema de impresos es un sistema basado en las actualizaciones que Asesoweb Profesional
realiza de los mismos, de tal forma que se permita tener un listado cada vez más completo de
todos los impresos necesarios en un despacho, pudiendo imprimirlos directamente desde la
aplicación, o bien, que se pueda acceder a las páginas web donde están dichos impresos. Las
actualizaciones se llevan a cabo mensualmente.
Los impresos se presentan en el mismo formato en que los proporciona la administración, los
que no son rellenables se presentan en formato imprimible para poder ser presentados por
ventanilla.
Para poder usarlos es necesario descargarlos primero, seleccionándolos, existe la posibilidad de
visionar los modelos.
Ver las teclas de función, sobre todo F9 ya que si tenemos duda de la vigencia del modelo es la
que nos lo actualizará.
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FORMULARIOS
En la aplicación de Gestión de Expedientes, Formularlo es el documento redactado por el
despacho, o adquirido a través de Asesoweb Profesional, que es un modelo básico de
redacción, y que es usable en varios expedientes distintos
Se inscriben dentro de esta denominación los modelos de Estatutos de Sociedades, contratos
de arrendamiento, de compra-venta, de constitución de comunidades de bienes o sociedades
civiles, instancias, escritos, etc.
El formulario se redacta, mediante un editor de textos propio, como plantilla para poder ser
usado y manipulado posteriormente. Se puede importar desde cualquier editor de texto ó
editarlo directamente; se le da nombre, se graba y queda listo para usarse; la copia
modificada quedará asociada al expediente correspondiente.
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EXPEDIENTES
Una de las diferencias fundamentales de la aplicación de Gestión de Expedientes frente a otras
de las existentes en el mercado no es sólo su facilidad de uso o su integración con el resto de
las aplicaciones de Asesoweb Profesional, sino la posibilidad de crear tipos de expedientes de
puedan ser usados por todos los usuarios de un mismo despacho.
De esta forma podemos crear un tipo de expediente, donde introduciremos cada uno de los
pasos, formularios, documentos, pagos y cobros que haya que realizar, y cada vez que
vayamos a realizar un expediente inscrito en ese tipo podremos ver y recoger cada uno de los
procesos inscritos en el tipo de expediente.
Con un ejemplo, podemos decir que para tramitar un expediente de alta en autónomos
necesitaremos que el cliente nos traiga fotocopia del D.N.I., de la cartilla de la Seguridad
Social, del modelo 036, deberemos cumplimentar el modelo TA.0521 y presentarlo en las
oficinas de la Tesorería General de la Seguridad Social. Con estos datos creamos un tipo
denominado “ALTA EN EL RÉGIMEN DE AUTÓNOMOS”, y le introducimos todos los documentos
que nos tienen que entregar, todos los modelos a rellenar y los trámites a realizar, incluso
hasta el precio a cobrar, y si vamos a pedir alguna provisión de fondos.
Cuando viene un cliente y nos solicita que realicemos ese trámite no es necesario que
recordemos todo, sino que con tan sólo crear un expediente del tipo señalado, la aplicación nos
dirá cada uno de los pasos a realizar, y de los documentos a pedir, e incluso podremos
recuperarlos de los documentos del cliente, o podremos coger el impreso de nuestra base de
datos, o las instancias y modelos de nuestro almacén de formularios.
Con este sistema, incluso un empleado que comienza a trabajar en nuestra oficina tiene un
método seguro de atención a los clientes, además de permitir un seguimiento del mismo, que
nos permita conocer en cualquier momento cual es la situación del mismo, si se encuentra
finalizado o pendiente de la realización de algún trámite.
-
Tipos de expedientes
Definiremos, cada expediente paso a paso, usando los documentos, impresos y formularios ya
introducidos mediante las herramientas de introducción, indicaremos los trámites a realizar e
incluiremos los movimientos económicos asociados al expediente.
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•
Tipos
Definiremos los tipos de expedientes que después vamos a usar.
Introducción
Crearemos los tipos de documentos más habituales, los asociaremos al área a la que
pertenezcan, definiremos como se facturaran y si queremos fijaremos los honorarios a aplicar.
Si el expediente esta creado, aquí lo seleccionaremos para modificarlo.
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Documentos
Asociaremos al expediente los diversos documentos que se deberán usar, su origen (cliente,
administración, notaria… etc.) y la ruta de internet (si la tiene) donde descargarlo.
Impresos
Asociaremos los impresos
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Formularios
Ahora asociaremos los formularios
Tramites
Indicaremos los trámites necesarios para el expediente
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E indicaremos los plazos, la descripción detallada de cada tramite y si son fijos los honorarios y
suplidos del mismo.
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Movimientos económicos
Como ya se ha indicado anteriormente estos movimientos económicos se refieren tanto a los
suplidos que se generen en la gestión de este tipo de expedientes como a las provisiones de
fondos que se hayan de solicitar en los distintos momentos de existencia del trámite, y no
viene referido tanto al apartado de honorarios que ya han sido recogidos directamente en el
apartado de introducción del expediente para los que se facturan de forma completa, como en
el apartado de trámites en el caso de que se facture dependiendo de los que se realicen.
En este apartado, y para una mejor distinción en el tipo de expediente, se ha introducido la
expresión “cobros del despacho” para referirse a aquellas provisiones de fondos que haya que
solicitar cuando se vaya a tramitar un expediente de este tipo, y la expresión “pagos del
despacho” para referirse a los suplidos que hayan de pagarse en el despacho.
Listados
Tipos de expedientes creados.
Una vez definidos los tipos de expedientes, es el momento de darles utilidad, mientras más
precisos hayamos sido a la hora de definirlos, mayor facilidad tendremos al usarlos y mayor
rendimiento les sacaremos.
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Introducción
Elegiremos ver solo los activos ó todos y seleccionaremos con que expediente deseamos
trabajar ó crearemos uno.
Encontraremos esta pantalla:
Las diversas tareas, se realizaran una vez seleccionado el expediente, mediante las pestañas
inferiores.
General
En esta ficha seleccionaremos el tipo de expediente que vamos a asociar al cliente, sus datos a
efecto de comunicaciones y la situación del expediente, desde Iniciado a Resuelto, pasando por
todas las fases intermedias
Datos de Facturación
Aquí se le asignan los honorarios que le correspondan, se controlan los datos económicos del
expediente que se introduce a través de las pestañas Suplidos y Provisiones, que ya veremos
una vez terminado, se procede a su facturación y se indica donde quedará archivado, para su
posterior localización física en el archivo.
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Documentos
Mediante esta pantalla, controlaremos toda
la documentación asociada al expediente;
tanto los documentos que cuando creamos
el tipo de expediente le indicamos como
necesarios para la resolución del
expediente, como los que además sean
específicos para cada caso.
Controlaremos las fechas de solicitud y de
recepción, indicaremos los recibidos,
además de quien debe proporcionárnoslo.
Impresos
En esta pantalla cumplimentaremos los modelos necesarios para este expediente. Controlando
su cumplimentación su firma y su presentación
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Formularios
En este lugar se encuentran
los formularios que
habremos asociados al
expediente y que ó bien los
habremos creado ó nos lo
habrán proporcionado el
organismo correspondiente
Tramites
Ahora controlaremos
los trámites,
sus vencimientos y
su cumplimento
Provisiones
Controlaremos las cantidades solicitadas como provisión, su importe y el ingreso de las
mismas.
Suplidos
Controlaremos las cantidades pagadas como suplido y su importe.
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AGENDA
Nuevo dietario dentro de la aplicación de Expedientes en la que podremos anotar las citas o
tareas a realizar.
Para poder marcar una hora determinada para la realización de una tarea mantendremos
pulsado el botón derecho del ratón y arrastraremos al menos 2 casillas para que se pueda
abrir un sólo recuadro.
Podremos visualizar las líneas desde cada minuto hasta una hora y podremos visualizar todos
los usuarios del despacho o bien los usuarios que nos interesen para poder planificar bien el
despacho.
COMUNICACIONES
Módulo destinado al control de las comunicaciones con los clientes mediante e-mail y SMS.
Contratando con ASESOWEB PROFESIONAL, podrá enviar mensajes SMS sin necesidad de
utilizar el teléfono móvil y a un precio competitivo, recuerde a sus clientes las fechas de los
impuestos, el vencimiento de sus contratos, la felicitación por su cumpleaños ó cualquier otro
tema de su interés.
Mediante esta utilidad podremos enviar mensajes SMS, a nuestros contactos, de manera
colectiva o individual, para el control de los enviados contaremos con la primera pantalla donde
quedan reflejados los envíos
Redactamos el texto (149 caracteres), enviamos y vemos el resultado del envío.
IR AL INDICE

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