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C. C. H. A. G. C. Preparatoria Agustín García Conde Clave de Incorporación U. N. A. M. 2308 Manual del participante de la asignatura SISTEMAS CONTABLES (SAE, COI, NOI) Diseñado por el Profesora: M.A. VALDÉS ALVARADO GUADALUPE. México, D.F. Semestre Agosto-Diciembre 2013 Grupo: ______________ Nombre del alumno: _____________________________________________ ÍNDICE Índice……………………………………….……………………………………………….…….…….1 Mensaje de. Bienvenida………………………………….……………………………….……..……2 Introducción……..…………………….……………………………………….……………………….3 Objetivos generales (competencias a desarrollar)…………….…………………………………..4 Objetivo del manual………………………………………………..…….……………………………4 UNIDAD I LA ADMINISTRACIÒN EN LAS EMPRESAS……….…………………………………5 Que es una Empresa……………………………………………………….…………………………5 Ciclo económico………………………………………………………………………………….…….6 Medio ambiente de la empresa……………………………………………………………….……...7 Origen de la administración………………………………………………………………….……….8 Recursos de la empresa…………………………………………………………………….………..8 El proceso administrativo……………………………………………………………………………..8 UNIDAD II SISTEMA ASPEL SAE………………………………………………………….……..18 Que es el sistema Aspel SAE………………………………………………………………….…...18 Configuración del Sistema Aspel SAE……………………………………………………….…….18 Generales del sistema Aspel SAE…………………………………………………………….……25 Catálogos………………………………………………………………………………………….…..28 Inventarios...…………………………………………………………………………………….…….36 Compras y /o Facturación…………………………………………………………………….……..39 Cuentas x Cobrar y / o Cuentas por Pagar………………………………………………….…….56 Aplicación de Anticipos…………………………………………………………………….……..…57 Reportes………………………………………………………………………………………………65 Conclusiones generales……………………………..………………………………………………68 Bibliografía……………………………………………………………………………………..……..68 [email protected] 1 BIENVENIDA Con este mensaje les doy la más cordial bienvenida a cada uno de ustedes esperando que al término de este curso me consideren a demás de su profesora una amiga. [email protected] 2 INTRODUCCIÓN Este curso esta diseñado para que el alumno tenga un panorama más amplio de lo que es el manejo de una empresa y como con la ayuda del sistema Aspel “SAE” podrá llevar una buena administración lo anterior con la finalidad de que los alumnos durante el curso, obtengan los conocimientos y habilidades necesarios para el manejo de este sistema, que forman parte del modelo educativo del Colegio. Este curso consta de dos unidades las cuales pretenden enseñarle al alumno de manera sencilla lo que es una empresa, el proceso administrativo, la aplicación del sistema aspel “SAE” . Las unidades son las siguientes: Unidad l. La administración en las empresas. Unidad II. Sistema Aspel “SAE” En la actualidad las empresas requieren de un Capital Humano que este calificado por lo cual el propósito del colegio es que el perfil del egresado cumpla con todas las expectativas que se requiere para que el estudiante pueda seguir con sus estudios universitarios y al mismo tiempo este calificado para incorporarse al ámbito laboral. [email protected] 3 Objetivos generales (competencias a desarrollar) Este curso está organizado de manera que adquieras conceptos básicos de que es una empresa y como se lleva su administración, así como el funcionamiento y manejo del uso del software ASPEL “SAE”, Lo anterior, con la finalidad de que, durante el curso obtengas los conocimientos y habilidades necesarias para el manejo del software, ASPEL “SAE”, y que en determinado momento de tu vida laboral puedas llevarlo a la práctica. Objetivo del manual Es que tengas una guía que te ayude para que adquieras los conocimientos necesarios que debes de tener al término de este curso, los cuales son los siguientes: Conozcas de manera general el manejo de una empresa. Expliques en qué consiste la administración de una empresa. Adquieras los conocimientos y habilidades necesarios para utilizar el software ASPEL “SAE”. Distingas las ventajas del uso del software ASPEL “SAE. Apliques los conocimientos adquiridos en un trabajo final. [email protected] 4 UNIDAD 1 LA ADMINISTRACIÒN EN LAS EMPRESAS OBJETIVO: Conocerá los antecedentes históricos de la administración, la realización de las diferentes labores de una empresa, reconocerá las características comunes que tienen todas las organizaciones, el ciclo económico y las fases del proceso administrativo tales como: planeación, organización, dirección y control y como aplicarlos a su vida diaria. Tema 1 ¿Qué es una empresa? Orígenes: Desde los orígenes de la humanidad, el hombre se asoció a otros para alcanzar, mediante el esfuerzo conjunto, determinados objetivos, en ese esfuerzo conjunto surgieron las empresas primitivas, que se remontan a la época de los Asirios, los Babilonios, los Fenicios, los Egipcios etc. Concepto: Empresa: Es la unidad económica de producción o distribución de bienes o servicios. La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado. Clasificación: Las Empresas se pueden clasificar en cuatro rubros distintos: En cuanto a su propiedad en: Publicas. Privadas. En cuanto al objetivo final Empresas lucrativas Empresas no lucrativas En cuanto al tipo de producción en Primarias o extractivas. Secundarias o de Trasformación. Terciarias o prestadoras de servicios. En cuanto al tamaño en: Microempresa Pequeña. Mediana. Gran Empresa. [email protected] 5 Tema 2 Ciclo Económico COMPRAR: Si analizamos las causas de éxito de algunas empresas como Wal-Mart ó Cemex, llegaremos a la conclusión de que este se debe en gran medida a su maestría para administrar el suministro de sus productos. Al controlar cuidadosamente sus inventarios, envíos y fechas de entrega, estas compañías han logrado reducir dramáticamente sus costos, responder más rápidamente a sus clientes y aventajar a su competencia. PRODUCIR: Las empresas deben producir aquello, que el consumidor requiere, que satisfaga su necesidad, Ver qué necesidad no está satisfecha y atacarla por medio de un producto nuevo. Lo ideal, es saber qué es lo que los consumidores necesitan. La idea central es presentar un producto, el cual satisfaga las necesidades de los consumidores. Esta visión, se basa en el enfoque de las empresas orientadas al consumidor. O sea, no producir algo y después venderlo. Sino que. Las empresas deben producir aquello, que el consumidor requiere De esta manera, se asegura mucho más, el hecho que el bien final, tenga una buena recepción por parte de la demanda. Se debe pensar en los demandantes, más que en lo que se desea ofertar. Por lo mismo, es que los estudios de mercado, son fundamentales en la empresa. Aún cuando no son la última palabra. VENDER: LA fuerza de ventas de una empresa es el conjunto de recursos (humanos o materiales) que se dedican directamente o a tareas íntimamente relacionadas con ella. La disciplina encargada de administrar esos recursos es la dirección de ventas. Por tanto, la dirección de ventas se dedica a definir estratégicamente la función y objetivos de la fuerza de ventas, crear el plan de ventas e implantarlo, por tanto, se encarga de seleccionar a las personas del equipo, formarlas, remunerarlas, incentivarlas, controlarlas y adoptar las medidas de reconducción necesarias para la consecución del objetivo. Dibuja el ciclo económico [email protected] 6 TEMA 3 MEDIO AMBIENTE DE LA EMPRESA Generales • Ambiente Externo Específico Escribe un ejemplo de cada uno de los Ambientes Interno y Externo de la empresa ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ [email protected] 7 TEMA 4 ORIGEN DE LA ADMINISTRACIÓN Época primitiva. La administración tiene sus orígenes desde los inicios de la Humanidad cuando aparece el hombre y comienza a trabajar en sociedad. Surge la división del trabajo por edad y sexo, el hombre utiliza en forma rudimentaria la administración al trabajar en grupo, la autoridad es ejercida por el patriarca. Periodo agrícola: Surge la vida sedentaria, aparece el estado, nace el desarrollo de grande civilizaciones Mesopotamia y Egipto, la administración es empírica, el control del trabajo colectivo y el pago de tributos en especie eran las bases que apoyaban estas civilizaciones. Época Feudal. La administración de los feudos se efectúa de acuerdo al criterio del señor feudal., los siervos se independizan, aparecen los talleres artesanales. Surgen los gremios. Revolución industrial. Centralización de la producción, auge industrial, la administración es de tipo coercitivo, se da la explotación inhumana del trabajador, estructuras de trabajo más complejas, surgen especialistas dedicados a manejar problemas de administración. Siglo XX surge un gran desarrollo tecnológico e industrial, surge la administración científica, la administración se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa. DEFINICIÓN: Henry Fayol (considerado por muchos como el verdadero padre de la administración moderna) dice que “administrar, prever, organizar, mandar, coordinar y controlar” Por último la definición breve de la Administración como “la función de lograr que las cosas se realicen por medio de otros”, u “obtener resultados a través de otros”. PRECURSORES DE LA ADMINISTRACIÒN Frederick Winslow Taylor= Escuela de Administración Científica = Estudio de tiempos de la línea de Producción. Henry Fayol = Escuela Clásica de la Administración = Principios de la Administración. Henry Lawrence Gantt = Escuela de Administración Científica = Graficas de Gantt Max Weber = Teoría de la organización= Teoría de la Administración de burocracia [email protected] 8 Chester I. Bernard = Teoría de la organización= Definió la organización como: "Un sistema de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o más personas. Renate Mayntz =Escuela Estructuralista= Estructura de la autoridad y tipología de las organizaciones Elton Mayo. = Escuela de Relaciones Humanas. = Relaciones Humanas Abraham H. Maslow= Escuela de Relaciones Humanas. = Pirámide de las necesidades de Maslow. Douglas McGregor. = Escuela de Relaciones Humanas. = La teoría X y la teoría Y. TEMA 5 RECURSOS DE LA EMPRESA RECURSOS HUMANOS (Directores, Gerentes, operarios etc.) RECURSOS MATERIALES (terrenos, maquinaria, equipos, edificios, materia prima etc.) RECURSOS FINANCIEROS (Capital, Dinero en efectivo, bancos etc.) TEMA 6 EL PROCESO ADMINISTRATIVO PREVISIÓN: Podemos definir la previsión como el elemento de la administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de esa misma empresa. Investigar los siguientes Principios: PRINCIPIO DE PROBABILIDAD______________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _______________________________ [email protected] 9 PRINCIPIO DE LA MEDICIÓN___________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ PRINCIPIO DE LA OBJETIVIDAD________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ PLANEACIÓN: Goetz ha dicho que planear es “hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no habrían ocurrido”. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos nuestra futura acción. Investigar los siguientes Principios: PRINCIPIO DE LA FLEXIBILIDAD_______________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _________________________ PRINCIPIO DE LA UNIDAD_____________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ PRINCIPIO DE LA PRECISIÓN__________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ [email protected] 10 TECNICAS DE LA PLANEACIÓN: A) Manuales de objetivos y políticas, DEPARTAMENTALES, ETC. B) Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar y / o explicar un procedimiento. C) Gráficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecución simultanea de varias actividades que se realizan coordinadamente. D) Programas de muy diversas formas, pero, especialmente, los que se presentan bajo la característica explicada atrás de presupuestos no financieros y pronósticos. E) Los sistemas conocidos con el nombre de PERT (program Evaluation and Review Technique); CPM (Critical Path Method); y RAMPS (Resource Allocation and Multi Project Scheduling), todos los cuales suelen conocerse con el nombre genérico de TECNICAS DE TRAYECTORIA CRÍTICA, porque buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultaneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración. ORGANIZACIÓN: “Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.” Investigar los siguientes Principios: PRIN CIPIO DE LA ESPECIALIZACIÓN:___________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO:_____________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ __________________ [email protected] 11 PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE AUTORIDADRESPONSABILIDAD:__________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _________________________ PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO DE DIRECCIÓN – CONTROL:__________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _________________________ CLASES DE ORGANIGRAMAS: ORGANIGRAMAS VERTICALES: En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. REALIZA UN ORGANIGRAMA VERTICAL. [email protected] 12 ORGANIGRAMA HORIZONTALES: Representan los mismos elementos de los anteriores y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. REALIZA UN ORGANIGRAMA HORIZONTAL. ORGANIGRAMAS CIRCULARES: Están formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de la organización. REALIZA UN ORGANIGRAMA CIRCULAR. [email protected] 13 ORGANIGRAMA ESCALAR: Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. REALIZA UN ORGANIGRAMA ESCALAR. INTEGRACIÓN: “Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social”. PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN DE PERSONAS: De la adecuación de hombres y funciones: Debe procurarse adaptar los hombres a las funciones, y no las funciones a los hombres. De la provisión de elementos administrativos: Debe proveerse a cada miembro de un organismo social delos elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones de su puesto. De la importancia de la introducción adecuada: El momento en que los elementos humanos se integrar a una empresa tiene especialísima importancia, y, por lo mismo, debe ser vigilado con especial cuidado. [email protected] 14 ¿Cuáles son las reglas y técnicas de la integración de personas? RECLUTAMIENTO____________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _________________________ SELECCIÓN_________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _________________________ INTRODUCCIÓN______________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ DESARROLLO_______________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _________________________ DIRECCIÓN: La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con mas frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas la órdenes emitidas. [email protected] 15 Investigar los siguientes Principios: EL PRINCIPIO DE LA COORDINACIÓN DE INTERESES:_________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ EL PRINCIPIO DE LA IMPERSONALIDAD DEL MANDO:_____________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ PRINCIPIO DE LA VIA JERARQUICA:_______________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _________________________ PRINCIPIO DE LA RESOLUCIÓN DE LOS CONFLICTOS:________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ PRINCIPIO DEL APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO:_________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ [email protected] 16 CONTROL: Definición de Maddock. Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Investigar los siguientes Principios: PRINCIPIO DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL:__________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _________________________ PRINCIPIO DE LOS ESTANDARES:_______________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ PRINCIPIO DEL CARÁCTER MEDIAL DEL CONTROL:__________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ _________________________ PRINCIPIO DE EXCEPCIÓN:_________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ________________________ [email protected] 17 CONCLUSIONES DE LA UNIDAD I En esta unidad aprendiste lo que es una empresa cuales fueron sus orígenes, el concepto, y la clasificación de las empresas de acuerdo al rubro donde se encuentren. En cuanto a su propiedad en: Publicas. Y Privadas. En cuanto al tipo de producción en: Primarias o extractivas, Secundarias o de Trasformación. Y Terciarias o prestadoras de Servicios. En cuanto al tamaño en: Microempresa, Pequeña, Mediana Gran Empresa. En cuanto al objetivo final: En empresas lucrativas y no lucrativas Lo que es un ciclo económico,, el medio ambiente donde se desarrollan las empresas, hablamos también del origen de la administración, quienes fueron los principales precursores de ella: Frederick Winslow Taylor= Escuela de Administración Científica = Organización del Trabajo Henry Fayol = Escuela Clásica de la Administración = Organización de la Empresa. Eltón Mayo. = Escuela de Relaciones Humanas. = Relaciones Humanas Cuáles son los recursos de la empresa: RECURSOS HUMANOS (Directores, Gerentes, operarios etc.) RECURSOS MATERIALES (terrenos, maquinaria, equipos, edificios, materia prima etc.) RECURSOS FINANCIEROS (Capital, Dinero en efectivo, bancos etc.) Y por ultimo estudiaste las etapas del proceso administrativo. BIBLIOGRAFÍA Agustín Reyes Ponce (1986) Administración de Empresas Teoría y Práctica. Primera Parte México. Limusa. Agustín Reyes Ponce (1986) Administración de Empresas Teoría y Práctica. Segunda Parte México. Limusa. Adalberto Chiavenato, Iniciación a la administración general. México. Edit. McGraw Hill. [email protected] 18 REGISTRO DE ACTIVIDADES NO. DE ACTIVIDAD NOMBRE ACTIVIDAD FECHA DE ENTREGA [email protected] FIRMA 19 Unidad II SISTEMA ASPEL SAE OBJETIVO: El alumno conocerá los diferentes módulos del sistemas ASPEL “SAE” como son: proveedores, clientes, compras, facturas, cuentas por pagar, por cobrar, e inventarios a si como el manejo de los mismos. Tema 1 Que es el sistema Aspel SAE El sistema APEL –SAE, es un sistema de cómputo diseñado para la automatización del proceso administrativo, facilitando la realización de las principales operaciones de compra- venta de la empresa. Tema 2 Configuración del Sistema Aspel SAE Desde aquí podrás configurar los datos, parámetros y módulos de tu sistema para un mejor manejo y organización de tu empresa. [email protected] 20 CLIENTES Y CUENTAS X COBRAR Campos Carpeta Generales Clave Secuencial: Se elige clave secuencial, al dar de alta los clientes, el sistema le asignara un número progresivo a cada uno de ello. Cuentas por cobrar integrado: CxC podrá operar en forma integral con Facturación, si es así al elaborar una factura se generará automáticamente una cuenta por cobrar para el cliente asociado a la misma. [email protected] 21 PROVEEDORES Y C x P Proveedores, clave secuencial: Si se elige clave secuencial, al dar de alta los proveedores, el sistema le asignara un número progresivo a cada uno de ellos. Cuentas por pagar integrado: Cuentas por pagar puede operar en forma integral con Compras, si es así al elaborar una recepción de mercancías se registrará automáticamente una cuenta por pagar para el proveedor. [email protected] 22 INVENTARIOS: Integrado a facturas: Los movimientos hechos desde el modulo de facturación se verán reflejados o no hacia inventarios, al activar este parámetro cuando elabores una factura, se registrara de manera automática una salida en el inventario de productos. Integrado a compras: Los movimientos hechos desde el modulo de Compras se verán reflejados o no hacia Inventarios. Al activar este parámetro cuando realices una compra se registrará de manera automática una entrada en el inventario de productos. Cambio a existencias. Esta opción sirve para proteger la información y lograr que cada modificación en el campo de existencias esté respaldada por un documento de entrada o salida del inventario. Dígito verificador: Esta alternativa tiene como objetivo lograr una disminución de errores en la captura de claves de productos similares. Al indicar que exista un digitó verificador el sistema con base en la clave indicada, calculara un digito adicional que formará parte de la clave de identificación. Multialmacen: Si tu empresa cuenta con más de una bodega esta opción te permitirá tener varios almacenes. [email protected] 23 FACTURAS: Alta de clientes en captura: Si este parámetro esta marcado podrás incluir un nuevo comprador al catalogo de clientes en el momento de laborar un documento en Facturación., sin necesidad de cambiar de modulo. Acumulado de ventas en línea: Cada vez que elabores una factura, se actualizara los acumulados de facturación: subtotal, impuestos y montos de descuento. [email protected] 24 COMPRAS: Acumulados de compras en línea: Cada vez que se elabore una recepción, se actualizara los acumulados de comprar: subtotal, impuestos y montos de descuentos. Alta de Proveedores en captura: Sera posible incluir un nuevo proveedor al catálogo de Proveedores, en el momento de elaborar un documento en compra, sin necesidad de cambiar de módulo. [email protected] 25 APLICACIONES ASOCIADAS: Para poder tener acceso de las aplicaciones de la calculadora, editor de texto y la hoja de cálculo desde el sistema SAE, indica la ruta donde se encuentra los archivos ejecutables. (*.EXE) de cada una de las aplicaciones que desees utilizar para dichos fines, así podrás tener acceso a ellas desde el sistema. [email protected] 26 Tema 3 Generales del sistema Aspel SAE Como empezar a trabajar con SAE? Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa SAEWIN.EXE a través del icono en el grupo de programas donde se haya instalado. Desde el botón de Inicio todos los programas- Aspel – Aspel Sae. Abrir empresa Ruta de acceso: Archivos/ Abrir empresa. SAE permite trabajar con una o varias empresa dependiendo del numero de licencias que se adquieran. Para abrir una empresa es necesario elegirla, introducir la clave de acceso y darle clic en el botón “Aceptar”. Clave de acceso es F8. [email protected] 27 Cerrar Empresa Ruta de Acceso: Menú Archivos/ Cerrar empresa y / o con el icono El sistema SAE permite terminar el trabajo con la empresa activar, al cerrar la empresa no cierra el sistema. Al cambiarse a otra empresa los procesos que se realicen se aplicaran exclusivamente a la empresa que se eligió con anterioridad. Salir Ruta de Acceso: Menú Archivos/ Salir. Y / o con el icono El comando salir permite terminar definitivamente la sesión del sistema. Módulos del sistema El sistema SAE está formado por los siguientes módulos. MÓDULOS: Clientes y Cuentas por Cobrar. Facturas y Vendedores. Inventarios y Servicios. Proveedores y Cuentas por Pagar. Compras. [email protected] 28 Estadística. Teclas de Acceso rápido La funcionalidad de las teclas de acceso rápido permite al usuario una mayor velocidad en el manejo del sistema, además de un cómodo manejo del sistema ya que al utilizar el teclado permite un menor esfuerzo que el utilizar el Mouse. ARCHIVOS MÓDULOS VENTANA ALT+ A ALT + M ALT + N Utilerías Configuración Ayuda ALT + U ALT + F ALT + Y Operaciones de aplicaciones General Las aplicaciones generales que se tienen en común dentro de los módulos: Vendedores, Clientes, Proveedores, Inventarios y Multialmacen, Son las siguientes Agregar, Modificar, Eliminar, Siguiente, Filtrar, Restaurar, y las pestañas de los catálogos. Agregar: Ruta de Acceso: Desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas ALT + INSERT y/o dando clic en el icono Al ejecutar la opción Agregar teniendo un catalogo abierto se desplegara una ventana de captura, la cual permite dar de alta un nuevo registro. Modificar Ruta de Acceso: Desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas ALT + BACKSPACE y /o seleccionando el icono. Al ejecutar la opción Modificar permite corregir los registros almacenados en la base de datos. [email protected] 29 Eliminar Ruta de Acceso: Desde Cualquier catálogo oprimiendo las teclas ALT + DEL y /o seleccionando el icono. La opción Eliminar permite dar de baja diversos registros, mandando el sistema un mensaje de confirmación por si desea cancelar la operación. Personalizar Barra de Herramientas Ruta de Acceso: Desde cualquier catálogo / Herramientas / Barra de herramientas. La personalización de la barra de herramientas nos permite activar procedimientos o funciones mediante un icono, el cual nos será mas practica que activando alguna función o procedimiento mediante la barra de Menú. CATALOGOS VENDEDORES Ruta de Acceso: Modulo de Facturas / Archivo/ Vendedores Una opción muy importante que SAE incluye es la de dar de alta vendedores a los cuales se les asigna un porcentaje de comisión y se anota la zona que tendrá a su cargo. ALTA DE VENDEDORES El alta de vendedores se realiza por medio de la opción Edición / Agregar. [email protected] 30 PRACTICA 1 OBJETIVO: El alumno dará de alta varios vendedores con su comisión y zona de trabajo. Instrucciones: Captura los siguientes vendedores en el sistema. Nombre: Gerardo Gutiérrez Zamora Comisión: 1.5% Zona: Sur Nombre: Cesar Moreno Gutiérrez Comisión: 2.5% Zona: Norte Nombre: Juan Hernández Soto Comisión: 2.5% Zona: Oeste Nombre: Eduardo García Flores Comisión: 3% Zona: Este Nombre: Arturo Nolasco Campos Comisión: 3% Zona: Noroeste Nombre: Laura Gutiérrez Patiño Comisión: 3% Zona: Sudoeste [email protected] 31 CLIENTES Ruta de Acceso: Modulo de Clientes y Cuentas por Cobrar. El registro de clientes en el sistema SAE es una función indispensable para explotar al máximo las ventajas del sistema, por lo que es importante aprender a dar de alta nuevos clientes y /o modificar los datos para tener siempre correctos los datos de facturación. ALTA DE CLIENTES El alta de clientes se realiza por medio de la opción Edición/ Agregar [email protected] 32 PRACTICA 2 OBJETIVO El alumno aprenderá a registrar nuevos clientes. Instrucciones: Capturar los siguientes clientes. CLIENTE 1 NOMBRE: PAPELERIA OPI S.A. DE C.V. DIRECCIÓN: Sudermann No.246 Col. Chapultepec Morales C.P. 11570 México D.F. www. papeleriaopi.com.mx Tel. (55)8589-9969 RFC: PAO-900518-1k8 FAX: (55)8589-9970 Clasificación: NCE N= Norte C= Crédito E= Excelente Límite de Crédito: 70, 000.00 Revisión y Pago: VI LU Días de Crédito: 15 At´n. Ventas: Raúl Robles. At´n. Cobranza: Andrea Ramírez Vendedor 1 AGREGAR CONTACTOS Cuando terminamos de dar de alta a nuestro Cliente el sistema te pregunta si deseas agregar a un contacto en ese momento, le decimos que si y nos aparece una ventana como la siguiente: [email protected] 33 Le damos un clic en el primer icono para agregar un contacto y nos solicita tipo de contacto y los datos del contacto que vamos agregar CLIENTE 2 NOMBRE: PAPELERIA ARCOS S.A. DE C.V. DIRECCIÓN: Revolución No.726 Col. Mixcoac C.P. 3910 México D.F. www. papeleriaarcos.com Tel. (55)8596-8369 RFC: PAAR-902521-1C4 FAX: (55)8539-9174 Clasificación: SCR S= Sur C= Crédito R=Regular Límite de Crédito: 55, 000.00 Revisión y Pago: VI LU Días de Crédito: 15 At´n. Ventas: Cesar Rodríguez. At´n. Cobranza: Claudia Hernandez Vendedor 2 [email protected] 34 CLIENTE 3 NOMBRE: PAPELERIA EL REY S.A. DE C.V. DIRECCIÓN: Regina No138 Col. Centro C.P. 6090 México D.F. www. papeleriaelrey.com Tel. (55)1689-63721 RFC: PARE-850521-2G5 FAX: (55)5589-9278 Clasificación: ECE E=Este C= Crédito E= Excelente Límite de Crédito: 70, 000.00 Revisión y Pago: VI LU Días de Crédito: 15 At´n. Ventas: Luis Pérez. At´n. Cobranza: Alicia Velázquez Vendedor 3 CLIENTE 4 NOMBRE: REYNA DE MESONES S.A. DE C.V. DIRECCIÓN: Jesús María No.118 Col. Centro C.P. 6090 México D.F. www. reynademesones.com Tel. (55)5524-3216 RFC: REME-850528-1RE FAX: (55)5562-3345 Clasificación: SCE S= Sur C= Crédito E= Excelente Límite de Crédito: 60,000.00 Revisión y Pago: VI LU Días de Crédito: 15 At´n. Ventas: Raúl Robles. At´n. Cobranza: Andrea Torres Vendedor 4 PROVEEDORES Ruta de Acceso: Módulo de Proveedores y Cuentas por Pagar. Los proveedores de cada empresa deben registrarse en la siguiente pantalla, al mantener esta base de datos actualizada se genera un Catalogo de Proveedores muy útil para efectos de comprar y pagar la mercancía adquirida. [email protected] 35 ALTA DE PROVEEDORES El alta de proveedores se realiza por medio de la opción Edición /Agregar. PRACTICA 3 Objetivo: El alumno conocerá como dar de alta Proveedores. Instrucciones: Captura los siguientes proveedores en el sistema. PROVEEDOR 1 NOMBRE: LUMEN S.A. DE C.V. DIRECCIÓN: Rep. Del Salvador No.61 Col. Centro C.P. 6090 México D.F. wwwlumen.com.mx Tel. (55)5519-3216 RFC: LUM-750321-CR2 FAX: (55)5563-3245 Clasificación: CCE C= Centro C= Crédito E= Excelente Límite de Crédito: 90,000.00 Revisión y Pago: VI LU Días de Crédito: 15 At´n. Ventas: Celia Rodríguez. At´n. Cobranza: Rosalba Cruz AGREGAR CONTACTOS [email protected] 36 Cuando terminamos de dar de alta a nuestro proveedor el sistema te pregunta si deseas agregar a un contacto en ese momento, le decimos que si y nos aparece una ventana como la siguiente: Le damos un clic en el primer icono para agregar un contacto y nos solicita tipo de contacto y los datos del contacto que vamos agregar [email protected] 37 . PROVEEDOR 2 NOMBRE: GRUPO SCRIBE S.A. DE C.V. DIRECCIÓN: José Luis LaGrange No.103 Col. Los Morales Polanco C.P.11510 México D.F. www scribe.com Tel. (55)5582-3226 RFC: GRSC 650216-AER1 FAX: (55)5532-8575 Clasificación: CCE C=Centro C= Crédito E= Excelente Límite de Crédito: 60,000.00 Revisión y Pago: VI LU Días de Crédito: 15 At´n. Ventas: Jorge Robles. At´n. Cobranza: Cecilia Nieto PROVEEDOR 3 NOMBRE: SHELY GROUP S.A. DE C.V. DIRECCIÓN: Lucas Alemán No.51 Col. Obrera C.P. 06800 México D.F. INTERNET: www.shelygroup.com Tel. (55)2454-4860 RFC: SHGR-800515-ARC2 FAX: (55)2454-3345 Clasificación: OCE O= Oriente C= Crédito E= Excelente Límite de Crédito: 80,000.00 Revisión y Pago: VI LU Días de Crédito: 15 At´n. Ventas: Lina Campos. At´n. Cobranza: Lilia Benítez PROVEEDOR 4 NOMBRE: ALTERNATIVO MÉXICO S.A. DE C.V. Límite de Crédito: 60,000.00 DIRECCIÓN: Yucatán No.23 Revisión y Pago: VI LU Col. Hipódromo Días de Crédito: 15 C.P. 06100 México D.F. At´n. Ventas: Raúl Andrade. BIBLIOGRAFÍA http://www.alternativo.com..mx At´n. Cobranza: Andrea Solís Bibliografía: Se debe incluir en la última hoja del cuaderno Tel. (55)5533-4815 Vendedor 4 RFC: ALME-900213-ANL FAX: (55)1084-3001 Clasificación: SCE S= Sur C= Crédito E= Excelente [email protected] 38 INVENTARIOS Ruta de Acceso: Modulo de Inventarios y Servicios El sistema permite dar de alta Productos, Servicios y Kits. La pantalla de captura cuenta con cuatro pestañas en ellas se van a indicar las características de nuestro inventario. Antes de dar de alta el inventario es conveniente definir la línea del producto. Ruta de Acceso: Módulo de Inventarios y Servicios. Edición / Agregar La opción Alta de productos permite añadir nuevos productos al inventario contando con cuatro pestañas para indicar sus características. [email protected] 39 Al terminar de meter los datos del producto, cuando le damos aceptar nos aparece una ventana la cual nos pregunta si deseamos distribuir existencias en el Almacén le decimos que si y nos aparece una ventana en la cual tenemos que darle un clic en alta y tenemos que indicarle en que almacén queremos distribuir el producto, seleccionamos el almacén y le damos aceptar. PRACTICA 4 Objetivo: El alumno aprenderá a dar de alta productos dentro del Catálogo de Inventarios y Servicios. Instrucciones: Capturar los siguientes artículos: PRODUCTO Clave: 001 Clave adicional: CPR100 Descripción: CUADERNO PROFESIONAL RAYADO Línea: PR100 .Descripción de la Línea: Profesional Rayado, 100 hojas. Tiempo de surtido 2 Control de Almacén: A1P2E3.Drescripción Almacén ,1 Uno, Pasillo 2 dos, Estante 3 tres. Precio al Publico $15 Otros precios: Lista2 $13, Lista3 $11.50, Lista 4 $10.50, Mínimo $9.50 Stock mínimo: 50 Stock máximo: 300 Proveedor1: 1 Proveedor 2: 3 Datos adicionales Checar que el cuaderno tenga margen completo Distribuir existencias en el Almacén 1 [email protected] 40 PRODUCTO Clave: 002 Clave adicional: CPCC100 Descripción: CUADERNO PROFESIONAL CUADRO CHICO Línea: PCC100 .Descripción de la Línea: Profesional Cuadro Chico, 100 hojas. Tiempo de surtido 2 Control de Almacén: A1P2E2.Drescripción Almacén ,1 Uno, Pasillo 2 dos, Estante 2 dos. Precio al Publico $15 Otros precios: Lista2 $13, Lista3 $11.50, Lista 4 $10.50, Mínimo $9.50 Stock mínimo: 50 Stock máximo: 300 Proveedor1: 2 Proveedor 2: 4 Datos adicionales Checar que el cuaderno tenga margen lado izquierdo de la hoja. Distribuir existencias en el Almacén 1 PRODUCTO Clave: 003 Clave adicional: CPB100 Descripción: CUADERNO PROFESIONAL BLANCO Línea: PB100 .Descripción de la Línea: Profesional Blanco, 100 hojas. Tiempo de surtido 4 Control de Almacén: A1P2E4.Drescripción Almacén ,1 Uno, Pasillo 2 dos, Estante 4cuatro. Precio al Publico $13 Otros precios: Lista2 $12.50, Lista3 $12.00, Lista 4 $11.50, Mínimo $10.50 Stock mínimo: 35 Stock máximo: 200 Proveedor1: 1 Proveedor 2: 2 Datos adicionales Checar que el cuaderno tenga doble margen. Distribuir existencias en el Almacén 1 PRODUCTO Clave: 004 Clave adicional: CPCG100 Descripción: CUADERNO PROFESIONAL CUADRO GRANDE Línea: PCG100 .Descripción de la Línea: Profesional Cuadro Grande, 100 hojas. Tiempo de surtido 4 Control de Almacén: A1P2E3.Drescripción Almacén ,1 Uno, Pasillo 2 dos, Estante 3 tres. Precio al Publico $14 Otros precios: Lista2 $13.50, Lista3 $13.00, Lista 4 $12.50, Mínimo $11.00 Stock mínimo: 60 Stock máximo: 350 Proveedor1: 1 Proveedor 2: 3 Datos adicionales Checar que el cuaderno tenga margen completo. Distribuir existencias en el Almacén 1 [email protected] 41 SERVICIO Clave: 1010 Clave adicional: FC1010 Descripción: FORRADO DE CUADERNOS Línea: FC .Descripción de la Línea: Forrado de Cuadernos. Tiempo de surtido 2 Precio al Publico $5 Otros precios: Lista2 $4.50, Lista3 $4.00, Lista 4 $3.50, Mínimo $3.00 Datos adicionales Revisar los datos con el cliente. KIT Clave: 1000 Clave adicional: KIT100 Descripción: PAQUETE DE CUADERNOS PROFESIONALES Línea: KIT .Descripción de la Línea: Paquetes. Precio al Publico $60 Otros precios: Lista2 $13.50, Lista3 $13.00, Lista 4 $12.50, Mínimo $11.00 Stock mínimo: 60 Stock máximo: 350 Proveedor1: 1 Proveedor 2: 3 Datos adicionales Checar que el cuaderno tenga margen completo. Distribuir existencias en el Almacén 1 COMPRAS Y / O FACTURAS Ruta de Acceso: Modulo de Compras / Facturas. Por medio de los módulos de Compras y/o Facturación se podrán dar de alta documentos de compra (Recepción, Orden o Devolución) y/o venta (Facturas Remisiones, Pedidos, Cotizaciones, Devoluciones) de forma inmediata, es decir sin que tengan algún antecedente. ALTA DE DOCUMENTOS Ruta de Acceso: Abrir cualquier consulta de comprar / Agregar La opción Alta de documentos permite dar de alta documentos de compa y /o v4enta de manera inmediata. Pudiendo ser de manera directa y/ o enlazarlo. [email protected] 42 A continuación se indica cómo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado, de manera que esta explicación se generalice para todos ellos. Apareciendo la siguiente ventana de Compras. Para los documentos de venta, el sistema muestra la siguiente pantalla: [email protected] 43 Al momento de grabar la Compra,/Factura el sistema solicita las observaciones generales del documento. Al aceptar la pantalla de observaciones el sistema muestra un desglose de los totales de la Compra. /Factura [email protected] 44 Al grabar el documento aceptando los totales, ahora el sistema solicita la forma de pago como se muestra a continuación. El sistema despliega la ventana de Emisión de documentos, Esta opción permite imprimir el documento en línea al terminar de grabarlo, así mismo permite editar el formato a imprimir en caso de ser necesario. Apareciendo la siguiente ventana. [email protected] 45 PRACTICA 7 Objetivo El alumno aprenderá a Registrar los movimientos tanto del modulo de compras como el de facturación ya sea de manera directa y enlazada. Instrucciones: Realiza los siguientes ejercicios: 1) Realizar las siguientes órdenes de compra CANTIDAD ORDEN DIRECTA 1 PROVEEDOR 500 1 650 200 CANTIDAD ORDEN DIRECTA 2 ORDEN DIRECTA 3 ORDEN DIRECTA 4 PROVEEDOR 2 100 120 PRODUCTO 001 002 003 PRODUCTO 004 003 CANTIDAD PROVEEDOR 4 250 400 PRODUCTO CANTIDAD PRODUCTO PROVEEDOR 50 4 65 20 004 003 001 002 003 [email protected] COSTO DEL PRODUCTO $7.00 $7.50 $8.50 COSTO DEL PRODUCTO $9.00 $8.50 COSTO DEL PRODUCTO $9.00 $8.50 COSTO DEL PRODUCTO $7.00 $7.50 $8.50 46 CAPTURAR LAS RECEPCIONES Y ENLAZAR A LAS ÓRDENES. COMPRA No.1 ENLAZAR A LA ORDEN DIRECTA 1 COMPRA No.2 ENLAZAR A LA ORDEN DIRECTA 2 COMPRA No.3 ENLAZAR A LA ORDEN DIRECTA PROVEEDOR CANTIDAD 1 500 650 200 PROVEEDOR CANTIDAD 2 100 120 PROVEEDOR CANTIDAD 3 4 4 4 250 400 50 65 20 PRODUCTO COSTO DEL PRODUCTO 001 002 003 $7.00 $7.50 $8.50 PRODUCTO COSTO DEL PRODUCTO 004 003 $9.00 $8.50 PRODUCTO COSTO DEL PRODUCTO 004 003 001 002 003 $9.00 $8.50 $7.00 $7.50 $8.50 PRODUCTO COSTO DEL PRODUCTO $7.00 $7.50 $8.50 CAPTURAR UNA COMPRA DIRECTA COMPRA DIRECTA No.4 4 PROVEEDOR CANTIDAD 3 150 165 200 001 002 003 [email protected] 47 REALIZAR LAS SIGUIENTES COTIZACIONES EN EL MODULO DE FACTURAS. CANTIDAD PRODUCTO COTIZACIÓN DIRECTA No1 CLIENTE 1 VENDEDOR 3 20 16 20 001 002 003 CANTIDAD PRODUCTO COTIZACIÓN DIRECTA No2 CLIENTE 3 VENDEDOR 1 10 11 15 001 002 003 CANTIDAD PRODUCTO COTIZACIÓN DIRECTA No3 CLIENTE 4 VENDEDOR 4 5 6 8 002 003 004 CANTIDAD PRODUCTO COTIZACIÓN DIRECTA No4 CLIENTE 4 VENDEDOR 4 8 16 28 002 003 004 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $13.00 $14.00 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $13.00 $14.00 REALIZAR LOS SIGUIENTES PEDIDOS ENLAZADOS A LAS SIGUIENTES COTIZACIONES. PEDIDO No.1 ENLAZAR A LA COTIZACIÓN DIRECTA No1 CANTIDAD PRODUCTO CLIENTE 1 VENDEDOR 3 20 16 20 001 002 003 [email protected] PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 48 PEDIDO No.2 ENLAZAR A LA COTIZACIÓN DIRECTA No2 PEDIDO No.3 ENLAZAR A LA COTIZACIÓN DIRECTA No3 PEDIDO No.4 ENLAZAR A LA COTIZACIÓN DIRECTA No4 CANTIDAD PRODUCTO CLIENTE 3 VENDEDOR 1 10 11 15 001 002 003 CANTIDAD PRODUCTO CLIENTE 4 VENDEDOR 4 5 6 8 002 003 004 CANTIDAD PRODUCTO CLIENTE 4 VENDEDOR 4 8 16 28 002 003 004 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $13.00 $14.00 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $13.00 $14.00 REALIZAR LAS SIGUIENTES REMISIONES ENLAZADAS A LOS SIGUIENTES PEDIDOS. REMISIÓN No.1 ENLAZAR AL PEDIDO No1 REMISIÓN No.2 ENLAZAR AL PEDIDO No2 CANTIDAD PRODUCTO CLIENTE 1 VENDEDOR 3 20 16 20 001 002 003 CANTIDAD PRODUCTO CLIENTE 3 VENDEDOR 1 10 11 15 001 002 003 [email protected] PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 49 REMISIÓN No.3 ENLAZAR A LA PEDIDO No3 Y AL PEDIDO No4 CANTIDAD PRODUCTO CLIENTE 4 VENDEDOR 4 5 6 8 CLIENTE 4 VENDEDOR 4 CANTIDAD PRODUCTO 8 16 28 002 003 004 002 003 004 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $13.00 $14.00 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $13.00 $14.00 REALIZAR LAS SIGUIENTES FACTURAS ENLAZADAS A LAS SIGUIENTES REMISIONES: FACTURA No.1 CLIENTE VENDEDOR ENLAZAR AL 1 3 REMISIÓN No1 PAGO A CREDITO SIN ENGACHE. CANTIDAD PRODUCTO FACTURA No.2 ENLAZAR AL REMISIÓN No2 CANTIDAD PRODUCTO CLIENTE 3 VENDEDOR 1 20 16 20 10 11 15 001 002 003 001 002 003 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 PAGO A CREDITO SIN ENGACHE. CANTIDAD PRODUCTO FACTURA No.3 ENLAZAR A LA REMISIÓN No3 CLIENTE 4 VENDEDOR 4 5 6 8 8 16 28 002 003 004 002 003 004 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $13.00 $14.00 $15.00 $13.00 $14.00 PAGO A CREDITO SIN ENGACHE. [email protected] 50 REALIZA LAS SIGUIENTES FACTURAS DIRECTAS: CANTIDAD PRODUCTO FACTURA No.4 CLIENTE 2 VENDEDOR 2 3 8 12 001 002 003 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 PAGO DE CONTADO. CANTIDAD PRODUCTO FACTURA No.5 CLIENTE 2 VENDEDOR 2 113 48 22 001 002 003 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 PAGO APLAZOS. A 30, 60, 90 DIAS. CANTIDAD PRODUCTO FACTURA No.6 CLIENTE 2 VENDEDOR 2 11 4 2 001 002 003 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS RUTA DE ACCESO: MODULO COMPRAS Y/O FACTURAS El proceso de Cancelación de Compra y/o venta permite dar de baja diversos registros, mandando el sistema un mensaje de confirmación por si se desea cancelar la operación. Este proceso opera de la misma forma para cualquiera de los documentos de compra y/o venta. Cabe mencionar que al cancelar un documento, este no se elimina físicamente del archivo de datos. Por lo tanto el documento se podrá consultar y no podrá ser utilizado como documento de referencia para ser ocupado por un movimiento posterior. Los documentos no pueden ser cancelados parcialmente sino, más bien, en su totalidad. [email protected] 51 El procedimiento para cancelar un documento es, ya identificado el documento a cancelar, dar un click en el icono de cancelar y nos aparece una ventana preguntando si deseas cancelar el documento. Al decirle que si en el Status aparecerá como cancelada. [email protected] 52 PRACTICA 8 OBJETIVO: El alumno aprenderá a cancelar documentos INTRUCCIONES: Cancelar la Factura No. 6 CANTIDAD PRODUCTO FACTURA No.6 CLIENTE 2 VENDEDOR 2 11 4 2 001 002 003 PRECIO AL PUBLICO $15.00 $15.00 $13.00 INTEGRACIÓN DE MODULOS Cada uno de los módulos que conforman el sistema se pueden interrelacionar entre si, es decir, si se realiza la captura de documentos en Compras o Facturación, esto ocasionará que se produzca un movimiento en inventarios y/o en Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Esto dependerá o se cumplirá en caso de que el usuario decida activar o no la integración de los módulos. A continuación se presentan las afectaciones que tiene la generación de los diferentes documentos que se capturan en los módulos de Compras y Facturación en Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. AFECTACIONES DE FACTURAS A CUENTAS POR COBRAR [email protected] 53 [email protected] 54 MOVIMIENTOS AL INVENTARIO Aquí se registran, modifican y consultan aquellos conceptos que identifican a las entradas o salidas del inventario, por ejempló: ventas, entradas de fabricación ajustes, etc. Al crear este catálogo, el sistema incluya los conceptos más usados. CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS AL INVENTARIO: En él se encuentran todos los conceptos que podemos utilizar al realizar algún movimiento dentro del almacén. Dar de alta el concepto No.8 Inventario Inicial y el concepto No. 59 Obsequios. [email protected] 55 ALTA DE MOVIEMIENTOS RUTA DE ACCESO. MODULO INVENTARIOS/ ARCHIVOS/ MOVIMIENTOS AL INVENTARIO/EDICIÓN/ AGREGAR. La opción Alta de movimientos es un catálogo que permite obtener el control de las existencias de los productos mediante el registro de los movimientos de entrada o de salida que se efectúan. Es importante especificar el número de Documentos, Número de Almacén, el Concepto, Cantidad, Producto, ya que de esta manera se harán las afectaciones necesarias al movimiento especificado. Apareciendo la siguiente pantalla: [email protected] 56 PRACTICA 9 OBJETIVO: El alumno aprenderá a registrar un movimiento al almacén INTRUCCIONES: Registra el Inventario Inicial. ALMACEN 1 PROVEEDOR CANTIDAD 3 150 165 200 PRODUCTO 001 002 003 COSTO DEL PRODUCTO $7.00 $7.50 $8.50 GENERACIÓN DE ALMACENES RUTA DE ACCESO: MODULO DE INVENTARIO Y SERVICIO/ARCHIVO/MULTIALMACÉN /SELECCIONAR EL ICIONO DE GENERACIÓN DE ALMACÉN. La opción Generación nos permite definir que producto y/o línea de productos se genera al almacén destino. [email protected] 57 TRASPASO ENTRE ALMACENES RUTA DE ACCESO: MODULO INVENTARIOS Y SERVICIOS/ ARCHIVOS/ MOVIMIENTOS AL INVENTARIO/ EDICIÓN/ TRASPASO ENTRE ALMACENES. Es importante especificar el Almacén Origen y Destino, Documento, Cantidad, Producto, ya que de esta manera se harán las afectaciones necesarias a dicho traspaso. [email protected] 58 REALIZAR UN TRASPASO DEL ALMACEN 1 AL ALMACEN 2 ALMACEN 1 CANTIDAD PRODUCTO 150 165 200 001 002 003 COSTO DEL PRODUCTO $7.00 $7.50 $8.50 CUENTAS POR COBRAR Y/O CUENTAS POR PAGAR RECEPCIÓN DE PAGOS RUTA DE ACCESO: MÓDULOS DE CLIENTES Y CUENTAS POR COBRAR La opción de Recepción de pagos permite registrar en una misma ventana de captura los abonos que se efectúan a un mismo documento. Especificar el número de concepto, en caso de que este tenga referencia se debe especificar en documentos. El sistema muestra el monto total de la factura. [email protected] 59 Al momento de grabar dicha Recepción, el sistema despliega el siguiente cuadro de confirmación. PRACTICA 10 OBJETIVO: El alumno aprenderá a registrar pagos dentro del Modulo de Clientes y Cuentas por Cobrar. Instrucciones: Registra el siguiente pago hecho con tarjeta de crédito a la factura. 5 CLAVE 3 FECHA: Actual No. DE DOCUMENTO: 4568 5856 6848 7889 FACTURA: 5 MONTO TOTAL DEL DOCUMENTO. APLICACIÓN DE ANTICIPOS RUTA DE ACCESO: MOSULO DE CLIENTES Y CXC Y/ PROVEEDORES Y CXP/ EDICIÓN/APLICACIÓN DE ANTICIPOS La aplicación de anticipos es utilizada para registrar los anticipos que se efectuaran para los clientes y / o proveedores. Antes de hacer la aplicación de los Anticipos en el sistema debe haber un movimiento de cuentas por Cobrar y/o Cuentas por pagar bajo el concepto 9 “anticipo” [email protected] 60 Una vez aplicado el anticipo a los cargos pendientes de pago, el sistema genera automáticamente los siguientes movimientos contables. Cuando el anticipo tiene un monto mayor al del cargo que afecta , el anticipo puede aplicarse para pagar varias operaciones de cargo, puesto que al restarse el monto de la factura- monto anticipo, resultara un saldo negativo, es decir que el favor del cliente. El saldo indicara la cifra que aún es posible aplicar a los adeudos del cliente. El mismo anticipo podrá ser utilizado hasta que su saldo quede en ceros. [email protected] 61 Estando en la ventana de Aplicación de Anticipos, se debe dar un clik en el icono de la palomita para identificar el documento que se aplicara a la factura o documento. Dar un clic en la opción Seleccionar documento, de esta manera se podrá seleccionar el documento (Anticipo). Dentro de la Descripción del documento se despegaran los datos del abono señalado. Dar un clic en el icono Aceptar para validar el documento señalado. Apareciendo la siguiente ventana. Estando en la ventana de Aplicación de Anticipos deberás colocar el cursor sobre el documento al cual se le aplicara el abono y oprimir Enter. Como se puede observar en la ventana de Aplicación de Anticipos el campo de Monto y Saldo muestran el importe del anticipo. En la parte inferior se observan las facturas pendientes de pago, ahí se deberá seleccionar el documento al que se le aplicara el Anticipo y oprimir Enter. [email protected] 62 En caso de que el monto de Anticipo sea mayor al del cargo que afecta el saldo restante se puede aplicar al pago de varias operaciones de cargo. Practica 11 OBJETIVO. El alumno aprenderá aplicar anticipos dentro del Modulo de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Instrucciones Realizar los siguientes anticipos y Aplicarlos. Cliente 1 Da un anticipo de $5000.00 aplicarlo a la factura 1 Cliente 2 Da un anticipo de $3000.00 aplicarlo a la factura que tenga. DIVISIÓN DE CARGOS RUTA DE ACCESO: MODULO DE CLIENTES Y C x C Y/O MODULO DE PROVEEDORES/ EDICIÒN/DIVISIÓN DE CARGOS. [email protected] 63 La opción División de Cargos sólo se presenta cuando el sistema está configurado contra documento, permitiendo dividir el monto de un cargo en varios documentos con distintas fecha de vencimiento. Desplegando la siguiente ventana de Consulta. La ventana de consulta de División de cargos muestra los documentos pendientes por pagar del cliente seleccionado. Tanto el Saldo de la cabeza de la consulta como los totales en moneda base. [email protected] 64 Después de haber dado Enter al documento seleccionado, deberás posicionar el cursor sobre el documento a dividir y oprimir Enter. Mostrando la siguiente ventana. PRACTICA 12 OBJETIVO: El alumno aprenderá a realizar la División de Cargos Instrucciones: Realizar el siguiente ejercicio. CLIENTE: 3 DOCUMENTO 2 NÚMERO DE DOCUMENTOS 4 NÚMERO DE FOLIO: 456-4 NÚMERO DE DÍAS 15 CLIENTE: 4 DOCUMENTO 3 NÚMERO DE DOCUMENTOS 2 NÚMERO DE FOLIO: 248-1 NÚMERO DE DÍAS 15 [email protected] 65 REPORTES: Dentro del sistema Aspel SAE contamos con una gran variedad de Reportes en cada modulo donde nos encontremos trabajando tendremos la opción de Reportes el cual nos permitirá ver los Reportes más importantes de cada modulo. PRACTICA 13. OBJETIVO: El alumno aprenderá a realizar reportes en el sistema. Instrucciones: Realizar los siguientes Reportes. MODULO CLIENTES Y C x C REPORTES: CLIENTE- ACUMULADO DE CLIENTES ESTADO DE CUENTA DETALLADO RESUMEN DE MOVIMIENTOS. MODULO: INVENTARIOS REPORTES: INVENTARIOS Y SERVICIOS- LISTA DE PRECIOS MOVMIENTOS AL INVENTARIOMOVIMIENTOS MODULO: FACTURAS Y VENDEDORES. REPORTES: DETALLADO PAGO DE FACTURAS VENTAS POR CLIENTE MODULO PROVEEDORES Y C Xp REPORTES: PROVEEDORES- ACUMULADO DE PROVEEDORES. ESTADO DE CUENTA DETALLADO RESUMEN DE MOVIMIENTOS MODULO: COMPRAS REPORTE RESUMEN DETALLADO COMPRAS POR PROVEEDOR Unidad III [email protected] 66 REGISTRO DE ACTIVIDADES NO. DE ACTIVIDAD NOMBRE ACTIVIDAD FECHA DE ENTREGA [email protected] FIRMA 67 COLEGIO AGUSTÍN GARCÍA CONDE CLAVE UNAM 2308 ASIGNATURA: SISTEMAS CONTABLES “COI, SAE Y NOI” CUESTIONARIO DE LA UNIDAD ll. SISTEMA ASPEL SAE. 1.- ¿Define qué es el sistema ASPEL SAE? 2.- ¿Dónde realizas la configuración del SISTEMA ASPEL SAE? 3.- ¿Explica como direccionas una base de datos? 4.- ¿Cuáles son los módulos que debes configurar? 5.- ¿Cuál es la clave de acceso al sistema ASPEL SAE? 6.- ¿Cuáles son los módulos que conforman el sistema ASPEL SAE? 7.- ¿Cuáles son las teclas de acceso rápidas más utilizadas? 8.- ¿Cuáles son los datos que debes tener para dar de alta un vendedor? 9.- ¿Cuál es la ruta para dar de alta un vendedor? 10.- ¿Cuáles son los datos que necesitas para dar de alta un cliente? 11.- ¿Cuáles son los datos que necesitas para dar de alta un proveedor? 12.- ¿Cuáles son los datos que necesitas para dar de alta un Producto? 13.- ¿Qué puedes realizar dentro del modulo de compras? 14.- ¿Cómo se hace un enlace de una recepción con una orden de compras? 15.- ¿Qué puedes realizar dentro del modulo de facturación? 16.- ¿Explica cada uno de los enlaces que puedes realizar en el modulo de facturación? 17.- ¿Cómo se realiza una cancelación de documentos? 18.- ¿Explica cómo se genera un Almacén? 19.- ¿Explica cómo se realiza un traspaso entre almacenes? 20.- ¿Explica cómo se realiza una aplicación de anticipos? 21.- ¿Explica cómo se realiza una aplicación de división de cargos? 22.- ¿Cuáles son los diferentes tipos reportes que puedes ver en el sistema ASPEL SAE? Este cuestionario deberá ser entregado a computadora, engargolado y en la fecha señalada por su profesor. El alumno que no entregué el cuestionario no tendrá derecho a examen. [email protected] 68 CONCLUSIONES DE LA UNIDAD II En la unidad II conociste que es el sistema Aspel SAE el cual es un sistema de cómputo diseñado para la automatización del proceso administrativo, facilitando la realización de las principales operaciones de compra- venta de la empresa. Aprendiste a configurar el sistema Aspel SAE. Como empezar a trabajar con el sistema Aspel SAE. Como están conformados los diferentes módulos del sistema. A dar de alta y llenar la información que se te solicito en los diferentes módulos como son: ALTA DE VENDEDORES ALTA DE CLIENTES ALTA DE PROVEEDORES INVENTARIOS ALTA DE DOCUMENTOS EN COMPRAS Y / O FACTURAS MOVIMIENTOS AL INVENTARIO GENERACIÓN DE ALMACENES TRASPASO ENTRE ALMACENES CUENTAS POR COBRAR Y/O CUENTAS POR PAGAR APLICACIÓN DE ANTICIPOS DIVISIÓN DE CARGOS REPORTES: De tal forma que al final de la unidad fuiste capaz de realizar una base de datos por ti solo. BIBLIOGRAFÍA Sistema de contabilidad integral, ASPEL “SAE” manual del usuario. [email protected] 69 CONCLUSIONES Con este curso el alumno desarrollo sus competencias disciplinarias básicas ya que relaciono la tecnología, la sociedad, y el ambiente ya que reconoció que la administración es parte de su vida diaria, es capaz de obtener información necesaria para llevar acabo una base de datos dentro del sistema aspel “SAE”. Resolviendo los problemas a los cuales se pueda enfrentar para crear su propia información. Dentro de clase se impulso tanto el trabajo individual como en equipo permitiendo a los alumnos desarrollar sus habilidades para investigar, analizar, sintetizar, y exponer la información obtenida tanto de fuentes documentales como la propia realidad y experiencia. BIBLIOGRAFÍA Agustín Reyes Ponce (1986) Administración de Empresas Teoría y Práctica. Primera Parte México. Limusa. Agustín Reyes Ponce (1986) Administración de Empresas Teoría y Práctica. Segunda Parte México. Limusa. Adalberto Chiavenato, Iniciación a la administración general. México. Edit. McGraw Hill. Elías Lara Flores Primer Curso de Contabilidad México.Edit. Trillas CP. Antonio Méndez V. Primer Curso Método Autodidáctico, Universidad tecnológica de México. Sistema de contabilidad integral, aspel “SAE” manual del usuario. [email protected] 70