INFORME DEFINITO GRUPO DE REACCION INMEDIATA

Transcripción

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE PEREIRA
INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL EXPRES
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A/CI-8 Informe Final
INFORME DEFINITO
GRUPO DE REACCION INMEDIATA
DENUNCIA N°D15-0012-0744-017
SUBASTA INVERSA SUMINISTRO DE
MATERIALES, HERRAMIENTAS Y EQUIPO DEL MUNICIPIO
DE PEREIRA SECTOR CENTRAL
VIGENCIA
2015
PEREIRA, AGOSTO 20 DE 2015
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MUNICIPIO DE PEREIRA SECTOR CENTRAL
Dr. José Nelson Estrada Henao
Contralor Municipal
EQUIPO DIRECTIVO
Amanda Lucia Téllez Ruiz
Luz Mery Sandoval Aldana
Esperanza Londoño Ocampo
Mersy Jaqueline Rosero Reyes
EQUIPO AUDITOR
Julián Alberto Rodas Taborda
Coordinador
Diego Fernando Serna Osorio
Profesional Universitario
Daniela Rodríguez Cuartas
Contratista
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TABLA DE CONTENIDO
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CARTA DE CONCLUSIONES
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RESULTADOS ATENCION DENUNCIA
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1. CARTA DE CONCLUSIONES
Pereira, agosto 20 de 2015
Ingeniero
JESUS MARIA HERNANDEZ CRUZ
Secretario de Desarrollo Administrativo
Municipio de Pereira
Ciudad
Asunto: Carta de Conclusiones
La Contraloría Territorial, en cumplimiento de su función constitucional conoció
denuncia pública del Periódico La Tarde del artículo denominado “Las vacas
pintadas en Pereira”, publicado el día 2 de agosto de 2014, la cual “….advierte
sobre el trámite de una subasta inversa para el suministro de materiales,
herramientas y equipos de construcción al Municipio de Pereira, que originó un
contrato por $4.352 millones, con descripciones tan imprecisas que la ciudad
adquirió la obligación de pagar por vacas pintadas. Es decir pagar caras
mercancías baratas, por imprecisión de lo pactado. El Municipio aceptó, entre
otros: Rastrillo $1.618.198,84, un rastrillo plástico que cuesta en el mercado
$16.400; también: Disco cortadora piso 14 diam $1.349.997,56, interpretado como
Disco diamantado para cortadora de piso de 14 pulgadas; con esas
especificaciones van desde $81.566. Otro precio: Hidrolavadora Black&Decker
$1.789.998,32, en el mercado local las hay de $709.900…..”, denuncia que fue
recepcionada por la Dirección de Participación Ciudadana mediante radicado N°D15-0012-0744-017 de agosto 3 de 2015.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Territorial. La
responsabilidad de la Contraloría Territorial consiste en producir un Informe
definitivo que contenga el concepto sobre el examen practicado.
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La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente
aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la
Contraloría Territorial.
La revisión incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas de los ítems
objeto de la denuncia, de las evidencias y documentos que soportan el área,
actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los
estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de
trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Territorial.
CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO
La Contraloría como resultado de la atención a la denuncia N°D15-0012-0744-017,
conceptúa que la gestión en las etapas precontractual y contractual asociadas al
Contrato de Suministro N°2158 del 26 de junio de 2015, suscrito con la Gran
Ferretería por el Municipio de Pereira Sector Central a través de la Secretaría de
Desarrollo Administrativo para los tres (3) ítems objeto de la denuncia, cumple con
todos los principios evaluados, por lo siguientes aspectos:
 Aunque se dio imprecisión por un error involuntario de transcripción en las
cotizaciones que sirvieron de base para elaborar el presupuesto oficial que dio
como resultado el análisis del sector y estudio de mercado, no afectó el
promedio aritmético para calcularlo.
 El Pliego de Condiciones y la Ficha Técnica Definitiva de la subasta inversa
N°056 de 2015, publicadas en junio 4 de 2015 en el SECOP, detallan las
especificaciones técnicas claras de los elementos que pretende adquirir la
Alcaldía.
 Al analizar los costos del mercado, se detectaron diferencias, dado que las
cotizaciones por internet no contemplan la carga impositiva que se obliga para
este tipo de contratos, así como la exigencia de garantías, hecho que lleva a
desvirtuar la afirmación de la denuncia con relación a los presuntos altos costos
de los ítems pactados.
 No se puede configurar a la fecha una gestión fiscal antieconómica, ineficiente e
inoportuna, en vista que los elementos no han sido adquiridos, ingresados al
Almacén, ni pagados por la Administración Central.
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PLAN DE MEJORAMIENTO
En vista que las observaciones fueron desestimadas y no se consolidaron como
hallazgos, no obliga a la Entidad a suscribir con el ente de control un plan de
mejoramiento con acciones y metas tal como se describe en el informe.
Atentamente,
JOSE NELSON ESTRADA HENAO
Contralor Municipal de Pereira
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2. RESULTADOS DE ATENCION DENUNCIA
2.1 ALCANCE
La Contraloría Municipal de Pereira en cumplimiento de su función constitucional
mediante Resolución N°123 de agosto 3 de 2015 el Contralor de Pereira, designó
a unos funcionarios para conformar el grupo especial de reacción inmediata para
su operación de vigilancia al Municipio de Pereira, otorgando facultades
especiales de policía judicial, de conformidad con la Ley 1474 de 2011 en sus
artículos 114° y 115°.
Dentro del ejercicio de control fiscal y siguiendo las políticas del programa de
Gobierno del Contralor Municipal de Pereira para el período constitucional y legal
2012-2015, es una prioridad la vigilancia eficaz y eficiente de la gestión fiscal de la
administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del
Municipio incluyendo el ejercicio de un control financiero, de gestión y de
resultados, fundado en los principios rectores del control fiscal. Así mismo llevar a
la Contraloría Municipal a una articulación con la ciudadanía organizada como
punto de partida y de llegada del ejercicio del Control Fiscal con el propósito de
salvaguardar los recursos manejados por los administradores públicos.
Además la contratación estatal será siempre una de las líneas prioritarias de
auditoría que atenderán los organismos de control fiscal, por la cantidad de
recursos invertidos en desarrollo de la misión del Municipio y la afectación directa
a la comunidad Pereirana, quien a través de sus denuncias dan a conocer hechos
que puedan ser objeto de seguimiento.
La Administración Municipal por medio de la Secretaría de Desarrollo
Administrativo adelantó el proceso de Subasta Inversa Presencial N°056-2015
para el “Suministro de materiales, herramientas y equipos de construcción,
necesarios para el desarrollo de programas y proyectos que adelanta el Municipio
de Pereira”, que fue adjudicada mediante la Resolución N°2812 de junio 25 de
2015, llevando a cabo el procedimiento cuando un sólo oferente resulta habilitado
de conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.2.2 numeral 5 del Decreto 1082 de 2015.
Documentación debidamente publicada en el portal SECOP y actualmente se
encuentra en estado celebrado con la adjudicación de los contratos de suministro
N°2151 y N°2158 suscritos con Gustavo Hernández Romero y La Gran Ferretería
respectivamente, este último es el que se asocia directamente con la denuncia
que dio pie a esta investigación.
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El contrato N°2158 que tuvo fecha de inicio el día 30 de junio de 2015 por un valor
de $4.552.473.934, y no de $4.352 millones como lo afirma el denunciante, será
cancelado mediante actas parciales vencidas según consumo, por los valores
unitarios contenidos en la propuesta final y de acuerdo a la programación del PAC,
previo cumplimiento de las obligaciones derivadas del objeto del contrato y su
aceptación a satisfacción por parte del Municipio de Pereira, certificado por el
supervisor. Dentro de la totalidad de bienes que hacen parte del contrato se
encontraron ciertamente pactados los siguientes ítems:
Item
Rastrillo
Disco cortadora 14 Diam
Hidrolavadora Black&Decker
Vr Unitario
IVA Incluido
$1.618.199
$1.349.998
$1.789.998
Fuente: Expediente Contrato N°2158-2015- Cifras pesos $
Una vez conocidos todos los antecedentes se procedió a solicitar la información a
la Secretaría de Desarrollo Administrativo mediante acta de agosto 3 recibido con
Radicación N°45972-2015 y se aportó Certificado por parte de la Dirección
Administrativa de Gestión de Activos y Recursos Físicos y de la Almacenista, de
agosto 4, indicando: “….Que del contrato N°2158-2015 no se ha generado entrada
de almacén, ni orden de pago. Los bienes productos del contrato serán destinados
a la Secretaría de Infraestructura, Secretaría de Deportes y la Secretaría de
Desarrollo Administrativo para el año en curso…” Lo que indica que aunque el
contrato se celebró y cuenta con acta de inicio, a la fecha ninguna de las
Secretarías ha requerido alguno de los elementos pactados, por ende no se ha
efectuado ningún pago al respecto.
2.2 HALLAZGOS
Analizado el derecho de contradicción al informe preliminar que fue ejercido
mediante oficio del Secretario de Desarrollo Administrativo N°0794 del 14 de
agosto de 2015, no se ratificaron ninguna de las tres (3) observaciones por lo que
no se configuraron hallazgos, por los argumentos que a continuación se detallan
para cada una de ellas:
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OBSERVACION N°1: IMPRESICION COTIZACIONES (DESESTIMADO)
Los Estudios previos ajustados de mayo 26 de 2015 en el Numeral 4.1 que hacen
parte integral de la Subasta Inversa Presencial N°056-2015, determinan que el
valor estimado del contrato se encuentra soportado en dos (2) cotizaciones que
sirvieron de base para elaborar el presupuesto oficial que dio como resultado el
análisis del sector y estudio de mercado, basado en la comparación de los precios
históricos, lo que da como resultado trabajar con el promedio de las cotizaciones
recibidas así:
Item
Rastrillo
Hidrolavadora B&D 846
Cotización 1
IVA Incluido
1.624.000
1.249.999
1.800.000
Cotización 2
IVA Incluido
1.612.400
1.449.998
1.780.000
Vr Promedio
IVA Incluido
1.618.200
1.349.999
1.790.000
Fuente: Estudios previos Subasta Inversa Presencial N°056-2015- Cifras Pesos $
La Cotización N°1 a la que hace alusión el cuadro fue presentada en dos partes
por La Gran Ferretería Ltda en febrero 3 para los primeros dos ítems y en marzo
de 2015 donde se incluyó la Hidrolavadora, evidencia concordancia con los
precios consignados en los Estudios Previos.
En tanto que la Cotización N°2 fue presentada por Ferretería Arcolores el 3 de
febrero de 2013, donde se encuentran diferencias por cuanto el Disco cortadora
14 Diam en la página 76 del expediente figura con un precio de $1.102.000 antes
de IVA, para un total de $1.278.320, que difiere de $1.449.998 presentado en el
cuadro anterior, lo que indica que el promedio para este ítem se encuentra mal
calculado por cuanto el real debería ser $1.264.159, lo que arroja una diferencia
$171.678.
ANALISIS RESPUESTA
La Secretaría de Desarrollo Administrativo en el derecho de contradicción al
informe preliminar indica con respecto:”… En lo referente al ítem DISCO
CORTADORA, le asiste la razón al ente de control, y se advierte un error
involuntario de trascripción proveniente de la Secretaría de Infraestructura desde
el Estudio Previo por el volumen de ítems a transcribir, que repercutió en el
promedio aritmético realizado, sin embargo el precio promedio no sobrepasa los
precios establecidos para este ítem en las ferreterías de la región”.
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A la luz de la lectura, este organismo de control considera que el argumento
expuesto es válido y que por ser un error involuntario de transcripción, no se
afecta el promedio aritmético, por los tanto se desestima la observación y no se
consolida como hallazgo.
OBSERVACION N°2: ESPECIFICACIONES TECNICAS (DESESTIMADO)
Tanto la ficha técnica inicial, como el proyecto de pliego de condiciones,
publicados en el SECOP el 20-04-2015, que hacen parte de la Subasta Inversa
Presencial N°056-2015 para el “Suministro de materiales, herramientas y equipos
de construcción, necesarios para el desarrollo de programas y proyectos que
adelanta el Municipio de Pereira”, carecían de especificaciones técnicas detalladas
de cada uno de los ítems a adquirir; es así como el proponente Ing. Oscar Arias
Mejía mediante correo electrónico de abril 21 de 2015 en su numeral 6 presenta
observaciones al proceso en mención indicando que: “…detallamos las
herramientas, equipos de construcción, elementos de protección personal a tener
en cuenta, dado que no se pueden catalogar como materiales de construcción.
Favor tener en cuenta las observaciones a cada ítem…”.
Item
Observación
Rastrillo
Especificar material, número de dientes
Disco cortadora 14 Especificar tipo de aplicación: concreto, humo o seco o
Diam
asfalto o piedra?
Hidrolavadora
Especificar potencia, alimentación eléctrica. Caudal de
B&D
trabajo y tipo de uso. Eliminar la marca Black&Decker toda
vez que limita la participación de otras marcas.
Fuente: Observaciones Ing. Oscar Arias Mejía de abril 21 de 2015
Ante esta observación la Administración Municipal, respondió: “…En cuanto a las
especificaciones de los ítems relacionados, se harán las aclaraciones respectivas
en pliego de condiciones definitivo…”, lo que pudo conllevar en su momento al
denunciante a precisar que existían serias imprecisiones de los elementos que
pretende adquirir la Alcaldía, dando como resultado las dudas por sobrecostos.
ANALISIS RESPUESTA
La Secretaría de Desarrollo Administrativo, en el derecho de contradicción al
informe preliminar indica: “…A folio (07) siete del pliego de condiciones y a folio
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(05) cinco de la ficha técnica definitiva, GRUPO No. 1 MATERIALES DE
CONSTRUCCIÓN, EQUIPO, HERRAMIENTAS Y OTROS, se aprecia la siguiente
descripción (Rastrillo alcance máximo: 3.70M extensor “Mango”: por acople ángulo
de inclinación 45 aproximadamente sistema de giro: manual material del extensor.
Aluminio número de filamentos:64 Longitud del extensor:185M dimensiones
(Armado): 1.85 x 1.20 x 0.15 M peso 3.0 Kg volumen de embalaje: 0.07
M3…”.”…A folio (13) trece del pliego de condiciones y a folio (13) trece de la ficha
técnica definitiva, GRUPO No. 1 MATERIALES DE CONSTRUCCIÓM, EQUIPO,
HERRAMIENTAS Y OTRO, se aprecia la siguientes descripción: DISCO
CORTADORA piso 14 DIAM, disco diamantado segmentado 14 pulgadas (35,5 cm
ancho) concreto curado…”…A folio (20) veinte del pliego de condiciones y a folio
(21) veintiuno de la ficha técnica definitiva, GRUPO No. 1 MATERIALES DE
CONSTRUCCIÓN, EQUIPO, HERRAMIENTAS Y OTROS, se aprecia la siguiente
descripción: Hidrolavadora PW17000 Potencia 1700W temperatura 370L/H cable
130 BAR (13 MPA) Black & Decker…”.
“…En razón de lo anterior se puede observar que el Municipio de Pereira detalló
las especificaciones técnicas de los elementos en cuestión, tanto en el Pliego de
condiciones definitivo, como en la Ficha técnica definitiva; tal como se le respondió
al observante NESTOR BRAVO S.A, en escrito de respuesta a observaciones al
proyecto de pliego de condiciones….”
El organismo de control considera que el argumento expuesto y los soportes que
fueron publicados oportunamente en el SECOP el 04-06-2015 son válidos, lo que
indica que la Administración Municipal tanto en los Pliegos de Condiciones y Ficha
Técnica Definitiva publicadas posteriormente a las observaciones, realizó
descripciones técnicas precisas de los tres (3) ítems objeto del informe, lo que
conlleva a que no se puede confirmar lo expuesto en la Denuncia, por lo tanto se
desestima la observación y no se consolida como hallazgo.
OBSERVACION N°3: COSTOS DEL MERCADO (DESESTIMADO)
La Contraloría Municipal de Pereira, con el fin de conocer los precios del mercado
para los tres (3) ítems objeto de la denuncia, realizó consultas vía internet
teniendo en cuenta las especificaciones y el tipo de sector al cual pertenecen, en
aras de la celeridad con la que deben actuar los grupos de reacción inmediata,
obteniendo la siguiente información:
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Al analizar las cotizaciones obtenidas antes detalladas, se calculan los siguientes
promedios:
Item
Rastrillo
Cotización 1
IVA Incluido
904.800
1.950.000
639.900
Cotización 2
IVA Incluido
904.800
1.800.000
655.000
Vr Promedio
IVA Incluido
904.800
1.875.000
644.950
Fuente: Cotizaciones vía internet- Agosto 4/2015- Cifras Pesos $
Una vez calculados los promedios del cuadro anterior, se comparan con el valor
unitario pactado en el Contrato N°2158-2015, obteniendo las siguientes
diferencias:
Item
Rastrillo
Vr Unitario
Contratado
1.618.199
1.349.998
1.789.998
Vr Promedio
del Mercado
904.800
1.875.000
644.950
Diferencia
713.399
-525.002
1.145.048
Fuente: Expediente Contrato N°2158-2015- Cotizaciones y Cálculo CMP-Cifras pesos $
Estas cifras indican que la Administración Central contrató los tres (3) ítems objeto
de la denuncia con precios que se presumen diferentes a los costos actuales del
mercado.
ANALISIS RESPUESTA
La Secretaría de Desarrollo Administrativo en el derecho de contradicción expone
lo siguiente: “…Es importante precisar que a la luz del principio de responsabilidad
estipulado por la Ley 80 de 1993, los servidores públicos están obligados a buscar
el cumplimiento de los fines de la contratación, protegiendo los derechos de la
entidad, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la ejecución
del contrato, en virtud de este principio sea lo primero señalar que la Entidad está
en la obligación de realizar el estudio de precios identificando los posibles
proveedores en el mercado del bien, obra o servicio a contratar, de conformidad a
lo establecido en la guía para la elaboración de estudios del sector G-EES-02 de
Colombia Compra Eficiente. Por lo tanto sería irresponsable cotizar los precios de
mercado en páginas como olx, o mercadolibre toda vez que: OLX es una
comunidad de anuncios on line, esta plataforma hace las veces de intermediaria y
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no es responsable con la información publicada, es decir que los precios allí
publicados no gozan de validez, simplemente es una página web que recolecta
datos personales que el usuario envía de forma voluntaria y con una finalidad
específica tal y como se lee en sus condiciones de uso, por su parte MercadoLibre
es una compañía de tecnología que ofrece soluciones de comercio electrónico
para que cualquier persona o empresa pueda comprar, vender, pagar y publicitar
de todo a través de internet, en la actualidad la única plataforma electrónica
autorizada para la Entidades Estatales es la establecidas por Colombia Compra
Eficiente, no sería posible para el Municipio de Pereira contratar a través de esta
compañía de tecnología, y por lo tanto se sale del campo de posible proveedor….”
“…Estas plataformas no se ajustan a la reglamentación colombiana, más
exactamente, a la Ley 1480 de 2011, sobre los derechos de los consumidores, ni
pueden presumirse como comerciante según lo estipulado en el Decreto 410 de
1971 Código de Comercio; de igual manera los precios allí publicados no incluyen
IVA, transporte y todos los impuestos, tasas y demás erogaciones que debe tener
en cuenta los proponentes cuando contratan con entidades estatales y utilizarlos
hipotéticamente para realizar estudios de mercado sería irresponsable y
acarrearía en desequilibrio económico en la ejecución contractual, además queda
demostrado que estas páginas no son idóneas para cotizar….”
“…Es por esto que la Entidad realizó el estudio de mercado con proveedores
reconocidos en el mercado municipal que normalmente provén este tipo de
productos, y sin embargo para efecto de darle la certeza al Ente de Control, de la
exactitud y coherencia con los precios establecidos en los estudios previos, se
adjuntan cotizaciones de HOMECENTER y AMC S.A.; establecimientos de
comercio abiertos, inscritos en el registro mercantil; y que se anuncian el público
como comerciantes, es decir que cumplen con todas las presunciones de estar
ejerciendo comercio según el artículo 13 del Código de Comercio, pero que no
contratan en la actualidad con el sector estatal y por lo tanto los precios no
incluyen los impuestos y tasas que los proponentes deben tener en cuenta al
contratar con las Entidades Estatales…..”
“…Al comparar los valores de estas cotizaciones, con los valores pactados en el
contrato No. 2158, se obtienen las siguientes diferencias…”
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Fuente: Cálculo cotizaciones Ago4/2015 Desarrollo Administrativo – Cifras Pesos $
El ente de control, al analizar los soportes allegados junto con el derecho de
contradicción ejercido por la Administración Central, acepta los argumentos
expuestos y teniendo en cuenta que las cotizaciones por internet no contemplan la
carga impositiva que se obliga para este tipo de contratos con el Estado, tal como
lo establecen el Pliego de Condiciones Definitivo, que en su numeral 3. Valor y
Forma de Pago determina que: “…Valores que incluyen IVA, y todos los
impuestos, tasas y demás erogaciones que debe tener en cuenta cada
proponente, además comprende todos los costos que pueda generar el objeto la
contratación, por lo tanto el proponente deberá proyectar todos los costos en que
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pudiera incurrir durante la ejecución del contrato…; así como lo Estudios Previos
ajustados, numeral 10 Análisis que sustenta la exigencia de garantías, que incluye
la Garantía de cumplimiento y de calidad de bienes, ambas por el 20% del valor
del contrato y garantía de responsabilidad civil extracontractual equivalente a 200
SMMMLV, que son cargados a los gastos de administración del contrato; costos
que no son tenidos en cuenta por las cotizaciones que se puedan hacer vía
internet, hecho que lleva a desvirtuar la afirmación de la denuncia con relación a
los presuntos altos costos de los ítems pactados.
Finalmente, aunque se evidencian algunas diferencias, el ente de control no puede
configurar a la fecha una gestión fiscal antieconómica, ineficiente e inoportuna
como lo contempla el artículo 6º de la Ley 610 de 2000, en vista que los
elementos no han sido adquiridos, ingresados al Almacén, ni pagados por la
Administración Central. Por lo tanto se desestima la observación y no se consolida
como hallazgo.

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