10. Anexo - Condiciones Técnicas y Especificas

10. Anexo - Condiciones Técnicas y Especificas

CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Y/O ENTREGA DE BIEN
1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO
Suministro de elementos de papelería, toner y útiles de escritorio y oficina.
2. UNIDAD DE MEDIDA
Unidad suministrada
DESCRIPCIÓN GENERAL
Contratar el suministro, a precios unitarios, de elementos de papelería, tóner y útiles de
escritorio y oficina, requeridos para el funcionamiento de las cinco (5) sedes
correspondientes a las microrregiones 38, 48 y 50, conforme a las especificaciones
técnicas requeridas por LA ANSPE, elementos que deberán ser entregados en los lugares
que el supervisor del contrato solicite.
3. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)
N/A
4. INSUMOS, BIENES, PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR
La Fiduciaria de Occidente en virtud del Contrato de Encargo Fiduciario No. 158 de 2013
de mandato con representación suscrito con la ANSPE, celebrará un contrato de
suministro de elementos de papelería, tóner, y útiles de escritorio y oficina a precios
unitarios, como consecuencia del proceso de selección que se realice, proyección de
elementos que se relacionan a continuación:
ÍTEM
BIEN O SERVICIO A
CONTRAR
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
UNIDAD DE
MEDIDA
1
Papel bond 20 carta
Papel bond, de 75 g/m2, tamaño
carta, resma por 500 hjs
Resma
2
Papel bond 20 oficio
Papel bond 20 oficio de 75 grm/2
resma x 500 hojas
Resma
3
Sobre de manila carta
Unidad
4
Sobre de manila oficio
Unidad
5
Sobre de manila extra
oficio
Unidad
6
Bandas de caucho
No. 22
Caja
7
Cinta de fácil corte, de
Cinta
pegante
polipropileno, con dimensiones
transparente 12 x 40 mts
(12 mmx40m)
Rollo
8
Cinta de enmascarar de
Dimensiones de (18 mm x 40m)
3/4"
Rollo
9
Chinches
Caja de chinches x 100
Unidad
10
Tijeras 7" mango plástico
Tijeras para multiusos, con
longitud total de 7", hoja de acero,
mango plástico.
Unidad
11
Bisturí
Bisturí elaborado en plástico,
tamaño de la cuchilla de 9 mm, con
bloqueo de la cuchilla y con corta
cuchilla.
Unidad
12
Sacaganchos manual
Unidad
13
Cosedora
estándar Cosedora para escritorio mediana,
corriente para escritorio
para grapa no 26/6
Unidad
14
Ganchos para cosedora
15
Cosedora industrial para Cosedora para oficina industrial
oficina
para grapa No. 23/10
Unidad
16
Gancho tipo grapa, referencia
Ganchos para cosedora
23/10, en alambre metálico
industrial 23/10
cobrizado, caja
Caja
17
Gancho clip mariposa en
Gancho tipo clip mariposa, no 2 en
alambre
metálico
alambre metálico galvanizado caja
galvanizado de 30 mm caja
x 50 uni.
x 50 uni.
Caja
18
Gancho clip corriente en
Gancho tipo clip estándar, en
alambre
metálico
alambre metálico galvanizado de
galvanizado de 50 mm caja
50 mm caja x 100 uni.
x 100 uni.
Caja
19
Perforadora de dos huecos
Perforadora estándar para
estándar para escritorio mediana
escritorio
1040
Gancho tipo grapa, referencia
26/6, en alambre metálico
cobrizado, caja por 5.000 unidades
Caja
Unidad
20
Perforadora industrial de oficina
Perforadora industrial para para trabajo pesado de dos huecos
oficina
con capacidad mínima para 100
hojas
Unidad
21
Reglas
Plástica de 30 cms
Unidad
22
Humedecedores
Cuenta fácil de 42 gms
Unidad
23
Marcador
resaltador
desechable,
punta
biselada elaborada en
felpa acrílica para realizar 3
trazos (varios colores)
Marcador resaltador desechable,
punta biselada, elaborada en felpa
acrílica para realizar 2 o 3 trazos
varios colores punta gruesa
Unidad
24
Pegante liquido x 240 a Pegante liquido universal x 240 a
250 grs
250 grs
Unidad
25
Barra de pegante x 40 grs
Pegante en barra presentación de
40 grs
Unidad
26
Compac disk cd-r 700mb Disco óptico
52x
gravable
27
Compac disk dvd-r
28
Memorias usb
Unidad
29
*Toner impresora HP 64A Toner para impresora Hewlett
Negro
Packard Ref: 64A Negro Original
Unidad
30
*Toner Lexmark T654X11A
Toner para impresora Lexmark
T654X11A
Unidad
31
*Toner Lexmark X656X11L Toner Lexmark X656X11L
Unidad
32
Carpeta en material propalcote,
Carpeta
blanca para
tamaño oficio, para legajar, de 320
archivo - conservación
gr, doble grapa y perforación para
(según muestra)
gancho legajador
Unidad
33
Folder horizontal oficio
(según muestra)
de
700mb
52x
Disco óptico gravable
Carpeta en material de cartón
tamaño oficio, color café para
legajar con marbete
Unidad
Unidad
Unidad
34
Gancho tipo legajador,
Gancho tipo legajador, pisador
pisador
plástico
y
plástico y corredora plástica caja x
corredora plástica caja x 20
20 unidades (según muestra)
unidades (según muestra)
Caja
35
Papel periódico de 70 x Papel periódico pliego de 70 x100
100
de 65 grms
Pliego
36
Huelleros
Redondo plástico de 4,5 cms
Unidad
37
Marcador
permanente
desechable, contenido de
tinta mayor a 2,5 y menor
o igual a 5 grms (varios
colores)
Marcador
permanente
,
desechable, contenido de tinta
mayor a 2,5 y menor o igual a 5
grms varios colores punta gruesa
Unidad
38
Marcador tinta seca para tablero
Marcador tinta seca para
acrílico desechable de punta
tablero acrílico desechable
biselada poliéster para hacer líneas
de punta biselada poliéster
aprox 2-7 mm varios colores punta
varios colores
gruesa
Unidad
39
Tabla para apoyar
Acrílica con gancho sujetador
Unidad
40
Tajalápiz
Metálico de bolsillo
Unidad
41
Borrador de nata
Borrador de nata largo 5,5 cm x 2
de ancho
Unidad
42
Plumigrafo esfero de tinta
permanente, desechable
contenido de tinta menor
o igual a 2,5 grm., punta
fina para realizar trazos de
0,4 mm (tinta mojada
varios colores)
Esfero de tinta permanente,
desechable, contenido de tinta
menor o igual a 2,5 grm, punta
fina, para realizar trazos de 0,4
mm. Varios colores
Unidad
43
Esfero
corriente
desechable, tinta plástico
presentación por unidad
con tapa (negro)
Bolígrafo desechable en plástico
con tapa
Unidad
44
Esfero
corriente
desechable, tinta plástico
presentación por unidad
con tapa (rojo)
Bolígrafo desechable en plástico
con tapa
Unidad
45
Lápiz en madera color café Lápiz para escritura fabricado en
con borrador, mina negra y madera, con borrador mina negra
dureza no 2
hb y dureza no 2
Unidad
46
Caja para archivo color Caja para archivo, color café de
café
20x26x42 cms.
Unidad
47
tarjetas blancas para
elaboración de carnet
según muestra
Unidad
48
Portacarnet plástico azul
según muestra
Unidad
49
Cintas portacarnet
Unidad
50
Cinta para Impresora de
carnets DataCard CP40
PLUS
Unidad
51
Cinta para empaque transparente
Cinta para empaque 48
dimensiones (48 mm x 40 mts no
mm x 40 mts
impresa)
Unidad
52
Tablero acrílico
Tablero borrable 80 x 120
Unidad
53
Borrador
acrílico
tablero Borrador para tablero acrílico, tipo
felpa sintética base en plástico.
Unidad
para
* La referencia de los toners están sujetos a modificación conforme a las impresoras que
adquiera la ANSPE
4.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO
Para dar cumplimiento al suministro de los elementos de papelería, tóner y útiles de
escritorio y oficina, el futuro contratista deberá tener en cuenta las siguientes
especificaciones:
4.1.1
4.1.2
Realizar la especificación de los elementos de papelería, tóner, útiles de escritorio
y oficina, a precios unitarios.
Realizar en cada una de las cinco (5) sedes de las tres (3) microrregiones el
suministro de los elementos de papelería, tóner, útiles de escritorio y oficina, dentro
de los cinco (5) días hábiles en las sedes de las microrregiones y dos (2) días
hábiles en la sede del Nivel Nacional, siguientes a que se emita la orden de pedido
por parte de la ANSPE.
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
Realizar el suministro de las órdenes de pedido que se requieren de carácter
Urgente en cada una de las cinco (5) sedes dentro de tres (3) días hábiles
siguientes a la solicitud y en la sede del Nivel Nacional dentro de un (1) día hábil
siguiente a la solicitud.
El contratista establecerá el número de personas a emplear para ejecutar el objeto
del contrato, de acuerdo con la organización que determine la cual estará sujeta a
revisión por parte de la ANSPE.
El proponente deberá ofrecer una página Web, en la cual a través de un software
y una clave que otorgue el contratista a los usuarios suministrados por la ANSPE
se podrán elaborar, consolidar, controlar y posteriormente enviar los pedidos.
El proponente deberá capacitar a los usuarios del mismo para un manejo
adecuado
El software deberá contar con las siguientes características:
No.
CARACTERÍSTICAS
1
Sistema Informativo para las fechas de solicitud de pedidos y
entrega de los mismos.
2
Sistema Informativo para el control de facturación y estado de
pagos.
3
Sistema Informativo para el control de elementos devueltos por
calidad.
4
Reportes como mínimo con los siguientes ítems:
5
a. Consumo mensual por elemento
b. Valor del elemento
c. Estadísticas de consumo de las solicitudes de elementos
mensual.
Permitir la utilización de navegadores WEB
6
La aplicación debe permitir la administración de usuarios,
determinando el nivel de acceso para cada uno de ellos.
7
La aplicación debe contar con opciones de consulta y
mantenimiento de tablas básicas como la del catálogo de
productos y precios contratados
8
La elaboración de los pedidos debe generar un número único
consecutivo el cual debe estar relacionado en las notas de
despacho.
9
La aplicación debe permitir exportar la información de la base de
datos hacia otras aplicaciones.
No.
CARACTERÍSTICAS
El software debe permitir al usuario coordinador de pedidos,
modificar y reimprimir el pedido aprobado a cada una de las
diferentes áreas o centros de consumo, sin perder la información
del pedido original ”Cantidad Pedida – Cantidad Aprobada”.
10
4.1.7 El proponente debe establecer el número de personas a emplear para ejecutar el
objeto del contrato, de acuerdo con la organización que determine, la cual estará sujeta a
la revisión por parte de la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema.
Sin embargo, deberá contar cómo mínimo con el siguiente personal:
PERSONAL
Un (1) ejecutivo de
Cuenta
REQUISITOS MÍNIMOS
Profesional con tarjeta profesional, con experiencia
específica comprobada mínimo de tres (3) años en el
manejo de contratos públicos o privados, contratos
estatales de suministro o contratos estatales
relacionados con el objeto a contratar, quien deberá
estar disponible para cualquier requerimiento por parte
del Supervisor del Contrato. (Este profesional actuará
como Coordinador del contrato por parte del
contratista).
Un (1) coordinador de
logística
Técnico, con experiencia específica en operación
logística en manejo de productos y servicios no menor
de tres (3) años, el cual deberá garantizar que los
despachos, los productos, las marcas y los tiempos de
entrega se cumplan de acuerdo con lo establecido en el
contrato y con tiempo exclusivo para la ejecución del
contrato.
Un (1) Encargado de
Facturación
Técnico, con experiencia específica de un (1) año en el
manejo del Software y generación de informes.
4.2 Calidad y Garantía de los bienes ofertados
El proponente deberá garantizar mediante certificación suscrita por el representante legal,
que entregará la totalidad de los productos relacionados en el presente documento y
Anexo
– CATÁLOGO DE ELEMENTOS Y PRECIOS MAXIMOS UNITARIOS,
determinando que se trata de productos de primera calidad, originales, nuevos, no
remanufacturados, ni genéricos y que responderá por los posibles defectos de fabricación
y pérdida o daños ocasionados por el transporte.
Los elementos e insumos que requieran manejo especial para su uso, conservación y
mantenimiento, deberán indicar dicha situación en los respectivos empaques. Los
elementos e insumos que no contengan la anterior información y que lleguen a tener algún
deterioro, deberán ser reemplazados por el contratista seleccionado sin costo alguno para
la Entidad Contratante.
Los toners o cartuchos para impresoras que en ejecución del contrato se soliciten deben
ser originales, y corresponder a las marcas de las impresoras de propiedad de la ANSPE,
para lo cual se requiere que dentro de los requisitos habilitantes del proceso de selección
el proponente presente la certificación de originalidad del fabricante.
4.3 Puntos de Entrega, Plazo de Entrega y Administración
La ANSPE para efectos de la administración del contrato que se derive del presente
proceso de selección designará un supervisor.
La coordinación por parte del proveedor, deberá estar en permanente contacto con el
supervisor del contrato por parte de la ANSPE, para el cabal cumplimiento del objeto
contractual.
El contratista, se compromete a suministrar los elementos, debidamente empacados e
identificados, en las sedes de las microrregiones 38, 48 y 50 y la sede del Nivel Nacional,
según la siguiente distribución:
MICRORREGION
38
48
50
Nivel Nacional
Sede
Arauca (Arauca)
Santa Marta
(Magdalena)
El Banco (Magdalena )
Plato (Magdalena )
Soledad (Atlántico)
Bogotá
Las entregas se realizarán de acuerdo con las solicitudes efectuadas por el supervisor del
contrato designado por la ANSPE, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles en las
sedes de las microrregiones 38, 48 y 50 y no mayor a tres (3) días hábiles en la sede del
Nivel Nacional; a partir de la fecha de la solicitud y con fundamento en el procedimiento
aprobado por el supervisor del contrato.
4.4 Recepción de Pedidos
El oferente debe garantizar mediante certificación suscrita que posee una infraestructura
tecnológica y que cuenta como mínimo con las siguientes alternativas en la sede de la
empresa, que le permitan a la ANSPE conocer acerca del comportamiento del suministro,
mediante atención personalizada y exclusiva, atención telefónica, Atención vía fax,
INTERNET y/o otros medios electrónicos de intercambio de documentos e información.
4.5 Entrega de pedidos:
El oferente seleccionado debe estar en capacidad de entregar el pedido a la ANSPE en
un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, en las Sedes de las microrregiones 38, 48 y
50, y dos (2) días hábiles en la Sede del Nivel Nacional, contados a partir de la fecha y
hora de la aprobación de los pedidos de la solicitud por parte del supervisor de la ANSPE.
El horario para la entrega de los pedidos es de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 5:00
p.m. de lunes a viernes. La entrega en los puntos la hará la persona que el oferente
seleccionado haya designado para tal fin.
Los pedidos deben suministrarse sin ninguna restricción en cuanto a valor y cantidad
mínima de pedido autorizada por el supervisor del contrato por parte de la ANSPE.
4.6 Atención de pedidos urgentes adicionales y/o extraordinarios:
En caso de pedidos urgentes la ANSPE los requerirá a través del supervisor del contrato,
el oferente seleccionado deberá entregarlos en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles
en las sedes de las microrregiones y dos (2) días hábiles, contados a partir del envío de
la solicitud por parte de la ANSPE.
4.7 Procedimiento para Atención de Reclamos y Devoluciones:
El proponente seleccionado deberá indicar por escrito al supervisor del contrato, al
momento de suscribir el contrato, el procedimiento a seguir en el evento que se presenten
reclamos y/o devoluciones de elementos defectuosos o de especificaciones diferentes o
inferiores a las requeridas, Indicando el tiempo de atención al reclamo.
De presentarse esta circunstancia, deberá adjuntarse a la facturación, la relación de las
devoluciones causadas indicando el motivo y el insumo o bien objeto de la reclamación.
Si la devolución se presenta después de aceptada la mercancía el oferente seleccionado
deberá anexar una Nota Crédito en la facturación descontado dicho valor.
El oferente seleccionado debe responder directamente por la mala calidad del suministro,
así como por los daños y mala calidad de los elementos suministrados, los cuales deben
ser cambiados en un plazo no mayor a un (1) día hábil después del envío de la
comunicación por parte del supervisor del contrato.
4.8 Procedimiento para fijar precios no previstos:
En el evento en que la ANSPE requiera durante la ejecución del contrato que se derive
del respectivo proceso de selección, un elemento no previsto en el anexo que contiene la
lista de los elementos a suministrar y que sea necesario para el normal funcionamiento de
las sedes y la operación en las microrregiones 38, 48 y 50, se adelantará el siguiente
procedimiento:
(i) El oferente seleccionado a solicitud del supervisor del contrato, deberá allegar dos (2)
cotizaciones según las características requeridas por la ANSPE, para que éstas sean
comparadas con otro proveedor del mercado, con el fin de determinar el precio techo a
cobrar.
ii) Si el valor ofertado por el oferente seleccionado es superior de los precios promedio de
mercado, el proponente deberá suministrarlo al precio de acuerdo a la cotización de menor
valor.
4.9 Procedimiento para la Entrega de Facturación:
El oferente seleccionado deberá entregar las facturas al supervisor, que deberán contener
la relación de los elementos suministrados con descripción, cantidades, valor unitario,
subtotal por elementos, destino de entrega, el lVA y el valor total, adicionalmente, deberá
entregar copia de las notas de entrega o notas de despacho con la firma de recibido.
4.10 Otros:
El valor de los insumos debe estar previsto dentro de la propuesta económica y por ningún
motivo se aceptarán costos adicionales durante la vigencia del contrato.
Si el oferente no indica en su propuesta económica o habiéndolo indicado no le da valor
a uno o alguno de los ítems relacionados, se entenderá que el valor ofertado es cero y de
cualquier manera deberá suministrar el bien.
El oferente seleccionado debe contar dentro de sus instalaciones con un stock mínimo de
insumos que pueda atender las eventuales solicitudes de bienes.
El equipo humano que requiere el oferente seleccionado para el cumplimiento del contrato,
serán de su exclusiva responsabilidad, por lo anterior no existirá relación laboral alguna
entre la Fiduciaria de Occidente, quien actúa en calidad del mandato con representación
de la ANSPE y los trabajadores del oferente, de igual manera tampoco será responsable
por el pago de salarios y prestaciones sociales
5. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
El proponente seleccionado mediante el presente proceso se obligará con la suscripción
del contrato a:
5.1 OBLIGACIONES GENERALES
5.1.1 Cumplir con el objeto del contrato, de acuerdo con todas y cada una de las
obligaciones establecidas en el mismo, en la ficha técnica, los estudios previos, el pliego
de condiciones y sus anexos y la propuesta presentada.
5.1.2 Obtener y presentar para su aprobación, las garantías exigidas por la ANSPE, en
las condiciones, plazos y montos establecidos en el contrato, así como mantener vigentes
sus amparos y prorrogarlos en los términos señalados, en caso de ser requeridos.
5.1.3 Ejecutar con plena autonomía técnica y administrativa el objeto contractual.
5.1.4 Mantener actualizado su lugar de ubicación durante la vigencia del contrato y cuatro
(4) meses más.
5.1.5 Atender todos los llamados o requerimientos que le realice la FIDUCIARIA a través
del supervisor del contrato designado por la ANSPE.
5.1.6 Mantenerse a paz y salvo en el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas
de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a Caja de Compensación Familiar,
al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje, de
conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por el
artículo 9 de la Ley 828 de 2003, y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.
5.1.7 Informar de manera inmediata a LA FIDUCIARIA cualquier hecho constitutivo de
fuerza mayor o caso fortuito, que impida el cumplimiento del objeto del contrato.
5.1.8 Sin perjuicio de la autonomía técnica y administrativa, atender las instrucciones y
lineamientos que durante el desarrollo del contrato de le impartan por parte de LA
FIDUCIARIA en representación de la ANSPE.
5.1.9 Cumplir con las obligaciones que se generen a su cargo y que se deriven de la
naturaleza del contrato y de las exigencias legales, entre ellas aquellas de carácter
tributario.
5.1.10 No acceder a peticiones o amenazas que tengan por fin obligarlo a hacer u omitir
algún acto o hecho irregular e informar inmediatamente a la FIDUCIARIA y demás
autoridades competentes.
5.1.11 Entregar información veraz y verificable para los fines relacionados con las normas
referentes al control y prevención de riesgos de lavados de activos y de la financiación del
terrorismo, contenidas en la Circular Básica Jurídica emitida por la Superintendencia
Financiera de Colombia y las demás que el futuro la adicionen o modifiquen.
5.1.12 Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando
dilaciones y entrabamientos injustificados.
5.1.13 Corregir de forma inmediata cualquier falla o error que se cometa en la ejecución
del objeto contractual.
5.1.14 Presentarse a la FIDUCIARIA, en el momento en que sea requerido, para la
suscripción de la correspondiente acta de liquidación del contrato.
5.1.15 Hacer seguimiento permanente sobre la ejecución del contrato que se derive del
presente proceso selección.
5.1.16 Asistir a las reuniones de seguimiento de ejecución del contrato, programadas por
la FIDUCIARIA y las personas que designe ANSPE y de igual manera, presentar los
informes que les sean requeridos.
5.1.17 Responder por los riesgos y perjuicios que se causen a terceros en razón o con
ocasión de la ejecución y cumplimiento de las obligaciones a su cargo, referidas en el
contrato que resulte del proceso de selección.
5.1.18 Cumplir con la legislación de seguridad y salud ocupacional y ambiental vigente,
entre otras, y con lo establecido en la Guía de Buenas Prácticas Ambientales, la Guía de
Controles Operativos de Seguridad y Salud Ocupacional y otras relacionadas de
conformidad con las actividades a desarrollar según el objeto del contrato.
5.1.19 Las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato y
de las exigencias legales.
5.2 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS
5.2.1 Suministrar en cada una de las sedes de las microrregiones señaladas por la
ANSPE, dentro de los cinco (5) días hábiles en las sedes de las microrregiones 38, 48 y
50 y dentro de los dos (2) días en la sede del nivel nacional, siguientes a que se emita la
orden de pedido los elementos necesarios de papelería, toner y útiles de escritorio y
oficina.
5.2.2 Cumplir con los requisitos de calidad y especificaciones técnicas de acuerdo a los
ofertados en la propuesta presentada y en las cantidades requeridas.
5.2.3 Suministrar cualquier elemento de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina y
otros inherentes a la ejecución del contrato, que no esté registrado en la solicitud inicial
para estudio de mercado. Para lo anterior, el contratista deberá allegar dos (2)
cotizaciones según las características requeridas para que éstas sean comparadas con
otro proveedor del mercado, con el fin de determinar el precio techo a cobrar.
5.2.4 Realizar el suministro de elementos de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina
en forma completa, es decir que no se aceptarán entregas parciales, salvo autorización
del Supervisor del contrato.
5.2.5 Remplazar los bienes que resulten defectuosos o dañados en un término no mayor
a dos (2) días hábiles, contados a partir del momento en que se informe la anomalía por
parte del Supervisor del contrato.
5.2.6 Mantener durante toda la ejecución del contrato, los precios ofrecidos de todos y
cada uno de los elementos de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina, conforme a
la propuesta presentada.
5.2.7 Asumir los gastos de transporte de los elementos objeto del contrato que se derive
del proceso de selección que se adelante. En ningún caso el contratista podrá trasladar
estos gastos a la FIDUCIARIA.
5.2.8 Mantener en funcionamiento y actualizado el procedimiento para la atención de
reclamos y devoluciones, según los requerimientos del supervisor del contrato.
5.2.9 Disponer de un número de atención telefónica y correo electrónico de lunes a viernes
para atender los requerimientos de la ANSPE. Por éste servicio no habrá un cobro
adicional, ni en el valor de los elementos, ni en el valor del contrato como tal.
5.2.10 Mantener durante toda la ejecución del contrato, los precios ofrecidos de todos y
cada uno de los elementos de papelería, tóner y útiles de escritorio y oficina conforme a
la propuesta presentada.
5.2.11 Presentar un informe mensual de la ejecución del contrato en el cual se indique
como mínimo:
a) Los consumos por elemento y sedes de las microrregiones, discriminando el valor de
cada uno de los elementos autorizados y suministrados según su cantidad.
b) Indicar las devoluciones que se presentaron con su respectiva justificación
c) El valor ejecutado
5.2.12 Realizar una capacitación inicial a los usuarios del sistema. Adicionalmente, se
debe comprometer a llevar a cabo las capacitaciones que se requieran sobre el manejo
del software utilizado para la elaboración, consolidación, control y envío de pedidos.
5.2.13 Entregar las correspondientes claves a los funcionarios designados por la ANSPE
que efectuarán las solicitudes u órdenes de suministro de elementos así como aquellos
funcionarios designados para la aprobación de los mismos, bajo el software que suministre
el contratista.
5.2.14 Mantener durante la ejecución del contrato el personal ofrecido en su propuesta
técnica.
5.2.15 El proponente debe ser distribuidor autorizado por el fabricante o por el distribuidor
mayorista de los tóners que se requieran, para demostrar el cumplimiento de esta
obligación, el oferente deberá aportar dentro de su propuesta la certificación expedida por
el fabricante o distribuidor mayorista, según el caso, cuya fecha de expedición no podrá
ser mayor a seis (6) meses.
5.2.16. Entregar durante los diez (10) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato
el plan de reciclaje de cartuchos y consumibles de impresión que manejará durante la
ejecución del contrato, el cual se debe estar enmarcado dentro del plan de manejo
ambiental de la compañía.
5.2.17 Garantizar la calidad de la totalidad de los productos ofrecidos por un período
mínimo de (1) año contado a partir de la entrega de los mismos.
6. Se deberá utilizar un formato de control de recepción de pedidos orden de entrega o
remisión) de los bienes objeto del suministro, para llevar el registro de las solicitudes
efectuadas que deberá ser previamente avalado por el supervisor del contrato, este como
mínimo deberá incluir lo siguiente: dirección, destinatario, descripción de los elementos,
cantidades, valor unitario, valor total sin y con IVA valor total por cada punto de entrega.
7. Entregar los elementos de papelería, útiles de oficina, e insumos para equipos de
cómputo, entre otros insumos en cada una de las sedes, debidamente empacados e
identificados.
8. Entregar productos de primera calidad, originales, nuevos, no remanufacturados, según
las especificaciones técnicas.
9. Asumir la totalidad de los costos por la reposición a que hubiera lugar en caso de
pérdida parcial o total de los productos, cualquiera que sea la causa.
10. Presentar cuando el supervisor lo requiera, informes detallados de las entregas, en
impreso y en medio magnético.
11. Entregar a la terminación del contrato, en impreso y medio magnético, los datos
resultantes de la ejecución del contrato, tales como cantidades despachadas, costos
unitarios, referencias, por cada centro de costos y por sede y en general toda aquella
información que le solicite el supervisor del contrato.
12. Cuando el proponente omita diferenciar el IVA de un producto que esté gravado, se
compromete a aceptar que está incluido dentro del valor presentado (IVA presunto) y que
no presentará ninguna reclamación por dicho concepto.
13. El contratista, para la presentación de la factura, deberá adjuntar copia de las notas
de entrega o notas de despacho con la firma de recibido de cada responsable, para el
efecto el supervisor del contrato designado por la ANSPE entregará antes de la iniciación
del mismo, un listado de los almacenistas responsables de los puntos de entrega.
14. Presentar a la ANSPE, antes de la suscripción del contrato, el plan de manejo
ambiental de residuos sólidos que implementará el proponente seleccionado.
15. Disponer del transporte necesario y del personal idóneo para la entrega oportuna en
las sedes, los elementos requeridos por la ANSPE.
16 Atender los requerimientos, instrucciones o recomendaciones que durante el desarrollo
del contrato le imparta LA FIDUCIARIA, a través del supervisor del mismo, para una
correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones.
17. Constituir la garantía única de cumplimiento establecida en el presente documento y
tramitar la ampliación de la misma o sus modificaciones, en el evento que el contrato sea
adicionado, prorrogado o modificado.
18. Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr el total cumplimiento
del objeto, el alcance y las obligaciones contratadas, aunque no estén específicamente
señaladas en el presente documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la
naturaleza y objeto del contrato.
19. Presentar con la cuenta de cobro y/o factura correspondiente de cada suministro
(Mensualmente), una relación clara y detallada de cada producto suministrado.
6. FORMA DE PAGO
La FIDUCIARIA realizará pagos mensuales, por los bienes suministrados, previa
presentación de los requisitos exigidos para el pago.
Para determinar el valor final que pagará la FIDUCIARIA al proponente que resulte
seleccionado, se aplicará al precio de arranque de cada uno de los ítems objeto de la
presente contratación (propuesta económica de menor valor), el porcentaje de descuento
que resulte al final de la subasta. Para el efecto, el oferente seleccionado antes de la
adjudicación, diligenciará el formato de propuesta económica incluyendo los valores
unitarios finales.
El desembolso del último pago se efectuará previa suscripción del acta de liquidación.
7. REQUISITOS PARA EL PAGO
El contratista deberá allegar los siguientes documentos:

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
Factura con el cumplimiento de todos los requisitos de ley
Certificación de cumplimiento y recibo a satisfacción suscrita por el Supervisor del
contrato
Fotocopia Rut (Primer Pago)
Certificación Bancaria (únicamente primer pago o cuando haya cambio de cuenta)
Certificación a la fecha, expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal
de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de 2002,
modificado por el Artículo 9 de la Ley 828 de 2003, y el Artículo 23 de la Ley 1150
de 2007, en la cual se acredite el cumplimiento del pago de las obligaciones
derivadas de los aportes de sus empleados, a los sistemas de Salud, Riesgos
Laborales, Pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar y Sena
8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Entrega de los elementos objeto de suministro
El suministro de los elementos se deberá realizar en las sedes de las microrregiones 38,
48 y 50 y la sede del Nivel Nacional, de conformidad con las direcciones suministradas
por el supervisor del contrato.
Para todos los efectos el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá.
9. TIPO DE CONTRATO A CELEBRAR
El contrato que se celebre como consecuencia del presente proceso de selección será un
contrato de suministro
10. PLAZO DE EJECUCIÓN
El plazo de ejecución que resulte del presente proceso de selección, será hasta el 31 de
Julio de 2014 ó hasta agotar el valor del contrato, contado a partir del cumplimiento de los
requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo.