gh-i-002 inducción específica del personal administrativo

Transcripción

GH-I-002
INDUSTRIAL DE ALIMENTOS
FLÓREZ Y CÍA. S.A.S.
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INDUCCIÓN ESPECÍFICA DEL PERSONAL
ADMINISTRATIVO
Mayo 31 de 2013
1. OBJETIVO
Dar las pautas para la inducción específica del personal administrativo, con el fin de orientar al colaborador y de realizar
su entrenamiento en el puesto de trabajo.
2. ALCANCE
Este Instructivo es aplicable para todo el personal administrativo que contrate Industrial de Alimentos Flórez y Cía. S.A.
3. DEFINICIONES
No aplica para este Instructivo
4. RESPONSABLE
El responsable de establecer, mantener y actualizar este instructivo es el Gestor de Talento Humano.
5. DESARROLLO
ACTIVIDAD
¿REQUIERE EXPLICACIÓN?
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
Qué hace?
Cómo lo hace?
Quién lo hace?
Qué
registros
generados
en
actividad
son
la
INDUCCIÓN EN EL PROCESO DE GESTIÓN HUMANA
Esta es la primera inducción específica que recibe el nuevo personal administrativo. Su duración es de 8 Horas (Administradores
supervisores de Servicio de alimentación) y 4 horas (Gestores, Coordinadores, Auxiliares, Apoyo administrativo).
1. Bienvenida
2. Temática
Se le da la bienvenida y se presenta el nuevo compañero al personal
ubicado en las oficinas.
Se le indica al trabajador (Gestor, Administrador o supervisor de servicio
de alimentación) que Gestión Humana es un área de apoyo a su labor,
en todo lo relacionado con la administración del personal a cargo
(contratación, seguridad social, normatividad, capacitaciones, entre
otros).
Gestor del Talento
Humano
Gestor del Talento
Inducción especifica
Humano
personal
administrativo GH-F013
y
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Se inicia la inducción con los siguientes elementos:
 Reseña histórica de la Organización.
 Estructura organizacional.
 Clientes de la Organización y su ubicación geográfica.
 Direccionamiento estratégico de la Organización.
 Enfoque de procesos del área
 Elaboración de nomina
 Explicación sobre el Sistema de seguridad social (ley 100).
 Explicación del esquema de compensación flexible y variable.
 Procedimientos e instructivos de Gestion Humana documentados en
el SGI:
3. Compromisos
GH-P-001 Procedimiento para la administración del talento Humano.
GH-I-001 Instructivo para inducción del personal operativo.
GH-I-002 Instructivo para inducción del personal administrativo.
Esta actividad sólo aplica para los Administradores de servicios de Administradores de
alimentación:
servicio de
alimentación.
a. Diligenciar en presencia del empleado y enviar mensualmente, la
primer semana del mes siguiente, el formato GH-F-014 seguimiento al
desempeño de funciones del personal operativo.
b. Evaluar semestralmente (junio y diciembre) al personal a cargo de
acuerdo con el formato establecido GH-F-011 –Evaluación de
competencias y desempeño.
c. Reportar la nómina del personal a cargo con las novedades que se
presentan en la respectiva quincena 4 días antes del pago de la misma.
d. Realizar una capacitación mensual en el servicio de alimentación de
acuerdo con la programación que entrega previamente Gestión Humana.
e. Realizar y enviar la inducción especifica del personal a cargo durante
la primera semana de labores del nuevo trabajador.
f. Realizar y enviar inmediatamente las actas de descargos tomados al
personal, cuando se incumple algún deber u obligación por parte del
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trabajador; para poder dar una respuesta oportuna desde el Área de
Gestión Humana.
g. Entregar oportunamente a los trabajadores la documentación enviada
por el Área, teniendo presente que cuando se envía copia, como en los
casos de cartas de preaviso de terminación de contrato, sanciones
disciplinarias, entre otros; el trabajador debe firmar la copia, y el
administrador devolverla a Gestion Humana.
INDUCCIÓN EN EL SUBPROCESO DE SALUD OCUPACIONAL
La duración de esta inducción será de 3 horas para el personal que laborará en cargos del proceso de producción y de 1 hora para el resto de
los cargos.
1. Temática
Coordinador Salud
 Definición de Salud Ocupacional (con sus respectivas disciplinas).
Ocupacional
 Explicación del Sistema General de Riesgos Profesionales.
 Definición de accidente de trabajo (presentación de casos más
comunes en la empresa).
 Definición de enfermedad profesional.
 Prestaciones económicas y asistenciales reconocidas por la ARL.
 Definición de cada uno de los riesgos y peligros a los cuales estamos
expuestos en un servicio de alimentación.
 Presentar la estructura del sistema de gestión integral conforme a la
norma 18001:2007
 Explicar los requisitos y responsabilidades frente al Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Adicionalmente:
SO-M-001 Manual de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
PC-P-011 Procedimiento para identificar y controlar peligros y riesgos a
colaboradores y productos.
SO-P-001 Procedimiento para el reporte y la investigación de accidentes
SO-P-002 Procedimientos para tareas de alto riesgo
SO-P-003 Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias
INDUCCIÓN EN EL PROCESO DE COMPRAS
La duración de esta inducción será de 4 horas para todo el personal administrativo.
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1. Temática
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
Bienvenida y presentación del personal que interviene en el proceso Gestor de Compras
de compra.
 Explicación del objetivo del proceso de compra.
 Enfoque de procesos del área.
 CO-P-001-Procedimiento para compras.
 CO-P-002-Procedimiento para evaluación, selección y seguimiento
de proveedores.
 CO-P-003-Procedimiento para el despacho de materias primas e
insumos.
 Modificaciones a pedidos: porcentaje permitido, justificaciones e
informe mensual.
 Establecimiento de las rutas compras de acuerdo con la ubicación de
los servicios de alimentación y de su capacidad de almacenamiento.
 Explicación de los indicadores de gestión compras y su aporte como
insumo de información oportuna y confiable y precisa.
 Informe de fechas límite de envío de documentos que son insumo de
trabajo para Gestión compras.
 Programación de los pedidos por servicio de alimentación (antelación
y especificaciones).
 Reseña de proveedores activos (lista de proveedores aceptables)
 Documentos de Gestión compras que apoyan la planeación en los
servicios de alimentación:
-Lista de postres
-Lista de productos de bodega
-Distribución de proveedores de carnes para compra por
zonas.
INDUCCIÓN EN EL PROCESO DE SISTEMAS
Esta inducción es para el personal Administrador de los Servicios de Alimentación y para el personal administrativo, tendrá una duración de 1
hora.
1. Temática
 Se da a conocer las funciones y personal que compone el área de Gestor Sistemas
sistemas.
 Situación actual de la empresa frente a recursos tecnológicos, tanto
de Hardware como de Software.
 Normas de conductas frente a los recursos tecnológicos.
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



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Solicitud de soporte y nuevos requerimientos como apoyo a la
mejora y automatización de procesos.
Entrega y conocimientos de herramientas utilizadas como canales de
comunicación en la empresa.
Reportar cualquier anomalía concerniente a sistemas, bien sea fallas
técnicas o nuevas requisiciones de automatización de procesos.
Correo electrónico e Internet
Adicionalmente para personal administrativo
 Accesos Internet y remoto
 Red de datos
 Planta telefónica
 Control de gastos
 Indicadores de gestión (sólo aplica para Gestores)
 Ofimática (cuando aplique)
 Copias de seguridad.
Adicionalmente para administradores
alimentación
 Sistema Biométrico (facturación)
INDUCCIÓN EN EL PROCESO DE CALIDAD
y supervisores de servicio de
La duración de esta inducción será de 6 horas para todo el personal administrativo.
1. Temática
Gestor de Calidad
 Qué es un Sistema de Gestión Integral.
 Beneficios del proceso de certificación.
 Principios de las Normas ISO.
 Política y objetivos Integrales
Adicionalmente para Gestores y Administradores de servicio de alimentación.
 Procedimientos de calidad:
AC-P-001 Procedimiento para el control de documentos y registros
AC-P-002 Procedimiento para aplicar acciones correctivas, preventivas y
de mejora.
AC-P-003 Procedimiento para auditorias internas
AC-P-004 Procedimiento para el control equipos de seguimiento y
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medición.
AC-P-005 Procedimiento de actualización legal

Solicitudes que se hacen a Gestión Calidad y obligaciones del área
frente a calidad:
-Administradores y supervisores con G.Calidad: Reporte mensual de
sobras, Inventario anual de equipos, Auditorias, Necesidades y
expectativas de los clientes, Acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
-G.Calidad con Administradores: Metrología, Documentación, Equipos de
medición.
INDUCCION EN EL PROCESO DE MERCADEO
La duración es de 4 horas y es dirigida a Gestores, coordinadores, administradores y supervisores de servicio de alimentación
1. Temática
Gestor de Mercadeo
 Capacitación en Servicio al cliente.
 Explicación de identidad corporativa
 Carta de presentación de la empresa.
 Programa Triplesss.
 Procedimientos de mercado y comunicaciones:
Procedimientos de Gerencia:
GE-P-002 Procedimiento para la revisión de los requisitos del cliente
GE-P-003 Procedimiento para la prestación del servicio asociado.
GE-P-004 Procedimiento de Consulta y Comunicaciones.
INDUCCION EN EL ÁREA DE COSTOS Y PRESUPUESTOS
La duración es de 2 horas y es dirigida a administradores y supervisores del servicio de alimentación.
1. Temática
Auxiliar de costos y
 Control de Materia Prima
 Inventarios (manejo y diligenciamiento de formatos) CO-F-017 presupuestos
Inventario final
 Recibos de caja
 Formato de ventas
INDUCCIÓN EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓN
Esta será la última inducción específica que recibirá el nuevo personal administrativo. Su duración será de 30 horas para los Administradores y
supervisores de los Servicios de Alimentación y de 2 horas para otros cargos administrativos.
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Para personal que va a desempeñar cargos de producción:
1. Mapa del proceso de producción y enfoque de procesos del área.
2. Procedimientos, instructivos, manuales y planes de calidad de
producción:
PC-P-001 Procedimiento para el control de bienes que son propiedad del
cliente.
PC-P-002 Procedimiento para identificación y trazabilidad
PC-P-003 Procedimiento para recibir e inspeccionar materias primas e
insumos
PC-P-004 Procedimiento para almacenar materias primas, insumos y
producto terminado
PC-P-005 Procedimiento para el control del proceso productivo
PC-P-006 Procedimiento para el mantenimiento y la adecuación de planta
física y equipos
PC-P-008 Procedimiento para la prestación del servicio de alimentación
PC-P-009 Procedimiento para el manejo de residuos
Gestor de
PC-P-010 Procedimiento para el empaque y transporte de producto Producción
terminado
PC-P-011 Procedimiento para identificar y controlar peligros y riesgos a
colaboradores y productos
PC-P-012 Procedimiento para el manejo del agua potable y del hielo
PC-P-013 Procedimiento para el control del producto servicio no conforme
PC-P-014 Procedimiento para limpieza y desinfección
PC-I-001 Instructivo de desinfección y usos
PC-I-002 Instructivo de empaque del producto terminado
PC-M-001 Manual de capacitación en protección de alimentos
PC-M-002 Manual de limpieza y desinfección
PC-M-003 Manual para el manejo de los residuos
PC-M-004 Manual de funciones por servicio de alimentación
PC-M-005 Manual de BPIM
PC-M-006 Manual de recetas estandarizadas
PC-Q-001 Plan de calidad para la protección de alimentos
PC-Q-002 Plan de inocuidad HACCP para empaque y transporte de
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producto terminado
PC-Q-003 Plan de inspección en producción para preparaciones en proceso
y producto terminado
PC-Q-004 Plan de inspección y muestreo en recibo para productos cárnicos
PC-Q-005 Plan de inspección y muestreo en recibo para productos lácteos
PC-Q-006 Plan de inspección y muestreo en recibo para productos frescos
de origen vegetal
PC-Q-007 Plan de inspección y muestreo en recibo para productos
semiperecederos
PC-Q-008 Plan de inspección para vehículos de transporte de producto
terminado
PC-Q-009 Plan HACCP para preparaciones del menú
Para el resto de los cargos:
1. Enfoque del proceso de producción e interrelación con otros
procesos.
2. Procedimientos de producción en los que intervenga ese cargo.

gh-i-002 inducción específica del personal administrativo

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