Verificacion Aplicación Tablas de Retención Documental

Transcripción

PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: Verificación aplicación Tablas de
Retención Documental
CÓDIGO: GD080-R2
VERSIÓN: 02
NORMA ÚNICA
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
12/03/2014
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Inclusión de actividades en el
procedimiento, elaboración de flujo
grama y ajuste a ficha técnica de los
indicadores
RESPONSABLE
Luis Hernando
Osorio Castañeda
NUEVA
VERSION
02
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VERSIÓN: 02
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1.
OBJETIVO: Normalizar la organización de los archivos de gestión y
archivo central conforme a Tablas de Retención Documental y
normatividad archivística vigente.
2.
ALCANCE: Incluye el archivo central y todos los archivos de gestión de
las diferentes áreas y dependencias del hospital.
3.
RESPONSABLE: Líder Gestión Documental Administrativa
4.
DEFINICIONES Y SIGLAS:

GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y subseries
con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de la información con
todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.

ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuente de la historia.

ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un
servicio público por entidades privadas.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes,
entre otros.
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
SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por
su contenido y sus características específicas.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una
actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle categoría diplomática.

EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto
de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolución de un mismo asunto.
5.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:
5.1 DESGLOSE DE TAREAS
ACTIVIDAD
RESPONSABLES
1. Establecer plan
de trabajo y
cronograma
para la asesoría
y verificación en
la aplicación de
Tablas
de
Retención. (P)
Líder
Gestión
Documental
2. Asesorar al
área o
dependencia
sobre la
aplicación de
las Tablas de
Retención
Documental en
archivos de
gestión. (H)
Personal
Oficina
Gestión
Documental
Administrativ
a
3. Aplicar
Tabla
de
Retención
área
o
dependenci
REGISTRO
PUNTO DE CONTROL
Cronograma de
asesoría en
aplicación y
verificación de
Tablas de
retención
documental
Registro de
visita de
asesoría
Evidencias del
acompañamiento
, capacitación y
verificación.
Archivos de
gestión acordes
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en archivos de
gestión. (H)
5.2
con las tablas de
retención
documental
a
4. Visita
de
seguimiento a
la organización
de los archivos
de
gestión
conforme a las
T.R.D. (V)
Equipo
Gestión
Documental
Registro de
visita o
seguimiento a
la aplicación
de la T.R.D.
5. Retroalimentar
a los procesos
sobre
los
resultados
obtenidos. (A)
Líder
de Registro de
Gestión
socialización
Documental
6. Elaborar
informe general
de la aplicación
de T.R.D. en
archivos
de
gestión. (A)
Líder
de
Gestión
Documental
Evidencia
seguimiento
realizado a
áreas
del
las
Evidencias de
retroalimentación
y socialización de
resultados
Acta de
notificación de
cumplimiento o
Plan de
Mejoramiento.
Informe de
seguimiento y
acciones de
mejora.
DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES
1. Establecer plan de trabajo y cronograma para la asesoría y
verificación en la aplicación de Tablas de Retención: En esta
actividad, el líder de gestión documental elabora un cronograma y /o
plan para programar las labores de asesoría en la implementación
de tablas de retención documento y verificación en su aplicación.
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Gracias a este plan se podrá concertar y organizar la ejecución de
acciones con los procesos.
Se elabora el cronograma de seguimientos consignando la fecha y
hora programada, la dependencia o área objeto del seguimiento y
las personas responsables.
2. Asesorar al área o dependencia sobre la aplicación de las Tablas de
Retención Documental en archivos de gestión: Se brinda asesoría a
las personas responsables de los Archivos de Gestión del área o
dependencia, explicando la manera de utilizar y aplicar las Tablas
de Retención Documental.
3. Aplicar Tabla de Retención en archivos de gestión: la persona
responsable organiza los archivos o registros de acuerdo a la Tabla
de Retención Documental creada para cada área o dependencia;
teniendo en cuenta las series, subseries y registros o tipos
documentales.
4. Visita de seguimiento a la organización de los archivos de gestión
conforme a las T.R.D.: Se realiza seguimiento dos veces al año de
las Tablas de Retención Documental en cada una de las áreas y
dependencias del hospital para verificar su cumplimiento. El criterio
para la visita de seguimiento en la aplicación de T.R.D. en archivos
de gestión, se regirá teniendo en cuenta los parámetros y pautas
descritas en el Manual de Archivo y Correspondencia.
5. Retroalimentar a los procesos sobre los resultados obtenidos: Se
elabora acta de visita donde se describirá y notificará sobre el
cumplimiento de los procesos en la gestión de los archivos de
gestión conforme a T.R.D. y se realizará el Plan de Mejoramiento
para aquellas áreas o dependencias que no cumplan con los
criterios definidos por normatividad general e Institucional.
6. Elaborar informe general de la aplicación de T.R.D. en archivos de
gestión: Se elaborará informe semestral con los resultados de la
aplicación de las Tablas de Retención Documental en archivos de
gestión.
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6. POLITICAS DE OPERACIÓN:
 Toda dependencia o área productora de documentos, debe
organizar su Archivo de Gestión conforme a las Tablas de Retención
Documental y políticas institucionales del Manual de Archivo y
Correspondencia.
7. RELACIONES:
CLIENTES INTERNOS: Todas las áreas de la institución.
CLIENTES EXTERNOS: Órganos de control y vigilancia.
8. RIESGOS: Ver mapa de riesgos
9. EVALUACIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
CODIGO DEL
INDICADOR
GD080-R2I1
10. ANEXO:
NOMBRE DEL
INDICADOR
% de
seguimientos
realizados a
T.R.D.
FÓRMULA
PONDERADO
(Número de seguimientos
realizados/número total de T.R.D.
establecidas)*100
1
Diagrama de flujo.
Ficha técnica del indicador
ELABORADO POR:
Luis Hernando Osorio
Castañeda
REVISADO POR:
Paula Andrea Peña López
APROBADO POR:
William Arias Betancur
Área: Planeación e
Área: Gerencia
Área: Gestión Documental
Administrativa
información
FIRMA: _____________________
FIRMA: _____________________
FIRMA: _____________________

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