MANUAL DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO

MANUAL DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO

 MANUALDEL
SUBPROCESODE
CONTRATACIÓNDE
RASTREOSATELITAL
CA‐CGAF‐01‐P06‐05 Versión 1.0 04/08/2015 1 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
Versión: 1.0 MANUAL DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL Página: Página 2 de 9 Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 3 2. ROLES .......................................................................................................................................... 4 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .................................................................................... 5 5. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL .................... 6 5.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 6 5.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 6 5.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 6 6. INDICADORES .............................................................................................................................. 8 7. ANEXOS ....................................................................................................................................... 8 2 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
Versión: 1.0 MANUAL DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL Página: Página 3 de 9 1. INFORMACIÓNBÁSICA
Subproceso CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL Código del Proceso CA‐CGAF‐01‐P06‐05 Descripción PROPÓSITO Realizar la contratación del rastreo satelital para los vehículos de la institución de manera que se pueda conocer en cualquier momento la ubicación de los mismos y administrar de mejor manera la flota. DISPARADOR  Requerimiento de presupuesto anual para rastreo satelital ENTRADAS  Presupuesto anual para rastreo satelital ACTIVIDADES PRINCIPALES  Contratar al Proveedor  Realizar la activación del servicio  Realizar el requerimiento de pago PROCESO RELACIONADO  Emisión de Certificación Presupuestaria  Contratación y compras públicas Productos/Servicios del Subproceso Servicio de rastreo satelital Tipo de Subproceso Adjetivo Responsables del Subproceso Jefe de Transporte Tipo del cliente Cliente interno Marco Legal 
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Constitución de la República Código de Procedimiento Civil Código orgánico de organización territorial Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial 3 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
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Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial RESOLUCION‐INMOBILIAR‐DSI‐2014‐0006 Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos 2. ROLES
Analista de Presupuestos.‐ Es el responsable de la emisión de las Certificaciones Presupuestarias a fin de garantizar la disponibilidad de recursos para las unidades requirentes. Director Administrativo.‐ Es el servidor responsable de la gestión, planificación, organización, coordinación y control de los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Jefe de Transporte.‐ Es el servidor responsable de la administración, mantenimiento y renovación del parque automotor institucional, y de atender los requerimientos de movilización de las diferentes unidades administrativas. Tesorería.‐ Es la dependencia responsable de administrar, gestionar, suministrar y controlar los recursos financieros. 3. GLOSARIODETÉRMINOS
Certificación presupuestaria.‐ Es un certificado o documento mediante el cual se garantiza la disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. 4 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
Versión: 1.0 MANUAL DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL Página: Página 5 de 9 CUR de Pago.‐ Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos. Dispositivo de Rastreo satelital.‐ Es un dispositivo GPS el cual permite rastrear el vehículo en tiempo real sea vía internet, teléfono, SMS o e‐mail, tanto para localizarlo como controlarlo. 4. DIAGRAMADEFLUJODELSUBPROCESO
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Versión: 1.0 MANUAL DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL Página: Página 6 de 9 5. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO
SATELITAL
5.1. PROPÓSITO
Detallar las actividades del subproceso de contratación de rastreo satelital en la flota institucional, tanto la activación como pago del servicio, con la finalidad de facilitar la localización y control de los vehículos. 5.2. ALCANCE
El alcance del subproceso de contratación de rastreo satelital abarca el conjunto de actividades comprendidas desde la elaboración del presupuesto anual del servicio para la flota institucional hasta que se realice el pago a los proveedores por la activación del servicio. 5.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES
ACTIVIDAD 1. Realizar el presupuesto anual 2. Solicitar certificación presupuestaria ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO Jefe de Transporte El Jefe de Transporte realiza el presupuesto para contratación de rastreo satelital para la flota de vehículos institucional a nivel nacional. Una vez que ha identificado la necesidad de recursos envía el requerimiento al Director Administrativo mediante memorando para que solicite la certificación presupuestaria, adjuntando el presupuesto. Presupuesto El Director Administrativo mediante memorando solicita al Director Financiero la certificación presupuestaria para Director contratación de rastreo satelital por los Administrativo valores que constan en el presupuesto, con lo cual se inicia el Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria. 6 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
Versión: 1.0 MANUAL DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL Página: Página 7 de 9 3. Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria Analista de Presupuestos 4. Obtener Certificación Presupuestaria El Director Administrativo recibe la Certificación Presupuestaria para Director contratación de rastreo satelital, la cual le Administrativo envía al Jefe de Transporte para que inicie el proceso de contratación. Una vez que recibe la Certificación Presupuestaria el Jefe de Transporte solicita el inicio del proceso de Contratación y Compras Públicas que corresponda. 5. Solicitar inicio de proceso de contratación Jefe de Transporte El subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria culmina con la entrega de la respectiva Certificación Presupuestaria al Director Administrativo. Certificación Presupuestaria 6. Subproceso de Contratación y Compras Públicas El subproceso de Contratación y Compras Públicas culmina con la adjudicación y firma Contrato de Director del contrato con el Proveedor del servicio de rastreo satelital Administrativo rastreo satelital por un año. Una vez que esté firmado se activa el servicio. 7. Activar el servicio de rastreo satelital y entregar dispositivos Proveedor El Proveedor adjudicado, activa el servicio de rastreo satelital y entrega al Jefe de Transporte los dispositivos para que se coloque en los vehículos. 8. Confirmar que el servicio esté activado Jefe de Transporte El Jefe de Transporte confirma que se encuentra activado el servicio en todos los vehículos, y notifica al proveedor. Proveedor El proveedor por su parte emite la factura y la entrega al Jefe de Transporte, solicitando el pago. 9. Emitir factura y entregarla 7 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
Versión: 1.0 MANUAL DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL Página: Página 8 de 9 El Jefe de Transporte recibe la factura por parte del proveedor y la revisa que esté conforme el contrato, con lo cual realiza la solicitud de pago mediante memorando dirigido al Director Administrativo, adjuntando el original o copia de la Certificación Presupuestaria. A su vez el Director Administrativo envía la Director solicitud de pago a Tesorería, con lo cual Administrativo inicia el Subproceso de Gestión Financiera 10.Recibir factura y realizar solicitud de pago 11.Solicitar el pago Jefe de Transporte 12.Subproceso de Gestión Financiera Tesorería El Subproceso de Gestión Financiera finaliza con la generación del CUR de Pago por la contratación del servicio de rastreo satelital. CUR de Pago 6. INDICADORES
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida Responsable de Medición Frecuencia de Medición 1 Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas Porcentaje Director Administrativo Mensual 7. ANEXOS
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Presupuesto Solicitud de pago 8 DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
Versión: 1.0 MANUAL DEL SUBPROCESO DE CONTRATACIÓN DE RASTREO SATELITAL Página: Página 9 de 9 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Ing. Priscila Villarreal Analista de Procesos Revisado Por: Econ. Patricio Borja Jefe de Transporte Aprobado Por: Dra. Valeria Yánez Directora Administrativa
Validado por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General Administrativo Financiero CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión 1.0 Descripción del Cambio Emisión Inicial Fecha de Actualización 04/08/2015 9