secretaria de educacion publica

Transcripción

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO GENEALÓGICO EN
CUSTODIA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
TESIS
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA
P R E S E N T A :
VERÓNICA HERNÁNDEZ ALPIZAR
ASESOR: Lic. Beatriz Santoyo Bastida
MÉXICO, D. F.
2008
Organización del Archivo Genealógico en custodia del Archivo General de la Nación
Tabla de Contenido
Prefacio
IV
Introducción
V
Capítulo 1. Archivo Genealógico del Archivo General de la Nación
1.1 Antecedentes del Archivo General de la Nación ................................................
1.1.1 Estudios de Genealógicos ..............................................................................
1.1.2 Antecedentes del Archivo Genealógico ........................................................
1.1.3 El Proyecto de Microfilmación Realizado por la Iglesia de Jesucristo de los
Santos de los Últimos Días ............................................................................
1.1.4 Incorporación del Archivo Genealógico al Archivo General de la Nación
1.2 Situación Actual del Archivo Genealógico .........................................................
1.3 Diagnóstico ………………………………..........................................................
1.3.1 Tipología Documental y Contenido Informativo ..........................................
1.3.2 Fechas Extremas ………………………........................................................
1.3.3 Volumen Aproximado …...............................................................................
1.3.4 Clase Documental y Soporte ………….........................................................
1.3.5 Estado Físico del Acervo ...............................................................................
1.3.6 Local y Mobiliario ……………………….....................................................
1.3.7 Orden Original………… ……….. ………………………………………….
1.3.8 Procesos Archivísticos y Personal …………………………………………..
1
5
7
8
11
12
14
15
19
19
19
20
20
21
22
Capítulo 2. Organización Archivística y Servicios
2.1 Organización .......................................................................................................
2.1.1 Principio de Procedencia y Orden Original ..................................................
2.1.2 La Identificación Documental .......................................................................
2.2 Concepto de Clasificación ...................................................................................
2.2.1 Importancia de la Clasificación .....................................................................
2.3 Ordenación ..........................................................................................................
2.4 Descripción Archivística .....................................................................................
23
24
26
27
28
28
30
I
2.4.1 Importancia de la Descripción .......................................................................
2.4.2 Instrumentos de Descripción .........................................................................
2.4.3 Norma Internacional General de Descripción Archivística “ISAD (G)” ......
2.4.4 Elementos de la Descripción .........................................................................
2.5 Archivos Especiales ............................................................................................
2.5.1 Microfilm .......................................................................................................
2.5.2 Soportes de Película ......................................................................................
2.5.3 Tipos y Formatos de Películas .......................................................................
2.5.4 Métodos de Microfilmación ..........................................................................
2.5.5 Conservación de los Rollos de Microfilm ....................................................
2.5.6 Ventajas y Desventajas del Microfilm ..........................................................
2.6 Tipos de Cámaras ................................................................................................
2.7 Proyectores de Microfilm ...................................................................................
2.8 Servicios ……………………………..................................................................
2.9 Usuarios ...…………...........................................................................................
2.10 Automatización ………………………………………………………………...
2.10.1 Ventajas de la Automatización …………………………………………….
2.10.2 Software y Hardware ....................................................................................
2.10.3 Base de Datos ………………………………………………………………
2.10.4 Funciones de Access ...………………..........................................................
2.10.4.1 Tipos de Consultas en Access .………………………………………...
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55
58
Capítulo 3. La Implementación de la Organización para el Archivo Genealógico
3.1 Organización para el Archivo Genealógico ........................................................
3.1.1 Identificación de los Rollos de Microfilm ……............................................
3.2 Clasificación de los Rollos de Microfilm ...........................................................
3.3 Método de Ordenación Geográfico-Numérico ....................................................
3.4 Descripción de Rollos de Microfilm ...................................................................
3.4.1 Inventario Somero .........................................................................................
3.4.1.1 Elementos que Integran el Inventario .......................................................
3.5 Automatización para el Archivo Genealógico .......................................................
65
67
69
69
70
72
73
73
Capítulo 4. Análisis Comparativo de Búsquedas
4.1
Tiempo de Búsqueda con la Organización establecida por la Iglesia de
Jesucristo de los Santos de los Últimos Días ..................................................... 84
II
4.1.1 Búsqueda por Estado y Municipio ................................................................
4.1.2 Búsqueda por Registro Civil y Registro Parroquial ......................................
4.1.3 Búsqueda por Asunto y Fecha .......................................................................
4.1.4 Búsqueda por Proyecto y Número de Rollo ..................................................
4.2 Tiempo de Búsqueda con la Propuesta de Organización para el Archivo
Genealógico en el A.G.N. ...................................................................................
4.2.1 Búsqueda por Estado y Municipio ................................................................
4.3 Análisis Comparativo de Resultados Obtenidos de acuerdo a las dos
Organizaciones (establecida anteriormente y la de recién implementación). ….
84
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87
87
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92
Conclusiones ................................................................................................................. 98
Glosario ......................................................................................................................... 100
Bibliografía ................................................................................................................... 102
Anexos
Anexo 1 Organigrama del AGN ………………………………………………..
Anexo 2 Estatutos de la Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica ……...
Anexo 3 Convenio entre el AGN y la Academia ………………………………
Anexo 4 Inventario Ilegible de Genealogía …………………………………….
Anexo 5 Diagnóstico Técnico ………………………………………………….
Anexo 6 Inventario Somero de Rollos
Anexo 7 Formato para el Inventario Somero de Genealogía …………………...
Anexo 8 El antes y después del Archivo Genealógico …………………………
Anexo 9 Árboles Genealógicos …………………………………………………
Anexo 10 Actas del Registro Parroquial y Civil………………………………..
107
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125
127
III
Prefacio
Durante siglos los estudiosos, los gobiernos civiles y principalmente la Iglesia Católica
pudieron acumular importante acervo documental que representa la vida del país en todos
sus aspectos: social político, económico, histórico, religioso etc.
Como otros países hermanos de habla hispana, sufrimos de dolorosas heridas ante los daños
y destrucción de nuestros archivos y, sin embrago, aún podemos ofrecer al mundo un
magnifico conjunto documental que es asombroso de propios y extraños. Los archivos son
de una calidad y abundancia pasmosa y quizá ello se deba al especial carácter competitivo
del mexicano, para quien es más fácil guardar que crear, por eso hemos destacado en cuanto
a nuestra cultura gracias a los archivos conservados que sirven como fuente de
investigación.
Considerando de tal manera los acervos para los estudios genealógicos como la materia
prima de exploración no sólo los que se encuentran en el Archivo General de la Nación,
sino también el investigador puede recurrir a otros archivos como el: Archivo General de
Notarias, el Archivo Histórico del Instituto Nacional de Antropología, Archivo Histórico de
la Secretaria de la Defensa Nacional, Archivo Central de la Secretaría de Relaciones
Exteriores entre otros.
Todos los anteriores archivos contribuyen a la historia familiar de una persona.
IV
Introducción
Si la necesidad de comunicación del pensamiento y del sentimiento originó los primeros
signos, las exigencias de la vida en sociedad y de la vida política generaron los registros y
los testimonios que reunidos conformarían los primeros archivos. De esta forma, las
instituciones resultan tan antiguas como el hombre, pues surgen como un medio necesario y
un producto natural del hombre en sociedad.
Dichos registros tienen una evolución, de tal manera pasan por los Archivos de Trámite,
Concentración e Histórico, de este último se desprende su valor secundario, para llegar a
dicha fase histórica los documentos han llegado después de haber cumplido el proceso vital
del documento en el aspecto administrativo -previo a una valoración-, toma una segunda
vitalidad: la de servir como fuente para la información.
Los Archivos Históricos son considerados muchas veces como una masa inerte de
documentos, que no tienen sentido y adquieren su trascendencia cuando son convertidos en
la fuente primaria de investigación, además de ayudar a la toma de decisiones.
Contribuyen así a la memoria colectiva de los pueblos. En ellos encontramos testimonios e
informaciones que evidencia la experiencia humana. De ahí que la finalidad de los archivos
sea la de conservar y difundir el patrimonio cultural de la nación.
El presente trabajo aborda la problemática de un Archivo Histórico Genealógico el cual
cuenta con información desde el siglo XVI hasta el entrante siglo XXI de registros
Parroquiales y Civiles de todos los Estados de la República Mexicana.
El objetivo principal de este trabajo es plantear la organización del Archivo Genealógico
con la finalidad de mejorar los servicios que en el se ofrecen, dicho escrito lo conforman
cuatro capítulos donde el primero hace alusión a los antecedentes, diagnóstico e
importancia de la Genealogía como fuente de investigación.
Para el segundo se realizó el análisis conceptual que nos apoyo para darle el adecuado
tratamiento archivístico a nuestro objeto de estudio de acuerdo con los especialistas de la
Archivonomía.
Dentro del capítulo tres abarcamos las medidas empleadas para la organización que
permitió con ello obtener un mejor control de la documentación en soportes especiales.
Por último se realizó un estudio de los tiempos de búsqueda para la recuperación de la
información entre la organización establecida por la Iglesia de Jesucristo de los Santos de
los Últimos Días y el trabajo que realizamos basándonos con lo establecido en la teoría
archivística.
V
Capítulo 1. Archivo Genealógico del Archivo General de la Nación
“El cuidado que una nación dedica para la
conservación de los monumentos de su
pasado puede servir para medir el grado de
civilización al que ha llegado. Entre tales
monumentos, tienen en primer lugar valor e
importancia, los archivos públicos,
nacionales y locales”
Andrews.
En el presente capítulo abordaremos de manera muy general la historia del Archivo General
de la Nación mismo que custodia nuestro objeto de estudio el Archivo Genealógico así
como los antecedentes para la realización del proyecto de microfilmación de acervos civiles
y parroquiales de México.
1.1 Antecedentes del Archivo General de la Nación
Desde la más remota antigüedad, los archivos
han sido fuente de información esencial en la
toma de decisiones del país, así como el más
valioso depósito cultural, puesto que guardan las
máximas manifestaciones del intelecto humano,
los escritos, materiales gráficos; microfilms entre
otros, donde se crea y recrea la cultura.
AGN Fototeca Hermanos Mayo
En el año 1790 el Virrey Juan Vicente de Güemes Pacheco y Padilla Horcasitas y Aguayo,
Segundo Conde de Revillagigedo; siendo congruente con la política ilustrada del
fortalecimiento del Estado, consideró la necesidad urgente de solicitar al Rey Carlos IV la
organización del Archivo del Virreinato por ser este el “tallo fundamental de todo
gobierno”. A partir de entonces, se inició la búsqueda de un lugar adecuado para preservar
los documentos de la Nueva España.
En un principio se pensó en el alcazar de Chapultepec como sitio ideal, ya que por su
altitud, se mantendrían los documentos a salvo de las frecuentes inundaciones padecidas por
la Ciudad de México al ser construida en una cuenca de lagos. Tal proyecto, no se llevó a
1
cabo y los documentos de la joya más preciada de la Corona Española se ubicaron en el
Real Palacio Virreinal.
“En el inicio de la vida independiente de México, Lucas Alamán, hombre de Estado y con
conciencia histórica, impulsó en 1823 la creación del Archivo General y Público en el
mencionado Palacio, ahora Nacional”.1
Durante el siglo XIX el Archivo permaneció en esté recinto y sólo se mudó de dependencia
al separarse el Ministerio de Asuntos Interiores -hoy Secretaría de Gobernación- al de
Relaciones Exteriores. Quedando así, bajo la jurisdicción del segundo por ser una
importante fuente de información y referente de los antecedentes históricos en los asuntos y
negociaciones diplomáticas; y tanto más, para la defensa de sus derechos y el
reconocimiento de la Independencia de México por las naciones.
Al paso de los años, el espacio en Palacio Nacional resultó insuficiente y algunos
documentos debieron pasar al Convento de Santo Domingo, para posteriormente hospedarlo
en el Templo de Guadalupe en Tacubaya, conocido como la “Casa Amarilla”. Así, a
mediados del siglo pasado se pensó de nuevo en la necesidad de reubicar el Archivo y
dotarlo de un edificio propio, capaz de albergar al máximo repositorio documental de
América y sólo comparable -por la cantidad de manuscritos coloniales que contiene- con el
Archivo de Indias de Sevilla.
Se tuvo como primer proyecto el situarlo en la Ciudadela, después en Cuidad Universitaria
donde hoy se encuentra la Biblioteca y Hemeroteca Nacional; no obstante, en 1973 se mudó
al Palacio de Comunicaciones hoy Museo Nacional de Arte, resultando este último también
insuficiente.
Tres años más tarde, la Penitenciaría de Lecumberri -inaugurada en el año de 1900 por el
General Porfirio Díaz Morí-, dejaba de tener uso “gracias a un nuevo concepto de
readaptación social del Jurista Sergio García Ramírez”.2 Los trágicos sucesos acontecidos
1
GALEANA, Patricia, Un Palacio con Historia México Desconocido[En Línea]. México Disponible en:
http://www.mexicodesconocido.com.mx/espanol/pueblos_y_otros_rincones/centro/detalle.cfm?idcat=7&idsec=41
&idsub=0&idpag=2137 [Consultado 25 de Abril de 2005]
2
El programa consistió en aprovechar la mano productiva de los presos y no tenerlos sólo encerrados o matarlos,
así instituyéndose las casas de corrección conocidas como “rascuois” que se refería al raspado de las maderas más
duras como lo es el palo de Brasil. Dichas casas de corrección fueron concesionadas por el Estado a empresarios
particulares. Pretendiendo el Gobierno quitar la imagen de la cárcel como una institución que albergará toda la
2
en la vieja prisión a partir de los cuales fue conocida como “El Palacio Negro” desde el
propio asesinato del Presidente Francisco I. Madero junto con el Vicepresidente Pino
Suárez, hasta muchas esperanzas muertas e inenarrables horas amargas vividas por sus
habitantes, hicieron pensar en la necesidad de destruir el inmueble y que no quedara rastro
alguno de esos horrores.
Sin embargo, en varias ocasiones voces se alzaron para señalar la importancia de conservar
el edificio, puesto que las piedras no eran responsables de lo que había sucedido, siendo
necesario el preservar los monumentos que de una u otra forma son parte de la historia e
identidad de la Ciudad de México.
Así pues, se debe al Historiador Jesús Reyes Heroles entonces Secretario de Gobernación la
idea de convertir a Lecumberri en la sede del Archivo General de la Nación. Para la
realización de la obra se contó con la creatividad del Arquitecto Jorge L. Medellín y la
visión de la Historiadora Alejandra Moreno Toscano, quienes miraron en ese inmueble las
grandes virtudes que su arquitectura panóptica tenía para ser repositorio documental, centro
de investigación y de recreación cultural. En este sitio en lugar de vigilar a los reclusos el
ciudadano vigila los actos del Estado; donde antes privaba la oscuridad ahora brilla la luz.
“El Palacio Negro” se convirtió como diría uno de sus primeros directores Ignacio Cubas en
el depósito de luces, hechos y derechos de las generaciones mexicanas. De esta forma,
donde antes estaba la torre de vigilancia, hoy existe una gran cúpula que deja entrar la luz,
iluminando a investigadores, estudiantes y ciudadanos en general para adentrarlos en la
aventura del descubrimiento del pasado que nos constituye como país. Las 860 celdas de la
estrella de siete brazos albergan 740 fondos documentales, 6 millones de imágenes, 7131
mapas, 1500 códices novohispanos, el Diario Oficial de la Federación desde 1917 a la
fecha, la Biblioteca y Hemeroteca y un sin fin de archivos públicos que van desde el
documento de un beato español del siglo XIII hasta los registros de imágenes de nuestro
presente.
Entre los expedientes que resguarda el Archivo General de la Nación, figuran las diversas
Constituciones Nacionales y Estatales, el Juicio de Residencia de Hernán Cortés, la Cédula
de creación de la Real y Pontificia Universidad -primera que funcionó en América-, textos
población desviada socialmente, para lo cual los marginó del mercado productivo porque debían de estar solos
encerrados, arrepintiéndose y orando para lograr su corrección.
3
de Sor Juana Inés de la Cruz, las Tablas Geográficas Políticas del Reyno de la Nueva
España de Alejandro de Humboldt, la Doctrina Cristiana en la Lengua Mexicana de Fray
Pedro de Gante, los Sentimientos de la Nación de José Maria Morelos y la causa de
Maximiliano. Es también depósito de las cartas de Emiliano Zapata a Francisco Villa y del
Acta de Convención de Aguascalientes, así como códices, edictos, bocetos arquitectónicos,
canciones de los presos, estadísticas de criminalidad, grabados de José Guadalupe Posada y
pinturas de David Alfaro Siqueiros realizadas durante su estancia en la prisión de
Lecumberri entre otros tesoros documentales.
Dentro de sus peculiaridades, el Palacio de Lecumberri con sus 25,240m2 de superficie, ha
probado su finalidad ajustándose a los requerimientos de los acervos del Archivo General
de la Nación. Se han dispuesto previsiones para el crecimiento y expansión de sus acervos
ganando espacios para albergar la Biblioteca y Hemeroteca, así como sus adaptaciones
necesarias con respecto a los procedimientos de almacenamiento y reproducción de los
materiales. Hoy en día y de igual manera como sucedió en el pasado el recinto se encuentra
saturado; por tal motivo se ha concluido la construcción de la nueva “Galería situada en el
área Sur-Oriente del conjunto Lecumberri con una extensión de 2,200m2”3 donde serán
alojadas las futuras transferencias del edificio del Registro Nacional de Población (en
adelante RENAPO), Galería 6 y la información documental del sexenio de Vicente Fox.
Después de esta pequeña reseña histórica, comenzaremos por ver que el Archivo General
de la Nación de acuerdo al Diario Oficial del 31 de agosto de 1998 “es un órgano
desconcentrado de la Secretaría de Gobernación y funge como el rector de la archivística
nacional”4 su estructura administrativa esta conformada (ver anexo 1) por el Director
General y también Presidente de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) el
Maestro Jorge Ruíz Dueñas, quien tiene a su cargo seis Direcciones; una de ellas es la
Dirección de Archivo Histórico Central encabezada por la Licenciada Dulce María Liahut
Baldomar a su vez, dicha Dirección es desglosada por departamentos entre los que se
encuentra el Centro de Información Gráfica (CIG), dirigido hasta el 15 de octubre del 2006
por la también Licenciada Beatriz Santoyo Bastida, lugar donde se desarrolla el presente
trabajo.
3
ARCHIVO GENRAL DE LA NACIÓN. Nueva Galería. [En Línea]. México. Disponible en:
http://www.agn.gob.mx/doctos/obra_publica_2006.pdf [Consultado 18 de Septiembre de 2006]
4
MÉXICO SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN. Manual de organización específico Archivo General de la
Nación México: SEGOB, 2004. p. 3
4
“El Centro de Información Gráfica esta conformado por cuatro áreas: Fototeca, Laboratorio
Fotográfico, Mapoteca y Genealogía y Heráldica, dicho departamento se establece como tal
en el año de 1999, teniendo sus antecedentes en 1986 cuando era el Departamento de
Imagen y Sonido (DIS) el cual no contaba con Genealogía y Heráldica este último pasa a
forma parte del departamento hasta el año de 2001”.5
El CIG es uno de los departamentos con mayor afluencia de investigadores no sólo porque
las imágenes que en el resguarda son de gran interés para los estudiosos, sino porque el área
de Genealogía resguarda quizá algún documento de nuestros antepasados, haciéndonos
sentir aunque sea un poco más cerca de nuestras raíces familiares.
En seguida hablaremos más a detalle de la Genealogía:
1.1.1 Estudios Genealógicos
Para comprender cuál es la importancia de los estudios genealógicos es preciso conocer
¿qué es la Genealogía? El término “deriva de la voz griega “genos” origen, principio y de
“logos” tratado o estudio. Los pueblos del Laico como los romanos, emplearon la palabra
“gens” (genes) para significar los conceptos: género, generación, estirpe y familia”.6 Así la
Genealogía, se puede definir como el estudio de una familia de generación en generación,
hasta sus orígenes.
Ahora bien, la opinión de Lazcano menciona lo siguiente “El estudio de la Genealogía en
México, no es como vulgarmente se cree, sobre los títulos nobiliarios, o cosas por el estilo,
sino que es una base para el estudio de la historia”7 afirmó el académico.
“Para conocer una Nación es necesario conocer los elementos que componen la historia de
las familias y los antecedentes de los hombres. La Genealogía sitúa al hombre en la
sociedad en que vive, en casos de difuntos la genealogía dice quienes fueron, su influencia
5
Historia oral obtenida en entrevista sostenida con el personal del Archivo General de la Nación con una
antigüedad de más de 25 años de servicio.
6
LAZCANO G. Mauro. La historia de México en microfilmes en Memorias de la Academia Mexicana de
Genealogía y Heráldica, Segunda época, Tomo II, México: Diciembre 1961. p. 68
7
Ibidem p. 70
5
en el medio y cuánto lograron hacer. Si en la actualidad los hombres se preocupan por
conocer el “pedigree” de los animales para conocer la bondad de ciertas razas con mayor
razón debe conocerse el abolengo de los hombres”.8
Para lograr conocer el origen de cada uno de nosotros es necesario contar y consultar los
registros de nuestro país ya sean parroquiales o civiles; lamentablemente el mismo hombre
y los desastres naturales, entre otros, han destruido los documentos originales y solamente
se pueden consultar en microfilm gracias a la preocupación de quienes pretenden conservar
la historia y cultura de está nación “La Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica” y
“La Sociedad Genealógica” del Estado Norteamericano de Utah.
Por lo tanto, mí opinión es que la investigación Genealógica es muy rica en contenido, el
investigador no sólo se detiene en el registro de nombres, fechas y lugares, sino que
conjuntamente logra un conocimiento profundo acerca de nuestros antepasados.
La Genealogía nos lleva al entendimiento de una pluralidad de personas unidas por vínculos de
parentesco, es decir, de una familia. Y como actividad investigadora se apoya en otras ciencias
como la Historia -donde el investigador debe de partir de un marco histórico perfectamente
determinado en tiempo y espacio-. Otro caso es la Medicina, las enfermedades y taras
hereditarias pueden estudiarse y por tanto tratarse gracias al conocimiento exacto de las familias
en las que se presenta. Para el Derecho, los penalistas han de conocer los grados de parentesco
entre los autores y las victimas de los delitos de abusos sexuales, en las que las relaciones
parentales pueden actuar como agravantes según sea el caso. En definitiva la Genealogía es un
testimonio de vida humana. A través de los siglos cada uno de nosotros con nuestros datos
familiares formamos parte de una Genealogía.
Con estas reflexiones, he intentado de una manera sencilla, introducirlos en el apasionante
mundo de la investigación genealógica.
8
LAZCANO G. Mauro. Op. Cit. p. 70
6
1.1.2 Antecedentes del Archivo Genealógico
Inicialmente para conocer los antecedentes del Archivo Genealógico es necesario
mencionar como surge “La Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica”. El día viernes
15 de mayo de 1943 se inaugura en el salón de actos del Insigne y Nacional Colegio de
Abogados, ubicado en Motolinia 35 de la Ciudad de México. Entre sus principales
fundadores se encuentran los “licenciados J. Ignacio Dávila Garibi, Guillermo Romo Celis,
Gonzalo Torres Martínez, Don Jorge Palomino y Cañedo y el Arquitecto Luis García
Remus”9 y es el primero de ellos quien tiene el privilegio del máximo cargo en la
Academia, ser el presidente. Ya como titular de esta asociación el Lic. Dávila tiene a bien
pronunciar su primer discurso en el Nuevo Club hasta el día 14 de febrero del año siguiente,
siendo esta la primera reunión, el presidente declamó “La labor de esta Academia promete
ser seria, su principal actividad será la investigación histórico-heráldica-genealógica
mediante un método rigurosamente científico que habrá de realizarse en diversos archivos,
inclusive los de algunos poblados donde las comunicaciones son difíciles y la estancia de
los investigadores llena de privaciones e incomodidades y como toda asociación cuenta con
sus propios estatutos”.10
Cabe indicar que los estatutos constan de seis capítulos donde se manifiestan quienes
pueden formar parte de su grupo tan pequeño y selecto (ver anexo 2).
Conforme a los preceptos, podemos deducir que los agremiados a “La Academia Mejicana
de Genealogía y Heráldica” dedican su tiempo a la investigación de la historia familiar de
una persona; para ellos, es indispensable recurrir a los registros Parroquiales o Civiles de
México; de épocas pasadas siendo aquí, donde surgen las dificultades por el difícil acceso a
éstos registros. En primer lugar, porque los párrocos de los templos no permiten a extraños
revisar la documentación resguardada tan celosamente dentro de sus archivos; en segunda,
porque los registros parroquiales son los más antiquísimos puesto que datan desde la época
del Virreinato cumpliendo con lo dispuesto en el “Concilio de Trento de 1563 donde se
establece como obligación llevar libros de registros”.11 En tercer lugar, porque era la única
9
Archivo General de la Nación, Registro Central. Grupo Documental 307 expediente 2, Convenio de depósito
microfilmes de la Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica, 1982.
10
DÁVILA GARIBI, J. Ignacio. La Academia Mexicana de Genealogía y Heráldica en Memorias de la Academia
Mexicana de Genealogía y Heráldica, México: 1945. p. 174
11
GRIXALBA, Carlos. Enciclopedia de Heráldica Madrid: Ed. LIBSA, 2006. p. 46
7
forma de rastrear información acerca de los antecesores de una persona años atrás, hasta
que surge en el año de 1859 en México las “Leyes de Reforma dictadas por el Benemérito
de las Americas Don Benito Juárez consumándose así la separación Iglesia/Estado causa
directa del establecimiento del Registro Civil”.12 Por ello, de ahí en adelante ya no sólo se
cuenta con los registros de la Iglesia Católica sino con los establecidos también por el
Estado.
Es entonces que para “1953 se realiza un convenio en el que la Academia solicita a la
Sociedad Genealógica de Utah envíe operadores con aparatos de microfilmación para
reproducir todos los archivos mexicanos. De esta manera, logra la Academia obtener una
copia del microfilm, mismos que se encuentran en custodia del Archivo General de la
Nación (AGN)”.13
1.1.3 El Proyecto de Microfilmación Realizado por la Iglesia de Jesucristo de
los Santos de los Últimos Días
La Sociedad Genealógica de la “Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días”
fue fundada en 1894 como una organización sin fines de lucro; sus oficinas centrales se
encuentran ubicadas en Salt Lake City, Utah, y tienen como principal objetivo el promover la
investigación familiar utilizando programas mundiales de preservación de registros,
mediante el uso del microfilm.
En cuanto a los registros, al referirse a la existencia de seres humanos, éstos constituyen la
verdadera historia de una nación, su destrucción sería la causa de una irreparable pérdida
para la sociedad. Desastres naturales, fallas eléctricas, incendios, actos vandálicos,
inundaciones, guerras o revoluciones; así como, el deterioro natural del tiempo, humedad,
insectos o su uso inadecuado pueden causar la destrucción de los citados registros,
desapareciendo documentos invaluables que no podrían ser reemplazados, por lo que en
cooperación con los archivos locales de diferentes países, la Sociedad Genealógica busca
trabajar para preservar los registros, microfilmando los municipios y rancherías. Tal es el
12
MÉXICO SECRETARIA DE GOBERNACIÓN, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Catálogo
Documental 140 aniversario del Registro Civil, 2ª ed. México: Archivo General de la Nación, 2000. p. 7
13
ACADEMIA MEXICANA DE GENEALOGÍA Y HERÁLDICA, Memorias de la Academia Mexicana de
Genealogía y Heráldica, Segunda época, Tomo II México: 1957. pp. 71-72
8
caso de México, con el que se establecieron acuerdos de microfilmación con las distintas
instituciones que tutelan los registros, teniendo en cuenta el derecho de intimidad de las
personas; así como, las Normas o Reglamentos y Leyes de Patrimonio Histórico que
regulen los documentos de cada país. Por ello, se evita microfilmar registros de finales del
siglo XX respetando la integridad de los seres humanos actualmente con vida. Este proyecto
de microfilmación se hace sin cargo alguno para el archivo, otorgándole una copia de todo
el material tratado en su nuevo soporte.
La Iglesia Católica, es sin lugar a dudas la que aportó mayor contribución, al permitir el
acceso a sus archivos y microfilmar sus registros que ha resguardado fielmente a través de
los siglos, como son: bautismos, matrimonios, información matrimonial, confirmaciones y
defunciones de los creyentes. De la misma manera, los Registros Civiles de México
permiten se microfilmen las actas de nacimientos, matrimonios, defunciones, adopciones,
divorcios y testamentos.
Por otro lado cabe señalar que la Sociedad Genealógica, provee su propio equipo y expertos
técnicos para llevar a cabo este trabajo, el tiempo requerido para microfilmar el archivo sea
registro parroquial o civil depende naturalmente del tamaño del acervo y el número de
personas que ejecuten la labor. Puede filmarse en cuestión de días o meses y una vez
terminado, se retiene para si el filme negativo y como ya se ha mencionado, se le facilita al
archivo una copia gratuita de todo lo microfilmado, con la recomendación de almacenarlo
en un lugar seguro y separado de los registros originales. En total la Sociedad financia el
100% del costo, de modo que no existe gasto alguno por parte de la institución propietaria
de los documentos en soporte papel.
Los masters negativos retenidos por la Sociedad Genealógica, son almacenados en el
interior de una Montaña bajo 200 metros de granito sólido, ubicada en Salt Lake City, Utah.
El lugar esta seguro ante los desastres naturales y humanos, en este depósito se mantiene la
temperatura y humedad ideal para el almacenamiento de microfilms. La biblioteca de la
Sociedad Genealógica también recibe una copia del microfilm y si algún archivo requiere
de nueva cuenta tener una segunda copia, podrá obtenerla de la Sociedad Genealógica al
costo nominal.
“El compromiso de la Sociedad es microfilmar los registros genealógicos de más de 100
países en todo el mundo, tan sólo en Latinoamérica los únicos países faltantes en su haber
9
son Cuba y Nicaragua y su archivo se encuentra conformado por más de dos millones de
rollos de microfilmes”14 equivalentes a más de ocho millones de volúmenes que van desde
las 600 hasta las 3000 páginas dependiendo del formato de cada rollo, como es de suponer
el acervo cada vez va en aumento porque siguen microfilmando en todo el mundo
incluyendo México.
“La bóveda que resguarda el material data desde 1938 cuando la Sociedad
empezó a microfilmar. Inicialmente se crearon 12 rollos pero a medida que
mejoró la tecnología aumentó el archivo y también aumentó la necesidad
de un ambiente controlado de almacenamiento. La construcción de un
edificio que albergara los registros empezó en 1960 para 1966 se terminó
de construir abriendo oficialmente, a partir de entonces se ha expandido
su acervo.
Al lugar se permite pocos visitantes cuya razón es mantener el ambiente en
la bóveda, pues el acervo representa mucho dinero, tiempo y esfuerzo, el
susodicho se encuentra dividido por dos secciones una para el
almacenamiento y otra para producción. Las meticulosas medidas para
salvaguardar los microfilms incluyen el mantener un ambiente inferior
de 60 O Fahrenheit (15O centígrados) y con 30% de humedad, condiciones
ideales para la conservación del material”.15
Por otra parte, sabemos que existen varios archivos de grandes proporciones con
información de historia familiar disponibles en los ordenadores, esta colección conocida
como: Family Search®. Secciones de éstos, se encuentran disponibles en su Página Web16
donde cualquier persona puede acceder a consultar, para hacer la búsqueda de sus familiares
y amigos.
En seguida veremos como llega el Archivo Genealógico para formar parte de los acervos
que resguarda el AGN.
14
Tríptico Family Search de la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días
Conservación de la información. [En Línea]. México, Disponible en:
http://www.lds.org/newsroom/showpackage/0.15367.3899-3--35-2-163.00.html [Consultado el 28 de abril de
2005]
16
http://www.Familysearch.org
15
10
1.1.4 Incorporación del Archivo Genealógico al Archivo General de la Nación
Teniendo en cuenta la importancia que tiene la información contenida en los rollos de
microfilm “el 28 de septiembre de 1982 se firma un convenio entre el C. Lic. Guillermo
Romo Celis Presidente de la Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica y la Doctora
Alejandra Moreno Toscano Directora del AGN con la finalidad de implementar un servicio
de consulta dentro de las instalaciones del archivo y en el que las partes ya convenidas
establecen una serie de cláusulas las cuales se mencionan”17 en el convenio antes referido
(ver anexo 3).
Además, cabe mencionar que la Academia es quien entrega en calidad de depósito el
Archivo Genealógico al AGN, puesto que desde mediados de la década de los 50's se
encarga de realizar la microfilmación de los documentos, con el apoyo económico de la
Sociedad Genealógica.
En aquel momento el Archivo Genealógico estaba conformado “por un total de 119,631
rollos de microfilm concentrados en 1,948 cajas metálicas y de cartón”18 mismos que como
ya se señalo fueron entregados junto con los reportes de los técnicos encargados de la
microfilmación, un instrumento de descripción en papel y uno más en microfichas; de igual
forma que los fotolectores que en la actualidad se conservan. Con éstos elementos ya
descritos, se inicia el servicio de consulta para los investigadores en lo que hoy es el CIG,
aunque a decir verdad, comienzan a partir de 1978. El acervo se encontraba albergado en el
edificio de Tribunales hoy conocido como RENAPO ubicado a un costado del Archivo
General de la Nación a este lugar, llega proveniente de Churubusco donde se encontraban
las oficinas centrales de la Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica.
Ya instalado en el edificio de Tribunales se comienza a dar servicio de consulta, para tal
actividad, se dispuso una persona de la misma Iglesia de Jesucristo de los Santos de los
Últimos Días mejor conocida como Iglesia Mormona, lamentablemente sólo se conoce su
nombre de pila de quien fuera la responsable de dar el servicio la Sra. “Epifanía”.
17
Archivo General de la Nación, Registro Central. Grupo Documental 307 expediente 3 Inventario del mobiliario
y equipo de filmoteca de la Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica 1982.
18
Ibidem
11
En 1982 La Iglesia Mormona y la Academia establecen de común acuerdo, que por falta de
espacio físico donde albergar este acervo, sea entregado en calidad de depósito al AGN. Su
traslado se lleva acabo en septiembre, siendo establecido en Galería 1 y consultado en
Galería 2, ya que los aparatos lectores se ubicaban ahí.
Así en 2001 el área de Genealogía que aún se encontraba resguardada en Galería 1, pasa a
forma parte del CIG, el cual ya figura dentro del Manual de Organización del Archivo
General de la Nación. Es entonces que para septiembre del mismo año se deja de dar
servicio en dicha Galería por un lapso de seis meses, debido al traslado en ella de la
documentación de la extinta Dirección Federal de Seguridad (DFS) y la Dirección de
Investigaciones Políticas y Sociales (DIPS).
Es en este mismo periodo cuando se establece en el CIG como sede definitiva hasta el
momento, la cual cuenta con su propia sala de consulta.
Después de conocer un poco más el acervo, iniciaremos comentando como surge el presente
trabajo.
1.2 Situación Actual del Archivo Genealógico
En una charla informal con el responsable del área de
Genealogía el Señor Fulgencio Velasco menciona la
siguiente problemática: el Archivo Genealógico que
custodia el AGN consta de 121,000 rollos de
microfilm, más los rollos que llegaron en la última
remesa de 2005; los cuales, todavía no se han podido
cotejar por falta de recursos humanos que verifiquen si
realmente son la cantidad asentada en el oficio con el
Remesa 2005
que llegaron. Dichos microfilms están en formatos de
35 y 16mm compuestos de haluro de plata y diazo, resguardando en sus soportes
información que data del año 1536 hasta 1972 referentes a registros parroquiales y civiles
de México. Los primeros con contenido de bautismos, confirmaciones, información
matrimonial, amonestaciones, matrimonios, defunciones, índices, diezmos y tutelas;
12
mientras que por parte de los archivos civiles encontramos nacimientos, matrimonios,
divorcios, adopciones, defunciones y testamentos.
La información se encuentra en películas de microfilm y conservadas dentro de una guarda
de primer nivel, pero éstas no hacen alusión a alguna descripción que permita conocer el
contenido informativo de éstas, ya sea a ¿cuál proyecto pertenece? o ¿qué estado y
municipio de la República Mexicana contiene?; si es ¿registro parroquial o civil?, asunto y
años que abarca el documento.
Al momento de preguntar cuales son sus instrumentos de consulta manifestó: trabajar con
una copia de un inventario ilegible (ver anexo 4), en donde los proyectos en él señalados no
se encuentran, además de no contar con una veraz señalización de la ubicación topográfica
de la película.
En cuanto a los recursos materiales el Señor Velasco nos comentó que las condiciones no
son ajenas a las dificultades anteriores, ya que encontramos diferentes dimensiones de cajas
así como de los materiales en que están hechas de cartón o metal, los anaqueles de gran
tamaño no facilitan el trabajo, pues al no contar con elevadores móviles no es fácil el acceso
a los rollos localizados en las charolas superiores, prolongado aún más el tiempo de
búsqueda. Por último, los estantes si bien son resistentes a la carga que soportan no son
uniformes en diseño y material, llevando con ello la falta de unificación entre pasillos.
13
Probablemente, si se muestra gráficamente se comprenda la magnitud del problema al que
se enfrenta el personal que proporciona el servicio de consulta.
Pasillos del Archivo
Genealógico con cajas en diferentes tamaños.
Vista Panorámica de los dos
niveles
Gracias a la conversación con Don “Ful” como cariñosamente le nombramos creció a un
más la inquietud por conocer más a fondo la problemática del acervo para esto se consideró
la necesidad de realizar un Diagnóstico (ver anexo 5) donde sus resultados fueron los que a
continuación veremos:
1.3 Diagnóstico
El primer e indispensable paso debe ser la realización de un diagnóstico sobre el fondo a
tratar, a partir de la identificación física de las características del material de microfilm. O
lo que es lo mismo, conocer y cuantificar.
- Los procedimientos técnicos presentes en el acervo a intervenir.
- La tipología de los soportes.
- La diversidad de formatos
A partir de esta primera aproximación podremos obtener una valoración bastante acertada
del estado de conservación general del fondo, el establecimiento de prioridades de
actuación y una previsión de conservación. Aún así, el estudio deberá también incorporar,
14
si no se ha tenido en cuenta a nivel general del Archivo Genealógico, los siguientes
aspectos sobre las instalaciones:
Las características del depósito, principalmente las condiciones ambientales y sobre todo, la
variabilidad de la temperatura y la humedad para la conservación de los materiales.
De esta información obtenida se podrán prever los factores que requieren el adecuado
tratamiento archivístico de nuestro objeto de estudio.
1.3.1 Tipología Documental y Contenido Informativo
El fondo de la Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica con código de referencia
MX09017AGNCL035B03FO130AMGH y clave de expediente 307 en el Departamento de
Control de Acervos del mismo AGN, está integrado por documentos de Registros Civiles y
Parroquiales; siendo este último el de mayor volumen documental en el acervo.
El Archivo Parroquial lo integran libros y documentos pertenecientes a las parroquias y es
quizá uno de los cargos que tiene en su haber un Párroco, la guarda fiel del archivo
existente y la mayor diligencia y cuidadosa solicitud respecto a los actos de la vida
cristiana.
Tales hechos por su naturaleza y trascendencia deben hacerse constar como es evidente,
siendo precisamente el Párroco quien ha de dar fé de los sucesos porque nadie podría
atestiguarlos mejor que aquel ante quien y cuya intervención pasaron. Son pues, los
Sacerdotes como los Notarios Públicos natos de la sociedad cristiana en el orden espiritual y
por ello, sus libros y documentos tienen el carácter de públicos y oficiales ante la Iglesia,
aunque no lo tengan hoy en día ante la Autoridad Civil. De aquí la gran importancia del
Archivo Parroquial.
Es gracias al “XIX Concilio Ecuménico celebrado en Trento Italia convocado entre 15451563 por Paulo III el cual pretendió llevar a cabo la reforma de la Iglesia y aclarar los
puntos dogmáticos… las normas emanadas tuvieron un impacto de enorme relevancia en el
15
mundo católico por su contenido y obligatoriedad.”19 En lo tocante a los archivos se
pronuncia lo siguiente “el Párroco debía de llevar un libro donde se registre los matrimonios
así como de guardar cuidadosamente el libro… lo mismo se refería a los libros de
bautismos en el que se mandaba escribir los nombres de los padrinos”20 con tal argumento
se inicia el resguardo documental de los fieles religiosos.
A su vez el Registro Civil tiene sus inicios “en julio de 1859 con las Leyes de Reforma,
por lo que se consumó la separación Iglesia/Estado causa directa del establecimiento en
México del Registro Civil. Para el 28 de julio de ese año fue promulgada la Ley sobre el
Estado Civil de las Personas”21 El gobierno liberal decreta la Ley Orgánica del Registro
Civil, bajo la consideración de que debía perfeccionarse la independencia en que deben
permanecer recíprocamente el Estado y la Iglesia. Dicho decreto señalaba que ya no podía
ser encomendado a la Iglesia “el registro que había tenido del nacimiento, matrimonio y
fallecimiento de las personas, registros cuyos datos eran los únicos que servían para
establecer en todas aplicaciones prácticas de la vida el estado civil de las personas.”22
Del mismo modo, se dictó la forma de como llevar los libros de registros en la Iglesia
Católica y Romana, el Registro Civil hizo lo propio por medio del decreto “Sobre el Estado
Civil de las Personas”23 el cual entre sus disposiciones destaca cuatro artículos que a la letra
dicen así:
“Art. 1º. Se establecen en toda la República funcionarios serán llamados
Jueces del Estado Civil, y que tendrán a su cargo la averiguación y modo de
hacer constar el estado civil de todos los mexicanos.
Art. 20º. Contendrá esta acta el día, hora y lugar del nacimiento, el sexo del
niño y el nombre que se le ponga; el nombre, apellido y residencia de los
padres ó de la madre cuando no haya más que ésta; el nombre y apellido de
los testigos.
19
BIRNAU- DELMON. Enciclopedia de la Religión Católica, Vol. 2 Barcelona: Dalmau y Jover, 1951. p. 947
AGUILERA MUNGUIA, Ramón. Manual de Archivística Eclesiástica, México: Universidad Pontificia de
México, 1998. p. 30
21
MÉXICO, SECRETARIA DE GOBERNACIÓN, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Catálogo
Documental 140 aniversario del Registro Civil, 2ª ed. México: Archivo General de la Nación, 2000. p. 9
22
Ibidem p. 14
23
EL ARCHIVO MEXICANO. Colección de Leyes, Decretos, Circulares y otros Documentos, México: Tomo IV
Imprenta Vicente García Torres, 1861. pp. 137-150
20
16
Art. 25º. Las personas que pretendan contraer matrimonio se presentarán ante
el Juez del Estado Civil, quien tomará sobre el registro, nota de esta
pretensión levantando de ella acta en que consten los nombres apellidos,
profesiones y domicilios de los padres y madres, así como la declaración y
nombres, edad y estado, de dos testigos que presentará cada parte para hacer
tal acta y será inscrita sobre el registro núm. 2.
Art. 37º. El acta de fallecimiento contendrá los nombres, apellido, edad y
profesión que tuvo el muerto; los nombres y apellido del otro esposo (a), si la
persona muerta era casada ó viuda; los nombres, apellidos, edad y domicilio de
los testigos, y si son parientes el grado en que lo fueron. Contendrá además, en
tanto como sea posible, los nombres y apellidos y domicilio del padre y de la
madre del finado”.24
Se puede notar que, los registros de documentos han sido creados y usados para documentar
hechos, establecer derechos y responsabilidades pero más que nada pretenden comunicar
información.
Es así pues que el Archivo Genealógico custodia información Civil y Parroquial de los
mexicanos; en ambos casos su tipología son Actas (ver cuadro 1), notaremos que
efectivamente tanto los Párrocos como Jueces asentaron en las actas que resguarda el
archivo lo dispuesto en el Concilio y el Decreto.
24
EL ARCHIVO MEXICANO pp. 137-150
17
Cuadro 1
Registro Parroquial
Acta
Contenido Informativo
Bautismo
Matrimonio
Defunción o Entierro
Confirmación
Registro Civil
Información Matrimonial
Nacimiento
Matrimonio
Defunción
Divorcio
Fecha del bautismo, con frecuencia fecha de
nacimiento, y residencia de los padres, los nombres
de los infantes, padres, abuelos paternos como
maternos y padrinos.
Nombre de ambos contrayentes, por lo general de
sus padres, fecha y lugar de casamiento, estado civil
anterior, lugar de nacimiento y residencia.
Fecha de defunción y/o entierro, nombre, edad, lugar
de residencia del finado, nombre del cónyuge y
padres en algunas ocasiones el lugar de origen.
Fecha de confirmación, nombre del confirmado,
parroquia, y nombre de los padrinos.
Fecha de presentación, nombre de los pretendientes,
copia certificada de la fé de bautismo y domicilio de
los futuros contrayentes, nombre de los padres,
ocupación, y testigos.
Nombre del niño(a), fecha de nacimiento y lugar de
nacimiento, los nombres de los padres, abuelos
paternos y maternos, reconocimiento de hijos (es un
documento en el que el padre indica su aceptación
para que sus hijos reciban su apellido) El padre
puede o no ser casado.
Nombre de ambos contrayentes, padres, fecha y
lugar de casamiento, lugar de nacimiento, residencia
y testigos.
Fecha de defunción, nombre, edad, lugar de
residencia del finado, nombre del cónyuge, padres y
nombre de los informantes.
Fecha, nombres de los cónyuges, parentesco y
residencia.
Tipología y Contenido Informativo
Probablemente el orden cambie en algunos casos, ya que no se tenía un formato establecido
como los hay en la actualidad; hoy en día, los datos que deben de contener las actas cuentan
con un lugar establecido dentro de la foja del papel membretado.
18
1.3.2 Fechas Extremas
Ahora bien, identificamos las fechas extremas del objeto de estudio en cuestión, según los
inventarios por Estados la documentación contenida en el acervo es desde al año 1536 hasta
1979, de los cuales el periodo entre 1750 a 1900 son los años predominantes en el fondo,
mientras que las lagunas faltantes son en la década de los 30's del Siglo XX.
Para comprobar lo anterior más adelante trataremos de verificar si la información asentada
en los inventarios es fidedigna.
1.3.3 Volumen Aproximado
La Guía General del Archivo General de la Nación publicada en 1990, manifiesta existir
121,740 rollos de microfilms, información un poco desfasada. En primer lugar, no se tiene
un inventario donde se mencione la cantidad de rollos que contiene una caja y en segundo,
porque no se han contabilizados los rollos de las últimas remesas recibidas en 2005; todo lo
anterior en definitiva nos lleva a no saber cual es el volumen real del acervo.
1.3.4 Clase Documental y Soporte
Se hizo alusión en líneas atrás que el Archivo Genealógico cuenta con rollos de microfilms
en formatos de 35 y 16mm. Las películas de 35mm forman el 96.47% del total del acervo
en soporte de acetato con emulsión de haluro de plata, probablemente se pensó realizar las
copias con dichos elementos porque se trata de la copia de archivo, la cual es usada para
reproducir un negativo duplicador, a partir del cual se realizarán las copias de consulta. El
resto 3.53% esta conformado por los microfilms de 16mm cuyo soporte es acetato con
emulsión diazoica en color azul intenso, permitiendo dichas características ofrecer una
mejor resolución a las imágenes.
19
Cualquiera de los dos soportes y formatos son aceptables para postergar la información en
ellos contenido, contribuyendo así a la memoria histórica, revelando hechos de nuestros
ancestros haciéndonos participes aunque remotamente de sus vivencias.
1.3.5 Estado Físico del Acervo
Pese a no contar con recursos humanos y materiales, en general el estado que guarda el
acervo se considera en buenas condiciones aun cuando desde su llegada hace más de
veinticuatro años no se le han aplicado los procesos archivísticos necesarios. Por tal motivo
consideramos probablemente sea sólo 15% del material que requiere con calidad de urgente
cambio de guardas de primer nivel mismas que están hechas de cartón. Es notable como el
clima ha hecho estragos al resecarlas, asimismo es innegable la presencia de polvo, pero
nada que no tenga solución, en cuanto a las películas los problemas se presentan con los
rollos pertenecientes a las parroquias del Distrito Federal se encuentran rayados por el uso
continúo de los investigadores.
Por otra parte las guardas de segundo nivel, no son las adecuadas para el resguardo de un
archivo, las hay de metal sin tapa, cartón en todas las medidas con cuatro solapas; las cuales
ya se desfondan precisamente por el uso rudo que llevan acuestas.
1.3.6 Local y Mobiliario
Ha influido en gran medida el local para conservar el estado físico que mantienen los rollos,
aun cuando no se construyó exprofeso para archivo, es un lugar de baja temperatura con
dimensiones de 10mts de ancho x 28mts de largo y 5.5mts de alto. En la parte alta tiene
ventanales cubiertos con pintura para evitar los rayos de luz solar, se encuentran
impermeabilizados los muros, evitando al máximo la luz artificial, ocupando esta
únicamente en el lugar requerido por el responsable o aquella persona que se encuentre
trabajando dentro de la bóveda; con ello se contribuye a la preservación del acervo.
20
En cuanto al mobiliario encontramos que los anaqueles metálicos no son homogéneos, los
hay de tipo esqueleto con cinco charolas y también con cuatro entrepaños; los primeros
conforman la línea de estantería entrepisos.
Perfectamente sabemos que no se cuenta con los recursos materiales óptimos, pero eso no
impide que no sean funcionales para el archivo, si ustedes lo permiten continuaremos
hablando del orden original del acervo.
1.3.7 Orden Original
La ordenación de las cajas fue establecida por sus productores la Academia Mejicana de
Genealogía y Heráldica tomando en cuenta el abecedario y los números del 1 al 9, como lo
menciona la teoría archivística -se inicia de izquierda a derecha y de arriba a bajo-.
Probablemente en un principio resulta algo confusa, ya que inicia con orden numérico del 1
al 99, posteriormente optaron por el método alfanumérico; es decir combinaron letras con
números iniciando A1, A2, A3…. hasta llegar a A9. Posteriormente, continuaron con la
ordenación alfabética de tal modo que combinaron letra con letra del abecedario por
ejemplo: AA, AB… AZ… volviendo a comenzar con la “B” B1…B9...BA…BZ hasta
terminar con todo el alfabeto en ZZ; pero para sorpresa nuestra todavía se encontraron más
cajas, por lo que se realizó a la inversa el método numérico-alfabético a partir de 1A hasta
99A, prosiguiendo con 1B…99B y así sucesivamente. Con el universo de cajas que tiene en
su haber el archivo la última caja termina en 26J.
Dentro de cada guarda de segundo nivel hay en promedio 72 rollos de microfilm, empero
no todos pertenecen al mismo estado de la República Mexicana, puesto que encontramos
tres o cuatro estados y más de un proyecto, por cierto “el proyecto se determinó en un
principio cuando se iniciaron los trabajos de microfilmación en las parroquias por las
iniciales del técnico quien microfilma por ejemplo Proyecto SMM corresponde al nombre
de Santiago Mejía Mora, RVR a Ramón Vargas R. entre otros.”25 Al poco tiempo, en el
inicio de los trabajos de microfilmación en los Registros Civiles del país se cambiaron las
25
Información proporcionada en entrevista con el C. Santiago Mejía Mora Gerente de Microfilmación de la
Academia Mejicana de Genealogía, el 14 de abril del 2005
21
siglas por MXC-1, MXC-2, MXC-3 y así sucesivamente; el número que se les otorgó a las
personas que microfilman ya no usaría sus iniciales. En total existen 109 proyectos.
En seguida veremos los procesos archivísticos y el personal que brinda el servicio.
1.3.8 Procesos Archivísticos y Personal
Todas sus dificultades que enfrenta el Archivo Genealógico definitivamente se deben a la
falta del tratamiento archivístico adecuado, comenzando por el argumento del personal
responsable quién alude que el archivo sólo esta en calidad de depósito, tal vez un día la
Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica decida llevárselo, lo cual dudamos mucho,
pues ya han pasado más de 25 años bajo la custodia del AGN y aún se siguen enviando
remesas con microfilms. Por otro lado, mientras tanto la persona responsable no se
encuentra debidamente capacitada ya que le faltan conocimientos en paleografía,
organización y descripción archivística; mucho ha hecho el Sr. Fulgencio Velasco en la
identificación del material en sus ratos libres, beneficiando al personal y sobre todo a quien
solicita la información.
Con los resultados obtenidos del diagnóstico, es conveniente mencionar que el archivo
requiere ser organizado y se lleve acabo la descripción de los filmes; asimismo cambiar las
guardas de primer nivel que contienen los rollos, ya que su estado no es el adecuado para
preservar la información. Por último, se debe realizar un instrumento apropiado de
descripción con el que se puedan obtener beneficios para la pronta recuperación de la
información y por consiguiente un mejor servicio a los investigadores tanto nacionales
como extranjeros.
Con el esbozo general del análisis nos damos una idea de todos los cambios ha realizar
fundamentado lo anterior con lo que han escrito gente profesional de los archivos, como
veremos en el siguiente capítulo.
22
Capítulo 2. Organización Archivística y Servicios
“El archivo es la memoria de las instituciones,
es también la memoria histórica de las sociedades
es el lugar que guarda la obra viva
de los hombres muertos”.
Luis Nuñez Contreras.
En este apartado llevamos acabo el marco teórico conceptual, para comprender los
conceptos y términos que nos apoyaron para realizar la correcta organización que apoye al
resultado final, brindar un mejor servicio de consulta al investigador.
2.1 Organización
La organización manifiesta el procedimiento lógico y constituido en que se han de
encontrar los fondos de un archivo, para verificar lo anterior conoceremos la aportación de
algunos autores sobre la ya mencionada actividad.
En primer lugar el Doctor en Historia Moderna, Cruz Mundet menciona “La organización
de un archivo responde a una necesidad doble, proporcionar una estructura lógica al fondo
documental, de modo que represente la naturaleza del organismo reflejado en él, y facilitar
la localización conceptual de los documentos”.26
Mario Jiménez expresa es “conseguir a corto plazo un centro activo de información, en el
cual los documentos que se soliciten, se localice en el menor tiempo posible
proporcionando la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto y se
conserven en muebles y locales adecuados”.27
Por último Antonia Heredia retoma el apunte de Pedro López es “la operación intelectual y
mecánica por lo que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido informativo”.28
26
CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 3ª ed. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez,
Pirámide, 1994. p. 229
27
JIMÉNEZ RODRÍGUEZ, Mario. Archivos Administrativos. México: El Autor, 1983. p. 15
28
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. 7ª ed. Sevilla: Diputación Provincial
de Sevilla, 1995. p. 253
23
Coincidiendo con las definiciones de los escritores concluiremos que todo aquel archivo
preocupado por la información que resguarda debe valerse de una buena organización,
misma que permita la pronta localización de un documento para su consulta, si desde este
punto partimos, entendemos las ventajas que de esta se desprenden como: evitar perdidas de
tiempo en búsquedas, un estricto control, así como, proteger los valores informativos y
testimoniales sea de una institución o persona y porque no, también mencionar que
estéticamente da un mejor aspecto y de tal manera sacudirnos un poco el mito de encontrar
en el archivo montones de papeles inútiles.
Ahora bien conociendo lo establecido por los teóricos de la archivística sobre la
organización, podemos darle el correcto trato al objeto de estudio que nos compete el
Archivo Genealógico.
2.1.1 Principio de Procedencia y Orden Original
No podemos dejar de lado el principio en que se basa el trabajo archivístico propuesto por
el historiador francés Natalis de Wailly29 Jefe de la Sección Administrativa de los Archivos
Departamentales en el Ministerio del Interior de Francia quien, el 24 de abril de 1841
influido por la teoría estructuralista se opuso a la organización cronológica dentro de los
archivos e introdujo el concepto de “fondo documental” en el que se supone enuncia el
principio de procedencia como una alternativa para la ordenación de los fondos
concentrados en el Archivo Nacional de Francia.
Conforme a este principio, se trataba de la circular titulada: Instructions pour la mise en
ordre et le classement des archives départamentales et comunales. La cual participaba en
29
A Natalis Wailly se le considera como el padre del principio del respeto de los fondos o de procedencia aún
cuando el principio se aplicó antes de que el lo enunciará, pero como asegura Cruz Mundet, “su validez a efectos
doctrinales es cuestionable por varios conceptos: 1. Fueron aplicaciones puntuales en el tiempo y sobre todo en el
espacio, por cuanto se pusieron en práctica con fondos de ámbitos territoriales muy concretos y sólo fue observado
para la organización de fondos determinados, sin que ello supusiera su difusión o generalización. En otros casos,
además tuvo una existencia muy limitada, ya que dejó de respetarse con el tiempo. 2. En ningún momento dicha
plasmación fue precedida de un proceso de teorización, de sistematización, que argumentara de acuerdo con los
principios científicos su naturaleza y necesidad. 3. Tampoco fueron seguidos por debate alguno en el seno de una
comunidad archivística consiente de su existencia, en tanto no existía ni se identificaba como tal. 4. No fueron, en
consecuencia reconocidos como principios con entidad suficiente capaz de lograr un efecto en cadena que, con el
transcurrir del tiempo, produjera su aplicación universal de manera sucesiva y concatenada”.
24
“reunir los documentos por fondos, es decir todos los documentos que provienen de un
cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo y arreglar éstos fondos con
sujeción a un orden determinado…”30 Explicaría enseguida el galo “la clasificación general
por fondos es la única verdaderamente apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de
un orden regular y uniforme”.31
De tal modo surge el Principio de Procedencia o respect des fonds, considerado hoy por
hoy como la base de la teoría archivística.
Sin embargo y probablemente bajo otras circunstancias, el principio fue aplicado por
primera vez en el año de 1777 por Philipo Ernst en su obra Von Archiven; en 1791 se aplica
en Dinamarca; en 1826 en Holanda e Italia, Francisco Bonaini lo denomina “método
histórico” porque para la reconstrucción del orden original se requiere de la historia de la
institución; en 1875 se reconoce dentro de la legislación italiana y para 1896 se aplica en
todos los archivos de Prusia.
Por otro lado, el Principio de Orden Original es precisamente en este último lugar donde
tiene sus orígenes en el año de 1881 por H. Von Seybel, Director de los Archivos del
Estado, quien dispone “los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que le
hubieran dado la oficina de origen”32 con la fusión de ambos principios se considera el
despegue de la archivística moderna, íntimamente relacionada con la publicación del
manual de los archiveros holandeses S. Muller, J. A. Feith y R. Fruin, Manual for the
arrangement and description of Archives, primer compendio de una serie de obras técnicas
orientadas a la organización de los fondos.
Justamente por su teoría y práctica, la Archivonomía en contraste con otras disciplinas que
también están siempre en contacto con la documentación como los bibliotecarios,
paleógrafos, diplomatistas e historiadores entre otros, algunos de ellos les importa su
contenido, a otros la tipología y a otros más los caracteres gráficos. A los archivonomos nos
concierne todo en su conjunto: el documento procedente de una institución o particular.
30
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 231
Ibidem
32
Ibidem
31
25
Posteriormente el análisis de la información da pauta para aplicar el procedimiento propicio
para su ordenación con la finalidad última de realizar la organización del archivo.
2.1.2 La Identificación Documental
Para iniciar toda organización de un acervo, la identificación es la primera tarea a realizar,
aunque algunos piensan que dicha actividad sólo es aplicable a los archivos de trámite y
concentración. En el transcurso del presente trabajo veremos que también puede ser
establecido en los archivos históricos, en está fase podemos conocer el órgano productor,
procedencia, fondos, tipología documental y soporte, la información obtenida del análisis
dará paso a realizar un instrumento de descripción, a continuación conoceremos las
definiciones de los que saben sobre el tema.
Víctor Hugo Arévalo pronuncia “es la actividad que se realiza en los archivos, sea por
medio de la investigación y sistematización, que permite establecer la identidad de los
documentos, series, grupos y fondos, considerando sus categorías administrativas y
archivísticas dando consistencia natural a la estructura del fondo”.33
María Luisa Conde Villaverde cita es la “… fase del tratamiento archivístico que consiste
en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que
se sustenta la estructura de un fondo…”34
Los objetivos de la identificación son:
-
Reunir elementos para organizar un fondo o colección, reconociendo el contexto
histórico administrativo o histórico biográfico en el cual se produjeron o acumularon
los documentos.
-
Distinguir o reconocer las series documentales en que se basa o puede apoyarse la
clasificación de un fondo o colección.
33
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas Documentales de Archivo: Ordenación y Clasificación de los
Documentos de Archivo. 1ª ed. Buenos Aires: Ediciones del Sur, 2003. p. 258
34
CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos. Madrid: Dirección
de Archivos Estatales, 1992. p. 72
26
-
Coadyuvar con los procesos de registro y control de documentos, con la planeación
de proyectos descriptivos.
En concordancia con los escritores terminaremos concluyendo; el resultado inmediato de
la fase de identificación es fundamental pues permite establecer los criterios adecuados para
realizar la correcta clasificación, descripción y ordenación del acervo, establecer la historia
institucional y determinar las series documentales de un archivo con el deseo de tener un
mejor dominio del mismo.
2.2 Concepto de Clasificación
A continuación veremos la definición de algunos autores sobre la clasificación. La Española
Heredia Herrera anota “… la clasificación siempre supone establecimientos de clases, de
familias, agrupadas estructuralmente o jerárquicamente dentro de un conjunto…”35
Para Cruz Mundet clasificar “consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un
fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios o los más específicos, de
acuerdo con los principios de procedencia y orden original”.36
El glosario de terminología archivística menciona “es el acto de agrupar documentos por
sus semejanzas, separándolos por sus diferencias”.37
Teniendo en cuenta lo antes mencionado diremos nuestro propio concepto para este trabajo:
Clasificar es el acto de agrupar todos aquellos documentos de un fondo y que de acuerdo a
sus características particulares nos permita crear subgrupos homogéneos.
La clasificación adoptada deberá estar en función a las necesidades, fines y estructura de la
institución de la que dependa el archivo, no es posible decidir de modo general cuál es la
mejor y más adecuada clasificación, puesto que dependerá de la tipología y del fondo que
35
HEREDIA HERRERA, Antonia. Clasificación y Ordenación Archivística. 2ª ed. Sevilla: Diputación Provincial
de Sevilla, 1983. p. 65
36
37
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Glosario de terminología
archivística y de ciertas expresiones de administración, SEP, México: 1980. p. 37
27
integre el archivo. Por último, el criterio elegido condicionará el tipo de ordenación a
establecer.
2.2.1 Importancia de la Clasificación
Como toda actividad la clasificación lleva consigo un orden y un comienzo de los
documentos para poderla realizar adecuadamente, se apoya de tres elementos: las acciones,
la estructura orgánica y los asuntos o materias a los que se refiere.
“Las acciones, refiriéndose a cada una de las actividades que realizan los
departamentos que componen una empresa o institución, creada con ciertos
fines, los cuales se lograran con las atribuciones o competencias suficientes
para lograrlo.
La estructura orgánica, refiriéndose al organigrama que toda institución
debe contar para alcanzar los fines propuestos, ya que con ello la institución
se va estructurando en niveles jerárquicos, permitiéndole así un
funcionamiento satisfactorio.
Los asuntos o materias, no se derivan de forma directa de la institución,
sino con la idea que esta tenga en cuanto a los asuntos o materias que vayan
desarrollando en el ejercicio de sus actividades como en su organización”.38
Una vez que los orígenes de los fondos han sido revisados son clasificados y estaremos
preparando a éstos física e intelectualmente para la investigación.
2.3 Ordenación
Una vez clasificados el paso siguiente es la ordenación, a éstas dos actividades en ocasiones
se les considera sinónimos, pero ordenar es unir los elementos de cada conjunto,
38
28
estableciendo una unidad, mientras que para clasificar básicamente es separar un conjunto
estableciendo clases.
Para algunos autores “Es la acción de unir secuencialmente los documentos que conforman
las series y los expedientes mediante la aplicación de criterios alfabéticos y/o cronológicos.
En esta operación se distinguen dos tipos de actividades:
a) Una intelectual que consiste en la elección de la unidad de orden surgida de la
natural relación entre los documentos.
b) Una física que consiste en la aplicación de los criterios de orden y en la guarda
de los documentos en sus contenedores apropiados.
Esta última es una actividad mecánica de asignación de claves a las unidades archivísticas
y de colocación definitiva de los documentos dentro de los acervos correspondientes”39
El objetivo principal de la ordenación es dar un lugar definitivo a las unidades
documentales para facilitar su localización su control y consulta; será la misma
documentación quien nos dará la pauta para determinar el orden a establecer. Así mismo se
podrá ordenar en forma alfabética, cronológica, numérica alfanumérica entre otras.
Los principales métodos de ordenación empleados son:
# “Cronológico: la fecha de los documentos es el criterio ordenador
empleado por este método, siguiendo los tres componentes de la misma
de mayor a menor: el año, mes y el día. Comenzando por el año más
remoto, los elementos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de
cada año por meses y dentro de éstos por días.
Es el método más
difundido, especialmente para ordenar los documentos dentro de los
expedientes, por cuanto en principio el cronológico coincide casi
siempre con el orden lógico de la tramitación administrativa.
# Alfabético: utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenación,
39
SANTOYO BASTIDA, Beatriz. Organización del Fondo Documental Enrique Flores Magón, México: El
Autor, 2003. pp. 54-55
29
y su posición en la palabra o frase sobre la que se basa.
# Geográfico: se consideran los nombres del lugar, se ordenan según su
jerarquía espacial comenzando por las agrupaciones mayores y
terminando por las menores; así en una serie de obras se comenzará por
el barrio/distrito, calle/avenida/plaza, número de finca, planta y se
finaliza con la vivienda.
# Numérico: establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie
de los guarismos desde el uno en adelante, o agrupaciones de éstos por
bloques; es el empleado, por ejemplo, para los documentos contables.
# Onomástico: se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del
segundo y el nombre propio. Es el idóneo, por ejemplo, para series de
expedientes personales.
# Alfanumérico: consiste en la combinación de letras y números para
componer los códigos de ordenación”.40
Obviamente existen otros más pero creemos que los anteriores son los principales en que
apoyan los archivistas para la ordenación.
2.4 Descripción Archivística
La etapa siguiente de la clasificación y ordenación de los fondos de un archivo consiste en
la descripción archivística llevando a cabo la elaboración de los instrumentos de referencia
que faciliten a los usuarios el contenido de los mismos, al propio tiempo indicando su
localización.
Es la descripción “una representación exacta de una unidad de descripción y de las partes
que la componen, en caso de haberlas, por el procedimiento de captación, cotejo, análisis y
40
30
organización de cualquier información que sirva, para identificar la documentación y
explicar el contexto que la produjo”41
Para Aurelio Tanodi “la palabra descripción, en términos amplios, es la numeración de las
cualidades y elementos fundamentales de una persona o de un objeto, de tal forma que la
persona que la efectúa pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que
identifican lo que se describe”.42
Dicho en otras palabras describir es aquel proceso que busca transmitir la información y los
rasgos más sobresalientes presentes en un documento a través de una idea general producto
del análisis y síntesis, permitiendo conocer las propiedades que los integran.
2.4.1 Importancia de la Descripción
Está tarea suele realizarse a diferentes niveles que respondan a objetivos específicos, pero
sin excepción, en todos los casos se debe cumplir con tres requisitos elementales:
“Exacta, en cuanto que los documentos no son algo impreciso, sino testimonios únicos y
concretos.
Suficiente, para la unidad que se está informando (archivo, fondo, serie o documento), sin
ofrecer más de lo necesario, por exceso o por defecto.
Oportuna, en cuanto que ha de reflejar una programación que marque una jerarquía de la
información”.43
La descripción no sólo se limita a enunciar los caracteres internos y externos de los
documentos aparte incluye información relevante como: alcance y contenido, nombres,
productores, fechas, lugares entre otros, permitiendo con ello tener un instrumento de
control, cuyo propósito es proporcionar la documentación en el preciso momento en que se
41
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripción Archivística,
Madrid: Ministerio de Educación Cultura y Deporte, 2000. p. 16
42
HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit p. 299
43
Ibidem p. 301
31
requiera, al mismo tiempo difundir y conservar el acervo, facilitar la tarea del archivista y
del propio usuario.
2.4.2 Instrumentos de Descripción
Iniciaremos acotando, que éstos instrumentos reciben diferentes denominaciones, se les
llama genéricamente “instrumentos de localización”, “instrumentos de información”,
“auxiliares descriptivos”, “instrumentos archivísticos”, “instrumentos de trabajo”, e
“instrumentos de descripción”44 Ésta última denominación, es la preferida de la especialista
Antonia Heredia y será también la que retomaremos nosotros de aquí en adelante para la
tarea que nos incumbe.
Dada la importancia que tienen los instrumentos de descripción para el conocimiento de los
fondos de un archivo y su finalidad de servir como fuentes de información, parece obvio
que una vez elaborados deben de ser puestos a disposición de los usuarios.
Entre los instrumentos de descripción encontramos las guías, inventarios, catálogos e
índices principalmente aún cuando en ocasiones se confunden un poco los términos
indistintamente del catálogo e inventario, para ello es necesario conocer con precisión cada
expresión y terminar las ambigüedades existentes; por tanto:
La Guía: “tiene la misión de orientar, haciendo valoraciones globales y destacando lo más
importante… de una manera general señala características, establece relaciones, aporta
bibliografía, puntualiza la historia de los organismos productores, señala la génesis
documental y las interrelaciones entre las series y las secciones”.45
Por lo general, es el instrumento con el que el usuario tiene el primer contacto, pues en ella
se dan a conocer los fondos y volúmenes resguardados en un archivo, así como también la
manera a seguir para tener acceso a la información.
44
HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. Cit. p. 314
HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de Instrumentos de Descripción Documental. Sevilla: Diputación
Provincial de Sevilla, 1982. p. 23
45
32
El Inventario: “es una descripción exacta y precisa de toda la documentación de un archivo,
cuyos asientos se ordenan siguiendo el orden de la archivalía y tiene como fin principal dar
constancia de la documentación y con fines secundarios la búsqueda, el control y el estudio
del acervo documental”.46
En cuanto inventarios encontramos el somero y el analítico siendo este par los más
conocidos.
El Somero: “comprende los elementos mínimos obligatorios… su utilidad es ante todo de
uso interno como procedimiento de control sobre las existencias…, es el primer
procedimiento válido para la descripción de grandes volúmenes”.47
Mientras que el Analítico: “describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta
los expedientes. Con los mismos elementos obligatorios y algunos más optativos, ofrece
información suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación
física”.48
Por otro lado el Catálogo: “tiene la finalidad de describir exhaustivamente, así en sus
caracteres internos como externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las
unidades archivísticas (expedientes), seleccionadas según criterios subjetivos (por su valor
histórico, para su exposición, publicación…). Dada su naturaleza pormenorizada no puede
aplicarse a una agrupación documental (fondo, sección, serie), salvo que sea muy pequeña,
sino a grupos de documentos que presenten un interés especial (mapas, sellos,
pergaminos…) y limitados a un periodo cronológico concreto”.49
Los dos últimos (inventario y catálogo) resultan un cuanto confusos como ya se mencionó,
pero cabe destacar que el primero hace constar series, mientras que el segundo centra su
atención en piezas documentales.
46
48
Ibidem p. 285
49
Ibidem p. 288
47
33
Y por lo que respecta al Índice: es un instrumento auxiliar de descripción en ellos se
“informan sobre nombre de personas, lugares, o materias ordenados alfabéticamente para su
inmediata localización en la guía, en el inventario y en el catálogo”.50
El fin que persigue un archivista al elaborar un índice es adelantarse a las exigencias de
información del usuario, no obstante para realizar cualquier instrumento de descripción
debe tomarse en cuenta la Norma Internacional General de Descripción establecida por el
Consejo Internacional de Archivos conocida por sus siglas como ISAD (G).
2.4.3 Norma Internacional General de Descripción Archivística “ISAD (G)”
El Consejo Internacional de Archivos (CIA), tomando en cuenta la dificultad de unificar las
diferentes prácticas descriptivas en todos los países los cuales contaban ya con una
metodología, instrumentos y terminología diferente entre sí, decide crear la Norma
Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G), cuyos orígenes se encuentran
en la Reunión de Expertos que tuvo lugar en Ottawa, Canadá el 1988. En esta ocasión se
pretendió concretar el proyecto de normalización de la descripción archivística; pero no fue
sino dos años más tarde en Alemania, que se realizó un análisis comparativo de tres
estándares que se desarrollan en los años ochentas: Archives, Personal Papers and
Manuscripts (APPM) Estados Unidos, A Manual for Archival Description (MAD) Reino
Unido y Rules for Archival Description (RAD) de Canadá.
Por otro lado en Madrid en 1992, se decide poner en circulación para su comentario por la
comunidad archivística internacional y “presentada como ponencia en el décimo segundo
Congreso Internacional de Archivos en Montreal para septiembre de ese mismo año siendo
discutida en sección plenaria abierta. La Comisión se volvió a reunir en Estocolmo, Suecia,
en enero de 1993. Se examinó y revisó el documento de acuerdo a los comentarios recibidos
de todos los archivistas del mundo, proponiéndose un periodo de 5 años para su revisión”.51
50
DORANTES OLASCOAGA, María Teresa. La Norma ISAD (G) Su comprensión a través de la metodología de
la ciencia archivística. México: Sociedad para el Desarrollo Científico de la Archivística, S.C.1998. p. 5
51
34
Así para 1998 se llevó a cabo la primera revisión de la ISAD G, al mismo tiempo se abre el
proyecto de la segunda revisión de esta, aprobándose la segunda edición de la norma en
Estocolmo y presentándose la misma en el XIV Congreso Internacional de Archivos de
Sevilla del año 2000.
Sus principales modificaciones en la segunda edición se han producido en dos cambios
fundamentales:
-
Cambios terminológicos y conceptuales: cambios en el glosario y contenido de los
elementos.
Cambios estructurales: creación de áreas y elementos nuevos.
Asimismo la descripción archivística de la norma ISAD (G), parte de la práctica de
descripción denominada “Descripción Multinivel” la cual, consiste en la descripción de un
fondo con todas sus partes y componentes, dicho de otra forma jerarquiza de lo general a lo
particular, para ello propone cuatro reglas generales:
“Descripción de lo general a lo particular: su finalidad representa el contexto y la
estructura jerárquica del fondo y las partes que lo integran.
Información pertinente para el nivel de descripción: su finalidad es proporcionar
sólo aquella información adecuada al nivel que se está describiendo.
Vinculación de las descripciones: su finalidad es vincular cada
con la unidad de descripción inmediatamente superior.
descripción
No repetición de la información: su finalidad es no repetir en el nivel inferior
información ya proporcionada en el nivel superior”52
En estás reglas se “han establecido veintiséis elementos que pueden ser combinados para
constituir la descripción en una unidad archivística, agrupados en siete áreas de
información”:53
52
53
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Op. Cit. pp. 19-20
35
1. “El área de Identificación: contiene la información esencial para identificar la
unidad de descripción.
2. El área de Contexto: contiene la información relativa al origen y custodia de la
unidad de descripción.
3. El área de Contenido y Estructura: contiene la información relativa al objeto y
organización de la unidad de descripción.
4. El área de Acceso y Utilización: contiene la información relativa a la accesibilidad
de la unidad de descripción.
5. El área de Documentación Asociada: contiene información relativa a aquellos
documentos que tienen una relación significativa con la unidad de descripción.
6. El área de Notas: contiene información especial y aquella otra que no ha podido
incluirse en ninguna de las demás áreas.
7. El área de Control de la Descripción: contiene información relativa al cómo,
cuándo y quién ha elaborado la descripción archivística”.54
De los veintiséis elementos se consideran esenciales los siguientes seis elementos:
• El código de referencia
• El título
• El productor
• La (s) fecha (s)
• La extensión de la unidad de descripción
• El nivel de descripción
Mismos que ayudarán para la rápida recuperación de la información y en ocasiones si la
redacción de la descripción es clara y precisa, el usuario no requerirá consultar el
54
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Op. Cit. p. 14
36
documento, evitando así la manipulación del soporte y contribuyendo a su conservación del
ya mencionado.
2.4.4 Elementos de la Descripción
Si bien sabemos la ISAD (G) establece veintiséis elementos esto no quiere decir que es
obligatorio la utilización de todos ellos, mejor dicho son los propuestos; será entonces el
propio archivista quien decida cual o cuales serán los elementos que conformen sus
instrumentos de control.
Haremos un cuadro descriptivo, concentrando los apartados que deben contener los
instrumentos según Cruz Mundet, y sea más compresible para aquella persona que se
encuentra inmersa en tal diligencia (ver cuadro 2).
37
Cuadro 2.
Elementos de la Descripción
Guía
Inventario
Catálogo
Índice
1.- Área de Identificación
Código de referencia

Título

Fechas

Nivel de descripción

Volumen y soporte de la unidad de
descripción (cantidad, tamaño y dimensiones)

2.- Área de Contexto
Nombre del o de los productores

Historia institucional/Reseña Bibliográfica

3.- Área de Contenido y Estructura
Alcance y contenido

Valoración, selección y eliminación

Historia archivística
Forma de ingreso
Nuevos ingresos

Organización
4.- Área de Condiciones de acceso y uso
Condiciones de acceso

Condiciones de reproducción
Lengua/escritura(s) de la documentación

Características físicas y requisitos técnicos

Instrumentos de descripción

5.- Área de Documentación Asociada
Existencia y localización de los originales

Existencia y localización de copias

Unidad de descripción relacionadas
6.- Área de notas
Notas

Notas de publicaciones

7.- Área de Control de la Descripción
Nota del archivero
Reglas o normas
Fecha (s) de la (s) descripción (es)
Apartados que deben contener los Instrumentos de Descripción55
55
CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. pp. 281-301
38
Los españoles Cruz Mundet y Heredia Herrera se contraponen en los índices, mientras que
para el Doctor son excesivamente complicados y poco útiles, para Heredia juega un papel
importante, expresar conceptos precisos que lleven al investigador a una información
correcta.
Y mención aparte merecen los instrumentos de descripción, los cuales no son exclusivos
para resaltar las características de los documentos en soporte papel, sino que también para
los acervos especiales que en adelante mencionaremos.
2.5 Archivos Especiales
Para hablar de archivos especiales es necesario mencionar que éstos son asentados en un
soporte, -los cuales han cambiado con el paso del tiempo-, siendo la parte física o material
del mismo. Los más antiguos conocidos son las placas de arcilla, hueso, piel, papiro,
pergamino, vitela y el papel. Hoy se cuenta con materiales ligeros y con mayor capacidad
como microfilms, cintas magnéticas, soportes electrónicos y multimedia.
Además, amén con el glosario los acervos especiales “son los que se integran con
documentos o materiales diferentes a los tradicionales conocidos como documentos escritos
y que proporcionan información para la toma de decisiones.
Dentro de estos archivos pueden considerarse, por ejemplo: los de microfilm, fotográfico,
electromecánico, etc.”56
Indudablemente la información ya no sólo se encuentran en el soporte tradicional, los
medios de difusión y conservación ahora son diferentes a los anteriormente utilizados, en
tanto, el Archivo Genealógico resguarda documentos en microfilm, por ende estamos frente
a un archivo especial que requiere un trato como tal.
Enseguida reconoceremos la tecnología usada por los integrantes de la Academia Mejicana
de Genealogía y Heráldica para preservar la información.
56
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op. Cit. p.22
39
2.5.1 Microfilm
En las últimas décadas han tomado auge sistemas que han venido a revolucionar el acceso
a la información y sobre todo permiten la conservación de los archivos históricos, tal es el
caso del microfilm.
Repasando brevemente la historia del microfilm, fue el inglés John Benjamin Dancer
1839, el primero que produjo imágenes reducidas 15mm de diámetro basándose en
experiencia como fabricante de instrumentos ópticos pero será René Dragón el que
especializaría en la producción de micro-imágenes durante la Guerra Franco Prusia
1870.
en
su
se
en
Los orígenes del sistema microfilm hay que encontrarlos en los años inmediatamente
posteriores a la primera Guerra Mundial, cuando por parte de los Bancos sobre todo
Norteamericanos se sintió la necesidad de defenderse de una manera práctica y eficaz
contra el peligro de falsificación de las firmas de los cuentacorrientes.
Se comenzó a estudiar la posibilidad de grabar los originales de las firmas de la clientela en
unas películas de 16mm. Y hacia 1928, ciertos fabricantes de los Estados Unidos lanzaron
al mercado un aparato que permitía microfilmar con notable rapidez. Dos años más tarde
los americanos realizaron la reproducción de films de 35mm aptos sobre todo para planos y
grandes documentos; en este mismo periodo Mc. Carthy convence a la compañía Eastman
Kodak de que su invento es práctico y generando así la Recordar Corporation para dar
cabida al primer equipo de microfilmación llamado “Check O- Gruph.
En 1930 en Nueva York, el Times empieza a microfilmar su Hemeroteca, el Dr. Josep
Goebel diseña un aparato el cual exponía varias imágenes en un mismo formato, dicho
mecanismo llevaría a Alberd Boing a utilizar un proceso litográfico para producir micro
imágenes en ficha opaca.
Para 1950 se da la invención del C.O.M. (Microfilmación de Cintas Magnéticas de
Computadoras por Datagrahix), y cuatro décadas más tarde surgen los sistemas híbridos de
microfilmación donde la información es digitalizada y microfilmada a la vez.
40
“El término microfilm designa al soporte físico utilizado para conservar la información, es
decir, la película fotográfica. El prefijo micro no se aplica a la película, porque no se trata a
la miniaturización. Se aplica más bien a la información reproducida en un formato más
pequeño sobre película.”57
El microfilm consiste “…en la aplicación de la fotografía al registro, almacenamiento,
recuperación y utilización de la documentación…”,58 dicho de otra manera se trata de
fotografiar en miniatura cualquier documento sobre una película sensible.
La terminología archivística describe al microfilme como la “técnica por medio de la
fotografía en película para obtener la reproducción de todo tipo de material, lo que
constituye ahorro de espacio que ocupan documentos y expedientes”.59
2.5.2 Soportes de Película
A través de los años, los microformas han aparecido bajo diferentes soportes de película
incluidos el nitrato de celulosa, el acetato y el poliéster.
-
Nitrato de celulosa son altamente inflamables, propensas a emitir gases peligrosos
con le tiempo y sujetas a descomposición natural, a principios de los años
cincuentas, el nitrato de celulosa ya no se usaba como soporte de película para
microformas.
-
Acetato si bien no es tan inflamable como el anterior, está sujeta al deterioro por la
acción del tiempo. Esta degradación se acelera cuando la película no es almacenada
adecuadamente, aun cuando en la actualidad se sigue utilizando, la película de
acetato no es aceptable como medio de preservación.
-
Base de Poliéster es el único soporte para películas recomendado actualmente para la
preservación del microfilm. Este material es estable y duradero; la película de
57
COUTURE Carol. Los archivos en el siglo XX, Archivo General de la Nación. México: 1988. p. 27
DA COSTA CARBALLO, Carlos Manuel. Fundamentos de tecnología documental, Madrid: Complutense,
1992. p. 369
59
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA. Op. Cit. p.86
58
41
poliéster en blanco y negro tiene en promedio una vida de 500 años en condiciones
adecuadas de almacenamiento.
2.5.3 Tipos y Formatos de Películas
Tres son los tipos de película más comunes para los microformas gelatina de plata (haluro
de plata), diazo y vesiculares.
“Haluro de Plata se basa en la muy conocida tecnología de la fotografía en
blanco y negro y son el único medio de microformas apropiado para
propósitos de archivo. El microfilm de gelatina de plata (master o matriz) es
casi siempre una imagen negativa, pero se pueden hacer duplicados
negativos o positivos. El lado de la emulsión de esta película es mate,
mientras que el lado sin emulsión es brillante.
La película de Diazo contiene sales de diazo en la capa de emulsión que se
combina con acopladores de tintes para producir colores fuertes y densos. Se
considera razonablemente estable pero al final se desvanece hasta en la
oscuridad su desvanecimiento se acelera por la exposición prolongada a la
luz (como cuando se utiliza un lector de película).
Vesiculares en dichas películas la emulsión de diazo está contenida entre dos
capas de base. La película son expuestas mediante impresión por contacto de
una matriz y la imagen es revelada calentando la película es expuesta
mediante impresión por contacto de una matriz y la imagen es revelada. Esto
suaviza momentáneamente el material de soporte y hace que el nitrógeno en
expansión forme diminutas burbujas”.60
60
BIBLIOTECA NACIONAL DE VENEZUELA. Manual de preservación de Bibliotecas y Archivos del
Northeast Document Conservation Center, Fascículo 5 Cambios de Formato, Caracas: 1998. pp. 5-6
42
Básicamente existen tres tipos de anchos de cintas de microfilm, 105, 16 y 35mm.
Las microfichas de 105mm se elaboran de izquierda a derecha, columna a columna,
teniendo como inconveniente que si se queda algún hueco en el proceso de elaboración no
se puede rellenar. Se utiliza para depositar en ellas aquellos documentos que no son
necesarios actualizar como por ejemplo: Tesis Doctorales, Catálogos de Publicaciones,
etcétera.
En los formatos normales es posible encontrar en cada rollo de microfilme de “16mm, 2800
documentos tamaño oficio, 5600 de tamaño carta, normalmente se usa para compactar
grandes volúmenes de documentos”61 como documentos históricos.
La película de 35mm, brinda cuadros de microfilme de gran superficie, por lo que
proporciona excelentes prestaciones para cuando se desea microfilmar ejemplares muy
grandes o donde la calidad de la imagen sea un factor crítico.
Justamente por sus características el microfilm contribuye a la historia de una nación,
perpetuando como testimonio de los individuos o instituciones de manera que la
información se encuentra al servicio del usuario.
2.5.4 Métodos de Microfilmación
En este apartado hablaremos de los diferentes métodos de microfilmación que existen y
son:
Simplex (los fotogramas del documento se distribuyen a lo largo de la longitud de la
película uno a continuación de otro). El resultado en el rollo es una imagen vertical,
derecha y en forma natural de lectura, es usado cuando se trata de documentos en los
que la información se encuentra únicamente al frente y en caso que aparezca unos
con datos al dorso generalmente se opta por pasarlo dos veces por la máquina: la
61
Servicios de Microfilme [En Línea]. Argentina Disponible en:
http://.digitalmicrofilm.com.ar/Concep_caracter.php [Consultado el 9 de agosto de 2006]
43
primera por el frente y la segunda por el revés resultando en la película dos
imágenes sucesivas respectivamente.
Dúo (el procedimiento es parecido al dúplex sólo que en esté caso primero se
microfilmar una mitad y después en sentido contrario la otra banda) consiste en
microfilmar por la mitad interior de esta película de principio a fin, luego se voltea y
el documento entonces se filma sobre la otra mitad restante. Esto se hace para
aprovechar al máximo la superficie de la película, se requiere usar una reducción
32X y documentos que no excedan de 21.5cm. x 27.5cm.
Duplex (consiste en que el mismo ancho de la película hay como dos sectores donde
se depositan los fotogramas logrando tener al mismo nivel el anverso y el reverso de
una hoja). Este mecanismo permite microfilmar las dos caras del documento con una
sola pasada o filmación apareciendo en la película el frente en una mitad y el dorso
en la otra, esto se consigue por medio de un sistema óptico a base de espejos y otros
componentes para lograr que el obturador funcione justo en el documento que pasa
junto a él. Se aprovecha al máximo la superficie de la película y se tiene las dos
caras del documento juntos. Tiene la ventaja de lograr una absoluta precisión y
mayor velocidad, sólo puede ejecutarse en documentos que excedan de 21.5cm x
27.5cm. a niveles de reducción de 32X en adelante.
2.5.5 Conservación de los Rollos de Microfilm
La conservación implica la aplicación de procedimientos y técnicas. Para su preservación
un archivo de microfilm merece y necesita del máximo estudio y planificación. Son el tipo
de película y las condiciones de almacenamiento las que determinan cuánto tiempo los
microfilms podrán ser conservados, para su permanencia se requiere proporcionar
protección no sólo contra el clima, sino contra las impurezas del aire, fuego, agua, insectos
y roedores.
Las condiciones bajo las cuales se almacena la película desempeñan un papel fundamental
en el desarrollo de sus alteraciones, un lugar en el que se cree una atmósfera fría, seca y
libre de gases o vapores oxidantes, es el medio más eficaz para impedir modificaciones.
44
“Para todo tipo de película, se recomienda una humedad relativa durante todo
el año por debajo de 50% no obstante, para las películas de gelatina de plata es
conveniente un máximo del 40% para minimizar la probabilidad de formación
de manchas microscópicas producidas por oxidación de la plata.
La temperatura no debe exceder de 21OC; son preferibles incluso temperaturas
más frías, mientras que los negativos maestros deberán ser almacenados a
temperaturas máximas de 18OC, con una humedad relativa de 35%, ± 5%. Las
normas American Nacional Standard Institute PH 1.43-1983 y PH 1.53-1984
precisan condiciones exactas para el almacenamiento archivístico de
películas”.62
Importante también para la conservación es el carrete debe facilitar el enrollado de la
película, el más adaptable tiene perforaciones cuadradas en cada extremo, en tanto las cajas
de cartón pueden utilizarse para el almacenamiento de película sólo cuando están
relativamente libres de ácido y no producen peroxido. Éstas mismas cajas deben
almacenarse en muebles metálicos o cajones que permitan la circulación del aire.
Los microfilms estarán protegidos contra posibles daños producidos por el agua como:
filtraciones, inundaciones. Por ello los sistemas de almacenamiento se situaran por encima
del nivel del suelo.
En cuanto a los estuches serán escogidos observando los lineamientos establecidos para el
almacenamiento archivístico, recomendándose aquellos estuches de papel con material
amortiguado o neutro de alta calidad y libre de lignina.
El manejo de la película es de gran importancia dado que “los aceites ácidos y las huellas
digitales pueden dañar, siempre se requiere usar guantes cuando se manipulen las películas,
tienen que ser sostenidas por los bordes o guías, sólo se debe sacar una microforma a la vez
de su estuche, la película no beberá apretarse en el carrete pues puede causar abrasiones. El
entrenamiento del personal y de los usuarios en lo concerniente al manejo adecuado de las
microformas es esencial”63 para la longevidad de la película.
62
63
BIBLIOTECA NACIONAL DE VENEZUELA. Op. Cit. p. 8
Ibidem p. 11
45
2.5.6 Ventajas y Desventajas del Microfilm
El renombre que posee el microfilm en cuanto a su longeva preservación, esta debido a su
sentido práctico; en contra parte con los digitales. El microfilm es un producto de una
tecnología casi estática, probada y gobernada por los estándares internacionales. Cuando
está creado y almacenado según los estándares, el microfilm se jacta de una esperanza de
vida de 500 años teniendo con ello ventajas y desventajas como veremos a continuación
(ver cuadro 3).
Cuadro 3
Ventajas
-
-
-
Gran capacidad de almacenamiento de
información.
Reducción de espacio físico hasta un 96
o 98%
La información en éste soporte se
reduce en peso
La información puede permanecer en el
soporte por un tiempo ilimitado
La obtención de duplicados desde la
microforma
original
es
rápida,
económica y de gran fiabilidad con
respecto al original.
El Microfilm puede mandarse por
correo
electrónico sin medidas
especiales de protección, lo cual facilita
el acceso a la información de cualquier
investigador sin tener que desplazarse
de su domicilio.
La velocidad de Microfilmación de un
documento suele ser bastante mayor
que la digitalización en scanner.
Desventajas
-
-
-
El coste de mantenimiento y servicio de
documentos en forma de microfilm
puede ser superior al que supone
almacenar y servir los originales
No es posible comparar dos imágenes
separadas del mismo rollo
Una vez que los documentos han sido
fotografiados no siempre es factible
incorporar material adicional a la
película
No siempre es posible obtener una
copia legible o utilizable, cuando es
excepcionalmente grande, cuando hay
muy poco contraste entre la escritura y
el papel, cuando la interpretación de un
documento depende del color como
elemento distintivo.
46
2.6 Tipos de Cámaras
Las cámaras que permiten la reproducción de documentos en soporte papel a microfilm son
las siguientes:
Cámara Rotativa “Viene del latín rota que es un dispositivo circular que se mueve
alrededor del centro o eje, éste tipo de equipo tanto la película como el documento
que está siendo microfilmado se mueven sincrónicamente durante la exposición”64 (Ver
cuadro 4).
Donde el documento va rotando sobre un sistema de bandas que al pasar sobre el área de
filmación (que consiste en un par de guías de cristal) acciona el obturador de la cámara o
unidad de película donde dicha exposición producirá una imagen a lo largo de la película
mientras sigue corriendo el documento.
Cuadro 4
Cámara rotativa
Cámara Planetaria, “Planetaria proviene de las raíces del latín planum igual a
superficie plana, y arius igual a característica de la superficie plana”65 (Ver cuadro 5).
64
65
DA COSTA CARBALLO, Carlos Manuel. Op. Cit. p. 371
Ibidem
47
En este equipo tanto la película como el documento que está siendo microfilmado
permanecen estáticos (no existe movimiento durante la exposición) la máquina cuenta con
fuentes de iluminación en los extremos laterales, con el fin de obtener una buena calidad de
imagen la película que se utiliza para estos equipos pueden ser de 16 ó 35mm.
El equipo es usado para microfilmar documentos que por su dimensión y rigidez relativa no
pueden ser microfilmados con otro equipo micrográfico tales como: planos, mapas, cartas
geográficas, periódicos, diseños industriales, libros y en general material impreso de
dimensiones relativas.
Cuadro 5
Cámara planetaria
Cámara de Paso y Repetición “Consta de un sistema de iluminación, exposición y mesa
de trabajo. Están diseñadas especialmente para la elaboración de microfichas, contienen una
serie de imágenes en el área predeterminada de película, la reproducción de microfichas se
hace directamente del documento original sin necesidad de pasar por el rollo”.66
Al igual que la máquina planetaria este equipo realiza el proceso de microfilmación
documento por documento, permaneciendo estático durante la exposición, mientras que por
medio de un sistema electromecánico la misma cámara mueve la imagen del siguiente
documento. Cada imagen se graba a la microficha en exposiciones diferentes de acuerdo
como se requiera en el momento de microfilmar.
66
DA COSTA CARBALLO, Carlos Manuel. Op. Cit. p. 371
48
En éstas cámaras se utilizan rollos de película de 105 mm de ancho x 510 de largo también
admiten paquetes de película de 105 x 148 mm. Se utilizan en áreas de control donde los
documentos no tienen dimensiones mayores de media carta, ya que la máquina no admite
tamaños mayores a ese.
2.7 Proyectores de Microfilm
Los archivos especiales en soporte microfilm requieren para poder acceder a la información
contenida en ellos de un proyector en la que se pueda leer su contenido.
Un proyector o “lector de microfilm es un aparato de proyección o de visión utilizado para
ampliar la imagen del microfilm hasta alcanzar proporciones legibles”.67
Las Características principales de un buen Proyector son:
# Una lente capaz de ampliar la imagen al menos hasta un tamaño aproximado al
original con excelente nitidez
# Una fuente de luz que proporcione iluminación adecuada y no perjudique al
microfilm
# Debe tener la inclinación justa para que el usuario pueda ver la imagen fácil y
cómodamente
# La pantalla ha de ser lo bastante amplia para proyectar una imagen completa
# El rollo ha de introducirse fácilmente y un mecanismo relativamente simple para
enrollarse con facilidad
# Permitir girar la pantalla
En el Archivo Genealógico brindamos el servicio con lectores y proyectores impresores, el
usuario tiene la opción de sacar copias del documento que le es de su interés, instalados en
la sala de consulta del mismo CIG, todos permiten realizar ampliaciones contribuyendo al
67
LEISINGER, Albert H. Microfotografía para archivos Dirección General de Archivos y Bibliotecas Servicio
Nacional de Microfilm, Madrid: 1972. p. 37
49
mejor estudio de los documentos escritos con letras procesal encadenada, semiencadenada
entre otros tipos de letras, gracias a las máquinas el usuario realiza sus investigaciones de
tipo genealógico.
Los proyectores impresores del área fueron donados al AGN por el gobierno de Japón en
cuanto los lectores son propiedad de la comunidad mormona.
Proyector impresor
Proyector lector
2.8 Servicios
La categoría y reputación de un archivo depende en gran medida del servicio que ofrece, en
Genealogía es su principal actividad dirigida a los investigadores, concebimos al servicio de
archivo como el “proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la
documentación de una entidad con fines de información”68 de tal manera que se brindan los
siguientes servicios:
• Consulta consiste en préstamo sólo en sala, no lo hay para domicilio, pero se puede
reservar para los días siguientes.
68
COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Hacia un Diccionario de Terminología Archivística.
AGN España: Archivos Estatales Colombia, p. 113
50
• Reproducción de microfilm a papel tamaño carta ya sea en positivo o negativo, así
también duplicado de microfilm a film.
• Solicitud de información vía correo electrónico radica en realizar la búsqueda del
registro del interés del cibernauta con los datos que nos proporciona, en caso de
localizarse se puede enviar por correo postal o Internet.
• Asesoría se orienta al investigador cuando no sabe como empezar a realizar su
búsqueda genealógica.
• Paleografía obviamente por el tipo de letra asentada en los documentos del siglo
XVI no es común que la gente y sobre todo campesinos la puedan leer.
• Certificación del documento que se haya localizado en un rollo, a decir verdad el
área no es quién certifica, pero sí hay una relación muy estrecha porque desde
genealogía se retoman los datos asentados en el microfilm, con la finalidad última de
que el documento tenga validez jurídica.
• Constancias de no registro documento que hace constar que el acta que busca el
investigador no se localizó en genealogía, con dicha constancia el interesado puede
solicitar en caso de ser una acta de nacimiento de nueva cuenta ser registrado en el
Registro Central de Arcos de Belén en la Ciudad de México.
Todo lo anterior en horario de servicio de 8:30 hrs. a 14:45 hrs. de lunes a viernes
Pero los servicios no tendrían sentido si alguna persona, no los demandara, a dichas
personas les llamamos usuarios o investigadores. Prosigamos ahora con definir usuarios y
tipos de usuarios.
2.9 Usuarios
Creíblemente cuando hablamos de servicio no podemos dejar de lado los usuarios, esto es
porque entre ambos existe una íntima relación el primero no estaría presente sin el segundo
51
y viceversa, en nuestro trabajo nos referimos exclusivamente al usuario de la información
siendo:
“aquel individuo que necesita información para el desarrollo de sus actividades. Según esta
definición todos los seres humanos somos usuarios de información…, sin embargo, con el
fin de aclarar la actitud de los usuarios ante la información se han dividido a éstos en dos
grandes grupos”69
a) Usuarios potenciales, son aquellos que necesitan información para el desarrollo
de sus actividades, pero no son consientes de ello, por lo tanto no
expresan sus necesidades
b) Usuarios reales, son aquellos que no sólo son concientes que necesitan la
información sino que la utilizan frecuentemente
Ahora estamos concientes que los usuarios reales son los que asisten a nuestro archivo,
mismos que se dividen en:
-
Presenciales son quienes asisten al AGN. Pueden ser de origen nacional o extranjero
éstos últimos en su mayoría de habla inglesa, seguidos del alemán, italiano y francés
-
No presenciales son los que se comunican vía correo postal, telefónica e Internet
Entre los usuarios característicos figuran los estudiantes de nivel licenciatura, maestría,
doctorado, campesinos, amas de casa, jubilados etc., todos ellos en general desean encontrar
datos concretos de carácter familiar. El acervo está disponible para toda aquella persona
mayor de 18 años contando con su respectiva acreditación de investigador misma que les es
entregada en el Centro de Referencias después de haber firmado su carta compromiso y
conocer cuales son las políticas para la consulta de los archivos del AGN.
Así es que, se pretende dar un mejor servicio a nuestros usuarios proponiendo el uso de la
tecnología.
69
SAENZ CASADO, Elías. Manual de estudios de usuarios Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez,
Pirámide, 1994. p. 19
52
2.10 Automatización
Dada la utilización que hoy en día tienen los equipos de cómputo y su inmersión en la
administración en al vida cotidiana, es indispensable aprovechar las grandes ventajas que
éstos ofrecen. Los acervos tienden a crecer y los usuarios a requerir servicios más eficaces
y eficientes, éstas demandas han llevado a la creación de sistemas cada vez más óptimos,
prácticos y de fácil acceso.
La tecnología dejó de ser una opción y se incorpora a la vida institucional y cotidiana de la
mayoría de los países del mundo; el uso de computadoras y sistemas de cómputo es
indispensable para un ágil manejo de la información.
Para comprender lo anterior conozcamos la definición de automatización “las computadoras
permiten realizar tareas simples y complejas sin errores; además de que pueden efectuarlas
en un tiempo menor al que originalmente se utilizaba para desarrollarlas de manera
manual”70
Otra definición de automatización. “Es el uso de máquinas o sistemas para desempeñar
tareas como una alternativa al uso de personas”71
En nuestros archivos, automatización es el uso de computadoras para la realización de los
procesos que se desarrollan cotidianamente en todo centro de trabajo archivístico, ya sea
para actividades técnicas, como la catalogación y descripción entre otros. La finalidad de
automatizar es mejorar el funcionamiento del archivo permitiendo un control más adecuado
de la información, rapidez en las consultas, precisión en el registro y mayores beneficios a
los usuarios del servicio.
El objetivo concreto de Automatizar es optimizar, y no complicar las actividades que
cotidianamente se realizan.
Si ya definimos automatización el siguiente paso es conocer las ventajas que ofrece:
70
CENTRO DE COMPUTACIÓN PROFESIONAL DE MÉXICO.Lenguajes de programación computacional,
México: Centro de Computación Profesional de México, 2001. p. 3
71
The British Computer Society. Glosario de Términos de Computación México: Trillas, 2001. p. 336
53
2.10.1 Ventajas de la Automatización
Si aplicamos correctamente la automatización logramos lo siguiente:
#
#
#
#
Agilizar procesos
Reducir al mínimo tareas rutinarias
Mejorar los servicios
Optimizar los recursos financieros
Concluyendo, la automatización reduce tiempo, dinero y esfuerzo en cualquier ámbito en
que se aplique ya sea para instituciones públicas o privadas. Por ello analizando a detalle si
es factible proceder a la automatización de nuestro objeto de estudio.
2.10.2 Software y Hardware
Si bien el uso de computadoras en nuestras actividades cotidianas trae consigo una nueva
forma de ver y hacer las cosas también cuentan con una basta cantidad de nuevos términos
que aprender para aprovechar al máximo las capacidades que ofrecen. Entre ellos los más
importantes son el software (parte lógica) y hardware (parte física).
Software: “Soft(blando)ware (cosa) Programas o grupos de programas que indican al
equipo como operar y reaccionar ante diferentes eventos. Son los componentes lógicos -no
se pueden tocar-. El término incluye sistemas operativos, programas y aplicaciones”.72
Hardware: “Hard(duro)ware(cosa) es el conjunto de tarjetas, cables y dispositivos
periféricos que componen una computadora. En sentido estricto son todos los componentes
físicos y tangibles que forman parte del ordenador”73
Entre las características que integran un software esta ser una herramienta poderosísima y
que además puede usar aplicaciones sencillas o muy complejas, dependiendo de las
72
73
S.M.H. Collin. “Diccionario de Multimedia” Santa Fe de Bogotá. Colombia: McGraw Hill, 1996. p. 290
Nelson Austin, Herbert G. Cultura de Computación. Y MS-DOS. 1992. p. 39
54
particulares del hardware con que se cuente será su desempeño, esto es, cuanto mayor sean
la velocidad de procesamiento, capacidad de almacenamiento y de memoria RAM,
estaremos hablando de un rendimiento verdaderamente óptimo.
2.10.3 Bases de Datos
Actualmente la economía de muchas empresas y países se basan en el adecuado manejo de
la información, el desarrollo de sistemas óptimos de información juega un papel muy
valioso dentro de las organizaciones, ya que hoy en día es necesario obtener la información
en el momento que se requiera. Como señalamos en el apartado anterior, los conceptos y
herramientas dentro del mundo de la computación son importantes puesto que nos indican
el grado de complejidad y utilidad a obtener de ellos. Uno de los más significativos y útiles
es el concepto de base de datos el cual, surge de la necesidad de contar con una herramienta
capaz de manejar grandes cantidades de datos con precisión, rapidez y seguridad, su
definición es la siguiente:
Base de Datos. “Es el conjunto de archivos relacionados que contiene la información de una
organización y son creados y manipulados por DBMS (Sistemas Administradores de Bases
de Datos.
Sistema Administrador de Bases de Datos (DBMS): Es un Software que proporciona un
acceso fácil y rápido a diferentes datos de diferentes archivos. El software controla la
organización, almacenamiento, recuperación, seguridad e integridad de los datos.”74
2.10.4 Funciones del Access
El principal propósito del Access es convertir datos en información útil que, siendo bien
definida y analizada nos muestra patrones específicos para la toma de decisiones respecto al
servicio y operabilidad de nuestro archivo.
74
Nelson Austin, Herbert G. Op. Cit. p. 34
55
Antes de comenzar con Access, veamos que es y que hace.
Access es un manejador o administrador de bases de datos relacional, lo que significa que
almacena y recupera datos, presenta cierta información y automatiza algunas tareas
repetitivas. El hecho de ser relacional indica su capacidad de manejar una o más tablas de
base de datos a la vez.
La clave del éxito de Access reside en diseñar meticulosamente la estructura de la base de
datos porque, la distribución de éstos datos estribará el transformarlos en información útil
de la cual podamos obtener el máximo provecho posible.
Diseño de la base de datos:
Desde el punto de vista de Access una base de datos es: un conjunto ordenado de datos
para efectos de presentación y manipulación. “Los datos propiamente dichos se almacenan
en su totalidad en tablas, las cuales son cuadriculas (matrices) bidimensionales. Otros
objetos de bases de datos, como formularios e informes sirven para presentar, seleccionar,
filtrar o modificar de alguna otra manera la presentación de los datos contenidos en las
tablas”. 75
Para poder congregar datos procedentes de otras tablas es preciso vincularlas entre si por
medio de campos que contengan datos idénticos.
Decidir que termino emplear para la clave principal y como dividir o normalizar datos
reales es una de las características esenciales en el diseño de bases de datos. Microsoft
Access cuenta con un generador integrado de clave principal, un tipo de datos llamado
autonumérico (AutoNumber). Este generador produce números secuenciales o aleatorios
únicos para su uso como clave principal.
Tabla: Cada archivo que forma la base de datos, se encuentra estructurado en columnas y
renglones.
Campo: Es un nombre que identifica una categoría de dato, dentro de la estructura de una
tabla, cada columna es el campo.
75
CASSEL, PAUL Y PALMER, Pamela. Aprendiendo Microsoft Access 2000 en 21 días México: Prentice Hall,
2000. p. 180
56
Dato: Conjunto de caracteres que se encuentra dentro de un campo correspondiente.
Registro: Es el conjunto de campos que identifica plenamente a la entidad, en una tabla el
registro corresponde a una fila
Información: Es el conjunto de datos ya procesados que permiten, generalmente, una toma
de decisión dentro de una organización”. 76
Clave Pricipal
ó Id
Auto Number
Campos (columnas)
Vista de Hoja de Datos
Registros
(toda la fila)
Dato
Siguiente
registro
Ir al
último
registro
Total de
Registros
Agregar nuevo
registro
76
CENTRO DE COMPUTACIÓN PROFESIONAL DE MÉXICO. Base de Datos Aplicada Manual del Alumno.
México: CCPM, 1997. pp. 5-6
57
2.10.4.1 Tipos de Consultas en Access
Hasta aquí hemos tocado una parte importante acerca de las bases de datos y su
construcción pero no debemos olvidar una parte modular y que podríamos decir que es el
núcleo vital de Access, porque aunque las tablas contienen a la totalidad de los datos el
sistema de consulta es donde se podrá seleccionar, ordenar, presentar, filtrar, modificar y
manipular en cualquier forma los datos.
Las consultas son una herramienta muy útil que permiten explotar los datos almacenados en
una base de datos con el objetivo de recuperar cierta información específica. Una consulta
se puede ver como una pregunta que se plantea y que es respondida por manejador de bases
de datos (Access).
El Microsoft Access cuenta con 3 métodos básicos para la creación de consultas
1) El uso de la cuadricula de diseño
2) Por medio de un asistente (para consultas sencillas)
3) Introducción directa de instrucciones SQL (no recomendada para usuarios principiantes).
Dentro del primer método existen dos formas de consulta:
La primera consulta se llama de selección porque trabaja datos con criterios establecidos
que sólo son desplegados no sufriendo modificación alguna la tabla base -solamente que
uno quiera hacerlo-, pero existe la posibilidad de que si no se toman las medidas
precautorias al estar “vivas” las consultas, se corre el riesgo de modificar datos que afecten
a la tabla base. Esto se utiliza para seleccionar datos de una o varias tablas indicando o no
un criterio de selección mostrándonos el resultado en una tabla de datos. La segunda
consulta se llama de acción debido a que se pueden realizar cambios a muchos registros en
una sola operación.
Estas consultas de acción se dividen en 4 tipos
1) La consulta de actualización permite renovar registros en grupo en vez de uno en uno.
Esto es, a través de la consulta se pueden hacer modificaciones o actualizaciones a los
58
datos, aquí debemos tener cuidado porque las consultas de actualización no tienen vuelta de
hoja debido a que no existe una opción para deshacer este tipo de consultas.
2) La consulta de datos anexados permite agregar registros a una tabla existente con la
condición de que sean nuevos y no estando contenidos previamente.
3) La consulta de eliminación permite eliminar un grupo de registros de una tabla, en este
tipo de consulta también hay que tener cuidado extremo la razón tampoco existe una opción
deshacer.
4) la consulta de creación de tabla crea a partir de registros existentes en otra tabla una
nueva.
Cualquier tipo de consulta dentro de Access se comienza en la ventana “Crear una consulta
en vista diseño” ya que es la forma más directa de hacerlo y que, además nos permite
darnos cuenta el efecto que produce cada modificación realizada. Este objeto consta de dos
partes en la parte superior aparecen las tablas donde aparecen los datos a usar y en la
inferior aparecen los campos y criterios que se utilizarán para formular preguntas sobre las
bases de datos. Previamente a este paso aparece una pequeña ventana que nos muestra las
tablas disponibles para consulta de donde elegimos la(s) que vamos a utilizar. A
continuación se muestra el orden a seguir para realizar una búsqueda básica de Access.
Ventana inicial para una consulta en Access
59
Ventana principal muestra las tablas disponibles
La versatilidad del Microsoft Access nos permite manipular grandes cantidades de
información de forma segura y variada comenzando con búsquedas muy sencillas (una sola
tabla) incrementando la complejidad y eficiencia de ellas (usando varias tablas). La
creación de consultas nos permite explotar de muchas maneras la información contenida en
las bases de datos haciendo muchas preguntas con respecto a los datos para que sean
respondidas por la consulta según nuestros requerimientos.
En Access existen otras consultas a parte de las mencionadas en los párrafos anteriores las
cuales, se describieron de manera general sólo como información necesaria para
diferenciarlas.
A continuación haremos una mención muy corta del método 2 llamado Asistente para
consultas sencillas (Simple Quero Wizard) como lo muestra la figura siguiente es muy
sencillo de usar por usuarios no muy expertos en el uso de Access realizando consultas de
la manera más fácil. Lo único que se debe hacer es seleccionar las tablas y los campos que
se involucrarán en la consulta -el asistente hace las preguntas por el usuario- pasando a la
siguiente ventana veremos en la parte superior la opción para asignar un título a nuestra
consulta, en la parte media las opciones de abrir la consulta para ver la tabla generada o
modifica el diseño de la consulta; y en la parte inferior la de finalizar. Al elegir alguna de
éstas propuestas Access nos mostrará la consulta terminada por medio de una tabla distinta
de la tabla base -de donde se obtuvieron los datos- o una ventana donde podemos efectuar
60
adecuaciones manualmente en caso de que los resultados no sean de nuestro agrado. La
consulta generada es automáticamente guardada con el título que se le asignó al escoger
finalizar.
En las presentes imágenes se muestran los pasos y el orden en que se hace una consulta con
el asistente.
Paso 1
Pantalla inicial del asistente
para creación de consultas
sencillas para usuarios poco
expertos
Paso 2
Pantalla en la cual se elige el
nombre de la consulta
61
Paso 3
Pantalla de resultados
Access proporciona dos niveles de automatización: Los Macros, que son un método sencillo
para automatizar tareas que se realizan con regularidad y Visual Basic para Aplicaciones
(VBA), que es un lenguaje de programación compartido por todas las aplicaciones del
Microsoft Office. Mención aparte merece otra utilidad incluida dentro del Programa que es
el Lenguaje Estructurado de Consultas (SQL, Structured Query Language) esté, nos permite
trabajar con un subconjunto de los registros almacenados en nuestra base de datos. El SQL
es la base de las consultas en Access porque al crear cualquier expresión, establecer un
criterio y orden de clasificación se está indicando un componente de una instrucción SQL.
Las macros son una forma rápida de llevar a cabo una automatización sencilla por lo tanto
son la parte más usada de Access porque para hacer buen uso de ellas no se necesita de
conocimientos de programación siendo esta libertad una de las mejores partes de ellas,
aunque para situaciones más complejas tiene limitantes. No en todos los trabajos es
necesario utilizar macros por lo que sólo nos concretaremos a señalar las partes que las
integran:
1.- El evento. La razón de que la macro se ejecute o dispare.
2.- La acción. Lo que la macro hace.
3.- Los argumentos o parámetros de la acción. Son las especificaciones de aplicación de la
operación.
4.- Condiciones. Se pueden programar macros de tal forma que estas se ejecuten sólo en
presencia de ciertas condiciones (campos que contengan valores específicos).
62
Las macros son capaces de ejecutar tareas que son imposibles en VBA Visual Basic
Aplicaciones, pero debemos usarlas con mesura y sólo en casos en que no sea posible usar
VBA en la realización de una tarea. Otra desventaja que tienen las macros es que en su
método automático de ejecución no cause daños en nuestra aplicación. Por último no
debemos usar macros cuando exista una posibilidad razonable de que se generen
condiciones de error en las aplicaciones.
El VBA Visual Basic para aplicaciones es más poderoso, debido a que, el código se ejecuta
más rápido que una macro, permite una mayor interacción con el usuario, se genera por
medio de los asistentes de controles, permite una mayor flexibilidad al desarrollar su
automatización teniendo mayor control sobre los procesos facilitando el mantenimiento.
También nos ayuda a elaborar menús y barras de herramientas personalizados. Es por eso
que para este trabajo lo utilizamos como pieza fundamental y en conjunto con el SQL que
describimos más adelante. Al usar el VBA creamos funciones y procedimientos los cuales
se almacenan en módulos que pueden ser ejecutados por el usuario.
Al crear código de VBA este se almacena en un módulo de código asociado a un objeto
todos los módulos actúan como contenedores para los procedimientos de VBA. Los
módulos que lo integran son: Módulos de formularios y módulos de informes (se crean al
agregar “código” a un objeto que puede ser un formulario, informe, etc.)
Existen varias formas de crear los módulos de formulario o informe de los cuales no
ahondaremos en ellas sólo las listaremos a continuación:
1.- Con el asistente para botones de comando (Asistente para crear un formulario o informe)
2.- Con el botón Código (code) o nuevo en la sección módulos en la barra de herramientas.
3.- Con el botón de cada modulo del formulario o informe.
Sin importar como se crea un módulo lo estamos creando para almacenar procedimientos.
Los procedimientos son grupos de instrucciones (código) que se ejecutarán como un grupo
cuando se les llame en una aplicación. Al crear código, ya sea mediante el asistente para
controles (control wizard) o escribiéndolo directamente dentro del módulo se introduce
como texto. Para ayudarnos en el mantenimiento del código disponemos del Editor de
Visual Basic que es el editor universal a través de las aplicaciones de Microsoft Office (se
63
puede invocar el menú emergente que contiene esta opción posicionándose en la columna
objetos dando click con el botón derecho del Mouse).
Por último esta el SQL (Structured Query Language) que también forma parte del Access y
que es la aplicación que utilizamos como complemento del VBA, por su gran versatilidad
es un lenguaje de programación que nos permite trabajar con un subconjunto de los
registros almacenados en nuestra base de datos. Cualquier consulta que se crea en la vista
diseño se guarda como una instrucción SQL es por eso que es muy poderoso y funcional
trabajar con él. La forma en que trabaja los datos es un poco diferente ya que, no trabaja los
registros por separado si no que, trata los registros como si fueran un grupo. Al crear su
instrucción SQL se define un grupo de registros es por eso que, se incrementa la velocidad
de operación al tratar al grupo como un todo. Por eso si queremos crear una tabla con esos
registros, actualizarlos o eliminarlos todo el grupo se afecta.
Hemos conocimos que nos dice la teoría archivística, para poder organizar un archivo,
ahora en el siguiente capítulo veremos cuales fueron las medidas que se adoptaron para la
Organización del Archivo Genealógico en Custodia del Archivo General de la Nación.
64
Capítulo 3. La Implementación de la Organización para el Archivo
Genealógico
“Las personas sin un conocimiento
de su historia pasada,
sus orígenes y su cultura
es como un árbol sin raíces”
Anónimo.
Al organizar una investigación de archivo, el investigador se enfrenta al evidente dilema de
encontrar mecanismos o instrumentos de descripción de la documentación que sólo el papel
le permite detectar la información idónea para llevar a delante su investigación. La
experiencia de visitantes de archivos les lleva a afirmar que los instrumentos más adecuados
se encuentran en las propias salas de consulta éstos instrumentos de consulta no se pueden
reproducir bajo ningún criterio limitando la acción del investigador. Por ello presentaremos
la forma en que actualmente se brinda el servicio de consulta en el Archivo Genealógico
utilizando la tecnología y que además puede ser consultada desde cualquier computadora en
red, sin necesidad de largos periodos de espera.
3.1 Organización para el Archivo Genealógico
Para una buena organización archivística y sus procesos que la integran identificación,
clasificación, ordenación además de la descripción han de llevarse acabo en cadena para el
correcto funcionamiento de todo sistema inmerso en los archivos documentales;
independientemente del tipo de archivos que se trate -trámite, concentración e histórico-, tal
como veremos en el Archivo Histórico de Genealogía.
Para dar por terminada las lagunas existentes observadas como resultado del diagnóstico se
procedió a identificar lo necesario como: fechas extremas y volumen entre otros.
Actualmente se encuentra identificadas sus fechas reales, mismas que se rastrearon hasta
localizar el documento más antiquísimo, descubrimos el escrito firmado por el entonces
Obispo Fray Juan de Zumárraga que data de 1527, obviamente es un documento
eclesiástico, porque como todos sabemos en aquella época no existía el Registro Civil.
65
Conociendo desde cuando inicia la información contenida en soportes especiales damos por
terminada la incógnita pero también manifestamos que finaliza por el momento en el año
2001 y decimos por el momento porque mientras haya gente para registrar o bautizar el
acervo crecerá siempre y cuando se reciban transferencias por parte de la Academia
Mejicana de Genealogía y Heráldica.
Cabe destacar que indagamos el primer municipio en iniciar sus funciones el mismo año de
la fundación del Registro Civil siendo Allende en Nuevo León, siguiendo sus mismos pasos
al año siguiente, Uruapan en Michoacán, Cerritos en San Luis Potosí, Tula en Tamaulipas y
Chinameca Veracruz; mientras tanto entre los años 1862 a 1867 fueron afiliados todos los
estados de nuestra República Mexicana, integraron así el Registro Civil a sus comunidades
y de tal modo hacer constar el estado civil de los mexicanos.
Por otro lado se dio por terminado la interrogante del volumen para ello se procedió a
contar cada película con ayuda del personal de Servicio Social; iniciando con las cajas
metálicas, continuando con las de cartón y finalizando por las cajas de las remesas más
recientes. Proporcionando así el número real de 134, 489 rollos, de los cuales 4744 son
rollos de 16mm y 129, 745 en 35mm más 309 DVDs.
Si pensamos por un momento cuantas partidas tiene cada foja microfilmada nos damos
cuenta que es un mundo de información, tan sólo en promedio hay tres partidas de
bautismos, lo mismo pasa con los matrimonios; y para complementar esté dato, los rollos de
35mm miden 30.5 metros de película donde caben aproximadamente 600 fojas y para los de
16mm 3000 fojas en promedio. Soltando un poquito el lápiz, el Archivo Genealógico
custodia 92 millones 79 mil documentos microfilmados, mientras los DVDs contienen 750
fojas en promedio, dando como total 231,750 documentos digitalizados; en suma contamos
con 92, millones 310 mil, 750 documentos -no de partidas, si de ellas hablamos nuestro
número se tríplica-.
Sabiendo cual es el volumen que contiene cada caja y en general todo el acervo, se
consideró de una vez hacer el inventario somero (ver anexo 6) construyendo así, una
herramienta de control para no perder de vista el volumen del material depositado en la
bóveda del Archivo Genealógico.
Mientras tanto logramos que el AGN solicitara a Gobernación la adquisición de guardas de
primer nivel y cajas exprofesas para archivo (guardas de segundo nivel). Empezamos con el
66
reemplazo de 125 cuando nuestra demanda era de 2182, mismas que se han ido adquiriendo
poco a poco; hasta el momento fueron remplazadas 900 cajas, además de unificar el tipo de
material requerido para la guarda de los rollos, hasta el momento el cambio de guardas de
primer nivel sobrepasa ya las 17,000 gracias al apoyo de la gente de Estancia Profesional,
Servicio Social, voluntarios así como del personal de proyecto Apoyo al Desarrollo de
Archivos Iberoamericanos (ADAI) y los responsables del área.
Por último para iniciar el mega proyecto se le dio un orden lógico a los rollos de las últimas
remesas recibidas al mismo tiempo que conocimos que no eran 1150 como se había
mencionado sino 12,081 rollos los cuales se integraron en 196 cajas y donde ahora la última
caja es la 22L, se decidió continuar con la ordenación establecida por la Academia, misma
que seguirá hasta terminar con la caja 99Z cuando lleguen las futuras remesas. Es un poco
contradictorio decir que el AGN se encuentra saturado pero en el caso de la bóveda de
Genealogía todavía contamos con el espacio suficiente para albergar 900 cajas más con
capacidad para unos 63,000 rollos; por ende se tendrá que establecer otro método de
ordenación para el recinto donde indiscutiblemente se propone retomar el método numérico
pero estableciéndolo con 5 dígitos para la rotulación del exterior de las cajas.
Después de dar las respuestas correctas al diagnóstico iniciamos el tratamiento archivístico
adecuado con el objetivo de tener un mejor control del acervo y sobre todo brindar un
servicio de mayor calidad a los investigadores.
3.1.1 Identificación de los Rollos de Microfilm
Iniciaremos refiriendo la situación de los rollos. En un principio se mencionó que son
custodiados en guardas de segundo nivel de diferentes tamaños, metálicas y de cartón; pero
al interior, las cajas de primer nivel sólo cuentan en sus lomos con dos números el primero
es aquel que le toco ocupar a nivel mundial, dicho número es único y progresivo establecido
por la Iglesia Mormona. En el AGN a esté número los investigadores los conocen como
número mayor y el número menor fue determinado por la Academia, además se encuentra
asentado el proyecto. Con los insuficientes datos es un tanto difícil encontrar un rollo para
su consulta.
67
Proyecto
Número
Menor
Número
Mayor
Lomo de guarda de primer
nivel
Al abordar la identificación de los microfilms, comenzamos con los referente al estado de
Nuevo León, tratando de iniciar por el orden que guardan dentro de la bóveda; dicha
situación se complicó porque los rollos de un municipio -por lo regular- se encuentran
dispersos, como se pueden encontrar 20 en la caja “001” y los consecutivos al mismo
municipio en cuatro pasillos más adelante o en la planta alta y probablemente en la caja
“16H” o cualquier otra; por ello, recurrimos a los inventarios geográficos y después a los
inventarios de proyectos, logrando localizar los rollos desde el año 1531 hasta 1968
pertenecientes a Nuevo León, Veracruz, Oaxaca, Chiapas, Puebla, Hidalgo y Colima,
estando ya perfectamente identificados se concentraron para posteriormente describirlos.
También se identificaron los estados de Guerrero, Jalisco, Zacatecas, Michoacán,
Chihuahua y Durango abarcando sólo el siglo XX, siendo éstos, los enviados en las últimas
remesas; por ende no se contaba con ningún informe que nos sirviera de apoyo para
identificarlos, por lo cual, revisamos los más de 12,000 rollos afín de averiguar su estado,
municipio o delegación y tipología logrando concentrarlos en un sólo lugar para no
continuar con semejante confusión y dejar el espacio suficiente para las futuras remesas
pertenecientes a éstos seis estados.
Siguiendo con nuestro trabajo veremos la clasificación de este archivo.
68
3.2 Clasificación de los Rollos de Microfilm
El fondo de Genealogía esta integrado por todo aquella documentación que tiene que ver
con la vida civil y eclesiástica de los mexicanos, en este caso la clasificación esta
perfectamente definida por asuntos Parroquiales y Civiles, descendiendo a las series para
Civil, Nacimientos, Matrimonios, Defunciones y Divorcios. Para Parroquiales las series son
Bautismos, Matrimonios, Defunciones, Información Matrimonial y Confirmaciones.
Por ejemplo:
Sección Parroquial
Bautismos de Hijos Legítimos
Bautismos de Hijos Naturales
Bautismos de Españoles
Bautismos de Indios
Bautismos de Mestizos
Bautismos de Negros
Confirmaciones
Información Matrimonial de Españoles
Información Matrimonial de Indios
Matrimonios de Españoles
Matrimonios de Indios
Defunciones de Españoles
Defunciones de Indios
Sección Civil
Nacimientos de Hijos Legítimos
Nacimientos de Hijos Naturales
Matrimonios
Divorcios
Defunciones
Adopciones
3.3 Método de Ordenación Geográfico-Numérico
El método de ordenación asignado fue Geográfico-Numérico, partiendo en primer lugar del
Estado, llegando hasta sus Municipios o Rancherías y el número inicial, de menor a mayor
sin perder de vista el orden alfabético.
69
Ya que los proyectos de microfilmación inician con la selección del Estado y sus
respectivos municipios, al llegar a dichas localidades, los técnicos microfilman las
parroquias y registros civiles asentados en aquellas jurisdicciones.
Ejemplo: Para el Estado de Colima se microfilma sus respectivos diez municipios
Ordenados por orden alfabético
Estado Colima
•
Municipio Armería
•
Municipio Colima
•
Municipio Comala
•
Municipio Coquimatitlán
•
Municipio Cuauhtémoc
•
Municipio Ixtlahuacán
•
Municipio Manzanillo
•
Municipio Minatitlán
•
Municipio Tecomán
•
Municipio Villa de Álvarez
3.4 Descripción de Rollos de Microfilm
Al momento de enfrentarnos a la descripción -por ser la actividad que pretende llegar a
conocer en su conjunto el documento-, esta puede ser tan extensa como el archivista quiera
sin dejar de pensar en el beneficio que les traerá tanto al responsable del archivo como al
usuario mismo. En el caso que nos compete, después de la identificación, se procedió a
describir cada rollo, por lo que aquí es pertinente hacer un paréntesis (el describir los
microfilms fue un tanto complicado porque el personal con el que contábamos eran
alumnos del quinto semestre de la carrera en Archivonomía realizando su estancia
profesional, los cuales todavía no contaban con los conocimientos necesarios, pues aún no
cursaban la materia de Paleografía; por lo que tuvimos que capacitarlos en la lectura del
castellano antiguo para describir rollos del siglo XVI). Logrando con ello, asentar la
información en un formato, que sirvió como borrador para el inventario somero ha realizar;
70
al mismo tiempo, se capturó la información en una etiqueta que en adelante nos ayudará
acortando tiempos de búsqueda.
La información obtenida es el resultado de la minuciosa revisión de cada película, conforme
avanza el film en el proyector encontramos el número mayor y el proyecto, enseguida
localizamos la pantalla de presentación haciendo mención al Estado, Municipio o
Delegación y Asunto. Posteriormente se hace la lectura de la primera partida para confirmar
que en realidad se trate del asunto mencionado en la portada, sin olvidar identificar su fecha
inicial. Al continuar adelantando la película nos podemos enfrentar al cambio de asunto y
al finalizar este, es verificada la fecha en que año termina el documento. Por último, se
anota la caja a la que pertenece el rollo. Con los datos obtenidos se diseñaron sus
respectivas etiquetas para cada uno de los rollos como se muestra a continuación.
Formato de etiqueta para rollos de 16mm
71
Formato de etiqueta para rollo de 35mm
3.4.1 Inventario Somero
En el capítulo de conceptualización conocimos los tipos de inventarios más utilizados
dentro de los archivos, comprendimos que por la naturaleza de nuestro trabajo no podemos
crear un inventario analítico, la siguiente opción, es el inventario somero donde apunta Cruz
Mundet “comprende los elementos mínimos obligatorios y suele ir dispuestos en columnas
cuando se publican. Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de control
sobre las existencias pero el interés para los usuarios es mínimo pues les ofrece una
información excesivamente genérica y apenas si les orienta acerca de la documentación que
pueden encontrar…, es el primer procedimiento válido para la descripción de grandes
volúmenes”.77
Ante lo ya expuesto, y amén con el autor lo más conveniente para el Archivo Genealógico
es realizar el inventario somero por la cantidad tan grande de rollos que hay que describir;
por ello se creó un formato que cubra con los elementos que el investigador requiere para
realizar una búsqueda rápida y veraz, quedando establecido: (ver anexo 7)
77
72
3.4.1.1 Elementos que Integran el Inventario
Como hemos visto, el inventario es aquel instrumento de descripción que ayudará a tener un
mejor control de nuestra información y en el caso del Archivo Genealógico también
puntualizará la localización de los rollos. Esté inventario contiene los elementos esenciales
para poder realizar el rastreo de una película del interés del investigador; hallándose por
estado, municipio, parroquia, número de rollo mundial conocido por los investigadores
como número mayor y el número asignado por la academia mejor conocido como dígito
menor, proyecto, fechas, asunto y ubicación.
Ahora que han sido capturados más de 15, 000 registros dentro del inventario, es un buen
momento para realizar la automatización precedida de una base de datos, la cual ayudará a
brindar un adecuado servicio para los investigadores, pues un ordenador puede buscar
dentro de una gran cantidad de datos un detalle en particular, evitando de tal manera perdida
de tiempo, mismo que puede ser aprovechado para continuar con la construcción del árbol
genealógico de nuestros usuarios.
3.5 Automatización para el Archivo Genealógico
La automatización nos libera de actividades rutinarias y tediosas que nos mantienen
cautivos, permitiéndonos desarrollar otras funciones en beneficio del archivo. Algo muy
importante a tener en cuenta y que debe quedar claro es que, nuestro archivo debe estar
organizado o por lo menos no estar totalmente hecho un caos, la información sin orden no
sirve de nada y la automatización no va a generar orden por si sola, así se tengan los
sistemas de cómputo más modernos difícilmente podremos conseguir que las cosas
funcionen de manera adecuada. Cuando ya se ha analizado la finalidad de automatizar y
cuales procesos o actividades son susceptibles a ello.
El punto central será la consulta de la información es por eso, que debíamos conocer sus
ventajas y desventajas y grado de complejidad de la seguridad que nos proporcionar el
Software para la protección de la integridad de la información.
73
Lo primero que se consideró para el Archivo Genealógico fue elegir un software mismo
que se adecuara al tipo de información que tenemos, ya que de ello dependerá el correcto
uso que le demos. Al determinar el contenido que integra nuestro acervo y que tipo de
soporte lo conforman, además del volumen total o aproximado con que se cuente
físicamente, tendremos una idea clara del trabajo a realizar. Es aquí donde comienza a tener
forma la automatización de nuestra información.
Lamentablemente como en muchos archivos del país no se cuenta con el apoyo de los
recursos materiales y económicos institucionales. Siendo una parte importante el área de
Genealogía para el Archivo General de la Nación, se planteo la opción de automatizar para
con ello brindar un mejor servicio. Originalmente se comenzó a trabajar con recursos
personales, para mostrar la viabilidad de la propuesta, después de presentar un bosquejo
inicial funcionando a los Jefes inmediatos se autorizó la continuación de la propuesta, para
ello se asignó una computadora propiedad de la institución para instalar la base de datos con
las siguientes características técnicas:
Procesador Pentium IV, Velocidad de procesamiento de 2.6 Ghz (Giga Hertz), 512 Mb
(Mega Bytes) de memoria RAM y con un Disco duro de 40 (Gb) GigaBytes.
El objetivo del presente trabajo no fue profundizar en aspectos de programación ni mucho
menos en funciones demasiado complejas por ello se pensó en el Programa Access cuyo
estudio básico de algunas de sus funciones avanzadas, pudimos dar solución a problemas
concretos que se nos presentan en esta bonita profesión y que sin ser especialistas en
sistemas obtenemos un producto que resuelve un problema. Facilitando la captura,
almacenamiento, manejo y consulta de nuestra información para brindar un servicio
efectivo en tiempos mucho más reducidos y sin tantos problemas.
Con Access contextualizamos lo que nos menciona la norma de descripción ISAD G, esta
norma contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse
independientemente del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo
“para dar cumplimiento a la descripción las reglas identifican y definen veintiséis elementos
que pueden combinarse entre sí para construir la descripción de una identidad archivística…
74
pretenden ser aplicables del modo más amplio posible a las descripciones de archivos sin
tener en cuenta el volumen y la naturaleza de la unidad de descripción”78
En el segundo capítulo se hizo la mención que las reglas de la ISAD (G) se estructuran en
siete áreas, abarcando los veintiséis elementos. Mismos que a continuación presentamos en
las pantallas de nuestra base de datos permitiendo con ello, que los investigadores conozcan
un poco más del Archivo Genealógico.
La pantalla de presentación en la base de datos es la selección del idioma; recordemos que
brindamos servicio a personas de habla inglesa y algunos de ellos dominan escasamente el
español. Por lo cual se pensó en realizar un instrumento acorde a su lengua materna.
78
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Op. Cit. p. 13
75
Después de señalar el idioma iniciamos con el Área de identificación donde describimos el
fondo, así como también el título, fecha que abarca el mismo y el volumen con el que
contamos en cifras arábigas y unidad de medida; incluyendo además las características del
soporte de la información.
76
El Área de contexto está relacionada con el nombre de quien generó la documentación o sea
es el productor(es) o bien pude ser un individuo o una entidad. Proporciona la historia
institucional para hacerla más comprensible suministrando cualquier dato que se considere
significativo, así como el origen, evolución y desarrollo de la entidad, historia archivística
(la cual consigna como llegó el acervo), los traspasos y sucesos de la propiedad,
responsabilidad y/o custodia de la unidad de descripción; el origen de la cual fue remitida y
por último las fuentes consultadas que arrojaron la información para conocer su contexto.
77
Área de contenido y estructura, ubica en primer lugar un resumen del contenido en tiempo y
ámbito geográfico, contiene la valoración para selección o eliminación, prosigue informado
al investigador si ha de recibir nuevos ingresos, y por ultimo muestra para cual es la
estructura interna y ordenación.
78
En el Área de condiciones de acceso y utilización se menciona cualquier normatividad que
restrinja o afecte el acceso y reproducción de la información (si presenta deterioro físico,
hongos, polvo entre otros), las lenguas o idiomas que existen dentro de la unidad de
descripción; los requisitos técnicos para su uso e instrumentos de descripción con los que se
cuenta, los cuales pueden proporcionar información adicional al contenido de la unidad de
descripción.
79
Área de documentación asociada; esta indica si la unidad de descripción esta formada por
originales, señala la existencia copias, localización, bibliografía correspondiente y
disponibilidad en otros archivos.
80
Área de notas, nos señala cualquier información significativa que no pudo ser incluida en
los anteriores apartados.
81
El Área de control de la descripción señala quién y como realizó la descripción, así también
cuales fueron sus fuentes consultadas, bajo que normatividad se basó para realizar la
descripción y para concluir, se asienta la fecha en que se ha realizado la elaboración de la
descripción.
82
Por último se presenta la pantalla de búsqueda, donde son capturados los datos con los que
cuenta. El usuario podrá obtener una respuesta en muy poco tiempo que le confirme si en el
Archivo Genealógico se encuentra información de su interés.
Con las pantallas que presentan la descripción del Archivo Genealógico los usuarios
conocen parte de la historia que encierra el acervo y probablemente comprendan que
trabajamos con el material microfílmico que envía la Academia Mejicana de Genealogía y
Heráldica y no es el Archivo General de la Nación quién realizar dicha labor de los archivos
civiles y parroquiales de la República Mexicana como muchos piensan.
En el presente capítulo hablamos de cuales han sido las medidas que se tomaron para dar
solución a la problemática que enfrenta el Archivo Genealógico en el AGN, e iniciaremos
el cuarto capítulo en el que analizaremos si lo planteado a mejorado en tiempos el servicio
de consulta.
83
Capítulo 4. Análisis Comparativo de Búsquedas
“La raza de los hombres
es como las hojas:
cuando una generación florece
otra declina”
Homero.
Para cualquier usuario que acude a una institución a solicitar información es importante que
le apoyen con un servicio ágil y dinámico con el fin de obtener a la brevedad posible la
documentación.
Es conveniente señalar que los usuarios son consientes de sus deseos pero no de sus
necesidades, en ocasiones los archivos se limitan a atender sus servicios sin embargo no
proporcionan alguna otra información que pueda ayudar al investigador a solucionar sus
necesidades es decir; el usuario se muestra interesado por algún documento y cuando lo
localiza para él carece de valor. Para ello, es necesario cambiar la visión de los responsables
de los archivos, dirigiendo su atención hacia aquellas necesidades no expresadas y que, en
su mayoría provienen de usuarios potenciales.
4.1 Tiempo de Búsqueda con la Organización establecida por la Iglesia de Jesucristo
de los Últimos Días
El proceso de búsqueda establecido por los mormones se ha llevado acabo durantes más de
dos décadas tiempo en que los responsables no hicieron nada para evitar las constantes
molestias de los investigadores por sus largos periodos de espera para ser atendidas sus
peticiones del material a consultar, en un pequeño estudio estadístico se llegó a la
conclusión de indagar nuevas alternativas para las búsquedas de información con el objetivo
de contrarrestar las quejas recibidas en Dirección General del propio AGN.
4.1.1 Búsqueda por Estado y Municipio
El Archivo General de la Nación establece Políticas de Servicio para poder consultar
cualquier acervo por ello, es necesario que los interesados deban de acreditarse como
investigadores ¿cómo es esto? Cuando llegan al Módulo de Orientación del AGN son
canalizados al Centro de Referencias, donde le será solicitada su credencial del IFE
(original y copia); se les entregará una carta compromiso en la cual, se comprometen a
cuidar y respetar la integridad de los documentos que consultan; si están de acuerdo, se les
84
tomará una foto para la elaboración de su credencial de investigador, misma que tiene una
vigencia de tres años. Con dicha credencial, el usuario podrá pasa a consultar el acervo
Genealógico.
El responsable de Genealogía en primer lugar le solicitará su acreditación cerciorándose que
se encuentre vigente, posteriormente le preguntará ¿qué es lo que busca y con que datos
cuenta para iniciar su investigación?, en el dado caso que se localice el microfilm de su
interés llenará una boleta de préstamo en la que asentará sus datos personales así como la
información que contenga la guarda de la película a consultar y para finalizar firmará de
recibido, si el usuario acude por primera vez se le enseñará como se coloca el rollo en el
proyector al mismo tiempo que se le pide manipularlo con cuidado y con guantes.
Tal vez parece un trámite muy tardado pero recordemos que son las Políticas establecidas
por un Archivo Histórico y que lo único que pide para proporcionar la información es
contribuir a la conservación de nuestra memoria histórica, por lo mismo no debemos
pasarlas por alto.
Ahora hablaremos de lo que nos atañe, por más de dos décadas el procedimiento ha sido
para localizar un film se consulta los dos libros que contiene el inventario por Estados, el
libro “A” contiene los Estados por orden alfabético iniciando con Aguascalientes,
terminando con Jalisco mención merece que en el libro “A” también se encuentra asentado
el Estado de México, cuando de acuerdo con el INEGI el nombre del Estado es sólo
México, mientras que el libro “B” comienza con Michoacán terminando con Zacatecas,
aunque también se encuentran errores primero se anotó Tlaxcala y después Tamaulipas, en
el caso de Puebla algunas páginas fueron mal colocadas en Oaxaca, continuando todos los
Estados mencionan sus respectivos Municipios, es aquí donde inicia las confusiones porque
los investigadores no saben como se llamaban en el pasado sus municipios de origen,
perdiendo en promedio 10 minutos por realizar la investigación para conocer los nombres
originales y por cual han sido cambiados toda la investigación se realiza con ayuda de
Internet. Una vez que se selecciona el rollo se le entregará al usuario e inicia la búsqueda y
esta dependerá del investigador.
Instrumentos que se consultan Tiempo de Búsqueda
Inventario “A” por Estados
2.5 minutos
Inventario “B” por Estados
2.5 minutos
Internet
10.0 minutos
15 minutos total
85
4.1.2 Búsqueda por Registro Civil y Registro Parroquial
Así como en el apartado anterior, también es un poco tardado ubicar el Registro Civil o
Parroquial, el primero se registró por debajo del nombre del municipio conjeturando que el
Registro Civil se llama igual que el municipio, cuando la realidad es que si hay algunos que
si se llaman igual que el municipio pero en este caso son muy pocos los que están en está
situación la mayoría de los Registros Civiles se identifican con un número 1ero, 2do etc.,
en cuanto al Parroquial es más complicado porque en cada municipio por lo regular hay
más de dos parroquias. En ambos casos los usuarios revisan todos los rollos que se
encuentren con la fecha que requieren por no conocer con exactitud de donde se realizó el
acta que quieren ver.
Su tiempo de búsqueda tarda de uno a cinco minutos, porque esto si no depende del
responsable del archivo, sino del tiempo en que se decida el usuario a cual es la parroquia o
registro civil que quiere consultar.
Ejemplo: Página del Inventario “B”
Registro Civil
Asuntos
N. de rollo menor
Municipio
YUCATÁN
Parroquias
N. de rollo
mayor
Fechas extremas
Proyecto
86
4.1.3 Búsqueda por Asunto y Fecha
Gran problema es que dentro de los libros de inventarios, arbitrariamente en el apartado de
Registro Civil se escribió que contiene bautismos, matrimonios y defunciones y como ya se
comentó en el capitulo tres el Registro Civil elabora actas de Nacimientos y viceversa
ocurre en los parroquiales se asentó que tiene nacimientos cuando en realidad son
Bautismos, en esté procedimiento es cuando más tiempo se pierde, ya que el responsable
dentro del acervo tiene que revisar si el número de rollo que solicitan contiene el asunto y
fecha que pide el usuario, puede revisar en promedio las pantallas de portada y la primer
partida de 12 a 15 películas, para encontrar la que le interese al usuario, aquí nuestro tiempo
de búsqueda es de 12 minutos aproximadamente.
Las búsquedas de Estado, Municipio, Registro Civil o Parroquial, así como del Asunto se
realizan en los inventarios asentados en los libros “A” y “B”.
En éste caso se muestra el
Municipio de Papalotla del Estado
de México, menciona tener
Bautismos,
Matrimonios
y
Defunciones, cuando realmente en
dicho Municipio se localizan Actas
de Nacimiento, Matrimonios y
Defunciones,
por
ello
el
responsable tiene que revisar cada
película para reconocer si en
realidad se trata de documentos
civiles
4.1.4 Búsqueda por Proyecto y Número de Rollo
Para calcular este tiempo afectan importantes factores como, los inventarios sólo hacen
alusión a los números menores establecidos por la Academia Mejicana de Genealogía, por
ende los números internacionales no hay forma de localizarlos dentro del acervo.
87
Los proyectos se localizan en dos libros el “1” y “2” el problema radica en que cada página
cuenta con filas de números del 1 al 500, entonces bien, cuando por ejemplo se solicita el
rollo 643 del proyecto IEM, se busca primero el proyecto, una vez que se localizó ubicamos
la página en que inicia la numeración la primer página de ese proyecto su encabezado
menciona que hay del 1-500, la segunda del 501-1000, entonces en la segunda página como
inicia otra vez en 1 se tiene que sumar los 143 para completar el 643 y así conocer la
ubicación del rollo.
Por otro lado un asunto nos puede dar un rango de números de rollos y no el exacto que nos
interesa, logrando con esto que busquemos en todas las ubicaciones que nos arroje el libro
de proyectos, podemos ir a buscarlos en la planta baja como en la planta alta hasta localizar
lo solicitado, el tiempo de búsqueda es de 10 minutos por lo general.
Ejemplo Práctico: Para localizar el rollo 1840 del proyecto ILH recurrimos al inventario de
proyectos
Paso
Procedimiento
1
Revisar los dos libros de proyectos para localizar el
proyecto referido
Ubicar la página en la cual inicia el proyecto
Rastrear los rangos que contiene cada página, para ubicar el
1840, dicha página menciona la localización de los rollos
1501 al 2000.
Inicia la numeración con el Número 1 que es igual a decir
que es el 1501, por tanto buscamos el número 340 que de
igual manera será el número de rollo 1840 dando como
ubicación física la caja “N3”
2
3
4
Como observaremos en la siguiente foja del inventario por proyectos No. “1”, para tratar de
hacer más comprensible lo antes mencionado.
88
Proyecto
Rango de
Números
Caja
Es igual al
rollo 1840
con
ubicación
en la caja
“N3”
Foja 39 del Inventario “1”
4.2 Tiempo de Búsqueda con la Propuesta de Organización para el Archivo
Genealógico en el AGN
Siendo prioridad la localización de los rollos de microfilm en el menor tiempo posible, la
propuesta llevada acabo ofrece a los usuarios un servicio de calidad, además de encontrarse
descritos los microfilms apoyando al investigador evitando consultar rollos que no le sean
de su interés, del mismo modo contrarrestar la manipulación de las películas, contribuyendo
a la conservación de las mismas.
89
4.2.1 Búsqueda por Estado y Municipio
Con la base de datos el investigador, ya reduce en gran medida el tiempo de búsqueda
porque todo lo que necesita han sido concentrados en un solo registro y no tiene que buscar
primero en el inventario por Estados y después en el inventario de Proyectos, si cuenta con
datos concretos como Estado, Municipio, Fecha y que tipología de registro requiere Civil o
Parroquial en cuestión de pocos minutos puede tener entre sus manos el rollo de su interés
para comenzar su investigación genealógica.
La siguiente pantalla de búsqueda muestra los rollos que cumplen con las especificaciones
que le ha ordenado el usuario. A continuación explicaremos ¿cómo funciona?
90
Escribiremos
las
palabras
claves
que tenemos como
referencia (nombre del Estado
Municipio,
Parroquia
o
Registro Civil y Año
Seleccionar
la
condición que debe
cumplir la búsqueda
Operadores boléanos “Y”
indica que puede unir
términos que contienen
una frase. “O” muestra
uno u otro de los términos
solicitados.
Se puede agregar
todas
las
condiciones de
búsqueda que el
investigador
requiera
Limpia el
renglón de
palabra
a
buscar
Especifica el total
de rollos localizados
que cumplen con lo
requerido
Muestra
la
descripción del film
así
como
su
ubicación
topográfica dentro
del acervo
Mandar
imprimir
referencia
la
El tiempo de búsqueda estimado es de 5 minutos en total para cumplir con la captura de los
datos con que se cuente, solicitar la búsqueda en la base de datos, esperar el resultado
inmediato, elegir que microfilm desea consultar, anotar la referencia, entregarla al
responsable del archivo, mismo que lo traerá de su colocación, entregarlo y para finalizar el
investigador llena su boleta de préstamo.
A continuación analizaremos gráficamente las dos Organizaciones la establecida por la
Iglesia de los Santos de los Últimos Días y la implementada.
91
4.3 Análisis Comparativo de Resultados Obtenidos de acuerdo a las dos
Organizaciones (establecida anteriormente y la de recién implementación).
Durante el año 2006 se atendió a 1125 investigadores, un número significativo si se toma en
cuenta que sólo hay una persona para ofrecer el servicio de los cuales 875 personas su
investigación fue de carácter genealógico, los restantes solicitaron los demás fondos como
Inquisición, Repartos Ejidales, Tierras, Mercedes, Nattie Lee Benson, Californias entre
otros que también se resguardan en nuestra bóveda.
Los 875 usuarios de genealogía consultaron un total de 2247 rollos de microfilms 2081 de
ellos corresponden a Registro Parroquial y 166 al Civil, muestra claramente que quien
consulto los documentos parroquiales es porque su interés es crear un árbol genealógico,
mientras que los documentos civiles fueron consultados con fines personales para localizar
actas que sirvan como prueba en un hecho jurídico y que sin ellas no se pueden reclamar
herencias, o simplemente para realizar algún trámite.
Por otro lado se realizó un análisis en el que nuestra principal inquietud fue conocer ¿qué
Estados de la República Mexicana son los más consultados? para que con dicha
información se procediera a iniciar su descripción, como ya lo mencionamos anteriormente
y los resultados fueron los siguientes:
Estado
Rollos
consultados
Estado
Aguacalientes
34
Nayarit
Campeche
49
Nuevo León
Chiapas
Chihuahua
Colima
Distrito Federal
Durango
Guanajuato
Rollos
consultados
8
6
1
Oaxaca
64
70
Puebla
107
1
Querétaro
18
S. Luis Potosí
61
58
Sinaloa
24
161
Tabasco
6
Tamaulipas
6
Tlaxcala
1
631
Guerrero
13
Hidalgo
186
Jalisco
130
Veracruz
112
México
191
Yucatán
34
Michoacán
205
Zacatecas
53
Morelos
Como se puede observar la
información del Distrito Federal
es la más consultada, seguida de
Michoacán y México, mientras
que los Estados de las dos Baja
Californias, Coahuila, Quintana
Roo y Sonora no fueron
consultados durante el año
2006, en contraste con Chiapas
que sólo se consultó un rollo
siendo este el Estado con mayor
número de microfilms con los
que cuenta el acervo.
17
92
De tal manera comprobamos que la elaboración del inventario somero y la base de datos si
cumple con las expectativas porque en ellos se han registrado los Estados de Guanajuato,
Guerrero, Hidalgo, Jalisco, México, Nuevo León, Oaxaca, Puebla, San Luis Potosí y
Veracruz y por supuesto el Distrito Federal.
En lo que respecta al año corriente, se inició dando el servicio ya con la base de datos,
sabemos perfectamente que en ella no se encuentra todavía toda la información de las
134,489 películas, pero si contiene la información de los estados de mayor afluencia para
brindar un mejor servicio.
Mostraremos un ejemplo real: El día 16 de Agosto de 2005 un usuario solicitó Bautismos
de 1875 del Distrito Federal de la Parroquia Santa Cruz Acatlán, pero no contaba con el
nombre de la Delegación, por ello se procedió lo siguiente
1.- Se localizó el Distrito Federal en el inventario por Estados dicha Parroquia se encuentra
en la página 66 del inventario “A” (5 minutos)
2.- Se verificó que realmente existiera información del año solicitado, dando como
respuesta que los Bautismos inician en el año 1694 y termina en 1955, por lo tanto según el
instrumento de descripción si se encuentra la información en el acervo. (4 minutos)
3.- El responsable anotó el nombre del Proyecto (ILH) el rango de Números Menores de
los rollos que tiene la Parroquia Santa Cruz Acatlán (1-90) y el Número Mayor en el que
inicia el rango (762,905). (4 minutos)
4.- Con los inventarios de Proyectos se buscó el proyecto ILH localizado en la foja 36 del
libro “1”, arrojando como posible ubicación topográfica de los rollos 1 al 90 las cajas
“19A”, “26A” y “27A” dicho dato lo apuntó y fue hasta la caja “19A” recorriendo tres
pasillos. (3 minutos)
5.- Al llegar el responsable a la ubicación de la caja “19A” se revisa la primer pantalla a
contra luz de las películas con números 1, 2, 3 y por último el rollo 4 mismo, que en su
pantalla de presentación específica tener Bautismos de Hijos Legítimos del año 1843.
De la misma manera se revisa la película 5 que menciona tener Bautismos de 1875 y al
consultar sus partidas inician en el año 1876, por ende la película 4 es probablemente la que
93
contenga la fecha del interés del usuario para corroborar esto el responsable identifica sus
fechas extremas al proyectarla en el lector.
Cabe mencionar que el rollo con los requerimientos del investigador en realidad contiene
Bautismos de Hijos Legítimos de 1843-1875, con Número Mayor 1599 y el Número Menor
4. Por lo tanto el número establecido por la Iglesia Mormona no es el exacto asentado en el
inventario. (10 minutos)
6.- Después de localizar el rollo con la información solicitada se hace la entrega al usuario
al tiempo que recibe la papeleta de préstamo para su llenado. (3minutos)
1.- Identificación del Estado
Procedimiento en el
inventario por Estados
2.-Parroquia
Solicitada
3.- Asunto y
fechas
4.- Proyecto,
No. , Menor y
No. Mayor
94
5.- Proyecto
Procedimiento en el
inventario por
Proyectos
6.- Posibles
ubicaciones
Procedimiento
revisión de las
películas en el
proyector lector
7.- Identificación de las
películas,
actividad
realizada
por
el
responsable de área de
Genealogía y Heráldica
Todo el procedimiento de la búsqueda tardó en total 29 minutos lapso que esperó el
investigador, de ahí la inquietud de agilizar el servicio con la siguiente propuesta.
95
Actualmente con la base de datos con que contamos nos proporcionó la misma información
solicitada que en el ejemplo anterior, con la diferencia que sólo tardamos en dar el servicio
5 minutos.
El procedimiento fue el siguiente:
1.- Captura de datos
a buscar (parroquia,
año y estado)
2.- Dar click
para iniciara la
búsqueda
requerida
3.- Cantidad
de registros
que
contienen
el
dato
solicitado
3A.- Listado de
Registro (s) que
reúnen lo
solicitado
4.- Descripción del
rollo del registro
seleccionado de la lista
Conociendo los minutos reales de búsqueda con el método tradicional y el automatizado
haremos una grafica que muestre si en verdad es funcional la propuesta para mejorar el
servicio.
96
Tiempo en minutos de Búsquedas
5
Iglesia de
Jesucristo de los
Santos de los
Últimos Días
Propuesta
29
Vimos que en suma tarda el proceso de búsqueda establecido por la Iglesia de los Santos de
los Últimos Días es de 29 minutos, mientras que la Propuesta planteada y aceptada por parte
de las autoridades del Archivo General de la Nación es de 5 minutos reduciéndose el tiempo
hasta en un 83% llegando a satisfacer las necesidades de servicio de nuestros
investigadores.
Todo ello nos lleva a la conclusión del beneficio que obtienen nuestros usuarios ya que
optimiza su trabajo de investigación.
97
Conclusiones
¾ Los Archivos Genealógicos apoyan a la sociedad en la línea de investigación, pues
todos y cada uno de nosotros como individuos podemos ser objeto de investigación,
en cuanto que tenemos unos ascendentes y, en consecuencia, un árbol genealógico
que investigar; pues generalmente nuestros conocimientos no suelen ir más allá de
tres o cuatro generaciones anteriores, su importancia radica en la antigüedad de sus
fondos y por la necesidad de conservar el testimonio de vida de nuestros ancestros.
¾ La organización para los ya mencionados Archivos como cualquier otro centro de
información es necesario contar con gente profesional en Archivonomía puesto que
cada vez más, transciende su papel de preservador de la documentación para
involucrarse en todos los procesos documentales asociados al procesamiento de la
información. En consecuencia, el archivista es quien lleva la carga de una gran
responsabilidad; ya que pretende que la sociedad tenga un conocimiento integral, al
tener acceso a los archivos; mediante la organización, descripción y conservación de
los fondos documentales. En éste sentido el archivista debe conjuntar sus
conocimientos teóricos como prácticos y de la misma manera echar mano de las
nuevas tecnologías. Mismas que nos ayudan a cumplir el fin último de todo archivo
la recuperación de la información en el menor tiempo posible para ponerla a
disposición de nuestros usuarios al mismo tiempo que se difunde en algunos casos
masivamente.
Con estas conclusiones hemos querido destacar que los archivos, para que puedan
cumplir adecuadamente sus funciones de reunir, conservar y servir, deben de contar con
el personal que tenga una formación profesional. Lo cual no solo debe ir acorde a los
requerimientos de una profesión sino marchar en forma paralela con los últimos avances
tecnológicos que constituyen su presencia en los archivos.
¾ Después de mencionar la importancia de los Archivos Históricos y del personal
acargo conoceremos los objetivos alcanzados en el Archivo Genealógico durante
2005 al 2007. Se dieron principalmente en el aspecto de la organización y
conservación de los documentos, sus logros han sido muy significativos puesto que
hasta el momento hemos logrado avanzar en un 17% de la organización con el apoyo
del personal profesional (de servicio social y estancia profesional), sabemos que aún
98
es mucho lo que queda por hacer para alcanzar nuestro objetivo de dotar al Archivo
de la integración de las tecnologías, llegando a ser seguro y funcional, bien
organizado con condiciones óptimas para su conservación de los fondos y para la
atención de los usuarios.
Podemos afirmar que después de su adecuado tratamiento archivístico, se le han aportado
beneficios al fondo así como de un servicio de calidad en tiempo y forma.
99
Glosario
Acta: Documento en el que se registran datos o acontecimientos de los cuales debe tenerse
constancia.
Árbol Genealógico: Cuadro o diagrama que representa el linaje de una persona o familia.
Archivo: Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o
recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su
actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias.
Archivo Histórico: Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que
previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo
histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.
Copia Certificada: Reproducción legalizada de un documento que de acuerdo con lo
establecido presenta los requisitos indispensables que le confiere la fuerza jurídica del
original.
Custodia: Responsabilidad jurídica que una institución archivística adquiere sobre la
conservación de los documentos que guarda, aún cuando no pertenezcan legalmente a ella.
Documento: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en
una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos,
películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una
actividad del hombre fijado en un soporte.
Genealogía: Disciplina auxiliar de la Historia y la sociología que estudia el origen,
desarrollo y filiación de los seres humanos y el orden de las generaciones en el tiempo.
Heráldica: Disciplina histórica auxiliar que estudia el origen, la simbología, la
significación socio-jurídica y la historia de los escudos.
Lignina: Componente natural presente en la pulpa de la madera que causa que el papel se
torne marrón y frágil con el tiempo. Los productos de papel sin lignina que son seguros para
la conservación de fotografías tienen un contenido de lignina de menos de 1%.
100
Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes
en rollo de película.
Microfilm: Rollo o banda de película fotográfica que contiene microcopias.
Paleografía: Disciplina auxiliar histórica que estudia el trazado de las letras antiguas, las
abreviaturas empleadas y otros rasgos externos de manuscritos con la finalidad de la lectura
correcta de los mismos y la determinación del tiempo y lugar en que fueron escritos.
Partida: Registro o asiento que se inscribe en los libros parroquiales o del registro civil o la
copia autentica de dicho documento.
Soporte: Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro,
cintas y discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera).
101
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de
Microfilme”
[En
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http://.digitalmicrofilm.com.ar/Concep_caracter.php [Consultado el 9 de agosto de 2006]
106
Anexo 1
Organigrama del AGN
U
107
Anexo 2
U
Estatutos del la Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica
Capítulo Uno “Del nombre, domicilio y finalidades” sobresalen:
Art.1.- La Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica fundada el 15 de mayo de 1943,
es una agrupación de carácter científico. Esta integrada por un grupo de personas dispuestas
a unirse y comprometerse a desarrollar el esfuerzo moral, intelectual y económico que se
requiere para realizar los propósitos expresados, tanto en estos estatutos como en el acta
constitutiva.
Art.2.- La agrupación se denominará “Academia Mejicana de Genealogía y Heráldica” y
tendrá su domicilio legal en la Ciudad de México.
Art.3.- Los fines fundamentales de la academia son:
a) Estudiar o investigar todo lo relativo a cuestiones de genealogía y heráldica,
dando referencia a linajes mexicanos y en igualdad de condiciones a los
académicos de número1
b) Fomentar y propagar el estudio de la genealogía y la heráldica
c) Establece contactos con otras instituciones similares tanto del país como del
extranjero
d) Promover ante las autoridades respectivas y ante el público en general, todo
aquello que contribuya a cultivar, fomentar y desarrollar el progreso de las
ciencias y de la cultura científica
e) Mantener una biblioteca ampliamente dotada que dará servicio a los miembros
de la academia o de otras instituciones científicas
TP
PT
Art.5.- La academia se mantendrá alejada de todo asunto político y religioso de carácter
militante, quedando por lo tanto estrictamente prohibido tratar en su seno asuntos de está
índole.
Y en el capitulo seis “Disposiciones generales” también sobre sale:
TP
1
PT
Personas que pueden ser del Distrito Federal y de los Estados de la República Mexicana
108
Art. 41.- El Presidente tendrá facultad de poder nombrar un bibliotecario que cuide de los
libros y demás objetos pertenecientes a la Academia, estando prohibido a toda persona,
inclusive a los académicos, sacar del local de la academia libros u objetos pertenecientes a
ella a no ser en casos excepcionales y con autorización del Consejo Directivo o en su caso
del Presidente, por un plazo de tres días. Los manuscritos y obras raras o inéditas por
ningún motivo saldrán de la biblioteca.
109
Anexo 3
U
Convenio en que intervienen por una parte el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, en
lo sucesivo “EL ARCHIVO”, y por otra parte la ACADEMIA MEXICANA DE
GENEALOGÍA Y HERÁLDICA, en lo sucesivo “LA ACADEMIA”, al tenor las siguientes
declaraciones y cláusulas.
DECLARACIONES
A. Declara “LA ACADEMIA” :
I.
II.
Que es propietaria de un acervo de microfilmes de los archivos parroquiales,
notariales y municipales de la República Mexicana, que totalizan a la fecha
cerca de 10 millones de exposiciones.
Que considera importante que ese material se ponga al servicio de consulta al
público en un centro especializado a donde pueda concurrir un número mayor
de investigadores.
B. Declara “EL ARCHIVO” :
I.
Que está en condiciones de proporcionar un local, en sus nuevas
instalaciones, para que se concentre el servicio público de consulta de los
microfilmes de “LA ACADEMIA”, así como permitir el acceso a sus
instalaciones de laboratorios fotográficos.
C. Declaran ambas partes :
I.
Que uniendo sus esfuerzos pueden asegurar tanto la preservación del acervo
de microfilmes existentes como la ampliación de servicios de consulta en
beneficio de la investigación histórica.
C LAUSULAS
PRIMERA.”LA CADEMIA” conservará la administración interna del depósito de
microfilme así como la propiedad del mismo.
110
SEGUNDA:”LA CADEMIA” se obliga a:
A. Utilizar las instalaciones cedidas exclusivamente para fines del servicio al público de
los microfilmes de su propiedad.
B. Realizar todas las tareas de conservación, clasificación de índices de los
microfilmes.
C. Mantener el personal necesario para prestar los servicios de consulta y
administración interna del acervo de microfilmes.
D. Prestar gratuitamente los servicios de consulta de acuerdo con el Reglamento y
horarios vigentes en “EL ARCHIVO”.
E. Dar mantenimiento al equipo tanto de lectores de microfilme como de máquinas
microfilmadoras de su propiedad.
TERCERA: “EL ARCHIVO” se obliga a:
A. Proporcionar gratuitamente a “LA ACADEMIA” un local donde pueda depositar los
microfilmes y éste ofrezca servicios al público.
B. Hacerse cargo de los servicios de vigilancia y limpieza del local, así como el
consumo de corriente eléctrica que se origine.
C. Permitir el acceso a los técnicos de “LA ACADEMIA” a sus laboratorios de
fotografía y microfilmación para el revelado de copia de sus microfilmes.
CUARTA: El presente convenio tendrá duración indefinida pero podrá revisarse cuando
ambas partes lo consideren conveniente.
FIRMADO en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los veintiocho días del mes de
septiembre de 1982.
111
Anexo 4
U
Inventario Ilegible de Genealogía
112
Anexo 5
U
DIAGNÓSTICO TÉCNICO DEL ARCHIVO GENEALÓGICO DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
1.- Nombre completo del grupo documental (fondo colección o documentos gráficos).
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
2.- Clave del fondo o colección (el establecido por Control de Acervos).
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
3.- Ubicación Topográfica.
Planta Alta
Planta Baja
Pasillo
Estante
Charola
Caja
4.- Fechas
Años extremos de la documentación
Fechas predominantes
Lagunas significativas:
5.- Volumen: ____________________
Soporte: _____________________________
Positivos
Aluro de Plata
Negativos
Diazo
113
6.- Forma de ingreso del grupo documental.
Transferencia
Comodato
Donación
No se consigna
Compra-venta
Nombre de las personas o instituciones responsables del tal acto jurídico.
___________________________________________________________________________
Nombre del organismo o sujeto que generó el grupo documental.
___________________________________________________________________________
Indicar si existe el documento que avala dicho ingreso
Sí _____
No ______
7.- Incremento
¿Se trata de un grupo documental que espera nuevos ingresos?
Sí _____
No ______
¿Con que frecuencia se dan esos ingresos?
__________________________________________________________________________
¿Cuenta con calendario de vigencias?
Sí _____
No ______
8.- Resumen de la historia administrativa o biográfica de la entidad productora del grupo
documental.
114
9.- Resumen del contenido informativo del grupo documental.
10.- Clases documentales (indicar porcentajes).
Clase Documental
Positivos
Negativos
Microfilm
Porcentaje
11.- Tipos Documentales
12.- Organización
Se encuentra Clasificado
Tipo de Clasificación
Se encuentra ordenado
Tipo de ordenación
Porcentaje ordenado
13.- Medidas de control y resguardo
Nombre de la serie
Número de caja
Número de charola
Nombre del autor
Fechas extremas
115
Si
No
Porcentaje
Observaciones
¿Las guardas son adecuadas?
¿Se encuentra foliado?
Foliación de origen
Del Archivo General de la
Nación
Foliación (por fondo,
sección, serie, rollo
especificar)
14.- Descripción
Descripción
Respecto a la totalidad del fondo
¿Se encuentra descrito?
Parcialmente, especificar
Nivel de los instrumentos descriptivos
Porcentaje de descripción con respecto a la
totalidad del grupo documental
Con respecto a el instrumento de descripción
Porcentaje
Observaciones
15.- Especificar las condiciones que afecten la accesibilidad del grupo documental, indicando el
período de restricción de la consulta y la fecha en que los documentos estarán disponibles.
16.- Otros grupos documentales, cuya información sea complementaria al fondo.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
17.- Estado de Conservación del grupo documental.
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
116
18.- Nombre de quién diagnóstico.
___________________________________________________________________________
19.- Fecha
___________________
117
Anexo 6
Inventario Somero de Rollos
U
118
Anexo 7
Formato para el Inventario Somero de Genealogía
U
119
Instructivo de llenado para el inventario de Genealogía
Donde dice
Estado
Delegación o Municipio
Registro Civil
Juzgado
Registro Parroquial
Número de rollo mayor
Número de rollo menor
Asunto
Fechas extremas
Proyecto:
Ubicación
Debe de asentarse
El nombre completo del los Estados de la
República
Mexicana,
considerando
también el Distrito Federal
Nombre completo de las Delegaciones o
de
Municipios del Estados al que
corresponde evitando con ello los
homónimos
Nombre de la oficina que funge como
registro civil
Nombre o número de juzgado u oficina
central
Nombre de la parroquia, puede ser el
nombre de algún Santo, o hace alusión al
nombre del pueblo
Número de cuatro ó hasta ocho caracteres
como ya se menciono establecido por la
Iglesia mormona
Número que puede constar de uno a
cuatro caracteres, establecido por la
Academia Mejicana de Genealogía y
Heráldica
Si
son nacimientos,
matrimonios,
defunciones, bautismos, confirmaciones,
información matrimonial, adopciones y
divorcios de acuerdo con el rollo de
microfilm
Periodo en años que abarcan las actas
asentadas en el film
Las iniciales de la persona que microfilmo
así como también pueden ser las siglas
MEXC y sus respectivos números.
Las letras deben de escribirse con
mayúsculas
Corresponde al número de caja en donde
se encuentra guardado
120
121
122
Anexo 8
U
El antes y después del Archivo Genealógico
El Archivo Genealógico en 2005
123
El Archivo Genealógico en 2008
124
Anexo 9
Árboles Genealógicos
AGN. Mapoteca Árbol Genealógico del Ilustre Benito Juárez Indiferente I-35,
1806-1872
125
AGN. Mapoteca Genealogía de Diego de Mendoza Austria y Moctezuma Anónimo (1707)
1977/1252 Tierras Vol. 1586, exp.1, fs.2-3
126
Anexo 10
Actas del Registro Parroquial y Civil
Fé de Bautismo del Ex Presidente Don Benito Pablo Juárez García
AGN. Galería 4. Bóveda de Seguridad.
127
Fé de Bautismo de la Pintora Magdalena Carmen Frida Kahlo Calderón
AGN. Genealogía Proyecto ACO, Rollo 1702, Parroquia de San Juan Bautista Coyoacán
Distrito Federal México.
Acta de Matrimonio de Victoriano Huerta
AGN. Genealogía Proyecto LRO, Rollo 3343 (229), Parroquia de San Luis Colotlán Jalisco
México.
128
Fé de Bautismo de José Doroteo Arango (Pancho Villa)
AGN. Genealogía Proyecto IEM, Rollo 37723, Parroquia de San Francisco de Asís de San Juan
del Río Durango México.
Acta de Defunción de Nicolás Bravo
AGN. Genealogía Proyecto MXC-2, Rollo 467, Parroquia de Santa María Asunción
Chilpancingo Guerrero México.
129
Acta de Nacimiento de Francisco Ignacio Madero Arambula
AGN. Genealogía Proyecto LRO, Rollo 94507, Parras de la Fuerte Coahuila
México.
130

secretaria de educacion publica

Transcripción

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