PROCEDIMIENTO GESTION CONTABLE PROCESO: Gestión de

PROCEDIMIENTO GESTION CONTABLE PROCESO: Gestión de

PROCEDIMIENTO
GESTION CONTABLE
PROCESO: Gestión de Recursos
1.
CODIGO: PGR-02
VERSION: 2
OBJETIVO
Identificar y describir las directrices y parámetros para el registro contable y la generación de los
estados financieros en la Contraloría Departamental del Tolima que reflejen su situación financiera
económica, social y ambiental, así como la información requerida para las entidades de vigilancia y
control del Estado, de acuerdo a los parámetros y normas definidas por la Constitución y las leyes.
2.
ALCANCE:
Este procedimiento es aplicable y de estricto cumplimiento para los responsables de la Contabilidad
en la Contraloría Departamental del Tolima, como son el(la) Contralor(a) quien es el ordenador del
gasto, y los funcionarios de la Secretaria Administrativa y Financiera que se asignen.
Comprende desde la parametrización del software con la aplicación del Plan General de
Contabilidad Pública (PGCP), pasando por el análisis de los conceptos para la asignación de
códigos contables, la realización de los registros que reflejan los movimientos financieros y
económico de la entidad hasta la generación de los Estados Financieros, y el reporte de los
informes a las entidades de vigilancia y control del Estado a nivel territorial y nacional.
3.
DESARROLLO
3.1. Base Legal
Contenida en el Normograma de la entidad (ver RGJ-04) proceso Gestión de Recursos.
3.2. Definiciones
Adición presupuestal: es la incorporación de recursos al presupuesto de la entidad el cual debe ser
aprobada por la asamblea del departamento, previa presentación de un proyecto de ordenanza por
parte del gobernador a solicitud del(a) Contralor(a) del Tolima.
Aplazamiento: consiste en aplazar la ejecución de determinados rubros de gastos hasta tanto
cambien las condiciones que motivaron la medida. Es decir, que si se ordena aplazar la ejecución de
unos rubros en razón a que el comportamiento de los ingresos no corresponde a lo programado
por problemas en el recaudo, por ejemplo, la ejecución de gastos quedaría supeditada al ingreso de
los recursos, previa presentación de un proyecto de ordenanza por parte del gobernador a solicitud
del(a) contralor(a) del Tolima.
Apropiación definitiva: comprende la suma del presupuesto inicial más las adiciones y créditos,
menos las reducciones y contra créditos.
Apropiación inicial: es el límite máximo de gastos fijado por ordenanza, aprobado por la asamblea
general del departamento, liquidado y adoptado mediante decreto expedido por el(la)
gobernador(a) del Tolima.
Balance general: es el estado contable básico que presenta en forma clasificada resumida y
consistente, la situación financiera económica y social de un ente público, expresada en unidades
monetarias a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y
la situación del patrimonio
Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): es el documento que expide el jefe de
presupuesto o quien haga sus veces con el cual garantiza la existencia de apropiación presupuestal
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Aprobado 28 de octubre de 2014 COPIA CONTROLADA
La copia o impresión de este documento, le da el carácter de “No Controlado” y el SGC no se hace responsable por su consulta o uso.
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CODIGO: PGR-02
VERSION: 2
disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta
preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el
correspondiente compromiso presupuestal.
Compromiso: es la actuación que queda en firme mediante afectación definitiva del presupuesto a
través del registro presupuestal
Ejecución presupuestal: es el documento donde se consolida por rubro los gastos e ingresos de la
entidad con el fin determinar los compromisos, pagos, y recaudos acumulados durante un periodo.
Estado de cambios en el patrimonio: es el estado contable básico que presenta en forma detallada
y clasificada las variaciones que se generan de un ejercicio contable a otro, en las cuentas del
patrimonio.
Estados actividad financiera, económica social y ambiental: es el estado contable básico que señala
la actividad financiera económica y social del ente público y revela el flujo de recursos percibidos y
consumidos en cumplimiento de su función administrativa ó cometido estatal, expresado en
términos monetarios, durante un período determinado
Estados financieros: son aquellos que se preparan al cierre de un periodo, en desarrollo de políticas,
sobre información institucional, con el fin de proporcionar la relacionada con la situación financiera
económica y social del ente, los resultados y la generación de flujos de fondos.
Giro presupuestal: es la autorización que se da en el comprobante de egreso (número consecutivo)
acorde con el saldo PAC disponible y previo cumplimiento de los requisitos legales.
Información exógena: son los formatos que se diligencian de conformidad con la resolución que
anualmente expide la DIAN, donde se relacionan las transacciones económicas que realiza la
entidad durante una vigencia fiscal.
Modelo CGN2005001: es el informe que las entidades públicas deben suministrar a la contaduría
general de la nación denominado catálogo de cuentas el cual contiene la lista de códigos con sus
respectivas clases, cuentas, subcuentas y valores relacionando el saldo inicial, los movimientos
débitos y créditos y el saldo final clasificado en corriente y no corriente.
Modelo CGN2005002: se denomina informe de operaciones recíprocas y corresponde tanto a los
saldos pendientes de cancelación registrados en el balance, como a los que fueron pagados o
causados y que se registraron en el estado de actividad financiera, económica y social
PAC: (programa anual mensualizado de caja). Es un instrumento mediante el cual se define el
monto máximo mensual de fondos disponibles y el monto máximo mensual de pagos con el fin de
cumplir los compromisos.
Periodo fiscal o vigencia fiscal: es aquel que inicia el primero de enero y finaliza el 31 de diciembre
de cada año.
Reducción: es la disminución del presupuesto, originada por la decisión definitiva de no ejecutar
determinados gastos cuando se tiene la certeza que los recursos con los que se pretendía
financiarlos no van a ingresar, previa presentación de un proyecto de ordenanza por parte del
gobernador a solicitud del(a) Contralor(a) del Tolima.
Registro presupuestal (RP): es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se
afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no sea desviada a ningún otro fin.
En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo en que se pretende dar
cumplimiento de la obligación.
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Traslado presupuestal: es la operación de crédito y contra – crédito simultáneamente de unas
partidas presupuestales. El contra crédito se refiere a una disminución objeto del gasto y el crédito
a un aumento para complementar un rubro presupuestal.
3.3. Generalidades
3.3.1.
Registros Contables
Teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública, se dan
instrucciones a los operadores o encargados de los registros de la información en tesorería y
almacén.
Se analiza y revisa la información registrada y remitida por tesorería con base en los boletines de
tesorería.
Conforme a los documentos contenidos en los boletines de tesorería, además, se procede a:

Efectuar las notas contables a que haya lugar (legalizaciones, devoluciones)

Efectuar registros contables provenientes de la información realizada por la técnico de
nómina

Efectuar registros contables provenientes de la información realizada por el encargado del
almacén
Efectuar los registros contables
depreciaciones mensuales.
de
provisiones,
acreencias
laborales,
amortizaciones
y
Una vez registrada toda la información mensual, se genera un reporte y se procede a efectuar
revisión general, confrontada con los soportes existentes, como verificación y validación del
movimiento contable para la generación de los Estados Financieros, efectuando las debidas
correcciones: registros, reclasificaciones, ajustes, etc.
Para la certeza de la confiabilidad de la información, la sección de contabilidad procede a efectuar
la validación de la información registrada, en el software para la presentación de los informes
correspondientes.
3.3.2.
Estados Financieros
Comprende: El balance general, Estado de la actividad financiera, económica, social y ambiental, el
Estado de cambios en el patrimonio, las Notas a los estados financieros.
Una vez generado el balance de prueba, se cruza y concilia con tesorería lo correspondiente al
estado de caja y bancos y en caso de existir diferencias, establecerlas y corregirlas en donde sea
el caso.
Los libros principales son impresos cumpliendo las instrucciones dadas por la Contaduría General de
la Nación, firmados por el(la) Contralor(a), el(la)Secretario(a) Administrativo(a) y Financiero(a),
el(la) Profesional Especializado y debidamente legajados y archivados en la Secretaría
Administrativa y Financiera.
3.3.3.
Rendición de informes a Entidades de vigilancia y control:
-Gobernación del Tolima
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Trimestralmente y conforme a solicitud indicando la fecha de presentación, debe remitirse el
informe CGN a la Gobernación del Tolima, Secretaria de Hacienda Departamental - sección de
contabilidad para que sea consolidado y enviado a través del Chip, a la Contaduría General de la
Nación, los siguientes formatos: CGN2005-001-SALDOS -Y-MOVIMIENTOS, CGN2005-002OPERACIONES –RECIPROCAS, CGN2005NE-003-NOTAS DE-CARACTER-ESPECIFICO y CGN2005NG003-NOTAS DE-CARACTER-GENERAL y los cuadros anexos. Al cierre de la vigencia, la información
con corte a 31 de diciembre, con los anteriores formatos, adicionando el Estado de Cambios en el
Patrimonio.
-Auditoría General de la República (AGR):
Debe rendirse la información contable anualmente, en los formatos correspondientes a la rendición
de la cuenta.
-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)
Información Exógena en la que se debe tener en cuenta los parámetros y los plazos de entrega de
la información solicitada correspondiente al año anterior la cual debe corresponder con las cifras
consignadas en la relación de retención en la fuente descontada por cada NIT, indicando las bases
de retención, Esta información debe ser validada en el software de la DIAN y luego enviada, vía
Internet, archivo por archivo de los formatos elaborados
3.3.4.
Responsabilidades
LA gestión contable en la Contraloría Departamental del Tolima, está a cargo de:
a. Contralor(a): tiene la responsabilidad de certificar los Estados Financieros al firmarlos como
representante legal de la entidad.
Firmar acta de apertura de libros oficiales.
b. El(la) Secretario(a) Administrativo(a) y Financiero(a), líder del proceso, igualmente firma los
Estados Financieros como responsable de su preparación además de la dirección, revisión y
verificación a la gestión contable de la entidad.
Valida el acta de apertura de libros oficiales.
c.
El(la) profesional Especializado(a), tiene además de la obligación de las actividades en detalle
de la gestión contable es el responsable de la preparación y presentación de la información, la
generación de los Estados Financieros y con su firma dar fe pública de ellos.
Informa y elabora acta de libros oficiales de contabilidad, indicando número de folios a utilizar.
4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
No.
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
DE
REFERENCIA
RESPONSABLE
Acta
de
apertura
de
Libros Oficiales
1.
Aperturar Libros Oficiales, mediante acta firmada por representante
Contralor(a)
legal indicando número de folios a utilizar
2.
Indicar los parámetros para el software contable a manejar, con Profesional
base en el PGCP y las instrucciones dadas por la CGN
Especializado de
PGCP
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No.
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ACTIVIDAD
4.
5.
6.
Realizar los registros y documentos que hubiere lugar y si no se
generaron en el movimiento en tesorería, tales como:
- Generar auxiliares
- Notas contables,
- Traslados de provisiones a la obligación en casos de pagos de
prestaciones sociales
- Provisiones
- Amortizaciones
- Depreciaciones
- Causación de la nómina, con seguridad social y parafiscales
- Causación de pagos de prestaciones sociales y vacaciones
- Entradas y salidas de almacén
7.
Generar Balance de Prueba
8.
Cruzar, verificar y Conciliar el Balance de Prueba, realizando
análisis detallado del comportamiento de cuentas y saldos
DOCUMENTO
DE
REFERENCIA
RESPONSABLE
Indicar parámetros de codificación y manejo de cuentas a tesorería Contabilidad
y a almacén, de acuerdo a la normatividad vigente para que se dé Presupuesto
el manejo acorde a la normatividad y aplicación del PGCP
Recibir la transferencia de información de la gestión en tesorería:
- Recibos de Caja
- Comprobantes de Egreso
- Información para Conciliación Bancaria
- Notas Débito y Notas Créditos de Bancos
Cruzar, Revisar y Conciliar el Reporte de Tesorería con los soportes
de los documentos contables y el boletín de tesorería, así:
- Codificación
- Valores
- Impuestos aplicados (tarifas y bases)
- Consecutivos de comprobantes
3.
VERSION: 2
y
Formatos
del
Software
de
Tesorería
(Recibos
de
Caja,
Comprobantes
de
Egreso,
Notas)
Boletines
de
Tesorería
Formatos
del
Software
de
Tesorería
(Recibos
de
Caja,
Comprobantes
de
Egreso,
Notas)
Boletines
de
Tesorería
Boletines
de
almacén
Balance
de
Prueba
y
Soportes
Contables
del
movimiento del
mes
Generar estados financieros, con base en la periodicidad definidas
por la entidades de vigilancia y control del estado a nivel territorial
y nacional
9.
Realizando las notas a los estados financieros al cierre anual.
Contralor(a)
10.
Pasar Estados Financieros para firmas de Secretaría General y
Secretario(a)
Despacho del(a) contralor(a)
Administrativo(a)
y Financiero(a)
11.
Remitir los Estados Financieros a la Secretaría de Hacienda del
departamento cada trimestre de acuerdo a las fechas definidas
indicadas por ésta para la entrega
12.
Imprimir, firmar y legajar libros oficiales de contabilidad
13.
Diligenciar formatos y formularios para la rendición de cuenta anual
a la AGR
Profesional
Especializado de
Contabilidad y
Presupuesto
Estados
Financieros
Libros oficiales
Formatos y
formularios de
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PROCESO: Gestión de Recursos
No.
14.
CODIGO: PGR-02
ACTIVIDAD
Verificar y Validar las rendición de cuenta anual a la AGR
VERSION: 2
DOCUMENTO
DE
REFERENCIA
RESPONSABLE
Secretario(a)
Administrativo(a)
y Financiero(a)
la AGR
Rendir información exógena cada vigencia a la DIAN, considerando
la resolución que direcciona el informe:
- Formato y/o aplicativo de la DIAN
- Tiempos de entrega
Profesional
Especializado de
Contabilidad y
- Informes de tesorería sobre pagos que no son laborales
Presupuesto
(servicios públicos, adquisición de bienes y servicios)
- Soportes (auxiliares)
15.
- Informes y listados e informes de nómina, prestaciones,
seguridad social, parafiscales y demás pagos laborales que
entrega el(la) técnico de nómina
Formatos DIAN
Técnico de
nómina
- Validación
-
Rendición
- Generación reporte de rendición
16.
Realizar cierre contable
Ingeniero
Administrador
del Software
Aplicativo
contable
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