Manual Referencias do fornecedor

SQP – Manual do Usuário – Versão 1, Novembro de 2008.
SQP
Referências do fornecedor
Versão 1, Novembro de 2008
Versão em português – Engenharia da Qualidade Industrial
Índice
1
Versões do documento .................................................................................................... 2
2
O que se entende por “Referências do Fornecedor” ........................................................ 3
3
Configuração das funções organizacionais ...................................................................... 4
4
Função organizacional e notificação via e-mail ................................................................ 5
5
Passos para o carregamento dados pelo fornecedor ...................................................... 6
5.1
Mensagem exibida no login .............................................................................................. 6
5.2
Tela de dados incompletos ............................................................................................... 7
5.3
Inserindo as informações .................................................................................................. 8
5.4
Consultando os dados ...................................................................................................... 9
6
Passos para o carregamento de dados por usuários internos do Grupo Fiat ................ 11
Referências das Funções Organizacionais dos fornecedores
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1 - Versões do documento
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Versão 1
Modificações
Criação do documetno (Novembro de 2008)
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2 - O que se entende por “Referências do Fornecedor”
Compreende-se por “Referências do Fornecedor” o conjunto de informações constituído por
função organizacional, nome, e-mail e telefone associado a cada código de fornecedor (para
um mesmo código de fornecedor podem ser especificadas várias referências).
Com esta funcionalidade será possível:
1) Definir um conjunto de funções organizacionais;
2) Configurar cada função organizacional com o objetivo de;
a) Definir a obrigatoriedade de carregamento dos dados,
b) Indicar qual o tipo de notificação via e-mail a ser ativada em automático;
3) Armazenar as referências para cada código de fornecedor;
4) Monitorar os dados inseridos no sistema com possibilidade de utilizar diversos parâmetros
de busca;
5) Avisar e vincular os fornecedores ao inserimento dos dados obrigatórios no sistema.
Esta funcionalidade estará habilitada para:
Os usuários com perfil de Fornecedor que inserem e atualizam os dados referentes ao
seu código de fornecedor
Os usuários internos Fiat Group (a modalidade de gestão dos dados depende do tipo
de perfil do usuário).
A funcionalidade “Referências do Fornecedor” será ativada para todas as empresas do Grupo
Fiat que utilizam o sistema SQP e envolverá todo o parque de fornecedores que acessam o
sistema.
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3 - Configuração das funções organizacionais
Na tabela abaixo estão elencadas as funções organizacionais previstas para cada código de
fornecedor e indicada quais são de preenchimento obrigatório.
Função Organizacional
1 – CEO (Chief Executive Officer – Responsável pela planta)
2 – Gerente da Qualidade
3 – Gerente Comercial
4 – Gerente da Engenharia
5 – Gerente Financeiro
6 – Gerente de Logística
7 – Gerente de Assistência Técnica
8 – Gestor de Não Conformidade
Inserimento dos dados
Sim – Obrigatório
Sim – Obrigatório
Não – Facultativo
Não – Facultativo
Não – Facultativo
Sim – Obrigatório
Não – Facultativo
Sim – Obrigatório
Tabela 1 – Funções organizacionais previstas relativas aos dados de entrada.
A configuração da obrigatoriedade das funções organizacionais é carregada pelo
administrador do Sistema.
A função organizacional nº 8 “Gestor de Não Conformidade” corresponde ao perfil fornecedor
que atualmente recebe as notificações por e-mail relativas as não conformidades inseridas no
sistema, seja por problemas de Qualidade ou Serviço.
As várias funções, dependendo da estrutura organizacional dos fornecedores, podem ser
associadas aos mesmos dados (ex.: Gerente Qualidade = Gestor de Não Conformidade).
Com a criação desta funcionalidade todos os dados (nomes e endereços de e-mail) presentes
no cadastro dos fornecedores do SQP serão automaticamente convertidos para a função 8.
Será de responsabilidade dos fornecedores a atualização destes dados.
No capítulo 5 mostraremos os passos que deverão se seguidos pelo fornecedor par inserir e
atualizar seus dados.
Nota importante!
O acesso do fornecedor ao sistema SQP será vinculada a existência dos dados para as
funções organizacionais marcadas como obrigatórias. A presença dos dados será verificada
ao se entrar no sistema.
Na falta de algum dado obrigatório:
No período inicial, a cada acesso o fornecedor receberá um aviso e seu acesso ao
sistema será permitido.
A partir de 1º de dezembro de 2008, persistindo a falta de dados, o sistema bloqueará
o acesso ao usuário até que sejam cadastrados todos os dados obrigatórios.
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4 - Função organizacional e notificação via e-mail
Cada função organizacional está configurada para receber notificações automáticas do SQP
relativas a determinados processos gerenciados pelo sistema.
A configuração das notificações é uma atividade de set-up de responsabilidade do
administrador do sistema.
Na tabela abaixo está relacionada a configuração das comunicações relacionadas as funções
organizacionais previstas inicialmente na construção da funcionalidade.
Por exigência do Grupo Fiat, estas configurações podem ser alteradas pelo administrador do
sistema e estas atualizações serão comunicadas por meio de mensagens na tela inicial do
sistema.
Tipo de notificação enviada pelo sistema SQP
(A)
(B)
(C)
(D)
(E)
Função organizacional
1-CEO
2-Gerente da Qualidade
3-Gerente Comercial
4-Gerente da Engenharia
5-Gerente Financeiro
6-Gerente de Logística
7-Gerente de Assistência
Técnica
8-Gestor de Não
Conformidade
Função
Emissão Característica
obrigatória da Boleta
chave
Sim
Sim
Não
Não
Não
Sim
Custo
Induzido
Quality Vencimento
Status
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Não
Sim
Sim
Sim
Sim
Tabela 2 – Funções organizacionais e notificação via e-mail
A notificação marcada com a (A) se refere ao envio de e-mail notificando da abertura de uma
boleta. As notificações seguintes (de B a E) se referem a funcionalidades do sistema ainda
não ativas.
A função organizacional “CEO”, na qual os dados são obrigatórios, receberá automaticamente
no endereço de e-mail cadastrado notificações referentes ao “Quality status” e ao vencimento
ou ausência das certificações.
A função organizacional “Gerente da Qualidade”, na qual os dados são obrigatórios, receberá
notificações referentes ao “Quality status”, ao vencimento ou ausência das certificações e a
abertura de boletas.
A função organizacional “Gerente de Logística”, na qual os dados são obrigatórios, receberá
notificações referentes ao “Quality status” e a abertura de boletas.
A função organizacional “Gestor de Não Conformidade”, na qual os dados são obrigatórios,
receberá notificações referentes ao “Quality status”, ao custo induzido e a abertura de boletas.
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5 - Passos para o carregamento dados pelo fornecedor
Inicialmente, o cadastro dos dados é obrigatório as seguintes funções organizacionais:
CEO
Gerente da Qualidade
Gerente de Logística
Gestor de Não Conformidade
Todos os dados anteriormente cadastrados no sistema serão automaticamente transportados
para a função “Gestor de Não Conformidade”.
5.1 - Mensagem exibida no login
Quando um usuário do fornecedor acessar o sistema, caso falte algum dado de
preenchimento obrigatório, a mensagem seguinte será exibida:
Figura 1 – Mensagem de atenção visualizada no acesso ao sistema.
ATENÇÃO
Dados incompletos!
É necessário inserir no Sistema os dados faltantes evidenciados em
Vermelho.
A partir de 01/12/2008, para acessar as funcionalidades do Sistema todos
os dados pessoais deverão ser inseridos.
Clique no botão “OK” presente na tela que apresenta a mensagem.
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ATENÇÃO: a partir de 1º de dezembro de 2008, a mensagem de atenção será
substituída por uma mensagem de erro que impede o acesso ao sistema. A
operação do sistema pelo usuário fornecedor estará vinculada ao cadastramento
dos dados e o acesso será bloqueado até que todos os dados obrigatórios
sejam inseridos.
5.2 - Tela de dados incompletos
Em seguida será exibida uma tela com as informações incompletas no sistema referentes ao
código de fornecedor que está acessando o sistema.
Figura 2 – Tela “Lista de dados do fornecedor incompletos.”
Descrição resumida da tela:
Os dados incompletos estão identificados com o simbolo “????” para facilitar a
identificação.
A - Comandos de navegação nas páginas da tela de dados incompletos.
B - Relação dos códigos de fornecedor associados ao usuário conectado.
C - Dados a serem inseridos para cada função .
D - Retorna a página anterior.
E - Exporta a relação de dados incompletos para um arquivo do Excel.
F - Permite a alteração da linha selecionada.
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5.3 - Inserindo as informações
É necessário o preenchimento dos campos substituindo todos símbolos “????”.
O cadastramento dos dados é permitido aos usuários SQP com perfil de Fornecedor ou
Administrador.
Seguem os passos para cadastramento dos dados:
Selecione a linha que contém os dados que deseja inserir, depois clique no botão
“Modifica”. A linha selecionada será apresentada conforme a figura seguinte:
Figura 3 – Tela “Lista de dados incompletos” com linha aberta para edição.
Inserir os dados e clicar no botão
que está no final da linha. Role a
barra
na
parte
inferior
da
janela
totalmente
para
direita.
O sistema fará uma verificação no formato dos dados inseridos, caso o formato não
seja válido, será exibido o símbolo:
Repita o passo anterior para cada linha que contenha pelo menos um símbolo “????”.
Nesta tela só serão exibidas as linhas incompletas. As linhas completas não serão mais
exibidas.
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5.4 - Consultando os dados
Em qualquer momento é possível consultar os dados cadastrados seja para imprimi-los (para
isto será criado um arquivo do Excel), seja para modificá-los.
Para acessar a funcionalidade “Função Organizacional” clique em Referências na Página
Inicial do SQP.
Figura 4 – Função Referências na página inicial do SQP.
O sistema exibirá a tela seguinte:
Figura 5 – Critérios de busca das funções organizacionail
Descrição dos campos da tela:
Setor
Campo automático. Informa a empresa do grupo a qual o usuário
está associado.
Planta
Campo automático. Informa a planta, pólo geográfico, a qual o
usuário está associado.
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Fornecedor
Campo automático para o fornecedor. No caso de usuários
internos o campo pode se utilizado para buscas.
Role (Funções)
Campo selecionável que contém as funções contidas na tabela 1
do capítulo 3.
Nome
Nome e sobrenome da pessoa que desempenha a função.
Informação obrigatória para se inserir uma nova referência pelo
fornecedor ou administrador.
Enabled
Indica se a referência está ativa ou inativa.
E-mail
Endereço de e-mail do fornecedor. Informação obrigatória.
Phone ID
Número do telefone do fornecedor. Informação obrigatória.
Nota
Informação opcional para completar os dados do cadastro. Pode
ser preenchido pelo fornecedor ou administrador.
Dados Incompletos
Indicação visual de campo obrigatório incompleto. Será exibido
caso algum campo obrigatório seja deixado vazio.
Cancelar
Limpa os dados inseridos.
Procurar
Realiza uma busca nos dados cadastrados utilizando como
parâmetro os dados inseridos na tela.
Inserir
Grava os dados que foram inseridos na tela. O sistema verifica a
presença de todos os dados obrigatórios (nome, e-mail, telefone) e
exibe um erro caso encontre informações ausentes ou com formato
incorreto.
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6 - Passos para o carregamento de dados por usuários internos do Grupo Fiat
Todos os usuários internos do Grupo Fiat podem utilizar a funcionalidade “Referências das
Funções Organizacionais” dos fornecedores.
A utilização da funcionalidade depende do perfil do usuário interno:
Para perfis do tipo “Administrador” a função permite também inserir e alterar os dados.
Para os outros perfis internos (ex.: SQE, “Stabelimento”, ...) é permitida somente a
consulta dos dados.
A abrangência da utilização dos dados depende da configuração do perfil, ou seja:
Para usuários internos com perfil de “Administrador Root” é possível acessar, inserir e
alterar os dados dos fornecedores de todos os setores e plantas.
Para usuários internos com perfil de “Administrador Local” é possível acessar, inserir e
alterar os dados dos fornecedores ligados a planta a qual está habilitado.
Para os usuários internos com perfis diferentes de “Administrador”, é possível acessar
e consultar os dados dos fornecedores associados ao setor e planta ao qual está
habilitado.
Informações sobre inserimento, alteração e consulta dos dados estão descritas no capítulo 5.
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