Cómo redactar un Plan de Comunicación

Cómo redactar un Plan de Comunicación
Un Plan de Comunicación es uno de los elementos comunes de mayor importancia en todos
los proyectos europeos. Con este documento lo que se pretende es planificar las acciones de
un proyecto y hacer llegar el mensaje del proyecto con nitidez, claridad y realismo. Un Plan de
Comunicación es una herramienta estratégica para cualquier proyecto en la que no se debe
improvisar, al contrario, todo debe estar lo más concreto y definido posible.
EFICACIA + RENTABILIDAD + CONCRECIÓN + REALISMO
Estos podrían ser algunas de las “keywords” básicas en un plan de comunicación. Todo ello
siempre relacionado con el propio proyecto y sus acciones, de modo que conforme vaya
avanzando y desarrollándose éste, el plan de comunicación deberá reflejar esos cambios. Hay
que tener en cuenta que la comunicación y la difusión en un proyecto son elementos
transversales u horizontales que deben estar presentes desde que comienza un proyecto.
Esto es una novedad en el nuevo periodo de programación ya que antiguamente sólo se
comunicaba del proyecto casi al término del mismo. Ya durante el proyecto, se va a pedir al
consorcio que emprenda el camino hacia la futura explotación de los resultados que del
proyecto se deriven.
La concesión de un proyecto europeo lleva aparejado el compromiso de divulgación del mismo
y de sus resultados. La divulgación de los resultados persigue varias metas, que debemos tener
en cuenta al establecer una estrategia de comunicación: dar a conocer las contribuciones de
los proyectos del Programa en cuestión a la excelencia europea; resaltar el valor añadido de la
investigación realizada a escala europea; informando a los ciudadanos europeos sobre los
resultados de los proyectos.
A través de las actividades de diseminación se busca informar y, hasta cierto punto influir, en
las autoridades (policymakers) sobre aspectos que pueden ser relevantes para el ejercicio de
su actividad reguladora. La comunicación se dirige asimismo a promover el establecimiento de
relaciones y sinergias entre proyectos. En efecto, la comunicación pública del conocimiento
generado en un proyecto determinado puede provocar el acercamiento y el establecimiento
de lazos entre proyectos, de manera que ambos se beneficien de dicha unión de fuerzas. La
Comisión se refiere en ocasiones a este tipo de actividades como de “concertación” y las
promueve, especialmente cuando se trata de proyectos financiados por el Programa Marco.
La divulgación pretende evitar la duplicación de los esfuerzos de investigación en aquellos
casos en que, por puro desconocimiento, se están desarrollando varios proyectos con
objetivos similares sin coordinación entre ellos o, peor todavía, se está ejecutando un proyecto
con unos objetivos y unos métodos que han fracasado anteriormente. Por ello, un Plan de
Comunicación resulta ser una herramienta estratégica para cualquier proyecto.
¿Qué información debe contener? ¿Quién es el responsable? ¿A quién va dirigido?, etc. A
todas esas preguntas se da respuesta con el siguiente ejemplo de Plan de Comunicación.
FASES
ACCIONES
El Comité de dirección del proyecto diseñará un plan de comunicación que será
gestionado por un socio responsable seleccionado por el Jefe de Fila. Este
responsable de Comunicación actuará con el Plan de Calidad como base. Todas las
acciones de publicidad respectaran las normas nacionales y los artículos 8 y 9 del
Reglamento (CE) n º 1828/2006.
INTRODUCCIÓN
La actividad principal de comunicación será la comunidad virtual con toda la
información de los socios: las políticas regionales aplicadas en cada territorio, las
principales necesidades y limitaciones y las acciones innovadoras para reforzar el
sector minorista.
El Plan de Comunicación integrará acciones generales del proyecto y los diferentes
Planes de Comunicación Locales, creados y diseñados por cada socio.
EL PLAN DE
COMUNICACIÓN
GENERAL
LOS PLANES
1. Sitio web del proyecto: entregar la información, eventos, seminarios, conferencias,
información y detalles de los socios, entregables y resultados del proyecto.
2. Ver enlaces dentro de la Comunidad Virtual hacia las páginas principales de los
socios.
3. Participación en eventos locales, regionales e internacionales para la difusión del
proyecto. El consorcio va a generar una presentación Powerpoint común por todos
los eventos de socios. Cada 4 meses, el responsable de Comunicación va a crear un
calendario con las principales actividades interesantes para los socios.
4. Material de difusión: folletos, roller, bandera y video promocional del proyecto.
Estos
materiales
serán
utilizados
en
todos
los
eventos.
5. Comunicado de prensa elaborado por cada socio al principio del proyecto
(informando sobre el proyecto en su territorio) y después todos los eventos
importantes.
6. Presentación de la Comunidad Virtual en el seminario en Bruselas con el apoyo de
los principales agentes y organizaciones públicas durante la Semana Europea de las
PYME 2011 (participación de cuatro organizaciones públicas, 40 oficinas de
representación regional, 20 organizaciones representativas del comercio)
7. Innovación en la difusión de las conclusiones: en formato de vídeo: Youtube, Web
proyecto + creación de un grupo en Facebook.
8. Difusión del Catálogo de buenas prácticas + Premio del Mediterráneo para
Innovación.
1. Identificar el público objetivo y los beneficiarios finales locales y regionales. Los
LOCALES DE
COMUNICACIÓN
NIVEL DE
NETWORKING
principales grupos destinatarios detectados serán las partes interesadas, los
responsables políticos, los agentes económicos, las agencias de desarrollo local, las
agencias de desarrollo de negocios, las empresas comerciales, y como público
objetivo secundario el público en general.
2. Desarrollo de dos seminarios locales: Al principio del proyecto (actividad de
información) y otro para la presentación de la Guía europea innovadora de Comercio.
3. Desarrollar un "dossier de prensa", que contiene comunicados locales de prensa,
conferencias de prensa locales, etc.
4. Material de difusión: Folleto a nivel local y distribución de 1.000 copias durante la
vida del proyecto.
1- Información y comunicación para otros socios no MED.
2-Presentación del entorno de colaboración en eventos internacionales relacionados
con el comercio.
Ejemplos de Planes de Comunicación
RESPONSABLE
CONSORCIO
RESPONSABLE
DE
COMUNICACIÓN
SOCIOS
ACTIVIDADES
GLOBALES
ACCIONES

Plan de Comunicación Integrado.

Definición de la Web oficial del proyecto.

Información conjunta del proyecto: objetivos, acciones y socios.

Logo del proyecto.

Sistema interno de comunicación.

Dentro del consorcio se designará un responsable de comunicación
cuyas funciones serán las de coordinar que las acciones conjuntas del
proyecto y las locales de cada socio se desarrollan con coherencia,
nitidez y claridad.

Este responsable incluirá toda la información global del proyecto junto
con la transnacional a la web.

Además, propondrá al resto de socios las acciones a desarrollar, les
motivará e impulsará y será el encargado de coordinar y comprobar
toda la comunicación del proyecto.

Comunicación local.

Planes de comunicación individuales.

Obligación de facilitar información al responsable de comunicación.

Sugerencias y nuevas ideas.
Plan de Comunicación global del proyecto.
Desarrollar el logo oficial del proyecto.
Diseño y estética de la Web.
Contenido de la Web. Información a incluir.
Sistema interno de comunicación.
Listado de eventos a los que asistir a nivel europeo, nacional y local
relacionados con el objeto del proyecto.
Bases de datos de otros proyectos relacionados con el objeto del
nuestro.
Posicionamiento de la Web del proyecto en Google.
Material de comunicación: boletines electrónicos (newsletters); notas
y artículos en prensa local y especializada.
Herramientas de comunicación: Web oficial del proyecto; Blog; RSS
(Really Simple Syndication).
ACTIVIDADES
LOCALES
PÚBLICO AL QUE
VA DIRIGIDO
PLAZO
Descripción:
Cada socio deberá enviar al responsable de comunicación y al resto de
socios la siguiente información:

Información sobre su entidad para publicar en la Web.

Su aportación al diseño de la Web y del logo.

Su plan local de comunicación detallado y desglosado por
anualidades.

Notas de prensa y eventos en los que haya participado y vaya a
participar.

Determinar en conjunto todo el consorcio a qué público va a dirigirse.

Se pueden seleccionar unos destinatarios directos (por ejemplo
diputaciones o cámaras de comercio) e indirectos (ayuntamientos que
pertenezcan a esa diputación y PYMEs locales de cada cámara de
comercio).

Cada socio deberá determinar qué audiencia desea tener en el
proyecto, detallando de modo sectorial y/o local.

Puede ser que en función de las acciones a desarrollar a lo largo de la
vida del proyecto los socios se encuentren con unos destinatarios u
otros, en ese caso deberán indicar quiénes son en cada una de las
acciones.

Detallar plazos concretos para cada una de las acciones.

Estos plazos se podrán incluir en el Plan de Acción global del proyecto.
Uno de los objetivos fundamentales del Green Commerce es crear una
metodología de implementación y un sistema de reconocimiento que haga posible
que con el tiempo un mayor número de comercios minoristas se adhieran
voluntariamente al compromiso Green Commerce.
Para ello, será imprescindible mantener toda una serie de acciones de
comunicación que tendrán perdurabilidad en el tiempo y que servirán para difundir
los resultados no sólo a nivel local sino en el conjunto de la Unión Europea.
Con esa finalidad el Coordinador elaborará un Plan de Comunicación donde se
expondrá de un modo claro y sencillo cómo se deben comunicar los resultados,
cómo se deben ceder para el uso gratuito de todos los comercios y/o regiones y
ciudades que se quieran adherir al Compromiso Green Commerce. El Plan, que
estará disponible en español, inglés y alemán, incluirá los métodos de
comunicación de los principales resultados del proyecto: Marca Corporativa (D.1),
Video (D.3), Guía para la Mejora Ambiental del Pequeño Comercio (D.4) y
compromiso Green Commerce (D.5).
Se pretende preparar el Plan de Comunicación postproyecto en el primer trimestre
del año 2012, de tal forma que esté finalizado hacia Junio de 2012.
El objetivo es definir la estrategia de comunicación una vez finalizado el proyecto
para darle continuidad en el tiempo, en colaboración con el conjunto de socios y
agentes que hayan participado en su elaboración. El Plan de Comunicación se
referirá a acciones a desarrollar en los años 2013 y 2014, por ejemplo la
participación en la Green Week 2013 o la realización de un Congreso Europeo ese
mismo año.
Además, el coordinador mantendrá durante tres años desde la finalización del
proyecto el sitio web con sus propios recursos, actualizará los contenidos entorno a
la materia y seguirá elaborando Boletines Electrónicos Bimensuales.
Por último, se mantendrá la participación en la Green Week 2012 y se organizará
un Congreso Europeo del proyecto.
Métodos
empleados
1) Plan de Comunicación con todos los resultados en tres idiomas (español, francés
e inglés).
2) Mantenimiento de la Plataforma WEB y de los Boletines de Información
Bimensuales.
3) Participación en eventos internacionales (Green Week).
4) Organización de Congresos Internacionales.
Periodo
Limitaciones y
asunciones
Falta de involucración de otros agentes en dar continuidad al proyecto.
Viabilidad financiera futura del proyecto una vez se acabe la cofinanciación de
Life+.
Todos los socios del proyecto tendrán la responsabilidad de poner en marcha el
Plan de Comunicación post Life+.
A través de las acciones de comunicación y difusión, así como en la realización de
Congresos y reuniones se invitará a distintos agentes a participar activamente en el
proyecto y asegurar su viabilidad futura.
Responsable de
la
Líder del proyecto.
implementación
Resultados
esperados
Involucrar a más de 50.000 comercios en los siguientes tres años después de la
finalización del proyecto.
Ordenar la comunicación de resultados de un modo eficaz y lanzando los mensajes
de las lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto.
Fomentar la continuidad del proyecto de un modo voluntario a través de todos los
stakeholders identificados en la parte B.6 del presente.
Indicador
Número de comercio informados/formados
metodología en los próximos tres años.
Indicadores de
progreso
en
la
50.000
Número de stakeholder involucrados en la difusión de
resultados a nivel local (en el territorio de los socios del
proyecto).
50
Número de stakeholders involucrados en la difusión del
proyecto a nivel europeo.
100
Nombre
Entregables
Objetivo
Deadline
Plan de Comunicación Post LIFE + 04/06/2012
Actualización WEB con contenidos innovadores
Nombre
Hitos
Participación Green Week.
Congreso Europeo.
Deadline