1 Acerca de GFI MailArchiver
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1 Acerca de GFI MailArchiver
Manual de producto de GFI Manual de administración y configuración La información y contenido de este documento se proporciona sólo para fines informativos y se proporciona "tal cual", sin garantía de ningún tipo, ya sea expresa o implícita, incluyendo pero no limitadas a las garantías implícitas de comercialización, idoneidad para un propósito particular y ausencia de infracción. GFI Software no se hace responsable de ningún daño, incluyendo daños consecuentes, de cualquier naturaleza, que puedan deberse a la utilización de este documento. La información se ha obtenido de fuentes disponibles públicamente. A pesar de los esfuerzos razonables que se han hecho para asegurar la exactitud de los datos facilitados, GFI no reclama, promete o garantiza la integridad, exactitud, actualidad o adecuación de la información y no es responsable de errores tipográficos, fuera de la información actualizada, o errores. 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Versión del documento: 1.1.1 Última actualización (mes/día/año): 2/16/2012 Tabla de contenido 1 Acerca de GFI MailArchiver 1.1 Introducción a GFI MailArchiver 1.2 ¿Cómo funciona GFI MailArchiver? 1.3 Licencias de GFI MailArchiver 1.4 Requisitos del sistema 1.5 Instrucciones de instalación de GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver 2.1 Inicio de sesión de GFI MailArchiver 2.2 Exploración de mensajes de correo electrónico archivados 2.3 Trabajo con mensajes de correo electrónico 2.4 Cómo buscar mensajes de correo electrónico archivados 2.5 Búsqueda avanzada 2.6 Búsqueda de correo electrónico con smartphones 2.7 Acceso a varios buzones 2.8 GFI MailInsights 2.9 Cambiar las preferencias de usuario 3 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver 3.1 Introducción 3.2 Cómo usar la ficha Página de inicio 4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector 4.1 Funcionamiento de GFI MailArchiver Outlook Connector 4.2 Descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector 4.3 Requisitos del sistema de Outlook Connector 4.4 Instalación de Outlook Connector a través de GPO 5 Cómo configurar GFI MailArchiver 5.1 Información general de la configuración 5.2 Administración de los servidores de correo electrónico para archivar 5.3 Restricciones de archivado de los buzones 5.4 Cómo configurar Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones 5.5 Cómo administrar el ámbito del archivado 5.6 Cómo administrar Almacenes de archivo 5.7 Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3 5.8 Copias de seguridad de Almacenes de archivo 5.9 Indización 5.10 Programación de Almacenes de archivo 5.11 Control de acceso al correo electrónico 5.12 Directivas de retención 5.13 Reglas de clasificación 5.14 Auditoría 5.15 Como ver y editar claves de licencia 5.16 Configuración general 11 11 11 12 12 12 13 13 13 15 17 18 20 23 25 42 43 43 43 48 48 48 49 50 57 57 58 65 67 72 73 94 95 101 105 106 109 116 118 124 125 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico 6.1 Importar mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange 6.2 Importar correos electrónicos desde archivos PST locales 6.3 Importar correos electrónicos desde archivos PST en red 6.4 Importar correos electrónicos desde GFI MailArchiver 2 6.5 Importar correos electrónicos desde GFI MailEssentials 6.6 Exportar mensajes de correo electrónico de Almacenes de archivo de GFI MailArchiver 128 128 141 150 171 178 186 7 Restauración de buzones 193 7.1 Restaurar un buzón 193 8 Solución de problemas 8.1 GFI SkyNet 8.2 Foro en la red 8.3 Solicitar soporte técnico 8.4 Documentación 8.5 Problemas en la instalación 8.6 Problemas generales 8.7 Problemas de importación o exportación 8.8 Problemas de Outlook Connector 195 195 195 195 195 196 198 202 205 9 Glosario 207 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario 212 10.1 Crear un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2000/2003 10.2 Deshabilitar el registro en diario en Microsoft Exchange Server 2000/2003 10.3 Creación de un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2007 10.4 Deshabilitar el registro en diario estándar en Microsoft Exchange Server 2007 10.5 Crear un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2010 10.6 Deshabilitar el registro en diario estándar en Microsoft Exchange Server 2010 11 Índice 212 218 220 227 229 234 237 Lista de figuras Captura de pantalla 1: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados 14 Captura de pantalla 2: Cómo trabajar con correos electrónicos en GFI MailArchiver 16 Captura de pantalla 3: Opciones de Búsqueda avanzada 18 Captura de pantalla 4: Pantalla de inicio de sesión de smartphone 21 Captura de pantalla 5: Página de inicio de GFI MailArchiver para smartphones 21 Captura de pantalla 6: Resultado de búsqueda por smartphone 22 Captura de pantalla 7: Vista de conversación en smartphone 23 Captura de pantalla 8: Acceso a varios buzones 24 Captura de pantalla 9: Flujo de comunicación de MailInsights 26 Captura de pantalla 10: Informe de flujo de comunicación de MailInsights 27 Captura de pantalla 11: Comunicadores de correo web de MailInsights 28 Captura de pantalla 12: Informe de comunicadores de correo web de MailInsights 29 Captura de pantalla 13: Respuesta de correo electrónico de MailInsights 30 Captura de pantalla 14: Informe de respuesta de correo electrónico de MailInsights 31 Captura de pantalla 15: Uso del almacenamiento de MailInsights 32 Captura de pantalla 16: Informe de uso del almacenamiento de MailInsights 33 Captura de pantalla 17: Cuentas inactivas de MailInsights 34 Captura de pantalla 18: Informe de cuentas inactivas 35 Captura de pantalla 19: Palabras inapropiadas de MailInsights 36 Captura de pantalla 20: Informe de palabras inapropiadas de MailInsights 36 Captura de pantalla 21: Spammers internos de MailInsights 37 Captura de pantalla 22: Informe Spammers internos de MailInsights 38 Captura de pantalla 23: Fuera de las horas de oficina de MailInsights 39 Captura de pantalla 24: Informe Fuera de las horas de oficina de MailInsights 41 Captura de pantalla 25: Preferencias del perfil de usuario 42 Captura de pantalla 26: El panel de GFI MailArchiver 43 Captura de pantalla 27: Área Acerca de GFI MailArchiver 44 Captura de pantalla 28: Latido de GFI MailArchiver 44 Captura de pantalla 29: Área Servidores 45 Captura de pantalla 30: Área Almacenes de archivo 45 Captura de pantalla 31: Área Flujo de correo electrónico de GFI MailArchiver 46 Captura de pantalla 32: Configuración del área Flujo de correo electrónico 46 Captura de pantalla 33: Ficha Visor de eventos 47 Captura de pantalla 34: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de Windows Server 2003 51 Captura de pantalla 35: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de Windows Server 2003 54 Captura de pantalla 36: Página de configuración de GFI MailArchiver 57 Captura de pantalla 37: Pantalla Administrar buzones de diario 60 Captura de pantalla 38: Añadir buzón de diario 61 Captura de pantalla 39: Elija cómo desea que el asistente configure GFI MailArchiver para que use un buzón de diario. 62 Captura de pantalla 40: Se ha añadido correctamente un buzón existente 64 Captura de pantalla 41: Seleccionar Habilitar restricciones de archivado 66 Captura de pantalla 42: Agregar mensajes de correo electrónico, grupos o usuarios 67 Captura de pantalla 43: Habilitar recuperación de estructura de carpetas 68 Captura de pantalla 44: Agregar directiva de exclusión 70 Captura de pantalla 45: Seleccionar los usuarios que se excluyen 71 Captura de pantalla 46: Configuración de las restricciones de archivo de los mensajes de correo electrónico. 72 Captura de pantalla 47: Visualización de Almacenes de archivo 74 Captura de pantalla 48: Administrar Almacenes de archivo 77 Captura de pantalla 49: Asistente de Almacén de archivo 78 Captura de pantalla 50: Seleccione el tipo de base de datos. 79 Captura de pantalla 51: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones 80 Captura de pantalla 52: Creación de Almacén de archivo: finalizar configuración 81 Captura de pantalla 53: Administrar Almacenes de archivo 83 Captura de pantalla 54: Asistente de Almacén de archivo 84 Captura de pantalla 55: Seleccione el tipo de base de datos. 85 Captura de pantalla 56: Microsoft SQL Server: seleccionar base de datos 86 Captura de pantalla 57: Seleccionar un método de autenticación 87 Captura de pantalla 58: Crear o seleccionar una base de datos existente 88 Captura de pantalla 59: Microsoft SQL Server: seleccionar la ubicación de los datos y del archivo de registro. 89 Captura de pantalla 60: Microsoft SQL Server Express con almacenamiento de archivos: seleccionar ubicaciones 90 Captura de pantalla 61: El Actualizador de esquemas en masa 92 Captura de pantalla 62: Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3 95 Captura de pantalla 63: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL 97 Captura de pantalla 64: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL 99 Captura de pantalla 65: Administración de índice de búsqueda 102 Captura de pantalla 66: Cómo configurar el control de acceso 108 Captura de pantalla 67: Visualización de directivas de retención y spam 110 Captura de pantalla 68: Seleccionar directiva de SPAM o de retención de correo electrónico 111 Captura de pantalla 69: Detalles de directiva de retención 112 Captura de pantalla 70: Cuadro de diálogo Directiva de retención de SPAM 115 Captura de pantalla 71: Detalles de Regla de categorización 117 Captura de pantalla 72: Seleccionar un método de autenticación 119 Captura de pantalla 73: Habilitar la auditoría de interacción del usuario 121 Captura de pantalla 74: Configuración general 125 Captura de pantalla 75: Configuración de comprobación de la versión 126 Captura de pantalla 76: Planes del Almacén de archivo 131 Captura de pantalla 77: Planes del Almacén de archivo 132 Captura de pantalla 78: Asistente de fechas del plan 133 Captura de pantalla 79: Importación desde un buzón de Microsoft Exchange 137 Captura de pantalla 80: Importar desde Microsoft Exchange: selección de buzón y carpeta 138 Captura de pantalla 81: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación 139 Captura de pantalla 82: Planes del Almacén de archivo 144 Captura de pantalla 83: Planes del Almacén de archivo 145 Captura de pantalla 84: Asistente de fechas del plan 146 Captura de pantalla 85: Archivos de carpetas personales (PST) de Microsoft Outlook 148 Captura de pantalla 86: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación 149 Captura de pantalla 87: Planes del Almacén de archivo 153 Captura de pantalla 88: Planes del Almacén de archivo 154 Captura de pantalla 89: Asistente de fechas del plan 155 Captura de pantalla 90: Credenciales del servicio principal de GFI PST Exporter 156 Captura de pantalla 91: GFI PST Exporter: configuración general 157 Captura de pantalla 92: GFI PST Exporter: configuración general: verificar la raíz de consulta 158 Captura de pantalla 93: GFI PST Exporter: configuración de las notificaciones 159 Captura de pantalla 94: GFI PST Exporter: grupos de equipos 160 Captura de pantalla 95: GFI PST Exporter: crear un grupo de equipos 160 Captura de pantalla 96: GFI PST Exporter: propiedades del grupo de equipos 161 Captura de pantalla 97: GFI PST Exporter: ubicaciones de grupos de equipos en que se busca 162 Captura de pantalla 98: GFI PST Exporter: editar la configuración de grupos de equipos 163 Captura de pantalla 99: GFI PST Exporter: agregar un equipo 164 Captura de pantalla 100: GFI PST Exporter: implementación del agente 165 Captura de pantalla 101: GFI PST Exporter: implementación del agente 165 Captura de pantalla 102: GFI PST Exporter: requisitos del equipo remoto 166 Captura de pantalla 103: GFI PST Exporter: procesamiento en equipos remotos 167 Captura de pantalla 104: GFI PST Exporter: informe de exportación 168 Captura de pantalla 105: GFI PST Exporter: registros de procesamiento 169 Captura de pantalla 106: Planes del Almacén de archivo 174 Captura de pantalla 107: Planes del Almacén de archivo 175 Captura de pantalla 108: Asistente de fechas del plan 176 Captura de pantalla 109: Planes del Almacén de archivo 181 Captura de pantalla 110: Planes del Almacén de archivo 182 Captura de pantalla 111: Asistente de fechas del plan 183 Captura de pantalla 112: Exportación de correo electrónico: conexión con GFI MailArchiver 188 Captura de pantalla 113: Exportación de correo electrónico: Opciones de búsqueda 189 Captura de pantalla 114: Exportación de correo electrónico: Opciones de exportación 191 Captura de pantalla 115: Utilidad para restaurar buzones 193 Captura de pantalla 116: Añadir usuarios en Microsoft Exchange 2003 212 Captura de pantalla 117: Cuadro de diálogo Nuevo objeto - Usuario 213 Captura de pantalla 118: Añadir una contraseña 213 Captura de pantalla 119: Propiedades del nodo Almacén de buzones 214 Captura de pantalla 120: Habilitar el registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft Exchange 215 Captura de pantalla 121: Edición de ADSI 217 Captura de pantalla 122: Atributo heuristics 218 Captura de pantalla 123: Edición del valor del atributo heuristics 218 Captura de pantalla 124: Propiedades del nodo Almacén de buzones 219 Captura de pantalla 125: Habilitar el registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft Exchange 220 Captura de pantalla 126: Detalles de buzón de usuario nuevo 222 Captura de pantalla 127: Configuración de una base de datos de buzones 223 Captura de pantalla 128: Propiedades de la base de datos de buzones 224 Captura de pantalla 129: Configuración de reglas de registro en diario 225 Captura de pantalla 130: Creación de una regla de diario 226 Captura de pantalla 131: Configuración de una base de datos de buzones 227 Captura de pantalla 132: Propiedades de la base de datos de buzones 228 Captura de pantalla 133: Configuración de reglas de registro en diario 229 Captura de pantalla 134: Detalles de buzón de usuario nuevo 231 Captura de pantalla 135: Configuración de una base de datos de buzones 232 Captura de pantalla 136: Propiedades de la base de datos de buzones 233 Captura de pantalla 137: Creación de una regla de diario 234 Captura de pantalla 138: Configuración de una base de datos de buzones 235 Captura de pantalla 139: Propiedades de la base de datos de buzones 236 Lista de tablas Tabla 1: Términos y convenciones que se usan en este manual 12 Tabla 2: Opciones de la ficha Archivar 14 Tabla 3: Opciones de vista de correo electrónico 16 Tabla 4: Descripción de comodín 18 Tabla 5: Opciones de Búsqueda avanzada 18 Tabla 6: Criterios del informe de flujo de comunicación 26 Tabla 7: Criterios del informe de flujo de comunicación 28 Tabla 8: Criterios del informe de comunicadores de correo web 28 Tabla 9: Criterios del informe de flujo de comunicación 29 Tabla 10: Criterios del informe de comunicadores de correo web 30 Tabla 11: Criterios del informe de flujo de comunicación 31 Tabla 12: Criterios del informe de almacenamiento de correo electrónico 32 Tabla 13: Criterios del informe de almacenamiento de correo electrónico 33 Tabla 14: Criterios del informe de cuentas inactivas 34 Tabla 15: Criterios del informe de palabras inapropiadas 36 Tabla 16: Criterios del informe de almacenamiento de correo electrónico 37 Tabla 17: Criterios del informe de palabras inapropiadas 37 Tabla 18: Criterios del informe de almacenamiento de correo electrónico 38 Tabla 19: Criterios del informe Fuera de las horas de oficina 39 Tabla 20: Criterios del informe Fuera de las horas de oficina 41 Tabla 21: Opciones del área Flujo de correo electrónico 46 Tabla 22: Versiones de GFI MailArchiver Outlook Connector 48 Tabla 23: Opciones de disponibilidad de la ficha Outlook Connector 49 Tabla 24: Requisitos de software de Outlook Connector 49 Tabla 25: Requisitos de hardware de Outlook Connector 50 Tabla 26: Información general de configuración actual 58 Tabla 27: Opciones de Servidor de correo 60 Tabla 28: Opciones del Asistente de buzón de diario 62 Tabla 29: Opciones del buzón de diario existente 63 Tabla 30: Opciones de Recuperación de la estructura de carpetas 69 Tabla 31: Opciones de restricciones de archivo de correos electrónicos 73 Tabla 32: Tabla de Almacenes de archivo programados 74 Tabla 33: Tabla de Almacén de archivo 75 Tabla 34: Recomendaciones del tipo de base de datos 75 Tabla 35: Opciones de Detalles de Almacén de archivo 78 Tabla 36: Ubicaciones de base de datos, correo electrónico e índice de búsqueda 80 Tabla 37: Recomendaciones para Microsoft SQL Express 82 Tabla 38: Opciones de Detalles de Almacén de archivo 84 Tabla 39: Opciones de tipo de base de datos 85 Tabla 40: Opciones de selección de base de datos 87 Tabla 41: Métodos de autenticación de Microsoft SQL Server 88 Tabla 42: Opciones de selección de base de datos 88 Tabla 43: Opciones de ruta de acceso de base de datos 89 Tabla 44: Opciones de correo electrónico y de índice de búsquedas 91 Tabla 45: Propiedades de Almacén de archivo 100 Tabla 46: Opciones de Programación de la indexación 103 Tabla 47: Estados del índice de búsqueda 104 Tabla 48: Opciones de Sustituir en función de la fecha 105 Tabla 49: Grupos del control de acceso al correo electrónico 106 Tabla 50: Campos de la tabla de directivas de retención 111 Tabla 51: Opciones de Nueva directiva de retención 112 Tabla 52: Tipos de archivos de retención predefinidos 114 Tabla 53: Opciones de Directiva de retención de SPAM 115 Tabla 54: Opciones de Directiva de clasificación 117 Tabla 55: Métodos de autenticación de SQL Server 120 Tabla 56: Opciones de Configuración general 126 Tabla 57: Configuración de comprobación de versión 127 Tabla 58: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver 130 Tabla 59: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver 143 Tabla 60: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver 152 Tabla 61: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver 173 Tabla 62: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver 180 Tabla 63: Criterios de búsqueda en la exportación de mensajes de correo electrónico 190 Tabla 64: Opciones de exportación de correo electrónico 191 Tabla 65: Problemas en la instalación 196 Tabla 66: Problemas generales 198 Tabla 67: Problemas de importación o exportación 202 Tabla 68: Problemas de Outlook Connector 205 1 Acerca de GFI MailArchiver 1.1 Introducción a GFI MailArchiver GFI MailArchiver es una solución de archivado de correos electrónicos que puede archivar todos los mensajes de correo electrónico, tanto internos como externos, en un Almacén de archivo central. Posteriormente, podrá administrar fácilmente los almacenes de archivo de correo electrónico desde la configuración basada en Web de GFI MailArchiver. También puede permitir que los usuarios naveguen y busquen mensajes de correo electrónico antiguos a través del explorador basado en Web y una interfaz de búsqueda. GFI MailArchiver además se puede integrar con Microsoft Outlook. 1.2 ¿Cómo funciona GFI MailArchiver? Las operaciones de GFI MailArchiver se pueden clasificar en tres fase, como se describe a continuación. Figura 1: Diagrama de una instalación típica de GFI MailArchiver. Fase 1: Recuperar correos electrónicos GFI MailArchiver recopila mensajes de correo electrónico del buzón de registro en diario de Microsoft Exchange. Fase 2: Archivar correos electrónicos GFI MailArchiver archiva los mensajes de correo electrónico recopilados en la base de datos activa configurada, por ejemplo Microsoft SQL Server. Fase 3: Examinar mensajes de correo electrónico archivados GFI MailArchiver 1 Acerca de GFI MailArchiver | 11 Los usuarios pueden explorar y buscar mensajes de correo electrónico archivados concretos a través de la interfaz web de GFI MailArchiver o desde Microsoft Outlook por medio de GFI MailArchiver Outlook Connector. 1.3 Licencias de GFI MailArchiver Para obtener información acerca de las licencias de GFI MailArchiver, consulte: http://www.gfi.com/products/gfi-mailarchiver/pricing/licensing 1.4 Requisitos del sistema Para obtener una lista completa de los requisitos del sistema y otras configuraciones de la instalación consulte la Guía de introducción a GFI MailArchiver, disponible en: http://www.gfi.com/mar/manual/ 1.5 Instrucciones de instalación de GFI MailArchiver Para obtener un conjunto completo de instrucciones de instalación e información sobre cómo configurar GFI MailArchiver antes de empezar a usarlo, consulte la Guía de introducción a GFI MailArchiver, disponible en: http://www.gfi.com/mar/manual/ 1.5.1 Términos y convenciones que se usan en este manual Tabla 1: Términos y convenciones que se usan en este manual Término Descripción Información adicional y referencias esenciales para la operación de GFI MailArchiver. Notificaciones y precauciones importantes sobre los problemas comunes que pueden surgir. > Instrucciones de navegación paso a paso para acceder a una función concreta. Texto en negrita Elementos que se seleccionan, como nodos, opciones de menú o botones de comando. Texto en cursiva Parámetros y valores que debe sustituir por valores, como rutas de acceso y nombres de archivo. Código Indica los valores de texto que se escriben, como comandos y direcciones. GFI MailArchiver 1 Acerca de GFI MailArchiver | 12 2 Uso de GFI MailArchiver Lea este capítulo para obtener información relacionada con: Inicio de sesión de GFI MailArchiver Exploración de mensajes de correo electrónico archivados Trabajo con mensajes de correo electrónico Búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados Acceso a varios buzones Cambio del idioma de la interfaz de usuario 2.1 Inicio de sesión de GFI MailArchiver Desplácese a Inicio > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. GFI MailArchiver se cargará en el explorador de Internet predeterminado. Escriba las credenciales del dominio (nombre de usuario y contraseña que usa para iniciar sesión en Microsoft Windows) cuando se le soliciten. Como alternativa, escriba la siguiente dirección URL en el explorador de Internet: http://<nombre del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: http://mydomain.com/MailArchiver De manera predeterminada, GFI MailArchiver no requiere credenciales para no requiere credenciales para iniciar sesión. En su lugar usará las credenciales del usuario con sesión iniciada. Al cerrar la sesión del explorador también se cierra la sesión del usuario con sesión iniciada en GFI MailArchiver. NOTA Para iniciar sesión como otro usuario, cierre la sesión de su perfil e inicie sesión utilizando otro usuario de Microsoft Windows. NOTA Si va a iniciar sesión desde un equipo que no esté unido al dominio en el que GFI MailArchiver está instalado, se le solicitará que escriba las credenciales usadas para iniciar sesión en el dominio en el que GFI MailArchiver está instalado. 2.2 Exploración de mensajes de correo electrónico archivados 1. En GFI MailArchiver, seleccione la ficha Archivar. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 13 Captura de pantalla 1: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados 2. En la ficha Archivar se pueden ver los correos electrónicos archivados de todos los buzones a los que se le ha concedido acceso. También puede realizar varias acciones, que se describen en la Tabla 1 a continuación. Tabla 2: Opciones de la ficha Archivar OPCIÓN DESCRIPCIÓN Permite buscar correos electrónicos. Escriba las palabras o frases que desea buscar y haga clic. Los resultados aparecen en el panel de correos electrónicos. Oculta el panel de vista previa de correo. Muestra el panel de vista previa de correo. En el panel de vista previa de correo, permite cambiar entre mostrar los correos electrónicos en la parte inferior o el lateral de la página con la lista de correos electrónicos. Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de mensaje. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 14 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de buzón. Muestra la lista de buzones a la que tiene acceso el usuario con sesión iniciada. En la lista de cuentas, seleccione el Almacén de archivos para ver los buzones para formar la opción Mostrar cuentas en archivo. Haga clic en Cerrar para salir de la lista Cuentas. NOTA De manera predeterminada, GFI MailArchiver muestra 25 correos electrónicos por página. Para cambiar este valor, haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla y cambie el valor de la opción Número de correos electrónicos que se muestran por página. Haga clic en Guardar. 2.3 Trabajo con mensajes de correo electrónico En la ficha Archivar de GFI MailArchiver, puede ver los correos electrónicos archivados y realizar acciones en ellos. Para ver un correo electrónico, selecciónelo en la vista de buzón o de mensaje. El correo electrónico seleccionado se mostrará en el panel de vista previa. Haga clic en cualquiera de los correos electrónicos para verlo en la ventana de vista de correo electrónico. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 15 Captura de pantalla 2: Cómo trabajar con correos electrónicos en GFI MailArchiver En la ventana de vista de correo electrónico, se muestra el contenido de los mensajes de correo electrónico y se pueden realizar varias acciones. Dichas acciones se muestran y describen en la Tabla 2, que se encuentra a continuación. Tabla 3: Opciones de vista de correo electrónico OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ver encabezados de correos electrónicos. Haga clic para ver los encabezados de Internet de los correos electrónicos. Éstos se muestran en un panel. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 16 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ver hilo de conversación Haga clic en este botón para ver toda la conversación en la ventana de vista de correo electrónico. Se muestran todos los correos electrónicos que forman parte de la conversación. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en el botón o seleccione Cerrar. Editar etiquetas de correos electrónicos (personales y globales) Le permite clasificar correos electrónicos mediante las etiquetas. Esta característica es útil en las búsquedas de tipos de correo específico, Por ejemplo, buscar todos los mensajes de correo electrónico con la etiqueta “Importante”. Para agregar una etiqueta: 1. En ‘Etiquetas disponibles’, escriba una etiqueta de correo electrónico nueva o seleccione una existente. 2. Haga clic en Etiqueta de correo electrónico para asignar la etiqueta escrita o seleccionada al correo electrónico. Para quitar una etiqueta asignada previamente: 1. Seleccione una etiqueta asignada previamente. 2. Haga clic en Quitar etiqueta. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar. NOTA las etiquetas aparecen en el campo ‘Etiquetas’ en color negro. Las etiquetas asignadas a un nivel de la organización a través de las directivas de categorización están en color rojo. Las etiquetas de las directivas de categorización no se pueden quitar de un correo electrónico. Restaurar correo electrónico Restaura mensajes de correo electrónico mediante la característica OneClick Restore, que restaura un correo electrónico archivado a un buzón específico o reenvía una copia a una dirección de correo electrónico. En el panel de restauración de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico a la que se va a enviar una copia del correo electrónico actual y haga clic en Restaurar correo electrónico. Guardar correo en el disco (formato EML) Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .eml. Este formato es compatible con varios clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook Express, Windows Mail y Mozilla Thunderbird. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y, a continuación, seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Guardar correo en disco (formato MSG) Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato .msg, que es compatible con Microsoft Office Outlook. En el cuadro de diálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar el archivo. Imprimir correo electrónico Muestra el correo electrónico en un formato para imprimir en una ventana nueva del explorador. Para imprimir el correo electrónico, use la función de impresión del explorador para imprimir. Mostrar imágenes en correo electrónico Este botón se usa para mostrar las imágenes incrustadas en el correo electrónico. Marcar como no SPAM Este botón se usa para marcar como no SPAM mensajes de correo electrónico que una solución anti-spam identificó previamente como SPAM. Requiere que se configure una directiva de retención de SPAM 2.4 Cómo buscar mensajes de correo electrónico archivados En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico mediante el cuadro de texto Buscar correos electrónicos archivados. Al buscar mensajes de correo electrónico, GFI MailArchiver consultará el índice de correos electrónicos para recuperar los mensajes de correo electrónico que coincidan y sus respectivos datos adjuntos. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 17 Aparte del cuadro de texto Buscar correos electrónicos archivados, GFI MailArchiver también cuenta con la característica Búsqueda avanzada, que proporciona un amplio número de opciones de búsqueda. NOTA Para obtener m s informaci n, consulte Búsqueda avanzada (page 18). En el cuadro de texto Buscar correos electrónicos archivados también se pueden usar los comodines que se describen en la tabla siguiente. Tabla 4: Descripción de comodín COMODÍN DESCRIPCIÓN ? Cualquier carácter individual. * Cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo: Para mensajes de correo electrónico que contengan la palabra ‘Swiss’, escriba ‘sw??s’ o ‘sw*s’ en el cuadro de texto Correos electrónicos archivados. Los mensajes de correo electrónico que coinciden con la consulta de resultados aparecen en el panel de correos electrónicos. GFI MailArchiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico por página. Si en las consultas aparecen más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan, GFI MailArchiver los mostrará en varias páginas. Use el control deslizante de la parte inferior del panel de correos electrónicos para pasar de una página a la siguiente. 2.5 Búsqueda avanzada Búsqueda avanzada es una extensión de la función de búsqueda que permite utilizar una amplia gama de criterios de búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico. 1. En la ficha Archivar, seleccione . Captura de pantalla 3: Opciones de Búsqueda avanzada 2. En el área Opciones de búsqueda avanzada use las funciones que se describen en la taba siguiente para realizar una búsqueda avanzada. Tabla 5: Opciones de Búsqueda avanzada OPCIÓN DESCRIPCIÓN Almacén de archivo Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno o varios Almacenes de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 18 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Fecha de envío Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar. Incluye todos/cualquiera Define si se muestran los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones o los que cumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione: Todos: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen al menos una de las condiciones especificadas. Cualquiera: muestra los mensajes de correo electrónico que cumplen todas las condiciones especificadas. Haga clic en este botón para agregar condiciones. Las condiciones disponibles son: Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto. Remitente: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del remitente del correo electrónico en el que se buscan mensajes de correo electrónico. Destinatario: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de Active Directory del destinatario del correo electrónico en el que se buscan mensajes de correo electrónico. Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente. Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antes de una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente. Tamaño (KB): busque los mensajes de correo electrónico que sean mayores, menores o iguales a un tamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que y Es exactamente. Id. de mensaje: busque usando el campo ‘Id. de mensaje’ del encabezado del mensaje. Escriba o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca. Correo electrónico completo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en cualquier lugar (incluidos el cuerpo, los encabezados y los datos adjuntos). Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en el cuerpo. Datos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en los datos adjuntos. Carpeta: busque en los correos electrónicos de una carpeta de buzones concreta. Carpeta/subcarpetas: busque los mensajes de correo electrónico de una subcarpeta concreta de una carpeta de buzones. Etiqueta: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiqueta específica. NOTA Haga clic en Excluir correos electrónicos con las siguientes condiciones , que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla. Define una lista de condiciones que el correo electrónico NOT tendrá que cumplir para que se devuelva como resultado de la búsqueda. Haga clic en y seleccione las condiciones que desea aplicar. Las condiciones que se pueden seleccionar son similares a las que se han descrito con anterioridad. NOTA Haga clic en búsqueda. GFI MailArchiver , que se muestra junto a un criterio de búsqueda, para quitarlo de la 2 Uso de GFI MailArchiver | 19 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Buscar Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados se devuelven en función de las condiciones seleccionadas. Restablecer Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo. Guardar Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizar en cualquier momento. 2.6 Búsqueda de correo electrónico con smartphones En GFI MailArchiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico mediante un smartphone. NOTA Esta característica es compatible con los siguientes sistemas operativos para móviles: Android 2.1+ Apple iPhone iOS 4 Blackberry OS5+ Para realizar una búsqueda simple: 1. Inicie el explorador de Internet en el smartphone y escriba la dirección URL de GFI MailArchiver con el siguiente formato: http://<nombre del host de GFI MailArchiver>/<nombre de la carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: http://mydomain.com/MailArchiver GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 20 Captura de pantalla 4: Pantalla de inicio de sesión de smartphone 2. Inicie sesión con sus credenciales. Captura de pantalla 5: Página de inicio de GFI MailArchiver para smartphones GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 21 NOTA La interfaz de usuario móvil utiliza la misma configuración de idioma que la que haya configurado el usuario en GFI MailArchiver. Para obtener m s informaci n, consulte Cambiar las preferencias de usuario (page 42). 3. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar. Captura de pantalla 6: Resultado de búsqueda por smartphone 4. Examine los resultados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. Los resultados se clasifican por fecha en orden descendente. NOTA La característica de búsqueda en móviles devuelve 10 mensajes de correo electrónico por página. Con los controles que se proporcionan puede examinar otras páginas. El número máximo de resultados es 5000. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 22 Captura de pantalla 7: Vista de conversación en smartphone 5. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Ver conversación para mostrar los mensajes de correo electrónico relacionados. NOTA La interfaz de usuario móvil se centra en la búsqueda de archivos de correo electrónico. Para las características de búsqueda avanzada y exploración, acceda a GFI MailArchiver desde el equipo. NOTA La interfaz de usuario móvil permite que los usuarios accedan SÓLO a su buzón. 2.7 Acceso a varios buzones Desde la ficha Archivar también puede examinar los mensajes de correo electrónico archivados de otros usuarios. Los usuarios a cuyos mensajes de correo electrónico puede tener acceso dependen del acceso que se le haya concedido desde la característica Control de acceso de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 23 NOTA La característica Buscar usuario para agregar está deshabilitada si el usuario con la sesión iniciada no tiene acceso a los buzones de otro usuario o si no hay mensajes de correo electrónico para ver. Captura de pantalla 8: Acceso a varios buzones Para ver los mensajes de correo electrónico archivados de otro buzón: 1. Escriba el nombre del buzón cuyos mensajes de correo electrónicos va a ver en el cuadro de búsqueda Buscar usuarios para agregar. Aparecerá una lista de nombres que coinciden con el que ha escrito y a cuyos mensajes tiene acceso. 2. Seleccione el usuario y haga clic en el símbolo que hay junto al campo de búsqueda. 3. En el campo Examinar conversaciones de:, seleccione el usuario que se acaba de agregar. 4. Examine o busque los mensajes de correo electrónico que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 24 2.8 GFI MailInsights GFI MailInsights es una utilidad para creación de informes incluida en GFI MailArchiver que aprovecha los mensajes de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias del correo electrónico. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de recursos humanos que proporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo electrónico y los recursos. NOTA GFI MailInsights solamente está habilitado para los usuarios que tienen derechos de acceso total.Para obtener m s informaci n, consulte Cómo agregar grupos al grupo de acceso total (page 106). en el Manual de administración y configuración de GFI MailArchiver. Los informes disponibles son: Flujo de comunicación: supervise los patrones de comunicación de usuarios/grupos dentro y fuera de la organización. Uso de correo web: identifique los usuarios que intercambian con mayor frecuencia mensajes de correo electrónico con servicios de correo web. Identifica una potencial fuga de datos o un uso inapropiado del correo electrónico. Respuesta de correo electrónico: vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responder al correo electrónico interno y externo. Uso de almacenamiento: conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes de almacenamiento de mensajes de correo electrónico. Utilice este informe para crear directivas de retención adecuadas para controlar el espacio de almacenamiento relacionado con el correo electrónico. Cuentas inactivas: devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibido correo electrónico, pero que no han respondido en el tiempo especificado. Palabras inapropiadas: realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correo electrónico que viole las directivas de la empresa. Spammers internos: descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiados destinatarios en los campos Para/CC/CCO. Este informe se usa para conocer este comportamiento y minimizarlo. Fuera de las horas de oficina: devuelve una lista de cuentas de correo internas en las que hay actividad de envío fuera del horario de oficina. Este informe se usa para detectar comportamientos que pueden necesitar más investigación. Requisitos de GFI MailInsights GFI MailInsights requiere las siguientes configuraciones: Un servidor SMTP preconfigurado. Para obtener más información, consulte Configuración general sección. Indexación de correo electrónico. Para obtener más información, consulte Indización sección. Datos en Almacenes de archivo para generar informes correctamente. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 25 Generar informes Los informes generados se envían por correo electrónico al usuario con sesión iniciada (como un archivo adjunto en formato PDF). Para generar un informe: 1. Seleccione la ficha MailInsights y elija el informe deseado. 2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar. 3. Haga clic en Generar informe, que se encuentra en la parte inferior de cada una de las páginas del informe. 2.8.1 Flujo de comunicación El gráfico Flujo de comunicación proporciona información general de los mensajes de correo electrónico intercambiados entre los usuarios/grupos seleccionados y sus contactos. Captura de pantalla 9: Flujo de comunicación de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Tabla 5 – Criterios del informe de flujo de comunicación Tabla 6: Criterios del informe de flujo de comunicación OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Destinatarios Seleccione Internos, Externos o Todos. Incluir Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios. El valor predeterminado es los 20 primeros. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 26 Captura de pantalla 10: Informe de flujo de comunicación de MailInsights El remitente puede ser un usuario o un grupo mostrado como una única entidad en el centro del informe. Los contactos se segregan por dominios. Cada clúster de dominio se visualiza en un color diferente. La anchura del borde entre los nodos muestra la fuerza de la relación de correo electrónico entre las distintas entidades. La tabla que hay debajo el gráfico muestra la siguiente información: GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 27 Tabla 7: Criterios del informe de flujo de comunicación OPCIÓN DESCRIPCIÓN Correo electrónico de contacto Dirección de correo electrónico de contacto Mensajes de correo electrónico enviados Número total de mensajes de correo electrónico enviados Mensajes de correo electrónico recibidos Número total de mensajes de correo electrónico recibidos Total de mensajes de correo electrónico Número total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos Última comunicación Fecha y hora del último mensaje de correo electrónico enviado/recibido. 2.8.2 Uso de correo web El área Uso de correo web le permite generar un informe que muestre la interacción de los usuarios internos con cuentas de correo electrónico web. Captura de pantalla 11: Comunicadores de correo web de MailInsights El informe se puede filtrar mediante los siguientes criterios: Tabla 8: Criterios del informe de comunicadores de correo web OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Incluir Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es los 20 primeros. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 28 Captura de pantalla 12: Informe de comunicadores de correo web de MailInsights El gráfico representa el total de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos en el período especificado. El área Resumen, que se encuentra en la parte superior del informe, muestra los proveedores de correo web más frecuentes, con un resumen de los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos por proveedor. La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información: Tabla 9: Criterios del informe de flujo de comunicación OPCIÓN DESCRIPCIÓN Usuario Dirección de correo electrónico del usuario. Total de mensajes de correo electrónico Número total de contactos internos. Mensajes de correo electrónico enviados Número total de mensajes de correo electrónico enviados. Mensajes de correo electrónico recibidos Número total de mensajes de correo electrónico recibidos. Promedio/día Promedio de mensajes de correo electrónico enviados y recibidos al día. Porcentaje total Porcentaje del total de mensajes de correo electrónico web. NOTA El informe de uso de correo web incluye los siguientes proveedores de correo web: Hotmail; Gmail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com 2.8.3 Respuesta de correo electrónico El informe Respuesta de correo electrónico muestra el tiempo que tardan los empleados en responder a los mensajes de correo electrónico. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 29 Captura de pantalla 13: Respuesta de correo electrónico de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Tabla 10: Criterios del informe de comunicadores de correo web OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 7 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory. Incluir Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor predeterminado es Todos. Clasificar por Especifique el método de clasificación. Las opciones son: Por nombre (predeterminado) Por capacidad de respuesta GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 30 Captura de pantalla 14: Informe de respuesta de correo electrónico de MailInsights El gráfico de barras representa los usuarios en el eje y y la respuesta en horas en el eje x. Los datos se ordenan en función de los criterios definidos. La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional: Tabla 11: Criterios del informe de flujo de comunicación OPCIÓN DESCRIPCIÓN Usuario Nombre o dirección de correo electrónico del usuario Media de respuestas Todo el correo (horas) Media de respuestas internas Correo electrónico interno (horas) Media de respuestas externas Correo electrónico externo (horas) GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 31 2.8.4 Uso del almacenamiento El informe Uso del almacenamiento muestra la cantidad de espacio utilizado por diferentes categorías de archivos adjuntos. Captura de pantalla 15: Uso del almacenamiento de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Tabla 12: Criterios del informe de almacenamiento de correo electrónico OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Informe de Seleccione Todos (predeterminado), usuario o grupo de Active Directory GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 32 Captura de pantalla 16: Informe de uso del almacenamiento de MailInsights El gráfico consta de columnas que representan diferentes categorías de archivos adjuntos. El eje x del gráfico muestra las diferentes categorías de tamaño y el eje y, el tamaño de los archivos adjuntos. NOTA Las categorías de archivos adjuntos que contiene el informe de uso del almacenamiento son: Imágenes, Documentos, Música, Vídeos y Otros La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información adicional: Tabla 13: Criterios del informe de almacenamiento de correo electrónico OPCIÓN DESCRIPCIÓN Fecha Fecha de la recepción de correo electrónico. Tamaño total (KB) Tamaño total del archivo adjunto. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 33 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Imágenes (KB) Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Imágenes. Documentos (KB) Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Documentos. Música (KB) Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Música. Vídeos (KB) Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Vídeos. Otros (KB) Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Otros. 2.8.5 Cuentas inactivas El área Cuentas inactivas le permite generar un informe que muestre las cuentas internas que ya no están activas. Captura de pantalla 17: Cuentas inactivas de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Tabla 14: Criterios del informe de cuentas inactivas OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 34 Captura de pantalla 18: Informe de cuentas inactivas NOTA Una cuenta inactiva es una cuenta que ha recibido mensajes de correo electrónico pero que no ha enviado ninguno en el intervalo de fechas abarcado. El informe devuelve una lista de cuentas inactivas. 2.8.6 Palabras inapropiadas El área Palabras inapropiadas le permite generar un informe que identifique el uso de lenguaje inadecuado en los mensajes de correo electrónico. Como palabras inapropiadas se pueden incluir palabras que se consideran sexistas, racistas o malsonantes. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 35 Captura de pantalla 19: Palabras inapropiadas de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Tabla 15: Criterios del informe de palabras inapropiadas OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (hoy). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Destinatarios Seleccione Todos, Sólo internos, Sólo externos Captura de pantalla 20: Informe de palabras inapropiadas de MailInsights GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 36 NOTA Si el informe Palabras inapropiadas supera las 1.500 líneas, el informe se generará en formato .xls. Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información: Tabla 16: Criterios del informe de almacenamiento de correo electrónico OPCIÓN DESCRIPCIÓN Fecha y hora Fecha y hora del correo electrónico Remitente Dirección de correo electrónico del remitente Asunto Asunto del correo electrónico 2.8.7 Spammers internos El informe Spammers internos permite generar una lista que identifica las cuentas de correo electrónico interno de los usuarios que incluyen un gran número de destinatarios en sus mensajes de correo electrónico. Este informe tiene en cuenta los destinatarios de los campos Para, CC o CCO. Captura de pantalla 21: Spammers internos de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Tabla 17: Criterios del informe de palabras inapropiadas OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 30 días). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Incluir Especifique la cantidad de cuentas de correo electrónico que incluyen hasta un máximo de 1000 usuarios. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 37 Captura de pantalla 22: Informe Spammers internos de MailInsights Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información: Tabla 18: Criterios del informe de almacenamiento de correo electrónico OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de usuario Nombre o dirección de correo electrónico del remitente. Promedio de destinatarios Promedio de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante el periodo de tiempo especificado. 2.8.8 Fuera de las horas de oficina Este informe se usa para identificar a los usuarios internos que envían mensajes de correo fuera de las horas de oficina. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 38 Captura de pantalla 23: Fuera de las horas de oficina de MailInsights Filtre el informe usando los siguientes criterios: Tabla 19: Criterios del informe Fuera de las horas de oficina OPCIÓN DESCRIPCIÓN Informe de Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe de todos los empleados (opción predeterminada) o en un grupo de Active Directory. Incluir Especifique el número de resultados que se muestran, hasta un máximo de 1.000. El valor predeterminado es 50. Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (Este mes). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses. Horas de oficina Especifique un intervalo de horas en función del horario laborable normal de la organización. Semana laborable Seleccione los días laborables de la organización. Los días marcados se consideran parte del horario de oficina normal. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 39 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Días no laborables Use el calendario para definir los días no laborables de tanto de fechas pasadas como futuras. Las fechas seleccionadas se muestran en la ventana que aparece. Los días no laborables incluyen los festivos y los días en los que cierre la empresa. IMPORTANTE La configuración sólo se guardará cuando el informe se haya generado correctamente. Si sale de la página antes de que se genere el informe, se perderá la configuración. NOTA Si se usa el botón Borrar todas las fechas, se borrarán las fechas configuradas en todos los años. En los ejemplos siguientes se describe cómo funcionará el informe cuando se configura en escenarios típicos: Escenario 1: Una organización cuyo horario laborable es de lunes a viernes con la hora de inicio y finalización en el mismo día, por ejemplo, de 9.00 a. m. a 6.00 p. m. El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 6.00 p. m. y las 9.00 a. m. de lunes a viernes, y todo el día del sábado y domingo. Escenario 2: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de medianoche, por ejemplo, de 8.00 p. m. a 5.00 a. m. En este caso, el informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes a viernes y los enviados en sábado y domingo. Los mensajes de correo enviados los sábados entre medianoche y las 5.00 a. m. no se tendrán en cuenta, ya que se considera que se han enviado dentro del horario laborable normal. Escenario 3: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalización van más allá de medianoche; los miércoles son festivos. El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m. de lunes a viernes, los enviados en sábado y domingo y todos los enviados el miércoles de medianoche a medianoche. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 40 Captura de pantalla 24: Informe Fuera de las horas de oficina de MailInsights Los resultados del informe generado se muestran en un gráfico de barras horizontales. Encima del gráfico aparece un resumen del informe que muestra los tres usuarios que han enviado más mensajes de correo electrónico fuera de las horas de oficina. La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional: Tabla 20: Criterios del informe Fuera de las horas de oficina OPCIÓN DESCRIPCIÓN Correo electrónico Dirección de correo electrónico del usuario Número de correos electrónicos enviados Número de mensajes de correo electrónico enviados fuera de las horas de oficina GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 41 2.9 Cambiar las preferencias de usuario 1. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla. Captura de pantalla 25: Preferencias del perfil de usuario 2. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre. 3. En el área Tamaño máximo de página, configure el número de correos electrónicos que se muestran por página. 4. En el área Formato de fecha/hora de informes de auditoría (sólo está disponible si se inicia sesión como administrador), cambie el formato de fecha/hora a mostrar en los informes de auditoría. 5. Haga clic en Guardar. GFI MailArchiver 2 Uso de GFI MailArchiver | 42 3 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver 3.1 Introducción A través de la ficha Página de inicio de GFI MailArchiver es fácil supervisar la instalación de GFI MailArchiver. La información gráfica y estadística proporciona información general en tiempo real de los parámetros operativos generales de GFI MailArchiver. También ayuda a identificar los problemas antes de que éstos tengan una repercusión seria en el sistema. 3.2 Cómo usar la ficha Página de inicio Captura de pantalla 26: El panel de GFI MailArchiver En la interfaz de GFI MailArchiver, seleccione la ficha Página de inicio. La información se muestra en varios elementos de la pantalla que están agrupados por tipo. Los siguientes apartados describen cada una de estas secciones y cómo interpretar los datos que presentan: Acerca de GFI MailArchiver Latido Servidores Almacenes de archivo Flujo de correo electrónico Visor de eventos GFI MailArchiver 3 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver | 43 3.2.1 Acerca de GFI MailArchiver Captura de pantalla 27: Área Acerca de GFI MailArchiver El área ‘Acerca de GFI MailArchiver’ proporciona información importante sobre la licencia. Dicha información es necesaria para manejar GFI MailArchiver correctamente. La información que aparece incluye: Número de versión y actualización: muestra tanto la versión como la actualización de la instalación actual de GFI MailArchiver. Validez de la licencia: muestra si la clave de licencia es válida y si se ha instalado la versión de evaluación o una versión con licencia completa. Número de licencias usadas: muestra el número de licencias que siguen estando libres para usarlas en GFI MailArchiver. Conservación por razones legales: muestra si Conservación por razones legales está habilitado. 3.2.2 Latido Captura de pantalla 28: Latido de GFI MailArchiver El área ‘Latido’ muestra el tiempo transcurrido desde la última conexión correcta a servidores de correo, Almacenes de archivo y servidores de notificación. De esta forma podrá identificar rápidamente los servidores que no responden e investigar cualquier interrupción del servicio. GFI MailArchiver 3 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver | 44 3.2.3 Servidores Captura de pantalla 29: Área Servidores En el área ‘Servidores’ encontrará información sobre el espacio en disco que queda disponible en el servidor en el que se ha instalado GFI MailArchiver. Con dicha información le resultará sencillo hacer un seguimientos de los servidores que se estén quedando sin espacio en el disco y tomar medidas antes de que el espacio se agote totalmente. 3.2.4 Almacenes de archivo Captura de pantalla 30: Área Almacenes de archivo El área ‘Almacenes de archivo’ proporciona información sobre el número total de mensajes de correo electrónico almacenados en Almacenes de archivo y sobre el número de Almacenes de archivo utilizados. Esta información le permite identificar si los Almacenes de archivo configurados con anterioridad están archivando los mensajes de correo electrónico tal como se programó y si debe empezar a plantearse cambiar de Almacén de archivo. GFI MailArchiver 3 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver | 45 3.2.5 Flujo de correo electrónico Captura de pantalla 31: Área Flujo de correo electrónico de GFI MailArchiver El gráfico ‘Flujo de correo electrónico’ proporciona una visión general gráfica de la cantidad de mensajes de correo electrónico que GFI MailArchiver está archivando. Los picos o valles de mensajes que no se encuentren dentro del flujo normal de correo electrónico deben investigarse, ya que pueden indicar que el registro en diario del correo electrónico no funciona correctamente. El gráfico ‘Flujo de correo electrónico’ se puede personalizar, con el fin de permitir ver el flujo de todos los buzones de diario, un solo buzón o un periodo específico. Para personalizar la vista: 1. Haga clic en Cambiar filtro. Captura de pantalla 32: Configuración del área Flujo de correo electrónico 2. Cambie cualesquiera de los valores que aparecen y haga clic en Listo. Las opciones disponibles son: Tabla 21: Opciones del área Flujo de correo electrónico OPCIÓN DESCRIPCIÓN Origen Define lo que mostrará el área Flujo de correo electrónico: toda la cola o un solo buzón de diario. Seleccione Cola para ver toda la cola, o bien un nombre de buzón si lo que desea ver es un único buzón de diario. Periodo Define el periodo que se mostrará en el área Flujo de correo electrónico. GFI MailArchiver 3 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver | 46 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Fecha y hora de inicio: Define la fecha de inicio que se mostrará en el área Flujo de correo electrónico. Haga clic en Fecha y hora de finalización: para establecer la fecha y en para establecer la hora. Define la fecha de finalización que se mostrará en el área Flujo de correo electrónico. Haga clic en para establecer la fecha y en para establecer la hora. 3.2.6 Visor de eventos Captura de pantalla 33: Ficha Visor de eventos El ‘Visor de eventos de GFI MailArchiver’ proporciona información acerca de los eventos de GFI MailArchiver. Los mensajes que se muestran aquí le permiten obtener información sobre los procesos del sistema que el administrador del sistema no suele ver, pero que puede resultar de gran ayuda a la hora de detectar que algunas de las funciones del sistema requieren su atención. GFI MailArchiver 3 Supervisión de operaciones de GFI MailArchiver | 47 4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector permite a los usuarios sincronizar sus carpetas de Microsoft Outlook con los datos archivados por GFI MailArchiver. Este conector se puede instalar a través de los objetos de directiva de grupo (GPO) de Active Directory o a través de la instalación manual. 4.1 Funcionamiento de GFI MailArchiver Outlook Connector Figura 2: Funcionamiento de GFI MailArchiver Outlook Connector 1. GFI MailArchiver Outlook Connector (instalado en un equipo cliente) inicia una solicitud sincronización de las carpetas de Microsoft Office Outlook con GFI MailArchiver. de 2. GFI MailArchiver recupera el correo electrónico y los datos de carpetas requeridos del Almacén de archivo de GFI MailArchiver . 3. GFI MailArchiver envía los datos relativos al correo electrónico Office Outlook. a los equipos cliente de Microsoft 4.2 Descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector se puede descargar desde la interfaz web de GFI MailArchiver. 1. Haga clic en la ficha Outlook Connector . 2. Seleccione uno de los vínculos de las opciones de descarga disponibles para descargar GFI MailArchiver Outlook Connector. Las opciones disponibles son: Tabla 22: Versiones de GFI MailArchiver Outlook Connector OPCIÓN DESCRIPCIÓN Outlook Connector (Outlook de 32 bits) Descargar GFI MailArchiver Outlook Connector para la versión de 32 bits de Microsoft Outlook. Outlook Connector (Outlook de 64 bits) Descargar GFI MailArchiver Outlook Connector para la versión de 64 bits de Microsoft Outlook. GFI MailArchiver 4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector | 48 4.2.1 Cómo cambiar la disponibilidad de la ficha Outlook Connector De forma predeterminada, la ficha Outlook Connector está visible y disponible para todos los usuarios cuando inician sesión en GFI MailArchiver. Para que los usuarios no puedan verla: 1. Seleccione Cambiar las opciones de la página. 2. Seleccione una opción y haga clic en Guardar. Las opciones disponibles son: Tabla 23: Opciones de disponibilidad de la ficha Outlook Connector OPCIÓN DESCRIPCIÓN Sólo administradores La ficha Outlook Connector sólo estará disponible para los usuarios que inicien sesión con privilegios de administrador de dominio. Todos los usuarios y administradores La ficha Outlook Connector estará disponible para todos los usuarios, independientemente de sus privilegios de inicio de sesión. 4.3 Requisitos del sistema de Outlook Connector 4.3.1 Software NOTA Los equipos en los que se implementa GFI MailArchiver Outlook Connector deben poder conectarse al servidor de GFI MailArchiver. Tabla 24: Requisitos de software de Outlook Connector Componente Versiones de Microsoft Outlook compatibles Descripción Microsoft Outlook 2003 (incluyendo los Service Pack 1, 2, 3 ó 4) Microsoft Outlook 2007 (incluyendo los Service Pack 1 ó 2) Microsoft Outlook 2010 (versiones x86 y x64) Sistemas operativos compatibles Microsoft Windows 7 Microsoft Windows Vista Microsoft Windows XP Microsoft Windows Server 2008 Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Windows Server 2000 Otros componentes necesarios Microsoft Internet Explorer 7 o posterior (sólo modo de compatibilidad de Internet Explorer 9)/Mozilla Firefox/Chrome/Safari Puerto 80 HTTP (o puerto 443 predeterminado HTTPS para las conexiones seguras): lo usa Outlook Connector de GFI MailArchiver para conectarse con GFI MailArchiver. NOTA GFI MailArchiver Outlook Connector no se puede instalar en el servidor de Microsoft Exchange. GFI MailArchiver 4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector | 49 NOTA Si se usa una herramienta de filtrado web, ésta se debe configurar para permitir todas las solicitudes HTTP entre el servidor de GFI MailArchiver y GFI MailArchiver Outlook Connector. Asegúrese de que el filtro web no bloquea la dirección IP, el nombre NETBIOS y el nombre DNS de GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003387 4.3.2 Hardware Tabla 25: Requisitos de hardware de Outlook Connector COMPONENTE REQUISITOS Procesador Procesador a 1 GHz, o superior. Memoria Mínima: 512 MB de RAM Recomendada: 2 GB de RAM Almacenamiento físico La instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector requiere 20 MB de espacio en el disco físico. Se necesita más espacio para almacenar los encabezados de los mensajes de correo electrónico y los propios correos electrónicos para el acceso sin conexión. 4.4 Instalación de Outlook Connector a través de GPO Esta sección le ayudará a instalar Manual de Outlook Connector a través de GPO en los siguientes entornos: Windows Server 2003 Windows Server 2008 Instalación manual (sin GPO) 4.4.1 Instalación de Outlook Connector a través de GPO en Windows Server 2003 1. Seleccione la ficha Outlook Connector y descargue los siguientes elementos en una partición a la que puedan acceder todos los dominios: MAROC_32bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 32 bits con Microsoft Outlook 2010) MAROC_64bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 64 bits con Microsoft Outlook 2010) NOTA Asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits de Outlook Connector de GFI MailArchiver, la directiva de dominio utilizada sólo contiene equipos con la versión Microsoft Outlook 2010 de 32 bits instalada. Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio que se aplique sólo a los equipos en los que la versión de 64 bits de Microsoft Outlook 2010 esté instalada al implementar la edición de 64 bits de GFI MailArchiver 2010. 2. En el símbolo del sistema, escriba: GFI MailArchiver 4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector | 50 mmc.exe y pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console. 3. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento… y, finalmente, en Agregar... 4. Seleccione el complemento Editor de objetos de directiva de grupo y haga clic en Agregar. 5. Haga clic en Examinar… y seleccione la directiva de dominio que va a editar. 6. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Seleccionar objeto de directiva de grupo’. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar un complemento independiente’ y en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar o quitar complemento’ y volver a Microsoft Management Console. 8. Desplácese a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario, haga clic con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas…. 9. Haga clic en Agregar…, busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de programa\GFI\MailArchiver\Outlook> y haga clic en Abrir. 10. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console. 11. Expanda Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Plantillas administrativas > Aplicaciones GFI. Captura de pantalla 34: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de Windows Server 2003 12. En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y seleccione Habilitado. En el cuadro de texto URL de servidor, escriba la dirección URL en la que los GFI MailArchiver 4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector | 51 equipos de los usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver con el siguiente formato: http://<nombre de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: http://win2k3entsvr.master-domain.com/MailArchiver 13. <Opcional> Haga clic en Siguiente parámetro y configure las siguientes opciones. En cada opción, seleccione No configurado para usar el valor predeterminado, o bien haga clic en Habilitar para especificar un valor personalizado. Raíz de ruta de acceso a datos de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique otra ubicación raíz en la que las configuraciones del almacén y los mensajes de correo electrónico locales se almacenan en los equipos clientes. Por ejemplo, escriba ‘%MisDocumentos%’ para almacenar en la carpeta Mis documentos del usuario con la sesión iniciada. Periodo de días de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de días durante el que los correos electrónicos se sincronizan. A través de GFI MailArchiver Outlook Connector sólo se puede acceder a los mensajes de correo electrónico recibidos en este periodo de tiempo. Tamaño de lote de descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de correos electrónicos que se pueden descargar en una sola sesión de sincronización. Tiempo de espera de conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el periodo de espera, en milisegundos, para acceder a los datos desde el servidor de GFI MailArchiver. Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector especifique el número máximo de días que los usuarios pueden establecer para acceder sin conexión a los correos electrónicos. Soporte técnico sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: habilite o deshabilite el soporte técnico sin conexión. Si el soporte técnico sin conexión está habilitado, especifique el número de días que se admitirá el acceso sin conexión. Si esta opción está habilitada: No se permite a los usuarios modificar el acceso sin conexión Se ignora la configuración Máximo de días sin conexión de Outlook Connector de GFI MailArchiver. 14. Cuando todas las opciones estén configuradas haga clic en Aceptar. 15. Seleccione Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de equipo > Configuración de software. 16. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo > Paquete… 17. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el recurso compartido en el que se guarda el archivo msi. NOTA Cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de ‘Mis sitios de red’ para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta de acceso local. 18. Elija la opción de implementación; seleccione Asignado y, a continuación, Aceptar. 19. GFI MailArchiver Outlook Connector se instalará la próxima vez que se inicie cada equipo cliente. GFI MailArchiver 4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector | 52 Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook que se ha creado una carpeta llamada Buzón de GFI MailArchiver. Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Connector, consulte el manual del mismo, que puede encontrar en: http://www.gfi.com/mar/manual/ 4.4.2 Instalación de Outlook Connector a través de GPO en Windows Server 2008 1. Seleccione la ficha Outlook Connector y descargue los siguientes elementos en una partición a la que puedan acceder todos los dominios: MAROC_32bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 32 bits con Microsoft Outlook 2010) MAROC_64bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 64 bits con Microsoft Outlook 2010) NOTA Asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits de Outlook Connector de GFI MailArchiver, la directiva de dominio utilizada sólo contiene equipos con la versión Microsoft Outlook 2010 de 32 bits instalada. Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio que se aplique sólo a los equipos en los que la versión de 64 bits de Microsoft Outlook 2010 esté instalada al implementar la edición de 64 bits de GFI MailArchiver 2010. 2. En el símbolo del sistema, escriba: mmc.exe y pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console. 3. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento… y, finalmente, en Agregar... 4. Seleccione el complemento Editor de administración de directivas de grupo y haga clic en Agregar. 5. Haga clic en Examinar… y seleccione la directiva de dominio que va a editar. 6. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Seleccionar objeto de directiva de grupo’. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar un complemento independiente’ y en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar o quitar complemento’ y volver a Microsoft Management Console. 8. Vaya a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Directivas, haga clic con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas…. 9. Haga clic en Agregar…, busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de programa\GFI\MailArchiver\Outlook> y haga clic en Abrir. 10. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console. 11. Expanda Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario > Directivas > Plantillas administrativas > Aplicaciones GFI. GFI MailArchiver 4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector | 53 Captura de pantalla 35: Cómo configurar la dirección URL del servidor de GFI MailArchiver en el GPO de Windows Server 2003 12. En el panel derecho, haga doble clic en la directiva Ubicación del servidor de GFI MailArchiver y seleccione Habilitado. En el cuadro de texto URL de servidor, escriba la dirección URL en la que los equipos de los usuarios pueden acceder a GFI MailArchiver con el siguiente formato: http://<nombre de host>/<nombre de carpeta virtual de GFI MailArchiver> Por ejemplo: http://win2k3entsvr.master-domain.com/MailArchiver 13. <Opcional> Haga clic en Siguiente parámetro y configure las siguientes opciones. En cada opción, seleccione No configurado para usar el valor predeterminado, o bien haga clic en Habilitar para especificar un valor personalizado. Raíz de ruta de acceso a datos de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique otra ubicación raíz en la que las configuraciones del almacén y los mensajes de correo electrónico locales se almacenan en los equipos clientes. Por ejemplo, escriba ‘%MisDocumentos%’ para almacenar en la carpeta Mis documentos del usuario con la sesión iniciada. Periodo de días de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de días durante el que los correos electrónicos se sincronizan. A través de GFI MailArchiver Outlook Connector sólo se puede acceder a los mensajes de correo electrónico recibidos en este periodo de tiempo. Tamaño de lote de descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el número de correos electrónicos que se pueden descargar en una sola sesión de sincronización. Tiempo de espera de conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: especifique el periodo de espera, en milisegundos, para acceder a los datos desde el servidor de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector | 54 Máximo de días sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector especifique el número máximo de días que los usuarios pueden establecer para acceder sin conexión a los correos electrónicos. Soporte técnico sin conexión de GFI MailArchiver Outlook Connector: habilite o deshabilite el soporte técnico sin conexión. Si el soporte técnico sin conexión está habilitado, especifique el número de días que se admitirá el acceso sin conexión. Si esta opción está habilitada: No se permite a los usuarios modificar el acceso sin conexión Se ignora la configuración Máximo de días sin conexión de Outlook Connector de GFI MailArchiver. 14. Cuando todas las opciones estén configuradas haga clic en Aceptar. 15. Seleccione Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de equipo > Directivas > Configuración de software. 16. Haga clic con el botón secundario en Instalación de software y seleccione Nuevo > Paquete… 17. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el recurso compartido en el que se guarda el archivo msi. NOTA Cuando seleccione la ubicación del archivo msi, asegúrese de que lo hace por medio de ‘Mis sitios de red’ para que el nombre del recurso compartido en GFI MailArchiver incluya la ubicación del recurso compartido de red completo y no la ruta de acceso local. 18. Elija la opción de implementación; seleccione Asignado y, a continuación, Aceptar. 19. GFI MailArchiver Outlook Connector se instalará la próxima vez que se inicie cada equipo cliente. Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook que se ha creado una carpeta llamada Buzón de GFI MailArchiver. Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Connector, consulte el manual del mismo, que puede encontrar en: http://www.gfi.com/mar/manual/ 4.4.3 Instalación de Outlook Connector sin GPO: instalación manual 1. Seleccione la ficha Outlook Connector y descargue los siguientes elementos en una partición a la que puedan acceder todos los dominios: MAROC_32bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 32 bits con Microsoft Outlook 2010) MAROC_64bitOutlook.msi (sólo instalador para equipos de 64 bits con Microsoft Outlook 2010) GFI MailArchiver 4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector | 55 NOTA Asegúrese de que, cuando implemente versiones de 32 bits de Outlook Connector de GFI MailArchiver, la directiva de dominio utilizada sólo contiene equipos con la versión Microsoft Outlook 2010 de 32 bits instalada. Asegúrese también de utilizar una directiva de dominio que se aplique sólo a los equipos en los que la versión de 64 bits de Microsoft Outlook 2010 esté instalada al implementar la edición de 64 bits de GFI MailArchiver 2010. 2. Haga doble clic en el archivo y siga las indicaciones del asistente para realizar la instalación NOTA Para comprobar la instalación, compruebe en Microsoft Outlook que se ha creado una carpeta llamada Buzón de GFI MailArchiver. 3. <Opcional>: Añada la plantilla del administrador de Outlook Connector que instalará Outlook Connector. a. En el símbolo del sistema, escriba: mmc.exe b. Pulse Intro para iniciar Microsoft Management Console. c. Haga clic en Archivo > Agregar o quitar complemento… y, finalmente, en Agregar... d. Seleccione el complemento Editor de objetos de directiva de grupo y haga clic en Agregar. e. Haga clic en Examinar… y seleccione la directiva de dominio que va a editar. f. Seleccione la directiva de dominio y haga clic en Aceptar. g. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Seleccionar objeto de directiva de grupo’. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar un complemento independiente’ y en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo ‘Agregar o quitar complemento’ y volver a Microsoft Management Console. h. Desplácese a Raíz de consola > <directiva de dominio> > Configuración de usuario, haga clic con el botón secundario en Plantillas administrativas y seleccione Agregar o quitar plantillas…. i. Haga clic en Agregar…, busque el archivo gfiapps.adm, que se encuentra en: <Archivos de programa\GFI\MailArchiver\Outlook> y haga clic en Abrir. j. Haga clic en Cerrar para volver a Microsoft Management Console. Para obtener información sobre cómo usar GFI MailArchiver Outlook Connector, consulte el manual del mismo, que puede encontrar en: http://www.gfi.com/mar/manual/ GFI MailArchiver 4 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector | 56 5 Cómo configurar GFI MailArchiver 5.1 Información general de la configuración GFI MailArchiver permite obtener una descripción general completa de la configuración actual de GFI MailArchiver. Captura de pantalla 36: Página de configuración de GFI MailArchiver Haga clic en la ficha Configuración para cargar la página Información general de configuración actual. La siguiente tabla describe la información disponible. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 57 Tabla 26: Información general de configuración actual OPCIÓN DESCRIPCIÓN Servidores de correo que se archivan Muestra el número de buzones de diario configurados para usarlos con esta instalación de GFI MailArchiver. Buzones que se archivan Mostrar si las restricciones de archivo del buzón de diario están vigentes o no. Las restricciones de archivo del buzón de diario definen los buzones de cada usuario que se archivan. Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones Muestra si la recuperación de la estructura de carpetas está habilitada, o no. Recuperación de la estructura de carpetas permite la replicación de la estructura de carpetas de los buzones de Microsoft Exchange con GFI MailArchiver. Ámbito del archivado Mostrar si las restricciones de archivo del correo electrónico están vigentes o no. Éstas definen si se archivan los mensajes de correo electrónico entrantes, salientes o internos (o una combinación de ellos). Almacenes de archivo Muestra el número de Almacenes de archivo configurado con esta instalación de GFI MailArchiver. Control de acceso El acceso al buzón de archivos define quién tiene acceso a cada buzón. Importar correos electrónicos antiguos Proporciona información sobre cómo importar mensajes de correo electrónico en esta instalación de GFI MailArchiver. Directivas de retención y spam Las directivas de retención y spam definen la duración de un correo electrónico archivado en GFI MailArchiver. Los mensajes de correo electrónico que cumplan criterios concretos se pueden eliminar de inmediato o después de un periodo de tiempo concreto. Reglas de clasificación Las clasificaciones de correo electrónico automatizan la inserción de etiquetas en los correos electrónicos a través de las directivas. Los mensajes de correo electrónico que cumplan determinados criterios se pueden clasificar automáticamente. Auditoría Muestra y define si la auditoría de GFI MailArchiver está activa o no. Cambio de la clave de licencia Muestra la información de la clave de licencia asociada con la instalación de GFI MailArchiver Configuración general Muestra tanto la versión como el número de actualización de la instalación actual de GFI MailArchiver 5.2 Administración de los servidores de correo electrónico para archivar En GFI MailArchiver, los servidores de correo que se deben archivar se definen por los buzones de diario configurados. Un buzón de diario es un tipo de buzón de Microsoft Exchange que permite el registro de los mensajes de correo electrónico de una organización. La diferencia entre el registro en diario y el archivo es que, por definición, el registro en diario es la capacidad para registrar correos electrónicos, mientras que el archivo reduce el esfuerzo de almacenar datos a través de copias de seguridad, eliminación y almacenamiento. GFI MailArchiver usa el registro en diario de Microsoft Exchange para centralizar todos los correos electrónicos que se archivan en un solo buzón. Se configura un buzón de correo inicial con el Asistente de postinstalación de GFI MailArchiver. Esto le permite iniciar el archivado de mensajes de correo electrónico desde un servidor con Microsoft Exchange Server. En esta sección se proporciona información sobre cómo: Ver servidores de correo configurados Crear buzones de diario en Microsoft Exchange y usarlos con GFI MailArchiver Editar los detalles de los buzones de diario existentes Quitar los detalles de los buzones de diario existentes GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 58 IMPORTANTE Si el registro en diario no se configura correctamente, el archivado de correos electrónicos NO funcionará. En GFI MailArchiver sólo se archivan los mensajes de correo electrónico del registro en diario. NOTA GFI MailArchiver creará automáticamente el buzón de diario en Microsoft Exchange con el Asistente de postinstalación de GFI MailArchiver. Para obtener información detallada sobre cómo crear manualmente un buzón de diario, consulte el Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario en este manual. 5.2.1 Cómo ver servidores de correo configurados Para ver los servidores de correo configurados para usarse con GFI MailArchiver, seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en el número de buzones de diario activos. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 59 Captura de pantalla 37: Pantalla Administrar buzones de diario La siguiente tabla muestra una lista de la información y opciones disponibles Tabla 27: Opciones de Servidor de correo OPCIÓN DESCRIPCIÓN Buzón de registro en diario Define el nombre del buzón de diario que está instalado en el servidor con Microsoft Exchange Server y configurado para su uso en GFI MailArchiver. Activa Indica si el buzón de diario está activo, o no lo está. Servidor de buzones Define el nombre del servidor de buzones al que pertenece el buzón de diario configurado. Almacén de buzones Define el nombre del almacén de buzones al que pertenece el buzón de diario configurado. Tipo de conexión Define el tipo de conexión que GFI MailArchiver utilizará para recuperar correos electrónicos de los servidores de correo de origen de los correos electrónicos archivados. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 60 5.2.2 Cómo añadir buzones de diario 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Servidores de correo para archivar. Captura de pantalla 38: Añadir buzón de diario 2. Haga clic en GFI MailArchiver . 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 61 Captura de pantalla 39: Elija cómo desea que el asistente configure GFI MailArchiver para que use un buzón de diario. 3. En la página Asistente de buzón de diario, seleccione si desea que se cree automáticamente un buzón de diario o si desea especificar manualmente todos los detalles del buzón de diario. El Asistente de buzón de diario de GFI MailArchiver también puede detectar todos los buzones de diario existentes y le brinda la posibilidad de usarlos. Tabla 28: Opciones del Asistente de buzón de diario OPCIÓN DESCRIPCIÓN Seleccionar un buzón de diario en la siguiente lista de buzones detectados. Muestra una lista de los buzones de diario que detectó el Asistente de buzón de diario de GFI MailArchiver. Para usar el buzón seleccionado, seleccione esta opción y un buzón de diario de la lista. Permitir que el asistente cree un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivado de los mensajes de correo electrónico Brinda la posibilidad de crear automáticamente un buzón de diario. Para crear el buzón de diario, seleccione esta opción y un servidor con Microsoft Exchange detectado. NOTA esta característica sólo funciona en Microsoft Exchange Server 2007 Service Pack 2, y en las versiones posteriores. Crear manualmente un buzón de diario con este asistente. Brinda la posibilidad de crear un buzón de diario, al mismo tiempo que proporciona los detalles necesarios para crear dicho buzón. Dichos detalles incluyen la especificación de un almacén de buzones, el método de conexión, los puertos usados y las credenciales. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 62 4. Si ha seleccionado Permitir que el asistente cree un buzón de diario y usarlo para iniciar el archivado de los mensajes de correo electrónico o Crear manualmente un buzón de diario con este asistente en la pantalla del Asistente del buzón de diario, se le solicitará que escriba los detalles necesarios del buzón de diario. Si ha seleccionado Seleccionar un buzón de diario de la lista detectada para archivar sus correos electrónicos, haga clic en Siguiente. Las opciones disponibles son: Tabla 29: Opciones del buzón de diario existente OPCIÓN DESCRIPCIÓN Servidor de correo Muestra el nombre detectado del servidor de correo en el que reside el buzón de diario. Conectarse por medio de: Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de correo en el que se creará el buzón de diario. Las opciones disponibles son: ExOLEDB: sólo está disponible si GFI MailArchiver está instalado en el mismo equipo que Microsoft Exchange Server 2003 ó 2007. IMAP: sólo está disponible si GFI MailArchiver no está instalado en el mismo equipo que Microsoft Exchange 2003 ó 2007. Servicios web de Exchange (EWS): sólo está disponible para Microsoft Exchange Server 2007 SP1 o 2010. Inicio de sesión:/Contraseña: Permite escribir el nombre de inicio de sesión y la contraseña utilizados para conectarse al servidor de correo seleccionado. Carpeta Define la carpeta predeterminados que se usa para registrar mensajes de correos electrónico en el diario. Valor predeterminado: Bandeja de entrada. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 63 Captura de pantalla 40: Se ha añadido correctamente un buzón existente 5. Haga clic en Finalizar para finalizar la configuración del buzón de diario. 5.2.3 Cómo editar un buzón de diario existente 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Servidores de correo para archivar. 2. Seleccione el buzón de diario que desea editar y haga clic en . 3. En la página del Asistente del buzón de diario, ajuste los parámetros siguiendo las instrucciones que se definen en el apartado Cómo añadir buzones de diario de este capítulo de este manual. 5.2.4 Cómo desactivar y activar un buzón de diario existente 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Servidores de correo para archivar. 2. Seleccione el buzón de diario que desea editar y haga clic en de diario existente, o bien en anteriormente. GFI MailArchiver para desactivar un buzón para activar un buzón de diario que se haya desactivado 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 64 5.2.5 Cómo quitar un buzón de diario existente 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Servidores de correo para archivar. 2. Seleccione los buzones de diario que desea eliminar y haga clic en . IMPORTANTE La eliminación de un buzón de diario es un procedimiento irreversible. Si los mensajes de correo electrónico del buzón de diario se han eliminado, no se pueden recuperar. IMPORTANTE La eliminación de un buzón de diario de GFI MailArchiver no elimina ni deja inoperativos los buzones de diario existentes en Microsoft Exchange. Para obtener más información sobre cómo quitar buzones de diario de Microsoft Exchange, consulte la sección Cómo deshabilitar el registro en diario en el Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario de este manual. 5.3 Restricciones de archivado de los buzones Las restricciones de archivado permiten definir la exclusión de determinados buzones del proceso de archivado. Esta función también se puede usar para excluir todos los buzones o para incluir solo algunos concretos. 5.3.1 Cómo habilitar las restricciones de archivado de los buzones 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Buzones para archivar. 2. Haga clic en Cambiar configuración. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 65 Captura de pantalla 41: Seleccionar Habilitar restricciones de archivado 3. Seleccione Habilitar restricciones de archivado y elija Usar una lista de exclusión o Usar una lista de inclusión. Las opciones disponibles son: NO archivar el correo electrónico si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de restricción Archivar siempre el correo electrónico pero los usuarios en la lista de restricción no podrán visualizarlo Archivar siempre el correo electrónico si CUALQUIERA de los destinatarios o remitentes se encuentran en la lista de restricción Archivar sólo el correo electrónico si todos los destinatarios y remitentes se encuentran en la lista de restricción Haga clic en Guardar. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 66 Captura de pantalla 42: Agregar mensajes de correo electrónico, grupos o usuarios 4. Haga clic en y seleccione una opción de entre correo electrónico, grupo o usuarios, y escriba el correo electrónico, el nombre del grupo o el nombre de usuario del usuario que se restringirá. 5. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 5.3.2 Cómo deshabilitar las restricciones de archivado de los buzones Para deshabilitar las restricciones de archivado de los buzones, seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Buzones para archivar. Haga clic en Cambiar configuración, anule la selección de Habilitar restricciones de archivado y haga clic en Guardar. 5.4 Cómo configurar Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones De forma predeterminada, GFI MailArchiver no archiva automáticamente los correos electrónicos de acuerdo con la estructura de carpetas en la que se encontraban originalmente en el buzón de origen. Para replicar la estructura de carpetas de los buzones originales, habilite la característica Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 67 IMPORTANTE La característica Recuperación de la estructura de carpetas de GFI MailArchiver añade una sobrecarga de procesamiento y de acceso a la red al proceso de archivado y puede ralentizar el sistema. Esta característica requiere una cuenta de usuario con acceso a todos los buzones en los que se recupera la estructura de carpetas. GFI MailArchiver puede crear esta cuenta automáticamente. 5.4.1 Cómo habilitar la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Recuperación de la estructura de carpetas. 2. Seleccione Cambiar configuración. Captura de pantalla 43: Habilitar recuperación de estructura de carpetas 3. Seleccione Habilitar recuperación de la estructura de carpetas. 4. Seleccione si desea que se cree automáticamente una cuenta de usuario o si va a usar una cuenta de usuario existente. Esta cuenta de usuario se empleará para acceder a los buzones cuya estructura de carpetas se va a replicar. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 68 Tabla 30: Opciones de Recuperación de la estructura de carpetas OPCIÓN DESCRIPCIÓN Crear cuenta de usuario Indica a GFI MailArchiver que cree una cuenta de usuario utilizando los detalles de los campos Conectarse por medio de, Nombre de usuario y Contraseña. Usar una cuenta existente Indica a GFI MailArchiver que use una cuenta de usuario existente que se creó previamente. Conectarse por medio de Define el método de conexión usado para conectarse al servidor de Exchange Server para acceder a la estructura de buzones que se recupera. Opciones disponibles: Servicios web de Exchange (EWS): se recomienda para servidores de correo Microsoft Exchange 2007 SP1 o 2010. Message Application Programming Interface (MAPI) tradicional: se recomienda para servidores de correo que NO usen Microsoft Exchange 2007 SP1 o 2010. Inicio de sesión Escriba el nombre de inicio de sesión que se usará para la nueva cuenta que se va a crear o para la cuenta creada previamente. Contraseña Define la contraseña usada para la nueva cuenta o para la cuenta creada previamente. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Si en la pantalla anterior ha seleccionado Crear cuenta de usuario, se le pedirá que escriba las credenciales de usuario de la cuenta de administrador de dominio que tenga los derechos necesarios para crear la cuenta. 5. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar. 6. Haga clic en Guardar para guardar los parámetros de Recuperación de la estructura de carpetas. 5.4.2 Cómo deshabilitar la recuperación de la estructura de carpetas de los buzones 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Recuperación de la estructura de carpetas. 2. Haga clic en Deshabilitar recuperación de la estructura de carpetas. IMPORTANTE La deshabilitación de Recuperación de la estructura de carpetas no elimina ni deshabilita la cuenta de usuario que se creó previamente para esta característica. 5.4.3 Exclusión de carpetas de la recuperación de la estructura de carpetas Si hay carpetas que desee excluir de la recuperación, configure una directiva de exclusión de carpetas. 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Recuperación de la estructura de carpetas. 2. Haga clic en GFI MailArchiver . 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 69 Captura de pantalla 44: Agregar directiva de exclusión 3. Escriba un nombre para la directiva de exclusión de carpetas y asegúrese de que la casilla La directiva de exclusión de carpetas está en vigor está activada. Haga clic en Siguiente para continuar. 4. Escriba el nombre de la carpeta que desea excluir y haga clic en Agregar. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 70 Captura de pantalla 45: Seleccionar los usuarios que se excluyen 5. Para excluir la carpeta que escribió sólo a determinados usuarios, active Aplicar sólo a determinados usuarios:, seleccione si va a especificar una dirección de correo electrónico o un usuario, y escriba dicha dirección o dicho usuario. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros usuarios. NOTA Si no se activa Aplicar sólo a determinados usuarios:, la carpeta escrita se excluye para todos los usuarios. 6. Para finalizar la configuración, haga clic en Finalizar. 5.4.4 Cómo quitar directivas de exclusión de carpetas 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Recuperación de la estructura de carpetas. 2. Seleccione la directiva de exclusión de carpetas que desea quitar y haga clic en GFI MailArchiver . 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 71 5.5 Cómo administrar el ámbito del archivado El ámbito de archivado permite definir los tipos de mensajes de correo electrónico que se van a archivar. Por medio de esta característica se puede, por ejemplo, indicar a GFI MailArchiver que excluya el archivado de mensajes de correo electrónico interno o que incluya todos los mensajes de correo electrónico entrantes e internos, pero que excluya todos los salientes. 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Ámbito del archivado. Captura de pantalla 46: Configuración de las restricciones de archivo de los mensajes de correo electrónico. 2. Seleccione Configurar el ámbito de archivado y en la lista mostrada anule la selección de los mensajes de correo electrónico que se excluirán del archivado, como se muestra en la siguiente tabla: GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 72 Tabla 31: Opciones de restricciones de archivo de correos electrónicos OPCIÓN DESCRIPCIÓN Correos electrónicos entrantes Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónicos que provengan de fuera del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción. Correos electrónicos salientes Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyos destinatarios no se encuentren dentro del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción. Correos electrónicos internos Define si GFI MailArchiver archivará los mensajes de correo electrónico cuyo origen y destino estén dentro del dominio de la organización. Para no archivar este tipo de correos electrónicos, desactive esta opción. 3. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 5.6 Cómo administrar Almacenes de archivo En GFI MailArchiver, los Almacenes de archivo se pueden describir como los contenedores que contienen los correos electrónicos archivados. Los Almacenes de archivo pueden constar de varios componentes, como: Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos Una base de datos en la que se almacenan los metadatos de los correos electrónicos y los datos de los correos electrónicos Una ubicación de disco que se usa como índice de los mensajes de correo electrónico Una ubicación de disco que se usa para almacenar los datos de los mensajes de correo electrónico. GFI MailArchiver requiere al menos un Almacén de archivo en el que almacenar los correos electrónicos archivados. Esta sección proporciona la siguiente información: Visualización de los Almacenes de archivo configurados Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver Creación de un Almacén de archivo basado en una base de datos de GFI MailArchiver (Firebird) Creación de un Almacén de archivo basado en una base de datos de Microsoft SQL Server. Cómo editar los detalles de un Almacén de archivo existente Cómo quitar un Almacén de archivo existente Cómo cambiar el Almacén de archivo activo Visualización y edición de los perfiles de Almacén de archivo Actualización del esquema de la base de datos Cómo mover mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra 5.6.1 Visualización de los Almacenes de archivo configurados Para ver los Almacenes de archivo configurados en la instalación de GFI MailArchiver, seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Almacenes de archivo. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 73 Captura de pantalla 47: Visualización de Almacenes de archivo Los Almacenes de archivo configurados se enumeran en dos tablas diferentes, una para los Almacenes de archivo programados (Almacenes de archivo que se utilizarán automáticamente en una fecha posterior) y otra para los Almacenes de archivo que se encuentran en uso actualmente, o que lo han estado. La tabla inferior muestra los campos de Almacén de archivo programado disponibles y los campos de Almacén de archivo usados actualmente o con anterioridad. Tabla 32: Tabla de Almacenes de archivo programados OPCIÓN DESCRIPCIÓN Prioridad Indica la prioridad del Almacén de archivo programado. Los Almacenes de archivo se utilizarán según la prioridad recogida en este campo. Almacén de archivo Define el nombre dado al Almacén de archivo configurado previamente. Tipo de base de datos Define el tipo de base de datos que se usa para el Almacén de archivo en cuestión. Empezar a archivar el Muestra la fecha en la que se archivará el primer correo electrónico en el Almacén de archivo. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 74 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Se permite la exploración Muestra si los usuarios de GFI MailArchiver pueden acceder al Almacén de archivo y explorarlo. Sólo lectura Muestra si el Almacén de archivo está en modo de sólo lectura. Tabla 33: Tabla de Almacén de archivo OPCIÓN DESCRIPCIÓN Almacén de archivo Define el nombre dado al Almacén de archivo configurado previamente. Tipo de base de datos Define el tipo de base de datos que se usa para el Almacén de archivo en cuestión. Indización Muestra el estado de la indexación de GFI MailArchiver. Estado Define el estado del Almacén de archivo en cuestión. Los estados disponibles son: » Vacío: Indica que el Almacén de archivo aún no está en uso. » Activo: Indica que el Almacén de archivo está actualmente en uso. » Inactivo: Indica que el Almacén de archivo se usó en el pasado, pero ya no se utiliza. Sólo lectura Muestra si el Almacén de archivo está en modo de sólo lectura. Seleccione un Almacén de archivo en cualquier lista de Almacenes de archivo y haga clic en para ver más información sobre la configuración y las estadísticas de dicho Almacén de archivo. 5.6.2 Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver Como toda solución de archivado, GFI MailArchiver depende mucho de la configuración de la infraestructura de la base de datos para ofrecer un alto rendimiento, en términos de archivado y recuperación. GFI MailArchiver se puede configurar para que se ejecute con varias configuraciones y combinaciones de hardware. La siguiente tabla muestra las configuraciones recomendadas típicas. Estas directrices y configuraciones pueden variar en función de la actividad del usuario, del flujo de correo electrónico diario y de las configuraciones del software (como Recuperación de estructura de carpetas). Tabla 34: Recomendaciones del tipo de base de datos BUZONES/VOLUMEN TIPO DE BASE DE DATOS QUE SE RECOMIENDA DESCRIPCIÓN 50 buzones, o menos; SÓLO evaluación Base de datos de GFI MailArchiver Usa una base de datos basada en Firebird para archivar todos los correos electrónicos. Flujo medio de correo de 100 buzones, o menos, de hasta 6.000 mensajes de correo electrónico diarios Microsoft SQL Express con almacenamiento de archivos Usa una base de datos Microsoft SQL Express para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. Flujo medio de correo de 50 buzones, o más, de más de 8.000 mensajes de correo electrónico diarios Microsoft SQL Server Usa una base de datos Microsoft SQL Server para almacenar tanto los encabezados/metadatos de los mensajes de correo electrónico como los datos de los mismos. Flujo medio de más de 500 buzones de más de 8.000 mensajes de correo electrónico diarios Microsoft SQL Server con almacenamiento de archivos Usa una base de datos Microsoft SQL Server para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para los datos de los correos electrónicos. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 75 5.6.3 Crear un Almacén de archivo basándose en una base de datos de GFI MailArchiver (Firebird) Configuración de la base de datos de Firebird GFI MailArchiver se comercializa con una base de datos Firebird. Esta base de datos debe cumplir las necesidades de las organizaciones que evalúan GFI MailArchiver para menos de 50 usuarios de correo electrónico. NOTA Asegúrese de que el tamaño de las bases de datos de Firebird no supera los 2 GB en ningún momento Para minimizar los potenciales problemas de rendimiento, se recomienda encarecidamente la siguiente configuración cuando se use la base de datos Firebird: HDD físico 1: Instalación del sistema operativo y de GFI MailArchiver. HDD físico 2: Almacén de datos de base de datos de Firebird. HDD físico 3: Índices de base de datos de correo. La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco duro física, lo que mejora el rendimiento. IMPORTANTE Si no se siguen las recomendaciones anteriores, el rendimiento puede reducirse considerablemente. Configuración de un Almacén de archivo nuevo 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Almacenes de archivo. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 76 Captura de pantalla 48: Administrar Almacenes de archivo 2. Haga clic en GFI MailArchiver . 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 77 Captura de pantalla 49: Asistente de Almacén de archivo 3. Escriba el nombre del Almacén de archivo y seleccione si desea permitir que los usuarios utilicen el Almacén de archivo nuevo y el método empleado para crearlo. Tabla 35: Opciones de Detalles de Almacén de archivo OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de Almacén de archivo Define el nombre del Almacén de archivo nuevo. Permitir a los usuarios ver y buscar en este Almacén de archivo Permite a los usuarios ver y buscar en un Almacén de archivo. Desactive esta opción para impedir que los usuarios busquen y vean los mensajes de correo electrónico archivados en este Almacén de archivo. Acceso de sólo lectura Habilite esta opción para restringir a los usuarios la visualización de los datos de correo electrónico archivados en al Almacén de archivo sin que puedan modificarlos. NOTA esta opción no está disponible cuando se crea el primer Almacén de archivo. Asistente Define el método que GFI MailArchiver usa para crear el Almacén de archivo. Use esta opción para que un asistente le ayude al crear un Almacén de archivo. Perfil de Almacén de archivo Define el método que GFI MailArchiver usa para crear el Almacén de archivo. Esta opción se emplea para utilizar la configuración guardada de un Almacén de archivo que ya se ha creado. NOTA esta opción no está habilitada durante la creación del primer Almacén de archivo. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 78 Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Captura de pantalla 50: Seleccione el tipo de base de datos. 4. En la pantalla del Asistente de Almacén de archivo seleccione la opción GFI MailArchiver Base de datos y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 79 Captura de pantalla 51: Creación de Almacén de archivo: seleccionar ubicaciones 5. Busque y seleccione las ubicaciones de los archivos de correo electrónico y del índice de búsqueda que se van a usar en la base de datos de GFI MailArchiver. Especifique también todas las credenciales necesarias para acceder a las ubicaciones indicadas. Tabla 36: Ubicaciones de base de datos, correo electrónico e índice de búsqueda OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ubicación de archivo de base de datos Define la ubicación en que se encontrará el archivo de la base de datos Firebird. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. NOTA no se permiten rutas de acceso UNC. Ubicación de archivos de correo electrónico Define la ubicación en que se encontrarán los archivos de datos de los mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. NOTA se permiten rutas de acceso UNC. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 80 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ubicación de índice de búsqueda Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. NOTA no se permiten rutas de acceso UNC. Usar el inicio de sesión y la contraseña siguientes para acceder a la ruta de acceso a UNC anterior Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los campos Inicio de sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se escriban se usarán para acceder a las rutas UNC seleccionadas. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. 6. En la pantalla Resumen de Almacén de archivo, haga clic en Siguiente para empezar a crear un Almacén de archivo. Captura de pantalla 52: Creación de Almacén de archivo: finalizar configuración 7. Haga clic en Finalizar para finalizar la creación del Almacén de archivo. 5.6.4 Creación de un Almacén de archivo basado en una base de datos de Microsoft SQL Server Configuración de un servidor con Microsoft SQL Server Ésta es la configuración recomendada si GFI MailArchiver usa una base de datos de Microsoft SQL Server 2000/2005/2008: GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 81 HDD físico 1: Instalación del sistema operativo y de GFI MailArchiver. HDD físico 2: archivo de datos de Microsoft SQL Server (.mdf). HDD físico 3: archivo de registro de Microsoft SQL Server (.ldf) HDD físico 4: Índices de base de datos de correo. Esta configuración garantiza que cada proceso se distribuye a la unidad de disco duro física que le corresponde. La configuración anterior reduce las operaciones de lectura/escritura en la misma unidad de disco duro física, lo que mejora el rendimiento. Uso de Microsoft SQL Express GFI MailArchiver se puede usar conjuntamente con Microsoft SQL Express como alternativa económica a la versión completa de Microsoft SQL Server. No obstante, hay varias limitaciones de Microsoft SQL Server que se deben tener en cuenta: El tamaño de la base de datos puede ser de hasta 4 GB (10 GB en el caso de Microsoft SQL Express 2008 R2, o posterior) Usa sólo una CPU. Usa un máximo de 1 GB de RAM. Por consiguiente, se recomienda encarecidamente seguir las indicaciones de la tabla que encontrará a continuación. Tabla 37: Recomendaciones para Microsoft SQL Express Opción Descripción MS SQL y el sistema de archivos se usan como base de datos back-end. Este método usa Microsoft SQL Express como base de datos back-end y una ubicación separada (no una base de datos) para los archivos fuente binarios. Así se ahorra el espacio que Microsoft SQL Express requiere para archivar. Para obtener más información sobre los Almacenes de archivo, consulte el manual de GFI MailArchiver (que se instala con GFI MailArchiver). Habilitar la función ‘Utilizar un Almacén de archivo nuevo cuando esté lleno’ en Administración de Almacenes de archivo. Esta función indica a GFI MailArchiver que cambie automáticamente a una base de datos nueva cuando se alcance el límite de 4 GB de Microsoft SQL Express (10 Gb en el caso de Microsoft SQL Express 2008 R2, o posterior). Esta función requiere que los almacenes de archivo estén basados en Microsoft SQL Server Express con almacenamiento de archivos. IMPORTANTE Configurar los servidores con Microsoft SQL Server para que usen el modo Autenticación mixta para su uso con GFI MailArchiver. Para cambiar al modo Autenticación mixta, haga clic con el botón secundario en el nodo SQL Server > Propiedades de Enterprise Manager. Acceda a la ficha Seguridad y seleccione SQL Server y Windows en Autenticación. Guarde la configuración. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 82 NOTA Después del primer mes de archivado, anote el tamaño del archivo de datos de la base de datos. Con este valor, calcule el tamaño que tendrá la base de datos de archivo cuando transcurran seis meses, por ejemplo. Si calcula que la base de datos de archivos será mayor que 20 GB, debería plantearse la posibilidad de configurar la función de administración de Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Configuración de un Almacén de archivo nuevo 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Almacenes de archivo. Captura de pantalla 53: Administrar Almacenes de archivo 2. Haga clic en GFI MailArchiver . 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 83 Captura de pantalla 54: Asistente de Almacén de archivo 3. Escriba el nombre del Almacén de archivo y seleccione si desea permitir que los usuarios utilicen el Almacén de archivo nuevo y el método empleado para crearlo. Tabla 38: Opciones de Detalles de Almacén de archivo OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de Almacén de archivo Define el nombre del Almacén de archivo nuevo. Permitir a los usuarios ver y buscar en este Almacén de archivo Permite a los usuarios ver y buscar en un Almacén de archivo. Desactive esta opción para impedir que los usuarios busquen y vean los mensajes de correo electrónico archivados en este Almacén de archivo. Acceso de sólo lectura Habilite esta opción para restringir a los usuarios la visualización de los datos de correo electrónico archivados en al Almacén de archivo sin que puedan modificarlos. NOTA esta opción no está disponible cuando se crea el primer Almacén de archivo. Asistente Define el método que GFI MailArchiver usa para crear el Almacén de archivo. Use esta opción para que un asistente le ayude al crear un Almacén de archivo. Perfil de Almacén de archivo Define el método que GFI MailArchiver usa para crear el Almacén de archivo. Esta opción se emplea para utilizar la configuración guardada de un Almacén de archivo que ya se ha creado. NOTA esta opción no está habilitada durante la creación del primer Almacén de archivo. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 84 Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Captura de pantalla 55: Seleccione el tipo de base de datos. 4. En la pantalla del Asistente de Almacén de archivo, seleccione el tipo de Almacén de archivo basado en Microsoft SQL Server que desea crear. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles. Tabla 39: Opciones de tipo de base de datos TIPO DE BASE DE DATOS DESCRIPCIÓN Microsoft SQL Server con almacenamiento de archivos Se recomienda si tiene más de 500 buzones para archivar o un flujo medio superior a 8.000 correos diarios Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use un servidor con Microsoft SQL Server para almacenar los encabezados y metadatos de los correos electrónicos y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de los correos electrónicos. NOTA esta opción requiere una instalación de Microsoft SQL Server. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 85 TIPO DE BASE DE DATOS DESCRIPCIÓN Microsoft SQL Server Se recomienda si tiene menos de 500 buzones para archivar, un flujo medio superior a 8.000 correos diarios o si necesita una auditoría completa de la actividad de los usuarios y de la base de datos. Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use un servidor con Microsoft SQL Server para almacenar tanto los encabezados/metadatos de los correos electrónicos como los datos de los correos electrónicos. NOTA esta opción requiere una instalación de Microsoft SQL Server. Microsoft SQL Express con almacenamiento de archivos Se recomienda si tiene menos de 100 buzones para archivar o un flujo medio de hasta 6.000 correos electrónicos diarios. Seleccione esta opción para indicar a GFI MailArchiver que use una base de datos de Microsoft SQL Express para almacenar los encabezados y metadatos de los mensajes de correo electrónico y una ubicación de disco que especifica el usuario para almacenar los datos de dichos mensajes. NOTA esta opción requiere una instalación de Microsoft SQL Server Express. Microsoft SQL Server Express se puede descargar de forma gratuita del sitio web de Microsoft. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Captura de pantalla 56: Microsoft SQL Server: seleccionar base de datos GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 86 5. En la pantalla Detalles del servidor de bases de datos, elija un servidor SQL Server de la lista de servidores detectados automáticamente o bien especifique manualmente los detalles. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles. Tabla 40: Opciones de selección de base de datos OPCIÓN DESCRIPCIÓN Seleccione el servidor de bases de datos que va a usar para almacenar los correos electrónicos archivados. Permite seleccionar un servidor SQL Server en la lista de servidores SQL Server detectados. Haga clic en Volver a comprobar para volver a comprobar si algún servidor se ha conectado desde que se cargó la página. Especifique manualmente el servidor de bases de datos que va a usar para archivar los mensajes de correo electrónico. Elija esta opción para omitir la lista de servidores Microsoft SQL Server y especificar los detalles del servidor usado para el Almacén de archivo. Haga clic en Siguiente para continuar. 6. Si en la pantalla anterior ha elegido especificar de forma manual los detalles que se van a usar en el almacenamiento de los mensajes de correo electrónico archivados, especifique el nombre del servidor de bases de datos en el campo Servidor de bases de datos. Si se seleccionó un servidor de bases de datos, continúe con el paso siguiente. Captura de pantalla 57: Seleccionar un método de autenticación 7. Seleccione el método de autenticación utilizado para conectar con el servidor SQL Server seleccionado. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 87 Tabla 41: Métodos de autenticación de Microsoft SQL Server OPCIÓN DESCRIPCIÓN Autenticación de Windows integrada Utiliza las credenciales del usuario conectado en ese momento para acceder al servidor Microsoft SQL Server. No es necesario escribir un nombre de usuario y una contraseña. Autenticación de Microsoft SQL Server Utiliza el nombre de usuario y la contraseña proporcionados en los campos Nombre de usuario y Contraseña para acceder al servidor Microsoft SQL Server. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 58: Crear o seleccionar una base de datos existente 8. Seleccione una base de datos o cree una nueva en el Microsoft SQL Server seleccionado anteriormente. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles. Tabla 42: Opciones de selección de base de datos OPCIÓN DESCRIPCIÓN Seleccionar una base de datos existente Seleccione en la lista mostrada una base de datos para utilizar con el nuevo Almacén de archivo. Crear una base de datos Elija esta opción para que GFI MailArchiver cree automáticamente una base de datos. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 88 IMPORTANTE Configurar los servidores con Microsoft SQL Server para que usen el modo Autenticación mixta para su uso con GFI MailArchiver. Para cambiar al modo Autenticación mixta, haga clic con el botón secundario en el nodo SQL Server > Propiedades de Enterprise Manager. Acceda a la ficha Seguridad y seleccione SQL Server y Windows en Autenticación. Guarde la configuración. Captura de pantalla 59: Microsoft SQL Server: seleccionar la ubicación de los datos y del archivo de registro. 9. Si en la pantalla anterior ha seleccionado crear una base de datos, especifique las rutas de acceso que usarán los archivos de datos (.mdf) y de registro (.ldf) de Microsoft SQL Server. Si se ha seleccionado una bases de datos existente, continúe con el paso siguiente. La Tabla 31, que se muestra a continuación, muestra una lista de las opciones disponibles: Tabla 43: Opciones de ruta de acceso de base de datos OPCIÓN DESCRIPCIÓN Utilice la ruta de acceso predeterminada definida en el servidor con Microsoft SQL Server Indica a GFI MailArchiver que use las rutas de acceso predeterminadas configuradas en Microsoft SQL Server. Desactive esta opción para poder configurar rutas de acceso alternativas. Ubicación de archivo de datos Define la ubicación que usa GFI MailArchiver para almacenar los archivos de datos. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ruta de acceso. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 89 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Usar la misma ruta de acceso para el archivo de datos y el archivo de registro. Indica a GFI MailArchiver que use la ruta de acceso seleccionada o escrita en el cuadro de texto Ubicación del archivo de datos como ubicación para el archivo de registro. Desactive esta opción para escribir una ubicación personalizada del archivo de registro. Ubicación de archivo de registro Define la ubicación que usa GFI MailArchiver para almacenar los archivos de registro. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ruta de acceso. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. Captura de pantalla 60: Microsoft SQL Server Express con almacenamiento de archivos: seleccionar ubicaciones 10. Proporcione las ubicaciones requeridas de los archivos para el tipo de servidor Microsoft SQL seleccionado. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 90 NOTA Dependiendo del tipo de servidor Microsoft SQL seleccionado, algunas opciones no están disponibles. Por ejemplo, si se selecciona Microsoft SQL Server con almacenamiento de archivos, se deshabilitan las opciones Ubicación de archivo de base de datos y Ubicación de archivo de correo electrónico. Tabla 44: Opciones de correo electrónico y de índice de búsquedas OPCIÓN DESCRIPCIÓN Ubicación de archivos de correo electrónico Define la ubicación en que se encontrarán los datos de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. NOTA no se permiten rutas de acceso UNC. Ubicación de índice de búsqueda Define la ubicación en que se encontrará el índice de búsqueda de mensajes de correo electrónico. Escríbala o haga clic en Examinar… para seleccionar la ubicación en que se va a almacenar este archivo. NOTA se permiten rutas de acceso UNC. Usar las siguientes credenciales para acceder a la ruta de acceso UNC anterior Habilite esta opción para permitir que se introduzcan datos en los campos Inicio de sesión: y Contraseña:. Las credenciales que se escriban se usarán para acceder a las rutas UNC seleccionadas. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. 11. En la pantalla Resumen de Almacén de archivo, haga clic en Siguiente para empezar a crear un Almacén de archivo. 12. Haga clic en Finalizar para finalizar la creación del Almacén de archivo. 5.6.5 Cómo editar los detalles de un Almacén de archivo existente 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en . 3. Para editar el Almacén de archivo existente, siga las instrucciones que aparecen en la pantalla. 5.6.6 Cómo quitar un Almacén de archivo existente 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en el número de Almacenes de archivo configurados activos. 2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en . IMPORTANTE La eliminación de un Almacén de archivo no suprime los datos de los correos electrónicos archivados. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 91 5.6.7 Cómo cambiar el Almacén de archivo activo 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione un Almacén de archivo existente y haga clic en Definir como activo. 5.6.8 Visualización y edición de los perfiles de Almacén de archivo Los perfiles de Almacén de archivos permiten utilizar un conjunto de parámetros configurados previamente para crear un perfil de Almacén de archivo nuevo. Para ver un resumen del perfil actual de Almacén de archivo, seleccione la ficha Configuración y en Información general de la configuración actual, haga clic en el número de Almacenes de archivo configurados activos. Haga clic en junto a Resumen de perfil de Almacén de archivo. Para editar los detalles del perfil de Almacén de archivos: 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Almacenes de archivo. 2. Haga clic en . 3. Para editar el perfil existente del Almacén de archivo, siga las instrucciones que aparecen en la pantalla. 5.6.9 Actualización del esquema de la base de datos Todos el esquema de bases de datos de GFI MailArchiver se puede actualizar al esquema más reciente con el Actualizador de esquemas en masa. Para actualizar el esquema de bases de datos de GFI MailArchiver o verificar que se está usando el último esquema de bases de datos: 1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a <ruta de instalación de GFI MailArchiver>\BulkSchemaUpgrader e inicie BulkSchemaUpgrader.exe. Captura de pantalla 61: El Actualizador de esquemas en masa 2. Seleccione las bases de datos que desea actualizar y haga clic en Actualizar. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 92 NOTA Al actualizar el esquema de una base de datos SQL, cuando se le solicite que especifique las credenciales del administrador del sistema, el usuario AS o el propietario de la base de datos "función dbo". 5.6.10 Cómo mover mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra GFI MailArchiver admite varios tipos de Almacenes de archivo. El software permite mensajes de correo electrónico de una base de datos a otra o a muchas otras bases de datos. Esta característica sólo se puede aplicar cuando se mueve el origen de los mensajes de correo electrónicos originales almacenado en disco de una base de datos de Firebird o de un sistema de archivos de Microsoft SQL Server. Los mensajes de correo electrónico no se pueden mover de una base de datos de Microsoft SQL Server cuando el origen está almacenado en la base de datos SQL. Ejemplos: El tamaño de una base de datos de Firebird aumenta mucho y, por consiguiente, la carga de datos se ralentiza, por lo que el administrador decide cambiar a una base de datos de Microsoft SQL Server. Un sistema de archivos SQL almacenado en disco almacena mensajes de correo electrónico de un año completo. Se recomienda separar los mensajes de correo electrónico en varias bases de datos, por ejemplo una base de datos en cada mes. Notas importantes 1. Se recomienda encarecidamente realizar una copia de seguridad de los Almacenes de archivo antes de mover mensajes de correo electrónico. Este proceso se describe en el capítulo Copias de seguridad de Almacenes de archivo de este manual. 2. El desplazamiento de mensajes de correo entre Almacenes de archivo requiere gran cantidad de recursos de procesamiento informático y puede empeorar considerablemente el rendimiento del servidor de GFI MailArchiver. 3. La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico se pierde al mover los mensajes de correo electrónico; sin embargo, los mensajes de correo electrónico se pueden volver a sincronizar para recuperar la estructura de carpetas. La estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico eliminados del buzón se pierde permanentemente. 4. Asegúrese de que la base de datos nueva a la que se van a mover los mensajes de correo electrónico se agrega a los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Este proceso se describe en el capítulo Cómo administrar Almacenes de archivo de este manual. 5. Se pueden crear varias bases de datos para cubrir distintos intervalos de fecha de los mensajes de correo electrónico. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 93 5.7 Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3 IMPORTANTE Solamente puede adjuntar bases de datos de GFI MailArchiver 3 basadas en Microsoft SQL Server. No se admiten bases de datos de Microsoft Access. IMPORTANTE Las bases de datos adjuntas de GFI MailArchiver 3 son de sólo lectura, por lo que únicamente se pueden utilizar examinar y realizar búsquedas. 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en la opción Almacenes de archivo. Haga clic en . 2. Escriba el nombre del Almacén de archivo y seleccione si va a permitir a los usuarios utilizar el Almacén de archivo nuevo y el método usado para crearlo. Seleccione la opción Asistente y haga clic en Siguiente. 3. Seleccione la opción Microsoft SQL Server y haga clic en Siguiente. Siga las instrucciones de configuración del apartado anterior, ‘Creación de un Almacén de archivo basado en una base de datos de Microsoft SQL Server’, hasta que se le solicite que facilite los detalles de la base de datos. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 94 Captura de pantalla 62: Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver 3 4. Seleccione Adjuntar una base de datos de GFI MailArchiver versión 3 y seleccione la base de datos que se va a adjuntar. Haga clic en Siguiente para continuar. 5. Para continuar, siga las restantes instrucciones del apartado Creación de un Almacén de archivo basado en una base de datos de Microsoft SQL Server. 5.8 Copias de seguridad de Almacenes de archivo Se recomienda encarecidamente incluir los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver en los procedimientos rutinarios de copia de seguridad del servidor. 5.8.1 Copia de seguridad en línea Las copias de seguridad en línea se realizan con una aplicación de copia de seguridad que realice copias de seguridad de los Almacenes de archivo sin que sea necesario detener los servicios de GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003184. 5.8.2 Copia de seguridad sin conexión Las copias de seguridad sin conexión se pueden realizar en entornos en los que no es posible realizar copias de seguridad en línea. Durante la realización de las copias de seguridad de los Almacenes de archivo los servicios de GFI MailArchiver se deben detener temporalmente. Ésta es una lista de las copias de seguridad sin conexión: GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 95 Copia de seguridad de un Almacén de archivo basada en Microsoft SQL Server Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en Microsoft SQL Server y en el sistema de archivos Copia de seguridad de un Almacén de archivos basada en una base de datos de GFI MailArchiver (Firebird) y en el sistema de archivos 5.8.3 Copia de seguridad de un Almacén de archivo basada en Microsoft SQL Server En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información: Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos de Microsoft SQL Server. Metadatos de correo electrónico comprimido: se almacenan en la base de datos de Microsoft SQL Server. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo: 1. En GFI MailArchiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en 2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida: Servidor Base de datos Ruta de acceso al índice de búsqueda 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir ‘services.msc’. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 5. Con la ruta de acceso determinada en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de base de datos de los Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda, copiando y pegando manualmente la carpeta de los índices de búsqueda, o bien empleando una utilidad de copia de seguridad. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 96 Captura de pantalla 63: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL 6. En Microsoft SQL Server, inicie Microsoft SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la base de datos de archivo indicada en el paso 2. Para realizar la copia de seguridad de una base de datos, haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas > Copia de seguridad…. NOTA Se puede crear un plan de mantenimiento en Microsoft SQL Server para programar copias de seguridad periódicas de la base de datos de archivo. 7. Vuelva al servidor de GFI MailArchiver y, en la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver. 5.8.4 Copias de seguridad de Almacenes de archivos basadas en Microsoft SQL Server y en el sistema de archivos En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información: GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 97 Metadatos de correo electrónico archivado: se almacenan en la base de datos de Microsoft SQL Server. Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo: 1. En GFI MailArchiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en 2. Tome nota de la siguiente información para tener una referencia rápida: Servidor Base de datos Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Ruta de acceso al índice de búsqueda NOTA Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma. 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir ‘services.msc’. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 5. Mediante las rutas determinadas en el paso 2, realice la copia de seguridad del origen binario de los mensajes de correo electrónico y del índice de búsqueda de los Almacenes de archivo, ya sea copiando y pegando manualmente las carpetas o mediante una utilidad de copia de seguridad. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 98 Captura de pantalla 64: Realizar copias de seguridad de bases de datos SQL 6. En Microsoft SQL Server, inicie Microsoft SQL Server Manager y realice una copia de seguridad de la base de datos de archivo indicada en el paso 2. Para realizar la copia de seguridad de una base de datos, haga clic con el botón secundario en la base de datos y seleccione Tareas > Copia de seguridad…. NOTA Se puede crear un plan de mantenimiento en Microsoft SQL Server para programar copias de seguridad periódicas de la base de datos de archivo. 7. Vuelva al servidor de GFI MailArchiver y, en la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver. 5.8.5 Copias de seguridad de la base de datos de GFI MailArchiver (Firebird) basado en Almacén de archivo y del sistema de archivos En este tipo de Almacén de archivo se guarda la siguiente información: GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 99 Metadatos del correo electrónico archivado: se almacenan en el disco. Origen binario del correo electrónico comprimido: se almacena en el disco. Entradas del índice de búsqueda: se almacenan en el disco. Para realizar copias de seguridad de un Almacén de archivo: 1. En GFI MailArchiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en . 2. Almacene las siguientes rutas de acceso para tener una referencia rápida: Ruta de acceso a la base de datos de Firebird Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Ruta de acceso al índice de búsqueda NOTA Para ver la ruta de acceso completa, desplace el puntero sobre la misma. 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir ‘services.msc’. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 5. Con las rutas de acceso determinadas en el paso 2, realice una copia de seguridad del archivo de base de datos de los Almacenes de archivo, de los archivos binarios y de los índices de búsqueda, copiando y pegando manualmente los archivos en una ubicación de copia de seguridad, o bien empleando una utilidad de copia de seguridad. 6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver. 5.8.6 Restaurar una copia de seguridad de un Almacén de archivo Restauración de un Almacén de archivo añadido a GFI MailArchiver 1. En GFI MailArchiver, desplácese a Configuración > Almacenes de archivo y haga clic en 2. En el cuadro de diálogo Estadísticas de almacén de archivo, anote las siguientes propiedades para tener una referencia rápida: Tabla 45: Propiedades de Almacén de archivo TIPO DE ALMACÉN DE ARCHIVO Microsoft SQL Server PROPIEDADES DE ALMACÉN DE ARCHIVO Servidor Base de datos Ruta de acceso al índice de búsqueda Microsoft SQL Server y sistema de archivos Servidor Base de datos Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Ruta de acceso al índice de búsqueda GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 100 TIPO DE ALMACÉN DE ARCHIVO Base de datos de Firebird PROPIEDADES DE ALMACÉN DE ARCHIVO Ruta de acceso a la base de datos de Firebird Ruta de acceso al origen binario del correo electrónico Ruta de acceso al índice de búsqueda 3. Inicie la consola de administración de servicios, para lo que debe seleccionar Inicio > Ejecutar y escribir ‘services.msc’. 4. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 5. Consulte la ubicación de los archivos anotados en el paso 2 para sustituir los archivos del Almacén de archivo por los archivos de copia de seguridad restaurados, como se indica a continuación: Base de datos de Firebird: sustituya la base de datos de Firebird del disco por la copia de seguridad de dicha base de datos Base de datos SQL: en Microsoft SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de seguridad de la base de datos y seleccione Tareas > Restaurar. Origen binario del correo electrónico: sustituya la carpeta binaria del disco por la copia de seguridad de dicha carpeta Carpeta de índice de búsqueda: sustituya la carpeta de índice de búsqueda del disco por la copia de seguridad de dicha carpeta. 6. En la consola de administración de servicios, reinicie todos los servicios de GFI MailArchiver. 5.8.7 Restauración de un Almacén de archivo que no se ha añadido a GFI MailArchiver 1. Dependiendo del tipo de Almacén de archivo que se vaya a restaurar, restaure la copia de seguridad de los datos aplicable como se indica a continuación: Base de datos de Firebird: restaure la base de datos de Firebird del disco Base de datos SQL: en Microsoft SQL Manager haga clic con el botón secundario en la copia de seguridad de la base de datos y seleccione Tareas > Restaurar. Origen binario del correo electrónico: restaure la carpeta binaria del disco Carpeta de índice de búsqueda: restaure la carpeta binaria de búsqueda del disco Tome nota de las rutas en las que se han restaurado todos los datos. 2. Agregue el Almacén de archivo restaurado a GFI MailArchiver asegurándose de que todas las rutas de acceso configuradas en el asistente, por ejemplo la ruta del índice de búsqueda o la base de datos SQL, son las de los datos restaurados. 5.9 Indización En GFI MailArchiver, la característica Índice de búsqueda indexa automáticamente el contenido de los mensajes de correo electrónico nuevos archivados en el Almacén de archivo correspondiente. Esta búsqueda permanentemente actualizada permite a los usuarios llevar a cabo búsquedas precisas y rápidas. Esta sección muestra cómo configurar la frecuencia con la que GFI MailArchiver indexará los correos electrónicos recientemente archivados en los índices de búsqueda. También ofrece información sobre cómo forzar una indexación completa en los casos en que se sospeche que el índice de búsqueda ya no es válido. Notas importantes GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 101 1. Los índices de búsqueda deben residir siempre en una unidad de disco local. La indización no estará disponible si la ruta de acceso del índice está especificada a través de una ruta UNC. 2. Para obtener el mejor rendimiento, ubique el índice de búsqueda en una unidad física separada de: La instalación de Microsoft Exchange Server La instalación de GFI MailArchiver La ubicación de la base de datos de Microsoft SQL Server/Firebird 3. Los índices sólo se emplean para las búsquedas. Los usuarios siempre podrán visualizar los correos electrónicos recientemente archivados a través de la función de examinar, independientemente de que los correos electrónicos estén o no indexados. 5.9.1 Configuración de la frecuencia de indexación 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione Administración de índice de búsqueda. Captura de pantalla 65: Administración de índice de búsqueda 3. En Programación de la indexación seleccione cualquiera de las siguientes opciones: GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 102 Tabla 46: Opciones de Programación de la indexación OPCIÓN DESCRIPCIÓN Indexar los mensajes de correo electrónico nuevos archivados cada Los índices de búsqueda se actualizan con los correos electrónicos recién archivados con un intervalo establecido, por ejemplo, cada media hora, una hora, dos horas, etc. Esta es la programación de la indexación recomendable, ya que con ella se obtiene el equilibrio correcto entre la frecuencia de actualización y el impacto sobre el rendimiento. NOTA si se elige la opción Inmediatamente, el contenido de los mensajes de correo electrónico nuevos se indexará según se guardan en un Almacén de archivo. De esta forma se garantiza el índice más actualizado; los usuarios podrán hacer búsquedas y encontrar los correos electrónicos más recientemente archivados. NOTA Esta opción puede reducir el rendimiento debido a la frecuencia de las actualizaciones dependiendo de la cantidad de mensajes de correo electrónico archivados. Indexar los mensajes de correo electrónico nuevos archivados todos los días a las El contenido de los mensajes de correo electrónico se actualiza a diario a la hora establecida. Esta opción permite programar la indexación fuera de las horas de mayor actividad. No se podrán hacer búsquedas de mensajes de correo electrónico archivados en las últimas 24 horas, ya que no estarán indexados aún. 4. Haga clic en Guardar. 5.9.2 Reconstrucción de un índice de búsqueda La reconstrucción de un índice de búsqueda permite volver a crear los índices que se estime que ya no devuelven los resultados correctos en las búsquedas o que han sido dañados. Notas importantes La reconstrucción de un índice de búsqueda puede tardar varias horas, dependiendo de la cantidad de mensajes de correo electrónico almacenados en el Almacén de archivo. Durante la reconstrucción de un índice, los usuarios no podrán encontrar correos electrónicos en ese almacén de archivo mediante la función de búsqueda. La reconstrucción de un índice de búsqueda afecta al rendimiento del servidor, dado que se trata de una operación con un uso intensivo del procesador y del disco duro. Se recomienda que este procedimiento se lleve a cabo fuera de las hora de mayor actividad, por ejemplo, en horario no laborable. Teniendo en cuenta las razones indicadas previamente los índices se deben reconstruir de uno en uno. Reconstrucción de un índice de búsqueda 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en el número de Almacenes de archivo configurados activos. 2. Seleccione el Almacén de archivo cuyo índice se va a reconstruir y haga clic en Reconstruir índice. 5.9.3 Pausar y reanudar la indexación La indexación se puede pausar y reiniciar a través de y . Esto le permite pausar las operaciones de indexación prolongadas durante las horas de mayor actividad y continuar durante las horas de menor actividad, por ejemplo, en horario no laborable. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 103 NOTA Pausar una indexación durante una combinación impide a los usuarios encontrar correos electrónicos en ese almacén de archivo mediante la función de búsqueda. Pausar una reconstrucción permite a los usuarios emplear el almacén de archivo. 5.9.4 Estados del índice de búsqueda Los diferentes estados de los índices de búsqueda de GFI MailArchiver: Tabla 47: Estados del índice de búsqueda Estado Descripción Inicializándose: estado durante la creación del índice de búsqueda. No se espera que ningún índice esté en este estado más de 10 minutos. No válido: indica que es muy probable que el índice de búsqueda esté dañado. Combinándose: GFI MailArchiver mantiene subíndices que son versiones más pequeñas del índice principal. Dichos subíndices se usan para aumentar el rendimiento del índice de búsqueda. Los subíndices de un Almacén de archivos se combinan con el índice de búsqueda principal cuando se crean un número de índices o automáticamente a las 2:00 am. En pausa: el proceso se pone en pausa manualmente desde la configuración de GFI MailArchiver. El índice permanecerá en este estado hasta que se haga clic en el botón Reanudar índice. En línea: el índice de búsqueda está en línea. Pendiente: este estado muestra que el índice de búsqueda empezará a regenerarse pronto. Regenerándose: indica que el generador de índices está indizando una base de datos. La duración de la regeneración de un índice depende del tamaño de la base de datos que se indiza. 5.9.5 Configuración del analizador de idioma La separación de palabras es la división del texto en tokens de texto individuales o palabras. Muchos idiomas, especialmente los que utilizan el alfabeto latino, disponen de una matriz de separadores de palabras (como el espacio en blanco) y signos de puntuación que se usan para diferenciar las palabras, frases y párrafos. Los separadores de palabras deben basarse en una heurística de idioma precisa que proporcione resultados fiables y precisos. La separación de palabras es más compleja para los sistemas de escritura basados en caracteres o en los alfabetos basados en scripts, donde el significado de los caracteres individuales se determina por el contexto. Un «separador de palabras" es vital para una correcta indexación de la mayoría de los idiomas asiáticos (por ejemplo, japonés, chino o árabe) y otros idiomas El analizador de idioma de GFI MailArchiver está habilitado de forma predeterminada. Para un rendimiento óptimo del indexado se recomienda encarecidamente no deshabilitarlo. Configuración del analizador de idioma 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Almacenes de archivo. 2. Seleccione Administración de índice de búsqueda. 3. Seleccione o anule la selección de Habilitar analizador automático de idioma para habilitar o deshabilitar el analizador de idioma. 4. Seleccione un idioma predeterminado en la lista desplegable Idioma predeterminado. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 104 NOTA Si el idioma requerido no aparece en la lista desplegable Idioma predeterminado, agréguelo en la opción Configuración regional del Panel de control de Microsoft Windows. 5.10 Programación de Almacenes de archivo Hay dos métodos a través de los que se puede indicar a GFI MailArchiver que empiece automáticamente archivar los mensajes de correo electrónico en un Almacén de archivo nuevo. Sustituir en función de la fecha: GFI MailArchiver cambia el Almacén de archivo en función de una programación específicamente configurada. Esta característica está disponible para todos los tipos de bases de datos que se usan con Almacenes de archivo Sustituir en función del tamaño de la base de datos: GFI MailArchiver cambia el Almacén de archivo cuando el tamaño de su base de datos se aproxima a un tamaño concreto. Esta característica sólo está disponible para Almacenes de archivo basados en bases de datos de Microsoft SQL Express. 5.10.1 Cómo programar los Almacenes de archivo para que cambien en función de la fecha 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Almacenes de archivo. 2. Haga clic en . 3. Seleccione la opción Periódico y defina el periodo de tiempo. Las opciones disponibles son: Tabla 48: Opciones de Sustituir en función de la fecha OPCIÓN DESCRIPCIÓN Programación de fecha predefinida Elija esta opción y seleccione un intervalo para el momento en que se sustituirá la base de datos en cuestión. Las opciones disponibles son: Mensualmente Bimestralmente Trimestralmente Semestralmente Anualmente Programación de fecha personalizada Elija esta opción y seleccione la fecha en la que se producirá la sustitución. Las opciones disponibles son: Comenzar la programación en: define un mes y un año para el inicio de la programación de sustituciones del Almacén de archivo. Cambiar de Almacén de archivo cada: define un intervalo (en meses) para el cambio de Almacén de archivo. 4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 105 5.10.2 Cómo programar los Almacenes de archivo para que cambien por tamaño de base de datos NOTA Esta característica sólo está disponible para Almacenes de archivo basados en bases de datos de Microsoft SQL Express. 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Almacenes de archivo. 2. Haga clic en . 3. Para finalizar la configuración, seleccione Tamaño y haga clic en Guardar. 5.10.3 Deshabilitar la programación de los Almacenes de archivo 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en Almacenes de archivo. 2. Haga clic en . 3. Para finalizar la configuración, seleccione Deshabilitar programación y haga clic en Guardar. 5.11 Control de acceso al correo electrónico De forma predeterminado, los usuarios de Active Directory pueden examinar y buscar únicamente sus mensajes de correo electrónico. Control de acceso al correo electrónico permite configurar a los usuarios para que formen parte de un grupo con acceso a los mensajes de correo electrónico de otros usuarios. Los grupos preconfigurados se muestran en la tabla siguiente. Tabla 49: Grupos del control de acceso al correo electrónico OPCIÓN DESCRIPCIÓN Grupo de acceso total Permite a los usuarios en los grupos de Active Directory (AD) examinar y buscar en todos los mensajes de correo electrónico guardados en los Almacenes de archivo. NOTA dado que los mensajes de correo electrónico puede contener información confidencial, se recomienda encarecidamente seleccionar los miembros de estos grupos con mucho cuidado. Administradores de grupo Permite a los usuarios que disponen de una función de administrador o supervisor en la organización examinar y buscar en los mensajes de correo electrónico de todos los usuarios que forman parte de dicho grupo de AD. Control de cuentas de usuario Permite a usuarios específicos examinar y buscar en los mensajes de correo electrónico de otros usuarios. Esta característica permite, por ejemplo, conceder a un usuario acceso a los mensajes de correo electrónico de otro usuario que ya no está en la empresa y cuya cuenta de AD ha sido eliminada. Buzones compartidos Permite a un grupo acceder a los mensajes de correo electrónico archivados en un buzón específico. Por ejemplo, permite a todos los comerciales tener acceso a [email protected]. 5.11.1 Cómo agregar grupos al grupo de acceso total Cuando se agrega un grupo de usuarios al grupo de acceso total, se concede a dichos usuarios acceso a todos los mensajes de correo electrónico archivados en GFI MailArchiver. 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en la etiqueta Control de acceso. 2. Haga clic en Configurar Grupo de acceso total. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 106 3. Seleccione el grupo definido como el Grupo de acceso total y haga clic en Guardar. 5.11.2 Cómo agregar usuarios al Grupo de administradores de grupo Cuando se agrega un usuario al Grupo de administradores de grupo, se conceden a dicho usuario acceso a todos los correos electrónicos archivados en GFI MailArchiver para un grupo determinado de usuarios de Active Directory. 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en la etiqueta Control de acceso. 2. Haga clic en Configurar administradores de grupo. 3. En el campo Administrador, seleccione el usuario que va a agregar como administrador y el grupo al que se concederá acceso total, y haga clic en Agregar. Repita la operación para agregar otros usuarios a otros grupos. NOTA Cualquier usuario puede añadirse a varios grupos. Para ello es preciso seleccionar el mismo usuario y un grupo diferente. 4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. 5.11.3 Definición del control de acceso de usuario El control de acceso de usuarios permite conceder a usuarios determinados acceso a los correos electrónicos archivados de otros usuarios. 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en la etiqueta Control de acceso. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 107 Captura de pantalla 66: Cómo configurar el control de acceso 2. Haga clic en Configurar control de cuentas de usuario. 3. Seleccione el usuario al que va a conceder acceso en el campo Usuario y el usuario al que se concederá acceso al buzón en el campo Tiene acceso al usuario. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros usuarios a otros grupos. NOTA Un usuario puede añadirse a varios usuarios. Para ello, es preciso seleccionar el mismo usuario y un usuario diferente al que se concederá acceso a los mensajes de correo electrónico archivados. 4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 108 5.11.4 Configuración de buzones compartidos Los buzones compartidos son aquellos a los que pueden acceder todo el conjunto de usuarios de un grupo. 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en la etiqueta Control de acceso. 2. Haga clic en Configurar buzones compartidos. 3. Seleccione el grupo al que se concederá acceso en el campo Grupo y el buzón al que se concederá acceso en el campo Cuenta de buzón. Haga clic en Agregar y repita la operación para agregar otros grupos a diferentes buzones. NOTA El mismo grupo puede añadirse a diferentes buzones. Para ello, sólo es preciso seleccionar el mismo usuario y un buzón diferente para conceder acceso a los mensajes de correo electrónico archivados. 4. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. 5.12 Directivas de retención Las directivas de retención definen el tiempo durante el que los correos electrónicos archivados se conservan en el Almacén de archivo antes de que se eliminen. Por ejemplo, puede configurar GFI MailArchiver para que conserve los correos que tengan la etiqueta ‘Ventas’ durante dos años y que conserve de forma indefinida los que tengan la etiqueta ‘Legal’. GFI MailArchiver también brinda la posibilidad de suspender temporalmente las directivas de retención, con lo que no se elimina ningún correo electrónico. Por ejemplo, puede suspender las directivas de retención hasta que se resuelva un litigio. En ese caso, los mensajes de correos electrónicos se marcan para su eliminación y se eliminan una vez que desaparece la suspensión temporal. ¿Cómo se aplican las directivas de retención? GFI MailArchiver comprueba el contenido de los mensajes de correo electrónico con las directivas de retención configuradas en el momento del archivado. GFI MailArchiver comprueba en primer lugar el correo electrónico con la directiva de máxima prioridad. Si el correo electrónico cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se asocia con el correo electrónico. Si el correo electrónico no cumple la directiva de retención de máxima prioridad, GFI MailArchiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención configurada, según la prioridad. El proceso se repite hasta que el correo electrónico cumple una directiva de de retención configurada o hasta que no hay más directivas de retención. Si un correo electrónico no cumple ninguna directiva de retención, GFI MailArchiver lo almacena en el Almacén de archivo de forma indefinida. Notas importantes 1. Las directivas de retención creadas o modificadas después de que GFI MailArchiver haya almacenado en un Almacén de archivo no afectarán a dicho correo electrónico. Esto se debe a que GFI MailArchiver comprueba el contenido de los mensajes de correo electrónico con las directivas de retención en el momento en que los archiva. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 109 2. Un correo electrónico no puede cumplir más de una directiva de retención. Por consiguiente, las prioridades que asigne a las directivas de retención son muy importantes. 3. Todos los mensajes de correo electrónico que cumplan una directiva de retención en la que la acción configurada sea ‘eliminar correo electrónico de inmediato’ se descartarán inmediatamente sin guardarse en el Almacén de archivo. 4. Todos los mensajes de correo electrónico que cumplan una directiva de retención en la que la acción configurada se haya establecido en eliminar después de varios días se almacenarán en un Almacén de archivo. En el tiempo preconfigurado transcurrido, GFI MailArchiver purga el correo electrónico del Almacén de archivo. 5. De manera predeterminada, no existen directivas de retención en GFI MailArchiver tras la instalación 5.12.1 Visualización de directivas de retención Captura de pantalla 67: Visualización de directivas de retención y spam Para ver las directivas de retención, seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Directivas de retención y de spam. Las directivas de GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 110 retención se muestran en la tabla de directivas de retención, clasificadas por el orden que se ejecutan. Los campos disponibles se muestran en la tabla siguiente. Tabla 50: Campos de la tabla de directivas de retención OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de directiva Muestra el nombre de la directiva de retención. Activa Muestra si la directiva de retención está activa, inactiva o deshabilitada por razones legales. Acción Muestra la acción configurada para esta directiva de dirección. Por ejemplo: conservar correos electrónicos durante 2 años. 5.12.2 Agregar una nueva directiva de retención 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Directivas de retención y de spam. 2. Haga clic en . Captura de pantalla 68: Seleccionar directiva de SPAM o de retención de correo electrónico GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 111 3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Directiva de retención de correo electrónico y haga clic en Siguiente. Captura de pantalla 69: Detalles de directiva de retención 4. En la pantalla Detalles de directiva de retención, escriba los detalles de la directiva de retención nueva y haga clic en Siguiente. Las opciones disponibles son: Tabla 51: Opciones de Nueva directiva de retención OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de directiva Define el nombre de la directiva que se va a crear. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 112 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Criterios de correo electrónico Define las condiciones que identificarán que un correo electrónico forma parte de esta directiva de retención. En la lista desplegable, seleccione una de las siguientes opciones y especifique los valores a los que debe ajustarse cualquier correo electrónico para cumplir esta directiva de retención. Haga clic en para agregar más condiciones, o en para eliminar cualquiera de las condiciones escritas. Seleccione: Asunto: defina el asunto de cualquier correo electrónico Cuerpo: defina las palabras clave que se pueden encontrar en el cuerpo de los mensajes de correo electrónico Remitente: defina la dirección de correo electrónico del remitente o especifique el nombre de usuario con el formato dominio\nombre de usuario Destinatario: escriba la dirección de correo electrónico del destinatario o especifique el nombre de usuario con el formato dominio\nombre de usuario Tamaño de correo electrónico: seleccione un parámetro y escriba el tamaño del correo electrónico, en MB. Los parámetros que se pueden usar son: Igual a Mayor que Mayor o igual que Menor que Menor o igual que Tamaño del adjunto: seleccione un parámetro y especifique el tamaño del correo electrónico, en MB. Los parámetros que se pueden usar son: Igual a Mayor que Mayor o igual que Menor que Menor o igual que Tipo de adjunto: defina la condición de tipo de archivo seleccionando una categoría en la lista desplegable de valores predefinidos. Para obtener más información sobre los tipos de archivo, consulte el apartado Tipos de archivo de retención en esta misma sección. Habilitar directiva Define si una directiva está en vigor, o no, y si los mensajes de correo electrónico se van a eliminar inmediatamente o se van a conservar durante un periodo determinado. Seleccione Habilitar directiva y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones: NO conservar los mensajes de correo electrónico que cumplan las condiciones anteriores, eliminarlos de inmediato. NO conservar los mensajes de correo electrónico que cumplan las condiciones anteriores, eliminarlos después de x días NOTA para configurar un número de años, especifique el número de días. Por ejemplo: para conservar los mensajes de correo electrónico durante 2 años, escriba 730 días, mientras que para conservarlos durante 5 años, escriba 1825 días. 5. Haga clic en Finalizar. Tipos de archivos de retención La siguiente tabla muestra los tipos de archivo asociados con cada una de las categorías de Tipo de adjunto que se pueden usar al filtrar una directiva de retención por tipo de adjunto: GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 113 Tabla 52: Tipos de archivos de retención predefinidos CATEGORÍA TIPO DE ARCHIVO Imágenes *.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps Documentos *.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde Música *.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel Vídeo *.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv 5.12.3 Cómo cambiar el orden de las directivas de retención El orden en que se aplican las directivas de retención es muy importante en GFI MailArchiver. En primer lugar, GFI MailArchiver comprueba el correo electrónico con la directiva de máxima prioridad. Si el correo electrónico cumple las condiciones configuradas, la directiva de retención se asocia con el correo electrónico. Sin embargo, si el correo electrónico no cumple la directiva de retención de máxima prioridad, GFI MailArchiver lo comprobará con la siguiente directiva de retención configurada, según la prioridad. Para cambiar el orden de las directivas de retención: 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Directivas de retención y de spam. 2. Seleccione la directiva de retención cuyo orden desea cambiar y haga clic en para subirla o bajarla, respectivamente. o 5.12.4 Cómo agregar directivas de retención de SPAM De forma predeterminada, los mensajes de correo electrónico marcados como spam se archivan con los restantes mensajes y GFI MailArchiver no discrimina entre los mensajes de correo electrónico válidos y los marcados como SPAM por soluciones antispam, como GFI MailEssentials. En GFI MailArchiver, puede configurar una directiva de retención de SPAM que le permita eliminar el spam inmediatamente durante el proceso de archivo o después de un número de días específico. La creación de una directiva de retención de SPAM también permite a los usuarios explorar los mensajes de correo electrónico marcados como spam y si no son realmente spam, marcarlos como no spam. De esta forma, la directiva de retención de SPAM no eliminará dichos mensajes de correo electrónico. 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en la etiqueta Directivas de retención. 2. Haga clic en . 3. En el Asistente de directivas de retención, seleccione Especificar directiva de SPAM y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 114 Captura de pantalla 70: Cuadro de diálogo Directiva de retención de SPAM 4. Escriba el nombre de la directiva de retención de SPAM, configure si la directiva está activa o no, y seleccione el periodo de retención. La siguiente tabla muestra una lista de las opciones disponibles. Tabla 53: Opciones de Directiva de retención de SPAM OPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre de directiva Define el nombre de la directiva que se va a crear o editar. Escriba o edite el nombre en este campo de texto. Habilitar directiva Define si la directiva que se va a crear o editar está activa o deshabilitada. Active o desactive la casilla de verificación para habilitar o deshabilitar la directiva. NO conservar correos electrónicos marcados como SPAM, eliminarlos de inmediato Indica a GFI MailArchiver que elimine inmediatamente todos los mensajes de correo electrónico marcados como SPAM. NO conservar los mensajes de correo electrónico que cumplan las condiciones anteriores, eliminarlos después de x días Indica a GFI MailArchiver que conserve todos los mensajes de correo electrónico marcados como SPAM y que los elimine cuando haya transcurrido el tiempo configurado. 5. Haga clic en Siguiente y Finalizar para finalizar la configuración de la directiva de retención. 5.12.5 Configuración de Conservación por razones legales Conservación por razones legales indica a GFI MailArchiver que detenga temporalmente la eliminación de mensajes de correo electrónico archivados y que los conserve hasta próximo aviso. Habilite esta GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 115 característica para detener temporalmente la eliminación de mensajes de correo electrónico archivados hasta que, por ejemplo, se resuelva un litigio. La habilitación de esta característica hará que GFI MailArchiver marque los mensajes de correo electrónico archivados para su eliminación. La instrucción de eliminación se ejecutará cuando desaparezca la conservación por razones legales. Para habilitar Conservación por razones legales: 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Directivas de retención y de SPAM. 2. Seleccione . Para deshabilitar Conservación por razones legales: 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Directivas de retención y de SPAM. 2. Seleccione . IMPORTANTE Utilice esta característica con precaución, ya que los mensajes de correo electrónico se eliminan de inmediato al deshabilitar Conservación por razones legales. 5.13 Reglas de clasificación Las reglas de clasificación permiten clasificar automáticamente los mensajes de correo electrónico en función de su contenido. Los mensajes de correo electrónico archivados se revisan automáticamente según las reglas de clasificación instaladas y se marcan en función de la regla que se cumpla. Esta sección le ayudará a: Agregar reglas de clasificación Editar reglas de clasificación Quitar reglas de clasificación 5.13.1 Cómo agregar reglas de clasificación 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración, haga clic en la etiqueta Reglas de clasificación. 2. Haga clic en GFI MailArchiver . 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 116 Captura de pantalla 71: Detalles de Regla de categorización 3. Escriba un nombre de regla en el campo Nombre de directiva y configure los criterios que tienen que cumplir los mensajes de correo electrónico para encuadrarse en esta regla de clasificación. Las opciones disponibles son: Tabla 54: Opciones de Directiva de clasificación OPCIÓN DESCRIPCIÓN Asunto Escriba el texto del asunto que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. Cuerpo Escriba el texto del cuerpo que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 117 OPCIÓN DESCRIPCIÓN Remitente Seleccione si la clasificación se va a realizar por dirección de correo electrónico o por nombre de usuario. Especifique la dirección de correo electrónico o seleccione el nombre de usuario que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. NOTA El signo ‘@’ siempre debe estar presente en la dirección de correo electrónico del remitente especificada. Se admiten los siguientes caracteres comodín: ? : equivale a cualquier letra Por ejemplo: ???n@?aster-domain.com equivaldrá tanto a [email protected] como a [email protected]. : equivale a palabras completas Por ejemplo: *@master-domain.com equivale a todas las direcciones de correo electrónico con la parte de dominio master-domain.com Destinatario Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario que debe tener el correo electrónico para encuadrarse en esta regla de categorización. 4. Haga clic en para agregar más criterios de clasificación o en con anterioridad. para eliminar criterios escritos 5. Seleccione Habilitar directiva y escriba la etiqueta que debe ponerse a los mensajes de correo electrónico en el campo Los correos electrónicos que cumplen esta directiva de categorización se deben etiquetar. Haga clic en Siguiente para continuar. 6. En la página Resumen, revise los detalles de las reglas de categorización y haga clic en Finalizar. 5.13.2 Cómo editar las reglas de clasificación 1. Seleccione la regla de clasificación que desea editar y haga clic en Editar. 2. Para obtener información sobre cómo editar una regla de clasificación, siga las instrucciones del apartado Cómo agregar directivas de clasificación. 5.13.3 Cómo quitar reglas de clasificación Seleccione la regla de clasificación que desea quitar y haga clic en se quitará de forma automática. . La regla de clasificación 5.14 Auditoría La auditoría de las actividades de las bases de datos de GFI MailArchiver utiliza las capacidades de seguimiento de Microsoft SQL Server para registrar todas las actividades que afectan a las bases de datos de archivo. Los datos del seguimiento se almacenan en un archivo de texto en una ubicación especificada por el usuario en el equipo con Microsoft SQL Server. Hay un archivo de seguimiento por servidor, que contiene los datos de seguimiento de todos los Almacenes de archivo alojados en el servidor. El servicio de Microsoft SQL Server contiene un bloqueo exclusivo del archivo de seguimiento, lo que garantiza que no se puede alterar el archivo. En GFI MailArchiver se puede desencadenar el proceso de carga de los archivos de seguimiento en la base de datos de auditoría. Después de la carga, los informes de auditoría se pueden ver en la página Informes de auditoría de la consola. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 118 IMPORTANTE GFI MailArchiver sólo audita Almacenes de archivo basados en Microsoft SQL Server. La auditoría no se realiza en los Almacenes de archivo basados en: La base de datos y el sistema de archivos de Microsoft SQL Server. La base de datos y el sistema de archivos de GFI MailArchiver (Firebird). Véase también: Cómo configurar auditorías de actividades de bases de datos Cómo editar auditorías de actividades de bases de datos Informes de auditoría 5.14.1 Cómo configurar auditorías de actividades de bases de datos 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Auditioría. 2. Haga clic en Configurar. Captura de pantalla 72: Seleccionar un método de autenticación GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 119 3. Seleccione el servidor Microsoft SQL Server que va a usar en el cuadro desplegable Microsoft SQL Server y elija el método de autenticación que usará para conectarse con el servidor Microsoft SQL Server seleccionado. Tabla 55: Métodos de autenticación de SQL Server OPCIÓN DESCRIPCIÓN Autenticación de Windows Utiliza el usuario conectado en ese momento para conectarse a Microsoft SQL Server. Autenticación de Microsoft SQL Server Utiliza las credenciales de los campos Nombre de acceso y Contraseña para conectarse a Microsoft SQL Server. GFI MailArchiver las usará para escribir en la base de datos de auditoría, o leerla. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. IMPORTANTE La cuenta especificada debe tener privilegios de administrador de sistema o de propietario de la base de datos. 4. Para crear una base de datos en un servidor Microsoft SQL Server seleccionado con anterioridad, seleccione Nueva base de datos de auditoría y escriba un nombre en el cuadro de texto. Para usar una base de datos existente, en Seleccionar una existente:, elija una base de datos de auditoría en la lista que se muestra. Haga clic en Siguiente para continuar. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. 5. Especifique si desea habilitar el seguimiento en los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Seleccione Permitir realizar seguimientos de los Almacenes de archivo para registrar los datos de actividad de la base de datos y especifique la ruta de acceso del equipo con Microsoft SQL Server en el que se almacenarán los archivos de seguimiento. Haga clic en Siguiente para continuar. NOTA Asegúrese de que se puede acceder a la ubicación especificada utilizando la cuenta de usuario con la que se ejecuta el servicio de Microsoft SQL Server NOTA Bloquee la ubicación en que almacena los archivos de seguimiento de Microsoft SQL Server a través de los permisos de NTFS, con el fin de que el servicio de Microsoft SQL Server sea el único que puede acceder a la ubicación. Esto, junto con el bloqueo exclusivo que realiza el servicio de Microsoft SQL Server, garantiza que no se pueden alterar los datos de los archivos de seguimiento. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 120 Captura de pantalla 73: Habilitar la auditoría de interacción del usuario 6. Especifique si desea habilitar la auditoría de interacción del usuario. Así se registrará toda la actividad de la interfaz de usuario de GFI MailArchiver realizada por los usuarios. Para habilitarlo, seleccione Habilitar auditoría de interacción de usuario. Haga clic en Siguiente para continuar. 7. Revise el resumen de la configuración de la base de datos de auditoría y haga clic en Finalizar para finalizar la configuración. 5.14.2 Cómo editar auditorías de actividades de bases de datos Para editar la configuración de la auditoría de las actividades de las bases de datos existente, seleccione los valores que se configuraron previamente y haga clic en Configurar. Siga las instrucciones que se indican en el apartado Cómo configurar auditorías de actividades de la base de datos para editar la configuración de la auditoría de las actividades de la base de datos existente. 5.14.3 Informes de auditoría Los informes de auditoría se basan en los datos que genera la auditoría de actividades de la base de datos y en la auditoría de interacción del usuario. Los informes de auditoría se pueden ver desde GFI MailArchiver. Informes de auditoría de actividad de base de datos: Administración de la configuración Control de acceso GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 121 Tratamiento de datos Mensajes de correo electrónico archivados Importación en masa Directiva de retención Prevención contra pérdida de datos Pista de auditoría del usuario Informe de auditoría de interacción del usuario: Integridad de datos Acceso a los informes 1. Seleccione la ficha Auditoría y, a continuación, el informe que desee. 2. Realice las siguientes acciones: Filtrar informes: Use el área Filtrar por: seleccionando el valor por el que se va a filtrar y especificando los detalles que un registro tiene que cumplir para que aparezca en pantalla. El área Filtrar por: se encuentra en la parte superior de cada una de las páginas del informe. Imprimir informes: haga clic en el botón Imprimir informe superior de cada una de las páginas del informe. , que se encuentra en la parte Informe de auditoría de la administración de la configuración Este informe se usa para mostrar todos los cambios de configuración realizados en GFI MailArchiver. La información que aparece incluye: El usuario que realizó los cambios Los cambios efectuados NOTA Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la configuración que se enumeran en la lista aparecerá una ventana con información más detallada. Informe de auditoría de control de acceso Este informe se usa para mostrar todos los cambios realizados en la configuración del control de acceso de GFI MailArchiver. La información que aparece incluye: El usuario que realizó los cambios El usuario afectado por el cambio Los permisos que se han cambiado Informe de auditoría de mensajes de correo electrónico archivados Este informe se usa para mostrar el número de mensajes de correo electrónico archivados en los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver al día. La información que aparece incluye: GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 122 Fecha Nombre de Almacén de archivo Número de mensajes de correo electrónico archivados Informe de auditoría de importación en masa Este informe se utiliza para mostrar la cantidad de mensajes de correo electrónico importados en los Almacenes de archivo a través del servicio de importación masiva, en cada informe. La información que aparece incluye: Fecha de importación Nombre de Almacén de archivo Número de mensajes de correo electrónico importados Informe de auditoría de directivas de retención Este informe se usa para mostrar las directivas de retención ejecutadas y la cantidad de mensajes de correo electrónicos eliminados. La información que aparece incluye: La fecha en que se ejecutó la directiva Nombre de Almacén de archivo El nombre de la directiva de retención El número de mensajes de correo electrónico eliminados Al hacer clic en cualquiera de las directivas de retención ejecutadas de la lista, aparecerá en una ventana con información detallada sobre la directiva ejecutada. Informe de auditoría de prevención contra la pérdida de datos Este informe se usa para mostrar los usuarios que han realizado acciones que pueden provocar la pérdida de datos, como el reenvío de mensajes de correo electrónico de los Almacenes de archivo. La información que aparece incluye: El usuario que realizó la acción La acción realizada El número de mensajes de correo electrónico afectados Informe de la auditoría de la pista de auditoría del usuario Este informe se usa para mostrar las acciones tomadas por los usuarios durante el uso de la interfaz web de GFI MailArchiver. La información que aparece incluye: Nombre de usuario Acción realizada Fecha y hora en que se realizó la acción Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles: Para agrupar la lista por usuario, haga clic en el botón Agrupar por usuario, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 123 Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. Al hacer clic en cualquiera de las acciones del usuario de la lista, aparecerá en una ventana con información detallada sobre la acción realizada. Informe de auditoría de integridad de datos Este informe muestra todos los cambios realizados en los Almacenes de archivo y en las bases de datos de auditoría de GFI MailArchiver que no pasaron por los servicios de GFI MailArchiver. La información que aparece incluye: El tipo de evento El servidor Microsoft SQL Server y la base de datos afectados El usuario de base de datos afectado Acción realizada Equipo del que partió la acción Las siguientes opciones de informe se encuentran disponibles: Para agrupar la lista por tipo de evento, haga clic en el botón Agrupar por tipo de evento, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. Para agrupar la lista por fecha, haga clic en el botón Agrupar por fecha, que se encuentra en la parte superior de la página del informe. Al hacer clic en cualquiera de los cambios realizados en la base de datos que aparecen en la lista, aparecerá una ventana con información detallada sobre el cambio. 5.15 Como ver y editar claves de licencia Las versiones de GFI MailArchiver requieren una clave de licencia. Para obtener información acerca de las licencias de GFI MailArchiver, consulte: http://www.gfi.com/products/gfi-mailarchiver/pricing/licensing Para revisar la clave de licencia que se usa en GFI MailArchiver, seleccione la ficha Configuración y haga clic en la etiqueta Cambiar clave de licencia. Para cambiar la clave de licencia actual: 1. Haga clic en Editar clave de licencia. 2. Escriba o pegue la clave de licencia en el cuadro de texto Clave de licencia. Haga clic en Verificar clave de licencia para verificar que la clave de licencia nueva es correcta. 3. Haga clic en Guardar para finalizar la configuración. NOTA Después de la instalación de GFI MailArchiver, el Asistente de postinstalación le redirige automáticamente a esta página. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 124 5.16 Configuración general La opción Configuración general permite definir la dirección de correo electrónico del administrador y los detalles del servidor de correo electrónico para notificaciones. También permite habilitar, deshabilitar y configurar las comprobaciones de versión de GFI MailArchiver. Esto permite que GFI MailArchiver compruebe si hay versiones nuevas de GFI MailArchiver y que le avise en ese caso. Véase también: Cambiar la configuración general Cambiar la configuración de comprobación de versión 5.16.1 Cambiar la configuración general 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Configuración general. 2. Haga clic en Cambiar configuración. Captura de pantalla 74: Configuración general 3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 125 Tabla 56: Opciones de Configuración general OPCIÓN DESCRIPCIÓN Dirección de correo electrónico del administrador Define la dirección de correo electrónico del administrador a la que se envían notificaciones importantes. Servidor SMTP Define el servidor SMTP que usa GFI MailArchiver para enviar notificaciones y restaurar mensajes de correo electrónico del Almacén de archivo. Número de puerto Define el número de puerto a través del que GFI MailArchiver se comunicará con el servidor SMTP. Valor predeterminado: 25 Usar SSL Indica a GFI MailArchiver que se conecte y se comunique con el servidor SMTP utilizando SSL. El servidor SMTP requiere autenticación Indica a GFI MailArchiver que se conecte al servidor STMP utilizando un nombre de usuario y una contraseña. Si se elige esta opción, los campos de nombre de usuario y contraseña se muestran automáticamente. 4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva. 5. Haga clic en Enviar correo electrónico de prueba para confirmar que los detalles son correctos. 5.16.2 Cambiar la configuración de comprobación de versión 1. Seleccione la ficha Configuración y en Información general de configuración actual, haga clic en la etiqueta Configuración general. 2. Haga clic en Cambiar configuración de comprobación de versión. Captura de pantalla 75: Configuración de comprobación de la versión GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 126 3. Realice todas las modificaciones necesarias desde la lista de opciones disponibles. Tabla 57: Configuración de comprobación de versión OPCIÓN DESCRIPCIÓN Habilitar comprobación de versión Habilita o deshabilita la comprobación de versión de GFI MailArchiver. Si desactiva esta opción, dejará de comprobarse automáticamente si hay versiones nuevas de GFI MailArchiver. Habilitar servidor proxy Indica a GFI MailArchiver que use un servidor proxy para conectarse a los servidores de GFI y buscar versiones actualizadas. Servidor proxy/puerto Define el servidor proxy y el puerto que usa GFI MailArchiver para conectarse a los servidores de GFI para comprobar las versiones. El proxy requiere autenticación Esta opción se debe habilitar si el servidor proxy que se ha especificado en los campos Servidor proxy y Puerto requiere autenticación. Nombre de usuario/contraseña Define el nombre de usuario y la contraseña que usa GFI MailArchiver si el servidor proxy utiliza autenticación. 4. Haga clic en Guardar para guardar la configuración nueva. GFI MailArchiver 5 Cómo configurar GFI MailArchiver | 127 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico GFI MailArchiver permite extraer mensajes de correo electrónico de varias bases de datos de correos electrónicos e importarlos en los Almacenes de archivo. IMPORTANTE Si Microsoft Outlook no se detecta en el equipo en el que se ejecuta la herramienta, las opciones de importarán estarán deshabilitadas. GFI MailArchiver sólo admite Microsoft Outlook 2003/2007/2010 de 32 bits. Por medio de GFI MailArchiver es posible exportar correos electrónicos desde los Almacenes de archivo para, por ejemplo, restaurar correos electrónicos eliminados. La herramienta GFI MailArchiver Import and Export puede exportar mensajes de correo electrónico a: una dirección de correo electrónico específica una carpeta del disco con formato .eml o .msg un archivo PST. Para obtener m s informaci n, consulte Exportar mensajes de correo electrónico de Almacenes de archivo de GFI MailArchiver (page 186). Véase también: Importar mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange Configurar configuración de importación de GFI MailArchiver Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: concesión de permisos Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: revocación de permisos 6.1 Importar mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange La herramienta GFI MailArchiver permite extraer mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange e importarlos en los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 128 El proceso de agregar correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange a GFI MailArchiver conlleva el siguiente procedimiento: 1. La herramienta GFI MailArchiver Import Export extrae mensajes de correo electrónico de buzones de Microsoft Exchange. 2. La herramienta GFI MailArchiver Import Export convierte los mensajes de correo electrónico al formato MIME. 3. El Servicio de importación de GFI MailArchiver procesa los mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada uno. 4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo apropiado. 5. Los mensajes de correo electrónico con error se colocan en una carpeta separada para su revisión. 6.1.1 Paso 1:Configure GFI MailArchiver Configuración de la importación Utilice el Servicio de importación de GFI MailArchiver para analizar los mensajes de correo electrónico extraídos y para almacenarlos en el Almacén de archivo de GFI MailArchiver pertinente. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 129 NOTA Antes de agregar almacenes de datos en el Servicio de importación de GFI MailArchiver, asegúrese de que los Almacenes de archivo antes se configuran como se describe a continuación. Administración del Almacenes de archivo para el Servicio de importación de GFI MailArchiver 1. Haga clic en Inicio > Programa > GFI MailArchiver > Herramienta GFI MailArchiver Import and Export 2. Haga clic en Configuración de importación para acceder a la pantalla Utilidad GFI MailArchiver Import Export. La siguiente tabla muestra las opciones disponibles. Tabla 58: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver OPCIÓN DESCRIPCIÓN Plan Permite configurar un plan del Almacén de archivo Agregar Permite agregar un nuevo Almacén de archivo para almacenar mensajes de correo electrónico importados. Modificar Elija un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad y haga clic en Modificar para realizar los cambios necesarios. Quitar Permite quitar un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad. Seleccione el plan que desea quitar y haga clic en Quitar. Filtros (plan y personalizados) Haga clic en cualquiera de las carpetas mostradas para filtrar la visualización de la lista por Almacén de archivo o planes del Almacén de archivo. Importar actividad Permite comprobar a qué Almacén de archivo se están importando los correos electrónicos. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, es posible crear Almacenes de archivo independientes en los que almacenar los correos electrónicos importados. Como alternativa también se puede crear un plan del Almacén de archivo personalizado que creará automáticamente Almacenes de archivo de acuerdo con un intervalo de tiempo especificado. Cómo agregar un Almacén de archivo nuevo NOTA Los Almacenes de archivo se crean automáticamente con el perfil de Almacén de archivo configurado en GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre los perfiles de Almacén de archivo, consulte la sección Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver en el capítulo Administración de Almacenes de archivo de este manual. 1. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, haga clic en Configuración para abrir el cuadro de diálogo Administración de Almacén de archivos. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 130 Captura de pantalla 76: Planes del Almacén de archivo 2. Haga clic en Agregar. 3. Seleccione Crear Almacén de archivo para crear un Almacén de archivo o Utilizar un Almacén de archivo existente para que GFI MailArchiver lo cree automáticamente. 4. Especifique o seleccione un nombre para la base de datos y seleccione también las fechas en los campos Desde: y Hasta: de los mensajes de correo electrónico que se almacenarán en la base de datos. 5. Haga clic en Aceptar y Guardar para finalizar la configuración del Almacén de archivo. Cómo agregar un plan del Almacén de archivo nuevo NOTA Los Almacenes de archivo se crean automáticamente con el perfil de Almacén de archivo configurado en GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre los perfiles de Almacén de archivo, consulte la sección Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver en el capítulo Administración de Almacenes de archivo de este manual. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 131 NOTA Los planes del Almacén de archivo sólo se pueden crear de uno en uno. 1. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, haga clic en Configuración para abrir el cuadro de diálogo Administración de Almacén de archivos. Captura de pantalla 77: Planes del Almacén de archivo 2. Haga clic en Plan. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 132 Captura de pantalla 78: Asistente de fechas del plan 3. Seleccione el intervalo de fechas que desea que cubra el plan, para lo que debe usar el control deslizante. Si conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar, seleccione Sí, lo sé. Si no conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar, haga clic en No lo sé. Haga clic en Siguiente. 4. Si ha seleccionado Sí, lo sé en la pantalla anterior, se le pedirá que seleccione el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar y que haga clic en Siguiente. De lo contrario, diríjase al paso siguiente. 5. Seleccione la frecuencia con la que desea sustituir los Almacenes de archivo y haga clic en Finalizar. NOTA Los intervalos de fechas que se especifican aquí anulan cualquier otro configurado en un plan del Almacén de archivo. Para obtener más información sobre planes del Almacén de archivo, consulte el apartado Cómo agregar un plan del Almacén de archivo. 6. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 6.1.2 Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto Esta sección sólo es aplicable a la extracción de mensajes de correo electrónico de un equipo remoto. Si se importan mensajes de correo electrónico desde el mismo equipo en el que GFI MailArchiver está instalado, vaya a la sección Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export de este manual. GFI MailArchiver permite la extracción de mensajes de correo electrónico de buzones ubicados en equipos remotos. Para ello: 1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\ 2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo remoto desde donde la herramienta GFI MailArchiver Import and Export se va a ejecutar. Para compartir una carpeta: GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 133 En Windows Server 2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad… b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo Permisos. c. Haga clic en Agregar. d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar nombres para confirmar el usuario. e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos. f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de verificación Permitir para Control total. g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de propiedades del recurso compartido. En Windows Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir… b. Especifique las credenciales con la que se ejecutará la herramienta GFI MailArchiver Import Export y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario añadido, seleccione Copropietario. d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo. 3. Vuelva a la ubicación donde GFI MailArchiver está instalado y copie la carpeta MarcImportExport. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Abra una instancia de CMD 6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local 7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll> 8. Ejecute MArcImportExport.exe. 6.1.3 Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: concesión de permisos El Asistente de importación desde el buzón de Microsoft Exchange de la herramienta GFI MailArchiver Import Export usa las credenciales del usuario que ha iniciado sesión cuando se ejecuta directamente en el equipo servidor Microsoft Exchange. Para ejecutar el asistente en un servidor que no sea un equipo con Microsoft Exchange 2003/2007/2010, especifique un nombre de usuario y una contraseña. Esta cuenta necesita tener acceso total a los buzones (permisos ‘SendAs’ y ‘ReceiveAs’) de los que se extraerán los mensajes de correo electrónico. NOTA Se recomienda quitar dichos permisos tras la extracción de los buzones. Véase también: GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 134 Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2003 Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2007 Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2007 SP1/SP2/SP3 Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2010 Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2003 1. Abra el Administrador del sistema de Exchange. 2. Vaya a Servidores > <Nombre de servidor> > <Grupo de almacenamiento>, haga clic con el botón secundario en Almacén de buzones y seleccione Propiedades. 3. Seleccione la ficha Seguridad. 4. Haga clic en el botón Opciones avanzadas y desactive la casilla de verificación Permitir permisos heredables…. 5. En el cuadro de diálogo Seguridad, seleccione Copiar. 6. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios y volver a las propiedades de seguridad del Almacén de buzones. 7. En la ficha Seguridad, seleccione Administrador en Nombres de grupos o usuarios. 8. En la lista Permisos, active las casillas de verificación Permitir de Recibir como y Enviar como. 9. Repita los pasos 7 y 8 para conceder permisos de Recibir como y Enviar como a: Administradores de dominio Administradores de la organización Servidores de dominio de Exchange. 10. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración. 11. Reinicie el Almacén de información: a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar. b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar. Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2007 1. Abra Shell de administración de Microsoft Exchange. 2. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell: Add-ADPermission -identity “Almacén de buzón” -User “Usuario de confianza” -AccessRights GenericAll NOTA Sustituya ‘Almacén de buzón’ por el nombre del almacén de buzón que contiene los buzones a importar y ‘Usuario de confianza’ por el usuario al que se concederá acceso total al buzón. Ejemplo: GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 135 Add-ADPermission –Identity “Base de datos de buzones” -User “dominiomaestro\JuanGarcía” –AccessRights GenericAll Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2007 SP1/SP2/SP3 1. Abra el Shell de administración en el servidor Microsoft Exchange 2007. 2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows PowerShell: foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User 'domain\user' -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation } } Ejemplo: foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User 'master-domain\administrator -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation } } Importación remota de buzones desde Microsoft Exchange 2010 1. Abra Shell de administración en el servidor Microsoft Exchange 2010 2. Ejecute el siguiente commandlet de PowerShell: New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype -eq "UserMailbox"} 3. Una vez que esté completado, ejecute el siguiente comando PowerShell: New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" role:applicationimpersonation -user "[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling" Ejemplo: New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " role:applicationimpersonation -user "[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling" 6.1.4 Paso 2:Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export Para exportar mensajes de correo electrónico desde buzones de Microsoft Exchange: 1. Inicie la herramienta GFI MailArchiver Import Export desplazándose a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export. 2. Haga clic en Importar desde buzones de Microsoft Exchange. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 136 Captura de pantalla 79: Importación desde un buzón de Microsoft Exchange 3. En el área Versión de Microsoft Exchange, seleccione la opción aplicable a Microsoft Exchange Server: Microsoft Exchange 2003 o 2007 Microsoft Exchange 2007 SP1 o 2010 4. En el área Credenciales de inicio de sesión, configure un usuario con permisos de acceso a los buzones Microsoft Exchange que va a importar. Configure: Iniciar sesión como el usuario actual: el inicio de sesión en Microsoft Exchange se hace con las credenciales del usuario que ha iniciado la sesión. Usar credenciales diferentes: especifique el nombre de usuario (dominio\nombre de usuario) y la contraseña del usuario con permisos de acceso total al buzón. Servidor: especifique el nombre o la dirección IP del servidor Microsoft Exchange Server. Usar SSL: marque esta opción si el servidor Microsoft Exchange requiere una conexión SSL. Extraer correos electrónicos de carpetas públicas: marque esta opción para extraer mensajes de correo electrónico de las carpetas públicas. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 137 Verificar conexión: haga clic en este botón para confirmar el acceso y la autenticación al servidor Microsoft Exchange Server. 5. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 80: Importar desde Microsoft Exchange: selección de buzón y carpeta 6. Seleccione los buzones y carpetas que se van a importar: Todos los buzones y carpetas: importar todos los mensajes de correo electrónico de los buzones a los que tiene acceso el usuario configurado. Seleccione los buzones y carpetas de los que extraer correos electrónicos: seleccione esta opción para importar los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto. Especifique un nombre de buzón en Nombre de buzón o haga clic en el botón ... para seleccionar el buzón que va a importar. Para importar mensajes de correo electrónico sólo de una carpeta concreta, activa Importar correos electrónicos sólo de la siguiente carpeta y escriba el nombre de la carpeta. Extraer correos electrónicos de carpetas públicas: marque esta opción para extraer mensajes de correo electrónico de las carpetas públicas. 7. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 138 Captura de pantalla 81: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación 8. En el área Seleccionar destino de la importación, especifique la ubicación en que se importarán los mensajes de correo electrónico seleccionados. Seleccione: Importar a GFI MailArchiver: importa los mensajes de correo electrónico a Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los mensajes de correo electrónico a una ubicación en el disco en formato .txt 9. Al extraer mensajes de correo electrónico, es posible que algunos ya los haya archivado GFI MailArchiver. El resultado será la existencia de mensajes de correo electrónico archivados por duplicado. Para evitarlo, configure una fecha y hora límite, de modo que sólo se archiven los mensajes de correo electrónico cuya fecha u hora sean anteriores a los especificados. (Por ejemplo, la fecha y hora en que se instaló GFI MailArchiver para archivar mensajes de correo electrónico no archivados por GFI MailArchiver.) En el área Selección de hora límite, seleccione la fecha y hora límite. 10. Para establecer un propietario para los mensajes de correo electrónico importados, habilite Seleccione el propietario de los correos electrónicos a extraer y especifique el usuario en el cuadro de texto Propietario. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 139 Ejemplo: Si se especifica [email protected] en el campo Owner, los mensajes de correo electrónico importados se muestran bajo [email protected]. 11. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación. 12. Cuando haya finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar. NOTA La duración del proceso de exportación depende de la cantidad de correos electrónicos a exportar. 6.1.5 Permisos de acceso a los buzones de Microsoft Exchange: revocación de permisos Importación de buzones en el servidor Microsoft Exchange No hay permisos que se puedan revocar al ejecutar la herramienta GFI MailArchiver Import and Export directamente en el equipo del servidor Microsoft Exchange. Si el Asistente de buzón Microsoft Exchange se ejecutó en un equipo que no es el servidor Microsoft Exchange 2003/2007/2010, con anterioridad se concedieron permisos ‘Enviar como’ y ‘Recibir como’ a las credenciales del usuario. Se recomienda que, tras ejecutar la herramienta GFI MailArchiver Import and Export, se revoquen estos permisos. Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2003 1. Abra el Administrador del sistema de Exchange. 2. Vaya a Servidores > <Nombre de servidor> > <Grupo de almacenamiento>, haga clic con el botón secundario en Almacén de buzones y seleccione Propiedades. 3. Seleccione la ficha Seguridad. 4. En el cuadro Nombres de grupos o usuarios, seleccione Administrador. 5. En la lista Permisos, active la opción Denegar de Recibir como y Enviar como. 6. Repita los pasos 4 y 5 para denegar los permisos de Recibir como y Enviar como a: Administradores de dominio Administradores de la organización Servidores de dominio de Exchange. 7. Haga clic en el botón Opciones avanzadas, active la opción Permitir permisos heredables… y haga clic en Aceptar. 8. Haga clic en Aceptar para salir del cuadro de diálogo Propiedades del Almacén de buzones. 9. Reinicie el Almacén de información: a. Vaya a Inicio > Ejecutar, escriba services.msc y haga clic en Aceptar. b. En el panel Resultados, haga clic con el botón secundario en el servicio Almacén de información de Microsoft Exchange y haga clic en Reiniciar. Importación remota de buzones desde un servidor Microsoft Exchange 2007/2010 1. Abra Shell de administración de Microsoft Exchange. 2. Ejecute el siguiente commandlet de Windows PowerShell: GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 140 Remove-ADPermission -identity "Almacén de buzones" -User "Usuario de confianza" -AccessRights GenericAll NOTA Sustituya ‘Almacén de buzones’ por el nombre del almacén de buzones que contiene los buzones de los usuarios y ‘Usuario de confianza’ por el usuario al que se concedió anteriormente acceso total al buzón. Ejemplo: Remove-ADPermission -identity "Base de datos de buzones" -User "masterdomain/JohnSmith" -AccessRights GenericAll 6.2 Importar correos electrónicos desde archivos PST locales La Utilidad GFI MailArchiver Import Export permite extraer mensajes de correo electrónico de archivos PST. A continuación, los mensajes de correo electrónico se pueden importar en los Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. IMPORTANTE Si Microsoft Outlook no se detecta en el equipo en el que se ejecuta la herramienta, las opciones de importarán estarán deshabilitadas. GFI MailArchiver sólo admite Microsoft Outlook 2003/2007/2010 de 32 bits. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 141 El proceso de agregar mensajes de correo electrónico desde archivos PST a GFI MailArchiver conlleva el siguiente procedimiento: 1. La herramienta GFI Import Export extrae mensajes de correo electrónico de uno o varios archivos PST. 2. La herramienta GFI Import Export convierte los mensajes de correo electrónico al formato MIME. 3. El Servicio de importación de GFI MailArchiver procesa los mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada uno. 4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo apropiado. 5. Los mensajes de correo electrónico con error se colocan en una carpeta separada para su revisión. NOTA Microsoft Outlook 2003 (32 bits), o posterior, debe estar instalado en el equipo en que se ejecuta la Utilidad GFI MailArchiver Import Export. NOTA Durante la extracción, los mensajes de correo electrónico de los archivos PST se copian y dichos archivos permanecen en su estado original. 6.2.1 Paso 1:Configure GFI MailArchiver Configuración de la importación Utilice el Servicio de importación de GFI MailArchiver para analizar los mensajes de correo electrónico extraídos y para almacenarlos en el Almacén de archivo de GFI MailArchiver pertinente. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 142 NOTA Antes de agregar almacenes de datos en el Servicio de importación de GFI MailArchiver, asegúrese de que los Almacenes de archivo antes se configuran como se describe a continuación. Administración del Almacenes de archivo para el Servicio de importación de GFI MailArchiver 1. Haga clic en Inicio > Programa > GFI MailArchiver > Herramienta GFI MailArchiver Import and Export 2. Haga clic en Configuración de importación para acceder a la pantalla Utilidad GFI MailArchiver Import Export. La siguiente tabla muestra las opciones disponibles. Tabla 59: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver OPCIÓN DESCRIPCIÓN Plan Permite configurar un plan del Almacén de archivo Agregar Permite agregar un nuevo Almacén de archivo para almacenar mensajes de correo electrónico importados. Modificar Elija un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad y haga clic en Modificar para realizar los cambios necesarios. Quitar Permite quitar un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad. Seleccione el plan que desea quitar y haga clic en Quitar. Filtros (plan y personalizados) Haga clic en cualquiera de las carpetas mostradas para filtrar la visualización de la lista por Almacén de archivo o planes del Almacén de archivo. Importar actividad Permite comprobar a qué Almacén de archivo se están importando los correos electrónicos. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, es posible crear Almacenes de archivo independientes en los que almacenar los correos electrónicos importados. Como alternativa también se puede crear un plan del Almacén de archivo personalizado que creará automáticamente Almacenes de archivo de acuerdo con un intervalo de tiempo especificado. Cómo agregar un Almacén de archivo nuevo NOTA Los Almacenes de archivo se crean automáticamente con el perfil de Almacén de archivo configurado en GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre los perfiles de Almacén de archivo, consulte la sección Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver en el capítulo Administración de Almacenes de archivo de este manual. 1. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, haga clic en Configuración para abrir el cuadro de diálogo Administración de Almacén de archivos. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 143 Captura de pantalla 82: Planes del Almacén de archivo 2. Haga clic en Agregar. 3. Seleccione Crear Almacén de archivo para crear un Almacén de archivo o Utilizar un Almacén de archivo existente para que GFI MailArchiver lo cree automáticamente. 4. Especifique o seleccione un nombre para la base de datos y seleccione también las fechas en los campos Desde: y Hasta: de los mensajes de correo electrónico que se almacenarán en la base de datos. 5. Haga clic en Aceptar y Guardar para finalizar la configuración del Almacén de archivo. Cómo agregar un plan del Almacén de archivo nuevo NOTA Los Almacenes de archivo se crean automáticamente con el perfil de Almacén de archivo configurado en GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre los perfiles de Almacén de archivo, consulte la sección Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver en el capítulo Administración de Almacenes de archivo de este manual. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 144 NOTA Los planes del Almacén de archivo sólo se pueden crear de uno en uno. 1. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, haga clic en Configuración para abrir el cuadro de diálogo Administración de Almacén de archivos. Captura de pantalla 83: Planes del Almacén de archivo 2. Haga clic en Plan. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 145 Captura de pantalla 84: Asistente de fechas del plan 3. Seleccione el intervalo de fechas que desea que cubra el plan, para lo que debe usar el control deslizante. Si conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar, seleccione Sí, lo sé. Si no conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar, haga clic en No lo sé. Haga clic en Siguiente. 4. Si ha seleccionado Sí, lo sé en la pantalla anterior, se le pedirá que seleccione el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar y que haga clic en Siguiente. De lo contrario, diríjase al paso siguiente. 5. Seleccione la frecuencia con la que desea sustituir los Almacenes de archivo y haga clic en Finalizar. NOTA Los intervalos de fechas que se especifican aquí anulan cualquier otro configurado en un plan del Almacén de archivo. Para obtener más información sobre planes del Almacén de archivo, consulte el apartado Cómo agregar un plan del Almacén de archivo. 6. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 6.2.2 Importación de correos electrónicos desde un equipo remoto Esta sección sólo es aplicable a la extracción de mensajes de correo electrónico de un equipo remoto. Si se importan mensajes de correo electrónico desde el mismo equipo en el que GFI MailArchiver está instalado, vaya a la sección Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export de este manual. GFI MailArchiver permite la extracción de mensajes de correo electrónico de buzones ubicados en equipos remotos. Para ello: 1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\ 2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo remoto desde donde la herramienta GFI MailArchiver Import and Export se va a ejecutar. Para compartir una carpeta: GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 146 En Windows Server 2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad… b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo Permisos. c. Haga clic en Agregar. d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar nombres para confirmar el usuario. e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos. f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de verificación Permitir para Control total. g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de propiedades del recurso compartido. En Windows Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir… b. Especifique las credenciales con la que se ejecutará la herramienta GFI MailArchiver Import Export y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario añadido, seleccione Copropietario. d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo. 3. Vuelva a la ubicación donde GFI MailArchiver está instalado y copie la carpeta MarcImportExport. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Abra una instancia de CMD 6. Desplácese a la carpeta MarcImportExport del equipo local 7. Ejecute el siguiente comando: <regsvr32 redemption.dll> 8. Ejecute MArcImportExport.exe. 6.2.3 Paso 2: Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar desde archivos PST Ejecutar la herramienta GFI MailArchiver Import Export para extraer mensajes de correo electrónico de un archivo PST. 1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export. 2. Haga clic en Importar desde archivos .pst. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 147 Captura de pantalla 85: Archivos de carpetas personales (PST) de Microsoft Outlook 3. Haga clic en Agregar archivo PST y seleccione el archivo PST que desea extraer. Repita la operación en cada archivo PST que desee agregar. Haga clic en Siguiente cuando se hayan añadido todos los archivos PST. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 148 Captura de pantalla 86: Importar desde Microsoft Exchange: configurar las opciones de importación 8. En el área Seleccionar destino de la importación, especifique la ubicación en que se importarán los mensajes de correo electrónico seleccionados. Seleccione: Importar a GFI MailArchiver: importa los mensajes de correo electrónico a Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Extraer correos electrónicos a una ruta determinada: extrae los mensajes de correo electrónico a una ubicación en el disco en formato .txt 9. Al extraer mensajes de correo electrónico, es posible que algunos ya los haya archivado GFI MailArchiver. El resultado será la existencia de mensajes de correo electrónico archivados por duplicado. Para evitarlo, configure una fecha y hora límite, de modo que sólo se archiven los mensajes de correo electrónico cuya fecha u hora sean anteriores a los especificados. (Por ejemplo, la fecha y hora en que se instaló GFI MailArchiver para archivar mensajes de correo electrónico no archivados por GFI MailArchiver.) En el área Selección de hora límite, seleccione la fecha y hora límite. 10. Para establecer un propietario para los mensajes de correo electrónico importados, haga clic en Seleccionar propietario y especifique el usuario en el cuadro de texto Propietario. Ejemplo: Si se especifica [email protected] en el campo Owner, los mensajes de correo electrónico importados se muestran bajo [email protected]. 11. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 149 12. Cuando haya finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar. NOTA La duración del proceso de exportación depende de la cantidad de correos electrónicos a exportar. 6.3 Importar correos electrónicos desde archivos PST en red El Asistente de GFI PST Exporter que incluye GFI MailArchiver ayuda al archivado de archivos PST de Microsoft Outlook en red creados antes de la instalación de GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 150 GFI PST Exporter es una utilidad basada en agente que forma parte de la instalación de GFI MailArchiver. Su funcionamiento se describe a continuación: 1. GFI PST Exporter instala agentes en los equipos de los usuarios finales. 2. Extrae mensajes de correo electrónico de archivos PST almacenados en dichos equipos. 3. El Servicio de importación de GFI MailArchiver procesa los mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada uno. 4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo apropiado. 5. Los mensajes de correo electrónico con error se colocan en una carpeta separada para su revisión. NOTA Microsoft Outlook 2003 (32 bits), o posterior, debe estar instalado en el equipo en que se ejecuta la Utilidad GFI MailArchiver Import Export. 6.3.1 Paso 1:Configure GFI MailArchiver Configuración de la importación Utilice el Servicio de importación de GFI MailArchiver para analizar los mensajes de correo electrónico extraídos y para almacenarlos en el Almacén de archivo de GFI MailArchiver pertinente. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 151 NOTA Antes de agregar almacenes de datos en el Servicio de importación de GFI MailArchiver, asegúrese de que los Almacenes de archivo antes se configuran como se describe a continuación. Administración del Almacenes de archivo para el Servicio de importación de GFI MailArchiver 1. Haga clic en Inicio > Programa > GFI MailArchiver > Herramienta GFI MailArchiver Import and Export 2. Haga clic en Configuración de importación para acceder a la pantalla Utilidad GFI MailArchiver Import Export. La siguiente tabla muestra las opciones disponibles. Tabla 60: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver OPCIÓN DESCRIPCIÓN Plan Permite configurar un plan del Almacén de archivo Agregar Permite agregar un nuevo Almacén de archivo para almacenar mensajes de correo electrónico importados. Modificar Elija un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad y haga clic en Modificar para realizar los cambios necesarios. Quitar Permite quitar un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad. Seleccione el plan que desea quitar y haga clic en Quitar. Filtros (plan y personalizados) Haga clic en cualquiera de las carpetas mostradas para filtrar la visualización de la lista por Almacén de archivo o planes del Almacén de archivo. Importar actividad Permite comprobar a qué Almacén de archivo se están importando los correos electrónicos. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, es posible crear Almacenes de archivo independientes en los que almacenar los correos electrónicos importados. Como alternativa también se puede crear un plan del Almacén de archivo personalizado que creará automáticamente Almacenes de archivo de acuerdo con un intervalo de tiempo especificado. Cómo agregar un Almacén de archivo nuevo NOTA Los Almacenes de archivo se crean automáticamente con el perfil de Almacén de archivo configurado en GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre los perfiles de Almacén de archivo, consulte la sección Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver en el capítulo Administración de Almacenes de archivo de este manual. 1. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, haga clic en Configuración para abrir el cuadro de diálogo Administración de Almacén de archivos. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 152 Captura de pantalla 87: Planes del Almacén de archivo 2. Haga clic en Agregar. 3. Seleccione Crear Almacén de archivo para crear un Almacén de archivo o Utilizar un Almacén de archivo existente para que GFI MailArchiver lo cree automáticamente. 4. Especifique o seleccione un nombre para la base de datos y seleccione también las fechas en los campos Desde: y Hasta: de los mensajes de correo electrónico que se almacenarán en la base de datos. 5. Haga clic en Aceptar y Guardar para finalizar la configuración del Almacén de archivo. Cómo agregar un plan del Almacén de archivo nuevo NOTA Los Almacenes de archivo se crean automáticamente con el perfil de Almacén de archivo configurado en GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre los perfiles de Almacén de archivo, consulte la sección Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver en el capítulo Administración de Almacenes de archivo de este manual. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 153 NOTA Los planes del Almacén de archivo sólo se pueden crear de uno en uno. 1. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, haga clic en Configuración para abrir el cuadro de diálogo Administración de Almacén de archivos. Captura de pantalla 88: Planes del Almacén de archivo 2. Haga clic en Plan. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 154 Captura de pantalla 89: Asistente de fechas del plan 3. Seleccione el intervalo de fechas que desea que cubra el plan, para lo que debe usar el control deslizante. Si conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar, seleccione Sí, lo sé. Si no conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar, haga clic en No lo sé. Haga clic en Siguiente. 4. Si ha seleccionado Sí, lo sé en la pantalla anterior, se le pedirá que seleccione el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar y que haga clic en Siguiente. De lo contrario, diríjase al paso siguiente. 5. Seleccione la frecuencia con la que desea sustituir los Almacenes de archivo y haga clic en Finalizar. NOTA Los intervalos de fechas que se especifican aquí anulan cualquier otro configurado en un plan del Almacén de archivo. Para obtener más información sobre planes del Almacén de archivo, consulte el apartado Cómo agregar un plan del Almacén de archivo. 6. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 6.3.2 Paso 2: Instalar GFI PST Exporter 1. Seleccione Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Herramientas de importación > Instalar GFI PST Exporter. 2. Especifique la ruta de acceso en la que se instalará GFI PST Exporter y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 155 Captura de pantalla 90: Credenciales del servicio principal de GFI PST Exporter 3. Cuando la instalación haya extraído los archivos, especifique las credenciales con las que se ejecutará el servicio principal de GFI PST Exporter y haga clic en Instalar para finalizar la instalación. 6.3.3 Paso 3:Configurar las opciones generales de GFI PST Exporter 1. Seleccione Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Herramientas de importación > Consola de gestión de GFI PST Exporter. 2. En Consola de gestión de GFI PST Exporter, haga clic en el nodo Configuración general. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 156 Captura de pantalla 91: GFI PST Exporter: configuración general 3. En el campo Hora límite (hora UTC), especifique una fecha y hora límite. Sólo se extraerán los mensajes de correo electrónico anteriores a esta fecha y hora. NOTA si establece una fecha y hora anterior a la instalación de GFI MailArchiver, GFI PST Exporter extraerá los correos electrónicos que no han sido procesados por GFI MailArchiver, lo que evitará la existencia de correos electrónicos duplicados en el almacén de archivo. 4. Especifique el tamaño máximo del correo electrónico en el campo Tamaño máximo del correo electrónico exportable. Los mensajes de correo electrónico con un tamaño superior al especificado no se exportarán. 5. Especifique la carpeta de recogida en el campo Carpeta de recogida de GFI MailArchiver donde GFI PST Exporter guardará los mensajes de correo electrónico extraídos. Para importar los mensajes de correo electrónico extraídos al Almacén de archivo de GFI MailArchiver, especifique la carpeta de recogida del Servicio de importación de GFI MailArchiver. La ruta predeterminada de GFI MailArchiver Import Service es: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 157 NOTA Si GFI PST Exporter se ejecuta en un equipo remoto, no especifique unidades asignadas sino rutas UNC completas: \\servidor\recurso compartido. NOTA La carpeta de recogida del servicio de importación debe tener permisos completos de lectura y escritura. 6. En la sección Servicios de directorio, seleccione Tipo de servicio de directorio. Captura de pantalla 92: GFI PST Exporter: configuración general: verificar la raíz de consulta 7. Haga clic en Verificar para abrir el cuadro de diálogo Verificación de los servicios de directorio. Especifique la raíz de consulta o haga clic en Detección automática para detectarla automáticamente. Escriba un nombre de usuario válido para la raíz de consulta especificada y haga clic en Probar búsqueda para verificarla. Haga clic en Aceptar para volver a Configuración general de PST Exporter. 8. Especifique el nombre del servidor Microsoft Exchange en el campo Servidor Microsoft Exchange. 9. En los campos Dominio, Nombre de usuario y Contraseña, especifique las credenciales de la cuenta del controlador de dominio. El agente GFI PST Exporter usará estas credenciales para procesar y extraer los mensajes de correo electrónico del equipo del usuario final. Active la casilla de verificación Validar al guardar para comprobar las credenciales especificadas al confirmar la configuración. 10. Haga clic en Guardar para guardar la configuración o en Revertir para cancelar toda la configuración. 6.3.4 Paso 4:Configurar las opciones de notificación de GFI PST Exporter Tras configurar las opciones generales, se puede configurar GFI PST Exporter para que envíe notificaciones por correo electrónico para supervisar el estado del procesamiento del PST en el equipo del usuario final. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 158 1. Seleccione Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Herramientas de importación > Consola de gestión de GFI PST Exporter. 2. Seleccione el nodo Configuración de las notificaciones. Captura de pantalla 93: GFI PST Exporter: configuración de las notificaciones 3. En la lista desplegable Tipo de servidor de correo, seleccione SMTP. 4. Especifique el método de autorización aplicable a su servidor de correo. 5. Especifique la dirección IP del servidor en el campo Dirección del servidor de correo. 6. Si el método de autorización requiere autenticación, especifique un nombre de usuario y una contraseña válidos en los campos Nombre de usuario y Contraseña. 7. Especifique una dirección de correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico de origen. Ésta es la dirección de correo electrónico que se muestra como remitente de la notificación. Dicha dirección puede que no sea una dirección de correo electrónico existente y puede dedicarse sólo a las notificaciones de GFI PST Exporter Ejemplo: [email protected] 8. Especifique la dirección de correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico de destino a la que se enviarán las notificaciones. 9. Haga clic en Enviar correo de prueba para comprobar la configuración de la conexión y enviar un correo electrónico de notificación de prueba. 10. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 6.3.5 Paso 5:Configurar grupos de equipos Tras configurar las opciones generales y de notificación, GFI PST Exporter permite organizar los equipos de los usuarios finales en grupos de equipos. A cada grupo de aplicaciones se le aplican configuraciones distintas y se llevan a cabo exportaciones de PST de forma independiente. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 159 Los grupos de equipos se pueden configurar accediendo al nodo Grupos de equipos de la Consola de administración de GFI PST Exporter. Captura de pantalla 94: GFI PST Exporter: grupos de equipos Cómo agregar nuevos grupos de equipos 1. Haga clic en el botón Crear un nuevo grupo de equipos. Captura de pantalla 95: GFI PST Exporter: crear un grupo de equipos 2. Especifique el nombre del grupo y haga clic en Aceptar. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 160 Captura de pantalla 96: GFI PST Exporter: propiedades del grupo de equipos 3. En el cuadro de diálogo de propiedades, haga clic en la ficha General. 4. En la sección Propiedad, especifique quién tendrá propiedad de los mensajes de correo electrónico extraídos de este grupo de equipos: Para asignar un propietario específico a todos los mensajes de correo electrónico extraídos, seleccione la opción Todos los PST pertenecen al correo electrónico y escriba la dirección de correo electrónico del propietario. Para asignar la propiedad al perfil de correo electrónico de Microsoft Outlook con el que se extrajeron los mensajes de correo electrónico, seleccione la opción Detección automática de la propiedad. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 161 NOTA La propiedad de los mensajes de correo electrónico es importante, ya que el propietario especificado será el único que podrá examinar los mensajes de correo electrónico archivados. 5. Especifique el momento en que se enviarán las notificaciones en la lista desplegable Notificar cuando:. Se utilizará la configuración seleccionada anteriormente en el nodo Configuración de las notificaciones. 6. Haga clic en la ficha Orígenes. Captura de pantalla 97: GFI PST Exporter: ubicaciones de grupos de equipos en que se busca 7. En la sección Restringir a carpetas, administre las rutas de acceso en las que se pueden procesar los archivos PST. Las condiciones que especifique se aplicarán a todas las carpetas y subcarpetas de la ruta de acceso. Las rutas de acceso especificadas pueden ser: Local: hace referencia al equipo del usuario final en la que está implementado el agente Ejemplo: “Include”, “C:\”, “Ruta local”: para buscar en todos los archivos en la unidad de disco duro local Asignada: rutas de acceso que se resuelven utilizando una letra de unidad. UNC: con el formato \\servidor\recurso compartido Haga clic en Agregar para agregar la ruta de acceso a la lista. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 162 8. Haga clic en Aceptar para agregar el nuevo grupo de equipos. Cómo editar grupos de equipos Para editar las configuraciones de los grupos de equipos: 1. En la consola de gestión de GFI PST Exporter, seleccione el grupo de equipos que va a editar en el nodo Grupos de equipos. Captura de pantalla 98: GFI PST Exporter: editar la configuración de grupos de equipos 2. Haga clic en el botón Editar para abrir el cuadro de diálogo Propiedades del grupo de equipos. 3. Aplique los cambios necesarios, como se explica en los pasos 4 al 8 del apartado Cómo agregar nuevos grupos de equipo. 4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Actualizaciones de los grupos de equipos La Consola de GFI PST Exporter muestra el estado de cada uno de los equipos de un grupo. Para configurar cuándo se actualiza el estado, seleccione el grupo de equipos en el nodo Grupos de equipos. En la lista desplegable Actualizar cada:, seleccione el intervalo de tiempo en el que se actualizará el estado. Haga clic en Actualizar ahora para actualizar el estado manualmente. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 163 6.3.6 Paso 6:Agregar equipos de usuarios finales a los grupos de equipos Tras configurar los grupos de equipos, especifique qué equipos de los usuarios finales pertenecen a cada grupo. Para agregar equipos de usuarios finales: 1. En la Consola de GFI PST Exporter, haga clic en el nodo Grupos de equipos. 2. En el panel de visualización, seleccione el grupo de equipos al que se agregarán equipos de usuarios finales. Captura de pantalla 99: GFI PST Exporter: agregar un equipo 3. Haga clic en el botón Agregar equipo para agregar un equipo al grupo. 4. Especifique el nombre o la dirección IP del equipo (por ejemplo, 192.168.4.50) que se agregará al grupo y haga clic en Aceptar. Equipos de usuarios finales Para configurar los equipos de usuarios finales en los grupos de equipos, haga clic con el botón secundario en el equipo de usuario final y seleccione cualquiera de las siguientes opciones: Quitar: elimina del grupo de equipos el equipo de usuario final seleccionado. Mover a grupo: mueve el equipo del usuario final seleccionado a otro grupo de equipos. 6.3.7 Paso 7:Implementar el agente GFI PST Exporter en equipos de usuarios finales Para extraer archivos PST de los equipos de usuarios finales, el agente GFI PST Exporter debe estar implementado de forma remota en el equipo de usuario. Para implementar el agente: 1. En la consola de gestión de GFI PST Exporter, seleccione el nodo Grupos de equipos. 2. En el panel de visualización, seleccione el grupo de equipos. 3. Seleccione el equipo en el que se va a implementar el agente. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 164 Captura de pantalla 100: GFI PST Exporter: implementación del agente 4. Haga clic en el botón Implementar Manager. para iniciar el Asistente de GFI PST Exporter – Deployment Captura de pantalla 101: GFI PST Exporter: implementación del agente 5. Especifique el propietario de los mensajes de correo electrónico extraídos de este equipo en el campo Origen de la propiedad. Las opciones de propiedad incluyen: Sin cambios: el propietario actual Predeterminado del grupo: el propietario especificado en el grupo de equipos Forzar detección automática: fuerza al agente a que detecte el perfil de correo electrónico de Microsoft Outlook GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 165 Forzar propietario específico: especifica la dirección de correo electrónico del propietario que se asignará a los mensajes de correo electrónico extraídos. Escriba la dirección de correo electrónico del propietario en el campo Dirección de correo electrónico del propietario forzado. Haga clic en Siguiente para continuar. Captura de pantalla 102: GFI PST Exporter: requisitos del equipo remoto 6. Tome nota de los requisitos necesarios para poder implementar y ejecutar el agente de GFI PST Exporter en los equipos de los usuarios finales. Haga clic en Siguiente para comenzar la implementación en el equipo del usuario final. NOTA Durante la implementación, o después de ella, haga clic en el servidor para ver el registro de los detalles de la implementación. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 166 NOTA Es posible que en el equipo del usuario se abra una ventana emergente final que informa que el agente se está implementando. Esta ventana se cierra automáticamente al finalizar la implementación. 7. Haga clic en Cerrar cuando haya finalizado la implementación. 6.3.8 Paso 8:Procesar archivos PST en los equipos de los usuarios finales Tras la implementación del agente de GFI PST Exporter en los equipos de los usuarios finales, es posible indicar al agente que inicie el procesamiento de archivos PST en los equipos seleccionados. Para iniciar el proceso de extracción de archivos PST: 1. En la Consola de gestión de GFI PST Exporter, haga clic en el nodo Grupos de equipos. 2. En el panel de visualización, seleccione los equipos en los que se iniciará el procesamiento. 3. Haga clic en el botón Iniciar seleccionados. para comenzar a procesar los archivos PST en los equipos Captura de pantalla 103: GFI PST Exporter: procesamiento en equipos remotos 4. El número de mensajes de correo electrónicos examinados y extraídos se muestra junto a cada equipo. 5. Para ver los detalles del estado del proceso en cada equipo, selecciónelo en el panel de navegación. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 167 6.3.9 Informes y registros Captura de pantalla 104: GFI PST Exporter: informe de exportación GFI PST Exporter puede mostrar informes de los mensajes de correo electrónico extraídos. En el nodo Informes, se puede visualizar el Informe de exportación , que muestra detalles de los archivos PST procesados. Además de los detalles de las exportaciones correctas, se mostrarán todos los errores o advertencias. La información que se muestra incluye el estado, grupo y nombre del equipo, la fecha y hora en la que se intentó llevar a cabo el procesamiento y el número de mensajes de correo electrónico exportados. Para ver el informe, haga clic enNodo Informes. También es posible imprimir el informe o exportarlo en formato HTML. Detalles del procesamiento en los equipos de los usuarios finales Además del informe de exportación, es posible visualizar detalles acerca de los archivos PST procesados para cada equipo de usuario. 1. En el panel de navegación de GFI PST Exporter, seleccione el nodo Grupos de equipos. 2. Expanda el grupo de equipos apropiado para mostrar todos los equipos de los usuario finales 3. Seleccione el subnodo del equipo del usuario final cuyos detalles desee mostrar. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 168 Captura de pantalla 105: GFI PST Exporter: registros de procesamiento 4. Para ver los informes del equipo seleccionado en el panel de visualización: Haga clic en la ficha Registros para ver una lista de los trabajos de exportación. Haga doble clic en cualquiera de estos trabajos para ver más detalles del mismo. Haga clic en la ficha PST para ver una lista de los archivos PST procesados. La información que se muestra incluye la ubicación del archivo PST, procesos correctos o con error y el número de mensajes de correo electrónico exportados. NOTA Para volver a exportar los correos electrónicos de un archivo PST, seleccione el archivo PST y haga clic en el botón Volver a exportar . Tenga cuidado al hacerlo, ya se pueden duplicar los mensajes de correo electrónico archivados. 6.3.10 Cómo agregar correos electrónicos importados a almacenes de archivo GFI MailArchiver Los mensajes de correo electrónico exportados se guardan en la carpeta de recogida especificada en la configuración general de GFI PST Exporter. Para importar los mensajes de correo electrónico GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 169 exportados en un Almacén de archivo de GFI MailArchiver, los mensajes deben colocarse en la carpeta de recogida del Servicio de importación de GFI MailArchiver de la siguiente forma: Elija la carpeta de recogida del Servicio de importación de GFI MailArchiver como carpeta de destino en la configuración general de GFI PST Exporter, o bien Si los mensajes de correo electrónico ya se han exportado, muévalos manualmente a la carpeta de recogida. Los mensajes de correo electrónico de la carpeta de recogida del Servicio de importación de GFI MailArchiver se procesan como sigue: Los correos electrónicos se colocan en la carpeta de la cola para ser colocados en el almacén de archivo apropiado. Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta a las fechas de cualquiera de los almacenes de archivo configurados o cuando el correo electrónico está dañado, el servicio de importación se moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar. Las rutas de acceso predeterminadas de estas carpetas son: Carpeta de recogida: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup Carpeta de cola: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Queue Carpeta de sin clasificar: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Unclassified 6.3.11 Mensajes de correo electrónico sin clasificar El Servicio de importación de GFI MailArchiver clasifica los mensajes de correo electrónico como sin clasificar cuando la fecha no se encuentra dentro del intervalo de fechas de una carpeta de archivo. En cada mensaje de correo electrónico sin clasificar, el Servicio de importación de GFI MailArchiver creará cuatro archivos en la carpeta Unclassified, por ejemplo: 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].body 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].emc 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].eml 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].envelope La primera parte del nombre de archivo de la carpeta Unclassified será el año y mes en que se envió el mensaje de correo electrónico. IMPORTANTE Si hay 500 mensajes de correo electrónico, o más, en la carpeta Unclassified, se suspende el proceso de importación. En ese caso, elimine los mensajes de correo electrónico no deseados, o bien impórtelos en una carpeta de archivo. Para archivar mensajes de correo electrónico en un Almacén de archivo: 1. Configure una o varias carpetas de archivo que cubran las fechas de los correos electrónicos a archivar. 2. Detenga el Servicio de importación de GFI MailArchiver, para lo que debe desplazarse a Inicio > Panel de control > Herramientas administrativas > Servicios. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 170 3. Haga clic con el botón secundario en Servicio de importación de GFI MailArchiver y haga clic en Detener. 4. Vaya a la carpeta Unclassified. 5. Mueva los cuatro archivos de los mensajes de correo electrónico a la carpeta Queue. 6. Vuelva a la consola de administración de servicios, haga clic con el botón secundario en Servicio de importación de GFI MailArchiver y seleccione Iniciar. 6.4 Importar correos electrónicos desde GFI MailArchiver 2 Dado que GFI MailArchiver y GFI MailArchiver 2 tienen diferentes esquemas de base de datos, GFI MailArchiver no puede usar directamente bases de datos de GFI MailArchiver 2. Para archivar el correo electrónico de una base de datos GFI MailArchiver 2, la instalación de GFI MailArchiver se completa con una configuración para extraer mensajes de correo electrónico de GFI MailArchiver 2. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 171 El proceso de agregar correo electrónico desde archivos GFI MailArchiver 2 a GFI MailArchiver conlleva el siguiente procedimiento: 1. El Asistente de GFI MailArchiver 2 Import Export extrae los correos electrónicos de una bases de datos GFI MailArchiver 2. 2. La herramienta GFI MailArchiver 2 Email Export convierte los mensajes de correo electrónico a un formato sin procesar. 3. El Servicio de importación de GFI MailArchiver procesa los mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada uno. 4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo apropiado. 5. Los mensajes de correo electrónico con error se colocan en una carpeta separada para su revisión. NOTA La Utilidad GFI MailArchiver Import Export sólo puede exportar correos electrónicos de bases de datos Microsoft SQL Server. 6.4.1 Paso 1:Configure GFI MailArchiver Configuración de la importación Utilice el Servicio de importación de GFI MailArchiver para analizar los mensajes de correo electrónico extraídos y para almacenarlos en el Almacén de archivo de GFI MailArchiver pertinente. NOTA Antes de agregar almacenes de datos en el Servicio de importación de GFI MailArchiver, asegúrese de que los Almacenes de archivo antes se configuran como se describe a continuación. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 172 Administración del Almacenes de archivo para el Servicio de importación de GFI MailArchiver 1. Haga clic en Inicio > Programa > GFI MailArchiver > Herramienta GFI MailArchiver Import and Export 2. Haga clic en Configuración de importación para acceder a la pantalla Utilidad GFI MailArchiver Import Export. La siguiente tabla muestra las opciones disponibles. Tabla 61: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver OPCIÓN DESCRIPCIÓN Plan Permite configurar un plan del Almacén de archivo Agregar Permite agregar un nuevo Almacén de archivo para almacenar mensajes de correo electrónico importados. Modificar Elija un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad y haga clic en Modificar para realizar los cambios necesarios. Quitar Permite quitar un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad. Seleccione el plan que desea quitar y haga clic en Quitar. Filtros (plan y personalizados) Haga clic en cualquiera de las carpetas mostradas para filtrar la visualización de la lista por Almacén de archivo o planes del Almacén de archivo. Importar actividad Permite comprobar a qué Almacén de archivo se están importando los correos electrónicos. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, es posible crear Almacenes de archivo independientes en los que almacenar los correos electrónicos importados. Como alternativa también se puede crear un plan del Almacén de archivo personalizado que creará automáticamente Almacenes de archivo de acuerdo con un intervalo de tiempo especificado. Cómo agregar un Almacén de archivo nuevo NOTA Los Almacenes de archivo se crean automáticamente con el perfil de Almacén de archivo configurado en GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre los perfiles de Almacén de archivo, consulte la sección Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver en el capítulo Administración de Almacenes de archivo de este manual. 1. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, haga clic en Configuración para abrir el cuadro de diálogo Administración de Almacén de archivos. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 173 Captura de pantalla 106: Planes del Almacén de archivo 2. Haga clic en Agregar. 3. Seleccione Crear Almacén de archivo para crear un Almacén de archivo o Utilizar un Almacén de archivo existente para que GFI MailArchiver lo cree automáticamente. 4. Especifique o seleccione un nombre para la base de datos y seleccione también las fechas en los campos Desde: y Hasta: de los mensajes de correo electrónico que se almacenarán en la base de datos. 5. Haga clic en Aceptar y Guardar para finalizar la configuración del Almacén de archivo. Cómo agregar un plan del Almacén de archivo nuevo NOTA Los Almacenes de archivo se crean automáticamente con el perfil de Almacén de archivo configurado en GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre los perfiles de Almacén de archivo, consulte la sección Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver en el capítulo Administración de Almacenes de archivo de este manual. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 174 NOTA Los planes del Almacén de archivo sólo se pueden crear de uno en uno. 1. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, haga clic en Configuración para abrir el cuadro de diálogo Administración de Almacén de archivos. Captura de pantalla 107: Planes del Almacén de archivo 2. Haga clic en Plan. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 175 Captura de pantalla 108: Asistente de fechas del plan 3. Seleccione el intervalo de fechas que desea que cubra el plan, para lo que debe usar el control deslizante. Si conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar, seleccione Sí, lo sé. Si no conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar, haga clic en No lo sé. Haga clic en Siguiente. 4. Si ha seleccionado Sí, lo sé en la pantalla anterior, se le pedirá que seleccione el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar y que haga clic en Siguiente. De lo contrario, diríjase al paso siguiente. 5. Seleccione la frecuencia con la que desea sustituir los Almacenes de archivo y haga clic en Finalizar. NOTA Los intervalos de fechas que se especifican aquí anulan cualquier otro configurado en un plan del Almacén de archivo. Para obtener más información sobre planes del Almacén de archivo, consulte el apartado Cómo agregar un plan del Almacén de archivo. 6. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 6.4.2 Cómo importar bases de datos de GFI MailArchiver 2 de un equipo remoto Esta sección sólo es aplicable a la extracción de mensajes de correo electrónico de un equipo remoto. Si se importan mensajes de correo electrónico desde el mismo equipo en el que GFI MailArchiver está instalado, vaya a la sección Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export de este manual. GFI MailArchiver permite extraer bases de datos de GFI MailArchiver 2 ubicadas en equipos remotos. Para ello: 1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\ GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 176 2. Comparta la carpeta Pickup para conceder permisos completos de lectura y escritura al equipo remoto desde donde el Asistente de GFI MailArchiver 2 Import Export se va a ejecutar. Para compartir una carpeta: En Windows Server 2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad… b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo Permisos. c. Haga clic en Agregar. d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar nombres para confirmar el usuario. e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos. f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de verificación Permitir para Control total. g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de propiedades del recurso compartido. En Windows Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir… b. Especifique las credenciales con la que se ejecutará la herramienta GFI MailArchiver Import Export y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario añadido, seleccione Copropietario. d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo. 3. Vuelva a la ubicación donde GFI MailArchiver está instalado y copie la carpeta MarcImportExport. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Ejecute MArcImportExport.exe. 6.4.3 Paso 2: Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar desde GFI MailArchiver 2 NOTA La Utilidad GFI MailArchiver Import Export no modifica la antigua base de datos de GFI MailArchiver 2. Para extraer los mensajes de correo electrónico de una base de datos Microsoft SQL Server de GFI MailArchiver 2: GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 177 1. Cargue la Utilidad GFI MailArchiver Import Export desplazándose a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export. 2. En la pantalla principal, haga clic en Importar correos electrónicos desde GFI MailArchiver 2. 3. En Nombre/dirección IP de servidor, especifique los detalles del servidor donde se almacena la base de datos de GFI MailArchiver 2 de uno de los siguientes modos: Seleccionando el servidor Microsoft SQL Server en la lista, o bien Escribiendo el nombre del equipo, o bien Escribiendo la dirección IP. 4. En Autenticación mediante, seleccione el método de autenticación para conectar con el servidor Microsoft SQL Server. Seleccione Usuario de la sesión actual, o bien Seleccione Autenticación de Microsoft SQL Server y especifique un nombre de usuario y una contraseña. 5. En la lista Base de datos de GFI MailArchiver 2, seleccione la base de datos desde donde exportar los correos electrónicos. 6. En el área Opciones, seleccione la ubicación en la que la utilidad guardará los mensajes de correo electrónico. Seleccione: Importar a GFI MailArchiver: importa mensajes de correo electrónico automáticamente a Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Exportar a una ruta determinada: los mensajes de correo electrónico se almacenan sin formato en una carpeta personalizada. Haga clic en Examinar para configurar la carpeta personalizada. 7. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación. 8. Cuando haya finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar. NOTA La duración del proceso de exportación depende de la cantidad de mensajes de correo electrónico almacenados en la base de datos de GFI MailArchiver 2. 6.5 Importar correos electrónicos desde GFI MailEssentials Dado que GFI MailArchiver y GFI MailEssentials tienen diferentes esquemas de base de datos, GFI MailArchiver no puede usar directamente bases de datos de GFI MailEssentials. Para archivar mensajes de correo electrónico de GFI MailEssentials, la instalación de GFI MailArchiver se completa con una configuración para extraer correos electrónicos de GFI MailEssentials. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 178 El proceso de agregar correo electrónico desde GFI MailEssentials a GFI MailArchiver conlleva el siguiente procedimiento: 1. La Utilidad GFI MailArchiver Import Export extrae mensajes de correo electrónico de un archivo GFI MailEssentials. 2. La Utilidad GFI MailArchiver Import Export convierte los mensajes de correo electrónico al formato MIME. 3. El Servicio de importación de GFI MailArchiver procesa los mensajes de correo electrónico extraídos según la fecha de cada uno. 4. GFI MailArchiver almacena los mensajes de correo electrónico en el Almacén de archivo apropiado. 5. Los mensajes de correo electrónico con error se colocan en una carpeta separada para su revisión. NOTA La Utilidad GFI MailArchiver Import Export sólo puede extraer mensajes de correo electrónico de una base de datos Microsoft SQL Server de GFI MailEssentials. 6.5.1 Paso 1:Configure GFI MailArchiver Configuración de la importación Utilice el Servicio de importación de GFI MailArchiver para analizar los mensajes de correo electrónico extraídos y para almacenarlos en el Almacén de archivo de GFI MailArchiver pertinente. NOTA Antes de agregar almacenes de datos en el Servicio de importación de GFI MailArchiver, asegúrese de que los Almacenes de archivo antes se configuran como se describe a continuación. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 179 Administración del Almacenes de archivo para el Servicio de importación de GFI MailArchiver 1. Haga clic en Inicio > Programa > GFI MailArchiver > Herramienta GFI MailArchiver Import and Export 2. Haga clic en Configuración de importación para acceder a la pantalla Utilidad GFI MailArchiver Import Export. La siguiente tabla muestra las opciones disponibles. Tabla 62: Opciones de configuración del Almacén de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver OPCIÓN DESCRIPCIÓN Plan Permite configurar un plan del Almacén de archivo Agregar Permite agregar un nuevo Almacén de archivo para almacenar mensajes de correo electrónico importados. Modificar Elija un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad y haga clic en Modificar para realizar los cambios necesarios. Quitar Permite quitar un Almacén de archivo o un plan del Almacén de archivo creado con anterioridad. Seleccione el plan que desea quitar y haga clic en Quitar. Filtros (plan y personalizados) Haga clic en cualquiera de las carpetas mostradas para filtrar la visualización de la lista por Almacén de archivo o planes del Almacén de archivo. Importar actividad Permite comprobar a qué Almacén de archivo se están importando los correos electrónicos. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, es posible crear Almacenes de archivo independientes en los que almacenar los correos electrónicos importados. Como alternativa también se puede crear un plan del Almacén de archivo personalizado que creará automáticamente Almacenes de archivo de acuerdo con un intervalo de tiempo especificado. Cómo agregar un Almacén de archivo nuevo NOTA Los Almacenes de archivo se crean automáticamente con el perfil de Almacén de archivo configurado en GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre los perfiles de Almacén de archivo, consulte la sección Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver en el capítulo Administración de Almacenes de archivo de este manual. 1. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, haga clic en Configuración para abrir el cuadro de diálogo Administración de Almacén de archivos. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 180 Captura de pantalla 109: Planes del Almacén de archivo 2. Haga clic en Agregar. 3. Seleccione Crear Almacén de archivo para crear un Almacén de archivo o Utilizar un Almacén de archivo existente para que GFI MailArchiver lo cree automáticamente. 4. Especifique o seleccione un nombre para la base de datos y seleccione también las fechas en los campos Desde: y Hasta: de los mensajes de correo electrónico que se almacenarán en la base de datos. 5. Haga clic en Aceptar y Guardar para finalizar la configuración del Almacén de archivo. Cómo agregar un plan del Almacén de archivo nuevo NOTA Los Almacenes de archivo se crean automáticamente con el perfil de Almacén de archivo configurado en GFI MailArchiver. Para obtener más información sobre los perfiles de Almacén de archivo, consulte la sección Elección y preparación de una base de datos para usarla con GFI MailArchiver en el capítulo Administración de Almacenes de archivo de este manual. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 181 NOTA Los planes del Almacén de archivo sólo se pueden crear de uno en uno. 1. En la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, haga clic en Configuración para abrir el cuadro de diálogo Administración de Almacén de archivos. Captura de pantalla 110: Planes del Almacén de archivo 2. Haga clic en Plan. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 182 Captura de pantalla 111: Asistente de fechas del plan 3. Seleccione el intervalo de fechas que desea que cubra el plan, para lo que debe usar el control deslizante. Si conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar, seleccione Sí, lo sé. Si no conoce el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar, haga clic en No lo sé. Haga clic en Siguiente. 4. Si ha seleccionado Sí, lo sé en la pantalla anterior, se le pedirá que seleccione el tamaño aproximado de los mensajes de correo electrónico que se van a importar y que haga clic en Siguiente. De lo contrario, diríjase al paso siguiente. 5. Seleccione la frecuencia con la que desea sustituir los Almacenes de archivo y haga clic en Finalizar. NOTA Los intervalos de fechas que se especifican aquí anulan cualquier otro configurado en un plan del Almacén de archivo. Para obtener más información sobre planes del Almacén de archivo, consulte el apartado Cómo agregar un plan del Almacén de archivo. 6. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 6.5.2 Cómo importar archivos de GFI MailEssentials de un equipo remoto Esta sección sólo es aplicable a la extracción de mensajes de correo electrónico de un equipo remoto. Si se importan mensajes de correo electrónico desde el mismo equipo en el que GFI MailArchiver está instalado, vaya a la sección Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export de este manual. GFI MailArchiver permite la extracción de archivos de correo electrónico de GFI MailEssentials ubicados en equipos remotos. Para ello: 1. En el equipo de GFI MailArchiver, vaya a <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\ GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 183 2. Comparta la carpeta Pickup para dar permisos totales de lectura y escritura al equipo remoto desde donde el Asistente de GFI MailEssentials Archive Import Export se va a ejecutar. Para compartir una carpeta: En Windows Server 2003: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir y seguridad… b. Seleccione Compartir esta carpeta y haga clic en el botón Permisos para abrir el cuadro de diálogo Permisos. c. Haga clic en Agregar. d. Escriba el nombre del usuario en el que se va a ejecutar la herramienta y haga clic en Comprobar nombres para confirmar el usuario. e. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario en el cuadro de diálogo Permisos. f. En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione el nombre de usuario añadido y active la casilla de verificación Permitir para Control total. g. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo Permisos. h. Haga clic en Aceptar para guardar y salir del cuadro de diálogo de propiedades del recurso compartido. En Windows Server 2008: a. Haga clic con el botón secundario en la carpeta Pickup y seleccione Compartir… b. Especifique las credenciales con la que se ejecutará la herramienta GFI MailArchiver Import Export y haga clic en Agregar. c. En la lista desplegable Nivel de permisos que aparece junto al usuario añadido, seleccione Copropietario. d. Seleccione Recurso compartido y haga clic en Listo. 3. Vuelva a la ubicación donde GFI MailArchiver está instalado y copie la carpeta MarcImportExport. 4. Pegue la carpeta en el equipo remoto. 5. Ejecute MArcImportExport.exe. 6.5.3 Paso 2: Ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export para importar desde GFI MailEssentials NOTA La Utilidad GFI MailArchiver Import Export no modifica el antiguo archivo de correos electrónicos de GFI MailEssentials. Para extraer mensajes de correo electrónico de un archivo de correos electrónicos GFI MailEssentials: 1. Cargue la Utilidad GFI MailArchiver Import Export desplazándose a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export. 2. En la pantalla principal, haga clic en Importar correos electrónicos desde GFI MailArchiver 2. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 184 3. En Nombre/dirección IP del servidor, especifique los detalles del servidor donde se almacena la base de datos de GFI MailEssentials de uno de los siguientes modos: Seleccionando el servidor Microsoft SQL Server en la lista, o bien Escribiendo el nombre del equipo, o bien Escribiendo la dirección IP. 4. En Autenticación mediante, seleccione el método de autenticación para conectar con el servidor Microsoft SQL Server. Seleccione Usuario de la sesión actual, o bien Seleccione Autenticación de Microsoft SQL Server y especifique un nombre de usuario y una contraseña. 5. En la lista Base de datos de GFI MailEssentials, seleccione la base de datos desde donde exportar los correos electrónicos. 6. En el área Opciones, seleccione la ubicación en la que la utilidad guardará los mensajes de correo electrónico. Seleccione: Importar a GFI MailArchiver: importa mensajes de correo electrónico automáticamente a Almacenes de archivo de GFI MailArchiver. Exportar a una ruta determinada: los mensajes de correo electrónico se almacenan sin formato en una carpeta personalizada. Haga clic en Examinar para configurar la carpeta personalizada. 7. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación. 8. Cuando haya finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar. NOTA La duración del proceso de exportación depende de la cantidad de correos electrónicos almacenados en la base de datos GFI MailEssentials. 6.5.4 Cómo importa GFI MailArchiver los correos electrónicos en los Almacenes de archivo Tras ejecutar la Utilidad GFI MailArchiver Import Export, los mensajes de correo electrónico exportados se guardan sin formato en la carpeta de destino especificada durante la ejecución del asistente. Si se elige importar mensajes de correo electrónico a GFI MailArchiver, los mensajes de correo electrónico extraídos se almacenan en la carpeta Pickup de GFI MailArchiver. Esta carpeta está ubicada en: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Pickup. NOTA Si los mensajes de correo electrónico ya se han exportado, puede mover manualmente dichos mensajes a la carpeta de recogida. Los mensajes de correo electrónico de la carpeta de recogida del Servicio de importación de GFI MailArchiver se procesan como sigue: Los mensajes de correo electrónico se colocan en la carpeta de la cola para ser archivados en el almacén de archivo apropiado. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 185 Si un correo electrónico en la carpeta de recogida tiene una fecha que no se ajusta a las fechas de los almacenes de archivo configurados o cuando el correo electrónico está dañado, el servicio de importación se moverá el correo electrónico a la carpeta Sin clasificar. Las rutas de acceso predeterminadas de estas carpetas son: Carpeta de cola: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Queue Carpeta de sin clasificar: <Ruta de instalación de GFI MailArchiver>\MAIS\Unclassified 6.5.5 Mensajes de correo electrónico sin clasificar El Servicio de importación de GFI MailArchiver clasifica los mensajes de correo electrónico como sin clasificar cuando la fecha no se encuentra dentro del intervalo de fechas de una carpeta de archivo. En cada mensaje de correo electrónico sin clasificar, el Servicio de importación de GFI MailArchiver creará cuatro archivos en la carpeta Unclassified, por ejemplo: 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].body 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].emc 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].eml 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].envelope La primera parte del nombre de archivo de la carpeta Unclassified será el año y mes en que se envió el mensaje de correo electrónico. IMPORTANTE Si hay 500 mensajes de correo electrónico, o más, en la carpeta Unclassified, se suspende el proceso de importación. En ese caso, elimine los mensajes de correo electrónico no deseados, o bien impórtelos en una carpeta de archivo. Para archivar mensajes de correo electrónico en un Almacén de archivo: 1. Configure una o varias carpetas de archivo que cubran las fechas de los correos electrónicos a archivar. 2. Detenga el Servicio de importación de GFI MailArchiver, para lo que debe desplazarse a Inicio > Panel de control > Herramientas administrativas > Servicios. 3. Haga clic con el botón secundario en Servicio de importación de GFI MailArchiver y haga clic en Detener. 4. Vaya a la carpeta Unclassified. 5. Mueva los cuatro archivos de los mensajes de correo electrónico a la carpeta Queue. 6. Vuelva a la consola de administración de servicios, haga clic con el botón secundario en Servicio de importación de GFI MailArchiver y seleccione Iniciar. 6.6 Exportar mensajes de correo electrónico de Almacenes de archivo de GFI MailArchiver La característica GFI MailArchiver OneClick Restore permite restaurar mensajes de correo electrónico individuales a la dirección de correo electrónico que defina. Sin embargo, si desea exportar o restaurar más de un mensaje de correo electrónico simultáneamente, use la Utilidad GFI MailArchiver Import Export. Con esta herramienta es posible conectar con una instalación de GFI MailArchiver, GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 186 buscar los correos electrónicos para exportar y exportar todos los correos electrónicos de una vez del siguiente modo: Restaurar una dirección de correo electrónico específica Realizar la descarga en una carpeta del disco con formato .eml o .msg Realizar la descarga a un archivo PST. La característica de exportación de la Utilidad GFI MailArchiver Import Export es útil para exportar un conjunto de correos electrónicos que coinciden con un criterio de búsqueda específico, por ejemplo, para proporcionar los correos electrónicos referentes a un litigio. NOTA El proceso de exportación extrae una copia de los correos electrónicos y no elimina los mensajes de correo electrónico originales de los Almacenes de archivo. 6.6.1 Exportación de correos electrónicos 1. Desplácese a Inicio > Programas > GFI MailArchiver > Utilidad GFI MailArchiver Import Export. 2. En el área Exportar datos desde GFI MailArchiver haga clic en Descargar correos electrónicos desde GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 187 Captura de pantalla 112: Exportación de correo electrónico: conexión con GFI MailArchiver 3. En el área Credenciales de inicio de sesión: En el campo URL de GFI MailArchiver, especifique la dirección URL usada para conectar con GFI MailArchiver. Seleccione Iniciar sesión como el usuario final para iniciar sesión utilizando las credenciales del usuario que ha iniciado la sesión o seleccione Usar credenciales diferentes para iniciar sesión utilizando otro nombre de usuario y contraseña. Haga clic en Verificar conexión para confirmar que se puede establecer conexión con la dirección URL de GFI MailArchiver con las credenciales especificadas. Haga clic en Siguiente para continuar. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 188 Captura de pantalla 113: Exportación de correo electrónico: Opciones de búsqueda 4. Seleccione el tipo de búsqueda de entre las siguientes opciones: Buzón completo: busca en todos los mensajes de correo electrónico de un buzón concreto. Correos electrónicos que contienen palabras determinadas: busca mensajes de correo electrónico que incluyen determinadas palabras en el asunto, cuerpo o archivos adjuntos. Correos electrónicos basados en una búsqueda personalizada: busca en los mensajes correos electrónicos almacenados en un Almacén de archivo concreto, en un buzón concreto o que contengan una etiqueta concreta. Haga clic en Siguiente para continuar. 5. Dependiendo del tipo de búsqueda seleccionada en el paso anterior, especifique los criterios de búsqueda de la siguiente manera: GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 189 Tabla 63: Criterios de búsqueda en la exportación de mensajes de correo electrónico TIPO DE BÚSQUEDA CRITERIOS DE BÚSQUEDA Todo el buzón Búsqueda en buzón Todos los correos electrónicos en este buzón: haga clic en el botón … y agregue el buzón para buscar en todos los mensajes de correo electrónico que contiene. Recuperar sólo los primeros 5000 correos electrónicos: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000 mensajes de correo electrónico que satisfacen los criterios de búsqueda. Correos electrónicos que contienen palabras específicas Búsqueda simple Buscar: escriba los términos de la búsqueda en el asunto y cuerpo de los mensajes de correo electrónico. Buscar en adjuntos: active esta opción para incluir los archivos adjuntos en la búsqueda. active esta opción para incluir los archivos adjuntos en la búsqueda: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000 mensajes de correo electrónico que satisfacen los criterios de búsqueda. Sólo en buzones: buscar sólo en determinados buzones. Haga clic en el botón ... para especificar el buzón en el que buscar. Correos electrónicos con criterios de búsqueda específicos Búsqueda avanzada Buscar en todos los Almacenes de archivo Restringir la búsqueda a Almacenes de archivo concretos: ejecuta la búsqueda en determinados Almacenes de archivo. Haga clic en el hipervínculo para seleccionar el Almacén de archivo en el que buscar. Buscar en buzones: active esta opción para buscar mensajes de correo electrónico en buzones específicos. Haga clic en el botón ... para seleccionar los buzones en los que buscar. Recuperar sólo las primeras 5000 ocurrencias: la búsqueda devuelve sólo los primeros 5000 correos electrónicos que satisfacen los criterios de búsqueda. En la lista desplegable Criterios de búsqueda, seleccione los criterios de búsqueda y especifique la condición. Haga clic en + para agregar más criterios. Haga clic en Buscar para mostrar todos mensajes de correo electrónico coincidentes. Para exportar los mensajes de correo electrónico devueltos, haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 190 Captura de pantalla 114: Exportación de correo electrónico: Opciones de exportación 6. Seleccione cómo exportar los mensajes de correo electrónico: Tabla 64: Opciones de exportación de correo electrónico OPCIÓN DE EXPORTACIÓN CONFIGURACIÓN Restaurar en la siguiente dirección de correo electrónico Seleccione esta opción para exportar los mensajes de correo electrónico a un buzón. Especifique la de correo electrónico y seleccione el método para enviar los mensajes de correo electrónico: Enviar mensajes de correo electrónico como archivos adjuntos separados Enviar mensajes de correo electrónico como originales Ruta de la descarga Extraer correos electrónicos a una ruta determinada. Escriba la ruta de acceso o haga clic en Exam seleccionar la carpeta a la que se exportarán los mensajes de correo electrónico. Seleccione el for exportación de los correos electrónicos: .eml o .msg. Descargar a PST Exportar correos electrónicos a un archivo PST de Microsoft Outlook. Escriba la ruta de acceso o hag Examinar para seleccionar el archivo PST al que se exportarán los mensajes de correo electrónico. mantener la estructura de carpetas de los mensajes de correo electrónico exportados, active Man estructura de carpeta. 7. Haga clic en Siguiente para comenzar el proceso de exportación. 8. Cuando haya finalizado el proceso de exportación, haga clic en Finalizar. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 191 NOTA La duración del proceso de exportación depende de la cantidad de correos electrónicos a exportar. 6.6.2 Cómo ver un correo electrónico desde el resultado de la búsqueda Después de realizar una búsqueda, es posible que deba revisar determinados mensajes de correo electrónico del conjunto de resultados para comprobar que realmente contienen lo que busca. Haga doble clic en el mensaje de correo electrónico para visualizarlo. La herramienta Exportación de gran capacidad de GFI MailArchiver cargará el mensaje de correo electrónico en una ventana separada. GFI MailArchiver 6 Importar y exportar mensajes de correo electrónico | 192 7 Restauración de buzones GFI MailArchiver brinda la capacidad de restaurar mensajes de correo electrónicos archivados en Almacenes de archivo de GFI MailArchiver en un buzón de Microsoft Exchange. La característica de restauración de buzones de GFI MailArchiver le permite restaurar, por ejemplo, mensajes de correo electrónico de buzones eliminados. 7.1 Restaurar un buzón 1. Inicie la utilidad GFI MailArchiver Mailbox Restore desde el grupo de programas de GFI MailArchiver (GFI MailArchiver > Restauración de buzones). Captura de pantalla 115: Utilidad para restaurar buzones 2. Seleccione el buzón que desea restaurar en el campo Restaurar desde buzón. 3. Seleccione Todos los mensajes para restaurar todos los mensajes, o bien especifique una ‘fecha inicial’ y una ‘fecha final’ para restaurar los mensajes de un intervalo de fechas concreto. 4. En el campo En el buzón, escriba el buzón en el que desea restaurar los mensajes de correo electrónico. 5. Haga clic en Iniciar para iniciar el proceso de restauración de mensajes de correo electrónico. GFI MailArchiver 7 Restauración de buzones | 193 NOTA La utilidad GFI MailArchiver Mailbox Restore requiere que el usuario en el que se ejecuta esta utilidad tenga los siguientes derechos: Acceso a los mensajes de correo electrónico en GFI MailArchiver (origen) Acceso de lectura/escritura al buzón de Microsoft Exchange Server (destino); Derechos de ejecución en el servidor en el que se ha instalado GFI MailArchiver. Para obtener más información, consulte: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003917 GFI MailArchiver 7 Restauración de buzones | 194 8 Solución de problemas Solución de problemas y soporte técnicoIntroducciónEn este capítulo se explica cómo solucionar los problemas que puedan aparecer durante la instalación de GFI MailArchiver. Las principales fuentes de información disponibles para solucionar estos problemas son:Este manual: la mayoría de los problemas se pueden solucionar con la información que encontrará en esta sección.Artículos de la Base de conocimientos de GFIForo en la redContacto con el Centro de soporte de GFI 8.1 GFI SkyNet GFI mantiene un exhaustivo repositorio de su base de conocimientos, que incluye respuestas a los problemas más habituales. GFI SkyNet tiene siempre la lista más actualizada de preguntas y revisiones de soporte técnico. Si la información de esta guía no soluciona los problemas, consulte GFI SkyNet visitando: http://kb.gfi.com/. 8.2 Foro en la red El soporte técnico de usuario a usuario está disponible a través del foro en la red de GFI. Para acceder al foro en la red, diríjase a: http://forums.gfi.com/. 8.3 Solicitar soporte técnico Si ninguno de los recursos especificados anteriormente le permite solucionar los problemas, póngase en contacto con el equipo de Soporte técnico de GFI rellenando un formulario de solicitud de soporte técnico en línea, o bien de forma telefónica. En línea: Cumplimente el formulario de solicitud de soporte técnico y siga las instrucciones de esta página para enviar dicha solicitud: http://support.gfi.com/supportrequestform.asp Teléfono: Para obtener el número telefónico correcto del Centro de soporte de su área geográfica, visite: http://www.gfi.com/company/contact.htm. NOTA Antes de ponerse en contacto con el Centro de soporte técnico, tenga su identificación de cliente a mano. Su identificación de cliente es el número de cuenta en línea que se le asigna cuando registra las claves de su licencia en el área del cliente de GFI en: http://customers.gfi.com. Le responderemos en 24 horas, o antes, en función de su huso horario. 8.4 Documentación Si este manual no cumple sus expectativas o si cree que esta documentación se puede mejorar, indíquenoslo enviando un correo electrónico a: [email protected]. GFI MailArchiver 8 Solución de problemas | 195 8.5 Problemas en la instalación Tabla 65: Problemas en la instalación PROBLEMA DESCRIPCIÓN Cuando se instala GFI MailArchiver se muestra uno de los siguientes mensajes de error: Error 1720. Hay un problema en este paquete de Windows Installer. No se puede ejecutar un script necesario para completar la instalación. Póngase en contacto con el personal de soporte técnico o con el proveedor del paquete. 1. Deshabilite la exploración en tiempo real de los productos antivirus o cualquier otro software que explore el equipo en tiempo real. 2. Asegúrese de que no tiene software que quite automáticamente archivos del directorio TEMP. 3. Inicie sesión en el equipo con la cuenta del administrador de dominio. 4. Descargue e instale la última versión de Windows Scripting Host y de Windows Installer para su sistema operativo desde: http://www.microsoft.com/downloads/ 5. Asegúrese de que las siguientes tecnologías de Microsoft Windows están instaladas correctamente y no están dañadas: Instrumental de administración de Microsoft Windows (WMI) No se pudo iniciar el motor de instalación: Acceso denegado. Error al instalar Ikernel.exe, acceso denegado. Microsoft Windows Installer Microsoft .Net Framework Microsoft Data Access Components (MDAC) 6. Asegúrese de que las siguientes bibliotecas, que se encuentran en <Windows\System32>, están correctamente registradas: Oleaut32.dll urlmon.dll ole32.dll Actxprxy.dll Scrrun.dll Browseui.dll Mshtml.dll Shdocvw.dll Shell32.dll Para registrar una biblioteca en el sistema operativo, siga estos pasos: 1. Haga clic en Inicio y seleccione Ejecutar 2. Escriba cmd.exe y haga clic en Aceptar. 3. Escriba ‘regsvr32 <ruta y nombre del archivo dll>’ Ejemplo: ‘regsvr32 c:\windows\system32\urlmon.dll’ 4. Coloque el archivo de instalación en un archivo temporal (por ejemplo, C:\temp) del equipo en el que vaya a instalar el producto de GFI. 5. Compruebe también los permisos del Modelo de objetos componentes distribuido (DCOM) como se explica en: http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;295278 GFI MailArchiver 8 Solución de problemas | 196 PROBLEMA DESCRIPCIÓN Durante la instalación aparece el siguiente error: El asistente se ha interrumpido antes de que GFI MailArchiver se haya instalado por completo. Causa: Windows Scripting Host (WSH) está obsoleto o dañado. Solución: Instale la última versión de Windows Scripting Host (WSH) y reinicie el equipo. WSH se puede descargar desde: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=C717D9437E4B-4622-86EB-95A22B832CAA&displaylang=en El sistema no se ha modificado. Para finalizar la instalación en otro momento, vuelva a ejecutar la configuración. El asistente se ha interrumpido antes de que GFI MailArchiver se haya instalado por completo. GFI MailArchiver 8 Solución de problemas | 197 8.6 Problemas generales Tabla 66: Problemas generales PROBLEMA DESCRIPCIÓN GFI MailArchiver no autentica los usuarios al cargar la interfaz web en Windows Server 2008. Causa: Problema causado por el uso de la instalación del módulo Autenticación de formularios y Errores HTTP en IIS7. Solución 1:desinstale el módulo Errores HTTP. Solución 2:quite los errores HTTP del directorio virtual de GFI MailArchiver: 1. Desbloquee el módulo Errores personalizados del servidor. a. En Administrador de IIS, seleccione el servidor. b. Haga doble clic en el icono Módulos y seleccione CustomErrorModule. c. Haga clic en Desbloquear en el panel Acciones. 2. Quite el Módulo de errores personalizados del directorio virtual de MailArchiver. a. Seleccione el directorio virtual de MailArchiver b. Seleccione CustomErrorModule c. Haga clic en Quitar en el panel Acciones y en SÍ para confirmar. Al cargar GFI MailArchiver aparece una página en blanco/código HTML/instrucciones para descargar aspx Causa: ASP.NET no está registrado en el servidor web de IIS. Solución: Registre ASP.NET: 1. En el símbolo del sistema, cambie el directorio de la siguiente forma: Equipos de 32 bits: <WindowsDir>\Microsoft.NET\Framework\<número de versión>\ En equipos de 64 bits, cambie a: <WindowsDir\Microsoft.NET\Framework64\<número de versión>\ 2. Escriba ‘aspnet_regiis.exe -i’ y pulse Entrar. GFI MailArchiver 8 Solución de problemas | 198 PROBLEMA DESCRIPCIÓN GFI MailArchiver no autentica al cargar la interfaz web: Error 401. Causa: Este error se produce cuando el método de autenticación de IIS no se ha configurado correctamente en el servidor de GFI MailArchiver. Solución: Verifique el método de autenticación de IIS usado. IIS 6 1. Vaya a Inicio > Programas > Herramientas administrativas > Administrador de Internet Information Services (IIS). 2. Expanda <nombre de servidor web> > Sitios web > Sitio web predeterminado, haga clic con el botón secundario en MailArchiver y seleccione Propiedades. 3. Seleccione la ficha Seguridad del directorio y en Autenticación y control de acceso, haga clic en Editar. 4. Active la casilla Habilitar el acceso anónimo. 5. En el área Acceso autenticado, seleccione el método de autenticación que se va a usar. Se recomienda Autenticación de Windows integrada. 6. Haga clic en Aceptar dos veces y cierre Administrador de Internet Information Services (IIS). IIS 7 1. Vaya a Inicio > Programas > Herramientas administrativas > Administrador de Internet Information Services (IIS). 2. Expanda <nombre de servidor web> > Sitios web > Sitio web predeterminado y seleccione MailArchiver. 3. En la vista Características, haga doble clic en Autenticación. 4. Haga clic en Autenticación anónima y en el panel derecho seleccione Habilitar. 5. Seleccione el método de autenticación que se va a usar y en el panel derecho, haga clic en Habilitar. Se recomienda Autenticación de Windows. 6. Cierre Administrador de Internet Information Services (IIS). GFI MailArchiver 8 Solución de problemas | 199 PROBLEMA DESCRIPCIÓN GFI MailArchiver no autentica al cargar la interfaz web: Error 4000. Causa: Este error se produce cuando se instala otra aplicación en el servidor de GFI MailArchiver, que puede estar usando los mismos puertos que requiere GFI MailArchiver. Solución: Verifique que los puertos predeterminados que usa GFI MailArchiver no los usa otro software: 1. En el servidor de GFI MailArchiver, inicie Símbolo del sistema. 2. En la línea de comandos, escriba netstat -abn >C:\netstat.txt. Se crea un archivo de texto llamado netstat.txt en C:\. 3. Abra netstat.txt y busque las siguientes entradas en la columna Proto: TCP 0.0.0.0: 8014 - [MArc.Core2.exe] TCP 0.0.0.0: 8017 - [MArc.Core.exe] TCP 0.0.0.0: 8018 - [MArc.Store.exe] TCP 0.0.0.0: 8019 - [MArc.Search.exe] TCP 0.0.0.0: 8020 - [MArc.MAIS.exe] Si alguno de los puertos no se corresponde con los archivos ejecutables, el archivo ejecutable de GFI MailArchiver se debe configurar para usar otro puerto. Para cambiar un puerto predeterminado: 1. Vaya a Inicio > Ejecutar y escriba services.msc. 2. Detenga todos los servicios de GFI MailArchiver. 3. Vaya a la carpeta de instalación de GFI MailArchiver y realice una copia de seguridad de los siguientes archivos: ..\Core\bin\MArc.Core.Remoting.exe.config ..\Core\bin\MArc.UMPolling.ExPolling.exe.config ..\Core2\bin\Marc.Core2.exe.config ..\Core2\bin\Marc.Core2.Remoting.exe.config ..\Mais\bin\MArc.MAIS.Remoting.exe.config ..\Mais\bin\MArc.MAIS.exe.config ..\Search\bin\MArc.Search.Remoting.exe.config ..\Search\bin\MArc.Search.exe.config ..\Store\bin\MArc.Store.Remoting.exe.config ..\Store\bin\MArc.Store.exe.config ..\ASPNET\remoting.config 4. Abra todos los archivos .config indicados en el paso 3 en un editor de texto, busque el número de puerto que se va a cambiar y sustitúyalo por otro número de puerto. Ejemplo: Buscar 8017 y sustituir por 8117. NOTA: asegúrese de que no hay otras aplicaciones que usen el número de puerto nuevo. 5. Cuando se realicen cambios en un archivo .config, guárdelo con la codificación establecida en UTF-8. 6. Haga clic en Guardar para aplicar los cambios. 7. Cuando se hayan actualizado todos los archivos .config, reinicie los servicios de GFI MailArchiver detenidos en el paso 2. GFI MailArchiver 8 Solución de problemas | 200 PROBLEMA DESCRIPCIÓN 8. Repita la prueba de netstat en el símbolo del sistema para confirmar que GFI MailArchiver está usando los nuevos puertos. Al mover mensajes de correo electrónico de la carpeta Elementos enviados del buzón de Exchange a otra carpeta, el movimiento no se replica en la estructura de carpetas de GFI MailArchiver. Causa: Este comportamiento se produce cuando el modo caché de Exchange está habilitado en la configuración de la cuenta de Microsoft Outlook del usuario. Para obtener más información sobre el modo caché de Exchange, consulte: http://office.microsoft.com/enus/outlook/HP010000671033.aspx?pid=CH010045991033 Solución: deshabilite el modo caché de Exchange de Microsoft Outlook de la siguiente manera: Microsoft Outlook 2003 1. Vaya a Herramientas > Cuentas de correo electrónico. 2. Seleccione Ver o cambiar cuentas de correo electrónico existentes y haga clic en Siguiente. 3. Seleccione la cuenta del buzón de Microsoft Exchange y haga clic en Cambiar. 4. Desactive Usar modo de intercambio de caché y haga clic en Siguiente. 5. Haga clic en Aceptar y en Finalizar. 6. Reinicie Microsoft Outlook para aplicar el cambio. Microsoft Outlook 2007 1. Vaya a Herramientas > Config. de cuenta. 2. En la ficha Correo electrónico, seleccione la cuenta del buzón de Microsoft Exchange y haga clic en Cambiar. 3. Desactive Usar modo de intercambio de caché y haga clic en Siguiente. 4. Haga clic en Aceptar y en Finalizar. 5. Reinicie Microsoft Outlook para aplicar el cambio. NOTA: esta solución sólo se aplica a los mensajes de correo electrónico que se archivan después de que el modo caché de Exchange se haya deshabilitado. Al abrir mensajes de correo electrónico o archivos adjuntos de dichos mensajes desde la interfaz de GFI MailArchiver, se encuentra uno de los siguientes errores: Un error de filtrado web que especifica que el archivo adjunto descargado está dañado. El archivo adjunto descargado se abre en Internet Explorer, en lugar de en su aplicación predeterminado. GFI MailArchiver Causa: Esto puede suceder cuando una herramienta de filtrado web está instalada entre el servidor de GFI MailArchiver y GFI MailArchiver Outlook Connector, y está bloqueando solicitudes HTTP. Solución: Configure la herramienta de filtrado web para permitir todo el tráfico HTTP que genera el servidor de GFI MailArchiver. Asegúrese de que la dirección IP, el nombre NETBIOS o el nombre DNS de GFI MailArchiver no están bloqueados por el filtro web. Para obtener más información, consulte: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003387 8 Solución de problemas | 201 8.7 Problemas de importación o exportación Tabla 67: Problemas de importación o exportación PROBLEMA DESCRIPCIÓN 1. Al importar o exportar aparece: “”El Servicio de importación de GFI MailArchiver no se está ejecutando” Causa: El Servicio de importación de GFI MailArchiver está detenido. Solución: Asegúrese de que el Servicio de importación de GFI MailArchiver se ha iniciado: 1. Seleccione Inicio > Ejecutar, escriba ‘services.msc’ y haga clic en Aceptar. 2. Asegúrese de que el ‘Servicio de importación de GFI MailArchiver’ se ha iniciado. Si no lo ha hacho, haga clic en él con el botón secundario y seleccione Iniciar. 2. Al importar o exportar aparece: “Los procesos de exportación están en pausa, ya que no se han configurado bases de datos para el Servicio de importación de GFI MailArchiver” Causa: No hay bases de datos configuradas en el Servicio de importación de GFI MailArchiver Configuración. Solución: Asegúrese de que el Almacén de archivo de GFI MailArchiver configurado en el Servicio de importación de GFI MailArchiver no es de sólo lectura: 1. En GFI MailArchiver, seleccione el nodo Almacenes de archivo. 2. Haga clic en el icono Editar configuración que se encuentra junto al Almacén de archivo configurado en el Servicio de importación de GFI MailArchiver. 3. Asegúrese de que la opción No permitir más archivado en este Almacén de archivo no está habilitada. 3. Al importar o exportar aparece: “El número de archivos en la cola de procesamiento está aumentando. Los procesos de exportación están en pausa para dar tiempo al Servicio de importación de GFI MailArchiver para que procese el retraso.” GFI MailArchiver Causa: GFI MailArchiver no puede archivar los mensajes de correo electrónicos en las bases de datos. La consecuencia es que las copias de seguridad de los mensajes de correo electrónico se realizan en la carpeta <\GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup>. Cuando el número de mensajes de correo electrónico de esta carpeta llega a 300, la herramienta GFI PST Export se pone en pausa. Solución: Compruebe si hay más de 300 mensajes de correo electrónico en la carpeta <\GFI\MailArchiver\MAIS\Pickup>. En caso afirmativo, puede ser una indicación de que los mensajes de correo electrónico no se están almacenando en el Almacén de archivo. 1. Asegúrese de que el directorio de GFI MailArchiver está excluido de la copia de seguridad en tiempo real y/o del software de detección de virus. 2. Asegúrese de que GFI MailArchiver tiene una conexión estable con la base de datos y de que tiene suficientes recursos para soportar la carga. 3. En el caso de las bases de datos de SQL Server, establezca la configuración de crecimiento automático tanto de los archivos de datos como de los archivos de registro de transacciones en un valor fijo en megabytes, en lugar de en un valor porcentual. Los valores recomendados son 10 Mb para los registros de transacciones y 100 MB para los archivos de datos. Además, asegúrese de que la opción Tamaño máximo de archivo tanto de los archivos de datos como de los archivos de transacciones se ha quedado en ‘Crecimiento de archivos sin restringir’. 4. Asegúrese de que hay suficiente espacio en disco en el servidor en que el Servicio de importación de GFI MailArchiver se está ejecutando. 8 Solución de problemas | 202 PROBLEMA DESCRIPCIÓN 4. Al importar o exportar aparece: “Un gran número de mensajes de correo electrónico tienen una fecha que no coincide con ninguno de los intervalos de fechas cubiertos por las bases de datos configuradas. Los procesos de exportación se han suspendido indefinidamente. Consulte el manual para la solución de problemas” Causa 1: No hay bases de datos configuradas en el Servicio de importación de GFI MailArchiver Configuración que cubran la fecha de algunos mensajes de correo electrónico. Dichos mensajes no se pueden almacenar en ninguna base de datos, por lo que se almacenarán en la carpeta <\GFI\MailArchiver\MAIS\Unclassified>. Cuando el número de mensajes de correo electrónico de esta carpeta llega a 500, el Asistente de extracción de correo electrónico se pone en pausa. Solución 1: Vaya a la carpeta ‘Unclassified’. Si alguno de los mensajes de correo electrónico de la carpeta no necesita archivarse, puede eliminarlo. El Servicio de importación de GFI MailArchiver se reanudará automáticamente con el procesamiento de otros mensajes de correo electrónico. Si todos los mensajes de correo electrónico de la carpeta necesitan archivarse: 1. Determine el intervalo de fechas de los mensajes de correo electrónico sin clasificar. NOTA: para determinar la fecha exacta del mensaje de correo electrónico, abra el archivo .eml de la carpeta ‘Unclassified’ y vea el encabezado del mismo. 2. Modifique los intervalos de fechas de los Almacenes de archivo del Servicio de importación de GFI MailArchiver Configuración o cree un Almacén de archivo que cubra el intervalo de fechas. NOTA: Para obtener instrucciones sobre cómo establecer las fechas de los Almacenes de archivo, consulte el apartado Configurar el Servicio de importación de GFI MailArchiver en el escenario pertinente del capítulo Importar y exportar mensajes de correo electrónico de este manual. 3. Mueva los mensajes de correo electrónicos de la carpeta Unclassified a la carpeta <\GFI\MailArchiver\MAIS\Queue>. 4. El servicio de importación seguirá automáticamente archivando de los mensajes de correo electrónico. NOTA: Para obtener más información e instrucciones sobre los mensajes de correo electrónico de la carpeta Unclassified, consulte el capítulo Mensajes de correo electrónico sin clasificar en uno de los escenarios pertinentes descritos en el capítulo Importar y exportar correos electrónicos de este manual. Para obtener más información sobre esta solución, consulte: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003466 Causa 2: Los mensajes de correo electrónico no deseados se suelen enviar con los encabezados dañados, lo que no permite que el Servicio de importación de GFI MailArchiver determine la fecha de recepción de los mismos. Estos mensajes de correo electrónico se encontrarán en la carpeta ‘Unclassified’ con una fecha incorrecta. Solución 2: Se recomienda eliminar dichos mensajes de corro electrónico de la carpeta ‘Unclassified’. GFI MailArchiver 8 Solución de problemas | 203 PROBLEMA DESCRIPCIÓN 5. Al exportar archivos PST, aparece el siguiente error: “No hay cliente de correo predeterminado o el cliente actual no cumple la petición de mensajería. Ejecute Microsoft Outlook y establézcalo como cliente de correo predeterminado” Causa: Para exportar mensajes de correo electrónico desde un archivo PST utilizando la herramienta de exportación de correos electrónicos GFI PSTExchange. Microsoft Outlook versión 2003, o una versión superior, debe estar instalado en el mismo equipo. Solución: Instale Microsoft Office versión 2003, o una versión superior. 6. Al utilizar la herramienta de exportación de correos electrónicos PSTExchange de GFI MailArchiver aparecen los siguientes errores: “El buzón no se pudo abrir con las credenciales actuales.” “Acceso denegado.” “Error al enumerar carpetas.” “No se puede acceder al buzón seleccionado. Compruebe sus credenciales.” Causa: La herramienta de exportación de correos electrónicos PST-Exchange de GFI MailArchiver emplea las credenciales del usuario que ha iniciado sesión cuando se ejecuta directamente en el servidor Microsoft Exchange. Si la herramienta de exportación de correos electrónicos PST-Exchange de GFI MailArchiver se ejecuta en un equipo que no es el servidor Microsoft Exchange, tiene que especificar un nombre de usuario y una contraseña. En ambos casos, esta cuenta necesita tener permisos ‘SendAs’ y ‘ReceiveAs’ en los buzones de los que se van a extraer los mensajes de correo electrónico. Solución: Consulte http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003038 para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema. 7. Al importar o exportar aparece: “Uno o varios almacenes de archivo están llenos. Consulte el artículo KBID003441 de la Base de conocimientos de GFI para obtener más detalles.” Causa: GFI MailArchiver Este bloqueo se establece cuando uno o varios Almacenes de archivo están llenos. Esto sólo sucede en back-ends de MS SQL Express. El proceso de importación se detiene. La razón por la que todas las importaciones se detienen tiene dos vertientes. 1. Brinda al usuario la posibilidad de quitar todo el almacén y agregar uno vacío. 2. Si el usuario decide cambiar toda la configuración, no se realizan más procesamientos hasta que el usuario decida realizar el cambio. Solución: Consulte: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=KBID003441 para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema. 8 Solución de problemas | 204 8.8 Problemas de Outlook Connector Tabla 68: Problemas de Outlook Connector PROBLEMA DESCRIPCIÓN GFI MailArchiver Outlook Connector muestra una señal de advertencia en Microsoft Outlook inmediatamente después de la instalación Causa: Este comportamiento es normal. Tras instalar GFI MailArchiver Outlook Connector, es necesario sincronizar los mensajes de correo electrónico con GFI MailArchiver. GFI MailArchiver Outlook Connector sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los últimos 365 días. Causa: De forma predeterminada, GFI MailArchiver Outlook Connector sólo sincroniza y conserva los mensajes de correo electrónico de los últimos 365 días. Solución: El comportamiento predeterminado se puede modificar cambiando una clave especial en el archivo de configuración GeneralSettings.xml: 1. Cierre Microsoft Outlook y vaya a: Microsoft Windows XP y las versiones anteriores: <c:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\GFI\MailArchiver 6\> Microsoft Windows Vista: <c:\Usuarios\usuario\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento SynchronizeDaysSpan y cambie el valor de 365 (predeterminado) al número de días cuyos mensajes de correo electrónico desea ver en Outlook Connector. Ejemplo: Para ver los mensajes electrónicos de los últimos 5 años, establezca la línea de la siguiente forma: <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan> 4. Guarde el archivo GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. 5. Elimine la caché local del mismo directorio. Suele se un número largo con la extensión FDB. Si no sabe cuál eliminar, abra el archivo StoreSettings.xml y busque el atributo Store ID del usuario cuyo caché desea eliminar. 6. Abra Microsoft Outlook y sincronice GFI MailArchiver Outlook Connector con GFI MailArchiver para habilitar los cambios. Elimine este texto y sustitúyalo por su propio contenido. La página de búsqueda de GFI MailArchiver no aparece en la carpeta de búsqueda de Microsoft Outlook 2007 Causa: En Microsoft Outlook 2007, la configuración de la página de inicio está deshabilitada para almacenes no predeterminados. El Buzón de GFI MailArchiver es un almacén no predeterminado, por lo que resulta afectado por esta directiva. Solución: Para obtener más instrucciones sobre cómo solucionar este problema, consulte el artículo de Microsoft KBase cuya dirección URL se indica a continuación: http://support.microsoft.com/kb/923933 Aparece uno de los siguientes problemas: » No se puede habilitar el acceso sin conexión desde el cuadro de diálogo de configuración » No se puede definir un número de días de acceso sin conexión que sea mayor que un número concreto Posible causa Los valores del acceso sin conexión los configura automáticamente el administrador del sistema y también es éste quien deshabilita esta característica. Posible solución Consulte estos problemas al administrador del sistema. GFI MailArchiver 8 Solución de problemas | 205 PROBLEMA DESCRIPCIÓN GFI MailArchiver Outlook Connector no se sincroniza con GFI MailArchiver. Causa 1: No hay conexión entre el equipo cliente y el servidor de GFI MailArchiver. Solución 1: Pida al administrador del sistema que confirme la dirección URL de GFI MailArchiver. Dicha URL se puede modificar en el cuadro de diálogo de configuración de GFI MailArchiver Outlook Connector. Causa 2: GFI MailArchiver Outlook Connector está deshabilitado Solución 2: Habilite GFI MailArchiver Outlook Connector desde Inicio > Programas > GFI MailArchiver Outlook Connector > Habilitar Outlook Connector y reinicie Microsoft Outlook. Errores de sincronización: Errores HTTP Posible causa: Los errores HTTP aparecen cuando hay problemas de configuración de la red. Posible solución: Para obtener más información, consulte: http://support.microsoft.com/kb/324069 http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms524996.aspx http://support.microsoft.com/kb/907273 Errores de sincronización: Error HTTP 500 Posible causa: El servidor de GFI MailArchiver está ocupado o no se puede acceder a él. Posible solución: Vuelva a sincronizar Outlook Connector en unos minutos. Errores de sincronización: Se ha superado el tiempo de espera de la conexión de GFI MailArchiver Posible causa: El servidor de GFI MailArchiver está ocupado y no pudo enviar los datos necesarios en un intervalo de tiempo especificado. Posible solución: Para aumentar el valor del tiempo de espera: 1. Vaya a: Microsoft Windows XP y las versiones anteriores: <c:\Documents and Settings\usuario\Configuración local\Datos de programa\GFI\MailArchiver6\> Microsoft Windows Vista: <c:\Usuarios\usuarioA\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Abra el archivo GeneralSettings.xml con un editor de texto. 3. Busque el elemento TryConnectionTimeout y aumente el valor predeterminado de 120000. 4. Guarde GeneralSettings.xml y cierre el editor de texto. GFI MailArchiver 8 Solución de problemas | 206 9 Glosario A Active Directory Tecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los servicios de directorio de tipo LDAP. AD Véase Active Directory Administrador del sistema de Exchange Consola MMC especializada que permite administrar una organización de Exchange. Administradores de grupo Grupo de usuarios de GFI MailArchiver cuyos miembros puedan examinar y realizar búsquedas en todos los usuarios que forman parte de su grupo de Active Directory. Almacenes de archivo Conjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de búsqueda en GFI MailArchiver Archivo PST Archivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del calendario, contactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook. Auditoría de actividad de base de datos Sistema que utiliza las capacidades de rastreo de Microsoft SQL Server para registrar toda la actividad dentro de una base de datos de archivo. Auditoría de interacción del usuario Sistema que permite registrar la actividad de todos los usuarios mientras utilizan la interfaz web de GFI MailArchiver. B Base de datos Firebird Sistema de bases de datos relacionales de código abierto. Buzón Directorio o carpeta que se emplea para la recepción, archivo y almacenamiento de mensajes de correo electrónico. C Carpetas públicas Carpeta común compartida entre usuarios de Microsoft Exchange que permite el intercambio de información. GFI MailArchiver 9 Glosario | 207 D Directivas de categorización Sistema de categorización de GFI MailArchiver que permite categorizar el correo electrónico según su etiqueta. Directivas de retención Un sistema que permite controlar por cuánto tiempo se mantienen los correos específicos en los Almacenes de archivo. E Encabezados Información que precede al texto del mensaje (cuerpo). Incluyen el remitente, destinatario, asunto, marcas horarias de envío y recepción, etc. Esquema de base de datos Estructura de una base de datos que define las tablas, los campos de esas tablas y la relación entre los campos y tablas. ExOLEDB Véase Proveedor OLE DB de Exchange Extensiones multipropósito de correo Internet Estándar que extiende el formato del correo electrónico para que sea compatible con texto que no sea ASCII, archivos adjuntos que no sean de texto, cuerpos de mensaje con varias partes y la información de encabezado en juegos de caracteres no ASCII. G Gestión de Almacenes de archivo Tecnología GFI MailArchiver que permite poner en cola y programar los Almacenes de archivo para usarlos en función de los diferentes períodos de tiempo. GFI MailArchiver Outlook Connector Herramienta de GFI MailArchiver que permite sincronizar carpetas de Microsoft Outlook con los datos de correo electrónico archivados por GFI MailArchiver. GFI MailInsights Utilidad para creación de informes incluida en GFI MailArchiver que aprovecha los mensajes de correo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias del correo electrónico. GPO Véase Objetos de directiva de grupo GFI MailArchiver 9 Glosario | 208 H Hilo de conversación Lista de mensajes de correo electrónico que forman una conversación entre dos, o más, usuarios. I IMAP Véase Protocolo de acceso a mensajes de Internet Í Índice de búsqueda Sistema que recopila, analiza y almacena los datos para permitir la recuperación rápida y precisa de la información. Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería Una arquitectura de mensajería y un API basado en Modelo de objetos componentes (COM) para Microsoft Windows. M MAIS GFI MailArchiver Import Service MAPI Véase Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería Metadatos Datos que proporcionan información acerca de los mensajes de correo electrónico archivados en GFI MailArchiver. Microsoft SQL Server Sistema de administración de base de datos relacionales de Microsoft. MIME Véase Extensiones multipropósito de correo Internet Modo de autenticación mixta Un método de autenticación de SQL Server que permite la autenticación en Windows y SQL Server. O Objetos de directiva de grupo Una gestión centralizada de Active Directory y la configuración del sistema que controla lo que los usuarios pueden y no pueden hacer en una red informática. GFI MailArchiver 9 Glosario | 209 OneClick Restore Un método fácil para restaurar mensajes de correo electrónico archivados al buzón del usuario. Restaura dichos mensajes como en el momento de su eliminación, o bien los envía al usuario como un archivo adjunto de correo electrónico. Outlook Web Access Servicio de correo web de Microsoft Exchange Server. Se usa para acceder al correo electrónico, contactos, tareas, etc. utilizando una interfaz web cuando Microsoft Office Outlook no está disponible. OWA Véase Outlook Web Access P POP3 Véase Protocolo de oficina de correos versión 3 Privilegios de acceso Permisos concedidos a los usuarios o grupos de usuarios para llevar a cabo diversas operaciones en los mensajes de correo electrónico. Protocolo de acceso a mensajes de Internet Uno de los dos protocolos de Internet más usados para la recuperación de mensajes de correo electrónico, el otro es POP3. Protocolo de oficina de correos 3 Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correo electrónico de los buzones a través de una conexión TCP/IP. Proveedor OLE DB de Exchange Método utilizado para acceder a un almacén local de Microsoft Exchange Server mediante OLE DB y ADO de Microsoft. PST exporter Herramienta basada en agentes que, una vez implementada en los equipos de destino, extrae los mensajes de correo electrónico de archivos PST para que los procese el Servicio de importación de GFI MailArchiver. R Recuperación de la estructura de carpetas de los buzones Característica de GFI MailArchiver que permite sincronizar la estructura de carpetas de los buzones de Microsoft Exchange con GFI MailArchiver Registro en diario Característica de Microsoft Exchange Server que almacena copias de los mensajes de correo electrónico en un buzón central para diversos fines, incluido el archivado del correo. GFI MailArchiver 9 Glosario | 210 S Servicio de importación de GFI MailArchiver Herramienta de GFI MailArchiver que importa datos de mensajes de correo electrónico de un archivo a GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 9 Glosario | 211 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario 10.1 Crear un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2000/2003 10.1.1 Paso 1: Crear un buzón de diario. 1. Seleccione Inicio > Programas > Microsoft Exchange > Equipos y usuarios de Active Directory. Captura de pantalla 116: Añadir usuarios en Microsoft Exchange 2003 2. Expanda el dominio del que se archivan los mensajes de correo electrónico, haga clic con el botón secundario en el nodo Usuarios y seleccione Nuevo > Usuario. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 212 Captura de pantalla 117: Cuadro de diálogo Nuevo objeto - Usuario 3. Escriba un ‘nombre de inicio de sesión del usuario’ relevante (p.ej., diario), cumplimente los restantes detalles del usuario nuevo y haga clic en Siguiente. Captura de pantalla 118: Añadir una contraseña 4. Escriba una contraseña, desactive la opción El usuario debe cambiar la contraseña la próxima vez que inicie sesión y habilite las opciones El usuario no puede cambiar la contraseña y La contraseña nunca expira. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 213 NOTA asegúrese de que la contraseña escrita cumple los requisitos de complejidad configurados para los usuarios de Active Directory. 5. Haga clic en Siguiente y revise los detalles del usuario nuevo. Haga clic en Finalizar para crear el usuario. 10.1.2 Paso 2: Configurar el archivado de correos electrónicos en un buzón de diario 1. Seleccione Inicio > Programas > Microsoft Exchange > Administrador del sistema. Captura de pantalla 119: Propiedades del nodo Almacén de buzones 2. Expanda Servidores > <nombre de servidor> > Grupo de almacenamiento, haga clic con el botón secundario en el nodo Almacén de buzones y seleccione Propiedades. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 214 Captura de pantalla 120: Habilitar el registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft Exchange 3. En la ficha General, active la casilla Archivar todos los mensajes que envíen o reciban los buzones de este almacén y haga clic en el botón Examinar. 4. Seleccione el nombre del buzón de diario que creó en el paso uno, por ejemplo ‘diario’, y haga clic en Aceptar. 5. Cierre el cuadro de diálogo Propiedades del almacén de buzones y la consola de administración del Administrador del sistema de Exchange. 10.1.3 Paso 3: Habilitar el registro en diario de información de CCO IMPORTANTE Se recomienda encarecidamente NO habilitar esta opción, sino habilitar el registro de sobres en diario en su lugar. El registro de sobres en diario registra toda la información del encabezado, no sólo los datos de CCO. Para obtener más información sobre el registro de sobres en diario consulte el paso 4: Habilitar el registro de sobres en diario En los sistemas Microsoft Exchange Server 2000 y Microsoft Exchange Server 2003, la información de CCO no se incluye de forma predeterminada en el mensaje del registro en diario. Para habilitar el registro en diario de la información de CCO: Sólo para Microsoft Exchange Server 2000 1. Instale la revisión, que está disponible en: http://support.microsoft.com/?kbid=810999 GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 215 Para Microsoft Exchange Server 2000 y Microsoft Exchange Server 2003. 1. En el símbolo del sistema, escriba regedit.exe 2. Añada la siguiente clave del Registro: HKEY_LOCAL_ MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters 3. Añada la siguiente clave del Registro y sus valores: HKEY_LOCAL_ MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeTransport\Parameters\ Nombre de la clave: JournalBCC Tipo de datos: Dword Valor de datos: 1 4. Cierre el Editor del Registro y, en el símbolo del sistema, escriba services.msc. Reinicie los servicios Protocolo simple de transferencia de correo y Almacén de información. 10.1.4 Paso 4: Habilitar el registro de sobres en diario El registro de sobres en diario permite el archivado de la información de los encabezados de los correos electrónicos y se puede activar con: Configuración avanzada del registro en diario de correo electrónico de Microsoft Exchange Server (exejcfg.exe) o La consola de administración del Editor de ADSI. Uso de la herramienta exejcfg.exe 1. Descargue la herramienta exejcfg.exe de: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=E7F73F10-7933-40F3-B07EEBF38DF3400D&displaylang=en 2. En el símbolo del sistema, desplácese hasta la carpeta en la que copió la herramienta exejcfg.exe. 3. Escriba exejcfg -e y pulse Intro. NOTA exejcfg -d desactiva el registro de sobres en diario de dicha organización. Uso del Editor de ADSI 1. Busque la herramienta adsiedit.msc en el kit de recursos de Windows 2000 Server o en las herramientas de soporte de Windows 2003 Server. 2. En el símbolo del sistema, desplácese hasta la carpeta en que adsiedit.msc está almacenado, escriba adsiedit.msc y pulse Intro. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 216 Captura de pantalla 121: Edición de ADSI 3. Expanda el nodo Edición de ADSI > Configuración > <CN=Configuración> > <CN=Servicios> > <CN=Microsoft Exchange>. 4. Haga clic con el botón secundario en el nodo CN<nombre de la organización> y haga clic en Propiedades. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 217 Captura de pantalla 122: Atributo heuristics 5. Seleccione el atributo heuristics en la lista Atributos y haga clic en Editar. Captura de pantalla 123: Edición del valor del atributo heuristics 6. Escriba ‘512’ y haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Aceptar para guardar y cerrar la consola de ADSIEdit. NOTA el valor 512 habilita el registro de sobres en diario, mientras que el valor 0 deshabilita el registro de sobres en diario. 10.2 Deshabilitar el registro en diario en Microsoft Exchange Server 2000/2003 1. Seleccione Inicio > Programas > Microsoft Exchange > Administrador del sistema. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 218 Captura de pantalla 124: Propiedades del nodo Almacén de buzones 2. Expanda Servidores > <nombre de servidor> > Grupo de almacenamiento, haga clic con el botón secundario en el nodo Almacén de buzones y seleccione Propiedades. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 219 Captura de pantalla 125: Habilitar el registro en diario en un almacén de buzones de Microsoft Exchange 3. En la ficha General, desactive la casilla Archivar todos los mensajes que envíen o reciban los buzones de este almacén. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración. 10.3 Creación de un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2007 Microsoft Exchange 2007 admite dos tipos de registros en diario: Registro en diario estándar: Esta función habilita la configuración de un Almacén de buzones que permite el registro del correo electrónico de una organización. GFI MailArchiver puede usar el registro en diario de Microsoft Exchange para centralizar todos los mensajes de correo electrónico que se archivan en un solo buzón para su archivado. Este tipo de registro en diario también se denomina registro en diario de base de datos por buzón. Registro en diario premium: Sólo está disponible con la licencia de acceso de cliente Enterprise de Microsoft Exchange. Permite a un administrador configurar reglas de registro en diario personalizadas como: Archivar sólo correos electrónicos entrantes. Archivar sólo correos electrónicos salientes. Archivar correos electrónicos de un grupo concreto. El registro en diario también se denomina registro en diario por destinatario. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 220 GFI MailArchiver utiliza este tipo de registro en diario mediante la detección y presentación de estas reglas en el Asistente de configuración de orígenes de datos. ¿Qué método de registro en diario hay que usar? Elija el registro en diario estándar para archivar todos los mensajes de correo electrónico (entrantes y salientes) de todos los usuarios de la organización. Elija el registro en diario premium si desea tener más control sobre los mensajes de correo electrónicos que se van a archivar (por ejemplo, sólo los de determinados usuarios o sólo los entrantes o salientes). NOTA El registro en diario premium requiere una licencia de acceso de cliente Enterprise de Microsoft Exchange. 10.3.1 Instalar el registro en diario estándar Paso 1: Crear un buzón de diario 1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de administración de Microsoft Exchange. 2. Expanda el nodo Configuración de destinatario y haga clic en el nodo Buzón. 3. Seleccione Buzón nuevo… en el panel Acciones. 4. Seleccione la opción Buzón de usuario y haga clic en Siguiente. 5. Seleccione la opción Usuario nuevo y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 221 Captura de pantalla 126: Detalles de buzón de usuario nuevo 6. Escriba los detalles de ‘Información del usuario’ del usuario nuevo al que se va a asignar el buzón de diario nuevo y haga clic en Siguiente. 7. Asegúrese de que la configuración del buzón es correcta y haga clic en Siguiente. 8. Revise el resumen del buzón nuevo que se va a crear y haga clic en Nuevo. Paso 2: Configurar el registro en diario estándar 1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de administración de Microsoft Exchange. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 222 Captura de pantalla 127: Configuración de una base de datos de buzones 2. Expanda el nodo Microsoft Exchange > Configuración de servidor > Buzón y haga clic en Propiedades en el panel Acciones. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 223 Captura de pantalla 128: Propiedades de la base de datos de buzones 3. Seleccione la opción Destinatario del diario, haga clic en Examinar y seleccione el buzón que configuró previamente en Active Directory. 4. Haga clic en Aceptar para finalizar la configuración. 10.3.2 Instalar el registro en diario premium 1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de administración de Microsoft Exchange. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 224 Captura de pantalla 129: Configuración de reglas de registro en diario 2. Expanda el nodo Configuración de la organización > Concentrador de transporte y seleccione la ficha Registro en diario. 3. En la ficha Acciones, haga clic en Regla de diario nueva. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 225 Captura de pantalla 130: Creación de una regla de diario 4. Escriba el nombre de la regla y haga clic en Examinar. En Dirección de correo electrónico del diario, seleccione la dirección de correo electrónico del diario, preferiblemente un buzón de la organización existente de Microsoft Exchange, desde Active Directory. 5. <Opcional> Configure: Ámbito: seleccione si va a registrar en diario todo el correo electrónico (Global), el correo electrónico interno o el externo. Correo electrónico de diario para el destinatario: seleccione los destinatarios concretos a los que se aplica esta regla de registro en diario. 6. Asegúrese de que la opción Habilitar regla está habilitada y haga clic en Nuevo. NOTA En Microsoft Exchange Server 2007, el registro de sobres en diario se habilita automáticamente de forma predeterminada. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 226 10.4 Deshabilitar el registro en diario estándar en Microsoft Exchange Server 2007 1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de administración de Microsoft Exchange. Captura de pantalla 131: Configuración de una base de datos de buzones 2. Expanda el nodo Microsoft Exchange > Configuración de servidor > Buzón y haga clic en Propiedades en el panel Acciones. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 227 Captura de pantalla 132: Propiedades de la base de datos de buzones 2. Desactive la opción Destinatario del diario. 3. Haga clic en Aceptar para finalizar la configuración. Deshabilitar el registro en diario estándar desde el Shell de administración de Microsoft Exchange En el Shell de administración de Microsoft Exchange, utilice la siguiente sintaxis para deshabilitar la regla de registro en diario: Set-MailboxDatabase <Base de datos de buzones> -JournalRecipient $Null 10.4.1 Deshabilitar el registro en diario premium 1. Seleccione Inicio > Todos los programas > Microsoft Exchange Server 2007 > Consola de administración de Microsoft Exchange. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 228 Captura de pantalla 133: Configuración de reglas de registro en diario 2. Expanda el nodo Configuración de la organización > Concentrador de transporte y seleccione la ficha Registro en diario. 3. Haga clic con el botón secundario en la regla de diario que desea quitar y haga clic en Quitar. 4. Haga clic en Sí para confirmar que desea quitar la regla de diario. Deshabilitar el registro en diario premium desde el Shell de administración de Microsoft Exchange En el Shell de administración de Microsoft Exchange, utilice la siguiente sintaxis para deshabilitar la regla de registro en diario: Remove-JournalRule <nombre de regla del diario> 10.5 Crear un buzón de registro en diario en Microsoft Exchange Server 2010 Microsoft Exchange 2010 admite dos tipos de registros en diario: Registro en diario estándar: Esta función habilita la configuración de un Almacén de buzones que permite el registro del correo electrónico de una organización. GFI MailArchiver puede usar el registro en diario de Microsoft Exchange para centralizar todos los mensajes de correo electrónico que se archivan en un solo buzón para su archivado. Este tipo de registro en diario también se denomina registro en diario de base de datos por buzón. Registro en diario premium: Sólo está disponible con la licencia de acceso de cliente Enterprise de Microsoft Exchange. Permite a un administrador configurar reglas de registro en diario personalizadas como: GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 229 Archivar sólo correos electrónicos entrantes. Archivar sólo correos electrónicos salientes. Archivar correos electrónicos de un grupo concreto. GFI MailArchiver utiliza este tipo de registro en diario mediante la detección y presentación de estas reglas en el Asistente de configuración de orígenes de datos. ¿Qué método de registro en diario hay que usar? Elija el registro en diario estándar para archivar todos los mensajes de correo electrónico (entrantes y salientes) de todos los usuarios de la organización. Elija el registro en diario premium si desea tener más control sobre los mensajes de correo electrónicos que se van a archivar (por ejemplo, sólo los de determinados usuarios o sólo los entrantes o salientes). NOTA El registro en diario premium requiere una licencia de acceso de cliente Enterprise de Microsoft Exchange. 10.5.1 Instalar el registro en diario estándar Paso 1: Crear un buzón de diario 1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange. 2. Expanda el nodo Configuración de destinatario y haga clic en el nodo Buzón. 3. Seleccione Buzón nuevo… en el panel Acciones. 4. Seleccione la opción Buzón de usuario y haga clic en Siguiente. 5. Seleccione la opción Usuario nuevo y haga clic en Siguiente. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 230 Captura de pantalla 134: Detalles de buzón de usuario nuevo 6. Escriba los detalles de ‘Información del usuario’ del usuario nuevo al que se va a asignar el buzón de diario nuevo y haga clic en Siguiente. 7. Escriba un ‘Alias’ para el buzón de diario y haga clic en Siguiente. 8. Haga clic en Siguiente y revise el resumen del buzón nuevo que se va a crear y haga clic en Nuevo. Paso 2: Configurar el registro en diario estándar 1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 231 Captura de pantalla 135: Configuración de una base de datos de buzones 2. Expanda el nodo Microsoft Exchange > Configuración de organización > Buzón. Haga clic con el botón secundario en la base de datos de buzones y seleccione Propiedades. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 232 Captura de pantalla 136: Propiedades de la base de datos de buzones 3. En el cuadro de diálogo de propiedades de la base de datos de buzones, seleccione la ficha Mantenimiento y active la casilla Destinatario del diario. Haga clic en Examinar y seleccione el buzón de diario que configuró anteriormente. 4. Haga clic en Aceptar para finalizar la configuración. 10.5.2 Instalar el registro en diario premium 1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange. 2. Expanda el nodo Configuración de la organización > Concentrador de transporte y seleccione la ficha Registro en diario. 3. En la ficha Acciones, haga clic en Regla de diario nueva. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 233 Captura de pantalla 137: Creación de una regla de diario 4. Escriba el nombre de la regla nueva 5. Haga clic en Examinar para seleccionar el buzón de diario al que se envían los informes de diario. 6. <Opcional> Configure: Ámbito: seleccione si va a registrar en diario todo el correo electrónico (Global), el correo electrónico interno o el externo. Mensajes de diario para el destinatario: seleccione los destinatarios concretos para esta regla de registro en diario. 7. Asegúrese de que la opción Habilitar regla está habilitada y haga clic en Nuevo. NOTA En Microsoft Exchange Server 2010, el registro de sobres en diario se habilita automáticamente de forma predeterminada. 10.6 Deshabilitar el registro en diario estándar en Microsoft Exchange Server 2010 1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 234 Captura de pantalla 138: Configuración de una base de datos de buzones 2. Expanda la ficha Microsoft Exchange > Configuración de organización > Buzón > Administración de bases de datos y seleccione Propiedades en el panel Acciones. GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 235 Captura de pantalla 139: Propiedades de la base de datos de buzones 2. Desactive la opción Destinatario del diario. 3. Haga clic en Aceptar para finalizar la configuración. Deshabilitar el registro en diario estándar desde el Shell de administración de Microsoft Exchange En Shell de administración de Microsoft Exchange, utilice la siguiente sintaxis para deshabilitar el registro en diario estándar: Set-MailboxDatabase <Base de datos de buzones> -JournalRecipient $Null 10.6.1 Deshabilitar el registro en diario premium 1. Inicie la Consola de administración de Microsoft Exchange. 2. Expanda el nodo Configuración de la organización > Concentrador de transporte y seleccione la ficha Reglas de registro en diario. 3. Haga clic con el botón secundario en la regla de diario que desea quitar y haga clic en Quitar. 4. Haga clic en Sí para confirmar que desea quitar la regla de diario. Deshabilitar el registro en diario premium desde el Shell de administración de Microsoft Exchange En el Shell de administración de Microsoft Exchange, utilice la siguiente sintaxis para deshabilitar la regla de registro en diario: Remove-JournalRule <nombre de regla del diario> GFI MailArchiver 10 Apéndice 1: Operaciones manuales con buzones de diario | 236 11 Índice A Grupo de acceso total Active Directory archivar 19, 26, 28, 30, 32, 39, 48, 106-107, 212, 224 11, 13, 15, 18, 23, 58, 61, 64-65, 67, 72, 74, 82, 105, 139, 149, 170-171, 178, 186, 202, 215, 220, 230 Auditoría de interacción del usuario 121-122 B Base de conocimientos base de datos 195, 204 11, 73-76, 81, 92-94, 96, 98-102, 104106, 118, 120-121, 130-131, 136, 141, 143-144, 152-153, 171, 173-174, 177-178, 180-181, 185, 202, 220, 227, 229, 235 I IMAP 63 Í Índice de búsqueda 80, 91, 96, 98, 100-102, 104 Informe de auditoría de control de acceso 122 Informe de auditoría de directivas de retención 123 Informe de auditoría de importación en masa 123 Informe de auditoría de integridad de datos 124 Informe de auditoría de mensajes de correo electrónico archivados Informe de auditoría de prevención contra la pérdida de datos123 Buzón de registro en diario elección de un método de registro en diario buzones 106 11, 60, 212, 220, 229 13-14, 19, 23, 46, 58-59, 61, 64-65, 67-69, 75, 85, 106, 109, 128, 133-136, 140, 146, 190, 193, 204, 212, 219-220, 228-229, 236 Informe de la auditoría de la pista de auditoría del usuario123 Informes de auditoría 42, 118, 121 Instalación de GFI MailArchiver Outlook Connector Internet Explorer 48, 50 49, 201 M C Clave de licencia 44, 58, 124 Control de acceso 23, 58, 106-107, 109, 121, 199 control de cuentas de usuario 106, 108 Microsoft Exchange 2003 63, 134, 137, 140, 212 Microsoft Exchange 2007 69, 135-137, 140, 220 Microsoft Exchange 2010 135-136, 229 Microsoft SQL Server D Descarga de GFI MailArchiver Outlook Connector 48, 52, 54 destinatario 19, 113, 118, 220, 228, 230, 236 directivas de categorización Directivas de retención 17 25, 58, 109-111, 114, 116, 123 Documentación 195 E 73, 75, 81, 93-94, 96-97, 100, 118, 120, 124, 177, 179, 185 O OneClick Restore 17, 186 P PowerShell 135-136, 140 Preferencias de usuario 42 R encabezados exportar 16, 19, 75, 85, 203, 216 128, 136, 150, 172, 178, 185-187, 202 F Reconstrucción de un índice de búsqueda registro en diario 103 46, 58, 65, 215, 218, 220, 227, 229, 234 Requisitos del sistema Firebird Foro en la red 73, 75-76, 93, 100-101, 119 195 G GFI MailInsights Generación de informes Glosario GFI MailArchiver 25 Hardware 12, 49 S Servicio de importación de GFI MailArchiver 130, 142-143, 151152, 157, 169-170, 172, 179, 185-186, 202 207 Índice | 237 Servidor con Microsoft Exchange Server 58, 60, 62, 102, 137, 194, 215, 221, 227, 234 SQL Server 82, 120, 202 X x86 GFI MailArchiver 49 Índice | 238 EE.UU., CANADÁ, AMÉRICA CENTRAL Y AMÉRICA DEL SUR 15300 Weston Parkway, Suite 104, Cary, NC 27513, EE.UU. Teléfono: +1 (888) 243-4329 Fax: +1 (919) 379-3402 [email protected] INGLATERRA E IRLANDA Magna House, 18-32 London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, REINO UNIDO Teléfono: +44 (0) 870 770 5370 Fax: +44 (0) 870 770 5377 [email protected] EUROPA, ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Teléfono: +356 2205 2000 Fax: +356 2138 2419 [email protected] AUSTRALIA Y NUEVA ZELANDA 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Teléfono: +61 8 8273 3000 Fax: +61 8 8273 3099 [email protected]