COLEGIO GIMNASIO DEL NORTE BIBLIOTECA GERMÁN

COLEGIO GIMNASIO DEL NORTE BIBLIOTECA GERMÁN

COLEGIO GIMNASIO DEL NORTE
BIBLIOTECA GERMÁN ARCINIEGAS
PROCESO DE ADQUISICIONES DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
PROCEDIMIENTO COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
1. OBJETIVO
Adquirir el material bibliográfico, a través del análisis y evaluación constante de las colecciones y
temas, con el fin de soportar los procesos académicos, culturales y de información general de la
comunidad académica y administrativa del Colegio Gimnasio del Norte.
2. ALCANCE
Inicia desde el análisis y el requerimiento temático del estado actual de las colecciones integradas
en la Biblioteca y finaliza con el envío de correo electrónico confirmando la compra y disponibilidad
del material bibliográfico.
3. DEFINICIONES
Material Bibliográfico: Nombre designado para los documentos que tiene la Biblioteca en cualquiera
de sus tipologías, ya sean libros, revistas, videos, publicaciones periódicas, monografías, folletos,
enciclopedias, entre otros.
Software de Gestión Bibliotecaria: Sistema automatizado de procesos que permite realizar de forma
sistematizada las actividades de gestión, ejecución y mantenimiento de la Biblioteca Germán
Arciniegas del Colegio Gimnasio del Norte.
Catalogación y Clasificación: Actividades que se realizan para la descripción y organización del
material bibliográfico adquirido por la Biblioteca Germán Arciniegas del Colegio Gimnasio del Norte
para garantizar su correcta recuperación e inventario.
4. CONDICIONES GENERALES
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
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
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La Biblioteca es la encargada de centralizar los procesos de identificación, selección y
adquisición del material bibliográfico encargado de soportar los procesos académicos y
culturales de la Comunidad del Colegio Gimnasio del Norte.
Las solicitudes de compra del material que necesiten los docentes y administrativos, las
deben realizar por medio de los Jefes de Cada área.
La compra de material bibliográfico que soporta los programas académicos debe llevar la
correspondiente aprobación por parte del Rector y los Coordinadores de Sección que
realizan la solicitud.
La autorización del material bibliográfico solicitado por las áreas administrativas incluida la
Biblioteca, debe ser aprobado por el Gerente Administrativo del Colegio Gimnasio del
Norte.
Todo el material recibido y adquirido por las áreas del Colegio Gimnasio del Norte debe ser
ingresado, catalogado y clasificado dentro del Software de Gestión Bibliotecaria disponible
en la Biblioteca antes de su consulta.

La biblioteca realiza el proceso de contacto de los proveedores de las editoriales de material
bibliográfico, según la necesidad de recursos que se tenga, es necesario que las áreas hagan
la respectiva solicitud a la biblioteca.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Actividad
1. Recoge y
recolecta los
catálogos de las diferentes
editoriales, además de las
sugerencias de los diferentes
usuarios
Área Responsable
Cargo Responsable
Biblioteca
Bibliotecólogo
Biblioteca
Bibliotecólogo
Áreas académicas / Biblioteca
Profesores/ Jefes de
Área / Bibliotecólogo
Biblioteca
Bibliotecólogo
Biblioteca
Bibliotecólogo
Biblioteca
Bibliotecólogo
Rectoría /Áreas académicas
Rector/Coordinador de
Sección
Biblioteca
Bibliotecólogo
Si son sugerencias diríjase al paso
Número 4
2. Entrega los catálogos a las
diferentes áreas según la guía
de programación establecida
3. Identifica el material a adquirir
de acuerdo a sus necesidades
académicas y culturales y
seguido
envía
correo
electrónico al Bibliotecólogo
haciendo la solicitud respectiva.
4. Diligencia
el
formato
“Solicitudes
de
Material
Bibliográfico” donde se registra
el material a solicitar
5. Identifica en el Sistema Destiny
de
la
Biblioteca,
la
disponibilidad del material
solicitado
Si el libro está disponible dentro de
las colecciones diríjase al paso 14
6. Envía el listado por correo
electrónico al Rector, así como
a los coordinadores de Sección
para la respectiva aprobación
7. Aprueba el material a solicitar
de acuerdo a las necesidades
del Colegio
8. Realiza los contactos con las
editoriales
para
pedir
9.
10.
11.
12.
13.
14.
cotizaciones
del
material
solicitado
Diligencia el Formato “Pedido
de Material Bibliográfico” como
correspondiente control de lo
solicitado
Envía el formato diligenciado a
para aprobación de compra
Aprueba el formato y envía a la
Coordinación
administrativa
para el correspondiente pago
Realiza el pago correspondiente
por el material pedido y
aprobado
Recibe el material para su
correcta
verificación,
seguimiento y control de lo
solicitado y lo pedido
Envío correo de confirmación y
de disponibilidad del material
solicitado en compra
Biblioteca
Bibliotecólogo
Biblioteca
Bibliotecólogo
Gerencia Administrativa
Gerente
Administrativo
Dirección Financiera
Directora Financiera
Biblioteca
Bibliotecólogo /
Asistente Biblioteca
Biblioteca
Bibliotecólogo
RELACION DE REGISTROS
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Formato “Solicitudes de Material Bibliográfico”
Formato “Pedido de Material Bibliográfico”