Funciones avanzadas en Word

FUNCIONES AVANZADAS DE WORD
COMBINAR CORRESPONDENCIA
Word es el procesador de texto de la suite Office, y como
todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son
utilizadas, una de estas es la de Combinación de
correspondencia.
Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar
ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya
dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de
los servicios básicos, donde en un solo formato de
documento, los datos cambian según el cliente.
Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010
nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por
ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en
todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la
persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el
lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión
de sobres, etc.
Para emplear la función Combinar Correspondencia, necesitaremos lo siguiente:
 1 Carta redactada en Word
 1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access
o Outlook
EJERCICIO DE APLICACION
El siguiente ejercicio consiste en el envió de
una carta, ofreciendo los servicios de una
empresa de suministros de oficina. Lo que
haremos es que podamos personalizar la
carta con los datos de los destinatarios.
Teniendo la carta ya redactada, tenemos
que ver el tema de los datos que
utilizaremos, en este caso, serán solo:
Nombre, Dirección, Empresa, Profesión, tal
como lo muestra la imagen:
a. Es recomendable tener clara donde quedan guardados los datos del archivo de Excel para el momento de
combinar la base de datos con la carta.
b. Abrimos el documento donde tenemos la carta o donde la vamos a redactar.
c. Clic en la ficha correspondencia Combinación de Correspondencia
d. Iniciar combinación de correspondencia - Seleccionamos asistente de correspondencia
e. Comenzamos con el asistente de correspondencia
– Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente
– Utilizar el documento actual y siguiente
– En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre
EXAMINAR (que está en el cuadrado azul). Acá es donde buscamos nuestro archivo excel.
Después al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldrá una ventana como esta.
En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente
aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres
enviar tu carta a algunas personas y no a todos.
Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los
campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.
Para asignar manualmente los campos, para esto presionamos en “Más
Elementos”, arrogando una ventana que muestra los campos para
asignar, lo cuales puedes poner en el documento al al posicionarte
sobre el campo y luego INSERTAR. no se preocupes si el campo no está
donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar
y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el
campo.
Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma
<<Nombre>>, es solo el nombre del campo, quedando de esta forma
en el documento.
Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar,
vista previa y puedes ver cómo cambia con los controles.
Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de qué trata la herramienta y un poco de paciencia.
Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger
entre:
1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondientes al
número de registro que tengas en el cuadro de control
2. Imprimir: No creo que necesite explicación, ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato
Pdf.
3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la dirección del destinatario. Se que parece mucho trabajo escribir
uno por uno los email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook.
LA PESTAÑA CORRESPONDENCIA
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas
y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los botones de la
pestaña Correspondencia.
Aquí veremos los botones de esta pestaña:
Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para
realizar los cambios convenientes.
. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el
asistente
. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como vimos con el
asistente.
. Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.
. Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil
localizarlos dentro del documento.
Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos más adelante.
En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento
para moverte por los diferentes destinatarios. También
podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu parte
en la creación de la carta.
SOBRES Y ETIQUETAS
A lo largo del tema hemos visto cómo utilizar el asistente de combinación de correspondencia para enlazar unos datos ya existentes
con Word y enviar cartas personalizadas. Pero ésta no es la única opción. Frecuentemente, y especialmente en el mundo comercial,
necesitaremos también imprimir datos en sobres o en etiquetas que serán pegadas a los sobres o paquetes. En este apartado nos
centraremos especialmente en la creación masiva.
Tenemos dos opciones:


Utilizar la opción de combinar correspondencia que permite enlazar con una base de datos o crear un conjunto de registros de
forma manual, etc. tal y como hemos ido viendo anteriormente con el ejemplo de las cartas.
Ó bien crearlos a partir de la agenda de contactos de Outlook, el gestor de correo electrónico de Microsoft Office.
La primera opción sigue un proceso parecido a lo que ya hemos visto. Empezaremos por seleccionar Iniciar combinación de
correspondencia en la pestaña Correspondencia. Es ahí donde seleccionaremos si deseamos crear Sobres o Etiquetas. También podríamos
seleccionar el asistente y luego el tipo de material a generar en el panel lateral.
En cada caso se abrirá un pequeño cuadro de diálogo que permite su configuración.
Los sobres disponen de opciones para modificar el tamaño del sobre, la fuente y la posición del texto, en la pestaña Opciones de sobre.
Es interesante observar el dibujo que muestra la vista previa del resultado. Además, podremos indicar la orientación del sobre en la
bandeja de entrada, desde la pestaña Opciones de impresión.
En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qué tipo de etiquetas vamos a imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir
la marca del papel de etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qué tipo en concreto se trata. El listado es
bastante completo, de modo que si elegimos cualquiera de ellas, Word ya sabrá sus proporciones y será capaz de imprimir el texto
perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el botón y
establecer sus propiedades.
Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que dibuja los límites de las etiquetas. Es posible que no se
aprecie a simple vista, pero está ahí, por eso aparecen las pestañas de Herramientas de tabla. En cualquier momento podemos cambiar
los bordes de la tabla para distinguirlos, aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresión.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo único que restaría hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos
visto a lo largo del tema, personalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e imprimir.
Para crear un único sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva utilizando la lista de contactos de Outlook, lo más
sencillo es situarnos en la pestaña Correspondencia > grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.
En realidad ambas opciones abren el mismo cuadro de diálogo, la diferencia es que nos sitúan en distintas pestañas de él.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeño botón en forma de agenda que permite importar los contactos de
Outlook. Además, vemos información como la orientación del papel en la bandeja de la impresora, y una vista previa del resultado.
Siempre podremos modificar estas opciones de impresión desde el botón Opciones. Cuando esté todo listo, lo único que deberemos
hacer es pulsar Imprimir.
Una opción interesante puede ser la de Agregar franqueo electrónico. Para poder utilizarla es necesario descargar un programa de
franqueo electrónico, aunque sólo está disponible en determinados países. Infórmate en tu oficina de correos más cercana de si es posible
realizar tal operación.
CREAR FORMULARIOS EN WORD
La principal ventaja de este tipo de documentos es que podremos compartirlo con terceras personas para que rellenen los datos en él.
El usuario no podrá modificar el diseño del formulario, sólo introducir los datos.
PREPARACIÓN PREVIA DEL DOCUMENTO Y EL ENTORNO:
a.
Abre un documento en blanco de Word y edítalo para conseguir
que presente el aspecto de formulario. De momento sólo deberás
preocuparte del texto fijo, sin incluir controles de ningún tipo.
b.
Guarda el documento y llámalo Formulario de Inscripción
CREACIÓN DEL FORMULARIO:
a.
b.
Para insertar los controles necesitaremos utilizar la ficha Programador de la cinta. Si no se muestra, haz clic
en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y activa la casilla de la ficha en la columna de la derecha. Luego,
pulsa Aceptar.
Pon el punto de inserción frente a la celda columna Nombre
c.
d.
e.
f.
En la pestaña Programador, grupo Controles, pulsa el icono Texto
.
Introduce otro control de Texto para los campos dirección, teléfono, e-mail y alergias/enfermedades.
Introduce un Cuadro de lista
para los campos Dpto, País, Eps, Arp, Fondo Pensiones, Tipo Sangre
Introduce un cuadro de Control de Contenido Selector de Fecha para el campo Fecha Nac.
MODIFICAR LAS PROPIEDADES DE ALGUNOS CONTROLES.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Haz clic sobre el control Cuadro de lista y pulsa el botón Propiedades del grupo Controles. Vamos a introducir los valores que
el usuario puede elegir.
En la lista de valores inferior, selecciona Elija un elemento. y pulsa Quitar. Así eliminamos la opción de ejemplo.
Pulsa en Agregar.
Escribe Armenia y pulsa Aceptar.
Repite los dos últimos pasos para introducir 10 ciudades del mundo.
Usa los botones Subir y Bajar para ordenar los valores alfabéticamente.
g.
h.
i.
Pulsa Aceptar.
Selecciona el control de texto que está junto a Alergias/Enfermedades: y pulsa el botón Propiedades.
Marca la opción Permitir retorno de carro para poder escribir varias líneas y pulsa Aceptar.
A CONTINUACIÓN, MODIFICAREMOS LOS TEXTOS INFORMATIVOS QUE SE MUESTRAN EN LOS CONTROLES
CUANDO ÉSTOS AÚN NO HAN SIDO RELLENADOS.
a.
b.
c.
Activa el Modo Diseño pulsando en
.
Pulsa sobre el control de texto del Nombre y borra su contenido. Escribe Introduzca aquí su nombre.
Repite la operación con el resto de controles
d.
Ya puedes hacer clic de nuevo en el botón
para ver el resultado.
Nos queda habilitar las restricciones del documento para evitar que las personas que rellenen el formulario con
sus datos modifiquen SU DISEÑO Y CONTENIDO.
a.
b.
c.
d.
e.
En la ficha Programador, grupo Proteger, haz clic en Restringir edición.
Se abrirá el panel Restringir formato y edición. Marca la opción Permitir sólo este tipo de edición en el documento.
En el desplegable elige Rellenando formularios.
Pulsa el botón Sí, aplicar la protección. Si está desactivado, asegúrate de que has desactivado el Modo Diseño.
Establece una contraseña y pulsa Aceptar.
POR ÚLTIMO, VAMOS A GUARDAR ESTE DOCUMENTO COMO UNA PLANTILLA.
a.
b.
c.
d.
Haz clic en Archivo > Guardar como.
En nombre escribe: Formulario de Inscripción. En tipo de archivo escogeremos Plantilla de Word (*.dotx).
Pulsa Guardar. Ahora tendrás, por una parte el documento normal de tipo docx, sin controles, y la plantilla con el formulario
completo, de tipo dotx.
Cierra el panel y el documento.