procesos institucionales - Registro de la Propiedad

Transcripción

MANUAL DE
PROCESOS
INSTITUCIONALES
ELABORADO
REVISADO
APROBADO
MBA. Karina Ayala
Consultora
Ing. María José Zambrano
Administradora Contrato
Abg. Calixta Cabrera Vélez
Registradora
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
1 DE 32
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
MANUEL DE PROCESOS INSTITUCIONALES
Contenido
1
ANTECEDENTES ..................................................................................................................... 2
2
CADENA DE VALOR ................................................................................................................ 4
3
INTEGRACIÓN DE PROCESOS................................................................................................. 5
4
5
3.1
PROCESOS GOBERNANTES ............................................................................................ 5
3.2
PROCESOS AGREGADORES DE VALOR........................................................................... 5
3.3
PROCESOS DE APOYO INTERNO .................................................................................... 6
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL........................................................................................... 6
4.1
Nivel Ejecutivo ............................................................................................................... 8
4.2
Nivel Asesor ................................................................................................................... 8
4.3
Nivel Operativo ............................................................................................................. 9
4.4
Nivel Habilitantes de Apoyo .......................................................................................... 9
PROCESOS Y SUB PROCESOS ............................................................................................... 10
5.1
MAPA DE PROCESOS ................................................................................................... 11
5.1.1
GESTIÓN DE INSCRIPCIÓN ................................................................................... 12
5.1.2
GESTIÓN DE CERTIFICACIONES............................................................................ 12
5.1.3
GESTIÓN DE INSCRIPCIÓN ................................................................................... 13
5.1.4
GESTIÓN DE CERTIFICACIONES............................................................................ 20
5.2
GLOSARIO .................................................................................................................... 26
5.3
ROLES Y RESPONSABILIDADES..................................................................................... 29
5.4
DENOMINACIONES OPERATIVAS ................................................................................ 31
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1
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
ANTECEDENTES
El Registro de la Propiedad de Santo domingo tiene establecido su gestión por medio de
procesos, conforme lo señala el Artículo 5.- Gestión por procesos, de la Resolución GADMSDR-VZC-2011-547 de fecha 7 de diciembre de 2011, misma que textualmente señala: “La
Estructura Organizacional del Registro de la Propiedad estará integrada por Gestión de
Procesos, compatibles con la demanda y la satisfacción de los ciudadanos y usuarios internos.”
Además en el mismo artículo se describe una definición de procesos y los diferentes tipos de
procesos. A continuación se describe lo señalado en el artículo en mención:
“…Definición de proceso: Se entenderá por proceso, al conjunto de actividades dinámicamente
interrelacionadas, que toman insumos del ambiente, agregando valor para transformar en
servicios y productos finales a ser entregados a los ciudadanos como respuesta a sus
demandas.
Se clasifican en:
Procesos Gobernante, se divide en:
a) Proceso Legislativo - Normativo, es el que determina las políticas en las que se
sustentarán los demás procesos institucionales para el logro de objetivos. Su
competencia se traduce en los actos normativos, resolutivos y fiscalizadores.
b) Proceso Ejecutivo, es el que orienta y ejecuta la política trazada por el proceso
legislativo; le compete tomar las decisiones, impartir las instrucciones para que los
demás procesos bajo su cargo se cumplan. Su representante es el encargado de
coordinar y supervisar el cumplimiento eficiente y oportuno de las diferentes acciones y
productos.
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
Procesos Sustantivos o Agregadores de Valor, son los encargados de la ejecución directa de
las acciones de las diferentes gerencias de productos y de servicios hacia el cliente ciudadano;
encargado de cumplir directamente con los objetivos y finalidades del Registro de la Propiedad.
Procesos Adjetivos, de Apoyo Interno, son lo que prestan asistencia técnica y administrativa
de tipo complementario a los demás procesos…”
Con este argumento jurídico y técnico, el presente estudio plantea la siguiente Cadena de
Valor para el Registro de la Propiedad de Santo Domingo. Cabe señalar que la cadena de valor
está representada gráficamente en dos formas: la primera en una Cadena de Valor tradicional
y la segunda basada en la Cadena de Valor de Porter. Ambas representaciones señalan lo
mismo en sus interacciones de los procesos interinstitucionales, más bien depende de la
institución y de su personal determinar con qué técnica se identifican mejor o qué
representación gráfica es de mayor entendimiento; sin embargo, podemos señalar que pueden
adoptar la Cadena de Valor tradicional, considerando que es de más fácil ilustración y la parte
normativa actual también está utilizando este modelo.
Definición Cadena de Valor.-La Cadena de Valor es una técnica que mediante la
representación gráfica permite detallar los procesos y actividades de una organización, con el
fin de optimizar la gestión interna y mejorar la atención al cliente o usuario.
Definición Cadena de Valor Porter.-Según Michael Porter, la cadena de valor es un modelo
teórico que grafica y permite describir las actividades de una organización para generar valor
al cliente final y a la misma empresa. En base a esta definición se dice que una empresa tiene
una ventaja competitiva frente a otra cuando es capaz de aumentar el margen.
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2
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
CADENA DE VALOR
Se establece toda la Cadena de Valor del Registro de la Propiedad de Santo Domingo, donde
se mantiene las cinco fases principales que agregan valor al usuario, pero con una modificación
en base al Estatuto vigente; este cambio es el colocar el proceso de Archivo como proceso final
en la cadena antes de la satisfacción del usuario.
Gráfico No. 1
Cadena de Valor
Según la Cadena de Valor de Porter, la representación gráfica sería la siguiente:
Gráfico No. 2
Cadena de Valor Porter
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3
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
INTEGRACIÓN DE PROCESOS
Como resultado de la Cadena de Valor antes mencionada, se integran los siguientes procesos
en la administración de trabajo del Registro de la Propiedad, considerando cambios en los
procesos gobernantes y procesos de apoyo interno:
3.1 PROCESOS GOBERNANTES
Compuestos por el Proceso Ejecutivo que está representado por el/la Registrador(a) de la
Propiedad. Este proceso debe tener el apoyo de una gestión de planificación, jurídica y de
comunicación, además deberán estar alineados a las políticas y directrices del Municipio de
Santo Domingo y Organismos de Control respectivos y está representado por el siguiente
proceso:
a) Gestión Ejecutiva
b) Gestión de Planificación
c) Gestión Jurídica
d) Gestión de Comunicación Social
3.2 PROCESOS AGREGADORES DE VALOR
Los procesos principales o agregadores de valor deben identificarse por su conjunto de
actividades principales, mismas que se encargan de la ejecución directa de las acciones para
lograr la prestación de los diferentes servicios hacia el usuario, cumplimiento el objetivo para
lo cual fue constituido el Registro de la Propiedad; para lo cual el Proceso Gobernante está
representado por los siguientes procesos en la Gestión Operativa:
a) Inscripción
b) Certificación
c) Archivo
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
3.3 PROCESOS DE APOYO INTERNO
Los procesos de apoyo interno prestan asistencia técnica; administran el talento humano, los
materiales y recursos financieros de tipo complementario a los demás procesos; además
corresponde al apoyo consultivo, de ayuda o consejo. Su relación es indirecta con respecto a
los procesos operativos. Sus acciones se perfeccionan a través del proceso Ejecutivo y están
integrados por los siguientes procesos:
a) Gestión Administrativa
b) Gestión Financiera
4
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Se realiza la siguiente propuesta de estructura organizacional basada en la cadena de valor
planteada en la sección anterior.
Gráfico No. 3
Estructura Organizacional propuesta
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
En el siguiente gráfico podemos observar la estructura organizacional propuesta para el
Registro de la Propiedad del cantón Santo Domingo, pero con una representación por niveles
de ejecución y alineado a la Cadena de Valor establecida.
En esta representación se puede observar los niveles:

Ejecutivo

Asesor

Operativo

Administrativo
Estos niveles se integran a los procesos de la cadena de valor de la siguiente manera:

Nivel Ejecutivo
Procesos Gobernantes

Nivel Asesor
Procesos Habilitantes de Asesoría

Nivel Operativo
Procesos Agregadores de Valor

Nivel Administrativo
Proceso Habilitante de Apoyo
Gráfico No. 4
Estructura Organizacional por procesos
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
A continuación se realiza una descripción de cada unidad administrativa de la estructura
organizacional propuesta. Se debe aclarar que cualquier cambio que el Registro de la
Propiedad desee aplicar o adoptar basados en estos documentos de la consultoría, deberá
analizar y realizar los cambios respectivos o legalizaciones que tengan lugar para viabilizar su
ejecución o implementación.
4.1 Nivel Ejecutivo
Como podemos observar en el gráfico No.4, dentro de los procesos Gobernantes se encuentra
el nivel Ejecutivo, donde lógicamente está representada por la máxima autoridad
administrativa del Registro de la Propiedad.
4.2 Nivel Asesor
Se cuenta con unidades que pertenece a los procesos habilitantes de asesoría y tiene la
característica de brindar asesoría al nivel ejecutivo; dentro de este nivel tenemos:
Planificación.- Se debe crea esta unidad que es indispensable para la institución, considerando
que es la unidad donde se elabora la normativa y políticas de las unidades administrativas; así
como se realiza el levantamiento de los procesos, procedimientos, reglamentos, manuales,
instructivos e indicadores de la entidad.
Jurídico.- Esta unidad pertenece a este nivel ya que su gestión es transversal en la entidad y no
presta servicios únicamente a la parte técnica; por tanto, lo adecuado es asignar a esta unidad
en esta situación organizacional.
Comunicación Social.- Se debe también crear esta unidad para que permita una adecuada
difusión de las acciones gestión del Registro de la Propiedad.
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
4.3 Nivel Operativo
En este nivel se encuentra las unidades operativas como parte de los procesos agregadores de
valor.
Certificación.- Conformar esta unidad como un equipo de trabajo destinado a la certificación
de la propiedad de la ciudadanía.
Inscripción.- Conformar esta unidad como un equipo de trabajo destinado a la inscripción de la
propiedad de la ciudadanía.
Archivo.- Conformar esta unidad como un equipo de trabajo para que salvaguarde la
documentación total de la institución.
4.4 Nivel Habilitantes de Apoyo
En el último nivel se encuentra las unidades de apoyo y pertenecen a los procesos de
habilitantes de apoyo interno. Aquí también se plantean cambios estructurales conforme la
situación actual y de crecimiento de la misma.
Subdirección Administrativa.- Separar las funciones del Administrativo y del Financiero en dos
unidades diferentes. La Coordinación Administrativa contendrá las unidades de Servicios
Generales, Talento Humano y Tecnología.
Talento Humano.- Separar las funciones propias que corresponden a una unidad de Talento
Humano, pero con un fortalecimiento de herramientas técnicas que mejoren la gestión.
Tecnología.- Cambiar la denominación de Informática por Tecnologías de la Información o su
método abreviado Tecnología, manteniendo las mismas funciones, productos y servicios.
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
Bienes y Bodega.- Unidad que tiene el control total de la custodia, movimientos y
administración en general de los bienes de larga duración de la bodega de bienes.
Adquisiciones y Contratación Pública.- Unidad encargada
de realizar el procesos de
adquisiciones y contratación pública de bienes, obras, servicios y consultoría de la entidad,
conforme las normas establecidas para el efecto.
Subdirección Financiera.- Es la separación de la Coordinación Administrativa y esta unidad
también debe ser creada con las unidades actuales de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería,
sin afectar al personal, sus productos o servicios vigentes. Esto se recomienda por técnica de
proceso, considerando que la gestión financiera abarca los procesos de presupuesto,
contabilidad y tesorería.
5
PROCESOS Y SUB PROCESOS
La Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos con el afán de estandarizar los procesos
registrales en el Ecuador, facultada en la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos
Públicos (en adelante Ley del SINARDAP), ha desarrollado la normativa de estandarización del
Proceso Registral de la Propiedad.
Esta normativa incorpora los procesos registrales desarrollados con sustento legal sobre la
base de la cartera de servicios de los Registros de la Propiedad, describiendo los
procedimientos para la gestión de Inscripciones y Certificaciones como procesos sustantivos de
los Registros de la Propiedad a nivel Nacional.
El alcance de la normativa se aplica a la gestión de Inscripciones y Certificaciones de los
Registros de la Propiedad del Ecuador, conforme el siguiente marco jurídico de la Ley del
Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos:
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
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
“Art. 19.- Registro de la Propiedad.- De conformidad con la Constitución de la República, el
Registro de la Propiedad será administrado conjuntamente entre las municipalidades y la
Función Ejecutiva a través de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos. Por lo
tanto, el Municipio de cada cantón o distrito metropolitano se encargará de la
estructuración administrativa del registro y su coordinación con el catastro. La Dirección
Nacional dictará las normas que regularán su funcionamiento a nivel nacional.”

“Art. 25.- Información física y electrónica.- Para efectos de la sistematización e
interconexión del registro de datos y sin perjuicio de la obligación de mantener la
información en soporte físico como determinan las diferentes normas de registro, los
distintos registros deberán transferir la información a formato digitalizado.”

“La Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos definirá el sistema informático para el
manejo y administración de registro ros y bases de datos, el cual regirá en todos los
registros del país.”

DISPOSICIONES TRANSITORIAS “QUINTA.- En el plazo de 3 años a partir de la publicación
de la presente Ley en el Registro Oficial, previa evaluación técnica, económica-financiera y
legal, la Dirección Nacional establecerá el/los programas informáticos requeridos los
mismos que deberán tener perfecta interconexión que permita recibir, capturar, archivar,
custodiar, enviar, intercambiar, reproducir, verificar o procesar la información de los
Registro s Públicos, dejando apertura en el sistema para la interconexión con las demás
instituciones señaladas, a fin de garantizar el control cruzado de información.”
5.1 MAPA DE PROCESOS
Analizando la Cadena de Valor antes graficada, los servicios del Registro se identificaron
los siguientes procesos agregadores de valor de Inscripción y Certificaciones que
corresponden a los procesos de negocio de los Registros de la Propiedad.
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5.1.1
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
GESTIÓN DE INSCRIPCIÓN
OBJETIVO:
Inscribir los movimientos registrales de la Propiedad.
DESCRIPCIÓN: La inscripción de los instrumentos públicos, títulos y demás documentos
que la Ley exige o permite que se inscriban en los registros correspondientes, tiene
principalmente los siguientes objetos:

Servir de medio de tradición del dominio de bienes raíces y de los otros derechos
reales constituidos en ellos;

Dar publicidad a los contratos y actos que trasladan el dominio de los mismos
bienes raíces o imponen gravámenes o limitaciones a dicho dominio; y,

Garantizar la autenticidad y seguridad de los títulos, instrumentos públicos y
documentos que deben registrarse.
5.1.2
GESTIÓN DE CERTIFICACIONES
OBJETIVO: Certificar los movimientos registrales de la Propiedad.
DESCRIPCIÓN: La certificación registral, constituye documento público que detalla las
inscripciones que constan en el Registro de la Propiedad, que se expedirá a petición de la
interesada o interesado, por disposición administrativa u orden judicial.
Gráfico No.5
Mapa de Procesos
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Fecha:
ENE. 2014
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
PROCEDIMIENTOS
5.1.3
GESTIÓN DE INSCRIPCIÓN
Gráfico No. 6
Gestión de Inscripción
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
14 DE 32
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
A continuación se detalla cada uno de los procesos internos de la gestión de inscripción:
Proceso:
Recepción de Documentos
Recibir la solicitud del cliente,
identificar el tipo de trámite a
Objetivo:
realizarse así como la documentación
habilitante.
Entradas
Actividades
Salidas
Responsable
Revisar que los documentos
habilitantes correspondan al tipo de
acto
Documentos
Habilitantes
Número de
Ingresar información del solicitante,
trámite/solicitud y
instrumento público, tipo de acto y
Proforma
Asistente de
Ventanilla
cuantía en el SNRP
Generar proforma
Proceso:
Facturación
Cobrar los valores determinados por
Objetivo:
las ordenanzas municipales para cada
servicio solicitado.
Entradas
Número de
Proforma
Actividades
Salidas
Responsable
Ubicar la proforma correspondiente
al número de trámite en el sistema
Trámite pagado
Receptar el pago
Documento de pago
Registrar el pago en el sistema
Cajero
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
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Proceso:
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
Digitalización
Generar un archivo digital con la
Objetivo:
documentación habilitante que
ingresa al Registro.
Entradas
Trámite pagado
Número de
Actividades
Salidas
Escanear documentos habilitantes
Buscar por número de trámite
Documentos
repertorio
habilitantes
Documentos
escaneados
habilitantes
Responsable
Digitalizador
Cargar documentos escaneados al
trámite
Proceso:
Creación de folio inicial
Generar en el SNRP un número único
que identifique al bien a Inscribir, y lo
relacione al número catastral y a las
Objetivo:
características del bien.
Entradas
Actividades
Salidas
Responsable
Verificar en físico y digital si ya se ha
Documentos
asignado al trámite el número de
habilitantes
folio real
escaneados
Crear folio inicial en el SNRP, si no se
ha creado anteriormente.
Folio inicial creado
Foliador
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
Registrar en el libro físico en el acta
correspondiente el número de folio
generado por el sistema.
Proceso:
Ingreso de Registros Históricos
Ingresar en el SNRP la información de
los actos vigentes y los movimientos
registrales que afecten al bien
Objetivo:
Entradas
inmueble a inscribir.
Actividades
Salidas
Responsable
Seleccionar el número de folio.
Ingresar información de los actos
vigentes y los movimientos
inmueble a inscribir en el SNRP.
Proceso:
Revisión inicial
Verificar que el trámite cumpla con
todas las disposiciones legales para
su inscripción, caso contrario se niega
Objetivo:
o se devuelve la documentación con
observaciones.
Registros Históricos
ingresados en SNRP
Foliador
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
17 DE 32
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
Entradas
Actividades
Salidas
Responsable
Trámite revisado
Revisor Legal
legalmente
Inicial
Salidas
Responsable
Trámite escaneado Revisar la legalidad de la
Registros Históricos documentación presentada
ingresados
en Verificar lista de Revisión inicial
SNRP
Generar observaciones de no cumplir
con requerimientos legales
Proceso:
Inscripción
Realizar la revisión completa y
Objetivo:
registrar la información del trámite
en el sistema, verificando que cumpla
con todas las disposiciones legales
para su inscripción.
Entradas
Actividades
Seleccionar el número de trámite
/solicitud.
Seleccionar el o los números de folio
real a los que hace referencia el
documento público.
Trámite revisado
legalmente
Registros Históricos
ingresados
Registrar los comparecientes, su
porcentaje de participación (si
aplica), referencias de la inscripción
(número de inscripción y el año de
inscripción) inscripción anterior.
Generar Marginación, si aplica.
Acta de Inscripción
digital Marginación
digital
Razón de
Inscripción física
Inscriptor
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
18 DE 32
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
Generar acta de Inscripción digital e
imprimir la razón de inscripción.
Proceso:
Objetivo:
Revisión Final
Revisar completamente el trámite
para finalizar con la inscripción.
Entradas
Razón de
Inscripción Razón
de Marginación
Proceso:
Actividades
Salidas
Buscar Trámite/ solicitud en el
sistema
digital Marginación
Verificar lista de Revisión Final
digital Razón de
Inscripción física
Aceptar, observar o negar el trámite
Responsable
Revisor Final
Razón de negativa
Firma
Revisar el trámite y legalizar el
Objetivo:
mismo a través de su firma manual o
electrónica.
Entradas
Actividades
Razón de
Responsable
Actas firmadas
Revisar trámite inscrito o negado
Inscripción Razón
manual o
digitalmente
de Marginación
Razón de Negativa
Salidas
Razones Firmadas
Firmar manual o digitalmente
físicamente
Registrador
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
19 DE 32
Proceso:
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
Entrega de documentos
Entrega al cliente de documentos
Objetivo:
inscritos o negados según
corresponda, como conclusión de su
trámite registral
Entradas
Actividades
Salidas
Responsable
Organizar documentos físicos para
entrega, adjuntar razón de
inscripción en el documento público.
Ubicar los documentos a través del
Razones firmadas
físicamente
número de trámite/solicitud
Registrar la persona a la que se
entrega el trámite
Concluir trámite en el sistema
Emitir ticket de entrega de trámite y
hacerlo firmar por el cliente
Ticket de entrega
de trámite
Asistente de
Ventanilla
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
20 DE 32
5.1.4
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
GESTIÓN DE CERTIFICACIONES
Gráfico No.7
Gestión de Certificación
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
21 DE 32
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
A continuación se detalla cada uno de los procesos internos de la gestión de certificación:
Proceso:
Recepción de Documentos
Recibir la solicitud del cliente,
identificar el tipo de trámite a
Objetivo:
realizarse así como la
documentación habilitante.
Entradas
Actividades
Salidas
Responsable
Revisar que documentos
habilitantes correspondan a la
certificación solicitada
Documentos
Habilitantes
Número de
Ingresar información del solicitante, trámite/solicitud
Asistente de
instrumento público, tipo de acto y y Proforma
Ventanilla
cuantía en el SNRP
Generar proforma
Proceso:
Facturación
Cobrar los valores determinados
Objetivo:
por las ordenanzas municipales
para cada servicio solicitado.
Entradas
Actividades
Salidas
Número de
Ubicar la proforma correspondiente Trámite pagado
al número de trámite en el sistema
Documento de
Proforma
Receptar el pago
pago
Responsable
Cajero
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
Registrar el pago en el sistema
Proceso:
Digitalización
Generar un archivo digital con la
Objetivo:
documentación habilitante que
ingresa al Registro.
Entradas
Actividades
Salidas
Responsable
Escanear la solicitud de certificación
Trámite pagado
Documentos
habilitantes
Buscar por número de trámite
Solicitud
escaneada
Digitalizador
Cargar documentos escaneados al
trámite
Proceso:
Creación de folio inicial
Generar en el SNRP un número
único que identifique al bien a
Inscribir, y lo relacione al número
Objetivo:
catastral y las características del
bien.
Entradas
Actividades
Salidas
Responsable
Verificar en físico y digital si ya se
ha asignado al trámite el número de
Solicitud
escaneada
folio real
Crear folio inicial en el SNRP, si no
se ha creado anteriormente,
Folio inicial
creado
Foliador
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
23 DE 32
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
Registrar en el libro físico, en el acta
correspondiente, el número de folio
generado por el sistema.
Proceso:
Ingreso de Registros Históricos
Ingresar en el SNRP la información
de los actos vigentes y los
Objetivo:
movimientos registrales que
afecten al bien inmueble a inscribir.
Entradas
Actividades
Salidas
Responsable
Seleccionar el número de folio.
Ingresar información de los actos
Registros
vigentes y los movimientos
Históricos
ingresados
Foliador
inmueble a inscribir.
Proceso:
Certificación
A solicitud de los usuarios, dar fe de
los actos que se encuentran
Objetivo:
registrados en el Registro de la
Propiedad
Entradas
Actividades
Folio Inicial creado Identificar el tipo de certificado
Salidas
Responsable
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
24 DE 32
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
solicitado: folio personal o real.
Certificado digital Certificador
Ingresar el número de cédula o
número de folio real, dependiendo
del tipo de certificado.
Visualizar certificado digital
Imprimir Certificado
Proceso:
Revisión Final
Revisar completamente el trámite
Objetivo:
para finalizar con la inscripción.
Entradas
Actividades
Salidas
Responsable
Buscar Trámite/ solicitud en el
sistema
Verificar lista de Revisión Final
Certificado digital
Aceptar el trámite
Imprimir el Certificado
Proceso:
Objetivo:
Firma
Revisar y legalizar el certificado a
través de su firma.
Certificado
Impreso
Certificador
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
25 DE 32
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
Entradas
Actividades
Salidas
Responsable
Revisar certificación
Certificado
Impreso
Firmar física.
Certificado
Firmado
Registrador
Pasar documento físico para
entrega al cliente
Proceso:
Entrega de documentos
Entrega al cliente de documentos
inscritos o negados según
Objetivo:
corresponda, como conclusión de
su trámite registral
Entradas
Actividades
Salidas
Responsable
Organizar documentos físicos para
entrega, adjuntar razón de
inscripción en el documento
público.
Ubicar los documentos a través del
número de trámite/solicitud
Registrar la persona a la que se
entrega el trámite
Certificado
Firmado
Concluir trámite en el sistema
Emitir ticket de entrega de trámite y
hacerlo firmar por el cliente
Ticket de entrega Asistente de
de trámite
Ventanilla
Versión:
00
Fecha:
ENE. 2014
Página:
26 DE 32
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
5.2 GLOSARIO
TERMINO
Registrador de
la Propiedad
DEFINICIÓN
Funcionario público encargado de calificar, anotar, inscribir, certificar y demás
tareas concernientes a los actos y contratos que pueden constar en el Registro
de la propiedad con relación a bienes inmuebles y derechos reales, de acuerdo
con la demarcación territorial correspondiente, conforme las normas legales
que en cada país rijan.
Registrar
Anotar, inscribir, transcribir literalmente o extractar en las oficinas y libros de un
Registro público los actos o contratos de los particulares y las resoluciones de
las autoridades administrativas o judiciales.
Registro
Acción o efecto de registrar. Matrícula. Protocolo. Oficina donde se registran
actos y contratos de los particulares o de las autoridades. Libro en que se
anotan unos y otros. Cada uno de los asientos, anotaciones o inscripciones del
mismo.
En general, cuanto nos pertenece o es propio, sea su índole material o no, y
jurídica o de otra especie. Facultad de gozar y disponer ampliamente de una
cosa. Objeto de ese derecho o dominio. Predio o finca. Por abreviación, y
Propiedad
contraponiéndolo
al
usufructo,
la
nuda
propiedad.
HORIZONTAL.
Denominación difundida para designar el derecho, común en parte y privativo
en otra, resultante de corresponder una misma casa a distintos propietarios,
dueños exclusivos cada uno de ellos de un piso, departamento u otra vivienda
independiente. RURAL o RUSTICA. El conjunto de fincas o heredades cultivables o
efectivamente dedicadas a la agricultura, y por extensión a la ganadería o
forestales. URBANA. La comprensiva de las edificaciones, singularmente en los
centros poblados.
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00
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TERMINO
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
DEFINICIÓN
Propietario.
Titular del derecho de propiedad. Dueño de bienes inmuebles. Casero o dueño de
Catastral
una casa alquilada. Nudo propietario.
Referente al catastro, a su organización y resultados.
Catastro
Censo descriptivo de las fincas rústicas y urbanas.
Hoja de un libro o cuaderno; y, más especialmente, de un expediente o
proceso. Los autos judiciales han de ser foliados, es decir, numerados, para
facilidad en las citas y comprobación de que no hay sustracción de documentos.
Folio Personal.- Es el sistema de anotación de hechos y actos jurídicos que se
lleva de acuerdo a la persona que los causa o sobre quien recae. En este
sistema la o el responsable del registro procederá a registrar: nombres, apellidos
y datos del titular de la información y en el caso del registro de la propiedad, la
descripción del inmueble, las titularidades concatenadas de dominio o
condominio, y el título causal,
los gravámenes, interdicciones y sus
cancelaciones, las constancias de solicitudes de certificados; y en el caso de
Folio
registro mercantil y civil, el nacimiento o creación de la persona, todas las
modificaciones del estado civil o societarias y su muerte o extinción.
Nota marginal
Negativa
En los Registros Públicos, especialmente en el civil y en el de la propiedad, cada
Folio Real.- Es el sistema de anotación de actos jurídicos que se llevan de
uno de los asientos secundarios, puestos al lado o al margen de los principales,
acuerdo al objeto del que trata el registro. La información consistirá en la
que contienen indicaciones o circunstancias referidas a la inscripción principal o al
descripción del inmueble o mueble, las titularidades concatenadas de dominio o
instrumento matriz; ya una simple correlación, ya algún cambio en el derecho de
condominio, nombres, apellidos y datos de la o el titular y el título causal, los
la situación, correcciones, y su cancelación incluso.
gravámenes, interdicciones y sus cancelaciones, y las constancias de solicitudes
Negación. Denegación. Repulsa. Rechazamiento. Proposición que niega algo.
de certificados.
Prohibición
Orden negativa. Además de mandato de no hacer, significa vedamiento o
Documento
Folio Cronológico.Es el registro de los títulos, actos y documentos cuya
impedimento
en general.
Documento
que
tiene un
estado
de forma
legal. al orden en que esta petición
inscripción se
solicita,
que
se efectúa
de acuerdo
legalizado
ocurre. Este sistema incluye al menos un libro índice y un repertorio, en ellos
se asentarán todos los datos referentes a la persona, inmueble o mueble, las
titularidades concatenadas de dominio o condominio, nombres, apellidos y
datos de la o el titular y el título causal, los gravámenes, interdicciones y sus
cancelaciones, y las constancias de solicitudes de certificados; así como en el
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
TERMINO
DEFINICIÓN
Declaración
Manifestación hecha bajo juramento, y generalmente por escrito, acerca de
juramentada
diversos puntos que han de surtir efectos ante las autoridades administrativas o
judiciales. Hay declaraciones juradas de bienes, de existencias, de gastos, etc.
Cancelación
Anulación de un instrumento público, levantamiento de una inscripción del
Reconocimiento
Registro, de una obligación.
Admisión de la autenticidad de la firma o letra, realizado ante autoridad
de firmas
Proforma
competente.
Cotización respecto del valor de un trámite registral.
Marginar
Anotación al margen de un título de la corrección de errores, reparación de
omisiones y cualquier modificación que de oficio o a petición de parte deba hacer
el Registrador conforme al título.
Sentar Razón
Realizar la anotación en el título con los datos de la inscripción o negativa, de
Libro de
cada acto.
Libro donde se anotan los títulos o documentos que se presenten para su
Repertorio
inscripción. Se cierra diariamente, haciendo constar el número de inscripciones
efectuadas en el día.
Observaciones
Todo tipo de error o falta que tengan los documentos habilitantes y que deben
Instrumento
ser solventadas por el cliente.
También denominado auténtico, es el autorizado con las solemnidades legales
Público
por el competente empleado. El otorgado ante notario, e incorporado en un
protocolo o registro público, se llama escritura pública.
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
TERMINO
DEFINICIÓN
Documento que prueba una relación jurídica/Demostración auténtica del derecho
con que se posee. /DE PROPIEDAD. Documento que acredita el dominio sobre
alguna cosa. /DECLARATIVO. El instrumento o documento en que consta la
declaración de un derecho ya existente, pero controvertido; como una sentencia.
Título
/HÁBIL. El que resulta eficaz por reunir los requisitos legales. / INSCRIBIBLE. El
susceptible de inscripción en el Registro de la Propiedad, por comprendido en los
enumerados de manera concreta en la ley que rija en el Derecho Hipotecario o
Inmobiliario/ NO TRASLATIVO DE DOMINIO. El que carece de eficacia jurídica
para transmitir la propiedad.
/ONEROSO.
Causa de adquisición
de para
cosasobtener
o derechos
a cambio de una
o diligenciamiento
que se realiza
un resultado.
Trámite/Solicitud Gestión
equivalencia económico jurídica; como en la compra (precio por cosa), en la
Manifestación de voluntad o de fuerza. /CONSTITUTIVO. Aquel que origina un
permuta (cosa por cosa) y en el cambio de moneda extranjera (dinero por
derecho o establece una obligación/INDIVIDUAL. El que es obra de una sola
dinero).
persona, y basta para producir efectos jurídicos; como el testamento, o el delito
Acto
sin cooperación. /JUDICIAL. La decisión, providencia, mandamiento, auto,
diligencia o medida adoptada por juez o tribunal dentro de la esfera de sus
atribuciones/JURÍDICO. El hecho dependiente de la voluntad humana que ejerce
algún influjo en el nacimiento, modificación o extinción de las relaciones jurídicas.
Contrato
/LEGAL. El conforme con la norma positiva, con el Derecho Vigente. /SOLEMNE.
Es
un acuerdo
delavoluntades,
verbal
escrito,
manifestado
común
entre
dos, o
Aquel
en el cual
observancia
de laoforma
establecida
por en
la Ley
resulta
esencial
más,
personas
que Contrato
se obliganenenunvirtud
del mismo,
regulando
sus relaciones
para su
validez con
jurídica.
acto jurídico
porque
crea efectos
entre las
relativas
partes) a una determinada finalidad o cosa.
5.3 ROLES Y RESPONSABILIDADES
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
ROL
RESPONSABILIDAD
Asistente de
Es el responsable del ingreso y registro de los diferentes trámites y generación de
Ventanilla
la correspondiente proforma, ingresar los datos preliminares del trámite,
informar y devolver al cliente si existen observaciones sobre los documentos del
trámite a inscribir.
Cajero
Es el responsable de emitir las facturas, realizar el cobro al cliente y registrar el
pago. En caso de reliquidaciones o errores en facturas es el responsable de
reemplazar las facturas. En el caso de anulaciones es el responsable de anular las
facturas y generar notas de crédito.
Digitalizador
Es el responsable de digitalizar los documentos que acompañan al trámite.
Foliador
Es el responsable de crear el folio real correspondiente a la inscripción del bien a
Revisor Legal
inscribir en el sistema.
Es el responsable de revisar los documentos del trámite de Inscripción, según las
Inicial
leyes y el tipo de documento. Realizar las verificaciones del checklist de Revisión
Inscriptor
inicial y generar observaciones o negativas.
Es el responsable de realizar la inscripción del acto, revisar y examinar con
detenimiento que la información del trámite en el sistema sea la correcta e
Revisor Final
ingresar los datos complementarios correspondientes al bien a inscribir.
Es el responsable de realizar la revisión final de los documentos del trámite de
Inscripción, según las leyes y el tipo de documento. Realizar las verificaciones
del checklist de Revisión Final y generar observaciones.
Certificador
Es el responsable de buscar la información de inscripciones de los trámites
solicitados y generar los certificados.
Registrador
Es el responsable de revisar las Inscripciones o Certificados a ser firmados y
firmar todo acto registral que se celebre en el Registro de la Propiedad. El
Registrador es el responsable final de la operación del Registro.
Asistente de
Archivo
Es el encargado de archivar y administrar los documentos de los trámites inscritos.
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REGISTRO DE LA
PROPIEDAD DEL
CANTÓN SANTO
DOMINGO
5.4 DENOMINACIONES OPERATIVAS
Considerando la política para los Registros de la Propiedad emitida por el Sistema Nacional de
Registros de la Propiedad (SNRP), se recomienda utilizar las denominaciones que constan
como responsables de los procesos en las matrices antes descritos. Cabe señalar que este
cambio no afecta salarialmente a ningún servidor, únicamente se aplica las nuevas
denominaciones dadas para el país; obviamente la institución deberá realizar esta aplicación
mediante un análisis de cada servidor actual y asignarle la nueva denominación en base a la
actual competencia y remuneración.
Debe aclararse que esta política es únicamente para los puestos que están involucrados en la
cadena de valor, los demás cargos de apoyo de la institución son de exclusiva responsabilidad
de cada Registro de la Propiedad.
DISPOSICIÓN FINAL
El presente manual entrará en vigencia desde esta fecha.
Dado, en el Despacho de la Registradora, en la Ciudad de Santo Domingo, a los ……………..días
del mes de……………de 2014.

procesos institucionales - Registro de la Propiedad

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