centro de investigaciones biologicas del noroeste, sc 25

Transcripción

CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLOGICAS DEL NOROESTE, S. C.
Manual de Políticas y Procedimientos de la Subdirección de Recursos Financieros.
PAGO DE NOMINA A UNIDADES LA PAZ Y FORANEAS
1.-
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Establecer las políticas y secuencia de operaciones que deberán cumplirse en la entidad,
para tramitar y efectuar el pago de la nómina a las Unidades La Paz, Guaymas y
Hermosillo.
2.-
ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO:
Este procedimiento incluye las actividades desde que el Departamento de Recursos
Humanos entrega listado de nómina y sobres para su pago, hasta la entrega de los
talones con firma de recibido del Departamento de Recursos Humanos.
3.-
POLITICAS GENERALES:
3.1
Las inconformidades y/o aclaraciones que se originen como resultado del pago
de la nómina deberán ser atendidas exclusivamente por el Departamento de
Recursos Humanos.
3.2
La Jefatura de Caja General no entregará un sobre a persona distinta al
beneficiario, salvo que exhiba una carta poder y esté avalada por dos testigos del
otorgamiento de ésta, a la persona que acepta el poder.
3.3
Para efecto del pago de nómina a Unidades foráneas, la Subdirección de
Recursos Financieros tramitará la transferencia de recursos a la cuenta de
cheques de dichas Unidades, previa autorización del pago de la nómina por la
Dirección de Administración y en ausencia del titular de la Dirección General.
3.4
La distribución de los sobres al personal de nómina en La Paz, se efectuará en
ventanilla de Caja General los días 15 y 30 de cada mes, de 12:00 a 15:00 horas.
3.5
En los casos en que personal no reciba su sobre oportunamente, lo solicitará a la
Caja General al día hábil siguiente al del pago normal, atendiendo la
disponibilidad de la Titular de la Caja.
3.6
En caso de que el día 15 y 30 coincida con día inhábil, se procurará pagar el día
hábil anterior en cada caso. En los meses con 31 días y éste coincida con lunes,
será entonces la fecha de pago.
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FLUJO DE OPERACIONES
SISTEMA
PAGOS
PROCEDIMIENTO
PAGO DE NOMINA UNIDAD LA PAZ
AREA RESPONSABLE
OPERACIONES
DEPARTAMENTO DE CAJA GENERAL
1.-
Recibe del Departamento de
Recursos Humanos listados y
recibos correspondientes al pago de
la nómina.
2.-
Verifica importes y número de
sobres que se envían al banco.
3.-
Entrega al Departamento de
Registro de Ingresos y Egresos
relación con la tira de sumadora ,
indicando el importe total por el que
se expedirá el cheque.
DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE
INGRESOS Y EGRESOS
4.-
Elabora póliza-cheque(s) y entrega
a la Subdirección de Recursos
Financieros para firma.
SUBDIRECCION
FINANCIEROS
5.-
Revisa y recaba firmas de cheque(s)
según corresponda.
6.-
Entrega cheque(s) al Departamento
de Caja General.
DE
RECURSOS
26
INSTITUCION BANCARIA
SERVICIO PANAMERICANO
TRABAJADOR
TRABAJADOR
27
7.-
Separa copia y envía original de la
póliza-cheque al banco, anexando
listados y sobres de pago.
8.-
Elabora pago de acuerdo al importe
consignado en sobre y/o listado de
nómina.
9.-
Entrega los sobre en valija al
servicio de transporte de valores
(Panamericano).
10.-
Entrega al Departamento de Caja
General.
11.-
Recibe, verifica datos y firma de
recibido.
12.-
Cuenta y ordena los sobres.
13.-
Se presenta en la ventanilla a
cobrar, mostrando identificación al
cajero responsable de la Caja
General.
14.-
En base a la identificación
presentada, extrae el sobre
correspondiente y entrega al
trabajador.
15.-
Cuenta el efectivo contenido en el
sobre de pago, en presencia del
Responsable de la caja.
TRABAJADOR
DEPARTAMENTO
HUMANOS
DE
RECURSOS
28
16.-
Firma el talón y lo entrega al
responsable de la Caja.
17.-
Recibe Talón y verifica firma.
18.-
Regresa
trabajador.
19.-
Archiva talón.
20.-
Al terminar de pagar la nómina
ordena los talones firmados y
entrega al Departamento de
Recursos Humanos
21.-
Cuenta y relaciona los sobres no
cobrados.
22.-
Archiva sobres y relación para pago
y cancelación del registro en
relación, una vez que el trabajador
se presenta a cobrar después de la
fecha estipulada.
23.-
Transcurridos 10 días después de la
fecha de pago, cancela talón y
sobres y elabora relación de sueldos
no cobrados.
24.-
Entrega relación al Departamento
de Recursos Humanos.
25.-
Recibe relación y firma.
identificación
al
DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE
INGRESOS Y EGRESOS
29
26.-
Deposita al importe resultante.
27.-
Anexa los sobres cancelados y
relación a la ficha de depósito
entregando al Departamento de
Registro de Ingresos y Egresos para
su registro.
28.-
Registra ingreso en cuenta bancaria
y turna al Departamento de
Contabilidad para el asiento
contable respectivo.
29.-
Archiva relación de sobres
depositados con copia de la ficha.
FLUJO DE OPERACIONES
SISTEMA
PAGOS
PROCEDIMIENTO
PAGO NOMINA UNIDADES FORANEAS
AREA RESPONSABLE
OPERACIONES
1.-
Recibe del Departamento de
Recursos Humanos listado de
nóminas,
sobres
y
recibos,
verificando importes y firmas de
autorización correspondientes.
SUBDIRECCION
FINANCIEROS
RECURSOS
2.-
Previa autorización del pago de
nómina, solicita transferencia de
recursos a unidades foráneas.
3.-
Rescata aviso de cargo bancario,
por traspaso de fondos a unidades
foráneas.
4.-
Envía vía fax listado de nómina y
ficha de depósito de fondos a
unidades foráneas.
5.-
Envía por mensajería listado
original de nómina y sobres con su
recibo correspondiente.
6.-
Verifican que el importe de la
nómina esté depositado en su
cuenta.
7.-
Efectúan el pago de nómina,
recaban firma de recibido, enviando
los documentos al Departamento de
Caja General.
DE
UNIDADES FORANEAS
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DEPARTAMENTO
HUMANOS
DE
RECURSOS
31
9.-
Recibe los talones de pago firmados
y los envía al Departamento de
Recursos Humanos.
10.-
Recibe documentación y archiva.
3.3
Queda prohibida la recepción de cheques personales.
3.4
En todos los casos de ingresos de dinero en cualquier forma, el Cajero
responsable deberá recabar la firma de autorización de la Subdirección de
Recursos Financieros.
3.5
No se considera ingreso la devolución del efectivo sobrante de un vale
provisional de caja que el solicitante no hubiera utilizado en su totalidad o
devolución por sobrante de viáticos, cuando exista cuenta de gastos autorizada.
3.6
El Titular de Caja General, será el encargado de formular la facturación y
deberá conservar archivo con copia consecutivo.
3.7
En la Caja General se tendrá como norma, archivar consecutivo foliado con
acuse de recibo de la totalidad de informes y reportes que se emitan,
relacionados con ingresos.
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A continuación les incluyo las fechas de cierre de nómina y pago