INFORME DE AUDITORíA INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
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INFORME DE AUDITORíA INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
INFORME DE AUDITORíA INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES EN LIQUIDACiÓN VIGENCIA 2012 CGR - CDSS - N° Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 www.contraloria.gov.co • Bogotá, D. C .• Colombia. 053 Contralora General de la República Sandra Morelli Rico Vicecontralor Carlos Felipe Córdoba Larrarte Contralor Delegado Sector Social Carlos Eduardo Umaña Lizarazo Directora de Vigilancia Fiscal Alba Lucía Londoño Suárez Supervisor Javier Martínez García Integrantes Equipo Auditor Eduardo López Sánchez - Responsable Elizabeth García Reyes Henry Sáenz Motla Carlos l. Copete Vargas Luís Emidio Rojas Novoa Everardo Hernández Pardo Jairo Bernardo Romero Márquez Gerencias Antioquia Departamentales Atlántico Bolívar Boyacá Caldas Caquetá Guajira Huila Norte de Santander Risaralda Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. www.contraloria.gov.co c.. Colombia' ® ' CONTRALORIA I. GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEQADA SECTOR SOCIAL TABLA DE CONTENIDO PAG. 1 HECHOS RELEVANTES 2 DICTAMEN INTEGRAL EN EL PERíODO AUDITADO 2.1 5 7 GESTiÓN Y RESUL TADOS Gestión 2.1.1.1 Talento Humano 2.1.1.2 Presupuesto 2.1.1.3 Contratación 2.1.1.4 Cobro Coactivo, Fiscalización y Cobro Persuasivo 2.1.1.5 Gestión de la Liquidación 2.1.1.6 Procesos Judiciales 2.1.1.7 Derechos de Petición 2.1.1.8 Tutelas y Desacatos 2.1.1.9 Embargos y Remanentes 2.1.1.10 Aspectos Jurídicos 2.1.2 Resultados 2.1.2.1 Proceso de Entrega del Negocio de Pensiones a Colpensiones 2.1.2.2 Gestión de Activos 2.1.2.3 Créditos de Vivienda 2.1.3 Financiera 2.1.3.1 Opinión de los Estados Financieros 2.1.4 Legalidad 2.1.5 Evaluación de Control Interno 2.2 FENECIMIENTO DE CUENTA 2.3 RELACiÓN DE HALLAZGOS 13 13 14 14 14 14 15 15 3 RESULTADOS 16 3.1 3.1.1 EVALUACiÓN DE LA GESTiÓN Y RESULTADOS Gestión 2.1.1 3.1.1.1 3.1.1.2 3.1.1.3 3.1.1.4 3.1.1.5 3.1.1.6 3.1.1.7 3.1.1.8 3.1.1.9 3.1.1.10 3.1.2 DE LA AUDITORíA Talento Humano Presupuesto Contratación Cobro Coactivo, Fiscalización y Cobro Persuasivo Gestión de la Liquidación Procesos Judiciales Derechos de Petición Tutelas y Desacatos Embargos y Remanentes Aspectos Jurídicos Resultados Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.S • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 9 9 10 10 11 11 11 11 12 12 12 12 13 13 16 16 16 20 21 29 35 36 52 59 70 73 83 ® 3.1.2.1 3.1.2.2 3.1.2.3 3.1.3 3.1.4 3.1.5 ' CONTRALORIA! I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEQADA SECTOR SOCIAL. Proceso de Entrega de Inventarios a Co/pensiones 83 Gestión de Activos 97 Créditos de Vivienda ······························ 106 Financiero Legalidad Control Interno 108 129 137 4 ANEXOS ........................................................................•........................... 139 4.1 ESTADOS CONTABLES 140 Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co ··· Bogotá. D. C .• Colombia' ® 'I CONTRALORIA GENERAL 1 DE L.A REPÚBLICA CONTRALORfA DELEOADA SECTOR SOCIAl. HECHOS RELEVANTES EN EL PERíODO AUDITADO Para el Instituto de Seguros Sociales en la vigencia 2012 se presentan dos (2) situaciones: Hasta septiembre 28, funcionó como administradora del Régimen de Prima Media -RPM- y a partir de esta fecha, con ocasión del Decreto 2013, actúa como una Entidad en Liquidación. Como administradora del régimen su responsabilidad comprendía desde la afiliación, recaudo de aportes, reconocimiento y pago de pensiones. Como entidad en liquidación las responsabilidades van dirigidas al adecuado proceso de liquidación y la entrega en debida forma al manejo del régimen a Colpensiones. A través del tiempo el ISS fue desarrollando actividades que le permitieron consolidar varios negocios: IPS, EPS, Riesgos Profesionales y la Administración del RPM. ./ Como Institución Prestadora de Servicios de Salud - IPS, administró 37 clínicas y 234 centros de atención ambulatoria, negocio que por inviabilidad financiera se escinde y se crean siete Empresas Sociales del Estado - ESE, que hoy ya no existen. ./ En relación con el negocio de Empresa Promotora de Salud - EPS, presentó deficiencias en la prestación del servicio que llevaron a la suspensión del respectivo certificado de funcionamiento, lo que trajo como consecuencia la creación de la Nueva EPS S.A. ./ Respecto de la Administradora de Riesgos Profesionales - ARP, a través de la Ley 1151 de 2007, se produce la cesión de activos, pasivos y contratos, dándose el cambio de nombre a Positiva Compañía de Seguros. ./ Como Administradora del RPM, se le diagnosticaron problemas en aspectos como: manejo de historias laborales, incremento en el número de pensionados, disminución de afiliados y el agotamiento de las reservas financieras, con el consecuente traslado de recursos de la Nación para el pago de pensiones. Ante esta situación se decidió la liquidación del ISS, tema sobre el cual se pronunció el Ministro de Trabajo, de la siguiente manera: "Las razones por las cuales se consideró la reorganización institucional del Régimen de Prima Media con Prestación Definida se sintetizaron en la búsqueda de la eficiencia, la moralidad administrativa y la defensa de los derechos de los afiliados, por lo cual el Gobierno Nacional dentro del Programa de Renovación de la Administración Pública que coordinaba el Departamento Nacional de Planeación y con la participación de los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y del entonces Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C .• Colombia. ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA OIELI!GAOA SECT'ORSOCIAL Ministerio de la Protección Social, realizó una serie de análisis sobre la problemática que afectaba a las administradoras de pensiones y otras entidades reconocedoras de pensión, concluyéndose que debían tomarse medidas que garantizaran la unificación de criterios y que mejoraran los procesos que venían aplicándose, de tal manera que se lograra avanzar en lo que a control y seguimiento se refiere, toda vez que se debía buscar la superación de la vulnerabilidad y la fragmentación que enfrentaban las entidades por la dispersión que existía antes de la Ley 100 de 1993 en el reconocimiento de pensiones .." ( ...) La problemática que han enfrentado las entidades administradoras y reconocedoras de pensiones del sector público del nivel nacional (Cajanal, Caprecom e ISS), incluyen aspectos como: (i) la recepción desorganizada de los documentos base para el reconocimiento, (ii) la incapacidad para verificar la veracidad de la información contenida en ellos, (iii) la excesiva manipulación de la documentación (iv) una inadecuada segmentación de los documentos y (v) la deficiente defensa judicial; factores estos que además de incidir para la resolución de las peticiones, propiciaron focos de corrupción. Toda esta problemática es la que se pretendía resolver con la creación de Colpensiones y con su inicio de operación a partir del 28 de septiembre de 2012". 1 1 Oficio 69955 sin fecha, respuesta a la Comisión Séptima del Congreso de la República, sobre la Proposición 032 aprobada en sesión del 3/04/2013. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11 -. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co Bogotá, D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL 2 Av. La Esperanza DICTAMEN INTEGRAL No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co ® I CONTRALORIA ¡ GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALOAIA DELEGADA ~ SECTOR SOCIAL Doctor CARLOS ALBERTO PARRA SATIZABAL Apoderado General Fiduprevisora S.A. Ciudad La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas en el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría al Instituto de Seguros Sociales -ISS- y al ISS en Liquidación, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y economía, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General a 28 de septiembre y 31 de diciembre de 2012 y el Estado de su Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental para el periodo comprendido entre el 1 de enero al 28 de septiembre y entre el 29 de septiembre al 31 de diciembre de 2012; dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de la República. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Así mismo, evaluó el Sistema de Control Interno. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General de la República. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la preparación y presentación de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe que contenga el concepto sobre la gestión y resultados adelantados por la administración de la Entidad en las áreas o procesos auditados y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas (NAGC) compatibles con las Normas Internacionales Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 8 ® ~ CONTRALORIA ¡ GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTR4LORf ••• DELEGADA ~ seCTOR SOCIAL de Auditoría (NIA's) y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que se planifique y efectué la auditoría para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos. Una auditoría incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados contables, los documentos que soportan la gestión; resultados de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales; así como, la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno. Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos de errores significativos en los estados contables y de la gestión y resultados de la Entidad. En la evaluación del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias. Una auditoría incluye la evaluación de los principios de contabilidad y las estimaciones contables significativas hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los estados contables. Consideramos que la auditoría proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la opinión. La Auditoría incluyó el examen del Nivel Nacional y las seccionales de Antioquia, Atlántico, Bolívar, Boyacá, Caldas, Caquetá, Guajira, Huila, Norte de Santander y Risaralda. Estos puntos de control representan el 10.8% del total de activos de la entidad; el conjunto examinado representa el 81% del total de activos del Instituto. En desarrollo de la auditoría se presentaron limitaciones que afectaron el alcance del trabajo, respecto de la inoportunidad y calidad en el suministro de la información, hecho que originó reiterar en diferentes ocasiones los requerimientos de la CGR. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la Entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y tenidas en cuenta siempre que existieran argumentos para su modificación o retiro del informe, las demás hacen parte del mismo. 2.1 GESTiÓN Y RESULTADOS 2.1.1 Gestión La calificación de la gestión da como resultado 65, es decir, desfavorable, para ésta se tuvieron en cuenta los siguientes elementos: Procesos Administrativos con 61.7, gestión de presupuesto con 82,5 y prestación de servicios, con 50,8. Lo anterior basado en los siguientes procesos: Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 9 ® / CONTRALORIA i GENERAL DE LA REPÚBLICA ! CONTRALORIA DELeOADA seCTOR SOCIAL 2.1.1.1 Talento Humano El ISS en Liquidación carece de estudios técnicos para el plan de retiro; de igual manera, no se evidenció el plan de supresión de cargos por no existir los estudios de retén social y de los funcionarios aforados. En el Plan de Retiro la liquidación se realizó con base en la Convención Colectiva vigente para los casos de retiro injustificado; sin embargo, se ofreció un 40% adicional y los pagos correspondientes a seguridad social por el término de dos (2) años, sin tener estudios técnicos con el fin de establecer el costo beneficio del mencionado plan ni un acto administrativo que lo apruebe. La CGR, en los informes de auditoría de los últimos años ha señalado que la contratación de prestación de servicios profesionales de salud no es justificable, ya que el instituto no presta servicios de salud desde la vigencia 2007. En la actual planta están vinculados 80 de estos profesionales, quienes podrían ejercer las actividades administrativas para las cuales han venido realizando la mencionada contratación. El ISS en Liquidación, no estructuró el programa de supresión de cargos que establece el artículo 21 del Decreto 2013 de 2012, dando origen a tener empleados oficiales sin funciones hasta el final de la liquidación; de otra parte, no ha definido los cargos a suprimir, mientras tanto, debe cumplir con los reintegros producto de los fallos judiciales de demandas por contratos realidad, pero desatendiendo la sentencia SU897/12 proferida por la Corte Constitucional el 31 de octubre de 2012. 2.1.1.2 Presupuesto La entidad presenta la ejecución de dos presupuestos, el primero hasta el 28 de septiembre de 2012, y el segundo a partir de este día y hasta el 31 de diciembre del mismo año. El presupuesto aforado para la vigencia 2012 ascendió a $17.9 billones, y la ejecución a septiembre de esta vigencia fue de $12,8 billones, equivalentes al 71,5% del presupuesto inicial. De éstos, $12,4 billones correspondieron a la Unidad de Pensiones y $433.375,9 millones a la Unidad de Gestión General. Los conceptos que tuvieron mayor participación en los ingresos fueron: Aportes de la Nación, Aportes a la Seguridad Social por Pensiones y Devolución de Aportes. Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 10 Bogotá. D. C .• Colombia· ® 'I CONTRALORIA GENE:RAL CE: LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL 2.1.1.3 Contratación En algunas de las seccionales, se evidenciaron deficiencias que afectaron las diferentes etapas del proceso: planeación, ejecución, interventoría y liquidación de los contratos, contraviniendo la normatividad aplicable; situaciones que se traducen en modificación de estudios previos y plazo, proceso contractual desierto, fallas en la publicación de contratos, deficiencias en las actas de recibido a satisfacción yen la elaboración de las actas de liquidación, entre otras. 2.1.1.4 Cobro Coactivo, Fiscalización y Cobro Persuasivo La falta gestión en el proceso de cobro sobre los créditos a favor de la entidad, cada vez hace más difícil la recuperación de la cartera. Existen deudas que datan de varios años y que afectan los aportes a la seguridad social, se evidenciaron fallas en los procedimientos de notificación y sustanciación, así como errores de identificación del deudor. 2. 1. 1.5 Gestión de la Liquidación Una de las funciones principales del liquidador hace referencia a la adecuada realización de los activos, a fin de cancelar las acreencias. Se evidenciaron deficiencias desde la inadecuada identificación, fallas en la legalización de activos y carencia de avalúos en las seccionales de Antioquia, Bolívar, Boyacá y Caquetá. 2. 1. 1.6 Procesos Judiciales Se evidenció que la alta rotación de los abogados en el ISS, incide sobre la adecuada calidad de la defensa judicial, no permitiendo el seguimiento apropiado de las actuaciones que se desarrollan durante un proceso, en consecuencia el alto porcentaje de fallos en contra y sus implicaciones económicas. A 28 de septiembre de 2012, el ISS tenía 77.160 procesos activos con pretensiones por $1.584.240,7 millones, de los cuales 70.434 corresponden al negocio de pensiones por $1.165.521,6 millones. Según Colpensiones, la base de datos suministrada por el ISS denominada "Provisión Procesos CIANI Septiembre 2012 - País - Colombia - ISS Asegurador", presentó deficiencias tales como: Celdas vacías, procesos judiciales identificados con menos y con más de 23 dígitos, celdas con espacios que impiden el cruce de la base, procesos repetidos, entre otros, lo que no permite tener certeza sobre la cantidad de procesos que tenía el ISS y la cantidad entregada a Colpensiones. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000. www.contraloria.gov.co 11 Bogotá, D. c.. Colombia. ® I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALDRIA DILEGADA ~ SECTOR SOOIAL 2.1.1.7 Derechos de Petición El ISS no tiene certeza sobre la cantidad de derechos de petición radicados y resueltos, ni da respuesta dentro de los 15 días siguientes al recibo de los mismos, no informa a los interesados los motivos de la demora y/o fecha probable para dar respuesta, dilatando los trámites respectivos. De 285.211 procesos entregados a Colpensiones, se resolvieron 158.692 quedando pendientes 126.519. 2.1.1.8 Tutelas y Desacatos Por falta de mecanismos idóneos de seguimiento y las falencias presentadas en el aplicativo gestor de tutelas - GESTU, no existen cifras confiables que permitan determinar el número de tutelas definitivas vigentes y terminadas; afectando el proceso de entrega a la nueva administradora de pensiones, la gestión del ISS en Liquidación y al usuario, quien ve vulnerado su derecho. 2. 1. 1.9 Embargos y Remanentes La Entidad ha venido siendo afectada por embargos de sus cuentas corrientes y de ahorros originados por las demandas interpuestas en búsqueda del reconocimiento de pensión, que en alto porcentaje el ISS ha perdido; lo anterior ha generado la constitución de títulos judiciales los que finalmente dejan un remanente, que se constituye contablemente como un pasivo, el cual, al no estar identificada su procedencia, no puede afectar la cuenta contable a la que pertenece. En cuanto a los remanentes, no fue posible evidenciar por cada uno de los registros a que procesos corresponden, ni juzgado, fecha de constitución del título judicial, ni fecha de reintegro de los saldos a favor del ISS. 2.1.1.10 Aspectos Jurídicos En acciones de repetición el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Instituto no formuló, ni diseñó políticas de prevención del daño antijurídico, no evaluó los procesos que estaban en curso, ni los fallados a fin de determinar las causas generadoras de los conflictos. Los apoderados del ente público no presentaron informes sobre la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía. Los ordenadores del gasto no remitieron al Comité de Conciliación, en forma oportuna, los actos administrativos y sus antecedentes para los estudios pertinentes; éstos se realizaron por fuera de los términos establecidos en el Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 12 Bogotá. D. c.. Colombia' ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRA~ORIA DELeGADA SECTOR SOOIAL Decreto 1716 de 2009. Además, el ISS no dio cumplimiento a las decisiones de dicho comité y dejó caducar los plazos para iniciar las demandas respectivas. 2.1.2 Resultados Para evaluar el Control de Resultados se tuvieron en cuenta los objetivos misionales, logrando una calificación de 55, y cumplimiento e impacto de políticas públicas con calificación de 54,2 es decir el concepto sobre éstos es desfavorable. 2.1.2.1 Proceso de Entrega de/ Negocio de Pensiones a Ca/pensiones Se presentaron deficiencias en el cumplimiento del protocolo de entrega propuesto a la fecha de entrada del Decreto de liquidación, ya que no había certeza de las cantidades a entregar de algunos de los ítem, como: corrección de historias laborales, reconocimiento de prestaciones económicas, entre otros. Los archivos físicos no se encontraban en su totalidad organizados y listos para ser entregados, así mismo, el diligenciamiento y alistamiento del Formato Único de Inventario Documental- FUI, en algunas seccionales presentaba poco avance. 2.1.2.2 Gestión de Activos Frente a las deudas por aportes a la seguridad social que tenían las entidades liquidadas, el ISS recibió bienes muebles e inmuebles en dación en pago, por debajo del valor de dichas deudas; además, algunos de estos bienes se encuentran abandonados, dañados, obsoletos o inservibles. El ISS los ha mantenido por años aumentando la pérdida de su valor monetario por efecto del tiempo, obsolescencia e inseguridad a los que han estado expuestos; sin embargo, no recupera los recursos por los cuales se recibieron, aunado a los gastos incurridos por su administración y custodia; las sumas de los recursos comprometidos se estiman en más de $3.000 millones. 2.1.2.3 Créditos de Vivienda El ISS concedió créditos de vivienda incumpliendo los requisitos legales establecidos en su momento; además, la gestión de cobro no fue efectiva, por lo que a la fecha existen créditos sin garantía hipotecaria, con plazo de pago vencido y saldo por recuperar; otros, con garantía hipotecaria pero vencidos con saldo por recaudar y que representan en ambos casos más de $6.000 millones, entre capital e intereses. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 13 Bogotá, D. C .• Colombia. ® ' CONTRALORIA GENE.RAL DE LA REPÚBLICA 1 CONTRALORIA 1 DEU!QAo.o. seCTOR SOCIAL 2.1.3 Financiera Debido a la falta de soportes que sustentan los saldos del Balance General a 31 de Diciembre de 2012 y que ocasiona inconsistencias, limitaciones o incertidumbres, que como resultado sustentan la opinión negativa. la calificación de la gestión en el aspecto financiero arrojó 0,0, con concepto desfavorable. Los errores o inconsistencias, salvedades, limitaciones o incertidumbres encontradas, que afectan la razonabilidad de dichos estados financieros ascienden a $3.737.358,1 millones, valor que representa el 197% del activo total de la entidad. En informes de años anteriores, la CGR ha venido insistiendo en las deficiencias de orden contable que afectan la razonabilidad de los Estados Financieros, con el propósito que fueran subsanadas oportunamente; no obstante, se evidencia que las acciones propuestas por la entidad no han sido efectivas. 2.1.3.1 Opinión de los Estados Financieros En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros del Instituto de Seguros Sociales en Liquidación, no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del ISS en liquidación a 31 de diciembre de 2012 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación. 2.1.4 Legalidad Se observó que el ISS en Liquidación, en general ha dado cumplimiento a lo señalado en el Decreto 2013 de 2012; sin embargo, para los artículos 7, núm. 1; 12, inc. 3 y 13, no hay evidencia de su cumplimiento a 30 de abril de 2013. 2.1.5 Evaluación de Control Interno El Sistema de Control Interno del ISS obtuvo una calificación de 42,0, concepto Desfavorable, pues a pesar que los controles identificados en las pruebas de recorrido son parcialmente adecuados, no así el riesgo combinado, el cual es alto, por lo tanto la efectividad de los controles presenta deficiencias. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación II -. P.S • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 14 Bogotá, D. C .• Colombia' ® ' CONTRALORIA· I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA seCTOR SOCIAL 2.2 FENECIMIENTO DE CUENTA Con base en la calificación de los componentes, obtenida en la evaluación de la Gestión y Resultados y la opinión sobre los Estados Contables, la Contraloría General de la República no fenece la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2012. El representante legal respectivo, debe suscribir un convenio de desempeño ante la Contraloría Delegada para el Sector Social, dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, en el cual se compromete a tomar las acciones administrativas y de gestión necesarias para eliminar las causas que dieron origen al no fenecimiento, con el propósito de minimizar los riesgos de que dicha situación se vuelva a presentar en la vigencia siguiente. 2.3 RELACiÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría se establecieron 62 hallazgos administrativos en el Nivel Nacional y 123 en las seccionales de Antioquia, Bolívar, Boyacá, Caldas, Caquetá, Guajira, Huila, Norte de Santander y Risaralda; De éstos, 2 corresponden a hallazgos con presunto alcance fiscal; 39 tienen posible alcance Disciplinario; y 5 indagaciones preliminares, los cuales serán trasladados ante las autoridades competentes. Así mismo, sobre cuatro hallazgos se emitirá Función de Advertencia y se solicitará inicio de actuación especial para otros cuatro hallazgos. El resultado del proceso de consolidación del informe del nivel Nacional y los reportes emitidos por las seccionales, arroja un total de 91 hallazgos. DVF: Alba Lucia Londoño Suárez Supervisor: Javier Martinez Garcia Responsable de Auditorla: Eduardo Av. La Esperanza López S. No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-, P.S • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 15 Bogotá. D. C .• Colombia. ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚeUCA. 3 I CONTRALORIA DIILEGADA l SECTOR SOCIAL RESULTADOS DE LA AUDITORíA 3.1 EVALUACiÓN DE LA GESTiÓN Y RESULTADOS Con base en las conclusiones, hallazgos antes relacionados y hallazgos producto de las auditorías adelantadas en el ISS nivel Nacional y diez (10) seccionales, la Contra loría General de la República conceptúa que la gestión y resultados es Desfavorable, con la consecuente calificación de 43,83 resultante de ponderar los diferentes puntos de control. 3.1.1 Gestión 3.1.1.1 Talento Humano Hallazgo (1) - Plan de Retiro (A.E.) La entidad ofreció un Plan de Retiro; sin embargo y a pesar de solicitud reiterada por la Contraloría General de la Republica, no se evidenciaron los estudios que determinaran: presupuesto, empleos, dependencias, plazo para que los trabajadores manifestaran su voluntad de acogerse al plan, término que tiene el empleador para aceptar el retiro voluntario y fecha en que se hará efectivo; tampoco las modalidades de compensación y forma de pago, ni salario base de liquidación de las indemnizaciones; igualmente no existe acto administrativo (acta del comité directivo o resolución) por el cual se adopta e implementa dicho plan. La liquidación se realizó de acuerdo con lo determinado en la Convención Colectiva para los casos de retiro injustificado; sin embargo, se ofreció un 40% adicional y los pagos correspondientes a seguridad social por el término de dos (2) años; situación que no es consecuente con los principios de economía y moralidad pública. Teniendo en cuenta que para el proceso de liquidación fue necesario contratar personal adicional, se considera el inicio de una actuación especial a fin de establecer si el costo beneficio de este Plan de Retiro fue favorable a la Entidad. Hallazgo para Actuación Especial Hallazgo (2) - Contratos de Prestación de Servicios (l. P.) La Superintendencia Nacional de Salud, por medio de la resolución 371 del 3 de abril del 2008, autorizó la constitución y entrada en funcionamiento de la Nueva EPS, que remplazó a la EPS del Seguro Social, a la cual se le revocó su licencia de funcionamiento en enero de 2007. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 16 Bogotá, D. C .• Colombia' ® ' CONTRALORIA .. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORfA DeLEGADA SECTOR SOCIAL Teniendo en cuenta que el Instituto no presta servicios de salud y una vez analizada la información del archivo "Relación de personal Vinculado con corte a 31 de diciembre de 2012" suministrado por el 188, se pudo establecer que existen 80 cargos de profesionales de la salud (Enfermeras, Médicos y Odontólogos) sin asignación de funciones desde el año 2008; no obstante y a través de prueba selectiva, la CGR evidenció que el Instituto en la vigencia 2012 suscribió 17 contratos de prestación de servicios con terceros (médicos y odontólogos) por $232 millones para desarrollar funciones administrativas y que en opinión de la misma CGR podrían ser realizadas por personal de planta; situación que por antecedente ha generado la existencia de una presunta relación laboral en el denominado "Contrato Realidad" con las implicaciones económicas que esto conlleva. Hallazgo para ser Incluido en la Indagación Preliminar auditoria ISS salud 2012. Igual situación se presentó en la seccional Risaralda, que celebró contratos de prestación de servicios profesionales de manera continua para realizar actividades inherentes a las funciones de la entidad, inobservando lo establecido en el Decreto 2400 de 1968 artículo 2, la Sentencia C-614 de 2009 y presuntamente el artículo 48 numeral 29 de la Ley 734 de 2002; según cuadro. Cuadro 1 Contratos de Prestación de Servicios Av. La Esperanza Profesionales No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 17 Bogotá, D. C .• Colombia. CONTRALORIA Dllll!GADA SECTOR SOCIAL Lo anterior denota debilidades en la gestión administrativa, al no surtirse una verificación objetiva de las necesidades reales de la planta de cargos en la entidad que conlleva a un riesgo para la entidad, por las posibles acciones judiciales para reconocimiento de vínculo laboral con el consecuente pago de prestaciones sociales. La Gerencia Departamental de Risaralda - CGR proyectará función de advertencia relacionada con el riesgo de posibles demandas para el cobro de prestaciones sociales. Hallazgo (3) - Fuero Sindical De acuerdo con el Artículo 24 del Decreto 2013 del 2012, para efectos de la desvinculación del personal que actualmente goza de la garantía de fuero sindical, el Liquidador adelantará el proceso para el levantamiento de dicho fuero, dentro de los términos y condiciones establecidas en las normas que rigen la materia, es decir solicitando los pronunciamientos correspondientes. En cumplimiento de dicho artículo, el 11 de diciembre de 2012, el Liquidador suscribió cinco (5) contratos por $1.456 millones con el objeto de levantar el fuero sindical a 416 aforados, con una duración de 9 meses y 20 días (fecha de terminación 28 de septiembre de 2013). Teniendo en cuenta la información suministrada por el ISS en liquidación, a diciembre 10 de 2012, existen 333 funcionarios aforados, con una diferencia de 83 funcionarios que siendo aforados se acogieron al Plan de Retiro, por lo cual resulta un mayor valor sin justificar por $290.5 millones, ya que no se han realizado los ajustes a los contratos como se muestra a continuación: Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. www.contraloria.gov.co 18 c.. Colombia· ® / CONTRALORIA I¡ GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DI!LEGADA SECTOR SOCIAL Cuadro 2 Levantamiento de Fuero Sindical 171.5 4400002268 Boyacá, Casanare, San Andres, Valle del Cauca, Norte de Santander Huila 4400002269 4400002270 4400002271 Caldas, Quindio Juridica y Empresarial Jose David Morales Villa S.A.S Fuente: Oficina y Risaralda Atlantico, Bolivar, Cauca,Cesar, Cordoba,Guajira, Magdalena, Santander Y Sucre 62 217. 47 99 346.5 81 47 164.5 47 135 472.5 109 164.5 283.5 52.5 63. 164.5 381.5 91. en Liquidación El ISS en Liquidación en su respuesta ratifica lo expresado "Cabe precisar que la fecha límite para acogerse al Plan de Retiro Consensuado fue el9 de diciembre de 2012 y como resultado final 83 de los trabajadores oficiales con fuero sindical aceptaron dicho Plan, por lo que el número de aforados disminuyó a 333". Con lo que se confirma lo manifestado por la CGR. Hallazgo (4) - Programa Supresión de Cargos (I.P.) El Artículo 21 del Decreto 2013 de 2012 en su inciso dos establece: "El Liquidador, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que asuma sus funciones, elaborará un programa de supresión de cargos, determinando el personal que por la naturaleza de las funciones desarrolladas debe acompañar el proceso de liquidación". Sin embargo, el ISS en Liquidación no elaboró un programa de supresión de cargos debidamente estructurado, en el cual se haya determinado el personal que por naturaleza de las funciones desarrolladas deba acompañar el proceso de liquidación, ni expidió el acto administrativo correspondiente de conformidad con las disposiciones legales vigentes (numeral 20 artículo 7 del Decreto 2013 de 2012 y artículo 8 de la Ley 1105 de 2006). De otra parte y en cumplimiento de fallos judiciales, el ISS en liquidación ha reintegrado 21 trabajadores (entre el11 de diciembre de 2012 yel 14 de marzo de 2013), desatendiendo la sentencia SU897/12 proferida por la Corte Constitucional el 31 de octubre de 2012 que reza: " ... En efecto, no puede desconocer la Sala que los procesos liquidatorios tienen la vocación de finiquitar las relaciones jurídicas creadas por la institución durante su término de existencia, ya se trate de obligaciones Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11 -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. www.contraloria.gov.co 19 c.. Colombia. ® 'I CONTRALO RIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELeOADA SECTOR SOCIAL adquiridas o de acreencias a favor de la entidad. Por esta razón, las únicas actividades que puede desarrollar una institución en esta situación son, precisamente, las que sean necesarias y conducentes a su liquidación. Siendo esta la situación, es lógico que en desarrollo del proceso liquidatorio se supriman paulatinamente los puestos de trabajo existentes, haciéndose innecesario, por consiguiente, mantener el mismo número de empleados o funcionarios en la planta de personal de la institución en liquidación. Esta situación explica que no sea acorde con los fines de la liquidación el que se mantengan cargos que no estén desempeñando funciones dentro de dicha institución ..." Como consecuencia del Decreto de liquidación, se entiende que el empleador se encuentra en un proceso de extinción del ámbito jurídico, lo que se constituye en un impedimento para restablecer contratos de trabajo de demandantes, por lo que el reintegro de trabajadores puede conllevar a una gestión antieconómica. Hallazgo para solicitud de Indagación Preliminar (l.P.) 3.1.1.2 Presupuesto Debido al proceso liquidatorio iniciado a partir del 28 de septiembre de 2012, la entidad presenta la ejecución de dos presupuestos, el primero cubre un ISS en marcha desde el primero de enero de 2012 hasta el inicio del proceso de liquidación, y el segundo a partir de este día y hasta el 31 de diciembre del mismo año. El presupuesto inicial para la vigencia 2012 del ISS fue de $17.449.455 millones, el cual a partir de la fecha que ordena la liquidación, se le realizó una reducción de $5.459.518 millones quedando un saldo de $11.989.937 millones; donde el 98,7% corresponde a las transferencias corrientes que incluyen el valor de la nómina de pensionados del Régimen de Prima Media y del personal jubilado a cargo del ISS Patrono, los gastos de personal y gastos generales tuvieron una participación del 1% y 0.3% respectivamente. Presupuesto Cuadro 3 Gastos Vigencia 2012 (Cifras en millones de pesos) Denominación del Rubro Gastos de funcionamiento Gastos de personal Gastos oenerales Transferencias corrientes (1) Ejecución 155 a Sept./12 11.989.937 114.293 37.959 11.837.685 % .. Ejecución Liquidación 100,0 1,0 0,3 98,7 155 en a Dic./12 204.279 23.725 4.147 176.408 % 100,0 11,6 2,0 86,4 Fuente: Informe de la Fiduprevlsora S.A. como liquidador dellSS en uquldacíén (1) A Septiembre de 2012 incluye el valor de la nómina de pensionados, Prima Media y del personal jubilado a cargo dellSS Patrono. En el trimestre Octubre - Diciembre de 2012, el total de gastos de funcionamiento alcanzó $204.279 millones; de los cuales, $176.408 millones (83.4%) corresponden a la nómina de jubilados a cargo del ISS Patrono y que en el futuro deberán pasar a Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000, www.contraloria.gov.co 20 Bogotá, D. C.• Colombia' ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRAlORIA DeLEGADA SECTOR SOCIAL cargo de los Patrimonios Autónomos administrados por Colpensiones o a la UGPP. Presupuesto Cuadro 4 Gastos Vigencia 2013 Cifras en millones deJlesos) Denominación Gastos del Rubro de funcionamiento Gastos de personal Gastos generales ENERO 67.942 19.668 10.794 37.480 FEBRERO 61.766 6.202 19.489 36.075 Transferencias corrientes_(_U Fuente: Informe de la Flduprevlsora S.A. como líqutdador del ISS en Llquidaclón (1) Corresponde a la nómina del personal jubilado a cargo delISS. MARZO 68.856 3.818 27.378 37.660 Acumulado 198.564 29.688 57.661 111.216 % 100,0 5,5 39,8 54,7 En el primer trimestre de 2013, el total de gastos de funcionamiento ascendió a $198.564 millones, de los cuales $111.216 millones corresponden a la nómina del personal jubilado (22.628 beneficiarios) a cargo del ISS en Liquidación, equivalente al 54.7% del total de los gastos de funcionamiento. Para la vigencia 2012 el presupuesto aforado fue de $17.9 billones, y la ejecución a septiembre de este mismo año alcanzó los $12,8 billones, que representan el 71,5% del presupuesto inicial. A la Unidad de Pensiones le correspondieron $12,4 billones ya la Unidad de Gestión General $433.375,9 millones. Los conceptos con mayor participación en los ingresos fueron: Aportes de la Nación, Aportes a la Seguridad Social por Pensiones y Devolución de Aportes. Para la anualidad comprendida entre el 1 de octubre de 2012 y el 27 de septiembre de 2013 (plazo para la liquidación), el ISS en Liquidación planteó un ejercicio de ingresos y gastos, el cual fue presentado al liquidador el 30 de octubre de 2012, donde se proyecta que para atender los gastos estimados en un billón de pesos se estiman $51.765,5 millones originados de recursos propios, y los restantes se financiarán con recursos de la Nación. 0 Con la pérdida de la condición de empresa en marcha, las cifras estimadas para el funcionamiento de la entidad se vieron impactadas en el último trimestre de la vigencia. 3.1.1.3 Contratación Hallazgo (5) - Suministro de Combustible (O) El artículo 2 de la Ley 87 de 1993, establece: "OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales: Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 21 CONTRALORfA SECTOR SOCIAL DELEGADA (. ..) b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía de todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional... ". En la seccional Antioquia, se observó que en orden expedida mediante correo electrónico por el Vicepresidente Administrativo (E) del ISS en Liquidación, del 22 de enero de 2013, se determinó que todos los vehículos automotores asignados a las seccionales, deberán ser inmovilizados y devueltos a los almacenes, sin embargo el 11 de febrero de 2013 se celebró contrato N° 4900011265 para el suministro de combustible de los vehículos de la seccional Antioquia, lo anterior debido a deficiencias de gestión incurriéndose en expresa extralimitación de funciones y comprometiendo recursos no permitidos. Hallazgo con incidencia Disciplinaria. Hallazgo (6) - Modalidad de Contratación (O) El ISS en Liquidación seccional Caquetá, durante la vigencia 2012 omitió las reglas de contratación pública para la menor cuantía establecidas en el Decreto 1150 de 2007, articulo 2; Decreto 734 de 2012, articulo 3.2.1.1.2 y Sección Segunda del Capítulo 11; y Circular 756 del 13 de enero de 2012 delISS, ya que en esta vigencia suscribió 2 contratos de viqilancia'', que suman $67.31 millones, por lo que debió aplicar la modalidad de contratación para menor cuantía (selección abreviada) y no la de mínima cuantía, presentándose esta situación por deficiencias del Sistema de Control Interno aplicado por el nivel Directivo de la Seccional Caquetá y falta de asesoría jurídica por parte del nivel Nacional del Instituto, lo que generó desgaste administrativo al tener que adelantar 2 procesos contractuales e incumplimiento de las normas de contratación. Hallazgo con incidencia Disciplinaria. Hallazgo (7) - Modificación de Estudios Previos y Plazo El ISS en Liquidación seccional Caquetá, incumplió lo establecido en el Decreto 734 de 2012, artículos 3.5.2,3.5.3 Y 3.5.4 del Título 111, Capítulo V, referentes a los estudios previos, la invitación pública y Procedimiento de Selección y Publicidad a través del SECOP, ya que en desarrollo del proceso de mínima cuantía N° 016/20123, iniciado el 12 de julio de 2012, modificó los plazos del proceso precontractual y las cuantías a pagar por el servicio, sin que se elaborara documento modificatorio o aclaratorio de estos cambios, presentándose esta situación por deficiencias del Sistema de Control Interno aplicado por el nivel Directivo de la Seccional Caquetá y falta de asesoría jurídica por parte del nivel Nacional del ISS, que generó un proceso precontractual con información diferente 2Los contratos para servicio de vigilancia ejecutados en la vigencia 2012 fueron el 4900010224 del 01/12/2011 por $37.443.748 y el 4900010810 del 01/07/2012 por $32.285.337. 3 Como resultado de este proceso se firmó el contrato 4900010860 del 01/08/2012 con la empresa Servicios Postales Nacionales. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C.• Colombia· www.contraloria.gov.co 22 ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRAt.ORIA SECTOR SOCIAL DeLEGADA a la real que pudo desinformar a los posibles oferentes e incumplimiento de las normas de contratación. Hallazgo (8) - Proceso Contractual Desierto El ISS en Liquidación seccional Caquetá, incumplió lo establecido en el Decreto 734 de 2012, artículos 3.5.2,3.5.3 Y 3.5.4 del Título 111, Capítulo V, referentes a los estudios previos, la invitación pública y Procedimiento de Selección y Publicidad a través del SECOP, ya que en desarrollo del proceso de mínima cuantía N° 005 de 2012, se expidió la Resolución N° 013 del 26 de diciembre de 2012, que no fue publicada en el SECOP, declarando desierto el proceso de selección por el no recibo de ofertas, sin embargo se suscribió y ejecutó el contrato N° 4800002857, aunque en los documentos soportes de la etapa precontractual existe una oferta. Adicionalmente, en la invitación, estudio previo y la oferta, se indica como cantidad a comprar 749 cajas para archivo, pero en Acta de aceptación de oferta y en el contrato suscrito se indican 1000 cajas, sin la justificación para el cambio de cantidad, presentándose esta situación por deficiencias del Sistema de Control Interno. Hallazgo (9) - Publicación de Contratos El Decreto 734 de 2012 en su artículo 3.5.4 señala: Procedimiento de selección y publicidad, a través del SECOP: "Todos los actos y documentos se publicarán en el SECOP incluidos la invitación pública, el acta de cierre y recibo de las ofertas presentadas, la evaluación realizada junto con la verificación de la capacidad jurídica, así como de la experiencia mínima y la capacidad financiera requeridas en los casos señalados en el numeral 6 del artículo 2.2.5 del presente decreto y la comunicación de aceptación de la oferta. Publicada la verificación de los requisitos habilitan tes, según el caso, y de la evaluación del menor precio, la entidad otorgará un plazo único de un día hábil para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluación. Las respuestas a las observaciones se publicarán en el SECOP simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta. n En el ISS en Liquidación Seccional Norte de Santander, los contratos N° 4800002811,4800002775,4900010822 Y 4900010686 no fueron publicados en el Sistema Electrónico de la Contratación Pública (SECOP) y los contratos 4900010476,4900011213,4900010934, 4900011127, 4800002723 Y 4800002833 se publicaron parcialmente. Por su parte, el contrato 4900010476 se publicó como borrador. Lo anterior desconoce el artículo 3.5.4 del Decreto 734 de 2012. La causa, son deficiencias en la supervisión, la no implementación de adecuados mecanismos de Control y fallas en la gestión del funcionario encargado de la Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación JI -, P.S • PBX: 6477000· .WWW.contraloria.gov.co 23 Bogotá, D. c.. Colombia • --- ---------------_.~~~~- ® ' CONTRALORIA. GENERAL DE LA REPúaUCA CONTRALORIA Dn.aADA , SECTOR SOCIAL contratación de la entidad al no dársele cumplimiento a lo establecido en las normas sobre publicación de los contratos estatales. El efecto, el incumplimiento de disposiciones generales que no permiten realizar las publicaciones de los procesos contractuales, generando inefectividad en el trabajo. Hallazgo (10) - Planeación Contractual Inobservando lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Nacional, numerales 70 y 120 (Principio de economía), el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el acuerdo 450 de 2008 artículo 9; (Manual de Contratación del 155 en liquidación) y presuntamente en la Ley 734 de 2002, en el 155 en Liquidación Seccional Risaralda se evidenció la falta de planeación en la gestión contractual de acuerdo con el siguiente cuadro: Deficiencias Cuadro 5 en Contratación. la descripción Estudios Previos Necesidad de la Contratación Denominación Contractual Normatividad Selección del Contratista del objeto a contratar, con sus establece la verdadera necesidad para realizar la contratación No se define la modalidad o el tipo de contrato. Se le brinda una denominación equivocada al tipo de contrato y le dan nombre de prestación de servicios a lo que por su objeto debe ser un contrato de arrendam dotación suministros u otros. No se identifica la normatividad de acuerdo a la modalidad de contratación factores de selección que nhii",ti',/~ del contratista. 4900010622,4900010285,4900010891,4900010664,4900010918,4900010492,4800002821,4900010133, 4800002714,4800002753,4900010855,4900010895,4900010922,4900010923,4900010838,4900010161, 4900010654,4900010997,4900010739,4600000280,4900011022,4900010098,4600000288,4900011038, 4900011135,4900011042,5000025552,5000025538,5000026065,5000025522,5000025555,5000025559, 5000030011,5000025529,5000025527,5000025546,5000030091,5000026066,5000025545,5000026060, 5000026063,5000025548,5000027215,5000026067,5000027020,5000027298,5000025561,5000025521, 5000025532 5000025558 5000025530. Lo anterior por debilidades en el proceso de planeación contractual que conlleva a deficiencias en la escogencia del contratista, elaboración, ejecución y liquidación de los contratos y precisión de los riesgos que se derivan de su ejecución. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.S • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 24 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA GENERAL DE Hallazgo (11)- LA REPÚBLICA CONTRAl.ORIA DILEOADA SECTOR SOCIAL Legalización Contrato Combustible (O - F) En el ISS en Liquidación Seccional Guajira, revisadas las liquidaciones de las cuentas por pagar se observó: ./ Contrato No. 4900010835 suscrito el 13/07/2012 con Arístides Rafael Gutiérrez Pinto, cuyo objeto es el suministro de combustibles y lubricantes destinados para el vehículo, asignado a la Seccional del Seguro Social Guajira, hasta la suma de $2.100.000, con plazo de 60 días. El acta de inicio del contrato fue suscrita el 13 de julio de 2012. Para la cancelación del suministro se allegó como cuenta de cobro una cotización de fecha 6 de agosto de 2012, relacionando 420 galones a $5.000 cada galón para un total de $2.100.000. La cuenta fue liquidada el 9 de agosto de 2012, mediante documento N° RE6000169976. El interventor del contrato certificó con fecha 8 de agosto de 2012, que el proveedor cumplió de manera satisfactoria con el objeto contractual, evidenciándose que el contrato se ejecutó en 24 días. Los vales sumados entre la fecha de inicio y la fecha de recibo a satisfacción son el soporte del pago; es decir, entre el 13/07/2012 y el 8/08/2012 sumando $433.000. De la diferencia entre lo pagado y la suma de los vales anteriores se obtiene un faltante de $1.6 millones. ./ Contrato No. 4900010514 suscrito el 20/03/2012 con Arístides Rafael Gutiérrez Pinto, cuyo objeto es el suministro de combustibles y lubricantes destinados para el vehículo asignado a la seccional del Seguro Social Guajira, hasta la suma de $2.120.000, con plazo de 180 días. El acta de inicio del contrato fue suscrita el 21 de marzo de 2012. Para la cancelación del suministro se allegó como soporte la factura N° 1382 del 26 de marzo de 2012, por $2.1 millones. La cuenta fue liquidada el 28 de marzo de 2012, mediante documento N° RE6000157967. El interventor del contrato certificó el 26 de marzo de 2012, que el proveedor cumplió de manera satisfactoria con el objeto contractual, evidenciándose que el contrato se ejecutó en 5 días. Los vales sumados entre la fecha de inicio y la fecha de recibo a satisfacción; es decir, entre el 21 de marzo de 2012 y el 26 de marzo de 2012 suman $63.000. De la diferencia entre lo pagado y la suma de los vales anteriores, se obtiene un faltante de $2 millones. Al ser requerida la observación a la Entidad, ésta manifestó que: "hay facturas soportes de la cuenta de cobro que co"esponden a fechas diferentes a las de ejecución del contrato, hay que aclarar que por ser compra de combustible y este suministro generalmente no lo hacen antes de la cancelación del mismo y como ya se encontraban en nuestro poder (ISS) los soportes (vales) procedemos tanto a certificar el Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 25 Bogotá, D. c.. Colombia' ® ' CONTRALORIA I. GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRA~ORIAD!~EQADA seCTOR SOCIAL recibo del servicio como a su pago y liquidación de contrato, no obstante continuamos utilizando los vales que quedan en nuestro poder hasta agotar la cantidad contratada, es más las diferentes estaciones de combustible en la mayoría de los casos no despachan a particulares así se lleve el efectivo, lo hacen esporádicamente porque lo tienen reservado para las entidades que las han contratado y cancelado con anterioridad, es fácil de comprobar esta situación en Riohacha, por ello y para garantizar el abastecimiento de combustible se debe cancelar con anterioridad algo que está permitido. A esta respuesta anexan certificación de contratista certificando que fue suministrado", Es importante resaltar que, desde el punto de vista de la legalidad, las facturas con fecha posterior a la liquidación del contrato, no respaldan las compras de combustible de los contratos, ya que las cláusulas de 10$ mismos no establecen compra de vales o facturas para el suministro de combustible del vehículo de la seccional. De igual manera, la forma de pago establece que será 30 días después de presentarse la cuenta de cobro, previo recibo a satisfacción, observándose en los documentos soporte que el interventor de los contratos certificó recibo a satisfacción del suministro de combustible, por lo que se concluye que para esa fecha ya debía haber sido suministrado, de acuerdo a lo estipulado en la minuta contractual. La situación descrita obedece a debilidades en el control interno, en lo relacionado con el suministro de combustible a la seccional Guajira, generando mayores valores pagados por $3.7 millones. Hallazgo con incidencia disciplinaria y fiscal. Hallazgo (12) - Arrendamiento de Vehículo (O • F) Inobservando lo establecido en el artículo 2° de la Constitución Política de Colombia 2°, 4° de la Ley 80 de 1993, principio de economía y presuntamente la Ley 734 de 2002 y 3° de la Ley 610 de 2000; se evidenció que el ISS en Liquidación seccional Risaralda, celebró el contrato de arrendamiento de vehículo N° 4900010362 por $28.6 millones, el cual presenta las siguientes deficiencias: ./ ./ ./ ./ ./ No se utilizó la normatividad aplicable a este tipo de contrato de arrendamiento de vehículo. No se justifica la necesidad para este tipo de contratación Se presenta contradicción en la modalidad de contratación, si es de prestación de servicios profesionales o arrendamiento; los cuales constituyen tipologías, obligaciones y riesgos distintos. No se realiza seguimiento mes a mes de las actividades desarrolladas por el contratista. No existen planillas que den cuenta del servicio prestado por el automotor en renta, que permitan hacer seguimiento de la utilidad al transportar a qué personas, los lugares y el objeto del traslado. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.S • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 26 Bogotá, D. c.. Colombia· ® ' CONTRALORIA ¡I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DnEOADA seCTORSOCIAL Lo anterior obedece a que no se realiza una debida planeación de las actividades contractuales, no hay seguimiento, no hay interventoría efectiva ni un control de supervisión al objeto contractual y a las actividades desarrolladas por el contratista, generando posible daño patrimonial al Estado al no evidenciarse el cumplimiento del objeto contractual. Hallazgo con incidencia disciplinaria y fiscal: I Hallazgo (13) - Liquidación Adhesión y Anulación de Estampillas El artículo 10 de la Ordenanza 030 del 25 de octubre de 2005 establece que: "Liquidación, Adhesión y Anulación de estampillas. los tesoreros o pagadores de las entidades indicadas en el artículo tercero de la presente ordenanza, serán los responsables de anular y adherir la estampilla en cada ordenen de pago, cuyo valor se aproximará al digito de pesos ($1.000) más cercano y para lograr mayor control, seguridad y eficacia de la presente ordenanza dicho valor se hará constar en las respectivas órdenes de pago". "Los funcionarios que estando obligados, omiten adherir y anular la estampilla de que trata la presente ordenanza serán objeto de las sanciones legales y disciplinarias correspondientes. n Verificadas las Ordenes de Pago, en la seccional Boyacá se observó que la entidad no está dando cumplimiento al procedimiento establecido en esta norma, en virtud a que los pagos que debe hacer el contratista por este concepto, son descontados del valor de la factura, dineros que en el mes siguiente, son girados por la Tesorería del ISS en Liquidación Nivel Central, a la UPTC; a pesar de que en reiteradas oportunidades la Seccional ha requerido a la Institución Universitaria para que allegue las estampillas, a la fecha, no ha sido acatada la petición en su totalidad. A la fecha, la Universidad adeuda por este concepto la suma de $0.745 millones, correspondiente a los meses de abril, mayo, diciembre de 2012 y marzo de 2013. La situación descrita anteriormente lleva como consecuencia un desgaste administrativo en el sentido de tener que administrar y controlar estos impuestos, los cuales no son de la competencia de esta Institución. Hallazgo (14)- Informes de Interventoría y Supervisión (D) En el ISS en Liquidación seccional Antioquia, analizados los documentos soportes de los contratos de ejecución sucesiva: 4900011166, 4900011198, 4900011126, 4800002838, 4800002842, 4900011283 Y 4900011010 suscritos en el año 2012, que requerían de supervisión, no se encontró copia impresa ni en medio magnético de los informes de interventoría o supervisión; debido a deficiencias de gestión y control en el proceso de supervisión, incumpliendo lo señalado en la Av. La Esperanza p.a· No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 27 ® ' CONTRALORIA t¡ GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DaLlIQADA SECTOR SOCIAL cláusula cuarta que establece que la supervisión la ejercerá el ISS en liquidación a través del Jefe del Departamento de Bienes y Servicios, con el riesgo de presentarse incumplimiento del objeto contractual y que se pague por lo no realizado. Hallazgo con Incidencia Disciplinaria. Similar situación se evidenció en la seccional Risaralda donde contraviniendo lo establecido en la ley 80 de 1993 artículo 40 numeral 4, el artículo 26 del acuerdo 450 de 2008 Manual de Contratación ISS en Liquidación), los artículos 82, 83 Y parágrafo 1 del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, no reposan en las carpetas contractuales, informes sobre el avance de los contratos y en aquellos con múltiples funciones, no se discrimina el cumplimiento de cada una de las actividades; además, en algunos casos se nombran como interventores a funcionarios beneficiarios de los contratos, Ej: 4600000288/ 0280, 4800002821/ 2714/ 2753, 4900010362/ 10622/ 10285/ 10891/ 10664/ 10492/ 10133/ 10855/ 10895/10922/10923/10838/10918/10654/10161/10997/10739/11022/10098/ 11038/ 11135/ 11042, 5000025552/ 25538/ 26064/ 26065/ 25522/ 25555/ 25559/ 30011/ 25529/ 25527/ 25546/ 30091/ 26066/ 25545/ 26060/ 26063/ 25548/ 27215/ 26067/ 27020/ 27298/ 25561/ 25557/ 25521/ 25524/ 3010/ 25532/ 25534/ 25526/ 25542/ 25562/ 25558/ 25530. Hallazgo (15) - Oportunidad en Informes de Interventoría El ISS en Liquidación Seccional Caquetá, incumplió lo establecido en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, referente a las actividades del interventor y a lo establecido en los contratos que indican el pago contra entrega del bien o servicio, ya que los pagos de los contratos firmados durante la vigencia 2012 se realizaron antes de suscribir los informes de interventoría que certificaran el cumplimiento del objeto contractual, como sucedió con los contratos 4900010826 de servicio fotocopiadora, 4900010860 de servicio correspondencia y 4800002857 de suministro de papelería, presentándose esta situación por deficiencias del Sistema de Control Interno aplicado por el nivel Directivo de la seccional Caquetá y falta de asesoría jurídica por parte del nivel Nacional del Instituto, lo que generó riesgo de pérdida de los recursos financieros. Hallazgo (16) - Acta de Recibido a Satisfacción (D) La Resolución 0181 de 2012 delISS, en el capítulo V Obligaciones del Interventor establece, entre otras, que el interventor o supervisor deberá recibir a satisfacción el objeto del contrato realizado por el contratista, revisar y dar visto bueno al Acta de recibo y elaborar el Acta de recibo y entrega de interventoría o supervisión. No obstante, en la seccional Antioquia, en los expedientes de los contratos N° 48000002830, 48000002838, 48000002842, 4900011010, 4900011017, 4900011041, 4900011099 Y 4900011126 de 2012, no se evidenciaron dichas Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 28 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ~ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA ¡CONTAALOArA 1 DELI!OADA SECTOR SOCIAL actas, lo anterior debido a debilidades de control y supervisión, con el riesgo de que a los proveedores se les haya reconocido y pagado el valor total del contrato, sin haber cumplido con todas las obligaciones suscritas correctamente. Hallazgo con Incidencia Disciplinaria. Hallazgo (17)- Actas de Liquidación de Contratos El artículo 11 de la ley 1150 del 2007, en concordancia con el Acuerdo 0498 de 2009 del Seguro Social, establece que la liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o la expedición del acto administrativo que ordene la terminación. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo. Sin embargo, se evidenció en la seccional Antioquia, que los contratos N° 8000002842, 4900011041, 4900011126 de 2012, no se han liquidado, ni se ha dado inicio al procedimiento subsiguiente de citar al contratista previa notificación como lo establece dicha normatividad. Hecho generado por debilidades de control y gestión que conllevan a dilaciones para determinar en qué condiciones se cumplieron las obligaciones pactadas y establecer las condiciones en que se realizó el contrato. Adicionalmente, se evidenció que a 12 de abril de 2013 se encuentran 103 contratos de prestación de servicios pendientes de tramitar las actas de liquidación por diferentes causas de las vigencias 2009, 2010, 2011 Y 2012, por debilidades de control y gestión que no permiten establecer en qué condiciones se encuentran las obligaciones a cargo de las partes. 3.1.1.4 Cobro Coactivo, Fiscalización y Cobro Persuasivo Hallazgo (18) - Procesos de Cobro Persuasivo Coactivo, Fiscalización y Cobro De acuerdo a la información encontrada en el Departamento Financiero de la seccional Bolívar, se observa que al 28 de septiembre de 2012, se tenía una relación de 204 expedientes en cobro persuasivo por concepto de aportes a la Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 29 Bogotá, D. C .• Colombia. ® ~ CONTRALORIA I' GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTR"LORIA seCTOR DILI!Q"o.o. SOCIAL seguridad social, de los cuales se evidenció que el 60% corresponde a las vigencias 2009 al 2011, A pesar que han transcurrido más de seis (6) meses luego de la entrada en vigencia del proceso de liquidación de la entidad, a la fecha continúa esta información en este Departamento, sin que se hubiera adelantado las acciones pertinentes para su respectiva entrega a Colpensiones, debido a una falta de gestión asumida por parte del personal responsable de atender esta actividades, situación contraria a lo establecido en el manual de crédito de la entidad, el cual fija un término máximo de 45 días para que se surta este proceso. El decreto 2013 del 28 de septiembre de 2012 en su artículo 7 inciso 9 establece: " ... adelantar las gestiones necesaria para el cobro de los créditos a favor de la entidad... " Conforme a los datos reportados por la entidad respecto de la relación de los procesos que se encuentran en cobro coactivo por concepto de aportes a la seguridad social, éstos corresponden a 699 procesos cuyo saldo asciende a $6.024 millones; analizada la información allí contenida, no se observa ningún tipo de recuperación; si bien la Dirección Jurídica de la seccional manifiesta que se presentaron inconvenientes dentro del proceso de identificación de algunos deudores, al analizar la información entregada, se evidenció que las últimas actuaciones reportadas corresponden a marzo de 2012, las fechas de las deudas certificadas datan de la vigencia 2000, algunas de ellas no contienen fecha, en ese sentido, es evidente que estos procesos contiene fallas desde su inicio, las cuales no fueron detectadas y subsanadas durante el tiempo en que se han adelantado estos procesos, esta situación permite establecer que no se han tomado las medidas pertinentes que evidencien que se han agotado todos los mecanismos tendientes a su recuperación. De la revisión efectuada al Expediente de Cobro Coactivo número 46 de la seccional Boyacá, se estableció que desde el 27 de abril de 2012 se ordenó la terminación del proceso por parte del Director Jurídico de dicha seccional, con ocasión que en el proceso de fiscalización no se hizo la notificación de la liquidación de la certificación de la deuda, por lo que se ordenó la revocatoria directa y la terminación del proceso de cobro coactivo. No obstante, a pesar de haber transcurrido casi un año de esta decisión, no se pudo establecer si la Oficina de Fiscalización inició nuevamente el Proceso de Cobro Persuasivo y qué gestiones han sido adelantadas. En este orden de ideas, se observa que estos procesos son terminados para que se vuelva iniciar el proceso de fiscalización, pero no se tienen controles para establecer si la Oficina de Fiscalización fue informada y si se iniciaron de nuevo las diligencias de cobro persuasivo, lo que genera el riesgo que dichas acreencias no sean cobradas. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 30 Bogotá, D. c.. Colombia· ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALDRIA D!LEGAD .••• SECTOR SOCIAL De la verificación realizada al proceso de seguimiento y control que efectúa la entidad sobre la gestión de los procesos de cobro coactivo se estableció, que si bien la sustanciación de los mismos recae en empresas externas contratadas directamente por el nivel Nacional del ISS, se determinó que no existen controles efectivos sobre la gestión en la sustanciación de los mismos, por cuanto las empresas externas no reportan de manera oportuna y completa la información de las actuaciones procesales; no allegan al ISS la información y documentación de las actuaciones efectuadas, sin que la entidad cuente con mecanismos eficaces para ejercer una debida supervisión en estos procesos, lo que ocasiona que no exista certeza y exactitud de la información reportada. Con ocasión de la designación que se hiciera como Gerente Seccional de la persona que se venía desempeñando como Director Jurídico de la seccional del ISS Boyacá, las funciones relacionadas con cobro coactivo del Director Jurídico quedaron sin definirse claramente, por lo que las funciones de ejecutor de los procesos de cobro coactivo no se están ejerciendo desde el mes de agosto de 2012 y en consecuencia, no se puede suscribir ningún tipo de actuación administrativa dentro de los procesos coactivos; ocasionando parálisis, pues a pesar de estar sustanciados por personal contratado externamente, requieren de la firma de un funcionario de planta que ejerza el cargo de director jurídico. De la verificación efectuada a la gestión realizada por la seccional Boyacá en la sustanciación de Procesos Coactivos que venían en curso al momento de la liquidación de la entidad, se identificaron ocho, a los que se les venían adelantando el respectivo cobro coactivo desde hace más de cinco años y fueron terminados por haberse presentado una serie de situaciones, tales como error en la identificación del Nit de la empresa ejecutada o, por la falta de notificación de la liquidación certificada de deuda, ordenándose la revocatoria del mandamiento de pago y disponiendo su devolución a la oficina de fiscalización y cobro persuasivo con el fin de subsanar tales situaciones. De los ocho procesos, se tiene que seis de ellos, fueron devueltos desde el mes de abril de 2012, sin haberse realizado gestión alguna, desde esa fecha, los cuales, al no encontrarse activos en el momento de entrar en vigencia el proceso de liquidación del ISS, no han sido relacionados dentro del inventario de procesos de fiscalización y cobro persuasivo a entregar a Colpensiones, dificultando y demorando aún más el cobro de las acreencias a favor de la entidad que asuma esta labor. Por otra parte, la situación muestra deficiencias en la sustanciación de estos Procesos Coactivos, toda vez que existía una Resolución Interna del cuatro de noviembre de 2005, que estableció un nuevo procedimiento para la expedición de la liquidación certificada de la deuda, contenido en la Resolución No. 376 del 31 de enero de 1997, en donde se exigía la notificación de esta liquidación certificada para que quedara ejecutoriada y se procediera a iniciar el respectivo proceso Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 31 ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA DEUOADA 1 SECTOR SOCIAL coactivo, no siendo justificable el tiempo transcurrido desde el inicio de los seis Procesos Coactivos y la fecha de devolución de los mismos a Fiscalización por la falta de dicha notificación. Los Procesos de Cobro Coactivo de los cuales se evidenció la situación antes descrita, son los siguientes: Cuadro 6 Devolución de procesos de cobro coactivo a fiscalización y cobro persuasivo (Cifras expresadas en millones de Rivera Espinosa P 1047457 Asadero Héctor Vivas 891857766 Restaurante Rincón 9512770 2.8 800209550 200188471 Fosfato Samacá F. 11 Se devuelve la liquidación coactivo mediante oficio actuaciones Se devuelve la liquidación coactivo mediante oficio actuaciones Se devuelve la liquidación coactivo mediante oficio actuaciones 000131 la deuda por parte de cobro más de 27/04/2012, no reporta por parte de la certificada de la no reporta 000131 de 27/04/2012, cobro más por parte de la cobro certificada de la no reporta más 000131 de 27/04/2012, certificada de la deuda por parte de la no reporta 000131 de 27/04/2012. cobro más 14.6 certificada de la deuda por parte de la no reporta 000131 de 27/04/2012. cobro más 14.6 certificada de la deuda por parte de la cobro más 000131 de 27/04/2012, no reporta En la seccional Caldas se evidenció que por cada mil pesos que se debía al ISS a final de 2011 en la Cuenta Cuotas Partes Pensiona les ISS Patrono ($27.534 millones), durante el 2012 se recuperaron cinco pesos ($132 millones). Del valor total de los expedientes aportados por el ISS en cobro coactivo ($2.724.2 millones), durante el año 2012, la entidad cobró $121.8 millones ($44,5 por cada mil pesos). Revisados 10 expedientes de préstamos de vivienda por $363.29 millones, otorgados a funcionarios y ex funcionarios del ISS que tienen moras reiteradas, se encontró que ellSS no ha efectuado proceso de cobro ejecutivo. La situación anterior se debió a que las entidades deudoras no apropian las deudas en sus presupuestos, se han detectado algunas inconsistencias en los valores que genera y registra la Gerencia Nacional de Recursos Humanos, como área fuente de estas acreencias. Gran parte de las entidades deudoras del ISS por Cuotas Partes Pensiona les ISS Patrono, pertenecen al sector salud, las cuales se han liquidado y la obligación Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11 -. P.s • PBX: 6477000 • Bogotá, D. c.. Colombia· www.contraloria.gov.co 32 ® ' CONTRALORIA GENERÁL DE LA REPÚBLlCÁ I CONTRAl.ORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL pasa a asumirla el ente territorial. Con respecto delos préstamos de vivienda, el Instituto de Seguros Sociales no cuenta con el personal de planta suficiente y con amplio conocimiento y experiencias para adelantar en forma directa el cobro coactivo de las obligaciones a su favor, ni a nivel nacional ni nivel seccional, como bien lo señalan los contratos suscritos con las firmas externas que tienen a su cargo tal obligación. Dicho incumplimiento implica posibles pérdidas de recursos para el ISS estado en general. y el El ISS en Liquidación seccional Caquetá, no está adelantando gestión en los procesos de fiscalización y cobro persuasivo que a junio de 2012 ascienden a $5.375.47 millones, ni ha recibido directrices del nivel central de la entidad en liquidación con los procedimientos a seguir; además la seccional desde el mes de junio de 2012 solo tiene una persona por contrato de prestación de servicios asignado a este proceso, que realiza seguimiento pero no es suficiente para cumplir las demás actividades. Igualmente en la seccional no se retroalimenta información referente a los procesos de cobro coactivo. Esta deficiencia se presenta por debilidades del Sistema de Control Interno aplicado por el nivel Directivo del ISS en Liquidación, al no establecer los procedimientos a cumplir durante la liquidación para la fiscalización y el cobro persuasivo, lo que generó incertidumbre respecto dela gestión de estos recursos y riesgo de pérdida. En la seccional de Norte de Santander se estableció que los 65 expedientes aperturados en el período enero - febrero y junio - julio de 2012, superan el lineamiento dado en la resolución 5729 del 4 de abril de 2005, del ISS, respecto de la permanencia máxima de una cuenta en cobro pre jurídico, que es de 45 días. En promedio han transcurrido 120 días desde su apertura, para los expedientes del periodo enero - febrero de 2012. Por otra parte, a pesar de haber transcurrido el tiempo de permanencia máxima (45 días), de superar el plazo fijado para que el empleador se pronuncie, en ninguno de los 37 expedientes, del periodo enerofebrero de 2012, existe la liquidación certificada de la deuda (LCD), hecho que impidió el traslado al Departamento Jurídico para el inicio de cobro coactivo, de aquellos procesos que no fueron objeto de pago y que superaran el millón de pesos, que en total fueron 15 expedientes, es decir, que ante un eventual no pago por parte de los deudores, estos pasarían a cobro coactivo. De igual modo, se observa en la mayoría de los expedientes abiertos, que van a ser trasladados a la sede nacional para el traslado a Colpensiones, la ausencia de documentos que evidencien el total cumplimiento del procedimiento señalado; es así como de los 65 expedientes revisados, el 77% no aparece archivado el requerimiento, solo 16 expedientes tienen archivado un requerimiento. Se estableció que unas actas de visita, no presentan firma y tampoco identifican la Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C.• Colombia. www.contraloria.gov.co 33 ® ' CONTRALORIA I 1 CONTRAl.ORIA GENE.RAL DE LA REPÚBUC .•• DELEGADA SECTOR SOCIAL persona que atendió la visita; de los 65 expediente revisados, 20 se encuentran en dicha situación. El no evidenciar en el expediente estos requisitos, pueden generar futuras nulidades en el cobro coactivo. Así mismo, llama la atención la apertura de expedientes por valores ínfimos; de los 65 expedientes revisados, 12 de ellos, que representan el 18%, el valor de la deuda no supera los $17.000, incluso se dio apertura a expedientes por $120 y $180. La anterior situación fue producto de la no aplicación de los procedimientos establecidos en el Manual de Cobranzas y reglamento interno de recaudo de cartera del ISS; así como debilidades en el proceso de supervisión; incumplimiento de las disposiciones de gestión documental, y ausencia de mecanismos de control interno. La administración en la respuesta manifestó que a partir de marzo de 2012, se implementó el aplicativo el Portal del Aportante y Agrega el ISS: "Los resultados de la utilización del Portal del Aportante conllevaron a detectar una serie de inconsistencias en los valores de deuda de empleadores que no concordaban con la realidad, a raíz de esto se solicitó al Nivel Nacional a través de correos electrónicos los cuales se anexan, la revisión y la cantidad de inconsistencias de deudas irreales que reportaba el aplicativo. Como resultado de lo anterior en la Oficina de Fiscalización no se generaron algunos requerimientos ni certificaciones ni mucho menos envíos a cobro Coactivo dado que la gran mayoría de los empleadores desvirtuaron los montos.. n Hallazgo (19)- Inactividad Procesos Coactivos De acuerdo con el Manual Único de Cobranzas, las Direcciones Jurídicas Seccionales son las encargadas de realizar el cobro coactivo de las deudas que por concepto de aportes, préstamos de vivienda y sanciones disciplinarias remitan las áreas financieras y áreas competentes; sin embargo, en la seccional Norte de Santander se estableció que el nivel Nacional del ISS suscribió un contrato con la Unión Temporal Normalizar País para realizar el cobro de aportes o cotizaciones al Sistema de Seguridad Social por concepto de Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales, el cual desde diciembre de 2006 presentaba incumplimiento y aun así, la Unidad de Asuntos Administrativo del ISS en Bogotá, no implementó las acciones tendientes a su cumplimiento, que desde enero de 2007 se reportaba en los informes parciales de interventoría, afectando la gestión de cobro coactivo de la seccional, por cuanto 126 procesos asignados a Normalizar País, se encuentran inactivos desde hace seis (6) años. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación JI -, P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 34 Bogotá, D. c.. Colombia· ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA DELmOADA 1 seCTOR SOCIAL Según listado entregado por la seccional Norte de Santander, a la firma Normalizar País, le asignaron 187 expedientes y con base en el informe a 31 de enero de 2013, el estado de dichos expedientes es el siguiente: en trámite: 126, terminados 23, devueltos 36, suspendidos 2. De los 126 expedientes en trámite, a partir de la toma física efectuada se comprobó que no se encuentran físicamente en la seccional 36 de ellos. De los 90 expedientes existentes, la deuda a 2007 ascendía a $612.7 millones, deudas que no prescriben. 3.1.1.5 Gestión de la Liquidación Hallazgo (20) - Sede Administrativa y Predio de Turbo Las Resoluciones 037 del 2007 Manual de Procesos y Procedimientos de Almacén de Inventarios, la 0016 de 2006 del ISS Manual de Proceso de Dación de Pago y el literal a) del artículo 2 de la ley 87 de 1993 establecen que el funcionario público debe proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten. Sin embargo, se evidenció que en la Seccional Antioquia, la Sede Administrativa Federico Estrada Vélez con matricula inmobiliaria No. 001-541200 se encuentra embargada por un proceso ejecutivo laboral y el predio de Turbo con matricula inmobiliaria No. 00340013125 se encuentra invadido por cinco familias, debido a deficiencias de gestión de la Dirección Seccional Jurídica que no ha saneado los bienes del ISS en liquidación, con el riesgo de que no se adelanten oportunamente los trámites para la venta de éstos. Hallazgo (21)- Obligaciones del Liquidador En la seccional Bolívar, se estableció que los numerales 1, 2 Y 3 del Artículo 7 del Decreto 2013 de 2012, señalan la obligación de realizar inventario físico, responder por la guarda y custodia de los bienes y la conservación de los archivos. En visita a la Bodega donde reposa una parte del inventario de bienes de la entidad, así como el archivo, se evidenció que éste se encuentra desorganizado, además los elementos que reposan en este lugar no contienen identificación alguna. Este sitio fue objeto de inundaciones durante la vigencia 2010 y 2011, hecho que conllevó a que se perdiera parte del archivo y se deterioraran algunos bienes, al respecto no se tiene certeza acerca de esta documentación, ni los bienes deteriorados por este fenómeno; se observó, además que una parte de ellos se encuentra en mal estado, contraviniendo lo señalado por la ley 594 de 2000 Es evidente que la entidad no ha dado cumplimiento a lo establecido en el decreto de liquidación respecto de la realización del inventario físico detallado de los activos y el avalúo respectivo de los bienes, el inventario presentado a la comisión se encuentra desactualizado situación que impide además determinar el valor real Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 35 ® ' CONTRALORIA I. GE.NERAL DE LA REPÚSLlCA CONTRAl.ORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL de los bienes que aparecen registrados en la cuenta Propiedad, Planta y Equipo; así mismo, no se han adoptado las medidas necesarias para asegurar la conservación y fidelidad de todos los archivos de la entidad. Hallazgo (22) - Legalización de Activos En la seccional Boyacá, se estableció que a pesar que en el remate del 13 de mayo de 1983 por cuenta del ISS Sogamoso, el Martillo del Banco Popular adjudicó los vehículos de placa OX-4713 y OX-4534, en la actualidad siguen vigentes los registros en la Secretaria de Transito de Boyacá, a favor del ISS en calidad de propietario de ellos. Solo hasta el 3 de mayo de 2012, la Dirección de Recaudo y Fiscalización, adscrita a la Secretaria de Hacienda de Boyacá, profiere, liquidación oficial de aforo de los vehículos referidos. Al respecto el artículo 419 de la Ordenanza 053 de 2004, establece que: "la administración tributaria Departamental podrá dentro de los cinco (5) años siguientes al vencimiento del plazo señalado para declarar, determinar las declaraciones tributarias al contribuyente que no haya declarado y pagado el impuesto". De acuerdo a lo anteriormente expuesto, se pudo establecer que por falta de gestión, la administración no ha iniciado las acciones administrativas encaminadas a efectuar el traspaso de los vehículos a pesar de haberse vendido a particulares, situación que tiene como deudor moroso por concepto de impuesto de rodamiento al Seguro Social, hecho que puede conllevar al inicio de acciones de tipo judicial y en caso de fallo en contra, puede afectar el patrimonio de la Institución. Hallazgo (23) - Avalúo de Bienes El ISS en Liquidación seccional Caquetá, no ha cumplido con lo estipulado en el artículo 16 del Decreto 2013 de 2012, debido a que ni el nivel Nacional ni seccional han avaluado los bienes de los negocios Pensiones, EPS y Administradora General de tal manera que aquellos bienes que aparecen con valor contable en cero, porque fueron depreciados en su totalidad, pero que por el estado en que se encuentran puedan tener un valor comercial o de realización, tengan registros de actualización en los estados contables. Situación que se presenta por falta de un cronograma para esta etapa del proceso de liquidación operaciones, distintas a las relacionadas con la entrega a Colpensiones. Se corre el riesgo que se realicen o enajenen bienes por valores que estén por debajo del precio de mercado, a raíz de que su saldo o valor contable en libros aparezca en ceros, afectando negativamente el Patrimonio del ISS en Liquidación. 3.1.1.6 Procesos Judiciales La entidad inicialmente presenta relación de 6.361 procesos fallados en contra del ISS y cancelados durante la vigencia 2012 por $52.882,3 millones; posteriormente Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 36 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ; CONTRALORIA I.. GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL presenta 6.361 registros con cedulas y nombres de proveedor, de los cuales en 330 registros se señala el número de proceso y la pretensión, pero no señala valores cancelados, ni fecha de pago y termina relacionando 781 sentencias por $30.633,1 millones, sin que se tenga precisión de las sentencias canceladas en dicha vigencia, tal como se muestra en el cuadro. Cuadro 7 Relación Procesos Fallados Cancelados Año 2012 En la primera relación solo se hace referencia al nombre del demandante y/o proveedor, valor y fecha de giro sin que se sepa a qué proceso pertenece, fecha de sentencia, negocio a que correspondía y clase de proceso. Con respecto dela segunda relación solo se registra número de cedulas y nombres de proveedor, de los cuales en 330 registros se señala el número de proceso y la pretensión, sin establecer el valor cancelado ni la fecha de pago. Hallazgo (24) - Pago de Sentencias En la Contabilidad del ISS cuenta No 2460020002 - Sentencias Judiciales se revela el pago de $56.299,8 millones y en la cuenta 2455010016 sentencias judiciales se reportan $6.400 millones, posteriormente con fecha 15 de abril de 2013 reportan $30.133.1 millones, presentándose diferencias en la información, no permitiendo clarificar el saldo por pagar por dicho concepto. De otra parte, se solicitó relación histórica de procesos fallados en contra del ISS y que aún no han sido cancelados, suministrando el ISS en Liquidación relación de 131 procesos fallados en contra de la Entidad, con los campos de identificación, nombre, naturaleza del proceso, clase de proceso y pretensión principal, sin que se conozca las fechas en que se produjeron las sentencias ni el valor de las mismas, además en cuanto a la identificación no se relacionan los radicados de 23 dígitos con los cuales se identifican los procesos en la rama judicial yen muchos de ellos no tienen identificación. Igualmente, discriminan los procesos en acción de reparación Directa, Ordinario Laboral, Ejecutivo Laboral y Ejecutivo conexo, tal como se señala en el cuadro: Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 37 Bogotá, D. c.. Colombia. ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚeUCA I x CONTRALORIA DELEGAOA SECTOR SOCIAL Cuadro 8 Sentencias El ISS en Liquidación Seccional Caquetá a abril de 2013, no ha observado lo establecido en los artículos 192 y 195 de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 7° numerales 12 y 13 del Decreto 2013 de 2012, referentes a los procesos judiciales, ya que en el proceso Radicado N°18-001-31-05-002-2012-00112-00, el 25 de julio de 2012 fue sentenciado a pagar $1.096.24 millones, y en el proceso Radicado N°18-001-31-05-002-2012-00145-00, el 13 de julio de 2012 fue sentenciado a pagar $1.852.69 millones, valor total de las dos sentencias de $2.948.93 millones, sin que hasta el 15 de abril de 2013, fecha en que terminó la ejecución de la auditoría, la Entidad haya cumplido los pagos ordenados. Esta situación se presenta por deficiencias en la defensa de los intereses de la entidad y la falta de gestión para realizar los respectivos pagos, que han generado posible pérdida patrimonial y que el ISS en liquidación se vea abocado a pagar interés moratorias por un valor aproximado de $75.68 millones mensuales, a tasa de interés simple de mora fijada por la DIAN. Hallazgo (25) - Intereses moratorios, costas, gastos, agencias en derechos, multas, sanciones, indexaciones, costos por reliquidación. El Instituto en el año 2012 canceló $22.357,2 millones por indemnizaciones moratorias, intereses de mora, y costas procesales, con fundamento en sentencias proferidas en procesos ordinarios o contenciosos administrativos, los cuales se generaron por negar o conceder las prestaciones solicitadas desconociendo el término legal para la decisión, considerar que los asegurados no cotizan el total de las semanas requeridas, no reúnen los requisitos exigidos en las normas legales, no los cobija el régimen de transición, no son acreedores a la condición más beneficiosa y el principio de favorabilidad en materia laboral, demora en la identificación de aportes devueltos de los Fondos Privados de Pensiones y no inclusión de factores salariales, entre otras, tal como se muestra en el cuadro No.49; por lo anterior la Entidad no identifica si el pago lo realiza con recursos de la Administradora o de los Patrimonios Autónomos. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 38 Bogotá, D. c.. Colombia· ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL Cuadro 9 •.•..•••.••.•• Intereses Moratorios En la seccional Risaralda, incumpliendo los principios de eficacia, economía y celeridad se determinó que el ISS (actualmente en liquidación), ha venido incurriendo en mayores pagos por concepto de intereses moratorios, costas, gastos, agencias en derechos, multas, sanciones, indexaciones, costos por reliquidación, según el siguiente cuadro: Cuadro 10 PAGOS EXTRAS POR SENTENCIAS JUDICIALES ASUMIDOS POR LA ENTIDAD RADICADO EXPEDIENTE DOCUMENTO IDENTIDAD 2012-00148 DE AGENCIAS EN DERECHO, COSTAS, INDEXACIONES E INTERESES MORATORIOS 10061588 34042704 10071666 4500194 24928085 2306038 4588974 7496814 10057865 1421556 4399428 10066262 4396098 10219680 26581820 7497445 41603340 38229616 SIN NUMERO 2011-0062 SIN NUMERO 2012-00737 2009-0478 0-0323-09 2012-01165 0810-07 2011-00943 25990 2012-00297 2010-0157 2012-0119 SIN NUMERO SIN NUMERO 2009-0696 2010-00567 Fuente. Datos recopilados de los documentos .. suministrados 1.133.400 4.533.600 3.060.180 4.316.188 2.063.250 496.900 4.159.604 3.892.676 8.462.783 4.533.600 8.160.000 1.903.425 1.527.000 1.052.767 5.667.000 2.559.355 1.394.435 730.678 59.646.841 por la entidad. Lo anterior, ocasionado por la falta de diligencia, cumplimiento, control, seguimiento y supervisión de la entidad sobre los archivos, documentos, actos, normas, procedimientos administrativos, acciones de defensa técnica y actuaciones judiciales de funcionarios y contratistas en todas las instancias, generando daño patrimonial al Estado por una gestión antieconómica que involucra pagos extras diferentes al del derecho adquirido, lo que afecta los recursos destinados a atender mayor cobertura y pago oportuno de prestaciones económicas. No se pudo cuantificar gestión antieconómica en la seccional Risaralda, por lo tanto se solicitará el inicio de una indagación preliminar. Av. La Esperanza No. 62·49, Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 39 ® • / CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA j CONTRA~ORjA DELeGADA ~ SECTOR SOCIAL Procesos Fallados en Contra del ISS que deben ser Cancelados por Colpensiones En oficio 00005198 del 15 de enero de 2013 emanado del ISS en Liquidación y dirigido a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, se señaló que el ISS haría entrega a Colpensiones de sentencias correspondientes a obligaciones de hacer, respecto de los fallos proferidos por los diferentes despachos judiciales en los cuales el ISS fue condenado a realizar: inclusiones en la nómina de pensionados por pensiones de vejez, invalidez, sobreviviente, sustituciones pensionales, incrementos pensionales, reliquidación de pensiones, retroactivos pensionales, etc., relacionadas con el régimen de prima media con prestación definida que administró el ISS hasta el 28 de septiembre de 2012. Hallazgo (26) - Fallos para Cumplimiento por parte de Colpensiones Los procesos de entrega se harían en las seccionales de Antioquia, Valle, Atlántico, Cundinamarca y los cumplimientos de sentencia de las demás seccionales, se harían en la ciudad de Bogotá D.C. y los cumplimientos de sentencias pueden estar en medio magnético, en CD, en medio físico y corresponden a procesos ordinarios, ejecutivos y procesos de lo contencioso administrativo y se calcula que hay cerca de 8.000 cumplimientos de sentencias por entregar a Colpensiones. Con posterioridad señaló que el inventario de sentencias para cumplimiento es de 11.400; sin embargo a 30 de marzo de 2013 no han sido entregadas en su totalidad. El ISS en Liquidación ha entregado a Colpensiones: 493 sentencias para cumplimiento el 24 de diciembre de 2012 de la Seccional Cundinamarca y 590 CDs que versan sobre los fallos dictados en forma oral. 645 de la seccional Cundinamarca, 298 del Valle, 43 de Bolívar, 38 de Risaralda, 5 de Boyacá, 1 de Cesar y 20 de Córdoba el 7 de marzo de 2013. El 15 de 2013 se hace entrega de 163 procesos judiciales de la seccional Atlántico; el 2 de abril del mismo año se entregaron 681 sentencia de la seccional Valle; el 5 de abril de 2013 se entregaron 154 sentencias de la seccional Antioquia, 8 sentencias de la seccional sucre, 33 sentencias seccional Risaralda, 373 sentencias de la seccional Valle; en abril 16 de 2013 entrega 19 sentencias de la seccional Cundinamarca, 719 de Valle, 1 de cesar, 9 de choco, 35 de caldas, 13 de Huila y 1 de Quindío, para un total de 3752 sentencias entregadas (Ver cuadro No. 11), de las cuales Colpensiones ha devuelto 591 por cuanto no presenta copia autentica de las sentencias y no aporta los datos del demandante y su abogado. Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá. D. www.contraloria.gov.co 40 c.. Colombia· ® ' CONTRALORIA· I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DeLEGADA SECTOR SOCIAL Cuadro 11 Actas En la revisión realizada a las Actas de Entrega de las sentencias para cumplimiento se evidenciaron las siguientes situaciones: .,¡ En algunos procesos no existen las constancias, ni fechas exactas de ejecutoria, las copias de las decisiones no indican si son o no auténticas solo se anexan copias simples de las decisiones, los CDs no se encuentran marcados con el sello del juzgado o Tribunal; algunos se encuentran perforados, marcados con el nombre de un demandante y corresponde a otro o aparecen identificadas sentencias que no corresponden a las relacionadas. .,¡ Algunos fallos se recibieron con el solo sello en original del Despacho y otros con constancia de autenticidad. .,¡ En algunos procesos ejecutivos se cumplió con la obligación desistiendo los demandantes de las pretensiones y se anexó el titulo judicial, recomendando el ISS a Colpensiones verificar si existen obligaciones por cumplir ya que en algunos casos se ordenó el archivo del proceso. .,¡ De otra parte, se incluyen sentencias en donde la obligación de Colpensiones solo es la de incluir al demandante en nómina, mas no la del pago de costas que era responsabilidad del ISS. .,¡ Las sentencias que se entregan y reciben datan de los años 2006,2007,2008, 2009, 2010, 2011 Y 2012 dejando Colpensiones constancia que a partir de la fecha tiene conocimiento de las mismas. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 41 Bogotá, D. c.. Colombia. ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTR •••• ORIA DELEGADA seCTOR SOCIAL ./ El ISS presentaba los CDs de los procesos orales sin identificar el número de juzgado, radicación, demandante y seccional, y la mayoría de los CDs no tiene inserto el sello del juzgado de autenticidad, ni fecha de expedición. ./ En los procesos ejecutivos no se identifica el número del proceso ordinario el cual se encuentra en las sentencias de única y primera instancia. ./ En algunos casos no se anexó la sentencia de única, primera o segunda instancia y en los procesos ejecutivos no se encuentran las sentencias ejecutoriadas, estas se encuentran en los despachos judiciales . ./ Se presentaban sentencias que no correspondían al demandante, ni al juzgado, se desconocía a que trámite correspondía. ./ Las sentencias se encuentran con la certificación sobre la existencia de procesos ejecutivos y verificada la base de datos de embargos no existir medida cautelar no se tiene conocimiento a la fecha sobre la existencia o no de proceso ejecutivo y las certificaciones presentan errores en la radicación del proceso y numero de cedulas de los demandantes. ./ El ISS recomienda que previa la inclusión en nómina y el pago de sentencia, se verifique en los respectivos aplicativos para establecer si ya se dio cumplimiento a la sentencia y verificar la base de datos de embargos. ./ No se hace entrega de base de datos que contengan la información relacionada con cálculo de valores que correspondería pagar a Colpensiones por el incumplimiento de sentencias. ./ Las sentencias para cumplimiento presentan certificación sobre la existencia de procesos ejecutivos, sin tener certeza sobre la existencia o no de dichos procesos, porque verificada la base de datos de embargos no existe medida cautelar. ./ Las sentencias para cumplimiento de la seccional Valle se encuentran con proceso ejecutivo y con autos de terminación de los mismos por pago, recomendando el ISS en Liquidación verificar si sobre los procesos terminados por pago hace falta alguna obligación por cumplir. ./ De otro lado se detectó que en los expedientes de los siguientes demandantes Enrique Cerón Ramírez con CC 14435853, Luís Herminsul Rivera con CC 2259388 y Bolívar Mármol Narváez y otros con CC 1812003 se presentan remanentes de los embargos los cuales se desconoce si estos fueron cobrados por ellSS o dichos títulos se encuentran en los juzgados. Con oficio No BZ2013-196033 del 8 de marzo de 2013, el Vicepresidente Jurídico y Secretario General Encargado de Colpensiones devuelve al ISS en Liquidación 591 cumplimientos de sentencias que habían sido recibidas por Colpensiones Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. www.contraloria.gov.co 42 c.. Colombia' ® ' CONTRALORIA I. GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL entre el 22 de noviembre y 24 de diciembre de 2012 por no dar cumplimiento a la resolución N° 1591 del 2011 del ISS, en cuanto no presenta copia autentica de las sentencias y no aporta los datos del demandante y su abogado. Según el ISS, de las 11.400 sentencias para cumplimiento, 3.892 cuentan con fallo autentico, auto de ejecutoria y certificación de inexistencia de proceso ejecutivo y de las cuales se han entregado 2.383 expedientes, 4.622 no cuentan con auto de ejecutoria y 2.886 únicamente cuentan con la certificación de inexistencia de procesos ejecutivos y que el ISS no ha hecho las gestiones para determinar qué pasa con dicha información. El Decreto 2013, dentro de una de tantas obligaciones, al final del Artículo 35 establece "Las sentencias judiciales que afecten a los fondos de prestaciones de invalidez vejez y muerte, o relacionadas con la función de administración del RPM con Prestación Definida serán cumplidas por Colpensiones"; sin embargo, no se evidenció la existencia de un plan previo que contemplara acciones ante las situaciones antes descritas. Por el número de sentencias pendientes de cumplimiento y las consecuencias por el no acatamiento, dichas observaciones evidencian una clara inobservancia a los principios de eficiencia y oportunidad, cuyo resultado en últimas afecta al pensionado. En los diferentes fallos la Corte ha determinado que a través de la sentencia se establece la debida culminación de un proceso y su cumplimiento debe realizarse sin dilaciones. El incumplimiento de una sentencia atenta contra el Estado de Derecho y vulnera el derecho fundamental al debido proceso. En desarrollo del proceso de entrega del ISS en Liquidación seccional Boyacá, en lo relacionado con Procesos Judiciales que venían en curso al momento de la liquidación derivados de su gestión como Administradora del RPM, se evidenció que el número de procesos reportados y entregados al nivel Nacional para la consolidación y posterior entrega a Colpensiones, no corresponde al número total de los existentes y activos a diciembre de 2012, que se encontraban en los diferentes estrados judiciales del Departamento. Lo anterior genera incertidumbre en la información reportada a Colpensiones, los reportes de entrega no relacionan la totalidad de Procesos Activos en contra del ISS, presumiéndose que a partir del 28 de diciembre de 2012 se encuentran sin defensa, pues el ISS en liquidación tenía que entregar los procesos a Colpensiones, y al no haberse realizado la entrega se corre el riesgo de condenas, que afecten los intereses patrimoniales del Estado, por falta de atención en los mismos. Los procesos judiciales de los cuales se evidenció tal situación en la seccional Boyacá, son los siguientes: Hallazgo con incidencia disciplinaria. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C.• Colombia. www.contraloria.gov.co 43 --~----~--- ® ' CONTRALORIA· I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORrA DELEGADA SECTOR SOCIAL Cuadro 12 Procesos ludlclales en contra de la entidad sin ser entregados a C olpenelones di'i¡¡i1'l>:: ! T ,'"YTn?, ; i} í11!-Y N~r:(f& \jiN> 2004-143 2004-085 Segundo laboral del Circuito de Sogamoso Segundo laboral del Circuito de Sogamoso Catalina Purificación María Concepción Castellanos 2009-409 Primero Laboral del Circuito de Sogamoso Arcelia 2008-252 Cuarto Laboral del Circuito de Tunja Fanny Pinilla de Reyes 150013105001 Primero Laboral del Circuito de Tunja Claudia Rincón Niño 2003-82 Segundo Laboral de Tunja Claudia Liliana Alvarez Torres 2006-680 Segundo laboral del Circuito de Sogamoso Joselín González Leguizamón 2005-266 Segundo laboral del Circuito de Sogamoso Ana Clemencia Bonilla del Carmen Fragua Fuente: Archivos del ISS en Liquidación El incumplimiento en la entrega de procesos, también se evidenció en la seccional Caquetá, según el portal de conocimiento jurídico (base de datos electrónica) son 236 procesos. • Procesos Judiciales Activos La entidad suministró relación de 77.160 procesos activos que tenía ellSS a 28 de septiembre de 2012 con pretensiones por $1.584.240,7 millones, de los cuales 70.434 corresponden al negocio de pensiones por $1.165.521,6 millones, la administradora general 4.445 por $170.447,6 millones, EPS con 2.253 por $247.469,4 millones y para el negocio ARP 28 procesos por $802,7 millones. Según el Protocolo General de Entrega del ISS y recibo por parte de Colpensiones de septiembre de 2012, con respecto de los procesos judiciales, Colpensiones recibirá los archivos digitalizados de acuerdo al avance del tercero contratado por el ISS para tal fin y el archivo a entregar es de carácter informativo con corte a la fecha de entrada en operación de Colpensiones. El ISS en Liquidación ha entregado a Col pensiones: tres (3) CDs, con listado de 70.225 procesos judiciales activos del régimen de prima media con prestación definida en contra del ISS; base de cruce de correspondencia con el cual se realizó la sucesión procesal dellSS a Colpensiones; provisión contable de 70.225 procesos del régimen de prima media; Disco de un Tera con las imágenes digitalizadas de 49.745 procesos judiciales en calidad de préstamo. Hallazgo (27) - Base de Datos Procesos Judiciales La base de datos suministrada por el ISS denominada "Provisión Procesos CIANI Septiembre 2012 - País - Colombia - ISS Asegurador' la cual contiene 47.378 celdas, según Colpensiones presentó deficiencias tales como: Celdas vacías, Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 44 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ~ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL procesos Judiciales identificados con menos y con más de 23 dígitos, celdas con espacios que impiden el cruce de la base, procesos repetidos, entre otros, no permitiendo tener certeza sobre la cantidad de procesos que tenía el ISS y la cantidad entregada a Colpensiones. De otra parte, el disco de un Tera con las imágenes digitalizadas de supuestamente 49.745 procesos Judiciales le faltaba la información de 21.000 procesos judiciales, determinando que el ISS no actualizó la información para la entrega a Colpensiones. El ISS en Liquidación remitió a Colpensiones la base de datos con 70.225 procesos jurídicos, sobre la cual Colpensiones depuró y clasificó la información, encontrando 64.241 procesos, no encontró 5.145 y 839 se encontraban presuntamente archivados. Nuevamente, el 11 de marzo de 2013, el ISS envío a Colpensiones una base de datos con un incremento de 343 registros identificados como activos con un total de 64.580 registros y relaciona cuadro con el detalle del inventario de la base de datos de procesos jurídicos por seccional. Con oficio del 5 de abril de 2013, dirigido a la CGR sobre la entrega de procesos judiciales a Colpensiones en los puntos 3 y 4 quedaron las siguientes observaciones: entregan relación de 1.140 procesos no ubicados ni en la página de la rama judicial ni por los Directores Jurídicos Seccionales y el detalle de 321 procesos judiciales que se encuentran en municipios diferentes a la cabecera del circuito, respecto de los cuales el ISS en Liquidación efectuará desplazamiento de funcionarios para la revisión en cada sitio. Sobre lo anterior no se evidencia una clara solución en el corto plazo. El 19 de abril de 2013, Colpensiones realizó observaciones a los registros, determinando que 108 se excluían por no ser objeto de entrega y solicitó complementar información sobre 1.613 con inconsistencia en el número de radicado y 2.998 sin número de radicado de casación, quedando 59.861 registros entregados a Colpensiones. De otro lado determina que se dio el compromiso del envío de certificación global de los procesos activos archivados sobre 13.201 procesos anteriores al 2010. Estos procesos activos se trasladaron a Colpensiones por medio de la figura "Sucesión Procesal" sin que se tenga conocimiento si se trasladaron en su mayoría o no. La gestión que debió realizarse de manera conjunta entre el ISS en Liquidación y Colpensiones, no ha sido efectiva conllevando a una serie de tropiezos en el proceso de entrega que han demorado la solución a las solicitudes de los usuarios. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá, D. C.• Colombia. www.contraloria.gov.co 45 ® / CONTRALORIA GENERAL DE LA Hallazgo (28) - REPÚSL'CA 1 CONTRAl.ORIA DILEGADA ~ seCTOR SOCIAL Procesos Jurisdiccionales con Medidas Cautelares El ISS en Liquidación presenta relación de 11.126 procesos jurisdiccionales con medidas cautelares acumulados a 28 de septiembre de 2012 por $147.804 millones, tanto en el nivel nacional como seccional. Cuadro 13 Procesos con Medidas Cautelares De acuerdo al negocio que afecta se presentan 80 procesos relacionados con EPS por $4.871 millones; Administradora General con 864 procesos por $16.873 millones; ARP/EPS/Pensiones con 17 procesos por $315.8 millones; pensión de invalidez con 150 procesos por $3.117 millones; pensión de sobrevivientes de 550 Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 46 Bogotá. D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA I. GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL por $12.549 millones; pensión de vejez con 9.388 procesos por $103.004 millones; pensiones administradora con 77 procesos por $7.071 millones, del cual se presentan las siguientes observaciones: ./ No se conocen los radicados (23 dígitos) de 6 procesos ejecutivos por $119 millones; no presentan fecha de notificación de las demandas en 647 procesos (ejecutivos conexos, laborales, singulares, coactivos, hipotecarios) por $5.749 millones; se registraron 1651 proceso sin cuantía, 4 procesos con cuantía $1 y un proceso con cuantía $3; no señaló el valor de las sentencias, valor de la liquidación, número y valor del título judicial, valor de los remanentes, etc . .¡' El ISS en Liquidación presenta relación de 11.126 procesos jurisdiccionales con medidas cautelares acumulados a 28 de septiembre de 2012 por $147.804 millones, tanto en el nivel nacional como seccional y se han levantado medidas cautelares en 1.212 procesos y los jueces han dejado de levantar las medidas cautelares en 9.914 procesos, sin que el ISS haya realizado las acciones necesarias para que se dé cumplimiento a dichas medidas, desconociéndose el artículo 34 del Decreto No 2013 de 2012 y 23 de la Ley 1105 de 2006 . .¡' El Instituto no estuvo atento a las órdenes de embargo emitidas por las autoridades judiciales a los recursos de la entidad, no esclareciendo de manera inmediata a la autoridad jurisdiccional, la clase de recursos sobre los cuales recae la medida . .¡' Los servidores públicos que recibieron las órdenes de embargo sobre los recursos de los fondos de reparto del RPM y sus reservas, estaban obligados a efectuar los trámites correspondientes para solicitar los desembargos y no lo hicieron. No solicitaron a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público las constancias sobre la naturaleza de dichos recursos, tal como lo establece el artículo 36 de la Ley 1485 de 2011 para los embargos decretados en el año 2012 y en las leyes que decretan el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para años anteriores, contrariando la adecuada gestión fiscal de la entidad. El ISS en liquidación no tiene certeza ni conoce en que procesos se han solicitado yen que procesos no se ha solicitado el levantamiento de las medidas cautelares. • Procesos Ejecutivos Liquidación. en Curso que deben Acumularse al Proceso de El ISS en Liquidación reportó a 28 de septiembre de 2012, novecientos sesenta y dos (962) procesos ejecutivos activos de diversa clase en contra y a favor del ISS ejecutados tanto en el nivel Nacional como en el seccional por $22.072,4 millones que deben acumularse al proceso de liquidación. Los negocios que afectan son: Administradora General con 864 procesos por $16.873,6 millones, Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.s • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 47 Bogotá, D. c.. Colombia. ® ~ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA 1CONTRAl.ORIA DILIGADA 1 SECTOR SOCIAL ARP/EPS/Pensiones con 17 procesos por $315,8 millones, EPS con 80 procesos por $4.871,8 millones y pensión de vejez 1 por $11 millones. Según cuadro se relaciona la clase y número de proceso y su cuantía: Cuadro 14 Procesos Hallazgo (29) - Procesos Ejecutivos Acumulados a la Liquidación Se encuentran procesos notificados desde el año 1998 al 2012, se presentan 159 procesos notificados antes del 2008, lo que indica que llevan más de cinco años y a la fecha no han sido terminados, afectando con ello el principio de celeridad. Existen 148 procesos (15.4%) que no identifican la fecha de notificación, la cual es indispensable, pues es la que otorga la garantía de que el demandado conozca en forma cierta la existencia de un proceso y ejerza el derecho de defensa, con lo que se infiere que la entidad tuvo conocimiento en el transcurso del proceso sin permitir ejercer la defensa dentro de las oportunidades legales, tal como se muestra: Cuadro 15 Procesos sin Fecha de Notificación Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación II -. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 48 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELIIOADA SECTORSOCIAL Se encontraron 66 procesos los cuales, a pesar que la pretensión principal es la solicitud del cumplimiento y pago de sentencias, no tienen establecido el valor de la misma, lo que no permite realizar las provisiones respectivas. Procesos que se identifican con el número asignado por el ISS. Cuadro 16 Procesos 392.424 412.992 413.568 413.468 412.977 412.865 413.003 413.802 388.264 401.612 405.372 405.377 412.186 412.571 408.735 400.693 368.444 370.052 398.846 398.853 397.917 404.407 .. 404.424 354.896 407.845 390.700 414.292 412.618 411.629 414.324 412.868 386.421 396.649 410.421 410.659 394.830 396.241 396.300 404.502 404.506 396.725 406.094 406.139 406.162 389.573 360.099 366.952 367.080 369.375 399.150 368.704 367.310 382.814 384.420 399.649 392.380 397.943 397.969 412.093 412.624 395.617 396.074 413.564 367.047 367.066 413.551 Fuente: ISS en llquidación • Procesos Ejecutivos Régimen de Prima Media que deben ser Atendidos por Colpensiones El ISS en Liquidación presentó relación de 10.165 procesos ejecutivos por $125.742,6 millones, señalando número de proceso, radicación, despacho judicial, fecha de notificación, clase de proceso, estado del proceso, ciudad del proceso, sujetos procesales, pretensión principal, negocio que afecta, cuantía, motivos y resumen de la contingencia, que deben ser atendidos por Col pensiones. Se presenta cantidad de procesos por año de notificación y valor así: Cuadro 17 Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 49 Bogotá. D. C .• Colombia' ® ' CONTRALORIA I ¡ GE.NERAL DE Hallazgo (30)- LA REPÚBLiCA CONTRAtORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL Procesos Ejecutivos que debe Atender Col pensiones Existen 498 procesos por $4.214,7 millones que no identifican la fecha de notificación, la cual es indispensable, pues es la que otorga la garantía de que el demandado conozca en forma cierta la existencia de un proceso y ejerza el derecho de defensa, con lo que se infiere que la entidad tuvo conocimiento en el transcurso del proceso sin permitir ejercer la defensa dentro de las oportunidades legales. Las pretensiones de estos procesos sin fecha de notificación es la del pago y cumplimiento de sentencias, reconocimiento pago incremento de pensión, pago de costas, reconocimiento pago de pensión de invalidez. Se encuentran 1.585 procesos con cuantía cero (O) sin que se presente alguna explicación, teniendo en cuenta que las pretensiones son las de pago y cumplimiento de sentencias, reconocimiento pago incremento pensional y reliquidación de pensión. De otra parte se encuentran 4 procesos con cuantía $1 y un proceso con cuantía $3 cuya pretensión principal es pago de sentencias; 157 procesos con cuantías que oscilan entre $1.400 y $1.000.000 para pago y cumplimiento de sentencias y costas a favor del ISS. Hallazgo (31) - Renuncia y Sucesión Procesal en Procesos Judiciales En la gestión realizada por el ISS en Liquidación seccional Boyacá, en defensa de los Procesos Judiciales en su Contra, que venían en curso al momento de la liquidación de la entidad derivados de su gestión como administradora del RPM, se estableció, que a la fecha, no cuentan con renuncia por parte del ISS, así como tampoco se ha presentado para aceptación de los diferentes Despachos Judiciales las solicitudes de sucesión procesal del ISS a Colpensiones. Lo anterior, además de generar incertidumbre en cuanto a que, a la fecha no cuentan con defensa; toda vez que, ni el ISS en Liquidación, en virtud del Decreto 2013, puede continuar con la defensa de los mismos, ni Colpensiones, se ha constituido como parte dentro de éstos, incurriendo en el riesgo que se generen condenas que afecten los intereses patrimoniales del Estado por la falta de defensa. En consecuencia, se evidenció incumplimiento en las obligaciones contenidas en el artículo 35 del Decreto 2013 de 2012, que establece, que el ISS en Liquidación, debía realizar la entrega de procesos judiciales que venían en curso al momento de la liquidación de la entidad derivados de su gestión como administradora del RPM, sin que a la fecha, se hayan presentado en todos los estrados judiciales todas la renuncias y solicitudes de sucesión procesal, continuando estos procesos Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá. D. www.contraloria.gov.co 50 c.. Colombia· ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLlCA I CONTRALORIA DELI!GAOA SECTOR: SOCIAL activos en contra del ISS. Los Procesos Judiciales, respecto de los cuales, se evidenció la situación descrita, son los siguientes: Cuadro 18 Cuadro 19 p rocesos en os e ue no se presento sucesron procesa iD Segundo Laboral Sogamoso 2011-152 Isidro Mora Fernández Segundo Laboral Sogamoso 2002-087 María Josefina Hernández Segundo Laboral Sogamoso 2004-0085 María Concepción Castellanos Segundo Laboral Sogamoso 2008-028 Blanca Aurora Calixto López Primero Laboral De Sogamoso 2012-140 Héctor Hernán Agudelo Torres Primero Laboral De Sogamoso 355/11 Mauricio Del Carmen Primero Laboral De Sogamoso 0400/11 Pedro Julio Castañeda Gómez Primero Laboral De Sogamoso 104/12 José Antonio Torres Gonzales ., Fuente: Archivos del ISS en t.lquídaclón • Procesos Penales Hallazgo (32) - Proceso No 180.979 Seccional. Radicado 816384 Fiscalía 74 Mediante abogado externo se formuló denuncia penal en la fiscalía correspondiéndole el estudio a la fiscalía 74 seccional de la unidad de patrimonio económico - Valle, sin que se conozca los hechos por los cuales se presentó la querella, señalando que el 7 de noviembre de 2008 se profirió resolución inhibitoria y luego se archivó el proceso y el 19 de abril del año en curso solicitó copias del auto que ordeno el archivo para verificar las causas del mismo. De lo anterior se establece que el abogado únicamente formuló la correspondiente denuncia y no existe evidencia que haya estado pendiente de los trámites seguidos por la fiscalía, por lo que se deduce que no conocía del archivo del proceso. En el aplicativo LlTISOFT - CIANI el proceso estaba asignado a dicho abogado sin que haya sido retirado del aplicativo y presuntamente el negocio estuvo asignado a 3 abogados sin que se conozca qué actuaciones fueron Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.S • PBX: 6477000 • Bogotá, D. www.contraloria.gov.co 51 c.. Colombia' ® ~ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA DUI!QADA l seCTOR SOCIAL realizadas por cada uno de ellos, pues el instituto no suministra soportes de las actuaciones realizadas. Hallazgo (33) - Proceso No 114904 Radicado 801790 Fiscalía 200 El ISS en el proceso con radicado 11001600000502005801790 otorgó poderes a abogados externos para que representaran al ISS como víctima, se constituyera parte civil, vinculara a terceros responsables y presentar llamamientos en garantía; sobre lo cual no se evidencia que dichos abogados hayan presentado las demandas de parte civil, llamamientos en garantía, ni vincularon a terceros responsables. De acuerdo a los documentos suministrados por el ISS en liquidación al doctor Mauricio Vanegas Moyano se le otorgó poder el 21 de julio de 2008 e interpuso recurso de apelación y sustentó el mismo contra la resolución inhibitoria del 15 de diciembre de 2008; el abogado Juan Carlos Forero Ramírez con poder del 22 de enero de 2010 solicitó el 6 de agosto de 2010 la práctica de diligencias ordenadas en septiembre de 2009; el 27 de abril de 2011 se le otorga poder el doctor Alfredo Rodríguez Montaña y el 14 de enero de 2013 presenta recurso de apelación. Con lo anterior se evidencia que la alta rotación de los abogados en el ISS incide sobre la adecuada calidad de la defensa, no permitiendo el seguimiento apropiado de las actuaciones que se desarrollan durante un proceso, en consecuencia el alto porcentaje de fallos en contra y sus implicaciones económicas. Hallazgo (34) - Proceso No 213.168 Radicado 305041 Denuncia presentada el 11 de julio de 2008 por el gerente seccional de Atlántico por el cobro del remanente dentro del proceso adelantado por el señor Carlos Sabbag contra el ISS en cuantía de $6.000 millones; sin embargo el ISS señala que en visita a dicha fiscalía no existe proceso alguno que curse o haya cursado, sin que se tenga conocimiento de las actuaciones realizadas por el ISS para lograr recaudar dicho valor. Posteriormente, anexa copia de la denuncia, sin que se evidencie que durante los últimos 5 años el ISS haya realizado alguna actuación dejando los procesos abandonados. 3.1.1.7 Derechos de Petición El ISS en liquidación presentó relación de 397.000 derechos de petición Nivel Nacional y Seccional, acumulados entre el 2 de diciembre de 2010 Y el 28 de septiembre de 2012. Tal como se muestra en el cuadro, el 61.7% de los derechos de petición se concentra en el nivel Nacional, Cundinamarca y Antioquia. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.S • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 52 Bogotá, D. C .• Colombia' ® ' CONTRALORIA I. GENE:RAL DE LA REPÚBLICA CONTRAl.ORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL Cuadro 20 Derechos de Petición De acuerdo con la información suministrada, aparecen 3.435 peticiones radicadas en 2010; sin embargo, de éstas no especifican el número de las pendientes por resolver; en 2011 aparecen radicadas 186.015 solicitudes y en 2012 se presentan 207.550. Cuadro 21 Pensiones Fuente: ISS en Liquidación El mayor porcentaje, 72%, corresponde al negocio de pensiones, distribuidas en los años 2010,2011 Y 2012 así: 2.230,137.127 Y 145.967 respectivamente. El 53% de las solicitudes se encuentran sin resolver (152.530), de las cuales 61.209 fueron radicadas en el 2011 y 91.321 en el 2012; de las solicitudes sin resolver 48604 y 74298 corresponden a las vigencias 2011 y 2012 Y hacen parte del negocio de pensiones, que a 28 de septiembre de 2012 y cuyo total es de 122.902, se encontraban pendientes de trámite por lo tanto debieron ser trasladadas a Colpensiones. Teniendo en cuenta el negocio a que pertenece cada petición, pensiones posee el mayor número (72%), seguido de la Vicepresidencia Administrativa con el 21%, Financiera el 7% y EPS con menos del 1% restante, según el cuadro. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 53 Bogotá, D. C .• Colombia. ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚeUCA 1 CONTRALORIA t DELEGADA SECTOR SOCIAL Cuadro 22 Derechos de Petición Las 122.902 solicitudes sin resolver que corresponden al negocio de pensiones, presentan un atraso del 43% frente al total radicado y cuyas pretensiones por orden de importancia corresponden a: incremento de pensión, retroactivo pensional, reajuste pensional, devolución de aportes en pensión, reconocimiento de pensión de vejez, activación de pensiones a nómina, reconocimiento de pensión de vejez, resolver recurso de reposición, valoración en medicina laboral, información general para reconocimiento de prestaciones económicas, retroactivo pensional, pensión de sobrevivientes, demora en trámites para el reconocimiento de prestaciones económicas, reliquidación pensional, revisión de la liquidación que concedió la prestación económica, inicio cobro coactivo, solicitud respuesta de un derecho de petición, corrección de la historia laboral en el archivo laboral masivo que se envía a la oficina de bonos pensionales, corrección de inconsistencia en la historia laboral tradicional (67-94), actualización datos básicos en nómina, devolución de aportes de AFP a ISS, actualización datos básicos en nómina, entre otros. Las 152.530 peticiones sin resolver se encuentran distribuidas a nivel nacional y seccional, según el siguiente cuadro. Cuadro 23 Derechos de Petición sin Resolver Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 54 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA· I GENERAL DE LA REPÚBLICA Hallazgo (35) - CONTRAl.ORIA DeLEGADA SECTOR SOCIAL Derechos de petición (D) EIISS para los años 2011 y 2012 (28 de septiembre) no resolvió o dio respuesta a 152.530 derechos de petición dentro de los 15 días siguientes a la fecha de su recibo, igualmente cuando no era posible resolver o contestar la petición en el plazo establecido no se informaba a los interesados los motivos de la demora, ni la fecha probable para resolver o dar respuesta, dilatando el trámite, en desconocimiento de los artículos 6, 7 Y ss., del Decreto 01 de 1984 - Código Contencioso Administrativo y articulo 13 y SS de la Ley 1437 de 2012 diferidos hasta el 31-12-2014. Existen derechos de petición con más de 500 días sin resolver, incumpliendo los artículos 6, 22, 25 Y 31 del CCA, por cuanto estos se resolverán dentro de los 15 días siguientes a la fecha de su recibo, las de información en un plazo máximo de diez (10) días, las consultas en un término máximo de 30 días y cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta. De los derechos de petición que no fueron resueltos dentro de los plazos establecidos en las normas legales relativos al periodo comprendido entre el 1 de diciembre de 2010 Y el 30 de diciembre de 2012, el ISS en liquidación cruzó las bases de datos de derechos de petición, con las bases de datos de los procesos de tutela, por el número de documento, comparando el vencimiento del derecho de petición contra la fecha de radicación de la tutela y filtrando por el campo en el cual se indica al momento de radicar, si esa tutela corresponde a un derecho de petición y del cruce correspondiente se determinó que 49023 derechos de petición dieron lugar a acciones de tutela. La cantidad de derechos de petición que dieron lugar a las tutelas anteriormente señaladas por seccional se muestran en el cuadro: Hallazgo con incidencia disciplinaria Cuadro 24 Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 55 Bogotá, D. c.. Colombia' ® ' CONTRALORIA! GENERAL DE LA REPÚBLlCA CONTRAl.ORfA DELECADA ~ SECTOR SOCIAL Para el periodo comprendido entre el 1 de octubre de 2012 y el 11 de abril de 2013, el ISS en liquidación presentó relación de 35.495 solicitudes de derechos de petición, radicados en el Nivel Nacional y Seccional tal como se muestra en el cuadro. oetíctón Cuadro 25 Periodo Octubre 2012 - Abril 2013 Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 56 Bogotá. D. C .• Colombia· ® 'I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DeLEGADA SECTOR SOCIAL Teniendo en cuenta el negocio que afecta se encuentran 8.677 derechos de petición en Revisión en Administradora, en EPS se registran 4.815 derechos de petición, en pensiones 6, en la vicepresidencia administrativa 20.611, en vicepresidencia financiera 1.386 derechos de petición, como se ve en el cuadro. Derechos Cuadro 26 de Petición - NellOCIO De los 35.495 derechos de petición se encuentran en análisis en negocio 6.716, asignados en radicación 15.724, se dio respuesta con solución de fondo en 11.895 (33.5%) Y respuesta sin solución de fondo 1.160, según cuadro. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá. D. www.contraloria.gov.co 57 c.. Colombia. ® ~ CONTRALORIA ¡¡ GENERAL DE Hallazgo (36) - LA REPÚBLICA CONTRALORIA OELEQAOA seCTOR SOCIAL Reporte Derechos de Petición Existen diferencias en los reportes entregados por el ISS en liquidación, pues en información suministrada con oficio No 11000-000564 del 17 de abril de 2013 el ISS en Liquidación establece que en el año 2012 se radicaron 207.550 derechos de petición del cual 156.742 corresponden al negocio de pensiones y en el informe de estado de recibo del ISS en liquidación enviado por la Fiduprevisora a la Contraloría Delegada para el Sector Social el 3 de enero de 2013 señala que del 1 de enero al 28 de septiembre de 2012 el ISS había recibido 145.857 solicitudes relacionadas con el negocio de pensiones de los cuales se respondieron 68.611 equivalente al 47.03% del total y quedaron pendientes de resolver 77.246, esto señala que el ISS no tiene certeza sobre la cantidad de derechos de petición radicados. Con actas del 3 de octubre, 8 de noviembre, 14 de diciembre de 2012 y acta sin fecha el ISS en liquidación hizo entrega de discos duros con información digitalizada, nivel de datos, archivos digitalizados e imágenes de derechos de petición instaurados por los afiliados y ciudadanos del periodo comprendido entre el 1-12-2010 al 28-09-2012 y derechos de petición que no alcanzaron a ser cargados en el aplicativo SISSPET a corte 28 de septiembre de 2012 y con acta del 12 de febrero de 2013 se entrega 36 carpetas con 1386 solicitudes físicas de peticiones recibidas por el ISS con anterioridad al 28 de septiembre de 2012 que no alcanzaron a ser cargadas al aplicativo SISSPET. Todo ello en perjuicio de los usuarios al no dársele contestación a sus requerimientos dentro de los términos legales. Hallazgo (37) - Actas de Entrega Derechos de Petición a Colpensiones La cantidad de derechos de petición entregados por el ISS en Liquidación y recibidas por Colpensiones fue de 285.211, de los cuales se respondieron 158.692 quedando pendientes de respuesta 126.519. La información suministrada en el disco duro, queda sujeta a verificación por parte de Colpensiones y fue recibida en calidad de préstamo. Del análisis a las actas se establecieron las siguientes inconsistencias: ./ Los derechos de petición no contienen la fecha de recibido por parte del ISS, necesarias para contabilizar los plazos de respuesta. ,/ Otros no han sido tramitados y/o resueltos dentro de los términos legales. ./ Se realizó entrega digital de la información, aclarando que no se está realizando entrega física de documentos Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 58 Bogotá, D. c.. Colombia· ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA D!U!GADA SECTOR SOCIAL .,/ Las imágenes almacenadas en los archivos PDF es posible que contengan más de un usuario, y el archivo pre-radicado están incluidos derechos de petición sin que los mismos hayan recibido un número de radicación para adelantar su gestión. .,/ En la verificación de los archivos correspondientes a derechos de petición sin pre-radicar a 28-09-2012 se encontraron algunas inconsistencias razón por la cual no se hizo entrega de estos archivos. .,/ De otra parte el ISS en Liquidación determina que los derechos de petición y correspondencia relacionada con el Régimen de Prima Media que se han recibido por la entidad con posterioridad al 28 de septiembre de 2012 se han trasladado periódicamente a Colpensiones y a la fecha se han entregado 1783 derechos de petición sin que la entidad determine la cantidad recibida y las condiciones en que hace la entrega. Hallazgo (38) - Solicitudes Proceso de Afiliación (O) En la seccional Caldas; aunque la ley 1437 de 2011, artículo 14, establece que todas las peticiones deben resolverse dentro de los quince días siguientes a su recepción, al efectuar verificación sobre los soportes de la actividad No. 146 (afiliación), que se encuentra dentro del protocolo de entrega del ISS a Colpensiones, se determinó que éstas no se han enviado físicamente al nivel nacional y por consiguiente no han sido resueltas. El hecho anterior radicó en que a septiembre 30 de 2012 quedaron solicitudes pendientes relacionadas con el proceso de afiliación (ajustes en semanas de cotización en la historia laboral) y el nivel nacional no ha dado instrucciones para entregar dichas solicitudes. Ello conduce a falta de resolución de las peticiones de los usuarios y por consiguiente la desactualización de las historias laborales. Hallazgo con incidencia disciplinaria. 3.1.1.8 Tutelas y Desacatos El ISS señala que de enero de 2008 a 29 de septiembre de 2012 se presentaron 294.215 procesos de tutela, de los cuales 263.928 corresponden al negocio de pensiones, 24.481 a la administradora de pensiones, 5.132 a la vicepresidencia financiera, 534 del negocio de EPS y 140 de ARP. En reporte de enero de 2008 y 31 de diciembre de 2012 ellSS presenta relación de 299.873 procesos, pensiones con 263.928, administradora general 24.481, vicepresidencia financiera con 5.132 y EPS 534, aumentándose las tutelas entre el 1 de octubre de 2012 y el 31 de diciembre de 2012 en 5.658 tal como se muestra en el cuadro: Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 59 Bogotá, D. C .• Colombia' ® ' CONTRALORIA I¡ GENERAL DE LA REPÚeLtCA CONTRALORfA OILEQAOA SECTOR SOCIAL Cuadro 28 Tutelas Fuente: ISS en Liquidación En informe de estado de recibido del 155 en Liquidación del 3 de enero de 2013 suscrito por la Fiduprevisora S.A., determina que a 28 de septiembre de 2012 habían radicadas en el 155 281.565 tutelas, de las cuales 146.209 eran pendientes de: auto admisorio, fallo, requerimiento de fallo, instancia de desacato, requerimiento de desacato, sanción, confirmación de sanción, confirmación fallo, revocar sanciones y 135.356 tutelas gestionadas. Presentándose diferencias en los reportes de 12.650 procesos de tutela. De otra parte, el 155 en liquidación, reporta 256.731 procesos de tutela entre los años 2010 Y 2012 instaurados contra el 155, tanto en el nivel Nacional como en el seccional, tal como se muestra en el cuadro: Cuadro 29 Procesos de Tutelas En circular No 13100.01.01.002361 del 10 de enero de 2013 el Centro Nacional de Tutelas del 155 en Liquidación señaló que en 161.090 procesos de tutela de las seccionales y nivel Nacional hay pendientes de cargar las gestiones y/o respuestas realizadas por el 155 en el aplicativo GESTU yen 90.644 procesos no se ha solicitado auto de archivo. Igualmente en circular No 10000-0198 del 5 de febrero de 2013 la Apoderada de Fiduprevisora Liquidador del 155 en Liquidación determina que en 146.896 procesos de tutela no se han cargado en el aplicativo GESTU las respuestas a las mismas y en 95.185 procesos no se han solicitado los autos de archivo de los expedientes. Una vez los jueces de tutela profirieron las sentencias que protegieron uno o varios derechos fundamentales (derecho de petición) cuando resultaban vulnerados o amenazados por la acción u omisión del Instituto de Seguros Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 60 Bogotá, D. C .• Colombia· ® 'I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DeLeOAOA SECTOR SOCI"L Sociales, debieron cumplirse en el término estipulado en la sentencia, sin embargo el Instituto no cumplía lo ordenado por los juzgados respectivos en el término establecido, dando lugar a que los jueces requirieran al superior responsable para que las cumplieran y pasados dichos términos, tampoco se daba cumplimiento, desconociendo el artículo 86 de la CP y artículo 27 del Decreto 2591 de 1991. Por el no cumplimiento de las obligaciones contenidas en las órdenes judiciales, se iniciaron incidentes de desacato como medida accesoria y recurso final que tiene el sujeto accionante frente al juez de tutela. Al declarar el desacato y con ello la imposición de las sanciones previstas en la norma: arresto y/o multa, se pretende evitar el incumplimiento de la sentencia, tal como lo establece el artículo 52 y ss del Decreto 2591 de 1991. La entidad suministro la siguiente información sobre la cantidad de requerimientos de desacato, desacatos y confirmación de sanciones para los años 2010, 2011 Y 2012. Cuadro 30 Relación de Desacatos Av. La Esperanza Sanciones No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá. D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 61 ® 'I CONTRALORIA GENERAL DE Hallazgo (39) - LA REPÚBLlCA C<»ITRALORI •••DELEGADA SECTOR SOCIAL Cumplimiento de Términos En la seccional Risaralda, revisada una muestra de 48 acciones de tutela, 53 demandas y 49 solicitudes pensionales, se determinó que el ISS, no cumplió los términos para resolver las diferentes solicitudes y acciones administrativas y contenciosas, excediendo los seis meses contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud de la prestación, según cuadro: Cuadro 31 INCUMPLIMIENTO DE TÉRMINOS DOCUMENTO DE IDENTIDAD FECHA DE SOLICITUD AL ISS FECHA DE NOTIFICACION DE LA ACCION DE TUTELA 4511249 7517693 7456493 28764524 14196061 7531360 9776261 42021581 24468174 2764658 1312496 38228752 24619257 19103074 19520120 42052937 28536890 9775567 38232460 4574882 15350262 24950238 10080458 1269737 4563368 43019797 34044603 14242502 19072107 38257978 22434044 7517499 14225586 1215285 4560400 24955437 24939875 4607908 24765326 42088320 1351083 25156468 199009 4431556 4476675 24946638 16204117 24385545 22/02/2012 22/03/2012 14/03/2012 30/05/2012 12/04/2012 23/05/2012 06/09/2011 01109/2011 30/06/2011 15/08/2012 21/09/2011 15/08/2012 SIN DATOS 23/05/2012 25/01/2012 17/05/2012 31/10/2011 16/06/2011 11/05/2012 27/03/2012 SIN DATOS 12/12/2011 20/02/2012 SIN DATOS 25/11/2011 13/11/2012 24/10/2011 23/02/2012 02/11/2011 12/03/2012 26/06/2012 02/04/2012 29/11/2011 04/04/2011 24/04/2012 02/03/2012 24/05/2011 25/04/2012 28/05/2012 17/08/2011 14/12/2011 30/04/2012 13/07/2012 09/04/2012 SIN DATOS SIN DATOS SIN DATOS 16/12/2011 28/09/2012 28/09/2012 28/09/2012 28/09/2012 28/09/2012 07/09/2012 27/09/2012 08/10/2012 10/10/2012 10/10/2012 04/07/2012 28/09/2012 05/10/2012 21/08/2012 05/10/2012 05/10/2012 22/11/2012 16/10/2012 19/11/2012 19/11/2012 16/10/2012 25/10/2012 14/11/2012 16/11/2012 07/11/2012 22/11/2012 20/11/2012 26/11/2012 13/11/2012 12/11/2012 20/11/212 26/11/2012 26/11/2012 19/11/2012 29/11/2012 07/12/2012 07/12/2012 25/10/2012 14/11/2012 26/11/2012 26/11/2012 28/11/2012 26/11/2012 27/09/2012 07/12/2012 07/12/2012 22/11/2012 22/11/2012 Fuente: Datos recopilados de los documentos FECHA suministrados EN ACCIONES RESPUESTA DELISS DE TUTELA TÉRMINO EN MESES ENTRE SOLICITUD AL ISS y NOTIFICACiÓN DE TUTELA 08/10/2012 08/10/2012 08/10/2012 08/10/2012 08/10/2012 08/09/2012 08/10/2012 16/10/2012 16/10/2012 16/10/2012 16/10/2012 16/10/2012 16/10/2012 16/10/2012 16/10/2012 16/10/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 05/12/2012 06/12/2012 06/12/2012 06/12/2012 06/12/2012 06/12/2012 06/12/2012 06/12/2012 06/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/012/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 10/12/2012 TÉRMINO EN DIAS CALENDARIO ENTRE NOTIFICACiÓN Y RESPUESTA DE LA TUTELA 7 12 7 12 6 12 4 12 5 12 4 1 12 13 13 8 16 6 2 6 10 104 1 18 ? 11 3 56 9 11 5 11 13 13 16 50 6 16 8 16 ? 50 10 11 9 21 ? 19 12 29 N/A 14 13 16 9 10 12 29 8 24 5 16 7 10 12 14 19 21 7 11 9 3 18 3 6 46 6 26 15 14 11 14 7 12 4 14 5 74 ? ? ? 3 29 11 18 por la entidad. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 62 Bogotá, D. C .• Colombia· 3 ® ' CONTRALORIA ¡¡ GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA SECTORSOCIAL Lo anterior conlleva a los afiliados a interponer derechos de petición, acciones de tutela, incidentes de desacato, procesos ejecutivos, ordinarios de única y hasta segunda instancia o demandas de casación. No se pudo cuantificar gestión antieconómica una indagación preliminar. Hallazgo (40)- por lo tanto se solicitará el inicio de Tutelas No existen cifras confiables que permitan determinar el número de tutelas definitivas vigentes y terminadas, y tal como lo estableció la Fiduprevisora S.A. en su informe sobre el estado en que recibió el ISS, "la Entidad no cuenta con el mecanismo idóneo para tener la certeza sobre las mismas". Las tutelas fueron interpuestas con el fin de que se protegieran los derechos fundamentales de las personas de lesiones o amenazas por parte del ISS, por el no reconocimiento de pensiones de vejez, invalidez, sobrevivientes; no pago de sentencias judiciales, revisión de expedientes, traslado de regímenes, correcciones de inconsistencias de historias laborales, incrementos, devolución de aportes, reintegros, incapacidades, entre otros, tal como se muestra en el cuadro: Cuadro 32 STENCIAS EN LA HISTORIA COMPRENDIDOS ENTRE LOS Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 63 Bogotá, D. C .• Colombia. ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA DeLI!GADA SECTOR SOCIA~ Tomando los años 2010 al 2012 y de acuerdo al negocio que afecta, pensiones es el que mayores tutelas presenta, seguida de la Administradora, Vicepresidencia Administrativa, ARP y EPS, tal como se muestra en el cuadro: Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. www.contraloria.gov.co 64 c.. Colombia· ® ; CONTRALORIA· I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORfA DELEDAOA SECTOR SOCIAL El ISS entre los años 2008 al 2012 en el nivel Nacional como seccional tiene 138.581 procesos de tutela sin cerrar; es decir sin que se tenga el auto de archivo documento que cierra el proceso de tutela, tal como se muestra en el cuadro. Cuadro 34 Tutelas sin Cerrar Hallazgo (41) - Defensa Acciones de Tutela por el ISS en Liquidación (O) Aunque el Decreto 2013 de 2012, establece que por un término no superior a seis (6) meses, el ISS en Liquidación seguirá ejerciendo la defensa en las acciones de tutela relacionadas con la administración del RPM, se evidenció que en la Seccional Antioquia no se ejerció dicha defensa. Esta seccional se limitó a informar a los juzgados sobre el Decreto 2013 y a suministrar la prueba de que el expediente había sido entregado a Colpensiones desde el primero de octubre de 2012; lo anterior, debido a deficiencias de planeación y de gestión, situación que ha originado en la seccional el represamiento, incumplimiento en los fallos y sanciones, afectando la prestación del servicio en pensiones. El ISS cuenta con el aplicativo GESTU- Gestión de Tutelas, el cual permite visualizar el estado de las acciones de tutela y la gestión realizada, sin embargo, se evidencia que dicho aplicativo no se encuentra actualizado, por falta de gestión, control y porque los abogados carecen de claves para tener acceso al sistema, de tal manera que permita el ingreso de nuevas actuaciones, lo que no permite conocer el estado Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C.• Colombia. www.contraloria.gov.co 65 ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA 1 CONTRALDRI ••• DELEOADA t SECTOR SOCIAL real de las tutelas y el seguimiento de las mismas. Hallazgo incidencia Disciplinaria. En la Seccional Bolívar, no existen evidencias de las actuaciones, por lo tanto, no se puede determinar si la entidad ha sido eficaz en la defensa de las acciones de tutela a su cargo, generando sobrecostos por la falta de oportunidad en el trámite de las solicitudes de pensiones. Al respecto, el ISS en liquidación respondió que la seccional Bolívar no es centro de decisión y que además a partir de la entrada en liquidación de la entidad en el mes de septiembre de 2012, no cuentan con acceso al aplicativo donde puedan consultar la información pertinente a los expedientes de los afiliados. Situación similar se presenta en la seccional Boyacá, donde con ocasión de las acciones de tutela instauradas en contra del ISS por la no respuesta oportuna a las solicitudes de reconocimientos de pensiones, reliquidación, inclusiones de nómina, entre otros, se observó que a pesar de continuar el ISS en liquidación con la facultad de ejercer la defensa de las acciones tutela, en muchas de éstas no han informado a los Despachos Judiciales de la entrega de las carpetas administrativas de los accionantes ante Colpensiones; lo que puede generar que estos Despachos sigan fallando en contra del ISS, así como también que se continúen adelantando incidentes de desacato en contra de la entidad. De los expedientes de tutela, respecto de los cuales se evidencia dicha situación, fueron: Cuadro 35 Exped'lentes de Tute a 2012-260 2012-0330 2012-0216 2012-280 2012-0347 2012-097 2012-018 2012-331 2012-193 2012-041 2012-019 2012-201 2012-176 2012-195 2012-479 2012-494 .. 2012-507 Fuente: archivos del ISS en Llquidaclón Hallazgo (42) - Aplicativo GESTU Las deficiencias establecidas en el manejo de las sentencias judiciales de tutela permiten establecer que el ISS no da cumplimiento a las normas legales y a la Jurisprudencia de las altas cortes, ocasionada por falta de unificación de criterios al aplicar la normatividad, inadecuada gestión institucional, debilidades de control, entre otros, perjudicando a los beneficiarios de los derechos y conllevando al ISS al pago de intereses, indexaciones y costas procesales. Las falencias presentadas en el aplicativo GESTU, algunas admitidas por la Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 66 ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA seCTOR SOCIAL misma Entidad y otras evidenciadas por parte de la CGR en informes anteriores, la situación no fue corregida y hoy las consecuencias surgen de una manera mas notoria, afectando el proceso de entrega hacia la nueva administradora de pensiones, la misma gestión del 155 en Liquidación y por último al propio usuario quien ve vulnerado su derecho. Aunque el Decreto de liquidación establece un término no superior a seis (6) meses para que el 155 en Liquidación ejerza la defensa de las acciones de tutela, a fin de no afectar la prestación del servicio público, las debilidades observadas permiten concluir que los incumplimientos se seguirán presentando. Hallazgo (43) - Incidentes de Desacato (D) La seccional Boyacá no dio respuesta de fondo a las solicitudes de reconocimiento de pensión que originaron las tutelas, lo que ocasionó que se iniciaran incidentes de desacato en contra del 155, quien a partir del mes de septiembre de 2012, manifestó no tener competencia para decidir sobre reconocimientos económicos, en virtud del decreto de liquidación. Se observó, que con ocasión de la demora en la respuesta a dichas solicitudes por parte de la Seccional Cundinamarca, la cual ejercía la función de centro de decisión de la Seccional Boyacá, se presentaron tutelas en las que se falló antes de la entrada en vigencia el Decreto de Liquidación. Una de las solicitudes de reconocimiento económico y dos de los fallos de tutela, no obtuvieron una respuesta real y de fondo a sus solicitudes, por lo que aunado al tiempo que llevaban solicitando el reconocimiento al 155, se suma el tiempo que llevó el proceso de entrega del expediente a Colpensiones y también el que se requiera, para que esta entidad pueda decidir de fondo; lo que genera represamientos en la respuesta a las solicitudes de reconocimientos de pensión y pérdida de credibilidad y confianza de los usuarios del sistema. Hallazgo (44) - Sanciones Por incumplir las órdenes proferidas por los Juzgados y con base en las facultades que se le otorgan dentro del trámite de la acción de tutela, por desacato, los jueces respectivos impusieron a los diferentes funcionarios del 155 tales como Presidente, Gerentes Seccionales, Jefes de Departamento de Pensiones, sanciones correccionales de arresto y multas, buscando la protección inmediata de los derechos fundamentales y lograr la eficacia de las órdenes judicialmente impartidas a fin de proteger el derecho fundamental reclamado, tal como lo determinan el artículo 52 del Decreto 2591 de 1991 y las Sentencias C-243 de 1996, T-351 de 1993 y C-1006 de 2008 Corte Constitucional, como lo muestra el cuadro: Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 67 ® ' CONTRALORIA I. GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRAl.ORfA DELEQADA SECTOR SOCIAL Cuadro 36 Sanciones Risaralda Risaralda Choco Antioquia Nivel Nacional Caldas Cauca Cauca Cundina marca Cundina marca Cundina marca Gregoria ez Correa Moreno Oulima Córdoba Hernando Félix Gómez Ramírez Silvia Elena Ramírez José Nabor Zuluaga Montes Fernando José Velasco Ordoñez del Socorro María Teran M uera Carolina Oamián Recaman Osear Mauricio Salazar Antonio Jesús Moreno Cuaran Opto. Multa! Arresto 3 días Opto. Multa! Arresto 3 días 1.700.10 O Pecuniaria O Gerente Pecuniaria O Presidenta Pecuniaria O Gerente Pecuniaria arresto Pecuniaria arresto Multa 3 días 10 s.m.Lv. 3 días 5s.m.Lv. O 3s.m.Lv. Pecuniaria arresto Pecuniaria arresto Pecuniaria arresto 1 días 1 s.m.l.v. 2 días 5s.m.Lv. 5 días 2s.m.Lv. Jefe nsiones Gerente Opto. Grupo Jefe Periféricos Gerente 11 CAP Gerente Seccional .500 $944.500 .500 Sin embargo, dicho reporte no tiene correlación con las cifras presentadas en informe de estado de recibido del ISS en Liquidación suscrito por la Fiduprevisora S.A. el 3 de enero de 2013, el cual señala que se presentaron 7.677 sanciones materializadas en arresto y multas en contra de los funcionarios de la entidad. Entre enero y abril de 2013 el ISS en liquidación presentó certificaciones y correos electrónicos en los cuales los Gerentes de las Secciona les de la entidad reportaban los incidentes de desacato y sanciones, tal como se muestra en el cuadro. Igualmente, en algunas de las seccionales no se conoce la cantidad de incidentes de desacato impuestos por los juzgados, las secciona les de Caquetá y Valle señalan que existen sanciones activas, pero no determinan la cantidad y el tipo de sanción. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 68 Bogotá, D. C .• Colombia· ® J' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DeLEQADA SECTOR SOCIAL Cuadro 37 Hallazgo (45) - Oportunidad en la notificación Revisados el archivo físico de la seccional Norte de Santander, donde reposan las copias de las notificaciones efectuadas, se observó, que en unos casos, no se cumplió en su totalidad, con el procedimiento para notificar personalmente o en su defecto por edicto, los actos administrativos remitidos por el Centro de Decisión; en las notificaciones personales, el plazo de notificación se extendió de manera considerable, es así como de una muestra de 46 resoluciones notificadas, 24 se notificaron en un plazo inferior al mes. 22 de ellas superan el mes, encontrando casos que se demoraron 3 meses (Resolución 200589, 20606) Y 4 meses (Resolución 101112). Cuadro 38 Notificación Resoluciones Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 69 Bogotá, D. c.. Colombia. ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA ¡ CONTRALORIA I DOLEGADA SECTOR SOCIAL Al no devolverse el expediente al Centro de Decisión para la continuación del proceso, se ven afectados los afiliados o pensionados; incidiendo negativamente, en los indicadores de términos para resolver solicitudes de pensión. La administración, en el oficio SNS-GS-No 531 del 11 de marzo de 2013, al respecto señala: "siempre se ha preocupado por el beneficio de los asegurados o sus beneficiarios y ha tratado que los procesos se adelanten en su totalidad en este centro para evitar devolver los expedientes con la notificación por edicto y cuando aparece el interesado tengamos nuevamente que hacer el trámite, que implica en muchos casos hacer una nueva resolución debido a que los dineros son devueltos por las entidades bancarias" 3.1.1.9 Embargos y Remanentes Hallazgo (46) - Bienes Embargados El ISS tiene bienes inmuebles embargados, consecuencia de procesos ejecutivos con acción personal, laborales y por jurisdicción coactiva en las diferentes seccionales, sin que a la fecha haya realizado las gestiones para levantar dichas medidas; adicionales a que no existe total claridad sobre el valor del embargo, como el caso de algunos bienes en Antioquia y Risaralda, ver cuadro "Inmuebles Embargados". El ISS en Liquidación seccional Huila, presentó información relacionada con las demandas en los respectivos juzgados que corresponde a la única gestión parcial adelantada por los abogados externos respecto de la defensa de solicitar el levantamiento de las medidas cautelares de los procesos ordinarios laborales, que una vez fueron terminados, los apoderados de los demandantes mediante ejecución de sentencia presentaron procesos ejecutivos en contra del ISS cuya pretensión principal era lo ordenado por el fallo relacionado con el embargo de las cuentas de la entidad, pero no se reporta el resultado final obtenido a través de la solicitud de desembargo realizado mediante memoriales por los mencionados abogados que indique cuantos fueron finalmente desembargados o qué efecto Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 70 Bogotá, D. c.. Colombia' ® ' CONTRALORIA· 1 GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DeLEOADA SECTOR SOCIAL produjo dicha gestión, debido a falta de seguimiento y control para monitorear el proceso realizado por los abogados, que no permite identificar si las cuentas del ISS fueron desembargadas o continúan siendo objeto de las medidas cautelares Administraci 6n Seccional Federico Estrada Juzgado 10 Embargo Laboral del laboral Circuito de Medellín. Antioquia 2 Archivo y Gimnasio Risaralda Administraci ón- Ofi. 201 3 Archivo y Gimnasio Risaralda Administraci ón- Ofi 202 4 5 262.340.967 más intereses desde 1/12/2003 hasta 10/11/2008, desde 18/10/2007 hasta 18/04/2008, indexación del 24/10/2006 hasta 15/06/2007 más intereses sobre costas desde Predial mas intereses 2005 $775.304 -Predial mas intereses 2006 $ 679.979.Predial 2008 $584.208.00-Predial 2009 1.168.416. $697.246 predial e intereses 2005-$485.748 predial e intereses 2006505. 179.00-predial 2007525.384.00predial 2008$1.050.768.00 predial 2009 Embargo dineros bancos por $ 637.915 Predial e intereses 2005; $339.848 -Predial e intereses 2006; $298.067.00-Predial 2007 $246.231.00-Predial 2008 $256.077-Predial 2009 $ 2010-337 Municipio de Pereira Embargo por jurisdicción coactiva Auto Mandamient o Pago No. 17579 del 10-10-2007 Municipio de Pereira Municipio de Pereira Embargo por jurisdicción coactiva Auto de mandamient o de pago No. 17598 del 10 de oct/2007 Municipio de Pereira Municipio de Pereira Embargo por jurisdicción coactiva mandamient o pago Auto 17480 de octubre 2007 Municipio de Pereira Municipio de Pereira Embargo por jurisdicción coactiva Resolución No. 7007647 del 10102007Resolución No. 9094 de jun/2008Resolución No. 9264 del 25-06- Municipio de Pereira Archivo y Gimnasio Risaralda Administraci ón- Ofi 301 Archivo y Gimnasio Risaralda Administraci ón- Ofi 302 Av. La Esperanza Mónica María González Correa Embargo dineros bancos por $575.673 y del inmueble-$ 306.692 predial más intereses2005; $268.981 predial e intereses 2006;$222.210 predial del 2007; Nota: Se deben prediales desde 1997; $231.102 predial 2008; $303.030 predial 2009. No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 71 ® 'I CONTRALORIA GENERAL DE Hallazgo (47)- LA REPÚBLICA CONTRALORIA DUI!OADA SECTOR SOCIAL Remanentes El ISS presentó relación de remanentes del periodo comprendido entre enero y septiembre de 2012 por $22.963.2 millones, sobre los cuales no fue posible evidenciar por cada uno de los registros a que procesos corresponden, el juzgado que ordeno la medida cautelar, la fecha de constitución del título judicial, fecha de reintegro del remanente a las cuentas delISS, etc. Adicionalmente, entregó CD con la relación de remanentes que incluye 8034 registros por $121.843,3 millones. Estos registros provienen del SAP e identifican el auxiliar de la cuenta contable 2453010160, donde abonan los valores que se encuentran pendientes de identificar, entre ellos los correspondientes a remanentes. Al solicitar información de los remanentes identificados, el área fuente presentó relación con 2714 registros por $166.575.7 millones que identifican los títulos judiciales pagados entre el año 2008 y enero de 2013 y presuntamente ingresados en las cuentas delISS; sin embargo, no se identifica el proceso al que pertenece, por lo tanto no se puede aplicar al embargo correspondiente y al permanecer este valor en la cuenta contable del activo, presenta una sobrestimación, inflando injustificadamente el pasivo de la Entidad. Con oficio 0564 del 17 de abril de 2013, el ISS en Liquidación informa sobre trece (13) cuentas bancarias cuyos saldos se encuentran congelados a diciembre 31 de 2012 por $33.170,6 millones y correspondientes a los Patrimonios Autónomos, Administradora General, Salud y Fondo de Vivienda, con fecha 10 de mayo de 2013, ratifican que dichos saldos siguen congelados. Por lo anterior y teniendo en cuenta que la Entidad se encuentra en un proceso de liquidación, existe riesgo que una parte de dichos recursos no entren a formar parte de la masa y el valor restante no se pueda trasladar a Col pensiones dentro del término establecido; adicional a que por debilidades en los controles sobre dichos recursos, se crea una incertidumbre respecto de que pasará al finalizar la liquidación del ISS. El ISS en Liquidación seccional Caquetá, no está cumpliendo lo establecido en el artículo 7, numeral 9 del Decreto 2013 de 2012, referente a la función de cobrar los créditos a favor de la entidad, ya que hasta el 15 de abril de 2013, fecha en que terminó la ejecución de la auditoría, presenta inconvenientes en el cobro de los títulos de remanentes, teniendo en cuenta que estos son proferidos a nombre del ISS Seccional Cauca, situación que llama la atención a este Órgano de Control, pues para surtirse el cobro de estos títulos, la seccional Caquetá debe solicitar a la Seccional Cauca, que conceda poder especial para reclamar remanentes, y hasta tanto esta documentación no llegue a esta Seccional, dichos títulos no pueden ser cobrados ni el dinero ingresado al haber del ISS. Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 72 Bogotá. D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA I GENERAL DE LA REPÚBLICA ! CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL Además al examinar el informe de Gestión con corte a 31 de Diciembre de 2012, se determinó que existen dos títulos de remanentes pendientes de recaudo, correspondiendo al proceso Radicado N°180013105002200900330 cuya suma embargada fue de $9 millones y el fallo adverso fue por $3.21 millones pero se indica título de remanente a favor del ISS por $3.02 millones, quedando diferencia de $2.78 millones; y al proceso Radicado N°180013105002200900207 cuya suma embargada fue de $6 millones y el fallo adverso fue por $2.76 millones pero se indica título de remanente a favor del ISS por $0.42 millones, quedando diferencia de $2.83 millones, sin que se observe gestiones para aclarar los saldos, teniendo en cuenta que dentro de los expedientes que reposan en los archivos de la Entidad auditada no se cuenta con el Auto de Mandamiento de Pago y liquidación del crédito. Estas situaciones se presentan por debilidades del Sistema de Control Interno al no planear adecuadamente la defensa judicial y a la falta de profesional del derecho que asuma en la Seccional Caquetá el control y seguimiento continuo de los procesos judiciales, lo que genera inoportunidad en la reclamación de los remanentes y riesgo de pérdida de recursos. 3.1.1.10 Aspectos Jurídicos Hallazgo (48) - Políticas de Prevención Daño Antijurídico (O) Aunque el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ISS emite algunas directrices, no se evidencia la formulación y adopción de políticas de prevención del daño antijurídico, ni el diseño de políticas generales para la orientación de la defensa judicial de la entidad, en desconocimiento de los numerales 1 y 2 del artículo 19 del Decreto 1716 de 2009 y circular 0011 del 8 de marzo de 2007 de la Procuraduría General de la Nación. Ubicadas las zonas críticas en cuanto a la generación del daño antijurídico, debió procederse a diseñar e implementar acciones "preventivas y correctivas" que sirvieran a su mitigación y/o remoción. Igualmente, se debió implementar mecanismos tales como la modificación de procedimientos administrativos, la implementación o el reforzamiento de instrumentos de control sobre determinadas actividades, la capacitación en aspectos técnicos y jurídicos particulares, como vías de conjuración del daño. El monitoreo de los instrumentos de prevención del daño antijurídico deben permitir la adopción oportuna de acciones preventivas y correctivas para alcanzar los objetivos de la entidad. Mientras la defensa judicial es un componente de naturaleza reactiva, que obra ex post (una vez producido el daño en que se basa la reclamación que exige Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 73 Bogotá, D. C .• Colombia. ---------------- ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRAl.ORfA DeLEGADA SECTOR SOCIAL defensa) y por tanto de responsabilidad de las instancias de gestión jurídica de la entidad; el evitar el daño es de naturaleza preventiva, que obra ex ante (para conjurar la producción de eventos dañinos) y que es de orden gerencial. Hallazgo con incidencia disciplinaria. Hallazgo (49) - Evaluaciones de Conciliaciones (O) las Demandas, Sentencias y De acuerdo con el numeral 3 del artículo 19 del Decreto 1716 de 2009, es función del Comité de Defensa Judicial y Conciliación realizar los estudios y evaluaciones periódicas de las demandas, sentencias, conciliaciones, hechos y argumentaciones jurídicas, con el fin de determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por las cuales resulta demandado o condenado y las deficiencias en las acciones administrativas de la entidad, o en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correcciones. Por lo anterior y con base en el seguimiento de las actas del Comité, no se evidenciaron los estudios y evaluaciones correspondientes; adicionalmente, no agrupó la información con criterios unificados para facilitar la preparación de listados de causas, topologías de daños y tipos de conducta en los que ha incurrido la administración del ISS. No se evidencia el empleo de los mecanismos alternos de solución de conflictos y como resultado de deficiencias de tipo organizacional y funcional de las oficinas encargadas de la defensa legal, se deduce una ineficaz y precaria defensa técnica de los intereses en litigio del ISS, inexistencia de mecanismos de coordinación entre las distintas oficinas jurídicas, ausencia de criterios unificados para atender los litigios, ausencia de estímulos y derechos para quienes asumen la representación judicial, dificultad de controlar y hacer seguimiento al desempeño de los apoderados. La anterior problemática ha implicado una afectación importante de los dineros públicos producto del aumento sistemático de sentencias y de los intereses moratorios por el pago inoportuno de aquéllas. Hallazgo con incidencia disciplinaria Hallazgo (50) - Conciliaciones (O) Si bien es cierto que el ISS presentó certificaciones y oficios dirigidos a los diferentes juzgados determinando no conciliar en algunos procesos, no se evidencia que se hayan hecho estudios a la cantidad de procesos en contra del ISS (77.770 según informe de estado de recibo dellSS en Liquidación del 03-012013), con el fin de establecer la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional en las que deberá actuar el representante legal o Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación H-.P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 74 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA I.. GENERAL DE LA REPÚeUCA CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL el apoderado en las audiencias de conciliación, tal como lo establece el numeral 5 del artículo 19 del Decreto 1716 de 2009. Hallazgo con incidencia disciplinaria Hallazgo (51)- Llamamiento en Garantía (D) En el año 2012, el 155 canceló $52.882 millones por 6.361 procesos en contra, correspondientes a acciones de nulidad y restablecimiento del derecho, contractuales, reparación directa, civiles, laborales y tenía 77.160 procesos judiciales activos que ascendían a $1.584.239 millones, de los cuales los abogados externos apoderados del 155 no presentaron a la Dirección Jurídica Nacional y/o Seccional informes sobre la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en aquellos casos en los cuales, cuando a una de las partes (Entidad Estatal) le asiste derecho para exigir la indemnización de perjuicios de un tercero (Funcionario público) o el reembolso total o parcial del pago que hubiere tenido que hacer como resultado de la sentencia, para que la Dirección Jurídica posteriormente la presentará al Comité de defensa judicial y conciliación y determinara la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, en desconocimiento del artículo décimo segundo de la Resolución 4565 de 2009 del 155 que determina" los apoderados del Instituto de los Seguros Sociales deberán presentar a la dirección jurídica Seccional o Nacional, según el caso, el respectivo informe sobre los llamamientos en garantía con fines de repetición ... ", artículos 64 y 65 del CGP, articulo 27 Decreto 1716 de 2009.. Hallazgo con incidencia disciplinaria Hallazgo (52) - Estudios Procedencia Acciones de Repetición (D) Los ordenadores del gasto del 155, al día siguiente del pago total del capital de las condenas (sentencias), surgidos por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, no remitieron los actos administrativos y sus antecedentes (resoluciones que reconocen y pagan las indemnizaciones, órdenes de pago y demás documentos) al Comité de Defensa Judicial y Conciliación, para que en el término no superior de seis (6) meses se adoptara la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición. El Comité de Defensa Judicial y Conciliación realizó los estudios para determinar la procedencia de la acción de repetición pasados los seis meses de efectuados los pagos respectivos, en desconocimiento del artículo 26 del Decreto 1716 de 2009 que establece" ... Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición ... ", y artículo 8 de la Ley 678 de 2001, tal como lo señala el siguiente cuadro. Hallazgo con incidencia disciplinaria Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000. lNWW.contraloria.gov.co 75 Bogotá, D. c.. Colombia. ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA I CONTRAl.ORfA DELI!QADA SECTOR SOCIAL Cuadro 40 Procesos Judiciales. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 76 ® ' CONTRALORIA. GENERAL DE LA REPÚBLICA! Hallazgo (53) - CONTRALORIA DELEGAOA SECTOR SOCIAL Acciones Próximas a Caducar (O) La CGR evidenció que el ISS no dio cumplimiento a las decisiones del Comité de Defensa Judicial, pues no ha presentado las correspondientes demandas. De otra parte, en los procesos en los cuales se realizaron los pagos en julio y diciembre de 2010, febrero, marzo y abril de 2011, el plazo para iniciar la acción de repetición caducó pues han pasado más de dos años a partir del día siguiente al de la fecha del pago total efectuado por la entidad pública, tal como lo señala el artículo 11 de la Ley 678 de 2001 y desconociendo el artículo 26 del Decreto 1716 de 2009 ya que el ISS no presento las correspondientes demandas dentro de los 3 meses siguiente a la decisión tomada por el comité. Además, en los procesos en los que se realizaron pagos a partir de mayo de 2011 el plazo para presentar las demandas está próximo a caducar. - De otra parte, la entidad ha señalado que en la seccional Valle en los procesos 76001233100019970417901 y 1999-1372 demandantes Fernández Benítez Calderón y Lucero Galeano Márquez, no se ha iniciado la acción de repetición toda vez que no se tiene la documentación requerida (comprobantes de pago de las sentencias) para presentar la demanda. - En la seccional Santander manifiestan que se encuentran en proceso de alistamiento de documentación (sentencias auténticas, certificaciones de ejecutoria, certificaciones de pago) para iniciar las acciones de repetición de los procesos con radicado 2004-2442, 1993-9255-01, 2002-935 que hay dificultades para ubicar las direcciones de las personas a quien se pretende demandar y el abogado externo se encuentra revisando la documentación pertinente. Con respecto de los procesos números 980157, 2005-03303, 2011-00048, 2009-0451, 2008-0468, 2006-0187500 Y 2010-00066 la información es insuficiente para adelantar las averiguaciones pertinentes. - La seccional Antioquia establece que se le hizo entrega a los abogados externos para que iniciaran el trámite correspondiente a las acciones de repetición, pero no señalan los números de radicado de las demandas, despachos judiciales ni el estado en que se encuentran, presumiéndose que no han sido adelantadas. Señalan además, que en los procesos 05001233100020020426200, 05001233100019990266600, 05001333103019990280401 no se ha tramitado demanda alguna porque a la seccional no se le comunicó que iniciara la acción de repetición en contra de ex servidor público. - En la seccional Cundinamarca en junio y julio de 2012 se asignó a los abogados externos del ISS los procesos de Juan Carlos Gómez Hernández, Eulalia González Orjuela, Jorge Alberto Camacho Viñez, con el fin de iniciar las acciones Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá, D. C.• Colombia. www.contraloria.gov.co 77 ® ' CONTRALORIA i GENERAL DE LA REPÚBLICA j CONTRALORIA DeLl!GADA seCTOR SOCIAL de repetición y seis meses después de su asignación no ejercieron ninguna actuación, ni presentaron las demandas, por lo que la entidad en abril de 2013 los asigno a otros abogados, pues estos ya no presentaban los servicios profesionales al ISS sino a Colpensiones. En el proceso de Eulalia González Orjuela a operado la caducidad de la acción, perdiéndose la posibilidad de que el funcionario o ex funcionario reintegre a las arcas públicas el valor de la condena que hubo de pagar como consecuencia del actuar doloso o gravemente culposo de sus agentes, pues los pagos se realizaron el 11-04-2011 trascurriendo más de dos años impidiendo iniciar cualquier actuación. Sin que se pueda obtener del agente responsable el reembolso de los perjuicios que le ocasiono al estado. Hallazgo con incidencia disciplinaria Hallazgo (54) - Causas que Originaron Responsabilidad Indemnizatoria El Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ISS en algunos casos descartó la procedencia de la acción de repetición aduciendo que en los respectivos fallos no se dice nada respecto de la conducta del funcionario o ésta no se califica como dolosa o gravemente culposa, no revisa todas las pruebas que permitan determinar si la causa del daño se encuentra en el obrar pérfido de un agente estatal, si la estructura del cargo es de la trascendencia suficiente, ni tiene en cuenta los manuales y reglamentos propios de la entidad y/o las funciones. El Comité realiza un recuento de las pretensiones, hechos, caducidad de la acción, si se presenta dolo y culpa, pero solo teniendo en cuenta el estudio de las sentencias, sin evaluar las causas que originaron la responsabilidad indemnizatoria y en otros casos solo se determina que se inicia o no la acción de repetición sin que se realicen los análisis respectivos. Hallazgo (55) - Grupos de Trabajo Seccionales Aunque el ISS, a través del nivel Nacional, emitió diferentes directrices dirigidas hacia las seccionales, se evidencio que no existe un adecuado acatamiento por parte de la mismas, ocasionando retardos. Se presentan debilidades en las labores que deben realizar los grupos de trabajo creados en las seccionales para apoyar la función del Comité de Defensa Judicial y Conciliaciones, toda vez que no se cumple adecuadamente con la revisión preliminar de la parte operativa de los documentos que soportan las solicitudes de conciliación (ejercicio de auditorías, cuentas médicas, etc.), para que la información llegue depurada al comité y el proceso de estudio y decisión sea ágil. Hallazgo (56) - Secretario Técnico del Comité de Conciliación (D) El Secretario Técnico del Comité de Conciliación del ISS no preparó en forma periódica (cada seis meses) informes de gestión del comité y de la ejecución de Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· lMNW.contraloria.gov.co 78 Bogotá. D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL sus decisiones, ni presentaba informes de los apoderados de la entidad acerca del desarrollo de las audiencias de conciliación, ni informaba al Coordinador de los Agentes del Ministerio Publico ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativa acerca de las decisiones que el comité adoptaba respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición, en desconocimiento del artículo 20 del Decreto 1716 de 2009, articulo 9 resolución 2768 de 2005, articulo 9 resolución 4574 de 2009 y articulo 7 resolución 4565 de 2009 del ISS.. Hallazgo con incidencia disciplinaria Hallazgo (57) - Informes Director Jurídico Nacional Sobre Actividades del Comité de Conciliación (O) En informe sin fecha y firma del Director Jurídico Nacional del ISS sobre actividades del Comité de Defensa Judicial y conciliación del ISS año 2011, se estableció que se presentaron 1.126 solicitudes de conciliación, de las cuales 815 fueron extrajudiciales y 7.311 judiciales, conciliándose 107 casos por $7.194 millones; igualmente, en informe sin firma y sin fecha de la presidencia delegada del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ISS primer semestre de 2012, se determina que se presentaron al Comité de Defensa Judicial 484 conciliaciones judiciales y extrajudiciales de los cuales se conciliaron 44 casos. El ISS en Liquidación suministró relación de 7 casos en el año 2011 y 22 casos en el año 2012 donde se analizó la procedencia de la acción de repetición de los 152 casos sin que se evidencie en las actas de conciliación años 2011 y 2012, que el comité de conciliación haya realizado los estudios pertinentes con el fin de determinar si procede o no iniciar la acción de repetición; pues los estudios realizados por el comité de conciliación fueron realizados para determinar si se conciliaba o no, tal como lo señala el artículo 26 del Decreto 1716 de 2009 que establece" ... Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición ... ", Lo que se presenta en las actas referidas es el estudio para determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación. Hallazgo (58) - Informes actividades del Comité de Defensa Judicial y Conciliación De acuerdo con el informe de actividades del Comité de Defensa Judicial y Conciliación del ISS, año 2011, se determinó enviar a la Dirección Jurídica Nacional, para el inicio de las acciones de repetición, un número de 17 casos; sin embargo, no se evidenció que se hayan presentado las demandas correspondientes. A pesar del requerimiento realizado al ISS en Liquidación sobre la relación de procesos, ésta no fue allegada. Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá. D. www.contraloria.gov.co 79 c.. Colombia. ® ' CONTRALORIA· I GENERAL DE Hallazgo (59) - LA REPÚaUCA CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL Representación Cundinamarca Judicial Seccional Bolívar y Los funcionarios de la seccional Bolívar en orrusion a sus obligaciones no ingresaban la información de los procesos judiciales que cursaban en el juzgado sexto Laboral del Circuito de Cartagena al aplicativo LlTISOF - CIANI ocultándole la información a la administración central, impidiendo el control y supervisión de las directivas del ISS. El representante legal de la seccional no asistía a las audiencias de conciliación, ni nombraba a abogados externos, ni internos para qué representaran al ISS en los procesos respectivos y cuando los contrataba lo era con posterioridad a la contestación de las demandas, audiencias y fallos cuando poco se podía realizar o estos no actuaban dentro de los plazos establecidos. La falta de gestión y las deficiencias en la administración del ISS conllevo a que no se realizara presencia en los juzgados en el momento oportuno, por lo que la misma entidad una vez detectadas las debilidades las comunico a los organismos competentes, situaciones que se presentó con los siguientes procesos: En los procesos ordinarios con radicado 399 de 2010, 045 Y 058 de 2011, el apoderado externo del ISS contestó la demanda originaria, pero no contestó la reforma de la demanda presentada con posterioridad por el demandante. En el proceso 0451 de 2010, 105 de 2011, el apoderado del ISS no contesta la demanda ni la reforma de la misma, dando el juzgado por no contestadas. De otra parte, en los procesos anteriores y en el 059 de 2010 ni el apoderado, ni el representante legal asistieron a las audiencias de conciliación obligatorias, no se alegó de conclusión, profiriéndose fallos condenatorios en contra del ISS sin que se presenten recursos de apelación contra los mismos quedando en firme las sentencias. Los apoderados son nombrados con posterioridad al término de contestación de las demandas o del fallo del proceso ordinario y en muchos casos hay rotación de abogados con frecuencia. Con posterioridad a los procesos ordinarios se presentan las demandas ejecutivas, se aprueba la liquidación de las condenas y de las costas, profieren los mandamientos de pago y decretan los embargos de las cuentas del ISS, se ordena la entrega de títulos judiciales, sin que el ISS se haya hecho parte ni haya presentado objeciones a las liquidaciones de la sentencia y de las costas, cancelándosele a un solo abogado apoderado de los demandantes aproximadamente $31.760,1 millones. En la seccional Cundinamarca y como resultado al seguimiento de procesos ordinarios, se evidencian debilidades en las actuaciones de los apoderados del ISS y falta de control por parte de las direcciones jurídicas seccionales, toda vez que en los procesos 2010-0717, 2010-0616-01 Y 2010-00474-01 el ISS no Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 80 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA I.. GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DeLEGADA SECTOR SOCIAL contestó las demandas y en los procesos números 2011-366, 2011-0339, 2010474 Y 2010-0717 el representante legal, ni el apoderado del ISS se hicieron presentes a la audiencia obligatoria de conciliación, saneamiento y fijación del litigio, no se presentaron excepciones previas, ni se justificó la ausencia del apoderado a las audiencias. Dando aplicación al artículo 95 del C.P.C. y por expresa remisión del artículo 45 del CPT y ss, se tendrá como indicio grave en contra del demandado la no contestación de la demanda, en consecuencia dará por cierto lo afirmado por el demandante. Con la inasistencia de las partes, se presume que son ciertos los hechos susceptibles de confesión o que en caso de que los hechos no admitan prueba, se aprecie como indicio grave la inasistencia de las partes, tal como lo establece el artículo 39 de la Ley 712 de 2001 y articulo 11 Ley 1149 de 2007: la no asistencia a las audiencias traduce el desconocimiento de las partes y sus apoderados del deber de colaborar con el buen funcionamiento de la administración de justicia (artículo 95-7 C.P.). Los apoderados del ISS interpusieron recurso de apelación contra las sentencias, los juzgados las conceden, el tribunal avoca conocimiento, corre traslado a las partes para que presenten sus alegaciones o soliciten la práctica de pruebas (artículo 40 Ley 712/2001), sin que estos hayan hecho uso de estas facultades. Por lo anterior, no se evidencian los seguimientos por parte del ISS hacia los apoderados y gerentes seccionales para determinar responsabilidades como: incumplimiento en contratos, sanciones a los abogados, a los gerentes y/o acciones de repetición. Hallazgo (60) - Defensa Jurídica de los Intereses del 155. En la seccional Boyacá y teniendo en cuenta la verificación efectuada a la gestión realizada por la entidad en la defensa de los procesos judiciales en su contra, se evidenció que existen procesos judiciales de los cuales no se venía ejerciendo defensa, por cuanto no se realizó la respectiva sustitución y designación del nuevo apoderado, después de la desvinculación de la entidad de las abogadas contratistas que ejercían la defensa hasta el año 2011. Esta situación además de poner en peligro los intereses de la entidad, por cuanto se surtieron actuaciones en las cuales no se ejerció defensa, dejando vencer términos, para presentación de objeciones y recursos, exponiendo a la entidad a ser condenada, sin realizar un correcto y oportuno ejercicio de defensa; lo que refleja desorden administrativo y la ausencia de control en los procesos activos, en los que se observó rotación de apoderados; la situación antes descrita fue determinada en los siguientes procesos judiciales. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá. D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 81 ® ~ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA DneOAOA SECTOR SOCIAL Cuadro 41 El ISS en Liquidación seccional Caquetá, no tiene el personal idóneo para ejercer una oportuna y debida defensa técnica en pro de los intereses del ISS en Liquidación, por lo que ésta es adelantada por el nivel Nacional, sin embargo el seguimiento continuo y directo de los procesos está a cargo del Gerente Seccional y de una Auxiliar Administrativa, quienes no tienen el perfil profesional para adelantar estas actividades. Situación que se presenta por deficiencias del Sistema de Control Interno al no planear adecuadamente la defensa judicial y a la falta de profesional del derecho que asuma en la Seccional Caquetá esa responsabilidad y seguimiento continuo de los procesos judiciales, lo que ha generado poca actividad en la defensa de los intereses del ISS en Liquidación, desencadenando providencias adversas para los intereses Institucionales. Verificada la gestión adelantada por el ISS seccional Guajira en relación con la defensa judicial de los intereses del ente, se encontró que en los procesos que se relacionan a continuación, los abogados externos contratados por la Entidad para su defensa, no presentaron recursos de apelación contra las decisiones de primera instancia, que le eran adversas: Cuadro 42 Procesos Judiciales Ordinario laboral 201100274-00 Gamaliel Castillo Blanco Laboral descongestión de itinerante 2 Ordinario laboral 201100228-00 Sofia Britto De Solano Laboral descongestión de itinerante 3 Ordinario laboral 201100315-00 Edinson De La Cruz Vergara Primero circuito 201000355-00 Carmen Cecilia Acosta Segundo circuito 201000235-00 Raúl Deluque Herrera 4 5 Av. La Esperanza laboral del laboral del laboral del No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.CQ 82 Johana Karina Apoderada: Henríquez. C. C. 40,935.465. T. P. 148.929 C. S. J. David Apoderado: Deluque Guerra. C. C. 84,089.286 T. P. 146378 C. S. J. David Yeison Apoderado: Deluque Guerra. C.C. 84,089.286 . S. J. T. P. Karina C. Torres. Bogotá, D. C .• Colombia· Johana C. N. ® ~ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA DeLEGADA SECTO" SOCIAL 40.935.465 T. P. N. 148.929 C. S. J. Ordinario laboral 201000114-00 7 Ordinario laboral 201100109-00 8 Ordinario laboral 201100003-00 9 Ordinario laboral 10 11 6 José Alberto Triviño Calixto González María Díaz Luisa 201200030-00 Edinson Mejía Salas Ordinario laboral 200800187-00 Teresa Jesús Pérez De Doria Ordinario laboral 201100081-00 Ailen De Jesús Pérez Segundo circuito laboral del Segundo circuito laboral del Segundo circuito laboral del Segundo circuito laboral del Segundo circuito laboral del Segundo circuito laboral del Apoderada Karina Johana Henríquez torres. C. C. N. 40.935.465 t. P. N. 148.929 c. S. J. Apoderada: Karina Johana Henríquez Torres. C. C. T. P. 148929 Apoderada: Karina Johana Henríquez. C. C. 40.935.465 T. P. 148929 C. Apoderado: Karina Johana Henrique Torres. C. C. 40 148929 C. S. J. de Riohacha Lo anterior conllevó a que la entidad fuera condenada en dichos procesos. Hallazgo disciplinario, teniendo en cuenta las Leyes 734 de 2002, en su Artículo 34, y 1123 de 2007, artículo 28 El ISS en liquidación seccional Huila en la información y soportes que aparecen en sus archivos, no existen documentos en donde se evidencia de manera amplia y concreta la solicitud de presentación de informes a los abogados externos para que la entidad tuviera la capacidad de valorar la gestión adelantada en la revisión de las actuaciones procesales ejecutadas, pues solo aparecen las demandas interpuestas en los diferentes juzgados y memorando recordando cumplir con instrucciones a circulares impartidas por el nivel central, debido a falta de seguimiento y control por parte de la dependencia encargada de hacer la respectiva evaluación, lo que dificultó hacer una efectiva valoración que le permitiera al órgano de control verificar y determinar la oportunidad de la asistencia jurídica prestada. 3.1.2 Resultados 3.1.2.1 Proceso de Entrega de Inventarios a Colpensiones Aunque la Ley 1151 de 2007 en el artículo 155 creó la Administradora Colombiana de Pensiones -Colpensiones, cuyo objeto es la administración estatal del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, sólo hasta el 28 de septiembre Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación II -. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá, D. www.contraloria.gov.co 83 c.. Colombia. ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA j CONTRALORIA DELEGADA 1 SECTOR SOCIAL de 2012 con la expedición de los Decretos 2011 y 2013, se reglamenta la entrada en operación de Col pensiones y se ordena la liquidación del Instituto de Seguros Sociales ISS, respectivamente, iniciándose la entrega del negocio de pensiones a la nueva entidad. Para efectos de la entrega, se realizó un protocolo cuyo propósito era dotar a las dos entidades de un documento marco contentivo de actividades, procedimientos generales y específicos, cronograma y la definición de responsables", En el anexo uno (1) del protocolo se estableció el inventario de trámites por procesos y subprocesos objetos de entrega por parte del ISS en Liquidación, sin embargo en algunos ítems no hay precisión sobre los totales a entregar. • Afiliaciones Al migrar los datos entre bases, quedó un rezago importante de afiliados que no tenían correspondencia entre el sistema 1967 a 1994 y post 19955. Cuadro 43 Inventario Afiliación A 28 de septiembre de 2012, existían 6.522.482 afiliados al RPM, de los cuales 2.081.030 eran cotizantes activos y 4.441.452 cotizantes no activos y 1.004.927 de pensionados. Con respecto al subproceso Anulaciones de afiliación, existían 126.000 solicitudes pendientes en medio físico y 130.000 en magnético. • Historias Laborales Teniendo en cuenta que es un archivo que contiene las cotizaciones de todos los afiliados allSS a partir de 1967, año en el cual inició la cobertura por el Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte, se tiene: 4 Protocolo General de Entrega dellSS y Recibo por parte de Col pensiones, septiembre de 2012. 5 En el periodo 1967 a 1994, se realizaba a través de las tarjetas de reseña, a partir del año 1995 las afiliaciones se realizan a través del formato creado para tal fin cuyos datos de identificación eran: número de la cedula de ciudadanía y el NIT para los empleadores. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11 -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 84 ® / CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORfA DELEGADA SECTOR SOCIAL Cuadro 44 Inventario Historia Laboral copias Pendiente Fuente: Anexo de Trámites y ANS - Protocolo de Entrega. cantidad de 2012 Se recibieron 80.158 solicitudes de corrección de historia laboral, entre enero y septiembre de 2012, logrando evacuar 68.088, es decir, el 84.94%, el resto, 12.070 solicitudes quedaron sin resolver. La mayor cantidad de solicitudes atendidas corresponde a las que fueron radicadas por derechos de petición, 32.90%. En cuanto a las solicitudes de actualización de datos SAO, se recibieron en el Centro de Acopio del Nivel Nacional 140.205 y se atendieron 43.318, equivalentes al 30.90%, quedando en proceso de análisis 96.887 solicitudes. La entidad informa que: "Desde que se implementó el SAD se han recibido 321.490 solicitudes de corrección, de las cuales 171.950 fueron atendidas y 149.540 se encuentran en proceso". • Reconocimiento de Prestaciones Económicas Entre enero y septiembre de 2012, se decidieron aproximadamente 140.137 expedientes, es decir promedio mensual de 15.571 expedientes". A septiembre de 2013 existían en físico 133.000 expedientes pensiónales pendientes de decidir, los cuales se encontraban en proceso de digitalización, captura y custodia. La entidad con oficio 0730 del 28 mayo 2013 señala: "... el inventario aproximado de expedientes de solicitudes de reconocimiento de prestaciones sujetos de entrega era de aproximadamente 133.000, información que fue entregada al 14 de febrero de 2013, fecha en que se habían trasladado a Colpensiones 133.519 expedientes digitales. No obstante la cifra estimada de entrega se incrementó significativamente por el cumplimiento de órdenes judiciales de entrega de expedientes, por la atención de derechos de petición en el mismo sentido y por las 6 Informe de gestión de la Vicepresidencia de Pensiones. con corte a septiembre de 2012. Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá. D. C.• Colombia. www.contraloria.gov.co 85 ® ' CONTRALORIA .. GENE.RAL DE LA REPÚBLICA! CONTRALORIA DeLeOADA SECTOASOCIAL solicitudes recibidas por el ISS entre la fecha de la estimación del inventario y la fecha de inicio de la liquidación, teniendo en cuenta que el ISS siguió su operación durante 7 meses más, se preveía un crecimiento de solicitudes que en promedio serían de 16.000 mensuales aproximadamente. Producto de lo anterior, el nuevo inventario calculado al 14 de Febrero de 2012 (sic) de expedientes pendientes objeto de traslado a Colpensiones arrojó la cantidad de 216.000, generándose un incremento de expedientes que fue informado a Colpensiones y sobre el cual se estableció el Plan de Acción presentado a la Defensoría del Pueblo, plan que se ha cumplido en las metas establecidas a la fecha... '. Sin embargo, de acuerdo con la información suministrada por el Área de Entrega del ISS en Liquidación con corte a 30 de Mayo de 2013, "del universo de 216.000 expedientes se han entregado 217,556 que corresponden a un 101% de avance". Con lo anterior, se pudo evidenciar que no existe claridad respecto de la identificación plena sobre las cantidades a entregar. De los expedientes pensionales de reconocimiento ya decididos, ellSS cuenta con un inventario aproximado de 2.400.000 para entregar a Colpensiones, de los cuales se han entregado 4,667 en fecha 24 de enero de 2013. En su anexo cinco (5), el protocolo estipuló un cronograma de entrega el cual contenía 208 ítems, no obstante, hecha la revisión conjunta entre ISS en Liquidación y Colpensiones, con posterioridad al inicio de la liquidación, se determinó suprimir 8 de los ítem contemplados en el protocolo de entrega por las siguientes razones: 5 por estar duplicados, 2 por no ser objeto de entrega en atención a lo establecido en el decreto 2013 de 2012, y uno que por decisión de Colpensiones no se debe entregar (solicitudes de conmutación no aceptadas por eIISS). Aunque el 28 de septiembre de 2012, el ISS en Liquidación se comprometió a entregar 98 ítem, se evidenció incumplimiento debido a que algunos de estos no fueron entregados: en la segunda semana debían entregarse 15 y no se cumplió, en el mes dos (noviembre) el compromiso era entregar 35 ítem, pero sólo reportó información sobre cinco (5), es decir, los 30 restantes (86%) no fueron atendidos. La entidad en oficio 0730 del 28 de mayo de 2013, expone: "...Con respecto de los ítem que no alcanzaron a ser entregados en la hora cero, de acuerdo con el cronograma establecido en el Protocolo de entrega, es de aclarar que el ISS se encontraba en operación hasta el momento de la transferencia y la forma en que se definió la organización y entrega de algunos ítems difirió el cumplimiento del cronograma, en atención a que mucha de esta información se encontraba ubicada en las seccionales y centros de decisión y la misma era resultado ó empleada en la operación diaria del Instituto, lo cual hacía que no cumpliera con las condiciones de entrega al 28/09/2012. Si bien se había iniciado previamente por ellSS la digitalización de los expedientes que reposaban en las Seccionales, este proceso debía realizarse de forma paulatina para no afectar el proceso de decisión y por Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia' www.contraloria.gov.co 86 ® ' CONTRALORIA I• GENE:RAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORfA DeLl!CADA SECTOR SOCIAL el volumen de información existente en las Seccionales y Centros de Decisión, no se contaba con el1 00% de los expedientes digitalizados al momento en que el Gobiemo determinó la liquidación del Instituto . ...Ahora bien, en relación a los 15 ítem definidos para ser entregados en la segunda semana, uno fue eliminado en consenso con Colpensiones por estar duplicado, 10 ya han sido entregados en su totalidad y 4 presentan dificultades en su forma de entrega a Colpensiones. Estos corresponden a los Expedientes Pensionales físicos decididos y pendientes de decisión, archivo físico de las solicitudes pendientes de corrección de periodos post-94 y archivo de resoluciones físicas notificadas por edicto que están en los centros de decisión, documentos soportes de información que Colpensiones ya tienen en medio digital ó se trata de información histórica que no tiene un alto nivel de consulta". En cuanto a las entregas realizadas, según el ISS en Liquidación, se tiene: Cuadro 45 historia laboral de 3, suscrito por de Entrega del A tres de octubre de 2012, se entregaron las imágenes y archivos de datos de los derechos de petición instaurados entre el primero de diciembre de 2010 Y el 28 de septiembre de 2012, cargados con corte a esta última fecha, Se aportaron 285.211 derechos de petición, de los cuales 126.519 se encontraban pendientes de atención. Cuadro 46 Derechos de Petición 458 archivos digitalizados 8/11/12 Derechos de petición sin ser cargados en SISSPET, a nivel nacional como en las seccionales. Adicionalmente, se entregaron 2 CD con las imágenes de 1.386 derechos de petición recibidos por las Seccionales mediante acta sin fecha. Las solicitudes físicas de estas se entregaron el 12/02/2013. archivos izados Fuente: en Liquidación, En relación con las solicitudes en trámite e inventario de procesos en curso, el 28 de septiembre de 2012, se efectúo la entrega de la base de datos de 70.225 procesos judiciales activos del RPM. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. wwvv.contraloria.gov.co 87 ® 'I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLtCA CONTRALORIA DeLEGADA SECTOR SOCIAL De otra parte, en algunas entregas efectuadas por el ISS, Colpensiones ha presentado objeciones por incumplimiento en los requisitos mínimos acordados, tal como se evidencia en el acta suscrita el 14/11/2012, en las bodegas del Contratista MTI en Itagüí, Antioquia, que en su numeral 4 consigna: "En el proceso de entrega y recibo, los funcionarios de COLPENSioNES en concurso con el personal del ISS - EN LIQUIDACiÓN - DEL NIVEL NACIONAL, hicieron grandes esfuerzos con el fin de organizar la información, rehacer los Formatos Únicos de Inventario "FUI", la elaboración del acta, lo cual implica inversión de demasiados recursos humanos, físicos, administrativos y financieros toda vez que lo descargado por ellSS EN LlQUlDACION - SECCIONAL ANTIOQUlA, no cumplía con los estándares mínimos establecidos en el Protocolo ya enunciado" Las observaciones presentadas por la Seccional Antioquia a esta situación se sintetizan así: u ••• realizó el FUI hasta donde sus conocimientos les fue posible registrarlo con orientación y apoyo del Nivel Nacional, presentando el resultado que fue modificado con base en el deber ser del levantamiento del inventario, tal situación se presentó ya que la Seccional no cuenta con personal que lidere el diligenciamiento del FUr. En esta misma acta se señalan, entre otras, las siguientes observaciones por parte de Colpensiones: "En Relación con los libros de la Seccional Chocó, los mismos se encontraban totalmente desordenados, por lo que no fue posible continuar con la recepción de los mismos ... " "Las carpetas se encuentran desorganizadas, por lo tanto, a través del FUI en concurso con el personal del ISS - en liquidación- del Nivel Nacional y COLPENSIONES las organizaron. Se completaron carpetas con folios que correspondían pero que estaban sueltos dentro de otras carpetas". Entre algunas actas donde se evidencian observaciones Colpensiones, están: Observaciones Derechos de petición afectadas a la historia laboral. Acta de suspensión del 10/01/2013. Procesos judiciales/cumplimiento de sentencias del 4/03/2013. Seccionales Cundinamarca, Valle, Bolívar, Risaralda, Boyacá, Cesar y Córdoba. judiciales/ de sentencias por parte de Cuadro 47 Sobre La gran mayoría de las sentencias para cumplimiento se encontraban sin la certificación de la existencia de proceso ejecutivo. "Situación que conllevó un reproceso en la entrega y recepción de la documentación". Los CD con el audio de cada sentencia, de los procesos orales, no estaban identificados mínimamente, "por lo que se tomó uno a uno para su identificación, lo que conllevó reproceso en la entrega y recepción de la documentación" . "En el se encontraron fallos para cumplimiento pero no existían en físico dentro de las los mismos fueron eliminados del FUIO". Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 88 ® ~ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRAI.ORIA DeLeGAOA seCTOR SOC'AL En las cajas de la Seccional CALDAS, se encontraron sentencia para cumplimiento proferidas por Juzgados de Santa Marta, Ibagué, Bogotá, Huila y Caldas" Mobiliario correspondiente a lectores de microfichas, del 7/11/2012. Cali - Valle. Resoluciones 26/03/2013. Atlántico notificadas del Seccional Serie Asesoría de Cuenta y Fiscalización a Empleadores del 3/04/2013. "La generalidad de los libros entregados por el ISS en Liquidación y recibidos por Colpensiones, se encuentran deteriorados, mutilados, rasgados, desprendidos, etc, lo que conllevó a la pérdida parcial de información. "Se denota que la información contenida en los libros recibidos al interior de cada no fue en forma consecutiva" "Se comqen en el FUI y en los CDS las inconsistencias de clasificación, digitación de cédula, nombres, números de resolución y de foliación encontrados y se complementó la información de pdf'. "Se ajustaron las imágenes, lo que conllevó a escanear nuevamente los documentos y refoliar cada una de las El objeto de entrega son 854 carpetas y 72 cajas. Se seleccionó una muestra del 3%, es decir, 26 carpetas, las cuales no cumplían con los requisitos minimos exigidos, razón por la cual Colpensiones no recibió la documentación. Las 854 carpetas quedaron en custodia de la Jefe Financiera (E) Seccional Cundinamarca ISSen n Fuente: Actas de entrega. Información suministrada por el ISS en Liquidación y consolidada El protocolo evidencia tres fases de entrega: bases información digitalizada y archivos físicos documentales. • por la CGR. de datos y equipos, Entrega bases de datos y equipos Anterior al día cero (28/09/2012), se había previsto las entregas de las bases de datos con las cuales se atendía el RPM, proceso que se surtió de manera técnica, lo cual garantizaría que la entrega fue completa. Además la Apodera General de la Liquidadora - Fiduprevisora S.A. manifestó "...ante los anuncios de la entrada en operación de Colpensiones, desde 2010 se determinó la necesidad de asegurar la información de los afiliados y usuarios del ISS, por tal razón se hicieron copias forenses de todas las bases de datos, una de ellas se encuentra en custodia del Archivo General de la Nación... '. 7 De acuerdo con informes de auditoría de la CGR de vigencias anteriores, las bases de datos presentaban debilidades por inconsistencias detectadas y se entregaron tal como reposaban en el ISS; respondiendo el Instituto que:" ... Los esfuerzos mencionados, entre otros, evidencian que el Instituto si emprendió actividades tendientes a depurar y actualizar sus bases de datos, con resultados y mejoras presentados en su momento. No obstante, es importante mencionar que dada la magnitud de los datos e información administrados por eIISS, y la inminente entrada en operación de Colpensiones, era previsible que se 7 Oficio 9010 del 15/04/2013, suscrito por la Apoderada General de la Fiduprevisora 032 aprobada en sesión del 03/04/2013, de la Cámara de Representantes. Av. La Esperanza S.A., en respuesta a la proposición No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11 -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. WW'N.contraloria.gov.co 89 ® ' CONTRALORIA ¡ GENE.RAL DE LA REPÚBLICA i CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL presentaran debilidades en dicha información, situación conocida por la nueva administradora y los entes de control ... ,,s. En las actas de entrega de base de datos y equipos, Colpensiones deja constancia que la información queda sujeta a verificación, por lo tanto, no es posible a la fecha determinar la calidad de la misma. • Información Digitalizada Se detectaron dificultades para determinar el universo a entregar, preparación de información y prioridades en la entrega; situaciones que han desbordado los límites previstos por los intervinientes, y en la medida en que se depuró la información, las cantidades se modificaron. En consecuencia el Instituto no cumplió con los plazos inicialmente acordados, razón por la cual, el 12 de marzo del año en curso presentó ante la Defensoría del Pueblo un nuevo Plan de Acción, en el que se modifican las fechas de entrega y se establecen cantidades a entregar. • Archivos Físicos Hasta la fecha (abril del 2013), la entrega física de documentos ha sido mínima, situación que evidencia las debilidades en torno a la organización de los archivos que administraba el ISS. Lo anterior igualmente observado por el Archivo General de la Nación - AGN, quien redujo los requisitos de contenido mínimo que conforman los diferentes expedientes objetos de entrega. El Informe de Estado de Recibo del ISS en Liquidación, emitido por la Fiduprevisora S.A., muestra el diagnóstico integral realizado por el AGN en siete seccionales, señalando inconsistencias tales como: ./ En algunos casos, no se reportan datos de volumen documental por tipo de archivos. ./ No fue posible la medición de los metros lineales de los expedientes pensiónales, microfichas, CD debido al desorden en que se encontraban los archivos. ./ Los volúmenes reportados son aproximaciones que no permiten efectuar proyecciones reales sobre el volumen total del fondo documental del ISS. ./ En todas las sedes diagnosticadas se detectó documentación misional con afectación por contaminación y grados importantes de deterioro. 8 Oficio 0657 del 30/05/2013, suscrito por el Vicepresidente de Pensiones (E) dellSS en Liquidación. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 90 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA SECTORSOCIAL Los Vicepresidentes Administrativo (E) y de Pensiones (E) expresaron en su momento que: "... Lo anterior en virtud al gran volumen de documentos físicos que se encuentran al interior de cada proceso, los cuales como hemos venido informado no están organizados bajo la normatividad archivística deseada, correspondientes muchos de ellos a archivos de gestión, siendo éstos objeto de entrega al momento de entrar en operación Colpensiones ... n 9 Ante esto la entidad señaló: "... en relación a las entregas de las series documentales en físico por las Seccionales, nos permitimos indicar que durante el periodo comprendido entre el 27 de mayo y el 7 de junio están programadas diligencias de entrega de la documentación física de las seccionales. El total de la información existente en las seccionales se estima será entregada a más tardar el 30 de junio de 2013". 10 Los archivos que debían entregar las 28 seccionales presentan atrasos de cargue en el Formato Único de Información - FUI, lo que conlleva a que no se puedan entregar los archivos físicos a Colpensiones en los plazos y parámetros establecidos en el protocolo de entrega. Cuadro 48 ítem de Documentos en FUI 205 Cobro persuasivo Asesoría de Cuenta Fiscalización Cobro y Persuasivo Debido cobrar 206 Mesa de Ayuda - Grupo Físico Digital y Físico Digital y 54.036 35.708 66,1 33,9 65.520 48.828 74,5 25,5 de Entrega 155 en 9 Oficio 4020 del 30/08/2012, suscrito por los Vicepresidentes Administrativo (E) y de Pensiones (E) del 155. 10 Oficio 0730 del 28/05/2013, suscrito Asesor de Presidencia - Área de Entrega 155 en Liquidación. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 91 Bogotá, D. C .• Colombia· 13 ® ~I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORfA DeLl!GADA SECTOR SOCIAL Respecto a medicina laboral, existe un inventario de 80.555 expedientes, de los cuales se han entregado 216, quedando pendientes de entrega 80.339, equivalentes al (99%). El traslado de inventario documental se ha visto afectado por la no definición o falta de certificación de parte de las diferentes seccionales; a 26 de febrero de 2013, nueve seccionales, equivalente al 32%, cumplieron con la respectiva certificación; 12, correspondiente al 43%, no han enviado información sobre los diferentes temas. Igualmente de las 28 seccionales, 20 de ellas, es decir el 71%, tienen pendientes por programar diligencias de entrega. Cabe señalar que en oficio 2013-1905409 del 18 de marzo de 2013, en respuesta a la función de advertencia emitida por la Contraloría General de la República, el Presidente de Colpensiones explica que durante la etapa de operación de Colpensiones han surgido nuevas situaciones derivadas, entre otras, de: ./ Proceso de corrección manual de historias laborales y la información de las bases de datos asociadas a dicho proceso sin depurar. ./ Alto volumen de solicitudes de reconocimiento sin atender (de 133.000 previstas se pasó a 216.000). ./ Demora dellSS en Liquidación en la entrega de información de traspaso. El ISS en Liquidación, manifiesta que las dificultades presentadas en desarrollo de las actividades relacionadas con los procesos de Cuotas Partes, Cobro Coactivo, Tutelas, ISS Patrono y entrega de información a Colpensiones tienen que ver con la falta de aplicativos entregados a esta entidad, no hay recursos para pagar, diferencia de interpretación jurídica, falta funcionario ejecutor, demora en entrega de expedientes a Colpensiones, falta de insumos para el alistamiento de expedientes, y de disponibilidad de la información requerida por el Fopep y el Ministerio de Hacienda, situación real del ISS, quien no cesó su operación hasta el último día antes de la entrada en vigencia de la liquidación, pérdida de parte del conocimiento práctico, habilidades y experiencia del personal, y volumen de documentos del RPM, los cuales se encontraban archivados tanto en el nivel central como en las 28 Seccionales y 8 Centros de Decisión. De otra parte, la entidad informa respecto a los costos invertidos en el proceso de entrega a Colpensiones, que éstos ascienden a $101.805 millones, representados en contratos con la firma Sistemas y Computadores desde 2008 hasta 2013, en los cuales el contratista se compromete entre otros a: Procesamiento información de afiliación, historia laboral y recaudo; Prestación de servicios de digitalización y Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 92 Bogotá. D. C .• Colombia· ® 'I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORf ••• DeLEOADA SECTOR SOCIAL sistematización archivo misional - serie prestaciones económicas y procesamiento de información de los procesos inherentes a la liquidaclón." En relación con suministros y transporte, desde el 29 septiembre de 2012 hasta el 30 de abril 2013 los costos ascienden a $82.2 millones'". Hallazgo (61)- Proceso Entrega a Col pensiones El proceso de entrega del Régimen de Prima Media (RPM) a Colpensiones no ha cumplido con los principios de oportunidad, economía, eficacia y eficiencia, debido a diferencias entre la información a entregar reportada a septiembre 28 de 2012 y la reportada a febrero 28 de 2013, atrasos en la digitalización de los expedientes pensiónales, demora en el alistamiento y entrega de los archivos físicos en las Seccionales. Situaciones que impactan la prestación del servicio con la consecuente afectación sobre el afiliado. En la seccional Antioquia, el 14 de octubre de 2012 se realiza la diligencia de traslado físico de 349 cajas que contienen 13.261 expedientes de solicitudes de prestaciones económicas, operación efectuada por Servientrega S.A., quien realizó el transporte desde la sede administrativa de la seccional Antioquia en Medellín a las instalaciones de Sistemas & Computadores S.A., en la ciudad de Bogotá, con el propósito de que dichos expedientes sean digitalizados; sin embargo, se evidenció que éstos aun no figuran en el aplicativo Expediente Virtual Administrativo - EVA, por lo tanto no fue posible una entrega final del ISS en Liquidación a Colpensiones por falta de gestión, lo que ha generado represamiento, demandas y sanciones a la entidad vulnerando los derecho de la población afectada. Hallazgo Disciplinario. En la seccional Bolívar se observó que aunque el ítem 6 del Plan de Trabajo denominado Protocolo General de Entrega del ISS y recibo de Colpensiones, contempla el equipo responsable de la Coordinación y Supervisión de entrega y recibo de trámites de las dos entidades, este documento no cuenta con la descripción de las actividades que le corresponden al Gerente del ISS - Seccional Bolívar, debido a debilidades en la formulación y definición del personal responsable en cada seccional, situación que genera incertidumbre e impide la verificación del cumplimiento de los términos y condiciones establecidos para cada gerente, de tal forma que en la seccionales no se tiene informe del cumplimiento de las actividades, tiempos bajo su responsabilidad dentro del proceso de liquidación y proceso de entrega a Colpensiones. 11 ISS en Liquidación, 12 ISS en Liquidación, oficio 0890 del 8/05/2013, relación de contratos S Memorando Av. La Esperanza y C. 15152-0790 del 6/05/2013 No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11 -. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 93 Bogotá, D. C .• Colombia. ® ' CONTRALORIA! GENERAL DE LA REPÚBUCA CONTR ••••• ORI•• DELEO"DA ~ SECTOR SOCIAL Igual situación se presentó en la seccional Caldas, donde no se cumplió con los plazos establecidos en el cronograma de entrega para los ítem 75, 77, 110, 118, 140, Y 142. La seccional Norte de Santander, a pesar de la gestión realizada, no logró la entrega de inventarios documentales de una ex contratista, cuyo contrato de prestación de servicios finalizó el 30 de noviembre de 2012, pues no hizo entrega de los expedientes de fiscalización que tenía bajo su responsabilidad, solo entregó los bienes, como consta en el acta del 4 de diciembre de 2012. Este hecho desconoció lo dispuesto en el Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación, así como una de las obligaciones del contrato contemplado en la cláusula primera, numeral 18. Responder por el adecuado archivo y mantenimiento de los expedientes de las visitas efectuadas. Tal situación conllevó a la pérdida de un número indeterminado de expedientes aperturados en desarrollo del proceso de fiscalización, a deudores morosos del ISS, en el periodo 2007 - 2011, los cuales no pudieron relacionase en el FUI para entrega a Colpensiones e impide la continuidad de los procesos. La pérdida de dichos expedientes, es objeto de seguimiento, a partir de la denuncia en trámite bajo el radicado 2013-52714-80544-0 por parte de la Contraloría General de la República y fue comunicada la Procuraduría General de la Nación, mediante oficio SNS-OF-023 del 27 de febrero de 2013 y a la Fiscalía General de la Nación, con oficio SNS-OF-047 del 11 de abril de 2013. Hallazgo (62) - Actas de Entrega y Recepción de Información En la seccional Antioquia, se evidenciaron deficiencias en algunas actas de entrega y recepción de información, tales como: ../ Acta 16 de noviembre de 2012, no se reportó el número de cajas descargadas, deficiencias en el diligenciamiento del FUI- Formato Único de Inventarios, los libros no se encontraban relacionados bajo ningún criterio, varias cintas de filmación estaban mutiladas al inicio de los rollos, el número de la caja no coincide con el número del rollo, varios rollos se entregaron en cajas de cartón, algunas microfichas se encuentran en mal estado, entre otros. ../ Acta del 25 de enero de 2013, algunas imágenes del CO 28 se encuentran mal escaneadas ya que sólo se grabó una parte del documento, el sello de notificación no es completamente legible, entre otros. Esta situación ha conllevado a demoras en el proceso y a posibles requerimientos por parte de Colpensiones que pueden afectar la prestación del servicio público en pensiones a los afiliados y beneficiarios del régimen de prima media. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. www.contraloria.gov.co 94 c.. Colombia· ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE Hallazgo (63) - LA REPÚBLICA CONTRALORfA DUEGADA SECTOR SOCIAL Entrega Tutelas a Col pensiones 1.- El ISS ha entregado a Colpensiones 6.429 expedientes (6.344 en imágenes y data y 85 escaneadas), los cuales corresponden a procesos de tutela, Derechos de petición, PQR-DP, procesos ejecutivos, inspecciones judiciales, conciliación extrajudicial, entre otros; sin embargo no existe claridad si los expedientes corresponden al proceso de tutela, forman parte de este o son documentos que dieron inicio a la tutela, tal como se muestra en el cuadro: Cuadro 49 2.- El ISS señaló que la cantidad de expedientes y/o carpetas de procesos de tutela que poseen las seccionales son 115.858, pero no indican como están organizados, los sitios en donde se encuentran almacenados, ni las directrices para la conservación o eliminación de los archivos no entregados a Colpensiones. De otra parte, el ISS en liquidación señala que el historial de procesos de tutela se encuentra contemplado en la base de datos del GESTU y no hacen parte de los formatos Únicos de inventario documental no contándose con la información solicitada y que los expedientes de tutelas no existen en archivos físicos. De otra parte la entidad señala que en las seccionales los documentos físicos eran incorporados al expediente administrativo del afiliado. Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-, P.S • PBX: 6477000 • Bogotá. D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 95 ® ' CONTRALO RIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRAl.ORIA DBLEGADA SECTOR SOCIAL 3.- A 31 de diciembre de 2012 la entidad tenía 299.873 procesos de tutela y reporta 115.858 carpetas o expedientes físicos con excepción de las seccionales Antioquia, Nariño y Tolima que no reportan, Atlántico, Bolívar y Cauca, que no aplican, sin que se conozca los motivos, presentándose un diferencia de 184.015. De los 299.873 procesos 265.270 pertenecen al negocio de pensiones sin que el ISS en liquidación justifique la diferencia, no especifica el estado en que se encuentran y cuantos serán trasladados a Colpensiones. Los documentos que hacen parte de los procesos de tutela son documentos públicos ya que son otorgados por funcionarios públicos en ejercicio de su cargo o con su intervención, o son documentos públicos por la dependencia que los posee, produce o controla, tal como lo señala el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, Sentencia No T-473 Corte Constitucional. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.s • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 96 ® 'I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRAl.ORIA DmaADA SECTOR SOCIAL 4. El ISS en Liquidación suministro listado con 59 profesionales (abogados externos) que representan al ISS en Liquidación, pero no se suministró los informes sobre las actividades realizadas en cada uno de los procesos de tutela en el periodo comprendido entre el 1 de octubre de 2012 y el 30 de marzo de 2013. Los supuestos informes suministrados corresponden a visitas a los despachos judiciales con el fin de determinar si se iniciaron incidentes de desacato o se impusieron sanciones. Se debe tener en cuenta que el proceso de acción de tutela que el juez debe tramitar lo debe hacer en un término perentorio de 10 días, el cual debe culminar con una decisión judicial de primera instancia, admitiendo impugnación ante el superior jerárquico del juez. Por tal razón los informes que deben presentar los apoderados del ISS son con respecto al proceso de tutela y su cumplimiento y no sobre el incidente de desacato y las sanciones por que este es un mecanismo del juez para hacer cumplir la sentencia. 3.1.2.2 Gestión de Activos El saldo reflejado en los Estados Financieros a diciembre 31 de 2012, presenta Bienes Recibidos en Dación en Pago por $26.662,2 millones. Según información suministrada a 31 de marzo de 2013, existen 271 registros de empresas deudoras que dieron en dación en pago bienes muebles e inmuebles, que afectan las historias laborales de afiliados al RPM, por los cuales la empresa no cotizó, y que de no ser actualizada la historia laboral con los recursos recibidos, la Entidad corre el riesgo de eventuales demandas, derechos de petición y tutelas, que buscan el reconocimiento oportuno de las prestaciones económicas de un sin número de personas pendientes de pensionarse. • Bienes muebles recibidos en dación en pago En el tema de bienes muebles recibidos en dación en pago se pudo establecer que el precio por el que se reciben, difiere de manera importante respecto de las deudas que las entidades en liquidación tenían con el ISS por los negocios de Salud, ARP Y Pensiones. • Bienes inmuebles recibidos en dación en pago Respecto de los bienes inmuebles, muchos de estos están representados en un porcentaje de participación que al involucrar varios propietarios, dificulta su conversión en efectivo y por lo tanto el abono hacia las historias laborales. En el siguiente cuadro se relacionan los inmuebles recibidos en dación en pago registrados en el sistema SAP a septiembre de 2012, que corresponden a acreencias del Sistema General de Seguridad Social canceladas con estos bienes, Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá, D. C.• Colombia· www.contraloria.gov.co 97 ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA í CONTRA~ORIA D!~!OADA j SECTOR SOCIAL en razón a la insolvencia del patrono, las cuales habían de convertirse en semanas cotizadas a favor de los trabajadores de dichas empresas insolventes. A 30 de septiembre del 2012, el Instituto contaba con 156 bienes inmuebles recibidos como dación en pago y/o cesión de bienes por $9.664.8 millones. Cuadro 51 Bienes Inmuebles Hallazgo (64) - Gestión en Bienes Recibidos como Dación en Pago (A.E) En visita realizada a la bodega donde se encuentran almacenados los bienes recibidos en dación en pago, se pudo evidenciar el mal estado de los mismos, existiendo variedad de elementos tales como: Maniquíes, computadores, tornillos, escritorios, libros, retal de telas, medias, moldes para zapatos, pinturas, etc. Muchos de estos bienes en su momento pudieron tener algún valor representativo, pero hoy se encuentran prácticamente obsoletos y en otros casos totalmente destruidos, en consecuencia es difícil recuperar los dineros para ser abonados a las acreencias de pensiones. Aunado a lo anterior, se está incurriendo en gastos adicionales que no son recuperables con la venta de estos bienes, causando erogaciones con presunto detrimento al erario, y que según informa la entidad para los últimos seis meses se ha incurrido en gastos aproximados de $269.8 millones, por concepto de arrendamiento. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 98 Bogotá, D. C .• Colombia' ® 'I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL Cuadro 52 Base Inmuebles en Arrendamiento 2013 ación suministrada por A la fecha no existen avalúos realizados por la entidad ni se evidencias gestiones conducentes a la venta de los mismos, permitiendo con esto que hechos incontrolables ocurran en perjuicio del valor que representan los bienes, tales Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 99 Bogotá, D. C .• Colombia. ® ~ CONTRALORIA· I GENERAL DE LA REPÚeUCA CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL como pérdidas por hurto, deterioro, obsolescencia, pérdida de su valor comercial (vehículos), daños por fechas de vencimiento (pinturas) adicional a deficiente proceso de manipulación de los traslados entre bodegas de almacenamiento. Hallazgo para actuación especial En su respuesta, el ISS en Liquidación manifiesta: ./ "En relación al valor inicial de los bienes recibidos en dación de pago frente a las deudas que tienen las empresas en liquidación para los negocios de EPS, ADP y ARP, es pertinente aclarar que el porcentaje adjudicado para el ISS y el cual se registra en Kárdex, es lo ordenado por la Superintendencia de Sociedades, al momento de la liquidación del crédito dentro del proceso concursal. ./ Referente a los elementos descritos por el ente de control, le informo que algunos de estos bienes fueron recibidos desde su origen como obsoletos y en el transcurso del tiempo han seguido perdiendo su valor adquisitivo, no obstante ellSS está realizando la distribución de estos valores en los diferentes negocios, de acuerdo a lo establecido en el manual de Daciones en Pago, adoptada mediante Resolución 016 del 6 de enero de 2006. ./ Cabe resaltar que estos elementos deben estar bajo custodia lo cual hace que incurramos en gastos de administración y arriendo, hasta tanto estos bienes no sean enajenados por parte del ISS en Liquidación. ./ Antes de entrar en Liquidación el ISS, los bienes recibidos en dación en pago que se encuentran almacenados se presentaban a pública subasta por su valor recibido, cuyos valores excedían su valor comercial y esto generaba la no venta de dichos bienes. ./ A la fecha y en cumplimiento al Decreto 2013 del 28 de septiembre de 2012, esta Gerencia ha venido realizando la gestión de avalúos para su posterior venta.n Cuadro 53 GERENCIA NACIONAL AVALÚOS DE BIENES PROPIOS, DA ClONES Y/O CESIONES PAGO DE BIENES Y SERVICIOS BIENES INMUEBLES; Desde el mes de marzo del 2013 se está cruzando información con el IGAC, para efectos de suscribir un convenio interadministrativo cuyo objeto es avalúo de los bienes inmuebles propios recibidos en dación en pago y/o cesión, el cual reposa en dicha entidad para efectos de elaborar el convenio. DE BIENES MUEBLES Y DA ClONES EN PAGO: Actualmente se cuenta con contrato no. 4900011349 suscrito con avalúos y tasaciones de Colombia de 2013 cuyo objeto es contratar el servicio de avalúos de activos fijos o bienes muebles de propiedad del Instituto de Seguros Sociales en daciones en este se encuentra en Fuente: Se observó en visita de inspección fiscal en la Seccional Antioquia, que en el inmueble Patronato Bello, donde se encuentran depositados unos bienes muebles Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 100 ® ' CONTRALORIA ¡ GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DeLEGADA l SECTOR SOCIAL recibidos en dación de pago, presentan deterioro, debido a que el almacén no está cubierto totalmente, las paredes presentan humedades, las puertas están oxidadas, en un completo estado de abandono, debido a la falta de gestión administrativa, que ha conllevado a un presunto detrimento patrimonial por valor indeterminado, como consecuencia del deterioro de los bienes. Hallazgo Disciplinario e Indagación Preliminar. En la seccional Boyacá y de la revisión efectuada a las carpetas contentivas de los documentos de los vehículos que recibió la entidad en dación de pago, con el fin de verificar los pagos efectuados por conceptos impuestos, se determinó que el ISS en Liquidación canceló la suma de $2.35 millones: Cuadro 54 Pago de Impuestos Vehículos Dados en Dación de Pago No es aceptable que el ISS en Liquidación seccional Boyacá, continúe gastando innecesariamente recursos en pagar impuestos y arriendo de bodegas para estos bienes, que desde que se recibieron presentaban problemas de operación y su fin era venderlos en el corto plazo, no obstante, han pasado varios años y la entidad solo ha conseguido incurrir en gastos durante su tenencia, que no se compadecen con lo indicado en las normas de austeridad y agravando año a año la relación costo beneficio de los mismos. La entidad suscribió el 10 de agosto del 2010 contratos de arrendamiento de dos bodegas ubicadas en el perímetro urbano de la ciudad de Sogamoso en las que se encuentran ubicados tanto los vehículos en mención junto con la maquinaria recibida como dación en pago, por los que ha cancelado la suma $31.8 millones en 30 meses; la entidad ha tenido que cancelar tanto por arriendo como por los impuestos de los vehículos $34.1 millones, sin que exista relación costo beneficio favorable a la entidad. En el nivel Nacional, respecto de los bienes inmuebles y sobre una muestra de nueve de ellos se observó: ./ Se encontraron carpetas que contienen información de bienes recibidos en dación en pago que ya fueron vendidos, pero aún se encuentran Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. www.contraloria.gov.co 101 c.. Colombia. ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTAAl.ORIA DeLl!OADA SECTOR SOCIAL registrados contablemente y no han sido distribuidos recaudados por la venta entre los diferentes negocios. los recursos -/ Algunos inmuebles aparecen registrados en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, sin embargo no fueron contabilizados a 31 de diciembre de 2012, es decir no hay veracidad de la información sobre la cantidad de los inmuebles recibidos en dación en pago. -/ El valor de los bienes recibidos en dación en pago reportado por el área fuente del ISS en Liquidación, no corresponde al valor reflejado en la contabilidad. -/ En el listado suministrado por el área de Bienes y Servicios sobre las entidades deudoras que entregaron bienes en dación, se evidencio que de los 266 registros se encuentran 171 sin información sobre el valor de la deuda certificada; sin embargo, existen actas donde certifican que el valor por el cual se reciben los bienes es $7.529 millones, pero desconociendo la base sobre la cual se realizó la dación en pago, pues son bienes que provienen de empresas que entraron en liquidación. -/ Además, en el campo detalle se encuentran observaciones como: pendiente de distribuir, distribuidas pendientes de venta, pendiente cruce con contabilidad, cruzadas entre contabilidad y activos, pendiente de distribuir y vender, entre otros. Cuadro 55 Sin Deuda Certificada nict'rnc y -/ De acuerdo con el procedimiento establecido por el ISS para el registro contable de los bienes recibidos, la contrapartida se presenta en el pasivo, hasta tanto no sea analizada y en últimas poder afectar la historia laboral. -/ Aquellos bienes que se encuentran pendientes de distribución, se refiere a bienes recibidos por la administradora, pero sin identificar el negocio al que pertenecen (ARP, Pensión, EPS). Adicionalmente el saldo que refleja Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá, D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 102 ® ' CONTRALORIA· GENERAL DE LA REPÚBLICA ¡ CONTRALORIA OI!U!OAOA SECTORSOCIAL contabilidad difiere del valor por el cual se recibió. Se evidencian vendidos, pero aún su valor no ha afectado la historia laboral. bienes v' No existió una política adecuada al interior del 155 respecto al manejo de bienes recibidos en dación en pago y que dentro de los principios constitucionales y de la función administrativa permita de la manera más conveniente el recibo, custodia y venta oportuna de los mismos. v' De otra parte, el monto de la deuda certificada asciende a $32.654 millones, mientras que el valor de las actas correspondientes alcanza los $8.372 millones, lo que indica que el 74.36% de la deuda, a la fecha no ha sido recuperada. Lo anterior refleja las deficiencias administrativas que desde el momento en que se recibieron los bienes y hasta la fecha, se han tenido en el manejo de los mismos. Mediante oficio 490 del 28/05/2013, la Entidad expone lo siguiente: "BIENES INMUEBLES: En relación a las carpetas de muestreo que el ente de control solicito a la Coordinación Nacional de Activos fijos, es importante señalar que a la fecha se encuentran depurando los valores las áreas fuentes involucradas en este proceso, con el fin de realizar la distribución en los diferentes conceptos. Para los inmuebles que aparecen registrados en la oficina de Instrumentos Públicos y que no fueron registrados al 31 de diciembre de 2012, se está haciendo un seguimiento de las daciones, con el fin de recopilar los documentos requeridos para su contabilización. ./ Se ha venido trabajando con las diferentes áreas involucradas para identificar cuales empresas no tienen el valor de la deuda certificada, con el fin de realizar su distribución posterior en los diferentes Negocios. v' La directriz que tiene establecida el ISS en Liquidación para el manejo de los bienes recibidos en dación de pago se encuentra consignada en la Resolución 0016 del 6 de enero del 2006. Es importante resaltar que esta Gerencia ha venido clasificando los bienes de acuerdo a las normas de bioseguridad". Realizado el análisis a la respuesta suministrada por el ISS en Liquidación, se evidencian deficiencias en este proceso. Para determinar la existencia de detrimento patrimonial, se adelantará una actuación especial. En seguimiento realizado a la seccional Antioquia se evidenció que los Locales No. 315 ubicados en el Centro Comercial Camino Real y No. 224 en el Centro Comercial Unión Plaza, recibidos por el 155 en liquidación mediante dación de Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 103 Bogotá, D. C .• Colombia. ® ' CONTRALORIA· GENERAL DE LA REPÚBLICA' CONTRALORIA DeLEGADA SECTOR SOCIAL pago, no fueron legalizados y tampoco registrados en contabilidad ni en la Coordinación Nacional de Inversiones Físicas, debido a que no se cuenta con el acta firmada de recibo de los bienes, soporte necesario para ser registrado contablemente; presentando subestimación de su valor en cifra indeterminada, lo que no permite conocer la verdadera situación financiera de la entidad, además la falta de registro de los bienes antes citados no permite adelantar los trámites administrativos necesarios para realizar el proceso de enajenación por el martillo del Banco Popular. Hallazgo Disciplinario. En la seccional Boyacá, el saldo de la cuenta 1930 "Bienes Recibidos en Dación de Pago" a 31 de diciembre de 2012 por $203.8 millones, está representado por el costo de una serie de elementos identificados como maquinaria y vehículos que fueron entregados hace varios años al ISS, por parte de las Firmas Comerciales en calidad de patronos: Carrocerías Muisca y Mecanizados y Motores, como abono a los aportes de los trabajadores, los cuales desde entonces se encuentran arrumados en una bodega en un lamentable estado de abandono y deterioro permanente, además de ser inservibles y obsoletos. La entidad no ha podido vender ni rematar dichos bienes, pero tampoco los ha dado de baja, lo cual no es coherente con el principio de la realidad económica; Los bienes pertenecientes a esta cuenta, se encuentran discriminados así: Maquinaria Cuadro 56 y Vehículos en Dación de pago Estos bienes fueron avaluados, en su momento, por el Gobierno Nacional, por un alto costo, mediante avalúo practicado y aprobado por la Superintendencia de Sociedades en el año 2001, lo cual influyó en su imposibilidad de venta, máxime que a la fecha, dichos bienes no tienen valor comercial. La situación anterior refleja que el ISS en Liquidación - Boyacá recibió en septiembre 30 de 2013, fecha de la transición, unos bienes que desde ese momento era evidente que en nada le aportaría a su desarrollo misional, toda vez Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000· Bogotá. D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 104 ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚeUCA CONTRALORIA DILEGADA SECTOR SOCIAL que eran improductivos y presentaban un evidente estado de deterioro y en consecuencia no se podían vender, lo cual se traduce en la merma de recursos para poder pagar las acreencias respectivas. De otro lado, se evidencia una infortunada decisión del Gobierno Nacional avalada por la Supersociedades, en años anteriores, en autorizar al ISS en recibir de manos de sus Deudores, bienes como parte de pago de los aportes que éstos adeudaban al ISS, los cuales no hubo manera de hacerlos productivos, toda vez que el uso para el cual fueron producidos estos bienes, no correspondían al desarrollo u objeto misional del ISS, disminuyendo así la captación de dineros que mucho beneficio le hubiera representado a los pensionados de Colombia, por el contrario, sí afectó de forma negativa la historia laboral de ellos. Hallazgo (65) - Historias Laborales - Bienes Recibidos en Dación en Pago La Entidad no posee información sobre los cotizantes amparados por los bienes recibidos en dación en pago, por lo tanto no actualizó las historias laborales de éstos; lo que podría causar eventuales demandas por el no reconocimiento oportuno de las prestaciones económicas, con el consiguiente impacto social negativo al violarse el mínimo vital de estas personas. La Entidad en su respuesta describe el procedimiento que utilizaba para la aplicación de los valores dados en dación y/o cesión; adicionalmente hace referencia a la falta de competencia para dar información, así mismo señala que "el ISS en liquidación no puede iniciar nuevas actividades". Posteriormente, contesta "...Ios liquidadores y/o promotores son quienes deben establecer mediante los formularios los afiliados por quienes están cancelando aportes mediante ese mecanismo". Además añade "...el Seguro Social hoy en liquidación no cuenta con base de datos donde pueda verificar los afiliados de cada empres ni cuenta con los aplicativos que le permitan en dado caso realizar algún tipo de trámite". También, anexa cuadro de distribución por negocios de recursos recibidos en dación en pago sobre 91 empresas, sin embargo, las que entregaron bienes bajo esta modalidad suman 271, es decir, sobre el 67% de las mismas no se tiene información. Para la CGR la respuesta suministrada por la Gerencia Nacional de Recaudo del ISS en Liquidación, no satisface el requerimiento hecho por este ente, ya que ésta no apunta a clarificar lo solicitado, sino por el contrario revela deficiencias de comunicación en la Entidad. La acción de responder debe ser institucional y no de un área que manifiesta "este Departamento no tiene competencia para dar información sobre a que Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 105 ® 'I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRAtoORfA DeLlIGADA SECTOR SOCIAL historias laborales cubren las deudas que han sido extinguidas por los bienes recibidos en dación en pago y/o cesión de bienes ..." Lo importante de este tema es cargar las historias laborales de los cotizantes una vez se tengan identificados los recursos que corresponden al negocio de pensiones, labor que debía realizar el ISS por ser quien en su momento recibió los bienes en dación en pago. 3.1.2.3 Créditos de Vivienda Hallazgo (66) - Créditos sin Garantía Hipotecaria (A.E) A 31 de diciembre de 2012 existían 186 créditos de vivienda concedidos por $2.908 millones que no cuentan con garantía hipotecaria, incumpliendo lo señalado en las Resoluciones 3914 de 1984, 003 de 1985, 3930 de 1989, 5004 de 1996 y 3696 de 1997, que exigían la constitución de un pagaré, hipoteca del inmueble y pignoración de cesantías. A la fecha el saldo de éstos incluyendo intereses causados no pagados asciende a $3.750 millones, cifra que se constituye en presunto daño patrimonial, aunque en algunos el plazo de pago no ha vencido. Aunado a lo anterior, no fue posible identificar la aplicación de las cesantías en cada uno de los créditos en cumplimiento de las resoluciones precitadas. Ante esta situación la Entidad responde, "Los créditos de vivienda sin garantía hipotecaria fueron desembolsados desde 1993 al 2004; ante esta omisión ellSS ha adelantado numerosas gestiones ya conocidas por los entes de control, lográndose la recuperación de algunos estos saldos dados en calidad de mutuo, como lo demuestran las cifras ya que de 584 créditos sin hipotecaria del año 2005 por valor de $6.089 millones de pesos se pasó a 185 créditos por valor de $3.772 millones de pesos para abril del año 2013. ...No obstante que en su momento el desembolso de los préstamos fue responsabilidad de las Seccionales las cuales omitieron la constitución del pagaré e hipoteca, el Departamento Nacional de Desarrollo de Personal con el apoyo de la Unidad de Procesos de la Dirección Jurídica Nacional ha venido adelantando una serie de acciones de recuperación de la cartera sin garantía hipotecaria. Además está realizando un consolidado de los nombres y cargos de los funcionarios encargados de la época para que se surtan los trámites necesarios y se realice la respectiva investigación ante la autoridad competente". Con el fin de determinar el daño patrimonial, se solicita actuación especial. Hallazgo (67) - Créditos con Garantía Hipotecaria De la relación de créditos de vivienda concedidos por el ISS con garantía hipotecaria, se pudo evidenciar que existen préstamos en los que el plazo de pago ya venció, sin embargo no han sido amortizados en su totalidad; en 301 créditos el Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 106 Bogotá, D. c.. Colombia· ® / CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRA~ORIA D!L!GADA SECTOR SOCIAL saldo de la deuda es superior a $1 millón, para un acumulado de $4.647 millones, en otros el saldo es superior al valor inicialmente prestado, de éstos, los cinco con mayor deuda alcanzan la suma de $270 millones; lo cual podría constituir un presunto daño patrimonial por los valores no recuperados, a pesar que la entidad inició procesos jurídicos sobre ellos. Analizado el kárdex individual de estos cinco préstamos, se observó que en uno no hubo aplicación de cesantías, en dos casos se abonó una vez y en los restantes se cancelaron éstas durante dos y tres años, durante la vida de los créditos. Así mismo, no se garantizaron los pagos de las cesantías en caso que los trabajadores se hubieran desvinculado de la entidad, para el cabal cumplimiento de las normas aplicables al momento del desembolso del crédito. También, se comprobó que la cuota mensual acordada para la cancelación del crédito no cubría ni siquiera el monto de los intereses corrientes causados, presentándose un acumulado por este concepto durante la vida del préstamo, haciéndolo impagable dentro del término concedido; situación que denota deficiencias en lo establecido en el Plan Especial de Préstamos para Vivienda a través de las diferentes resoluciones emitidas. El ISS en Liquidación señala, "por las condiciones propias y especiales de los préstamos de vivienda delISS, al cumplirse el plazo final de los 12 años, en varios casos existe saldo pendiente de pago; sin embargo se ha continuado con la recuperación de dicha cartera... ...Las condiciones financieras iniciales de los préstamos de vivienda eran: tasa de interés del 10% sobre saldos de capital vencidos, descuentos por nómina del 10% de la asignación básica mensual, plazo de 12 años, aplicación de las cesantías retroactivas cada año. Dichas cesantías retroactivas tenían un alto impacto en el préstamo de vivienda lo que permitía a los servidores amortizar y cancelar los créditos en los plazos autorizados y en ocasiones en períodos más cortos. Los cambios efectuados en la Convención Colectiva vigente a partir del 1 de noviembre de 2001, en especial las modificaciones al régimen de cesantías afectó notablemente la capacidad de amortización de los créditos de vivienda, lo cual aunado a los cambios institucionales de la entidad han expuesto al Instituto en condiciones altas de riesgo para la recuperación de la cartera; pues con e 10% del descuento mensual no se alcanzaba a pagar los intereses que se generaban mensualmente lo que hacía que la deuda en vez de disminuir aumentara y al llegar el tiempo de vencimiento del plazo (12 años) la deuda se mantenía igual al desembolso y en la mayoría de los préstamos el saldo era mayor". A pesar de las explicaciones dadas por la entidad, sobre las novedades de personal que afectaron el pago ordinario de las cuotas, se evidencia que no hubo gestiones administrativas encaminadas a garantizar sobre la totalidad de los créditos el pago de los mismos, por parte de los beneficiarios. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 107 ® ' CONTRALORIA! GENERAL DE LA REPÚBLICA! CONTRALORIA SECTOR DELEGADA SOCIAL Tales circunstancias podrían configurar un presunto hallazgo fiscal; para determinar su verdadero alcance se solicita actuación especial. De acuerdo con la información reportada por la seccional Bolívar, se encontró que en noviembre de 2011 fueron remitidos 277 créditos de vivienda, por parte del Nivel Nacional a la seccional para que adelantara su respectiva gestión de cobro, con un saldo de $4.247.83 millones. Analizada esta cartera se encuentra que el 53% presenta mora, de los cuales, el plazo para el pago de la deuda del 68% de ellos se encuentra vencido; el 85% del total no posee garantías, además el 86% corresponde a personas que laboraban en la Empresa Social del Estado José Prudencio Padilla, entidad que fue liquidada mediante decreto 2505 del 29 de julio de 2006, la anterior situación denota que la entidad no tomó las medidas pertinentes en forma oportuna, que conllevaran a la recuperación de estos valores a favor de la entidad. 3.1.3 Financiero Hallazgo (68) - Depósitos en Instituciones Financieras La Cuenta 1110 - Depósitos en Instituciones Financieras presenta sobrestimación, en $11.302 millones, debido a que parte de los recursos se encuentran congelados y aun no se han constituido los títulos judiciales correspondientes, de manera que pueda reclasificarse a la cuenta respectiva; la entidad no cuenta con la disponibilidad de estos recursos de manera inmediata, por esta razón se están desconociendo los términos de presentación de la información contable frente a la liquidez. Los recursos congelados en las cuentas pertenecientes a los Patrimonios Autónomos corresponden a órdenes de los juzgados que no decretaron la creación de títulos judiciales, recursos que ascienden a $21.868 millones, los cuales no han podido ser transferidos a Colpensiones, por lo tanto, no se encuentran revelados en los Estados Financieros de los Patrimonios Autónomos. Hallazgo (69) - Administración del Sistema de Seguridad Social en Salud Se presenta incertidumbre en la cuenta 1411 Administración del Sistema de Seguridad Social en Salud, por $42.353 millones, con efecto en la cuenta 3260 Patrimonio entidades procesos especiales, debido a que existen cuentas auxiliares que reflejan saldos con naturaleza contraria por $92.878 millones; además, se observaron 58 cuentas auxiliares sin movimiento desde el año 2007 por $6.452 millones, cuyos saldos mayores a 360 días hacen dudar de su realización. Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 108 Bogotá. D. c.. Colombia· ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA I CONTRALORIA DILEGADA seCTORSOCIAL Se encuentran registrados en la contabilidad del ISS en liquidación $3.375 millones por cobrar al Fosyga, que por su incremento, debido a una reclasificación, se deduce una inadecuada gestión para el respectivo cobro o depuración; adicionalmente, la cuenta de orden 839090 "Por Cobrar Glosadas" que tiene relación directa de causalidad con la cuenta 1411 "Administración del Sistema de Seguridad Social en Salud", continua presentando saldo desde el 2011 de $10.026 millones, pendientes de compensación, afectando directamente los estados financieros. Hallazgo (70) - Préstamos de Vivienda Concedidos La cuenta 1415 - Préstamos Concedidos, por $27.489 millones, presenta incertidumbre con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos especiales por las siguientes razones: ./' La subcuenta 141520 - Préstamos de Vivienda, se encuentra sobrestimada por el registro de los intereses causados por los préstamos concedidos a funcionarios del ISS en su momento, subestimando la cuenta 1470 - Otros Deudores en cuantía superior a los $6.000 millones, correspondiente a los intereses pendientes de cobro. ./' Existen créditos de vivienda que fueron otorgados sin garantía hipotecaria, con un saldo por capital de $2.219 millones y por intereses $1.550 millones, para un total de $3.769 millones, situación que genera un alto riesgo de detrimento al patrimonio público, en razón a que en muchos de ellos ya venció el plazo para su pago, sin que se hayan recaudado capital ni intereses. Hallazgo (71)- Administración del Sistema General de Pensiones La cuenta 1417 - Administración del Sistema General de Pensiones por $1.208 millones, presenta incertidumbre, con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos especiales por lo siguiente: En la Subcuenta 141703 - Recuperación Cartera por $1.206 millones, con respecto de la cuenta auxiliar Acuerdos de Pago por Capital, no presentó movimiento durante la vigencia 2012, evidenciando el no cumplimiento de los acuerdos de pago. Además, existen cuotas partes que no se han identificado ni distribuido dentro de las contabilidades, permitiendo con esto que los reportes a nivel de terceros no reflejen los saldos reales de cada uno. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -, P.S • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 109 Bogotá, D. C .• Colombia. ® 'I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DILEGADA SECTOR SOCIAL Al cierre de la vigencia 2012 existían procesos por concepto de cuotas partes pensionales, por cuantía indeterminada las cuales no se han reclasificado por encontrarse en procesos de jurisdicción coactiva, subestimando la cuenta 1475 Deudas de Difícil Recaudo. La Subcuenta 141706 - Intereses de Mora, que aún no ha sido creada por el ISS, no revela la liquidación de los intereses de mora causados a 30 de diciembre de 2012, por cada una de las cuentas por cobrar desconociéndose su valor. Las situaciones anteriores incumplen lo establecido en el artículo 40 de la Ley 1066 de julio 29 de 2006, y los principios de la contabilidad establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública PGCP, numeral 8: Registro, Causación, Período Contable, Asociación y Revelación. Afectando los Estados Financieros del ISS en liquidación. Hallazgo (72) - Administración del Sistema de Seguridad Social en Riesgos La cuenta 1418 - Administración del Sistema de Seguridad Social en Riesgos por $2.984 millones, presenta incertidumbre con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos especiales, en razón a que su subcuenta 141803 Recuperación de Cartera - Acuerdos de Pago por Capital no evidencia movimiento desde el 31/10/2007, esta cuenta pertenece al negocio de ARP que dejo de operar en la entidad. Hallazgo (73) - Avances y Anticipos Entregados La cuenta 1420 - Avances y Anticipos Entregados por $4.233 millones presenta incertidumbre, con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos especiales, debido a que en la subcuenta 142003 - Anticipos sobre Convenios y Acuerdos, con saldo de $4.102 millones, no presentó movimiento durante el 2012, que evidencie legalización o no de los mismos. La seccional Risaralda, no realizó amortización en la cuenta 142090 - Otros Avances y Anticipos, por concepto de la legalización de avances o por el cumplimiento de los contratos, como se evidencia en los soportes de la auditoria y ocasionado por debilidades de control interno contable, lo que genera una sobrestimación de los activos y del patrimonio por $51,52 millones. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 110 Bogotá, D. c.. Colombia· ® ~ CONTRALORIA ¡¡ GENERAL DE Hallazgo (74) - LA REPÚBLICA CONTRALORIA DnEGADA SECTOR SOCIAL Otros Deudores La subcuenta 147008 - Cuotas Partes de Pensiones Nit, presenta incertidumbre con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio Entidades Procesos Especiales, debido a que existen por cobrar $466.084 millones, a 31 de diciembre de 2012, habiéndose incrementado en $23.775 millones. El balance general reportado por el ISS en Liquidación Seccional Antioquia con fecha de corte 31 de Diciembre de 2012, refleja en la cuenta 1470 Otros Deudores un saldo de $405.6 millones, no obstante, analizados los registros de terceros en el libro auxiliar de deudores presenta 717 registros, de los cuales hay 690 que muestran valores individuales con saldos positivos por una suma de $737.1 millones, además se estableció que éste mismos libro auxiliar presenta 27 registros de deudores con saldos negativos por una cuantía de $-331.4 millones, lo anterior permite establecer que el valor de $405.6 millones, registrado en el balance general antes citado corresponde a la suma algebraica entre las cifras de los deudores con saldos positivos y saldos negativos, por lo tanto dicho valor no corresponde a saldos reales y además no permite conocer los valores adeudados por cada uno de los terceros. Cuadro 57 Resumen de deudores con saldos 405.696.436 Fuente: Valores tomados auxiliar de deudores aportado por Se presenta incertidumbre sobre dichos valores, por lo que para esta seccional el Hallazgo tiene Incidencia Disciplinaria. En la seccional Bolívar, la cuenta de Deudores que refleja un saldo de $5.952.79 millones a 31 de diciembre de 2012, no se encuentra clasificada por edades, se observan partidas de años anteriores, como lo evidenciado en la cuenta 147079 de indemnizaciones; situación que impide establecer si efectivamente corresponde a un derecho de cobro cierto para la entidad. A pesar de haberse solicitado el detalle y los documentos que respaldan los registros del saldo de la cuenta Cuotas Partes de Pensiones, la entidad no surtió respuesta, el manejo de estos deudores se realiza por parte de nivel Nacional, evidenciando un desconocimiento del estado y documentos que soportan los saldos registrados, por lo que es difícil determinar si efectivamente estos deudores representan un derecho de cobro cierto para la entidad e impide establecer la razonabilidad de las cifras. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia' www.contraloria.gov.co 111 ® ' CONTRALORIA! i GENERAL DE LA REPÚBLICA CDNTRALDRIA seCTOR DELI!GADA SOCIAL La Entidad no allegó el respectivo análisis técnico que debe elaborarse al final de cada periodo sobre los deudores para determinar con base en su grado de antigüedad y demás factores, la provisión que debe constituirse para respaldar la incobrabilidad a que están sujetas estas partidas. En el análisis de vencimientos de saldos de cartera del ISS en Liquidación Seccional Boyacá, se observa, que el total de la cartera reflejado en los estados contables a diciembre 31 de 2013 por $4.673.79 millones corresponde a cartera con vencimiento mayor a un año, respecto de la cual, la gestión de cobro, por parte del Nivel Central ha sido bastante deficiente, toda vez que existen saldos que datan de antes del año 1970, lo cual propicia la presentación, en los estados financieros, de valores de vieja data en el Grupo de Deudores, sobre los que, probablemente, ya exista incobrabilidad y por ende sobrestimación de los activos de la entidad en cuantía indeterminada, con sus efectos en los resultados del ejercicio. En la seccional Caldas, se tomó una muestra de $15.459 millones que equivale al 55% del total adeudado y mediante visita realizada a las entidades deudoras, se encontró que ninguno de los saldos coincide con los registrados por el ISS en esta cuenta. Lo anterior originado por debilidades en la comunicación; falta de conciliación con las empresas involucradas; así como falta de verificación, control, seguimiento monitoreo a las cuentas de los estados contables que permitan subsanar y depurar la cuenta En el balance del ISS Seccional Huila, la subcuenta Cuotas partes pensionales presenta un saldo de $9.018.2 millones; dentro de esta subcuenta, se encuentran cuotas partes de pensión por cobrar a los municipios de Campoalegre, La Plata, Florencia, Gobernación del Caquetá y Banco Popular por $74.4 millones, las cuales no son concordantes con las cuantías suministradas por estos entes territoriales, los que a la misma fecha, ascienden a $46.0 millones, originando una diferencias de $28.3 millones. Lo anterior obedece a la falta de conciliación por parte del ISS como de los entes territoriales, que no permiten la obtención de la confiabilidad de las cifras reportadas en el balance. En los balances de dicha seccional, a 31 de diciembre de 2012, se reflejan en la subcuenta 147013 - embargos judiciales por $1.251.4 millones, que representan títulos judiciales constituidos como consecuencia de las medidas cautelares aplicadas por los juzgados, por lo que debieran estar registrados en la subcuenta 142503 - Depósitos judiciales. Adicionalmente, la cuenta deudores por $7.775.7 millones se encuentra subestimada en $1.249.4 millones. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. www.contraloria.gov.co 112 c.. Colombia· ® 'I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL En la seccional Risaralda, se evidenció que el saldo registrado por $15.189,43 millones, carece de soportes identificados y que igualmente se encuentra pendiente de depuración. Se proferirá función de advertencia en razón al riesgo de pérdida de recursos por la falta de gestión administrativa para el cobro de cuotas partes pensionales, de conformidad con el protocolo de entrega a Colpensiones. Así mismo, presenta incertidumbre la subcuenta 147013 - Embargos Judiciales con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio Entidades Procesos Especiales, debido a que existen embargos por $643.600 millones, de los cuales a 31 de diciembre de 2012 se encuentran pendientes de distribuir $42.427 millones y por identificar $34.343 millones, que afectan los diferentes negocios así como los patrimonios autónomos. Hallazgo (75)- Deudas de Difícil Recaudo La cuenta 1475 - Deudas de Difícil Recaudo por $5.634 millones, presenta incertidumbre con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos especiales, por lo siguiente: La subcuenta 147590 Otros Deudores -EPS-, negocio que ya no opera y cuyo saldo asciende a $5.498 millones, no evidencia gestión debido a la falta de movimiento desde el año 2007. Al no existir un análisis oportuno de la cartera por edades no es posible determinar la razonabilidad del saldo de la cuenta. Hallazgo (76) - Provisión para Deudores La cuenta Provisión para Deudores (1480) presenta incertidumbre por $13.501 millones, con efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos especiales, debido a que no se evidencia recuperación de las cuotas partes pensionales cuyo saldo a diciembre de 2011 era de $442.593 millones, además no existe un análisis de la cartera por edades. Tal como observó la CGR en el informe de auditoría 2011, la falta de dicho análisis no hace posible evidenciar la adecuada provisión, además, desestimula la gestión de cobro de la misma, destacando para el caso, la aplicabilidad de los principios de Esencia sobre Forma y Prudencia. La provisión por $4.715 millones, sobre los saldos de préstamos concedidos por el Fondo de Vivienda y que como resultado de la consolidación se elimina, solo cubre los préstamos concedidos sin garantía hipotecaria, es decir, es insuficiente, Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000· Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 113 ® ' CONTRALORIA· I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRAl.ORfA DeLEGADA SECTOR SOCIAL pues parte de los recursos de dicho Fondo se encuentran embargados en la suma de $26.072 millones y con una probabilidad de recuperación del 7%13. De otro lado presenta una subestimación de $643.600 millones, correspondiente a embargos judiciales, cuya probabilidad de recuperación es la misma (7%). Hallazgo (77) - Inventarios Aunque el negocio de EPS ya no opera, la cuenta 1518 - Materiales para la Prestación de Servicios, por $322 millones continúa presentando sobreestimación por $329 millones, subestimando la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos especiales en el mismo valor, que se ampara en un inventario físico ya vencido. Los Inventarios en Poder de Terceros (cuenta 1530), presenta sobreestimación por $1.374 millones, con efecto de subestimación en la cuenta 3260 - Patrimonio entidades procesos especiales, que se origina por el registro global en la migración de saldos del sistema antiguo al SAP-ERP que carecen de documentos soporte. En la seccional Huila, se estableció que en la cuenta 153006 denominada "Medicamentos en poder de terceros", del grupo de inventarios, a 31 de diciembre de 2012 presenta sobrestimación por $61.236 millones, debido a medicamentos en depósito entregados para su administración a la ESE Policarpa Salavarrieta, sobre los cuales dicha entidad no suministró en su debida oportunidad los soportes de los consumos realizados (vigencia 2005, 2006, 2007 y 2008), imposibilitando su registro y la depuración de este saldo. La Gerente de la Seccional Huila del ISS en Liquidación, manifiesta en su respuesta que "El saldo que arroja esta cuenta viene a raíz de la escisión de la ESE POLlCARPA SALAVARRIETA (2013) ya que se entregó a la misma el depósito de medicamento, n ••• ."Posteriormente (2004) contabilidad nivel nacional mediante directriz ordenó registrar los consumos de medicamentos" "este valor no se pudo depurar porque la ESE no suministró la información, pero que cuenta con algunos oficios y actas de reuniones con funcionarios de la ESE Policarpa Salavarrieta en donde se dejó consignado la falta de información para poder efectuar los registros contables correspondientes. Igualmente expresa que de los oficios enviados y mencionados anteriormente producto de las gestiones adelantadas por parte del Departamento Financiero no se recibió ninguna respuesta al respecto, motivo por el cual a 31 de Diciembre de 2012 aun dicho saldo continua reflejado en el balance '. La ocurrencia de los hechos data desde el año 2003. 13 Informe de auditoría CGR vigencia 2010 Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11 -. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 114 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA· I GENERAL DE LA REPÚBLICA Hallazgo (78) - CONTRAI.ORIA DI!LEGADA SECTOR SOCIAL Propiedad, Planta y Equipo El Grupo de Propiedad Planta y Equipo cuyo saldo de $51.742 millones, presenta incertidumbre de $1.317 millones en razón a las siguientes situaciones: ./ El valor de los activos retirados a cuentas de orden presenta diferencia de $337 millones entre el saldo contable y el saldo del área fuente siendo menor el saldo en contabilidad. ./ La cuenta 1660 - Equipo Médico y Científico, por $980 millones se encuentra sobrestimada en ese mismo valor, con efecto de sobrestimación en la cuenta 1685 - Depreciación Acumulada (Cr), estos equipos están totalmente depreciados y no se encuentran en servicio, sin embargo, continúan registrados por $508 millones, además, continúan saldos por $437 millones, sin que se evidencie a qué equipos corresponden, dónde se encuentran o qué servicios prestan actualmente. En la seccional Bolívar y conforme a la información suministrada por la oficina de Instrumentos públicos sobre los bienes inmuebles de propiedad del ISS, se tienen los siguientes resultados: Cuadro 58 Bienes Inmuebles -155 Lote Urbanización de Bocacanoa Arroyo de Piedra 2 8/11/2006 060109232 13001000100040285000 Al respecto, se observa que los bienes relacionados en la tabla anterior no se encuentran contenidos en la información remitida por el Departamento de Bienes y Servicios, evidenciando que a pesar que el ISS no posee la propiedad cierta de los mismos, dado que presentan medida de embargo por jurisdicción coactiva, la entidad no aplica mecanismos de control efectivos que permitan tener un conocimiento cierto acerca de cuáles son los bienes que efectivamente son de propiedad de la entidad en liquidación, a fin lograr una revelación acorde con la realidad económica del ente, en la información financiera de la seccional. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 115 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBL'CA ¡ CONTRALORIA DUI!O"'_ SECTOR SOCIAL Cuadro 59 Inventarios Se estableció que el inventario suministrado se encuentra desactualizado, como se evidencia en el estado relacionado en el cuadro anterior, asimismo, se observó que algunos de los funcionarios relacionados con el elemento asignado ya no pertenecen a la Entidad; situación que impide determinar en forma exacta el valor de los bienes que posee la entidad e incide en el saldo que se encuentra registrado a diciembre 31 de 2012. En la seccional Boyacá, se evidenció que mediante Escritura Pública No 0699 de fecha 14 de mayo de 1998, Cláusula Primera, se estipuló que: "El municipio de Chiquinquirá transfiere a TITULO DE DONACIÓN PERPETUA IRREVOCABLE, a favor delISS- EPS, el lote de terreno con superficie de 1.373 mts2 que ellSS requiere para la construcción de una sede de funcionamiento", específicamente lo relacionado con la construcción y puesta en funcionamiento de un Centro de Atención, para prestar el servicio de salud a los afiliados de esta región del departamento. Este inmueble se encuentra identificado con matricula inmobiliaria No 072-57462 proferida por la Oficina de Instrumentos Públicos y según el registro en libros se presenta por $105.08 millones, que viene siendo el saldo de la cuenta 1605 "Terrenos" a diciembre 31 de 2012. El último pago de impuesto predial se efectúo para el año 2009 por un valor de $3.7 millones; quedando pendiente de pago las vigencias fiscales 2010 al 2013. Por lo anterior y en virtud a que el ISS no pudo cumplir con este acuerdo de voluntades, se ve en la obligación de devolver el inmueble al antiguo propietario (Alcaldía Municipal de Chiquinquirá), para lo cual el Consejo Directivo del ISS procede a impartir la autorización para hacer la devolución al donante, acto que se encuentra registrado en el acta No 276 del 25 de febrero de 2009. Debido a la deficiente gestión jurídica y administrativa del nivel Nacional, la entidad no ha adelantado acciones encaminadas a sanear esta situación y de esta manera evitar que se afecte dentro del proceso liquidatario la posterior enajenación de este bien, tal como lo manifiesta el Jefe de la Unidad de Procesos y a la vez afectar las finanzas de la institución al figurar como deudor moroso por Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 116 Bogotá, D. c.. Colombia· ® J' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRAl.ORIA DeLlOADA SECTOR SOCIAL concepto de impuestos y valorización del terreno que no es de propiedad de la institución. Lo anterior propició sobrestimación contable en la cuenta 1605 "Terrenos", en $105.08 millones, al igual que las cuentas de 3260 "Patrimonio de Entidades en Liquidación" y 3235 "Superávit por Donación" por $82.61 millones, el cual corresponde al valor dado al terreno en el momento de registrar la donación; así mismo, las cuentas 1999 "Valorizaciones - Terrenos" y la 3240 "Superávit por Valorización", también se encuentran sobrestimadas en $100.86 millones, valor que corresponde a la valorización que tiene registrada la entidad por el terrero en referencia. En la seccional Caldas, se presenta sobreestimación de los estados financieros en la suma de $101,7 millones por diferencias presentadas entre los saldos registrados en los inventarios según el SAP y el balance de la administradora en la cuenta 167002 equipo de comunicación por $100 millones; en el balance de la EPS, cuentas 166501 muebles y enseres y 167001 equipo de comunicación y el balance de la administradora de pensiones diferencia, cuenta 167001 equipo de comunicación. Cuadro 60 Balance de la Administradora General BALANCE DE LA ADMINISTRADORAGENERAL N" y Nombre de Cuenta Valor registrado en contabilidad Valor registrado enSAP Inventario 302,17 202,16 167002 Eq. De Computación Fuente: 155 Secclonal Caldas y Cálculos Diferencia Depreciación entre valor Según contable yel Inventario SAPde SAP Inventario 202,16 100,01 CGR Cuadro 61 Balance de la EPS BALANCE DE LA EPS Diferencia Depreciación entre valor Según contable yel Inventario SAPde SAP Inventario N" y Nombre de Cuenta Valor registrado en contabilidad Valor registrado enSAP Inventario 166501 Muebles y enseres 14,25 13,11 13,11 1,14 167001 Eq. De Comunicación 11,4 11,25 7,85 0,15 Fuente: 155 Seccional Caldas y Cálculos Av. La Esperanza CGR No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 117 ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I. CONTRALORfA DneOAD.4 SECTOR SOCIAL Cuadro 62 Balance de la Administradora de Pensiones BALANCE DE LA ADMINISTRADORA DE PENSIONES N° y Nombre de Cuenta según contabilidad Valor registrado en contabilidad Valor registrado en SAP Inventario Depreciación Según Inventario SAP Diferencia entre valor contable yel SAPde Inventario 167001 Eq. De 12,49 Comunicación Fuente: ISS Seccional Caldas y Calculos Lo anterior debido a falta de debilidades de control, monitoreo contables, así mismo debilidades financiera no confiable e incide en 12,02 12,02 0,47 CGR conciliación entre y seguimiento a de comunicación; la razonabilidad de contabilidad e inventarios, las cuentas de los estados lo que genera información las cuentas. La entidad en su respuesta manifiesta que" ...una vez obtenida la información necesaria por parte del Nivel Nacional el día 10 de abril, la Seccional adelanta el comparativo entre los inventarios y los saldos del balance de contabilidad de las cuentas señaladas en el citado oficio, pero dada la magnitud y extensión de la labor, no estamos en capacidad de manifestamos en la fecha sobre lo especificado; una vez tengamos resultados de este, le informaremos, para si usted a bien tiene, incorpore en las conclusiones de la visita dichas respuestas". EIISS Seccional Caquetá en Liquidación, al reclasificar las cuentas del patrimonio en la cuenta 3260, no revela las subcuentas concernientes a las valorizaciones de los bienes inmuebles reflejada en los activos, tampoco expresa la actualización de los Terrenos y Edificios de tal manera que se revelen sus cifras por los valores que están determinados en el último avalúo e inventario de los mismos. En la contabilidad de la Administradora General, a 31 de diciembre de 2012, dicha seccional refleja en la cuenta 1640 Edificaciones un valor neto en libros de $360.09 millones y el avalúo del IGAC refleja $906.68 millones; igualmente en la cuenta 1605 Terrenos, únicamente se refleja $14.36 millones, cuando su avalúo es de $658.98 millones; en la cuenta 3260 Patrimonio de Entidades en Procesos Especiales no presenta subcuentas según corresponda a estos bienes. En consecuencia se tienen mal clasificadas las cuentas del patrimonio, o subestimados unos bienes inmuebles (Terrenos en $644.62 millones y edificaciones en $546.5 millones). Las cuentas: Equipos de Comunicación y Computación, y 1685 Depreciación, del la seccional Caquetá en Liquidación, a 31 de diciembre de 2012, presentan diferencias entre los valores registrados en los activos dentro del Balance General y lo reportado en los inventarios del negocio ISS Pensiones. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 118 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ~ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRAl.ORIA DUI!OADA SECTOR SOOIAL En la seccional Guajira, a pesar que, por medio de la Resolución No. 00000037 del 29 de julio de 2011, se resuelve dar de baja inventarios del ISS por $298.4 millones, y autoriza U/aventa en remate de los mismos en pública subasta a través del martillo del Banco Popular", a 31 de diciembre de 2012, no se evidenció la venta de los mismos, generando posible deterioro y costos de almacenamiento. La Entidad no cumple con los requisitos de salva guarda y almacenamiento de los elementos que conforman los inventarios: no están protegidos adecuadamente y el sitio donde se almacenan presenta humedad. Existen diferencias en los saldos reportados en el Balance e Inventarios de la Administradora de Pensiones, seccional Norte de Santander a diciembre 31 de 2012, cuenta 1670 por $7.7 millones, generando sobreestimación en las cuentas 167002 Equipos de Computación y en 320801 Capital Fiscal, debido a mayor valor de los saldos reportados en Contabilidad frente a los valores reportados en Almacén. En la seccional Risaralda, se evidenciaron diferencias por $56,23 millones, entre los valores de los bienes relacionados en el inventario de la Dirección de Bienes y Servicios y el valor registrado en los libros contables. Así mismo, se observó que el último avalúo técnico realizado por la entidad fue en el año 2002 debiendo realizarse cada 3 años como mínimo. El ISS en Liquidación seccional Risaralda, no retiró de los activos, el bien inmueble destruido, ubicado en el edificio Alcides Arévalo, Av. Ferrocarril entre calles 23 y 24, de propiedad de esta entidad, registrado en el código contable 164001 por $108,76 millones, ni registró en las cuentas 8361 Responsabilidades y 8915 Deudoras de Control por Contra (CR) para controlar el proceso de investigación y recuperación; como resultado, el impuesto predial generado sobre este inmueble se encuentra acumulado por pagar desde esta fecha pero no aparece el registro contable. Se evidenció que desde el año 1999 hasta 31 de diciembre del 2012, no se ha logrado la indemnización a cargo de la compañía de seguros Colpatria S.A y Central de Seguros S.A, por concepto de la destrucción del bien inmueble, con riesgo de seguir causando la obligación por concepto de impuesto predial. EIISS en Liquidación seccional Caquetá a 31 de diciembre de 2012, refleja en los activos bienes de la cuenta 197007 Intangibles licencias por $7.17 millones de la Administradora General y $0.08 millones de la EPS que, aunque están totalmente amortizadas deben coincidir con la relación de inventarios de la entidad. Además, refleja saldos debito (DB) en la cuenta de carácter crédito "Depreciación Acumulada", subcuentas: Oficinas por $5.72 millones, Maquinaria Industrial por $0.53 millones, Muebles y Enseres por $0.17 millones y Equipos de Comunicación por $0.14 millones, sobrevaluando las cuentas en $6.54 millones. En el Balance Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 119 ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORI" DELEGADA SECTOR SOCIAL General no refleja los valores totales que están registrados en los inventarios de la cuenta 1685 Depreciación Acumulada contabilidad EPS, que ascienden a -$27.34 millones y en contabilidad registra -$14.60 millones; igualmente sucede en la contabilidad de Administradora General, los inventarios reflejan Depreciación Acumulada de Maquinaria y Equipo, Muebles, Enseres y Equipos de Oficina, Equipos de Comunicación y Computación, Equipos Comedor, Cocina y Despensa por -$171.89 millones, mientras que en el Balance sólo muestra -$141.62 millones. Hallazgo (79) - Bienes Recibidos en Dación en Pago. La cuenta Mayor 1930 - Bienes Recibidos en Dación en Pago con saldo de $26.663 millones, presenta incertidumbre con incidencia en la cuenta del Patrimonio y Pasivo debido a lo siguiente: ./ La valoración de los muebles recibidos puede incluir recursos financieros que afectan las contabilidades de los Patrimonios Autónomos que ya no están bajo la administración del ISS, por consiguiente este valor sobrestima el saldo de esta cuenta, pues se desconoce qué proporción pertenece a los negocios de ARP y EPS. ./ No se evidencia el incremento del valor de los inmuebles a partir del registro inicial por efecto de los ajustes de los avalúos catastrales o autoavalúo por cada año de tenencia. En la seccional Bolívar y al confrontar la relación de los bienes recibidos en dación de pago que tiene registrados el departamento de Bienes y Servicios, frente a los registros contables, los cuales reflejan un saldo a 31 de diciembre de 2012 de $241.95 millones, se presenta diferencia de $206.47 millones evidenciándose que no se incluyó lo referente a los lotes de propiedad de la Seccional Bolívar, ubicados en Sincelejo y Valledupar. Ahora al evaluar los estados contables en su conjunto, se detectaron en la cuenta 245502 para bienes de la cuenta 2455 Depósitos Recibidos en Garantía, los siguientes saldos a 31 de diciembre de 2012: Cuadro 63 Recibidos en Garantía Teniendo en cuenta lo reflejado en el cuadro anterior, se estableció que estos valores son similares a los encontrados en la cuenta bienes recibidos en dación de Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000· Bogotá. D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 120 ® ' CONTRALORIA· I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DUEGADA SECTORSOCIAL pago, hecho que evidencia un reconocimiento de esta operación. registro errado empleado al momento del Adicionalmente a ello, conforme al cruce de información que se efectuó frente a lo reportado por la oficina de instrumentos públicos de Cartagena, se detectó la participación del ISS en algunos bienes inmuebles que no se encuentran relacionados como bienes recibidos en dación de pago por parte de la entidad, lo anterior dado que este hecho no ha sido informado por parte del nivel Nacional, para su respectivo registro. En visita realizada a la bodega donde se encuentran el archivo y algunos bienes de la entidad, se detectaron algunos elementos que fueron recibidos como dación en pago y no se encuentran registrados contablemente; así mismo, se desconocen los deudores que debieron afectarse con esta transacción, sin embargo se afecta la contrapartida 147090 de otros deudores. En la seccional Caldas se estableció que las cuentas 199952 y 199962 Valorización Terrenos y Edificios, presenta subestimación de $1.213 millones (Terrenos $554 millones y Edificios $659 millones), debido a las diferencias entre el valor de los avalúos y el total de las cuentas del balance: Cuadro 64 Terrenos seccional Caldas BALANCE ADMINISTRADORA GENERAL A31-12-2012 N" de CUENTA NOMBRE 160501 TERRENOS ~ ;-ror;:r TERRENOS 199952 TOTAL CUENTAS DEL BALANCE VALOR AVALUO TERRENOS 2012 SALDOA31-122012 5,47 733,72 739,19 1.293,60 DIFERENCIANO REGISTRADA(A) 554,41 Fuente: 155 Seccional Caldas y Cálculos CGR Cuadro 65 Edificios seccional Caldas BALANCE ADMINISTRADORA GENERAL A 31-12-2012 N° de CUENTA NOMBRE 164001 EDIFICIO VALURIZACfOl'\I EDIFICIOS 199962 TOTAL CUENTAS DEL BALANCE VALOR AVALUO EDIFICIOS 2012 DIFERENCIA NO REGISTRADA (B) SALDOA31-122012 22,.82 994 1.016,82 1.675,87 659,05 Fuente: 155 secclonat Caldas y Calculos CGR Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C.• Colombia. WWo/V.contraloria.gov.co 121 ® ' CONTRALORIA I.. GENERAL DE LA REPÚSLiCA CONTRALORIA DELI!GADA SECTOR SOCIAL La entidad en su respuesta manifiesta: "Este avalúo en su momento no fue reportado a esta Coordinación por lo tanto no se incluyó antes del 28 de septiembre de 2013 (sic), y teniendo en cuenta el procedimiento contable en casos de entrar en liquidación la empresa no se reconoce este registro contable, pero este avaluó se tendrá en cuenta por el liquidador para la enajenación de estos bienes del cual ya se tiene conocimiento". La seccional Risaralda presenta diferencia entre el inventario de bienes recibidos en dación de pago y el valor registrado en los libros contables por $77.32 millones, así: Cuadro 66 Bienes recibidos en dación de pago. 1930 Bienes recibidos en dación de pago 193002 Inmueble s en Dación de Pago Dirección de Bienes y Así mismo no se registró provisión de los bienes mencionados, en la cuenta 1935 Provisión Bienes Recibidos en Dación de Pago (Cr). Hallazgo (80) - Acreedores La cuenta 2425 Acreedores por $217.836 millones presenta incertidumbre con efecto en la cuenta del patrimonio en razón a que en ellas se encuentran contabilizados los embargos judiciales por $56.539 millones, y que no han sido actualizados por encontrase con un retraso en el seguimiento y actualización de los procesos judiciales en contra del ISS en Liquidación. Hallazgo (81) - Recursos Recibidos en Administración La Cuenta 2453 - Recursos Recibidos en Administración por $272.440 millones, presenta incertidumbre de $264.701 millones, con efecto en la cuenta 3260 Patrimonio entidades procesos especiales, en razón a que en ella se encuentran Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 122 Bogotá. D. C .• Colombia· ® ~ CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL 14 cuentas auxiliares con saldos contrarios a su naturaleza por $34.468 millones, cuentas pendientes de depurar entre ellas 2453018023, recaudo cobro coactivo Colpensiones bonos, por $3.551 millones saldos con las Empresas Sociales del Estado, una ESE por $586 millones que ya se encuentra liquidada y, cuentas con saldos de años anteriores sin movimiento por $1.797 millones; denotando, falta de verificación y control para subsanar y depurar las partidas, generando incumplimiento a la dinámica normal de las cuentas auxiliares e incumplimiento del principio de Revelación. En esta cuenta se registran los remanentes de títulos judiciales por $121.501 millones que de igual forma no tienen la característica de un pasivo ya que son recursos que fueron embargados y liberados por orden judicial y que pueden pertenecer al ISS o a los patrimonios Autónomos Hallazgo (82) - Depósitos Recibidos en Garantía Se presenta sobrestimación en la Cuenta 2455 - Depósitos Recibidos en Garantía por $14.639 millones en razón a que allí se registran, entre otros: ingresos por recursos que aún no se han identificado (bienes recibidos en dación en pago), que pueden constituirse en un ingreso efectivo, un menor valor de la cuenta por cobrar o ingresos recibidos para terceros, en el caso de recursos por aportes pensionales; los cuales son de los patrimonios autónomos (hoy administrados por Colpensiones). En el Balance General presentado por el ISS en Liquidación, Seccional Antioquia, Negocio de Pensiones con fecha de corte 31 de Diciembre de 2012, se evidenció que en la cuenta del Pasivo (2453 Recursos Recibidos en Administración) se registra un saldo debito por $16.9 millones, contrario a los principios de contabilidad generalmente aceptados y sanas prácticas contables, presentando subestimación en la cuenta (3258 Efectos del Saneamiento Contable), debido a que son pasivos que se acumularon durante varios ejercicios fiscales sin que se hayan conciliado y saneado. En la seccional Boyacá, producto del recibo de los bienes inservibles avaluados en $203.8 millones, entregados por algunas empresas hace varios años como dación en pago, de los aportes tanto en salud como en riesgos profesionales y pensión de sus empleados, el ISS registró un pasivo por dicho valor en la cuenta 2455 "Depósitos Recibidos en Garantía", saldo que hereda el ISS en Liquidación como una obligación cuyo origen no es claro ni explicable para la CGR, ya que de la cancelación o amortización de una cuenta deudora, el ISS pasó a crear un pasivo cuyos acreedores no están debidamente identificados, ni cuentan con los documentos soporte suficientes y competentes, toda vez que no existen los actos Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 123 ® ' CONTRALORIA· I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DUEOA.,... seCTOR administrativos que evidencien involucrados en este proceso. SOCIAL la obligación que el ISS tiene con los terceros Las cuentas 245502 Depósitos recibidos en Garantía y 193002 Daciones en pago de la seccional Caldas, se encuentran subestimadas en la suma de $19 millones, por el no registro de las daciones en pago de Casa Licor Lote Altos del Río y Almacén Exclusivo, en la suma de $18 millones y $1 millón respectivamente. De otra parte, la cuenta 245301 - Recursos Recibidos en Administración por $524 millones, de dicha seccional, genera incertidumbre, en razón a que existen registros en libros auxiliares del 2010 sin depurar. La seccional en su respuesta dice que esto corresponde a remanentes Judiciales generados por los sobrantes que le quedan al ISS, después de que el juez dicta sentencia en un proceso que se presenta en contra de la Institución. En repetidas ocasiones se solicitó a la entidad los soportes que justificarán el saldo de la cuenta, allegando solo fotocopia de consignaciones, sin la adecuada evidencia. El ISS seccional Caquetá en Liquidación, refleja en sus Pasivos la cuenta 2453010462 denominada Remanentes por $-261.54 millones, valor que según el detalle, realmente corresponde a ajuste de conciliaciones, consignaciones directas (devoluciones sentencias) y pago de deudores, y no a obligaciones por pagar, igualmente presenta inconsistencia al no registrar remanentes reportados por la seccional durante la vigencia 2012 que corresponden a los procesos del Juzgado 2 Laboral del Circuito radicados 180013105002-2009-00330 Y 1800131050022009-00207. Revisados los pagos realizados por el ISS, seccional Guajira, se estableció que los porcentajes de Retención en la Fuente a aplicarse, no coinciden con los autorizados por el Gobierno Nacional según las tablas respectivas. Cuadro 67 Relación Comprobantes de Egresos RE6000182435 18/12/2012 1.000.000 1.000.000 60.000 El porcentaje de retención en la fuente para el arrendamientode bienes muebleses del 4%. y se aplicó el porcentajede serviciosdel 6%. RE6000164015 07/06/2012 866.000 866.000 51.960 El porcentaje de retención en la fuente para el arrendamientode bienes muebleses del 4%. y se aplicó el porcentajede serviciosdel 6%. z Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá, D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 124 ® RE6000182348 RE6000179498 ' CONTRALORIA •. I GENERAL 18/12/2012 22/11/2012 DE LA REPÚBLICA Sirle Maile Peiíara nda Sirle Maile Peiíara nda Pago servicio capacitació n bienestar social y salud ocupacion al durante el mes de noviembre de 2012 cuenta de cobro 1212 Pago servicio capacitació n bienestar social y salud ocupacion al durante el mes de noviembre de 2012 cuenta de CONTRALORrA D!L!GADA SECTOR SOC'''L 49000 10979 49000 10979 9.000.000 9.000.000 5.155.000 3.845.000 309.300 El porcentaje de retención en la fuente aplicado no corresponde, toda vez que se le aplicó retención en la fuente del 6% por concepto de servicios y no por honorarios, correspondiente al 10%. Se entiende por honorarios la remuneración por servicios que una persona natural presta a otra persona natural o jurídica, en la cual predomina el factor intelectual sobre el técnico, material, manual o mecánico. Por lo general, este tipo de servicios es prestado por personas con un título profesional, o con una gran experiencia y habilidad en un área específica de conocimiento. Por lo que dejó de retenerse $206.200. 230.700 El porcentaje de retención en la fuente aplicado no corresponde, toda vez que se le aplicó retención en la fuente del 6% por concepto de servicios y no por honorarios, correspondiente al 10%. Se entiende por honorarios la remuneración por servicios que una persona natural presta a otra persona natural o jurídica, en la cual predomina el factor intelectual sobre el técnico, material, manual o mecánico. Por lo general, este típo de servicios es prestado por personas con un título profesional, o con una gran experiencia y habilidad en un área específica de conocimiento. Por lo que dejó de retenerse $153.800. La anterior situación obedece a debilidades en el control interno contable, ocasionando descuentos incorrectos en la retención en la fuente aplicada a los servicios prestados por los proveedores, situación que será puesta en conocimiento de la DIAN. El saldo de las Cuentas por Pagar a 31 de diciembre de 2012, en la seccional Huila, presenta un valor de $2.592 millones el cual está sobrestimado en $322 millones, debido a que en la subcuenta 2453010168 aportes por transferir al nivel nacional, se encuentran recaudos por servicios médicos asistenciales, por cita incumplida, certificaciones, fotocopias, retroactivos patronales entre otros, que no registran su transferencia al nivel Nacional y no se encuentran los documentos soportes para su depuración, ya que corresponde a acumulados de la vigencia 2005. Adicionalmente, en dicha seccional se estableció, dentro del Grupo de Cuentas por Pagar, que en la cuenta 242529 "Cheques no cobrados o por reclamar" por $64.887 millones, existen cheques girados con fecha que van desde la vigencia 1995 al 2003; que no fueron reclasificados y no cuentan con los soportes o documentos que permitan la realización de un seguimiento a cada uno de ellos, como tampoco su depuración; lo anterior obedeció a deficiencias de carácter administrativo y de control presentadas en esa época, lo que ha ocasionado Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación II -, P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 125 Bogotá, D. C .• Colombia' ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA. REPÚSL'CA I s CONTRALORIA SECTOR DELEGADA SOCIAL inconvenientes para su reclasificación y depuración de la cuenta, afectando las cifras reales en los estados financieros. Hallazgo (83) - Créditos Judiciales Se presenta incertidumbre en la cuenta 2460 - Créditos Judiciales cuyo saldo a 31 de diciembre de 2012 es de $2.219 millones, con probable efecto en la cuenta 3260 - Patrimonio Entidades Procesos Especiales, debido a que la Entidad presentó a la CGR una relación de 6.361 procesos fallados y cancelados durante la vigencia 2012 por $52.882.3 millones y en la contabilidad del ISS en Liquidación, cuenta 2460020002 - Sentencias Judiciales, se revelan pagos por $56.299.8 millones, por la cuenta 2455010016 - Sentencias Judiciales $6.400 millones, posteriormente con fecha 15 de abril de 2013 reporta $30.133,1 millones. Las debilidades evidenciadas en la información reportada no permiten clarificar el saldo por pagar de esta cuenta. En la seccional Caquetá, se evidenció que los procesos: 18-001-31-05-002-201200112-00 Y 18-001-31-05-002-2012-00145-00 fallados en contra y proferidos en el mes de julio de 2012 por $3.055.56 millones, no han sido registrados contablemente a 31 de diciembre de 2012 (negocios ISS Pensiones, ISS EPS y Administradora General) en la cuenta 9120 - litigios y mecanismos alternativos de solución de conflictos de orden por contra, en la cuenta 2710 - Provisión para contingencias, ni en los pasivos reales 2460 - Créditos judiciales; con contrapartida en la subcuenta 580812 - sentencias, generando subestimación en pasivos y gastos. Hallazgo (84) - Pensiones y Prestaciones Económicas por Pagar El ISS Seccional Caquetá en Liquidación, no refleja en la cuenta 251006 Pensiones y Prestaciones Económicas por Pagar (cuotas partes de pensiones), en ninguno de sus negocios (Pensiones, EPS y Administradora General) el valor de $160.91 millones que adeuda al municipio de Florencia por el período 2006-2009, según reporta la seccional en el informe de gestión a 31 de diciembre de 2012 "Procesos Seccionales Recursos Humanos". Situación que se presenta por deficiencias en el sistema de control interno al no realizar seguimiento y control efectivo por parte de las Áreas Contable y Directiva de la Seccional, generando subestimación en los pasivos y gastos. El ISS en liquidación seccional Risaralda no verificó el adecuado reconocimiento de las obligaciones por concepto de cuotas partes pensionales, presentando a diciembre 31 de 2012, un saldo por concepto de recursos recibidos en administración en la cuenta 245301 por $1.990,57 millones, sin depurar desde la vigencia 2008, registrando algunos saldos sin identificación de terceros y Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-, P.S • PBX: 6477000· Bogotá, D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 126 ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I OONTRALORIA DUI!CADA seCTORSOCIAL agrupando en esta cuenta otros conceptos como debido cobrar, remanentes, reintegros de nómina e incapacidades no deducidas y pagadas. Hallazgo (85) - Litigios y Demandas El ISS seccional Risaralda, a Diciembre 31 de 2012 no reflejó contablemente el valor de los 2319 procesos judiciales existentes a cargo de la seccional, en cuentas de balance o en cuentas de orden de acuerdo con el estado de los mismos; únicamente existe un registro de embargos judiciales por distribuir que se encuentra en la cuenta contable 147013 Embargos Judiciales, la cual está pendiente de depuración y de identificación de terceros. El saldo viene de la vigencia 2011 por $132.46 millones. Lo anterior ocasionado por falta de conciliación entre las diferentes dependencias involucradas en el proceso contable, afectando la confiabilidad de la información contable necesaria para la entrega a Colpensiones y por ende la razonabilidad de los estados financieros. Hallazgo (86) - Cuentas 8127 Fondos Recaudos EPS de Pensiones y 8360 Salud En la contabilidad del ISS seccional Caquetá en Liquidación, a 31 de diciembre de 2012, no se registran en las cuentas de orden 8127 Fondos de Pensiones y en la 8360 Salud Recaudos EPS de los tres negocios (EPS, Pensiones, Administradora General), los aportes por cobrar a salud y pensiones, aportes por cobrar presuntivos por $5.375.47 millones, de los cuales se encuentran deudas certificadas por $2.221.60 millones. Hecho que se presenta por la deficiencia en el sistema de control interno y porque a la persona encargada del área contable le han limitado el acceso al aplicativo en el cual se lleva la contabilidad, habilitándola solo para consulta, y que aun cuando determina diferencias no se gestiona eficazmente ante el competente para que se practiquen los ajustes. Se corre el riesgo que al no estar registrados y detallados estos valores en la contabilidad se pierda el control de la información y no se permita hacer efectivos los cobros causados, afectando el Patrimonio Público del Sistema de Seguridad Social. Se presenta subestimación de la cuenta 8127 Fondos de Pensiones en $3.540.58 Millones y en la 8360 Salud Recaudos EPS $1.834.89 Millones14. Hallazgo (87) - Nómina Jubilados ISS Patrono Según información suministrada por el ISS en Liquidación, respecto del personal jubilado por el ISS patrono a diciembre 31 de 2012, existen 19.736 personas que ya cumplieron requisitos para pasar a nómina de pensionados, adicionalmente 14 En el hallazgo 9, los valores de los aportes por cobrar fueron suministrados por la Entidad y no están actualizados a vigencia 2012. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11 -. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. c.. Colombia· www.contraloria.gov.co 127 ® I CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I CONTRAl.ORfA DeLEGAOA SECTOR SOCIAL existen 48 personas que al estar identificadas con TI, corresponderían a pensión sustitución. Lo anterior indica que aún no han sido trasladadas a los patrimonios autónomos, afectando las cuentas auxiliares de los cálculos actuariales respectivos y los resultados tanto en el ISS administrador, como en los patrimonios autónomos, en cuantía aproximada de $692.804,4 millones ($57.733,7 millones nómina mensual). Hallazgo (88) - Procesos Judiciales en Contra dellSS Se presenta incertidumbre por $14.714 millones en la subcuenta 271005 - Litigios, debido a la falta de conciliación entre las áreas contable y jurídica. La entidad el 4 de abril de 2013, suministra información sobre 710 procesos en contra del ISS primera instancia por $43.357,3 millones; el área de la Dirección Jurídica Nacional con fecha 15 de abril del mismo año, anexa relación de 131 procesos fallados y pendientes de cancelación, sin detallar valores, lo que evidencia las debilidades en la información y no permite el adecuado seguimiento de los procesos en contra. Hallazgo (89) - Cálculo Actuarial Se presenta incertidumbre en el saldo de la cuenta 2720 por $1.955.166 millones, toda vez que el valor presentado a 31 de diciembre de 2012 es el mismo que se reportó como calculo actuarial a 31 de diciembre de 2011, el cual aún no ha sido aprobado por el Ministerio y la Superintendencia Financiera; por consiguiente, la amortización que se viene realizando puede estar afectada y en consecuencia, el saldo por amortizar, no reflejaría una cifra confiable. Hallazgo (90) - Títulos Judiciales por cobrar El manejo de la cuenta 819090, con saldo de $63.027 millones y que controla los títulos judiciales a favor del ISS en liquidación como patrón emitidos con ocasión del recaudo de aportes para pensiones, presenta diferencia por $23.141 millones, con el saldo de la cuenta del pasivo 2453010012 Títulos judiciales por autoliquidaciones, debido a deficiencias en el manejo de estos recursos y sobrestimación del pasivo; durante el 2012 se han realizado registros de constitución de títulos por los meses de enero a septiembre, sin embargo, no ha sido aplicado ningún valor a las historias laborales, afectando a muchos aportantes. En el último trimestre de 2012 no se realizaron registros contables de constitución de títulos y tampoco fueron aplicados a las historias laborales, tal como si se evidencia en este procedimiento en el año 2011. La anterior situación ocasionaría eventuales demandas para corrección o actualización de historial laborales ampliando el espectro de la represa. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000 • Bogotá. D. www.contraloria.gov.co 128 c.. Colombia· ® 3.1.4 ' CONTRALORIA· I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL Legalidad Respecto al cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Decreto 2013/2012 y a través del seguimiento que la C.G.R realizó a algunas de ellas, se observó que el ISS en Liquidación: o/ No ha realizado el inventario físico detallado de los activos y pasivos de la entidad y el avalúo de los bienes. (Art 7, numeral 1°). En oficio 499 suscrito por el Gerente Nacional de Bienes y Servicios, informa "...que a la fecha se encuentran depurados los inventarios en un 97% y se continua en la depuración y verificación de los bienes registrados frente a la toma fisica . ...no obstante es pertinente precisar que para los bienes muebles se suscribió el contrato NO.4900011349 suscrito con avalúos y tasaciones de Colombia y para los bienes inmuebles estamos finiquitando el proceso precontractual para seleccionar el contratista que desarrollará dicha actividad". o/ No ha entregado a Colpensiones la información que permita hacer los registros contables correspondientes a los aportes representados en los bienes recibidos en dación en pago (Art. 12, inciso 3°.) Con oficio 229 del 28/0512013, suscrito por el Vicepresidente Financiero (E), ellSS en Liquidación manifiesta "El Departamento Nacional de Contabilidad ha entregado a Colpensiones las daciones en pago que han sido recibidas, como consta en los oficios 16000-166 de abril 19 de 2013 (envío de 59 daciones en pago) y 16000177 de abril 26 de 2013 (envío de 26 daciones en pago). Se anexa copia de las comunicaciones radicadas en Colpensiones". La anterior información fue entregada en medio magnético con el auxiliar de los registros contables, así como los soportes remitidos por la Gerencia Nacional de Recaudo del ISS en liquidación, donde se indica la distribución. Para la CGR, si bien el ISS en Liquidación ha entregado información sobre 85 daciones en pago, éstas no corresponden al total de las mismas; el número de daciones en pago recibidas a 31 de marzo de 2013, ascendían a 271, es decir solo ha entregado el 31.3%. o/ No ha realizado el inventario físico, jurídico y contable detallado de los activos, pasivos, cuentas de orden y contingencias de la entidad (Art 13). La entidad en su respuesta manifiesta: "El inventario Contable de los activos, pasivos y cuentas de orden fue elaborado desde el mes de octubre de 2012, revisado y certificado por la Revisoría Fiscal en oficio JAHV-617-2013 del 20 de mayo de 2013, finalmente el día 22 de Mayo de 2013 mediante Resolución Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 129 Bogotá, D. c.. Colombia. ® ' CONTRALORIA I.. GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRAl.ORIA DeLI!GAOA SECTOR SOCIAL 0571 se presentó el Inventario para su publicación en el Diario Oficial, e informar en aviso de prensa que se encuentra publicada en la página WEB dellSS en liquidación". Un inventario es una actividad administrativa que consiste en identificar una situación real y cierta, bien sea de un derecho, de una obligación o de un bien corporal o incorporal que es propiedad de la empresa; bajo estas consideraciones el inventario realizado en octubre por parte del ISS está basado en la retoma de los saldos de la contabilidad a nivel de cuenta auxiliar, pero carece de certeza sobre su derecho u obligación, máxime cuando la entidad ha manifestado en reiteradas ocasiones que existen registros contables que carecen de soportes que los legitimen, además, viene realizando Comités de Sostenibilidad Contable en los cuales concluye en retirar de los estados financieros cifras que no corresponden a la situación financiera mostrada. La realización de los inventarios físicos debe ser una de las primeras actividades de la entidad en liquidación, a efectos que con la identificación de los activos con que cuenta, se puedan cancelar los pasivos existentes. La administración de la seccional Caldas realizó el proceso de organización de los archivos de los expedientes adelantados en los procesos de fiscalización y cobro persuasivo pero hasta la fecha de revisión (abril 09 de 2013), tenía listo para el envío los expedientes desde el año 2009 hasta el 2012 y restaban los expedientes anteriores, sin que se hubiesen entregado a Colpensiones. Teniendo en cuenta que el Decreto 2013 de 2012 estableció un término no superior a seis meses (6) a partir de su entrada en vigencia para efectuar el traslado de los expedientes de fiscalización y cobro persuasivo, y este rige a partir del 28 de septiembre, los seis meses se cumplieron el 28 de marzo. En consecuencia, el ISS no cumplió con el plazo allí contemplado, debido a que Colpensiones no recibió los expedientes que se iban a entregar en la seccional Cundinamarca porque no tenían los documentos del protocolo de entrega. Ello genera incumplimiento en el plazo de entrega legal de los citados documentos. Igual situación se presentó respecto a la obligación de remitir las Sentencias Judiciales a Colpensiones, inmediatamente éste entrara en operación para dar cumplimiento de lo ordenado en dichas Sentencias o fallos judiciales, con el fin de garantizar el derecho fundamental que le asiste a las personas de obtener su mínimo vital. Se evidencia que el ISS en liquidación se demoró en dar directrices claras y oportunas que permitieran a la Seccional Caldas realizar los trámites pertinentes - diligenciamiento formatos FUI - para remitir oportunamente las Sentencias Judiciales a la Dirección Jurídica Nacional del ISS; incumpliendo el artículo 35 del Decreto 2013 de 2012. Lo anterior, trae como consecuencia, la vulneración de los derechos de quienes adquirieron la retribución económica cierta y real, incidiendo de manera negativa en la calidad de vida del pensionado; Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 130 Bogotá, D. C .• Colombia. ® ' CONTRALORIA I• GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRA~ORI•••DEL.CADA SECTOR SOCIA~ desacato a las decisiones judiciales que han hecho tránsito a cosa juzgada; lo que contribuye a congestionar el aparato judicial, con la avalancha de tutelas por el no cumplimiento de derechos reconocidos. Hallazgo disciplinario. En la seccional Risaralda, no se dio cumplimiento a lo establecido en el numeral tres del artículo séptimo y en el artículo 44 del Decreto 2013 de 2012, ya que el ISS en Liquidación, a 31 de diciembre de 2012 no había terminado el proceso de alistamiento de la información y la documentación relacionada con cada uno de los tramites según protocolo, toda vez que a abril de 2013, se encuentra organizando carpetas para ser trasladas al Nivel Nacional, incumpliendo las fechas de entrega establecidas en reporte de control avance gestión de entrega, así: MAI'\nnrA 101 110 118 140 Cuadro 68 Seccional control de avance de cestíen Archivo de resoluciones físicas notificadas por edicto que están en los centros de decisión pensionales 31-01-2013 Pendiente Novedades físicas pendientes, derechos de petición (proceso nomina) Sentencias judiciales, procesos ingresos y egresos, hojas de Excel históricos, carpeta AZ normatividad judiciales procesos 12-10-2012 26-10-2012 Pendiente 12-10-12 26-10-2012 26-10-2012 Pendiente Pendiente Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· Bogotá. D. C .• Colombia. www.contraloria.gov.co 131 ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I¡ CONTR"'~ORIA seCTOR DE~I!O"'D'" SOCIAL Lo anterior es ocasionado por debilidades de control interno que genera demoras y retrasos del proceso de liquidación. Hallazgo (91) - Ley General de Archivo (O) En la seccional Antioquia, se evidenciaron inconsistencias en los contratos números: 48000002830/ 2838/ 2842, 4900011010/ 11017/ 11041/ 11099 Y 4900011126 de 2012, donde se encontraron documentos repetidos, oficios sin fechas o con enmendaduras, documentos que no están organizados en orden cronológico, oficios sin las firmas del gerente o el encargado del área respectiva; lo anterior debido a deficiencias de control lo que dificulta la consulta de los documentos, no garantiza que todos los documentos del expediente se encuentren archivados, con el riesgo de pérdida y posibles alteraciones. Hallazgo con incidencia Disciplinaria. Aunque la apoderada General de la Fiduprevisora S.A. liquidador, mediante Memorando No. 10000-0264 del 5 de febrero de 2013 indica que cada gerente seccional debe adoptar las medidas necesarias para acopiar, resguardar y blindar todos los archivos, no se evidencia en la seccional la implementación de procedimientos tendientes a garantizar la conservación y fidelidad de los mismos. Situación similar se presenta en la seccional Bolívar donde la información documental se encuentra legajada en AZ, no contiene la tabla de Retención documental correspondiente, los documentos soportes de las cuentas tramitadas en el área de tesorería, se encuentran agrupadas en volúmenes considerables, sin que guarde algún tipo de orden, es evidente la desorganización del archivo histórico, falta de soportes de las cuentas de deudores solicitados dentro del proceso auditor, la entidad no cuenta con un espacio donde pueda ser organizado el archivo de gestión. Es importante resaltar que no existe evidencia de la entrega y recibo de la información que se maneja en la entidad, cuando se sucede cambio de personal, hecho que no permite establecer la responsabilidad en el manejo y custodia de los archivos que se manejan en las diferentes dependencias. En la seccional Boyacá los contratos 4900010421/655/728/747/830/921/955/974; 4900002731/798/808; 4900011156/157/158/173/174 (que corresponden a sendos registros presupuestales), en vigencia del 2012, no se encuentran foliados, ni legajados en carpetas que cumplan con lo ordenado en la norma, lo que puede ocasionar confusión en el momento de la consulta; el protocolo del contrato se encuentra fragmentado en diferentes carpetas, incumpliendo con 105 procedimientos de archivo, máxime si estaba prevista la Liquidación del ISS, etapa en que se debe establecer las tablas de retención documental, lo cual ha creado confusión para su consulta y por ende incertidumbre sobre la realidad de los archivos. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 132 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ~ CONTRALORIA I¡ GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DUEGAOA SECTOR 1I0CIAL En la seccional Caldas, en febrero 19 de 2013 se certificaron en los inventarios documentales la cantidad de 60.000 expedientes decididos, sujetos de entrega a Colpensiones; al efectuar verificación, se encontró información verificable para 53.796 expedientes (89.7%) sobre el restante 10,3% no se reportó información verificable. Con respecto de la información verificable, se tomó una muestra física de 65 expedientes y se concluyó que en los primeros 30.000 expedientes clasificados, la información en general coincide con la registrada; en los restantes expedientes, (series 30.000 hasta la 60.000), se presentan diferencias en el número de folios registrados, expedientes cuyo número reportado no coincide con el físico, nombres y cedulas registradas que no coinciden con el Expediente físico y de manera general no coincide el número real de folios con el registrado en el archivo. En la seccional Guajira, revisados los siguientes procesos judiciales, se evidenció que la entidad no dispuso de un adecuado y ordenado manejo de los expedientes que conforman cada proceso: Cuadro 69 de Archivos de Procesos Judiciales ORDINARIO LABORAL 201100274-00 GAMALlEL CASTILLO BLANCO CARPETA SIN DECISiÓN DE PRIMERA INSTANCIA, EXISTENCIA DE SOPORTES DE TODOS LOS MEMORIALES PRESENTADOS NI ORDINARIO LABORAL 201100228-00 SOFIA BRITTO DE SOLANO CARPETA SIN DECISiÓN DE PRIMERA INSTANCIA, EXISTENCIA DE SOPORTES DE TODOS LOS MEMORIALES PRESENTADOS NI 2 3 ORDINARIO LABORAL 201100315-00 EDINSON DE LA CRUZ VERGARA CARPETA ALEGATO DE 4 ORDINARIO LABORAL 201200073-00 JHONNY BRITTO CARPETA EN LA CUAL NO REPOSAN LA TOTALIDAD DE LOS MEMORIALES PRESENTADOS EN EL JUZGADO PARA ESTE PROCESO. 5 ORDINARIO LABORAL 201100316-00 YENNIS AREVALO CORDOBA CARPETA SIN CD CONTENTIVO CONCILIACiÓN. 6 ORDINARIO LABORAL 201100262-00 YONJAROL ALVAREZ CARPETA EN LA QUE SE EVIDENCIA LA INEXISTENCIA DEL MEMORIAL CON EL QUE SE DIO RESPUESTA A LA ACCiÓN. 7 ORDINARIO LABORAL 201000355-00 CARMEN CECILIA ACOSTA CARPETA SIN LA TOTALIDAD DE LOS MEMORIALES PRESENTADOS EN EL DESPACHO JUDICIAL. 8 ORDINARIO LABORAL 201000235-00 RAÚL DELUQUE HERRERA CARPETA SIN CDs CONTENTIVOS DE AUDIENCIA CONCILIACiÓN Y DE ALEGATO Y JUZGAMIENTO. Av. La Esperanza SIN CD CONTENTICO No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 133 DE LA AUDIENCIA y JUZGAMIENTO. DE LA AUDIENCIA Bogotá, D. C .• Colombia' DE DE ® ' CONTRALORIA· CONTRALORIA O!LIIOAOA SECTOR SOCIAL GENERAL DE LA REPÜBL'CAI 9 ORDINARIO LABORAL 201000114-00 JOSÉ ALBERTO TRIVIÑO CARPETA QUE CONTIENE SIN DECISiÓN PRIMERA NI DE SEGUNDA INSTANCIA. 10 ORDINARIO LABORAL 201100109-00 CALDITO GONZÁLEZ ESTRADA CARPETA EN LA QUE NO CONSTA EL MEMORIAL LA SUCESiÓN PROCESAL REALIZADA A COLPENSIONES. 11 ORDINARIO LABORAL 201100003-00 MARíA LUISA DIAZ MARULANDA CARPETA EN LA QUE NO REPOSA MEMORIAL MEDIANTE EL CUAL SE HACE LA SUCESiÓN PROCESAL A COLPENSIONES 12 ORDINARIO LABORAL 201200030-00 EDINSON SALAS MEJfA NO REPOSA REGISTRO DEMANDA. 13 ORDINARIO LABORAL 200800187-00 TERESA DE JESÚS DORIA PÉREZ CARPETA SIN CDs QUE PERMITAN CONOCER LA DECISiÓN DE FONDO TOMADA EN EL MISMO. 15 ORDINARIO LABORAL 201100081-00 AILEN DE JESÚS PÉREZ CARPETA SIN LA TOTALIDAD DE LOS MEMORIALES RADICADOS EN EL EXPEDIENTE DEL JUZGADO. DE DE LA CONTESTACiÓN DE DE LA Archivos de la entidad. Los hechos descritos evidencian debilidades en la organización y un deficiente cuidado de la información generada por la Entidad y demás documentos relacionados con los procesos judiciales que se adelantan en su contra, colocando en riesgo la adecuada y oportuna defensa de sus intereses. En los archivos de la seccional Huila, no se encuentran gran parte de los documentos o soportes relacionados con el proceso presupuestal, financiero y contable, lo mismo que informes de los abogados externos en desarrollo de sus actuaciones procesales. Lo anterior ocasionado en parte por la centralización archivística (liS Nivel Central), y porque en la seccional no existen informes de los abogados externos en donde se evidencie las actividades ejecutadas, lo que ha conllevado a que no se pueda valorar de manera objetiva la respuesta entregada por la entidad a las observaciones comunicadas y que no se haya podido verificar el cumplimiento de la asistencia jurídica en los procesos judiciales por parte de los abogados en comento. En la seccional Norte de Santander, los archivos físicos de derechos de petición del Centro de Atención al Pensionado no han sido depurados, ni ordenados cronológicamente y la foliación no es continua; la Seccional no elabora inventarios documentales anuales que se generen en desarrollo de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en las diferentes fases. Este hecho se evidenció puntualmente en el proceso de fiscalización, al no disponer de información que permita identificar rápidamente, que expedientes estaban a cargo de una ex contratista. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11 -. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 134 Bogotá, D. C .• Colombia· ® ' CONTRALORIA GENE:RAL DE LA REPÚBLICA I CONTRALORIA DeLl!GADA SECTORSOCIAL Así mismo, los expedientes físicos objeto de la muestra, en el proceso de fiscalización, cobro persuasivo, no contienen la totalidad de los tipos documentales de la serie, pues no están archivados todos los requerimientos efectuados; unas actas de visita no están firmadas y no se identifica en ellas, quien atendió la visita; tampoco reposan las Liquidaciones Certificadas de Deuda (LCD), de los procesos por deudas que los empleadores no pagaron, liquidación que es requisito para el inicio de cobro coactivo, en los casos que ameriten; la gestión documental en los expedientes de contratos presenta deficiencias, pues aunque éstos se encuentran organizados en carpetas e identificados, la totalidad de los documentos no se archivan en orden cronológico, no están foliados, no reposan la totalidad de los soportes, es así como el acta de recibo de los mismos, se encuentra en la oficina de bienes y servicios, tampoco se observa el inventario de cada carpeta. En la seccional Risaralda, los expedientes que contienen los documentos soporte de las decisiones en materia de prestaciones económicas por los riesgos de invalidez, vejez y muerte, no se encuentran debidamente legajados, foliación múltiple, no foliados o en forma contraria a lo establecido en la normatividad, no guardan orden cronológico, archivos en papel fax, documentos repetidos, incompletos, falta documentación soporte; se evidenciaron inconsistencias como: ./ No existen soportes de pagos de las prestaciones erogaciones inherentes a las mismas . económicas y demás ./ No existen liquidaciones completas y detalladas de los diferentes conceptos de pagos. (Intereses moratorios, agencias en derecho, costas, gastos, indexaciones ). ./ Algunos documentos se encuentran sueltos sin carpeta y sin expediente . ./ Se encuentran fotocopias simples e incompletas de fallos y demandas . ./ Faltan historias laborales y documentos originales en algunas carpetas . ./ Se detectan contratos, actas y actos administrativos, funcionarios responsables . ./ Documentos repetidos en las carpetas de contratos y en los expedientes de las demandas, con anotaciones sobre el documento original, tachones y/o enmendaduras . ./ Documentos en papel reciclado o reutilizado sin señal, línea o trazo sobre la superficie no valida del documento . ./ La información no está unificada en carpetas o expedientes, se encuentra dispersa en diferentes dependencias. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-; P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 135 sin firma de los Bogotá, D. c.. Colombia' -_.- ------------ ® ' CONTRALORIA ii GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRAl.ORIA DeLEOAOA SECTORSOCIAL ./ No se evidencia que funcione archivo técnico de gestión en las dependencias. ./ No cuentan con un archivo histórico, organizado, clasificado e identificado. ./ No existen tablas de retención documental. ./ Ninguna carpeta o expediente de demandas contiene hoja de ruta o de control de documentos. ./ No se aportó carpeta o expediente documental correspondiente a Pensión de Sobrevivientes, causante con documento de identidad número 1.421.556; la entidad responde que "No figura" sin más explicación al respecto. ./ Carpetas o expedientes sin documentación: C.C. No. 449.836 y C.C. No. 14.214.114. ./ Las inconsistencias y faltantes de documentos y soportes en la historia laboral tienen que ser corregidas por derechos de petición, tutelas o demandas, según las solicitudes por cada afiliado cuando requieren el reconocimiento de la prestación económica. ./ No se suministraron soportes de los registros en el sistema SAP, el cual se encuentra desactualizado y con información incompleta, otros soportes no existen. ./ Los expedientes de las demandas están legajados con ganchos metálicos ya oxidados. (Riesgo de salud Ocupacional). ./ Las tutelas no se encuentran en carpetas, debidamente individualizadas e identificadas. Esta seccional no cuenta con archivos y/o expedientes físicos completos que permitan llevar un control de los procesos, actuaciones judiciales y actividades desplegadas por los abogados internos y externos frente a la defensa de la institución en cada expediente de demanda, solicitud con tutela u otras actuaciones, faltan CD o copias de audiencias en procesos orales. Igualmente conlleva a una estimación de cálculos actuariales incompletos, desactualizados e inexactos, limita la depuración contable no permitiendo determinar el valor real de los pasivos pensionales, situación que no permite el análisis y determinación del concepto y monto de los recursos destinados por el Instituto para cubrir prestaciones adeudadas en los procesos, por lo que tampoco permite tener certeza, control y registro adecuado sobre los recursos y bienes de la entidad. Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.s • PBX: 6477000 • Bogotá, D. www.contraloria.gov.co 136 c.. Colombia· ® ' CONTRALORIA. I GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORIA DeLEGADA SECTOR SOOI"L Todas estas limitantes entorpecen la agilidad y certeza en el proceso de liquidación, no permite una adecuada conformación de la memoria institucional como instrumento necesario para la toma de decisiones, dificulta y obstaculiza la labor auditora, impidiendo acceder a una información clara, confiable, completa y real de las situación actual, legal, económica y administrativa de la entidad, ni evidencia un resultado razonable o favorable de su gestión, que permita realizar un empalme adecuado con la nueva Administradora. 3.1.5 Control Interno El Sistema de Control Interno del ISS obtuvo una calificación de 42,0, concepto Desfavorable, basada en las siguientes deficiencias encontradas: -/ El ISS en liquidación no cuenta con mecanismos de control y seguimiento para las transferencias de los bienes de los fondos de invalidez, vejez y muerte. -/ La entidad no cuenta con mapas de riesgo actualizados. -/ No se elaboró el programa de supresión de cargos dentro de los términos del Decreto 2013. -/ No existe un manual de procedimientos persuasivo, coactivo y cuotas partes. -/ No existe un manual de procedimientos acciones de tutela en curso. -/ Incumplimiento liquidación -/ Realización de pagos sin los soportes debidos. -/ Inadecuada defensa judicial -/ Falta de control Liquidación. -/ Cumplimiento parcial del manual de contratación que además se encuentra desactualizado -/ Falta de capacitación en el diligenciamiento del ISS en Liquidación a Colpensiones . ./ Estados Financieros sobre estimados, debido existente entre el nivel central y las secciona les. de normas, demora en el manejo actualizado actualizado y prorrogas para el cobro para la defensa de en el proceso de los bienes y haberes de la del ISS en del FUI, y protocolo de entrega a la poca Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000· Bogotá. D. www.contraloria.gov.co 137 conciliación c.. Colombia. ® ' CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBL'CA I CONTRALORIA DELEGADA ~ SECTOR SOCIAL ./ Represamiento de las solicitudes de pensiones por el no trámite oportuno, generando sobrecostos en detrimento del patrimonio público. ./ Falta de control sobre las cuentas embargadas. ./ En el proceso presupuestal, aunque la mayoría de los controles están implícitos en el Sistema Integrado SAP, existen algunas debilidades relacionadas con la falta de conciliaciones periódicas del presupuesto en las seccionales e informes mensuales de gestión presupuestal. Av. La Esperanza No. 62 - 49. Edificio Gran Estación 11-. P.8 • PBX: 6477000' www.contraloria.gov.co 138 Bogotá. D. C .• Colombia' ® ' CONTRALORIA GENERAL. DE LA REPÚBLICA I CONTRALOAfA DELEGADA SECTOR SOCIAL 4 Av. La Esperanza ANEXOS No. 62 - 49, Edificio Gran Estación" -. P.8 • PBX: 6477000· www.contraloria.gov.co 139 Bogotá, D. C .• Colombia. --------------- ® _. ------------- CONTRALO GENERAL 4.1 DE LA ' R lA REPÚBLICA I CONTI'IALOAIA DELIGADA SECTOR SOCIAL ESTADOS CONTABLES Av. La Esperanza No. 62 - 49, Edificio Gran Estación 11-. P.S • PBX: 6477000· Bogotá, D. C .• Colombia· www.contraloria.gov.co 140
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